Notitie 1
Werkkostenregeling
Algemeen
Het Ministerie van Financiën heeft het plan opgevat om de fiscale regels in de loonbelasting fiks te vereenvoudigen. Daartoe is Fiscale vereenvoudigingswet 2010 ingediend die inmiddels door het Parlement is aangenomen. De wet gaat in beginsel op 1 januari 2011 van kracht worden, echter werkgevers/inhoudingsplichtigen hebben nog drie jaar de mogelijkheid het oude systeem zoals dit op 31 december 2010 geldt te handhaven, zij het met enkele aanpassingen. De artikelen 15 t/m 17a Wet Loonbelasting komen per 1-1-2011 te vervallen (vrije vergoedingen en verstrekkingen), zodat alle vergoedingen en verstrekkingen in beginsel tot het loon behoren. Daarvoor in de plaats komt een systeem waarbij een splitsing wordt gemaakt van kosten die de werknemer namens de werkgever betaalt (voorschiet, de zogenoemde intermediaire kosten) en kosten die in het kader van de uitoefening van de dienstbetrekking worden gemaakt. Alleen de laatstgenoemde kosten vallen onder de werkkostenregeling, waarbij enkele gerichte vrijstellingen zijn bepaald, die niet in het zogenoemde werkkostenforfait vallen, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Het vrijgestelde werkkostenforfait bedraagt 1,4% van het totale fiscale loon van de werkgever in een kalenderjaar. Als het forfait wordt overschreden betaalt de werkgever over de overschrijding 80% eindheffing, die hij niet op de werknemers kan verhalen. Aangezien werkgevers nog dit jaar moeten gaan beslissen of zij ingaande 1 januari 2011 zullen kiezen voor de nieuwe werkkostenregeling, of nog even onder het oude regime blijven doorgaan, en voor die keuze veel werk moet worden verricht als men die op serieuze wijze wenst te nemen, gaan wij hierna uitgebreid in op de nieuwe werkkostenregeling.
2
Intermediaire kosten
Vooralsnog er aan de werkkostenregeling kan worden toegekomen, zal er een afsplitsing en definiëring plaats moeten vinden van de zogenoemde intermediaire kosten. Dit zijn kosten die de werknemer alleen maar voorschiet voor de werkgever en dus niet zelf maakt bij de uitoefening van zijn dienstbetrekking. Van intermediaire kosten is sprake bij: -
aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren; kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld); kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer).
Voorbeelden zijn: • Kosten van de auto van de zaak (benzine, tol- ,veer- en parkeergelden en andere door de werknemer voorgeschoten kosten); • Aanschaf kantoorartikelen voor de zaak (secretaresse gaat ordners kopen in de kantoorboekhandel); Pagina 1 van 11
• •
Kosten die door een werknemer worden voorgeschoten op een beurs, waar hij voor de werkgever staat; Met klanten of prospects uit eten gaan. Voor de klanten valt dit onder intermediaire kosten; voor de werknemer valt dit onder (gericht vrijgestelde) verblijfkosten (zie volgend hoofdstuk)
Vaak is thans een vaste kostenvergoeding opgebouwd uit zowel intermediaire elementen als uit beroepskosten. Ofschoon de belangrijkste beroepskosten gericht vrijgesteld zijn, zal er toch een splitsing moeten worden gemaakt. Voorbeeld Stel de navolgende onderbouwing naar aard en veronderstelde omvang per maand is thans gegeven: - waskosten, tol- ,veer- en parkeergelden auto van de zaak 20,- representatiekosten (extern) 40,- kosten vakliteratuur 15,- kosten onderweg tijdens dienstreizen (verblijfskosten) 75,Totaal 150,Onder de nieuwe wetgeving zullen de kosten van de auto van de zaak en de externe representatiekosten als intermediaire kosten worden aangemerkt en de kosten van vakliteratuur en kosten dienstreizen vallen onder de werking van de werkkostenregeling, onafhankelijk van het feit of ze vrijgesteld zijn of niet. Tijdens de parlementaire behandeling heeft de staatssecretaris zich laten ontvallen dat intermediaire kosten uitsluitend op declaratiebasis vergoed zouden kunnen worden, de werkelijk gemaakte kosten dus. Als dat zo zou zijn, worden we weer jaren terug in de tijd geworpen, toen die discussie ook al eens heeft gespeeld, maar als een kaars is uitgegaan. Mits deugdelijk onderbouwd en mits het gaat om regelmatig voorkomende kosten, blijven wij van mening dat ook intermediaire kosten in een vast bedrag per maand vergoed kunnen worden, maar wel apart gedefinieerd van de beroepskosten. Inmiddels is toegezegd het vergoeden van intermediaire kosten in een vaste vergoeding nog eens te bezien. Niet alle kosten die door een werknemer worden voorgeschoten voor de werkgever kwalificeren als intermediaire kosten zonder fiscaal gevolg. Stel dat een werkgever aan een afdelingschef toestaat om met de afdeling uit eten te gang en de afdelingschef rekent af en declareert de kosten bij de werkgever. De werknemer betaalt weliswaar namens de werkgever en krijgt de kosten onbelast vergoed, maar de kosten zelf kwalificeren als kosten personeelsactiviteiten, zodat ze onder het werkkostenforfait vallen.
3
Gericht vrijgestelde kosten
Als de intermediaire kosten zijn afgesplitst, vallen alle overige kosten onder de werkkostenregeling met het zogenoemde werkkostenforfait. Echter binnen de werkkostenregeling zijn gericht vrijgestelde kosten benoemd. Deze gericht vrijgestelde kosten worden van de som van totale kosten afgetrokken, alvorens aan het werkkostenforfait wordt toegekomen. Daar zit echter een addertje onder het gras. Zonder dat daaraan veel aandacht is besteed, is in de wet opgenomen dat de aftrek van gericht vrijgestelde kosten – voor zover deze in een vaste kostenvergoeding worden vergoed – voor het werkkostenforfait alleen mag plaatsvinden, indien aan de vaststelling van de vaste gericht vrijgestelde kostenvergoeding een onderzoek ten grondslag ligt.
Pagina 2 van 11
Ofschoon er thans weliswaar een schriftelijke onderbouwing naar aard en veronderstelde omvang wettelijk is vereist, was een kostenonderzoek alleen maar verplicht op aanwijzing van de Belastingdienst. Let op! Onder de nieuwe regeling zal dus voor elke vaste kostenvergoeding een kostenonderzoek moeten hebben plaatsgevonden, anders zijn die kosten niet aftrekbaar voor het werkkostenforfait. Met andere woorden, dan vallen die kosten toch in het werkkostenforfait en leidt dat veel sneller tot overschrijding van de ruimte, waardoor 80% eindheffing over de overschrijding betaald moet worden. De gericht vrijgestelde kosten zijn: • Reiskosten, zowel dienstreizen als woon-werkverkeer, al dan niet met openbaar vervoer; •
Tijdelijke verblijfskosten (kosten van maaltijden tijdens dienstreizen, koopavonden en overwerk; tijdelijk zakelijk verblijf in pension/hotel etc.;
•
Cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, alsmede outplacement, met inbegrip van de desbetreffende reizen en het desbetreffende verblijf e.d.
•
Vakliteratuur
•
Kosten van het volgen van een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen uit werk;
•
Contributie lidmaatschap van een beroepsregister (zowel wettelijk als maatschappelijk gezien)
•
Extraterritoriale kosten (o.a. 30%-regelingen)
•
Kosten van een verhuizing in het kader van de dienstbetrekking, ter omvang van de kosten van het overbrengen van de inboedel vermeerderd met 7.750.
4
Zaken die niet onder de werkkostenregeling vallen
Wettelijk uitgezonderd van de werkkostenregeling zijn vergoedingen en/of verstrekkingen ter zake van: •
een ook voor privédoeleinden ter beschikking gestelde auto;
•
een woning;
•
geldboeten opgelegd door een Nederlandse stafrechter en geldsommen betaald aan de Staat ter voorkoming van strafvervolging in Nederland;
•
misdrijven ter zake waarvan de werknemer door een Nederlandse strafrechter bij onherroepelijke uitspraak is veroordeeld;
•
misdrijven ter zake waarvan jegens de werknemer een onherroepelijk geworden strafbeschikking is uitgevaardigd;
•
wapens en munitie, tenzij ter zake een erkenning, consent, vergunning, verlof of ontheffing is verleend krachtens de Wet wapens en munitie;
•
dieren jegens welke onherroepelijke bestuursrechtelijke of strafrechtelijke maatregelen zijn genomen.
De fiscale gevolgen ter zake van deze vergoedingen of verstrekkingen zullen derhalve altijd op de persoon van de werknemer worden afgerekend. De bijtelling wegens privégebruik van een door de werkgever ter beschikking gestelde auto, zal derhalve altijd belast blijven bij de werknemer zelf en niet onder het werkkostenforfait kunnen vallen.
Pagina 3 van 11
5
Werkkostenforfait
De werkkostenregeling geldt voor alle overige kosten en voordeeltjes die niet onder paragrafen 2 tot en met 4 zijn vermeld. Binnen de zaken die dan onder het werkkostenforfait vallen, dient echter een verder onderscheid te worden gemaakt, met name als het gaat om de waardering van zaken die ter beschikking zijn gesteld of in natura worden genoten. Loon in natura wordt in aanmerking genomen naar de waarde die daaraan in het economische verkeer kan worden toegekend, met dien verstande dat indien door een derde, niet zijnde een met de werkgever verbonden (gelieerde) vennootschap, ter zake wordt gefactureerd, het door die derde gefactureerde bedrag in aanmerking wordt genomen. Met betrekking tot loon in natura in de vorm van verstrekkingen van branche-eigen producten van het bedrijf van de werkgever dan wel van het bedrijf van een met de werkgever verbonden vennootschap, wordt de waarde in het economische verkeer (consumentenprijs) in aanmerking genomen. Verder kunnen voor de navolgende zaken middels ministeriële beschikking een lagere of nihil waarde worden toegekend. Lagere waarde: • Rente van personeelsleningen; • Bedrijfsfitness op de werkplek (bedrijfsfitness extern valt onder het werkkostenforfait); • Voordeel van een in het kader van de dienstbetrekking ter beschikking gestelde woning. Nihilwaardering: • Arbo-voorzieningen; • Consumpties tijdens werktijd, die geen deel uitmaken van de maaltijd; • Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigen woning; • Mobiele telefoons (mits zakelijk gebruik meer dan 10%); • Openbaarvervoerkaart (mede zakelijk gebruik); • Portable computers, zoals notebooks en laptops (mits zakelijk gebruik 90% of meer); • Uniformen, werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, kleding met per kledingstuk een of meerdere logo’s van de werkgever die tezamen ten minste 70cm2 groot zijn en werkkleding die op het werk achterblijft; • Voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik) Verder is bij de werkkostenregeling van belang dat het er niet toe doet welke werknemer een voordeel heeft. Het voordeel op zich valt binnen het forfait tezamen met alle andere zaken die onder het werkkostenforfait worden geschaard. De werkgever heeft wel de mogelijkheid om te bepalen of een bepaald voordeel onder de werkkostenregeling valt of tot het loon van de individuele werknemers wordt gerekend. Die keuze dient echter vooraf te worden gemaakt. Voor zaken waarvoor nu reeds schriftelijk is overeengekomen dat de fiscale consequenties bij de werknemer liggen, kan dat gecontinueerd of bijgesteld worden. Voor zaken waarvoor dat niet is overeengekomen zal de werkgever dat met de Ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging of met de werknemers zelf alsnog overeen moeten komen en liefst schriftelijk vastleggen. Pagina 4 van 11
Als voordelen dus onder het werkkostenforfait vallen, is het voor werknemers dus altijd onbelast, maar kan het voor de werkgever – als het werkkostenforfait van 1,4% wordt overschreden – tot een fikse kostenpost leiden. Voorbeelden Een werkgever betaalt voor zakelijke kilometers 0,25 per kilometer, waarvan 0,19 onbelast kan blijven en 0,06 per km bij de werknemer wordt belast. Dit kan onder de nieuwe regeling zo blijven, of de werkgever moet de keuze maken dat het bovenmatige deel onder de werkkostenregeling valt. Dan krijgt de werknemer 0,25 onbelast vergoed en valt het deel van de 0,06 onder het werkkostenforfait. Stel een werkgever wenst een werknemer een fiets te verstrekken van 1.500,-. Thans is er een vrijstelling tot 749,- en onder voorwaarden. Onder de nieuwe regeling kan de fiets onbelast worden verstrekt, zonder de voorwaarde van gebruik voor woon-werkverkeer of beperking tot een maximum. De fiets valt voor 1.500,- onder het werkkostenforfait, maar blijft voor de werknemer onbelast. Voor dit soort zaken geldt wel een gebruikelijkheidstoets om excessen te voorkomen. Onder de werkkostenregeling geldt dus niet langer een strikte voorwaarde van zakelijkheid, maar van gebruikelijkheid.
Pagina 5 van 11
5.1 Overzicht van toedeling van posten al dan niet aan het algemene werkkostenforfait Overzicht vergoedingen en verstrekkingen 2011 Posten binnen het forfait Posten thans aangewezen als eindheffingsbestanddeel Aan- of verkoopkosten van woningen bij verhuizingen, Algemeen forfait niet zijnde bedrijfsverplaatsing Achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartAlgemeen forfait maatschappijen en aanverwante bedrijven Kerstpakketten en andere kleine geschenken Algemeen forfait Maaltijden in kantines
Algemeen forfait met een vaste besparingswaarde van 2,90 per maaltijd
Niet-verhaalde verkeersboetes
Algemeen forfait
Parkeer- , veer- en tolgelden (niet voor auto van de zaak)
Algemeen forfait
Schade wegens diefstal tijdens de vervulling van de dienstbetrekking Schade door overstromingen, aardbevingen en dergelijke, die niet pleegt te worden verzekerd Overige posten die onder het algemeen forfait vallen Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis Bedrijfsfitness buiten de werkplek Contributie van personeelverenigingen Contributie voor vakvereniging Fiets, elektrische fiets, scooter e.d. (terbeschikkingstelling) Huisvesting buiten de woonplaats door niet-ambulante werkzaamheden elders * Internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen Personeelsfeesten, personeelsreizen, en dergelijke Persoonlijke verzorging Producten van het eigen bedrijf Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van meer dan 0,19 per kilometer Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet zijnde hypothecaire leningen) Representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) ten behoeve van interne relaties Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten Werkkleding (zonder logo) die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen Werkruimte bij de werknemer thuis * Hierbij wordt het 20-dagencriterium overschreden
Algemeen forfait Algemeen forfait
Algemeen forfait Algemeen forfait (factuurbedrag) Algemeen forfait Algemeen forfait Algemeen forfait Algemeen forfait Algemeen forfait Algemeen forfait Algemeen forfait Algemeen forfait Algemeen forfait Algemeen forfait Algemeen forfait Algemeen forfait Algemeen forfait Algemeen forfait Pagina 6 van 11
Posten in het forfait met nihilwaardering die niet ten koste gaan van de forfaitaire ruimte Arbo-voorzieningen Nihilwaardering Bedrijfsfitness op de werkplek Nihilwaardering Consumpties tijdens werktijd, die geen deel uitmaken van de maaltijd Nihilwaardering Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigen woning Nihilwaardering Mobiele telefoons (zakelijk gebruik > 10%) Openbaarvervoerkaart (mede zakelijk gebruik) Portable computers, (notebooks/laptops) (zakelijk gebruik 90% of meer) Uniformen, werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, kleding met per kledingstuk een of meerdere logo’s van de werkgever die tezamen ten minste 70cm2 groot zijn en werkkleding die op het werk achterblijft Voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik)
Nihilwaardering Nihilwaardering Nihilwaardering Nihilwaardering Nihilwaardering
Posten buiten het forfait Gerichte vrijstelling (bestaande wettelijke regelingen) Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer Bijscholing, cursussen, congressen, training e.d. Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen e.d. Outplacement Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van maximaal 0,19 per kilometer Kosten zakelijke verhuizing
Gerichte vrijstelling Gerichte vrijstelling Gerichte vrijstelling Gerichte vrijstelling
Studiekosten van medewerkers Verblijfskostenvergoeding door tijdelijke werkzaamheden elders * Vakliteratuur Contributie wettelijk Beroepsregister of maatschappelijke Beroepsvereniging
Gerichte vrijstelling Gerichte vrijstelling Gerichte vrijstelling Gerichte vrijstelling
Extraterritoriale kosten Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer Fiets, elektrische fiets, scooter e.d. ( 0,19 per afgelegde zakelijke reiskilometer)
Gerichte vrijstelling Gerichte vrijstelling Gerichte vrijstelling
Gerichte vrijstelling Gerichte vrijstelling
Overige posten Dienstwoning Personenauto en bestelauto van de zaak Rentevoordeel hypothecaire leningen Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten
Individuele heffing bij werknemer Bestaande wettelijke regeling Vrijgesteld (want anders aftrekbaar in IB) Intermediaire kosten
* Hierbij wordt het 20-dagencriterium niet overschreden Pagina 7 van 11
5.2 Voorbeeld werkkostenforfait Gesteld de totale fiscale loonsom van een werkgever is 1.000.000. De forfaitaire ruimte is 1,4% ofwel 14.000 Er wordt 50.000 aan allerlei kostenregelingen besteed, exclusief auto’s van de zaak. Daarvan is 12.500 is te bestempelen als intermediaire en gericht vrijgestelde kosten en 12.500 wordt besteed aan zakelijke reiskosten ad 0,19 per km. Er resteert dus 25.000; de forfaitaire ruimte is 14.000, derhalve 11.000 te belasten tegen 80% eindheffing, is 8.800 aan (extra) loonkosten. Of, bij het personeel belasting inhouden (mits overeengekomen) over 11.000, wat hen circa 5.500 netto kost. 5.3
Schema werking werkkostenregeling Werkkostenregeling
Intermediaire kosten
Totaal aan vergoedingen
=
+
Geen loon
Gerichte vrijstellingen
Totaal waarderingen
+
=
loon in natura
Geen eindheffing
- vervoer
(let op lagere- en
- verblijf
nihilwaarderingen)
- scholing
=
- 30%
Totaal vergoedingen
- verhuizen
en waarderingen =
-/-
Onbelast
Gerichte vrijstellingen (Bij vaste vergoedingen mits kostenonderzoek)
Geen eindheffing
-/1,4 % van fiscale loonsom = Belaste werkkosten 80% eindheffing werkgever Onbelast voor werknemer
Pagina 8 van 11
5.4 Toepassen werkkostenforfait Onder de toepassing van de werkkostenregeling mag de werkgever voor het werkkostenforfait gedurende een kalenderjaar zich voorlopig baseren op het (eventueel herleide) totale fiscale loon van het voorafgaande kalenderjaar. Er zal dan in de maand januari na afloop van het kalenderjaar een definitieve eindafrekening moeten worden gemaakt. De eindafrekening dient dan te worden opgenomen in de aangifte loonheffingen van de maand december van het betreffende kalenderjaar. Dit betekent derhalve dat de boekhouding van het jaar in kwestie, uiterlijk medio januari van het daaropvolgende jaar volledig bijgewerkt dient te zijn! Dit zal naar verwachting voor problemen gaan zorgen. 5.5 Afspraken met de Belastingdienst over kostenvergoedingen Bestaande afspraken met de Belastingdienst over kostenvergoedingen zullen – voor zover die afspraken niet betrekking hebben op gericht vrijgestelde kosten – komen te vervallen met ingang van het jaar waarin de werkkostenregeling van toepassing wordt. Het lijkt ons verstandig om bestaande afspraken die zouden kunnen blijven voortbestaan onder de werkkostenregeling zekerheidshalve nog even te bevestigen aan de Belastingdienst.
6
Aanpassingen in financiële en salarisadministratie
Voor de invoering van de werkkostenregeling zullen aanpassingen in de financiële administratie nodig zijn. Er zullen aparte grootboekrekeningen moeten komen voor: Intermediaire kosten Gericht vrijgestelde kosten Vergoedingen die onder het werkkostenforfait vallen en de factuurbedragen van loon in natura dat op de factuurwaarde wordt gewaardeerd Daarbij zal rekening moeten worden gehouden met kosten waarvoor vooraf is bepaald dat die geheel of gedeeltelijk bij de werknemer worden belast; die moeten op andere grootboekrekeningen worden geboekt omdat die niet meetellen voor het werkkostenforfait. Het is dan ook van belang om te weten of de softwareleverancier van het boekhoudprogramma al bezig is met de nodige voorbereidingen voor de werkkostenregeling. Extracomptabel zullen de waarderingen van andere verstrekkingen in natura moeten worden bijgehouden, hetzij waarde economisch verkeer (denk aan voordeel producten eigen werkgever) en lagere fiscale waarderingen (denk bijvoorbeeld aan verstrekte kantinemaaltijden). Ook in de salarisadministratie zullen aanpassingen moeten plaatsvinden, zoals het rekeningschema voor de journaalpost en het uit elkaar trekken van vaste kostenvergoedingen. Waar er nu sprake is van één vaste vergoeding, zullen onder de werkkostenregeling de vergoeding van intermediaire kosten, de vergoedingen van gericht vrijgestelde kosten en kosten die onder het werkkostenforfait vallen separaat opgevoerd moeten worden, zodat een en ander correct in de journaalpost verschijnt en correct geboekt kan worden. Bij het invoeren van declaraties in de boekhouding zal direct onderscheid gemaakt moeten worden in de verschillende groepen van kosten. Degene die de input verzorgt dient dus kennis te hebben omtrent de verschillende kosten, dan wel zal eerst door de administrateur op de declaratie gecodeerd moeten worden. Pagina 9 van 11
Het zal duidelijk zijn dat de vereenvoudiging hier vrijwel alleen te vinden is in de redactie van de fiscale regelgeving en niet zozeer in de uitvoering er van. 6.1 Anticiperen op nieuwe regeling Beslissen om wel of niet overgaan naar nieuwe werkkostenregeling per 1-1-2011, door globale inventarisering van alle vergoedingen en verstrekkingen en grove inschatting van de fiscale loonsom. Op basis van een testuitwerking op de gegevens van 2009 kan wellicht een voorlopige keuze worden gemaakt. Lijkt een overstap nadelig, dan wellicht de overgang uitstellen. U hebt dan ook meer tijd om zaken voor te bereiden. Mocht de overstap mogelijk voordelig blijken te zijn, dan zal alles in 2010 voorbereid moeten worden om op 1-1-2011 gereed te zijn. 6.1.1 •
Bij voorlopige keuze voorzetting per 1-1-2011 van de regelgeving 2010 (huidige situatie handhaven): Controleren of aan de huidige regelgeving wordt voldaan, zoals naar aard en veronderstelde om-
vang schriftelijk specificeren van vaste kostenvergoedingen; •
Verscherpte controle mag verwacht worden;
•
Inventariseren welke regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen binnen het bedrijf bestaan;
•
Bij vaststellen vaste vergoedingen wellicht reeds anticiperen op nieuwe regeling;
•
In nieuwe arbeidscontracten bepaling opnemen omtrent herziening van vergoedingsregelingen;
6.1.2 Keuze voor nieuwe regeling per 1-1-2011: • Inventarisatie alle regelingen binnen bedrijf qua vergoedingen en verstrekkingen/voordelen; •
Indien vaste kostenvergoedingen niet gebaseerd op kostenonderzoek, dan kostenonderzoek houden (ten minste drie maanden);
•
Inschatting forfaitaire ruimte en globale inschatting maken van voor- en nadelen van de nieuwe regeling;
•
Opzetten van regelingen en beleidskeuzes maken;
•
Aanwijzing regelingen, nagaan wat de softwareleverancier doet met de aanpassingen voor de werkkostenregeling in de boekhoudingsoftware, voorbereiden instructies en wijzigingen boekhouding;
•
Overleg O.R. of personeelsvertegenwoordiging, dan wel informatie aan werknemers en waar nodig voorbereiding aanpassing arbeidscontracten;
•
Implementatie boekhouding, instructies, aanpassing regelingen/contracten;
•
Informeren externe salarisverwerking over wijzigingen rekeningschema, splitsing vaste kostenvergoedingen salarisstrook, etc.; Pagina 10 van 11
Tenslotte Door inventarisatie van de in het bedrijf voorkomende regelingen van vergoedingen, verstrekkingen en overige voordelen, kan een globale indruk worden verkregen of de keuze voor de nieuwe regeling mogelijk voordelen biedt. ESJ kan u daar behulpzaam mee zijn. U kunt de inventarisatie zelf doen of aan ons overlaten, maar laat u de beoordeling zekerheidshalve door ons maken of controleren. Realiseert u zich wel, dat wanneer zou blijken dat de nieuwe regeling voor uw bedrijf voorziet in een grote vrije forfaitruimte, u daar alleen iets aan hebt als u er gebruik van maakt. Dat kunnen zaken zijn die u voorheen niet deed (uw kosten worden dan wel hoger) of het belasten van zaken bij de werknemers afschaffen (bijvoorbeeld kantine maaltijden) en in het werkkostenforfait laten vallen (zowel voor werknemer als werkgever voordelig). Als u wel een vrije ruimte hebt, maar die niet van plan bent te benutten, dan is het wellicht beter om de nieuwe regeling vooralsnog een jaar uit te stellen en de ervaringen af te wachten.
Breda, oktober 2010 ESJ Accountants & Belastingadviseurs René de Groot Senior adviseur Loonbelasting, sociale verzekeringen en arbeidszaken (Tel: 076 – 5 318 375 of e-mail:
[email protected] )
Pagina 11 van 11
