Jaarverslag
2009
3 INHOUDSOPGAVE
Voorwoord
4
1
BESTUURSVERSLAG
6
2
SAMEN MET DE KETENPARTNERS
9
3
VERANDERINGEN IN HET PRIMAIRE PROCES
11
4
CLIËNTENRAAD, BEZWAAR EN KLACHTEN
18
5
VERBETERING BEDRIJFSVOERING
21
6
ONDERNEMINGSRAAD
23
7 RAAD VAN TOEZICHT
25
AFKORTINGEN EN BEGRIPPEN
26
VOETNOTEN
26
4 VOORWOORD In het voorjaar van 2008 ben ik aangetreden als bestuurder van Bureau Jeugdzorg Noord-Holland. Daarmee is 2009, bestuurlijk gezien, mijn eerste volledige kalenderperiode. 2009 was in veel opzichten een bewogen jaar. De aanbevelingen van PricewaterhouseCoopers over onze financiële positie en de verbeterpunten bij de interne bedrijfsvoering spraken duidelijke taal. Daarnaast is er sprake van een actieve politieke omgeving. Zo speelt een aanpassing van de Wet op de Jeugdzorg en tekenen de negatieve gevolgen van de economische ontwikkeling zich in onze omgeving af. In 2009 heeft Bureau Jeugdzorg Noord-Holland grote vorderingen geboekt. Zo zijn ongeveer 600 extra herindicatiebesluiten gesteld. De wachtlijst van het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK) is teruggebracht van 37 in de zomer van 2009 naar welgeteld 1 aan het eind van het jaar. Alle AMKmedewerkers zijn gecertificeerd voor het werken volgens het Onderzoek, Risicotaxatie en Besluitvorming AMK’s (ORBA). Daarmee zijn we het eerste Bureau Jeugdzorg in Nederland dat deze mijlpaal heeft bereikt! Verder is afgelopen jaar hard gewerkt aan de voorbereidingen op de regionalisering. Het doel daarvan is Bureau Jeugdzorg te positioneren als een zichtbare, klantgerichte regionale organisatie in de provincie. Met behulp van de daarvoor aangestelde programmamanager is de ontwerpfase afgerond en zijn het adviestraject en de invoering in 2010 uitgezet. Ook de banden met Provincie Noord-Holland zijn versterkt en verbeterd. De verstrekte subsidie voor verbetering van de bedrijfsvoering geeft aan dat er voldoende vertrouwen is in dit proces. Minder zichtbaar voor de buitenwereld zijn andere interne stappen die we dit jaar hebben gemaakt. Het financiële resultaat voor 2009 is boven verwachting. De komst van een geavanceerd digitaal personeelsinformatiesysteem moeten leiden tot een meer efficiënte werkwijze. De aanstelling van een
5
inkoper gaat schaalvoordelen opleveren. En invulling van de vacature voor de manager Bedrijfsvoering moet resulteren in een meer servicegerichte vormgeving van het stafbureau. Door de komst van de nieuwe controller en door invoering van periodieke rapportages is er verbeterd zicht op de bedrijfsvoering. Installatie van de werkgroep Verzuim droeg bij aan een forse daling van de verzuimcijfers. In 2009 is het ziekteverzuim gedaald van 7,8% naar 6,4%. Dat leverde het laagste ziekteverzuim in 5 jaar op! Sinds april 2009 is een nieuwe Raad van Toezicht actief. In het kader van good governance vond een herijking van de reglementen van Raad van Toezicht en Raad van Bestuur plaats en werden de statuten aangepast. De nieuwe Raad van Toezicht oriënteerde zich uitvoerig op de organisatie en medewerkers van Bureau Jeugdzorg en formuleerde haar agenda en werkwijze. Kortom, 2009 was een jaar waarin een aantal structurele maatregelen op financieel en organisatorisch gebied is genomen en waarin belangrijke interne verbeterslagen zijn gemaakt. De motivatie en de inzet van onze medewerkers voor de jeugd(zorg) in onze provincie is groot en is dé doorslaggevende succesfactor voor onze organisatie. Onze inspanningen zullen binnen afzienbare tijd leiden tot een Bureau Jeugdzorg Noord-Holland dat door alle betrokkenen wordt gezien als een betrouwbare, financieel gezonde en gezaghebbende organisatie in de zorg voor de jeugd in Noord-Holland.
Mevrouw Dr. Lucy B. J. Schmitz, bestuurder April 2010
6
1 BESTUURSVERSLAG 1.1 BEWOGEN JAAR
Vijf jaar geleden is de Wet op de Jeugdzorg ingevoerd. De afgelopen jaren zijn voor alle Bureaus Jeugdzorg levendig geweest. Er was sprake van veel politieke aandacht, berichtgeving in de media naar aanleiding van wachtlijsten en incidenten en een reeks van verbetertrajecten. In 2009 zette dit beeld zich voort. Op de achtergrond speelt de evaluatie van de Wet op de Jeugdzorg mee die, naar verwachting, een toekomstige systeemwijziging met zich meebrengt. Daarnaast rijst de vraag hoe hard de mogelijke bezuinigingen de jeugdzorg op termijn raken. Daarbij bestaat het risico dat de investeringen van de afgelopen jaren die hebben geleid tot kwalitatieve verbeteringen, niet tot volledige wasdom komen. Bij Bureau Jeugdzorg Noord-Holland is in 2009 met volle inzet en veel overtuiging gewerkt aan de kerntaken. Daarnaast is veel tijd en energie gestoken in de grondslag voor een financieel gezonde en regionaal georiënteerde organisatie. Als we refereren aan de voor 2009 gestelde prestatie-indicatoren, dan heeft Bureau Jeugdzorg goed gepresteerd. Op veel gebieden zijn flinke vorderingen gemaakt en concrete verbeteringen gerealiseerd. Bij de bedrijfsvoering zijn belangrijke stappen gezet om binnen de gestelde termijn de organisatie gezond en financieel transparant te maken.
1.2 VERBETERING BEDRIJFSVOERING
Een onderzoek door bureau Eiffel in december 2008 naar de bekostiging en de meerjarige ambities van Bureau Jeugdzorg Noord-Holland in relatie tot het provinciaal beleidskader was voor Provincie Noord-Holland aanleiding om ons bureau door te lichten. Daarop kreeg PricewaterhouseCoopers de opdracht na te gaan hoe de organisatie op zo kort mogelijk termijn een financieel gezonde huishouding kan realiseren. Vooral bij de bedrijfsvoering bleek verbetering noodzakelijk. Dat leidt in mei 2009 tot een Plan van aanpak Verbetering Bedrijfsvoering 2009 – 2012 van Bureau Jeugdzorg NoordHolland, gebaseerd op vier pijlers, te weten: • Versterking van de sturing van de organisatie. • Terugdringen van onnodige kosten. • Verbeteren van de kwaliteit van de ondersteuning. • Strakke sturing op resultaten en kosten van de ‘zware dossiers’. Bestuur, management en medewerkers hebben de mouwen opgerold en de eerste resultaten zijn hoopgevend. Financieel gezien is 2009 boven verwachting goed afgesloten. Voor de details verwijzen wij graag naar de separaat bijgesloten jaarrekening van 2009.
Versterking sturing organisatie In 2009 heeft de managementstructuur een toekomstvaste vorm gekregen. De sectorale verantwoordelijkheid van het management is omgevormd naar een regionale, integrale verantwoordelijkheid, met een specifieke werksoort in de portefeuille. De regionale verantwoordelijkheden liggen als volgt:
7 Regio
rEGIOMANAGER
PorteFeuillehouder
Kop van Noord-Holland
Door Nubé
Jeugdreclassering
West-Friesland
Door Nubé
Jeugdreclassering
Noord-Kennemerland
Thoke Schuilwerve
Jeugdhulpverlening en Kindertelefoon
Midden- en ZuidKennemerland
Jan Nijssen
Jeugdbescherming
Gooi en Vechtstreek
Marjan Adema
AMK en Crisisdienst
De Raad van Bestuur en het managementteam hebben sterk gestuurd op het realiseren van de verbetering van de bedrijfsvoering, conform het plan van aanpak. Dit leidt al in de tweede helft van 2009 tot een aanmerkelijke verbetering van de kwartaalrapportages en invoering van halfjaarlijkse bestuursrapportages. Beide instrumenten geven een sterke impuls aan het werken op basis van een planning & controlcyclus. Daarbij dienen de opgestelde prestatie-indicatoren als meetlat. Om de efficiëntie en de effectiviteit van de maatregelen te monitoren, is eind 2009 een nieuwe controller aangetrokken.
Terugdringen onnodige kosten De aandacht bij het terugdringen van onnodige kosten gaat uit naar beheersing van de personele kosten, kosten in het primaire proces en kosten in de ondersteuning. De installatie van de werkgroep Verzuim werpt in de loop van het jaar al zijn vruchten af. Het doel van de werkgroep is voorstellen te doen om het verzuim terug te dringen en de trends te volgen. Uiteindelijk moet het ziekteverzuim met een procent per half jaar tot maximaal zes procent op jaarbasis eind 2010 zijn teruggedrongen. Eind 2009 is het verzuimcijfer teruggebracht tot 6,4 procent. Dit is het laagste verzuimcijfer van Bureau Jeugdzorg Noord-Holland in vijf jaar! Een forse prestatie die direct zijn te relateren aan de verrichte inspanningen in 2009. Ten opzichte van 2008 is het verzuim in 2009 van 7,8 % naar 6,4% gedaald.
Verbeteren kwaliteit ondersteuning Afdeling Personeel & Organisatie (P&O) is versterkt met een strategisch beleidsmedewerker. Verder bereidt P&O, in samenwerking met ICT en de softwareleverancier, de invoering van een geavanceerd digitaal personeelsinformatiesysteem voor. Om de overgang naar dit systeem zo soepel mogelijk te laten verlopen, is een deel van de P&O-processen geactualiseerd of opnieuw beschreven. Begin 2010 is de manager Bedrijfsvoering benoemd die verantwoordelijk wordt voor de afdelingen Beleid, Financiën, ICT, Facility en Communicatie.
Strakke sturing op resultaten en kosten zware dossiers Naast deze personele maatregelen is een nieuwe sturingsfilosofie vastgesteld. Alle teamleiders volgen een uitgebreid management developmenttraject dat hen voorbereidt op de nieuwe werkwijze. Uiteindelijk zal dat leiden tot betere sturing op de resultaten.
1.3 ONTWERPFASE REGIONALISERING AFGEROND
Medio 2009 is een programmamanager aangesteld voor de regionalisering van de organisatie. De ontwerpfase daarvan is afgerond en de lijnen voor de inrichtingsfase, het adviestraject en invoering in 2010 zijn uitgezet. De regionalisering moet uiteindelijk leiden tot goed bereikbare en adequaat toegeruste regiokantoren waar de cliënt bij één aanspreekpunt terecht kan voor de benodigde jeugdzorg.
8
1.4 OVERDRACHT LOKAAL JEUGDBELEID
In samenspraak met de Provincie Noord-Holland is eind 2007 besloten dat Bureau Jeugdzorg de uitvoering van projecten die niet langer tot de kerntaken behoren, overdraagt aan lokale partners, jeugdzorgaanbieders en eventueel nieuwe marktpartijen. In 2008 zijn de projecten Opvoedingsondersteuning en het Mentorenproject In Balans overgedragen. In de loop van 2009 volgt de overdracht van een verdere reeks projecten. Met de vakbonden is een sociaal plan overeengekomen om de nadelige gevolgen voor medewerkers op te vangen. Niet alles is volgens plan verlopen. Eind 2009 is nog niet zeker hoe de overdracht van het schoolmaatschappelijk werk eruit gaat zien.
“In 2009 hebben we een aantal trajecten overgedragen aan diverse zorgdragers, conform de afspraken die daar over zijn gemaakt. Deze zijn uiteindelijk goed ontvangen.” Paul Hilhorst, Interim manager Lokaal Jeugdbeleid
9
2 SAMEN MET DE KETENPARTNERS 2.1 AFSPRAKEN VASTGELEGD IN CONVENANTEN
In 2009 zijn diverse afspraken voor samenwerking vastgelegd in overeenkomsten met ketenpartners. Het grootste aantal convenanten betreft de Centra voor Jeugd en Gezin. Eind september is het Convenant Afstemmings gesprek zorgaanbieders en Bureau Jeugdzorg Provincie Noord-Holland Regio ’t Gooi ondertekend. In oktober is het Convenant Verwijsindex NoordHolland ondertekend namens alle Noord-Hollandse gemeenten en Bureau Jeugdzorg. Die maand is ook het Samenwerkingsprotocol tussen de Bureaus Jeugdzorg en de Raad voor de Kinderbescherming voor de provincie NoordHolland ondertekend.
Project ‘Van vraag naar zorg’ ‘Van vraag naar zorg’ is een van de projecten van Bureau Jeugdzorg, Instellingen voor Jeugd & Opvoedhulp (voorheen zorgaanbieders) en de instellingen Jeugd-LVG en Jeugd-GGZ. Het doel is intensivering van de samenwerking voor het snel realiseren van combinaties van (geïndiceerde) hulpverlening uit verschillende sectoren. Er is in 2009 intensief gewerkt aan de voorbereidingen op invoering in de regio.
Vraaganalyse Om het zorgaanbod aan te laten sluiten bij de vraag, heeft Bureau Jeugdzorg Noord-Holland de jaarlijkse vraaganalyse gemaakt die aan de Provincie Noord-Holland is aangeboden en met de Instellingen voor Jeugd & Opvoedhulp (J&O’s) is besproken. Komende jaren wordt de uitvoering van deze wettelijke taak verder ontwikkeld tot een inkoopadvies voor de geïndiceerde jeugdzorg.
Bekostigingssystematiek Kaiser Vanaf januari 2010 gaan de J&O’s over op een nieuwe bekostigingssystematiek. In de aanloop hiernaar heeft Bureau Jeugdzorg de indicatiestelling aangepast en de informatietechnologische randvoorwaarden gerealiseerd. Tevens zijn de medewerkers geïnstrueerd over de wijzigingen.
Prestatie-indicatoren De eerste voorbereidingen voor het werken met de landelijk vastgestelde prestatie-indicatoren zijn getroffen. Daarvoor heeft onder andere afstemming plaatsgevonden met de J&O’s in het Innovatieplatform van het Instellingenberaad.
Gesloten Jeugdzorg Voor intensivering van de activiteiten met betrekking tot de Gesloten Jeugdzorg is eind 2009 een subsidie van € 40.000,- ontvangen voor het inzetten van extra gedragswetenschappelijke expertise. Het afgeven van verklaringen voor Gesloten Jeugdzorg is voorbehouden aan GZ-psychologen. Er is een functionaris voor Gesloten Jeugdzorg aangetrokken zodat de benodigde verklaringen tijdig beschikbaar kunnen worden gesteld.
10 Proef meting cliënttevredenheid Bij Jeugdbescherming en Jeugdreclassering is een proef uitgevoerd voor de meting van de cliënttevredenheid met behulp van exitvragenlijsten. In het kader van de Verbetering Indicatiestelling Bureaus jeugdzorg (VIB) is de voormeting met het instrument Standaard Taxatie voor de Ernst van de Problematiek (STEP) ingevoerd.
2.2 INTENSIEVE SAMENWERKING
Voor invulling van de zogenaamde schakelfunctie van Bureau Jeugdzorg, inclusief het regelen van ambulante hulp, is beleid geformuleerd. De schakelfunctie is de directe verbinding tussen de verschillende voor- en achterliggende voorzieningen in de hulpverlening. De aansluiting op de Centra voor Jeugd en Gezin en de Zorgadviesteams enerzijds en de aanbieders van geïndiceerde zorg anderzijds zijn nader uitgewerkt. Met betrekking tot de lokale voorzieningen richt het beleid zich specifiek op het deelnemen aan casusoverleggen, informatie, advies en consult, deskundigheidsbevordering van voorliggende voorzieningen en toegang tot de geïndiceerde jeugdzorg. Uitwerking van de schakelfunctie is mede afhankelijk van landelijke en provinciale ontwikkelingen. De feitelijke realisering van de schakelfunctie zal deel uitmaken van de regionalisering van Bureau Jeugdzorg in 2010.
Verwijsindex risicojongeren (VIR) De Verwijsindex Risicojongeren (VIR) is een landelijk, digitaal systeem dat risicomeldingen van hulpverleners over jongeren bij elkaar brengt. Bij twee of meer meldingen per jeugdige voert de jeugdbeschermer of jeugdreclasseerder de regie over de afstemming van de hulp. De aanmelding in dit systeem en de taak van de matchregisseur zijn voorbereid en Bureau Jeugdzorg is inmiddels aangesloten op de Verwijsindex.
Globaal indiceren Bij de nieuwe bekostigingssystematiek hoort onder andere een meer globale indicatiestelling aan de hand van acht zorgaanspraken. Voor cliënten waarbij alleen sprake is van evidente jeugdGGZ-problematiek is al een vorm van globale indicatiestelling mogelijk gemaakt. Deze aanpak zorgt voor een snelle doorverwijzing naar een jeugdGGZ-instelling. In drie regio’s is gestart met een proef. De invoering van deze werkwijze in alle regio’s is gepland voor 2010.
Samenwerking in de strafrechtketen Samenwerking in de strafrechtketen heeft op alle niveaus een meer prominente plaats gekregen. Dat komt mede naar aanleiding van de rapportage van de Nationale ombudsman over een casus en het daarop door de ketenpartners geformuleerde verbeterplan. Jeugdreclassering neemt weer deel aan het Justitieel Casusoverleg (JCO) en is vertegenwoordigd in de Veiligheidshuizen, het Arrondissementaal Platvorm Jeugd (APJ) en het Arrondissementaal Justitieel Beraad (AJB). Het lijkt erop dat de ketenpartners in de strafrechtketen de jeugd steeds meer als een belangrijk aandachtspunt zien. Dat bevordert niet alleen het monitoren van de afspraken en het borgen van de gerealiseerde zaken, maar inspireert ook tot samenwerken aan verdere verbeteringen.
11
3 veranderingen in het primaire proces 3.1 DOORLOOPTIJD VERKORT
Vanaf de maand april 2009 is in het kader van Landelijk Actieprogramma Aanpak Kindermishandeling en Beter Beschermd, in alle regio’s het casusoverleg ingevoerd als samenwerkingsvorm in de jeugdbeschermingsketen. Dit houdt in dat alle zaken waar Bureau Jeugdzorg / AMK een kinderbeschermingsmaatregel overweegt, via het casusoverleg bij de Raad voor de Kinderbescherming terechtkomen. Het doel daarvan is de doorlooptijd structureel te bekorten tot maximaal acht weken. De daadwerkelijke realisatie vraagt in 2010 nog een extra inspanning van de ketenpartners.
Veiligheidsbeleid en risicomanagement Samen met teamleiders en gedragswetenschappers van de verschillende werksoorten zijn alle aspecten van het veiligheidsbeleid en risicomanagement met betrekking tot cliënten in kaart gebracht. Op basis van deze inventarisatie is een plan van aanpak opgesteld voor verbeteringen op korte en middenlange termijn. Begin 2010 is het integrale veiligheidsbeleid voor cliënten in het primair proces vastgesteld.
Inspectie jeugdzorg over risicomanagement Op verzoek van de minister voor Jeugd en Gezin heeft de Inspectie jeugdzorg landelijk onderzoek gedaan naar het toepassen van risicomanagement bij onder toezicht gestelde kinderen. De Inspectie concludeert dat Bureau Jeugdzorg Noord-Holland dit risicomanagement voldoende systematisch toepast.
Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen Als gevolg van de invoering van de Wet dwangsom per 1 oktober 2009 kunnen overheden in gebreke worden gesteld voor het niet tijdig nemen van een beslissing. Bureau Jeugdzorg Noord-Holland heeft maatregelen getroffen om ingebrekestelling te voorkomen en om bij eventuele ingebrekestelling alsnog binnen twee weken een beslissing te nemen.
3.2 MEER ADVIEZEN, KORTERE WACHTLIJST
Het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK) heeft 370 adviezen meer gegeven dan begroot. Mogelijk is de publiekscampagne van het Ministerie voor Jeugd en Gezin mede de oorzaak van deze toename. Het aantal consulten was 30 minder dan begroot. Het aantal afgeronde onderzoeken benadert met 1.232 het begrote aantal van 1.250 stuks.
AMK
Resultaat 2009
Adviezen
2.520
Consulten
720
Onderzoeken
1.232
12 Begin 2009 was er een aanzienlijke wachtlijst bij het AMK. Dat heeft de wachttijd (het aantal dagen van de melding tot de start van het onderzoek) en de doorlooptijd (het aantal dagen van de melding tot het einde van het onderzoek) negatief beïnvloed. Uiteindelijk is de wachtlijst van 37 per 30 juni teruggebracht naar 1 begin 2010. Deze prestatie ligt geheel in de lijn van de ambitie van de Provincie Noord-Holland. Naar verwachting zal het AMK deze positieve ontwikkeling bestendigen.
Eerste Bureau Jeugdzorg met ORBA-certificering Ter versterking van het systematisch en zorgvuldig uitvoeren van risicotaxaties en een gestructureerde besluitvorming op basis van multidisciplinair overleg zijn alle AMK-medewerkers getraind in de ORBA (Onderzoek, Risicotaxatie en Besluitvorming AMK)-methodiek1. Daarmee is bureau Jeugdzorg Noord-Holland het eerste Bureau Jeugdzorg waarvan alle AMK-medewerkers zijn gecertificeerd voor het werken volgens ORBA. Het uitgangspunt van ORBA is dat kinderen en ouders recht hebben op heldere, weloverwogen en goed onderbouwde beslissingen over belangrijke interventies in hun leven. Het gebruik van het risicotaxatie-instrument LIRIK 2 maakt deel uit van deze aanpak. Opgemerkt zij dat de aard, ernst en urgentie van een melding leidend zijn voor het bepalen van prioriteiten bij ‘het uitdelen van onderzoeken’. Meldingen waarbij jonge kinderen betrokken zijn en zaken die getaxeerd worden als zeer risicovol krijgen altijd voorrang.
“Afgelopen jaar hebben we alle 24 betrokken medewerkers gecertificeerd volgens de in 2007 opgestelde ORBA-methodiek. Op basis daarvan zien we consequent toe op de kwaliteit van het onderzoek en leggen we de beslismomenten gestructureerd en gestandaardiseerd vast.” Sietske Saveur, Gedragswetenschapper Advies- en Meldpunt Kindermishandeling
Ketenpartners en de aanpak van kindermishandeling Het AMK heeft diverse organisaties voorlichting gegeven over de doorgeleiding naar het AMK. Het betreft medewerkers van instanties in het ‘voorveld’, zoals het Algemeen Maatschappelijk Werk, de GGD, scholen (in het bijzonder vertrouwenspersonen), MEE, de GGZ en de politie. Speciale aandacht is besteed aan de voorlichting van en samenwerking met ziekenhuizen, in het bijzonder de afdeling spoedeisende hulp. Bovendien heeft het AMK (regionaal) met een aantal van deze organisaties afspraken gemaakt over consultatie, doorverwijzing, melden en overdracht. Samen met de J&O’s heeft het AMK verder gewerkt aan verbeteringen in het kader van LAAK 3. Doel van dit initiatief van de MOgroep Jeugdzorg is het beschermen van kinderen en jongeren tegen geweld en het aanpakken van kindermishandeling door middel van een korte slagvaardige keten binnen de provincie en één gezamenlijke, onderling afgestemde werkwijze. Het AMK heeft in alle regio’s meegewerkt aan de invoering van de landelijke RAAK 4-aanpak die eind 2010 gerealiseerd moet zijn. RAAK bestrijkt het hele gebied van algemene preventie en ondersteuning tot ingrijpen als kindermishandeling wordt geconstateerd. In deze aanpak werken alle betrokken partijen nauw samen om een effectief aanbod van hulp in te richten. Het gaat hierbij om instellingen en organisaties als de Bureaus Jeugdzorg, GGD’s, basisscholen en gemeenten (CJG’s). In alle regio’s zijn speerpunten benoemd waarin Bureau Jeugdzorg / AMK een actieve rol speelt.
13 In een proef hebben het AMK en het Advies- en Steunpunt Huiselijk Geweld (ASHG) in Noord-Kennemerland intensief samengewerkt. De voor 2009 geplande samenwerkingsafspraken met alle ASHG’s zijn doorgeschoven naar 2010. Dit uitstel heeft onder andere te maken met regionale verschillen in opzet en werkwijze bij de ASHG’s. De ervaringen uit deze proef worden gebruikt voor de samenwerkingsafspraken in de andere regio’s. De Wet Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling die naar verwachting op 1 januari 2011 in werking treedt stelt het gebruik van een meldcode verplicht voor professionals bij (mogelijke) signalen van huiselijk geweld en kindermishandeling. Het ligt voor de hand dat deze wet mede richting zal geven aan de samenwerking tussen het AMK en de Advies- en Steunpunten Huiselijk Geweld over het regelen van hulp of bescherming bij zorgmeldingen en (vermoedens van) kindermishandeling.
3.3 JEUGDHULPVERLENING
Conform de afspraken met de Instellingen voor Jeugd & Opvoedhulp levert Bureau Jeugdzorg Noord-Holland geen ambulante hulpverlening meer. In de overgangssituatie van het afgelopen jaar is dat alleen nog gebeurd in uitzonderlijke gevallen.
Jeugdhulpverlening
Resultaat 2009
Aanmelding / eerste contacten ¹
4.756
Crisisinterventies / spoedeisende hulp ²
321
Analyses / opstellen diagnostisch beeld
2.654
Kortdurend ambulante trajecten Indicatiebesluiten
2
Casemanagement
70 2.141 1.796
1: Geaccepteerde aanmeldingen plus (niet) anonieme eenmalige contacten 2: Inclusief Crisisdienst
De toename van het aantal indicatiestellingen en casemanagementtrajecten, die zich in 2008 al aftekende, is verder doorgezet. Daarbij is de gemiddelde duur van indicatiestellingen voor jeugdhulpverlening nagenoeg teruggebracht tot het streven van maximaal 3 weken.
Verbetering Indicatiestelling Bureaus jeugdzorg (VIB) De invoering van het werken volgens de landelijk vastgestelde VIB-methodiek (Verbetering Indicatiestelling Bureaus jeugdzorg) is gerealiseerd. Het indicatieproces is aangepast en kwalitatief verbeterd en uitvoerend medewerkers, teamleiders en gedragswetenschappers zijn geschoold in de nieuwe aanpak. In het vierde kwartaal is de zelfevaluatie VIB uitgevoerd als opmaat voor de externe toets door Ordina op grond waarvan de certificering is ontvangen. Daarmee is, in lijn met de ambitie van het Interprovinciaal Overleg (IPO), een forse prestatie geleverd door Bureau Jeugdzorg Noord-Holland.
“We hebben een enorme kwaliteitsslag gemaakt met de invoering van de Verbetering Indicatiestelling Bureaus jeugdzorg (VIB). Op basis van een standaard vragenlijst brengen we nu adequaat de risico’s in kaart. Op basis daarvan kunnen we snel en gefundeerd een besluit nemen.” Ilje Mollerus, Teamleider Jeugdhulpverlening
14 AWBZ-indicaties In de loop van het jaar heeft Bureau Jeugdzorg het stellen van de AWBZindicaties in eigen beheer genomen. Door een gedegen en projectmatige aanpak is het gelukt deze indicaties vanaf december geheel zelf uit te voeren. Op basis van gegevens van het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) gaat het in 2010 naar schatting om ongeveer 2.000 indicaties. Naar aanleiding van de wijziging van de AWBZ (Pakket Maatregelen AWBZ) zijn in opdracht van het Ministerie van VWS bovendien circa 600 herindicatiebesluiten tijdig voorbereid en genomen.
“Heel hard werken en het bijna onmogelijke toch gerealiseerd door in enkele maanden ruim 600 herindicaties te stellen. Dit is een hele prestatie, vooral omdat dit project is uitgevoerd naast het reguliere werk.” Laura Banis, Teamleider AWBZ
Integraal indiceren In samenwerking met het speciaal onderwijs, het CIZ, de Regionale Expertise Centra (REC), MEE en de zorg voor licht verstandelijk gehandicapten is het integraal indiceren voorbereid. Gezien de verschillende wetgevingen die hiermee gemoeid zijn is het vooralsnog niet mogelijk gebleken het integraal indiceren ook al in te voeren.
Crisisdienst en ambulante spoedhulp Aansluiting van de Crisisdienst van Bureau Jeugdzorg op de spoedeisende zorg van Jeugd & Opvoedhulp is aanzienlijk verbeterd door nauwe samenwerking in het kader van de nieuwe module Ambulante Spoedhulp. Voor deze intensieve hulpverlening aan het gezin gedurende vier weken is de aanspraak crisisinterventie van de Crisisdienst een vereiste. Na deze periode moet duidelijk zijn welke vervolghulp noodzakelijk is. Een beperking voor de ambulante spoedhulp is dat zowel de beschikbare capaciteit voor deze trajecten als de verdeling daarvan over de regio’s op gespannen voet staat met de doelstelling dat de Crisisdienst zich beperkt tot zijn kerntaak: het bezweren van de crisis, het analyseren van de problemen en een adequate doorgeleiding binnen maximaal vier weken.
Crisisdienst 1 Eenmalige contacten Cliënten Geregistreerde contacten Raadsmeldingen
Resultaat 2009 382 528 13.944 106
Voorlopige ondertoezichtstelling
42
Aanspraken op spoedeisende zorg ²
156
Indicatiebesluiten
17
Zorgmeldingen door politie
1.049
Aantal kinderen zorgmeldingen politie
1.605
Aantal huisverboden
85
Aantal kinderen betrokken bij huisverbod
127
Aantal trajecten Ambulante spoedhulp
129
Aantal kinderen betrokken bij Ambulante spoedhulp
152
1: Bij spoedeisende zaken zet de Crisisdienst zich buiten kantooruren ook in voor cliënten waarmee Bureau Jeugdzorg Noord-Holland al bemoeienis heeft via een
15 van de werksoorten. Die werkzaamheden worden dan verricht en meegeteld in het kader van de betreffende dossiers. 2: Alleen door de Crisisdienst afgesloten dossiers. Overgedragen zaken tellen elders mee.
Kindertelefoon Bij de Kindertelefoon zijn de afgelopen jaren de selectiecriteria voor de vrijwillige medewerkers aangescherpt en is toegezien op de beschikking over de vereiste competenties. Het aantal vrijwilligers is momenteel praktisch op het gewenste peil en de kwaliteit van deze dienstverlening is sterk toegenomen.
Kindertelefoon
Resultaat 2009
Telefoongesprekken
20.823
Chatcontacten
10.654
Niet serieuze oproepen of gesprekken
12.472
Jongens
32,6%
Meisjes
61,4%
Jongen / meisje onbekend
1,7%
Groep
4,3%
“In 2009 bestond de Kindertelefoon 30 jaar, dat is gevierd met een landelijke campagne voor nieuwe vrijwilligers. In het jubileumjaar is het gratis bellen naar de Kindertelefoon vanaf een mobieltje ingevoerd. Dat leidde tot een flinke toename van het aantal mobiele gesprekken. Ook het aantal chats nam toe, vooral bij bellers vanaf een jaar of twaalf.” Anja van den Tempel, Werkbegeleidster Kindertelefoon
3.4 JEUGDBESCHERMING
De stijging van de ondertoezichtstellingen met drie procent ten opzichte van 2008 is in lijn met de op t-0 gebaseerde begroting van de hiermee samenhangende kosten voor 2009.
Wachtlijst drastisch teruggebracht Voor het uitvoeren van de begrote werkzaamheden is het eerste halfjaar een strikt beleid gevoerd op de invulling van vacatures voor jeugdbeschermers. De verlaging van de caseload van 1:16 naar 1:15 halverwege het jaar maakt vervolgens een nieuwe wervingsronde noodzakelijk. In januari 2010 is de wachtlijst drastisch teruggebracht. Afgelopen jaar zijn binnen de Jeugdbescherming regionaal grote verschillen geweest in de omvang van de wachtlijst. Om de werkdruk als gevolg van wachtlijsten en de daarmee samenhangende problemen aan te pakken, is ingezet op het in evenwicht brengen van de werkbelasting en de draagkracht van medewerkers. Daarnaast is dit onderwerp aan de orde gesteld in functioneringsgesprekken. Verder is bijzondere aandacht uitgegaan naar de personeelsplanning als cruciaal instrument voor het terugdringen van het verzuim en verloop.
16 Jeugdbescherming op basis van twaalfmaandsgemiddelde Voorlopige voogdij
Resultaat 2009 6
Voogdij
248
Gezinsvoogdij (OTS) korter dan 1 jaar
543
Gezinsvoogdij (OTS) langer dan 1 jaar
952
Indicatiebesluiten Wachtlijst
1.594 gemiddelde per maand
104
Alle jeugdbeschermers volgen training Deltamethode Bij de training van alle jeugdbeschermers in de Deltamethode hebben de mentoren een sleutelrol gespeeld. In de uitvoering bieden de gedragswetenschappers inhoudelijke ondersteuning. Teamleiders sturen op de uitvoering van de werkprocessen conform de Deltamethode. Eind 2009 is bij alle jeugdbeschermers die getraind zijn in de Deltamethode een zogenaamde ‘integriteits-checklist’ afgenomen. De uitkomst daarvan laat zien welke onderdelen nog extra scholing of sturing vereisen. Na het afronden van de training in de Deltamethodiek is het daarbij behorende kwaliteitssysteem met risico-analyse uitgewerkt. De Inspectie jeugdzorg heeft van de 12 onderzochte onderwerpen er 11 aangemerkt als ‘uitstekend’ (de maximale score) en het resterende onderwerp is ‘goed’ bevonden.
Nieuwe methodiek voogdij De voorgenomen invoering in 2009 van de nieuwe methodiek voor de voogdij – voorheen aangeduid met Verschoven Gezag – wordt als gevolg van een vertraging in de landelijke ontwikkeling daarvan niet voor de tweede helft van 2010 verwacht. De werkzaamheden van de Jeugdreclassering komen vrijwel overeen met de begroting. Een uitzondering daarop vormt het geringe aantal gedragsbeïnvloedende maatregelen (GBM) voor jeugdige veelplegers met gedragsproblemen. Dat is overigens een landelijke tendens. Kennelijk is het lastig voor rechters om een goede combinatie van strafrechtelijke interventies en zorgaanbod ‘op maat’ vast te stellen. ‘Op maat’ wil zeggen: gericht op dader en zijn problemen en afhankelijk van de zwaarte van het delict. Mogelijk speelt de beperkte beschikbaarheid van geschikt zorgaanbod daarin een rol.
17 Jeugdreclassering op basis van twaalfmaandsgemiddelde
Resultaat 2009
Regulier
518
Samenloop (met Jeugdbescherming)
98
Indicatiebesluiten
53
Intensieve Traject Begeleiding Harde Kern ¹
12
Intensieve Traject Begeleiding Criem / Scholings- en trainingsprogramma (STP) ²
28
Gedragsbeïnvloedende maatregel ³
7
Netwerkberaad
43
Trajectberaad
49
1: Voor de telling geldt het aantal begeleidingsmaanden 2: In dit aantal zijn 3 begeleidingsmaanden voor STP opgenomen 3: Eén van deze maatregelen is voortijdig beëindigd
Handboek Methode Jeugdreclassering en ouderbegeleiding In het werken volgens het Handboek Methode Jeugdreclassering is opnieuw veel energie gestoken. Naast de nog voortgaande borging van het algemene deel is de aandacht gericht op de voorbereiding van de implementatie van de ouderbegeleiding. Uit een tijdschrijfonderzoek is naar voren gekomen dat daarvoor een verlaging van de caseload naar 1:17 vereist is. Gezien de ontoereikende financiering is een volledige uitvoering nog niet haalbaar. Waar mogelijk wordt een beperkte vorm van ouderbegeleiding ingezet.
“De uitslag van het onderzoek door het Ministerie van Justitie naar werken volgens het ‘Handboek Methode Jeugdreclassering’ was zeer positief. De conclusie luidt dat alle medewerkers zijn geschoold in het handboek en er in de praktijk ook mee werken. Hun verdiepingsonderzoek in relatie tot de Wet op de Jeugdzorg wees uit dat de sturing op de jeugdreclassering bijdraagt aan een goede manier van werken en het verkorten van de doorlooptijden.” Door Nubé, Regiomanager en portefeuillehouder Jeugdreclassering
Netwerk- en trajectberaden Voor een sluitende begeleiding van jongeren die in een justitiële jeugdinrichting zijn geplaatst en ter voorbereiding op de nazorg zijn in Alkmaar en Haarlem de netwerk- en trajectberaden gestart. In Hilversum is deze vaste overlegstructuur, waarin de casusregisseur van de Raad voor de Kinderbescherming het initiatief neemt, nog niet tot stand gekomen. Daar legt Jeugdreclassering voor deze aspecten van de begeleiding telefonisch contact met de ketenpartners in de regio.
Samenloopzaken De kaders voor het inbedden van de samenwerking en afstemming tussen Jeugdreclassering en Jeugdbescherming voor een effectieve hulpverlening aan cliënten met zowel een kinderbeschermings- als een jeugdreclasseringsmaatregel zijn vastgesteld. Vanaf medio 2010 zal in alle regio’s worden gewerkt volgens de opgestelde richtlijnen.
18
4 CLIËNTENRAAD, BEZWAAR EN KLACHTEN 4.1 INSTALLATIE NIEUWE CLIËNTENRAAD
Begin 2009 is de nieuwe Cliëntenraad gestart. Deze raad bestaat aan het einde van het jaar uit vijf enthousiaste (ex-)cliënten. In het voorjaar volgen zij een training van Stichting Alexander. In deze training staat de vraag centraal: ‘Hoe werken we in de Cliëntenraad effectief samen en op welke manier kunnen we ieders kwaliteiten optimaal benutten om onze doelen te bereiken?’ In de loop van het jaar heeft de Cliëntenraad 11 keer overlegd, waarvan tweemaal met de Raad van Bestuur. Naast deze formele overleggen kwam een aantal leden vaker bijeen. Bijvoorbeeld voor gesprekken met kandidaten voor de Raad van Toezicht of de Cliëntenraad en met medewerkers van Bureau Jeugdzorg Noord-Holland. Of voor een bespreking zoals het debat met de gedeputeerde van de Provincie Noord-Holland over de toekomst van het jeugdbeleid en de jeugdzorg. Of voor een bijeenkomst naar aanleiding van het rapport met aanbevelingen van de Randstedelijke Rekenkamer op basis van haar onderzoek naar de wachtlijsten in de jeugdzorg. De Cliëntenraad heeft de Raad van Bestuur geadviseerd met betrekking tot 18+cliënten, de werkwijze van het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling, het opzeggen van de huurovereenkomst van een pand en de folderlijn van Bureau Jeugdzorg. Tevens heeft de Cliëntenraad gebruik gemaakt van zijn recht van één bindende voordracht voor één lid van de Raad van Toezicht. In het najaar is Bureau Jeugdzorg Noord-Holland bij Jeugdbescherming en Jeugdreclassering gestart met een proef voor invoering van de exitvragenlijst na afloop van de begeleiding. Deze lijst vraagt cliënten naar hun tevredenheid over de geboden ondersteuning. Met het oog op het voltallig maken van de Cliëntenraad is een extra vraag opgenomen in de exitvragenlijst. Op die manier worden cliënten uitgenodigd om kenbaar te maken of zij belangstelling hebben voor het lidmaatschap van de Cliëntenraad.
“De installatie van de nieuwe Cliëntenraad is een belangrijke ontwikkeling. Hun feedback leverde diverse verbeterpunten op. Maar vooral het feit dat de raad expliciet is gehoord door de Raad van Bestuur en leden van Provinciale Staten geeft aan dat hun mening serieus wordt genomen.” Marloes Kenter, Beleidsmedewerker
4.2 VERZAMELEN FEEDBACK
Essentiële thema’s in het cliëntenbeleid in 2009 waren het structureel verzamelen van feedback van cliënten via de meting van de tevredenheid over de dienstverlening en hulpverlening en het omgaan met klachten. De speerpunten voor het tot stand brengen van verbeteringen zijn opgenomen in de planning & control cyclus, zodat deze aanpak in 2010 zijn vruchten zal gaan afwerpen.
19
4.3 ADVIES- EN KLACHTENBUREAU JEUGDZORG (AKJ) De rijksoverheid financiert het Advies- en Klachtenbureau Jeugdzorg (AKJ) om cliënten in de jeugdzorg te helpen bij de behartiging van hun belangen. Daarvoor heeft Bureau Jeugdzorg Noord-Holland een overeenkomst met het AKJ te Amsterdam. Een onafhankelijk vertrouwenspersoon van het AKJ informeert en adviseert cliënten over hun rechtspositie en ondersteunt hen bij het formuleren, indienen en afhandelen van klachten. In voorkomende gevallen signaleert de vertrouwenspersoon structurele knelpunten en bespreekt deze met Bureau Jeugdzorg.
In 2009 maken 179 cliënten gebruik van de diensten van het AKJ, 45 procent meer dan het jaar daarvoor. Dat wijst op een groeiende bekendheid van de vertrouwenspersoon van het AKJ. De aard van de klachten is divers. De meeste klachten betreffen de bejegening, de bereikbaarheid van medewerkers, gebrekkige informatie over het hulpverleningsproces, de werkwijze van Bureau Jeugdzorg, het welbevinden van een kind en de rechten van de cliënt. Met ondersteuning van het AKJ hebben 58 cliënten een klacht ingediend bij Bureau Jeugdzorg Noord-Holland. Daarvan zijn 56 klachten behandeld via bemiddeling op locatie. De overige twee klachten zijn behandeld door de Klachtencommissie.
4.4 KLACHTEN VOLGENS PROCEDURE AFGEROND
Ter versterking van de rechtspositie van de cliënt is er een klachtenregeling. Cliënten die een klacht hebben over Bureau Jeugdzorg of zijn medewerkers kunnen een beroep doen op een onafhankelijke Klachtencommissie. Uitspraken van de commissie vormen een advies voor een uitspraak of beslissing van de bestuurder die vervolgens kan leiden tot acties op locatie door teamleiders en medewerkers. Het achterliggende streven bij de afhandeling van individuele klachten is een structurele verbetering van de dienstverlening. Voor de Klachtencommissie een klacht in behandeling neemt, vindt meestal bemiddeling op locatie plaats. De meeste bemiddelingsgesprekken hebben betrekking op respectievelijk de werkwijze van de uitvoerend werker, de samenwerking met de uitvoerend werker of het verzoek om een andere uitvoerend werker. Het voordeel van bemiddeling is de snellere, minder formele procedure en de bespreking van de klacht in de context waar deze is ontstaan. Dat maakt het in het algemeen gemakkelijker voor klagers en beklaagden om tot goede afspraken te komen.
KLACHTEN
Bemiddeling op locatie
Aantal klachten 2009
Lokaal Jeugdbeleid
-
Advies- en Meldpunt Kindermishandeling
5
Jeugdhulpverlening
12
Jeugdbescherming
64
Jeugdreclassering
3
Totaal
84
20 In 2009 zijn in totaal 84 zaken afgehandeld door bemiddeling op locatie en zijn 36 zaken aan de Klachtencommissie voorgelegd. Daarvan is het merendeel alsnog afgehandeld via bemiddeling. Van de 13 resterende klachtzaken zijn er zeven afgehandeld via een hoorzitting, voor zes zaken is begin 2010 een hoorzitting gepland. In 2009 zijn daarnaast nog twee klachtzaken uit 2008 behandeld. Naar aanleiding van een klachtzaak die in aanmerking komt voor een hoorzitting doet de Klachtencommissie uitspraken op klachtonderdelen. In behandeling genomen klachten betreffen respectievelijk de informatieverstrekking, de werkwijze van en samenwerking met de uitvoerend werker en het niet opnemen van bepaalde informatie in dossier. Bij het in 2009 afgehandelde aantal van 9 klachtzaken gaat het om 28 klachtonderdelen. Ruim de helft daarvan is door de commissie gegrond verklaard. Voor zover bekend bij Bureau Jeugdzorg zijn over het handelen van zijn medewerkers en de wijze van klachtafhandeling tevens 4 klachten ingediend bij de Nationale Ombudsman.
4.5 BEZWAREN VOORAL GERELATEERD AAN HERINDICATIE AWBZ
Als cliënten het niet eens zijn met een indicatiebesluit van Bureau Jeugdzorg in het kader van vrijwillige hulpverlening, dan kunnen zij hiertegen bezwaar aantekenen. De interne Bezwaarcommissie die deze zaken behandelt bestaat uit twee leden. Een jurist ondersteunt de commissie als ambtelijk secretaris. Voor de behandeling van bezwaren tegen indicatiebesluiten waarvoor het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) heeft geadviseerd neemt een medewerker van het CIZ plaats in de Bezwaarcommissie. Dit in verband met de expertise op het gebied van indicaties voor AWBZ-zorg. Periodiek rapporteert de secretaris van de Bezwaarcommissie aan de Raad van Bestuur over het aantal ingediende bezwaren in de betreffende periode, de aard van die bezwaren en de daarmee samenhangende beslissingen. In 2009 is meer dan 95 procent van alle bezwaren gericht tegen besluiten in verband met een wijziging van de wet AWBZ. Als gevolg daarvan is er sprake geweest van een intensieve samenwerking met het CIZ. De resterende bezwaren zijn gemaakt in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur.
Uitkomsten behandeling van bezwaar
2009
Bezwaar doorgestuurd
1
Bezwaar ingetrokken
24
Bezwaar niet ontvankelijk
17
Bezwaar gegrond
28
Bezwaar gedeeltelijk gegrond
34
Bezwaar niet gegrond
26
Totaal
130
21
5 verbetering bedrijfsvoering 5.1 MAATREGELEN VOOR FINANCIEEL GEZONDE ORGANISATIE
Er is een plan gemaakt waarin alle onderwerpen ter verbetering zijn uitgezet in de tijd. Ieder kwartaal wordt over de voortgang gerapporteerd. Zowel richting de financier als de eigen organisatie. Met behulp van prestatie-indicatoren wordt aangegeven of de doelen worden gehaald. Uitgangspunt is dat met behulp van de investeringssubsidie van de provincie in 2011 een sluitende exploitatie wordt gerealiseerd en de effecten van ingezette verbeteracties zichtbaar zijn.
5.2 VERZUIMCIJFERS LAAGSTE IN VIJF JAAR
De gerichte aanpak om het ziekteverzuim terug te dringen heeft in 2009 zijn vruchten afgeworpen. Het gemiddelde verzuim is gedaald van 7,8 procent in 2008 naar 6,4 procent, en is daarmee het laagst in de afgelopen 5 jaar. Maatregelen die hebben bijgedragen aan het behalen van dit goede resultaat zijn het verbeterde ziekteverzuimbeleid, de structurele aandacht voor verzuimcijfers, het verlagen van de caseload bij Jeugdbescherming en het frequenter inzetten van coachingsgesprekken. Daarnaast hebben alle leidinggevenden een training gevolgd in het voeren van verzuimgesprekken en is de Arbo-arts eenvoudiger te consulteren doordat hij vanaf juli op locatie werkt.
“Door gerichte aandacht voor het proces van ziek- en betermelden, training in het voeren van verzuimgesprekken, nieuwe afspraken met de Arbodienst en de uitvoering van het verzuimbeleid over te laten aan de teamleiders zagen we de verzuimcijfers fors dalen. De spectaculaire daling van het verloop, ook bij afdelingen met een traditioneel groot verloop, heeft geleid tot rust in de organisatie. Kennelijk weten we onze medewerkers te binden én te boeien.” Jacqueline Hissink, Hoofd P&O
Verloop met veertig procent gedaald Evenals het ziekteverzuim laat het verloop een dalende tendens zien: van 23,6 procent in 2008 naar 14,2 procent in 2009. Het terugdringen van het personeelsverloop met bijna 40 procent heeft ook een gunstig effect op de feitelijke inzetbaarheid van medewerkers doordat er aanzienlijk minder aandacht nodig is voor de werving en selectie en het inwerken en opleiden van nieuwe medewerkers.
Opleiding Van de gereserveerde opleidingskosten (1,6 procent van de loonsom) zijn middelen ingezet voor het inwerken van nieuwe medewerkers, functiescholing, het management developmenttraject voor teamleiders, verdiepingscursussen en individuele scholingstrajecten van medewerkers.
Organisatie-ontwikkeling en voorbereidingen op e-HRM-instrumentarium Ter bevordering van het functioneren van medewerkers is een uniforme systematiek voor functioneringsgesprekken ingevoerd. Verder is gestart met
22 het actualiseren van het functiegebouw, zijn de personele aspecten van de overdracht van een groot deel van het Lokaal Jeugdbeleid geregeld en is er stapsgewijs toegewerkt naar het realiseren van een nieuwe organisatievorm. Als voorbereiding op deze regionale ordening is onder andere het werkproces van de Toegang onder de loep genomen. In een later stadium, tijdens de inrichtingsfase van de regionalisering, zal duidelijk worden tot welke veranderingen voor de functie van toegangsmedewerker dit zal leiden. Tevens is de ingebruikneming van een geavanceerd digitaal personeelsinformatiesysteem (e-HRM) voorbereid.
5.3 STRATEGISCH HUISVESTINGSBELEID
In verband met de regionalisering en verbetering van de bedrijfsvoering, is de toekomstige huisvestingsbehoefte van Bureau Jeugdzorg geïnventariseerd. Dat zal leiden tot een Strategisch Huisvestingsplan voor de periode tot 2014. Tot dit plan behoren in ieder geval maatregelen om de lasten voor huisvesting te verlagen en de beschikbare ruimte zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Om die reden zijn vanaf november twee ruimtes van het Centraal Bureau onderverhuurd aan het Veiligheidshuis.
5.4 INKOOP
Voor een doelmatig inkoopbeleid is een inkoper aangesteld. Deze heeft een plan opgesteld dat op termijn zal leiden tot een structurele reductie van de kosten door de borging van efficiënte inkoopprocessen en een betere beheersing van de kwaliteit van de inkooppakketten. Op basis van een quick scan zijn in het afgelopen jaar al aanzienlijke besparingen op de inkoopactiviteiten gerealiseerd. Bureau Jeugdzorg beschikt over diverse voorschriften bij onverhoopte calamiteiten in de werkingssfeer van de Inspectie jeugdzorg. Het betreft voorvallen die ernstig van aard zijn en waarbij de veiligheid van jeugdigen of anderen in het geding is. Het protocol geeft het kader aan waarbinnen medewerkers moeten handelen bij een ernstig voorval en het onderzoek naar aanleiding daarvan.
5.5 Bedrijfshulpverlening
Los van bovenstaande calamiteiten kan Bureau Jeugdzorg ook te maken krijgen met een bedrijfsongeval, brand of agressie. Ook op dit gebied zijn maatregelen getroffen. Zo is er een gebruiksvergunning met een meldingsplicht voor panden die bestemd zijn voor meer dan vijftig personen. Op een totaal van ruim 500 medewerkers zijn 64 medewerkers gecertificeerd bedrijfshulpverlener. Zij volgen jaarlijks een bijscholing die bestaat uit één dagdeel brandpreventie en ontruiming, één dagdeel EHBO en levensreddende handelingen en een theoretisch deel via het e-learningsysteem. In alle panden zijn voldoende middelen aanwezig om eerste hulp bij ongelukken te bieden en brandjes te blussen. Een gecertificeerde dienstverlener controleert jaarlijks alle brandmeldinstallaties, net als de vluchtroutes, ontruimingsplannen en de noodverlichting. Bovendien is op alle locaties de jaarlijkse ontruimingsoefening gehouden.
5.6 JURIDISCHE HELPDESK
Medewerkers van Bureau Jeugdzorg kunnen de Juridische helpdesk per e-mail of telefoon vragen stellen in verband met de uitvoering van hun taken. Daarvoor is de helpdesk op maandag (in de even weken), dinsdag, woensdag en vrijdag van 9.30 tot 12.30 uur bereikbaar. Het streven is de vragen zo snel mogelijk maar maximaal binnen een week te beantwoorden. In 2009 zijn 672 vragen afgehandeld, 98 vragen meer dan in 2008.
23
6 ondernemingsraad De Ondernemingsraad (OR) komt gemiddeld een keer per maand bijeen voor een vergadering en een keer in de zes weken vindt overleg plaats met de Raad van Bestuur. De OR overlegt namens de medewerkers met de bestuurder over het bedrijfsbeleid en de belangen van het personeel. Naast wettelijk omschreven rechten van advies, beroep en instemming heeft de OR ook speciale bevoegdheden, zoals toezicht op de gelijke behandeling van werknemers en de bevordering van naleving van arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden. Voor een efficiënte werkwijze is de OR opgesplitst in drie werkgroepen. Twee werkgroepen behandelen de binnengekomen zaken, de derde werkgroep richt zich op het arbeidsomstandighedenbeleid. Een vertegenwoordiging vanuit de OR neemt deel aan het externe overleg over regionalisering, toegang tot Bureau Jeugdzorg, verzuim, communicatie en het Landelijk Platform Jeugdzorg. In 2009 zijn drie adviesaanvragen en zes instemmingaanvragen behandeld. Er is geadviseerd over: de inhuur externe deskundige, de aanstelling Manager Bedrijfsvoering en de ontbinding van de huurovereenkomst pand aan de Rogier van der Weydestraat te Alkmaar. Daarnaast is instemming gegeven aan: functioneringsgesprekken met aangepaste instemming, het agressiebeleid, functieprofiel Preventiemedewerker P&O, blokdagen 2009, contract Arbo-dienst en het Arbo-beleid.
“Het was in alle opzichten een druk en bewogen jaar met veel veranderingen die onze toekomst gaan beïnvloeden. Ook binnen de OR gebeurde er afgelopen jaar veel. Wat dat betreft vormen we een afspiegeling van de organisatie.” Daniëlle van As, Voorzitter Ondernemingsraad
Leden van de Ondernemingsraad in 2009 In 2009 telt de Ondernemingsraad, naast het dagelijks bestuur dat bestaat uit de voorzitter en de vice-voorzitter, uit zeven leden. De ambtelijk secretaris ondersteunt de OR. De OR bestaat uit: Daniëlle van As voorzitter Mirjam Nobel vice-voorzitter Lisa Oudolf - Klein ambtelijk secretaris LEDEN PER 1 JANUARI 2009 Laura Banis afgetreden in 2009 Klaas Homsma Pauline van Riessen afgetreden in 2009 Evelien Scheepstra afgetreden in 2009 Baki Torbacioglu uit dienst in 2009 Marja Scholten Hans Weijers
24 AANGETREDEN ALS LID IN 2009 Henk Bakker Wieteke van Espen Xander Frencken Ron Mesman Patrick Sinot uit dienst in 2009 Arnoud Visser afgetreden in 2009
25
7 raad van toezicht Per 1 april 2009 heeft de zittende Raad van Toezicht haar voornemen gerealiseerd om een nieuwe Raad van Toezicht te benoemen en de werkzaamheden over te dragen. Hierdoor komt de Raad van Toezicht in 2009 twee keer bijeen onder voorzitterschap van mevrouw M. Franken en zes keer onder voorzitterschap van mevrouw M. Barth. De bestuurder is aanwezig bij deze overleggen. Verder voeren de voorzitter(s) van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur regelmatig bilateraal (voor)overleg. Tevens heeft een afvaardiging van de Raad van Toezicht eenmaal vergaderd met de OR in aanwezigheid van de bestuurder. De Raad van Toezicht heeft eenmaal beraadslaagd met gedeputeerde mevrouw Baggerman, eveneens in aanwezigheid van de bestuurder. Tenslotte bezocht de Raad van Toezicht diverse locaties van Bureau Jeugdzorg Noord-Holland en sprak daar met alle regiomanagers en diverse medewerkers van de verschillende werksoorten.
Jaarrekening 2008 en Begroting 2009 Tijdens de vergadering in april 2009 bespreekt de Raad van Toezicht de Jaarrekening 2008 in aanwezigheid van de controlerend accountant met dien verstande dat enkele punten nog om uitwerking vragen. Tijdens de bijeenkomst in juni volgt de accountantsverklaring en verleent de Raad van Toezicht zijn goedkeuring aan de (bijgestelde) begroting voor 2009.
Good Governance In het kader van de Zorgbrede Governance Code heeft een herijking plaatsgevonden van het reglement Raad van Toezicht en het reglement Raad van Bestuur. De statuten van de stichting zijn tevens geactualiseerd. Deze geactualiseerde statuten zijn vervolgens ter instemming voorgelegd aan Gedeputeerde Staten van Noord-Holland. Als bijdrage aan de uitvoering van het principe van goed bestuur worden medio september 2009 drie commissies geïnstalleerd: een auditcommissie, een kwaliteitscommissie en een remuneratiecommissie.
Leden van de Raad van Toezicht in 2009 Mw. drs. M.A.M. Barth, voorzitter (vanaf 1 april 2009) Mw. drs. A.J. van Vliet-Eppinga (vanaf 1 april 2009) Dhr. drs. H. Stellingsma (vanaf 1 april 2009) Dhr. mr. B.B. Schneiders (vanaf 22 juni 2009) Mw. prof. dr. S.E. Buitendijk (vanaf 9 december 2009) Mw. M.E.G.C. Franken, voorzitter Mw. mr. drs. A.J. Eisses Dhr. H.J. van der Meulen MBA Dhr. drs. J.V. Muller Mw. A.A.B. Fischer
(tot 1 april 2009) (tot 1 april 2009) (tot 1 april 2009) (tot 1 april 2009) (tot 1 april 2009)
26
AFKORTINGEN EN BEGRiPPEN AJB: Arrondissement Justitieel Beraad AKJ: Advies- en Klachtenbureau Jeugdzorg AMK: Advies- en Meldpunt Kindermishandeling APJ: Arrondissementaal Platform Jeugd ASHG: Advies- en Steunpunt Huiselijk Geweld BJZNH: Bureau Jeugdzorg Noord-Holland CIZ: Centrum Indicatiestelling Zorg CJG: Centra voor Jeugd en gezin GBM: Gedragsbeïnvloedende middelen GGD: Gemeentelijke of Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst. De GGD’en vormen een landelijk dekkend netwerk. IPO: Interprovinciaal Overleg JAT: Jeugdzorg Advies Team JCO: Justitieel Casusoverleg Jeugd-LVG: Instellingen voor licht verstandelijk gehandicapte jeugd Jeugd-GGZ: instellingen voor jeugdigen met psychiatrische of psychosociale klachten JIT: Jeugd Interventie Team LAAK: Landelijk Actieprogramma Aanpak Kindermishandeling LIRIK: Licht Instrument Risicotaxatie Kindermishandeling MEE: landelijke organisatie voor onafhankelijke, laagdrempelige ondersteuning aan alle mensen met een handicap, functiebeperking of chronische ziekte. Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) MOgroep Jeugdzorg: Werkgeversorganisatie die optreedt voor de branches Welzijn & Maatschappelijk Dienstverlening, Jeugdzorg en Kinderopvang. ORBA-methodiek: ORBA (Onderzoek, Risicotaxatie en Besluitvorming AMK’s) is een gestructureerde werkwijze voor het beoordelen van en beslissen over situaties van (vermoedelijke) kindermishandeling. OTS: Onder Toezicht Stelling PIAS: Project Integratie Aanpak Schooluitval RAAK: Reflectie- en Actiegroep Aanpak Kindermishandeling REC: Regionale Expertise Centra STEP: Standaard Taxatie voor de Ernst van de Problematiek (STEP) STP: Scholings- en Trainingsprogramma VAT: Voorschools Advies Team VIB: Verbetering Indicatiestelling Bureaus jeugdzorg VIR: Verwijsindex risicojongeren (VIR) Wet Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling IJ: Informatiesysteem Jeugdzorg
Voetnoten ORBA (Onderzoek, Risicotaxatie en Besluitvorming AMK’s) is een gestructureerde werkwijze voor het beoordelen van en beslissen over situaties van (vermoedelijke) kindermishandeling. 2 Licht Instrument Risicotaxatie Kindermishandeling. 3 Landelijk Actieprogramma Aanpak Kindermishandeling. 4 Reflectie- en Actiegroep Aanpak Kindermishandeling. 1
27
Bureau Jeugdzorg Noord-Holland Centraal Bureau Diakenhuisweg 19 Postbus 5247 2000 CE Haarlem T 088 - 777 81 00 F 088 - 777 81 01
Colofon Redactie BJZNH: afdeling Beleid, afdeling Communicatie Tekstondersteuning: Bureau ABCdV, Alkmaar Vormgeving en opmaak: Cross Avenue, Breda Haarlem, april 2010
www.
BJZNH.NL
