Inhoud
VOORWOORD ....................................................................................................................................... 3 IKM-VLAANDEREN VZW ................................................................................................................... 4 DOEL ..........................................................................................................................................................................4 ALGEMENE VERGADERING .......................................................................................................................................4 RAAD VAN BESTUUR..................................................................................................................................................5 ACTIVITEITEN ...........................................................................................................................................................6 PERSONEEL................................................................................................................................................................7 FINANCIËN .................................................................................................................................................................8 RELATIE INTERPROFESSIONELE WERKGROEP IKM/QFL/QMK ..........................................................................9 ADVIESRAAD ............................................................................................................................................................ 10
RELATIE VLAM .................................................................................................................................. 11 CERTIFICERING................................................................................................................................. 12 CONTROLEORGANISMEN ........................................................................................................................................ 12 PRODUCTIE .............................................................................................................................................................. 13 INFORMATIE.............................................................................................................................................................. 14 COMMUNICATIE ........................................................................................................................................................ 14 STAND VAN ZAKEN ................................................................................................................................................... 15 GESCHILLEN ............................................................................................................................................................. 16 ONAANGEKONDIGDE IKM-CONTROLES .................................................................................................................... 16 INTERNE AUDIT ......................................................................................................................................................... 16 ACCREDITATIE .......................................................................................................................................................... 16 TRANSPORT ............................................................................................................................................................. 17
UITVOERING ....................................................................................................................................... 18 PROVINCIALE ONDERSTEUNING ............................................................................................................................. 18 LIMBURG .................................................................................................................................................................. 18
BIJLAGEN ............................................................................................................................................. 19 BIJLAGE 1 ................................................................................................................................................................ 19 BIJLAGE 2 ................................................................................................................................................................ 21 BIJLAGE 3 ................................................................................................................................................................ 22
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
2/22
Voorwoord Beste lezer,
Voor IKM werd 2013 gekenmerkt door ‘ENGAGEMENT’ op verschillende niveaus. Vanaf maart 2013 zijn 4 inspectie-instellingen aan zet voor het uitvoeren van IKMcontroles op het terrein. Deze zijn SGS, Quality Partner, Comité du Lait en Certalent. Via een interne audit op de zetel van de inspectie-instelling en het meevolgen van audits op het terrein waakt de certificatie-instelling IKM-Vlaanderen over de uniforme werking van deze 4 inspectie-instellingen. We houden constant de vinger aan de pols zodat we voeling blijven hebben met de realiteit van de werkvloer. In 2013 werd het IKM-lastenboek aangepast met als voornaamste wijziging, de ‘DUURZAAMHEIDSMONITOR’. De nieuwe versie van het lastenboek (versie 7) trad in werking per 1 januari 2014. Met deze gezamenlijke aanpak wil de sector die melkveehouders in de schijnwerpers zetten die nu al stappen hebben gezet en waar duurzaam ondernemen op het bedrijf een werkwoord is en dit op velerlei vlakken. Het blijft een vrijwillig initiatief waar elk bedrijf zelf de keuze bepaalt in functie van zijn bedrijfsspecifieke mogelijkheden. Met de invoering van de duurzaamheidsmonitor werd ook de database aangepast daar de duurzaamheidsinitiatieven geen invloed hebben op het behalen van een IKM-certificaat. Enkel deelname aan de monitor is verplicht! Verder werd ook de website aangepast met een nieuw tabblad waarin de DUURZAAMHEIDSMONITOR wordt uitgelegd en ook de checklijst beschikbaar wordt gesteld. IKM wil een performant systeem zijn en blijven waardoor in 2013 ingezet is op ‘EFFICIËNTIE’. Via een XML-download zal een up-to-date gegevensdoorstroming met de melkerijen gerealiseerd worden. Op deze manier willen wij onze goede SAMENWERKING blijven bewerkstelligen en efficiënt communiceren met onze partners. In 2013 werd tevens een vernieuwingsaudit uitgevoerd door Belac. Deze bevestigde opnieuw onze goede werking met een verlenging van onze accreditatie. Kortom IKM blijft zich engageren … want nieuwe uitdagingen dienen zich aan !! Veel leesgenot!
Katrien Van der Meulen, Voorzitter IKM-Vlaanderen vzw
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
3/22
IKM-Vlaanderen vzw Doel De vereniging zonder winstoogmerk IKM-Vlaanderen werd op 16 december 1999 opgericht als executieve voor Vlaanderen van het nationale project Integrale Kwaliteitszorg Melk (IKM). De vereniging heeft tot doel het ontwikkelen, operationeel maken en beheren van de IKMcertificering van de gehele zuivelketen, gaande van de Vlaamse melkveehouderij over de zuivelindustrie tot en met de distributie en de afzet.
Algemene Vergadering IKM-Vlaanderen vzw verenigt in zijn Algemene Vergadering de meest representatieve organisaties van de melkveehouders, de zuivelindustrie en de promotie. Verder werd een vertegenwoordiging van de distributie mogelijk gemaakt waarvan de invulling gebeurt naarmate de keten naar de eindverbruiker gesloten wordt.
LEDEN VAN DE ALGEMENE VERGADERING ABS Algemeen Boerensyndicaat L. Huybrechts P. Van de Vel H. Van den Haute E. De Cock
BOERENBOND K. Brouckaert-Van der Meulen R. Covens-Van Tilburg G. Vandepoel A. Vaesen D. Van De Keere L. Hamerlinck-Dellaert K. Van den Hout A. Feys - Bryon
BCZ Belgische confederatie van de zuivelindustrie E. Leloup R. Debergh K. Lowagie S. Henuset I. Voet P. Vanhengel
VLAM Vlaams Centrum voor Agro- en Visserijmarketing vzw F. Vandermersch F. De Wachter
IKM Integrale kwaliteitszorg Melk Secretaris A. Verhaert - Steenhuyse
Verslaggever A. Kempenaers
Op 07 maart 2013 vond de Algemene Vergadering van IKM-Vlaanderen plaats. De samenstelling van de Raad van Bestuur blijft ongewijzigd. De Algemene Vergadering bevestigt de samenstelling van de Raad van Bestuur. De jaarrekening en het jaarverslag van 2012 en het budget 2013 werden door de leden goedgekeurd.
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
4/22
Raad van Bestuur De Raad van Bestuur draagt zorg voor de interne organisatie van de vereniging en kan onder meer stuur- of werkgroepen inrichten, adviseurs aanstellen en een huishoudelijk reglement opstellen.
LEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR VOORZITTER
K. Brouckaert- Van der Meulen Boerenbond
VLAM Vlaams Centrum voor Agro- en Visserijmarketing vzw Penningmeester:
F. De Wachter
ONDERVOORZITTER
Expert:
E. Leloup
F. Vandermersch
BCZ
H. Van den Haute ABS
BCZ Belgische confederatie van de zuivelindustrie
BOERENBOND
R. Covens-Van Tilburg G. Vandepoel D. Van De Keere
P. Vanhengel I. Voet Expert
R. Debergh ABS Algemeen Boerensyndicaat
IKM Integrale Kwaliteitszorg Melk Secretaris
P. Van de Vel
A. Verhaert-Steenhuyse
MCC Melkcontrole Centrum Waarnemer
Verslaggever
A. Kempenaers
K. Lommelen DGZ-VLAANDEREN Dierengezondheidszorg Vlaanderen Waarnemer
K. De Bleecker
Boerenbond stelt d.d. 07 maart 2013 voor dat Dhr. S. Rammant vervangen wordt door Mevr. A. Feys - Bryon. De Raad van Bestuur bevestigt de voorgestelde wijziging voor de samenstelling van de Algemene Vergadering. De Raad van Bestuur vergaderde 4 maal in het jaar 2013 respectievelijk op 07 maart, 06 juni, 19 september en 05 december. De belangrijkste agendapunten waren: ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒
Stand van zaken bedrijfsspecifieke punten zuivelindustrie Stand van zaken verspreiding controlepunten Duurzaamheid + budget Terugkoppeling opleiding duurzaamheisdmonitor (03/10/2013) Stand van zaken DMM – database/XML voor melkerij/website Stand van zaken aanpassingen database en communicatie Inkomsten PVV-Vlam Zuivel Verslag BELAC-audit
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
5/22
⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒
IKM-nieuwsbrief Verslag interne audit d.d. 12/07/2012 Verslag interne audit d.d. 21/06/2013 Personeel IKM-Vlaanderen Tijdlijn IKM-lastenboek versie 7 en uitdagingen 2013 Contracten + tarieven II’s Evaluatie deelname Agriflanders 2013 Onaangekondigde IKM-controles Aanpassing van de samenstelling van de Algemene vergadering Feedback IPW IKM/QFL/QMK d.d. 23/01/2013 Voorstel wijziging algemene voorwaarden voor de uitreiking van een IKM-certificaat Expertengroepen ‘Taskforce duurzaamheid’ Efficiënte gegevens verzameling Jaarrekeningen 2012 en budget 2013 IKM-Vlaanderen vzw
Activiteiten De kernactiviteit van IKM-Vlaanderen is de certificatie van de kwaliteit en de voedselveiligheid in de zuivelketen. De certificatie-instelling IKM-Vlaanderen vzw heeft op een totaal van 5112 productie-eenheden 99% van de melkveehouders in Vlaanderen gecertificeerd. Deze produceren naar schatting 99% van de geleverde melk. In totaal verloopt 98% van de melkaanvoer onder gecertificeerde omstandigheden. Verder is IKM-Vlaanderen de executieve organisatie voor de opdrachten van de feitelijke vereniging Interprofessionele Werkgroep IKM/QFL/QMK. In nauwe samenwerking met het Comité du Lait, service QFL wordt uitvoering gegeven aan het nationaal beheer van het IKM-kwaliteitssysteem.
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
6/22
Personeel Het hierna volgende organigram geeft de functionele personeelsbezetting weer van de vzw IKM-Vlaanderen als certificatie-instelling en niet de hiërarchische structuur van het personeel. Met uitzondering van de kwaliteitsauditeur en de interne auditor is het voltallig personeel in dienst van de vzw VLAM en wordt het voor de uitvoering van het IKM-project ter beschikking gesteld van de vzw IKM-Vlaanderen. Eind 2013 waren er 2 deeltijdse personeelsleden (respectievelijk 0,6 en 0,8 FTE) en 1 voltijds personeelslid tewerkgesteld voor een totaal van 2,4 FTE.
Raad van Bestuur IKM-Vlaanderen vzw
Kwaliteitsauditeur Guy Vandepoel Verantwoordelijke IKM-Vlaanderen Kwaliteitsverantwoordelijke Ann Verhaert – Steenhuyse
Interne auditeur Administratie:
Annette Königs
- Adjunct verantwoordelijke An Kempenaers - Verwerking en boekhouding Logistieke ondersteuning
An Verstrepen
VLAM vzw
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
7/22
Financiën Op de financiële rekening van IKM-Vlaanderen vzw werden enkel ontvangsten geregistreerd van melkveehouders en betalingen die gerelateerd zijn aan de certificatieactiviteiten van IKM-Vlaanderen. De andere werkingskosten van de vereniging worden rechtstreeks gefinancierd binnen het VLAM-promotiefonds ‘Zuivel’. Het boekjaar 2013 wordt afgesloten met een omzet van € 248.299,80 exclusief btw en een totale controlekost van € 198.411,05. De gemiddelde tijd tussen de aanvraag en de certificatie, dus ook tussen de factuur aan de melkveehouder en de factuur van het controleorganisme, bedraagt iets meer dan 2 maanden. Om dit verschil boekhoudkundig weg te werken werd een voorschottenrekening geopend waarin voor een periode van 2 maanden de som van de gefactureerde aanvragen voor een totaal bedrag van € 46.169,00 wordt weggeschreven. De facturen van het boekjaar 2014 die betrekking hebben op controles en prestaties in 2013, ten bedrage van € 3.570,00 worden opgenomen in de rekening ‘te ontvangen facturen’. In de rekening ‘Voorzieningen’ werd een bedrag van € 8.125,00 voorzien voor controles die normaal tijdens 2013 ingepland werden, maar uiteindelijk tijdens 2014 zullen uitgevoerd worden. In 2013 werd naar aanleiding van de duurzaamheidsmonitor aanpassingen uitgevoerd aan het databasesysteem voor een bedrag van € 23.896,00. Tevens werden ook de vergadering van de intermediairen in Beveren gefinancierd voor een bedrag van € 3.244,31 en het drukwerk van de Brochure ‘Duurzaamheidsmonitoring van de melkveehouderij’ voor een bedrag van € 5.513,40. Dit geeft een negatief operationeel resultaat van € -11.572,57. Aangezien het overgedragen resultaat van vorig boekjaar € 63.945,41 bedroeg, komt het uiteindelijke saldo op € 52.372,84. Dit is het boekhoudkundige eigen vermogen van IKMVlaanderen vzw op 31 december 2013. Op de Raad van Bestuur werd het budget 2014 goedgekeurd. In deze raming wordt ervan uitgegaan dat er maandelijks een vast aantal melkveehouders aangeschreven wordt voor een nieuwe audit voor de volgende ronde en dat de controleorganismen dit ritme volgen. In bijlage 1 volgen de balans en de resultaatrekening voor het jaar 2013, in vergelijking met het boekjaar 2012, en het budget 2014.
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
8/22
Relatie Interprofessionele Werkgroep IKM/QFL/QMK Dit nationaal overlegorgaan bepaalt de IKM-richtlijnen en neemt alle beslissingen in verband met de inhoud van de IKM-lastenboeken. Het is tevens bevoegd om: -
een geschillencommissie samen te roepen, technische werkgroepen te organiseren, contacten te leggen met de verwerking, de distributie en de consument, de nationale certificatie te bepalen, de inhoud van de externe communicatie vast te leggen, het gebruik van het logo te bepalen.
De Interprofessionele Werkgroep vergaderde 3 maal in het jaar 2013, respectievelijk op 23 januari, 17 april en 06 september. De belangrijkste agendapunten daarbij waren: ⇒ Procedure controles bij klachten ⇒ Verordening registratie en verantwoording antibioticagebruik in de rundersector in Nederland: Situatieschets ⇒ Presentatie van de beslissing van de Taskforce ‘Duurzaamheid’ ⇒ Feedback van de Taskforce ‘Duurzaamheid’ ⇒ Budget communicatie rond duurzaamheidsmonitor ⇒ Verspreiding controleresultaten IKM en duurzaamheid aan de kopers ⇒ IKM-transport: Situatieschets ⇒ Lastenboek IKM/QFL/QMK versus private lastenboeken ⇒ Lastenboek Versie 7 ⇒ Toekomstige evolutie van IKM Daarnaast werden ook enkele beperkte technische werkgroepen georganiseerd, namelijk d.d. 09 januari, 13 maart, 15 mei, 13 juni, 17 oktober: Taskforce ‘Duurzaamheid’ (organisatie door BCZ). Voor de uitwerking van de duurzaamheidsmonitor van de melkveehouderij werden d.d. 19 februari, 26 februari en 01 maart expertengroepen georganiseerd rond de respectievelijke thema’s dierenwelzijn, diervoeding en diergezondheid.
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
9/22
Adviesraad De Interprofessionele Werkgroep IKM/QFL/QMK is de beheerder van het lastenboek en de werkinstructies. IKM-Vlaanderen en het Comité du Lait - service QFL zijn de executieve certificatieinstellingen voor Vlaanderen en Wallonië, ze zijn beide BELAC-geaccrediteerd volgens de norm 45011. Om alle schakels van de keten voldoende te betrekken bij het IKM-project werd tevens een Adviesraad opgericht. Deze consultatieve raad is samengesteld uit vertegenwoordigers van: -
toelevering (mengvoederindustrie en verenigingen voor sanitaire bewaking), landbouworganisaties, IKM-executieven, interprofessionele organismen, zuivelindustrie, distributie, verbruikersorganisaties, onderzoekinstanties, universiteiten.
De Adviesraad moet er op toezien dat de Interprofessionele Werkgroep en de certificatieinstellingen volledig onafhankelijk werken en dat de procedures worden gevolgd. Verder geeft de raad advies over de inhoud van het lastenboek, de certificatieprocedure en de voorwaarden voor het gebruik van het certificaat en het logo.
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
10/22
Relatie VLAM IKM-Vlaanderen vzw beheert het kwaliteits- en certificeringssysteem en de borging van het eindproduct, voert de promotie van die borging naar de deelnemers binnen de sector, ontwikkelt recruteringsgerichte acties naar de producent en de verwerking van de melk en verspreidt informatie over het kwaliteitssysteem. VLAM voert alle promotie voor de producten en labels waarrond IKM-Vlaanderen activiteiten ontplooit, hiermee wordt bedoeld de promotie van de eindproducten naar de consument. Het werkingsbudget van IKM-Vlaanderen wordt jaarlijks voorzien door de VLAMsectorgroep 'Zuivel' in overleg met de Raad van Bestuur van IKM-Vlaanderen. Het VLAM-budget ‘IKM’ werd voor het boekjaar 2013 begroot op € 188.900,00. Hiervan werd slechts € 170.795,19 besteed; voornamelijk aan personeelskosten, achterbancommunicatie, verzendingen en drukwerk, verzekering, software, e.d. De IKM-rekening wordt beheerd door de Raad van Bestuur van IKM-Vlaanderen vzw in samenspraak met de VLAM-sectorgroep ‘Zuivel’. Voor 2014 werd door de sectorgroep ‘Zuivel’ opnieuw een budget van € 198.000,00 goedgekeurd op basis van een raming van de te verwachten kosten. In bijlage 2 volgt de tabel met het resultaat van de VLAM-rekening ‘IKM’ voor het jaar 2013.
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
11/22
Certificering De certificatie-instelling IKM-Vlaanderen vzw heeft op een totaal van 5112 productieeenheden 99% van de melkveehouders in Vlaanderen gecertificeerd.
Controleorganismen Sinds 01 maart 2013 wordt de controle van de praktische toepassing van het IKMlastenboek bij de producenten uitgevoerd door 4 inspectie-instellingen, namelijk SGS Agrocontrol, Quality Partner, Comité du Lait en Certalent (vanaf juni 2013). Deze inspectie-instellingen (II’s) zijn hiervoor geaccrediteerd volgens ISO 17020. Tevens zijn allen geaccrediteerd voor de autocontrolegids Primaire Productie (G040) ruwvoederproductie (module B) en dierlijke productie (module C). Dit geeft als extra (prijs-)voordeel dat de melkveehouders zich op eigen initiatief via één bedrijfsbezoek, onder de noemer van een ‘combi-audit’, in orde kunnen stellen volgens alle op hun bedrijf van toepassing zijnde gidsen. Om dit laatste te realiseren biedt IKM-Vlaanderen haar klanten de mogelijkheid tot het aanvragen van een vervroegde IKM-controle. In aanloop naar de praktische toepassing van het nieuwe IKM-lastenboek vanaf 01/01/14 werd d.d. 3 oktober 2013 door IKM-Vlaanderen voor alle auditors van de 4 inspectieinstellingen en de fieldmensen van de melkerijen een opleiding voorzien waarin ‘Versie 7’ van het IKM-lastenboek en de bijbehorende Werkinstructies werden toegelicht. Tijdens werkingsjaar 2013 werd steekproefsgewijs meegelopen met een aantal auditors van de 4 huidige inspectie-instellingen. Hieruit mag geconcludeerd worden dat de uniformiteit van de controles, de gelijkwaardige behandeling van de deelnemers en eenzelfde slaagpercentage voor alle deelnemers gegarandeerd zijn. In dit opzicht werd op 15/02/13 een tweede praktische opleiding voor de auditor(s) van Certalent georganiseerd. Eind mei 2013 gaf Certalent IKM-Vlaanderen positief bericht omtrent het behalen van de Belac-accreditatie voor het uitvoeren van IKM-controles. Ook vanop het IKM-secretariaat worden de inspectie-instellingen en hun inspecteurs continu bijgestuurd a.d.h.v. de ontvangen controleresultaten en samenvattende auditrapporten. Tevens werd een interne audit uitgevoerd bij de 4 inspectie-instellingen. Het doel van deze audit is de conformiteit van de uitgevoerde controles en de rapportering van naderbij bekijken. De procedure vanaf het inlezen van de betalingen tot de rapportering wordt doorlopen. De producent heeft zelf de keuzemogelijkheid om bij een periodieke controle de inspectieinstelling, die op zijn bedrijf de IKM-controle mag uitvoeren, te bepalen. Samen met het keuzeformulier wordt een duidelijk prijsoverzicht van de verschillende inspectieinstellingen meegestuurd. Na ontvangst van de keuze wordt de facturatie opgestart. Wanneer IKM-Vlaanderen geen of een laattijdige II-keuze ontvangt, heeft de Raad van Bestuur van IKM-Vlaanderen bepaalt dat de melkveehouder berust in de oude situatie waarbij dezelfde inspectie-instelling als deze die de voorgaande controle heeft uitgevoerd geselecteerd wordt.
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
12/22
Onderstaande grafiek geeft een verdeling van de II-keuze weer: Verdeling (%) II-keuze op totaal aantal geselecteerden (Facturatiejaar 2013) 76,79%
0,49% % SGS
12,73%
10,27%
% Quality Partner
% CDL
% Certalent
Hieruit leiden we af dat 23,49% van de producenten de keuze maakt om samen te werken met een nieuwe inspectie-instelling: Quality Partner of Comité du Lait. We zien hierbij een verdeling van respectievelijk 12,73% en 10,27%. 0,49% verkiest om de IKM-controle te laten uitvoeren door Certalent. De meerderheid, nl. 76,79%, blijft kiezen voor SGS; waardoor SGS tijdens het facturatiejaar 2013 ongeveer het zelfde aantal controles uitvoert als tijdens 2012
Productie De certificatie-activiteiten van IKM-Vlaanderen zijn van toepassing op de melkproductieeenheden die het IKM-lastenboek implementeren, dat werd uitgewerkt door de Interprofessionele Werkgroep IKM/QFL/QMK. Een goede productiemethode, de zorg voor dierengezondheid en -welzijn en de zorg voor het milieu, de zuiverheid en de veiligheid van het afgewerkte product, het vermijden van insleep van bedrijfsvreemde stoffen op het melkveebedrijf, zijn de onderwerpen van het IKM-kwaliteitssysteem voor de primaire productie van rauwe melk. Vanaf 01 januari 2014 is een nieuwe versie van het IKM-lastenboek (Versie 7) en de werkinstructies (Versie 12) van toepassing. De belangrijkste wijziging aan het IKM-lastenboek, die met goedkeuring van de Interprofessionele Werkgroep IKM/QFL/QMK geïmplementeerd werd is de extra module ‘G’ of de duurzaamheidsmonitor (DDM). In totaliteit werden 35 duurzaamheidsinitiatieven gedefinieerd, die in 7 groepen opgedeeld werden: -
dierengezondheid, dierenwelzijn, energie, milieu, dierenvoeding, water en bodem, sociale duurzaamheid.
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
13/22
De opzet van de duurzaamheidsmonitor is om de vooruitgang inzake duurzaamheid op het niveau van de melkveesector te inventariseren. Bijkomend worden de melkveehouders geïnformeerd en gesensibiliseerd om op vrijwillige basis extra initiatieven op hun bedrijf toe te passen. De producenten worden verplicht om de DMM in te vullen, maar er is geen verplichting tot het nemen van een bepaald aantal duurzaamheidsinitiatieven; bijgevolg heeft het geen invloed op het al dan niet behalen van een IKM-certificaat. Praktisch gezien duidt de melkveehouder op de duurzaamheidsmonitor aan welke duurzaamheidsinitiatieven hij toepast en verzamelt hij ter voorbereiding van de IKM-audit het nodige bewijsmateriaal. Begin 2013 heeft de Raad van Bestuur van IKM-Vlaanderen positief gereageerd op de vraag van 2 melkerijen om gelijklopend met de IKM-controle een controle uit te voeren op melkerij-specifieke controlepunten. Sinds juni 2013 worden deze controles in the field uitgevoerd door de 4 erkende inspectie-instellingen. IKM-Vlaanderen komt op deze wijze tegemoet aan de vraag van melkerijen en landbouworganisaties om de controledruk bij de melkveehouders te beperken via combi-audits.
Informatie De algemene informatie over het IKM-project is publiek en kan geconsulteerd en gedownload worden op de IKM-website: www.ikm.be voor de Nederlandstalige versie, www.qfl.be voor de Franstalige versie en www.qmk.be voor de Duitstalige versie. Melkveehouders alsook verantwoordelijken en fieldmensen van de melkerijen kunnen zich registreren en toegang aanvragen tot het afgesloten gedeelte van de IKM-website, dat o.a. specifieke IKM-informatie, lijsten, werkinstructies, formulieren, … bevat. Het informeren van melkveehouders bleef echter zoals tijdens de voorgaande jaren, weggelegd voor de zuivelindustrie en voornamelijk voor de fieldmensen die tijdens hun dagelijks contacten met de melkveehouders duizenden pre-evaluaties bij hun leveraars hebben uitgevoerd. Deze vorm van rechtstreekse voorlichting en motivatie voor het systeem, blijkt de meest succesvolle te zijn. De zuivelindustrie heeft hierin zwaar geïnvesteerd zowel in tijd als in mensen.
Communicatie In het verleden bleek de IKM-nieuwsbrief een succes en werd deze door de melkveehouders beschouwd als een waardevolle bron van informatie. Hierin worden alle nieuwigheden betreffende het IKM-lastenboek zoals de aanpassing van de auditprocedure, de aanpassingen in de nieuwe versie van het lastenboek,… meegedeeld. Tijdens 2013 werden één nieuwsbrief uitgegeven, nl. -
Nummer 18 – Oktober 2013
Op vraag van partners kunnen ook opleidingen georganiseerd worden; waaronder o.a. les IKM in het kader van een B-cursus voor Groene Kring, voordracht Hogeschool, IKM als onderdeel van de opleiding voor melk- en koeltanktechnici, …
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
14/22
Stand van zaken In bijlage 3 zijn de kengetallen van de certificatie-activiteiten van IKM-Vlaanderen samengebracht. In 2013 werden 1607 controles uitgevoerd t.o.v. 1863 in het jaar 2012. Er werden 1565 certificaten uitgereikt, waarvan 1412 certificaten met een loopduur van 3 jaar en 153 certificaten voor 18 maanden. 9 bedrijven zijn in 2013 in het systeem ingestapt, 134 melkveehouders hebben hun activiteiten definitief gestopt en 26 bedrijven werden definitief afgewezen. Daardoor daalt ook in 2013 het aantal gecertificeerde melkveehouders tot 5112. Het totaal aantal gecertificeerde producenten t.o.v. 2012 kende een toename tot 99%. Een overzicht van het aantal IKM-certificaten per provincie in verhouding tot het totaal aantal melkveehouders in die provincie wordt in volgende grafiek weergegeven. Ten opzichte van 2012 nam het % gecertificeerde leveraars voor de provincie Limburg niet toe. De provincie Oost-Vlaanderen steeg met 3%. De provincies Antwerpen, Brabant en West-Vlaanderen stegen met 1%. Een %IKM-melkveehouders van 100% is echter geen realistisch beeld.
Geografische verdeling certificaten IKM % van aantal leveraars 2013 99 100
99 99
96
100
Antwerpen
Brabant
Limburg
Oost-Vl
West-Vl
Nederland
Een periodieke controle voor de verlenging van het IKM-certificaat gebeurt om de 3 jaar vanaf 9 maanden vóór de vervaldag van het certificaat. De tussentijdse controle gebeurt vanaf 6 maanden vóór de vervaldag van het certificaat. Er zijn gemiddeld iets meer dan 7,68 controles uitgevoerd per melkveehouder. De tijd tussen de verzending van de factuur aan de melkveehouder en de betaling van die factuur bedraagt 1,20 maanden. Dit betekent een lichte verbetering t.o.v. 2012. Aanleiding hiertoe is het vervroegd aanschrijven van de producenten. De tijd tussen de betaling van de factuur en het controlebezoek is 2,29 maanden. Omdat in 2013 minder bedrijven aangeschreven werden, moeten ook minder IKM-controles uitgevoerd worden waardoor de inspectie-instellingen de controles op een kortere termijn na betaling konden uitvoeren.
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
15/22
Geschillen In een afzonderlijke procedure werd de manier beschreven waarop klachten behandeld worden met als doel een gelijke behandeling van alle deelnemers ongeacht hun eigenheid en de mogelijkheid beroep aan te tekenen tegen eenzijdige beslissingen. De samenstelling van de geschillencommissie wijzigt bij elke zitting. De geschillencommissie vergaderde tijdens 2013 drie maal, respectievelijk op 23 januari, 17 april en 06 september. Voor Vlaanderen werden 16 dossiers van melkveehouders behandeld en 66 dossiers ter goedkeuring voorgelegd. Ook werden 2 dringende dossiers van melkveehouders via een elektronische geschillencommissie behandeld. Dit komt dus neer op een totaal van 7,3% van de uitgevoerde controles in het jaar 2013. Dit is stijging t.o.v. 4,1% in 2012.
Onaangekondigde IKM-controles In een afzonderlijke procedure wordt de manier beschreven waarop onaangekondigde IKM-controles volgend op externe klachten geformuleerd door derden (o.a. melkerij, Interprofessioneel organismen, …) behandeld worden. Dit met als hoofddoel om het imago van de melkveesector alsook de geloofwaardig- en betrouwbaarheid van het IKMcertificaat en -systeem te versterken naar o.a. collega-melkveehouders, de consument, … toe. Deze dossiers worden voorgelegd aan een elektronische geschillencommissie, waarvan de samenstelling hetzelfde is als deze van de standaard geschillencommissie. Tijdens 2013 werd 1 dossier volgend op een externe klacht van de melkerij behandeld. Dit komt dus neer op een totaal van 0,06 % van de uitgevoerde controles in het jaar 2013.
Interne audit Doelstelling van de interne audit is na te gaan of het kwaliteitssysteem beantwoordt aan de procedures en doelstellingen beschreven in het kwaliteitshandboek. De interne audit werd uitgevoerd op 21 juni 2013 door Mevr. A. Königs.
Accreditatie De goede werking van de certificatie-instelling IKM-Vlaanderen wordt op basis van het kwaliteitshandboek beoordeeld door BELAC, het Belgisch Accreditatiesysteem.
Accreditatie EN 45011 BELAC-referentie 289-PROD
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
16/22
De accreditatie van de certificatie-instelling IKM-Vlaanderen geeft voldoende garantie aan de producenten over de integriteit en de competenties van de auditeurs, over het correcte verloop van de audits en over de administratieve opvolging voor de uitreiking van een IKM-certificaat. Ten behoeve van de verwerkers, de distributeurs en de consumenten geeft deze accreditatie naar geloofwaardigheid van de kwaliteitsborging, een bijzondere meerwaarde aan de melk van IKM-gecertificeerde bedrijven t.o.v. buitenlandse melk. Op 29 en 30 mei 2013 werd een verlengingsaudit uitgevoerd op het IKM-secretariaat door het BELAC-team, samengesteld uit: - Hoofdauditor
: Dhr. G. Goyens
- Technisch auditor : Dhr. A. Van der Sanden Het BELAC-team concludeerde dat de accreditatie hernieuwd kon worden voor een nieuwe periode van 5 jaar.
Transport Het IKM-certificaat garandeert de goede praktijk van de melkophalers-transporteurs en waarborgt de voedselveiligheid en de traceerbaarheid van de grondstof rauwe melk. De ‘goede transportpraktijk’ GTP omvat de voorwaarden en criteria waaraan moet voldaan worden om te garanderen dat op een voldoende hygiënische en veilige manier gewerkt wordt om contaminaties tijdens het ophaal- en transportproces te vermijden. De gevaren voor de voedselveiligheid worden onderzocht in een HACCP-studie. De toepassing van de normen uit deze gids geeft invulling aan de beheersmaatregelen van de kritische controlepunten (CCP) en de punten van aandacht (PVA) en beschrijft tevens de corrigerende maatregelen. Momenteel wordt naar schatting 98% van de melktransporten in Vlaanderen uitgevoerd onder IKM-gecertificeerde voorwaarden.
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
17/22
Uitvoering
Provinciale ondersteuning Limburg Sinds 1 juli 2003 voorziet de provincie Limburg via IKM-Vlaanderen vzw een korting van 75 euro per melkveehouder. Deze korting wordt uitsluitend toegekend bij een periodieke controle. In 2013 hebben 135 Limburgse melkveehouders gebruikgemaakt van de provinciale subsidie. Omwille van budgettaire redenen heeft de deputatie de beleidsprioriteiten aangepast en wordt er vanaf 01 januari 2014 geen nominatieve werkingssubsidie voor IKM-Vlaanderen vzw meer voorzien. De deputatie opteert in het provinciaal landbouwbeleid voor een bredere ondersteuning van de Limburgse land- en tuinbouw door in te zetten op de versterking van het ruraal management.
Ann Steenhuyse Verantwoordelijke IKM-Vlaanderen vzw
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
18/22
Bijlagen Bijlage 1 De volgende tabellen geven de balans en de resultaatrekening voor het jaar 2013, in vergelijking met het boekjaar 2012, en het budget 2014.
Balans 2013 Actief
IKM- Vlaanderen vzw 2012 2013 Passief
2012
2013
29.834,42
21.642,72
Handelsdebiteuren
17.934,19
28.182,11
Leveranciers
Beleggingen Vlam (vastrentende effecten)
81.755,21
84.240,57
Te ontvangen facturen
3.173,16
3.570,00
Lopende rekening BTW
1.334,09
2.312,99
Voorschotten verkopen
23.490,05
46.169,00
0,00
0,00
Onbestemde fondsen Resultaat
63.945,41 -5.562,63
52.372,84 -11.572,57
69.508,04
63.945,41
10.000,00
9.950,87
130.443,04
133.705,43
Financiële wachtrekening
Overgedragen resultaat Financiële rekening
29.419,55
18.969,76
Voorzieningen
130.443,04 133.705,43
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
19/22
Budgettering en resultaatrekening
IKM-Vlaanderen vzw
2012
Budget 2012
190.657,58
170.085,00
248.299,80
244.170,00
348.260,00
173.152,25 0,00 1.376,00 4.795,00 5.538,08 2.110,00 49,34 0,00 3.636,91 0,00 0,00
150.000,00 5.000,00 0,00 4.585,00 5.000,00 0,00 0,00 0,00 5.500,00 0,00 0,00
191.486,05 735,00 110,00 33.996,00 5.414,32 2.400,00 3,07 95,00 2.485,36 10.440,00 1.135,00
207.570,00 7.000,00 0,00 4.500,00 5.000,00 3.000,00 0,00 0,00 4.500,00 0,00 12.600,00
320.055,00 860,00 0,00 3.845,00 5.000,00 3.000,00 0,00 0,00 3.000,00 9.000,00 3.500,00
176.220,21
161.890,00
259.872,37
224.650,00
334.189,13
Controlekosten
242.883,00
227.509,00
198.411,05
199.820,00
327.427,00
Kosten supplementaire controle
0,00
0,00
672,50
0,00
3.500,00 0,00
Bedrijfsopbrengsten Verkopen en dienstprestaties Verkopen melkerij Verkopen onaangekondigde controle Vergoeding inspectie-instellingen Administratieve kostenrekening Aanmaningskosten Uitzonderlijke opbrengsten Doorgefactureerde opbrengsten Financiële opbrengsten Verkopen PVV Verkopen supplementaire controle
Bedrijfskosten
December 2013 Budget 2013
Budget 2014
Controlekost melkerij
0,00
4.500,00
0,00
6.500,00
Certificatiekosten
2.715,30
0,00
4.546,85
4.000,00
0,00
Kosten bankverrichtingen
744,25
650,00
868,56
700,00
800,00
Belastingen en taksen
18,87
40,00
15,41
30,00
30,00
Algemene vergadering
1.351,92
1.400,00
1.433,08
1.400,00
1.450,00
Bestuurskosten
1.600,00
2.000,00
2.750,00
2.000,00
2.500,00
Verzekering bestuurders
1.711,13
1.700,00
1.745,37
1.750,00
1.800,00
Kilometervergoedingen
801,70
1.200,00
1.388,40
1.000,00
1.300,00
Personeelskost PVV Doorgefactureerde kosten aangetekende zending
0,00
0,00
4.083,00
0,00
4.083,00
763,40
0,00
1.055,52
500,00
1.050,00
0,00
0,00
23.896,00
6.750,00
0,00 0,00 0,00
Doorgefactureerde kosten Axi Vergadering intermediaire DMM
0,00
0,00
3.244,31
0,00
Opleiding
8,64
0,00
0,00
0,00
0,00
Drukwerk
0,00
0,00
5.513,40
0,00
Voorzieningen Westsite
0,00
0,00
1.825,87
0,00
-1.825,87
Voorzieningen uitgestelde controles
-77.509,00
-77.509,00
8.125,00
0,00
-8.125,00
Uitzonderlijke kosten
247,48
0,00
222,09
0,00
0,00 200,00
Patrimoniumtaks
93,61
400,00
75,96
200,00
Achterbancommunicatie
790,00
0,00
0,00
0,00
0,00
14.437,37
8.195,00
-11.572,57
19.520,00
14.070,87
-20.000,00
-10.000,00
-10.000,00
-10.000,00
0,00
10.000,00
10.000,00
-10.000,00
-10.000,00
-5.562,63
-1.805,00
Operationeel resultaat Ondersteuning wetenschappelijk onderzoek Terugname voorziening ondersteuning wetenschappelijk onderzoek Voorziening ondersteuning wetenschappelijk onderzoek
Winst of verlies van het boekjaar
10.000,00 0,00
-11.572,57
10.000,00
0,00
0,00
19.520,00
0,00
14.070,87
Opmerking : In het budget 2014 is de controlekost gerekend van 2.075 periodieke controles (waarvan 1.744 aan €150 per certificaat, 311 aan €130 en 20 aan €157,5); 106 tussentijdse controles (waarvan 59 aan €85, 8 aan €90, 39 aan €80); 51 PVV-controles ( waarvan 40 aan €119, 2 aan €135, 9 aan €110) en 7 melkerijen. .
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
20/22
Bijlage 2 De volgende tabel geeft het resultaat van de VLAM-rekening ‘IKM’ voor het jaar 2013.
VLAM-rekening IKM 2013
Omschrijving
2013
personeelskost
151.722,44
reiskosten
1.394,38
website
1.408,44
verzendingen
11.393,52
communicatie B2B (o.a. creatieve cel, …) aanpassing software
801,07 3.000,00
accreditatie
159,15
drukwerk
691,19
- broodjes vergadering
122,00
- opleiding fieldmensen 103,00 - opleiding II
Totaal
170.795,19
Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
21/22
Bijlage 3 In deze tabel zijn de kengetallen van de certificatie-activiteiten van IKM-Vlaanderen samen gebracht.
2011
2012
2013
3158
1211
1784
26
66
9
periodiek
3132
1145
1775
factuur betaald
2885
1374
1669
stopzetting
196
168
134
2256
1909
1565
bedrijven gecertificeerd - 3j
2133
1764
1412
bedrijven gecertificeerd - 18M
123
145
153
definitief afgekeurd
15
32
26
onaangekondigde controles
0
11
1
1,55
1,58
1,20
2,68
3,08
2,29
toetreding
4
4
0
periodiek
214
98
36
tussentijdse controle (na 18M) aantal uitgereikte certificaten
1 5297
0 5216
2 5112
aantal controles/uitgereikt certificaat
7,46
7,22
7,68
totaal aantal melkveehouders marktdekking
5553 95%
5352 97%
5145 99%
aantal controles
39541
37678
39285
in 2000
1161
1161
1161
in 2001
4185
4185
4185
in 2002
3073
3073
3073
in 2003
4241
4241
4241
in 2004
2906
2906
2906
in 2005
3460
3460
3460
in 2006
2930
2930
2930
in 2007
3234
3234
3234
in 2008
2974
2974
2974
in 2009
3082
3082
3082
in 2010
2231
2231
2231
in 2011
2338
2338
2338
1863
1863
bedrijven aangeschreven toetredingen
bedrijven gecertificeerd
termijn factuur - betaling gemiddeld (maand) termijn betaling - bezoek gemiddeld (maand) bedrijven met uitstel
in 2012 in 2013 Uitgevoerd door :
SGS
1846
1408
1607 1158
Quality Partner
319
216
198
Comité du Lait
173
238
239
1
12
Certalent Jaarverslag 2013 IKM-Vlaanderen vzw
22/22
