1
Inhoud Voorwoord .............................................................................................................................................. 3 Evaluatie Fraiche ..................................................................................................................................... 4 Kwaliteit van de activiteiten: ............................................................................................................... 4 Omvang, continuïteit en inzet van het vrijwilligersbestand en bestuur: ............................................ 4 Samenwerking met Trajekt: ................................................................................................................ 5 Samenwerking met andere verenigingen: .......................................................................................... 6 Proactief .............................................................................................................................................. 6 Bezoekersaantallen en draagvlak bij doelgroepen: ............................................................................ 6 Activiteitenlijst Fraiche: ........................................................................................................................... 7 Poppodium .......................................................................................................................................... 7 Jongerenwerk ...................................................................................................................................... 7 Financiële paragraaf ................................................................................................................................ 7 Algemeen............................................................................................................................................. 7 Versie I ............................................................................................................................................. 7 Versie II ............................................................................................................................................ 9 Versie III ......................................................................................................................................... 13 Begroting 2015 .................................................................................................................................. 13 Veiligheidsplan ...................................................................................................................................... 15 Inleiding: ........................................................................................................................................ 15 Hoofdstuk 1: Bedrijfsinformatie: ................................................................................................... 17 Hoofdstuk 2: Inventarisatie veiligheidsrisico’s .............................................................................. 18 Hoofdstuk 3: Plan van aanpak ....................................................................................................... 19 Hoofdstuk 4: Samenvatting .......................................................................................................... 33
2
Voorwoord De afgelopen jaren is de stichting Fraiche bezig geweest met de opbouw van de naam van de Stichting en de uitbouw van activiteiten op zowel het sociale domein alsmede op het gebied van het organiseren van concerten en andere evenementen. In 2012, 2013 en 2014 hebben wij met diverse instanties geprobeerd om het “jeugd en jongerenwerk” en de participatie van de jeugd in de Gemeente Vaals uit te breiden en een breder draagvlak te creëren. Wij hebben, o.a., de samenwerking gezocht met de stichting kunstzinnige vorming te Vaals, Dansstudio “Juicy move” voor het geven van Zumba lessen, de Stichting Trajekt voor de organisatie van de tieneravonden. Daarnaast hebben wij de afgelopen jaren onze accommodatie beschikbaar gesteld, en hebben onze vrijwilligers meegeholpen bij de organisatie en ondersteuning van en aan de kindercarnaval Vaals, basisschool de Robbedoes voor de organisatie van diverse activiteiten Pentasz Mergelland voor de terugkerende activiteiten rondom het “werkcafé”, diverse sportactiviteiten en nog vele andere evenementen. Verder hebben wij, zoals reeds eerder aangegeven, ons vrijwilligersbestand flink kunnen uitbreiden en proberen wij, d.m.v. scholing en het geven van verantwoordelijkheid, dit aantal te behouden en daar waar mogelijk uit te breiden. In dit kader past een doelgerichte opleiding, ondersteuning en voorlichting aan de vrijwilligers. Hiervan kan worden gesteld dat enkele vrijwilligers op basis van hun ervaringen en werkzaamheden binnen de stichting dit ook opgepakt hebben om via hun opleiding een baan in deze sector te vinden. Bestuurs mutaties in april 2014 hebben er tevens ertoe geleid dat er binnen de Stichting een heroverweging is gemaakt m.b.t. activiteiten op het sociale domein. Dit heeft inmiddels geresulteerd in een hernieuwde, en intensievere, samenwerking met de Stichting Trajekt, de samenwerking met diverse vaalser verenigingen en stichtingen en het ontplooien van nieuwe activiteiten. Bij deze heroverweging hoort ook een andere kijk op financiën en hoe wij als stichting effectiever en efficiënter kunnen werken. Ook hierin heeft de Stichting in 2014 stappen gemaakt die in 2015 en 2016 verder geëffectueerd moeten worden.
3
Evaluatie Fraiche Kwaliteit van de activiteiten: De komende jaren willen wij als Fraiche voor een groot gedeelte doorgaan op dezelfde voet als de voorgaande jaren, dit blijkt een redelijk succesvol concept te zijn. Maar wij zien wel in dat wij op sommige punten zeker kunnen verbeteren. Zo is het een van onze speerpunten om meer te participeren in de samenleving. Deze participatie willen wij vooral richten op de jongeren, maar als andere organisaties naar ons toestappen zijn wij meer dan bereid om deze te steunen en te helpen. Hiermee willen wij bereiken dat Fraiche in een nog positiever daglicht komt te staan bij de inwoners van Vaals, hierdoor kunnen wij misschien eindelijk het oude Spuugh imago achter ons laten. Wij willen dit op de volgende manier vertalen naar daadwerkelijke activiteiten: 1. Meer samenwerking met een jongerenwerker, hopende op een terugkerende TIVA avond. 2. Voorlichtingsavonden voor jongeren(drugs, drank, seks) 3. Feestavonden waarop wij inspelen op de vraag die onder de jongeren heerst, denk hierbij aan muziekstijl. Tevens bieden wij onze vrijwilligers en geïnteresseerde jongeren de kans om, mits het een goed voorstel is, zelf een feest te organiseren. Hiermee leren wij de jongeren omgaan met verantwoordelijkheden, iets wat zijn vruchten blijkt af te werpen. 4. Participeren in zaken waarbij de hele gemeente betrokken is, denk aan het feestweekend in augustus.
Omvang, continuïteit en inzet van het vrijwilligersbestand en bestuur: De laatste jaren is ons vrijwilligers bestand redelijk stabiel en bestaat uit zo’n 50 vrijwilligers. Al deze vrijwilligers zetten zich evenveel in voor onze stichting. Naast de standaard inzet, gemiddeld 1 keer per maand, merken wij dat onze vrijwilligers zich graag mengen in de andere activiteiten die er in en rondom Fraiche moeten gebeuren. Denk hierbij aan het poetsen van het pand, kleine reparaties, decoraties maken voor de zaal, posters ophangen en plakken etc. Het bestuur steekt gemiddeld 10 uur per week in uitvoerende en bestuurlijke werkzaamheden voor en namens onze stichting. Dit is natuurlijk een logisch gevolg van het lid worden van een bestuur. Wij doen dit dan ook met passie en plezier, in zowel goede als moeilijke tijden. Al met al kunnen wij stellen dat wij, bestuur en vrijwilligers, met hart en ziel onze taken uitvoeren en Fraiche constant proberen te verbeteren.
4
Samenwerking met Trajekt: Sinds januari van dit jaar is er in Vaals een nieuwe jongerenwerker aan het werk, Tobias Vermin. Het is ons direct opgevallen dat Tobias erg begaan is met zijn werk en zich ten volle wil inzetten voor de jeugd van Vaals. Dit is iets dat volledig aansluit bij ons gedachtegoed. Wij hebben de afgelopen maanden dan ook een aantal gesprekken met Tobias gevoerd en hierin voornamelijk gesproken over de mogelijke betekenis van Fraiche voor de jeugd, en dan met name gericht op de categorie 12-16 jaar. Wij zijn tot de conclusie gekomen dat wij op de volgende punten willen inspelen bij de groep, hier worden oudere groepen natuurlijk niet bij uitgesloten: 1. Preventie 2. Informatie en advies geven 3. Bij het opmerken van eventuele problemen bij de jeugd dit door te spelen richting de jongerenwerker. Nadat wij deze zaken hadden vastgesteld hebben wij nagedacht over de manieren waarop wij deze zaken kunnen realiseren. Hierbij zijn de volgende ideeën ontstaan: 1. Het organiseren van voorlichtingsavonden waarin ingespeeld word op de behoeftes van de jeugd. Denk hierbij aan info over drugsgebruik, alcohol en bijv. loverboys. 2. Cursusavonden voor vrijwilligers waarbij zij aangeleerd krijgen hoe om te gaan met mensen onder invloed, van wat dan ook. 3. Herinvoeren van een TIVA avond waardoor de jeugd weer een trefpunt krijgt. Hier kunnen zij naast een leuke avond hebben, ook problemen etc. waar zij tegen aanlopen met de jongerenwerker bespreken. Kortom willen wij de jongere jeugd weer graag terugzien in Fraiche om hun een veilige haven te bieden voor de problemen en vragen waar zij in hun jonge leven tegen aanlopen. Om het bovenstaande te realiseren gaan wij ons richten op het door de gemeente Vaals opgestelde jeugdplan. Door ons hierop te richten willen wij een doorlopende lijn binnen de gemeente Vaals creëren, wij willen ons beleid op dit gebied afstemmen met het heersende beleid binnen de gemeente. Naar onze mening dienen wij ons dan vooral te richten op de sector ‘Inzet Burgerkracht’, want wij vallen precies binnen de basisvoorzieningen van dit aspect. Het is ons doel om bij dit aspect kracht te voegen en een steunpunt voor de jongeren te vormen. Hier sluiten de Thema’s 4 en 5 uit het gemeentelijke plan natuurlijk mooi op aan, wat deze precies inhouden kunt u in het bovengenoemde plan precies teruglezen. Wij willen de bovenstaande zaken tot leven wekken door te werken aan de bovengenoemde punten, vertrouwen en laagdrempeligheid vormen hierbij de onze steunpilaren. Bij al
5
deze zaken is het natuurlijk ons doel, naast het willen vormen van een ‘thuishaven’ voor de jeugd, om de samenwerking met Trajekt hiermee nog meer te versterken. Samenwerking met andere verenigingen: Momenteel werken wij met een aantal andere organisaties in Vaals samen. Zo bieden wij de mogelijkheid aan basisschool de Robbedoes om van onze locatie gebruik te maken tijdens hun carnavalszitting en hun musical. Verder zijn wij bezig met een samenwerking met de vereniging van ondernemers om deel te nemen aan het vanaf jaarlijkse feestweekend in Vaals. Daarnaast maakt KVW ook jaarlijks gebruik van onze zaal voor hun overnachting. Samenwerkingen met bijv. de Kindercarnaval zijn op verzoek van hun organisatie beëindigd, zij kiezen liever voor een andere locatie. Proactief Gezien de veranderende maatschappij, de wensen en eisen rondom jeugdwerk, de veranderingen rondom de WMO in zijn algemeen en de taken die daar vermoedelijk ook uit voortvloeien richting onze stichting heeft er toe geleid dat het bestuur de afgelopen maanden proactief aan de slag is gegaan om te kijken welke rol wij kunnen, en wellicht moeten, spelen in op dit vlak. Zo zijn er gesprekken gevoerd met de regio manager van de Stichting Trajekt in Maastricht, heeft Fraiche het initiatief genomen om gesprekken aan te gaan met de Gemeente om de wensen en eisen van de Gemeente en de Raad in kaart te kunnen brengen en zijn reeds diverse verenigingen binnen Vaals benaderd voor samenwerking op verschillende gebieden zodat voor evenementen en andere projecten een “win-win” situatie gecreëerd zou kunnen worden. Bezoekersaantallen en draagvlak bij doelgroepen: Bij feestavonden hebben wij gemiddeld rond de 350 bezoekers. In sommige gevallen loopt dit zelfs op tot 650. Op inloopavonden/ café avonden hebben wij zo’n 20 tot 40 bezoekers. Het komt erop neer dat er wel altijd een groep is die zijn weg naar Fraiche vind. Naar onze mening houdt dat in dat wij een groot draagvlak hebben onder de jongeren en dat dit de komende jaren ook nog stand zal houden. - Planvorming en maatregelen calamiteiten: Wij hebben een veiligheidsplan geschreven, dit zal als aparte bijlage is toegevoegd.
6
Activiteitenlijst Fraiche: Poppodium 8 mei 2015: Legacy 27 juni 2015: No Diggity 26 september 2015: Chakuza 2 oktober 2015: Kleurenblind 23 oktober 2015: Spuugh revival 30 oktober Halloween party i.c.m. Spinningmarathon Aerofit4life (optioneel) 27 november 2015: F!ssa F!ssa Jongerenwerk Wekelijkse inloopcafé Dart- en biljartwedstijden opstarten samenwerking met Trajekt (zie eerder in dit stuk) samenwerking met andere verenigingen en het sociaal en maatschappelijk middenveld in de Gemeente Vaals. (reeds beschreven) Financiële paragraaf
Algemeen In januari en februari 2015 heeft de stichting uitvoerig contact gehad met de Gemeente betreffende de financiële cijfers over 2014, de verantwoording en verklaring van deze cijfers en de begroting voor 2015. Dit heeft geresulteerd in een aantal Q&A documenten die onderstaand toegevoegd zijn. Versie I
Financiële verantwoording Fraiche Vaals 2014
Algemeen 2014 was een jaar met ups- en downs voor de Stichting Fraiche. Enerzijds waren er enkele door ons georganiseerde evenementen die uitverkocht waren, anderzijds zijn er enkele evenementen geweest die, a.g.v., externe omstandigheden, niet aan de verwachtingen hebben voldaan. Deze zullen wij begin 2015 evalueren en bekijken wij welke mogelijkheden we hierin hebben. Waar we trots op zijn als Fraiche is het feit dat de vele vrijwilligers die wij in 2013 hebben mogen verwelkomen, op enkele uitzonderingen na, allemaal zijn gebleven en daarnaast het aantal vrijwilligers hebben weten uit te breiden. 2015 staat in het teken van de veranderende wetgeving voor op divers sociaal en maatschappelijk gebied voor de Gemeente Vaals. Veranderingen waar wij als Fraiche, in samenwerking met de diverse partijen, graag ons steentje aan willen bijdragen. Nog steeds staan wij achter onze vorig jaar geuite visie”
7
“wij willen het beste jongerencentrum van Zuid Limburg zijn” Daarnaast zijn wij continu bezig met het evalueren van onze kostenstructuur en hoe wij daar waar mogelijk effectiever en efficiënter onze kosten kunnen beheersen. Omzet Ook in 2014 kan worden gezegd dat de economische crisis nog steeds zijn sporen achterliet in de omzet rondom sponsoring en reclame uitingen. Ondernemers en andere instanties zijn nog steeds voorzichtig met het ondersteunen van activiteiten. Ondanks dat de omzet hoger is dan geprognosticeerd zijn wij zelf van mening dat deze hoger had kunnen uitvallen. De oorzaak hiervan kan vooral gezocht worden in het strengere overheidsbeleid rondom diverse zaken. Hierdoor blijft de beoogde doelgroep vaker thuis. Ook het wegvallen van de avonden van Trajekt in 2014 is voor ons een aderlating geweest in de beoogde omzet. Aan de andere kant zijn er een nieuwe evenement toegevoegd aan de agenda die voor ons succesvol gebleken zijn zoals daar o.a. waren de Spuugh revival, Distorterd (waarin wij een andere muziekrichting inslaan en de Halloween party. Ook het WK voetbal en de door ons voor de jeugd daaromheen georganiseerde activiteiten heeft onze omzet een positieve boost gegeven. Inkoop Door de organisatie van de diverse activiteiten is de inkoop ook gestegen maar heeft de overstap naar een nieuwe leverancier zich betaalbaar gemaakt in ondersteuning, zowel financieel als materieel, bij onze activiteiten. Personeelskosten beheerder Een van de bezuinigingsmaatregelen die wij in 2014 bekeken hebben is het in eigen beheer voeren van de (loon)administratie voor onze beheerder. Dit resulteert in 2015 in een besparing van ruim € 6.000. Er zal bekeken worden op basis van het programma 2015, en de afspraken met de Gemeente over diverse door ons uit te voeren activiteiten en evenementen, of het aantal uren dat de beheerder voor ons werkzaam is op het huidige niveau gehandhaafd kan blijven dan wel uitgebreid dient te worden. Productiekosten De productiekosten zijn over het geheel gezien ruim boven het gebudgetteerde bedrag van 2014. Met name de door ons gemaakte keuze voor 2014 voor betere, en dus duurdere, artiesten komt hierin tot uitdrukking. Bij dit gegeven horen dan ook hogere productiekosten zoals daar o.a. zijn, techniek, security, decoratie en overige eisen en wensen van artiesten en Gemeente. Ook een niet verwachte navordering van Buma-Stemra over het jaar 2013 en 2014 heeft impact gehad op ons budget. Dit laatste wordt door ons nu meegenomen in de begroting voor al onze evenementen waarop dit van toepassing is.
8
Voor wat betreft de artiesten gaan wij ons beraden wat wij willen en hoe wij hier invulling aan willen en kunnen geven zonder dat dit ons resultaat nadelig beïnvloedt. Waarbij externe factoren uiteraard niet calculeer baar zijn. Marketingkosten Ook deze zijn in lijn met de keuze die wij gemaakt hebben rondom de professionalisering en verbetering van ons programma. In 2015 zal verder bekeken worden hoe wij hier op een slimmere en effectievere wijze invulling aan kunnen geven, gebruik maken van de moderne communicatiemiddelen die ons ter beschikken staan. Algemene Kosten De ingeslagen weg om onze stichting te runnen m.b.v. vrijwilligers hebben wij in 2014 doorgezet. Ok dit jaar hebben wij weer een vrijwilligersweekend georganiseerd met teambuilding activiteiten en kennisoverdracht. In 2015 willen wij gaan investeren in de opleiding en kennis van onze vrijwilligers, mede ingegeven door de taken die de Gemeente ons wellicht gaat opleggen. Daarnaast hebben wij in 2014 gekozen om ook op financieel gebied te gaan professionaliseren. Dit heeft inmiddels geleid tot de besparing op de beheerderskosten. Ook het voorstel van de Gemeente voor de gezamenlijke inkoop van energie is door ons bekeken maar bleek niet lucratief te zijn. Versie II Onderstaand verklaring na aanvullende vragen Gemeente Algemeen Graag nadere uitleg over de evenementen in 2014 die, als gevolg van externe omstandigheden, niet aan de verwachtingen voldaan hebben (welke waren dat en welke omstandigheden?). In 2014 hebben wij diverse evenementen georganiseerd. Nog steeds duidelijk te merken, en voelbaar voor ons als stichting, is de nadreun van de economische crisis en het feit dat mensen, en vooral jongeren, voorzichtiger zijn met het besteden van hun geld. “Fraiche Open” tijdens Üllemarkt 2014 was niet zo’n succes zoals voorgaande jaren en zoals door ons begroot. Dit had ermee te maken dat de weergoden ons dit jaar, op het moment dat onze hoofdacts zouden optreden, in de steek lieten en de bezoekers niet de weg naar ons podium vonden zoals voorgaande jaren wel het geval was.
9
Omzet Deze had volgens Fraiche nog hoger kunnen zijn met als oorzaak “het strengere overheidsbeleid rondom diverse zaken waardoor de beoogde doelgroep vaker thuis blijft”; Graag nadere uitleg hierover. Het strengere overheidsbeleid voor wat betreft de verstrekking van alcohol aan een bepaalde leeftijdsgroep speelt ons duidelijk parten. Het moge duidelijk zijn dat bepaalde doelgroepen thuis blijven dan wel dat er minder mensen van onze beoogde doelgroep evenementen en door ons georganiseerde avonden bezoeken a.g.v. de strengere maatregelen. Tevens graag aangeven wat het wegvallen van de Trajekt avonden in 2014 financieel heeft betekend c.q. welke aderlating dit geweest is voor de beoogde omzet. Stichting Trajekt organiseerde gemiddeld vier avonden per maand een, of meerdere, activiteiten. Dit leverde de stichting ± € 400 per maand aan omzet op. Sinds mei 2014 worden er door Trajekt, overigens op initiatief van hun, geen activiteiten meer georganiseerd. Dit betekent een minderopbrengst voor de stichting van ± € 2.800. Inmiddels heeft het bestuur weer diverse keren contact gehad met Trajekt om hier in 2015 opnieuw invulling aan te geven. Productiekosten Gelet op de hoogte van de productiekosten (ruim boven het begrootte bedrag) wordt vanuit de gemeente geadviseerd om de toekomstige begrotingen hierop aan te passen, gezien dit het tweede achtereenvolgende jaar op deze manier is geëffectueerd. De stichting neemt dit advies ter harte en zal daar op gepaste wijze mee omgaan in 2015. Ook hier is sprake van een stuk ‘professionalisering’ in 2015 omdat er met vaste begrotingsformulieren gewerkt gaat worden voor elk evenement waardoor beter inzichtelijk wordt of een evenement inclusief productiekosten van toegevoegde waarde kan zijn voor de Stichting. Opgemerkt zij dat wij de mening toegedaan zijn dat niet elk evenement financieel een succes hoeft te zijn om onze doelgroep naar Fraiche te halen en aan de doelstellingen die de Stichting heeft te kunnen voldoen. Wat was de naheffing van Buma-Stemra over 2013 en of 2014? Vreemd omdat de reguliere bedragen in 2013 en 2014 toch gewoon betaald zijn of wat is de reden hiervan?! De stichting betaald een vast bedrag aan BUMA-STEMRA per jaar. Het bestuur van de Stichting was in de veronderstelling dat hier zaken mee gedekt waren die betrekking hebben op het volledige BUMA-STEMRA gebeuren.
10
Naar nu blijkt betaald de Stichting alleen voor zogenaamde achtergrond- en amusementsmuziek en dient er apart een vergoeding betaald te worden voor “live” artiesten. Over de periode 2013 en t/m mei 2014 is er nu een naheffing gekomen van ruim € 1.600 die niet begroot is. Wij zijn verder nog in afwachting van de naheffing over de rest van 2014. Het bestuur heeft daarin voor 2015 voorzorgsmaatregelen getroffen door dit bedrag, zijnde 7% van de gage van een artiest inclusief overige kosten, mee te nemen in de begroting van de evenementen. Verder lopen er juridische procedures tegen BUMA-STEMRA betreffende het vorenstaande die door ons nauwlettend in de gaten gehouden worden zodat wij direct kunnen reageren en mogelijk onterecht betaalde gelden kunnen terugvorderen. Wat waren de eisen en wensen van de gemeente m. b.t. hogere productiekosten? Deze hebben o.a. betrekking op de beveiliging van evenementen. Dit is een kostenpost tussen de € 400 en € 800 per evenement. Op jaarbasis betekent dit een kostenpost van bijna € 6.000 De subpost ‘overige productiekosten’ wordt fors overschreden. Hiervan ontbreekt de verklaring in de stukken dus graag een andere specificatie van deze kosten. Algemene kosten Wat zijn volgens jullie de taken die de gemeente jullie wellicht gaan opleggen m.b.t. vrijwilligers? De Stichting heeft ervoor gekozen om te professionaliseren op financieel gebied en dit heeft geleid tot een verhoging van de ‘accountantskosten’. Vraag: waarom professionaliseren (en dus nieuwe kosten) terwijl het oude systeem prima voldeed? De kennis van financiële, fiscale en andere zaken betreffende wetgeving en mogelijkheden is niet toereikend. Bij het aftreden van de heer Lamberty, mede in zijn hoedanigheid als penningmeester, is gekeken hoe hier invulling aan gegeven zou kunnen worden. Er is toen besloten om dit gedeelte te professionaliseren om zodoende te bekijken of hier voor de stichting financiële voordelen door behaald kunnen worden. Deze investering zal in 2015 zoals ook te zien is op het begrotingsformulier de stichting ruim € 6.000 aan kosten gaan besparen Verder wordt er gekeken of er op andere gebieden mogelijke (kosten)besparingen behaald kunnen worden. Zo hebben wij, zoals reeds vermeld in de financiële verantwoording, ook bekeken of aansluiten bij het Gemeentelijk energiecollectief lucratief zou zijn voor de Stichting wat helaas niet het geval bleek te zijn. Daarnaast wordt in 2015 de volledige leveranciersportefeuille doorgenomen om te kijken of dit
11
beter, sneller, en daar waar mogelijk, goedkoper kan door het maken van verdergaande afspraken. Zo zullen in 2015 ook diverse andere zaken onder de loep genomen worden om te bekijken waar en hoe de stichting kosten kan gaan besparen Vervolg professionalisering Tevens betekent een stuk professionalisering het beschrijven van (werk)procedures, het maken van investeringsvoorstellen voor langere termijn en andere afspraken over de dagelijkse bedrijfsvoering om zodoende een beter beeld te krijgen van inkomsten en uitgaven zodat op basis daarvan gefundeerde beslissingen op de korte en middellange termijn genomen kunnen worden. Vermogenspositie: Gezien het resultaat (verlies) is het eigen vermogen vrijwel gehalveerd. Gezien het forse verlies is de liquiditeit en solvabiliteit in omvang afgenomen. Advies: De stichting zal goed moeten overwegen hoe een verlies van deze omvang in de toekomst kan worden opgevangen. Een volgend verlies van deze omvang zal een grote impact hebben op het vermogen van de stichting. Vraag: had Fraiche dit resultaat (verlies) niet zien aankomen in de loop van 2014 en/of welke ‘maatregelen’ denken jullie te nemen? Op kwartaalbasis worden de cijfers met het bestuur besproken. Diverse keren is dit onderdeel geagendeerd en is er gesproken over het feit dat er evenementen georganiseerd zijn welke onder de streep meer gekost dan opgeleverd hebben. Deze evenementen zijn binnen het bestuur uitvoerig besproken en worden ook meegenomen in de programmering in 2015 Daarnaast is het zo dat artiesten e.d. maanden voor het daadwerkelijke evenement vastgelegd moeten worden en hier derhalve in 2014 wat minder sturing op mogelijk is geweest. Verder wordt er, zoals eerder opgemerkt vanaf 2015 gewerkt met een vast begrotings- en verantwoordingsformulier waardoor eerder en sneller inzichtelijk is of een evenement in het voortraject succesvol zou kunnen zijn. Opgemerkt zij dat het niet mogelijk is om bezoekersaantallen te beïnvloeden. Gezien het feit dat dit vaak een groot gedeelte van de omzet bepaald (entree) is het lastig om hier op te sturen. Tevens zal er door de penningmeester strenger op toegezien worden dat begrote, en afgesproken uitgaven, ook binnen het budget blijven en zullen de projectverantwoordelijken uitgenodigd worden op bestuursvergaderingen om tekst en uitleg te geven over budgetoverschrijdingen en het totale resultaat op evenementen.
12
Versie III aanvullende vragen Financiën hoezo is het gemeentelijk energiecollectief niet lonend voor Fraiche? krijgen jullie dan een lagere energieprijs dan de gemeente? Er is een berekening gemaakt op basis van vergelijk huidige aanbieder en het voorstel van de Gemeente. Dit voorstel leverde, met de op dat moment aanwezige gegevens, een besparing op van € 275,85 op jaarbasis. Na eigen onderhandeling met Essent hebben wij een eenjarig contract kunnen afsluiten met dezelfde voorwaarden waardoor het op dat moment niet lonend was om aan te sluiten bij het Gemeentelijke Energiecollectief. berekenen Energieaanbod Gemeente wat
Verbruik
Elektriciteit hoog Elektriciteit laag
3925 kWh 6296 kWh
Gas kleinverbruik Gas grootverbruik
1476 m3 0 m3
tarief nu Tarief verschil te besparen Gemeente 0,079700 0,05317 0,026530 € 104,13 0,052200 0,03755 0,014650 € 92,24 € 0,3584 0,30455 0,053850 € 79,48 €
275,85
Eind 2015 zullen wij dit opnieuw evalueren en wellicht aansluiten bij het Gemeentelijk energiecollectief indien dit Nog mogelijk is Voordeel heeft voor de Stichting
blijkbaar is er een post (vermogenspositie) bij de overdracht van de administratie niet juist verwerkt; benoem die post in aard en in geld. Dit is de post emballage voor een bedrag van € 1.298 die rechtstreeks ten laste gebracht is van het kapitaal in 2014. Eveneens is in april 2014 een kruispost ter hoogte van € 1.585 van de kas naar de bank die abusievelijk als kapitaal verwerkt is. Ook hebben er nog mutaties na balansdatum plaatsgevonden waar geen rekening mee gehouden is en die een positief resultaat hebben opgeleverd voor het resultaat, en derhalve uiteindelijk voor de vermogenspositie. Een van de mutaties is een evenementensubsidie van € 2.500 eind december die bij het maken van de cijfers richting Gemeente (nog) niet bekend was.
Begroting 2015 Onderstaand de begroting van Fraiche over het jaar 2015. Deze is in januari 2015 ingeleverd bij de Gemeente en derhalve ook in papier vorm te krijgen bij de Gemeente (A. Schösser)
Fraiche begroting 2015.xlsx
13
Daarnaast heeft de stichting van de Gemeente m.i.v. 2015 toestemming gekregen om een financiële buffer op te bouwen zodat ook tegenvallers en investeringsuitgaven naar de toekomst toe, die niet binnen de taak van de Gemeente vallen, opgevangen kunnen worden en daar waar nodig gelden gereserveerd kunnen worden. Hiermee wordt ook de eerder gestelde vraag m.b.t. de vermogenspositie ondervangen.
14
Veiligheidsplan1 Inleiding: Voor u ligt het veiligheidsplan dat wij voor ons bedrijf Fraiche Vaals te Vaals hebben opgesteld en waarmee wij op structurele wijze proberen de veiligheid en het welzijn van onze gasten en onze medewerkers en de veiligheid van onze bedrijfseigendommen zo optimaal mogelijk proberen te waarborgen. Dit plan maakt onderdeel uit van ons totale bedrijfsplan en is in eerste instantie opgesteld voor intern gebruik, maar kan daarnaast bij ons worden opgevraagd door daartoe bevoegde instanties. Bij de opstelling van het plan is gebruik gemaakt van:
bij ons bekende en voor ons geldende landelijke-, provinciale- en gemeentelijke regelgeving de resultaten van een voor ons bedrijf opgestelde Risico-inventarisatie en evaluatie in het kader van de Arbowetgeving.
In dit plan treft u achtereenvolgens aan: 1. een beschrijving van ons bedrijf, voor zover relevant voor het bepalen van de veiligheidsrisico’s in en om ons bedrijf. 2. Een inventarisatie van deze veiligheidsrisico’s, voor zover wij die hebben kunnen vaststellen 3. Een overzicht per veiligheidsrisico van de maatregelen, die ons bedrijf in dat kader reeds heeft getroffen en de maatregelen, die wij nog op korte termijn gaan treffen 4. Een samenvatting van het plan. Opgemerkt zij dat wij in afwachting zijn van goedkeuring van Gemeente en politie op het veiligheidsplan. Dit is de afgelopen maanden reeds diverse keren ter goedkeuring aan de betreffend instanties aangeboden.
1
Bron: Bestuursacademie
15
Fraiche Vaals te Vaals Eventueel in te vullen door de regiopolitie.
Dit veiligheidsplan is besproken en van commentaar voorzien door:
………………………………………………………………………… (naam en voorletters) van de regiopolitie: …………………….…………………………… (regio invullen) en namens de korpschef goedgekeurd door:
naam: …………………….…………….…… rang: …………………………………...
Plaats:
………………………………………….
datum:
…………………………
handtekening:
……………………
16
Hoofdstuk 1: Bedrijfsinformatie:
IDENTITEIT BEDRIJF
ALGEMENE GEGEVENS
Naam horecabedrijf: Adres horecabedrijf: Vestigingsplaats horecabedrijf: Naam eigenaar/ondernemer/bedrijfsleider Type horecabedrijf: (Volgens definitie Bedrijfschap)
Fraiche Vaals Sneeuwberglaan 1B Vaals Kevin Jacobs Jongerencentrum, Café, Discotheek/ uitgaansgelegenheid
Aanbod van producten en diensten
Alcoholhoudende dranken
Bedrijfslokatie
In een uitgaansgebied
Openingstijden bedrijf (op basis van voorschriften vergunning)
Aanwezigheid terras Openingstijden terras (op basis van voorschriften vergunning)
Aantal en plaats aanwezige nooduitgangen en andere aangebrachte bouwkundige- of technische veiligheidsvoorzieningen
Gemiddeld aantal medewerkers per dag Gemiddeld aantal aanwezige medewerkers bij topdrukte Gemiddeld aantal bezoekers per dag Gemiddeld aantal bezoekers bij topdrukte Maximale capaciteit aantal bezoekers Doelgroepen, waarop het bedrijf zich richt
Ma Di Wo Do Vr Za Zo Neen
van
tot
20.00 21.00 21.00
01.00 04.00 04.00
van
tot
Ma Di Wo Do Vr Za Zo Kopie van de bouwtekening en ontruimingsplan voorzien van deze informatie is bekend bij de Gemeente en is opgesteld in samenwerking met de Brandweer Vaals 1-2 15 Bij opening 40 450 650 Uitgaanspubliek, jongeren
17
Overige doelgroepen
Ons bedrijf beschikt over: Een gebruiksvergunning Een exploitatievergunning Een Drank & Horecawet-vergunning Een huisreglement Een Risico Inventarisatie & Evaluatie Bedrijfshulpverlening Voldoende Bedrijfshulpverleners Bedrijfsbeveiliging m.b.v. eigen portiers Bedrijfsbeveiliging via een externe particuliere beveiligingsorganisatie
Naar behoefte staat onze faciliteit open voor alle doelgroepen, maar jongeren zijn de hoofddoelgroep Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nee Ja
Hoofdstuk 2: Inventarisatie veiligheidsrisico’s Op basis van bovenstaande bedrijfsbeschrijving hebben wij de volgende veiligheidsrisico’s geïnventariseerd, waar onze bedrijfsvoering mee te maken zou kunnen krijgen: A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. M. N. O.
Brand Ongevallen Roofovervallen Agressie en geweld Discriminatie Seksuele intimidatie Wapenbezit Alcoholmisbruik Druggebruik Bezoekers overlast Zaakbeschadiging (vernieling) Diefstal / zakkenrollen Inbraak Betalings criminaliteit Interne criminaliteit
18
Hoofdstuk 3: Plan van aanpak In het navolgende hoofdstuk wordt per veiligheidsrisico een overzicht gegeven van: 1. 2. 3.
4.
A.
De doelen van de gekozen aanpak De maatregelen, die in ons bedrijf reeds getroffen zijn om het te voorkomen dat het risico zich voordoet. De maatregelen, die reeds getroffen zijn om professioneel handelen door onze medewerkers te waarborgen ingeval onverhoopt toch sprake is van het bedoelde veiligheidsrisico. De veiligheidsmaatregelen die binnen ons bedrijf nog getroffen zullen worden en de data, waarop deze maatregelen uiterlijk doorgevoerd moeten zijn.
Brand
Hoofddoel
Het bevorderen van de brandveiligheid (safety). Adequaat reageren bij het ontstaan van brand.
Subdoelen
Veiligheid van gasten en medewerkers waarborgen. Voorkomen van situaties, waarbij brand zou kunnen ontstaan.
Reeds getroffen maatregelen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
wij hebben een bedrijfsnoodplan wij hebben medewerkers instructie gegeven over brandblussers wij hebben de medewerkers voorgelicht over brandblusmiddelen wij hebben huisregels opgesteld om brand te voorkomen wij hebben een checklist brandveiligheid wij hebben een alarmprocedure ophangen de medewerkers hebben instructie gekregen hoe zij op moeten treden bij brand 8. wij alarmeren direct onze BHV-er(s) bij brand 9. wij bellen direct 112 als dit noodzakelijk is 10. wij evacueren gasten en medewerkers volgens ons ontruimingsplan 11. wij laten onze brandblusmiddelen jaarlijks controleren 12. wij houden ons aan het maximaal aantal toegestane gasten
Nog te treffen maatregelen
1. wij gaan elk jaar een ontruimingsoefening houden
per 1/1/15
19
Wij gaan ieder jaar een oefening uitvoeren aan de hand van ons ontruimingsplan. Het is de bedoeling dat hierdoor iedere vrijwilliger op de hoogte is wat te doen in geval van nood. Tevens willen wij eerst met de brandweer goed doorspreken wat het beste gedaan kan worden in geval van nood. Wij willen voor 1/6/2015 een afspraak maken met de Brandweer Vaals. Deze zullen ons ondersteunen tijdens de opzet en de uitvoering van deze ontruiming. Zodat wij in de toekomst kundig genoeg zijn om in geval van nood het pand te ontruimen, ook voordat de hulpdiensten aanwezig zijn.
B.
Ongevallen
Hoofddoel Veiligheid bevorderen (safety). Subdoelen Veiligheid van gasten en medewerkers waarborgen. Voorkomen van situatie, waarbij gasten en medewerkers letsel kunnen oplopen. Adequaat reageren bij ongevallen. Reeds getroffen maatregelen 1. 2. 3. 4.
wij stimuleren medewerkers het EHBO-diploma te halen wij zijn in het bezit van een EHBO-kit wij hebben huisregels opgesteld om ongevallen te voorkomen wij verzoeken de gasten middels stickers en borden onveilige situaties te voorkomen 5. wij houden toezicht op onveilige situaties 6. wij hebben minimaal een EHBO-er in dienst 7. wij alarmeren direct de BHV-er bij ongevallen Nog te treffen maatregelen 1. wij gaan onze medewerkers voorlichting en onderricht geven over ongeval preventie
per 1/1/15
Een gedeelte van onze vrijwilligers en beheerders zijn in het bezit van een EHBO diploma, wij zorgen ervoor dat er bij evenementen altijd minimaal 1 iemand met dit diploma aanwezig is. Verder zijn wij uit aan het zoeken welke mogelijkheden er bestaan om alle vrijwilligers van dit diploma te voorzien. Wij zijn momenteel met Traject in overleg wat er mogelijk is tot het opleiden van vrijwilligers op meerdere gebieden, denk aan preventie, EHBO etc., in samenwerking met deze organisatie worden onze mogelijkheden groter tot het opleiden van onze vrijwilligers zij beschikken over een groot bestand aan opleiders/voorlichters. Tevens zal Fraiche voor 1-6-2015 de mogelijkheden bij het Rode Kruis navragen.
20
C.
Roofovervallen
Hoofddoel Het reduceren van de kans om overvallen te worden(security). Subdoelen Medewerkers instrueren wat te doen en te laten tijdens en na een overval. Reeds getroffen maatregelen 1. wij hebben camerabeveiliging 2. wij hebben de medewerkers specifieke voorlichting gegeven over camerabeveiliging en overvallen 3. wij hebben stickers aangebracht bij de ingang dat wij beveiligd zijn 4. wij hebben regels opgesteld hoe om te gaan met de kassa 5. wij hebben een overvalalarm 6. wij hanteren een open- en sluitprocedure van het bedrijf 7. wij verwijzen slachtoffers van een overval naar slachtofferhulp 8. wij doen aangifte van een overval
Nog te treffen maatregelen 1. wij gaan de medewerkers voorlichting en onderricht geven over omgaan met overvallen
per 1/1/15
Wij zijn onlangs in zee gegaan met een nieuwe security firma. Wij hebben deze mensen gevraagd om een voorlichting aan onze vrijwilligers te geven over hoe te handelen in dit soort situaties. Dit bedrijf is zeer gedreven in dit soort zaken en is uiterst geschikt om dit over te brengen. Het bedrijf waar het zich hierom gaat is Salawaku Security en verzorgd ook de veiligheid bij diverse andere evenementen in Vaals.
21
D.
Agressie en geweld
Hoofddoel Het beheersen van agressie en geweld door gasten (safety). Subdoelen Veiligheid van gasten en medewerkers waarborgen. Taxeren van risicogedrag en strategie bepalen. Voorkomen dat agressieve- en gewelddadige situaties escaleren. Reeds getroffen maatregelen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
wij hebben huisregels opgesteld om agressie en geweld te voorkomen wij houden toezicht op mogelijke agressie van gasten wij hebben horecaportier(s) met een licentie in dienst de portiers beschikken over veiligheidsvesten wij hebben veiligheidsglaswerk / plastic glaswerk leeg glaswerk (glazen - flesjes) worden zo snel mogelijk weggehaald wij hebben de medewerkers specifieke voorlichting gegeven over agressie en geweld 8. wij weigeren gasten op basis van risicovol gedrag 9. gasten die enige vorm van agressie of geweld vertonen worden direct uit de zaak verwijderd 10. indien noodzakelijk krijgt de gast een ontzegging voor een bepaalde termijn 11. wij vragen assistentie van de politie bij (dreigende) geweld 12. wij noteren alle voorvallen van agressie en geweld in een logboek 13. wij melden de politie alle voorvallen waar fysiek ingrijpen van medewerkers heeft plaats gevonden 14. indien mogelijk en noodzakelijk wordt de dader door ons aangehouden 15. wij doen aangifte van of dienen een klacht in bij agressie en geweld van gasten 16. wij verwijzen slachtoffers van agressie en geweld naar slachtofferhulp Nog te treffen maatregelen 1. wij gaan beleid opstellen om onze medewerkers te beschermen tegen agressie en geweld 2. wij gaan onze medewerkers voorlichting en onderricht geven over omgaan met agressie en geweld
per 1/1/15 per 1/1/15
Deze instructie zal wederom vanuit onze beveiligers komen. Met deze heren hebben wij ook duidelijke afspraken gemaakt hoe er in deze gevallen gehandeld dient te worden. Wij zullen er alles aan doen deze incidenten zo correct mogelijk af te handelen en over te dragen aan de politie.
22
E.
Discriminatie
Hoofddoel Het voorkomen van discriminatie. Subdoelen Bevorderen van een duidelijk deurbeleid. Formuleren van een gedragscode voor medewerkers en gasten. Reeds getroffen maatregelen 1. wij hebben beleid opgesteld om onze medewerkers te beschermen tegen discriminatie 2. de medewerkers zijn voorgelicht hoe zij discriminatie tegen kunnen gaan 3. de medewerkers hebben instructie gekregen hoe zij discriminatie aan kunnen pakken 4. wij hebben een duidelijk deurbeleid, gebaseerd op de gedragscode van het bedrijfschap Horeca en Catering 5. wij hebben huisregels opgesteld om discriminatie te voorkomen 6. wij houden toezicht op mogelijke discriminatie door gasten 7. tegen medewerkers die zich schuldig maken aan discriminatie zullen disciplinaire maatregelen genomen worden 8. gasten die zich schuldig maken aan discriminatie moeten de zaak direct verlaten 9. indien nodig krijgt de dader een ontzegging voor een bepaalde termijn 10. wij wijzen gasten, die gediscrimineerd zijn, op de mogelijkheid aangifte te doen 11. wij doen aangifte van discriminatie van medewerkers F.
SEKSUELE INTIMIDATIE
Hoofddoel Het voorkomen van seksuele intimidatie. Subdoelen Beperken van situaties waar seksuele intimidatie plaats kan vinden. Alert reageren op seksuele intimidatie en beschermen van (potentiële) slachtoffers. Reeds getroffen maatregelen 1. wij hebben een vertrouwenspersoon aangesteld 2. wij hebben de medewerkers specifieke voorlichting gegeven over seksuele intimidatie 3. wij hebben huisregels opgesteld om seksuele intimidatie van gasten te voorkomen 4. wij houden toezicht op mogelijke seksuele intimidatie door gasten 5. wij adviseren medewerkers die slachtoffer zijn van seksuele intimidatie
23
door gasten aangifte te doen 6. tegen medewerkers die zich schuldig maken aan seksuele intimidatie worden disciplinaire maatregelen genomen 7. gasten die zich schuldig maken aan seksuele intimidatie moeten de zaak direct verlaten 8. gasten die zich schuldig maken aan seksuele intimidatie krijgen een ontzegging
G.
Wapenbezit
Hoofddoel Het voorkomen van wapenbezit- en gebruik. Subdoelen Veiligheid van gasten en medewerkers waarborgen. Actief controleren op wapenbezit. adequaat handelen bij wapenbezit en wapengebruik. Reeds getroffen maatregelen 1. wij hebben onze medewerkers voorlichting en onderricht gegeven over wapens 2. wij hebben huisregels opgesteld om wapenbezit te voorkomen 3. wij houden toezicht op mogelijk wapenbezit 4. bij de ingang worden gasten op wapens gecontroleerd met behulp van een fouilleren 5. bij de ingang wordt aangegeven dat er op wapens gecontroleerd wordt 6. wij laten verboden wapens en ongewenste voorwerpen niet toe 7. verboden wapens zullen nooit in bewaring worden genomen 8. indien nodig krijgt de gast met een verboden wapen een ontzegging voor een bepaalde termijn 9. wij vragen assistentie van de politie bij verboden wapenbezit 10. wij zullen de wapenbezitter, indien mogelijk en noodzakelijk, aanhouden en de aangetroffen wapens in beslag nemen
Bij wapenbezit zal net als bij drugsbezit de politie worden ingeschakeld. De verboden middelen zullen door de security aan de ingang worden onderschept, waarna de overtreder staande word gehouden totdat de politie arriveert. Om te voorkomen dat deze situaties andere mensen op zal houden zal de dader apart worden gehouden. Dit zal in onze backstage ruimte zijn deze is afgesloten en onder toezicht van een beveiliger, als de politie arriveert, zal de dader aan de ingang worden afgeleverd. Tevens zal de betreffende persoon een huisverbod krijgen opgelegd.
24
H.
Alcoholmisbruik
Hoofddoel Het bevorderen van verantwoord alcoholgebruik. Subdoelen Veiligheid van gasten en medewerkers waarborgen. Voorkomen van verkeersdeelname na alcoholgebruik. Optreden bij overmatig drankgebruik. Reeds getroffen maatregelen 1. wij hebben de medewerkers specifieke voorlichting gegeven over alcoholmisbruik 2. wij hebben huisregels opgesteld om alcoholmisbruik te voorkomen 3. wij houden toezicht op mogelijk alcoholmisbruik 4. wij voorkomen dat alcoholhoudende drank op de weg genuttigd wordt (terras uitgezonderd) 5. wij verstrekken geen drank onder de 18. Meerderjarige krijgen aan de deur een bandje wat hun in de gelegenheid stelt om drank te nuttigen. 6. wij hebben een deurbeleid waarbij iedereen op leeftijd gecontroleerd word. Hiermee voorkomen wij drankgebruik door minderjarigen. 7. wij voorkomen dat gasten die teveel gedronken hebben aan het verkeer deelnemen 8. wij hanteren een toelatingseis van 16 jaar bij op jongeren gerichte evenementen 9. Dronken gasten wordt de toegang geweigerd. 10. wij verstrekken een kwartier voor sluitingstijd geen drank meer 11. wij hebben (bij hoogtijdagen) een horecaportier met licentie in dienst 12. bij overmatige overlast van dronken gasten buiten het bedrijf wordt assistentie van politie gevraagd 13. indien mogelijk en noodzakelijk wordt de dronkaard door ons aangehouden Mensen die te beschonken arriveren wordt de toegang geweigerd. Mensen die binnen teveel gedronken hebben krijgen aan de bar geen drank meer. Bij overlast worden deze personen verwijderd en de politie, in extreme gevallen, ingeschakeld. Mocht de persoon extreme overlast veroorzaken volgt een huisverbod. Bij het onwel door bijv. drugs en/of alcohol zal deze uit de massa worden gehaald en in een andere ruimte geplaats worden (backstage), wij zullen een ambulance inschakelen en bij aankomst zullen deze het slachtoffer verder helpen.
25
I.
Druggebruik
Hoofddoel Het voorkomen van handel en gebruik van hard- en softdrugs. Subdoelen Veiligheid van gasten en medewerkers waarborgen. Actief controleren op bezit en handel van hard- en/of softdrugs. Adequaat handelen bij druggebruik en drughandel. Reeds getroffen maatregelen 1. wij hebben de medewerkers specifieke voorlichting gegeven over druggebruik 2. wij hebben huisregels opgesteld om druggebruik / handel te voorkomen 3. wij houden zowel binnen als buiten het bedrijf toezicht op mogelijk druggebruik/handel 4. bij de ingang wordt aangegeven dat gasten op drugbezit worden gecontroleerd 5. wij controleren de binnenkomende gasten op drugbezit 6. indien nodig krijgt de gast een ontzegging voor een bepaalde termijn 7. wij vragen assistentie van de politie bij ernstige vormen van drugbezit / handel 8. indien mogelijk en noodzakelijk wordt de drugbezitter / handelaar door ons aangehouden en aangetroffen drugs in beslag genomen 9. Gasten die vermoedelijk onder invloed zijn weigeren wij de toegang. 10. Gasten die onder invloed zijn verwijderen wij uit de zaak. In dit geval gelden dezelfde regels als bij wapen bezit. J.
Bezoekers overlast
Hoofddoel Het voorkomen van bezoekersoverlast in en rondom het bedrijf. Subdoelen Imago van bedrijf veilig stellen. Actief controleren en optreden bij bezoekersoverlast. Actief samenwerken met de politie. Reeds getroffen maatregelen 1. de medewerkers zijn voorgelicht hoe zij bezoekersoverlast kunnen voorkomen 2. de medewerkers hebben instructie gekregen hoe zij bezoekersoverlast aan moeten pakken 3. wij hebben huisregels opgesteld om bezoekersoverlast te voorkomen 4. wij hebben het huisreglement bij de toegang van het bedrijf zichtbaar
26
opgehangen 5. wij houden toezicht op onze gasten binnen het bedrijf 6. wij controleren dat gasten buiten niet hun natuurlijke behoefte doen 7. wij controleren dat gasten buiten geen alcoholhoudende drank nuttigen 8. wij controleren dat gasten geen glaswerk naar buiten meenemen of daar terechtkomen 9. wij verzoeken de vertrekkende gast geen (geluid)overlast te veroorzaken 10. wij hanteren een duidelijke leeftijdsgrens 11. wij corrigeren gasten die wettelijke bepalingen of onze huisregels overtreden 12. wij corrigeren gasten die binnen het bedrijf de orde verstoren 13. gasten die overmatig overlast veroorzaken worden direct uit de zaak verwijderd 14. Sluitingstijden zijn geruime tijd van te voren met de gasten gecommuniceerd 15. wij vragen assistentie van de politie bij ernstige ordeverstoringen 16. indien mogelijk en noodzakelijk wordt de ordeverstoorder door ons aangehouden. Nog te treffen maatregelen 1. wij gaan de overlast veroorzaakt door komende en gaande gasten zo veel mogelijk voorkomen of beperken
per 1/1/15
De mensen die overlast veroorzaken zijn meestal diegene die te beschonken zijn. Dit proberen wij, zoals bij punt H beschreven, al tegen te gaan. Verder zijn er afspraken met de buurtbewoners gemaakt om melding van overlast te doen zowel bij ons als bij de politie. Op deze manier kunnen wij dit probleem samen aanpakken.
27
K.
Zaakbeschadiging (vernieling)
Hoofddoel Het voorkomen van vernieling van bedrijfseigendommen (security). Subdoelen Schadepost beperken en schade (indien mogelijk) verhalen. Reeds getroffen maatregelen 1. de medewerkers zijn voorgelicht hoe zij vernielingen kunnen voorkomen 2. de medewerkers hebben instructie gekregen hoe zij vernielingen aan moeten pakken 3. wij hebben huisregels opgesteld om vernielingen te voorkomen 4. wij houden toezicht op mogelijke vernielingen 5. wij controleren of er geen vernielingen hebben plaats gevonden 6. wij hebben het meubilair aangepast aan de doelgroep 7. vernielde voorwerpen worden direct door ons verwijderd 8. vernielingen worden zo spoedig mogelijk hersteld 9. wij vragen assistentie van de politie bij ernstige vernielingen 10. indien mogelijk en noodzakelijk wordt de vernieler door ons aangehouden 11. wij doen aangifte van ernstige vernieling Mensen die schade toebrengen aan ons pand worden na het opgeven van hun gegevens direct door de security verwijderd. Wij schakelen bij vernieling ook direct de politie in. Tevens krijgt de vernieler een huisverbod.
28
L.
Diefstal / zakkenrollen
Hoofddoel Het voorkomen van diefstal, zakkenrollerij en heling (security). Subdoelen beschermen van eigendommen van gasten, medewerkers en het bedrijf. Reeds getroffen maatregelen 1. de medewerkers zijn voorgelicht hoe zij zakkenrollers kunnen herkennen 2. de medewerkers hebben instructie gekregen hoe zij diefstal, zakkenrollerij en heling aan moeten pakken 3. wij hebben de medewerkers specifieke voorlichting gegeven over hoe zij zakkenrollers kunnen herkennen 4. wij hebben huisregels opgesteld om diefstal, zakkenrollerij of heling te voorkomen 5. wij houden toezicht op mogelijke diefstal of zakkenrollerij 6. wij controleren of er geen eigendommen verdwenen zijn 7. wij hebben de eigendommen geregistreerd 8. wij hebben relevante voorwerpen gegraveerd 9. de medewerkers zijn voorgelicht hoe zij diefstal en heling kunnen voorkomen 10. wij attenderen onze gasten op hun spullen te letten 11. wij hebben goed door- over- en toezicht op door ons uitgestalde winkelartikelen 12. wij plaatsen kostbare winkelgoederen in afgesloten vitrines 13. wij hebben ervoor gezorgd dat medewerkers kunnen hun eigendommen veilig opbergen 14. wij hanteren een sleutelprocedure 15. wij hebben een beveiligde garderobe 16. wij vragen assistentie van de politie als een dief of zakkenroller betrapt is 17. wij vragen assistentie van de politie als wij een heler in de zaak hebben 18. indien mogelijk en noodzakelijk wordt de dief, zakkenroller of heler door ons aangehouden 19. wij doen aangifte van diefstal, zakkenrollerij of heling
Op dit vlak zal de betreffende persoon staande gehouden worden en de politie ingeschakeld.
29
M.
Inbraak
Hoofddoel Het voorkomen van inbraak (security). Subdoelen Beschermen van bedrijfseigendommen. Reeds getroffen maatregelen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
de medewerkers zijn voorgelicht hoe zij inbraak kunnen voorkomen wij hebben de medewerkers specifieke voorlichting gegeven over inbraak wij hebben huisregels opgesteld om inbraak te voorkomen wij houden toezicht op mogelijke inbraak wij hebben elektronische inbraakdetectie wij zijn aangesloten bij een particuliere alarmcentrale wij deponeren waardevolle goederen en geld in een kluis wij vragen assistentie van de politie als een inbraak heeft plaats gevonden wij doen aangifte van inbraak
30
N.
Betalings criminaliteit
Hoofddoel Het voorkomen van betalingscriminaliteit. Subdoelen Beperken van financiële schade. Reeds getroffen maatregelen 1. medewerkers verlenen geen medewerking aan verzoeken van gasten met nota's te knoeien 2. de medewerkers zijn voorgelicht om betalingscriminaliteit te voorkomen 3. wij hebben huisregels opgesteld om betalingscriminaliteit te voorkomen 4. wij controleren papiergeld met een UV-lamp 5. wij nemen direct contact met de politie als er sprake is van afpersing 6. wij doen aangifte van afpersing, oplichting en flessentrekkerij
31
O.
Interne criminaliteit
Hoofddoel Het voorkomen van interne criminaliteit. Subdoelen Beschermen van eigendommen van medewerkers en het bedrijf. Reeds getroffen maatregelen 1. de medewerkers zijn voorgelicht om interne criminaliteit te voorkomen 2. de medewerkers hebben instructie gekregen hoe zij betalingscriminaliteit aan moeten pakken 3. wij hebben een gedragscode opgesteld om interne criminaliteit te voorkomen 4. wij houden toezicht op mogelijke interne criminaliteit 5. wij bespreken eventuele kasverschillen met onze medewerkers 6. wij hebben duidelijke afspraken over gebruik van of meenemen van goederen van het bedrijf 7. wij zorgen ervoor dat medewerkers op eigen initiatief geen bedrijfsgoederen meenemen of lenen 8. bij vastgestelde interne criminaliteit wordt de medewerker op staande voet ontslagen, teven krijgt deze een huisverbod. 9. wij doen aangifte van interne criminaliteit 10. wij verbinden hieraan consequenties voor de medewerker
32
Hoofdstuk 4: Samenvatting 1. Reeds getroffen wettelijk verplichte maatregelen 2.
Reeds op eigen initiatief getroffen maatregelen Risico Maatregel
A Brand
B Ongevallen
C Roofovervallen
D Agressie en geweld
wij hebben een bedrijfsnoodplan wij hebben medewerkers instructie gegeven over brandblussers wij hebben de medewerkers voorgelicht over brandblusmiddelen wij hebben huisregels opgesteld om brand te voorkomen wij hebben een checklist brandveiligheid wij hebben de alarmprocedure bij de telefoon hangen de medewerkers hebben instructie gekregen hoe zij op moeten treden bij brand wij alarmeren direct onze BHV-er(s) bij brand wij bellen direct 112 als dit noodzakelijk is wij evacueren gasten en medewerkers volgens ons ontruimingsplan wij stimuleren medewerkers het EHBO-diploma te halen wij zijn in het bezit van een EHBO-kit wij hebben huisregels opgesteld om ongevallen te voorkomen wij verzoeken de gasten middels stickers en borden onveilige situaties te voorkomen wij houden toezicht op onveilige situaties wij hebben minimaal een EHBO-er in dienst wij alarmeren direct de BHV-er bij ongevallen wij hebben camerabeveiliging wij hebben de medewerkers specifieke voorlichting gegeven over camerabeveiliging en overvallen
wij hebben stickers aangebracht bij de ingang dat wij beveiligd zijn wij hebben regels opgesteld hoe om te gaan met de kassa wij hebben een verankerde kassa wij hebben een overvalalarm wij hebben onderling waarschuwingssysteem wij hanteren een open- en sluitprocedure van het bedrijf wij verwijzen slachtoffers van een overval naar slachtofferhulp wij doen aangifte van een overval
wij hebben huisregels opgesteld om agressie en geweld te voorkomen wij houden toezicht op mogelijke agressie van gasten wij hebben horecaportier(s) met een licentie in dienst de portiers beschikken over veiligheidsvesten wij hebben veiligheidsglaswerk / plastic glaswerk
33
E Discriminatie
F Seksuele intimidatie
leeg glaswerk (glazen - flesjes) worden zo snel mogelijk weggehaald wij hebben de medewerkers specifieke voorlichting gegeven over agressie en geweld wij weigeren gasten op basis van risicovol gedrag gasten die enige vorm van agressie of geweld vertonen worden direct uit de zaak verwijderd indien noodzakelijk krijgt de gast een ontzegging voor een bepaalde termijn wij vragen assistentie van de politie bij (dreigende) geweld wij noteren alle voorvallen van agressie en geweld in een logboek wij melden de politie alle voorvallen waar fysiek ingrijpen van medewerkers heeft plaats gevonden indien mogelijk en noodzakelijk wordt de dader door ons aangehouden wij doen aangifte van of dienen een klacht in bij agressie en geweld van gasten wij verwijzen slachtoffers van agressie en geweld naar slachtofferhulp wij hebben beleid opgesteld om onze medewerkers te beschermen tegen discriminatie de medewerkers zijn voorgelicht hoe zij discriminatie tegen kunnen gaan de medewerkers hebben instructie gekregen hoe zij discriminatie aan kunnen pakken wij hebben een duidelijk deurbeleid, gebaseerd op de gedragscode van het bedrijfschap Horeca en Catering wij hebben huisregels opgesteld om discriminatie te voorkomen wij houden toezicht op mogelijke discriminatie door gasten tegen medewerkers die zich schuldig maken aan discriminatie zullen disciplinaire maatregelen genomen worden gasten die zich schuldig maken aan discriminatie moeten de zaak direct verlaten indien nodig krijgt de dader een ontzegging voor een bepaalde termijn wij wijzen gasten, die gediscrimineerd zijn, op de mogelijkheid aangifte te doen wij doen aangifte van discriminatie van medewerkers
wij hebben de medewerkers specifieke voorlichting gegeven over seksuele intimidatie wij hebben huisregels opgesteld om seksuele intimidatie van gasten te voorkomen wij houden toezicht op mogelijke seksuele intimidatie door gasten wij adviseren medewerkers die slachtoffer zijn van seksuele intimidatie door gasten aangifte te doen tegen medewerkers die zich schuldig maken aan seksuele intimidatie worden disciplinaire maatregelen genomen
34
G Wapenbezit
H Alcoholmisbruik
I Drugsgebruik
gasten die zich schuldig maken aan seksuele intimidatie moeten de zaak direct verlaten gasten die zich schuldig maken aan seksuele intimidatie krijgen een ontzegging wij hebben onze medewerkers voorlichting gegeven over wapens wij hebben huisregels opgesteld om wapenbezit te voorkomen wij houden toezicht op mogelijk wapenbezit bij de ingang worden gasten op wapens gecontroleerd met behulp van een detectiepoort bij de ingang wordt aangegeven dat er op wapens gecontroleerd wordt wij maken onderscheid tussen verboden wapens en ongewenste voorwerpen wij hebben een lijst van wat onder ongewenste voorwerpen wordt verstaan wij laten verboden wapens en ongewenste voorwerpen niet toe verboden wapens zullen nooit in bewaring worden genomen indien nodig krijgt de gast met een verboden wapen een ontzegging voor een bepaalde termijn wij vragen assistentie van de politie bij verboden wapenbezit wij zullen de wapenbezitter, indien mogelijk en noodzakelijk, aanhouden en de aangetroffen wapens in beslag nemen wij hebben de medewerkers specifieke voorlichting gegeven over alcoholmisbruik wij hebben huisregels opgesteld om alcoholmisbruik te voorkomen wij houden toezicht op mogelijk alcoholmisbruik wij voorkomen dat alcoholhoudende drank op de weg genuttigd wordt (terras uitgezonderd)
wij voorkomen dat gasten die teveel gedronken hebben aan het verkeer deelnemen wij hanteren een toelatingseis van 16 jaar bij op jongeren gerichte evenementen wij hebben een verbod op alcohol gebruik onder de 18 jaar wij verstrekken een kwartier voor sluitingstijd geen drank meer wij hebben (bij hoogtijdagen) een horecaportier met licentie in dienst op bepaalde piekuren stellen wij een legitimatieplicht in voor gasten die naar binnen willen bij overmatige overlast van dronken gasten buiten het bedrijf wordt assistentie van politie gevraagd indien mogelijk en noodzakelijk wordt de dronkaard door ons aangehouden wij hebben de medewerkers specifieke voorlichting gegeven over druggebruik wij hebben huisregels opgesteld om druggebruik / handel te voorkomen
35
J Bezoekers overlast
K Zaakbeschadigin g (vernieling)
wij houden zowel binnen als buiten het bedrijf toezicht op mogelijk druggebruik / handel bij de ingang wordt aangegeven dat gasten op drugbezit worden gecontroleerd wij hebben bij de ingang stickers aangebracht die aangeven dat druggebruik verboden is wij controleren de binnenkomende gasten op drugbezit indien nodig krijgt de gast een ontzegging voor een bepaalde termijn wij vragen assistentie van de politie bij ernstige vormen van drugbezit / handel indien mogelijk en noodzakelijk wordt de drugbezitter / handelaar door ons aangehouden en aangetroffen drugs in beslag genomen
de medewerkers zijn voorgelicht hoe zij bezoekersoverlast kunnen voorkomen de medewerkers hebben instructie gekregen hoe zij bezoekersoverlast aan moeten pakken wij hebben huisregels opgesteld om bezoekersoverlast te voorkomen wij hebben het huisreglement bij de toegang van het bedrijf zichtbaar opgehangen wij houden toezicht op onze gasten binnen het bedrijf wij controleren dat gasten buiten niet hun natuurlijke behoefte doen wij controleren dat gasten buiten geen alcoholhoudende drank nuttigen wij controleren dat gasten geen glaswerk naar buiten meenemen of daar terechtkomen wij verzoeken de vertrekkende gast geen (geluid)overlast te veroorzaken wij hebben hiervoor speciale stickers aangebracht wij hanteren een duidelijke leeftijdsgrens
wij corrigeren gasten die wettelijke bepalingen of onze huisregels overtreden wij corrigeren gasten die binnen het bedrijf de orde verstoren gasten die overmatig overlast veroorzaken worden direct uit de zaak verwijderd wij vragen assistentie van de politie bij ernstige ordeverstoringen indien mogelijk en noodzakelijk wordt de ordeverstoorder door ons aangehouden wij noteren bijzondere ordeverstoringen in een logboek de medewerkers zijn voorgelicht hoe zij vernielingen kunnen voorkomen
wij hebben huisregels opgesteld om vernielingen te voorkomen wij houden toezicht op mogelijke vernielingen
36
L Diefstal / zakkenrollen
wij controleren of er geen vernielingen hebben plaats gevonden wij hebben het meubilair aangepast aan de doelgroep vernielde voorwerpen worden direct door ons verwijderd vernielingen worden zo spoedig mogelijk hersteld wij vragen assistentie van de politie bij ernstige vernielingen indien mogelijk en noodzakelijk wordt de vernieler door ons aangehouden wij doen aangifte van ernstige vernieling
de medewerkers hebben instructie gekregen hoe zij diefstal, zakkenrollerij en heling aan moeten pakken wij hebben de medewerkers specifieke voorlichting gegeven over hoe zij zakkenrollers kunnen herkennen wij hebben huisregels opgesteld om diefstal, zakkenrollerij of heling te voorkomen wij houden toezicht op mogelijke diefstal of zakkenrollerij wij hebben de eigendommen geregistreerd wij hebben relevante voorwerpen gegraveerd de medewerkers zijn voorgelicht hoe zij diefstal en heling kunnen voorkomen wij attenderen onze gasten op hun spullen te letten wij hebben ervoor gezorgd dat medewerkers kunnen hun eigendommen veilig opbergen
wij hebben een beveiligde garderobe wij vragen assistentie van de politie als een dief of zakkenroller betrapt is wij vragen assistentie van de politie als wij een heler in de zaak hebben indien mogelijk en noodzakelijk wordt de dief, zakkenroller of heler door ons aangehouden wij doen aangifte van diefstal, zakkenrollerij of heling
wij hebben huisregels opgesteld om inbraak te voorkomen wij houden toezicht op mogelijke inbraak wij hebben elektronische inbraakdetectie wij zijn aangesloten bij een particuliere alarmcentrale wij deponeren waardevolle goederen en geld in een kluis
wij vragen assistentie van de politie als een inbraak heeft plaats gevonden wij doen aangifte van inbraak
M Inbraak
37
N Betalings criminaliteit
O Interne criminaliteit
medewerkers verlenen geen medewerking aan verzoeken van gasten met nota's te knoeien de medewerkers zijn voorgelicht om betalingscriminaliteit te voorkomen wij hebben huisregels opgesteld om betalingscriminaliteit te voorkomen wij controleren papiergeld met een UV-lamp
wij nemen direct contact met de politie als er sprake is van afpersing wij doen aangifte van afpersing, oplichting en flessentrekkerij de medewerkers zijn voorgelicht om interne criminaliteit te voorkomen de medewerkers hebben instructie gekregen hoe zij betalingscriminaliteit aan moeten pakken wij hebben een gedragscode opgesteld om interne criminaliteit te voorkomen wij houden toezicht op mogelijke interne criminaliteit
wij bespreken eventuele kasverschillen met onze medewerkers wij hebben duidelijke afspraken over gebruik van of meenemen van goederen van het bedrijf wij hebben duidelijke afspraken over de verkregen fooien wij zorgen ervoor dat medewerkers familie en vrienden niet bedienen wij zorgen ervoor dat medewerkers op eigen initiatief geen bedrijfsgoederen meenemen of lenen bij vastgestelde interne criminaliteit wordt de medewerker op staande voet ontslagen, deze krijgt tevens een huisverbod wij hebben voor onze medewerkers kluisjes ter beschikking voor het bewaren van hun eigendommen wij doen aangifte van interne criminaliteit wij verbinden hieraan consequenties voor de medewerker
38
3.
Nog te treffen maatregelen Risico
Maatregel
A Brand
B Ongevallen
C Roofovervallen
D Agressie en geweld
E EHBO/BHV
per
wij gaan onze medewerkers voorlichting en onderricht geven over brandpreventie wij gaan onze medewerkers voorlichting en onderricht geven over ongevallen preventie wij gaan de medewerkers voorlichting en onderricht geven over omgaan met overvallen
1/1/15
wij gaan onze medewerkers voorlichting en onderricht geven over omgaan met agressie en geweld wij gaan beleid opstellen om onze medewerkers te beschermen tegen agressie en geweld Wij zijn reeds in overleg met de Gemeente over EHBO trainingen voor onze vrijwilligers Wij zijn bezig met de vorming van een BHV groep binnen onze stichting inclusief toegang tot bestaande AED dan wel aansluiting bij het AED netwerk
1/1/15
1/1/15 1/1/15
1/1/15 1/7/15
39
