ELO EEMSMOND
Inhoud Samenvatting 1
Inleiding
2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
Van Andere Overheid tot Elo Eemsmond: aanleiding en achtergrond Programma Andere Overheid Elektronische gemeenten (EGEM) Elektronische Overheid in Groningen (Elo Grunn) Elo Deal Elo Eemsmond
3 3.1 3.2 3.3
Beleidskader Rijk Provincie Gemeente Eemsmond
4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8
Wat willen wij realiseren Het burgerservicenummer (BSN) De basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) De registratie van Publieksrechtelijke beperkingen (Wkpn) De modernisering van de persoonsregistratie (GBA) Een elektronisch loket (e-loket) Digitale identificatie (DigiD) De integrale omgevingsvergunning (IOV) Aansluiting op het Nieuwe Handelsregister (NHR)
5
Gewenste effecten
6
Randvoorwaarden en aandachtspunten
7
Samenwerkingsproject Elo Deal
8
Projectorganisatie Elo Eemsmond
9
Communicatie
10 10.1 10.2 10.3
Financiële gevolgen Kosten Elo Deal Kosten Elo Eemsmond Inkomsten
11
Planning
12
Conclusie
2
Samenvatting De nota die voor u ligt heeft als titel Elo Eemsmond. Elo staat voor Elektronische Overheid. In deze nota leest u hoe de gemeente Eemsmond het initiatief Andere Overheid van het Rijk in haar gemeente wil implementeren onder de naam Elo Eemsmond. Andere Overheid staat voor betere dienstverlening, minder bureaucratie en een slagvaardige organisatie. Bij betere dienstverlening kunt u denken aan efficiëntere dienstverlening aan burgers en bedrijven door de mogelijkheden van ICT te benutten. Bij minder bureaucratie kunt u denken aan het vergroten van de ruimte voor eigen initiatief en door het schrappen van regels die bureaucratie in de hand werken. En bij een slagvaardige organisatie kunt u denken aan het werken aan een goede interne organisatie van de gemeentelijke organisatie om taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden slagvaardig in te vullen. Samenwerken en luisteren naar elkaar is bij dit proces noodzakelijk. De gemeente Eemsmond onderschrijft in het Uitvoeringsprogramma 20062010 de doelstellingen van het Programma Andere Overheid. Het opstarten van het project Elo Eemsmond is dan ook een logisch gevolg. Daarbij moet opgemerkt worden dat gemeenten ten aanzien van de basisregistraties verplicht zijn uitvoering te geven aan de wettelijke regelingen. De registraties moeten tussen 2007 en 2009 zijn ingevoerd. Daarom wordt aan het project Elo Eemsmond een opstarttijd gekoppeld van 3 jaar. Het project Elo Eemsmond valt onder de paraplu van Elo Grunn. Hierin hebben de gemeenten in de provincie Groningen, de waterschappen en de provincie Groningen een pilot opgestart om elkaar te ondersteunen bij de implementatie van de Elektronische Overheid in Groningen. Elo Grunn is een uniek samenwerkingsverband op het gebied van de Elektronische Overheid en dit samenwerkingsverband heeft landelijk gezien dan ook een voortrekkersrol. Op 18 en 19 september 2006 werd een werkconferentie op Schiermonnikoog gehouden in het kader van Elo Grunn en hier werden de detailplannen van het project Elo Grunn uitgewerkt. Tijdens deze conferentie bleek dat de gewenste samenwerking om te komen tot een basisvoorziening voor geo-informatie (informatieregistratie van het gebruik van bouwwerken, terreinen, leidingnetwerken en virtuele objecten zoals percelen en gebiedsindelingen, maar ook van minder statische zaken zoals bodemverontreiniging, luchtvervuiling en dergelijke) nauw gerelateerd is aan het programma Elo Grunn. Daarom is voorgesteld beide initiatieven ineen te schuiven tot het samenwerkingsverband Elo Deal. De gezamenlijke aanpak behelst de samenwerking tussen de gemeenten bij de opbouw en inrichting van alle projectonderdelen van Elo Grunn, te weten: ? ? ? ? ? ? ? ?
het burgerservicenummer (BSN) de basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) de registratie van Publiekrechtelijke beperkingen (Wkpb) de modernisering van de persoonsregistratie (GBA) een elektronisch loket (e-loket) digitale identificatie (DigiD) de integrale omgevingsvergunning (IOV) aansluiting op het Nieuw Handelsregister (NHR)
3
1. Inleiding Wat betreft de activiteiten rond de Elektronische Overheid komen er de komende jaren vele nieuwe uitdagingen op de gemeente Eemsmond af. We willen deze uitdagingen graag aangaan, omdat wij hiervan de voordelen voor de gemeente, haar burgers en haar bedrijven zien. Maar wij zien ook dat het een megaklus wordt. Een klus die veel gaat vragen van de organisatie; die meer gaat vragen van de organisatie dan we met elkaar aankunnen. Op onderdelen ontbreekt de kennis en de capaciteit. Daarom is samenwerking wenselijk en noodzakelijk, temeer omdat hiermee de kosten worden beperkt. Met deze nota willen wij: ? het bestuur en de organisatie inzicht te geven in het project Elo Eemsmond, ? voorstellen een samenwerkingsproject Elo Deal op te starten, ? inzicht geven in de financiële gevolgen. Om inzicht in het project Elo Eemsmond te krijgen geven wij de samenhang met het Programma A ndere Overheid, Elo Grunn en Elo Deal aan. Het doel van deze nota is een positieve besluitvorming en het beschikbaar stellen van financiële middelen ten behoeve van het samenwerkingsverband Elo Deal.
4
2. Van Andere Overheid tot Elo Eemsmond: aanleiding en achtergrond 2.1 Programma Andere Overheid De basis voor het project Elo Eemsmond vinden we in het Programma Andere Overheid van het Rijk. Met dit programma werkt het Rijk aan een krachtige overheid, die de samenleving centraal stelt én slagvaardig is. Het actieprogramma omvat verbeteracties en initiatieven rond de thema's: betere dienstverlening, minder bureaucratie en slagvaardige organisatie. Bij alle thema's is een andere werkwijze van belang, zoals samenwerken en luisteren naar burgers. Door gebruik te maken van de mogelijkheden die door toepassing van ICT geboden worden, wil het Rijk de dienstverlening aan burgers en bedrijven verbeteren. Hiervoor zijn een viertal speerpunten geformuleerd: a. burgers en bedrijven hoeven bepaalde gegevens nog maar één keer aan te leveren bij de overheid, b. er komt een elektronisch systeem waarmee burgers en bedrijven zich éénduidig bekend kunnen maken bij de overheid, c. voor haar communicatie, zowel intern als met de buitenwereld, gaat de overheid open standaarden gebruiken, waardoor de leveranciersonafhankelijkheid wordt vergroot , d. het streven dat in 2007 65% van de publieke dienstverlening van Rijk, provincies en gemeenten plaats kan vinden via het internet. Goed gebruik van nieuwe technologieën, zowel tussen overheidsorganisaties onderling als tussen overheid, burgers en bedrijven, biedt kansen voor verbetering van handhaving van de regelgeving maar ook voor een (aanmerkelijk) efficiëntere overheid. Het opent nieuwe wegen voor openbaarheid, transparantie, responsiviteit en het afleggen van verantwoording door de overheid. Een ander zwaarwegend punt is de vermindering van administratieve lasten voor burgers en bedrijven. De inzet van ICT biedt een uitgelezen kans om de informatieverplichtingen te vereenvoudigen. Daaruit kunnen interessante voordelen voortvloeien. Het gebruik van informatieen communicatietechnologie voor deze doeleinden wordt veelal aangeduid met de term ’de Elektronische Overheid’ (Elo). Voor het realiseren van de Elo is een goed geregisseerd gebruik van ICT noodzakelijk. Technisch zijn daarvoor geen belemmeringen De regiesturing kent twee kanten: a. het aanbod van ICT-basisvoorzieningen als basisregistraties, identificerende nummers, authenticatievoorzieningen, standaarden voor gegevenstransport e.d.; b. het ontwikkelen van het gebruik van de basisvoorzieningen voor nieuwe/betere manieren van dienstverlening, handhaving en maatschappelijke participatie. Ad a De basisvoorzieningen worden centraal ontwikkeld en het gebruik daarvan kan en moet (en in sommige gevallen dwingend) worden bevorderd. Wat het gebruik betreft zal het uitgangspunt ‘ja, tenzij’ (omgekeerde bewijslast) zijn. 5
Om de basisvoorzieningen te realiseren moet samenhang worden aangebracht tussen al lopende activiteiten, en moet het gemeenschappelijke beheer worden georganiseerd. Daarbij is het nodig om tot afspraken te komen over verantwoordelijkheden, opdrachtgeverschap, beheer en exploitatie en houderschap van administraties. Ad b De ontwikkeling van de diensten en dergelijke vergt een andere sturingsaanpak. Uiteindelijk zijn het de vele honderden overheidsorganisaties, met ieder hun eigen verbindingen met burgers en bedrijven, die dat zelf moeten verzorgen. Een ‘slimme’ sturing daarvan dwingt niet maar verleidt en zorgt voor het samenbrengen van de activiteiten en biedt ‘best practices’ en innoverende oplossingen aan. Een dergelijke wijze van sturing is nodig door de grote verschillen in organisaties waar het hier om gaat: van de kleinste gemeente tot het grootste departement, ieder met hun eigen tempo van ontwikkeling en hun eigen mogelijkheden. Maar het is ook nodig vanwege de grote variatie aan activiteiten. Ook hier kan door invulling van de doelstelling van reductie van de administratieve lasten het nodige worden bereikt. 2.2 Elektronische Gemeenten (EGEM) De gemeente Eemsmond is niet de enige gemeente die voor de uitdaging staat van de Elektronische Overheid. Daarom heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten EGEM opgericht. EGEM ondersteunt gemeenten bij de omslag die ze moeten maken. EGEM is een landelijk kennisplatform voor gemeentelijke vraagstukken rond informatievoorziening, elektronische dienstverlening en organisatieontwikkeling. EGEM ondersteunt de gemeenten bij het verbeteren van dienstverlening en bedrijfsprocessen, door effectieve en efficiënte inzet van ICT. Naast het gebruikmaken van het kenniscentrum EGEM, kunnen gemeenten ook via EGEM aanspraak maken op aanvullende capaciteit en deskundigheid om te komen tot een bestuurlijk geaccordeerd plan. De 25 Groninger gemeenten, de provincie Groningen en de beide waterschappen hebben van deze mogelijkheid gebruik gemaakt om de Elektronische Overheid in Groningen in het samenwerkingsproject Elo Grunn te realiseren. 2.3 Elektronische Overheid in Groningen (Elo Grunn) Het programma van Elo Grunn ondersteunt de ontwikkelingen bij de afzonderlijke overheden. Waar mogelijk wordt door gemeenten samengewerkt. Daarbij wordt rekening gehouden met al bestaande samenwerkingsverbanden. Door op zoek te gaan naar de gezamenlijke uitdagingen en goed te kijken naar de stand van zaken van alle gemeenten, waterschappen en de provincie is een basis gelegd voor het delen van kennis en ervaringen en het delen (en daarmee mogelijk verlagen) van de kosten van de invoering van al die ontwikkelingen. Daarom is het project Elo Grunn zo belangrijk. Het afgelopen jaar heeft de inventarisatie plaatsgevonden. Elo Grunn is aan de gemeenten gepresenteerd en er heeft een nulmeting plaatsgevonden. De presentatie heeft geholpen om de samenhang van alle ontwikkelingen in beeld te brengen en om de zaken bij de gemeenten op gang te brengen. 6
De nulmetingen maken duidelijk dat de coördinatie veelal ontbreekt bij de gemeenten, dat er nog veel moet gebeuren en dat samenwerking de sleutel is voor succes. Op dit moment zitten we in de organisatiefase. De detailplannen zijn in ontwerp opgesteld en liggen nu bij de gemeenten. Er wordt gebouwd aan de realisatieorganisatie, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de financiële gevolgen en de dekking hiervan. Wat betreft de realisatieorganisatie wordt gezocht naar een vorm van samenwerking met de gemeenten Delfzijl, Appingedam en Loppersum (Elo Deal). Elo Grunn is een uniek samenwerkingsverband op het gebied van de Elektronische Overheid en wordt landelijk dan ook gezien als pilot. Binnenkort wordt gestart met een plan voor de realisatie-pilot voor Elo Grunn. Deze pilot beoogt de provincie Groningen een ondersteuningscontinuïteit te bieden vanuit EGEM voor het komende jaar (2007), opdat de gemeenten ook ná het gereedkomen van de geaccordeerde gemeentelijke realisatieplannen ondersteund worden. Deze ondersteuning zal door het samenwerkingsverband Elo Deal worden geboden. 2.4 Elo Deal In het voorjaar van 2006 is tussen de gemeenten Delfzijl, Eemsmond, Appingedam en Loppersum (Elo Dealgemeenten) al het initiatief ontstaan om samen te werken op het gebied van de geo-informatievoorziening. Alle gemeenten staan voor grote veranderingen ten aanzien van de interne en externe (geo-)informatievoorziening (informatieregistratie van het gebruik van bouwwerken, terreinen, leidingnetwerken en virtuele objecten zoals percelen en gebiedsindelingen, maar ook van minder statische zaken zoals bodemverontreiniging, luchtvervuiling en dergelijke). Een groot deel van deze ontwikkelingen hangt samen met het Programma Andere Overheid, waarmee door de overheid wordt gestreefd naar een betere dienstverlening aan burgers en derden. We kunnen denken aan samenwerking met de Elo Dealgemeenten op het gebied van de Wet Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (Wkpb), de Wet RO en de omgevingsvergunningen. Voor deze samenwerking is een geo-informatieplan ontwikkeld, waarin de gezamenlijke visie op geo-informatie is verwoord en de organisatorische inrichting van de samenwerking is weergegeven. (ligt ter inzage) Op 18 en 19 september 2006 werd een werkconferentie op Schiermonnikoog gehouden in het kader van Elo Grunn en hier werden de detailplannen van het project Elo Grunn uitgewerkt. Tijdens deze conferentie bleek dat de gewenste samenwerking om te komen tot een basisvoorziening voor geo-informatie nauw gerelateerd is aan het programma Elo Grunn. Daarom is voorgesteld beide initiatieven ineen te schuiven tot het samenwerkingsverband Elo Deal. De gezamenlijke aanpak behelst de samenwerking tussen de gemeenten bij de opbouw en inrichting van alle projectonderdelen van Elo Grunn, te weten: ? het burgerservicenummer (BSN) ? de basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) ? de registratie van Publiekrechtelijke beperkingen (Wkpb) ? de modernisering van de persoonsregistratie (GBA) ? een elektronisch loket (e-loket) ? digitale identificatie (DigiD) ? de integrale omgevingsvergunning (IOV) ? aansluiting op het Nieuw Handelsregister (NHR) 7
De projectorganisatie zal bestaan uit een stuurgroep, projectgroep, projectbureau en voor elk projectonderdeel een werkgroep. De bemensing zal grotendeels door de gemeenten geleverd worden vanuit hun eigen projectopzet. (zie verder hoofdstuk 8 Samenwerkingsproject Elo Deal) 2.5 Elo Eemsmond Met Elo Eemsmond bedoelen wij de interne organisatie van het project Elo Grunn. Hiervoor gaan wij een projectorganisatie opzetten. Dit is nodig, omdat de gehele organisatie betrokken is bij het project en er veel dwarsverbanden zijn in de projectonderdelen. Zo komt het burgerservicenummer (BSN) op alle sectoren voor en kent de organisatie veel interne afnemers van de modernisering van persoonsregistratie (GBA) en de basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Alle sectoren zullen meewerken aan de ontwikkeling van het elektronisch loket (e-loket) en het gebruik van digitale identificatie (DigiD). De omvang van dit project is aanzienlijk. Er wordt veel gevraagd van de organisatie, niet alleen intern, maar ook in de projectorganisatie van Elo Deal. Nu al is duidelijk dat dit niet zonder externe ondersteuning kan. Het project Elo Grunn valt onder de verantwoordelijkheid van de sectordirecteur Middelen. Hij zal daarin bijgestaan worden door een Elo projectleider. Voor deze functie wordt gedurende de looptijd van het project iemand ingehuurd ofwel aangesteld. Onder hoofdstuk 9 gaan wij nader in op de projectstructuur van Elo Eemsmond
8
3. Beleidskader 3.1 Rijk De weg naar de Elektronische Overheid is ingezet door het Kabinet met het Programma Andere Overheid en de rijksbrede ICT-beleidsagenda. De mogelijkheid die door de toepassing van ICT wordt geboden, wordt gebruikt om de dienstverlening aan de burgers en bedrijven te verbeteren. De doelstelling van het Programma Andere Overheid is: ?
? ?
?
Een hogere kwaliteit van de dienstverlening. Concreet vertaald betekent dit: ? 65% diensten via internet ? één loket: niet van kasje naar de muur ? eenmalige gegevensverstrekking; meervoudig gebruik ? digitale identiteit en elektronische handtekening. Minder regels: ? 25% administratieve lastenverlichting Betere organisatie Rijksoverheid: ? herverdeling van taken: effectiever, transparanter en efficiënter ? betere handhaving, opsporing en fraudebestrijding ? samenvoeging inspecties Rijk vernieuwd relaties: ? ketenregie ? benchmarks
3.2 Provincie De provincie doet mee aan het project Elo Grunn. Voor zover er raakvlakken zijn vanuit het Programma Andere Overheid met de gemeenten, vindt afstemming plaats in het project Elo Grunn. 3.3 Gemeente Eemsmond De gemeente Eemsmond onderschrijft in het Uitvoeringsprogramma 20062010 de doelstellingen van het Programma Andere Overheid, waar het gaat om een hogere kwaliteit van de dienstverlening en minder regels. In de komende vier jaar willen wij hier concreet vorm aan geven, onder meer door een actieve participatie in het project Elo Grunn. De gemeente heeft de volgende doelstelling geformuleerd: Het verder verbeteren van de dienstverlening aan de burger en het bedrijfsleven. Op veel terreinen is de gemeente monopolist. Het ijken van de klanttevredenheid dient daarom permanent onze aandacht te hebben. Het gaat daarbij niet alleen om houding en gedrag maar ook om verbetering van onze instrumenten en werkwijzen. In het bijzonder willen wij de mogelijkheden van digitalisering optimaal benutten en gaan we na of de belasting van onze klanten (bijvoorbeeld met betrekking tot registratie en vergunningverlening) kan worden verminderd. In de komende periode gaan we onze ambities definiëren op het terrein van Elo Eemsmond. Daarmee bereiken we dat de verplichte invoering van basisregistraties, die ons worden opgelegd vanuit het Rijk, op een goede wijze worden gerealiseerd. Ook geven wij vorm aan de implementatie van een eloket.
9
4. Wat willen wij realiseren Bij het onderdeel Elo Deal zijn de deelobjecten van de Elektronische Overheid al genoemd. Deze deelobjecten maken ook deel uit van Elo Eemsmond. Hieronder willen wij deze de deelobjecten nader beschrijven. 4.1 Het burgerservicenummer (BSN) Het BSN is een uniek identificerend nummer voor iedereen die een relatie heeft met de Nederlandse overheid. Het BSN is gelijk aan en vervangt het sofinummer. Met dit nummer kan men bij elk (digitaal) loket in de publieke sector terecht. Het BSN heeft binnen de gegevenshuishouding van de overheid een spilfunctie. Met dit persoonsnummer kunnen persoonsgebonden gegevens doelmatig en, indien met het oog daarop passende voorzieningen zijn getroffen, betrouwbaar uitgewisseld worden binnen de overheid en tussen de overheid en burgers. Een adequaat persoonsnummerbeleid is een belangrijke voorwaarde om te komen tot een verbetering van de (elektronische) dienstverlening van de overheid. Ook draagt invoering van het BSN bij aan de bestrijding van identiteitsfraude. De gemeenten krijgen te maken met het toekennen van BSN’s aan personen die zich inschrijven in de GBA (persoonsregistratiesysteem). Dat betekent dat werkprocessen of onderdelen in de GBA-systemen hierop aangepast worden. Ook zullen alle op formulieren en in geautomatiseerde systemen gehanteerde sofi-nummers gewijzigd worden in het BSN. Voor dit projectonderdeel is al een werkgroep ingesteld die met de voorbereiding bezig is. De invoering staat gepland voor 1 januari 2007. 4.2 De basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) De BAG bestaat uit twee basisregistraties die de kern zullen vormen van de gegevenshuishouding van de overheid. Binnen de (verplicht te gebruiken) BAG wordt het fundament gelegd voor de eenduidige benoeming van panden, verblijfsobjecten, standplaatsen en ligplaatsen. Hierdoor worden deze objecten onderling consistent gemaakt en kunnen gegevens uit verschillende processen zo nodig aan elkaar gekoppeld worden. Het eenduidig benoemen van de te registreren objecten is dan ook de belangrijkste functie van een basisregistratie. De objecten ’verblijfsobject’, ’standplaats’en ’ligplaats’ zijn de drie objecten waaraan formeel adressen toegekend kunnen worden. De BAG is de basisregistratie waarin een volledige lijst wordt opgenomen van al deze toegekende adressen 4.3 De registratie van Publiekrechtelijke beperkingen (Wkpb) Iedereen die een huis of stuk grond koopt - volgens het Burgerlijk Wetboek een ‘onroerende zaak’- , wil weten wat er wel of niet mee mag of wat er juist mee moet. Welke publiekrechtelijke beperkingen (dus van overheidswege) zijn opgelegd aan het pand of de grond waar het pand op staat en door welke overheid? Te denken valt dan aan beperkingen die voortvloeien uit een bestemmingsplan, uit een toegekende monumentenstatus, uit een bodemsaneringsplicht, enzovoorts. Op dit moment is het voor een koper of eigenaar lastig een totaaloverzicht van al die publiekrechtelijke beperkingen te krijgen, omdat de registratie ervan verspreid is en divers. De Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken (Wkpb) moet ervoor zorgen dat dit verbetert. Het wetsvoorstel bevat namelijk de hoofdlijnen van een 10
nieuw registratiestelsel. Op 1 januari 2007 begint de gemeente met de registratie van nieuwe publiekrechtelijke beperkingen. De bestaande beperkingen worden nadien geregistreerd. 4.4 De modernisering van de persoonsregistratie (GBA) De GBA is de Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens en bestaat sinds 1994. Geboorte, verhuizing, huwelijk, vertrek naar het buitenland, overlijden: de GBA bevat alle algemene persoonsgegevens en wijzigingen daarop, van de wieg tot het graf. Van elk lid van de Nederlandse bevolking wordt in de GBA een elektronische persoonslijst aangelegd. Op die lijst staan alle algemene gegevens over een individueel persoon. De GBA registreert dus ieders administratieve levensloop. Bij het gemeentelijk loket moet aangifte worden gedaan van bijvoorbeeld geboorte of overlijden. Dit wordt vervolgens in de GBA opgenomen. Hetzelfde geldt voor onder andere adreswijzigingen, huwelijk of echtscheiding. De komende periode wordt de GBA gemoderniseerd tot dé basisregistratie van persoonsgegevens voor de gehele overheid. Voor alle afnemers (bestuursorganen), zowel binnen als buiten gemeenten, worden in de periode 2007 tot 2010 geleidelijk de volgende twee verplichtingen doorgevoerd: ? het verplichte gebruik van de authentieke gegevens, ? de verplichte terugmelding op authentieke gegevens. 4.5 Een elektronisch loket (e-loket) Het e-loket is hét loket voor elektronische dienstverlening van de gemeente. Burgers en bedrijven kunnen via internet en zonder tussenkomst van een ambtenaar snel en eenvoudig zaken met de gemeente regelen. Zij kunnen onder meer vergunningen en aktes aanvragen, afval melden, een vraag stellen, een afspraak maken of een klacht doorgeven. Door het e-loket verandert de dienstverlening voor de klant op vier vlakken: 1. Sneller: omdat de gebruikers zich niet meer voor elke dienstverlening hoeven te verplaatsen en er geen sprake meer is van reisduur, van wachttijden en van overlappende administratieve formaliteiten. 2. Gebruiksvriendelijker: omdat de gebruikers 24 uur per dag en 7 dagen per week toegang hebben tot de overheid, los van de plaats waar ze zich bevinden. 3. Minder contacten: omdat gegevens van burgers en ondernemingen slechts eenmaal worden ingewonnen en omdat gegevens maximaal uitgewisseld worden tussen de administraties onderling en omdat de informatie proactief wordt beheerd. 4. Transparanter: omdat burgers en ondernemingen een grotere inspraak kunnen uitoefenen bij beslissingen, omdat ze rechtstreeks met de bevoegde overheidsdiensten kunnen communiceren en omdat ze toegang hebben tot hun persoonlijke gegevens waarover de overheid beschikt. 4.6 Digitale identificatie (DigiD) Met digitale identificatie (DigiD) kunnen burgers en bedrijven met één inlogcode bij elektronische diensten van steeds meer overheidsinstellingen terecht. DigiD staat voor Digitale Identiteit. Het is een gemeenschappelijk systeem van en voor de overheid. Overheidsinstellingen kunnen met DigiD de identiteit vaststellen van burgers en bedrijven die gebruik maken van hun e-loket. DigiD is een welkome hulp voor de gemeente. In één keer beschikt de gemeente over een kant-en-klaar authenticatiesysteem, dat snel aan de website kan worden 11
gekoppeld. Voor die koppeling kan de gemeente rekenen op professionele ondersteuning, zodat een snelle en veilige invoering van DigiD wordt gegarandeerd. 4.7 De integrale omgevingsvergunning (IOV) Iemand die nu een huis, fabriek of schuur wil (ver)bouwen, krijgt te maken met een groot aantal vergunningen. Verschillende vergunningen, met elk hun eigen criteria, procedures, loketten, afhandelingstermijnen, leges en toezichthouders. Die vergunningen worden vaak verstrekt door verschillende overheidsinstanties. De vergunningaanvragen doorlopen ieder hun eigen procedures en die kunnen leiden tot tegenstrijdige vergunningen. Dit is voor burgers en bedrijven onoverzichtelijk en tijdrovend. In het project Omgevingsvergunning staat degene die een vergunning nodig heeft centraal. Door invoering van de omgevingsvergunning hoeft een aanvrager straks nog maar één type vergunning aan te vragen, bij één loket. Er is ook maar één bevoegd gezag. Na het doorlopen van één procedure volgt één besluit, waarop zonodig één rechtsbeschermingsprocedure volgt. 4.8 Aansluiting op het Nieuw Handelsregister (NHR) In het NHR staan alle gegevens van alle bedrijven in Nederland geregistreerd. NHR is de basisregistratie van rechtspersonen, ondernemingen en andere juridische eenheden waarin alle gegevens staan van deze bedrijven in Nederland. Het gaat om gegevens als naam, adres, aantal werknemers. Maar ook om zaken als ondernemingsvorm, bedrijvennummer, belangrijkste bedrijfsactiviteiten. De gemeente heeft drie raakvlakken met het NHR: 1. Als bron BSN, GBA en BAG voor het NHR. Natuurlijke personen die een relatie hebben met een onderneming (eigenaar) worden opgenomen in het NHR. De gegevens worden ontleend aan het GBA en geregistreerd op basis van het BSN. Het adres heeft weer een koppeling met de BAG. 2. De gemeente is afnemer van het NHR. De gemeente gebruikt de informatie onder andere. bij de uitvoering van de Wet WOZ. 3. De gemeente is ook onderwerp van het NHR.
12
5. Gewenste effecten Het project Elo Eemsmond sluit aan bij de doelstelling van het Programma Andere Overheid. Dit betekent, dat de gemeente Eemsmond ook streeft naar: -
een hogere kwaliteit van de dienstverlening, minder regels, een effectieve, efficiënte en transparante organisatie.
De hogere kwaliteit van de dienstverlening wordt verkregen door meer diensten (50%) via internet te laten verlopen: één loket, eenmalige gegevensverstrekking en meervoudig gebruik en digitale identiteit. Evenals het Rijk streven wij naar een administratieve lastenverlichting. Door een herschikking van taken, zoals vergunningverlening, toezicht en handhaving, maar ook door mogelijk een clustering van taken in een vastgoedafdeling probeert de gemeente Eemsmond de organisatie te verbeteren. Wij zijn op zoek naar een gemeente: -
die burgers en bedrijven alleen lastig valt als het niet anders kan, die hun snelle en goede service biedt, die weet waarover ze het heeft, waarop mensen kunnen vertrouwen, die niet meer kost dan nodig is.
Natuurlijk wil/moet de gemeente ook voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Deze verplichtingen zijn er ten aanzien van GBA, BSN, BAG, NHR, Wkpb en omgevingsvergunningen.
13
6. Randvoorwaarden en aandachtspunten De Elektronische Overheid is een veelomvattend project en vraagt veel kennis, capaciteit, geld en organisatietalent. Elo Eemsmond kenmerkt zich door veel nieuwe (verplichte) zaken, zoals de basisregistraties. Specialistische kennis op dit gebied, maar ook ten aanzien van de omgevingsvergunningen en e-loket ontbreekt nog. Deels wordt deze kennis via opleiding verkregen, maar deels moet deze kennis ook ingehuurd worden De implementatie van alle deelprojecten van Elo Eemsmond vraagt veel van de organisatie. Het uitgangspunt daarbij is, dat we zelf doen wat we ook zelf kunnen doen. Dan nog moet worden geconstateerd, dat de implementatie van deze projecten niet naast de reguliere taken uitgevoerd kan worden. We zullen dus moeten inhuren voor de reguliere taken of voor de implementatie. Inhuur kost geld en financiële middelen zijn over het algemeen schaars bij de gemeenten. Daarom streven wij naar beperking van de kosten, zeker nu één van de doelstellingen is, dat het niet meer kost dan nodig is. De Dealgemeenten zien duidelijk de meerwaarde van een gezamenlijke aanpak ten opzichte van een individuele. Vooral de reductie van de eigen kosten en inzet, maar ook de efficiënte inzet van gekwalificeerd personeel van buiten zijn de argumenten.Wij kiezen daarom voor het samenwerkingsproject Elo Deal.
14
7. Samenwerkingsproject Elo Deal Zoals eerder aangegeven komt deze samenwerking voort uit de werkconferentie voor het cluster NO-Groningen in het kader van Elo Grunn. Aan deze werkconferentie hebben managers en uitvoerenden van de Dealgemeenten deelgenomen. Kernpunten van de gezamenlijke aanpak zijn: -
-
-
een ambtelijke samenwerking op secretarisniveau met bestuurlijke goedkering op basis van een convenant , een projectmatige (tijdelijke) samenwerking voor de opbouw en inrichting van Elektronische Overheid conform wettelijke eisen en verplichtingen, waarbij de gemeenten ook inherent kiezen voor een projectmatige aanpak intern, een heldere projectstructuur, met een projectorganisatie die goed geborgd is binnen de gemeentelijke organisaties, die een duidelijke opdrachtformulering heeft en waarvoor de verantwoordingsstructuur scherp is beschreven, aandacht en ruimte voor voldoende communicatie tussen de projectorganisatie en de gemeenten, inbedding in en ondersteuning vanuit het programma Elo Grunn.
De voorgestelde samenwerking is uitgewerkt in een beslisdocument. Dit document ligt bij de stukken ter inzage. Samengevat is de meerwaarde van deze samenwerking ten opzichte van zelfdoen: -
-
een eenduidige structuur voor de Elektronische Overheid met een efficiënte en effectieve inzet van mensen en middelen, onder andere minder interne uren voor de individuele gemeenten, minder kosten externe begeleiding en inhuur deskundigheid, afhankelijk van de keuze, minder initiële kosten voor technische infrastructuur, natuurlijker groei van centraal naar decentraal (zelf doen), snelle inzet van hoogwaardig en gekwalificeerd personeel, vermindering kwetsbaarheid ten aanzien van specialistische kennis, noodzaak voor de gemeenten om projectmatig te werken, druk op de gemeentelijke organisatie om te presteren en om te veranderen.
De volgende projectorganisatie wordt voorgesteld: Een stuurgroep: bestaande uit de vier gemeentesecretarissen met de algemeen projectleider als ambtelijk secretaris (1 van de gemeentesecretarissen is voorzitter en daarmee formeel opdrachtgever voor de projectleider); Een projectgroep: bestaande uit de algemeen projectleider en de Elocoördinatoren van de deelnemende gemeenten; Een projectbureau: dat ondersteunend is aan de projectgroep, de werkgroepen en de gemeentelijke organisaties, bestaande uit: de algemeen projectleider, een backoffice- coördinator, een frontoffice-coördinator, een backoffice- specialist, een frontoffice-specialist, een communicatiedeskundige/secretariële ondersteuning; Werkgroepen: per project een werkgroep die bestaat uit vertegenwoordigers van iedere gemeente waaruit een voorzitter wordt gekozen; Decentraal (per gemeente): een Elo-coördinatieteam per gemeente met de inhoudelijk verantwoordelijken binnen de organisatie en de Elo-coördinator als voorzitter. 15
Een extern projectleider wordt aangesteld vanwege zijn/haar onafhankelijkheid en vanwege het feit dat een kandidaat voor deze rol op dit moment niet vanuit de gemeenten beschikbaar is. De andere rollen in het projectbureau worden bij voorkeur door interne kandidaten ingevuld (waarbij zij dus intern vervangen moeten worden). De projectorganisatie ziet er in schema als volgt uit:
Stuurgroep
Projectburo
Projectgroep
Werkgroepen BAG
BSN
NHR
eLoket
IOV
GBA
DigiD
WKPB
Centraal Lokaal
ELO-coördinatieteam
Zoals in het schema te zien is, wordt er onderscheid gemaakt tussen de projectorganisatie (Centraal) en de eigen organisatie (Lokaal). Deze structuur biedt de mogelijkheid om niet steeds alle specialismen binnen iedere gemeente te hoeven laten deelnemen aan de werkgroepen maar efficiency te behalen door de benodigde specialismen te bemensen met één enkele specialist die voor alle gemeenten meedenkt. Binnen de eigen organisatie moet dan echter wel de overdracht en de samenhang geborgd worden. Daar zorgt het Elocoördinatieteam voor, onder leiding van de Elo-coördinator. Belangrijk is te vermelden dat de projectorganisatie veel werk kan verzetten, maar dat elke afzonderlijke gemeente personele inzet zal moeten leveren wil de aanpak succesvol zijn. De Elo-coördinator van elke gemeente heeft de belangrijke taak de werkzaamheden intern op gang te brengen, op gang te houden en op elkaar af te stemmen.
16
8. Projectorganisatie Elo Eemsmond Zoals hierboven al aangegeven, zal de gemeente Eemsmond zelf ook een projectorganisatie opzetten. Wij kiezen voor een organisatie vergelijkbaar met de organisatie van Elo Deal. Het project valt onder de eindverantwoordelijkheid van de sectordirecteur Middelen. Dit betekent dat hij binnen het MT aanspreekpunt voor Elo Eemsmond zal zijn. Het MT zal in dit project als stuurgroep fungeren en wordt geadviseerd door de projectleider. De projectgroep zal bestaan uit de voorzitters van de werkgroepen en staat onder aansturing van de Elo projectleider. De organisatie kent wederom 8 werkgroepen, voor elk projectonderdeel een werkgroep. De werkgroepen worden bemenst met medewerkers die betrokken zijn bij het projectonderdeel. De projectleider wordt extern aangetrokken. Bij de voorjaarsnota is dit al aangegeven en zijn de financiële middelen beschikbaar gesteld. De sollicitatieprocedure is opgestart. Wij gaan voorlopig uit van maximaal 0,5 fte. De definitieve besluitvorming en invulling van de projectorganisatie vindt plaats na aanstelling van de Elo projectleid(st)er.
17
9. Communicatie Een projectorganisatie van deze omvang vraagt om een goede communicatie. Communicatie intern met het bestuur en de medewerkers, maar ook extern met de burgers en bedrijven. Ook vraagt het samenwerkingsproject extra communicatie om implementatie van Elo Eemsmondgoed goed te laten verlopen voor de gemeente. De interne communicatie richt zich vooral op de bestaande communicatiemiddelen zoals het weekbulletin, GrOOTnieuws, MT-verslag. De projectleider, in samenspraak met de afdeling communicatie, vervult daarin een belangrijke rol. De communicatie vanuit de projectorganisatie Elo Deal richting de werkvloer is van essentieel belang voor het welslagen van dit project. Daarnaast wordt voor het bestuur eind 2006 een informatieavond georganiseerd als aanvulling op de behandeling van het raadsvoorstel over het Samenwerkingsproject Elo Deal. Ook voor de organisatie en dan vooral voor de medewerkers die vanuit hun werk raakvlakken hebben met Elo Eemsmond, is een informatiebijeenkomst zinvol. In overleg met de afdeling communicatie ligt er een belangrijke taak voor de Elo projectleider. De externe communicatie zal vooral gericht zijn op informatie in het gemeentenieuws en op de site www.eemsmond.nl. Ook kan op cruciale momenten gedacht worden aan een directe benadering van de pers met een persbericht. Betrokkenheid van de burgers in het kader van burgerparticipatie bij Elo Eemsmond beperkt zich tot het projectonderdeel e-loket en wellicht DigiD. De overige projectonderdelen zijn over het algemeen voorgeschreven projecten, waarbij de inbreng van burgers en bedrijven tot een minimum is beperkt. De afdeling Communicatie zal worden gevraagd bij de projectbeschrijving door de projectleider ook een communicatieplan op te stellen.
18
10. Financiële gevolgen In dit hoofdstuk willen wij drie onderdelen behandelen, te weten: -
financiële gevolgen samenwerkingsproject Elo Deal, financiële gevolgen Elo Grunn, inkomsten.
10.1 Kosten Elo Deal In overleg met de Dealgemeenten zijn de kosten voor het samenwerkingsproject in beeld gebracht. De in dit onderdeel genoemde kosten zijn gebaseerd op kengetallen van andere, soortgelijke, samenwerkingsverbanden. Een nadere onderbouwing met behulp van detailplannen is na de projectstart vereist. In de onderstaande tabel zijn de financiële en personele gevolgen in beeld gebracht. In de bovenste tabel is de bemensing voor het projectbureau opgenomen, in de onderste tabel de personele inzet die vanuit elke gemeente moet komen. In beide zijn de kosten van samenwerking afgezet tegen de kosten indien elke gemeente het zelf doet. Bemensing projectbureau: samen versus zelf doen Samen Op jaarbasis Projectvoorbereiding
Eenmalig
Per jaar
Zelf doen * Op jaarbasis Eenmalig
20000 (*)
Per jaar
5000(*)
Structurele personele inzet Projectmanager (extern)
0,3 fte
€ 60.000
BO-coordinator
1,0 fte
€ 128.000
FO-coordinator
0,7 fte
€ 67.200
BO-specialist
1,0 fte
€ 96.000
FO-specialist 0,7 fte Communicatiedesk / sec. onderst. pm Databasebeheer Gegevensbeheer Applicatiebeheer Begeleiding en opleiding (extern) pm
€ 67.200
ELO-coordinator (intern per gem) 0,1 fte Gegevenscoordinatie (intern per gem) 0,2 fte
pm
Kosten technische infrastructuur Kosten externe ondersteuning Kosten opleidingen
pm (***) pm pm
Projectkosten totaal eenmalig Projectkosten totaal op jaarbasis Totaal per gemeente per jaar (****)
nihil
0,1 - 0,2 fte (**) 0,7 - 0,8 fte (**) 0,5 - 0,7 fte (**) 0,5 - 1.0 fte (**) 0,5 - 0,8 fte (**)
€ 9.375 € 43.500 € 36.000 € 42.625 € 37.125
pm
pm pm (**) pm (**) pm (**) pm
pm pm pm pm pm
pm (**)
0,1 fte
pm (**)
pm (**)
0,2 fte
pm (**) pm (***) pm pm
pm
nihil € 418.400
€0
€ 104.600
€0
168.625
19
* gemiddeld op kengetallen van andere gemeenten gebaseerd en inclusief volledige implementatie (*) wordt door ELO-Grunn gefinancierd (**) tegen kale loonkosten indien de gemeente deze formatie beschikbaar heeft (***) vanuit bestaande begroting beschikbaar (****) gehanteerde verdeelsleutel Appingedam 25%, Loppersum 25%, Eemsmond 25 %, Delfzijl 25% Personele inzet gemeente: samen versus zelf doen Samen Projectperiode Eenmalige personele inzet (dagen) Diverse afdelingen/functionarissen 1500 Projectmanager (extern) per dag Projectmanager bruto jaarsalaris ELO-coordinator bruto jaarsalaris BO/FO-coordinator (intern/extern) per dag BO/FO-coordinator bruto jaarsalaris BO/FO-specialist (intern/extern) per dag BO/FO-specialist (intern/extern) per dag Projectperiode Aantal mensdagen per jaar
Zelf doen * Per gem/jaar
Projectperiode
Per gem/jaar
125
500
167
€ 1.000 € 75.000 € 60.000 € 640
(integrale kostprijs per uur 80 euro)
€ 60.000 € 480
(integrale kostprijs per uur 60 euro)
€ 55.000 3 jaar 200
In bovenstaande tabel wordt nog uitgegaan van een gelijke verdeling van de kosten voor de bezetting van het projectbureau. De voorkeur gaat uit naar een verdeling van de kosten op basis van het aantal inwoners en het aantal CBS woonruimten per 1 januari 2006: In de tabel is de inzet die nodig is voor de opbouw van de registers voor adressen, gebouwen en beperkingen niet meegenomen, omdat hiervoor momenteel nog geen kengetallen beschikbaar zijn en het Ministerie van VROM nog niet bekend heeft gemaakt waaraan de registers moeten voldoen. Ook is geen rekening gehouden met de opschoning en actualisatie van bestaande bestanden. Deze investering in tijd zal trouwens per organisatie verschillend zijn. De bemensing van de projectgroep en de werkgroepen is in bovenstaande tabel nog niet meegenomen. De medewerkers van de Dealgemeenten zullen zitting nemen in deze project- en werkgroepen. Uitgaande van het feit van binnen de organisatie niet de capaciteit aanwezig is om deze extra werkzaamheden uit te voeren, gaan wij vooralsnog uit van inhuur. Een inschatting is moeilijk en zal per medewerker verschillen. Hiervoor houden wij een bedrag aan van € 95.400. Per jaar bedragen de kosten voor het samenwerkingsproject daarom € 200.000. Bij de najaarsnota is voor de duur van het project (3 jaar) een bedrag van € 00.000 als claim vastgelegd in de Algemene Reserve. Voorgesteld zal worden hiervoor nu een reserve te vormen en voor 2007 een bedrag van € 200.000 aan te wenden.
20
10.2 Kosten Elo Eemsmond De kosten voor het project Elo Eemsmond zijn nog moeilijk in te schatten. Een eerste overleg hierover in het kader van Elo Grunn, heeft nog niet het gewenste inzicht in de kosten opgeleverd. Nadrukkelijk is gevraagd naar een indicatie van deze kosten, zodat in het financieel perspectief met deze kosten rekening kan worden gehouden Voor het project Elo Eemsmond gaan wij voorlopig uit van de volgende kosten: kosten Elo projectleider, kosten automatisering, kosten inhuur personeel. Voor inhuur van de projectleider Elo is een bedrag geraamd van € 50.000. Dit bedrag is bij de voorjaarsnota 2006 geraamd. De sollicitatieprocedure loopt. In 2006 is niet het volledige bedrag nodig. De invoering van nieuwe of gewijzigde basisregistraties, zoals het GBA en de BAG leiden tot extra kosten op het gebied van software. Hiermee is in het jaarbudget automatisering onvoldoende rekening gehouden. Daarom is structureel in de begroting 2007 een bedrag opgevoerd van € 25.000. Daarnaast is voor technische kosten, waaronder aanschaf van specifieke hardware, ondersteuning van installaties e.d. een structureel bedrag geraamd van € 10.000. De kosten van inhuur zijn niet in te schatten. Al eerder is aangegeven, dat niet al deze werkzaamheden naast de reguliere taken uitgevoerd kunnen worden. In hoeverre ingehuurd moet worden is mede afhankelijk van de mogelijkheid om intern door nadere prioriteitstelling de extra werkzaamheden in te passen naast de reguliere taak. Ook ligt er een relatie met de inzet van medewerkers in het samenwerkingsproject Elo Deal. Hiervoor is wel een bedrag van € 95.400 geraamd voor inhuur. Bij de implementatie worden onderzocht in hoeverre het mogelijk is door samenwerking en inzet van stagiaires de kosten te beperken. Gedurende de looptijd van het project zullen wij nader rapporteren over deze kosten. 10.3 Inkomsten Het Rijk heeft in eerste instantie ingezet op een budgettair neutraal verloop van de kosten en baten voor de gemeenten. Daarbij zijn de kosten nog moeilijk te berekenen en moeten de baten worden gehaald uit kwaliteitsverbetering en een efficiënte en effectieve organisatie. Tijdens een eerste workshop kosten en baten analyse van Elo Grunn is duidelijk geworden, dat de gemeenten niets kunnen met de aangegeven Benefits Logic (hulpmiddel om te kunnen overzien van welke potentiële baten sprake is bij een invoeringstraject). Bij de kabinetsformateur wordt een claim neergelegd om financieel bij te dragen in de kosten van uitvoering van het Programma Andere Overheid. Het is duidelijk dat er nog grote onzekerheid is rond deze claim. Mocht het leiden tot een bijdrage van het rijk, dan zullen deze middelen terugvloeien naar de algemene reserve.
21
De gemeente ziet de meerwaarde van het Programma Andere Overheid en wil dit samen met het Rijk verder uitwerken. Daarin is het goed mogelijk dat de gemeente hét aanspreekpunt wordt voor de burgers voor alle vragen over de overheid. Daarin wil de gemeente een gelijkwaardige en serieuze partner zijn en daarom verwacht zij van het Rijk een bijdrage in de uitvoeringskosten.
22
11. Planning In dit stuk willen wij ons beperken tot een planning op hoofdlijnen. Na aanstelling van de projectleider zal het project Elo Eemsmond gedetailleerd worden uitgewerkt, met een planning per projectonderdeel. De planning ziet ter thans als volgt uit: Behandeling nota Elo Eemsmond in het college: 7 november 2006 Behandeling nota Elo Eemsmond in de raad: 7 december en 21 december Aanstelling Elo projectleider: november 2006 De projectonderdelen, voor zover deze verplicht zijn gesteld door het Rijk zijn ook aan een planning gebonden. Deze is als volgt: BAG: 1 januari 2009 GBA: BSN: 1 januari 2007 Wkpb: 1 januari 2007 Omgevingsvergunning: 1 januari 2008 Voor de Wkpb betekent 1 januari 2007, dat vanaf deze datum de nieuwe publiekrechtelijke beperkingen vastgelegd moeten worden. Daarna krijgt de gemeente nog de tijd om oude verplichtingen te registreren. De voorbereidingen voor de invoering van het BSN zijn al begonnen.
23
12. Conclusie en aanbevelingen Met de nota Elo Eemsmond hebben wij inzicht gegeven in wat de Elektronische Overheid voor de gemeente Eemsmond betekent en hoe dit project wordt opgepakt. Deze nota is bedoeld als informatiebron voor het bestuur om een beslissing te nemen over het samenwerkingsproject Elo Deal, het opstarten van het project Elo Eemsmond en het beschikbaar stellen van de financiële middelen voor deze projecten. Het college wordt voorgesteld in te stemmen met de voorgenomen samenwerking tussen de gemeenten Appingedam, Delfzijl, Loppersum en Eemsmond om te komen tot de invoering van de Elektronische Overheid conform de wettelijke eisen en verplichtingen, bekrachtigd door ondertekening van een convenant. Tevens wordt voorgesteld akkoord te gaan met de benodigde investeringen voor de periode tot 1 oktober 2009. De raad wordt voorgesteld een bedrag van € 600.000 te reserveren voor het project Elo Eemsmond/Deal. Ter ondersteuning van deze nota wordt voor behandeling in de raad een informatiebijeenkomst georganiseerd voor college en raad, waarin de projecten van de Elektronische Overheid nader worden toegelicht. Uithuizen, november 2006 B.L. Meijer
24
