Informatieplanning financieel domein Presentatie Directie Overleg 10 juni 2014
Scope project
Centrale vraag informatieplanning financiën
Hoe moet de informatievoorziening voor de financiële processen er de komende jaren uit gaan zien? • Gevoel van onbehagen • Moeizame transitie financiële structuur 2012-2013 • Zorgen over levensvatbaarheid FIS/2000 • Roep om managementinformatie
Verder met FIS/2000 of een ander systeem zoeken?
Projectaanpak informatieplanning • Interviews met alle afdelingen • Workshops en procesanalyse met FCB • Workshop met beheer Analyse Projectgroep
• Jan Bruijn • Richard Gankema • Jos Kerssens (Dennis Blom) • Maureen de Ridder (Gé Verhoeven) • Arno Smit (PL) • Daniëlle Wittebrood (Karin Klein)
Benoemen constateringen en knelpunten Toetsen Benoemen oplossingsrichtingen Toetsen Uitwerken deelprojecten Advies rapport
Bestaande situatie Office toepassing
Applicatie FCB
Handmatig
Processen en Applicaties per Organisatieeenheden
Applicatie Overig
FCB Excel Treasury beheer
Access Subsidie beheer
VHIJG Verwerking Liquide middelen
Omzetbelasting
Transitoria
Excel Prognoses
Excel Opstellen begroting
Word/Excel Periodieke afsluitingen
Excel Vaste activa
Word verkoopfacturen
Excel Meerjaren planning begroting Begroting
Leges gebruik eigendommen
Journaalpost Salarissen
Facturen • Héél veel MS-Office • Heel weinig koppelingen Verplichtingen tussen systemen Uren • Veel handmatige processen • Een cultuur van zelf doen • Meerdere bronnen naast elkaar Cognos rapportages • “Eilandenrijk”
Acess Facturen
Orion
EBS Eigendommem beheer
Oftewel:
Leges vergunningen
CMS PRS
Key2GH
Iris V&H
eHRM Personeel
FIS/2000 Grootboek, Crediteuren, Debiteuren Verplichtingen,Jornaliseren,Facturen Boekingen, Betalingen
Financiele gegevens Financiele gegevens Project volger
HHNK
IMIS
Begroting
Bedrag verkoopfacturen
Journaalpost Belasting opbrengst
HR&C&F
Online Approval Accorderen facturen
Word Smartdocument
Time Connect Uren verantwoording
DPR Programma rapportages
Excel Schaduw administraties
Constateringen in de vorm van stellingen
Bijvoorbeeld: • De (on-)mogelijkheden van FIS zijn niet goed bekend. Op diverse plaatsen wordt FIS niet optimaal gebruikt, of ontbreekt passende functionaliteit in FIS. • De keten rond inkoop – verplichtingen – facturen is niet
goed doordacht en bevat overbodige handelingen. • Door de grote versnippering in het gebruik van de
financiële informatie in de taakafdelingen en het ontbreken van centrale regie is het aanbrengen van wijzigingen in de financiële structuur moeilijk en risicovol gebleken.
Advies: FIS, tenzij…
• We blijven FIS en Cognos gebruiken en starten een
breed verbeterprogramma met een flink aantal deelprojecten, waarbij we de mogelijkheden van het pakket zoveel mogelijk proberen te benutten. Kortom: we gebruiken alleen andere software oplossingen als het echt niet in FIS kan.
Portal tijdschrijven declaraties
COGNOS TM1
Selfservice E-procurement
FIS/2000
intranet
COGNOS (BI)
Portaal (mensgericht)
Doelarchitectuur financiële domein
Workflow
Instrumentarium Projectmatig Werken
CMSPRS
HR (Youforce) integratielaag
Belastingen (Key2GH)
VHIJG (SAW@)
Inkoop
Asset Management
Dertien deelprojecten, van urgent naar minder urgent 1. 2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Proces inkoop-verplichting-crediteuren-facturen Verduidelijken besturingsmodel en verbeteren managementinformatievoorziening Vaste activa module implementeren Periode afsluitingen Stroomlijnen budgettering-/begrotingsproces, P&C cyclus Factuurmodule niet-belastingen debiteuren Koppelen FIS aan de nog te implementeren integratielaag Verbeteren processen tijdschrijven en declareren Scenario uitwerking en analyse meerjarenplanning Verbeteren kostenverdeling en kostentoedeling Verbeteren registratie kenmerken als BTW codes, subsidies Verbeteren treasury processen Vergroten self-service medewerkers
Kosten, baten, impact verbeterprojecten
Samenhang tussen de verbeterprojecten en andere projecten Medewerker CMS/ Intranet
Administratie
13
6
4
12 FM board
Besturing
1
11
8
Projecten
10
7
2
Asset management
9 5
Instrumentarium Proj.werken
3 Budgettering, begroting
Herinrichting financiële functie
Asset management
Verbeterprogramma financiën
• Verbeterprojecten worden in samenhang opgepakt • Cultuurverandering, scholing en aansluiting op de
processen en projecten zijn kritieke succesfactoren • Op dit moment wordt een investeringsvoorstel uitgewerkt voor directie/CHI: – 2014: € 300.000 (start 3 projecten) – 2015: € 2.000.000 (6-7 projecten) – 2016: € 700.000 (de resterende projecten) • Inzet van financiële kennis en capaciteit heeft een sterk raakvlak met herinrichting financiële functie
