Informatieplanning financieel domein. Advies verbeterprogramma financiële domein. Projectgroep informatieplanning financiële domein. 14 april

Informatieplanning financieel domein Advies verbeterprogramma financiële domein

Auteur

Projectgroep informatieplanning financiële domein Registratienummer

Datum

14 april 2014 Versie

1.0 Status

Definitief Afdeling

Afdeling Informatie & Automatisering

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier informatieplanning financieel domein

Inhoudsopgave 1

Inleiding

4

1.1

Aanpak en werkwijze

4

2

Financiële systemen

5

2.1

Proces/applicatie matrix

5

2.2

Onderhoudskosten

6

2.3

Bevindingen t.a.v. beheer

6

2.4

Toekomst FIS

7

3

Financiele processen

8

3.1

Bevindingen

8

3.2

Scenario’s

11

3.3

Doelarchitectuur

13

4

Uitwerking scenario A: FIS, tenzij…

15

4.1

Uitwerking deelprojecten

16

4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 4.1.10 4.1.11 4.1.12

17 18 19 21 22 23 25 26 27 28 30 31

Project: Project: Project: Project: Project: Project: Project: Project: Project: Project: Project: Project:

Factuurmodule niet belasting debiteuren Periode afsluitingen Vaste activa administratie Vooronderzoek registratie administratieve kenmerken Stroomlijnen budgettering- en begrotingsproces en P&C cyclus proces inkoop – verplichting - (crediteur)factuur aansluiten FIS op de integratielaag Vergroten self-service medewerkers Verbeteren treasury processen Verbeteren kostenverdeling en kostentoedeling Scenario uitwerking en analyse meerjarenplanning Verbeteren processen tijdschrijven en Declareren

4.2

Kosten, urgentie en impact

32

5

Bijlage

34

5.1

Geïnterviewden technisch beheer

34

5.2

Geïnterviewden taakafdelingen

34

2


Versiebeheer Versie

Datum

Korte omschrijving aanpassing

Auteur

0.1

27-02-2014

Initiële versie

Richard Gankema Arno Smit

0.2

06-03-2014

Lijst geïnterviewden toegevoegd in Bijlage

Richard Gankema

0.3

12-03-2014

Hoofdstuk 2 aangepast nav opmerking overleg 11 maart Onderhoudskosten geverifieerd en aangepast

Richard Gankema

0.4

14-03-2014

Opmerkingen projectgroep verwerkt, algehele revisie document

Arno Smit

0.5

26-03-2014

Projectbrieven door projectgroep bijgesteld

Projectgroep

0.6

11-04-2014

Kosten, baten, impact, doelarchitectuur toegevoegd

Arno Smit

1.0

14-04-2014

Baten, kosten (uurtarief aangepast) tekstuele aanpassingen

Arno Smit

Auteurs Het document is opgesteld door de project informatieplanning financieel domein. Deze was als volgt samengesteld: Jan Bruin Dennis Blom Richard Gankema Jos Kerssens Karin Klein Maureen de Ridder - Van Beusekom Arno Smit (projectleider) Daniëlle Wittebrood-Oudhuis

Clusterhoofd Kwaliteit & Beheer Adviseur Adviseur Clusterhoofd Financieel Beleid & Advies Concerncontroller Clusterhoofd Administratie & Beheer Informatiemanager Adviseur

FCB FCB I&A FCB Concerncontrol FCB I&A Concerncontrol

3


1

Inleiding

De financiële informatievoorziening binnen HHNK kenmerkt zich door een lappendeken aan applicaties en een heterogene infrastructuur. De informatievoorziening is hierdoor inefficiënt, arbeidsintensief en foutgevoelig en levert niet op wat er van verwacht mag worden. Deze architectuur heeft een aantal kenmerken die aanleiding zijn voor een nadere analyse en toekomst bepaling:  De invoer van gegevens vindt in een aantal gevallen dubbel plaats en er zijn geen eenduidige definities van informatie.  Er zijn formele en informele schaduwsystemen waarin financiële informatie wordt bewerkt en geraadpleegd.  Financiële managementinformatie wordt onvoldoende ontsloten.  Er is ‘ontevredenheid’ in de organisatie over de financiële informatievoorziening.  Het afgelopen jaar is gebleken dat het erg lastig is kleine verbeteringen aan te brengen in de financiële informatievoorziening.  Financiële informatie is niet optimaal geïntegreerd met andere informatiegebieden zoals projectmatig en programmatisch werken en assetmanagement. De uitdaging is om een roadmap voor de komende jaren samen te stellen waarlangs de informatievoorziening zich dient te ontwikkelen. De belangrijkste vragen hierbij zijn of HHNK met het huidige systeem FIS en het hieraan gekoppelde Cognos verder kan en wil en of HHNK kiest voor vervanging van deze applicaties, door b.v. een ERP systeem. Deze rapportage beschrijft de huidige stand van zaken en bevindingen:  Technische bevindingen applicatielandschap;  Overzicht huidige applicaties en onderlinge interfaces;  Functionele bevindingen financiële processen;  Belangrijkste knelpunten  Scenario’s  Uitwerking gekozen scenario

1.1 Aanpak en werkwijze Grofweg zijn er in de aanpak van dit traject drie fasen te onderscheiden: Informatievergaring. Er is gesproken met een groot aantal mensen in de organisatie o Semi-gestructureerde interviews met de taakafdelingen betreffende de financiële informatievoorziening o Workshops en interviews met clusterhoofden en teamleiders FCB o Interviews en workshops met beheerders bij I&A en FCB Analyse o De interviewverslagen zijn door de projectgroep gerubriceerd en gesorteerd en vertaald naar bevindingen (paragraaf 3.1) o Uitwerking hoofdscenario’s oplossingsrichtingen o In overleg met de opdrachtgever is een scenario gekozen, dat is uitgewerkt en getoetst Uitwerking advies o Het gekozen scenario is verder uitgewerkt in deelprojectvoorstellen, welke tezamen het verbeterprogramma voor de financiele informatievoorziening gaan vormen o Het concept advies is getoetst bij de belangrijkste leverancier, Unit4. 4


2

Financiële systemen

Het applicatielandschap bestaat uit modules FIS en applicaties die onderling met elkaar in verbinding staan. Cluster Kwaliteit & beheer is verantwoordelijk voor het operationeel en actueel houden van het applicatielandschap. HHNK Organisatie Rapportage PMB

SmartDo cument Time Connect Mutaties

Offerte

Cognos

Toetsing Opdrachten

HR

VHIJG Iris V&H

Uren Financiele gegevens

Richtlijnen

Online approval

EBS

eHrm

Mutaties

Inkoop

Concern Control

IMIS

Verifieren Leges

Leges eigendommem

Declaraties Salarissen

Toetsing

FCB Betalingen

eTrans action

Facturen

Financieelsysteem FIS/2000

Betalingen

Orion

Facturen CMS PRS Belastingopbrengst

XBLR

EMU/CBS

Access

Betalingen

Belastingsysteem Key2GH

Aanslagen

2.1 Proces/applicatie matrix In onderstaand schema zijn de financiële processen en de gebruikte applicaties geprojecteerd op de organisatie eenheden. De organisatie eenheden die, naast FCB, binnen het financieel domein vallen zijn apart benoemd:  Concerncontrol voor hun controlerende functie;  VHIJG voor inkoopregistraties, leges vergunningen en gebruik eigendommen HHNK;  HR&CF voor salaris. Daarnaast hebben we aangegeven dat er binnen HHNK vele schaduwadministraties en –systemen zijn, die op verschillende manieren gevoed worden en voor verschillende doelen gebruikt worden. Er wordt zeer veel gebruik gemaakt van office applicaties, v.n.l. Microsoft-Excel, zowel binnen de administratie als daarbuiten en hiermee worden een aantal cruciale bedrijfsprocessen ondersteund.

5


Office toepassing

Applicatie FCB

Handmatig

Processen en Applicaties per Organisatieeenheden

Applicatie Overig

FCB Excel Treasury beheer

Access Subsidie beheer

VHIJG Verwerking Liquide middelen

Omzetbelasting

Transitoria

Excel Prognoses

Excel Opstellen begroting

Word/Excel Periodieke afsluitingen

Excel Vaste activa

Word verkoopfacturen

Excel Meerjaren planning begroting Begroting

HR&C&F

IMIS

EBS Eigendommem beheer

Iris V&H

eHRM Personeel

Begroting

Bedrag verkoopfacturen

HHNK

Online Approval Accorderen facturen

Leges vergunningen Leges gebruik eigendommen

FIS/2000 Grootboek, Crediteuren, Debiteuren Verplichtingen,Jornaliseren,Facturen Boekingen, Betalingen

Journaalpost Salarissen

Word Smartdocument

Facturen

Verplichtingen

CMS PRS

Uren

Time Connect Uren verantwoording

DPR Programma rapportages

Acess Facturen Journaalpost Belasting opbrengst

Key2GH

Financiele gegevens

Orion

Cognos rapportages

Financiele gegevens

Excel Schaduw administraties

Project volger

2.2 Onderhoudskosten Jaarlijkse kosten (2013): Onderhoudskosten Unit4 programmatuur Onderhoudskosten Cognos

€ 57.000 € 50.000

Beheerkosten afdeling I&A AS/4001

€ 10.000

De FCB en Cognos applicaties worden beheerd door 2 fte applicatiebeheerders.

2.3 Bevindingen t.a.v. beheer De applicatiebeheerders, databasebeheerder en een key-user hebben vanuit technisch oogpunt de modules en applicaties besproken. 

1

De huidige financiële administratie draait op een afzonderlijk platform genaamd AS/400 in tegenstelling tot de overige applicaties die veelal gebruik maken van het Windows-platform. De eigen specifieke technische infrastructuur noodzaakt tot de aanwezigheid van kennis en ervaring op dit gebied. Het beheer is een grijsgebied tussen FCB en I&A. Het is niet goed belegd wie eigenlijk waarvoor verantwoordelijk is. Indien gekozen wordt om FIS/2000 te vervangen wordt de opvolger een Windows toepassing. De AS/400 is in februari 2008 aangeschaft en heeft een geschatte levensduur van 10 jaar.

6


 

  

Vanuit kennisbundeling, standaardisatie, de mogelijkheden om te virtualiseren en uitwijk te realiseren heeft het windowsplatform binnen HHNK sterk de voorkeur. De AS/400 presteert technisch goed. De performance van de rapportagetool (Cognos) kan beter. De informatievoorziening vóór en vanuit FCB aan overige afdelingen kenmerkt zich door een lappendeken aan applicaties en een heterogene infrastructuur. De koppelingen met scanprogrammatuur (Orion),Eigendommenbeheer (EBS) en Belastingsysteem (Accss) zijn maatwerk en kwetsbaar qua onderhoud. Installeren van fixen en upgrade’s gaan eenvoudig. Alleen het testen van de koppelingen is veel werk. Het honoreren van functionele gebruikerswensen en implementeren van innovaties vergt veel mankracht en kennis. Het financiële systeem (FIS2000) heeft een aantal modules waar we (nog) geen gebruik van maken maar wel een toegevoegde waarde kunnen hebben voor de organisatie: - Facturatie - Activa

2.4 Toekomst FIS Met de leverancier Unit4 is gesproken over de toekomst van het FIS/2000 systeem en het AS/400 platform. De volgende uitspraken zijn gedaan door accountmanager Tjaard Boersma (accountmanager) en Paul van Baar (Manager Services):  Het FIS/2000 systeem heeft een grote gebruikersgroep en zal zeker de komende 5 jaar ondersteund worden.  Unit4 zet in op vermarkting van hun ERP oplossing Agresso2. Met Agresso kan HHNK meer baten realiseren dan met FIS2000. Echter, daar staan extra kosten tegenover en bovendien zal HHNK dan het eerste waterschap zijn met dit systeem.  Het AS/400 platform kent een grote groep gebruikers en zal naar alle waarschijnlijkheid door IBM ondersteund blijven worden. Zelfs als het platform afgestoten wordt zal de conituiteit door een nieuwe leverancier geboden kunnen worden.  Unit4 biedt de mogelijkheid het hele AS/400 platform in beheer te nemen. Naast de eerdere bevindingen geven de uitlatingen van Unit4 geen aanleiding het FIS/2000 systeem en/of het AS/400 platform direct uit te faseren.

2

ERP systeem met de domeinen Financiële administratie, logistieke processen, projectbeheer en personeelsbeheer. http://www.unit4.nl/producten/erp/agresso-business-world/informatie

7


3

Financiele processen

De informatievoorziening van het financiële domein bestaat uit de volgende financiële processen3. De processen zijn gerangschikt in een proceshiërarchie.

3.1 Bevindingen De functionele bevindingen zijn tot stand gekomen door middel van:  interviews met de taakafdelingen  interviews en workshops met medewerkers van FCB;  workshops met de clusterhoofden en teamleiders van FCB en adviseur Concerncontrol. Dit A. B. C. D. E. 3

heeft geresulteerd in bevindingen die in 5 categorieën ingedeeld kunnen worden: Gebruik FIS Financiële processen Architectuur financiële systemen Managementinformatievoorziening Beheer financiële systemen

Gebaseerd op Kernmodel Financiële Informatievoorziening, Min.v.Financien, 2000 en 2008

8


Ad A. Gebruik FIS 1. De huidige inrichting en het gebruik van het FIS systeem richten zich met name op de administratieve processen en minder op begrotingprocessen en rapportages. 2. De (on-)mogelijkheden van FIS zijn niet goed bekend. Op diverse plaatsen wordt FIS niet optimaal gebruikt, of ontbreekt passende functionaliteit in FIS. Bijvoorbeeld bij: a. nummering memoriaalboekingen b. verkoopfacturen c. vaste activa 3. FIS wordt nauwelijks gebruikt buiten FCB, alleen enkele BKM muteren ook in FIS en dan in wisselende mate, afhankelijk van het kennisniveau. 4. Niet alleen buiten FCB, maar ook binnen FCB wordt zeer veel met Excel (en daardoor extracomptabel, arbeidsintensief en foutgevoelig) gewerkt. Voorbeelden zijn: a. Het gehele begrotingsproces vindt plaats in Excel. Pas het resultaat er van wordt in FIS ingevoerd. b. De meerjarenramingen worden gemaakt in Excel. Pas het resultaat er van wordt in FIS ingevoerd. c. Het bewaken en bijstellen van prognoses vinden plaats in Excel. Pas het resultaat er van wordt in FIS ingevoerd. d. Rapportages worden opgesteld met behulp van draaitabellen in Excel. 5. Vaste activa wordt in Excel bijgehouden. Dit verloopt niet effectief en is foutgevoelig. Er is geen integratie met bronsystemen voor activa zoals EBS (eigendommen beheer systeem, GIS en onderhoudssystemen). 6. Subsdieregistratie vindt plaats in een aparte MS Access applicatie (maatwerk). Overzichten vanuit FIS zijn niet mogelijk. Ad B. Financiële processen 7. Registratie en verwerking omzetbelasting gebeurt niet bij de bron, maar vindt handmatig achteraf plaats, is daardoor arbeidsintensief en verloopt niet optimaal. 8. Er worden standaard formats gebruikt voor aanlevering van overboekingen, mutatieverzoeken, e.d., maar de wijze waarop dit nu werkt is inefficiënt en arbeidsintensief. 9. Verwerking betalingsverkeer verloopt deels handmatig door het ontbreken van een hash controle. 10. Betaalbaar stellen salarissen verloopt moeizaam, met veel handmatige acties. 11. Het hard afsluiten van kwartalen is een nadrukkelijke wens, nu maken we alleen een tussenbalans op. Het hard afsluiten wordt vooral tegengehouden door de vaste activa administratie. 12. Het maken van overzichten t.b.v. treasury vergt veel tijd. Het opstellen van prognoses en kasstroombeheer vindt plaats m.b.v. Excel. Een sneller overzicht en betere ondersteuning voor prognoses kan potentieel geld besparen. 13. De keten rond inkoop – verplichtingen – facturen is niet goed doordacht en bevat overbodige handelingen. 14. In online approval is niet het actuele saldo van de verplichtingen te raadplegen. 15. Een groot aantal bedrijven stuurt hun factuur in pdf formaat naar HHNK. Die worden door FCB afgedrukt en voor verwerking in het financieel systeem ingescanned. Functionaliteit om elektronische facturen geautomatiseerd te verwerken ontbreekt.

9


Ad C. Architectuur financiële systemen 16. Er wordt slechts beperkt gemuteerd aan de bron. 17. Er zijn vele schaduwadministraties met financiële gegevens binnen HHNK, die een belangrijke rol spelen in de sturing en informatievoorziening binnen de organisatie. Tegelijk levert het werken in verschillende bron- en schaduwsystemen grote problemen op in eenduidig informatiegebruik en het sturen op deze informatie. 18. Er is geen effectieve koppeling met andere systemen, waardoor gegevens dubbel worden bijgehouden. O.a. in: a. Stamgegevens personeel b. Declaraties c. Tijdverantwoording/verlof d. Crediteurenbestanden e. Debiteurenbestanden f. Verkoopfacturen g. Verwerking elektronische facturen 19. Journalisering belastingopbrengsten verloopt moeizaam, is arbeidsintensief en niet transparant. 20. Declaraties zijn verdeeld over twee systemen en afdelingen. Ad D. Managemeninformatievoorziening 21. Het ontbreekt binnen HHNK aan een duidelijk besturingsmodel, vertaald naar KPI’s en de bijbehorende (managementinformatie-)systeeminrichting. 22. Er is een mismatch tussen vraag en aanbod van Cognos rapportages. Het ontbreekt aan centrale aansturing van rapporteren. Nu worden te veel maatwerk rapporten in Cognos of Excel gemaakt waardoor er veel varianten ontstaan. 23. Het ontbreekt aan een flexibel systeem voor ad hoc managementinformatie rapportages. Ad E. Beheer financiële systemen 24. Strategisch functioneel beheer van de financiële systemen functioneert niet optimaal. Er is niet genoeg inzicht in de mogelijkheden van de aanwezige software en in de behoeften van de organisatie op dat vlak. 25. FIS draait op het AS/400 platform. Hierover is betrekkelijk weinig kennis binnen HHNK, maar dit leidt niet tot grote problemen. Het kosten niveau ligt iets hoger dan op het windows platform. Vanuit systeemondersteuning is er geen urgente noodzaak tot vervanging. 26. Autorisaties en functiescheiding lijken niet optimaal ingericht in FIS. 27. Door de grote versnippering in het gebruik van de financiële informatie in de taakafdelingen en het ontbreken van centrale regie en governance is het aanbrengen van wijzigingen in de financiële structuur moeilijk en risicovol gebleken.

10


3.2 Scenario’s Qua adviesrichting ziet de projectgroep twee hoofdrichtingen: A. FIS, tenzij… We blijven FIS en Cognos gebruiken en starten een breed verbeterprogramma met een aantal deelprojecten, waarbij we de mogelijkheden van het pakket zoveel mogelijk uit proberen te nutten. Kortom: we gebruiken alleen andere software oplossingen als het echt niet in FIS kan. Kandidaat verbeterprojecten zijn (in willekeurige volgorde): 1. Verduidelijken besturingsmodel en verbeteren managementinformatievoorziening 2. Factuurmodule niet-belastingen debiteuren 3. Periode afsluitingen 4. Vaste activa module implementeren 5. Verbeteren registratie kenmerken als BTW codes, subsidies 6. Stroomlijnen budgettering- en begrotingsproces en P&C cyclus 7. proces inkoop-verplichting-crediteuren-facturen 8. Koppelen FIS aan de nog te implementeren integratielaag 9. Vergroten self-service medewerkers 10. Verbeteren treasury processen 11. Verbeteren kostenverdeling en kostentoedeling 12. Scenario uitwerking en analyse meerjarenplanning 13. Verbeteren en beter integreren tijdschrijven en declareren B. Vervanging FIS We besluiten met FIS te stoppen en we starten één groot project waarbij we via een aanbesteding een brede financiële of ERP applicatie selecteren. We formuleren en implementeren een duidelijk besturingsmodel, richten een geheel nieuwe administratie in en sluiten de omliggende systemen op een nette manier aan op het nieuwe systeem. Of het één groot systeem moet zijn waar alles inzit (à la SAP, Oracle) of een meer modulair opgebouwd landschap valt nog te bepalen, beide hebben voor- en nadelen. Alle processen waarin financiële informatie wordt gebruikt zullen ingrijpend wijzigen. In overleg met de opdrachtgever heeft de projectgroep ervoor gekozen scenario A (FIS, tenzij…) verder uit te werken. Overwegingen hierbij: 1. Planning Gezien de reikwijdte is een vervangingstraject aanbestedingsplichtig. Een dergelijke systeemovergang doe je vrijwel altijd op een jaarovergang. 1 januari 2016 is al lastig haalbaar en zal dan inzet van vrijwel alle capaciteit en middelen vragen. De organisatie moet dan te lang wachten op oplossingen voor de geconstateerde problemen. Vervanging van FIS is meer een lange termijn oplossing en biedt geen oplossing voor de kortere termijn problematieken in het huidige systeem. 2. Afbreukrisico De kans dat een dergelijk traject niet aan de verwachtingen kan voldoen, uitloopt of zelfs strandt is aanzienlijk. 3. Noodzaak tot snelle verbetering Samenhangend met -1- ziet de opdrachtgever noodzaak om snel verbeteringen door te voeren in de financiële processen. 4. Mogelijkheden tot snelle verbetering Het systeem en bijbehorende processen zijn op dit moment nog niet optimaal ingericht. Er liggen nog voldoende kansen om met de huidige middelen tot betere prestaties te komen.

11


5. Draagkracht We verwachten dat de lange realisatietijd, sterke standaardisatie en aanpassing van de processen die bij een vervanging van FIS noodzakelijk zijn op weerstand in de organisatie zal stuiten. Als randvoorwaarden gelden: 1. Mogelijkheden FIS moeten toereikend zijn Dit is getoetst met de leverancier. FIS biedt voldoende basis om onze financiële processen en informatievoorziening sterk mee te verbeteren. Wel is op punten aanvullende software noodzakelijk om de gevraagde functionaliteit beschikbaar te stellen. 2. Strakke projectmatige of programmatische sturing De deeltrajecten moeten in samenhang met elkaar strak aangestuurd worden. We adviseren een programmastructuur in te richten met een sterke programmaleiding, waarbinnen de diverse deelprojecten in samenhang met elkaar de gewenste resultaten realiseren. 3. Commitment in de organisatie De problemen zijn met alleen andere software niet op te lossen. Het programma raakt naast informatievoorziening in sterke mate de processen, organisatiestructuur en de cultuur. De organisatie moet bereid zijn schaduwsystemen los te laten en samenwerken om een gezamenlijke oplossing te realiseren. Dit vereist een cultuurverandering en zal op punten pijn gaan doen, maar is noodzakelijk om de problemen op te lossen.

12


3.3 Doelarchitectuur HHNK hanteert de onderstaande architectuurprincipes4, deze zijn er op gericht een efficiënt ingericht stelsel aan informatiesystemen in te richten, die de processen van de organisatie optimaal ondersteunt. De architectuurprincipes zijn vastgesteld en opgenomen in het informatiebeleidsplan HHNK 2014-2018.

Bedrijfsprincipes

Informatie principes

Technische principes

Architectuur principes Organisatie Diensten en producten 1. Digitale 1. Sturen op doelen dienstverlening 2. Flexibiliteit in 2. Zaakgericht werken uitvoerder 3. Authentieke 3. Kwaliteit van arbeid basisregistraties 4. Altijd, overal 5. Eigenaarschap applicatie Applicaties 1. Informatievoorzieni ng op basis van diensten 2. Open standaarden 3. Mobiele applicaties 4. Open Source gelijkwaardig 5. KA en TA integraal beschouwd 6. Hergebruik gaat voor standaard software gaat voor maatwerk Technische componenten 1. Techniek heeft geldigheidsduur 2. Standaardisatie infrastructuur 3. Change Advisory Board (CAB)

Processen 1. Digitalisering informatiestromen 2. Procesmatig werken 3. Gestandaardiseerd e processen

Gegevens en berichten 1. Enkelvoudig beheer, meervoudig gebruik 2. Informatie altijd toegankelijk 3. Open data 4. Gestandaardiseerde registraties 5. Informatiebeveiliging

Informatieuitwisseling 1. Digitale uitwisseling met derden 2. Gegevensstandaarden 3. Service Oriented Architecture 4. Cloud computing 5. Geografische informatie

Gegevensopslag 1. Eén bron voor kerngegevens 2. Schaalbaar

Netwerk 1. TA systeem onafhankelijk

De vetgedrukte, groen gemaakte principes zijn met name van toepassing op dit programma en zijn gehanteerd bij het definiëren en invullen van de deelprojecten.

4

Uit: Wilma wordt Hera - G. Cramer, 2012. Corsa nr 14.0015294. 13


In het project is –mede op basis van de architectuurprincipes- de volgende doelarchitectuur gevisualiseerd voor het gekozen scenario:

Linksboven het financiële domein. Kernsysteem is en blijft FIS/2000, met daaromheen een aantal sattelietsystemen gericht op specifieke functies. De integratie tussen FIS/2000 en de sattelietsystemen is sterk. Buiten het financiële domein loopt de integratie via de servicegeorienteerde integratielaag. Dit maakt een zekere ontkoppeling tussen de domeinen mogelijk met behoud van gegevensuitwisseling zodat enkelvoudig beheer en meervoudig gebruikt ingericht kan worden. Binnen andere domeinen (b.v. projectmatig werken, belastingen, handhaving, HRM) kunnen andere ‘best of breed’ oplossingen worden gekozen en aangekoppeld via de integratielaag. Naast de systeem-systeem koppelingen moet veel informatie en functionaliteit uit het financiële domein direct aan gebruikers ter beschikking worden gesteld. Bij voorkeur doen we dit webbased, op een zo geïntegreerd mogelijke wijze, via één portal, gericht op de interne medewerker (intranet). Look and feel worden zo veel mogelijk op elkaar afgestemd. Idealiter kan de medewerker zijn eigen informatieaanbod samenstellen in de portal via kanalen (webparts). Persoonlijke tools als Excel en Access worden wel gebruikt, maar voor individuele doeleinden en analyses. De organisatiebrede informatievoorziening is er niet van afhankelijk.

14


4

Uitwerking scenario A: FIS, tenzij…

In overleg met de opdrachtgever is er voor gekozen het eerste scenario op basis van het voortzetten van het gebruik van FIS verder uit te werken en te toetsen op haalbaarheid. Het tenzij ligt in twee punten: We blijven FIS gebruiken tenzij duidelijk wordt dat het systeem onze gewenste werkwijze niet kan ondersteunen We kiezen ervoor FIS zo optimaal mogelijk te gebruiken, met als uitgangspunten: o FIS inzetten en gebruiken waar mogelijk o FIS inzetten en gebruiken zoals het bedoeld is o FIS leidend laten zijn in detailuitwerking processen, inrichting en AO Op basis van de constateringen heeft de projectgroep 13 deelprojecten uitgewerkt: 1. Verduidelijken besturingsmodel en verbeteren managementinformatievoorziening 2. Factuurmodule niet-belastingen debiteuren 3. Periode afsluitingen 4. Vaste activa module implementeren 5. Verbeteren registratie kenmerken als BTW codes, subsidies 6. Stroomlijnen budgettering- en begrotingsproces en P&C cyclus 7. proces inkoop-verplichting-crediteuren-facturen 8. Koppelen FIS aan de nog te implementeren integratielaag 9. Vergroten self-service medewerkers 10. Verbeteren treasury processen 11. Verbeteren kostenverdeling en kostentoedeling 12. Scenario uitwerking en analyse meerjarenplanning 13. Verbeteren processen tijdschrijven en declareren In dit hoofdstuk werken we de deelprojecten uit (4.1) en daarna gaan we in op de kosten (4.2), baten, impact en urgentie van de deelprojecten (4.3).

15


4.1 Uitwerking deelprojecten In deze paragraaf werken we de deelprojecten uit in aanleiding, probleemstelling, aandachtspunten, doelstelling(en), resultaten, afbakening, randvoorwaarden en kritische succesfactoren, Hieruit wordt duidelijk welke verbetering wordt nagestreefd en hoe we die willen realiseren. Planningen zijn indicatief en afhankelijk van het totale verbeterprogramma.Project: Verduidelijken besturingsmodel en verbeteren managementinformatievoorziening

Algemene projectgegevens Projectnaam

Verduidelijken besturingsmodel en verbeteren managementinformatievoorziening

Overige betrokkenen

Edwin Rensen, Arno Smit, Richard Gankema, Jan Bruin

Geplande startdatum

Q3 2014

Geplande einddatum

Q1 2015

Specifieke projectgegevens Aanleiding project

Probleemstelling/uitdaging

Al langere tijd functioneert de financiële managementinformatie voorziening binnen HHNK niet naar wens. Het management krijgt onvoldoende zicht op de financiële stand van zaken, waardoor er onvoldoende kan worden bijgestuurd. Het ontbreekt in deze discussie aan een duidelijk besturingsmodel en de vertaling hiervan naar een transparant stelsel van informatievoorziening. Afhankelijk van de verdere uitwerking kan dit bestaan uit een statisch deel (rapportages) en een dynamisch deel (datawarehouse, ad-hoc rapportages)      

Aandachtspunten

 

Aansluiting op de bronsystemen



Actuele, betrouwbare en complete informatie



Adequate stuur- en management informatie



Efficiënte en effectieve managementinformatievoorziening

 

Besturingsmodel

 

Functioneel ontwerp rapportages

 Doelstelling(en)

 

Resultaten

Vaststellen van een eenduidig besturingsmodel voor HHNK Vaststellen van KPI (key performance indicators) waarop gestuurd en waarover gerapporteerd wordt Vaststellen definities gevraagde gegevens Gegevensbeheer van de definities borgen Realiseren gewenste rapporten Uitwerken rapportageprocessen



Informatievoorziening conform afgesproken besturingsmodel Correct werkende rapporten

Verantwoordingsinformatie Goede aansluiting bij andere systemen KPI’s (nader specificeren) Technisch ontwerp rapportages Gerealiseerde rapportages

16


 Afbakening project

  

Randvoorwaarden

Kritische succesfactoren

 

Realisatie extra of aanpassing bestaande functionaliteit (bv tijdschrijven) zit in andere projecten Draagvlak voor besturingsmodel

 

Transparantie



 

4.1.1

Basisgegevens op orde brengen zit in andere project(en)

Gegevensbeheer goed ingericht in de organisatie

 (Kwalitatieve) baten

Wanneer nieuwe gegevens bijgehouden moeten worden tbv managementinformatie, wordt dit apart bekeken en gerealiseerd

Goede aansluiting op de P&C cyclus

Look and feel/gebruiksgemak Aansluiten bij informatiebehoefte management Vergroten inzicht in realisatie, budget en prognose wat gaat leiden tot betere (bij-)sturing Transparantie

Project: Factuurmodule niet belasting debiteuren


Factuur module niet belasting debiteuren

Overige betrokkenen

Maureen de Ridder-Van Beusekom, Gé Verhoeven, Jan Bruin, Arno Smit

Geplande startdatum

Voorbereidingen per direct Implementatie start Q2 2014 Mogelijke fasering:   

Kengetallen en soorten facturen verzamelen; Bruikbaarheid FacFis beoordelen; FacFis vwbt handmatige verwerking implementeren;

Geautomatiseerde koppelingen met aanlerende systemen realiseren. Geplande einddatum

Uiterlijk 1 juli 2014


Diverse facturen worden in word-documenten aangeleverd bij Financiën Debiteuren. Boekstuknummers worden bijgehouden in Excel, handmatig boekt Financiën Debiteuren deze facturen in FIS en zorgt voor de (papieren) versturing van de facturen. Aanleverende systemen zijn:  Ontheffingen Registratie Systeem (ORS) Leges  Eigendommen Beheer Systeem (EBS) Erfpacht en Vergunningen Let op: voor het aanleverende systeem EBS is vervanging voorzien (p8 en MSCI worden nader bekeken). De facturatiemodule in FIS (FacFis) is reeds aangeschaft. In het huidge proces zitten veel handmatige stappen en bestaat een

17


hoge foutkans, de werkwijze is niet efficient. Tevens lopen we een financieel risico door het mogelijk missen van facturen welke verstuurd hadden moeten worden. Probleemstelling/uitdaging

Aandachtspunten

Doelstelling(en) Resultaten Afbakening project Randvoorwaarden Kritische succesfactoren

Realiseer een geautomatiseerde koppeling (dmv de nog te realiseren integratielaag – deelproject XXX) tussen ORS / EBS en FIS, waarmee de handmatige acties geminimaliseerd worden. Tevens zorgen dat versturing van de facturen op papier als digitaal kan plaatsvinden.  Hoe om te gaan met verschillende aanleverende systemen.  Functiescheiding.  Objecten module belastingen, hoe staan deze tot elkaar?  Proces van fysieke verzending facturen. Geautomatiseerde koppeling tussen ORS / EBS en FIS.          

4.1.2

Belasting debiteuren vallen buiten dit project

Draagvlak bij alle betrokken partijen; Gebruiksvriendelijkheid; Realistische verwachtingen; Vastlegging debiteur facturen in FIS2000; Minimaal maatwerk; Flexibiliteit;



Service en Support;



Samenwerking tussen aanleverende afdelingen en FCB;



(Kwalitatieve) baten

Geautomatiseerde invoer facturen in FIS vanuit ORS / EBS. Geen handmatige stappen in FIS.





Betrokkenheid eindgebruikers; Bereidheid tot aanpassing van HHNK specifieke afspraken/werkwijze te laten varen en over te gaan op ‘standaard FIS module’. Enkelvoudig beheer en meervoudig gebruik van gegevens Geautomatiseerde koppeling Factuur (plaatje) en FIS (journaalpost). Geen verschillen meer mogelijk.

Project: Periode afsluitingen


(Optioneel) Periode en jaarafsluiting stroomlijnen

Overige betrokkenen

Maureen de Ridder-Van Beusekom, George Gittens, Jan Bruin, Arno Smit

Geplande startdatum

Voorbereidingen Q2 2014 Implementatie 1 juli 2014

Geplande einddatum

Uiterlijk 30 september 2014


Bij de accountantscontrole is het advies gegeven van het uitvoeren van een harde kwartaalafsluiting. Door de financiele afsluitingsprocessen

18


niet alleen bij de jaarsaflsuiting maar ook tijdens de kwartaalafsluiting uit te voeren is er actueler zicht op onze financiele situatie. Pilot kwartaalafsluiting is gestart met ingang van Q2-2013. Deze pilot moet omgezet worden naar een volledige harde periode en jaarafsluiting. Het werkelijk hard afsluiten van de financiele boeking is echter nog niet mogelijk vanwege een aantal tijdrovende en handmatige activiteiten (transitorische posten, kapitaallasten etc.). Probleemstelling/uitdaging

Afstemming met alle betrokken partijen.

Aandachtspunten



Doelstelling(en)

Volledige periode, kwartaal en jaarafsluiting.

Resultaten Afbakening project Randvoorwaarden



   

Minder handmatige acties bij jaarrekening traject Minder foutkans Het betreft een project op proces en geen vraag aan leverancier.



Gedrag, cultuur en transparantie ook buiten de afdeling FCB.



Draagvlak bij alle betrokken partijen;



Vastlegging in FIS2000;



Kennis en ervaring eigen medewerkers;



Betrokkenheid eindgebruikers;



Raakvlak met projectbrief Begroten & Prognoses



Realistische verwachtingen;



Minimaal maatwerk;



Flexibiliteit;

 

4.1.3

Harde kwartaalafsluiting nog niet volledig mogelijk doordat veel handmatige Excel exercities nodig zijn.

Samenwerking tussen afdelingen. Cultuuromslag in de organisatie voor het op orde hebben en houden van gegevens Huishoudboekje op orde

Project: Vaste activa administratie


Vaste activa administratie

Overige betrokkenen


Geplande startdatum

Voorbereidingen Q2 2014 Implementatie 1 juli 2014 Verbetering vaste activa administratie moet gezien worden in de onderstaande drie delen: 1. Korte termijn Kennisoverdracht medewerkers betrokken bij huidige bestanden en inwerken nieuwe medewerker. 2. Middellange termijn (zomer 2014) Verbeteren huidige manier van werken. De voor de activa administratie gebruikte bestanden moeten beoordeeld en daar waar mogelijk verbeterd/versimpeld worden. 3. Langetermijn (eind 2014) 19


Implementeren vaste activamodule in FIS (deze projectbrief). Geplande einddatum

Uiterlijk 30 september 2014


Materiële vaste activa worden op dit moment door administratie bijgehouden in een Excel-file. Gezien het aantal handmatige acties en de foutgevoeligheid met het bestand is een vastlegging (inclusief afschrijving) van vaste activa gewenst in een financieel systeem. De vaste activa administratie is in haar huidige opzet een groot risico voor de organisatie.


Vastlegging vaste activa, afschrijving, bouwrente en verzekering vanuit één systeem. Het beheer en onderhoud van de activa gebeurd niet door Administratie. Nader bepaald moet worden welke verantwoordelijkheid bij welke onderdeel van onze organisatie belegd zal worden. Daarbij moeten goede afspraken gemaakt worden over het elkaar informeren (bijvoorbeeld gereedmeldingen, verzekeringen) Bouwrente.

Aandachtspunten Doelstelling(en)

Resultaten

Afbakening project Randvoorwaarden Kritische succesfactoren

 

Vastlegging van eigendommen (objectnummers) Automatische boeking van afschrijvingen vaste activa (o.b.v. afschrijvingstabel  Automatische boeking van bouwrente  Output gebruiken voor verzekeringen Allen geïntegreerd in één vastlegging / systeem. Vaste activa module implementeren (en bij voorkeur de relatie met de objectsystemen leggen) waardoor het mogelijk wordt om periodiek af te sluiten (managementinformatie) en er een efficiency slag kan worden gerealiseerd bij de totstandkoming van het MJP, Begroting en de jaarstukken. Daarnaast wordt het mogelijk om periodiek het bestaan van activa vast te stellen dan wel te toetsen (a.g.v. de interface met objectsystemen). Daar het minimaliseren van handmatige (foutgevoelige) stappen in de vaste activa proces is een van de belemmeringen voor het uitvoeren van een harde kwartaal afsluiting weggenomen. Tevens zorgt het actueel beschikbaar zijn van de vaste activa inclusief de daarbij behorende kapitaallasten een snellere prognose. 



De aanwezige FIS module voor vaste activa beoordelen en vervolgens implementeren.



Draagvalk bij alle betrokken partijen;



Gebruiksvriendelijkheid;



Vastlegging in FIS2000;



Kennis en ervaring eigen medewerkers / leverancier;



Gebouwen beheer en Verzekeringen betrokken;



Realistische verwachtingen;



Minimaal maatwerk; Betrokkenheid eindgebruikers;

20


 


4.1.4





Samenwerking tussen afdelingen; Bereidheid tot aanpassing van HHNK specifieke afspraken/werkwijze te laten varen en over te gaan op ‘standaard FIS module’. Enkelvoudig beheer en meervoudig gebruik van gegevens Geen foutgevoelige berekeningen en handmatige journaalposten

Project: Vooronderzoek registratie administratieve kenmerken


(Optioneel) Verbeteren registratie kenmerken als BTW codes, subsidies

Overige betrokkenen


Geplande startdatum

Voorbereidingen Q2 Implementatie Q3, Q4

Geplande einddatum

N.t.b.


Probleemstelling/uitdaging Aandachtspunten

Doelstelling(en)

Diverse codes worden nu handmatig / achteraf bijgehouden (bijv BTW codes worden niet bij vastlegging factuurgeregistreerd en toegepast voor de berekening van de btw op de factuur). Dit kost veel handmatige bewerking en is zeer foutgevoelig. In dit project / vooronderzoek moet nader uitgezocht worden welke kenmerken het betreft. Onderzoek naar welke gegevens waar en wanneer uniform worden vastgelegd. Eenduidige vastlegging en/of wijziging van stamgegevens. Let op: moet de vastlegging van BTW op factuurniveau of kan het ook op regelniveau – nadere analyse noodzakelijk. Aanleiding voor project is de BTW codes, aangegeven is dat er nog maar zaken zouden zijn waar een ‘win’ is te behalen. Hoe de controle regelen? Minder foutgevoelig en arbeidsintensief

Resultaten

Automatische opstelling van de aangifte BTW. Eenduige afspraken over welke gegevens waar vastgelegd moeten worden.

Afbakening project

In eerste instantie puur in FIS en de Scansoftware. Daarna mogelijk ook buiten FIS met aanpalende systemen. In overleg met de werkvloer moet bepaald worden waar ‘win’ te halen is.

Randvoorwaarden

Heeft ook relatie met Horizontaal Toezicht.


Gedragen vanaf de werkvloer door gebruikers van de diverse systemen.




Eenduidige afspraken voor vastlegging van gegevens

21


4.1.5

Project: Stroomlijnen budgettering- en begrotingsproces en P&C cyclus


Stroomlijnen budgettering- en begrotingsproces en P&C cyclus

Overige betrokkenen

Jan Bruin, Arno Smit, Richard Gankema, Maureen de Ridder, Jos Kerssens

Geplande startdatum

6 juni 2014 Tweede helft 2014, te gebruiken in 2015 bij MJP 2016-2019 en begroting 2016

Geplande einddatum

6 december 2014


De gegevens voor het opstellen van begrotingen worden decentraal en getrapt door afdelingen aangeleverd. Centraal worden deze gegevens verwerkt en samengevoegd. Vervolgens worden hiermee bewerkingen en berekeningen gemaakt. Hiervoor wordt Excel gebruikt. Hierdoor is de werkwijze foutgevoelig. De koppeling met (begrotings)teksten is niet voorhanden.


Binnen het financiële domein is FIS het bronsysteem. De vulling van dit systeem wordt gedaan door middel van upload uit Excel. Voordat deze upload plaats vindt, worden de gegevens bewerkt. Deze werkwijze is foutgevoelig, omslachtig en onzorgvuldig. Tekstuele bijdragen van P&C producten wordt nu volledig buiten FIS of ander cijferssysteem gehouden. Op welke wijze kan dit proces worden ontsloten in het huidige financieel systeem (FIS2000/Cognos) dan wel welke mogelijk zijn er om dit in een ander (aanvullend) systeem in te richten? 

Aandachtspunten



Eenmalige invoer



Bewerken op een zorgvuldige wijze



Doelstelling(en)

Resultaten

Koppeling van teksten en cijfers Raakvlak met projectbrief “Scenario uitwerking en analyse meerjarenplanning”. Waarbij de mate van detaillering verschilt.

Een efficiënter proces met betrekking tot de inventarisering, vastlegging en de totstandkoming van de P&C producten (workflow). Waarbij specifieke aandacht is voor link met broninformatie, het combineren van teksten en cijfers en de mogelijkheid tot scenariobewerkingen. 

Een uitgevoerde inventarisatie en implementatie van het beste systeem voor ondersteuning van de P&C cyclus (begroting). Hierbij is een keuze gemaakt voor het inrichten van FIS systeem of het inrichten van een aanvullend systeem.

Afbakening project Randvoorwaarden Kritische succesfactoren

  

Capaciteit Visie Implementatiekracht

22





 

4.1.6

"Door dit project worden cijfers slechts 1x ingevoerd door de (decentrale) gebruiker. Hierdoor is de kans op verwerkingsfouten geminimaliseerd. Ook wordt hierdoor de acceptatie van de begrotingscijfers verbeterd. De gebruikers beschikken immers over hun eigen cijfers. Door autorisering van de cijfers zijn controles beter en automatisch in te bouwen. Dit kan de kwaliteit van de informatie verbeteren. Door de koppeling van de cijfers aan de teksten uit de begroting is sneller inzichtelijk wat de kosten zijn van prestaties en resultaten. Het helpt de organisatie naar meer effectgestuurde werkvormen Door koppeling van begrotingsteksten aan rapportage teksten is door de gebruiker makkelijker te beoordelen waarover gerapporteerd moet worden.

Project: proces inkoop – verplichting - (crediteur)factuur


proces inkoop – verplichting - (crediteur)factuur

Overige betrokkenen

Maureen de Ridder-Van Beusekom, Gé Verhoeven, Jan Bruin, Arno Smit

Geplande startdatum

1 januari 2014

Geplande einddatum

Uiterlijk 30 juni 2014


Begin 2013 hebben zich diverse problemen voorgedaan met de huidige (factuur) scan oplossing (Orion) van software leverancier Magsoft. Magsoft is een kleine onbetrouwbare partij. Het verbeteren van de huidige oplossing is meerdere malen geprobeerd en heeft bij iedere update tot grote problemen geleid. Op dit moment is de software stabiel met beperkte functionaliteit. Om verdere ontwikkeling voor wat betreft het logistieke proces met software te kunnen ondersteunen is vervanging van Orion vereist.


Het logistieke proces van inkoop-verplichting-crediteuren-facturen herdefiniëren en goed in FIS en omliggende applicaties (Orion, online approval) (her-)inrichten of vervangen.

Aandachtspunten




Is HHNK proces leidend of kan het huidige proces aangepast worden naar een voorgedefinieerde (standaard) oplossing van de leverancier (gevolg: gebruik SmartDocuments en OAP kunnen vervallen). Aansluiten bij standaard infrastructuur voor wat betreft postvewerking, scannen, archivering en tekstherkenning.

Bestelmodule (lees huidig: bestelbon of verplichting) De applicatie registreert de opdracht (goederen of dienst). Dit wordt vastgelegd als en financiële verplichting in de (bestelmodule). (In theorie vervangt dit de verplichtingenmodule in FIS.) Het aanmaken van de opdracht resulteert in een benodigde goedkeuring van de verantwoordelijke budgethouder. Gaat de workflow in, voor ontvangst factuur. Voordeel is digitale handtekening voor de opdracht.

23


Bestelmodule genereert rapporten voor openstaande (financiële) verplichtingen, inzicht in de te verwachten vorderingen. Bij levering van de goederen en/of dienst dient de ‘prestatieverklaarder’ dit in de bestelmodule vast te leggen. Door het vastleggen van de opdracht in de bestelmodule kan de financiële administratie bij ontvangst van de factuur een match maken tussen ontvangst goederen / factuur. En al dan niet op basis van vooraf gedefinieerde voorwaarden de factuur direct vrijgeven voor betaling. Door het goed inrichten van dit proces kunnen correctieverzoeken achteraf worden voorkomen en de doorlooptijd van de facturen worden aanzienlijk versneld door automatische matching. Grote efficiëntie winst. Verwerking facturen De applicatie scant papieren in– en verkoopfacturen en verwerkt digitale facturen (PDF) en e-facturen (XML, UBL2.0 etc). Indien mogelijk worden facturen gekoppeld aan de opdracht en verwerkt in FIS2000. Facturen die niet gematched worden, komen via de administratie weer in de workflow (voor goedkeuring mismatch). Gescande-, , digitale- en e-facturen worden als image opgeslagen en gekoppeld aan de opdracht. Door het vervangen van onze huidige scanoplossing wordt de OCR score verhoogd van 60% naar 80%. Grote efficiëntie winst. Workflow Goedkeuring vindt plaats bij aangaan van de opdracht of indien de opdracht afwijkt van de factuur, achteraf via een workflow applicatie (bijvoorbeeld Online Approval). Na volledige goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven voor betaling. Grote efficiëntie winst. Resultaten



         Afbakening project Randvoorwaarden



Vervallen gebruik SmartDocuments voor aangaan of wijzigen verplichting. Geen aparte vastlegging in Corsa noodzakelijk. Verplichtingen worden niet dubbel geadministreerd (plaatje in Corsa, plaatje en bedrag Orion) Vervanging workflow (Online Approval)? 80% facturen is direct te matchen ->op termijn besparing 1,5 á 2 fte op basis gegevens referentiebezoeken? Intern rapportage tool (log van workflow is duidelijker) Transitoria en Agio direct en real-time opvraagbaar, zowel bij administratie als afdelingen Workflow (vooraf bij bestelling en/of achteraf bij factuurontvangst) Digitale handtekening Koppeling bestelling / factuur kan automatisch plaatsvinden op vooraf gedefinieerde voorwaarden op match van o.a. aantal of bedrag Route bepalen op regelniveau (geen ZZ-routes meer) Terugbrengen aantal aanvragers tot enkelen per afdeling (kwaliteitwinst, meer bestellen bij preferred suppliers) Interface met FIS2000

24




 

Draagvlak bij alle betrokken partijen



Gebruiksvriendelijkheid



Interface met FIS2000



Kennis en ervaring leverancier



Service en Support



Inkoop betrokken



Realistische verwachtingen



Minimaal maatwerk



Flexibiliteit



Betrokkenheid eindgebruikers



Enkelvoudig beheer en meervoudig gebruik van gegevens





4.1.7

Samenwerking tussen afdelingen

Invoer en onderhoud van bestellingen (verplichtingen) bij de bron (aanvrager) Efficiencyslag in proces, bij bestelling reeds akkoord voor factuur (indien er een match is)

Project: aansluiten FIS op de integratielaag


aansluiten FIS op de integratielaag

Overige betrokkenen

Jan Bruin, Arno Smit, Richard Gankema

Geplande startdatum

Zo snel mogelijk na keuze en aanschaf integratielaag HHNK

Geplande einddatum

Q2 2015


In het project informatieplanning financiën is er voor gekozen de inrichting van het bestaande bronsysteem (FIS/2000) te verbeteren. Hiervoor zal een verbetertraject worden gestart, bestaande uit meerdere deel projecten. Dit deel project maakt daar deel van uit en heeft tot doel een effectieve en efficiënte gegevensuitwisseling mogelijk te maken tussen FIS en andere relevante systemen.


Binnen het financiële domein is FIS het bronsysteem. De financiële informatie is echter relevant voor andere domeinen en er is binnen het financiële domein informatie nodig uit andere domeinen. HHNK heeft in het informatiebeleidsplan beschreven dat gegevensuitwisseling tussen systemen op een servicegerichte manier uitgewisseld wordt en zal verlopen via een enterprise service bus (ESB). Er loopt een project om te komen tot de keuze en inrichting van de ESB. Het financiële systeem zal hierop aangesloten moeten worden. Koppelingen worden voorzien met in elk geval: Belastingen HRM Projectmatig werken Inkoop Qua gegevensdefinitie moet zoveel mogelijk worden aangesloten bij

25


sectorale en/of industriestandaarden. Aandachtspunten

  

Afstemmen gegevensdefinities



Betrouwbaarheid gegevens


 

Resultaten

Inventariseren bestaande architectuur financiën



Definiëren servicegerichte architectuur voor het financiële domein

4.1.8

Goed beheer(s)bare informatievoorziening

Benoemen noodzakelijke gegevens uitwisseling Detailontwerpen koppelingen (processen, gegevens, adapters, gebruikte standaarden)



Realisatie koppelingen



Keuze en implementatie ESB valt buiten dit project





Overdracht van de koppelingen aan beheer

Afhankelijk van andere lopende projecten moeten afspraken gemaakt worden in welk project welke koppeling wordt gerealiseerd Beheer van de koppelingen



Werkende ESB oplossing



Kennis van de gekozen ESB oplossing



Capaciteit




Efficiënte en effectieve gegevensuitwisseling volgens het concept van enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik








Werken volgens zoveel mogelijk open standaarden





Randvoorwaarden

Benoemen en implementeren domein overstijgende processen

Relatief makkelijk aanpasbare en daarmee wendbare architectuur



Afbakening project

Inrichting bronsystemenconcept (enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik)



Integratiemogelijkheden Architectuurbenadering (systeemoverstijgend denken)



Visie



Enkelvoudig beheer en meervoudig gebruik van gegevens



Overall planning/afstemming op andere projecten

Best of breed beleid mogelijk maken. Per proces excellente software met delen van informatie.

Project: Vergroten self-service medewerkers


Vergroten self-service medewerkers

Overige betrokkenen

I&A + betreffende businesspartner(s)

Geplande startdatum

N.t.b.

Geplande einddatum

N.t.b.

Specifieke projectgegevens

26


Aanleiding project

Scala aan in te vullen formulieren via BKM-ers of managementassistentes terugdringen.


Op brede schaal self service invoeren voor processen die zich daar voor lenen (aanvragen projectnummers, calls, aanvraag bevoegdheden, delegatie/vervanging)

Aandachtspunten

  

Doelstelling(en)

Resultaten



Heeft concernbrede impact. Positionering en kwaliteit van het beheer Leverancier Unit4 heeft aangegeven hier binnen de oplossing FIS2000 geen standaardoplossing voor te hebben. Indien gewenst kan met maatwerk enkele gerichte slagen gemaakt worden.



Efficiëntie



Self service

 

Medewerkertevredenheid

Minder tot geen doorlooptijden Efficiëntie

Afbakening project Randvoorwaarden (Kwalitatieve) baten

4.1.9

 

Efficiëntie in aansturing van de administratie Mutatie aan de bron vermindert de kans op fouten

Project: Verbeteren treasury processen


Verbeteren treasury processen

Overige betrokkenen

Arno Smit, Richard Gankema, Willemijn Vermeulen, George Gittens, Gé Verhoeven, Jan Bruin

Geplande startdatum

6 juni 2014

Geplande einddatum

6 december 2014


Voor het volgen en analyseren van liquide middelen worden nu dagelijks gegevens uit diverse grootboeken overgenomen in een excelsheet. Aan de hand van de excelsheet kunnen analyses worden gemaakt over het verloop en behoefte van liquide middelen. Het overnemen uit FIS naar Excel is een geestdodend, maar wel een secure taak. Het is foutgevoelig en afhankelijk van de beschikbaarheid van menskracht. Daarnaast is er geen automatische koppeling met de lopende geldleningen. Vervaldata en aflossingstermijnen worden in subadministraties (Excel) bijgehouden.


Op welke wijze kan FIS2000 (en eventueel Cognos) de handmatige werkzaamheden mitigeren en ontsluiten in het systeem? En worden drie gegevensstromen onderkent: Balansstanden/Trial balance FIS 2000 (huidige situatie)

27


-

Informatie over geldleningen (vervaldata, rente en aflossingtermijnen) Prognoses (toekomstige situatie)

Aanvullend:  Het vaststellen van KPI (key performance indicators) waarop gestuurd en waarover gerapporteerd wordt  Vaststellen definities gevraagde gegevens Aandachtspunten

 

Aansluiting op de bronsystemen



Actuele, betrouwbare en complete informatie




 

Resultaten



Afbakening project



Informatievoorziening conform afgesproken besturingsmodel Correct werkende rapportages Adequate stuur- en management informatie (w.o. KPI’s) Verantwoordingsinformatie Efficiënte en effectieve managementinformatievoorziening Een betere liquiditeitsprognose (doordat het proces efficiënter en ongevoeliger voor menselijke handelen is) door een verschuiving van het opstellen van de prognose naar analyse ervan. Hierdoor kan eerder worden bijgestuurd, hetgeen mogelijk tot een besparing op de rentelasten kan leiden. Wanneer extra gegevens bijgehouden moeten worden tbv managementinformatie, wordt dit apart bekeken en gerealiseerd

Randvoorwaarden Kritische succesfactoren (Kwalitatieve) baten





Door het automatiseren van de werkzaamheden kan de kwaliteit beter worden gegarandeerd. Daarnaast kunnen mogelijkheden die het financieel systeem biedt, denk aan rapporteren op verschillende in aggregatieniveaus, worden benut. De verbetering van de rapportagefunctie zorgt voor realtime en altijd recente informatie. De administratiefunctie van de treasuryfunctie garandeert een accuraat overzicht van leningen, aflossingen en renteberekeningen. De betrouwbaarheid van de informatie neemt hiermee toe.

4.1.10 Project: Verbeteren kostenverdeling en kostentoedeling


Verbeteren kostenverdeling en kostentoedeling

Overige betrokkenen

Jan Jonges, Willemijn Vermeulen, Christa Brugman, Jan Bruin

Geplande startdatum

6 juni 2014

Geplande einddatum

6 december 2014


De kosten van activiteiten die HHNK maakt, worden betaald uit drie belastingen taken.Activiteiten uit de ene taak kunnen niet worden

28


bekostigd uit een andere belastingtaak. Daarnaast zijn er activiteiten die worden verdeeld over verschillende taken (generieke overhead). De verdeling wordt berekend door middel van kostenverdeling o.b.v. uren. Daarnaast is de begroting van HHNK ingedeeld in effecten. Alle activiteiten moeten worden toebedeeld aan een of meerdere effecten. Ook dit wordt berekend door middel van een kostenverdeling. Beide kostenverdelingen worden berekend door middel van een kostenverdeelstaat in Excel. Het is op dit moment moeilijk om snelle berekeningen te maken met deze kostenverdelingen. Probleemstelling/uitdaging Aandachtspunten

   

Doelstelling(en)

Resultaten

Kostenverdelingen en toedeling onderbrengen in FIS Aansluiting op de bronsystemen (waaronder Timeconnect en Beaufort) Actuele, betrouwbare en complete informatie



Correct werkende rapportages



Adequate stuur- en management informatie



P x Q functionaliteit

Verantwoordingsinformatie

Kostenverdeling ondergebracht is FIS, waardoor het mogelijk wordt om periodiek af te sluiten (managementinformatie) en er een efficiency slag kan worden gerealiseerd bij de totstandkoming van het MJP, Begroting en de jaarstukken. Daarnaast is de continuïteit van deze processen hierdoor beter geborgd (minder afhankelijk van een beperkt aantal medewerkers). Kostentoedoeling (% uit kostentoedelingsverordening) naar belangencategoriën (ingezettenen, categorie gebouwd categorie ongebouwd).

Afbakening project Randvoorwaarden Kritische succesfactoren (Kwalitatieve) baten





Door een actieve koppeling met het project Stroomlijnen budgettering- en begrotingsproces en P&C cyclus kunnen scenario’s uit de begroting snel en accuraat worden doorgerekend. De effecten op programma’s en belastingtaken wordt een druk op de knop. Dit maakt het sturen op begroting en rapportages betrouwbaarder en meer interactief. Oorzaak en gevolgen zijn sneller inzichtelijk gemaakt. De verbeterde kostenverdeling geeft ook eenvoudiger inzicht bij het opstellen van verantwoordingen. De aansluitingen tussen de verschillende verantwoordings-wijzen kan de accountant beter worden bediend.

29


4.1.11 Project: Scenario uitwerking en analyse meerjarenplanning


Scenario uitwerking en analyse meerjarenplanning

Overige betrokkenen

Jan Jonges, Christa Brugman, Jos Kerssens, Danielle Wittebrood, Noor Ney

Geplande startdatum

6 juni 2014

Geplande einddatum

6 december 2014


Bij het opstellen van het Meerjarenplan worden scenario’s uitgewerkt. Om keuzes te kunnen maken die ook in de toekomst houdbaar zijn worden effecten doorgerekend tot 20 jaar vooruit. Eerder is in Excel een model gemaakt dat deze berekeningen kan maken. Dit model heeft, doordat het enkele keren is doorontwikkeld, zijn betrouwbaarheid verloren. De traceerbaarheid van de informatie is onvoldoende.


Beschikbaar stellen van een scenario tool (p x q model, driver based) om de effecten op de toekomst te kunnen berekenen, waarbij een duidelijke traceerbaarheid is van gebruikte informatie(bronnen).

Aandachtspunten

 

Verdeling in effecten en taken



Liquiditeitsprognose



Effecten op (belasting)voorbeeldprofielen



P x Q functionaliteit

Doelstelling(en)



Resultaten

  

Koppeling met FIS2000 dan wel Cognos (start/basis MJP). Betrouwbaar en effeciënt (MJP) scenariomodel om scenario’s door te kunnen rekenen. Ingrepen op activiteitenniveau kunnen doorrekenen naar behoefte in belastingen, liquide middelen en schuldenomvang. Maximale belastingopbrengst kunnen berekenen en effect op kosten. Indicatie kunnen geven van effect op voorbeeldprofielen

Afbakening project Randvoorwaarden Kritische succesfactoren (Kwalitatieve) baten





Keuzes door het bestuur of directie kunnen direct worden doorgerekend en gepresenteerd. Door beveiliging van formules, kengetallen en uitgangspunten kan op een betrouwbare wijze informatie worden gegenereerd. De scheiding tussen gebruik van en de invoering van uitgangspunten kan worden gescheiden. Door een meer handige presentatievorm wordt gerealiseerd dat scenario’s snel en duidelijk in rapportages of op het scherm worden getoond.

30


4.1.12 Project: Verbeteren processen tijdschrijven en Declareren


Verbeteren van processen Tijdschrijven en Declareren

Overige betrokkenen

Maarten van Heugten, Arno Smit, Pascal Kolk, Monique Toebak, Jan Bruin, Ge Verhoeven

Geplande startdatum

1 april 2014

Geplande einddatum

1 oktober 2014


HHNK heeft een systeem voor verlof, het regelen van de keuzemaatregelen omtrent het IKB en het indienen van declaraties, namelijk eHRM. Daarnaast heeft HHNK een tweede proces als het gaat om het indienen van declaraties dat loopt via de Financiële Administratie. En vervolgens heeftHHNK een apart systeem waarin de medewerkers tijdschrijven, namelijk TimeConnect. Dit leidt veelvuldig tot verschillen in registratie (van personeelsgegevens tot daadwerkelijk geschreven uren) en tot de nodige irritatie bij medewerkers. Tenslotte kunnen afdelingen (m.n. HWBP) niet uit de voeten met de standaard functionaliteit binnen TimeConnect daar waar het gaat om het accorderen van geschreven uren.


Vergroten van de eenduidigheid van registratie van processen als verlof aanvragen , tijdschrijven, declaraties in dienen, etc. en het mogelijk maken van het accorderen van geschreven uren.

Aandachtspunten

  

Doelstelling(en)

   

Resultaten

 

Afbakening project




  

Heeft concernbrede impact. Positionering en kwaliteit van het benodigde beheer Leverancier Unit4 heeft aangegeven hier binnen de oplossing FIS2000 geen standaardoplossing voor te hebben. Indien gewenst kan met maatwerk enkele gerichte slagen gemaakt worden. Meer eenduidigheid aanbrengen in de processen Tijdschrijven en Indienen Declaraties. Efficiëntie van verlof- en tijdschrijfprocessen (eenmalige invoer). Klanttevredenheid: afdelingen (m.n. HWBP) kunnen momenteel niet uit de voeten met de accorderingsfunctionaliteit binnen TimeConnect. Medewerkertevredenheid: er bestaat irritatie over het feit dat verlof aanvragen en tijdschrijven in verschillende systemen plaatsvindt, met daarbij bovendien het risico op verschillen. Tijdschrijven en Declaraties zijn processen met eenmalige gegevensinvoer en een helder loket Binnen HHNK vindt urenaccordering plaats De scope van het project ligt op de processen Tijdschrijven en Declaraties en bijbehorende systeemondersteuning. Inzicht in urenbesteding Eensluidend en eenvoudige self service administatie Gebruiksgemak medewerkers

31


4.2 Kosten, urgentie en impact In de onderstaande tabel zijn de deelprojecten gerankt naar urgentie (baten/verbeterpotentieel) en zijn de kosten en impact Ingeschat door de projectgroep. De kosten zijn onderverdeeld naar projectkosten (die intern of deels extern ingevuld kunnen worden) en software, advies, ontwikkelkosten (extern). De impact is onderverdeeld naar organisatie impact (processen, gebruikers) en impact op de informatievoorziening (systemen). Deelproject (van urgent naar minder urgent)

Kosten (project)5

Kosten (software, advies, ontw.)

Impact Organisatie

Impact Systemen

1. proces inkoop-verplichtingcrediteuren-facturen 2. Verduidelijken besturingsmodel en verbeteren managementinformatievoorziening

150.000

180.000

Hoog

Middel

105.000

100.000

Hoog

Middel

3. Vaste activa module implementeren

105.000

30.000

Middel

Middel

90.000 75.000

0 125.000

Hoog Hoog

Middel Laag

105.000

35.000

Middel

Middel

105.000

100.000

Middel

Hoog

8. Verbeteren processen tijdschrijven en declareren

60.000

40.000

Hoog

Middel

9. Scenario uitwerking en analyse meerjarenplanning 10. Verbeteren kostenverdeling en kostentoedeling 11. Verbeteren registratie kenmerken als BTW codes, subsidies 12. Verbeteren treasury processen

60.000

90.000

Middel

Laag

90.000

30.000

Middel

Laag

45.000

0

Middel

Laag

90.000

0

Laag

Laag

13. Vergroten self-service medewerkers

90.000

80.000

Hoog

Middel

€1.170.000

€810.000

4. Periode afsluitingen 5. Stroomlijnen budgettering- en begrotingsproces en P&C cyclus 6. Factuurmodule niet-belastingen debiteuren 7. Koppelen FIS aan de nog te implementeren integratielaag

totaal

Deze kosten zijn inclusief aansturing van de deelprojecten, maar exclusief de programmaleiding. Afhankelijk van de looptijd van het programma schatten we deze in op € 150.000 - € 225.000. We adviseren de opdrachtgever een deel van de projectkosten extern in te vullen, we achten de totale projectinspanning onhaalbaar naast de lopende operatie. Afhankelijk van de mate waarin dit extern wordt ingevuld schatten we de kosten hiervan op € 450.000 - € 900.000. 5

Uitgaande van een intern uurtarief van € 75, (totaal ca. 12 fte)

32


De urgentie, kosten en impact hebben we gevisualiseerd in een kwadrantenstelsel.

Van deelprojecten in kwadrant B (hoge kosten, lagere baten), zeker met een hoge impact moet je je afvragen of deze zinvol zijn. Deelprojecten in kwadrant D (hoge baten, relatief lage kosten) zijn zinvol en noodzakelijk, waarbij de impact voor lief moet worden genomen.

33


5

Bijlage

5.1 Geïnterviewden technisch beheer Vanuit het aandachtsgebied techniek huidige applicatielandschap zijn de volgende personen geïnterviewd: Datum

Wie

Cluster

16 december

P.Kolk; R. Bruijnesteijn

FCB / Kwaliteit & Beheer

16 december

K.Schouten

I&A / ICT-Beheer

16 december

M.Meijns

FCB / Administratie & Beheer

5.2 Geïnterviewden taakafdelingen Interviewronde Financiële Managementinformatie (Deze interviews waren in eerste instantie gepland om informatie te vergaren t.b.v. de verfijning van de financiele managementinformatie, maar leverden veel relevante informatie op voor de informatieplanning financiele processen). Datum

Wie

Cluster

11 juni

J.W. Huizinga; L. de Lange; T. Berkhout

Watersystemen

20 augustus

A. Hartong; J. de Groene; J. Bijsterbosch

HWBP

20 augustus

M. van Gils; MJ van der Vondervoort; E. van Oorsouw

Bestuurs- en directiezaken

22 augustus

I. Tomassen; R. Schuit; Y. Kerkhof; E. Moerman of H. van der Kamp

Bedrijfsbureau IB

27 augustus

T. Postma; G.J. Ursem; C. te Hoope; S. Sasburg; G. de Groot

Waterkeringen & Wegen

2 september

F. Groot; W. Schout; J. Meijer; J. Breider

MT Waterketen

2 september

F. Wijman

VHIJG

28 oktober

H. van Popering

HWBP

29 oktober

D. Wittebrood-Oudhuis; K. Klein; Kursat Kalez

Concern Control

Daarnaast zijn teamleiders en materiedeskundigen binnen FCB betrokken bij workshops, analyse van problemen en uitwerking van de verbeterprojecten.

34

Informatieplanning financieel domein. Advies verbeterprogramma financiële domein. Projectgroep informatieplanning financiële domein. 14 april

Recommend Documents