Informatiegids voor BTA Online Statements

CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS

Informatiegids voor BTA Online Statements American Express® Business Travel Account

Vanwege het concurrerende karakter van dit document wordt de informatie erin beschouwd als vertrouwelijk eigendom en mag deze niet worden gekopieerd, afgedrukt of anderszins gereproduceerd zonder expliciete schriftelijke toestemming van American Express. American Express Services Europe Limited. Handelsregister Amsterdam nr. 33.272.246. Adres: Amsteldijk 166, 1079 LH Amsterdam. Registreerd in het handelsregister van Engeland en Wales onder nummer 1833139.

® ® BENEFIT BENEFIT EMPLOYEES EMPLOYEES | MANAGE | MANAGE GLOBALLY GLOBALLY | MAXIMIZE | MAXIMIZE CONTROL CONTROL | DRIVE | DRIVE SAVINGS SAVINGS | BENEFIT | BENEFIT EMPLOYEES EMPLOYEES | MANAGE | MANAGE GLOBALLY GLOBALLY | REAL| REAL BUSINESS. BUSINESS. REALREAL SOLUTIONS. SOLUTIONS.

Pagina 1 van 25


BTA Online Statements Met Online Statements voor uw Business Travel Account kunt u de reconciliatie- en betalingsprocessen van uw bedrijf stroomlijnen en een einde maken aan de papierwinkel die hier normaal gesproken bij komt kijken.

Informatie over BTA Online Statements Uw BTA Online Statements zijn beschikbaar via American Express @ Work®. U kunt de Statements in twee handige formaten bekijken: • PDF: het PDF-bestand heeft een vaste indeling. Dit is het wettelijke Statement voor uw BTA-account. Het PDF-bestand is gesorteerd op factuurdatum, betalingsindicator en factuurnummer. • Flexible Statement File (.CSV): het Flexible Statement File is een spreadsheet (in .CSV-formaat) en geeft u meer flexibiliteit. U kunt uw gegevens eenvoudig filteren, sorteren en bewerken, zodat u deze eenvoudig kunt reconciliëren, analyseren of met andere bedrijfsgegevens kunt combineren.

Informatie over deze gids In dit document vindt u een overzicht van de beide formaten waarin de Statements beschikbaar zijn en adviezen voor het bekijken en downloaden van uw Statements. Ook vindt u hierin een aantal best practices en nuttige tips zodat u meer uit uw Statements in .CSV formaat kunt halen. Wij geven u graag de support, die u nodig heeft om uw uitgaven te beheren en alles uit uw American Express Expense Management programma te halen.

Inhoud Registreren voor American Express @ Work®...……………………………….………………

Pagina 3

Uw BTA Online Statements van American Express @ Work® downloaden..……………….

Pagina 4

Overzicht van het PDF-bestand en de inhoud hiervan ………………………………………..

Pagina 5

Overzicht van het Flexible Statement File (in .CSV-formaat) .......……………………………

Pagina 8

Best practices met betrekking tot BTA Flexible Statement Files (in .CSV-formaat) ...…….

Pagina 9

Flexible Statement File (in .CSV-formaat): bestandsspecificaties ....………………………...

Pagina 22

BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMIZE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS.®

Pagina 2 van 25


Registreren voor American Express @ Work® Om toegang tot de BTA Statements van uw bedrijf te krijgen, moet u bij American Express @ Work zijn geregistreerd. Nadat u door uw programmabeheerder bij American Express @ Work bent aangemeld, ontvangt u twee afzonderlijke e-mails met uw registratiegegevens. Volg de aanwijzingen op om de registratie te voltooien en toegang tot de Statements te krijgen: 1. U ontvangt een e-mail met een viercijferig persoonlijk identificatienummer (pincode) en een viercijferige datum (MMDD). Bewaar deze e-mail, want u heeft zowel de pincode als de datum nodig om uw gebruikers-id en wachtwoord voor American Express @ Work in te stellen. 2. Om de beveiliging van uw account te waarborgen, ontvangt u een afzonderlijke email met een unieke, willekeurig gegenereerde toegangscode en een link waarmee u uw account kunt instellen. U kunt de tweede e-mail binnen één à twee dagen na de eerste verwachten. Zorg ervoor dat u beide bij de hand heeft als u de registratie voltooit.

Veelgestelde vragen (FAQ) Wat moet ik doen als iemand anders in mijn bedrijf toegang tot de BTA Statements nodig heeft? Het aantal ontvangers van de BTA Statements binnen uw bedrijf is onbeperkt. Alleen uw programmabeheerder kan toegang tot de BTA Statements van uw bedrijf aanvragen. Neem contact met hem/haar op als de ontvangers van de Statements moeten worden gewijzigd. Wat moet ik doen als ik mijn e-mails niet kan vinden en de registratie niet kan voltooien? Als u één van beide e-mails kwijt bent of problemen ondervindt bij het registreren, kunt u contact opnemen met de American Express Data Support Group op +31 (0)20 2036763. Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord voor American Express @ Work ben vergeten? Op de website van American Express @ Work (www.americanexpress.nl/atwork) vindt u een link die u kunt gebruiken om uw wachtwoord opnieuw in te stellen. Waar vind ik American Express @ Work? De URL is www.americanexpress.nl/atwork.


Pagina 3 van 25


Uw BTA Online Statements van American Express @ Work® downloaden Voer de onderstaande stappen uit om uw BTA Online Statements te downloaden: 1. Ga naar American Express @ Work via http://www.americanexpress.nl/atwork 2. Als u bij American Express @ Work bent aangemeld, kunt u uw BTA Statements bekijken via Online Billing Services. Selecteer View Your BTA Statements in het keuzemenu en klik op Go.

3. Als u in het gedeelte Online Billing Services bent, ziet u bovenaan de pagina twee keuzemenu’s (zie het onderstaande voorbeeld): a. Control Account: b. Billing Account: Als u meerdere BTA-accounts heeft waarvoor u Statements ontvangt, kunt u via deze velden toegang tot uw andere BTA Statements krijgen. 4. In het onderstaande screenshot ziet u een lijst met datums onder Statement Date en Date Posted en een veld met de kop File Type waaronder PDF of CSV staat. Bij elke Statement Date vindt u zowel een PDF- als een CSV-bestand. Om de Statements van een bepaalde datum te downloaden: a. Klik op PDF om uw Statement als een PDF te downloaden b. Klik op CSV om uw Statement als een Flexible Statement File te downloaden. De Statements van de afgelopen 13 maanden worden bewaard en deze zijn allemaal beschikbaar zodra u zich aanmeldt.


Pagina 4 van 25


Overzicht van het PDF-bestand en de inhoud hiervan De Statements in PDF-formaat bestaan uit de volgende onderdelen: 1. Rekeningoverzicht: een rekeningoverzicht van één pagina 2. Transactie-overzicht: een samenvatting van één regel van elke transactie met de verschuldigde bedragen, de achterstallige bedragen en de recentelijk verwerkte transacties. 3. Transactiegegevens:

Deel 1: Rekeningoverzicht

5. 1.

3.

De gegevens van uw bedrijf

7.

De naam en het telefoonnummer van uw reisagent

Statement Datum Kaartrekeningnummer Statement ID

Vorig saldo Betaling(en) ontvangen Nieuwe crediteringen Nieuwe debiteringen Totaal te voldoen


Pagina 5 van 25


Deel 2: Transactie-overzicht Op de pagina met het transactie-overzicht vindt u een samenvatting van één regel van elke transactie. In het onderstaande voorbeeld ziet u: • Nieuwe transacties: het bedrag van alle recentelijk gefactureerde transacties en de betalingsdatum. • Lopende transacties: het momenteel uitstaande bedrag voor eerder gefactureerde transacties die nog niet achterstallig zijn. De transacties zijn op betalingsdatum gegroepeerd. • Oude openstaande transacties: als er achterstallige transacties zijn, wordt hier het totaal verschuldigde bedrag weergegeven • Verwerkte transacties: het totale bedrag van de recentelijk betaalde transacties


Pagina 6 van 25


Deel 3: Transactiegegevens Bij elke transactie wordt de volgende informatie vermeld: • Factuurnummer: het factuurnummer van uw reisagent • Statement referentie: een uniek referentienummer voor het Statement • Leverancier: de naam van de leverancier van de transactie • Ticketnummer/Transactiegegevens: hier staan het ticketnummer en de transactiegegevens • Route/Bestemming: hier worden de luchthaven-, carrier- en klassecode vermeld • Reiziger/Vertrekdatum: de naam van de reiziger en de datum waarop aan de reis is begonnen • Referentievelden: de referentievelden (1 t/m 4) zijn door de klant gedefinieerd. De overige referentievelden (5, 6 en 7) zijn wel beschikbaar in het Flexible Statement File, maar niet in de PDF.

• •

Geschil-indicator: er wordt een sterretje (*) weergegeven als een transactie wordt betwist Transactie saldo: het verschuldigde transactiebedrag


Pagina 7 van 25


Overzicht van het Flexible Statement File (in .CSVformaat) Het Flexible Statement File is aan het eind van elke BTA-accountcyclus samen met het PDF Statement via American Express @ Work beschikbaar. Het bestand is een spreadsheet in .CSV-formaat (met door komma's gescheiden waarden) en bevat een uitgebreid overzicht met al uw reisgegevens. In het Flexible Statement File zijn maximaal zeven referentievelden beschikbaar. Let op: het daadwerkelijke aantal beschikbare referentievelden is afhankelijk van de informatie die wij van uw reisagent ontvangen.

Het doel van het Flexible Statement File Het .CSV-bestand kan in Microsoft Excel® en andere databaseprogramma's worden geopend. Het bestand biedt een flexibele methode om uw gegevens te bekijken en te bewerken en kan worden gebruikt om interne financiële vragen te beantwoorden, te controleren of het beleid wordt nageleefd en accounts te reconciliëren. In Microsoft Excel kunt u door middel van draaitabellen (PivotTables) uw Statements zo bewerken dat exact de informatie die u nodig heeft in de gewenste indeling wordt weergegeven. In deze uitgebreide informatiegids vindt u meer details over het instellen en gebruiken van draaitabellen in Microsoft Excel.

Bestandsspecificaties Op de laatste pagina's van deze gids vindt u bestandsspecificaties waarin alle velden van het .CSV bestand worden gedefinieerd. Voorbeeld van een Flexible Statement File


Pagina 8 van 25


Best practices met betrekking tot BTA Flexible Statement Files (in .CSV-formaat) We helpen bedrijven graag aan de hand van best practices op het gebied van onkostenbeheer. Hieronder vindt u een aantal tips, waarmee u meer informatie, en dus meer waarde, uit uw Flexible Statement File kunt halen. De onderstaande tips en aanwijzingen gelden voor Microsoft Excel® 2003. Mogelijk moeten er in andere spreadsheettoepassingen of andere versies andere stappen worden uitgevoerd om de taken uit te voeren. De tips zijn in de volgende hoofdstukken onderverdeeld. Klik op een hoofdstuk om er direct naartoe te gaan: • Het bestand opslaan • De basisbeginselen: het bestand laden, sorteren en filteren • Geavanceerde analyse: draaitabellen gebruiken o Een draaitabel instellen o Antwoord op de drie meest gestelde vragen over BTA-accounts

Het bestand opslaan Als u de spreadsheet (in CSV-formaat) voor het eerst opent, moet u deze als een .XLS-bestand opslaan om ervoor te zorgen dat alle veranderingen en aanpassingen die u doorvoert bewaard blijven. 1. Selecteer als u het bestand voor het eerst opent ‘Bestand’ (File) op de bovenste menubalk en kies vervolgens ‘Opslaan als...’ (Save as...) (zie de onderstaande afbeelding). 2. Vervolgens wordt het venster ‘Opslaan als’ (Save as) geopend. Hier kunt u de bestandsnaam naar wens aanpassen. Als u de file opslaat kiest u bij ‘Save as type’ een indeling met de extensie (*xls). In het onderstaande voorbeeld is Microsoft Office Excel Workbook (*.xls) geselecteerd.


Pagina 9 van 25


De basisfuncties: het bestand openen, sorteren en filteren Maak de kolommen breder uit om de gegevens te bekijken Step 1. Als u het bestand voor het eerst opent, worden de gegevens zoals in het onderstaande voorbeeld in een reeks rijen en kolommen weergegeven.

Step 2.

Plaats de cursor op de linkerbovenhoek van de spreadsheet. Klik op de linkermuisknop om alle kolommen en rijen te selecteren.

Step 3.

Dubbelklik vervolgens tussen kolom A en B op de linkermuisknop.

Step 4.

Alle kolommen worden zoals hieronder te zien is breder zodat u de gegevens in elke cel kunt zien.


Pagina 10 van 25


Het bestand sorteren Step 1. Selecteer alle gegevens: houd de Ctrl-toets ingedrukt en druk op de A-toets (Ctrl-A). Step 2. Klik op de bovenste menubalk op ‘Gegevens’ (Data) en selecteer de optie Sorteren… (Sort...): .

Step 3.

Als het dialoogvenster Sorteren wordt weergegeven, kunt u het bestand op maximaal drie velden sorteren. Aangezien veel klanten de referentievelden Kostenplaats en Medewerker-id gebruiken, is dit vaak de eerste keuze bij de sorteeropties. a. In het onderstaande voorbeeld is Referentie 2 als eerste sorteeroptie geselecteerd. De eerste sorteeroptie heeft een hogere prioriteit dan de tweede en derde sorteeroptie, dus alle waarden in het veld Referentie 2 worden samen gegroepeerd. b. Vervolgens is als tweede sorteeroptie Transactiecategorie geselecteerd zodat de transacties binnen elke Referentie 2-groep op basis hiervan worden gesorteerd. c. Tot slot is als derde sorteeroptie Achternaam reiziger geselecteerd zodat de verschillende groepen reizigers juist binnen elke transactiecategorie worden gesorteerd.


Pagina 11 van 25


Het bestand filteren 1. Selecteer alle gegevens: houd de Ctrl-toets ingedrukt en druk op de A-toets (Ctrl-A). 2. Klik op de bovenste menubalk op ‘Gegevens’ (Data), selecteer de optie ‘Filter’ en klik op ‘AutoFilter’.

3. Als AutoFilter is ingeschakeld, kunt u op het pijltje in de cel bovenaan elke kolom klikken en de gewenste waarden selecteren. Een voorbeeld: als u in de kolom ‘Leverancier’ AIR CANADA selecteert, krijgt u alleen de aan Air Canada gerelateerde transacties te zien. Filteren is een snelle en eenvoudige manier om te controleren of uw reisbeleid wordt nageleefd. Als u weet dat er volgens uw beleid niet met VIRGIN ATLANTIC AIRWAYS mag worden gevlogen, kunt u de filterfunctie gebruiken om snel te bepalen welke reizigers deze maatschappij gebruiken.


Pagina 12 van 25


Geavanceerde analyse: draaitabellen gebruiken Met Draaitabellen (PivotTables) kunt u snel en op flexibele wijze uw gegevens analyseren en antwoord vinden op veel van uw belangrijkste vragen. Hieronder vindt u twee secties met informatie om u bij het gebruik van draaitabellen te helpen: • Een draaitabel instellen • Antwoord op de drie meest gestelde vragen over BTA-accounts

Een draaitabel instellen Hieronder vindt u stapsgewijze aanwijzingen voor het instellen van draaitabellen zodat u antwoord kunt krijgen op uw belangrijkste vragen en de noodzakelijke analyses kunt uitvoeren. Stap 1.

Selecteer alle gegevens: houd de Ctrl-toets ingedrukt en druk op de A-toets (Ctrl-A). Stap 2. Klik op het menu Gegevens (Data) bovenaan de pagina en selecteer de optie ‘Draaitabel en draaigrafiekrapport’ (PivotTable and PivotChart Report).

Stap 3. Er verschijnt een venster met de titel ‘Draaitabel en draaigrafiekrapport - Stap 1 van 3’ (PivotTable and PivotChart Report – Step 1 of 3). Handhaaf de standaard instellingen en selecteer ‘Volgende’ (Next).


Pagina 13 van 25


Stap 4.

Klik bij stap 2 ook op ‘Volgende’ (Next).

Stap 5.

Klik bij stap 3 van de wizard op ‘Indeling...’ (Layout...) (zie de onderstaande afbeelding).

Stap 6.

In het menu ‘Indeling’ (Layout) worden aan de rechterzijde van het venster alle velden weergegeven. Sleep alle velden die u in de tabel wilt opnemen naar de tabel. U kunt uw draaitabel als deze af is wanneer u maar wilt naar wens aanpassen. • In het onderstaande voorbeeld zijn de Netto, BTW* en Bruto waarden van elke transactie naar het gedeelte ‘GEGEVENS’ (DATA) gesleept. • Vervolgens zijn ‘Transactiecategorie’ en ‘Referentie 1’ naar het gedeelte ‘RIJEN’ (ROW) gesleept. Klik als u alle gewenste velden heeft geselecteerd op ‘OK’ en klik als stap 3 weer wordt weergegeven op ‘Voltooien’ (Finish).


Pagina 14 van 25


Stap 7.

Als u de wizard heeft voltooid, wordt een tabel zoals in het onderstaande voorbeeld weergegeven. Ga naar http://www.americanexpress.nl/BTA_Statements voor een ander voorbeeld van een draaitabel.

Met draaitabellen heeft u de flexibiliteit om elk veld naar een ander gedeelte van het rapport te verplaatsen door de naam van het betreffende veld simpelweg naar de gewenste locatie te slepen. a. Zo kunt u door met de linkermuisknop op het veld Referentie 1 te klikken en dit naar links te slepen de volgorde veranderen waarin de kolommen in de tabel worden weergegeven. In het onderstaande screenshot ziet u dat de velden ‘Transactiecategorie’ en ‘Referentie 1’ zijn omgedraaid.

b.

Ook kunt u in draaitabellen eenvoudig op specifieke informatie filteren. Klik op de pijl rechtsboven in de cel bovenaan elke kolom en selecteer of deselecteer de gewenste waarden om deze in de tabel op te nemen of juist hieruit te verwijderen. Hieronder is de selectie van ‘Lopende transacties’ (Current charges) ongedaan gemaakt en wordt dus alleen ‘Nieuwe transacties’ (New charges) weergegeven


Pagina 15 van 25


Geavanceerde analyse: draaitabellen gebruiken Antwoord op de drie meest gestelde vragen over BTA accounts Hieronder staan de meest gestelde vragen, die wij krijgen over de details van de BTA accounts. Al deze vragen kunnen snel en eenvoudig worden beantwoord met draaitabellen: 1. Hoe kan ik de uitgaven per kostenplaats of afdeling bekijken? 2. Wat zijn de meest gebruikte luchtvaartmaatschappijen en hoeveel geef ik elke maand bij elk van deze maatschappijen uit? 3. Sommige medewerkers houden zich niet aan het reisbeleid. Hoe kan ik zien welke medewerkers dit zijn en hoeveel geld zij buiten het beleid uitgeven? Hoe kan ik de uitgaven per kostenplaats of afdeling bekijken? In de meeste gevallen staan de kostenplaats en de afdeling in referentieveld 1 en 2. Als u teruggaat naar stap 7 onder ‘Een draaitabel instellen’ ziet u dat we het antwoord op deze zeer vaak gestelde vraag eigenlijk al hebben gegeven:

Het is bovendien eenvoudig om referentievelden toe te voegen, te verwijderen of om te wisselen en om aanvullende informatie zoals de naam van de reizigers toe te voegen.


Pagina 16 van 25


Wat zijn de meest gebruikte luchtvaartmaatschappijen en hoeveel geef ik elke maand bij elk van deze maatschappijen uit? In onderstaande stappen wordt uitgelegd hoe u uw leveranciers per sector kunt bekijken en op het totale volume kunt sorteren. Stap 1.

Stel de draaitabel in aan de hand van de aanwijzingen in de sectie ‘Een draaitabel instellen’ hierboven. Sleep dit keer echter de velden ‘Transactiecategorie’ en ‘Leverancier’ naar het gedeelte ‘RIJEN’ (ROW). Genereer de tabel vervolgens. Deze ziet eruit zoals in de onderstaande screenshot:

Stap 2.

Bovenaan de draaitabel ziet u een kopje met de tekst ‘Paginavelden hier neerzetten’ (Drop Page Fields Here) staat. Met deze functie kunt u een filter op de gegevens in uw tabel toepassen. In dit geval dient u de kolom Transactiecategorie naar het kopje ‘Paginavelden hier neerzetten’ te slepen.


Pagina 17 van 25


Stap 3.

U hoeft nu alleen op ‘nieuwe transacties’ (New charges) te filteren. Dit doet u door in het menu rechtsboven op het pijltje te klikken. Er wordt een popupvenster geopend. Selecteer ‘Nieuwe transacties’ (New charges) en klik op OK.

Stap 4.

Vervolgens sorteert u de gegevens zo dat de 5 leveranciers waarbij u de hoogste uitgaven heeft overzichtelijk worden weergegeven. Klik om te sorteren op een cel in de kolom van de draaitabel die u wilt sorteren. In dit geval is dat ‘Som van transactie saldo’ (Sum of Transaction Balance), zodat er op het totaal uitgegeven bedrag wordt gesorteerd.

Stap 5.

Klik nadat u op de cel heeft geklikt op het menu ‘Gegevens’ (Data) bovenaan het scherm en selecteer ‘Sorteren…’ (Sort...)


Pagina 18 van 25


Stap 6.

Er wordt een pop-up-venster weergegeven. Verander de volgorde onder ‘Sorteren op’ (Sort by) in ‘Aflopend’ (Descending) en klik op OK.

Stap 7.

In de tabel worden nu de nieuwe transacties op volgorde van leverancier weergegeven. Deze functie wordt nog waardevoller als u grafieken of tabellen van de uitgaven wilt maken voor presentaties.


Pagina 19 van 25


Sommige medewerkers houden zich niet aan het reisbeleid. Hoe kan ik zien welke medewerkers dit zijn en hoeveel geld zij buiten het beleid uitgeven? Opmerking: deze vraag kan alleen worden beantwoord als u bekend bent met het uitgavenbeleid van uw bedrijf Stap 1.

Begin met het voorbeeld op de vorige pagina. Hierin wordt al een lijst met leveranciers weergegeven, waarvan sommige volgens uw uitgavenbeleid wellicht niet mogen worden gebruikt. Laten we uitgaan van een eenvoudig beleid dat 1) vluchten met Lufthansa en American Airlines verbiedt en dat 2) het boeken van hotels verbiedt.

Stap 2. Klik op het pijltje rechts in de kolom Leverancier. Er wordt een venster met alle leveranciers weergegeven. Maak de selectie van alle vakjes ongedaan, behalve die bij leveranciers die niet aan het beleid voldoen. Zoals u ziet, zijn geen van de in het voorbeeld vermelde leveranciers hotels. Dit betekent dat er in de betreffende periode geen uitgaven bij hotels zijn gedaan.


Pagina 20 van 25


Stap 3.

In de resulterende tabel worden alleen die leveranciers weergegeven waar u meer over wenst te weten.

Stap 4.

Vervolgens dient u het veld ‘Achternaam reiziger’ (Traveller surname) naar de tabel te slepen. Klik om dit te doen in de draaitabel zodat het venster ‘Lijst met draaitabelvelden’ (PivotTable Field List) rechts van de pagina wordt weergegeven. Klik op het veld ‘Achternaam reiziger’ (of eventueel een ander veld waarin de medewerkers worden geïdentificeerd) en sleep dit naar de tabel.

Stap 5.

In de tabel worden nu de achternaam van de reizigers en het bedrag dat zij bij leveranciers, die buiten het beleid vallen, hebben uitgegeven weergegeven.


Pagina 21 van 25


Specificaties van het Flexible Statement File (in .CSV-formaat) In de onderstaande lijst met bestandsspecificaties staat informatie over alle velden die zichtbaar zijn in het Flexible Statement File (in .CSV-formaat).

Algemene informatie over het bestand

Het Flexible Statement File is een spreadsheet (in .CSV-formaat). De meeste gebruikers openen deze .CSV-bestanden in Microsoft Excel®. Als er meer dan 65.536 rijen met gegevens zijn, kunt u mogelijk niet het hele bestand in Microsoft Excel openen. In dit geval dient u een databaseprogramma zoals Microsoft Access® te gebruiken.

De velden in het Statement File zijn door komma’s (,) gescheiden.

In het Flexible Statement File zijn drie aanvullende referentievelden beschikbaar die niet in de PDF Statement worden opgenomen. In totaal zijn er dus zeven referentievelden. o

De referentievelden worden door American Express gebaseerd op de informatie die we van uw reisagent krijgen.

De datumvelden hebben altijd de volgende indeling: DD-MM-JJJJ. o

Als uw reisagent geen datum verstrekt, blijven de velden leeg (dit geldt voor de factuurdatum van uw reisagent en de vertrekdatum).

Kolomtitel

Omschrijving

Type

Aantal tekens

Kaartrekeningnummer

Het kaartrekeningnummer van BTA

Tekens

19

Statement Datum

De factuurdatum van de account

Datum

10

Statement ID

Het Statement ID bestaat uit het bloknummer, de cyclus, een cijfer, het jaar en de dag volgens de Juliaanse kalender Een uniek referentienummer voor het Statement Dit veld wordt in Nederland niet gebruikt

Tekens

12

Tekens

15

Statement referentie Sale Item No

Geheel getal


Pagina 22 van 25


Kolomtitel

Omschrijving

Type

Sequence No.

Dit veld wordt in Nederland niet gebruikt

Geheel getal

Transactiecategorie

Nieuw, lopend, oud openstaand of verwerkt

Tekens

80

Verwerkingsdatum

De datum waarop de transactie van uw reisagent is ontvangen en door American Express is verwerkt Het nummer van de factuur die is opgesteld en ingediend door uw reisagent

Datum

10

Tekens

15

Factuurdatum

Dit is de transactiedatum.

Datum

10

Leverancier

Als uw reisagent geen datum verstrekt, blijft dit veld leeg De naam van de leverancier

Tekens

45

Tekens

20

Tekens

36

Tekens

36

Factuurnummer

Ticketnummer/Transactiegegevens

VLIEGREIZEN Omvat de luchthavencode en het ticketnummer

Aantal tekens

ANDERE VORMEN VAN REIZEN Omvat diverse transactiegegevens Luchthavencodes/Begin- en eindpunt

Carriercodes

VLIEGREIZEN - Regel 1 (Route) Gegevens over de volledige route indien beschikbaar (d.w.z. luchthaven-, carrier- en klassecode), bestemming als de volledige route niet beschikbaar is. ANDERE VORMEN VAN REIZEN (Bestemming) In geval van transacties met betrekking tot andere vormen van reizen staat hier de bestemming. VLIEGREIZEN - Regel 2 (Route) Gegevens over de volledige route indien beschikbaar (d.w.z. luchthaven-, carrier- en klassecode).

Klassecodes

VLIEGREIZEN - Regel 3 (Route) Gegevens over de volledige route indien beschikbaar (d.w.z. luchthaven-, carrier- en klassecode).

Tekens

36

Eindbestemming

De eindbestemming

Tekens

24

Achternaam reiziger

De achternaam van de reiziger

Tekens

20

Initialen reiziger

De initialen van de reiziger

Tekens

2

Vertrekdatum

De datum waarop de reis is gemaakt

Datum

10


Pagina 23 van 25


Kolomtitel

Omschrijving

Type

Aantal tekens

Referentie 1

Hier staat referentie-informatie in aanvulling op het naamveld.

Tekens

9

Referentie 2

Hier staat referentie-informatie in aanvulling op het naamveld.

Tekens

24

Referentie 3

Referentieveld van de klant 3

Tekens

10

Referentie 4


Tekens

10

Referentie 5


Tekens

15

Referentie 6


Tekens

5

Referentie 7


Tekens

10

Geschil-indicator

Hier wordt een sterretje (*) weergegeven als de klant het bedrag betwist. Als er geen sprake van een geschil is, is dit veld leeg. Het nettobedrag. Dit is het volledige bedrag van de transactie, inclusief BTW

Tekens

1

Decimaal getal

15

Netto BTW

Het bedrag van de BTW van de transactie

Decimaal getal

15

BTW-bedrag

Het BTW percentage dat berekent wordt

Decimaal getal

15

Bruto

Het bruto bedrag. Dit is het bedrag van de transactie exclusief BTW.

Decimaal getal

15

Transactie saldo

Het resterende saldo van de transactie

Decimaal getal

15

Luchthavenbelasting

De luchthavenbelasting

15

Debet/krediet-indicator

De debet/krediet-indicatie Dit is een aanvulling op de '+/-'-indicatie bij het brutobedrag. In dit veld staan eventuele opmerkingen van American Express met betrekking tot de transactie of de account. Dit veld is leeg als American Express hier geen informatie invoert.

Decimaal getal Tekens

Tekens

180

Transactie informatie

2


Pagina 24 van 25

Informatiegids voor BTA Online Statements

Recommend Documents