Introductie van Client Online Informatiegids over factoring
Inhoud
Inleiding 3
Debiteuren toevoegen
30
Heeft u vragen?
4
Debiteuren beheren
32
Inloggen
5
Invoer van facturen en creditnota’s
33
Welkomstscherm
6
Geautomatiseerde invoer
35
Navigatie
7
Upload het bestandformat
35
Uw account bekijken 9
Bestanden uploaden
37
Overzicht van de financieringsovereenkomst
9
Overdrachtsbevestiging
38
Het Overeenkomstoverzicht
10
Rapporten 39
Acties
11
Rapporten aanvragen
39
Menuopties – Overeenkomstsectie
12
Rapporten Bekijken
42
Debiteurenportefeuilleprofiel
15
Debiteurenportefeuilleanalyse
44
Topdebiteuren
16
Beheertaken 46
Inlichtingen over betalingen
17
Inloginformatie
46
Zoeken naar openstaande vorderingen
18
Wachtwoord veranderen
46
Debiteuren Bekijken 23
Het wachtwoord resetten
47
Debiteur Zoeken
23
Instelling startpagina
47
Debiteuren – Overzicht
24
Het Debiteurenmenu
24
Debiteuren – Transacties
25
Debiteuren – Openstaande Vorderingen
26
Debiteuren – Omzet
27
Debiteuren – Inlichtingen
28
Facturen invoeren 29 Handmatige invoer
2
29
Inleiding
Welkom bij Client Online. Client Online is de online applicatie die het huidige E3-systeem zal vervangen. Client Online stelt u in staat uw voorzieningen bij Bibby Financial Services te bekijken en te beheren. U ziet niet alleen de huidige functies die u van E3 kent, maar ook enkele nieuwe. Met Client Online kunt u: • Informatie over uw voorzieningen lezen • Facturen en creditnota’s indienen • De betalingen van uw debiteuren inzien • Diverse gegevens over uw debiteuren inzien • Een aantal rapporten over uw debiteurenportefeuille produceren
In deze handleiding leest u hoe u Client Online gebruikt om alle taken en activiteiten voor uw financieringsbeheer uit te voeren.
Voorbereiding op de migratie Vanaf 12.00 ’s middags op de donderdag voor het migratieweekend heeft u geen toegang meer tot E3. Download in de week voorafgaand aan de geplande overstapdatum alle rapporten die u nodig zult hebben. Heeft u extra rapporten nodig? Neem dan contact op met uw contactpersoon. Die zal de rapporten voor u produceren.
3
Inhoud
Heeft u vragen? • Alle vragen over uw account of over de services die Bibby Financial Services levert, worden zoals altijd door uw Credit Controller afgehandeld. • Op onze website staan veelgestelde vragen, handige hulpmiddelen en belangrijk nieuws www.bibbyfinancialservices.nl • Technisch support voor het Client Online-systeem is op werkdagen beschikbaar van 8.30 tot 17.00 uur. Bij onze Klantenservice kunt u terecht voor kwesties rond: • • •
Het gebruiken van Client Online Problemen met toegang tot Client Online Problemen met het Client Online-systeem Telefoon: 088 651 9868 E-mail:
[email protected]
4
Inhoud
Inloggen Client Online is een internetapplicatie. U ontvangt een link naar bibbyfinancialservices.nl/client-online Ook ontvangt u inloginformatie voor Client Online, zoals uw gebruikersnaam en wachtwoord. Deze worden u apart toegestuurd en u dient ze veilig te bewaren 1 Wanneer u op de bibbyfinancialservices.nl/client-online klikt, wordt de inlogpagina van Client Online weergegeven.
2 Voer uw gebruikersnaam in, zoals vermeld in de ontvangen informatie. 3 Voer uw wachtwoord in, zoals vermeld in de ontvangen informatie. N.B. Het wachtwoord is hoofdlettergevoelig. 4 Klik op VERZENDEN.
Opmerking • Gebruik de knop WISSEN om de ingevoerde tekst in de velden ‘Gebruikersnaam’ en ‘Wachtwoord’ te wissen. • Gebruik de knop CONTACT om een e-mail met vragen over de inlogprocedure naar Client Online te sturen.
Voor het eerst inloggen - uw wachtwoord wijzigen Wanneer u voor het eerst inlogt, moet u het toegewezen wachtwoord veranderen. U voert eerst het toegewezen wachtwoord in en daarna uw nieuwe wachtwoord. Klik op OK om door te gaan. Alle wachtwoordvereisten staan in het deel Beheer van deze handleiding
5
Inhoud
Welkomstscherm Zodra u met succes bent ingelogd, wordt de welkomstpagina weergegeven.
Op deze eerste welkomstpagina worden kennisgevingen weergegeven, met aan de linkerkant een kort menu. 1 O p deze pagina kiest u uw voorziening of financieringsovereenkomst. Hiervoor gebruikt u de optie PORTEFEUILLE ZOEKEN. 2 Wanneer u op PORTEFEUILLE ZOEKEN klikt, worden op het scherm de individuele accounts weergegeven waaruit uw overeenkomst met Bibby Financial Services bestaat.
Als uw overeenkomst bestaat uit meerdere accounts of voorzieningen, ziet u alle voorzieningen die u kunt kiezen op dit scherm. 3 Klik op de gewenste voorziening om uw accountinformatie op te halen.
6
Inhoud
Navigatie Alle schermen van Client Online hebben een standaard lay-out:
Het menu wordt altijd aan de linkerkant weergegeven.
De schermnaam staat vetgedrukt bovenaan het scherm.
De ronde knoppen worden gebruikt wanneer u slechts één item kunt kiezen. Als u op de ronde knop klikt, verschijnt een zwarte stip die uw selectie. weergeeft.
7
Inhoud
De vensters worden gebruikt voor velden waarin u tekst kunt invoeren, bijv. voor de zoekfunctie.
Een venster met een pijlknop heeft een keuzemenu waaruit u kunt kiezen.
Voor datumvelden wordt een kalenderpictogram weergegeven. U kunt het pictogram gebruiken om de gewenste datum uit de pop-up kalender te kiezen.
Verplichte velden – zijn gemarkeerd met een blauwe pijl. Alle velden met deze blauwe pijl moeten worden ingevuld voordat u kunt doorgaan.
Vinkhokjes – worden op sommige schermen gebruikt, zodat u items kunt selecteren. U klikt op het vinkhokje om het item te selecteren. Met vinkhokjes kunt u meerdere items tegelijkertijd kiezen.
Een wildcard voor uw zoekfunctie gebruiken Client Online stelt u in staat een wildcard te gebruiken wanneer u naar items zoekt. Het sterretje * kan worden gebruikt ter vervanging van karakters wanneer u zoekparameters invoert. Bijvoorbeeld: •
912*
- zoekt naar alle items die met 912 beginnen
•
AB*
- zoekt naar alle items die met AB beginnen, zoals ABC
•
912*
- zoekt naar alle items die op 912 eindigen
8
Inhoud
Uw account bekijken
Overzicht van de financieringsovereenkomst Wanneer u uw account met ‘PORTEFEUILLE ZOEKEN’ kiest, wordt uw scherm bijgewerkt met het overzicht van uw financieringsovereenkomst. Deze pagina van Client Online geeft enkele belangrijke gegevens voor u weer. •
Het menu geeft alle functies weer die u ter beschikking staan, alle functies zijn in secties onderverdeeld.
•
In de OVEREENKOMSTSECTIE worden alle menu-opties voor uw volledige account gegroepeerd, inclusief transacties zoals klant- of debiteurtransacties.
•
Uw overeenkomstnummer staat bovenaan het scherm.
•
Het overzicht geeft een lijst van de voornaamste saldo’s van de gekozen overeenkomst weer.
9
Inhoud
Het Overeenkomstoverzicht •
Het Overeenkomstoverzicht toont een lijst met de voornaamste saldo’s van uw account.
•
Het Overeenkomstoverzicht biedt u een real-time momentopname van uw account
•
U kunt op elk onderstreept bedrag klikken om meer informatie over dat specifieke saldo te zien.
•
Gebruik de terugknop op de pagina, niet de terugknop van uw browser.
•
U kunt dit overzichtsscherm te allen tijde en vanuit elk ander scherm opnieuw weergeven. Dat doet u door op de knop OVERZICHT te klikken in de Overeenkomstsectie van het menu
10
Inhoud
Acties Rechts van het Overeenkomstoverzicht worden 4 knoppen weergegeven. Elke knop biedt extra informatie over uw account. Tevens is er een verversknop die alle informatie bijwerkt die aan uw account is toegevoegd terwijl dit scherm open stond.
Beschikbaarheidsoverzicht Gebruik de knop ‘Beschikbaarheidsoverzicht’ om een overzicht van uw account te zien met een sectie voor goedgekeurde financiering en een sectie voor afgetrokken bedragen.
Afkeuringsoverzicht Gebruik de knop ‘Afkeuringsoverzicht’ om een lijst met afgekeurde posten te zien, compleet met bedrag en datum.
Transacties van deze maand Gebruik deze knop om een overzicht te zien van de transacties van de huidige maand.
Betalingsstatus Gebruik deze knop om de status van een betaling te zien.
11
Inhoud
Menuopties – Overeenkomstsectie Transacties De menu-optie ‘Transacties’ opent het scherm met ‘Inlichtingen over bewegingen van de financieringsovereenkomst’. Hiermee kunt u informatie zien over alle transacties van uw account binnen een opgegeven tijdsperiode. 1 Kies Transacties uit het menu. 2 De ‘Inlichtingen over transacties van de financieringsovereenkomst’ worden weergegeven, waarbij standaard een periode van de afgelopen 30 dagen is geselecteerd.
3 Kies de gewenste PERIODE: •
Afgelopen 30 dagen – geeft alle transacties van de afgelopen 30 dagen weer.
•
Deze maand – geeft alle transacties van de huidige kalendermaand weer.
•
Datumbereik – geeft alle transacties tussen de opgegeven start- en einddatum weer
4 ACCOUNT – Gebruik het veld ‘Account’ om de soort transacties te kiezen die u wilt zien. •
Afgekeurde vorderingen
•
Vervallen facturen
•
Debiteurenportefeuille
•
Klantrekening
•
Rekening courant
•
Concentratie
5 SORTEER RESULTATEN PER – hiermee wordt de sortering van de transacties gedefinieerd, zoals per datum, type of bedrag. Kies uit boekhouddatum, transactietype, debetbedrag, creditbedrag. 6 Klik op ZOEKEN om de zoekfunctie te activeren. Het scherm wordt bijgewerkt met de zoekresultaten
12
Inhoud
Voorbeeldresultaten – Rekening courant Wanneer u het accounttype ‘Rekening courant’ kiest, ziet u een lijst met transacties van uw rekening courant in de opgegeven tijdsperiode. De lijst omvat zaken zoals kosten, bevoorschotting en betalingen van debiteuren.
Voorbeeldresultaten – Niet toegewezen betalingen Als u het accounttype ‘Niet-toegewezen’ kiest, ziet u de totalen voor de toegewezen en niet- toegewezen betalingen.
13
Inhoud
Voorbeeldresultaten – Debiteurenportefeuille Wanneer u het accounttype ‘ Debiteurenportefeuille’ kiest, ziet u een lijst met transacties van uw debiteurenportefeuille in de opgegeven tijdsperiode.
•
Gebruik de knoppen ‘Volgende’ en ‘Vorige’ om door de transacties te scrollen.
Totalen van het transactietype Gebruik onderaan het scherm Transactieresultaten de knop ‘Totalen van transactietype’. Daarmee krijgt u een overzicht van de totalen van het transactietype.
14
Inhoud
Debiteurenportefeuilleprofiel Het menu ‘Debiteurenportefeuilleprofiel’ geeft een chronologisch ‘ alleen lezen’ overzicht van de informatie weer. Dit is een momentopname van de facturen die naar uw debiteuren zijn verzonden en die door hen betaald moeten worden. Ze staan chronologisch weergegeven, compleet met het totaalbedrag
Zodoende kunt u zien of er oudere facturen zijn. U kunt de zoekfunctie naar een debiteurenvordering gebruiken om de posten te zien voor de periode die u heeft opgegeven.
15
Inhoud
Topdebiteuren Gebruik de menu-optie ‘Topdebiteuren’ om een lijst van uw debiteuren te zien, in aflopende volgorde van saldogrootte. De ‘n’ vertegenwoordigt een door de gebruiker opgegeven aantal. U kunt aangeven hoeveel debiteuren u wilt zien, zoals de top 5 debiteuren met de grootste achterstallige betalingen of blanco voor alle debiteuren. 1 Klik op de menu-optie TOPDEBITEUREN om het scherm met de topdebiteuren te zien.
2 Voer het aantal debiteuren in dat u wilt zien. Laat dit blanco als u al uw debiteuren wilt zien. 3 Klik op ZOEKEN. 4 Er wordt een lijst met debiteuren weergegeven op basis van de bruto openstaande bedragen, met het grootste bedrag bovenaan.
5 Gebruik de actieknoppen onderaan de lijst om het overzicht te wijzigen: •
AFGEKEURDE VORDERINGEN – deze knop verandert het overzicht in een lijst met debiteuren met een afgekeurde factuur.
•
ACHTERSTALLIG – deze knop verandert het overzicht in een lijst met debiteuren met vervallen facturen.
•
AFGEKEURDE – deze knop verandert het overzicht in de waarde van de afgekeurde facturen voor elke debiteur.
•
penstaande Postenlijst– hiermee gaat het overzicht terug naar de originele lijst met de O openstaande vorderingen.
16
Inhoud
Inlichtingen over betalingen U kunt ‘Inlichtingen over betalingen’ gebruiken om alle betalingen te zien die we van uw debiteuren hebben ontvangen gedurende de opgegeven tijdsperiode. 1 Klik op INLICHTINGEN OVER BETALINGEN. Het scherm met ‘Inlichtingen over dagelijkse betalingen’ wordt weergegeven. 2 Voer het datumbereik in om de gewenste informatie te zien. U doet dit door de datum in te voeren (DD/MM/JJ)
3 3. Klik op ZOEKEN.
4 U ziet een lijst met alle betalingen die we van uw debiteuren hebben ontvangen. Elk item toont de debiteur, de soort betaling, de betalingskenmerken en het bedrag. U kunt andere data zien door op de knop ‘Vorige’ of ‘Volgende’ te klikken. 5 Klik op TERUG om terug te keren naar de zoekparameters.
17
Inhoud
Zoeken naar openstaande vordering De menu-optie ‘Zoeken naar openstaande vordering’ stelt u in staat posten van uw account te zoeken op basis van allerlei verschillende zoekcriteria. Dit is een zeer flexibele zoekfunctie. U kunt de beschikbare individuele velden gebruiken of een combinatie daarvan om uw zoekfunctie te stroomlijnen. De resultaten worden weergegeven. U kunt ook de wildcard (*) gebruiken bij de invoer van uw zoekcriteria.
De beschikbare zoekvelden zijn: •
DEBITEURNAAM – een veld voor tekstinvoer – u kunt de * wildcard gebruiken.
•
DEBITEURNUMMER – het unieke Aquarius-nummer dat aan de debiteur is toegewezen.
•
DEBITEURKENMERK VAN DE KLANT – uw eigen kenmerk voor de debiteur.
•
DOCUMENTKENMERK – het itemkenmerk dat voor deze transactie werd ingevoerd.
•
ITEMKENMERK – het unieke Aquarius-transactienummer.
•
DEBITEURVALUTA – een lijst voor het kiezen van de gewenste valuta.
•
BEDRAGBEREIK – voor het invoeren van het laagste en het hoogste bedrag om transacties te vinden voor bedragen binnen het opgegeven bereik.
•
OPEN/GESLOTEN ITEMS – ronde knop om aan te geven of u naar open items, gesloten items of allebei wilt zoeken.
•
FACTUURDATUMBEREIK – voor de invoer van een datumbereik om de facturen te vinden over een specifieke periode.
•
VERVALDATUMBEREIK – voor de invoer van een datumbereik om de facturen te vinden die in een specifieke periode betaald moeten worden.
•
GESLOTEN DATUMBEREIK – voor de invoer van een datumbereik om de facturen te vinden die in een specifieke periode gesloten werden.
18
Inhoud
1 Voer uw zoekcriteria in en klik op ZOEKEN. In dit voorbeeld zoeken we naar debiteuren met een naam die begint met ‘Bou*’.
2 Het scherm geeft alle matches weer op basis van uw zoekcriteria. Bijvoorbeeld: we hebben het veld ‘Debiteurnaam’ gebruikt om naar invoeren te zoeken die beginnen met ‘Bou*’. De zoekfunctie geeft 10 items per pagina weer. U kunt door de pagina’s scrollen met de knoppen ‘Eerste’, ‘Vorige’ en ‘Volgende’. 3 Klik op de ronde knop in de linkerkolom voor een item op de resultatenlijst, zodat de actieknoppen onderaan de zoekresultaten worden geactiveerd.
19
Inhoud
Knop voor Inlichtingen over debiteuroverzicht Klik op de knop INLICHTINGEN OVER DEBITEUROVERZICHT om de debiteurinformatie te zien waarop de transactie betrekking heeft. Als u op de onderstreepte tekst ‘Debiteurkenmerk’ van het item klikt, ziet u dit scherm ook.
20
Inhoud
Knop voor itemdetails Klik op de knop ITEMDETAILS om alle informatie over het geselecteerde item te zien. U kunt de knop ‘Terug’ gebruiken om naar de zoekresultaten terug te keren. •
TABBLAD BEDRAGEN Dit tabblad toont de saldo’s voor dit item, inclusief de factuurwaarde
•
TABBLAD DATA Dit tabblad toont de belangrijkste data voor het item, zoals de vervaldatum en de datum waarop het item werd ingevoerd.
21
Inhoud
•
TABBLAD INNINGSINFORMATIE Dit tabblad toont de informatie over alle vorderingen voor dit item.
•
TABBLAD Dit tabblad toont de informatie over alle beheersactiviteiten geschiedenis voor dit item.
•
TABBLAD EXTRA INFORMATIE Dit tabblad toont informatie over het item, zoals de batch en het factuurnummer.
•
TABBLAD RENTE INFORMATIE Dit tabblad toont de informatie over alle kortingen voor dit item
22
Inhoud
Debiteuren Bekijken
U gebruikt de menu-optie ‘Debiteur zoeken’ in de ‘Overeenkomstsectie’ van het menu om een debiteur te vinden. Zodra de debiteur is gevonden, kunt u allerlei informatie over de debiteur zien, zoals omzet of transacties.
Debiteur Zoeken Eén van de meest uitgevoerde zoekfuncties is zoeken op naam van de debiteur. Maar u kunt ook zoeken op debiteurnummer, postcode en debiteurkenmerk. 1 Klik op de menu-optie DEBITEUR ZOEKEN.
2 Voer uw zoekcriteria in, zoals ‘Debiteurnaam’ en klik op ZOEKEN. U kunt debiteuren niet vinden door de velden blanco te laten; u dient minstens één zoekparameter in te voeren 3 Alle matches worden weergegeven.
4 Klik op de gewenste debiteur.
23
Inhoud
Debiteuren – Overzicht 5 A ls u een debiteur kiest, gaat een scherm ‘Overzicht debiteuraccount’ open, met uitgebreide informatie over de geselecteerde debiteur.
•
Het ‘Debiteuroverzicht’ bevat de belangrijkste informatie over deze specifieke klant, zoals adres en contactgegevens.
•
Het tabblad ‘Saldo’s’ toont de huidige bedragen van het uitstaand saldo van de debiteur.
•
Het tabblad ‘Limieten’ biedt informatie over de actuele ‘Kredietlimieten’ en ‘Concentratie%’.
•
Het tabblad ‘Betalingen’ toont informatie over onlangs ontvangen betalingen van deze debiteur en de betalingsstatistieken voor deze account.
•
U kunt te allen tijde terugkeren naar deze weergave door op OVERZICHT in de Debiteurensectie te klikken.
Het Debiteurenmenu Zodra uw debiteurinformatie is weergegeven, wordt het menu uitgebreid met een extra Debiteurensectie. De menuopties DEBITEUREN stelt u in staat verschillende gegevens over deze specifieke debiteur te zien.
24
Inhoud
Debiteuren – Transacties De optie ‘Transacties’ toont informatie over alle uitgegeven facturen en ontvangen betalingen voor deze debiteur in de door u opgegeven tijdsperiode. 1 Terwijl de debiteur nog steeds wordt weergegeven, klikt u op Transacties in de Debiteurensectie van het menu. 2 De ‘informatie over transacties van het debiteuraccount’ wordt weergegeven, waarbij standaard een periode van de afgelopen 30 dagen is geselecteerd.
3 Kies de gewenste PERIODE: •
Afgelopen 30 dagen – geeft alle transacties van de afgelopen 30 dagen weer.
•
Deze maand – geeft alle transacties van de huidige kalendermaand weer.
•
Datumbereik – geeft alle transacties tussen de opgegeven start- en einddatum weer.
4 SORTEER RESULTATEN PER – definieert de volgorde van de transacties. •
Invoerdatum – sorteert de transacties op basis van de datum waarop ze in het systeem werden ingevoerd.
•
Documentdatum – sorteert de transacties op basis van de factuurdatum.
•
Vervaldatum – sorteert de transacties op basis van de vervaldatum.
•
Debetbedrag
•
Creditbedrag
5 Klik op ZOEKEN om de zoekfunctie te activeren.
25
Inhoud
Debiteuren – Openstaande Vorderingen De optie ‘ Openstaande vorderingen’ toont een chronologische analyse van deze debiteur. 1 Terwijl de debiteur nog steeds wordt weergegeven, klikt u op Profielen in de Debiteurensectie van het menu. 2 U ziet een momentopname van openstaande vorderingen van deze debiteur. U ziet de facturen die momenteel open staan, chronologisch en op totaalsaldo.
26
Inhoud
Debiteuren – Omzet ‘Inlichtingen over omzet’ levert een omzetbedrag op maandbasis voor het datumbereik dat u hebt opgegeven. 1 Terwijl de debiteur nog steeds wordt weergegeven, klikt u op OMZET in de Debiteurensectie van het menu.
2 Voer de startmaand/jaar en de eindmaand/jaar in. 3 Klik op ZOEKEN. 4 De zoekresultaten worden weergegeven. Er wordt een totaalbedrag voor elke maand weergegeven; dit scherm toont geen individueel transactiedetail. 5 Klik op WISSEN om de ‘Periodeparameters’ te resetten als u de gegevens van een andere periode wilt zien.
27
Inhoud
Debiteuren – Inlichtingen De optie ‘Inlichtingen’ toont het algemene accountsaldo van deze debiteur met een lijst van alle momenteel openstaande items. 1 Klik op INLICHTINGEN in de Debiteurensectie van het menu. 2 U ziet ‘Inlichtingen over debiteuraccount’.
3 Bovenaan het scherm ziet u de algemene saldi voor deze debiteur. 4 Vervolgens ziet u een lijst met de momenteel openstaande items voor deze debiteur. 5 Gebruik de knop GESLOTEN ITEMS om een lijst met alle gesloten items voor deze debiteur te zien. 6 U kunt meer informatie over een item zien door op de ronde knop van de regel te klikken. Dit activeert de actieknop ‘Iteminformatie’.
28
Inhoud
Facturen invoeren
Gebruik de menuoptie ‘Data-uitwisseling’ om uw facturen naar Bibby Financial Services te sturen voor verwerking en invoer in uw account Er zijn twee manieren waarop u uw facturen en creditnota’s voor verwerking en financiering kunt invoeren: •
HANDMATIGE INVOER
Op deze manier voert u de gegevens van elke factuur en creditnota apart in het scherm van schema-invoer in. •
GEAUTOMATISEERDE INVOER
Op deze manier uploadt u de facturen en creditnota’s vanaf een externe bron, zoals van een extract van uw boekhoudingssoftware of een spreadsheet via een csv-bestand.
Handmatige invoer
Debiteuren Wanneer u een nieuwe klant hebt, creëert u een debiteurrecord voor deze klant in Client Online.
U dient een proces te volgen als u facturen en creditnota’s bij Bibby Financial Services wilt indienen. Dit is een eenvoudig proces, waarbij u slechts één ding hoeft te onthouden: u moet eerst de debiteur aanmaken voordat u een factuur in een account kunt plaatsen. Dit komt omdat u de debiteur eerst uit een lijst moet kiezen voordat u de facturen kunt invoeren. Nieuwe debiteuren worden gecontroleerd en goedgekeurd door Bibby Financial Services voordat u uw facturen in de account van de debiteur kunt invoeren.
Herzien en goedkeuren Alle nieuwe debiteuren dienen door BFS herzien en goedgekeurd te worden, voordat u ze kunt gebruiken
Een schema opzetten Voer de facturen en credit nota’s met de hand in.
Laten we elke stap nader onderzoeken Controleer de vooruitgang van uw batch Controleer de vooruitgang van uw batches met het verificatie/goedkeuringsproces.
29
Inhoud
Debiteuren toevoegen Ongeacht de methode die u kiest om uw facturen en creditnota’s in te dienen, moet u eerst de debiteurgegevens toevoegen. Zodra u de debiteurgegevens heeft toegevoegd, kunt u facturen en creditnota’s voor die debiteur indienen. 1 Klik op de menu-optie DEBITEUREN ONDERHOUD in de sectie ‘Data-uitwisseling’. 2 Het scherm ‘Accountonderhoud debiteur’ wordt weergegeven.
3 Klik op de knop Nieuwe debiteur aanmaken
4 Het scherm ‘Debiteurinformatie’ wordt weergegeven. 5 Voer de gegevens voor deze debiteur in. Zorg ervoor dat alle verplichte velden zijn ingevuld. Alle velden met een blauwe pijl zijn verplichte velden en dienen ingevuld te worden voordat het debiteurrecord aangemaakt kan worden
30
Inhoud
6 Klik op AANMAKEN. 7 Het debiteurrecord wordt opgeslagen. U keert terug naar het scherm ‘Accountonderhoud debiteur’. 8 De zojuist aangemaakte debiteur staat op de lijst en wordt weergegeven met de status ‘Goedkeuring aangevraagd’
9 H erhaal bovenstaande stappen om een nieuw record voor elke nieuwe debiteur aan te maken, totdat ze allemaal op het scherm ‘Accountonderhoud debiteur’ worden weergegeven 10 Daarna kunnen de debiteuren door Bibby Financial Services worden gecontroleerd. 11 Zodra een debiteur is goedgekeurd, kan hij worden gekozen, en wordt hij uit de lijst met debiteuren verwijderd. U kunt de status zien (‘Nu aangemaakt / Actief’). 12 Is de debiteur afgewezen, dan kunt u de reden daarvan zien door de debiteur te markeren en te klikken op ‘Afwijzing controleren’. U krijgt een reden voor de afwijzing.
31
Inhoud
Debiteuren beheren De debiteuren die u heeft toegevoegd en die op goedkeuring wachten, kunnen worden weergegeven met het scherm DEBITEUREN ONDERHOUD. Van hieruit kunt u de debiteuren beheren, de informatie zo nodig bijwerken of debiteuren verwijderen. 1 Als het scherm nog niet open is, kiest u uit het menu DEBITEUREN ONDERHOUD. 2 Klik op de ronde knop van de debiteur waarvan u de status wilt beheren.
3 Klik op VOORSTEL WIJZIGEN als u het debiteurrecord wilt zien en wijzigen. Eenmaal gewijzigd, kiest u de knop ‘Bewerken’ om de update af te ronden. 4 Klik op WISSEN als u het debiteurrecord uit de lijst wilt verwijderen. 5 U kunt een goedgekeurd debiteurrecord niet wijzigen of wissen.
32
Inhoud
Voer de facturen en creditnota’s in Gebruik de menu-optie SCHEMA INVOEREN om uw facturen/declaraties en krediet/debetnota’s met de hand in te voeren. Ze dienen één voor één te worden ingevoerd. Elke batch bestaat uit maximaal 300 items. Zodra u de batch hebt ingevoerd en ingediend, wordt de batch verwerkt en aan uw overeenkomstaccount toegevoegd. 1 Klik op de menu-optie SCHEMA INVOEREN in de sectie ‘Data-uitwisseling’. 2 Het scherm ‘Schemakop invoeren’ wordt weergegeven; u voert eerst de kopgegevens van de batch in. 3 Kies het BATCHTYPE – facturen of creditnota’s. Facturen en creditnota’s moeten apart worden ingevoerd voor de verwerking. Gebruik het keuzemenu ‘Batchtype’ om het juiste type voor deze batch te kiezen.
4 BATCHVALUTA – kies de valuta die voor deze batch zal worden gebruikt uit het keuzemenu, EUR of GBP. 5 SCHEMA-KENMERK – voer het kenmerk in voor dit schema of voor deze batch. Dit kenmerk wordt door u gedefinieerd en kan naar wens een combinatie van cijfers en letters zijn. 6 Klik op ITEMS INVOEREN – het scherm voor ‘Invoeren schema-items’ wordt weergegeven. 7 DEBITEURNUMMER – gebruik de ellipsknop om de juiste debiteur voor dit item te kiezen. U kunt ook het debiteurnummer gebruiken, als u dat kent. 8 DEBITEURVALUTA – dit is standaard de valuta van de batchkop en kan niet worden gewijzigd. 9 UW DEBITEURKENMERK – voer uw kenmerk voor deze debiteur in. 10 DOCUMENTDATUM – voer de datum van de factuur of creditnota als volgt in: DD/MM/JJ, of kies de juiste datum uit het kalenderpictogram. 11 DOCUMENTNUMMER – voer het factuur- of creditnotanummer in, zoals vermeld op het originele document. 12 BESTELNUMMER – indien gewenst, voert u het bestelnummer in waarop deze factuur betrekking heeft. 13 VERVALDATUM – voer, indien gewenst, de vervaldatum in voor de betaling van deze factuur. Die wordt automatisch ingesteld op basis van de overeenkomstvoorwaa 14 DOCUMENTBEDRAG – voer het totaalbedrag van deze factuur in, inclusief de komma. 15 Klik op TOEVOEGEN. 16 De invoer wordt aan de batch toegevoegd en de velden worden gewist, klaar voor de volgende factuur, met uitzondering van het debiteurnummer. 17 Klik op DEBITEUR WISSEN om de gegevens te wissen, zodat u een nieuwe debiteur kunt selecteren. 18 Zodra u alle items heeft toegevoegd, klikt u op EINDIGEN om de batch af te ronden. 19 Het scherm ‘Batchbevestiging’ wordt weergegeven. Hierop staan het batchtype, het totale batchbedrag en de ingevoerde items die u kunt herzien. 20 Als u een item wilt herzien, kiest u de bijbehorende ronde knop. Dit activeert de actieknoppen. • BEWERKEN – gebruik de knop ‘Bewerken’ om het item te openen voor een complete herziening en updat • WISSEN – gebruik deze knop om het item uit de batch te wissen.
33
Inhoud
1 De clausule ‘Overdrachtskennisgeving’ wordt weergegeven. U moet bevestigen dat u de vorderingen wettig aan Bibby Financial Services overdraagt, volgens de voorwaarden van uw Financieringsovereenkomst met ons. 2 Vink het hokje aan om te bevestigen dat het bestand voldoet aan de clausule ‘Overdrachtskennisgeving’. 3 Klik op BATCH VERZENDEN. De bevestiging van het overdrachtsschema wordt weergegeven Deze bevestigt dat uw batch is ingediend. VOLGENDE STAPPEN Zodra de batch is ingediend en door Bibby Financial Services is ontvangen, doorloopt de batch het goedkeuringsproces. U moet de schema’s uiterlijk om 11.00 uur ‘s ochtends uploaden, als u wilt dat het goedkeuringsproces nog op dezelfde dag wordt afgerond voor de financiering. Heeft u vragen, neem dan contact op met uw contactpersoon.
34
Inhoud
Geautomatiseerde invoer De geautomatiseerde indiening van uw debiteuren, facturen en credit/debetnota’s bij Bibby Financial Services maakt het mogelijk om csv-bestanden van uw boekhoudingssoftware of spreadsheets zoals Excel te gebruiken. Dit is een eenvoudig proces, waarbij u slechts één ding hoeft te onthouden: u moet eerst de debiteuren aanmaken voordat u een item in een account kunt plaatsen. Dit komt omdat u de debiteur eerst uit een lijst moet kiezen voordat u de facturen kunt invoeren. Nieuwe debiteuren worden gecontroleerd en goedgekeurd door Bibby Financial Services voordat u uw facturen in de account van de debiteur kunt invoeren.
Upload bestandformat U bepaalt bij de instelling waar de benodigde kolommen zich op uw spreadsheet bevinden. U hoeft dit slechts eenmaal te doen.
Debiteuren uploaden Kies het Excel-spreadsheet dat als een csv-bestand is opgeslagen om uw nieuwe klantinformatie te uploaden.
Facturen / creditnota’s uploaden Gebruik ‘Bestanden uploaden’ en browse naar uw csv-bestand
Laten we elke stap nader onderzoeken.
Upload het bestandformat U kunt extracten van uw huidige databestanden of spreadsheets, die als csv-bestand zijn opgeslagen, gebruiken om uw facturen en creditnota’s in te voeren. U hoeft de manier waarop u het extract produceert niet te veranderen, noch de manier waarop u momenteel uw debiteuren en facturen en creditnota’s in het spreadsheet invoert. De optie ‘Format uploadbestand’ wordt gebruikt om Client Online te informeren welke kolommen in uw bestand de belangrijkste gegevens bevatten, die nodig zijn om de facturen te uploaden. Een Sage-rapport ziet er bijvoorbeeld ongeveer net zo uit als in het onderstaande voorbeeld. U gebruikt ‘Format uploadbestand’ om Client Online te informeren hoeveel kolommen uw bestand heeft en welke kolom de benodigde informatie bevat, zoals het klantnummer. Als Regel 1 de koppen bevat, dient deze regel uit het csv-bestand te worden verwijderd voorafgaand aan het uploaden.
35
Inhoud
Controleer de vooruitgang van uw batch Controleer de vooruitgang van uw batches met het verificatie/goedkeuringsproces.
BELANGRIJK: U dient de volgende stappen te ondernemen wanneer u VOOR HET EERST informatie uploadt: •
Alleen de eerste keer dient u ‘Format uploadbestand’ te configureren
•
Upload het bestand via ‘Bestanden uploaden’
•
Controleer de ‘Overdrachtsbevestiging’: er zijn drie opties: 1 De Overdrachtsbevestiging is blanco – neem contact op met de helpdesk voor informatie over mogelijke fouten 2 Overdrachtsbevestiging: ‘Batch bevat fouten’ – neem contact op met uw contactpersoon. Deze zal u informeren over de aard van de fout 3 Overdrachtsbevestiging: ‘Batch zal worden ingediend’ – het schema is correct en zal zo snel mogelijk op normale wijze worden ingediend.
Dit proces kan worden gevolgd voor schema’s en debiteuren, zodat u beide kunt uploaden wanneer u dat wilt. U hoeft dit proces slechts eenmaal te doorlopen. 1 Kies FORMAT UPLOADBESTAND uit het menu. 2 Kies de gewenste interface: debiteuren of schema’s In dit voorbeeld definiëren wij het format van ons schemabestand. 3 Klik op OK. 4 Het scherm wordt bijgewerkt en toont het aantal kolommen. 5 AANTAL KOLOMMEN – voer het aantal kolommen in waaruit uw databestand/Excel-spreadsheet bestaat. Het veld moet minimaal 5 kolommen bevatten, omdat Client Online 5 velden vereist. U voert het totaal aantal kolommen van uw bestand in.
6 Klik op OK om door te gaan. 7 Het aantal kolommen dat u heeft opgegeven, wordt omgezet in velden. Het scherm wordt bijgewerkt en geeft één veld voor elke kolom weer. 8 Gebruik het keuzemenu om aan te geven in welke kolom de door Client Online vereiste informatie zich bevindt. De zes vereiste velden zijn: Documenttype – gebruik de knop ‘Conversie’ om aan te geven hoe u uw bestand identificeert: als factuur of als credit/debetnota (SI betekent factuur en SC betekent creditnota). •
Datum – gebruik het keuzemenu om de datumindeling te specificeren
•
Kenmerk – het nummer van de factuur of de creditnota
•
Bestelnummer (niet verplicht)
•
Klantnummer
•
Totaalbedrag – gebruik het keuzemenu om het cijferformat te kiezen dat u voor de bedragkolom wilt gebruiken.
9 Definieer de resterende kolommen als ‘niet in gebruik’. 10 Klik op OK om door te gaan.
36
Inhoud
Bestanden uploaden Wanneer u klaar bent om facturen en creditnota’s in te dienen, wordt een ‘Overdrachtskennisgeving’ weergegeven. U moet bevestigen dat u de vorderingen wettig aan Bibby Financial Services overdraagt, volgens de voorwaarden van uw Financieringsovereenkomst met ons. Vink het hokje aan om te bevestigen dat het bestand voldoet aan de clausule ‘Overdrachtskennisgeving’. 1 Klik op Bestanden uploaden in de menusectie ‘Data-uitwisseling’. 2 Kies het soort bestand dat u wilt uploaden: debiteuren of schema’s
3 Klik op de knop BROWSEN en kies uw bestand.
4 De clausule ‘Overdrachtskennisgeving’ wordt weergegeven. U moet bevestigen dat u de vorderingen wettig aan Bibby Financial Services overdraagt, volgens de voorwaarden van uw Financieringsovereenkomst met ons. 5 Vink het hokje aan om te bevestigen dat het bestand voldoet aan de clausule ‘Overdrachtskennisgeving’. 6 Klik op VERZENDEN.
37
Inhoud
Overdrachtsbevestiging Zodra het schema is geupload, kunt u de menu-optie ‘Overdrachtsbevestiging’ gebruiken om de huidige status van de geuploade schema’s te zien. In de statuskolom wordt één van de volgende berichten weergegeven
Beschrijving
Actie
Wachten op invoer
Alleen de batchkop is momenteel ingevoerd
Bezig met bewerken van batchkop
Het schema wordt momenteel bewerkt
(voorafgaand aan de indiening)
Het schema wordt momenteel bewerkt
Bezig met invoeren van items
Het schema wordt momenteel bewerkt
(voorafgaand aan de indiening)
De data staat in de wachtrij voor verzending
Iteminvoer onderbroken
Schema niet compleet
In de validatiewachtrij
De batch bevindt zich in de validatiewachtrij
Bezig met validatie
Bibby verwerkt momenteel de batch – de volgende fase is 'In verzendwachtrij'
Batch bevat fouten
Bibby heeft tijdens de verwerking fouten aangetroffen en moet de batch afwijzen. U moet de batch opnieuw invoeren en indienen
Batch wacht op verzending
De batch wacht op verwerking door Bibby
In de verzendwachtrij
Bibby verwerkt momenteel de batch
Bezig met verzenden
Bibby verzendt momenteel de batch
Verzending afgerond
De batch is helemaal verwerkt en verzonden
Batch geannuleerd
Deze batch is geannuleerd
38
Inhoud
Rapporten
Client Online biedt de mogelijkheid om diverse rapporten over uw account en debiteuren te produceren. Er zijn veel verschillende rapporten die u naar wens kunt produceren. Ook bestaan er enkele centrale rapporten die maandelijks voor u worden geproduceerd: uw maandelijkse afschriften. De afschriften worden aan het begin van de volgende maand per post verstuurd, samen met uw maandelijkse factuur. Het menu heeft een aparte Rapportage-sectie met de volgende inhoud: •
RAPPORTEN AANVRAGEN – kies de rapporten die u wilt produceren en voer alle vereiste parameters in.
•
RAPPORTEN BEKIJKEN – bekijk de aangevraagde rapporten zodra ze zijn geproduceerd. U kunt deze optie ook gebruiken om de centraal geproduceerde rapporten te bekijken.
Rapporten aanvragen 1 Klik in het menu op RAPPORTEN AANVRAGEN.
2 2. Een lijst met de op dat moment beschikbare rapporten wordt weergegeven. U kunt uit het volgende kiezen: •
Overeenkomstrapporten – over uw algemene financieringsovereenkomst.
•
Debiteurrapporten – over uw debiteurenportefeuille.
De parameters voor elke rapportgroep verschillen. U kunt dus alleen rapporten uit telkens één groep kiezen. 3 Vink het hokje aan naast de rapporten die u wilt aanvragen. U kunt naar wens één, meerdere of alle rapporten van de groep kiezen.
39
Inhoud
4 Klik op DOORGAAN. 5 Het scherm ‘Rapportparameters’ wordt weergegeven. 6 De benodigde parameters hangen af van de gekozen rapportgroep. Vul de benodigde velden op het scherm in.
7 De sectie ‘Overzicht rapportaanvraag’ toont de informatie over de aangevraagde rapporten. 8 In de secties ‘Rapportformat’ en ‘Leveringsinformatie’ kiest u hoe u het rapport aangeleverd wilt krijgen. U hebt de volgende keuzes: •
PDF EN E-MAIL Voer een e-mailadres in. Eenmaal geproduceerd, wordt het rapport als pdf-bestand naar het opgegeven e-mailadres gestuurd. U kunt ook het pdf-bestand inzien.
•
EXCEL EN E-MAIL Voer een e-mailadres in. Eenmaal geproduceerd, wordt het rapport als Excel-spreadsheet naar het opgegeven e-mailadres gestuurd. U kunt ook het Excel-bestand downloaden.
•
INTERNETSERVICE Bekijk het rapport online in uw Client Online-account.
•
ALLEEN E-MAIL – PDF Voer een e-mailadres in. Eenmaal geproduceerd, wordt het rapport als pdf-bestand naar het opgegeven e-mailadres gestuurd.
•
CSV U produceert het rapport in een format dat compatibel is met de import in andere applicaties, zoals uw boekhoudingssoftware.
•
CSV EN E-MAIL U produceert het rapport in een format dat compatibel is met de import in andere applicaties, zoals uw boekhoudingssoftware. Het rapport wordt automatisch naar het opgegeven e-mailadres gestuurd en u kunt het ook downloaden.
40
Inhoud
9 Nadat u de leveringsstrategie hebt gekozen, kunnen extra velden worden weergegeven. Bijvoorbeeld: een strategie met een e-mailoptie activeert velden waarin u het e-mailadres van de ontvanger kunt invoeren. 10 Gebruik de sectie Selectiecriteria om het datumbereik voor de rapporten te SELECTEREN. 11 Klik op RAPPORT AANVRAGEN. Uw rapporten worden aangevraagd op basis van de ingevulde parameters. U gaat weer terug naar de rapportenlijst. U gebruikt de optie ‘Rapporten bekijken’ om de rapporten in te zien.
41
Inhoud
Rapporten Bekijken Met de menu-optie ‘Rapporten bekijken’ kunt u de rapporten zien die u net heeft aangevraagd. U kunt ook alle rapporten zien die u in het verleden heeft geproduceerd, evenals de door het systeem geproduceerde rapporten, zoals de maandelijkse afschriften en het rapport ‘Mogelijke afkeuringen’. 1 Klik in het menu op RAPPORTEN BEKIJKEN.
2 K ies de gewenste LEVERINGSSTRATEGIE. Dit is het format dat u heeft gekozen toen u de rapporten aanvroeg. 3 RAPPORTEN AANGEVRAAGD VANAF – u kunt deze velden gebruiken om de lijst te beperken tot alleen de rapporten binnen een specifieke periode. 4 Klik op RAPPORTEN TERUGHALEN. 5 Het scherm wordt bijgewerkt met een lijst van aangevraagde rapporten voor de opgegeven data en de ingestelde leveringsstrategie. 6 De kolom ‘Aanvraagstatus’ toont de voortgang van de door u aangevraagde rapporten. 7 Klik op LIJST VERNIEUWEN om de statuskolom te updaten.
42
Inhoud
8 Zodra u de status ‘Met succes aangemaakt’ ziet, kunt u het rapport bekijken.
Zodra u een rapport uit de lijst heeft gekozen, worden de knoppen onderaan het scherm actief. In het keuzemenu selecteert u het format van het rapport. Het standaard format is pdf, maar u kunt de rapporten ook als Excel-, html- of tekstbestanden aanmaken. 9 Klik op RAPPORT BEKIJKEN om het rapport op het scherm te laten weergeven. 10 Klik op DOWNLOADEN om het rapport te downloaden en een exemplaar ervan op te slaan.
43
Inhoud
Debiteurenportefeuilleanalyse Het menu ‘Rapporten’ bevat ook de optie ‘Debiteurenportefeuilleanalyse’. Hiermee kunt u een online overzicht zien van een specifiek soort transactie of een specifieke categorie. 1 Klik in het menu op ‘Debiteurenportefeuilleanalyse’ 2 Het scherm ‘Analyse openstaande vorderingen’ wordt weergegeven, met een lijst van beschikbare categorieën.
44
Inhoud
3 Klik op de ronde knop van de gewenste categorie. 4 Vul alle extra parameters in die nodig zijn. 5 Klik op ZOEKEN. 6 Het scherm geeft nu alle matches weer op basis van uw zoekcriteria. 7 Kies een item uit de weergegeven resultaten om de actieknoppen te activeren. •
Inlichtingen over debiteuraccount – voor een overzicht van de debiteurinformatie voor dit item.
•
Iteminformatie – voor een overzicht van de informatie van deze specifieke transactie.
8 U kunt op ‘Terug’ klikken om terug te gaan naar de categorielijst.
45
Inhoud
Beheertaken
Inloginformatie U ontvangt inloginformatie voor Client Online, zoals uw gebruikersnaam en wachtwoord. Deze worden u apart toegestuurd en u dient ze veilig te bewaren. Wanneer u zich heeft aangemeld, krijgt u toegang tot alle beschikbare functies van Client Online. In het beheergedeelte van het menu kunt u uw wachtwoord veranderen.
Wachtwoord veranderen Gebruik de optie ‘Wachtwoord veranderen’ om uw wachtwoord te veranderen. Het scherm volgt het standaardproces waarbij u: •
uw huidige wachtwoord invoert,
•
daarna uw nieuwe wachtwoord invoert,
•
ter bevestiging uw nieuwe wachtwoord opnieuw invoert.
Overweeg het volgende wanneer u uw wachtwoord verandert: •
Wachtwoorden moeten om de 90 dagen worden veranderd; u ontvangt 5 dagen van tevoren een herinnering.
•
Een wachtwoord moet 8 tot 10 karakters bevatten, waaronder: • Minstens één hoofdletter • Minstens één cijfer • Minstens één speciaal teken (@#$%^&*()_+|~-=\`{}[]:”;’<>/ etc.)
•
Een wachtwoord mag het volgende níet bevatten: • Het woord ‘password’ of een afgeleide daarvan (bijv. Password, Passw0rd, Pa55word, etc.) • Gebruikersnamen, geboortedata of andere zaken die in verband kunnen worden gebracht met de gebruiker • Het woord ‘Bibby’ of een afgeleide daarvan (Bibby1234, Bibby2012, etc.) • Kentekens van de auto’s van gebruikers
•
46
U mag ook een oud wachtwoord niet opnieuw gebruiken.
Inhoud
Het wachtwoord resetten Het kan gebeuren dat u niet in uw account kunt inloggen, bijvoorbeeld omdat u uw wachtwoord bent vergeten of omdat uw account vergrendeld is. Uw account wordt automatisch vergrendeld na drie mislukte inlogpogingen. Als dit gebeurt, kunt u het wachtwoord resetten door contact op te nemen met uw credit controller. Vraag om uw wachtwoord te resetten of uw account te ontgrendelen.
Instelling startpagina U kunt zelf aangeven welke pagina uw startpagina wordt. Bij voorkeur is de startpagina de Welkomstpagina, omdat hierop belangrijke berichten en kennisgevingen worden weergegeven. Als u uw startpagina wilt veranderen: 1 Kies STARTPAGINA INSTELLEN uit het menu. 2 De huidige startpagina heeft een sterretje. 3 Klik tweemaal op een andere pagina om deze als uw nieuwe startpagina in te stellen.
47
Inhoud
