Informatieboekje voor deelnemers

Informatieboekje voor deelnemers Lustrumeditie 2bike4alzheimer 2016

Tips voor een goede voorbereiding en succesvolle fondswerving

Inhoudsopgave

Pagina

Welkom

1

Het hoe en waarom van 2bike4alzheimer

2

Informatie voor de teamcaptain

3

Tips voor fondswerving

4

De tocht

6

Goede uitvoering vraagt om een goede voorbereiding

8

Vrijwilligers zijn altijd welkom

11

Welkom! Beste deelnemer, Hartelijk dank voor je inschrijving! We heten jou en de rest van je team van harte welkom als deelnemer aan de eerste lustrumeditie van 2bike4alzheimer. Met elkaar gaan we er een fantastisch actieweekend van maken op 17 en 18 september 2016! Om de tocht veilig te laten verlopen is een goede voorbereiding belangrijk. Op onze website www.2bike4alzheimer.nl vind je veel informatie voor een goede voorbereiding én tips voor fondswerving. In dit informatieboekje – dat je eenvoudig zelf kunt printen- kun je dit allemaal nog eens rustig nalezen. We wensen je alvast veel leesplezier en succes met alle voorbereidingen. Namens het kernteam, Gerda van Ginneken

Het hoe en waarom van 2bike4alzheimer Als kernteam zetten we ons in om meer aandacht te vragen voor de ziekte van Alzheimer en meer onderzoek mogelijk te maken naar deze ingrijpende ziekte. Daarvoor organiseren we ieder jaar in september een sponsortocht. In 2016 doen we dat voor de vijfde keer en vieren we ons eerste lustrum! Daar gaan we iets bijzonders van maken; met onder meer een hele nieuwe route en één centrale start- en finishlocatie. Organisatie Het dagelijks bestuur van de stichting 2bike4alzheimer bestaat uit: Gerda van Ginneken (voorzitter) John van Dongen (algemeen bestuurslid) Peter Engelen (penningmeester) Het kernteam bestaat uit het dagelijks bestuur aangevuld met Willemien Vogel- van Musschenbroek Greve (adviseur), Margreeth Laurense (secretariaat), Jacques de Rooij (coördinator stempelposten) en Sonja Broos (pr en communicatie). Het dagelijks bestuur en kernteam worden ondersteund door vele vrijwilligers die zich vol enthousiasme belangeloos inzetten. De actie In estafettevorm leggen de deelnemers in 24 uur een route van 400 km af op tandems of als duo op twee andere fietsen. Deelnemers zijn zelf geen alzheimerpatiënt, maar sportievelingen die zich willen inzetten om via fondswerving zoveel mogelijk geld op te halen voor onderzoek naar Alzheimer. Alle opbrengsten van de teams komen volledig ten goede aan onderzoek Het kernteam bepaalt vooraf naar welk onderzoek de opbrengst gaat en wordt hierbij geadviseerd door Alzheimer Nederland. In 2016 fietsen we voor een onderzoek van het Erasmus MC Rotterdam naar Semantische Dementie waarover je meer kunt lezen op onze website. Contactgegevens Voor vragen of meer informatie kun je altijd contact met ons opnemen. Dit zijn de contactgegevens: Stichting 2bike4alzheimer Abdij 15 3335 DJ Zwijndrecht tel. 06 2319 5250 www.2bike4alzheimer.nl [email protected]

Informatie voor de teamcaptain

Teamcaptain is aanspreekpunt In aanloop naar 2bike4alzeheimer 2016 ontvang je van ons regelmatig een nieuwsbrief. Voor de organisatie ben jij het aanspreekpunt van je team. Begin september ontvang je van ons weer een informatieboekje. Dit boekje bevat alle informatie die tijdens het actieweekend belangrijk is, zoals het telefoonnummer van ons actiecentrum, de adressen van de stempelposten en de starttijden. Belangrijke data - 31 juli :

minimale sponsorbedrag van € 1000,- op actiepagina gestort

- 3 september:

bijeenkomst teamcaptains

Tips voor fondswerving Fondswerving is het belangrijkste doel van onze actie, naast het verkrijgen van meer aandacht voor de ziekte van Alzheimer. Dit jaar gaat de opbrengst naar een onderzoek van het Erasmus MC Rotterdam naar Semantische Dementie waarover je meer kunt lezen op onze website onder het kopje ‘doel’. Minimaal sponsorbedrag Wij vragen van elk team minimaal een sponsorbedrag van € 1000,- voor dit onderzoek. Dit bedrag moet voor 31 juli 2016 via de actiesite op rekening van Alzheimer Nederland staan. Wij dagen elk team uit om per team ten minste het drievoudige bij elkaar te fietsen! Inspiratie voor fondswerving vind je hieronder en op onze website onder het kopje ‘evenement’/fondswerving



begin op tijd met fondswerving en blijf ermee doorgaan!



bedank je sponsoren en houd je sponsoren op de hoogte van je activiteiten, ook na afloop van de actie!

•

doe het met je hele team, verdeel de activiteiten en laat elk teamlid zijn eigen netwerk aanspreken; fondswerving vraagt om warme contacten: men moet het jou of je team gunnen of moet welwillend staan tegenover het doel van de actie.

•

bedenk leuke, ludieke acties bij passende gelegenheden, bijvoorbeeld Valentijnsdag, Koningsdag

•

stimuleer anderen om ook in actie te komen voor jouw team

•

zorg voor publiciteit en benader bijvoorbeeld lokale sportverenigingen en bedrijven over de actie, je motivatie om mee te doen, je teamleden, je trainingen, je fondswerfacties

•

maak een account voor je team of gebruik de accounts van de teamleden op social media zoals Facebook en Twitter; maak berichtjes, plaats foto's, deel of like pagina's, stuur tweets of retweet van anderen.

•

stuur persberichten over je team en je activiteiten naar regionale en lokale kranten, en doe er een paar leuke foto's bij.

Als organisatie zoeken we naar landelijke publiciteit. Dit zorgt voor meer sponsors en deelnemers waardoor ook de opbrengst voor het onderzoek groter wordt. Help ons vooral hiermee!

Welke hulp krijg je van 2bike4alzheimer bij fondswerving? Op onze website hebben we diverse communicatiemiddelen zoals brieven en persberichten beschikbaar die je naar eigen wens kunt aanpassen voor bijvoorbeeld organisaties/bedrijven en lokale media die je wilt benaderen. Je vindt ze onder het kopje ‘evenement’/documenten op onze website. Na ontvangst van het inschrijfgeld activeren we zo snel mogelijk jullie teampagina. Daarna kun je als team deze pagina vullen met jullie informatie en foto’s. De link van deze pagina kun je delen met mogelijke donateurs en sponsoren. Door gebruik te maken van deze speciale actiepagina kunnen donateurs hun donaties rechtstreeks onder vermelding van de naam van je team overmaken op de rekening van het onderzoeksfonds van Alzheimer Nederland.

De tocht De deelnemers starten op zaterdagochtend 17 september bij het Bosbad aan de Barchman Wuytierslaan in Amersfoort. Dit is de start- en finishlocatie. De deelnemers rijden – op een tandem of op fietsen in duo's - per team een route van 5 etappes in de vorm van een ‘Vergeet-me-niet’ rondom Amersfoort. Elke etappe is ongeveer 80 km; samen dus ongeveer 400 km. Na elke etappe komen de teams terug op de start- en finishlocatie. Halverwege elke etappe passeren de teams een stempelpost, waar ze afstempelen en eventueel kunnen wisselen of even rusten. De feestelijke finish is bij het Bosbad op zondag 18 september. Het fietsen in estafette De tocht is een estafettetocht van 400 km in totaal. Een team bestaat uit vier of zes fietsers en een chauffeur/verzorger/teamcaptain. Per team zijn er dus twee duo’s (A en B) of drie duo’s (A, B en C) die afwisselend op de tandem of de twee andere fietsen zitten. Voorbeeld: Duo A stapt bij de start bij het Bosbad op de tandem of fietsen en rijdt naar de eerste stempelpost. De chauffeur rijdt met de auto met duo B ook naar de eerste stempelpost en zorgt dat ze ongeveer gelijktijdig met duo A daar arriveren. Als duo A arriveert op de eerste stempelpost stapt duo B op de tandem of fietsen. Duo A kan nu even rust nemen. De chauffeur rijdt met duo A in de auto naar het Bosbad. Als duo B arriveert bij het Bosbad, stapt duo A weer op de tandem/fietsen. Duo A rijdt nu de tweede etappe en komt halverwege bij de tweede stempelpost. Duo B neemt even rust en wordt door de chauffeur naar de tweede stempelpost gebracht. Op de tweede stempelpost stapt duo B weer op de tandem / fietsen en de rest van de etappe terug naar de start-/finishlocatie bij het Bosbad. Zo wisselen ze elkaar af tot ze alle vijf etappes hebben gefietst. De route De route gaat afwisselend door landelijk gebied en dorpen en steden. De route gaat zoveel mogelijk over fietspaden of gemarkeerde fietsstroken of rustige landelijke wegen. Waar mogelijk is gebruik gemaakt van bestaande routes van fietsknooppunten (knp) en langeafstandsroutes (LF). De route is niet ‘uitgepijld’; er staan dus geen routebordjes ‘2bike4alzheimer’ langs de weg. Deelnemers kunnen de routekaart zien op een website en kunnen de routebeschrijving en GPXbestanden downloaden van de website. Let op: Aan de route wordt nog gewerkt; er zijn dus nog veranderingen mogelijk. De definitieve route en de routebeschrijving met start- en doorkomsttijden vind je ongeveer drie weken voor de start van de tocht op onze website. Wij verstrekken een GPX-bestand aan de teams. Daarmee kunnen deelnemers de route volgen op een navigatie-apparaat of smartphone met navigatie-app. Wij raden de teams dringend aan een navigatieapparaat of navigatie-app te gebruiken. In de routebeschrijving staan alle routeaanwijzingen (plaatsen, straatnamen, afstanden, richting-aanduiding) en ook hoe laat je ongeveer waar bent, afhankelijk van je starttijd en gemiddelde snelheid. Je kunt dan zien hoe laat je ongeveer op de stempelposten bent.

Tijdschema De teams starten in groepjes bij het Bosbad in Amersfoort op zaterdagochtend 17 september tussen 10 en 12.30 uur. De organisatie bepaalt per team de starttijd op basis van de verwachte gemiddelde snelheid van elk team. De finish is in Amersfoort bij het Bosbad op zondag 18 september tussen 6 uur in de ochtend en 14 uur in de middag. De teams fietsen ongeveer 400 km in een tijd tussen 18 uur en 28 uur. De gemiddelde ‘totale snelheid’ van de teams ligt daarmee tussen 15 en 25 km per uur. Dit komt overeen met een gemiddelde ‘fietssnelheid’ van 18 tot 28 km per uur. De teams hoeven na de start niet voortdurend als groep bij elkaar te blijven rijden; ze mogen hun eigen tempo fietsen. Het is wel aan te raden om met enkele teams samen te rijden als het donker is. Samen zie je beter waar je moet rijden, kun je gemakkelijker de route vinden en met elkaar afstemmen en je kunt elkaar helpen bij pech onderweg. En het is natuurlijk ook veel gezelliger. Maak zelf afspraken met andere teams vóór de start of bij een stempelpost als je samen met anderen wilt rijden. Stem je snelheid op elkaar af en wacht op elkaar. Wees voorzichtig met naast elkaar rijden: denk aan je veiligheid! Het is geen wedstrijd in snelheid: rijd rustig door, houd je tempo aan, verdeel je krachten over de hele tocht en rijd vooral niet sneller dan je aankunt. Houd er rekening mee dat je in het donker langzamer fietst dan overdag. Waar is de start- en finishlocatie en welke voorzieningen zijn er? De start en finish zijn bij het Bosbad in Amersfoort aan de Barchman Wuytierslaan 232. Teams kunnen daar overnachten in een ruimte of kunnen tentjes opzetten op een grasveld vlakbij het Bosbad. Bij het Bosbad kun je eten en drinken kopen. Wij proberen te zorgen voor een gratis pastamaaltijd op zaterdagavond en een ontbijt op zondagochtend. We willen ook zorgen voor ontspanning en recreatie voor de deelnemers die rust hebben. Waar zijn de stempelposten? De adressen van de stempelposten nemen we op in de definitieve routebeschrijving en worden nog verder geregeld de komende periode. Op onze website vind je ook steeds actuele informatie over de stempelposten. Alle adressen en locaties nemen we ook op in het “Boekje Klaar” voor de start dat begin september beschikbaar is.

Een goede uitvoering vraagt om een goede voorbereiding Dit betreft de tandem of fietsen, veiligheid, goede conditie, kennis van de route en het meenemen van de goede spullen voor onderweg. Als je meedoet op een tandem: zorg zelf voor een tandem of huur er een via 2bike4alzheimer Je kunt met je team een tandem huren bij een tandemverhuurder of proberen een tandem te lenen bij een fietsenhandel of van een particulier: sponsoring in natura. Hou er rekening mee dat je dan zelf de tandem moet vervoeren naar de start en na de finish weer mee terug moet nemen. Via 2bike4alzheimer kun je een tandem huren voor € 75,-. Het transport wordt dan voor je geregeld. Er zijn verschillende soorten tandems: gewone en sportievere modellen. Bekijk tevoren wat je wilt en oefen met een tandem! Onderweg is er technische hulp voor kleine reparaties; de hulpverlening is kosteloos; gebruikte materialen kunnen in rekening worden gebracht. Als een tandem onderweg niet meer gerepareerd kan worden, kun je een reserve tandem krijgen via 2bike4alzheimer. Degenen die zelf een tandem hebben meegebracht, betalen € 75,-. Degenen die een tandem hebben gehuurd via 2bike4alzheimer, betalen niets extra. Er zijn maar enkele reserve tandems: op = op. Als je meedoet op twee andere fietsen Kies je ervoor om mee te doen op twee andere fietsen? Dan moet je deze zelf meebrengen en kun je ze niet huren via 2bike4alzheimer. Zorg dat deze fietsen goed in orde zijn. Let op : wij hebben géén reserve fietsen beschikbaar! Veiligheid: helm, hesje, verlichting Onderweg moet je een fietshelm dragen. Als je tijdens de tocht geen helm draagt, wordt je team gediskwalificeerd en wordt het verder niet opgenomen in de foto's en overige vermeldingen van je team op de website of elders. Gestorte gelden worden niet teruggestort. De fietsers dragen ook het reflecterend veiligheidshesje dat ingeschreven teamleden krijgen van 2bike4alzheimer. Het hesje vergroot je zichtbaarheid en veiligheid in het verkeer en de zichtbaarheid van de actie door het logo van 2bike4alzheimer. Op de tandems en fietsen is goede verlichting noodzakelijk. De tandem die je huurt via 2bike4alzheimer wordt geleverd met een verlichting, maar we kunnen niet garanderen dat die goed werkt en voldoende licht geeft. Wij stellen de tandems ter beschikking zoals aan ons geleverd.

Neem altijd (extra) verlichting mee en reservebatterijen. Dit kunnen lampen zijn die je monteert op het stuur of frame en die de weg goed verlichten (licht om zelf te kunnen zien en niet alleen maar om te worden gezien door anderen).

Zorg voor een goede conditie Een goede gezondheid en conditie is voor alle deelnemers van belang. Je maakt een lange dag en nacht met weinig slaap en een behoorlijke inspanning van lange duur. Wij kunnen jouw gezondheidstoestand niet beoordelen en wij eisen ook geen medische verklaring of keuring. Probeer tevoren goed uit te rusten. Werk aan je conditie en oefen met langere fietstochten. Dan merk je wat de gevolgen zijn van deze inspanning op je lichaam. Tip: Kijk naar de adviezen op de website Sportzorg, en ga bij twijfels over je gezondheid of je conditie naar een arts. Kennis van de route en het routemateriaal Bestudeer samen met je team de routekaart en routebeschrijving en verdeel samen de etappes over de teamleden. Zorg dat ieder teamlid vertrouwd is met de routebeschrijving en kan omgaan met het routenavigatieapparaat (GPS). Als je meedoetop een tandem, oefen dan samen met het fietsen op een tandem (op- en afstappen, wie zit voor en wie achter) en met het rijden met een routebeschrijving en een navigatieapparaat. Probeer ook om een keer 's avonds of 's nachts te oefenen. Tip voor tandemrijders: Meet de zadelhoogte van je eigen fiets met een rolmaatje (afstand van het midden van trapas tot bovenzijde zadel), dan weet je hoe hoog je het zadel van de tandem kunt instellen (rolmaatje meenemen onderweg). Kleding Een helm (zelf meebrengen) en een reflecterend hesje (verstrekt door 2bike4alzheimer) zijn verplicht voor de fietsers. Draag bij voorkeur niet al te dikke sportieve kleding in verschillende lagen over elkaar. Bij warmte kun je een laag afdoen, bij kou een extra laag aandoen. Houd rekening met forse daling van de temperatuur 's nachts (eventueel handschoenen, muts). Neem een of enkele sets extra kleding mee en regendichte kleding (ook waterdichte schoenen of schoenhoezen). Neem een deken mee die je om je kunt slaan als je in de auto zit; dan kun je onderweg een ‘hazenslaapje’ doen. Tip: Trek een fietsbroek met zeem aan. Neem eventueel een zadeldekje met gel mee. Als je last krijgt van het langdurig zitten kun je het zadeldekje op je zadel doen. Eten en drinken onderweg Je bent op een etappe tussen 2 en 5 uur onderweg. Onderweg kun je niet gemakkelijk op veel plaatsen eten en drinken kopen. Neem in ieder geval ruim voldoende water (of sportdrank, vruchtensap, ORS) mee en eventueel iets warms (soep, bouillon, koffie, thee) om te drinken. Neem ook iets mee wat je gemakkelijk onderweg kunt eten (fruit, krentenbollen, notenrepen). Eet en drink niet te veel zoetigheden.

Kijk verder voor voedingsadvies bijvoorbeeld op sportzorg.nl/sportvoeding

Spullen voor onderweg: telefoon, routemateriaal, klein gereedschap en reservemateriaal Je mobiele telefoon met daarin ten minste geprogrammeerd de nummers van je teamleden en van het actiecentrum van 2bike4alzheimer. Programmeer ook een ICE nummer (In Case of Emergency) met daarbij het nummer van degene die als eerste gebeld moet worden als er iets met je gebeurt. Met een smartphone kun je foto's maken, en twitteren (#2bike4alzheimer, #2b4a, @2bike4alzheimer) of facebookberichtjes maken onderweg of op de stempelposten. Op een smartphone kun je ook een navigatie-app installeren met de route van de tandemtocht (let dan op batterijverbruik en internetgebruik). Neem (een) oplader(s) mee voor in de auto of gebruik in een stopcontact. Een navigatie-apparaat voor fietsers met daarin geïnstalleerd de route van de tandemtocht (GPX-bestand). Er zijn verschillende merken en typen, zoals Garmin, Teasi, Mio, Falck, Bryton. Neem voldoende reservebatterijen en een oplader mee. De routebeschrijving op papier of download op smartphone of tablet: de routeaanwijzingen van punt naar punt, met plaatsen, straatnamen, borden (knooppunten, knp; Langeafstand Fietstochten, LF; opvallende punten op de route) en afstanden. Steek deze routebeschrijving tevoren in een plastic hoes (tegen regen en dauw) of plastificeer de papieren vellen. Neem bij voorkeur ook een wegenkaart mee (een wegenkaart voor auto's is meestal voldoende, een speciale fietskaart is uitstekend). Een kompas kan handig zijn om te weten in welke richting je gaat. Zorg ook voor een (hoofd)lampje waarmee je de routebeschrijving kunt beschijnen. Het is handig als je zelf kleine reparaties kunt doen en zelf de tandem of fietsen kunt instellen. Bij elke wissel wil je misschien een zadel of stuur verstellen. Denk aan een stel inbussleutels, enkele steeksleutels, schroevendraaiers, bandenlichters, lijm, plakkers, rolmaatje. Als je zelf een tandem of fietsen meebrengt, is het verstandig reserve binnenbanden mee te nemen.

Alvast zin om een deel van een etappe te fietsen? Kijk dan op onze website voor de voorlopige route. De route wordt de komende maanden steeds getest er waar nodig aangepast. We vinden het fijn als teams alvast stukken fietsen en hun ervaringen en/of voorstellen voor verbeteringen doorgeven via [email protected].

Tot slot: vrijwilligers zijn altijd welkom! 2bike4alzheimer is een organisatie van vrijwilligers. Het bestuur, kernteamleden en alle anderen die zich inzetten zijn allemaal vrijwilligers.

Het kernteam wordt ondersteund door enthousiaste mensen in de voorbereiding en tijdens het actieweekend. Vóór de tocht hebben wij ondersteuning nodig bij het werven van teams, het verzorgen van PR over de actie, hulp bij het verbeteren van de website, verrichten van fondswerving, het maken van afspraken met stempelplaatsen, controleren van de route, en nog tal van andere hand- en spandiensten. Tijdens de tocht hebben we veel vrijwilligers nodig om alles in goede banen te leiden. Denk aan fotografen, verkeershulpen, bemanning van de stempeltafel, onderhoud contacten met deelnemers en met personeel op de stempelplaatsen, chauffeurs van de bezemwagen, technische hulp voor reparaties aan tandems of fietsen, bemanning van het actiecentrum, montage van filmpjes, plaatsen van foto's op de website, klaarmaken en verzenden van persberichten, opstellen van tweets op Twitter en berichten op Facebook, en tal van hand- en spandiensten. Wil jij zelf een rol spelen of weet je iemand die ons wil helpen? Laat het ons dan weten en stuur een mail naar info@2bike4alzheimer. Alle hulp is welkom!

Samen kunnen wij het!

M

et dank aan onze sponsoren: