Externe registratie van implantaten en medisch invasieve hulpmiddelen (MIH) met behulp van Phara/Infohos Cléo Van de Velde
Kort • Welke artikels worden er getraceerd? – Individueel verpakte implantaten
• Wie is de beheerder van het systeem? – Apotheek met ondersteuning IT
• Welke zijn de betrokken zorgverstrekkers? – Artsen en verpleegkundigen op OK en apotheek personeel
• Is de kwaliteit van de zorg verbeterd, zijn er knelpunten/beperkingen, is er een link met materiovigilantie of het melden van incidenten? – Neen,ja,ja
• Waarom werd er voor een traceersysteem gekozen en hoe werkt het? – Wel…
Jan Yperman: fusieziekenhuis ontstaan in 1998 Mariaziekenhuis Poperinge 138 bedden
Zwarte Zusters Ieper 152 bedden
O.-L.-Vrouw Ieper 200 bedden
vzw Jan Yperman Ziekenhuis 487 bedden
Bevoorrading implantaten en MIH voor de fusie • Voorschriften met binnenpost naar hoofdcampus • Bestelling van implantaten 1 maal daags in apotheek met levering in OK op juiste? campus. • Aanvulling MIH vanuit de apotheek hoofdcampus → transport naar OK andere campus
Probleem materiaal niet op het OK wanneer nodig → stressituatie Alles beter met de fusie!?
Bevoorrading implantaten en MIH Vb Voorschrift MIH
Bevoorrading implantaten en MIH Vb Voorschrift implantaten
Bevoorrading implantaten en MIH Vb Voorschrift implantaten
Problemen rond het medisch materiaal • Problemen naar bevoorrading Hebben de voorschriften met verbruikte implantaten de apotheek bereikt? Zijn de implantaten besteld (enkel facturatie), wanneer werd het besteld en door wie (artsen)? Werd het geleverd, waar is het geleverd.
• Historisch probleem Wat is onze voorraad en wat is essentieel (formularium) Wat is consignatie en wat is aangekocht Waar komt nieuw materiaal vandaan, wie brengt het binnen, wie betaalt het?
• Werkelijke voorraad aan materiaal was niet gekend
Eerste afspraken • Bestellingen gebeuren uitsluitend door apotheek (behalve leensets) • Duidelijke locatie voor voorschriften op OK met gestructureerde ophaling. • Levering uitsluitend in de apotheek.
• Aanstelling materiaalverantwoordelijke vanuit apotheek voor controle.
Nood voor verdere aanpak!!! • Turn over van de implantaten ging te traag. • Materiaalmeester werd een controleur van de apotheek en firma’s maar de basis werd niet aangepakt. • Nog steeds onduidelijkheid over eigen en noodzakelijk materiaal. (1 apotheekspecialist)
• Ongekende voorraad op OK → vervallen producten • Registratie en facturatie achterstand.
Wat willen we? Multidisciplinair overleg met observatie op OK • Elke dag op het OK starten met volledige voorraden. • Efficiënter en sneller bestellen van medisch materiaal en implantaten. • Een optimalisatie van voorschrijven met een automatische input in het apotheekpakket liefst door scanning. (papierloos) • Eenvoudige manier om de werkelijke voorraad op elk moment te kennen. • Een eenvoudig te consulteren stand van zaken betreffende de artikels in bestelling. • Magazijn en stockbeperking • De controles reduceren en optimaliseren
→TRACEERBAARHEID IMPLANTATEN + PHARA
Aanpak • Phara: Module ontwikkelt met de ontwikkelaars van het apotheekpakket Infohos om registraties voor de apotheek te realiseren buiten de muren van de apotheek. • Inventarisatie van discipline karren en traceerbaar labelen van de artikels. • Verbruiksanalyse MIH en bepalen min-max. • Opbouw apotheek magazijn OK.
Materialen cirkel op dit moment • OK registreert patiënt en de verbruikte materialen door scanning. • Na de klik op doorsturen, stromen de registraties door naar het apotheekpakket infohos en wordt een voorschrift voor chirurg en anesthesist uitgedrukt. • Knowhow voor elektronische handtekening is aanwezig maar nog niet actief.
Vb traceerbare klever Het traceerbaar artikel is uniek En draagt dan ook een uniek nummer, in dit geval 11905
Vb niet traceerbare klever
Beginscherm na log-in
Implantaten • 2 maal daags wordt er besteld door 1 druk op de knop. De traceerbare registratie zorgt ervoor dat alle gegevens gekend zijn. (apotheek)
Synthese
Implantaten • De apotheek zorgt voor – Ophaling van de artikels met verdere verwerking op OK.
– Bestelbon wordt elektronisch opgeroepen, de artikels worden ingescand met foutmelding wanneer het verkeerde artikel wordt ingescand. Vervaldatum, lot en eventueel serienummer worden zo geregistreerd. – Een traceerbaarnummer en etiket met barcode wordt aangemaakt en op de buitenverpakking van het artikel gekleefd. het artikel wordt indien mogelijk op de juiste locatie gelegd, anders op de kar aan het magazijn.
Medisch invasieve hulpmiddelen • Na het registreren en labelen van de implantaten worden de MIH aangevuld. • Afleverlijst per disciplinekar wordt opgeroepen en afgewerkt. Hierna verlaagt de apotheek stock. Materiaal wordt zoveel mogelijk aangevuld op de juiste locatie vanuit het bemande apotheek magazijn op OK.
• De bestellingen gebeuren 1 maal daags op basis van minimum voorraden. (apotheek) Afwerking gebeurt op dezelfde wijze als implantaten maar NIET TRACEERBAAR!
Voordelen traceerbare opvolging • Bij problemen met materiaal weten we nagenoeg onmiddellijk wie, wat geïmplanteerd kreeg. • De materiaalflow is geoptimaliseerd. • Op elk moment weten we wat zich waar bevind. Ook de niet specialist apotheker.
• Eventuele tekorten worden snel opgemerkt en behandelt. • Heel eenvoudige opvolging van vervallen en weldra te vervallen producten.
• Optimalisatie gebeurde zonder inzet extra personeel.
Nadelen en knelpunten • Niet scannen is niet geregistreerd (materiaalmeester) • Juiste klever op het juiste artikel.
• Verdeling van de voorschriften is arbeidsintensief.
