t e k k a p e i t a m Infor
Commissies
ToP-week 2016
INHOUD Algemeen TOP-week ............................................................................ 3 Organisatie ................................................................................................ 4 Wat houdt een TOP commissielid zijn in? ..................................... 5 Commissieperiode Structuur Vergaderingen Gezelligheid Vergoeding
Welke commissies zijn er? ..................................................................... 6 Commissie Registratie
Commissie Acquisitie Commissie Evenementen 1 Commissie Evenementen 2 Commissie Evenementen 3 Commissie Communicatie & Media
Informatie avond .................................................................................... 9 Sollicitatieprocedure ........................................................................... 9 Vragen? ....................................................................................................... 9
/TOPweek @top-week @topweek2016 www.top-week.nl
2
Algemeen TOP-week De TOP-week is de algemene introductieweek voor alle nieuwe studenten (Tilburg University, Fontys Hogeschool en Avans Hogeschool) in Tilburg, georganiseerd voor en door studenten. De nieuwe studenten maken tijdens de TOP-week kennis met alle aspecten van het studentenleven in Tilburg, middels zowel studie gerelateerde als
recreatieve activiteiten. Elk jaar wordt Tilburg op zijn kop gezet door bijna 3.000 studenten die actief deelnemen aan de TOP-week. De commissies zorgen ervoor dat alle nieuwe studenten de leukste week van hun studentenleven beleven! In dit informatiepakket staat alle benodigde informatie met betrekking tot de commissies.
3
Organisatie Het dagelijks bestuur van TOP wordt gevormd door zeven studenten. Hieronder kun je zien wie de bestuursleden zijn en wat hun functies zijn. Daarnaast zijn er zes TOP commissies met in totaal ongeveer elf commissieleden die helpen om de TOP-week vorm te geven en te organiseren. Ook bestaat de organisatie uit ongeveer 30 Supers (dit zijn oud bestuurs- of commissieleden) en ruim 200 vrijwilligers.
Dagelijks bestuur 2015 - 2016
Pleuni van Casteren Chairman
Melissa van den Broeke Vice-chairman
Melissa Verberkt Internal Affairs
Peter Burg Logistics Manager
Vincent van Egeraat Treasurer
Nathalie Vedder External Affairs
Stephanie Volz Event Manager
4
Wat houdt een TOP commissielid zijn in? Commissieperiode
Gezelligheid
Als commissielid begin je vanaf maart. In de periode maart t/m juni ben je als commissielid parttime bezig. Het is daardoor goed te combineren met jouw studie. In de maanden juli en augustus ben je fulltime bezig als commissielid.
Naast dat je met jouw medecommissieleden allerlei (spontane) activiteiten gaat doen of gaat borrelen, zijn er ook een aantal activiteiten die georganiseerd worden. Zo wordt er een (geheim) Kiwi weekend georganiseerd, is er een kennismakingsactiviteit met de hele organisatie (commissieleden, bestuursleden en Supers), wordt er een proef kroegentocht gedaan met de hele organisatie en tot slot is er het pre-TOP feest en het TOP-after feest.
Structuur Als commissielid zit je in niet in één commissie maar in twee commissies. Dit biedt een welkome afwisseling tussen de werkzaamheden en op deze manier leer je verschillende mensen kennen.
Vergaderingen Wekelijks is er op donderdagavond een algemene vergadering met het dagelijks bestuur en alle commissies. Na elke algemene vergadering wordt er met alle commissieleden en het dagelijks bestuur (vrijblijvend) geborreld. Daarnaast vergader je met jouw commissies een keer in de week of een keer in de twee weken.
Vergoeding Als je studeert aan Tilburg University ontvang je aan het einde van de commissieperiode een leuke financiële vergoeding: 3 bestuursbeurzen. Hiernaast werk je aan jouw CV, ontwikkel je belangrijke vaardigheden en heb je een gezellige tijd gehad met jouw medecommissieleden.
5
Welke commissies zijn er? Commissie Registratie Kom jij graag in contact met mensen? Ben je sociaal en klantvriendelijk ingesteld? Dan is de commissie Registratie misschien wel iets voor jou! De registratie commissie bestaat uit vier commissieleden. De vier commissieleden zijn: coördinator registratie, coördinator mentoren, coördinator vrijwilligers en coördinator deelnemers.
Coördinator registratie
Deze coördinator is hoofdverantwoordelijk voor de registratie op de maandag. Je schrijft de stukjes voor het mentoren katern en voor het programmaboekje. Ook ben je verantwoordelijk voor de indeling van het ‘zoek-je-groepje’ veld, het maken van een agenda voor iedere vergadering, het doorsturen van de agenda naar iedereen en het bijhouden van de post.
Coördinator mentoren Als coördinator mentoren ben je verantwoordelijk voor de mentoren. Vrijwel meteen zullen we starten met de mentoren werving en midden maart zal de inschrijving van de mentoren al open gaan. De sollicitatiegesprekken en het selecteren van mentoren zal heel de commissie in samenwerking met de bestuursleden voor haar rekening nemen.
Coördinator vrijwilligers Als coördinator vrijwilligers ben je verantwoordelijk voor het werven en begeleiden van de vrijwilligers. Deze persoon zal een handleiding schrijven voor de vrijwilligers op hun onderdeel en instructies geven aan vrijwilligers tijdens de TOP week zelf. Coördinator deelnemers Als coördinator deelnemers ben je verantwoordelijk voor de deelnemers. Vanaf mei worden de informatieboekjes naar de nieuwe eerstejaarsstudenten gestuurd en zal de deelnemersregistratie druk gaan worden. je zal ook de indeling van de groepen voor je rekening nemen samen met de MAK, Magister en Melissa V.
6
Commissie Acquisitie
Commissie Evenementen 2
Kom jij graag in contact met diverse profit en non-profit organisaties? Dan is de commissie acquisitie iets voor jou! Als lid ‘acquisitie’ ben je verantwoordelijk voor het binnenhalen van het geld om de TOP-week te financieren. Met het bedenken en benaderen van (nieuwe) samenwerkingspartners kun je jouw creativiteit optimaal gebruiken. Dit omdat je met bedrijven mee zult denken hoe zij het best tot hun recht kunnen komen tijdens de TOP-week. Naast het benaderen van (nieuwe) partners, zal je als commissielid meehelpen met de organisatie van de kroegentocht en de proef kroegentocht. Ook ben je verantwoordelijk voor de organisatie van de kruikentocht. Tijdens de kruikentocht leren deelnemers Tilburg beter kennen. Als commissielid benader je partijen om hieraan mee te doen. Ten slotte ben je verantwoordelijk voor het opdoen van ideeën met betrekking tot het ‘mentor groepje van de dag’ en het ‘mentor groepje van het jaar’. Hiervoor zal jij partijen benaderen welke een prijs beschikbaar willen stellen.
Altijd al gedroomd om een evenement voor 3.500 mensen van begin af aan op te zetten? Dat is mogelijk met deze commissie. Je bent samen verantwoordelijk voor de legendarische TOP-biercantus, waar 3.500 mensen aanwezig zullen zijn. Belangrijk is dat alles van tot in de puntjes geregeld is, van cantusbanken tot cantusband, van bier tot beveiliging. Naast de biercantus ben je ook verantwoordelijk voor de parallelle activiteit voor de minderjarigen die niet kunnen deelnemen aan de biercantus. Naast deze twee evenementen ben je ook verantwoordelijk voor de voorbereidingsdagen (VB-dagen). Deze week is bedoeld om alle 200 mentoren klaar te stomen voor de TOP-week en vindt twee weken voorafgaand de TOP-week plaats.
Commissie Evenementen 1 Bij deze commissie ben je verantwoordelijk voor het grootste deel van het buitenprogramma van de TOP-week, namelijk het TOP-stadsfestival, de spellendag en de zwemdag. Verschillende profit en non-profit organisaties kunnen zichzelf op een leuke en originele manier laten zien tijdens het stadsfestival. Het gaat hierbij om een groot aantal partijen. Met een deel van deze partijen zal jij het contact onderhouden. Daarnaast behoren de drie activiteiten uiteraard op een creatieve manier tot in de puntjes georganiseerd te worden, van aankleding tot aan de dj’s welke zullen draaien. Hiervoor zal jij je samen met jouw commissie inzetten!
7
Commissie Communicatie & Media
Commissie Evenementen 3 Wil jij het begin en het einde van de TOP-week tot een succes maken?! Dan is de commissie Evenementen 3 iets voor jou! Als commissielid organiseer je namelijk het TOP Openings- en Eindfeest. Daarnaast is de commissie verantwoordelijk voor het avondeten bij de studentenverenigingen, het avondeten voor de Exchange studenten en Masterstudenten. Ook regel je de lunch voor bijna 3.000 man per dag! Naast deze 2 spectaculaire feesten en al het lekkere eten in deze week, ben je als commissie ook verantwoordelijk voor een speciaal TOP Programma onderdeel, namelijk het middag- en avondprogramma voor de Masterstudenten. Masterstudenten hebben nu eenmaal andere wensen dan Bachelor studenten, dus daarom mag jij meehelpen om hen ook een geslaagde week te bezorgen!
Een nieuwe commissie, maar zeker niet minder belangrijk. In het digitale tijdperk waar we ons nu in bevinden is het belangrijk dat je al je digitale kanalen goed up-to-date houdt en nadenkt over vernieuwingen op dit gebied. De werkzaamheden als commissielid liggen bij het onderhouden en verder ontwikkelen van de TOP website. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor alle sociale media kanalen van de TOP. Denk hierbij aan Facebook, Twitter, Instagram en Snapchat. Een van de doelen is het informeren van potentiële deelnemers door het bedenken en uitvoeren van een succesvolle strategie. Deze strategie moet ervoor zorgen dat de juiste doelgroep op een gepaste manier wordt benaderd. Hierbij hoort ook het plaatsen en bedenken van berichten. Gedurende de TOP Week is het bijhouden van de social media een belangrijk onderdeel van je takenpakket. Zowel in de voorbereiding als tijdens de TOP Week is de afstemming met Tilburg University ontzettend belangrijk. Dus heb jij bovenmatig interesse in websites, social media, ben je handig met Wordpress en heb je een goed gevoel voor de Nederlandse taal? Solliciteer dan voor een plek in de Commissie Communicatie & Media!
8
Informatie avond Op dinsdag 16 februari is de informatieavond voor commissies in de pub van café Philip. De informatieavond begint om 20.00 uur en zal ongeveer één uur duren. Tijdens deze informatieavond krijg je alle benodigde informatie en zullen oud commissieleden aanwezig zijn om wat te vertellen over hun ervaringen. Aansluitend is er een borrel op de begane grond van café Philip.
Sollicitatieprocedure Lijkt het je leuk om TOP commissielid te worden en ervoor te zorgen dat alle nieuwe studenten de leukste week van hun studentenleven beleven? Solliciteer! Je kunt tot en met 21 februari solliciteren. Dit doe je door een e-mail te sturen naar
[email protected], met daarin de volgende informatie: - CV - Een motivatiebrief waarin jij jezelf kort voorstelt (Wie ben je? Wat studeer je? Hobby’s? Interesses? Waarom moeten wij jou kiezen?) en waarin jij jouw voorkeur voor drie commissies aangeeft met een korte motivatie Naar aanleiding van jouw sollicitatie per e-mail
ontvang je van ons een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. De sollicitatiegesprekken vinden plaats tussen 22 februari en 26 februari. Op dinsdag 1 maart krijg je te horen of je bent aangenomen als commissielid. Wanneer je bent aangenomen, is er op deze dindagavond, 1 maart, een kennismakingsborrel. Hieronder staan de data waarop jij beschikbaar moet zijn, dus zorg ervoor dat je dit controleert (hiernaast ook elke donderdagavond vanaf maart t/m augustus). - VB-dagen 1 t/m 6 augustus - TOP-week 2016 22 t/m 26 augustus
Vragen? Mocht je na het lezen van de informatie nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op per telefoon, e-mail of kom bij ons langs op de TOP-kamer, E202, in het Esplanade gebouw. Telefoon: 013 – 4662849 E-mail:
[email protected]
9
