INDIVIDUALS Management Manual
Door : Camiel De Roover Student nummer : 177553 Afdeling : Fashion Management Bedrijf : INDIVIDUALS Begeleiders : Mikki Engelsbel en Miriam Goedkoop
LET OP Het volgende document bevat gegevens en uitleg over de processen die er op het gebied van management spelen gedurende de gehele minor. De minor is opgedeeld in 3 focusperiodes, die aan het begin van ieder onderdeel staan. De gewenste deadlines zijn een geschatte waarde voor de opdrachten, er moet altijd gecheckt worden met het hoofd of deze juist zijn. De deadlines lopen parallel aan elkaar en staan aangegeven bij elk onderdeel inclusief expert en locaties waar je terecht kunt voor hulp. Deze manual zal niet volledig zijn. Ruimte tot verbeteringen en aanvullingen is altijd mogelijk. Je kunt deze manual ook digitaal vinden op de BSCW.
INHOUDSOPGAVE 1. Orientatie & Besluiten nemen
Pagina 4
W09 Design - Sourcing & Inkoop 1.1 Rol management & overdracht 1.2 Taakverdeling 1.3 Collectie plan 1.4 Strategie - Planning prototype proces 1.5 Sourcing & bestelling materialen 1.6 Kostprijs 1.7 Financieel – Boekhouding & Geldstromen
4 4 8 8 9 9 12 12
S09 Inkoop 1.8 Logistiek - Planning productie proces 1.9 Collectie bestellingen 1.10 Bevestiging orders klanten 1.11 Kwaliteitscontrole sampling productie 1.12 Materiaal bestelling & stofinkoop 1.13 Gradatie & inleg 1.14 Productiepakketten 1.15 Communcatieve waarde
14 14 15 16 16 17 18 19 21
2. Organiseren & Uitvoeren
23
W09 Uitvoeren Logistiek 2.1 Overzicht productie status of designs 2.2 Kwaliteitscontrole stoffen 2.3 Bestelling materialen 2.4 Update kostprijs 2.5 Boekhouding
23 23 24 24 25 25
S09 Productie 2.6 Productie pakketten 2.7 Update kostprijs
27 27 27
3. Presenteren & Evalueren
28
W09 Sample productie 3.1 Overzicht houden productie status van samples 3.2 Archiveren, voorbereiden overdracht 3.3 Rond kostprijs af
28 28 28 29
S09 Presentatie 3.4 Kwaliteitscontrole & rapport collectie 3.5 Prijzen en labelen 3.6 Update kostprijs van productie 3.7 Verzend orders naar klanten en handel rekeningen af
30 30 31 31 31
Index
32
Bijlagen
34
1. ORIENTATIE & BESLUITEN NEMEN focus week 1 t/m 8 De eerste periode van de minor staat vooral in het teken van ontdekken en presteren. Je gaat met de gehele groep op onderzoek tijdens een inspiratie periode. Er zal een gezamenlijk concept ontstaan en ieder zal voor zichzelf moeten presteren. Op het management gebied betekend dit vooral ontdekken wat voor informatie is overgedragen en wat de inhoud is van de collectie die geproduceerd moet worden. Collectie A : Nieuwe collectie, ontwikkeling Collectie B : Bestaande collectie, productie Collectie A Design - Sourcing & Inkoop
1.1 Rol management & overdacht INDIVIDUALS bestaat uit verschillende afdelingen die ieder een studierichting van het AMFI vertegenwoordigen. Dit zijn een branding, design en management afdeling. De rol van management binnen de minor is coördinerend, onderzoekend en uitvoerend. Het bedrijf wordt aangestuurd vanuit de managers. Het is belangrijk dat INDIVIDUALS op een goede manier draait. Deadlines staan vast en het management moet ervoor zorgen dat deze worden gehaald. Er wordt veel samengewerkt met het designteam. Plannen en deadlines worden aan de designers gegeven en er komen vragen en opdrachten voor onderzoek terug. Als manager ben je druk bezig met het coördineren van de opdrachten die moeten worden voldaan en ben je een belangrijke ondersteunende factor binnen het bedrijf. Daarnaast zorg je voor de productie en sampling van de verschillende collecties. Tijdens de eerste week van het INDIVIDUALS programma vindt er een overdacht plaats tussen de nieuwe en oude generatie. Alles wat van belang is om te weten voor de nieuwe managers zal worden doorgegeven. Deze manual is daar een groot deel van. De meest belangrijke gegevens voor de overdracht staan op een harde schijf die via het internet beschikbaar is, genaamd : 1.1a BSCW Link: http://bscw.hva.nl Dit is het opslag systeem van de management afdeling. Sla dus alles wat je doet op deze schijf op. Het is belangrijk dat de gegevens die er verzameld worden niet verdwijnen en steeds toegankelijk zijn voor alle medewerkers van een generatie. Er bestaat de mogelijkheid om bij de titel van het document een korte beschrijving van de inhoud aan te geven. Ook als je iets nog niet volledig hebt afgerond kun je bij de beschrijving gewoon aangeven “ in progress “ of de datum van waneer je er het laatst aan hebt gewerkt. De bscw is in het Engels om de volgende redenen. • Veel bedrijven werken vaak met engelse termen aangezien er veel internationaal wordt samengewerkt. Zo ook bij INDIVIDUALS. • Individuals is erg in trek bij exchange studenten. Het kan regelmatig voorkomen dat men binnen het team een aantal studenten uit het buitenland geplaatst zijn.
1.1b Lid worden van bscw Bij de overdracht van de vorige generatie INDIVIDUALS aan de nieuwe generatie zal iemand de nieuwe managers lid maken van de BSCW. Dit gaat op de volgende manier. Ga naar : http://bscw.hva.nl Kies daar voor “bestand” > “toegang” > “nodig lid uit” Zoek vervolgens naar de juiste persoon via het hva e-mail adres. Als je eenmaal een lid bent van de BSCW ziet dit er als volgt uit (figuur 1).
figuur 1. De BSCW is duidelijk ingedeeld volgens een vast format. Hou dit ook zo, want dan is het overzichtelijk voor alle toekomstige generaties.
5
1.1c Indeling
figuur 2. 1. Blank Sheets Hieronder vind je alle blanco formulieren die je nodig zult hebben in het komende half jaar (figuur 2). Er is duidelijk aangegeven welk formulier voor wat is. Er zijn blanco formulieren voor Productie, Orders en Sampling. Verder in deze manual zal duidelijk aangegeven worden welk formulier, wanneer gebruikt moet worden.
Figuur 3. 2. Financials Dit is de afdeling die belangrijk is voor de persoon verantwoordelijk voor de financiële afdeling van Individuals. Hier zul je alle financiële gegevens vinden van alle collecties (figuur 3).
Een aantal voorbeelden zijn : • Kostprijs berekening • Stof verbruik berekening • Budget controle • Alliance facturen
Figuur 4. 3. Collectie Elke collectie heeft een ander seizoen en verschillende titels. Alle gegevens die te maken hebben met deze collecties zijn de vinden onder de juiste seizoensnaam (figuur 4). Elke seizoen is verdeeld in informatie over de Orders, Production en Sampling. 1.1d De bedrijfstelefoon INDIVIDUALS heeft een bedrijfsmobiel die in bezit is van Mikki Engelsbel. De telefoon is beschikbaar voor alle afdelingen van INDIVIDUALS voor het plegen van telefoontjes die te maken hebben met de organisatie. Het is aan het einde van de dag wel de bedoeling dat de telefoon met Mikki naar huis gaat. De telefoon moet ook altijd professioneel beantwoord worden. Is de beller niet voor jou bedoeld neem dan toch netjes op om het mislopen van contact te voorkomen. De benodigde persoon is altijd te vinden op de afdeling. In het nummerbestand van de telefoon staan alle bedrijven waar INDIVIDUALS contact mee heeft. Als men dus contact zoekt met een klant, producent of leverancier dan is deze te vinden via de telefoon. Andere adressen en gegeven zijn te vinden op de BSCW > Manual Hulp > Belangrijke adresgegevens. Mocht deze niet volledig up to date zijn, dan is het mogelijk om de gegevens via de mail of in de facturenmap te achterhalen. Zorg er dan wel voor dat je de adressen toevoegt bij de belangrijke adresgegevens, zodat de volgende generatie weer volledig is geïnformeerd.
7
1.2 Taakverdeling Het maken van een goede taakverdeling binnen het management team is van essentieel belang. Het probleem alleen is dat bij de start van elke minor niet altijd hetzelfde aantal studenten zijn. Er is een belangrijke onderverdeling van taken binnen het team, deze is: • Financieel • Nieuwe collectie, ontwikkeling • Bestaande collectie, productie Zorg ervoor dat bij iedere taak iemand eindverantwoordelijk is en zorgt voor de communicatie naar het hoofd van management. Echter helemaal alleen kan elke afdeling niet werken. Elke afdeling heeft zijn eigen drukke periode, dus wees wel bereid om elkaar te helpen. Verder in de manual wordt duidelijk wat de bovengenoemde drie taken inhouden en voor wanneer deze moet worden afgerond. De manual is verder dan ook ingedeeld volgens deze taakverdeling.
1.3 Collectie plan Expert Taak BSCW Deadline
: Peter Leferink & Maarten Kroese : Financieel : Manual Hulp > Collectie Plan Opzet (bijlage 1.) : week 2
Het maken van een collectie plan oftewel collectioneren is belangrijk in de eerste week van de minor. Je zult samen met het team een duidelijk plan aan de designafdeling moeten presenteren, waarin staat hoeveel kledingstukken er in de komende collectie kunnen komen. Zo kan het design team gericht ontwerpen. Je informatie voor het plan haal je uit een analyse van de voorgaande collecties en de verkoop cijfers. Bijvoorbeeld : als uit onderzoek blijkt dat jurken goed verkopen en broeken niet, dan zit er in het collectie plan een grotere focus op de jurken waardoor de ontwerpers weten dat ze daar meer aandacht aan moeten besteden. Dit onderbouw je door een berekening waarin het aantal stofgroepen, kledingstukken, gemiddelde prijzen, marktonderzoek en productie worden opgenomen. Een voorbeeld hiervan vindt je in de bijlagen en op BSCW. De collectie is opgedeeld in de volgende groepen : • Overcoats (buiten) • Jackets (binnen) • Tops • Blouses • Dresses • Trousers • Skirts • Accessories “We kunnen ons als merk 25 nieuwe patronen per collectie veroorloven. (Dat was tot nu toe 35 maar dat kost ons te veel tijd en brengt ons in de problemen) Patronen maken is heel erg duur. In de industrie kost de ontwikkeling van een nieuw model tussen de 400 en 600 euro per model. Wij zien die kosten niet omdat we een docent hebben die de ontwikkeling met de studenten doet. Een collectie van 25 patronen is te klein patronen moeten dus terug komen in verschillende stoffen of er moeten varianten in lengtes gemaakt worden.” Bron: Mikki Engelsbel Per collectie zijn er 8 verschillende stofgroepen waarbinnen de verschillende collectie items verdeeld kunnen worden. De prijzen voor deze stoffen moeten binnen de € 7,- tot € 14, - per meter te vallen, anders wordt het te duur voor INDIVIDUALS om te produceren. Bovendien moet je rekening houden met extra kosten zoals contraststoffen en finishings, hierover volgt verder in de manual meer.
1.4 Strategie - Planning prototype proces Expert Taak Deadline
: Mikki Engelsbel : Nieuwe collectie, ontwikkeling : week 4
Wanneer het collectieplan vast staat kun je beginnen met het maken van een planning voor de productie van de prototypes en samples. Nadat de designers terug zijn van hun inspiratie trip ontstaat er een beeld van de nieuwe collectie. Ze hebben een verhaal dat ze willen vertellen met de collectie, wat voor silhouetten en wat voor stoffen. Vervolgens gaan ze naar de “Premier Vision”, een internationale stoffenbeurs, in Parijs om bij terugkomst aan de slag te gaan met het ontwerp proces. Binnen 6 weken moet iedereen 6 outfits afronden om vervolgens tijdens een check te beslissen welke kledingstukken worden opgenomen in de collectie. Daarna wordt een doorstart gemaakt met een technische week om de patronen te perfectioneren en digiteren, om vervolgens te beginnen aan de prototypes en sampling. Prototype: er bestaan twee prototypes. Het eerste prototype is het ontwerp dat de student design in elkaar heeft gestikt op de juist manier met de juiste patronen. Dit ontwerp gaat als voorbeeld mee naar het productiebedrijf, zodat zij het officiële prototype kunnen maken met de machines en faciliteiten daar. Sample: het ontwerp in de juiste stof met de juiste fournituren, voering en stiksels. Dit ontwerp wordt voor de show en sales gebruikt. Het is belangrijk dat vanuit het management er een duidelijke planning wordt gemaakt voor de designers met belangrijke data, bezoek van professionals en deadlines zoals checks, stofkeuze en fournituren. Een planning maken alleen is echt nooit genoeg. Je zult de productie en het ontwerpproces ook actief moeten begeleiden.
1.5 Sourcing & bestellen materialen Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel : Nieuwe collectie, ontwikkeling : Manual Hulp > Voorbeeld Order (bijlage 2.) : week 8
Sourcing houdt in dat je opzoek gaat naar verschillende artikelen die nodig zijn voor het maken van een nieuwe collectie, zoals stoffen en fournituren. Gedurende de afgelopen collecties zijn er al heel wat bedrijven gevonden om mee samen te werken of die zorgen voor het leveren van producten. De gegevens van deze bedrijven kun je vinden in de orders op BSCW of onder Manual Hulp → Belangrijke adressen. Vaak werken (internationale) stofleveranciers via een Nederlands agentschap. The @gency, Content textiles en Koot Textiles zijn de agenten waarmee INDIVIDUALS een goede werkrelatie heeft opgebouwd. Je zult deze agenten ontmoeten tijdens een werkbezoek in de tweede week van de minor. Premier Vision, bezoek Parijs en Stoffen: Het grootse deel van sourcing van nieuwe stoffen zal plaatsvinden op de “Premier Vision” in Parijs. Alle studenten kunnen hier op de vrijdag naartoe. Drie studenten zullen de dag ervoor al een rondleiding krijgen, om een duidelijk beeld te vormen van de beurs, manier van benadering en indeling. Het
9
is belangrijk dat er vanuit management een indeling gemaakt wordt voor op de beurs. Zorg ervoor dat iedere groep op de vrijdag iemand bij zich heeft die op de hoogte is van de beurs. Daarnaast is het belangrijk dat iedere groep een designer en een manager bevat, zodat er vanuit verschillende oogpunten naar de stoffen wordt gekeken. Het is van belang om realistisch te blijven en het plan dat gemaakt is vanuit design voor de collectie niet uit het oog te verliezen. Vraag op de beurs een swatch van de stof en bestel de kleurenkaart. De swatch plak je op een blanco kaart en daarop zet je de volgende gegevens: • Sample van de stof; • Stof samenstelling; • Leverancier; • Prijs per meter; • Prijs + surcharge*; • Minimum order in meters. * surcharge ; als men minder dan het aangegeven bestelde meters stof koopt, komt hier een percentage van de prijs bij. Bijvoorbeeld : 300 meter = € 200 200 meter = € 200 + 20% 100 meter = € 200 + 30% hierdoor kunnen de kosten per meter dus flink toenemen.
Reden om deze kaarten te maken is omdat de designers dan direct na de beurs een stoffen beeld kunnen maken en daarbij zijn ze goed op de hoogte van de prijzen en kwaliteiten. Als we moeten wachten op de swatches van de fabriek verliezen we te veel tijd. • Stof staal vragen; • Stof staal bestellen; • Bestelformulier bewaren (is bewijs van bestelling) en daarmee kun je controleren of je alles ook binnen krijgt. • Bij terugkomst een mail sturen om te bedanken en aan te sturen op spoedige verzending. We zijn een kleine klant dus liggen onder op de stapel. Meer informatie over de beurs zul je ontvangen van het hoofd van de afdeling. Tijdens de overige dagen in Parijs is het mogelijk om inspiratie op te doen die doelgericht is voor maken van de collectie. Voor het management houdt dit in dat er goed gekeken moet worden naar afwerkingen op kledingstukken, pasvormen, fournituren en stoffen. Er zijn in Parijs genoeg vergelijkbare merken die in hetzelfde middensegment als INDIVIDUALS zitten. Kijk dus goed hoe zij de kwaliteit aanpakken en hoe wij dit kunnen evenaren. Tip : Maak aan het begin van de minor tijdens een integration meeting duidelijk aan de designers wat we als merk kunnen veroorloven. De kosten van stoffen per meter, fournituren en productie. Ook het belang van “smart design” is een goed punt. Als bijvoorbeeld 1 patroon op meerdere manieren gebruikt kan worden of heel simpel is, dan zijn de kosten lager en is er meer budget over voor andere dingen.
Fournituren : De fournituren zijn alle extra’s op een kledingstuk. Een aantal voorbeelden hiervan zijn knopen, ritsen, elastiek, schoudervullingen, koord, leer en drukknopen. Het grootste deel van de sourcing hiervan vind plaats op de Flevolaan in Weesp. Hier zitten verschillende leveranciers van stoffen, voeringen en fournituren. Tip : De nieuwe collectie zal ook weer nieuwe fournituren nodig hebben. Zorg er voor dat je de designers motiveert om hier over na te denken. Vaak zijn ze alleen maar bezig met het ontwerp en de pasvorm. Draag dus ook gewoon ideeën aan. Voordat je met prototypes en sampling kunt beginnen moeten de juiste fournituren al in huis zijn. Blijf dus altijd communiceren met de designers en maak een duidelijke lijst met benodigdheden en aantallen. Zo voorkom je veel heen en weer gereis naar Weesp.
Fournituren : Het Kleinvakhuis Flevolaan 23a Knopen : Zodra de designers na de eerste check een duidelijk beeld van de collectie hebben is het verstandig om contact op te nemen met het bedrijf Union Knopf. Zij hebben een groot aanbod in knopen en kunnen ook gewoon 1 per stuk leveren. Dit zorgt voor een prettige samenwerking. De contact persoon van dit bedrijf in Nederland is Jan Plender. In de INDIVIDUALS telefoon van Mikki staat het nummer. Maak na de eerste designers check zo snel mogelijk een afspraak. Ritsen etc : Voor ritsen, drukknopen, elastiek etc is het verstandig om met een aantal designers naar Het Kleinvakhuis in Weesp te gaan. Hier is een groot assortiment aan fournituren die altijd op voorraad zijn. Zo voorkom je problemen tijdens de productie. Het bedrijf werkt helaas niet op rekening. Het is dus vaak mogelijk dat je zelf moet pinnen en dit terug moet declareren bij Mikki. Let er ook op dat het minimaal te besteden bedrag € 100,- is. Zo voorkom je extra kosten in verband met btw. Tip : Er zijn op school al veel fournituren, stof en voering aanwezig. Om kosten te sparen is het mogelijk om deze te gebruiken. Vaak zijn er teveel knopen besteld. Ook zijn er nog veel ritsen aanwezig die je kunt gebruiken voor het maken van de prototypes.
Voering : Voering kun je ook vinden in Weesp. Er zijn verschillende adressen die je ook weer kunt vinden op de BSCW of in de mappen facturen. Ook is er vaak nog voering op voorraad die gebruikt kan worden. Als er nieuwe voering nodig is, is het belangrijk dat hierover goed wordt gecommuniceerd zodat je niet met het verkeerde product terugkomt. Mikki heeft een goed gevoel voor kwaliteit. Laat haar dus opschrijven wat ze precies wilt, voordat je de deur uit. Productie : leer.. breiwerk.. jeans.. pailletten.. Voor de productie werken we nu voornamelijk met het bedrijf Alliance BV in Amsterdam. Dit is een klein atelier dat de sample productie in Nederland produceert. Voor grotere producties werken zij samen met bedrijven uit het buitenland. Ze zijn echter niet in alle stoffen gespecialiseerd, waardoor het nodig kan zijn om nieuwe bedrijven te vinden voor productie. Een aantal voorbeelden van stoffen zijn jeans, pailletten, leer. Dit zijn bedrijven waarmee eerder is samengewerkt : • Textiel Museum Tilburg : Knitwear “Het textiel museum heeft een mogelijkheid tot ontwikkeling van nieuwe breisels. Het TextielLab is het kloppende hart van het Textielmuseum, er staan textielmachines waarop ontwerpers, kunstenaars en studenten hun ontwerpen kunnen laten uitvoeren. Zij worden daarbij ondersteund door productontwikkelaars.” Bron: www.textielmuseum.nl • Bronmans Bv. : Knitwear “Wilhelmina Bronmans, beter bekend als Mien Bronmans is in 1939, op 21 jarige leeftijd begonnen met breien, aanvankelijk nog als hobby en voor vrienden, familie en kennissen uit de omgeving. Haar broer had een parlevinker en voer op de Waal. Hij opperde het idee om schipperstruien en sokken te gaan breien en die vervolgens te gaan verkopen aan de schippers die voorbij kwamen. Dit liep al snel uit de hand en Mien kon het met de breipennen niet meer bijbenen en moest op zoek naar een alternatief. De nood was geboren en er werd een handbreimachine aangeschaft.” Bron: www.de-breierij.nl • DTH Leder : Leer “Onze hoofdactiviteiten liggen in de kledingindustrie, waarvan we dan ook het grootst denkbare assortiment van Europa hebben op het gebied van lamsleder, lamssuede, pigskin, rundleder, rundnubuck, rundsplit en allerlei soorten geprent leder.” Bron: www.dth-leder.nl
11
1.6 Kostprijs Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel & Maarten Kroese : Financieel : Manual Hulp > voorbeeld kostprijs plan (bijlage 3.) : week 8
Het berekenen van de kostprijs doe je aan de hand van een Excel format. Hierin neem je de verschillende kosten op die bij het maken van een collectie ontstaan. Als je het collectieplan hebt vastgesteld kun je makkelijker een opzet maken voor de kostprijs berekening. Zoals je op BSCW in het format kunt zien moet je rekening houden met verschillende onderdelen zoals: • stofprijs per meter • stofverbruik per design • kosten fournituren • kosten sampling • kosten voering • etc... Dit voorbeeld Excel bestand kun je gebruiken voor het creëren van je eigen kostprijs berekening. Alle onderdelen van het bestand zijn door middel van formules aan elkaar gekoppeld. Je hoeft alleen nog maar de juiste informatie in te vullen en de rest wordt vanzelf uitgerekend. Deze kostprijs berekening zul je altijd moeten communiceren met het financiële hoofd van de afdeling genaamd Maarten Kroese. Mochten er problemen zijn met de berekening of gegevens missen dan kun je altijd bij hem terecht voor alle financiële vragen en hulp. Hij is altijd aanwezig op de woensdag en is verder per mobiel of mail te bereiken. e-mail:
[email protected] mob: 06-42229392 Tip : Begin met het verzamelen van de informatie zo vroeg mogelijk. Als je de precieze prijzen niet weet, maak dan gebruik van een gemiddelde uit andere collecties, zodat je toch al snel een beeld hebt van de kosten die gemaakt zullen gaan worden. Zo blijf je sneller binnen het budget en houd iedereen een net overzicht.
1.7 Financieel – Boekhouding & Geldstromen Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel & Maarten Kroese : Financieel : Manual Hulp > Voorbeeld Budget Control (bijlage 4.) : gehele minor
1.7a Boekhouding Dit is een zeer belangrijk onderdeel van de financiële afdeling. Omdat INDIVIDUALS te maken heeft met een strak budget is het van belang om altijd goed op de hoogte te zijn van de kosten die worden gemaakt en zijn gemaakt. In de boekhouding heb je te maken met verschillende onderdelen die hieronder even kort worden toegelicht. • Sampling nieuwe collectie Hierin verwerk je alle kosten die gemaakt worden voor de nieuwe collectie. Je houdt bij welke orders geplaatst zijn en hoeveel deze kosten.
• Budget Total Dit is een onderdeel dat je aan het begin van de minor moet opvragen bij Maarten Kroese. Er is een budget gemaakt waaraan alle verschillende afdelingen, zoals marketing, shop en productie, zich moeten houden. • Productie bestaande collectie Hieronder vallen alle kosten die betrekking hebben op de productie van de bestaande collectie ontworpen door de vorige generatie. Een aantal voorbeelden : de kosten voor de stoffen, productie, fournituren, transport etc. • Shopfocus Alle kosten die gemaakt worden bij het maken van window displays en events in de INDIVIDUALS Statement Store. Er is een budget van € 500,- per maand. Er moet bijgehouden worden wat de kosten per display zijn. Mocht er minder dan het budget uitgegeven worden, dan kan het restant bij het budget van “shop make over” geteld worden. • Shop “make over” Alle kosten die gemaakt zullen worden voor de verandering van de shop aan het einde van de minor. Het budget hiervoor is € 3000,-. • Marketing en Branding new Creation De kosten die gemaakt worden op het gebied van marketing en branding voor de nieuwe collectie. Het budget daarvan zul je aan het begin van de minor ontvangen. Een belangrijk onderdeel hiervan is de catwalkshow aan het einde van de minor. Tip : Maak aan het begin van de minor duidelijk dat je verantwoordelijk bent voor de financiële afdeling. Iedereen kan de declaraties van kosten die zijn gemaakt tijdens de minor bij jou inleveren. Iedereen hoort van tevoren ook om toestemming te vragen bij het doen van grote uitgaven. Het gaat anders te veel tijd kosten om overal achteraan te lopen. Maak ook een lijst die je ophangt waarop iedereen de orders en kosten van een dag kan opschrijven met hun naam en specificaties erbij. Zo hou je een overzicht per dag. BSCW > Manual Hulp > Kosten Overzichtslijst
1.7b Geldstromen Zoals hiervoor is gebleken is er sprake van veel verschillende geldstromen binnen INDIVIDUALS. Verschillende afdelingen maken kosten, deze kosten kunnen op verschillende manieren worden bijgehouden en worden gefinancierd: • Op rekening; INDIVIDUALS werkt bij verschillende bedrijven met betalen op rekening. Dit betekent dat een bedrijf in het bezit is van al onze gegevens en de producten levert die bij aflevering of acheraf betaald kunnen worden. Actie; als je op rekening een product inkoopt is het belangrijk dat je een kopie van de overeenkomst meeneemt voor de boekhouding. Het bedrijf stuurt een factuur naar de financiële administratie van INDIVIDUALS en wordt daar verder afgehandeld. Als er iets op rekening wordt gekocht, geef dit dan aan op het kostenoverzicht en verwerk het in je budgetlijst. • Contant; bij inkoop van fournituren, bijvoorbeeld in Weesp, is het alleen mogelijk om contant te betalen. Actie; Het werkt het beste als de student zelf het bedrag voorschiet en dit doorgeeft aan de financiële persoon en aan Mikki. Zij kan het geld weer overboeken naar de desbetreffende rekening en declareert de uitgaven bij Maarten Kroese. • Declaraties; sommige afdelingen maken veel kleine kosten en verzamelen deze in 1 keer om gezamenlijk te declareren. Het gaat hier vaak om kosten zoals benzine, treinkaartjes, boodschappen en stoffen. Actie; zorg ervoor dat alle bonnetjes aanwezig zijn als bewijs voor declaratie samen met een ingevuld declaratie formulier. Mikki zorgt daarna voor de afhandeling van de gemaakte kosten.
13
Collectie B : Inkoop
1.8 Logistiek - Planning productie proces Expert Taak Deadline
: Mikki Engelsbel : Bestaande collectie, productie : week 8
De vorige generatie INDIVIDUALS heeft een collectie ontwikkeld en bij de overdacht de belangrijke informatie doorgegeven aan de nieuwe generatie. De planning die zij hebben gemaakt moet nu worden uitgevoerd. Er is een complete collectie die geproduceerd moet worden en jij bent hier mede verantwoordelijk voor. Voor het maken van een planning voor het productieproces moet je dus eerst goed op de hoogte zijn van de ontwerpen. Onderdelen waarop je moet gaan letten zijn : • • • •
Stofgroepen; in hoeveel stofgroepen komt een ontwerp voor? Fournituren; in elk ontwerp zitten fournituren. Is de lijst die is afgeleverd door de vorige groep wel compleet. Let vooral op schoudervullingen, knopen, elastiek, ritsen en kleine dingen zoals biesjes en leer. Collectie of “Showpiece”; na de show van de collectie kan een keuze gemaakt worden om sommige ontwerpen niet op te nemen in productie. Zorg ervoor dat hier een duidelijk over zicht van komt, zodat je ook weet wat wel en niet besteld en gemaakt moet worden. Finishings; zijn er ontwerpen met prints, wassingen of andere extra’s dan fournituren.
Als je van die onderdelen een goed overzicht hebt kun je beginnen met het maken een planning. Het is de bedoeling dat de productie aan het einde van de tweede focus periode de deur uit is en 3 a 4 weken voordat de minor is afgelopen terug in huis is. Hou hier rekening mee in de planning. Neem in de planning de volgende onderdelen op: • Wanneer je welke stofgroep naar Alliance kunt brengen. • Houd rekening met partners in verschillende stofgroepen; dit houd in dat als bijvoorbeeld een blouse ontwerp in meerdere stofgroepen zit, het ontwerp pas de deur uit kan als alle stoffen en fournituren voor de stofgroepen in huis zijn. De reden hiervoor is dat het qua kosten goedkoper is om een ontwerp in één keer uit alle verschillende stoffen te knippen. Als een ontwerp telkens in een ander stof apart geknipt moet worden, dan stijgen de kosten in productie enorm. • Binnenkomst van stoffen; niet alle stoffen komen in dezelfde week aan, hou hiermee rekening in de planning. Vraag dus via e-mail bij een order altijd een bevestiging qua aflevertijd/periode. • Ingewikkelde ontwerpen; ontwerpen die veel tijd vergen qua productie hebben de prioriteit, zodat ze op tijd klaar zijn. • Knitwear; de productie van het breiwerk gebeurd voor een deel in het Textiel Museum in Tilburg en Bronmans BV. Deze bedrijven produceren de panelen waarop de patronen gelegd kunnen worden van de ontwerpen. De panelen worden vaak niet tegelijk geleverd. • Productie buitenshuis; het kan zijn dat ontwerpen buiten ons vast bedrijf Alliance BV ge maakt moet worden. Vaak zijn er specialisten nodig op het gebied van leer en andere moeilijke materialen. • Nabewerkingen; het kan zijn dat er na de productie nog handelingen nodig zijn voor het afwerken van het ontwerp. Hierbij kan gedacht worden aan wassing voor jeans, het printen van een afbeelding op een ontwerp of een andere finishing touch die niet in het productiebedrijf gedaan kan worden. Zorg ervoor dat deze ontwerpen op tijd terug zijn, zo dat deze handelingen nog gedaan kunnen worden.
1.9 Collectie bestelling Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel & Welmoed van der Kamp : Bestaande collectie, productie : Manual Hulp > Opzet bestelbon (bijlage 5.) : week 8
Aan het einde van de vorige minor heeft INDIVIDUALS op de modelfabriek gestaan in de RAI. Tijdens deze beurs is het van belang om nieuwe inkopers naar ons te trekken. Naast de beurs werken we ook samen met ESCODA FASHION AGENCY. Dit is een agentschap onder leiding van Welmoed van der Kamp wie verschillende klanten in Nederland bezoekt en ook opzoek gaat naar nieuwe winkels voor de verkoop van onze collectie. Vanuit de Modefabriek en ESCODA ontstaan bestellingen voor de collectie. Deze bestellingen worden genoteerd op een bestelbon. Doordat er redelijk wat fouten zijn gemaakt dankzij onduidelijkheid op de oude bestelbon is er nu een nieuwe opzet gemaakt voor de nieuwe minor. Deze kun je vinden op de BSCW onder de Manual Hulp. Deze is echter nog niet goedgekeurd voor de huisstijl. Dit is eigenlijk je eerste taak aan het begin van de minor. Op de bestelbon worden de volgende items aangegeven om het zo overzichtelijk mogelijk te houden: • Gegevens van de klant (naam, adres, telefoonnummer en bankrekening nr) • Datum • Modelnaam (Skinny Jeans) • Design nummer (Merel15) • Stof (Light Wool) • Kleur (Morbide) • Maat (s, m, l, xl, xxl) • Aantal (6 stuks) • Prijs; inkoop (€ 68,-) • Totaal; inkoop x aantal (€ 408,-) • Leveringsdatum • Handtekening Communiceer met de agent, Welmoed van der Kamp, dat het belangrijk is dat als er een bestelling wordt geplaatst deze bestelbon dan zo snel mogelijk wordt aangeleverd, zodat hier rekening mee kan worden gehouden in de productie. INDIVIDUALS is op dit moment nog maar een klein bedrijf met een kleine productie. Hierdoor is het voor ons niet mogelijk om lang op productie en bestellingen te wachten. Aan het einde van de minor wordt er door het management in samenwerking met de agent een schatting gemaakt van de populaire items. Naast de bestellingen produceren wij ook voor de INDIVIDUALS Statement Store. Aan de hand van al deze gegevens wordt een productielijst samengesteld waaruit dan het benodigde materiaal wordt berekend. Voor een deel staat de productie dus al vast. De agent daarentegen blijft tot halverwege de nieuwe minor doorgaan met klanten bezoeken en dus ook verkoop. Als er een nieuwe bestelling van een winkel doorkomt moet er gelijk gekeken worden of deze bestelling wel mogelijk is. Zo niet kijk dan of er door aanpassingen in productie wel mogelijkheden ontstaan. Tip : Communiceer met het agentschap en stel samen een deadline vast. Als je dit niet doet, kun je flink in de problemen komen tijdens of zelfs na de productie. Naam : Welmoed van der Kamp Telefoon : +31(0)294889626 E-mail :
[email protected]
15
Als alle bestelingen binnen zijn en duidelijk is wat er geproduceerd moet worden kun je beginnen met het creëren van de bestelling die geplaatst gaan worden. Je maakt een duidelijk overzicht in Excel waarin je alle gegevens die van belang zijn aangeeft. Je kunt hiervoor het bestand gebruiken wat je hebt gemaakt voor de planning van de productie en dan aanvullen. In de bestelling geef je de volgende punten aan: • Datum; wanneer lever je welke productiepakketten aan. Het is van belang dat het bedrijf dit weet, zodat er een planning gemaakt kan worden voor de productie daar of in het buitenland. • Modelnamen (Skinny Jeans) • Design nummers (Merel15) • Patroon Nummers (60421) • Stoffen (Light Wool) • Kleuren (Morbide) • Maten (s, m, l, xl, xxl) • Aantallen (6 stuks) • Leveringsdatum • Handtekening Daarnaast stuur je dan ook een digitale versie van het collectieboek mee, zodat de planner een inschatting kan maken van hoeveel tijd er nodig is per model. Zo krijgt het productiebedrijf een duidelijk overzicht van de collectie.
1.10 Bevestiging orders klanten Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel & Maarten Kroese : Bestaande collectie, productie : Manual Hulp > Voorbeeld Bevestiging Order (bijlage 6.) : week 8
Als er een bestelling is binnengekomen van een klant en is vastgesteld dat de bestelling in productie gaat, is het belangrijk dat er binnen een week een bevestiging wordt verstuurd. Dit doe je aan de hand van een e-mail en via de post. Stuur een nette mail/brief naar het bedrijf met daarbij in de bijlage een digitale versie van de order die je bevestigd. In de bevestiging staat de volgende informatie: • De bestelbon; met alle informatie en modellen die door de klant zijn besteld. • Een pakbon; waarop duidelijk alle te versturen kledingstukken staan aangegeven en leveringsdatum. • Een factuur; een overzicht van de kosten per model met een totaalprijs inclusief de 19% BTW. Hierop geef je ook aan of er al een bedrag is overgemaakt en wat voor bedrag nog openstaat.
1.11 Kwaliteitscontrole sampling productie Expert Taak Deadline
: Chris Koeleman : Bestaande collectie, productie : week 8
Aan het begin van de minor zul je beginnen met lessen van Chris Koeleman. Hij houdt toezicht op het behouden van een goede kwaliteit van de productie en de stoffen. Ga dus voordat je met de productie begint, de gehele sample collectie nogmaals gezamenlijk af om te kijken of er een juiste
methode van productie is gebruikt. Als er eventuele aanpassingen zijn zorg er dan voor dat deze worden gecommuniceerd op de productiesheet, technische tekeningen en bij de patronenmaakster.
1.12 Materiaal bestellingen & Stofinkoop Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel & Maarten Kroese : Bestaande collectie, productie : Manual Hulp > Voorbeeld Order (bijlage 2.) Manual Hulp > Voorbeeld Stofverbruik (bijlage 7.) : week 8
Bij de overdacht met de vorige generatie heb je een bestand ontvangen met daarin de berekening voor de stofverbruik. Dit bestand kun je gebruiken om eventuele aanpassingen die aan het begin van de nieuwe minor zijn gemaakt door te voeren in de berekening. In de berekening zijn de ontwerpen per stofgroep gecategoriseerd en komen de volgende punten naar voren: • Designer; de naam van de ontwerper die het gemaakt heeft. • Naam ontwerp; de naam van het ontwerp • Kleur; de kleuren waarin de stof beschikbaar is en waarin het ontwerp gemaakt wordt. • Het aantal stuks voor productie winkel • Het aantal stuks voor bestelling andere winkels • Totaal aantal stuks • Stofverbruik per stuk; dit wordt duidelijk tijdens het maken van de inleg en gradaties van de patronen. • Totaal verbruik per model +20%; dit om rekening te houden met eventuele fouten tijdens productie zoals verkeerd knippen. Uiteindelijk als al deze punten zijn ingevuld wordt duidelijk hoeveel meters per kleur per stof nodig zijn. Als de berekening voor het stofverbruik compleet is heb je een beeld van de stoffen die besteld moeten worden. LET OP : Voordat je de stof gaat bestellen moet je goed kijken of er nog stof aanwezig is op voorraad. Vaak is het namelijk voordeliger tijdens de sampling om gelijk een flink aantal meters te bestellen in verband met de surcharge. Surcharge is een belangrijk begrip waar je mee op moet passen bij het bestellen van stoffen. Elke stof heeft een prijs per meter en geldt vaak vanaf 300 meter. Hoe meer meters je besteld hoe goedkoper de stof kan worden. Bij minder meters is het echter het tegenovergestelde. Dan is er vaak sprake van een zogenaamde surcharge. Dit houdt in dat er een percentage bovenop de prijs per meter komt. Dit kan aardig oplopen. Voorbeeld: 300 meter = € 200,- prijs per meter = € 0.67 200 meter = € 200 + 20% € 240,- prijs per meter = € 1,20 100 meter = € 200 + 30% € 260,- prijs per meter = € 2,60 Als sprake is van een surcharge wordt dit meestal door het bedrijf aangegeven in de informatie die wordt toegestuurd. Mocht je er niets van kunnen vinden, dan is het wel verstandig om via een e-mail contact op te zoeken en dit na te vragen. Wanneer duidelijk is hoeveel materiaal nodig is voor productie kun je een orderformulier invullen
17
met de bestelling. Op de BSCW bij Manual Hulp kun je een voorbeeld vinden van hoe een order formulier ingevuld moet worden. Vul de order volledig in. De volgende gegevens zijn van belang: • Supplier; de gegevens van de stofleverancier kun je vinden in eventuele eerdere orders en/of in de facturen administratie. • Agent; elke stofleverancier uit het buitenland heeft een Nederlandse agent. De gegevens hiervan kun je ook terugvinden in eerdere orders en/of facturen. • Ordernummer; elke collectie heeft een nieuw ordersysteem. Het is het makkelijkst om het volgende systeem te hanteren. Eerst seizoensletter gevolgd door collectiejaar en ordernummer. Voorbeeld W09O01 • Informatie van de stof; stofnaam, kleur, kleurnummer, aantal meters, prijs en compositie. Verder staan de gegevens van het afleveradres, btw-nummer en factuuradres standaard op elke order formulier. Bij het openen van een blank sheet zul je deze ook terugvinden. De datum van de levering is 6 weken vanaf de datum van verzending. Begin op tijd met het bestellen van de stof, zodat de stof er is als de productiepakketten zijn afgerond. Als je de order hebt ingevuld stuur je deze naar de agent in een e-mail met de order als bijlage en per post (met stofstaaltjes). Als de leverancier van de stof de order heeft ontvangen zul je een confirmatie ontvangen. Zorg ervoor dat je deze netjes opslaat op de BSCW bij de juiste collectie. Daarnaast verzamel je de confirmatie en de factuur in de map van Maarten. Hij zorgt er iedere woensdag voor dat alle betalingen worden afgerond. Geef het dan ook door aan de persoon verantwoordelijk voor het financiële onderdeel van de minor dat er een order is geplaatst en sla een kopie hiervan op bij het onderdeel Financieel op de BSCW, zodat de boekhouding compleet blijft. De status van de orde houd je bij in het leveringsschema, die uitgeprint op het prikbord hangt, zodat iedereen het overzicht in de gaten kan houden. Deze vind je op de BSCW > Manual Hulp > Leveringsschema (bijlage 8.)
1.13 Gradatie en inleg patronen Expert : Bianca Niers Taak : Bestaande collectie, productie Programma’s : Diamino en Modaris Deadline : week 8
Aan het einde van de vorige minor is de productie van de sale samples afgerond. Dit wordt allemaal gedaan in maat 38. Voor de productie zijn echter verschillende maten nodig van small tot extra large. Het aanmaken van de verschillende maten noemt men graderen. De beslissingen over de maatvoering zijn al gemaakt door de vorige generatie. Niet elk ontwerp is geschikt om te produceren in een grote of kleine maat. Daarnaast kan het zijn dat er na de kwaliteitscontrole en doorpas van de samples nog aanpassingen gedaan moeten worden. Je zult voor deze acties actief samen moeten werken met Bianca Niers. Zij is verantwoordelijk voor het digitaliseren van de patronen. De programma’s die je hiervoor zult gebruiken zijn van het internationale systeem genaamd LECTRA: • Diamino; het creëren van een inleg voor productie en graderen van patronen. • Modaris; het aanpassen van patronen voor de pasvorm. Dit zal voornamelijk gedaan worden door Bianca zelf, maar het is raadzaam dit programma te bekijken. Als je het productieplan en de bestellingen hebt afgerond, dan weet je welke model in welke maten geproduceerd gaat worden. Als een patroon technisch is goedgekeurd door Bianca, kun je de ver-
schillende maten aanmaken en inleggen in het programma Diamino. In het programma Diamino creëer je een digitale versie van de inleg op stof. Je geeft in dit programma aan wat de stofbreedte is van de stof waaruit de maatserie geknipt moet worden. Als je dit hebt aangegeven kun je beginnen met de inleg van de verschillende patroondelen. Het is van belang dat je dit zo zuinig mogelijk doet om kosten te besparen. Als je de inleg van een maat op stof hebt gemaakt kun je zien wat het stofverbruik is. Tip : Plan met Bianca Niers een uurtje gezamenlijk met het hele management team voor een uitleg van dit programma. Je zult dit programma vaak nodig hebben en er gaat redelijk wat puzzeltijd in zitten. En in tijden van stress is het handig dat jij niet de enige bent die dit programma snapt.
1.14 Productie pakketten Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel : Bestaande collectie, productie : Manual Hulp > Map : Productiepakketten (bijlage 9.) : week 12
Het productie pakket is een pakket wat je meegeeft aan de producent van de collectie waarin alle belangrijke informatie wordt aangegeven. Het pakket bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Het sample model dat volledig is goedgekeurd en op de juiste manier is gestikt. 2. Beplakte productiesheet per model 3. Afsluitbaar zakje met fournituren per model 4. Infomap met beplakte productiesheets, order, douanelijst fournituur, douanelijst stof en stoflijsten. 5. Stofrollen met daarop bijbehorende stoflijst, order en INDIVIDUALS sticker. 6. Mail met patronen en intekeningen (.MDL en .PLX – bestanden) met als onderwerp het patroon nummer. De bovenstaande onderdelen worden nu kort uitgelegd. 1 . Het sample model dat volledig is goedgekeurd en op de juiste manier is gestikt. Een model zit vaak in verschillende stofgroepen en verschillende kleuren. Voor de productie is het belangrijk dat er een duidelijk en goed model wordt meegestuurd. Als zij namelijk vast komen zitten tijdens productie kunnen ze aan de hand van het geleverde model zien hoe ze werk moeten gaan. 2 . Beplakte productiesheet per model Een productiesheet is een formulier waarop alle gegevens staan van een model voor de productie. Op de BSCW > Manual Hulp > Map : Productiepakketten (bijlage 9.) kun je een voorbeeld vinden. Ook kun je in oude mappen kijken van vorige producties voor een voorbeeld. Zoals je ziet zijn de volgende punten belangrijk om aan te geven: Voorkant : • Patroon nummer • Modelnaam • Stofnaam + stofbreedte • Stofkleuren • Maatserie per stofkleur • Carelabel • Datum • Generation nummer • Technische tekening • Eventuele opmerkingen of aanpassingen na sampling Achterkant : • Generation nummer
19
• • • • • • •
Patroonnummer + modelnaam Stofinformatie + Stofstaaltjes Contrast stof + staaltjes Voering + staaltjes Versteviging + staaltjes Garen + Lockgaren; hier wordt standaard aangegeven “toon op toon” Fournituren + staaltjes/samples
3 . Afsluitbaar zakje met fournituren per model In dit zakje bevinden zich alle fournituren die nodig zijn per model per stofsoort. Standaard per model is in ieder geval het volgende aanwezig: • INDIVIDUALS label • Carelabel • Designers naam label + maat Daarnaast heeft ieder model natuurlijk verschillende fournituren zoals knopen, ritsen, drukkers en elastiek. Zorg ervoor dat alle fournituren voldoende aanwezig zijn en geef op elke zakje aan wat de inhoud is en voor welk model in productie het is bedoeld. 4 . Infomap met beplakte productiesheets, order, douanelijst fournituur, douanelijst stof en stoflijsten. Deze map bevat kopieën van de productiesheets die je volledig hebt ingevuld en aangevuld met staaltjes en samples. Zodat de producent een duidelijk overzicht heeft. Voorop in de map begin je met de douanelijst. Een voorbeeld hiervan kun je vinden op de BSCW → Manual Hulp → Map : productiepakketten (bijlage 10.). Deze kun je ook gebruiken voor het aanmaken van een nieuwe lijst. 5 . Stofrollen met daarop bijbehorende stoflijst, order en INDIVIDUALS sticker. De rollen die je meegeeft voor de productie behoren goed stevig verpakt te zijn en de volgende informatie te bevatten. • Stoflijst; stofnaam, samenstelling, gewicht en meters. • Order; hierop staat aangegeven welke modellen er uit deze rol geproduceerd moeten worden. • Een sticker met INDIVIDUALS; zodat er geen vergissingen gemaakt worden. 6 . Mail met patronen en intekeningen (.MDL en .PLX – bestanden) met als onderwerp het patroon nummer. Nadat je alles hebt weggebracht naar het productiebedrijf is het van belang dat de patronen worden verstuurd via de e-mail. Elke patroon is opgeslagen op het patroonnummer met daarachter een letter en een aantal cijfers. Uitleg: 60421 = het patroon nummer B = bovenstof; de hoofdstof van het ontwerp C = contraststof V = voering P = plak/versteviging 1234 = de cijfers achter de letter van het patroon nummer staan voor een maatserie. 1 staat voor S oplopend tot 5 voor XXL. .mdl = het Modaris bestand .plx = het Diamino bestand Er bestaat dus voor alle onderdelen in een ontwerp een aparte intekening. De mail die je stuurt naar het productiebedrijf is kort en bondig. e-mail :
[email protected] onderwerp : “het patroon nummer”
bijlage : het .mdl bestand en alle bijbehorende .plx bestanden. bericht : naam ontwerp, stoffen en patroon nummer. Welke documenten houdt jij dubbel in de interne productie map? • kopieën beplakte productiesheets • kopie order • kopie douanelijst fournituur • kopie douanelijst stof • kopie stoflijsten
1.15 Communicatieve waarde Expert Taak BSCW
: Mikki Engelsbel : IEDEREEN : Manual Hulp > Map : Productiepakketten (bijlage 9.)
Het is nu duidelijk geworden dat er verschillende manieren zijn van communicatie binnen INDIVIDUALS en met bedrijven daarbuiten. Deze zijn: 1. Plot 2. Technische tekening 3. Proto/Sample sheet 4. Productiesheet 5. Douanelijst Het is belangrijk dat er vaste manier van communicatie ontstaat met de bedrijven waarmee wordt samengewerkt. Doordat er vaak geen kans is om alles uitgebreid uit te leggen aan de producent, vanwege taalbarrière en afstand, is het goed om op een universele manier in de fashion te communiceren. De bovenstaande onderdelen zijn hier voorbeelden van. Men kan beter meer informatie geven dan van belang is dan te weinig om fouten te voorkomen. Het zijn namelijk altijd andere mensen die met jou product en idee verder moeten werken. Het mag van dan allemaal wel in jou hoofd zitten, maar dat moet overgebracht worden bij iedereen. Kort de communicatieve waarde van ieder onderdeel: 1. Plot Dit is een digitale versie van een patroon dat is ingelegd en daarna door een plotter is geprint. Hierop staat het patroon nummer, het materiaal en de patronen. In de patronen staan o.a knipjes, succons, knopen en naadtoeslagen aangegeven. De plot communiceert naar de stikker hoe een ontwerp in elkaar gezet moet worden. 2. Technische tekening Dit is een digitale tekening van het ontwerp waarop alle informatie wordt aangegeven die op het patroon niet gelijk te lezen zijn. Het is een tekening van de van de voor- en achterkant van een model met daarbij aangegeven wat voor naden, aantal knopen, breedte van biezen, contraststoffen en meer. De tekening communiceert wederom met de stikker hoe het model moet worden afgewerkt en in elkaar worden gezet. 3. Proto/Sample sheet Hierop staat aangegeven hoe het model eruit zit en alle informatie op het gebied van materiaal, stof, fournituren, finishings, verstevigingen en garen. Dit gaat allemaal per model en patroon. Er kunnen op dit formulier ook aanpassingen worden aangegeven of opmerkingen omtrent het maken van een model. Dit onderdeel communiceert vooral met de maker van het sample. 4. Productie sheet Hierop staat in principe hetzelfde aangegeven als het sample sheet met daarbij de volgende extra informatie: carelabel, stofcompositie, stoffen en opmerkingen met aanpassingen aan de hand van het laatste sample. Dit communiceert allemaal met het bedrijf dat een collectie in productie neemt.
21
Alles was je hierop aangeeft zal op de juiste manier moeten worden uitgevoerd, het is het enige wat behoord te zorgen voor een foutloze productie. Mocht er dus iets fout terug komen uit de productie dan heb je altijd het bewijs van een productie sheet om een producent mee te confronteren. 5. Douanelijst Hierin staat alle informatie over de spullen die je levert aan een productiebedrijf. Dit zijn de stoffen, orders en fournituren. De producent heeft zo alle informatie die nodig bij het transporteren van alle goederen naar het buitenland. Ook is het zo duidelijk wat jij hebt geleverd en wat er wordt gevraagd van de producent. Tevens is dit ook een bewijs van levering. Zorg ervoor dat alle documentatie die aangeleverd wordt bij een bedrijf duidelijk en volledig is en behoud voor eigen belang en gebruik een kopie van alle documentatie.
2. ORGANISEREN & UITVOEREN focus week 9 t/m 16 De tweede periode van de minor is gefocust of het organiseren en uivoeren van de beiden collecties. Tijdens deze periode ben je intensief bezig met beiden collecties en overlappen veel taken en informatie elkaar. Het is een heftige, bewuste en zware periode. Communicatie, planning en duidelijkheid zijn belangrijke onderdelen tijdens deze focus weken. Collectie A : Uitvoeren Logistiek
2.1 Overzicht productie status van ontwerpen Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel : Nieuwe collectie, ontwikkeling : Manual Hulp > Map: Sampling : week 14
Aan het einde van de eerste focusperiode is er een check geweest voor de afdeling design. Er is eerst bekeken welke ontwerpen voldoende zijn om een collectie te vormen. De tweede stap was gezamenlijk met het management collectie plan een collectie te vormen met het juiste aantal tops, bottoms etc. Nu er een duidelijk overzicht is van wat er in de collectie zit, moeten de volgende stappen genomen worden: • het vastleggen van de materiaal keuze • het vastleggen van de fournituren en finishings • het vastleggen van design per stofgroep • doorpassen en perfectioneren van patronen • maken van prototypes • opzetten van technische tekeningen en stylesheets (bijlage 11.) Dit zijn voornamelijk taken voor de designers, maar die moeten worden aangestuurd vanuit het management team. Er zijn dus heel wat stappen die genomen moeten worden voordat er met de sampling gestart kan worden. Bij de voorbereiding voor sampling worden in principe dezelfde stappen genomen als bij het maken van de productie pakketten met wat kleine aanpassingen. Hier nog even een snelle herhaling: • Het plotmodel; het prototype met de geplotte patronen. • Stylesheet per model; beplakt met staaltjes en volledig ingevuld • Afsluitbaar zakje met fournituren per model • Zak met benodigde stof + sticker met modelnaam en INDIVIDUALS: het aantal meters stof dat je nodig hebt zie je op de intekening in Diamino • Infomap met beplakte stylesheets, order, fournituurlijst en stoflijst (bijlage 12.) • Mail met patronen en intekeningen (.mdl en .plx – bestanden), met als onderwerp het patroonnummer Documenten die je dubbel houdt voor interne sampling map: • Beplakte stylesheets • Order • Fournituurlijst • Stoflijst
23
Zorg ervoor dat er een duidelijk overzicht wordt gemaakt, zodat iedereen weet wat de status is van ieder ontwerp. Een voorbeeld van een zeer uitgebreid overzicht kun je vinden op de BSCW → Manual Hulp > Map : Sampling > Overzicht Sampling (bijlage 13.) Je ziet in dit overzicht duidelijk alle stappen die gemaakt worden om de sampling tot een goed einde te brengen. Hieronder staan ze op een rij: • Papieren patroon • Gedigiteerde patroon • Perfectioneerde patroon • Check • Plotten • Technische tekening • Prototype designer • Prototype pakket • Prototype bij Alliance • Prototype terug in huis • Doorpas + check • Aanpassing patroon • Aanpassing technische tekening • Sample pakket • Sample bij Alliance • Sample terug in huis
2.2 Kwaliteitscontrole stoffen Expert Taak Deadline
: Chris Koeleman & Koos van Nes : Nieuwe collectie, ontwikkeling : week 10
Als er een keuze is gemaakt in de stoffen is het van belang om te weten wat de kwaliteit van deze stoffen is. Om problemen te voorkomen is het raadzaam de kwaliteit voor het bestellen te testen. Het volgende moet getest worden: • Krimp • Pilling • Kleurvastheid • Draaiing van stof • Wasmethodes Mocht een van de stoffen van een slechte kwaliteit zijn, dan moet er een nieuwe stof uitgekozen worden in samenwerking met de designers. Mocht een stof alleen een krimp bevatten dan kan hier rekening mee gehouden worden in de productie.
2.3 Bestelling materialen Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel : Nieuwe collectie, ontwikkeling : Manual Hulp > Voorbeeld Order (bijlage 2.) : week 10/12
De nieuwe collectie krijgt een steeds vorm. Materialen worden gekozen en fournituren vastgelegd. Je kunt dus beginnen met de definitieve bestelling van materialen. Hou er rekening mee dat het 6 weken duurt voordat een bestelling binnen is. Begin dus op tijd met het verzenden van je orders en
vergeet niet de confirmatieons bij te houden op het leveringsschema. Stoffen: Voor de sampling kun je bereken aan de hand van de stofverbruik berekening hoeveel meter je nodig hebt. Overleg wel met de financiële afdeling hoeveel meter er nodig is, vaak is het verstandiger om een grotere bestelling te plaatsen om zo grotere kosten in de toekomst te voorkomen. (zie ook hoofdstuk 1.11 Stofinkoop) Fournituren: Voor de sample pakketten is een overzicht nodig van de fournituren die gebruikt worden in de collectie. Zorg ervoor dat je eerst een complete lijst hebt met alle benodigde fournituren, van knopen tot biesband, voordat je de fournituren gaat inkopen in Weesp of bestellen bij een bedrijf. Tip : Maak duidelijk naar de ontwerpers dat als er eenmaal een keuze is gemaakt in fournituren, kleuren en voering, er nog maar weinig plaats is voor veranderingen. Jij bent verantwoordelijk voor de inkoop van de spullen en kunt hier niet te lang mee wachten. Vraag dus altijd om duidelijkheid.
2.4 Update kostprijs Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel : Financieel : Manual Hulp > Voorbeeld Kostprijs Plan (bijlage 3.) : week 16
Er komt nu een periode aan met definitieve beslissingen en meer duidelijkheid. Dit betekent dat je het kostprijs plan veel vollediger kunt invullen. Denk daarbij aan de volgende punten. Update kostprijsplan met : • Stofverbruik; gebruik hiervoor de stofverbruik berekening, maar ga hierbij dan uit van het maatje 38 dat wordt gebruikt voor sampling. • Kosten stof per meter • Kosten fournituren • Kosten finishings • Kosten voering, plak en contraststoffen • Kosten sampling uren • Productie maakprijs
2.5 Boekhouding Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel : Financieel : Manual Hulp > Voorbeeld Budget Control (bijlage 4.) : week 16
Het is van belang dat je tijdens deze periode alles goed bijhoud. Er lopen nu namelijk twee intensieve periodes door elkaar met beide hun eigen budget. Hou in ieder geval rekening met de volgende punten. Nieuwe collectie boekhouding: • Nieuwe stoffen bestellen; hier hoort ook bij dat er berekend moet worden of we de stoffen wel kunnen betalen en dus binnen het budget passen. • Kosten maken van swatches • Kosten voor finishings
25
• • •
Kosten van de sampling (sampling budget) Kosten van de nieuwe fournituren Kosten die gemaakt worden door designers en managers; zoals bijvoorbeeld gereden kilometers
Collectie in productie boekhouding: • Kosten gekochte stoffen die binnen zijn gekomen • Afhandeling betaling van bestellingen • Kosten productie (productie budget) • Kosten finishings • Kosten bestelde en gekochte fournituren • Kosten verzendingen via DHL/post
Collectie B : Productie
2.6 Productie pakketten Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel : Bestaande collectie, productie : Manual Hulp > Map : Productiepakketten (bijlage 9.) : week 12
Er is al een start gemaakt met de pakketten in de eerste focusweek. Er gaat veel tijd in zitten wat teveel is voor een persoon om af te handelen. De anderen hebben het in deze periode een stuk rustiger omdat er eerst veel afgehandeld moet worden door de design afdeling. Vraag dus om hulp bij het afronden van deze pakketten. Hoe eerder deze de deur uit zijn hoe beter. Denk nog even terug aan de volgende punten. Het pakket bestaat uit de volgende onderdelen: • Het sample model dat volledig is goedgekeurd en op de juiste manier is gestikt. • Beplakte productiesheet per model • Afsluitbaar zakje met fournituren per model • Infomap met beplakte productiesheets, order, douanelijst fournituur, douanelijst stof en stoflijsten. • Stofrollen met daarop bijbehorende stoflijst, order en INDIVIDUALS sticker. • Mail met patronen en intekeningen (.MDL en .PLX – bestanden) met als onderwerp het patroon nummer. Tip : Let erop of er nog nieuwe bestellingen binnen komen die toegevoegd moeten worden aan de pakketten. Ook is er vaak stof over en fournituren, bespreek voordat een pakket de deur uit gaat of er nog een mogelijkheid is tot het produceren van meerdere stuks.
2.7 Update kostprijs Expert Taak BSCW Deadline
: Maarten Kroese : Financieel : Financials > “Collectie die nu in productie is” : week 16
De vorige generatie heeft een kostprijs berekening gemaakt die je op de BSCW kunt vinden onder de Financials. Deze berekening kan nu een update gebruiken om de volgende redenen: • Onverwachte kosten • Extra uitgaven bij bestellingen • Verandering productieprijs • Verandering prijs per meter • Verandering aantallen voor productie • Nieuwe bestellingen van klanten Zorg ervoor dat dit bestand wordt bijgewerkt en wordt gepresenteerd aan het hoofd van de financiële afdeling.
27
3. PRESENTEREN & EVALUEREN focus week 16 t/m 24-26 In deze laatste periode ligt de focus op het presenteren en evalueren van de afgelopen weken van de minor. De samples van de nieuwe collectie zijn binnen en men kan zich gaan voorbereiden op de modefabriek en fashion week. De productie van de vorige collectie wordt afgerond en controle en aflevering kan in gang worden gezet. Dit is een leuke periode waarin je kunt zien wat de resultaten van je harde arbeid zijn. Daarbij is het wel belangrijk dat de focus op het resultaat niet verdwijnt. Als laatste is het belangrijk dat er geëvalueerd wordt en een voorbereiding wordt gemaakt voor de overdracht aan de volgende generatie.
Collectie A : Sample productie
3.1 Overzicht houden productie status van samples Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel : Nieuwe collectie, ontwikkeling : Manual Hulp > Map: Sampling : week 22
Aan het begin van deze periode zullen de samples binnen komen volgens de planning die je hebt gemaakt. Het overzicht sampling dat je hebt gevonden op de BSCW > Manual Hulp > Overzicht Sampling is nu bijna volledig ingevuld en afgerond. Bij de terugkomst van de samples let dan op de volgende punten: • kwaliteit • stof • afwerkingen • fournituren Misschien is het nodig om acties te ondernemen nadat de samples zijn terug gekomen zoals bijvoorbeeld een print toevoegen, een wassing of handwerk. De deadline voor de samples is de datum van de photoshoot die door de branders wordt georganiseerd. Op deze dag wordt de gehele collectie gefotografeerd om vast te leggen voor het collectieboek en de prijskaartjes. Deze moeten namelijk klaar zijn voor de lancering op de modefabriek aan het eind van de minor.
3.2 Archiveren, voorbereiden overdracht Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel : Iedereen : Manual Hulp : week 24 - 26
Archiveren binnen INDIVIDUALS wordt duidelijk en volgens een vast systeem gedaan. Tot nu toe heb je alle gegevens opgeslagen op de BSCW, voor het einde van de minor moet je ervoor zorgen dat alle bestanden op de juiste plek en onder de juiste naam zijn opgeslagen. Zo kan de volgende generatie na de overdracht de informatie op de juiste plek vinden. Als alles netjes is gearchiveerd is het belangrijk dat je ook alle informatie voor de overdracht verzameld. De informatie die je overdraagt aan de volgende generatie moet duidelijk en compleet zijn. De volgende groep studenten is namelijk niet op de hoogte van de situatie en informatie. Zorg ervoor
dat je volledig bent en alles duidelijk omschrijft. Dubbel onderzoek doen of zoektochten zijn een tijdverspilling. denk aan het de volgende onderdelen bij de overdracht: • stofverbruik berekening • productiesheets • kostprijs berekening • productieplan • orders • bestellingen • facturen • productie checklist Zorg ervoor dat je de overdracht ook nog bereikbaar bent voor de nieuwe managers. Wissel bij de overdracht nummers uit en spreek af dat er contact kan zijn via sms of telefonisch. Tijdens de overdracht kan het zijn dat niet alle informatie is overgekomen en hulp later nog nodig is. Dit zal veel tijd besparen voor de nieuwe generatie.
3.3 Rond kostprijs af Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel : Financieel : Manual Hulp > Voorbeeld Kostprijs Plan (bijlage 3.) : week 24
Verzamel alle kosten en gegevens die je nodig hebt om het plan dat je in het begin hebt opgezet voor de kostprijs af te kunnen ronden. Er komt nu minor geen nieuwe informatie meer naar boven. Voor de volgende generatie is het belangrijk dat er een zo compleet mogelijk beeld ontstaat van de kostprijs. Zij moeten dit weer aanvullen met nieuwe informatie en ontdekkingen.
29
Collectie B : Presentatie
3.4 Kwaliteitscontrole & rapport collectie Expert Taak BSCW Deadline
: Mikki Engelsbel : Bestaande collectie, productie : Manual Hulp > Kwaliteitscontrolelijst (bijlage 14.) : week 24/26
Als de productie bij de producent terug komt, kan begonnen worden met de controle van de productie. Begin hier zo vroeg mogelijk mee om de volgende redenen: • het neemt veel tijd in beslag • fouten die nog gevonden worden, kunnen nog worden opgelost • een vroege start aan het rapport is van belang i.v.m betalingen die vanwege slechte productie minder kunnen worden. Voor de controle van de productie gebruik je drie dingen: 1. Een checklist 2. De kopieën van de infomap productie 3. Het sample De checklist kun je vinden op de BSCW > Manual Hulp > Format Kwaliteitscontrolelijst (bijlage 14.). Deze lijst vul je per ontwerp, stofgroep en kleur in. Zo houd je elke maatserie per kleur en stofgroep goed bij. Op deze checklist komen verschillende punten voor die allen voor zich spreken. Om te kunnen zien of de productie wel op de juiste manier is verlopen kun je kijken naar het sample en de kopieën van het productiesheet dat bij de productie is ingeleverd. Hierop staat aangegeven welke kant van de stof gebruikt moet worden, welke fournituren er behoren te zijn en nog meer. Ga de lijst dus puntsgewijs af en kijk bij twijfel goed naar het sample, de technische tekening en het productiesheet. Als je klaar bent met het checken van de productie kun je een overzicht maken van wat er allemaal goed en fout is gegaan tijdens de productie. Dit presenteer je vervolgens aan de producent voordat je de gehele collectie meeneemt. Neem je namelijk iets mee, dan is de producent niet meer verantwoordelijk. Tip : Controleer eerst de producten die nog nabewerkingen nodig hebben die binnen- of buitenshuis gedaan moeten worden. Dit zijn bijvoorbeeld: het toevoegen van een print, een wassing of handwerk.
Rapport collectie Als de controle van de collectie is afgerond kun je beginnen met maken van een rapport over de collectie. Hierin staat alle informatie omtrent de productie van de collectie. Alle fouten die je hebt gevonden, slechte kwaliteits onderdelen en modellen die goed zijn afgerond. Het moet duidelijk zijn voor INDIVIDUALS wat er precies is gebeurd in het productie proces. Het kan voorkomen dat een collectie niet goed is geproduceerd en dan moet er documentatie hiervan zijn. Noteer bij de controle van de productie dus precies wat je ziet. Dit is belangrijk om te doen voordat de producent wordt betaald, eerst moet nagekeken worden deze zich aan de afspraak heeft gehouden.
3.5 Prijzen en labelen Expert Taak Deadline
: Afdeling Branding : Bestaande collectie, productie & Branding : week 22
De afdeling branding heeft een photoshoot gedaan en van daaruit de labels/prijskaartjes voor de collectie gemaakt. Deze prijskaartjes zijn vormgegeven als een polaroid. Er moet nog een sticker op de prijskaart komen met daarop de maat en de prijs van het ontwerp. De branding afdeling is hier ook verantwoordelijk voor. Controleer of de prijzen in het collectieboek goed zijn voordat het labelen wordt afgerond. Zo kan de afdeling branding geen fouten maken tijdens het stickeren van de labels. Als dit is afgerond is het jouw taak om ervoor te zorgen dat de gehele collectie geprijsd en gelabeld de deur uit gaat naar de klanten en de winkel. Het label wordt altijd door het INDIVIDUALS label heen gespeld met een koordje en veiligheidsspeld. Dit is een tijdrovende klus en kan het beste gecombineerd worden tijdens de productie controle. Is een ontwerp gecontroleerd en goed gekeurd, hang er dan meteen een prijskaartje aan. Zo is het duidelijk wat wel en niet gecontroleerd en goed gekeurd is.
3.6 Update kostprijs van productie Expert Taak BSCW Deadline
: Maarten Kroese : Financieel : Financials > “Collectie die nu in productie is” : week 24
De productie is afgerond en alle kosten zijn nu definitief. De kostprijs berekening van de collectie kan nu worden afgerond. Gebruik daarvoor het bestand wat je in de vorige focus periode ook al hebt aangevuld. Presenteer dit rapport tijdens de eindpresentatie en geef het door bij de overdacht aan nieuwe generatie.
3.7 Verzend orders naar klanten en handel rekeningen af Expert Taak Deadline
: Maarten Kroese : Bestaande collectie, productie : week 24
Bij de bestelling van de klanten aan het begin van de minor is aangegeven wat de leveringsdatum van de collectie is. Zorg ervoor dat deze datum van levering dan ook wordt nagestreefd. Wat zijn de stappen die je ervoor moet ondernemen: 1. Controle bestelling; controleer de kwaliteit van de modellen die naar de klant toegaan, zorg ervoor dat deze de beste items heeft. 2. Inpakken; pak de collectie netjes per model in plastic kledingzakken in. Dit zorgt voor een nette presentatie tijdens de aflevering. Beslis met branding de beste manier van presentatie. 3. Pakbon; hierin staan alle items die geleverd worden. Het is een kopie van de order die aan het begin van de minor is geschreven.
31
4. 5. 6.
Transport; bestel een busje of zorg voor ander vervoer naar de klant toe. Bij transport naar het buitenland neem je contact op met DHL of UPS. Bewijs van aflevering; bij levering van de producten moet gecontroleerd worden of daad werkelijk alles is geleverd, daarna wordt er een handtekening op de overeenkomst gep laatst. Betaling; ga samen met het financiële hoofd na of rekeningen zijn betaald of aflossingen zijn gedaan. Zo niet noteer die dan, zodat de volgende generatie verder kan met deze afhandelingen.
Adressen Agentschappen Archiveren Bscw Bedrijfstelefoon Bestellen Bronmans BV Boekhouding Budget control Bestelbon Bevestiging klant Btw-nummer Bovenstof Collectieplan Collectie A Collectie B Collectioneren Contant Contraststof Collectie bestelling Checklist DTH-leder Declareren Diamino Douanelijst Escoda Fashion e-mail Fournituren Finishings Factuur Factuuradres Geldstromen Graderen Inkoop Inleg Infomap Intekening Knopen Kostprijs Kostprijsplan Knitwear Kwaliteitcontrole Leveringsschema Labelen Modaris MDL. Overdracht Op rekening Order Ordernummer Overdracht Overzicht sample
INDEX
pag. 7 pag. 10, 17 pag. 29 pag. 4 pag. 7 pag. 10, 18, 25 pag. 14 pag. 14, 27 pag. 13, 27 pag. 16 pag. 17 pag. 20 pag. 23 pag. 8 pag. 4, 24, 29 pag. 15, 27, 30 pag. 8 pag. 14 pag. 23 pag. 16 pag. 31 pag. 12 pag. 14 pag. 21 pag. 22 pag. 16 pag. 23 pag. 10 pag. 15 pag. 17 pag. 21 pag. 14 pag. 20 pag. 15 pag. 20 pag. 22, 24 pag. 23 pag. 11 pag. 12, 26, 28, 30, 32 pag. 12, 26 pag. 11, 15 pag. 29, 25, 32 pag. 22 pag. 32 pag. 21 pag. 23 pag. 4 pag. 14 pag. 19, 20 pag. 20 pag. 29 pag. 25
Pakbon pag. 17 Plak pag. 23 PLX. pag. 23 Premier Vision pag. 10 Prijzen pag. 32 Productieplanning pag. 15 Productiepakketten pag. 21, 28 Productierapport pag. 31 Productiesheet pag. 22, 30 Prototype proces pag. 9 Prototype pag. 9 Ritsen pag. 11 Sample pag. 10 Sample sheet pag. 24 Sampling pag. 24 Showpiece pag. 15 Sourcing pag. 9 Stoffenbeeld pag. 10 Stofinkoop pag. 18, 19 Stoflijst pag. 23 Stofverbruik pag. 19, 21 Strategie pag. 9 Stylesheet pag. 24 Supplier pag. 20 Surcharge pag. 19 Taakverdeling pag. 8 Textiel Museum pag. 11 Technische tek. pag. 24 Voering pag. 12, 22
BIJLAGEN Bijlage 1 : Collectie Plan Opzet
Bijlage 2 : Voorbeeld Order
Bijlage 3 : Voorbeeld kostprijs plan
Bijlage 4 : Voorbeeld Budget control
Bijlage 5 : Opzet bestelbon
Bijlage 6 : Voorbeeld bevestiging order
Bijlage 7 : Voorbeeld stofverbruik
Bijlage 8 : Leveringsschema
Bijlage 9 - 10 : Productiepakketten
Bijlage 11 : Sample Sheets
Bijlage 12 : Protoype order
Bijlage 13 : Overzicht Sampling
Bijlage 14 : Kwaliteitscontrolelijst
