Inc. Petunjuk Pemakaian STAF Inc. Hak cipta dilindungi undang-undang

!

Petunjuk Pemakaian STAF-2000

@ -t

S

f o

Soft-@! Inc. www.solusipintar.com [email protected]

Hak cipta dilindungi undang-undang

n I

. c

Kata Pengantar

. c

Mengelola personalia dalam institusi pendidikan merupakan suatu tantangan tersendiri. Urusan yang terkait dengan siklus personalia seperti rekruitmen, pencatatan kehadiran, penggajian, penilaian kerja, penghargaan/sanksi serta perubahan status (mutasi) staf/guru seringkali tidak mudah untuk dikerjakan secara manual. Dalam kondisi tersebut, sekolah memerlukan bantuan sistem yang dapat mengelola dengan baik data-data terkait.

n I

Dengan STAF-2000, pihak sekolah dapat mengelola siklus personalia mulai dari rekruitmen, pencatatan kehadiran, penggajian, penilaian kerja, penghargaan/sanksi serta perubahan status (mutasi) staf/guru. Karenanya administrasi personalia menjadi lebih mudah dan praktis.

!

Kami berharap perangkat lunak ini dapat memberikan sumbangan nyata bagi sekolah di Indonesia dalam menjalankan administrasinya sehari-hari.

@ -t

Bandung, Agustus 2005

Soft-@! Inc. Developer

f o

S

Soft-@! Inc.STAF-2000

2

Daftar Isi

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 2.

PENDAHULUAN

6

APAKAH STAF-2000 ? DESKRIPSI FUNGSIONAL STAF-2000 PERSYARATAN HARDWARE DAN SOFTWARE PEMAKAI STAF-2000 MEMANFAATKAN STAF-2000

2.1 INSTALASI STAF-2000 2.1.1 SETUP INTERBASE VERSI 6.0 2.1.2 INSTALASI APLIKASI 2.1.3 SETUP ODBC MANUAL 2.1.4 MENYESUAIKAN DIREKTORI AKTIF 2.1.5 PESAN ERROR SETELAH INSTALASI 2.2 MENJALANKAN STAF-2000 2.3 MENU PADA STAF-2000

@ -t

!

f o

n I

. c 6 6 7 8 9

9 9 9 10 11 12 12 13

3.

PENGISIAN DATA INDUK

16

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

PENGISIAN DATA RUJUKAN PENGISIAN DATA BIDANG PENGISIAN DATA AGAMA PENGISIAN DATA HARI PENGISIAN DATA GURU PENGISIAN DATA STAF

18 19 19 20 21 24

4.

S

PENGISIAN DATA TRANSAKSI

27

4.1 PENGISIAN DATA REKRUITMEN 4.1.1 PENENTUAN KRITERIA 4.1.2 PENENTUAN DATA CALON 4.1.3 PENGISIAN HASIL EVALUASI 4.1.4 PENENTUAN SELEKSI 4.1.5 SELEKSI MANUAL

27 27 28 29 29 31

4.2 PENGISIAN DATA KEHADIRAN 4.2.1 MENYIAPKAN MESIN FINGERPRINT 4.2.2 REGISTRASI SIDIK JARI 4.2.3 PENCATATAN KEHADIRAN 4.2.4 MENGESET JAM KERJA STAF/GURU 4.2.5 MELIHAT IDENTIFIKASI SIDIK JARI

32 32 33 34 34 35


3

4.2.6

MELIHAT HASIL PENCATATAN KEHADIRAN

36

4.3 PENGISIAN DATA PENGGAJIAN 4.3.1 MENGESET KOMPONEN GAJI 4.3.2 MENGESET GAJI PER STAF 4.3.3 PROSES GAJI 4.3.4 PEMBAYARAN GAJI

37 37 37 39 39

4.4 PENGISIAN DATA PENILAIAN KERJA 4.4.1 MENGESET KRITERIA PENILAIAN 4.4.2 MENGISI PENILAIAN 4.5 PENGISIAN DATA PENGHARGAAN/SANKSI 4.5.1 MENGESET JENIS PENGHARGAAN/SANKSI 4.5.2 MENGISI DATA PENGHARGAAN /SANKSI 4.6 PENGISIAN DATA MUTASI 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 7. 7.1 7.2 7.3

!

PENCETAKAN LAPORAN

@ -t

PENCETAKAN LAPORAN DATA RUJUKAN PENCETAKAN LAPORAN REKRUITMEN PENCETAKAN LAPORAN KEHADIRAN PENCETAKAN LAPORAN PENGGAJIAN PENCETAKAN LAPORAN PENILAIAN PENCETAKAN LAPORAN PENGHARGAAN PENCETAKAN LAPORAN MUTASI

f o

S

UTILITAS

UTILITAS RESET FILE MASTER UTILITAS RESET FILE TRANSAKSI UTILITAS BACKUP DATA UTILITAS RESTORE DATA UTILITAS SETUP PRINTER UTILITAS SETUP PEMAKAI KEAMANAN DEFINISI PEMAKAI DEFINISI KELOMPOK DEFINISI PASSWORD


n I

. c 40 40 41 41 41 42 43 44 45 45 46 47 48 48 49 50 50 50 51 51 52 52 54 54 54 54

4

8. 8.1 8.2 9.

TIPS

55

. c

PEMAKAIAN FOTO MENGATUR UKURAN CETAKAN

55 55

KONTAK SELANJUTNYA

!

@ -t

n I

56

f o

S


5

1. Pendahuluan 1.1 Apakah STAF-2000 ?

. c

STAF-2000 merupakan merupakan perangkat lunak administrasi personalia yang umum ditemui di berbagai lembaga, termasuk lembaga pendidikan. Dengan perangkat lunak STAF-2000, pihak sekolah dapat menangani dengan lebih baik data-data yang terkait staf/guru, rekruitmen staf, catatan kehadiran, penggajian, penilaian staf, penghargaan/sanksi dan mutasi staf.

n I

Dengan fasilitas multi-penggunanya, STAF-2000 memberikan kemungkinan untuk melibatkan sejumlah pemakai yang berbeda seperti staf untuk tiap proses dalam personalia dan pimpinan untuk memanfaatkan secara langsung sesuai kebutuhannya.

!

1.2 Deskripsi Fungsional STAF-2000

STAF-2000 dirancang untuk memenuhi kebutuhan administrasi personalia yang secara umum terdapat di lembaga, termasuk lembaga pendidikan. Fungsionalitas yang dimiliki oleh STAF2000 adalah sebagai berikut :

@ -t

·

Penanganan data rujukan yang meliputi data bidang keahlian, hari kerja, agama. Termasuk di dalamnya adalah biodata staf/guru berikut riwayat-riwayatnya (jabatan, pendidikan formal, pendidikan nonformal, penghargaan). Masing-masing data rujukan dapat diisi sesuai kebutuhan lembaga yang bersangkutan.

·

Penanganan data rekruitmen staf. Termasuk dalam hal ini adalah setting komponen evaluasi, pemasukan nilai evaluasi, penentuan seleksi/rekruitmen dan laporan terkait dengan administrasi ini.

·

Penanganan data kehadiran staf. Data kehadiran dicatat dengan menggunakan mesin absensi fingerprint. Termasuk dalam hal ini adalah registrasi IDScan, penentuan jam kerja staf, pencatatan kehadiran dan pelaporan kehadiran terkait.

·

Penanganan penggajian staf. Termasuk di dalamnya penentuan komponen gaji, set gaji per staf, proses gajian, pembayaran gaji dan pelaporan gaji.

·

Penanganan penilaian kerja staf. Penilaian kerja meliputi set kriteria penilaian, pemasukan nilai serta pelaporan terkait.

·

Penanganan penghargaan/sanksi. Bagi staf yang mendapatkan penghargaan atau sanksi, akan dicatat melalui layanan ini. Sejumlah laporan telah disiapkan sesuai kebutuhan.

·

Penanganan mutasi staf. Untuk transaksi mutasi staf baik jabatan/golongan/pensiun, dicatat dengan baik melalui layanan ini.

f o

S

Di samping fungsi-fungsi di atas, STAF-2000 dilengkapi juga dengan fasilitas tambahan sebagai berikut : ·

Antar muka grafis dengan standar Windows, menu pull down dan dapat memanfaatkan fasilitas input (keyboard dan mouse) dan output (printer) sesuai standar Windows.

·

Fasilitas keamanan terhadap akses data dan aplikasi hanya untuk pemakai yang berhak dan terdaftar pada aplikasi. Setiap pemakai memiliki password sendiri.


6

·

Fasilitas menu yang disesuaikan dengan kategori pemakai. Setiap kategori atau kelompok pemakai memiliki menu yang berbeda.

·

Mendukung multi user pada pemakaian secara bersamaan pada lingkungan jaringan komputer.

·

Biodata staf/guru dilengkapi dengan foto.

·

Pencetakan berbagai laporan dengan berbagai format dan kriteria pemilihan. Laporanlaporan ini terkait dengan data rujukan dan tiap layanan yang ada.

·

Fasilitas grafik untuk sejumlah data penting yang sangat bermanfaat bagi pimpinan.

. c

n I

Dengan berbagai fasilitas tersebut, STAF-2000 memberikan kemudahan bagi pengelola administrasi personalia sekolah dalam menjalankan kegiatan administrasi personalia.

!

1.3 Persyaratan Hardware dan Software

@ -t

STAF-2000 dapat dijalankan pada komputer yang memenuhi persyaratan perangkat keras (hardware) minimal sebagai berikut : · · · · ·

PC IBM Compatible dengan prosesor kelas Pentium 100 Memori RAM sebesar 16 MB Hard disk dengan ruang kosong 40 MB Layar monitor SVGA Keyboard dan mouse

f o

Sedangkan perangkat lunaknya adalah sebagai berikut : · · ·

S

Windows 95 atau setelahnya sebagai sistem operasi Microsoft ODBC untuk interface ke database Interbase Versi 6 sebagai back end database

Untuk pemakaian di jaringan, maka diperlukan sebuah server dengan spesifikasi minimal sbb. : · · · · ·

PC IBM Compatible dengan prosesor kelas Pentium 233 Memori RAM sebesar 64 MB Hard disk dengan kapasitas yang cukup besar Layar monitor SVGA Keyboard dan mouse

Sejumlah setting ODBC dan inisialisasi diperlukan agar aplikasi ini dapat dijalankan di lingkungan jaringan. Hubungi distributor atau vendor aplikasi ini untuk pemakaian di jaringan.


7

1.4 Pemakai STAF-2000 Pemakai STAF-2000 dapat terdiri dari kelompok sebagai berikut : · · ·

. c

Staf Administrasi per bagian (Kategori Operator) Pimpinan Sekolah (Kategori Pimpinan) Pengelola Pusat Data Komputer (Kategori Administrator)

Pemakai lainnya dapat ditambahkan sesuai kebijakan pimpinan dengan cara memasukkan nama pemakai baru untuk kelompok yang telah didefinisikan (Operator Bagian, Pimpinan dan Administrator). Setiap pemakai harus didaftarkan dengan nama yang unik dan password untuk dapat mengakses aplikasi STAF-2000.

!

@ -t

n I

f o

S


8

2. Memanfaatkan STAF-2000 2.1 Instalasi STAF-2000 Dilakukan secara bertahap sebagai berikut :

. c

2.1.1 Setup Interbase Versi 6.0 §

Jalankan file install pada aplikasi Interbase dari CD atau tempat dimana aplikasi ini berada. Ikuti petunjuk instalasi yang diberikan oleh Interbase. Gunakan noseri yang diberikan.

§

Setelah instalasi selesai, Interbase otomatis akan diaktifkan pada komputer Anda.

!

@ -t

n I

f o

S

Instalasi Interbase 6

2.1.2 Instalasi Aplikasi §

Jalankan file Setup.exe Academic-2000 dari CD yang diberikan. Biarkan lokasi direktori sesuai dengan default.Ikuti petunjuk instalasi sampai selesai.

§

Hasil instalasi akan diletakkan di direktori C:\Program Files\Soft-Inc\Academic-2000\Staf2000. Disamping direktori tersebut, terdapat juga subdirektori Gambar berisi template gambar dan Ekspor berisi file teks hasil ekspor.

§

Booting ulang


9

!

Instalasi Aplikasi

@ -t

. c

n I

Instalasi aplikasi sekaligus juga memasang definisi path ke direktori C:\Program Files\SoftInc\Academic-2000\Shared (pada autoexec.bat di Win 95/98 atau pada environment variable pada Win XP). Di samping itu juga sekaligus mengeset ODBC bernama Academic pada lokasi file C:\Program Files\Soft-Inc\Academic-2000\Data\Academic.dat.

f o

2.1.3 Setup ODBC Manual

Jika diperlukan (untuk memeriksa atau membuat ulang), lakukan setup ODBC. File Interbase ODBC telah terpasang setelah Anda melakukan instalasi Interbase. Dengan file tersebut, selanjutnya kita definisikan koneksi ODBCnya. 1. 2. 3. 4.

S

Bukalah Control Panel Klik pilihan Administrative lalu pilih ODBC 32 bit. Pilih page User DSN pada layar tersebut. Klik tombol Add sehingga muncul layar baru. Pilih driver Intersolve Interbase lalu tombol Finish sehingga muncul dialog sbb. :

Setting ODBC


10

Isilah nama data sourcenya : Academic. Description : . Database : C:\Program Files\Soft-Inc\Academic-2000\ Data\ Academic.DAT. Selanjutnya, tekan tombol OK untuk menutup layar di atas. Simpan dan Anda telah memiliki definisi Data Source tersebut pada komputer Anda.

. c

2.1.4 Menyesuaikan direktori aktif

Dalam keadaan default, Anda tidak perlu menyesuaikan lokasi direktori aplikasi STAF-2000. Jika Anda menginstallnya dengan nama selain STAF-2000, maka Anda perlu membuka file Staf.INI dengan Notepad dan mengedit definisi : [LINGKUNGAN] pada bagian Direktori Isi sesuai dengan direktori dimana aplikasi STAF-2000 dipasang.

!

n I

Perhatikan, file inisialisasi Staf.ini jangan sampai terhapus !!! Jika terjadi juga, salinlah backup file tersebut dari sub direktori EKSPOR pada aplikasi STAF-2000.

@ -t

OK… Anda siap menjalankan STAF-2000. Sebagai tanda bahwa direktori terpasang dengan baik, Anda akan lihat logo aplikasi terpasang pada layar. Agar logo perguruan tinggi Anda terpasang, scan saja logo tersebut, beri nama USER.BMP dan simpan pada direktori STAF-2000. Untuk foto-foto lainnya lihat Foto.

f o

Untuk memakainya pertama kali, gunakan UserID ADMIN dengan password ADMIN. Selanjutnya Anda disarankan untuk mengganti password tersebut. Jika Anda menemui masalah setelah instalasi dilakukan dan saat menjalankan aplikasi, periksalah pesan kesalahan yang diberikan. Langkah pemecahannya diberikan di bawah ini :

S


11

2.1.5 Pesan Error Setelah Instalasi Pesan ‘ PBvm60.dll not found’ Error ini terjadi karena definisi PATH ke “ C:\Program Files\Soft-Inc\Academic-2000\Shared” tidak ada. Pada saat instalasi definisi ini sebenarnya sudah dibuat pada Autoexec.bat (versi Win95/98) atau di Environment Variable (versi Win XP/2000). Jika definisi PATH tersebut hilang atau terhapus, buatlah kembali pada Autoexec.bat (Win95/98) atau pada Environment Variable (melalui Control Panel | System | Advanced di Win XP). Setelah dibuat, booting ulang komputer.

. c

Pesan ‘ Koneksi error’ Koneksi error dapat terjadi karena setting ODBC tidak ada atau salah. Pada saat instalasi, setting ini sudah dibuat. Jika setting tersebut berubah atau hilang, maka buatlah setting ODBC baru dengan menggunakan driver Intersolve Interbase dan isilah nama data sourcenya : Academic. Description : . Database : C:\Program Files\Soft-Inc\Academic2000\ Data\ Academic.DAT.

!

n I

Koneksi error dapat juga disebabkan karena default parameter direktori pada file STAF.INI tidak sesuai dengan yang digunakan. Bukalah file STAF.INI pada direktori aplikasi dengan NOTEPAD.EXE. Pada bagian [LINGKUNGAN] di parameter Direktori diisi sesuai dengan direktori dimana aplikasi STAF-2000 dipasang (default di C:\Program Files\Soft-Inc\Academic2000\STAF-2000).

@ -t

2.2 Menjalankan STAF-2000 Untuk menjalankan aplikasi, aktifkan modul STAF-2000 dengan menjalankan file BK2000.exe pada direktori C:\Program Files\Soft-Inc\Academic-2000\STAF-2000.

f o

S Dialog awal

Setiap kali modul STAF-2000 diaktifkan, Anda diminta untuk memasukkan login name dan password-nya seperti ditunjukkan pada dialog berikut ini :


12

Login ke modul STAF-2000 Nama pemakai serta passwordnya haruslah telah terdaftar sebelumnya (Mintalah Administrator untuk mendaftarkan nama Anda). Dalam keadaan baru setelah diinstal, nama pemakai default adalah ADMIN dengan password ADMIN. Pemakai ini diset memiliki kewenangan penuh untuk mengatur pemakai lainnya (sebagai Administrator). Segera setelah diinstal, sangat disarankan agar Anda sebagai Administrator mengganti password atau bahkan nama tersebut untuk keamanan pemakaian aplikasi ini. Bila nama Anda atau password Anda salah, maka akan diberikan pesan sebagai berikut :

!

Pesan error

. c

n I

Pengisian berikutnya diberi kesempatan sampai 3 kali. Bila masih gagal, maka aplikasi akan ditutup dengan pesan bahwa Anda tidak berhak memakai aplikasi ini. Sedangkan bila berhasil, maka akan ditampilkan menu sesuai kategori pemakai. Selanjutnya Anda siap memanfaatkan aplikasi sesuai kebutuhan Anda.

@ -t

Bila login dan password benar, maka akan muncul layar utama sbb. :

f o

S

Menu Utama Modul STAF-2000 Gunakan data sampel yang sengaja diisi untuk mencoba dan mempelajari aplikasi ini. Data tersebut dapat Anda hapus setelah Anda siap memasukkan data yang sebenarnya. Lihat topik Reset File Master dan Reset File Transaksi untuk keterangan lebih lanjut.

2.3 Menu pada STAF-2000 Menu pada STAF-2000 dirancang secara pull down dengan susunan sebagai berikut :


13

Data Induk Guru Biodata Riwayat Staf

. c

Biodata Riwayat Bidang Agama Hari Administrasi Rekruitmen Kriteria Data Calon Evaluasi Seleksi Kehadiran Set IDScan Jam Kerja Data Mesin Absen Manual Penggajian Komponen Gaji Set Gaji Staf Proses Gaji Pembayaran Gaji Penilaian Kerja Kriteria Penilaian Penghargaan/Sanksi Jenis Penghargaan/Sanksi Mutasi Jabatan Golongan Pensiun Utilitas Reset File Master Reset File Transaksi Backup Restore Setup Printer Setup Pemakai Laporan Guru Staf Rekruitmen Kehadiran Penggajian Penilaian Kerja Penghargaan Mutasi Informasi Daftar Isi

@ -t

!

n I

f o

S


14

Tentang Keluar Menu-menu di atas adalah komposisi menu seluruhnya. Bergantung pada kategori user-nya, menu-menu di atas akan ditutup sebagian sesuai dengan hak akses yang dimilikinya. Untuk melihat perbedaannya, Anda dapat memasukkan nama pemakai pada kategori PIMPINAN, OPERATOR atau ADMINISTRATOR.

!

@ -t

. c

n I

f o

S


15

3. Pengisian Data Induk Pengisian data pada STAF-2000 meliputi pengisian data rujukan/induk dan data transaksi. Pengisian data rujukan menggunakan dialog sebagai berikut :

!

@ -t

. c

n I

f o

Pengisian data induk

Tombol kendali terdiri dari sejumlah tombol yang dapat digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus, melihat dan mencari data. Di samping itu juga terdapat tombol untuk maju mundur dari satu baris data ke baris berikutnya dan tombol untuk menampilkan online help. Penjelasan lebih lanjut untuk tiap tombol diberikan sbb. :

S

Lihat Menampilkan dialog lihat sejumlah data yang telah dimasukkan sebelumnya. Tiap penekanan tombol ini akan ditampilkan dialog sbb. :

Lihat data Data-data yang telah ada dapat pula dicetak, bila diperlukan, dengan menekan tombol cetak. Penjelasan tentang pencetakan dapat dilihat pada bagian selanjutnya.


16

Maju Maju ke baris data berikutnya, jika ada. Mundur Mundur ke baris data sebelumnya, jika ada.

. c

Tambah Menambah data baru

Hapus Menghapus data yang sedang aktif dilihat saat ini. Penghapusan dilakukan setelah mendapatkan konfirmasi dari pengguna.

n I

Batal Membatalkan pengisian data terakhir yang aktif saat ini. Tombol ini tidak difungsikan jika tombol Tambah tidak ditekan.

!

Cari Menampilkan dialog pencarian berdasar kriteria field yang sedang ditunjuk saat ini (aktif). Pencarian dilakukan dengan mencocokkan potongan kata atau kalimat dari sebelah kiri. Kriteria dapat dipilih bebas sesuai dengan field yang diinginkan. Dialog pencarian diberikan sbb.:

f o

S

Layar pencarian

@ -t

Kriteria pencarian otomatis akan diisi berdasar field yang ditunjuk. Sedangkan nilai/data yang dicari diisi sesuai kebutuhan. Tombol Cari akan mencari kecocokan data tersebut dan memberikan pesan pencarian (sukses atau gagal). Bila sukses, sistem akan membawa Anda ke baris data yang dimaksud. Jika gagal, berarti data tidak ada dan Anda dapat menuliskan nilai data lainnya yang dicari. Simpan Menyimpan perubahan terakhir yang dilakukan. Info Menampilkan petunjuk pengisian data. Keluar Keluar dari dialog pengisian data. Bagian berikutnya adalah bagian pengisian data yang merupakan bagian interaksi utama untuk memanipulasi data secara langsung ke tabel atau file yang bersesuaian.


17

Untuk pengisian data Ketik pada isian yang diinginkan Untuk berpindah dari satu isian field ke isian berikut Gunakan mouse atau tombol Tab

. c

Untuk melihat isian di bagian berikutnya Gunakan mouse untuk scroll vertikal ataupun horisontal

Layar dialog pengisian data menampilkan juga informasi jumlah data yang telah masuk untuk tabel atau file yang bersesuaian. Tampilan diberikan di bagian kanan bawah.

3.1 Pengisian Data Rujukan

!

n I

Data rujukan adalah data-data yang digunakan sebagai rujukan pada setiap transaksi data yang terdapat di dalam aplikasi ini. Data rujukan meliputi sbb. : ·

Bidang Berisi data bidang keahlian yang guru di sekolah.

·

Agama Berisi data rujukan agama.

·

Hari Berisi definisi hari kerja/belajar yang digunakan. Nama-nama hari yang dipakai dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

·

Guru Menampung data-data seluruh guru yang terdaftar di sekolah. Sejumlah data guru dimasukkan seperti nama, tanggal lahir, jabatan dan golongannya. Gunakan tombol-tombol yang ada untuk melakukan operasi penambahan, penghapusan atau sekedar melihat. Termasuk di dalamnya adalah riwayat guru (pendidikan, jabatan, penghargaan).

·

Staf Menampung data-data seluruh staf yang terdaftar di sekolah. Sejumlah data staf dimasukkan seperti nama, tanggal lahir, jabatan dan golongannya. Gunakan tombol-tombol yang ada untuk melakukan operasi penambahan, penghapusan atau sekedar melihat. Termasuk di dalamnya adalah riwayat staf (pendidikan, jabatan, penghargaan).

@ -t

f o

S

Setiap data rujukan memiliki kode yang unik yang membedakannya dengan kode lainnya. Pihak perguruan tinggi dapat menetapkan kodifikasi sesuai kebutuhan. Maksimum kode yang diberikan terdiri dari 10 dijit alfabet. Oleh karena pentingnya, kode-kode rujukan ini tidak boleh diubah seenaknya apalagi dihapus karena akan berpengaruh terhadap data-data lainnya. Oleh karenanya, pihak perguruan tinggi sebaiknya menetapkan dengan hati-hati sebelum diberlakukan. Bila terdapat perubahan kode, sebaiknya dilakukan dengan menambah kode dan bukan menghapus kode yang lama. Dialog pengisian sama seperti yang dijelaskan pada bagian pengisian data. Perbedaannya hanya terletak pada field data apa yang harus diisikan. Secara umum field pada data rujukan adalah kode, nama serta keterangan.


18

Untuk mengisi data rujukan, aktifkan menu Data Induk | Rujukan dan pilihlah jenis data rujukan yang ingin diisi.

3.2 Pengisian Data Bidang

. c

Data Bidang diisi dengan memilih menu Data Induk | Bidang sehingga tampil dialog pengisian data sebagai berikut :

!

Data bidang

@ -t

n I

f o

S

Isilah data-data sesuai field sbb. : · ·

Kode bidang (harus ada dan unik) Nama bidang (harus ada)

Gunakan tombol kendali sesuai kebutuhan. Penjelasan tombol kendali dapat dilihat pada bagian pengisian data.

3.3 Pengisian Data Agama Data Agama diisi dengan memilih menu Data Induk | Agama sehingga tampil dialog pengisian data sebagai berikut :


19

Data agama

· ·

!

@ -t

Isilah data-data sesuai field sbb. :

Kode agama (harus ada dan unik) Nama agama (harus ada)

. c

n I

f o


S

3.4 Pengisian Data Hari

Data Hari diisi dengan memilih menu Data Induk | Hari sehingga tampil dialog pengisian data sebagai berikut :


20

Data hari

· ·

!

@ -t


Kode hari (harus ada dan unik) Nama hari (harus ada)

. c

n I

f o

Untuk konsistensi, disarankan memberikan nomor hari '1' untuk hari Minggu, nomor '2' untuk Senin dst. Gunakan tombol kendali sesuai kebutuhan. Penjelasan tombol kendali dapat dilihat pada bagian pengisian data.

S

3.5 Pengisian Data Guru

Data Guru diisi dengan memilih menu Data Induk | Guru | Biodata sehingga tampil dialog pengisian data sebagai berikut :


21

Data guru

· · · · · · · · · · ·

!

@ -t


. c

n I

Kode Guru (harus ada dan unik). Bila telah ada fotonya maka akan dimunculkan. Bidang keahlian Agama Nama Alamat berikut kota dan kodeposnya Kelamin Tanggal lahir Asal Perguruan Tinggi Golongan Jabatan Data lainnya

f o

S

Gunakan tombol kendali sesuai kebutuhan. Penjelasan tombol kendali dapat dilihat pada bagian pengisian data. Pengisian riwayat guru dapat dilakukan dengan memilih menu Data Induk | Guru | Riwayat Guru sehingga tampil dialog sbb. :


22

!

@ -t

Riwayat guru

Pengisian riwayat dapat dilakukan untuk jenis riwayat sbb. : · Pendidikan Formal · Pendidikan NonFormal · Jabatan · Mengajar · Setifikat

. c

n I

f o

Untuk menambah data, lakukan sbb. : · · · · ·

S

Isi no guru atau browse (tekan tombol ...) dari data yang ada Pilih tabpage jenis riwayat yang mau diisi Tekan tombol bertanda + untuk menambah baris kosong Isilah dengan data sesuai kebutuhan Tekan tombol Simpan.

Untuk menghapus data, lakukan sbb. : · · · · ·

Isi no guru atau browse (tekan tombol ...) dari data yang ada Pilih tabpage jenis riwayat yang mau dihapus datanya Pilih baris data di riwayat tersebut yang akan dihapus Tekan tombol bertanda - untuk menghapus baris data Tekan tombol Simpan.

Untuk mengedit data, lakukan sbb. : · · · · ·

Isi no guru atau browse (tekan tombol ...) dari data yang ada Pilih tabpage jenis riwayat yang mau dihapus datanya Pilih baris data di riwayat tersebut yang akan diedit Edit data di baris dan kolom yang dibutuhkan Tekan tombol Simpan.


23

Untuk menghapus data seluruh riwayat guru tertentu, lakukan sbb. : · ·

Isi no guru atau browse (tekan tombol ...) dari data yang ada Tekan tombol Hapus. Konfirmasi akan diberikan. Pastikan Anda yakin dengan proses ini karena hal ini akan menghapus seluruh riwayat guru tersebut.

. c

3.6 Pengisian Data Staf Data Staf diisi dengan memilih menu Data Induk | Staf | Biodata pengisian data sebagai berikut :

!

n I

f o

S

Data staf

@ -t

sehingga tampil dialog

Isilah data-data sesuai field sbb. : · · · · · · · · · · ·

Kode staf (harus ada dan unik). Bila telah ada fotonya maka akan dimunculkan. Bidang keahlian Agama Nama Alamat berikut kota dan kodeposnya Kelamin Tanggal lahir Asal Perguruan Tinggi Golongan Jabatan Data lainnya

Gunakan tombol kendali sesuai kebutuhan. Penjelasan tombol kendali dapat dilihat pada bagian pengisian data. Pengisian riwayat staf dapat dilakukan dengan memilih menu Data Induk | Staf | Riwayat Staf sehingga tampil dialog sbb. :


24

!

@ -t

Data riwayat

Pengisian riwayat dapat dilakukan untuk jenis riwayat sbb. : · Pendidikan Formal · Pendidikan NonFormal · Jabatan · Mengajar · Setifikat

. c

n I

f o

S

Untuk menambah data, lakukan sbb. : · Isi no staf atau browse (tekan tombol ...) dari data yang ada · Pilih tabpage jenis riwayat yang mau diisi · Tekan tombol bertanda + untuk menambah baris kosong · Isilah dengan data sesuai kebutuhan · Tekan tombol Simpan. Untuk menghapus data, lakukan sbb. : · Isi no staf atau browse (tekan tombol ...) dari data yang ada · Pilih tabpage jenis riwayat yang mau dihapus datanya · Pilih baris data di riwayat tersebut yang akan dihapus · Tekan tombol bertanda - untuk menghapus baris data · Tekan tombol Simpan. Untuk mengedit data, lakukan sbb. : · Isi no staf atau browse (tekan tombol ...) dari data yang ada · Pilih tabpage jenis riwayat yang mau dihapus datanya · Pilih baris data di riwayat tersebut yang akan diedit · Edit data di baris dan kolom yang dibutuhkan · Tekan tombol Simpan.

Untuk menghapus data seluruh riwayat staf tertentu, lakukan sbb. :


25

· ·

Isi no staf atau browse (tekan tombol ...) dari data yang ada Tekan tombol Hapus. Konfirmasi akan diberikan. Pastikan Anda yakin dengan proses ini karena hal ini akan menghapus seluruh riwayat staf tersebut.

!

@ -t

. c

n I

f o

S


26

4. Pengisian Data Transaksi Setelah data induk disiapkan, Anda dapat mulai memasukkan transaksi sebagai berikut : · Rekruitmen · Kehadiran · Penggajian · Penilaian Kerja · Penghargaan/sanksi · Mutasi

. c

n I

4.1 Pengisian Data Rekruitmen Rekruitmen merupakan proses seleksi calon staf baru melalui mekanisme tertentu. Lembaga dapat melakukan rekruitmen berkali-kali sesuai kebutuhan. Penentuan syarat pun dapat dilakukan sesuai kebutuhan. Setelah calon staf dimasukkan datanya, maka penilaian dapat dilakukan yang kemudian dilanjutkan dengan proses seleksi.

!

Seleksi penerimaan calon staf baru dapat dilakukan dengan menggunakan passing grade (batas minimum nilai) atau kapasitas (daya tampung). Lembaga dapat memilih metode seleksi sesuai kebutuhan.

@ -t

Pengisian data dilakukan untuk hal-hal sebagai berikut : · Penentuan kriteria · Pengisian data calon · Nilai evaluasi calon · Seleksi calon

f o

4.1.1 Penentuan kriteria

Pilih menu Administrasi | Rekruitmen | Kriteria sehingga tampil dialog pengisian data sebagai berikut :

S

Kriteria rekruitmen


27

Isilah data-datanya sbb. : · · · ·

Isi tahun atau angkatan rekruitmen (harus ada) Isi Kode kriteria (harus ada) Nama kriteria (harus ada) Isi keterangan

. c


4.1.2 Penentuan data calon

n I

Pilih menu Administrasi | Rekruitmen | Data Calon sehingga tampil dialog pengisian data sebagai berikut :

!

@ -t

f o

S

Data calon

Isilah data-datanya sbb. : · · · ·

Isi tahun atau angkatan rekruitmen (harus ada) Isi no registrasi (harus ada) Nama calon (harus ada) Keterangan lainnya sesuai kebutuhan



28

4.1.3 Pengisian Hasil Evaluasi Nilai untuk setiap calon sesuai evaluasinya dapat diisi pada menu Administrasi | Rekruitmen | Evaluasi sehingga tampil dialog pengisian data sebagai berikut :

!

n I

f o

Nilai calon

Isilah data-datanya sbb. : · · · · ·

@ -t

. c

Isi tahun atau angkatan rekruitmen (harus ada) Isi kode evaluasinya (harus ada) Tekan tombol + untuk memasukkan semua calon di tahun/angkatan tsb. Isilah nilai evaluasi masing-masing valon Tekan tombol Simpan

S

Lakukan dengan cara yang sama untuk kode evaluasi lain. Untuk menghapus nilai semua calon untuk kode evaluasi dan angkatan tertentu, Anda dapat menekan tombol Hapus. Konfirmasi akan diberikan sebelum menghapus data. 4.1.4 Penentuan Seleksi Setelah semua nilai evaluasi para calon staf diisi, maka tahap berikutnya adalah menentukan siapa yang layak untuk diseleksi. Terdapat dua metode seleksi yaitu Kapasitas (total yang ingin diterima) atau Passing Grade (nilai minimum yang diterima). Untuk melakukan seleksi, pilih menu Administrasi | Rekruitmen | Seleksi sehingga tampil dialog pengisian data sebagai berikut :


29

Isilah data-datanya sbb. : · · ·

!

@ -t

Seleksi calon

. c

n I

f o

Isi tahun atau angkatan rekruitmen (harus ada) Tekan tombol + untuk memasukkan semua hasil evaluasi calon di tahun/angkatan tsb. Pilih tombol Seleksi sehingga muncul dialog metode seleksi

S

Metode seleksi : kapasitas Untuk metode seleksi dengan Kapasitas, klik radio button Kapasitas lalu isilah jumlah yang diterima dan cadangannya. Selanjutnya tekan tombol Proses sehingga muncul dialog sorting. Hal ini perlu dilakukan untuk menentukan urutan calon yang diterima sesuai kriteria yang diinginkan. Sorting dapat Ascending (A-Z) atau Descending (Z-A) sesuai kebutuhan. Klik dan drag pilihan kriteria ke sebelah kanan dialog lalu tentukan Ascending atau Descending lalu tekan OK.


30

Sorting data

!

. c

n I

Bila metode yang dipilih adalah Passing Grade, maka klik radio button Passing Grade sehingga muncul isilah nilai minimum tiap evaluasi yang diinginkan. Sesuai nilai minimum ini, sistem akan memilih calon yang memenuhi nilai minimum tersebut. Klik tombol Proses sehingga diperoleh calon yang diterima.

@ -t

f o

S

Metode seleksi : passing grade

Untuk melihat definisi Eval1, Eval2, dst. Anda dapat menekan tombol Legend sehingga muncul dialog penjelasannya.

4.1.5 Seleksi Manual Di samping seleksi secara otomatis sesuai kriteria dan nilai yang ada, Anda juga dapat melakukan seleksi manual dengan menentukan secara langsung lulus tidaknya calon staf melalui dialog yang sama.


31

!

@ -t

Seleksi manual

. c

n I

Pada kolom status, pilih dari drop down list box apakah calon staf tersebut Lulus atau Gagal sesuai pertimbangan yang ada. Jangan lupa untuk menekan tombol Simpan.

f o

4.2 Pengisian Data Kehadiran

Kehadiran staf/guru dicatat melalui mesin fingerprint (tipe tertentu) yang tersambung ke salah satu PC. Sub-modul kehadiran melibatkan 3 bagian : Menu Kehadiran di Staf-2000 untuk pelaporan, Program Sistem Absensi untuk pencatatan kehadiran dan mesin fingerprint. Program Sistem Absensi hanya bertugas mencatat kehadiran staf/guru melalui mesin yang terpasang. Untuk pelaporan dan pengecekan data harus melalui menu Kehadiran di Staf-2000.

S

4.2.1 Menyiapkan Mesin Fingerprint Untuk menyiapkan mesin fingerprint dan program pencatatannya, lakukan sebagai berikut : · · · · ·

Install Interbase dan Aplikasi Staf-2000 (Academic-2000) ke PC yang akan dipasang mesin fingerprint. Pasang mesin fingerprint ke port USB di PC yang akan digunakan. PC tersebut tersambung ke jaringan dimana database staf berada di komputer server. Instalasi driver mesin fingerprint pada CD yang disertakan. Instalasi program Sistem Absensi dari CD yang disertakan. Jalankan program pencatatan Absensi dan perhatikan koneksinya ke mesin fingerprint. Jika koneksinya baik maka mesin fingerprint akan menyala dan siap digunakan.

Catatan : Jika PC database server berbeda dengan PC yang digunakan oleh mesin fingerprint, Anda perlu melakukan mapping dari PC fingerprint ke drive C:\ di PC Server dengan nama tertentu (misal drive Z). Lalu ubah set ODBC di PC fingerprint pada Control Panel | ODBC 32 bit


32

pada DSN : Academic di definisi database dengan menambahkan drive mapping ke PC Server (misal menjadi Z:C:/Program Files/Soft-Inc/Academic-2000/Data/Academic.dat).

4.2.2 Registrasi sidik jari

. c

Setelah mesin fingerprint siap, langkah berikutnya adalah melakukan registrasi sidik jari para staf/guru. Tiap orang dapat meregister lebih dari 1 jari (misal 3 jari) untuk keperluan identifikasi jari. Jari yang diregister dapat sebarang tetapi harus konsisten dengan pemakaiannya (misal register jari telunjuk dan tengah, maka selanjutnya absensi dengan jari tersebut). ·

Jalankan program Sistem Absensi.

!

@ -t

f o

Program Sistem Absensi ·

n I

Pilih menu registrasi. Untup tiap staf/guru, lakukan identifikasi jari yang digunakan.

S

Registrasi sidik jari Kualitas identifikasi akan dimunculkan. Hanya hasil yang baik yang akan disimpan dalam database.


33

4.2.3 Pencatatan kehadiran Setelah registrasi sidik jari, maka staf/guru ybs dapat melakukan transaksi pencatatan kehadiran setiap hari. Untuk pencatatan, lakukan sbb. : · ·

Jalankan program Sistem Absensi. Pilih menu Absensi sehingga muncul dialog.

!

@ -t

Catat kehadiran · ·

. c

n I

Sesuai dengan kode staf/guru, masukkan kode guru ybs lalu letakkan jari pada mesin fingerprint. Proses identifikasi akan dilakukan. Bila sukses maka akan dimunculkan gambar sidik jari ybs. Pada kondisi tersebut, program akan menyimpan data kehadirannya ke database.

f o

4.2.4 Mengeset jam kerja staf/guru

Pengesetan jam kerja staf/guru perlu dilakukan untuk mencocokkan jam kerja dengan penentuan masuk/alpa-nya staf/guru. Dengan cara demikian, sistem akan mengetahui bahwa seorang staf harus hadir pada jam-jam tertentu dan diperbolehkan tidak masuk pada hari-hari tertentu sesuai ketentuan jam kerja. · · ·

S

Jalankan Staf-2000. Pilih menu Administrasi | Kehadiran | Jam Kerja Staf/Guru sehingga muncul dialog. Isilah kode staf/guru, hari dan jam kerja harian untuk staf/guru tsb. Lakukan untuk semua hari yang diwajibkan baginya untuk masuk.


34

Jam kerja staf/guru ·

@ -t

!

. c

n I

Bila definisi jam kerjanya sama dengan staf/guru lain, salinlah melalui tombol Salin Jam Kerja sehingga muncul dialog. Penyalinan dapat ke staf/guru tertentu atau ke semua staf/guru yang ada.

f o

S

Salin jam kerja

4.2.5 Melihat identifikasi sidik jari Hasil identifikasi/registrasi sidik jari dapat dilihat melalui Staf-2000 pada fasilitas yang ada di menu Administrasi | Kehadiran | Set IDScan. Perhatikan, jangan mengubah data apa pun pada dialog ini karena proses registrasi dilakukan melalui Sistem Absensi yang tersambung langsung dengan mesin fingerprint.


35

Lihat identifikasi sidik jari

!

@ -t

4.2.6 Melihat hasil pencatatan kehadiran

. c

n I

Transaksi pencatatan kehadiran dapat juga dilihat melalui Staf-2000 pada fasilitas yang ada di menu Administrasi | Kehadiran | Data Mesin. Perhatikan, tidak disarankan melakukan perubahan data melalui dialog ini. Dialog hanya membantu melihat data yang masuk. Data lebih terstruktur dapat dilihat melalui Laporan Kehadiran.

f o

S Hasil scan mesin .


36

4.3 Pengisian Data Penggajian Staf-2000 memiliki fasilitas untuk mencatat penggajian guru secara fleksibel. Berdasarkan komponen gaji yang dapat diset, setiap guru dapat ditentukan besarnya gaji/honor yang diterima sesuai ketentuan.

. c

4.3.1 Mengeset komponen gaji Untuk mengeset komponen gaji, lakukan sbb. : ·

!

· ·

@ -t

f o

S

Komponen gaji · ·

n I

Pilih menu Administrasi | Penggajian | Komponen Gaji untuk membuka dialog penentuan komponen gaji.

Klik tombol Tambah sehingga muncul isian kosong/baru. Isilah berturut-turut kodenya, nama komponen gaji, jenisnya, besarnya serta keterangan seperlunya. Khusus untuk jenis mengurangi, jangan lupa cantumkan tanda minus di depan angka besaran komponennya. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan Lakukan hal yang sama untuk menambahkan komponen gaji lainnya.

4.3.2 Mengeset gaji per staf Setelah penentuan komponen gaji, langkah selanjutnya adalah menentukan besarnya gaji setiap staf yang ada. Penentuan ini merujuk pada komponen gaji yang telah dibuat sebelumnya. ·

Pilih menu Administrasi | Penggajian | Set Gaji Staf untuk membuka dialog penentuan gaji per staf.


37

Set gaji staf/guru

!

· · · · · · ·

@ -t

. c

n I

f o

Isilah kode staf/guru. Bisa juga dengan mencarinya melalui tombol bertanda ... Klik tombol + sehingga muncul isian baris kosong/baru pada kolom yang tersedia. Isilah/pilihlah kode komponen gaji yang sesuai dengan staf tersebut. Lakukan hal yang sama sampai terdapat komponen gaji yang sesuai dengan staf tsb. Total gaji per staf akan dimunculkan di bagian bawah. Bila ada baris yang ingin dihapus, aktifkan mouse di baris tersebut lalu tekan tombol -. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan Bila definisi gaji sama dengan staf lain, lakukan penyalinan dengan menekan tombol Salin. Penyalinan dapat dilakukan ke staf tertentu atau semua staf yang ada.

S

Salin gaji staf


38

4.3.3 Proses gaji Berdasarkan set gaji yang telah ditetapkan sebelumnya, maka apat diproses gaji bulanan staf sesuai kebutuhan. Melalui proses ini akan disiapkan data gaji sesuai definisi yang ada sebelumnya untuk bulan dan tahun tertentu. §

!

Proses gaji § § §

. c

Pilih menu Administrasi | Penggajian | Proses Gaji untuk membuka dialog proses gaji.

@ -t

n I

Isilah tahun dan bulan yang akan diproses gajinya. Klik tombol Proses sehingga proses kalkulasi dan penyiapan data dilakukan. Selanjutnya, Anda dapat membuka catatan gaji staf untuk bulan dan tahun tsb.

f o

4.3.4 Pembayaran gaji

Untuk setiap staf, setelah dilakukan proses gaji, dapat dibayarkan gaji pada bulan dan tahun tertentu. Bila terdapat penambahan atau pengurangan di luar komponen yang telah ada, dapat dilakukan sesuai kebutuhan. Hal ini untuk mengantisipasi adanya perubahan gaji yang dibayar setiap bulannya (karena adanya iuran atau kewajiban lainnya misalnya). § § § § § §

S

Pilih menu Administrasi | Penggajian | Pembayaran Gaji untuk membuka dialog pembayaran gaji. Isilah kode staf, tahun dan bulan yang akan dibayarkan gajinya. Bila pada bulan dan tahun tersebut telah diproses sebelumnya, maka data gaji untuk staf tsb. akan dimunculkan. Bila terdapat penambahan atau pengurangan gaji yang dibayarkan di bulan tersebut, gunakan tombol bertanda + atau -. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan. Untuk mencetak slip gaji, klik tombol Cetak. Lakukan hal yang sama untuk staf lainnya.


39

!

@ -t

Pembayaran gaji

. c

n I

f o

4.4 Pengisian Data Penilaian Kerja Performansi kerja staf dapat dicatat melalui menu ini. Untuk melakukannya, Anda terlebih dahulu mendefinisikan kriteri penilaiannya. Setelah itu barulah memasukkan hasil penilaiannya. 4.4.1 Mengeset kriteria penilaian

Untuk mengeset kriteria penilaian, lakukan sbb. : § Pilih menu Administrasi | Penilaian Kerja | Kriteria untuk membuka dialog.

S

Kriteria penilaian


40

§ § § §

Klik tombol Tambah sehingga muncul isian kosong/baru. Isilah berturut-turut tahunnya, kodenya, nama kriteria serta keterangan seperlunya. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan Lakukan hal yang sama untuk menambahkan kriteria lainnya.

. c

4.4.2 Mengisi penilaian

Setelah menentukan kriteria penilaian, selanjutnya dapat diisi penilaian untuk tiap staf pada kriteri tertentu. Lakukan sbb. : §

n I

Pilih menu Administrasi | Penilaian Kerja | Penilaian untuk membuka dialog.

!

@ -t

f o

S

Pengisian nilai performansi § § § §

Klik tombol Tambah sehingga muncul isian kosong/baru. Isilah berturut-turut tahunnya, kode guru, kode evaluasi, hasil penilaian dan keterangan seperlunya. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan Lakukan hal yang sama untuk mengisi nilai evaluasi lainnya.

4.5 Pengisian Data Penghargaan/Sanksi Berdasarkan hasil penilaian kerja, seorang staf dapat diberikan penghargaan atau sanksi sesuai kebutuhan. 4.5.1 Mengeset jenis penghargaan/sanksi Untuk mengeset jenis penghargaan/sanksi, lakukan sbb. : §

Pilih menu Administrasi | Penghargaan/Sanksi | Jenis untuk membuka dialog jenis penghargaa/sanksi.


41

Jenis penghargaan/sanksi § § § §

@ -t

!

. c

n I

Klik tombol Tambah sehingga muncul isian kosong/baru. Isilah berturut-turut kodenya, nama jenisnya serta tipenya. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan Lakukan hal yang sama untuk menambahkan jenis penghargaan/sanksi lainnya.

f o

4.5.2 Mengisi data penghargaan /sanksi

Setelah menentukan jenis penghargaan/sanksi, selanjutnya dapat diisi penghargaan/sanksi yang diberikan kepada staf tertentu. Lakukan sbb. : § Pilih menu Administrasi | Penghargaan/Sanksi | Penghargaan/Sanksi

S

Data penghargaan/sanksi


42

§ § § §

Klik tombol Tambah sehingga muncul isian kosong/baru. Isilah berturut-turut kode guru, tanggal, jenis penghargaan/sanksi, lembaga pemberi dan SK terkait. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan Lakukan hal yang sama untuk penghargaan/sanksi lainnya.

. c

4.6 Pengisian Data Mutasi

Bila terjadi mutasi staf, baik karena perubahan golongan, jabatan atau pun pensiun, dapat dicatat melalui fasilitas ini. Untuk mengisi mutasi, lakukan sbb. : §

!

@ -t

f o

S

Mutasi staf/guru § § § § § § § §

n I

Pilih menu Administrasi | Mutasi. Pilih jenis mutasi yang dilakukan (jabatan/ golongan/ pensiun)

Isilah kode guru atau cari melalui tombol … Jenis mutasi terisi otomatis sesuai pilihan sebelumnya. Isilah tanggal mutasi Isian kondisi asal akan terisi otomatis sesuai kondisi asal staf yang dipilih. Masukkan data kondisi akhir mutasi. Berikan catatan seperlunya. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan Lakukan hal yang sama untuk menambahkan jenis mutasi lainnya.


43

5. Pencetakan Laporan Pencetakan laporan dapat dilakukan dengan memilih menu Laporan. Sejumlah laporan telah disiapkan dengan pengelompokkan sebagai berikut : § § § § § § §

Rujukan Rekruitmen Kehadiran Penggajian Penilaian Kerja Penghargaan Mutasi

. c

n I

Fasilitas pencetakan akan memberikan preview sebelum Anda mencetaknya. Layar dialog yang terkait dengan pencetakan adalah layar dialog cetak, layar dialog setup printer dan layar dialog zooming.

!

@ -t

f o

Dialog cetak

S

Layar cetak di atas akan selalu muncul setiap kali Anda akan mencetak laporan. Isi dan pilih sesuai kebutuhan pencetakan Anda, seperti rangkap cetakan dan halaman yang akan dicetak. Sedangkan untuk mengeset jenis printer yang digunakan, klik tombol Printer ... sehingga akan muncul layar pilihan jenis printer yang akan disetup lebih lanjut. Pilih jenis printer yang Anda pakai. Selanjutnya Anda akan diminta mengeset sejumlah hal pada dialog layar setup sebagaimana biasa Anda lakukan di Windows (jenis kertas, orientasi cetak dsb.).

Set printer Laporan yang akan Anda cetak dapat diset ukurannya dengan fasilitas zooming. Fasilitas ini dapat digunakan bila Anda akan menyesuaikan format cetakan dengan kertas yang Anda pakai.


44

Anda tidak perlu mengganti ukuran kertas untuk keperluan tersebut. Cukup gunakan fasilitas zooming dengan menekan tombol Skala cetak pada layar pencetakan.

Skala cetak

!

. c

n I

Pilih skala cetak yang Anda inginkan. Tekan tombol OK pada layar zooming di atas untuk kembali ke dialog pencetakan. Pilih tombol OK pada layar pencetakan untuk mulai mencetak. Jika ingin mengecek dahulu zooming ini, tekan tombol Cancel pada dialog layar pencetakan sehingga Anda akan melihat format laporan mengecil atau membesar sesuai pilihan.

@ -t

5.1 Pencetakan Laporan Data Rujukan Gunakan fasilitas Lihat pada setiap pemakaian layar pengisian data rujukan. Dari layar tersebut pilih tombol Cetak sehingga Anda dapat mencetak data rujukan yang Anda inginkan. Dialog pencetakan akan ditampilkan. Ikuti petunjuk sebagaimana dijelaskan pada bagian pencetakanpencetakan.

f o

5.2 Pencetakan Laporan Rekruitmen Pilih menu Laporan | Rekruitmen. Sejumlah laporan berbentuk daftar dan juga grafik diberikan. Pilihlah jenis laporan yang Anda inginkan. Selanjutnya Anda akan dihadapkan pada preview data yang dimaksud. Untuk mencetaknya, tekan tombol Print. Untuk berpindah dari satu halaman laporan ke halaman berikutnya, gunakan tombol bertanda > atau <. Layar dialog cetak akan ditampilkan jika Anda memilih tombol Print. Selanjutnya, Anda ikuti petunjuk pada bagian pencetakan.

S

Laporan berbentuk grafik akan ditampilkan bila Anda memilih jenis laporan tersebut. Tipe grafik default adalah berbentuk Batang 2D. Jika Anda ingin mengubahnya, pilih tombol Ubah Grafik sehingga muncul dialog Tipe Grafik sbb. :

Tipe grafik


45

Pilih tipe grafik serta dimensinya sesuai dengan yang Anda inginkan. Layar preview grafik akan langsung menunjukkan perubahan tipe grafik sesuai dipilihkan.

!

@ -t

Grafik rekruitmen

. c

n I

f o

Beberapa laporan mengharuskan Anda memilih sejumlah kriteria agar seleksi data sesuai dengan yang diinginkan. Pilih kriteria sesuai pilihan dan selanjutnya Anda akan mendapatkan preview laporan yang Anda pilih.

5.3 Pencetakan Laporan Kehadiran

S

Pilih menu Laporan | Kehadiran. Sejumlah laporan berbentuk daftar dan juga grafik diberikan. Pilihlah jenis laporan yang Anda inginkan. Selanjutnya Anda akan dihadapkan pada preview data yang dimaksud. Untuk mencetaknya, tekan tombol Print. Untuk berpindah dari satu halaman laporan ke halaman berikutnya, gunakan tombol bertanda > atau <. Layar dialog cetak akan ditampilkan jika Anda memilih tombol Print. Selanjutnya, Anda ikuti petunjuk pada bagian pencetakan.


46

!

Laporan kehadiran

. c

n I


@ -t

f o

5.4 Pencetakan Laporan Penggajian Pilih menu Laporan | Penggajian. Sejumlah laporan berbentuk daftar dan juga grafik diberikan. Pilihlah jenis laporan yang Anda inginkan. Selanjutnya Anda akan dihadapkan pada preview data yang dimaksud. Untuk mencetaknya, tekan tombol Print. Untuk berpindah dari satu halaman laporan ke halaman berikutnya, gunakan tombol bertanda > atau <. Layar dialog cetak akan ditampilkan jika Anda memilih tombol Print. Selanjutnya, Anda ikuti petunjuk pada bagian pencetakan.

S

Laporan penggajian


47


5.5 Pencetakan Laporan Penilaian

. c

Pilih menu Laporan | Penilaian. Sejumlah laporan berbentuk daftar dan juga grafik diberikan. Pilihlah jenis laporan yang Anda inginkan. Selanjutnya Anda akan dihadapkan pada preview data yang dimaksud. Untuk mencetaknya, tekan tombol Print. Untuk berpindah dari satu halaman laporan ke halaman berikutnya, gunakan tombol bertanda > atau <. Layar dialog cetak akan ditampilkan jika Anda memilih tombol Print. Selanjutnya, Anda ikuti petunjuk pada bagian pencetakan.

!

@ -t

n I

f o

S

Laporan penilaian staf/guru


5.6 Pencetakan Laporan Penghargaan Pilih menu Laporan | Penghargaan. Sejumlah laporan berbentuk daftar dan juga grafik diberikan. Pilihlah jenis laporan yang Anda inginkan. Selanjutnya Anda akan dihadapkan pada preview data yang dimaksud. Untuk mencetaknya, tekan tombol Print. Untuk berpindah dari satu halaman laporan ke halaman berikutnya, gunakan tombol bertanda > atau <. Layar dialog cetak akan ditampilkan jika Anda memilih tombol Print. Selanjutnya, Anda ikuti petunjuk pada bagian pencetakan.


48

!

Laporan penghargaan/sanksi

. c

n I


@ -t

5.7 Pencetakan Laporan Mutasi

f o

Pilih menu Laporan | Mutasi. Sejumlah laporan berbentuk daftar dan juga grafik diberikan. Pilihlah jenis laporan yang Anda inginkan. Selanjutnya Anda akan dihadapkan pada preview data yang dimaksud. Untuk mencetaknya, tekan tombol Print. Untuk berpindah dari satu halaman laporan ke halaman berikutnya, gunakan tombol bertanda > atau <. Layar dialog cetak akan ditampilkan jika Anda memilih tombol Print. Selanjutnya, Anda ikuti petunjuk pada bagian pencetakan.

S

Laporan mutasi


49


6. Utilitas

. c

Utilitas pada aplikasi ini meliputi fasilitas sbb. : · · · · · ·

Reset File Master Reset File Transaksi Backup Data Restore Data Setup Printer Setup Pemakai

!

n I

Fasilitas ini hanya dapat diakses oleh pemakai dalam kategori ADMINISTRATOR. Penjelasan lebih lanjut perihal utilitas tersebut dapat diperoleh dengan menekan item tersebut.

@ -t

6.1 Utilitas Reset File Master

Utilitas ini digunakan untuk mengosongkan kembali data-data file master yang telah ada. Hal ini diperlukan bila Anda ingin memiliki data-data master yang sama sekali baru atau menghapus data-data contoh/dummy yang Anda gunakan sebelum benar-benar memakai data yang riil.

f o

File-file master yang akan dihapus dapat dipilih sesuai kebutuhan atau dapat pula menghapus semua file master sekaligus dengan pilihan Semua yang terdapat pada sub-menu Reset File Master. Data-data yang telah direset tidak dapat dikembalikan. Karenanya Anda harus benarbenar yakin bahwa proses ini memang perlu dilakukan.

S

Bila terjadi kesalahan proses, karena ketidaktahuan atau salah menekan tombol, Anda masih mungkin mendapatkan kembali data terakhir yang Anda miliki bila sebelumnya telah melakukan backup ke direktori tertentu. Dengan proses restore, data-data Anda dapat dikembalikan.

6.2 Utilitas Reset File Transaksi Utilitas ini digunakan untuk mengosongkan kembali data-data file transaksi yang telah ada. Hal ini diperlukan bila Anda ingin memiliki data-data transaksi yang sama sekali baru atau menghapus data-data contoh/dummy yang Anda gunakan sebelum benar-benar memakai data yang riil. File-file transaksi yang akan dihapus dapat dipilih sesuai kebutuhan atau dapat pula menghapus semua file transaksi sekaligus dengan pilihan Semua yang terdapat pada sub-menu Reset File Transaksi. Data-data yang telah direset tidak dapat dikembalikan. Karenanya Anda harus benar-benar yakin bahwa proses ini memang perlu dilakukan. Bila terjadi kesalahan proses, karena ketidaktahuan atau salah menekan tombol, Anda masih mungkin mendapatkan kembali data terakhir yang Anda miliki bila sebelumnya telah melakukan backup ke direktori tertentu. Dengan proses restore, data-data Anda dapat dikembalikan.


50

6.3 Utilitas Backup Data Backup data adalah proses menyimpan data cadangan ke media penyimpan data. Media penyimpan data dapat berada pada harddisk yang sama atau di lokasi lain pada jaringan komputer. Backup dilakukan untuk mendapatkan data cadangan bila sewaktu-waktu terdapat kerusakan data pada sistem. Dalam hal ini ada dua cara :

. c

Cara manual Salin file data asli ke media lain (dalam format Interbase)

Cara otomatis Salin file data ke format teks melalui fasilitas yang disediakan. Pilih menu Utilitas | Backup sehingga akan muncul layar dialog sbb. :

!

@ -t

n I

f o

Dialog backup/restore data

Isilah direktori tempat data backup akan diletakkan. Setelah itu tekan tombol Proses. Setelah proses dilakukan, Anda akan dapatkan file teks yang berisi data-data aplikasi. File ini dapat disimpan di tempat yang aman untuk keperluan selanjutnya.

S

Untuk menghindari kegagalan sistem karena berbagai sebab (harddisk rusak atau sistem operasi gagal berfungsi), Anda dapat gunakan file backup untuk mendapatkan kembali data-data tersebut. Ingat, backup hanya dilakukan untuk data saja. Bila aplikasi rusak, Anda harus menginstalnya lagi sesuai petunjuk pada bagian Instalasi.

6.4 Utilitas Restore Data Restore data adalah proses memasukkan kembali data-data hasil backup terakhir ke dalam file aktif yang digunakan oleh aplikasi. Dalam hal ini hanya ada dua cara : Cara manual Salin saja file ACADEMIC .DAT ke lokasi asal file yang rusak (pada direktori aplikasi)

Cara otomatis Gunakan file teks hasil backup untuk mendapatkan data aktif. Pilih menu Utilitas | Restore dan isi direktori di mana file teks tadi berada. Tekan tombol Proses pada dialog di atas. Selanjutnya, Anda akan dapatkan file aktif berisi data sebagaimana data teks tersebut.


51

Perhatikan bahwa kedua cara tersebut hanya dapat mengembalikan data terakhir sebagaimana proses backup dilakukan. Untuk menjamin data terakhir yang disimpan, disarankan agar Anda melakukan proses backup secara periodik.

6.5 Utilitas Setup Printer

. c

Printer yang Anda gunakan harus disesuaikan dengan jenis printer yang terpasang di Windows. Untuk tiap jenis printer tersebut, Anda dapat set fasilitasnya (ukuran kertas, orientasi cetak) melalui pilihan menu Utilitas | Setup Printer. Lihat keterangan selanjutnya pada bagian Pencetakan Data.

6.6 Utilitas Setup Pemakai

!

n I

Setiap pemakai aplikasi STAF-2000 haruslah didaftarkan terlebih dahulu. Untuk itu, Administrator sistem bertanggung jawab mendefinisikan nama pemakai, password berikut grup ke mana pemakai tersebut dikelompokkan. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, tiap pemakai dikelompokkan dengan kategori sbb. : · · · ·

Operator (orang yang mengisi sejumlah data rutin) Operator Bagian (pihak yang bertanggung jawab sesuai bagian kerjanya, misalnya rekruitmen, penggajian dsb.) Pimpinan (pimpinan lembaga) Administrator (administrator sistem atau EDP Manager)

@ -t

f o

Untuk masing-masing kelompok, telah didefinisikan menu yang berbeda. Untuk menambah atau mendefinisikan pemakai, pilih menu Utilitas | Setup Pemakai sehingga muncul dialog sbb. :

S

Dialog pengisian pemakai

Isian dilakukan sbb. : · · ·

UserID (harus diisi, kode yang dikenal sebagai identitas pemakai. Harus unik) Nama (nama panjang tiap pemakai) Password (harus diisi)


52

· ·

Group (kelompok pemakai, harus diisi atau dipilih dari pilihan yang ada) Keterangan (keterangan tambahan)

Tiap password akan dikode secara khusus sehingga orang lain tidak akan dapat mengetahuinya. Ini akan menambah keamanan bagi pemakai sistem dari pemakaian yang tidak berhak.

. c

Untuk melihat data pemakai, lakukan sbb. : · ·

Klik tombol Lihat. Daftar pemakai akan dimunculkan. Geser tombol scroll horizontal atau scroll vertical untuk melihat data yang telah ada.

Untuk menghapus data pemakai, lakukan sbb. : · ·

n I

Masukkan UserID. Jika ada, akan ditampilkan informasi lainnya. Tekan tombol Hapus. Konfirmasi penghapusan akan diberikan. Tekan Yes bila yakin akan menghapus dan No untuk membatalkan.

!

Perlu diingat, bahwa data yang telah dihapus tidak dapat dikembalikan. Oleh karenanya, Anda harus berhati-hati sebelum menghapus data tersebut. Bila terjadi hal demikian (telah dihapus dan ingin dikembalikan), Anda dapat menambah data pemakai baru dengan nama/UserID yang sama dengan sebelumnya.

@ -t

f o

S


53

7. Keamanan STAF-2000 dilengkapi dengan fasilitas keamanan bertingkat sebagai berikut : · ·

Keamanan di level pemakai Keamanan di level group

. c

Tiap pemakai memiliki password tertentu yang berasosiasi dengan UserID tertentu. Klik item terkait untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut.

7.1 Definisi Pemakai

n I

Pemakai adalah identitas yang dikenal STAF-2000 pada database. Hanya pemakai sah yang terdaftar saja yang dapat menjalankan aplikasi ini. Pemakai memiliki UserID, Nama lengkap, Password, Group serta Keterangan tambahan. Untuk menambahkan, mengganti pemakai atau bahkan menghapus pemakai, aktifkan menu Utilitas | Setup Pemakai. Nama pemakai dibatasi 10 dijit alfanumerik. Gunakan kombinasi huruf dan angka, jika perlu, untuk membedakan satu pemakai dengan pemakai lainnya.

!

@ -t

7.2 Definisi Kelompok

Tiap pemakai dikelompokkan secara fungsional ke dalam 4 kelompok. Masing-masing kelompok tersebut memiliki menu yang berbeda sesuai definisi yang dilakukan sebelumnya. Kelompok ADMINISTRATOR adalah kelompok yang memiliki kewenangan penuh terhadap aplikasi, termasuk mendifinisikan pemakai lain. Dalam hal ini, pemakai default adalah ADMIN dengan password ADMIN yang masuk dalam kelompok ADMINISTRATOR aplikasi.

f o

Penjelasan lebih detail, lihat menu Utilitas | Setup Pemakai.

S

7.3 Definisi Password

Tiap pemakai pemakai password tertentu. Gunakan kombinasi huruf dan angka, jika perlu. Tulis nama pemakai dan password Anda di tempat yang aman untuk refenesi selanjutnya untuk menjaga bila Anda lupa. Tanpa kombinasi UserID dan Password yang benar, pemakai tidak dapat mengakses sistem ini.


54

8. Tips Sejumlah tips yang berkaitan dengan penjadwalan akan diberikan juga di sini. Tips tersebut akan berguna bagi Anda dalam merencanakan dan menggunakan aplikasi ini.

. c

8.1 Pemakaian Foto

STAF-2000 memiliki fasilitas untuk menampilkan foto guru/staf. Foto-foto tersebut akan digunakan pada sejumlah laporan (biodata guru/staf). Sebelum Anda dapat memanfaatkan fasilitas ini, lakukan hal-hal sbb. :

n I

·

Scan foto staf dengan scanner. Warna foto akan disimpan sesuai aslinya. Yakinkan bahwa scanning foto tersebut cukup baik hasilnya dan berukuran tidak lebih dari 30 KB.

·

Simpan tiap foto hasil scan tersebut dengan nama sesuai dengan no kode guru/staf. Penyimpanan harus menggunakan format BMP.

·

Simpan hasil scan (filenya) pada sub direktori FOTO untuk pemanfaatan lebih lanjut.

@ -t

!

Foto-foto tersebut akan digunakan saat pengisian data Dosen serta pencetakan laporan bio data guru/staf. Bila Anda belum memiliki foto ybs. Atau salah memberi nama atau salah memasukkan lokasi direktori, maka foto tersebut tidak akan muncul di layar dialog. 8.2 Mengatur Ukuran Cetakan

f o

STAF-2000 memliki fasilitas pencetakan yang fleksibel. Dengan fasilitas ini Anda dapat melakukan sbb. : · · · · ·

Mencetak dengan orientasi portrait atau landscape. Mencetak hanya halaman tertentu saja yang diinginkan. Mencetak dengan berbagai jenis printer, asalkan kompatibel dengan Windows. Mencetak dengan ukuran kertas yang sesuai dengan kebutuhan. Melakukan zooming pencetakan untuk memperbesar atau memperkecil ukuran cetakan.

S

Pada sejumlah laporan, sistem telah mengeset ukuran kertas double folio. Bila Anda ternyata tidak memiliki kertas itu, sederhana saja, perkecil ukuran cetak dengan fasilitas zooming (skala cetak). Jadi, Anda tidak perlu khawatir dengan ukuran kertas Anda. Untuk lebih jelasnya, lihat Pencetakan.


55

9. Kontak Selanjutnya Untuk keterangan dan dukungan teknis lebih lanjut perihal STAF-2000, Anda dapat menghubungi alamat sebagai berikut :

. c

Soft-@! Inc. Kantor : Jl. Saturnus Utara V Blok O/18 Bandung Telp. : 022-70781730 Situs : homepage : http://www. solusipintar.com email : [email protected]

@ -t

!

n I

f o

S


56

Inc. Petunjuk Pemakaian STAF Inc. Hak cipta dilindungi undang-undang

Recommend Documents