Implementatie TT beleid binnen EWI Deze tekst is besproken en vastgesteld door het MT van de faculteit EWI op 26 maart 2014. Op 29 april 2014 heeft de OdC schriftelijk haar instemming verleend met de definitieve nota 'Implementatie TT-beleid inclusief EWI-criteria'.
Implementatie TT beleid inclusief EWI-criteria In de notitie Tenure Track Beleid TU Delft (juli 2012) wordt het algemene proces, de rollen en bevoegdheden van verschillende partijen besproken. Specifieke kenmerken van het Delftse Tenure Track beleid zijn: Iedere structurele vacature voor UD wordt ingevuld op basis van Tenure Track, een aanstelling van 5 jaar, die bij gebleken potentieel voor UHD/hoogleraar, wordt omgezet in een vaste aanstelling. Met iedere Tenure Tracker worden aan het begin van de track, liefst binnen 3 maanden na aanstelling, schriftelijke afspraken gemaakt over te behalen resultaten (afdelingsspecifiek) en persoonlijke ontwikkeling (competenties) Verlenen van tenure is uitsluitend afhankelijk van persoonlijke prestaties en ontwikkeling, financiële argumenten spelen hierbij geen rol. Evenmin is er sprake van competitie voor een beperkt aantal plaatsen. Voor iedere Tenure Tracker is een structurele positie beschikbaar in de organisatie/ formatie. Verlenen van tenure houdt niet automatisch bevordering tot UHD in. Meestal zal dit pas enkele jaren later plaatsvinden. In het TT beleid wordt nadrukkelijk ruimte gelaten voor faculteit-specifieke invulling. In dit memo schetsen we de facultaire invulling van EWI. Facultaire invulling TT in een notendop: -
-
Bij EWI is de Tenure Track commissie gelijk aan het facultaire MT. De Tenure Tracker wordt in de gewone R&O cyclus beoordeeld. Deze beoordelingen worden door de Tenure Track commissie gevolgd en eens per jaar besproken. Als de beslissing over een vaste aanstelling (tenure) opportuun is, presenteert de kandidaat zijn voortgang en visie voor het afdelings MT, aangevuld met de opleidingsdirecteur, een collega afdelingsvoorzitter (of zeer ervaren hoogleraar) (liefst van een aanverwant vakgebied) en de HRadviseur van de betreffende afdeling. Dit afdelingsMT+ formuleert een advies aan de TT commissie (facultair MT) De decaan beslist.
Het TT proces binnen EWI ziet er als volgt uit. Tijdens de R&O-cyclus wordt jaarlijks vastgesteld of de betrokken Tenure Tracker (TT-er) nog ‘on track’ ligt. Het verdient aanbeveling om bij de R&O-gesprekken ook de afdelingsvoorzitter (2e beoordelaar) in het gesprek te betrekken. Na ongeveer 2,5 jaar vindt een midterm evaluatie plaats. De TT-er houdt een presentatie voor het afdelings-MT. De afdelingsvoorzitter kan in overleg met het afdelings-MT besluiten dat bij de midterm evaluatie ook andere personen (opleidingsdirecteur, HR, andere hoogleraar) aansluiten. Na afloop van deze midterm evaluatie krijgt de medewerker feedback over de voortgang van het proces en welke aspecten in de ontwikkeling nadere aandacht behoeven. Deze feedback wordt schriftelijk bevestigd aan de medewerker, met afschrift aan HR, zodat dit advies kan worden toegevoegd aan het personeelsdossier. Aan het eind van ‘de track’ wordt bij de R&O-review (evaluatieoverleg) besloten op welk moment de formele beslissing over tenure wordt genomen. 1 TT beleid inclusief EWI criteria_def v02052014
Rol van de facultaire Tenure Track commissie: De Tenure Track commissie heeft de volgende rollen: - Monitoren van de ontwikkeling van de Tenure Trackers. Jaarlijks bespreekt deze commissie de beoordelingen en de vorderingen van alle TT-ers op EWI; - Ontwikkelen van de facultaire criteria; - Afdelings-overstijgend adviseren aan de decaan over de hantering van de criteria, zodat faculteitsbreed op uniforme wijze de criteria worden gehanteerd; - Bespreken van de individuele voordrachten en die toetsen aan de facultaire criteria. Rol van het afdelingsMT(+): - Monitoren van de ontwikkeling van de Tenure Trackers bij de previews/reviews (MT); - Ontwikkelen van afdelingsspecifieke criteria in aanvulling op de WP-criteria (MT); - Geven van feedback en ontwikkelingsadviezen aan Tenure Trackers op basis van de presentatie in het kader van de midterm-review (MT of desgewenst MT+); - Fungeren als adviescommissie bij de presentatie en de voordracht richting TT-cie en decaan. Faculteitspecifieke criteria In de bijlage bij deze notitie is beschreven welke richtinggevende criteria binnen EWI een rol spelen in het tenure track proces. In de praktijk zullen de kwantitatieve normen per afdeling kunnen verschillen vanwege de diversiteit in publicatiecultuur tussen vakgebieden. Daarnaast zullen de eisen per persoon worden afgestemd op de duur van de academische loopbaan. Om die redenen is het extra belangrijk om hierover vooraf goede afspraken te maken in goede afstemming met de afdelingsvoorzitter. Vanzelfsprekend zijn ook de TU Delft WP criteria volledig van toepassing. Hierin staan de eisen beschreven die binnen de TU worden gesteld aan UD2, UD1, UHD2, UHD1, HGL2 en HGL1. In zijn algemeenheid zal een UD die tenure krijgt moeten voldoen aan de eisen van UD1 en de potentie hebben om binnen een redelijke termijn, afhankelijk van de academische loopbaan tot dat moment, door te groeien naar UHD. De in de bijlage genoemde criteria zijn een nadere specificering van de TU Delft WP criteria. De eisen zijn specifiek voor de faculteit EWI en bevatten richtinggevende elementen als het gaat om de kwantitatieve normen die gelden bij het verlenen van tenure. Het proces m.b.t. het verlenen van tenure in stappen: Stap 1: Als uit de R&O-review het besluit is gekomen dat er een kandidaat is voor tenure, treft leidinggevende samen met de kandidaat de voorbereidingen voor de voordracht. 1. Het dossier bestaat uit: een persoonlijke visie (Engels): een positiebepaling van de TT-er m.b.t. zijn of haar onderzoek- en onderwijstaak, inclusief een omschrijving van wat betrokkene ziet als zijn of haar meest significante bijdrage aan de wetenschappelijke kennis, nu en in de toekomst. een actueel Engelstalig CV waarin persoonlijke gegevens, gegevens over de loopbaan en overige activiteiten relevant voor de positie in het onderzoek- en onderwijsmilieu, opgenomen zijn. In dit CV zijn in ieder geval opgenomen: een lijst van publicaties uitgesplitst in een lijst met publicaties in gerefereerde tijdschriften, een lijst met publicaties in conference proceedings en een lijst met voordrachten; een reflectie op de publicaties/citaties volgens Web of Science (ISI), Scopus en Google Scholar (inclusief H-index); de reflectie is gericht op het totaal aantal publicaties/citaties, de aantallen per jaar, wat is de top 5, wat is de ontwikkeling in de afgelopen 5 jaar; een lijst van ingediende en gerealiseerde projecten; een lijst van PhD studenten die door betrokkene zijn en nog worden begeleid; een lijst van bijdragen aan onderwijs, onderwijsvernieuwing en studiesucces een lijst van bijdragen aan de organisatie De afspraken zoals gemaakt bij het begin van de aanstelling worden toegevoegd. De kandidaat geeft aan welke afspraken wel en niet zijn gerealiseerd en wat hiervan de reden is.
2 TT beleid inclusief EWI criteria_def v02052014
2. De sectieleider zet de motivering voor tenure op schrift waarbij wordt ingegaan op de bepalende elementen: UFO-profiel, inclusief aanvullende criteria (WP-criteria en afdelingsspecifieke invulling hiervan) de afspraken zoals gemaakt bij het begin van de aanstelling De stukken van betrokkene en de motivering worden aangeleverd aan de voorzitter van de afdeling. De secretaris van de afdeling zorgt voor verspreiding van het dossier naar de leden van het afdelingsMT+ (zie hieronder). Stap 2: Het dossier van de kandidaat wordt besproken in het afdelings-MT. Bij dit MT worden eveneens uitgenodigd: een afdelingsvoorzitter of ervaren hoogleraar uit een aanverwant vakgebied, de betreffende opleidingsdirecteur en de HR adviseur van de betreffende afdeling. Dit gezelschap noemen we afdelingsMT+. De kandidaat verzorgt in dit afdelingsMT+ een korte presentatie ter toelichting op zijn/haar dossier en over de behaalde resultaten in de Tenure Track periode, inclusief visie op de toekomst. De bijeenkomst is als volgt opgebouwd:
De kandidaat begint met een presentatie in het Engels van maximaal 10 minuten (netto; door discussie kan de presentatie langer worden) aan de hand van een beperkt aantal PowerPoint slides met de volgende informatie: visie op onderzoek, internationale positionering en eventuele plannen voor de toekomst; ervaring met en visie op onderwijs en bijdrage aan de onderwijsorganisatie; visie en plannen op het gebied van valorisatie (oftewel samenwerking met de industrie/maatschappij en bijdrage aan de samenleving in het algemeen); ervaring met en visie op leidinggeven en persoonlijke bijdrage aan de organisatie.
Aansluitend heeft het afdelingsMT+ een interview met de kandidaat, duur ongeveer een half uur. In het gesprek komen ten minste de volgende onderwerpen aan de orde: welke toegevoegde waarde hebben zowel het vakgebied als de persoonlijkheid van de kandidaat voor het onderzoek en onderwijs binnen de afdeling en/of faculteit; welke rol wenst de kandidaat te spelen in de ontwikkeling van junior en andere onderzoekers in zijn omgeving; welke rol beoogt de kandidaat in de komende jaren te spelen binnen de faculteit, de universiteit en daarbuiten, o.a. op het gebied van valorisatie, organisatie en leiderschap; in welke mate en op welke gebieden denkt de kandidaat op hem/haar toegesneden ondersteuning vanuit de organisatie nodig te hebben om de gestelde doelen te kunnen verwezenlijken.
Direct aansluitend aan dit gesprek bespreekt het afdelingsMT+ haar impressies van het gesprek en probeert te komen tot een gezamenlijk oordeel aangaande het advies in de richting van de TTCieEWI en de decaan.
Het afdelings MT+ formuleert een advies aan de Decaan (doorgaans opgesteld door de sectieleider). Stap 3: beslissing vaste aanstelling door decaan Op basis van dit advies en de betreffende stukken neemt de decaan, na overleg met de TTCie-EWI, een beslissing over de vaste aanstelling. Het complete dossiers wordt aan de commissie voorgelegd en kort besproken tijdens een reguliere MT vergadering. Het doel van deze bespreking is om binnen het MT gevoel te krijgen voor de verschillen per individu en/of per afdeling, zodat er vanuit de praktijk een meer gezamenlijk gedragen normgevoel ontstaat over de praktische toepassing van de loopbaancriteria voor WP binnen EWI.
3 TT beleid inclusief EWI criteria_def v02052014
Afronding: de afdelingsvoorzitter voert, samen met de sectieleider en de HR adviseur, een gesprek met de betrokkene. In dit gesprek wordt het advies van het afdelings MT+ en de TTCie-EWI besproken en toegelicht. Betrokkene wordt geïnformeerd over het besluit en over de rechtspositionele consequenties. Daarnaast wordt, voor zover van belang, gesproken over de verdere loopbaan binnen of buiten de faculteit. Indien de uitkomst van deze bijeenkomst is dat er geen vaste aanstelling volgt voor de TT-er, is er een traject van maximaal 12 maanden beschikbaar om de kandidaat te begeleiden naar de arbeidsmarkt. Voor deze outplacement is er ondersteuning vanuit de TU Delft beschikbaar. De kosten van het traject komen voor rekening van de afdeling. Dit outplacement traject wordt gepland in overleg met de TT-er, de leidinggevende en de HR adviseur. Promotieproces Tenure track UD-UHD In geval de voordracht voor UHD samenvalt met het voorstel voor Tenure zal het proces voor UHDbevordering worden gevolgd, dus via de facultaire Loopbaancommissie. Aanbevolen wordt het dossier van de kandidaat dan wel voorafgaand hieraan binnen het afdelings MT te bespreken om te bezien of de kandidaat voldoet aan de afdelingsspecifieke eisen voor tenure en UHD. Bij een positief advies van de Loopbaancommissie over bevordering tot UHD zal de decaan direct een besluit nemen over zowel de UHD-bevordering als het voorstel voor tenure. Vanwege de zwaarte van deze procedure wordt het MT van de faculteit hierover achteraf geïnformeerd.
4 TT beleid inclusief EWI criteria_def v02052014
Bijlage 1: Eindcriteria Tenure Track Deze bijlage bedoelt een handleiding te zijn bij het bepalen/invullen van eindcriteria. De ondergenoemde criteria hebben een richtinggevend karakter en zijn niet bedoeld als checklist. Dit houdt in dat kwantitatieve normen niet keihard zijn en ook nog kunnen verschillen per vakgebied. Kwalitatieve normen zijn per definitie niet hard en meetbaar. Het oordeel hierover zal zoveel mogelijk ‘intersubjectief’ worden bepaald door meerdere beoordelaars/peers hierbij te betrekken. Bovenmodale prestaties kunnen soms een tekort op een ander onderdeel compenseren. Daarnaast zal er een relatie dienen te bestaan tussen actieve jaren in het onderzoek en de bijbehorende criteria. Aan het begin van de aanstelling moet deze lijst worden besproken en worden per kandidaat SMART afspraken vastgelegd (opgenomen in personeelsdossier), passend bij de kandidaat en het onderzoeksveld. Deze SMART afspraken worden ieder jaar in de R&O cyclus geëvalueerd en eventueel aangepast. Dit betekent dat voor iedere Tenure Track aanstelling individuele afspraken gelden (maatwerk), waarbij het Persoonlijk Ontwikkelplan de ontwikkeling van de Tenure Track kandidaat volgt en ondersteunt. Deze POP en dus de ontwikkeling van de Tenure Track kandidaat, komt tijdens de R&O cyclus jaarlijks aan bod. Het staat afdelingen vrij om meer specifieke en aanvullende afspraken te maken met betrekking tot onderstaande criteria. Algemene criteria Een Tenure Track-kandidaat toont wetenschappelijke drive en levert een actieve bijdrage aan het onderwijs. Toont ambitie om op korte termijn UHD te worden en op langere termijn hoogleraar. Heeft een visie op onderwijs (ook onderdeel van de BKO), onderzoek en organisatie, voor de periode na afloop van de Tenure Track (visie voor de toekomst). De TU Delft WP performance criteria zijn onderdeel van deze procedure. Onderzoek Ontwikkelt, coördineert en realiseert eigen onderzoekslijn. De mate van zelfstandigheid en eigen initiatief speelt een rol bij de beoordeling. De leidinggevende coacht de TT-er in dit proces. De TT-er toont een gezonde mate van onafhankelijkheid en eigen ideeën. Formuleert circa 3 onderzoeksvoorstellen die tot de top behoren, te meten aan de reviews. Aan het begin van de TT: vastleggen in de afspraken hoeveel publicaties er gemiddeld per jaar zullen verschijnen die voortvloeien uit het TT onderzoek. Bij een volledige TT-periode van 5 jaar geldt het aantal van minimaal 8 publicaties als richtlijn. Het betreft publicaties in toonaangevende tijdschriften en/of op topconferenties, af te meten aan de acceptatiegraad van deze conferenties. Er moet een netwerk opgebouwd zijn aan het einde van de Tenure Track en men moet deel uitmaken van een internationale community. Internationale ervaring aan een buitenlands instituut wordt aanbevolen. Combineert eigen onderzoek op motiverende wijze met onderwijs. Begeleiden van promovendi Begeleidt 2 tot 4 promovendi en/of postdocs binnen de vijfjarige periode; Laat zien dat het mogelijk is om promovendi zo te begeleiden dat het mogelijk is een dissertatie binnen vier jaar te voltooien. Uiteraard met aandacht voor de kwaliteit van de begeleiding (voldoende sturen en loslaten) en niveau van het onderzoek. Onderwijs Levert een significante bijdrage aan het onderwijs, met aandacht voor vernieuwing en studiesucces; Een goede evaluatie door studenten en opleidingsdirecteur (in R&O-cyclus). Heeft BKO-traject afgerond. Engelse taalvaardigheid (ETV) test binnen 6 maanden na het begin van de TT-periode en C1-III of C2 niveau aan het einde van de track. Geeft goede begeleiding aan BSc- en MSc-studenten. Zorgt dat BSc-studenten, MSc-studenten hun afstudeerproject met succes en tijdig afronden. 5 TT beleid inclusief EWI criteria_def v02052014
Organisatie en leiderschap Neemt actief deel aan projecten, commissies, besturen, wetenschappelijke evenementen, pr-activiteiten. Neemt deel aan Personal Development Program voor TT-ers. Toont zelfreflectie en werkt actief aan verbeterpunten. Toont gevoel voor mens en organisatie. Heeft aandacht voor persoonlijke ontwikkeling van promovendi en het promotieproces. Levert bijdrage aan de sectie: toont verantwoordelijkheid, spreekt indien nodig andere teamleden aan, draagt bij aan teambuilding. Is in staat een gesprek in het Nederlands te voeren en algemene schriftelijke mededelingen in het Nederlands te begrijpen. Valorisatie Is in staat om een vraagstelling uit het bedrijfsleven en de overheid te vertalen naar onderzoek. Is in staat om het netwerk binnen en buiten de universiteit effectief te onderhouden en met verschillende partijen samen te werken.
6 TT beleid inclusief EWI criteria_def v02052014
