1 IN-, DOOR- EN UITSTROOM [IDU] HET PROCES MOEST BETER! Door 2 HET PROCES3 AANLEIDING We weten niet exact hoeveel medewerkers OCW heeft. Voorzieninge...
We weten niet exact hoeveel medewerkers OCW heeft. Voorzieningen zijn niet altijd gekoppeld aan een medewerker. Het kan gebeuren dat een vertrekkende medewerker het pand uitloopt met OCW voorzieningen. Veel handwerk en loketten zorgen voor fouten in het proces met tijdrovende herstelwerkzaamheden. Niemand is verantwoordelijk voor gehele keten en er is onvoldoende signalering. Lange doorlooptijden voordat een medewerker zijn spullenboel heeft: kostbaar en geeft medewerkers niet een gevoel van welkom te zijn.
HET MOEST BETER!
DOEL
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
UITGANGSPUNT
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
De medewerker staat centraal
UITGANGSPUNT
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
De Rijksoverheid dient het goede voorbeeld te geven. OCW wil een moderne, betrouwbare organisatie zijn, met een professionele uitstraling. De bedrijfsvoering is op orde en we zijn een goede werkgever.
UITGANGSPUNT
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
De processen zijn verbeterd, met minder lange doorlooptijden en complexiteit. Processen zijn nu integraal, logisch, veilig en eenvoudig.
UITGANGSPUNT
•
Risico’s zijn beperkt;
•
Gegevens beveiligd;
•
Privacy beschermd.
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
UITGANGSPUNT
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Eén uniform IDU proces;
voor heel OCW!
EEN UNIFORM IDU-PROCES BETEKENT VOOR OCW
Naleven Rijksbrede visie
Eenduidige, centrale administratie en registratie Snelle uitlevering voorzieningen
Effectiviteit Kostenbesparing
Veiligheid
Klant tevredenheid
Medewerkers tevredenheid
Eenvoudiger proces Verbeterd imago
Betrouwbaarheid Transparant overzicht & inzicht
Stuurinformatie door rapportage
Aantrekkelijk werkgeverschap
IDU GEGEVENS
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
IDU GEGEVENS
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Voorzieningen Identiteit
Context Wat krijg ik?
Wie Ben ik?
Wat ben ik? Wat mag ik?
Identity Management Access Management
INSTROOMPROCES
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap SERVICEDESK
START KANDIDAAT
+ MANAGER
P-Adviseur Rijkspas
REGISTRATIE
Leverancier, Atos Rijksportaal
DIGITALE IDENTITEIT
BVRIN
PERSOONS REGISTER
WERKRELATIE REGISTER
VOORZIENINGEN REGISTER
Access
JOUW ROL BINNEN IDU
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
VOOR P-ADVISEURS
Jij bent dé contactpersoon voor een nieuwe INTERNE medewerker Je zorgt dat de medewerker een ID-bewijs en bankpas meeneemt voor het registreren bij de Servicedesk. Nadat de medewerker aangegeven heeft bij OCW te willen gaan werken, begeleid je de medewerker naar de servicebalie. Samen met de Servicedeskmedewerker en de medewerker ga je naar de kamer met de WID-scanner en je neemt zelf je Rijkspas mee. De Servicedeskmedewerker start de registratie. Je kijkt nauwlettend mee tijdens de registratie van de medewerker of alle gegevens goed overgenomen zijn vanaf het paspoort, ID-kaart of vreemdelingendocument. Je biedt de informatie voor het registreren van functie en werkomgeving van de medewerker. Je vertelt welke voorzieningen aangevraagd moeten worden voor de medewerker. Je vult samen met de medewerker de aanvullende aanstellingsgegevens, waaronder het IBAN op de bankpas, in voor de aanstelling in P-Direkt. Je rondt het arbeidsvoorwaarden gesprek af en verzorgt de communicatie naar de nieuwe medewerker voorafgaand aan de eerste werkdag. Je zorgt dat de medewerker een ID-bewijs meeneemt op de eerste werkdag en aangemeld is. Je zorgt dat de medewerker op de eerste werkdag ontvangen en begeleidt wordt naar zijn/haar werkplek.
JOUW ROL BINNEN IDU
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
VOOR DIRECTIESECRETARISSEN
Jij bent dé contactpersoon voor een nieuwe EXTERNE medewerker Nadat de selectie van een medewerker heeft plaatsgevonden, probeer je dat deze voor de 1e werkdag nog langs komt voor registratie. Indien dit niet mogelijk is, zorg je dat dit gebeurt op de eerste werkdag. Je zorgt dat de medewerker een paspoort, ID-kaart of vreemdelingendocument meeneemt op de registratie-afspraak bij de Servicedesk. Dit is een afspraak die jij georganiseerd hebt. Je begeleidt de medewerker naar de Servicedesk en samen met de Servicedeskmedewerker en de medewerker ga je naar de kamer met de WID-scanner en je neemt zelf je Rijkspas mee ten behoeve van jouw registratie als begeleider. De Servicedeskmedewerker start de registratie. Je kijkt nauwlettend mee tijdens de registratie van de medewerker of alle gegevens goed overgenomen zijn vanaf het paspoort, ID-kaart of vreemdelingendocument. Je biedt de informatie voor het registreren van functie en werkomgeving van de medewerker. Je vertelt welke voorzieningen aangevraagd moeten worden voor de medewerker. Na de registratie begeleid je de medewerker naar zijn/haar werkplek of maakt afspraken voor de 1e werkdag. Je blijft de contactpersoon inzake realisatie en levering van de voorzieningen en zorgt ervoor dat deze informatie de medewerker bereikt.
JOUW ROL BINNEN IDU
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
VOOR DE FACILITAIRE MEDEWERKERS AAN DE BALIE
Jij registreert de nieuwe medewerker
Je ontvangt aan de Servicedesk de nieuwe medewerker en de P-adviseur of directiesecretaris. Je start met het maken van een WID-scan, haalt deze op in IDUSYS en controleert samen met de aanwezigen of de gegevens goed zijn ingescand. Dit is belangrijk want bij fouten heeft dit consequenties voor de rest van het proces na deze registratie. Je vraagt een RIN-nummer aan. Je registreert alle persoonlijke gegevens die de medewerker aan je geeft. Je registreert de meegelopen P-adviseur of directiesecretaris door middel van de naam op hun Rijkspas. Je registreert de functiegegevens en de werkomgeving die de P-adviseur of directiesecretaris aan je geeft. Je selecteert alle benodigde voorzieningen aan voor de medewerker, die de P-adviseur of directiesecretaris aangeeft zoals de rijkspas, account, toegang tot applicaties, een laptop of telefoon. Je meldt aan de directiesecretaris dat hij/zij de contactpersoon blijft en op de hoogte gehouden wordt per e-mail inzake de realisatie en levering van de voorzieningen. Je meldt aan de nieuwe interne medewerker dat zijn/haar gegevens opgeslagen zijn in P-direkt en de medewerker – indien toegang tot P-Direkt geregeld is – daar zelf inzage in heeft en eventueel kan aanpassen. Deze gegevens worden automatisch overgenomen in IDUSYS. Je meldt aan de nieuwe externe medewerker dat hij/zij de opgeslagen gegevens kan inzien via de functioneel beheerder en eventueel kan laten aanpassen. Na “akkoord en versturen” geef je aan dat de registratie gereed is en dat de aanwezigen mogen gaan. Je verzorgt de uitlevering van voorzieningen aan de balie.
EN VERGEET NIET:
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Jij bent het eerste visitekaartje van OCW bij de nieuwe medewerker. Ontvang hen hartelijk!
