improve
Projecten: Brabant Finance Event: ‘Hot issues in Finance’ • VolkerWessels Vastgoed: Bruggenbouwer tussen administratie en ICT • Ondersteuning inrichting CareCTRL bij VieCuri Medisch centrum • Interactieve rondetafel ‘lean in finance’ • RWE Supply & Trading: energiehandel is core business • EdeA, partner in energie: een win-win-win-winsituatie • Medtronic: IT-servicemodel heeft behoorlijke impact • Fagro.nl nieuwe stijl
www.fagro.nl
Fagro magazine, nummer 1, april 2013
“Het introduceren van een IT-servicemodel is geen sinecure”
“IT-servicemodel heeft behoorlijke impact”
Voorwoord
Jos Paffen
Na een lange en koude winter (met een record lange griepepidemie), lijkt dan nu eindelijke de lente aan te breken in Nederland. Dit geldt voor zowel de natuur als, hoe het er nu naar uit ziet, de sociale partners.
eerste kamer als politiek ‘blokkade’-wapen in te zetten (en wij maar lachen om landen als de VS en Italië: die waren tenslotte onregeerbaar, omdat hun senatoren de regering of de regeringsvorming blokkeren).
Aan de meteorologische ontwikkelingen kunnen wij als mensen niet veel veranderen. Aan de ‘winterslaap’ van de sociale partners en de politiek des te meer.
Nu lijkt het erop dat er een sociaal akkoord komt (wanneer u dit leest is het misschien al een feit) en laten we hopen dat dit een ‘boost’ geeft aan Nederland en dat de economie eindelijk uit het dal klimt. Wij hoeven geen spectaculaire groeicijfers te verwachten, maar een verbetering van consumenten- en productenvertrouwen zou toch wel al een stuk beter ‘aanvoelen’.
Was een groot deel van de Nederlanders na de verkiezingen nog opgetogen over het feit dat de regering uit ‘slechts’ twee partijen kon worden gevormd (in plaats van de gevreesde noodzakelijke vijf partijen coalitie), bleek men na enkele weken al van een koude kermis thuis te komen. De niet-coalitie partijen bleken de
zojuist gestarte tweede kwartaal de weg naar boven weer wordt ingeslagen en wij kunnen gaan genieten van een mooie lange zomer. Tot slot wil ik u alleen weer veel leesplezier toewensen bij het lezen van deze uitgave van de ‘Improve’ waarin weer interessante artikelen over onze relaties en van onze organisatie en haar activiteiten staan. Jos Paffen, Managing Director Fagro, Professionals in Finance & Control
Schrijf nu in voor tweede editie succesvol Brabant Finance Event.
‘Hot issues in Finance’ Op maandag 27 mei wordt op de Hightech Campus te Eindhoven de tweede editie van het Brabant Finance Event gepresenteerd. Het Brabant Finance Event is een uniek en in
Laten we er dan ook een positieve draai aan geven en hopen dat met de ingang van het
Brabant ongekend finance congres dat zich specifiek richt op hoger opgeleide financials in Brabant. In 2012 namen maar liefst 160 financials uit Brabant deel aan het congres en gaven zij het als rapportcijfer een 7,8! Ook in 2013 wordt een hoge opkomst verwacht. Het thema van de bijeenkomst op 27 mei is ‘Hot issues in Finance’.
Inhoud & Sprekers
Colofon
In deze uitgave:
Redactieadres: E:
[email protected] I: www.fagro.nl P: Amerikalaan 14, 6199 AE Maastricht – Airport T: 043 - 358 5480
Brabant Finance Event: ‘Hot issues in Fi-
Hoofdredactie: Margit Jacobs Redactie: Margit Jacobs, Jos Paffen, Karin Geraedts, Margó Lussenburg Concept en realisatie: Arc Nederland Fotografie: Peter Wijnands Photography, NFP Photography Vormgeving: MarksMarks Reklamemakers Druk: Sync. Grafimedia Improve is een periodiek magazine van Fagro Consultancy B.V. © Copyright 2013, Fagro Consultancy B.V. Foto’s en (delen van) teksten mogen uitsluitend worden overgenomen na schriftelijke toestemming van de redactie.
nance’
3.
VolkerWessels Vastgoed: Brug-
genbouwer tussen administratie en ICT
4.
Ondersteuning inrichting CareCTRL bij
6. Interactieve rondetafel ‘lean in finance’ 8. RWE Sup-
VieCuri Medisch centrum
ply & Trading: energiehandel is core business
10.
Ook dit jaar heeft het event, georganiseerd door Avans Hogeschool, Fagro Professionals in Finance & Control, Fontys Hogeschool, Rabobank, TiasNimbas en Universiteit Maastricht, aansprekende namen aan zich weten te binden. In het plenaire deel treden de heren Rob van Gijzel, Burgemeester van de gemeente Eindhoven & Voorzitter van de Stichting Brainport, Ronald Slaats, CEO De Lage Landen International B.V. en drs. Ton van Veen, CFO Jumbo Supermarkten op als plenaire sprekers. Zij spreken over de thema’s die momenteel leven binnen de Brainport regio, De Lage Landen en Jumbo. Hoe leiden
Partners:
Programma 12.00u 12.45u 13.10u 14.00u 14.50u 15.30u 16.20u 17:10u 18.00u 18.30u
Ontvangst & registratie. Quick lunch Woord van welkom door dagvoorzitter, Mathijs Bouman drs. A.L. van Veen, CFO Jumbo Supermarkten dhr. R. van Gijzel, Burgemeester Gemeente Eindhoven Pauze, netwerkgelegenheid met een hapje en drankje dhr. R. Slaats, CEO De Lage Landen International B.V. Masterclass, eerste ronde Masterclass, tweede ronde Verrassende dagsluiting Dinerbuffet & borrel
zij in deze roerige tijden alles in goede banen? Hoe maakt Jumbo de autonome groei en de groei door overnames, enerzijds mogelijk en anderzijds beheersbaar? Welke koers rendeert volgens De Lage Landen nu echt?
Masterclasses Na het plenaire deel volgen de deelnemers twee masterclasses naar keuze. Acht masterclasses staan hierbij garant voor het delen van actuele en state-of-the art kennis & kunde op het vakgebied Finance. Verspreid over twee ronden worden de masterclasses gepresenteerd door Achmea, Avans Hogeschool, BDO, Capgemini, Desso, Fontys Hogeschool,
Rembrandt F&O en TiasNiambas Business School. Thema’s die daarbij aan bod komen zijn oa: Lean in Finance, fraude risicomanagement, de controller en social media, verduurzaming & finance en de controller & IT Innovatie. Kijk voor de inhoud van alle sessies op www.brabantfinanceevent.nl
Meer informatie & inschrijven Deelnemers ontvangen 4PE punten. De deelnamekosten bedragen € 225,- excl. BTW. Ga voor meer informatie & inschrijven naar www.brabantfinanceevent.nl Let op: het aantal plaatsen is beperkt.
Organisatie:
EdeA, partner in energie: een
win-win-win-winsituatie
12.
Medtronic:
IT-servicemodel heeft behoorlijke impact
14.
2
Fagro Improve
Fagro.nl nieuwe stijl
16.
Fagro Improve
3
VolkerWessels Vastgoed bv
“EQ is minstens zo belangrijk als IQ”
Het bijzondere gebouw, en met name de massief houten trap in de vide, prijkte al in menig architectenblad. Het gebouw is dan ook met recht een lust voor het oog te noemen. De buitenzijde bestaat uit verticale stroken van gele baksteen, afgewisseld met stroken glas. De verticale belijning is ook aan de binnenkant van het gebouw doorgetrokken met een grote vide tot aan de bovenste verdieping. Een doorlopende massief houten trap zigzagt omhoog door de open ruimte en verbindt de kantoorverdiepingen op een natuurlijke wijze met elkaar. “De trap staat symbool voor de verbinding tussen het grote aantal werkmaatschappijen dat deel uitmaakt van onze groep”, vertelt adjunct directeur Hans Spanjers van VolkerWessels Vastgoed bv. “Tevens is het een plek waar medewerkers elkaar gemakkelijk kunnen ontmoeten.”
Nieuwe administratie
Frank Campman, Hans Spanjers en Manuel Bilic
“Bruggenbouwer tussen administratie en ICT” Op een prominente locatie aan de A28 in Amersfoort springt het bijzondere hoofdkantoor van bouwconcern VolkerWessels direct in het oog. Het in gele baksteen en glas opgetrokken gebouw uit 2012 is de thuishaven van zowel de holding als de werkmaatschappij VolkerWessels Vastgoed. Bovendien fungeert het gebouw als ontmoetingsplaats voor alle bedrijfsonderdelen van de groep. Ook Fagro-consultant Manuel Bilic is een verbindende
Via Frank Campman, vestigingsdirecteur van Fagro in Arnhem, kwam Hans in 2010 in contact met Fagro tijdens een rondetafelbijeenkomst. “Op deze themabijeenkomst werd voor mij duidelijk dat Fagro over veel vakkennis beschikt en ook verder kijkt naar wat er speelt bij een klant”, vervolgt Hans. “Toen wij in 2012 tijdelijke financiële ondersteuning zochten, kwam de samenwerking met Fagro concreet van de grond. In Manuel Bilic vonden wij een geschikte consultant om ons te helpen bij een fusie tussen drie complementaire zusterbedrijven van VolkerWessels: VolkerWessels Vastgoed, vastgoedontwikkelaar Planoform – onder meer specialist in binnenstedelijke herontwikkeling en ouderenhuisvesting – en De Koning Wessels Vastgoed. Dit laatste bedrijf ontwikkelt woningen, commercieel vastgoed en recreatievastgoed. Om hun marktpositie te verstevigen en in te kunnen springen op
nieuwe ontwikkelingen, zoals het combineren van woon- en zorgvoorzieningen, lag samenwerking voor de hand. Voor de fusie moest de boekhouding van de fuserende bedrijven worden samengevoegd naar één nieuw ERP- en boekhoudpakket; Navision. Het opzetten van zo’n nieuwe administratie doe je niet zomaar even. Daarvoor moesten de gegevens van meer dan veertig administraties uit twee verschillende boekhoudsystemen worden samengevoegd. We hebben bewust voor deze vorm van conversie gekozen, om zoveel mogelijk gegevens te behouden, waaronder projecthistorie. Deze gegevens blijven te allen tijde opvraagbaar.”
“De houten trap symboliseert de verbinding tussen alle werkmaatschappijen” Tijdrovende klus Niet alleen vakinhoudelijk, maar ook op sociaal vlak heeft Manuel bewezen de geschikte kandidaat te zijn voor de job. “Het implementeren van een nieuw boekhoudpakket roept weerstand op in een organisatie”, vertelt Manuel. “Een goed inzicht in administraties en ICT alléén is dan niet voldoende. Je moet ook kunnen omgaan met mensen; niet je IQ maar je emotionele intelligentie geeft daarbij vaak de doorslag. Je moet je kennis immers ook weten om te zetten naar klantgerichte oplossingen.“ Het samenvoegen van alle administraties was een tijdrovende klus, vanwege verschillen in werkwijzen zoals de opbouw van projectadministraties, relatiebestanden en grootboekschema’s. “Bijna 98 procent van
Adjunct directeur Hans Spanjers
alle data is goed overgezet; een hoge score!”, vertelt Hans. “Door zijn open karakter en het gemak waarmee Manuel contacten legde binnen de organisatie, is hij erin geslaagd een brug te vormen tussen de administratie en de ICT-afdeling. Hij heeft al die tijd het gezamenlijke doel van de beide partijen voor ogen gehouden en ervoor gezorgd dat zij niet tegenover elkaar kwamen te staan. Dankzij zijn goede sturing konden we de ingezette koers vasthouden en uiteindelijk ook het beste van twee werelden samenvoegen. Daarop mag Fagro best trots zijn.”
Over VolkerWessels VolkerWessels Vastgoed bv is onderdeel van het Nederlandse bouwconcern VolkerWessels. Het concern telt in totaal ongeveer 15.000 medewerkers, verspreid over meer dan honderd zelfstandige werkmaatschappijen. Behalve in Nederland heeft VolkerWessels vestigingen in België, het Verenigd Koninkrijk, Canada en de Verenigde Staten. De bedrijven zijn onder meer actief in de woningbouw, utiliteitsbouw, industriebouw, vastgoedontwikkeling, betonen waterbouw, wegenbouw, infrastructuur en installatietechniek.
Over VolkerWessels Vastgoed bv VolkerWessels Vastgoed bv richt zich op het creëren van meerwaarde voor toekomstige bewoners en huidige omwonenden. Een goed voorbeeld hiervan is de recente ontwikkeling van energienotaloos wonen. Een belangrijke activiteit is het verkrijgen van bouwvergunningen en bestemmingsplannen voor bouwprojecten in binnenstedelijke locaties en uitleggebieden aan de rand van de stad. Uniek is dat het bedrijf daarnaast ook zeer nauw betrokken blijft tijdens de bouwfase van een project. Onder de naam ZorgID ontwikkelt het bedrijf bovendien concepten voor de zorgmarkt.
schakel in het bedrijf. 4
Fagro Improve
Fagro Improve
5
Ondersteuning inrichting CareCTRL bij VieCuri
“De snelheid van werken is gewoon kicken” De zorg is een dynamische bedrijfstak. Als ziekenhuis moet je telkens anticiperen op bijvoorbeeld nieuwe wet- en regelgeving of bezuinigingen door de overheid. VieCuri Medisch centrum in Venlo en Venray weet door zijn vooruitstrevende karakter goed in te spelen op de vele ontwikkelingen. Als je echter ook nog een volledig nieuw ERP-systeem gaat implementeren, blijkt de capaciteit van het huidige team al gauw te klein. Een beroep doen op Fagro biedt uitkomst.
“Fagro zet mensen in die beschikken over een brede kennis op financieel gebied” De sector Stafdiensten van VieCuri telt drie financiële disciplines: financiële & salarisadministratie (30 medewerkers), planning & control (10 medewerkers) en treasury (1 medewerker). Consultants Sandra Wubben, Martijn Verlegh en Albert Cornelis zorgen dat de vaste medewerkers van de afdeling worden ontlast. Ze zijn respectievelijk anderhalf jaar, een half jaar en drie maanden gedetacheerd. Met als einddatum 30 april 2013. Alleen Martijn blijft wellicht langer. Dat heeft overigens niets te maken met hun inzet. “Integendeel”, zegt een zeer tevreden manager Financiële & Salarisadministratie Rob van Holstein. “Maar het project waarvoor deze extra capaciteit nodig was, bevindt zich in de eindfase. Onze eigen mensen nemen het weer over.”
CareCTRL Het project dat zo’n grote impact had op de capaciteit van de financiële afdeling, was de implementatie van een nieuw ERP-systeem: PRHC CareCTRL. Een SAP-gerelateerd systeem voor de ondersteunende diensten zoals inkoop, logistiek, financiën, HRM; specifiek toegespitst op ziekenhuizen. In een tijdsbestek van acht maanden ging het systeem live. Een megaproject, waarvoor de reguliere capaciteit niet volstond. Daarom werden de dagelijkse werkzaamheden grotendeels opgevangen door Sandra Wubben. “Mijn takenpakket werd steeds verder uitgebreid”, vertelt Sandra. “Inmiddels heb ik op bijna alle activiteiten ondersteund: grootboek- en projectadministratie, ondersteuning bij het opstellen van de (geconsolideerde) jaarrekening, balansbeheer en crediteurenadministratie. Wat ik prettig vind is de ruimte om te leren; het hoeft niet meteen perfect en eigen inbreng wordt aangemoedigd.” Toen Sandra het team kwam versterken, kwam ze vers van de opleiding. “Desondanks had ze maar een korte uitleg nodig en ging meteen voortvarend aan de slag”, zegt Rob van Holstein. “Zonder dat we ernaast moesten gaan zitten. Alsof ze al jaren meedraait.”
Btw-inrichting Door zijn expertise en ervaring met SAPsystemen bij diverse andere opdrachtgevers
Albert Cornelis, Martijn Verlegh, Sandra Wubben, Bart Breuer, Rob van Holstein en Gerrit Zomerdijk
6
Fagro Improve
werd in oktober Martijn Verlegh ingeschoven. “Eerst met het doel de pro rata berekening voor de btw van 20072011 op te stellen”, vertelt hij. “Al snel kwam daar de btw-inrichting voor CareCTRL bij.” Nu houdt Martijn zich vooral nog bezig met de fiscaliteit, oftewel het opzetten van een Tax Control Framework. “Het uiteindelijke doel dat hierbij speelt is het invoeren van horizontaal toezicht, waarbij de samenwerking met de belastingdienst centraal staat”, vult Rob aan. “Horizontaal toezicht vraagt meer afstemming vooraf in plaats van controles achteraf. Om dit te kunnen toepassen, moet de basis gewoon goed staan.”
Kicken Voor Fagro-business manager Bart Breur, sinds oktober in dienst, voelde de samenwerking meteen vertrouwd. “Het is altijd even aftasten; zowel de opdrachtgever als de consultants ken je nog niet. Het gaat om het opbouwen van een relatie. Hier ging dat heel vanzelfsprekend.” Toen VieCuri in januari ondersteuning vroeg op de crediteurenadministratie, wist Bart meteen te schakelen. “Albert had een vergelijkbare klus gedaan; hij leek me de juiste match voor deze plek.” Dat ging razendsnel. Albert: “Ik kwam ’s ochtends op gesprek en ben meteen gebleven en aan het werk gegaan om de extra workload op te vangen op de crediteurenadministratie, die is ontstaan vanuit de implementatie van CareCTRL.” Rob vervolgt: “Juist die daadkracht van Fagro wérkt voor ons. Het contact is heel open en eerlijk. Daardoor kunnen we snel op elkaar anticiperen en prettig samenwerken. De snelheid
“Je ziet dat de consultants de ‘oude garde’ motiveren en inspireren” waarmee de jonge mensen zaken oppakken, dat is gewoon kicken!” De samenwerking van VieCuri met Fagro voert overigens al terug tot 2006. “Dat had destijds te maken met de opzet van de financiële administratie voor een nieuwe commerciële activiteit: VieCuri Vitaal; ook toen zaten we klem qua capaciteit”, legt manager van het cluster Financiën, ICT en Facilitair Bedrijf Gerrit Zomerdijk uit, die inclusief de financiële afdelingen in totaal een kleine zevenhonderd mensen aanstuurt. “Fagro zet mensen in die beschikken over een brede kennis op financieel gebied. Dat is een absolute meerwaarde.”
Adviseur De drie consultants zijn op hun beurt erg te spreken over het werken bij VieCuri. Martijn vindt het nauwelijks vergelijkbaar met een commercieel bedrijf. “Je komt hier alles tegen; met name op het gebied van btw. Met elke uitzondering die je maar kunt vinden in de wet, heb ik wel te maken.” Ook voor Albert, die hiervóór een Amerikaans bedrijf ondersteunde, is het cultuurverschil groot. “Bij mijn vorige opdrachtgever lag de nadruk op winst maken en werkte ik samen met veel tijdelijke krachten. Bij VieCuri zijn de meesten al jarenlang in dienst. Ze zijn gewend met het oude systeem te werken; een volledig nieuw systeem leren
kennen vraagt nogal wat. Toch zie je dat wij hen hierin kunnen meetrekken, waardoor er een lach verschijnt op hun gezicht.” Rob vindt het mooi hoe Albert dit verwoordt: “Het is niet vanzelfsprekend dat de consultants de lead nemen; toch zie je inderdaad dat ze de ‘oude garde’ motiveren en inspireren. Waar we als afdeling naartoe willen, is het doorvoeren van verbeteringen voor het end-to-end proces, zodat we als adviseur optreden voor interne afdelingen en maatschappen. Nu blussen wij vaak brandjes van zaken die aan de ‘voorkant’, dus door bijvoorbeeld de afdelingen, al ondervangen kunnen worden. Denk aan het duiden van belaste of onbelaste posten, binnenlandse of buitenlandse inkoop; als dat duidelijk is, kunnen wij goed factureren. Daarvoor moeten mensen bekend raken met de financiële afhandeling en moeten wij op onze beurt weten wat er speelt bij de diverse afdelingen.”
Fagro Improve
7
Verhoging van de output, lagere kosten, hogere kwaliteit en snelheid; wie wil dit nou niet? Veelal wordt ‘lean’ in verband gebracht met deze termen. Maar wat houdt ‘lean’ nu precies in en hoe pas je dit toe in een finance & control omgeving? Om antwoord te geven op deze vragen organiseerde Fagro op maandagavond 11 maart een rondetafel-bijeenkomst met het thema ‘lean in finance’. Wat is ’lean’? Prof. dr. Harold Hassink RA en business manager drs. Jeroen van den Oever RC openden de sessie. Zij lichtten tijdens de introductie het uitgangspunt voor de discussie van deze avond kort toe: ‘lean in finance’ staat voor een verzameling van methoden gericht op het elimineren van verspillingen in processen. ‘Lean’ kent haar oorsprong in de productieomgeving, maar het principe is ook toepasbaar op andere processen, waaronder het financiële proces. Een voorbeeld van verspilling binnen finance & control is het produceren van (vele) rapportages die de (interne) klant helemaal niet gebruikt.
Waarom lean? Nadat het discussiekader was gesteld, zette gastspreker Joost Klerks RC transitiemanager bij Essent, helder uiteen hoe bij Essent binnen finance ‘lean’ is geïmplementeerd. Enkele redenen die door Joost en de deelnemers werden genoemd om met ‘lean in finance’ aan de slag te gaan, zijn: • Kostenbesparingen • Managen van organisatieveranderingen • Toenemende kwaliteitseisen • Standaardisatie van processen • Verhogen van de medewerkertevredenheid
Hoe ziet een lean-traject eruit?
Interactieve rondetafel ‘lean in finance’ 8
Fagro Improve
Meten is weten. De eerste fase van een lean-traject bestaat dan ook uit analyseren: zoveel mogelijk data verzamelen over het proces. Een goede tip van Joost is om de resultaten visueel te maken. Het kan een echte eye-opener zijn om te zien hoeveel (of vaak: hoe weinig) tijd financials besteden aan hun kerntaken. Vanuit finance gezien is de business de klant. Betrek deze dan ook nadrukkelijk bij het traject. Welk cijfer geeft de business aan finance? Wat wil de business? Het stellen van vragen heeft als doel vast te stellen wat de klant daadwerkelijk wil en nodig heeft. Doorvragen is essentieel om een duidelijk beeld van de situatie te schetsen. Ga vervolgens samen aan de slag met procesmapping en verbeteringen. Aandacht moet er ook zijn voor sturing van het traject en borging. Richt overlegstructuren in en volg de realisatie van de gedefinieerde besparingen. Doe dit uiteraard wel op een efficiënte en effectieve manier, het moet immers lean blijven! Om lean succesvol te implementeren is de ‘tone-at-the-top’ van cruciaal belang. Het management krijgt binnen de organisatie een coachende rol en gebruikt lean als sturingsinstrument.
Praktijkervaringen Het tweede deel van de avond stond in het teken van een rondetafeldiscussie met als doel praktijkervaringen uit te wisselen aan de hand van
stellingen. Er werd onder andere gediscussieerd over de toegevoegde waarde van lean in financiële processen, wanneer een organisatie klaar is voor het starten van een lean-traject en wat de doelstelling achter een lean-traject kan of zou moeten zijn. Onderstaand zijn de belangrijkste conclusies samengevat.
Het proces in de praktijk: best practices & valkuilen • Door te kijken waar de verspilling in de organisatie zit, faciliteer je kostenreductie. Ook een betere bediening van de interne klant brengt vaak een verlaging van de kosten met zich mee. • Er dient een juiste balans gevonden te worden tussen control en risico. Toets risico vs. impact en stem hierop je controls af. Bekijk daarbij kritisch welke controls echt nodig zijn. Definieer ze waar nodig anders of voer ze anders uit. Het volgen van het lean-proces kan helpen betere keuzes te maken. • Tijdens een lean-traject is visualisatie van essentieel belang. Door visualisatie wordt de organisatie zich bewust van timemanagement. Het is een set-of-mind/ cultuur/ een andere manier van kijken/ flow. • Begin met processen waar je het succes kan delen. • Sturen (interne) klanten wel op de informatie die ze krijgen? Ga daarbij de diepte in. In de praktijk blijkt dat er veelal niet op alle geleverde informatie wordt gestuurd.
In welk processen heeft lean een toegevoerde waarde? • Bij OTC en P2P gaat het om hoge volumes; elke verandering in deze processen heeft daardoor een groot effect. De overige processen zitten ingewikkelder in elkaar en vergen meer inzet om eenzelfde resultaat te bewerkstelligen. • Closing proces. Stel jezelf de vraag: is wat eruit komt ook datgene wat ik nodig heb? Het hangt van de maturiteit van de organisatie af waar in het closing proces je met lean begint. • Bekijk het dashboard van het closing proces gezamenlijk. Monitor hoe ver iedereen in het proces is en wat daarvan de redenen zijn. • Maak gebruik van shared service centers. Bekijk wat de werkelijke behoeftes zijn qua rapportages en maak het geheel efficiënter.
Bent u enthousiast geraakt over het onderwerp ‘lean in finance’ en wilt u er meer over weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Naast de rondetafel ‘lean in finance’ organiseert Fagro in 2013 nog een aantal andere rondetafels rondom wisselende thema’s. Bekijk hiervoor regelmatig onze website www.fagro.nl.
Fagro Improve
9
RWE Supply & Trading GmbH
“Energiehandel is core business” Bij binnenkomst in de hal van RWE Supply & Trading GmbH in het Duitse Essen is een grote beursvloer het eerste dat opvalt. Het internationale energieconcern, dat in Nederland vooral bekend is van dochterbedrijf Essent, is één van de vijf toonaangevende stroomen gasleveranciers in Europa. Om deze positie te verstevigen, houden de RWE Supply & Trading-specialisten de wereldmarkt voor energiehandel nauwlettend in de gaten. Fagroconsultant Rianne Kierschner versterkt sinds een jaar deze dynamische onderneming.
“Interimwerk is in Duitsland nog relatief onbekend”
“RWE Supply & Trading GmbH, kortweg RWEST, is de schakel tussen de RWE Groep en de wereldwijde groothandelsmarkten voor energie en energiegerelateerde grondstoffen”, vertelt Ronald van Eldik, Head of BackOffice bij RWEST. Op het hoofdkantoor in Essen vindt de handel plaats in grondstoffen, zowel in fysieke als derivate vorm, zoals gas, olie, kolen en stroom. De prijssignalen van de groothandelsmarkten die RWEST opvangt, worden niet alleen gebruikt voor de eigen handelsactiviteiten. Zij dienen ook als basis voor belangrijke beslissingen van de RWE Groep over eigen fabrieken en elektriciteitscentrales, gaswinning, transport en opslag.
“Nederlanders zijn doorgaans directer dan Duitsers” Central Matching Team “Vanwege de enorme handelsvolumes en grote geldstromen die daarmee zijn gemoeid – vaak gaat het om miljoenen euro’s per transactie – zijn hooggekwalificeerde medewerkers een absolute must”, vervolgt Ronald van Eldik. Toen RWEST in het voorjaar van 2012 een nieuw Central Matching Team wilde opzetten, was in de zoektocht naar een geschikte finance professional de stap naar Fagro snel gemaakt. “Ik had ervaring met Fagro in Nederland en zij stelden mij voor aan Robert Sauer, managing director van Fagro GmbH in Düsseldorf. Robert heeft het sollicitatieproces snel en doelgericht georganiseerd. In Rianne Kierschner vonden wij de juiste combinatie van factoren. Niet alleen vakinhoudelijk, maar ook sociaal is zij sterk. Daarnaast spreekt ze de Duitse taal en heeft zij werkervaring in de energiebranche. Dankzij Fagro vonden wij de
energieke consultant die wij zochten. Dat heeft Rianne in het afgelopen jaar meer dan bewezen.”
Risicomanagement Rianne had een wervelende start bij RWEST. Omdat een soortgelijk Central Matching Team binnen RWEST al bestond in Genève, volgde zij daar drie weken lang een ‘training on the job’. Daardoor kwam zij goed beslagen ten ijs voor de opstart van het team in Essen. “In verband met de grote geld- en goederenstromen is het risicomanagement van alle activiteiten van RWEST uitgebreid”, vertelt Rianne. “Dat is nodig om ons in te dekken tegen ’prijs- en kredietrisico’s op de wereldwijde energiehandelsmarkt. Onze handelsactiviteiten worden namelijk niet op de transactiedatum zelf verrekend, maar aan het einde van de maand. Dat is vaak een heel gepuzzel. Het verwerken en controleren van inkomende facturen is daarom één van de hoofdtaken van het Central Matching Team. Ook via ‘netten’, waarbij je alle inkoop- en verkooptransacties per leverancier in één netto eindbedrag verrekent, optimaliseren we onze financiën. Reporting is onze belangrijke derde activiteit waarmee we alle Back Office teams in RWEST ondersteunen.” Inmiddels staat er een team van vijf fulltime medewerkers dat een enorm leerproces heeft doorgemaakt. Wat Rianne zelf van die periode het meest is bijgebleven, is de cultuuromslag tussen Nederland en Duitsland. “Nederlanders zijn doorgaans veel directer dan Duitsers”, zegt ze. “Ook kunnen hiërarchische lagen in Duitsland niet zomaar worden omzeild. Wil je iets doen of gedaan hebben, dan moet je eerst bij de leidinggevende aankloppen en eventuele weerstand zoveel mogelijk wegnemen.”
Head of BackOffice Ronald van Eldik
Interimwerk onbekend De ervaringen van RWEST met Fagro zijn positief. Toch is er volgens Ronald nog een wereld te winnen voor Fagro in de Duitse uitzendmarkt. “Het concept van interimwerk is hier nog relatief onbekend en dat maakt onbemind”, legt hij uit. “Uitzendwerk heeft vanuit het verleden te kampen met een negatief imago en is nog niet populair voor hoogopgeleiden. Het wordt meer gezien als iets voor lager geschoolden. Maar Fagro is geen uitzendbureau, het is een nieuw en uniek concept in Duitsland. Er is voor Fagro dus nog veel pionierswerk te doen.” Rianne beaamt dit vanuit de dagelijkse praktijk. “In het begin vroegen collega’s mij regelmatig wanneer ik een vast dienstverband kreeg. Als ik vertelde dat dat niet de intentie was, keken ze raar op! Inmiddels zijn ze eraan gewend dat ik tijdelijk blijf. Dat tijdelijke gevoel heb ik zelf echter helemaal niet; ik voel mij volledig opgenomen in het team.”
Over RWE Supply & Trading GmbH RWE Supply & Trading is een toonaangevend Europees handelsbedrijf in energie en één van de sterkste spelers in de Europese gasindustrie. Het hoofdkantoor in Essen (Duitsland) herbergt de grootste en meest geavanceerde energiebeursvloer van Europa, en beschikt daarnaast over aanvullende beursvloeren in Londen en Swindon (Engeland), alsmede dochterondernemingen en aangesloten kantoren in Den Bosch, Genève, Singapore en New York, vertegenwoordigingen in Praag, Dubai en Ashgabat en een joint venture in Houston.
Handelsvolumes in 2012 • 1,177 terawatt-uur elektriciteit • 376 miljard kubieke meter (bcm) gas • 263 miljoen vaten olie • 1.064 miljard CO2-certificaten Robert Sauer, Rianne Kierschner en Ronald van Eldik
10
Fagro Improve
Fagro Improve
11
EdeA, partner in energie
“Wij challengen de organisatie en worden tegelijkertijd ook gechallenged” Hoofd financiën Henk Götschenberg
EdeA is een joint venture van Essent (met als moederbedrijf het Duitse RWE) en DSM. Dat betekent echter niet dat EdeA exclusief aan deze bedrijven levert. In de loop der jaren hebben steeds meer partijen zich gevestigd op de Chemelot Campus. “Zo’n tien jaar geleden zag je dat DSM zich steeds meer ging terugtrekken van de Chemelot Site, terwijl andere spelers een steeds grotere rol kregen”, vertelt Henk Götschenberg, hoofd van de financiële afdeling van EdeA. “Zo zie je een ontwikkeling van een sec DSM site naar een multidisciplinaire site. De utilities op de site worden door EdeA geleverd.”
Kritische noot Henk Götschenberg en Antonio Ybema
“Een win-win-winwinsituatie!” Aan de rand van de chemie- en materialencommunity Chemelot Site in het Limburgse Geleen vinden we EdeA. Een bedrijf dat de complete utilityvoorzieningen verzorgt voor alle bedrijven op de Chemelot Site. Met het leveren van elektriciteit, stoom, water, stikstof en het verbranden van rest- en afvalgassen houden zij de ruim vijftig fabrieken op de site aan de gang. ‘Tegen niet te verbeteren kosten’, zo staat in hun missie. Een uitdaging voor Fagro-consultant Antonio Ybema om daaraan zijn bijdrage te leveren.
12
Fagro Improve
Een belangrijk statement is dat EdeA zijn activiteiten uitvoert tegen niet te verbeteren kosten. “Dat betekent niet per definitie de laagste kosten”, verduidelijkt Henk. “Wel de laagst mogelijke kosten gegeven de vereiste betrouwbaarheid en binnen de gegeven randvoorwaarden. Daar staan wij als EdeA voor.” Een strakke sturing en monitoring van de financiële processen maakt daarvan onderdeel uit. De financiële afdeling is verantwoordelijk voor een aantal disciplines, waaronder de registratie, boekhouding, maandrapportages en het begeleiden van het budgetproces. “We zijn hierbij de linking pin tussen de organisatie en het management. Het geven van een kritische noot is daarbij belangrijk. Wij challengen de organisatie en worden tegelijkertijd ook zelf
gechallenged. Daardoor houden we elkaar scherp.”
met projectcontrol. Dat zorgt weer voor ander inzicht en verbreding van mijn werk.”
Hoger plan
Honkvast
Toen een aantal jaar geleden iemand wegging op de financiële afdeling, rees de vraag hoe de ontstane vacature moest worden ingevuld. “Mede in de aanloop naar de crisis voerden we de discussie of we deze functie het beste vast of tijdelijk konden invullen”, zegt Henk Götschenberg. “We kozen voor die laatste optie, ook vanuit het oogpunt van een snelle en adequate invulling. Als afdeling staan we voor een bepaalde kwaliteit. Het is belangrijk dat de consultant deze kwaliteit ook kan waarborgen, zodat we de afdeling naar een hoger plan kunnen tillen.” In goede samenwerking met business manager Antoine op den Drink werd Fagro-consultant Niek Arts geplaatst, die inmiddels is opgevolgd door Antonio Ybema. Beide heren bleken een goede match. Ook Antonio ervaart dit zo. “Ik werd meteen
Volgens Henk is er sprake van een win-winwin-winsituatie. “De samenwerking tussen Fagro en EdeA, maar ook tussen Antonio en ons. Wij worden op een goede manier ondersteund bij de invulling van de functie en tevens bieden wij Antonio de mogelijkheid ervaring op te doen; daarvoor krijgen wij frisse nieuwe ideeën terug. Kenmerkend voor EdeA is dat de medewerkers erg honkvast zijn: de meesten zijn jarenlang in trouwe dienst. Dan is het goed er een jonge hond bij te zetten. Hij heeft andere inzichten in bijvoorbeeld het ondersteunen bij het efficiënter organiseren van zaken.” Het werken met vaste medewerkers is voor Antonio juist prettig. Een enorme tegenstelling tot zijn vorige project, waarbij Antonio de realisatie van twee winkelcentra en een appartementencomplex in Luxemburg ondersteunde. “De mensen die hier al jarenlang werken, kunnen een goed beeld schetsen van de historie van EdeA. Dat levert vaak mooie verhalen op! Bovendien word ik echt als medewerker beschouwd; ik word betrokken bij trainingen, mag meedenken en ga mee als er bijvoorbeeld een afdelingsetentje is. Daardoor raak je echt betrokken.” Henk vindt dit vanzelfsprekend. “Het zijn misschien maar kleine dingen, maar ze maken wel net het verschil. Het zorgt voor commitment van beide kanten!”
“Kleine dingen zorgen voor commitment van beide kanten” opgenomen bij EdeA. Ik had de luxe dat Niek me nog riant heeft kunnen inwerken en me kon voorstellen aan alle mensen. Een mooie start dus.” De werkzaamheden waren in het begin erg ad hoc. “Ik ondersteunde op allerlei operationele processen, zoals de facturenflow, SAP-beheer en maandrapportages. Vorig jaar is er een blueprint van de afdeling gemaakt om alle taken en verantwoordelijkheden van de financiële afdeling in kaart te brengen, zoals wie doet wat, hoeveel tijd kost dat? Op basis daarvan zijn pakketten samengesteld van werkzaamheden die logisch met elkaar samenhangen. Een heel fijn traject, waardoor iedereen zijn eigen takenpakket en verantwoordelijkheden heeft gekregen. Sinds die tijd ben ik de helft van mijn tijd financieel ondersteunend actief; de andere helft ben ik bezig
Synergieën EdeA heeft het volste vertrouwen in de toekomst. “Zo lang er fabrieken zijn op de site, zijn er ook utilities nodig. Daarbij is EdeA een echte kennispartner: in de hoofden van de ervaren medewerkers zitten bergen technische kennis van processen”, besluit Henk. “We komen steeds meer in directe dialoog met klanten, waar we eerst vooral op de achtergrond opereerden. Dat kan een grote plus zijn voor bedrijven om zich hier te vestigen. Bovendien biedt deze kennis mogelijkheden om nieuwe synergieën te ontdekken.”
Fagro Improve
13
Medtronic
“IT-servicemodel heeft behoorlijke impact” Naast de ingang van het Bakken Research Center van Medtronic in Maastricht verbeeldt een kunstwerk de missie van deze onderneming. Het van oorsprong Amerikaanse bedrijf is marktleider op het gebied van de medische technologie en levert al sinds de jaren vijftig van de vorige eeuw een bijdrage aan het welzijn van mensen met een chronische aandoening. Tot op de dag van vandaag is het verbeteren van mensenlevens de belangrijkste drijfveer van de onderneming. In het standbeeld is dat terug te zien in de vorm van een vrouw die weer op de been wordt geholpen.
“Als interim-medewerker maak je het eindresultaat niet altijd zelf mee” Senior Finance Manager Edmond Jonges
Bij het formuleren van de missie van Medtronic raakte oprichter Earl Bakken geïnspireerd door patiënten. De hervonden mobiliteit en verhoogde levenskwaliteit waren aanleiding om het verbeteren van mensenlevens het hoofddoel van het bedrijf te maken. Medtronic is met name wereldmarktleider op het gebied van cardiovasculaire producten zoals pacemakers en implanteerbare defibrillatoren (ICD’s). “De eerste draagbare pacemaker op batterijen is eind jaren vijftig uitgevonden door onze oprichter Earl Bakken”, vertelt Edmond Jonges, Senior Finance Manager Accounting & Control bij Medtronic. “Dit vormde de basis voor de huidige implanteerbare pacemaker. Dit is een implanteerbaar apparaatje dat het hart continu bewaakt en stimuleert om in het juiste ritme te blijven werken. Een ander belangrijk product is de ICD. Deze implanteerbare defibrillator kan levensreddend zijn voor patiënten met hartritmestoornissen doordat hij het normale hartritme herstelt. Samen zijn deze twee producten goed voor zo’n dertig procent van onze omzet. Een tweede belangrijke productgroep vormen de zogenaamde ‘stents’. Dit zijn metalen gaasbuisjes die in een bloedvat in het lichaam van de patiënt worden geplaatst met als doel deze open te houden. Naast de twee hiervoor genoemde cardiovasculaire productgroepen heeft Medtronic onder andere ook producten en therapieën op het gebied van diabetesmanagement, neuromodulatie en spinale (wervelkolom) en KNO-chirurgie.”
IT-servicemodel Buiten het Bakken Research Center heeft Medtronic in Nederland nog twee grote vestigingen: het European Operations Center
in Heerlen en CardioVascular Operations in Kerkrade. In het EOC bevindt zich onder andere de internationale IT-organisatie. Tot voor kort werden de IT-kosten via een vaste verdeelsleutel doorberekend aan de interne divisies. Omdat deze methode geen rekening houdt met de mate waarin daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt van de IT-diensten, besloot Medtronic onlangs om het ‘funding’model te wijzigen in een IT-servicemodel. Deze overgang is bepaald geen sinecure. Fagro-consultant Sjoerd Heidenrath is tijdelijk aangenomen om dit proces in goede banen te leiden. “Omdat de rol van IT-organisaties steeds meer verschuift van het bouwen van systemen naar het verlenen van service, vraagt dit een andere benadering voor de interne financiering, bepaling van de kosten en doorbelasting hiervan. Het is een andere manier van financieel ITmanagement, kostenallocatie en -dekking. Het doel is meer transparantie te creëren en om binnen het beschikbare IT-budget beter prioriteiten te kunnen stellen.”, vertelt Sjoerd. “Het servicemodel geeft meer inzicht in de mate waarin landen en divisies een beroep doen op de beschikbare IT-capaciteit, zodat kan worden gezocht naar manieren om deze kosten te verminderen of door te berekenen aan de interne klanten, daar waar uiteindelijk ook de voordelen worden gerealiseerd. IT-collega’s zullen vanaf eind april hun tijdsbesteding gaan verantwoorden in een tijdschrijfsysteem, wat het nodige verandermanagement met zich meebrengt. Naast het kiezen en inrichten van het tijdschrijfsysteem en het inrichten van een projectstructuur in SAP, is het creëren van draagvlak binnen de organisatie voor deze methode ook één van mijn taken. We
streven ernaar de IT-resources in te zetten op projecten die de meeste waarde toevoegen aan Medtronic, en dat is weer goed voor de concurrentiepositie ten opzichte van externe partijen.”
Structuur aangebracht Over de bijdrage van Sjoerd is Edmond Jonges zeer te spreken. “Via business manager Antoine op den Drink hebben we de juiste kandidaat gevonden voor dit project. Sjoerd is in staat om complexe modellen snel te doorgronden en hierin structuur aan te brengen.” Eind mei draagt Sjoerd zijn project over aan zijn collega-controller bij Medtronic. “Het is een langetermijnproces; het eindresultaat maak ik dus niet zelf mee; jammer, maar onvermijdelijk. Als interim-medewerker ben je er om een team tijdelijk te versterken, met de bedoeling dat er structureel iets verandert. Dat geeft mij de voldoening”, aldus Sjoerd.
Over Medtronic Medtronic is in 1949 opgericht in Minneapolis, in de Amerikaanse staat Minnesota. Meer dan zestig jaar later is Medtronic een wereldwijde onderneming die zich exclusief heeft toegelegd op de medische technologie. De door Medtronic ontwikkelde producten en therapieën worden voornamelijk toegepast bij de behandeling van chronische aandoeningen. De in 1960 door Earl Bakken geformuleerde missie van Medtronic vormt nog steeds onverminderd de leidraad voor het beleid van de onderneming: een bijdrage leveren aan het verminderen van pijn, het herstellen van de gezondheid en het verlengen van het leven van de patiënt. Wereldwijd heeft Medtronic 270 vestigingen, verdeeld over 120 landen, en ongeveer 45.000 werknemers, waarvan meer dan 6.000 in Europa. Het Europese hoofdkantoor bevindt zich in Zwitserland. Bij Medtronic in Nederland werken zo’n 1.200 medewerkers in vier vestigingen in Heerlen, Maastricht, Kerkrade en Tilburg. Meer informatie op www.medtronic.nl.
Antoine op den Drink, Sjoerd Heidenrath en Edmond Jonges
14
Fagro Improve
Fagro Improve
15
Fagro.nl
Fagro.nl nieuwe stijl Onze website heeft een make-over ondergaan. Vanaf nu kunt u op de homepage van www.fagro.nl terecht voor alle informatie over onze activiteiten. Zo vindt u overzichtelijk al onze kennisevents voor relaties en onze medewerkers. Een handige jaarkalender maakt de website nieuwe stijl compleet.
Kijk dus voor alle actuele activiteiten en events op www.fagro.nl!
www.fagro.nl
Arnhem IJsselburcht 3 6825 BS Arnhem E
[email protected] I www.fagro.nl
T +31 (0)26 365 3332 F +31 (0)40 368 3960
Düsseldorf Business Center Seestern Fritz-Vomfelde-Strasse 34 D-40547 Düsseldorf Duitsland T +49 (0)211 417 437
Eindhoven F. van Riemsdijkweg 28 5657 EE Eindhoven T +31 (0)40 368 2430 F +31 (0)40 368 3960
Maastricht-Airport Amerikalaan 14 6199 AE Maastricht – Airport T +31 (0)43 358 5480 F +31 (0)43 358 5485
