Foto’s: Thomas Fasting
Implementeren van SAP APO Meer successen dan drama’s S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E 1 / 2 2007
54
Maxxium, Philips DAP en SCA Hygiene Products zijn bezig met de wereldwijde roll-out van diverse SAP Advanced Planner & Optimizer-modules. Tijdens een rondetafeldiscussie op 8 december in Nieuwegein, een initiatief van Supply Chain Magazine, praten ze met elkaar, met consultants én met SAP Nederland over best practices. Door Ingrid Essenburg
D
ruppelsgewijs komen in de loop van vrijdagochtend de deelnemers aan de discussie de Herenkamer op de eerste verdieping van De Lantaern binnen. De gemoedelijke sfeer van de discussieruimte slaat over op de gesprekken tussen
de aanwezigen. Na het uitwisselen van visitekaartjes neemt iedereen plaats aan een grote tafel. Redacteur Marieke Jansen van Supply Chain Magazine leidt de discussie. Na de kennismakingsronde poneert Jan-
sen meteen een gewaagde stelling: ‘Er zijn meer drama- dan succesverhalen bekend van SAP APO-implementaties. Ik ken verhalen van Unilever, Danone en Hilton Meads.’ Leon Pieters, partner Supply Chain Strategy van Deloitte Consul-
De deelnemers aan de rondetafeldiscussie over SAP APO, v.l.n.r.: Sjoerd Edema, Dirk Hofkens, Jan Wouters, Herma Bouwer, Tymon Kerste, Leon Pieters, Jan Heerema en Ton de Kok.
daarom veertig procent van onze projectbudgetten voor verandermanagement.’
Uitzonderingen
1 / 2 2007
Sjoerd Edema, director Supply & Fulfilment Solutions van Philips DAP, beaamt dat het moeilijk is onervaren gebruikers ineens te laten rijden, maar dat de ‘rijvaardigheid’ extra wordt bemoeilijkt doordat in APO op sommige punten de functionaliteit niet klopt. Edema: ‘Er zitten nog fouten in bepaalde APO-onderdelen. Zo verloopt bijvoorbeeld SuperSession, de overgang tussen commercieel uitwisselbare producten, niet vlekkeloos.’ Heerema van SAP is ove-
rigens van mening dat het geen fouten zijn maar beperkingen. Volgens hem werkt de software hier zoals designed. Tymon Kerste, SAP Application Specialist van Maxxium, vertelt dat Maxxium hiervoor zelfs zelf een eigen functionaliteit heeft moeten ontwikkelen. Pieters neemt SAP in bescherming: ‘Bedrijven willen uitzonderingen ook in het systeem krijgen. Dat is niet altijd even handig. Je moet als gebruiker de 80/20regeling hanteren, waarbij je vooral op de hoofdprocessen moet richten.’ Edema is het hier niet helemaal mee eens. Overstappen van product A naar product B is een gangbaar proces en geen uitzondering.’
S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E
tancy, reageert als eerste op de stelling. Hij vindt de verwachtingen van bedrijven niet altijd reëel. ‘Bedrijven kijken te veel naar techniek en te weinig naar business cases. Ze moeten de focus verleggen van IT naar bedrijfsprocessen’, zegt hij. Jan Wouters, managing consultant van Capgemini Nederland, is het hier helemaal mee eens. Hij wijst vervolgens op de noodzaak van verandermanagement bij APO-implementaties: ‘Wanneer een bedrijf altijd in Excel heeft gepland en vervolgens lukraak overstapt op APO, is dat hetzelfde als dat je iemand een Formule1-wagen geeft die nog geen rijbewijs heeft. Wij reserveren
55
Herma Bouwer: ‘Iedereen wil graag een worst case-scenario horen’
Herma Bouwer (38) Functie:
projectmanager Supply Chain
(4 jaar) SCA Hygiene Products Technische Bedrijfskunde Werkervaring: ruim 10 jaar SAP-ervaring. Begonnen als Consultant SAP Retail, via calculatie schema’s en Infostructuren bij BW terecht gekomen, nadien verdiept in APO. Mooiste aan het vak: op verschillende niveaus acteren en communiceren, van strategisch omgaan met informatiestromen binnen de organisatie(structuur), tot ‘legal requirements’ voor verschillende landen en de heftruckchauffeur. APO-modules: Demand Planning, Global Available to Promise, Supply Network Planning, Production Planning Detailed Scheduling Gebruikers: Demand Planning: circa 100; Global Available to Promise: circa 210; Supply Network Planning: 50; Production Planning Detailed Scheduling: 15 (alle aantallen gelden voor Europa) Planningshorizon: 64 weken voor het doorgeven van gegevens van Demand Planning aan Production Planning Detailed Scheduling, korte termijn planning: 3 maanden Periode roll-out: SAP, R3 en APO tot halverwege 2009, 6 jaar geleden begonnen Locaties roll-out: Europa, Noord- en ZuidAmerika, Australië Bedrijf:
Opleiding:
S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E 1 / 2 2007
56
Tymon Kerste (33) Functie: SAP
Application Specialist (2,5 jaar) Bedrijf: Maxxium Opleiding: Technische Bedrijfswetenschappen, Universiteit Groningen Werkervaring: 6 jaar SAP (MM, WM, PP, APO) consultancy (Magnus, Accenture); 2,5 jaar Maxxium. Mooiste aan het vak: drankenindustrie, internationale omgeving, projecten ter verbetering supply chain. APO-modules: Demand Planning, Global Available to Promise Gebruikers: plusminus 130, bij afronding rollout plusminus 650 Planningshorizon: 3 tot 4 maanden voor sales, daarna nog 14 tot 15 maanden voor marketing Periode roll-out: augustus 2006 eerste roll-out, plusminus 11 weken per roll-out; doorloop: blueprint en global template van november 2005 tot januari 2006; pilot Benelux van februari tot maart 2006; eind maart 2008 live met alle APO-vestigingen Locaties roll-out: Europa, Asia Pacific, Amerika
Pieters beaamt dat SAP dit specifieke proces wel moet kunnen afhandelen. Herma Bouwer, projectmanager Supply Chain van SCA Hygiene Products, steunt Edema: ‘Je kunt alles weg generaliseren met het hanteren van de 80/20-regeling. Elk bedrijf heeft uitzonderingen. Die mogen niet op een kladje terechtkomen, want die twintig procent levert tachtig procent van je problemen op. Als je je onderscheidt van je concurrenten op een bepaald gebied, moet je dat ook in het proces en dus IT-deel tot uiting laten komen.’ Jansen leidt het volgende discussiepunt in met de vraag of de aanwezige gebruikers de one number planning-strategie volgen en zo ja, waarom. Maxxium, SCA Hygiene Products en Philips DAP volgen alle drie deze strategie vanwege één simpele reden: consensus tussen afdelingen als Sales, Marketing en Logistiek. Wordt de betrouwbaarheid van de forecasts ook hoger met one number planning? ‘Nee’, antwoordt Bouwer op de vraag van Jansen. Zij legt uit waarom niet: ‘Zeventig tot tachtig procent van je producten verkoop je elke dag. Dat loopt vanzelf. Daarnaast heb je je promoties en andere activiteiten. Die verstoren de betrouwbaarheid.’ Volgens Bouwer is de C in ICT het belangrijkst voor een betrouwbare planning: ‘Met communicatie staat of valt een systeem en het gebruik ervan.’ Ook zij maakt een vergelijking met autorijden: ‘Als je net begint met een implementatie, heb je het gevoel dat je in een Skoda rijdt met het dashboard van een Mercedes. Je moet een leerproces door.’ Wouters adviseert: ‘Je moet de planningsorganisatie optimaliseren. Als iemand goed is in Excel wil dat niet automatisch zeggen dat het een goede Demand Planner is. Demand planning vereist een HBO-niveau.’ Bouwer wil geen predicaat HBO of MBO op de nieuwe functie leggen. Zij zegt: ‘Data-inkloppers worden ketenbestuurders. Je moet bekijken of ze de nieuwe denktrant aan kunnen.’ Dirk Hofkens, Global Program Manager APO/ SPH van Maxxium, benadrukt het belang van communicatievaardigheden voor een Demand Planner: ‘Ineens vraag je een Demand Planner die vaak vrij zelfstandig op basis van analyse een planning maakt
om crossfunctionele processen te faciliteren. Dat past vaak niet bij hun karakter.’
Optimalisatie Pieters legt een nieuwe stelling op tafel: ‘Planners hebben in het algemeen een verkeerde positie in het bedrijf. Ze worden ondergewaardeerd en onderbetaald. Dat doet geen recht aan de impact die ze hebben op de supply chain. Die invloed is zelfs groter dan die van salesmanagers, want ze hebben, weliswaar indirect, een enorm budget onder zich.’ Ton de Kok, hoogleraar faculteit Technologie Management aan de TU Eindhoven, is het hier niet mee eens: ‘Hoe hard kun je maken dat planners meer invloed hebben? Supply chains zijn bij de meeste bedrijven in het begin een puinhoop. Na het op orde brengen van die puinhoop blijft maar weinig bandbreedte over om nog winst te halen. Een inkoper kan veel meer besparen.’ Bouwer moet lachen en Jansen is benieuwd waarom ze lacht, waarop ze antwoordt: ‘Gelukkig is het nu nog een rotzooi, dan hebben APOimplementaties nog nut.’
Kennis delen
Ton de Kok (48)
Functie: Expertise
hoogleraar faculteit Technologie Management, TU Eindhoven (14 jaar) Opleiding: gepromoveerd in wiskunde aan de VU Werkervaring: 1981-1985 promotieonderzoek VU; 1985-1992 Philips (CQM en CE Logistics); 1992-heden hoogleraar faculteit Technologie Management TU/e. Mooiste aan het vak: wereldwijde contacten met gedreven mensen in wetenschap en industrie, mogelijkheid tot ondernemerschap.
Leader mySAP SCM
Functie:
(3 jaar) Capgemini Nederland Bedrijfseconomie, Universiteit Utrecht, APICS Werkervaring: 18 jaar in IT; laatste 10 jaar SAP-projectleider en consultant; sinds 2000 focus op APO, eerst als productmanager bij SAP Nederland, later als projectmanager bij een tiental APO-implementaties. Mooiste aan het vak: doorgronden van logistiek jargon, analyseren van volwassenheid van logistieke processen bij bedrijven. Bedrijf:
Opleiding:
Gebruik van IT-tools SAP ERP MS Excel
40% 21% SAP APO 19%
57 Niet SAP
Graphic: SCM
1 / 2 2007
Capgemini deed onderzoek onder 76 Nederlandse bedrijven die bedrijfssoftware van SAP gebruiken. Voor het ondersteunen van het interne forecast-proces worden verschillende ITmiddelen gebruikt.
S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E
Hofkens merkt op dat de stap na het scheppen van orde in de chaos, namelijk optimaliseren, veel moeilijker is. Bouwer vraagt zich af hoe haar tafelgenoten het optimaliseren aanpakken, want SCA wil deze stap nu gaan zetten. Edema: ‘In de optimalisatiefase zitten wij nog niet. We hadden al een global planning system. Dat vervangen we nu, waarbij het doel vervanging is zonder dat de performance verslechtert. Optimaliseren is een volgende fase. Het aanzetten van de APO Optimizer ga ik niet meer meemaken.’ Ook Maxxium is nog niet aanbeland bij optimaliseren. De consultants geven de drie APO-gebruikers één advies: optimalisatie moet KPIgedreven gebeuren. De Kok adviseert op zijn beurt de consultants: ‘Implementatie stopt vaak wanneer het systeem bug-vrij is. Continue verbetering ontbreekt. Adviseurs zouden dit als extra service kunnen aanbieden.’ Pieters denkt echter dat consultants in dit geval overbodig zijn, omdat vaak veel kennis in huis is die gedeeld kan worden. Hij vraagt daarom aan de drie APO-
Jan Wouters (46)
Voor meer informatie: www.nl.capgemini.com/diensten/consulting/scm/sap-sco
Dirk Hofkens: ‘Optimalisatie is lastiger dan implementatie’
Jan Heerema (40)
Leon Pieters (38)
Functie: productmanager
partner Supply Chain Strategy (10 jaar) Bedrijf: Deloitte Consultancy Opleiding: masters in Supply Chain Management aan de Vervoersacademie in Venlo Werkervaring: 15 jaar in Supply Chain Management voor multinationals in Europa, Verenigde Staten en de rest van de wereld. Al 10 jaar partner Supply Chain Strategy, waarvan laatste drie jaar als EMEA Leader Advanced Forecasting and Planning. Mooiste aan het vak: ‘Letting my clients excel in their ability to deliver value to their customers.’
mySAP SCM
(1,5 jaar) Bedrijf: SAP Nederland Opleiding: MTS Werktuigbouwkunde, APICS CPIM & CIRM Werkervaring: 10 jaar in pre-sales en consultancy binnen het vakgebied supply chain management en APS (SAP & Baan). In totaal 17 jaar werkervaring in productie- en distributieomgevingen in Nederland en internationaal. Mooiste aan het vak: contact met klanten en partners, inhoudelijk klanten overtuigen van onze toegevoegde waarde.
S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E 1 / 2 2007
58
Functie:
gebruikers of planners uit diverse landen bij elkaar komen. Bouwer: ‘Wij hebben eens per kwartaal een bijeenkomst, een APO upgrade-sessie, waarvoor planners zelf onderwerpen aandragen.’ Bij Philips DAP doen ze het iets anders. Edema: ‘Wij hebben de competenties van onze planners bekeken per aandachtsgebied, zoals kennis van salesprocessen. Vervolgens hebben we ongeveer eenderde van onze supply chain-planners bij elkaar gebracht om te leren van en te discussiëren met sales- en marketingmensen. Jansen vraagt hem of kennis wordt gedeeld met andere Philips-divisies. Edema: ‘Zeer beperkt, want die hebben toch een andere business-insteek, maar de laatste tijd zijn er steeds meer cross-divisional projecten. Dus er komt wel beweging in. Het is nu minder een kwestie van ieder voor zich.’ De Kok valt het op dat veel professionals zijn gestopt met cognitief leren: ‘Dan is SAP complex.’ Hofkens reageert: ‘Het werk gaat wel door. Dat belet het leren. Onze key-users zou ik graag met elkaar willen laten praten, maar je doet altijd een beroep op je beste mensen.’ Jan Heerema, productmanager mySAP SCM van SAP Nederland, ziet hiervoor een faciliterende rol voor consultants: ‘APO-gebruikers vinden het vaak leuk om key-users van andere bedrijven te leren kennen. Dat kunnen wij als consultants faciliteren.’ Bij SCA Hygiene Products helpen key-users van live-projecten de key-users van projecten die nog live moeten gaan. Bouwer: ‘Zij zitten gedurende twee weken samen tijdens de go live-periode.’
Performance De discussie vond plaats in de Herenkamer van De Lantaern in Nieuwegein.
De discussie stokt geen moment. Het klikt tussen de tafelgenoten die elkaar blijven bestoken met vragen. Bouwer stelt: ‘Het slagen van een project hangt samen met het inschakelen van hot shots-consultants.’ Kerste reageert kort maar krachtig: ‘Kwaliteit verdient zich al binnen een dag terug.’ Daarover is iedereen het eens. Hofkens merkt in dit verband op: ‘Wij hebben er weliswaar specialistische clubs bijgehaald, maar nu zitten we in de beginfase van de global roll-out en begint aan de performance
het een en ander te rammelen.’ Edema ervaart hetzelfde: ‘Performance is bij ons een grote zorg.’ Hofkens had die zorg alleen niet verwacht: ‘Het perfomancevraagstuk is goed door onze begeleidende consultants onderzocht. Er is een grondige sizing-studie gedaan, er is een simulatie gerund met global data en er is een doorlichtingsteam van SAP SI meerdere malen langs geweest om de technische kant van onze oplossing te bestuderen. Bij alle rapporten werd het licht op groen gezet. Ondanks grondige voorstudie zijn we toch nog onverwachts met een performance issue geconfronteerd.’ De APO-gebruikers vinden onder andere de responstijd te lang duren. De aanwezige consultants geven het advies om stress- en regressievalidatietesten onderdeel te laten uitmaken van het projectplan. Edema geeft de consultants gelijk, maar vindt dat je op het moment van testen rijkelijk laat bent, omdat negentig procent van het werk al is gedaan voordat je tegen problemen oploopt. Jansen rondt de discussie af met een nog onbeantwoorde vraag: ‘Zijn er nou meer drama- of meer succesverhalen?’ Bouwer: ‘Drama’s vinden meer weerklank dan successen. Iedereen wil graag een worst case-scenario horen.’ Er zijn meer succesverhalen, vinden ook de andere deelnemers. Zo komt er een positief einde aan een levendige discussie. Het lijkt erop dat de deelnemers met elkaar in contact willen blijven. Zij kunnen immers net als de keyusers leren van elkaars successen en worst case-scenario’s.
Dirk Hofkens (39)
Sjoerd Edema (42)
Functie: Global
director Supply & Fulfilment Solutions (3 jaar) Bedrijf: Philips DAP Opleiding: Werktuigbouwkunde, TU Delft Werkervaring: 10 jaar Tebodin Consultants & Engineers; 6 jaar Philips DAP Mooiste aan het vak: dynamiek van wereldwijde supply chain, continu balanceren tussen strategische doelen en operationele werkelijkheid. APO-modules: Demand Planning, Supply Network Planning Gebruikers: 70-90 Planningshorizon: operationeel drie maanden Periode roll-out: november 2004 (blueprint APO) tot juli 2007 Locaties roll-out: wereld
Program Manager APO/SPH
(4 jaar) Bedrijf: Maxxium Opleiding: HOBU (Hoger Onderwijs Buiten Universiteit) Supply Chain Management, master in Demand Chain Management aan UAMS Werkervaring: 18 jaar in logistiek, 9 jaar in logistieke dienstverlening (o.a. NYK), 9 jaar in supply chain management binnen fast moving consumer goods-sector (Hasbro & Maxxium) Mooiste aan het vak: mix tussen operationele en IT-gedreven projecten, teamwork, logistiek is een kostengedreven vak, internationaal aspect.
Functie:
‘How to get the most out of your Supply Chain’
Voor meer informatie: Juliette Tomasowa, e-mail:
[email protected]
1 / 2 2007
Deloitte bracht in 2004 de tweede editie van ‘How to get the most out of your Supply Chain’ uit. Leon Pieters, deelnemer aan de rondetafeldiscussie, is medeauteur van het boekje over het implementeren van geavanceerde planningprocessen en -systemen. Het geeft inzicht in de rol van APS-systemen in optimalisatie van de keten en verschillen met ERP-systemen. De informatie over de aanbieders van APS-systemen is verouderd, maar de overige hoofdstukken gelden nog steeds. Het laatste hoofdstuk bevat lessons learned en best practices.
S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E
best practises
59
