Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik

IMPLEMENTED BY RTI INTERNATIONAL AND PARTNERS

BUKU PEGANGAN

Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik BUKU PEGANGAN IMPLEMENTASI UNDANG-UNDANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK BAGI PEMERINTAH DAERAH

USAID-KINERJA Gedung BRI II, Lantai 28, Suite 2807 Jl. Jend Sudirman Kav. 44-46 Jakarta, 10210 Phone: +62 21 5702820 Fax: +62 21 5702832 Email: [email protected] www.kinerja.or.id

Seri Pembelajaran dari USAID-KINERJA

Mei 2014 Penyusun

Henri Subagiyo

BUKU PEGANGAN

Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik

Penyusun: Henri Subagiyo Editor: Firmansyah S. Hamdani Ilustrator: Bakhtiar Fitanto Disain & Tata Letak: Bakhtiar Fitanto & Iriawan Cahyadi Penyelia Akhir: Firmansyah S. Hamdani

www.kinerja.or.id

KATA PENGANTAR Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik dan Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik mengamanatkan peningkatan pelayanan publik oleh unit pelayanan yang dikelola pemerintah baik di tingkat pusat maupun di tingkat daerah. Dengan dukungan USAID, Program KINERJA telah berupaya memperkenalkan program bantuan teknis peningkatan pelayanan publik di 20 kabupaten/ kota mitra di empat provinsi di Indonesia (Aceh, Jawa Timur, Kalimantan Barat dan Sulawesi Selatan) yang bertujuan untuk peningkatan mutu pelayanan publik. Program ini difokuskan pada penguatan pihak penyedia layanan (supply side) dan pihak pengguna layanan (demand side) di sektor pendidikan dasar, kesehatan dasar dan peningkatan iklim usaha atau perizinan. Pada tahun ketiga, Program KINERJA menambah 4 (empat) kabupaten/ kota lagi di Provinsi Papua yang bekerja khusus di sektor kesehatan. Peningkatan pelayanan tersebut dimaksudkan agar unit pelayanan dapat menyelenggarakan kegiatannya untuk pencapaian standar pelayanan minimal (SPM) dan standar nasional serta mencapai tujuan-tujuan MDG (Millennium Development Goals). Undang Undang nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan publik juga telah mengatur partisipasi masyarakat dalam peningkatan Pelayanan publik. Pengikutsertaan masyarakat dalam Pelayanan publik mencakup seluruh proses penyelenggaraan Pelayanan, yang meliputi: 1. Penyusunan kebijakan Pelayanan publik, 2. Penyusunan standar Pelayanan, 3. Pengawasan dan evaluasi penyelenggaraan Pelayanan publik, dan 4. Pemberian penghargaan. Sebagai wahana meningkatkan partisipasi masyarakat dalam peningkatan Pelayanan publik, KINERJA mengembangkan dan mendorong adanya keterbukaan informasi dari seluruh penyedia pelayanan publik, baik di tingkat dinas maupun unit layanan (seperti: puskesmas dan sekolah). Keterbukaan informasi tersebut merupakan prasyarat terjadinya partisipasi masyarakat. Undang Undang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) Nomor 14 tahun 2008, bertujuan untuk memberikan jaminan “hak untuk tahu” tentang kebijakan, program, pengambilan keputusan dan alasan yang menyangkut kepentingan publik; mendorong partisipasi publik dalam proses pengambilan keputusan; meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan dan pengelolaan badan publik secara baik; mewujudkan penyelenggaraan pelayanan publik yang baik; mengetahui alasan pengambilan kebijakan yang berpengaruh terhadap hajat hidup orang banyak dan meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.

2

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Khusus mengenai hal pengelolaan dan pelayanan informasi dari badan penyedia pelayanan publik, KINERJA juga mendorong mereka untuk menyediakan informasi publik secara proaktif maupun pasif; dan mengembangkan serta membangun sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara efektif dan efisien dengan memiliki Pejabat yang secara khusus bertanggung-jawab atas sistem dokumentasi informasi publik (PPID, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) dan petugas layanan informasi (Meja Informasi); serta memiliki sistem dokumentasi informasi publik yang mutakhir dan ter-update secara baik; memelihara indeks informasi yang dimiliki (Daftar Informasi Publik). Selain kepada para penyedia pelayanan publik, sebagaimana pendekatan lainnya dalam program KINERJA, maka untuk hal keterbukaan informasi publik ini, KINERJA juga melibatkan masyarakat sebagai pengguna pelayanan publik. Salah satu hal penting mengapa Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik ini didorong kelahirannya oleh masyarakat sipil adalah karena menyangkut hak warga untuk mengetahui dan mendapatkan informasi. Undang-Undang ini menjamin terpenuhinya hak masyarakat untuk mendapatkan informasi publik yang mereka butuhkan, apapun jenisnya, termasuk yang berkaitan dengan pelayanan publik yang mereka terima. Mengingat praktik-praktik pengembangan penyelenggaraan keterbukaan informasi publik yang dilaksanakan KINERJA bersama pemerintah daerah mitra merupakan pendekatan yang relatif baru dengan intervensi sisi penyedia layanan dan pengguna layanan secara bersamaan, maka untuk lebih memudahkan pemerintah daerah dan para pemangku kepentingan dalam menerapkannya maka diperlukan sebuah modul yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam pelatihan, pendampingan dan pelaksanaannya karena modul ini dapat memberikan gambaran secara utuh konsep dan tahapan pengembangan penyelenggaraan keterbukaan informasi publik, khususnya PPID di daerah. Diharapkan modul ini dapat membantu penyelenggara pelayanan, pemerintah daerah dan pihak-pihak lain yang ingin menerapkan tatakelola yang baik, khususnya dalam meningkatkan partisipasi masyarakat dalam mewujudkan pelayanan publik yang berkualitas dan berstandar untuk meningkatkan kesejahteraan rakyat. Jakarta, Oktober 2014

ELKE RAPP Chief of Party, USAID-KINERJA

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


3

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI

2 4

I.

PENDAHULUAN 1. Bagaimana Membaca Dokumen Ini 2. Review Hasil Pelatihan

6 6 6

II.

STRATEGI DAN SKENARIO FASILITASI 1. Apa Tujuan Fasilitasi? 2. Siapa yang Memfasilitasi? 3. Siapa yang Difasilitasi? 4. Apa yang Perlu Dilakukan Fasilitator?

8 8 8 9 10

III.

PRASYARAT DASAR 1. Fasilitator: Peran, Fungsi dan Teknik Komunikasi 2. Pemahaman Akan Modul dan Materi Mengenai PPID

13 13 16

IV.

FASILITASI PENYUSUNAN SK PPID 1. Mengapa PPID Perlu Ditetapkan Melalui SKP atau Keputusan Kepala Daerah? 2. Apa Saja Isi SK atau Peraturan Kepala Daerah Tersebut? 3. Tahapan di dalam Fasilitasi

19 19 19 20

V.

FASILITASI PENYUSUNAN SOP LAYANAN INFORMASI PUBLIK 1. Mengapa PPID Perlu Memiliki SOP Pelayanan Informasi Publik yang Dituangkan di dalam Peraturan Kepala Daerah? 2. Apa Saja Isi Peraturan Kepala Daerah Mengenai SOP Pelayanan Informasi Publik? 3. Tahapan di dalam Fasilitasi Penyusunan

23 23

FASILITASI PENYUSUNAN DAFTAR INFORMASI PUBLIK 1. Mengapa DIP Diperlukan? 2. Apa Saja Isi di dalam DIP? 3. Tahapan Penyusunan DIP

30 30 30 31

VI.

4

23 26

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

VII

VIII

FASILITASI PENGADAAN MEJA INFORMASI DAN PERANGKAT PENDUKUNG LAINNYA 1. Mengapa Meja Informasi dan Perangkat Pendukung Lainnya Diperlukan? 2. Perangkat Pendukung yang Diperlukan 3. Bagaimana Memastikan Perangkat Pendukung Tersedia? 4. Tahapan Fasilitasi Ketersediaan Meja Informasi dan Sarana Pendukung Lainnya

33

FASILITASI WARGA MENGAKSES INFORMASI 1. Mengapa Warga Perlu Mengakses Informasi Publik? 2. Siapa Saja yang Perlu Difasilitasi? 3. Hal Apa Saja yang Diperlukan? 4. Langkah yang Perlu Dilakukan?

36 37 37 38 39

33 33 34 35

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


5

I. PENDAHULUAN 1.

BAGAIMANA MEMBACA DOKUMEN INI

Dokumen ini merupakan kelanjutan dari dokumen yang disusun sebelumnya yakni Modul Pelatihan Implementasi Keterbukaan Informasi Publik bagi Pemerintah Daerah dan Panduan Pelatihan bagi PPID Pemerintah daerah. Layaknya setelah selesai pelatihan, agar PPID dapat mulai menjalankan perannya, perlu mendapatkan bantuan teknis berupa fasilitasi untuk memenuhi prasyarat dasar bagi implementasi keterbukaan informasi yang dilakukan oleh Pemerintah Daerah. Dengan demikian, sudah sewajarnya jika membaca dokumen ini setidak-tidaknya fasilitator sudah pula membaca dua dokumen yang telah disebutkan di atas terlebih dahulu.

2.

REVIEW HASIL PELATIHAN

Layaknya sebelum proses fasilitasi kepada calon pejabat PPID ataupun pejabat PPID dilakukan, mereka telah terlebih dahulu memahami Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik serta berbagai turunan peraturannya seperti PP nomor 61 tahun 2012, Kepmendagri Nomor 35 tahun 2010 dan PERKI (Peraturan Komisi Informasi No 1 dan No 2 Tahun 2010). Memahami secara substansi tidak terlalu mudah, karena artinya harus membaca semua dokumen. Memahami dengan cara lain adalah mengikuti berbagai kegiatansosialisasi. Khusus untuk wilayah kerja Kinerja USAID, proses membangun pemahaman akan paradigma dan substansi Keterbukaan Informasi Publik telah dilakukan melalui berbagai kegiatan. Pertama, sosialisasi Undang-Undang itu sendiri dengan penekanan pada peran PPID telah dilakukan, terutama ditujukan kepada pihak-pihak terkait di Kab/Kota masing-masing, dimana didalamnya terdapat calon PPID Utama yakni Humas atau Dinas Infokom, Calon PPID Pembantu terkait, sekretaris SKPD dan pihak-pihak terkait lainnya. Kedua, pelatihan mengenai implementasi UU KIP dengan materi yang lebih teknis yakni mengenai pemahaman peran, struktur organisasi PPID, menyusun SOP, memilah informasi, menangani sengketa informasi dan sebagainya. Dari semua pelatihan yang sudah dilakukan, tidak semua peserta pelatihan memahami 100 persen materi, selain karena materi yang jumlahnya banyak dengan waktu yang sedikit, terkadang peserta bukan merupakan

6

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

orang yang ditetapkan sebagai calon PPID, dan masih banyak sederet lain persoalan yang menyebabkan gap pemahaman paska pelatihan terhadap implementasi masih jauh dari sempurna. Dengan demikian menjadi penting bahwa paska pelatihan, calon/PPID Utama maupun PPID Pembantu masih harus difasilitasi di dalam melengkapi berbagai prasyarat agar dapat menjalankan peran dan fungsinya secara baik. Dari hasil melakukan proses review terhadap kegiatan sosialisasi maupun pelatihan yang diberikan ada dua kutub besar isu yang harus dibangun di dalam pemahaman masing-masing calon PPID yakni: a. Kutub pertama: Paradigma. Apakah peserta yang mendapat pelatihan memahami paradigma tentang keterbukaan informasi publik. Hal ini perlu dicek ulang oleh fasilitator melalui berbagai diskusi sederhana. b. Kutub kedua: pemahaman teknis. Yang dimaksud dengan pemahaman teknis terkait dengan apa yang harus dikerjakan oleh peserta yang mendapat pelatihan ketika mereka menjalankan peran sebagai tim di dalam PPID, baik di dalam fungsinya sebagai PPID Utama maupun sebagai PPID Pembantu, atau bahkan sebagai bagian dari struktur PPID Utama maupun Pembantu.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


7

II. STRATEGI DAN SKENARIO FASILITASI 1.

APA TUJUAN FASILITASI?

Fasilitasi yang hendak dilakukan oleh fasilitator bertujuan paling tidak pada dua hal. Pertama, untuk memastikan adanya keluaran yang terkait dengan prasyarat-prasyarat pelaksanaan Keterbukaan Informasi Publik di SKPD/Pemda masing-masing. Keluaran dimaksud tidak dirumuskan dan dihasilkan oleh fasilitator, melainkan dihasilkan sendiri oleh tim yang dibentuk Pemerintah Daerah atau kelompok yang ditugaskan untuk merumuskan produk/prasyarat tersebut. Kedua, karena semenjak awal pihak-pihak sudah dilibatkan di dalam proses, diharapkan substansi lebih dipahami dan yang paling penting adalah rasa kepemilikan yang tinggi. Fasilitator berperan memberi dorongan, memasok materi pendukung, menyampaikan alternative jalan keluar, membuka jalan, membantu menggali persoalan, membantu mencari titik temu dan berbagai kegiatan lain yang intinya adalah dukungan agar tim dapat bekerja untuk menghasilkan keluaran yang hendak dicapai.

2.

SIAPA YANG MEMFASILITASI?

Adalah orang yang memiliki kapasitas tertentu dan terpenuhinya prasyarat dasar seperti yang dijelaskan dalam bagian di bawah ini: a) Memiliki motivasi untuk mendorong keterbukaan informasi; b) Memiliki pemahaman dan keterampilan yang memadahi dalam melakukan fasilitasi; c) Memiliki pemahaman dan keterampilan tentang keterbukaan informasi; d) Proaktif dan memiliki kemauan yang kuat dalam mengatasi peroblem yang berkembang; e) Memiliki kemampuan untuk membaca dan memanfaatkan momentum yang ada; f) Bersedia mempelajari berbagai hal baru yang belum dipahami.

8

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

3.

SIAPA YANG DIFASILITASI?

Fasilitator perlu memetakan siapa saja di dalam Pemerintah Daerah yang perlu difasilitasi. Dari sisi program Kinerja, fasilitator perlu menetapkan sasaran yakni: a. Calon PPID Utama. Mereka umumnya adalah Kabag Humas Pemerintah Daerah atau Dinas HubtelInfokom atau dengan nama yang berbeda. Hingga saat ini belum ada struktur baku terkait dengan siapa yang menjabat sebagai PPID Utama. Namun demikian hal ini tidak selalu negatif melainkan memberikan kesempatan bagi Pemerintah Daerah untuk mengambil pilihan sesuai dengan kondisi daerahnya. Untuk itu fasilitator perlu mencari tahu dan mendiskusikannya dengan pejabat daerah bagaimana struktur organisasi PPID di Pemda akan dibangun. b. Calon PPID Pembantu yang berada di dalam sektor dampingan Program Kinerja. Umumnya mereka adalah Sekretaris Dinas dalam SKPD Pendidikan, Kesehatan atau PTSP (ini nama generik yang bisa jadi ada perbedaan di masing-masing Kab/Kota). Dari target sosialisasi maupun pelatihan mereka – seharusnya – terlibat sebagai peserta sehingga seharusnya mereka memahami substansi. c. Bagian Organisasi/Bappeda yang menjadi lead agency Program Kinerja di Pemerintah Daerah setempat. Pihak ini merupakan motor kegiatan Kinerja dari sisi Pemerintah Daerah, sehingga untuk kepentingan koordinasi dan komunikasi pihak ini merupakan stakeholder kunci yang perlu didekati. d. Bagian Hukum. Fasilitator perlu memastikan ada pihak dari Bagian Hukum yang akan terlibat dalam proses-proses pembahasan hal-hal yang terkait regulasi seperti SK, Perbup/Wako dan sebagainya. e. Peserta pelatihan yang terkait dengan pejabat-pejabat yang disebutkan di atas (biasanya adalah staf yang ditugaskan mengikuti pelatihan PPID oleh calon PPID). f. Petugas Meja Informasi. Petugas Meja Informasi adalah petugas harian yang melaksanakan pelayanan informasi baik secara proaktif maupun pasif (berdasarkan permintaan). Petugas ini perlu mendapatkan dampingan bagaimana melaksanakan pelayanan sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Fasilitator perlu mengkaji siapa dari kesemua ini yang relatif lebih siap dan aktif di dalam mengusung isu PPID. Jikalau orang yang aktif tersebut posisi dan jabatannya tidak cukup tinggi untuk mempengaruhi pihak lain, maka harus dicari pijakan lain. Namun jika orang yang aktif tersebut posisi dan jabatannya cukup tinggi, misalnya setingkat Kepala Dinas atau Assisten Sekretaris Daerah atau malah Sekretaris Daerahnya sendiri, akan lebih mudah. Fasilitator perlu mendekati yang bersangkutan dan menjelaskan A sd Z apa itu KIP, PPID hingga apa yang harus dilakukan Pemda dan peran apa yang bisa diambil yang bersangkutan. Namun jika yang cukup aktif adalah Kabid/Kasubbag ataupun staf biasa, maka langkah yang perlu dilakukan adalah fasilitator perlu

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


9

mendorong yang bersangkutan untuk mengagendakan bertemu dengan pimpinannya untuk kemudian dilakukan cara yang sama seperti terhadap Sekda di atas. Intinya, fasilitator perlu mencari pioneer atau championship pada tataran Pemerintah Daerah yang dapat menggerakkan Pemerintah Daerah untuk mendorong lahirnya PPID. Pioneer atau championship didapat berdasarkan pengamatan fasilitator terhadap pejabat atau staf yang memiliki keinginan tinggi untuk sesegera mungkin menetapkan PPID dan sering mendiskusikannya kepada pihak-pihak tertentu.

4.

APA YANG PERLU DILAKUKAN FASILITATOR?

Fasilitator harus memahami lapangan seperti apa yang akan dihadapi, siapa yang akan dihadapi, siapa yang dapat membantu kerja-kerja lapangannya, target atau capaian apa yang harus dituju. Untuk memastikan hal tersebut, fasilitator harus memiliki alat untuk mencapainya dan mengetahui kemampuan yang ada yang dapat digunakan

a. ALAT KERJA

Untuk dapat menjalankan perannya maka dari sisi pengelolaan kegiatan paling tidak fasilitator perlu memiliki dua buah tools yakni:

a.1. Rancangan Kerja

Untuk memiliki sebuah rancangan kerja, banyak metode dan alat yang dapat digunakan. Di dalam panduan ini disebutkan salah satunya saja yakni mind map. Seorang fasilitator perlu menyusun mind map sederhana atau alur fasilitasi dengan target-target yang ingin dicapai pada setiap tahapan. Mind map ini menjadi penting agar fasilitator dapat melakukan self monitoring sudah sampai dimana saat ini proses yang difasilitasinya. Metode sederhana perumusan mind map dapat dilihat di http://www. muhammadnoer.com/2012/03/membuat-mind-map-anak/ atau yang sedikit lebih kompleks pada http:// strategimanajemen.net/2012/01/23/mind-map-tool-ampuh-untuk-melejitkan-produktivitas-anda/. Alur fasilitasi yang ada di dalam mind map ini juga dapat menjadi masukan di dalam penyusunan workplan bulanan yang wajib disusun oleh fasilitator. Paling tidak beberapa hal yang harus diperhatikan di dalam mind map adalah: i. Apa yang mau dikerjakan ii. Apa yang perlu disiapkan

10

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

iii. Siapa yang akan terlibat iv. Apa tujuan-tujuan yang ingin dicapai Dari mind map yang sudah disusun, apa yang mau dikerjakan oleh fasilitator, apa yang perlu disiapkan, siapa yang akan terlibat harus mengarah pada tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Fasilitator harus memastikan tujuan yang ingin dicapai didukung oleh ketiga hal yang disebutkan di awal.

a.2. Buku Catatan atau Log Book

Di dalam proses baik itu memberikan asistensi, input, nasehat, suplai dokumen atau dialog dengan berbagai jenis dialog/pertemuan, fasilitator selalu membawa catatan untuk memastikan tidak ada proses yang terlewati. Fasilitator perlu sesering mungkin melihat kembali mind map dan mencocokkan dengan catatan yang dimiliki. Secara sederhana catatan tersebut atau bisa disebut juga log book berisi apa yang dilakukan dan dihasilkan oleh fasilitator pada hari tersebut dan kesepakatan-kesepakatan atau ide kegiatan berikutnya.

Contoh format catatan sederhana hasil pertemuan

Hari/tanggal Jam 10:00 – 12:00 Diskusi dengan: •

Abraham, Sekda

•

Julianis, Kasubag Humas

•

Indardi, Kabid Sosial Budaya Bappeda

Pembahasan: •

Materi SK PPID

•

Pihak-pihak yang dilibatkan dalam rapat-rapat ke depan

Keputusan: •

Segera disusun draft SK PPID

•

Bappeda, Bag Hukum, Bag Organisasi, Asda 1, Dininfokomhubtel, Humas

Tindak lanjut: •

Fasilitator menyediakan data mengenai substansi yang harus ada di SK PPID berikut contoh

•

Fasilitator akan datang dalam pertemuan-pertemuan untuk memfasilitasi proses pembahasan.

•

Kabid Bappeda mengidentifikasi person-person, membuat jadwal pertemuan dan mengundang mereka.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


11

b. BENTUK DUKUNGAN YANG DIBERIKAN FASILITATOR Mind map ataupun gambaran mengenai rancangan kerja yang telah disusun akan memperjelas banyak hal diantaranya adalah bentuk yang akan diberikan oleh fasilitator kepada tim PPID. Untuk memastikan bahwa dukungan dari fasilitator cukup bagi tim/kelompok individu yang hendak difasilitasi maka perlu diperhatikan oleh fasilitator paling tidak ada dua jenis dukungan yang dapat diberikan kepada mereka yakni: i. Asistensi melalui dialog/pertemuan dimana di dalamnya fasilitator dapat menjalankan peran fasilitasi, menyampaikan nasehat dan juga masukan sebagai bahan perbandingan (opini kedua), dan sebagainya. ii. Asistensi dengan memberikan suplai materi dan dokumen Ada beberapa jenis dialog dengan (calon) PPID/peserta yang pernah mendapat pelatihan yang dapat difasilitasi yakni: i. Dialog dengan individu staf ii. Dialog dengan melibatkan lebih dari satu orang di dalam sebuah pertemuan informal iii. Rapat formal membahas materi atau persoalan tertentu dan bertujuan mencari jalan keluar. iv. Lokakarya yang bertujuan menghasilkan satu output tertentu, misalnya draf SOP Pelayanan Informasi

12

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

III. PRASYARAT DASAR Untuk memastikan fasilitator dapat menjalankan peran dan memberi dukungan yang sesuai seperti diuraikan di atas terdapat prasyarat dasar yang harus dipenuhi terlebih dahulu. Prasyarat ini menghendaki perbaikan kapasitas fasilitator secara terus menerus agar dapat memberi layanan kepada pihak-pihak menjadi semakin baik dan juga pengetahuan fasilitator mengenai substansi dan materi yang diberikan kepada pihak-pihak yang difasilitasi.

1.

FASILITATOR: PERAN, FUNGSI DAN TEKNIK KOMUNIKASI

Fasilitator adalah orang yang memberikan bantuan dalam memperlancar proses komunikasi sekelompok orang, sehingga mereka dapat memahami atau memecahkan masalah bersama-sama. Fasilitator bukanlah seseorang yang bertugas hanya memberikan pelatihan, bimbingan nasihat atau pendapat. Fasilitator harus menjadi nara sumber yang baik untuk berbagai permasalahan. Fasilitator juga seseorang yang membantu sekelompok orang memahami tujuan bersama mereka dan membantu mereka membuat rencana guna mencapai tujuan tersebut tanpa mengambil posisi tertentu dalam diskusi. Seorang fasilitator yang baik harus memiliki ketrampilan dalam hal memimpin sebuah pertemuan termasuk juga ketepatan waktu, mengikuti agenda yang sudah disepakati, merangkum pembicaraan, menengahi pertentangan. Selain itu fasilitator juga harus memiliki ketrampilan untuk mendengarkan termasuk kemampuan untuk menghentikan pembicaraan yang sudah menyimpang, serta memastikan semua orang berpartisipasi. Di dalam pertemuan, diskusi, ataupun dalam bentuk lain di dalam pandangan seorang fasilitator adalah sebuah proses belajar.

Tugas dan Wewenang a. Menata acara belajar, menyiapkan materi, dan penyajian materi sesuai dengan bidangnya. b. Menata situasi proses belajar. c. Mengintensifkan kerjasama dan komunikasi antar anggota kelompok. d. Mengarahkan acara belajar dan menilai bahan belajar sesuai dengan modul.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


13

e. Mengadakan bimbingan pada diskusi kelompok, memberikan umpan balik/feedback kepada anggota kelompok. f. Apabila dalam diskusi terdapat pembicaraan yang keluar jalur, Fasilitator juga bertugas sebagai mediator/ penengah untuk mengembalikan topikpembicaraan ke jalur yang benar. g. Merumuskan kegiatan-kegiatan dan hasil-hasil kegiatan peserta. h. Mengadakan evaluasi terhadap peserta dan proses pelatihan.

Tanggung Jawab Fasilitator bertanggung jawab agar persiapan dan kegiatan proses pembelajaran berhasil sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian menjadi penting bahwa di awal sebelum proses belajar (dalam bentuk pertemuan, diskusi, rapat dan sebagainya) fasilitator perlu menyampaikan apa yang menjadi tujuan. Jika fasilitator belum merumuskannya, maka fasilitator wajib mendiskusikan dengan peserta dan menyatakannya. Kemampuan dasar yang harus dimiliki seorang fasilitator, paling tidak adalah: a. Mampu berkomunikasi dengan baik. Fasilitator harus mendengarkan pendapat setiap anggota kelompok, menyimpulkan pendapat mereka, menggali keterangan lebih lanjut dan membuat suasana akrab dengan peserta diskusi. b. Menghormati sesama anggota kelompok. Fasilitator harus menghargai sikap, pendapat dan perasaan dari setiap anggota kelompok. c. Memiliki pengetahuan yang cukup. Fasilitator harus mempunyai pengetahuan yang cukup terhadap setiap persoalan yang akan dibahas. Ia harus memiliki minat yang besar terhadap berbagai persoalan yang ada. Oleh karenanya MUTLAK bagi fasilitator mempelajari seluruh materi mengenai isu Keterbukaan Informasi Publik (KIP) dan Isu mengenai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). d. Memiliki Sifat Terbuka. Fasilitator harus dapat menerima pendapat atau sikap yang mungkin kurang sesuai yang disampaikan oleh anggota kelompok. Fasilitator harus menanggapi hal tersebut di atas dengan sikap terbuka, sambil tertawa atau bergurau

Teknik Fasilitasi Dalam melaksanakan tugas sebagai Fasilitator baik dalam menyampaikan materi pelatihan, memberikan bimbingan atau diskusi, terdapat teknik-teknik sebagai berikut: a. Pencairan Suasana. Maksud pencairan suasana adalah agar suasana diskusi kelompok menjadi tenang, nyaman, santai dan tidak beku/tegang. Maka Fasilitator harus memperlihatkan raut wajah yang ramah,

14

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

banyak senyum serta dalam memberikan contoh atau celetukan yang lucu tetap dalam suasana terkendali. Waktu untuk pencairan suasana cukup maksimal 10 menit, dan hal ini dilakukan pada saat pertemuan pertama. b. Ceramah. Ceramah adalah menyampaikan materi kepada anggota kelompok agar pesan dan kesan yang benar dapat dipahami oleh peserta. Untuk memudahkan digunakan alat bantu seperti buku, flipchart, white board, LCD projector, dan lain-lain. Waktu yang diperlukan untuk ceramah disesuaikan dengan banyaknya materi yang akan dibahas. c. Diskusi. Diskusi adalah pendalaman materi yang dilakukan secara komunikasi 2 arah, sehingga akan memberikan arti lebih mendalam bagi anggota kelompok. Fasilitator bertindak sebagai penengahdan memberikan kesempatan berbicara pada semua anggota kelompok, agar anggota juga merasa lebih dihargai pengetahuan atau pendapatnya. d. Permainan. Permainan diperlukan untuk mencairkan suasana dari kejenuhan. Sering disebut dengan Ice Breaking. Namun permainan tidak diperlukan jika diskusi atau pertemuan hanya berlangsung singkat. Permainan umumnya digunakan jika dilakukan workshop, sarasehan yang mengambil waktu hingga setengah hari ataupun satu hari penuh.

Jenis permainan sangat bermacam-macam, mulai yang bersifat sederhana sampai kompleks. Mulai dari yang sekedar untuk menggerakkan anggota badan agar bisa lebih segar sampai yang mengandung makna dan unsur-unsur tertentu terkait dengan materi yang tengah didiskusikan. •

Kuis

Permainan kuis adalah cara mudah bagi kelompok untuk mengulang atau mengingat kembali materi yang telah disampaikan agar kita yakin bahwa isi dari materi telah dapat dimengerti sepenuhnya oleh peserta kelompok.

Contoh dari kuis adalah penggunaan kartu-kartu yang berisi pernyataan dengan jawaban mudah yaitu Ya atau Tidak, atau Benar atau Salah. Beberapa pernyataan sengaja dibuat salah, sehingga jawaban yang benar harus diterangkan oleh peserta kelompok. Sedangkan bagi beberapa pernyataan yang benar, fasilitator hanya bertugas untuk menegaskan kebenaran pernyataan tersebut.

•

Bermain Peran

Permainan peran adalah cara yang sangat efektif untuk belajar bersikap secara benar bagi peserta dan sangat membantu peserta kelompok apabila mereka menemukan masalah yang nyata di kemudian hari. Untuk permainan ini dapat dibuat kartu2 cerita, kasus atau dialog yang dibuat untuk permainan individual maupun kelompok.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


15

Membangun Komunikasi: Jangan memakai bahasa yang terlalu resmi. Untuk mencairkan suasana, sesekali boleh menggunakan berbagai istilah yang berkembang di kalangan anak muda, seperti bahasa “gaul” atau jargon-jargon yang popular di televisi atau di daerah Anda.

Jangan menggurui. Ajaklah mereka berdiskusi mengenai keadaan dan masalah yang sedang dihadapi dengan menghormati sudut pandang mereka. Beberapa hal yang dapat dijadikan tips untuk menjadi fasilitator adalah: a. Fasilitator lebih banyak mendengar ketimbang berbicara b. Fasilitator lebih banyak memancing diskusi melalui pertanyaan ketimbang menjawab pertanyaan c. Fasilitator tidak perlu menunjukkan kemampuannya, baik dalam bidang memfasilitasi ataupun materi yang tengah didiskusikan. d. Fasilitator harus selalu mengambil simpati peserta diskusi agar tetap disegani peserta. e. Fasilitator harus selalu membangun komunikasi yang cair dengan peserta diskusi. f. Di atas semua ini Fasilitator harus memahami substansi yang tengah didiskusikan, oleh karenanya MUTLAK bagi fasilitator mempelajari modul PPID serta seluruh bahan-bahan pendukung lainnya yang sudah tersedia.

2. PEMAHAMAN AKAN MODUL DAN MATERI MENGENAI PPID

Untuk memastikan bahwa fasilitator dapat menjalankan peran di dalam memfasilitasi proses terkait berbagai tujuan yang ingin dicapai paska pelatihan, maka selain kapasitas fasilitator seperti yang dijelaskan dalam uraian di atas, fasilitator harus memahami berbagai substansi terkait bagaimana mengimplementasikan keterbukaan informasi publik bagi seorang pejabat di daerah. Beberapa materi yang perlu diperdalam oleh fasilitator paling tidak adalah sebagai berikut: a. Pemahaman Dasar i. Arti penting Keterbukaan Informasi Publik ii. Prinsip-prinsip umum Keterbukaan Informasi iii. Jaminan hukum keterbukaan informasi

16

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

iv. Siapa pemohon dan pengguna informasi v. Mengapa badan publik harus menjalankan keterbukaan informasi b. Bagaimana menjalankan Keterbukaan Informasi i. Prasyarat untuk melaksanaan keterbukaan informasi publik di daerah ii. Berbagai regulasi yang dibutuhkan iii. Struktur Organisasi dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) iv. Bagaimana mengimplementasikan KIP melalui SOP layanan informasi publik v. Apa saja kebutuhan sarana dan prasarana yang harus disediakan oleh PPID c. Pengkategorisasian Informasi Publik berdasarkan Undang-Undang i. Arti pentingnya pengkategorian informasi publik ii. Informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala iii. Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta iv. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat v. Informasi publik yang dikecualikan/rahasia d. Standar dan Mekanisme Pelayanan Informasi i. Layanan informasi sebagai bagian dari pengelolaan informasi publik ii. Layanan informasi melalui pengumuman iii. Layanan informasi melalui permohonan informasi e. Penyelesaian Sengketa Informasi Publik i. Makna penyelesaian sengketa informai dan alasan terjadinya sengketa informasi ii. Tahapan penyelesaian sengketa informasi dan institusi yang terlibat iii. Optimalisasi fungsi PPID dalam pengelolaan pengaduan atau keluhan atas pelayanan publik

Materi di atas dapat dipelajari di dalam dokumen modul implementasi keterbukaan informasi publik bagi Pemerintah Daerah. Meskipun demikian fasilitator selain membaca harus dapat menangkap beberapa hal penting dan mendasar setelah selesai membaca semua materi.

Di dalam proses pendampingan di lapangan, banyak pertanyaan yang sering dilontarkan oleh Pemerintah Daerah antara lain:

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


17

a. Mengapa kami harus membentuk PPID? Apa sanksi jika kami tidak membentuk PPID? b. Untuk membentuk PPID kami harus memulai darimana? c. Apakah dengan adanya organisasi dan struktur PPID masing-masing SKPD harus merekrut staf baru? d. Siapa yang harus menjabat sebagai PPID di Dinas kami? e. Bagaimana kami tahu bahwa masyarakat datang meminta informasi untuk tujuan yang baik dan benar? f. Apakah tidak bisa menunjukan saja seorang staf untuk menjadi penyedia informasi jika ada masyarakat yang datang meminta? g. Mengapa kami tidak bisa mengatakan bahwa dokumen ABPD sebagai dokumen rahasia, toh selama ini hal itu sudah dipahami oleh semua staf Pemda seperti itu? h. Kalau ada LSM datang meminta informasi LPJ Bupati menurut kami tidak perlu diberi, karena kami tahu LSM itu hendak macam-macam, apakah benar pernyataan ini?

Daftar pertanyaan ini bisa menjadi puluhan bahkan ratusan yang muncul dari Pemerintah Daerah. Oleh karena itu, wajib bagi fasilitator memahami paradigma dan substansi keterbukaan informasi publik hingga yang bisa diimplementasikan di lapangan, agar dapat merespon tidak hanya pertanyaan-pertanyaan yang muncul dari staf Pemerintah Daerah, tetapi juga memberi panduan bagaimana langkah sebaiknya yang perlu dilakukan.

Di dalam sesi panduan berikutnya, terdapat lima hal penting sebagai prasyarat agar PPID di Pemerintah Daerah dapat menjalankan tugasnya yakni: a. Penyusunan Surat Keputusan Pimpinan Daerah mengenai PPID b. Penyusunan SOP Layanan Informasi Publik c. Penyusunan dan pemutakhiran daftar informasi publik d. Mendorong pengadaan meja informasi dan sarana lain untuk pelaksanaan keterbukaan informasi. e. Mendorong warga masyarakat meminta layanan informasi kepada PPID.

18

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

IV. FASILITASI PENYUSUNAN SK PPID 1. MENGAPA PPID PERLU DITETAPKAN MELALUI SKP ATAU KEPUTUSAN KEPALA DAERAH? a. Untuk memastikan tugas dan kerja PPID sah menurut aturan yang berlaku, berada di bawah koordinasi Pimpinan Daerah atau pihak yang ditunjuk serta bersifat legal. b. Untuk mensahkan siapa saja berperan sebagai apa memiliki wewenang apa dan bertugas apa saja dan kesemuanya bersifat mengikat secara hukum ketatanegaraan

2. APA SAJA ISI SK ATAU PERATURAN KEPALA DAERAH TERSEBUT? Tidak ada penjelasan di dalam regulasi yang menyatakan bahwa Pemerintah Daerah harus membuat SK PPID atau Peraturan Kepala daerah untuk mensahkan keberadaan PPID. Namun hampir semua Kabupaten/Kota yang telah memiliki PPID melandaskan keberadaan PPID pada SK atau Peraturan Kepala Daerah. Materi yang diatur didalam SK Kepala Daerah mengenai PPID terdapat dalam Permendagri No 35 tahun 2012 dan Peraturan Komisi Informasi (PERKI) No 1 Tahun 2010. Selain berbagai peraturan yang menaunginya mulai dari Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Kementerian, Peraturan Daerah dan sebagainya, maka batang tubuh keputusan ini antara lain berisikan: a. Siapa yang menjadi PPID Utama b. Apa saja peran fungsi dan wewenangnya c. Siapa yang menjadi atasan PPID Utama d. Apa peran, fungsi dan wewenang atasan PPID Utama e. Siapa saja yang membantu PPID Utama di dalam menjalankan tugasnya f. Apa saja peran fungsi dan wewenang pihak yang membantu PPID Utama g. Siapa saja yang menjadi PPID pelaksana atau sering disebut PPID pembantu pada masing-masing satuan kerja pemerintah daerah (SKPD). Namun daftar PPID pelaksana/pembantu untuk semua SKPD dapat disampaikan juga di lampiran SK. h. Apa saja peran fungsi dan wewenangnya

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


19

i. Siapa yang menjadi atasan PPID pelaksana/pembantu j. Apa peran, fungsi serta wewenang atasan PPID pelaksana/pembantu Versi lain dari SK PPID berisikan substansi yang lebih ringkas adalah hanya menyebutkan siapa saja yang ada di dalam struktur PPID di Kabupaten/Kota: a. Siapa yang menjadi PPID Utama b. Siapa yang menjadi atasan PPID Utama c. Siapa saja yang membantu PPID Utama di dalam menjalankan tugasnya d. Siapa saja yang menjadi PPID pelaksana atau sering disebut PPID pembantu pada masing-masing satuan kerja pemerintah daerah (SKPD). Namun daftar PPID pelaksana/pembantu untuk semua SKPD dapat disampaikan juga di lampiran SK. e. Siapa yang menjadi atasan PPID pelaksana/pembantu Sedangkan peran, fungsi dan wewenangnya dimasukkan di dalam SOP Pelayanan Informasi Publik sebagai bagian dari penjelasan SOP tersebut.

3. TAHAPAN DI DALAM FASILITASI a. Membentuk tim penetapan PPID. Di dalam pembentukan tim penetapan PPID dapat dilengkapi dengan SK Bupati ataupun berdasarkan undangan dan penetapan oleh Sekda semata. Yang dimaksud dengan tim penetapan PPID adalah tim yang terdiri dari komponen-komponen terkait di dalam Pemerintah Daerah yang terdiri dari Bagian Organisasi, Bagian Hukum, Bappeda, Humas, Dinas Infokom dan pejabat lain yang dianggap oleh masing-masing daerah akan memiliki posisi yang cukup relevan untuk ikut didalam pembahasan penetapan PPID. b. Penetapan sekretariat. Di dalam tim penetapan sebaiknya ditetapkan juga sekretariat. Sekretariat akan berfungsi mengundang pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh tim, mendokumentasikan hasil-hasil pembahasan, materi-materi yang dibutuhkan dan lain sebagainya. Biasanya tim penetapan dipimpin oleh calon PPID Utama yakni Kabag Humas atau Kepala Dishubkomintel (atau dengan nama lain), dengan demikian sekretariat dapat berada di Bagian Humas atau Kantor Dishubkomintel. Namun ada kalanya tim penetapan diketuai oleh Sekda atau Asisten Daerah (Asda) yang terkait, sehingga sekretariat yang ditunjuk akan mengikuti dimana pimpinan tim penetapan berada. Di samping itu, fasilitator juga perlu mempertimbangkan keberadaan secretariat terkait dengan Tim Teknis yang dibentuk untuk program Kinerja, sehingga kegiatan pengadministrasian juga dapat terpusat di satu tempat. c. Menjalankan serangkaian pertemuan pembahasan.Kegiatan selanjutnya adalah melangsungkan berbagai pertemuan secara kontinyu. Berbagai pertemuan diatur untuk membahas substansi sebagai berikut:

20

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

i. Membangun pemahaman bersama. Pertemuan tim penetapan membahas substansi yang dijelaskan dalam point (2) di atas. Jika peserta pertemuan yang menjadi tim penetapan belum memahami secara keseluruhan ada baiknya, fasilitator menyampaikan substansi inti dari UU No 14 Tahun 2008, PP No 61 Tahun 2010, Permendagri No 35 tahun 2010 dan Perki No 1 Tahun 2010. Materi yang disampaikan antara lain: (i) Mengapa UU KIP diperlukan; (ii) Paradigma yang dibangun di dalam UU KIP; (iii) Prasyarat menjalankan KIP; (iv) Struktur Organisasi PPID, Peran dan Wewenangnya; (iv) Kategori Informasi Publik, termasuk di dalamnya Uji Konsekuensi; (v) Standar Layanan Informasi; (vi) Penyelesaian sengketa informasi dan peran Komisi Informasi. Jika pertemuan juga termasuk menyampaikan materi di atas, maka jumlah pertemuan menjadi lebih banyak dari seharusnya. Fasilitator perlu mempertimbangkan materi yang disampaikan termasuk menyampaikan bahan-bahan pendukung lainnya. Targetnya adalah membangun pemahaman tim penetapan mengapa PPID perlu ada di Pemerintah Daerah serta apa peran, fungsi dan wewenang PPID. Yang juga perlu dibahas adalah memutuskan pembagian peran antara PPID Utama dan PPID Pembantu/Pelaksana. ii. Identifikasi calon PPID. Pertemuan berikutnya adalah mengidentifikasi dan menyusun daftar siapa saja yang akan menjadi PPID di wilayah Kabupaten/Kota tersebut. Panduan siapa yang menjadi PPID ada di dalam Permendagri No 35 Tahun 2010. Daftar calon PPID untuk setiap Kabupaten/Kota meliputi seluruh SKPD, Kantor, Badan, Kecamatan, termasuk Rumah Sakit dan UPTD lainnya yang berada di bawah naungan Pemerintah Daerah. Dalam mengidentifikasi struktur PPID ini sebaiknya mengidentifikasi pula tim teknis atau petugas yang akan bekerja mendukung kerja-kerja teknis PPID, misalnya Petugas Informasi di setiap SKPD, Petugas Meja Informasi, dan sebagainya sesuai dengan kebutuhan. iii. Mengidentifikasi Meja Informasi. Meja Informasi merupakan tempat layanan informasi baik secara proaktif maupun pasif berdasarkan permintaan. Setiap permohonan informasi diharapkan dapat dilayani dan dikoordinasikan melalui Meja Informasi ini. Terkait dengan hal ini perlu diidentifikasi: 1) Bagaimana model layanan yang akan dikembangkan melalui Meja Informasi apakah terpusat (satu Pemda satu Meja Informasi) dibawah PPID Utama ataukah akan dibentuk Meja Informasi Pendukung disetiap PPID Pembantu. Penetapan model Meja Informasi ini perlu mempertimbangkan kemudahan akses bagi masyarakat dan efisiensi kerja petugas, misalnya beberapa Pemda telah mengatur kantornya dalam satu kawasan sehingga akan lebih mudah jika Meja Informasi dibuat terpusat atau sebaliknya; 2) Siapa petugas harian yang akan bertanggungjawab mengelola Meja Informasi. iv. Penyusunan Rancangan SK PPID. Bagian Hukum menyusun draft SK dengan memasukkan substansi yang telah dibahas. Sebelumnya, Bagian Hukum perlu menyusun berbagai konsideran Pertimbangan

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


21

dan sebagainya sebelum keputusan mengenai: (i) Penetapan PPID; (ii) peran dan fungsi; (iii) wewenang; (iv) tata cara kerja dan sebagainya. Rancangan SK PPID dibahas di dalam pertemuan tim penetapan PPID. Untuk kemudian diajukan oleh Bagian Hukum/Humas kepada Sekda. Sekda kemudian menyampaikan kepada Bupati/Walikota untuk disetujui. Proses penyampaikan dari tim penetapan kepada Bag Hukum/Humas/Diskominfo kepada Sekda perlu mempertimbangkan untuk memberi penjelasan awal kepada Sekda mengenai apa itu PPID dan seterusnya. Fasilitator perlu memastikan bahwa Bag Hukum atau salah satu tim yang menghadap Sekda dapat menjelaskan substansi tersebut. Jika diperlukan, fasilitator dapat mendampingi tim untuk memberi penjelasan kepada Sekda. Demikian juga penyampaian dari Sekda kepada Bupati/Walikota. Setelah itu, tim penetapan menunggu tanda tangan pimpinan daerah sebagai tanda disahkannya keputusan tersebut. v. Penjelasan kepada seluruh calon PPID. Adalah penting untuk menyampaikan kepada seluruh calon PPID yang telah ditetapkan di dalam rancangan SK PPID. Meskipun hal ini bukan tugas fasilitator untuk mendampingi tim penetapan, namun ada baiknya tim penetapan diberi masukan bagaimana menyelenggarakan pertemuan yang melibatkan seluruh calon PPID. Pertemuan yang direncanakan bertujuan untuk membangun pemahaman dasar mengenai KIP serta memberi pemahaman mengani peran, fungsi dan wewenang PPID. Sebelum pertemuan dilaksanakan ada baiknya disusun TOR bersama. TOR berintikan apa tujuan pertemuan, apa target pertemuan, berapa orang yang dilibatkan, siapa yang akan memandu/memimpin, siapa yang akan menjadi pemateri, materi disusun oleh siapa dan kapan sudah harus siap dan dapat didistribusikan serta dokumen pendukung apa yang perlu dipersiapkan.

Perlu diperhatikan bahwa undangan yang disampaikan harus secara tegas menyebutkan posisi yang diundang, agenda spesifik pertemuan, sampai capaian yang ingin dihasilkan dalam pertemuan. Undangan dibuat oleh Sekretariat dengan menyampaikan pula materi yang hendak dijelaskan di dalam pertemuan, yakni rancangan keputusan PPID, penjelasan mengenai UU KIP dan peran PPID. Fasilitator dapat membantu memilihkan materi inti mengenai penjelasan KIP dan peran PPID yang akan didistribusikan di dalam undangan juga.

Alur pertemuan harus mendukung tujuan, sehingga perlu ada pihak yang ditetapkan untuk menyampaikan kedua materi tersebut. Untuk memudahkan peserta materi yang hendak disampaikan disusun di dalam materi presentasi. Untuk memastikan pemahaman peserta meningkat setelah penjelasan mengenai materi KIP/PPID dan diikuti oleh penjelasan rancangan SK PPID, maka di dalam diskusi tanya jawab ada baiknya juga dilakukan inisiatif untuk menanyakan kepada peserta satu atau dua isu yang dijelaskan dalam presentasi.

22

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

V. FASILITASI PENYUSUNAN SOP LAYANAN INFORMASI PUBLIK 1. MENGAPA PPID PERLU MEMILIKI SOP PELAYANAN INFORMASI PUBLIK YANG DITUANGKAN DI DALAM PERATURAN KEPALA DAERAH? a. Untuk memastikan PPID yang telah ditetapkan mengetahui tugas dan fungsi, serta wewenangnya pada hal apa saja, dan adanya kejelasan mengenai tata cara di dalam menjalankan tugas dan fungsinya tersebut. b. Untuk mensahkan siapa saja berperan sebagai apa memiliki wewenang apa dan bertugas apa saja dan kesemuanya bersifat mengikat secara hukum ketatanegaraan c. Kewajiban penyusunan SOP Layanan Informasi Publik sudah diatur di dalam PERKI No 1 Tahun 2010 pasal 38.

2. APA SAJA ISI PERATURAN KEPALA DAERAH MENGENAI SOP PELAYANAN INFORMASI PUBLIK? Tidak ada penjelasan di dalam regulasi yang menyatakan bahwa Pemerintah Daerah harus membuat SK PPID atau Peraturan Kepala daerah untuk mensahkan keberadaan PPID. Namun hampir semua Kabupaten/Kota yang telah memiliki PPID melandaskan keberadaan PPID pada SK atau Peraturan Kepala Daerah. Materi yang diatur didalam SK Kepala Daerah mengenai PPID terdapat dalam Permendagri No 35 tahun 2010 dan Peraturan Komisi Informasi (PERKI) No 1 Tahun 2010, terutama pasal 38. Selain berbagai peraturan yang menaunginya mulai dari Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Kementerian, Peraturan Daerah dan sebagainya, maka batang tubuh peraturan ini antara lain berisikan: a. Pendahuluan. Di dalam bagian ini paling tidak dijelaskan hal-hal sebagai berikut: •

Maksud dan tujuan. Di dalam penjelasan ini perlu dirumuskan apa yang menjadi maksud dan tujuan disusunnya SOP Pelayanan Informasi ini.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


23

•

Ruang lingkup. Di dalam penjelasan ini dirumuskan apa saja yang menjadi ruang lingkup SOP Pelayanan Informasi ini.

•

Dasar hukum. Kebijakan dan regulasi apa saja yang menjadi dasar hukum dan konsideran di dalam menyusun SOP

•

Pengertian-pengertian. Istilah nama atau kegiatan apa yang perlu dijelaskan, dimasukkan di dalam bagian ini.

b. Prinsip-prinsip pelayanan informasi publik. Regulasi ini hendak mengedepankan pelayanan yang baik kepada publik, oleh karenanya perlu dicantumkan prinsip-prinsip pelayanan yang mengarah pada tata kelola pelayanan publik yang baik. c. Struktur organisasi pelayanan informasi publik. Umumnya yang dijelaskan pada bagian ini adalah (i) Bagaimana tim pertimbangan pelayanan informasi publik. Khusus untuk tim pertimbangan ini tidak semua struktur Pemda memilikinya. Ada Pemda yang memasukkan unsur Tim Pertimbangan, ada yang tidak. Dalam hal ini diberikan keleluasaan kepada masing-masing Pemda untuk menunjuk atau tidak; (ii) PPID (Utama) dan (iii) PPID Pelaksana/Pembantu. Penjelasannya paling tidak pada hal-hal di bawah ini: •

Siapa-siapa saja yang ditetapkan di dalam struktur organisasi yang memberi pelayanan informasi publik. Penjelasan ini lebih diperuntukkan kepada PPID (Utama) dan PPID pelaksana/pembantu serta petugas teknis maupun Petugas Meja Informasi yang akan mendukung kerjanya, karena tim pertimbangan pelayanan informasi publik tidak membutuhkan struktur organisasi.

•

Penjelasan spesifik mengenai pihak yang ada di dalam struktur organisasi; antara lain: kriteria, kedudukan dan penunjukan, susunan organisasinya. Penjelasan ini lebih diperuntukkan kepada PPID (Utama) dan PPID pelaksana/pembantu.

•

Penjelasan mengenai tugas dan fungsi serta kewenangan masing-masing tersebut.

•

Alur kerja PPID dan petugas teknis. Pada dasarnya alur kerja ini adalah alur permintaan informasi mulai dari publik yang mengajukan permintaan sampai menerima informasi dari PPID. Di dalam alur tersebut ada beberapa cabang alur yang disusun jika permintaan diterima dilanjutkan kepada alur berikutnya, namun jika ditolak maka prosesnya akan berlanjut pada tahapan yang berbeda dan seterusnya. Di dalam alur ini juga perlu diberi penjelasan mengenai apa yang dilakukan oleh petugas pada setiap tahapnya dan berapa lama proses berlangsung dimasing-masing tahapannya.

•

Bagaimana relasi dan wewenang antara PPID (Utama) dan PPID pelaksana/pembantu. Apa perbedaan wewenang antara PPID (utama) dan PPID pelaksana/pembantu dan relasi antara keduanya perlu digambarkan di dalam penjelasan di sini (jika tidak ada penjelasan di masing-masing tugas dan fungsi yang membedakan keduanya).

24

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

d. Mekanisme pengumpulan, pengklasifikasian, pendokumentasian dan pelayanan informasi. Penjelasan pada berbagai kegiatan yang disampaikan didalam kelompok ini jika dilihat secara umum merupakan bagian dari pengelolaan informasi (manajemen informasi) dimana ada kegiatan pengumpulan informasi, lalu semua informasi yang terkumpul diklasifikasi menurut kategori masing-masing, lalu didokumentasikan berdasarkan kategorinya dan sebagian sudah dapat disampaikan kepada publik melalui berbagai media yang ada. Khusus untuk kategori informasi yang tersedia diberikan kepada publik jika ada permintaan atas informasi dimaksud. •

Apa yang dimaksud dengan proses pengumpulan informasi, informasi apa saja yang dikumpulkan, siapa saja yang mengumpulkan, siapa saja atau divisi/bagian mana saja yang merupakan sumbersumber informasi proses-proses, siapa yang terlibat, alur pengumpulan informasi dimulai dari mana dan sampai dimana serta hal-hal apa yang penting untuk diperhatikan di dalam proses pengumpulan informasi.

•

Apa yang dimaksud dengan proses pengklasifikasian informasi, apa saja kategori di dalam pengklasifikasian informasi, bagaimana tata cara mengklasifikasi informasi serta bagaimana masingmasing kategori informasi tersebut dapat diakses oleh publik. Secara spesifik ada kategori informasi yang termasuk informasi dikecualikan, bagaimana proses pengecualian informasi dilakukan dan metode apa yang digunakan, hal ini perlu dipaparkan di dalam dokumen ini, sehingga membuat publik jelas mengapa satu jenis informasi termasuk informasi yang dikecualikan.

•

Apa yang dimaksud dengan pendokumentasian informasi publik, bagaimana tahapan pendokumentasian dilakukan, siapa saja yang terlibat dan pada setiap tahapan hal-hal apa yang harus diperhatikan.

•

Apa yang dimaksud dengan pelayanan informasi , apa saja tahapan di dalam pelayanan informasi, apa penjelasan yang perlu disampaikan di dalam setiap tahapan untuk memastikan proses pelayanan informasi berjalan dengan efektif, cepat, terbuka serta terukur dari sisi waktu.

e. Mekanisme Pelayanan Informasi. Apa yang dimaksud dengan pelayanan informasi baik proaktif (tanpa diminta) maupun pasif (berdasarkan permintaan), apa saja tahapan di dalam pelayanan informasi, apa penjelasan yang perlu disampaikan di dalam setiap tahapan untuk memastikan proses pelayanan informasi berjalan dengan efektif, cepat, terbuka serta terukur dari sisi waktu. Dalam membuat mekanisme pelayanan ini perlu memperhatikan: 1) Standar layanan minimum nasional yang telah dimuat dalam PERKI No. 1 Tahun 2010. Selain itu perlu pula diperhatikan; 2) Tahapan kerja perlu mencakup atau menjangkau hingga pejabat atau petugas yang secara riil menguasai informasi untuk mempermudah petugas layanan. e. Penyelesaian sengketa informasi. Saat informasi yang diminta oleh publik tidak diberikan oleh PPID dengan berbagai pertimbangan dan alasan, maka akan terjadi sengketa informasi. Pemerintah Daerah

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


25

perlu menyiapkan prosedur yang baku mengenai penanganan sengketa informasi ini, termasuk siapa saja yang terlibat di dalam pengorganisasian penanganan sengketa informasi, apa saja yang harus dilakukan dan oleh siapa, termasuk tahapan dan jenjang penanganan mulai dari SKPD masing-masing (atasan PPID Pembantu), Pemerintah Daerah (Tim Asistensi dan Atasan PPID Utama), Komisi Informasi, PTUN hingga sampai ke Mahkamah Agung. Petunjuk mengenai hal ini ada di dalam Peraturan Komisi Informasi (PERKI) nomor 2 Tahun 2010. f. Pelaporan. Pemerintah Daerah melalui PPID memiliki kewajiban menyusun laporan pelaksanaan pelayanan informasi kepada publik. Dengan demikian dalam bagian ini perlu diatur apa saja yang harus dilaporkan, bagaimana laporan dibuat, siapa dan kepada siapa laporan disampaikan serta cara penyampaiannya seperti apa.

3. TAHAPAN DI DALAM FASILITASI PENYUSUNAN Ada dua opsi yang dapat digunakan oleh Pemerintah Daerah di dalam proses penetapan SOP Pelayanan informasi. SOP disusun bersamaan dengan Keputusan Kepala Daerah untuk menetapkan PPID, namun ada juga yang disusun secara tersendiri. Tidak ada alasan tertentu dibalik kedua opsi tersebut, namun umumnya Pemerintah Daerah mengikuti apa yang sudah disusun oleh Daerah lain yang kebetulan diketahui. Di dalam regulasi terkait KIP maupun PPID hal inipun tidak diatur. Pendekatan fasilitasi. Semua proses penyusunan dilakukan melalui pertemuan-pertemuan dan kerja penulisan berdasarkan kesepakatan dalam pertemuan. Pertemuan dimaksud dapat berbentuk rapat pembahasan dan lokakarya. Kerja penulisan merupakan kerja bagian tertentu (umumnya bagian hukum), namun dari sisi substansi merupakan hasil kesepakatan. Fasilitator dapat memfasilitasi proses pertemuan dengan berperan menjadi fasilitator atau moderator pertemuan. a. Membentuk tim penyusunan SOP Pelayanan Informasi. Di dalam pembentukan tim SOP pelayanan informasi pada prinsipnya dapat berbarengan (atau disatukan) di dalam tim penetapan PPID. Tim ini dapat dilengkapi dengan SK Bupati ataupun berdasarkan undangan dan penetapan oleh Sekda semata. Yang dimaksud dengan tim ini adalah tim yang terdiri dari komponen-komponen terkait di dalam Pemerintah Daerah yang terdiri dari Bagian Organisasi, Bagian Hukum, Bappeda, Humas, Dinas Infokom dan pejabat lain yang dianggap oleh masing-masing daerah akan memiliki posisi yang cukup relevan untuk ikut didalam pembahasan penyusunan SOP Pelayanan Informasi Publik.

26

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

b. Penetapan sekretariat. Di dalam tim penetapan sebaiknya ditetapkan juga sekretariat. Sekretariat akan berfungsi mengundang pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh tim, mendokumentasikan hasil-hasil pembahasan, materi-materi yang dibutuhkan dan lain sebagainya. Biasanya tim penetapan dipimpin oleh calon PPID Utama yakni Kabag Humas atau Kepala Dishubkomintel (atau dengan nama lain), dengan demikian sekretariat dapat berada di Bagian Humas atau Kantor Dishubkomintel. Namun ada kalanya tim penetapan diketuai oleh Sekda atau Asisten Daerah (Asda) yang terkait, sehingga sekretariat yang ditunjuk akan mengikuti dimana pimpinan tim penetapan berada. Di samping itu, fasilitator juga perlu mempertimbangkan keberadaan sekretariat terkait dengan Tim Teknis yang dibentuk untuk program Kinerja, sehingga kegiatan pengadministrasian juga dapat terpusat di satu tempat. c. Melaksanakan serangkaian pertemuan. Kegiatan selanjutnya adalah melangsungkan berbagai pertemuan secara kontinyu. Berbagai pertemuan diatur untuk membahas substansi sebagai berikut: i. Membangun pemahaman bersama. Pertemuan tim penetapan membahas substansi yang dijelaskan dalam point (2) di atas. Jika peserta pertemuan yang menjadi tim penetapan belum memahami secara keseluruhan ada baiknya, fasilitator menyampaikan substansi inti dari UU No 14 Tahun 2008, PP No 61 Tahun 2010, Permendagri No 35 tahun 2010 dan Perki No 1 Tahun 2010. Materi yang disampaikan antara lain: (i) Mengapa UU KIP diperlukan; (ii) Paradigma yang dibangun di dalam UU KIP; (iii) Prasyarat menjalankan KIP; (iv) Struktur Organisasi PPID, Peran dan Wewenangnya; (iv) Kategori Informasi Publik, termasuk di dalamnya Uji Konsekuensi; (v) Standar Layanan Informasi; (vi) Penyelesaian sengketa informasi dan peran Komisi Informasi. Jika pertemuan juga termasuk menyampaikan materi di atas, maka jumlah pertemuan menjadi lebih banyak dari seharusnya. Fasilitator perlu mempertimbangkan materi yang disampaikan termasuk menyampaikan bahanbahan pendukung lainnya. Targetnya adalah membangun pemahaman tim mengapa SOP pelayanan informasi perlu ada di Pemerintah Daerah. ii. Merumuskan kerangka isi SOP. Fasilitator mendorong peserta diskusi untuk tidak mengutamakan pembahasan pada bagian yang menjadi konsideran rancangan regulasi ini, namun difokuskan pada substansi yang ada pada SOP itu sendiri. Substansi SOP itu sendiri sebenarnya sudah diatur di dalam UU KIP, PP No 10 Tahun 2010, PERKI No 1 Tahun 2010 dan Perki No 2 Tahun 2010. Panduan substansinya sudah disampaikan pada bagian di atas. Dengan demikian, fasilitator perlu menjelaskan kerangka substansi di atas pada peserta dan rumusan isi berdasarkan substansi yang ada dalam regulasi. Sebelum pertemuan dilakukan, fasilitator perlu mengidentifikasi bagian mana saja di dalam regulasi yang masuk ke dalam kerangka substansi di maksud. Hal ini akan memudahkan ketika diskusi berlangsung.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


27

iii. Penyusunan Rancangan Regulasi mengenai SOP. Untuk memudahkan hasil diskusi dapat diserahkan kepada Bagian Hukum untuk menyusun dan melengkapirancangan peraturan dengan memasukkan substansi yang telah dibahas. Sebelumnya, Bagian Hukum perlu menyusun berbagai konsideran terlebih dahulu. Bersama tim yang ditentukan rancangan ini kemudian diajukan oleh Bagian Hukum/ Humas kepada Sekda. Sekda kemudian menyampaikan kepada Bupati/Walikota untuk disetujui. Proses penyampaikan dari tim penetapan kepada Bag Hukum/Humas/Diskominfo kepada Sekda perlu mempertimbangkan untuk memberi penjelasan awal kepada Sekda mengenai apa itu PPID dan seterusnya. Fasilitator perlu memastikan bahwa Bag Hukum atau salah satu tim yang menghadap Sekda dapat menjelaskan substansi tersebut. Minimal hal yang perlu secara garis besar disampaikan adalah: •

Mengapa perlu ada penetapan standar pelayanan informasi publik

•

Struktur organisasi pelayanan informasi publik

•

Penjelasan mengenai pembagian tugas, tanggungjawab dan wewenang

•

Penjelasan mengenai standar layanan informasi serta tata cara pengelolaannya, termasuk pengelolaan sengketa informasi

Jika diperlukan, fasilitator dapat mendampingi tim untuk memberi penjelasan kepada Sekda. Demikian juga penyampaian dari Sekda kepada Bupati/Walikota. Setelah itu, tim penetapan menunggu tanda tangan pimpinan daerah sebagai tanda disahkannya peraturan tersebut.

iv. Audiensi kepada DPRD. Untuk memperkuat penetapan regulasi ini fasilitator dapat mengusulkan kepada PPID Utama atau pimpinan tim menyampaikan rancangan ini kepada DPRD. Untuk itu, fasilitator dengan pihak terkait perlu melakukan pendekatan awal kepada DPRD melalui komisi yang relevan. Di dalam pendekatan tersebut beberapa hal yang perlu disampaikan dan disepakati adalah: •

Maksud dan tujuan untuk menyampaikan rancangan ini kepada Komisi yang relevan sifatnya sebagai sosialisasi

•

Meminta waktu untuk audiensi kepada Komisi yang relevan dan mengusulkan agenda pertemuan tersebut.

Saat disepakati dan dilakukan pertemuan dengan Komisi yang relevan, maka pimpinan rombongan diharapkan dapat memimpin sekaligus menjelaskan maksud dan tujuan. Tim Pemerintah Daerah sudah menyiapkan materi yang hendak disampaikan dan juga staf yang akan menyampaikannya. Materi yang akan disampaikan hendaknya sudah dibagikan terlebih dahulu (rancangan keputusan kepala daerah soal SOP pelayanan Informasi) dan saat staf menyampaikan ada baiknya

28

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

menggunakan materi yang sudah siap presentasi (versi power point, misalnya). Untuk itu sudah harus dipastikan perangkat pendukungnya seperti file, laptop dan LCD projector. v. Penjelasan kepada seluruh calon PPID. Adalah penting untuk menyampaikan kepada seluruh calon PPID standar pelayanan informasi seperti apa yang telah dirumuskan. Meskipun hal ini bukan tugas fasilitator untuk mendampingi tim penetapan, namun ada baiknya tim penetapan diberi masukan bagaimana menyelenggarakan pertemuan yang melibatkan seluruh calon PPID. Pertemuan yang direncanakan bertujuan untuk membangun pemahaman dasar substansi SOP sehingga peserta pertemuan memahami apa peran dan fungsi mereka serta konsekuensi logis yang dihadapi di dalam setiap tahapan pelaksanaan penyampaian informasi kepada publik. Termasuk di dalamnya adalah jika terjadi sengketa informasi dimana staf PPID harus pula berhubungan dengan pihak di luar Pemerintah Daerah seperti Komisi Informasi dan juga PTUN (Pengadilan Tata Usaha Negara). Sebelum pertemuan dilaksanakan ada baiknya disusun TOR bersama. TOR berintikan apa tujuan pertemuan, apa target pertemuan, berapa orang yang dilibatkan, siapa yang akan memandu/memimpin, siapa yang akan menjadi pemateri, materi disusun oleh siapa dan kapan sudah harus siap dan dapat didistribusikan serta dokumen pendukung apa yang perlu dipersiapkan.

Perlu diperhatikan bahwa undangan yang disampaikan harus secara tegas menyebutkan posisi yang diundang, agenda spesifik pertemuan, sampai capaian yang ingin dihasilkan dalam pertemuan. Undangan dibuat oleh Sekretariat dengan menyampaikan pula materi yang hendak dijelaskan di dalam pertemuan, yakni rancangan peraturan kepala daerah mengenai SOP ini, penjelasan mengenai substansi pokok di dalam rancangan ini antara lain organisasi yang terkait dengan implementasi SOP, apa saja lingkup kerja implementasi SOP ini, Tahapan seperti apa yang harus dilalui dan peran seperti apa yang dikehendaki di setiap tahapan, serta pengelolaan sengketa informasi. Fasilitator dapat membantu memilihkan materi inti yang akan didistribusikan di dalam undangan juga.

Alur pertemuan harus mendukung tujuan, sehingga perlu ada pihak yang ditetapkan untuk menyampaikan materi tersebut. Untuk memudahkan peserta materi yang hendak disampaikan disusun di dalam materi presentasi. Untuk memastikan pemahaman peserta meningkat setelah penjelasan mengenai, maka di dalam diskusi tanya jawab ada baiknya juga dilakukan inisiatif untuk menanyakan kepada peserta satu atau dua isu yang dijelaskan dalam presentasi.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


29

VI. FASILITASI PENYUSUNAN DAFTAR INFORMASI PUBLIK 1. MENGAPA DIP DIPERLUKAN? a. Untuk memudahkan publik mengidentifikasi informasi yang dicari di satu badan publik. b. Kewajiban setiap Badan Publik yang diamanatkan di dalam Undang-Undang dan Peraturan yang membawahinya.

2. APA SAJA ISI DI DALAM DIP? a. Daftar Informasi Publik adalah daftar informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu Badan Publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan Badan Publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. b. Setiap informasi publik di dalam daftar informasi publik setidaknya mengandung hal-hal sebagai berikut: i. nomor ii. ringkasan isi informasi iii. pejabat atau unit/satuan kerja yang menguasai informasi iv. penanggungjawab pembuatan atau penerbitan informasi v. waktu dan tempat pembuatan informasi vi. bentuk informasi yang tersedia. vii. jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip; c. Informasi publik yang dimasukkan di dalam daftar informasi publik adalah semua informasi yang termasuk di dalam kategori yang telah disebutkan di atas yang meliputi BAB III yang terdiri dari Bagian Kesatu, Kedua dan Ketiga mulai dari Pasal 11, 12 sampai Pasal 13. d. Di dalam bagian daftar informasi publik juga disebutkan kategori informasi yang dikecualikan. Daftar Informasi yang dikecualikan ini adalah informasi-informasi yang telah dilakukan uji konsekuensi dan

30

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

memenuhi prasyarat sesuai dengan ayat-ayat yang dijelaskan di dalam pasal 17 Undang-Undang nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

3. TAHAPAN PENYUSUNAN DIP Untuk mengumpulkan dan menyusun daftar informasi yang ada di suatu Badan Publik diperlukan kerja tim dan tidak hanya PPID semata, karena semua divisi, bagian, ataupun departemen umumnya menguasai informasi yang beredar dan berkembang di wilayahnya masing-masing, sementara PPID hanya terdiri dari pejabatnya (pimpinan), petugas informasi, petugas dokumentasi saja. Dengan demikian untuk menyusun daftar informasi publik di suatu Badan Publik (SKPD, Unit Layanan) maka langkah fasilitasi yang diperlukan adalah sebagai berikut: a. Fasilitator bersama dengan PPID mengembangkan tabel sesuai dengan penjelasan yang ada di dalam Bagian 2 (a), (b) dan (c). b. Fasilitator bersama dengan PPID di dalam Badan Publik dimaksud mengidentifikasi dan mengundang Sub Bidang, Bagian, Unit yang ada di dalam Badan Publik dimaksud ke dalam suatu pertemuan. c. Untuk membangun legitimasi yang kuat, pertemuan sebaiknya mengundang pimpinan badan publik (Kepala Dinas) termasuk membuka dan menjelaskan secara umum tujuan dan kepentingan penyusunan daftar informasi publik. d. Pertemuan dimaksud untuk memberi penjelasan penyusunan daftar informasi publik. PPID di dorong untuk meminta petugas yang diundang didalam pertemuan untuk mengidentifikasi informasi apa saja yang dapat disusun oleh masing-masing bagian/divisi/bidang. PPID menugaskan petugas di masing-masing bidang untuk melakukan identifikasi, penyusunan dan sekaligus pendokumentasian informasi dimaksud. Yang dimaksud dengan pendokumentasian adalah mengelompokkan informasi yang sudah terdata untuk kemudian dikategorisasikan ke dalam kategorisasi sesuai dengan yang ada di dalam Undang-Undang. Dokumentasi tersebut ditempatkan disatu tempat (rak atau lemari khusus) yang mudah diakses oleh petugas. e. Fasilitator dapat memandu masing-masing Bagian/Bidang ataupun Unit di dalam menyusun daftar informasi publik dimaksud jika diperlukan. Semua informasi yang telah diidentifikasi dan disusun ke dalam DIP diserahkan kepada PPID dan Atasan PPID. f. PPID dan Atasan PPID mengidentifikasi seluruh daftar yang sudah disusun oleh masing-masing Bagian/Bidang ataupun Unit untuk mengidentifikasi kemungkinan terdapat informasi yang dikecualikan. Manakala terdapat potensi informasi yang dikecualikan, maka PPID dan Atasan PPID harus melakukan

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


31

uji konsekuensi. Hasil uji konsekuensi ini kemudian melahirkan daftar informasi yang dikecualikan. Yang dimaksud dengan informasi yang dikecualikan ini tidak semuanya dimaksudkan sebagai dokumen yang dikecualikan, namun hanya informasi tertentu saja. Setelah dilakukan uji konsekuensi, maka Atasan PPID perlu menyusun berita acara yang menjelaskan alasan mengapa informasi dimaksud termasuk ke dalam kategori informasi yang dikecualikan. g. PPID menyampaikan daftar informasi publik tersebut kepada PPID Utama dan juga ke meja informasi. PPID Utama selanjutnya mengumpulkan seluruh daftar informasi publik yang terdiri dari informasi publik yang berasal dari Badan Publik yang ada di dalam lingkup Pemerintah Daerah dimaksud. h. PPID melalui petugas informasi selanjutnya mempublikasikan informasi publik yang dikategorikan sebagai informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala. Sesuai dengan setandar bahwa informasi yang wajib diumumkan secara berkala sekurang-kurangnya tercantum dalam website dan papan pengumuman. Sedangkan informasi yang wajib diumumkan secara serta merta diumumkan melalui media yang paling memungkinkan target masyarakat untuk mengetahui informasi tersebut sesuai dengan kondisinya karena sifat informasi ini adalah darurat. i. PPID perlu menyiapkan mekanisme dan alat yang sederhana dimana petugas pada bagian/bidang atau unit yang ada di dalam Badan Publik dapat melakukan pemutakhiran informasi publiknya. Untuk menghindari kadaluarsa dan alasan belum menguasai informasi dimaksud yang dapat menimbulkan terjadinya sengketa informasi, pemutakhiran dilakukan minimal setiap tiga bulan sekali.

32

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

VII. FASILITASI PENGADAAN MEJA INFORMASI DAN PERANGKAT PENDUKUNG LAINNYA 1. MENGAPA MEJA INFORMASI DAN PERANGKAT PENDUKUNG LAINNYA DIPERLUKAN? a. Untuk memudahkan kerja dan proses pelayanan informasi oleh PPID b. Untuk mendukung kepastian layanan informasi lebih mudah dan cepat diakses oleh publik

2. PERANGKAT PENDUKUNG YANG DIPERLUKAN Perangkat minimal yang diperlukan antara lain: •

Meja dan rak informasi. Meja dimaksud adalah meja dan perangkat pendukung lainnya antara lain kursi untuk memudahkan layanan bagi peminta informasi yang datang. Meja dapat dilengkapi dengan rak infrormasi berisi dokumen-dokumen yang berisi daftar informasi publik yang dimiliki oleh Badan Publik terkait, formulir-formulir yang dibutuhkan dan buku-buku catatan lain yang diperlukan. Tata letak meja dan rak informasi dapat didesain sedemikian rupa untuk memberikan kenyamanan bagi orang yang hendak meminta informasi. Misalnya layaknya front office sebuah kantor layanan jasa yang mengutamakan kenyamanan pelanggan.

•

Komputer. Komputer yang diperlukan minimal adalah (1) komputeryang berisikan basis data yang memudahkan petugas melacak keberadaan data dan informasi dimaksud berada dimana. Komputer ini dapat terdiri dari dua jenis, satu yang berada di internal kantor PPID yang dapat diakses untuk memasukkan, memperbaiki dan memutakhirkan data serta informasi dan komputer sejenis yang hanya dapat menjadi tampilan bagi publik untuk mencari data dan informasi dimaksud. Kedua jenis komputer tadi harus terhubung minimal dengan LAN (jaringan untuk area local); (2) komputer yang berisikan formulir dan segala bentuk dokumen pencatatan yang dilakukan oleh petugas di kantor depan (front office).

•

Buku pencatatan. Dalam hal SKPD maupun Pemerintah Daerah mengalami kesulitan pendanaan bagi pengadaan komputer baru sementara komputer yang ada sudah mengalami overloaded (kelebihan

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


33

kapasitas di dalam penyimpanan data dan penggunaannya), maka sementara proses pencatatan dan pendokumentasian dapat dilakukan menggunakan buku pencatatan. Fungsi buku-buku tersebut sementara dapat menggantikan fungsi komputer. •

Papan informasi alur dan mekanisme pengajuan permintaan informasi. Informasi yang terdapat di papan ini berisikan alur dan tahapan saat publik mengakses informasi dan proses internal yang terjadi, lama setiap tahapan, termasuk persyaratan yang harus dipenuhi pada setiap tahapan tersebut. Intinya adalah papan tersebut memberikan penjelasan yang memudahkan publik yang datang mencari informasi.

•

Papan petunjuk (sign board) dimana kantor PPID berada. Publik yang mencari informasi belum tentu mengenal kompleks perkantoran Pemda dan dimana letak kantor SKPD masing-masing. Oleh karenanya penting untuk memberi petunjuk kepada publik dimana kantor PPID sector A, B, C dan seterusnya.

•

Situs web (web site). Saat ini hampir semua Pemerintah Daerah, bahkan setiap SKPD di Pemda tersebut memiliki website tersendiri. Website bisa beragam jenisnya, mulai dari website berbayar atau gratis (dikenal dengan free blog), dinamic atau static (dapat dimutakhirkan atau tidak), interactive atau tidak (dapat dilakukan diskusi dengan pengunjung/visitor) dan sebagainya. Umumnya website yang dimiliki oleh Pemda adalah bersifat dynamic, namun jarang sekali dilakukan pemutakhiran.Untuk mengantisipasi implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi, Pemerintah Daerah harus menyiapkan website yang minimal bersifat dynamic dan selalu diperhatikan untuk melakukan pemutakhiran pada periodeperiode tertentu. Hal ini terkait dengan adanya kewajiban pemutakhiran data dan informasi yang diamanahkan di dalam Undang-Undang maupun Peraturan di bawahnya.

•

Papan informasi yang disebarkan di tempat publik. Tidak ada petunjuk maupun keharusan untuk menyediakan papan informasi di tempat publik. Namun bagi daerah yang masyarakatnya masih belum banyak memanfaatkan internet didalam kesehariannya, papan informasi menjadi penting keberadaannya. Papan informasi ini berfungsi menyediakan informasi layaknya informasi yang disebarkan melalui website. Jumlahnya sangat tergantung pada distribusi dan keluasan wilayahnya. Papan informasi dapat ditempatkan di kantor kecamatan, kantor kelurahan ataupun tempat publik lainnya. Yang tidak kalah penting adalah SKPD atau PPID harus menetapkan informasi apa yang ingin ditempatkan di dalam papan informasi dan bagaimana proses pemutakhiran dilakukan.

3. BAGAIMANA MEMASTIKAN PERANGKAT PENDUKUNG TERSEDIA?

Salah satu keraguan yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah saat memulai menginisiasi keberadaan PPID adalah keraguan mendapatkan sumber pendanaan bagi perangkat pendukung yang dibutuhkan seperti

34

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

yang diuraikan di atas. Namun dari penjelasan di atas, dapat dihitung bahwa jumlah kebutuhan dana bagi pengadaan perangkat pendukung bersifat relative sekali. Untuk mendapatkan perangkat pendukung yang memadahi, fasilitator perlu mendorong Pemerintah Daerah untuk memperhitungkan hal ini dalam penganggaran daerah. Masalah pendanaan ini seringkali terlambat, pada saat PPID disahkan ternyata kerjakerja PPID maupun kebutuhan perangkat pendukung belum diperhitungkan dalam penganggaran daerah. Oleh karena itu pada saat pembahasan rencana awal SK PPID maupun SOP perlu juga segera memperhitungkan penyusunan penganggaran untuk pelaksanaannya. SKPD atau Pemerintah Daerah harus menyusun semacam rencana pengadaan infrastruktur informasi dan basis data (semacam rencana induk/master plan untuk infrastruktur informasi dan basis data ) terlebih dahulu. Penyusunan tersebut dapat dibuat untuk setahun, dua tahun atau bahkan lebih lama lagi. Penyusunan tersebut harus cukup realistis terkait dengan pengembangan system yang dikembangkan untuk mengantisipasi peran PPID yang semakin kompleks ke depannya. Rencana pengadaan ini dapat dilakukan secara tersentralisasi di PPID Utama (Humas) atau di masing-masing SKPD. Namun karena umumnya Pemda belum mengantisipasi penetapan dan operasionalisasi PPID dalam perencanaan tahun sebelumnya, pengadaan baru dapat dilakukan secara terbatas pada perubahan anggaran tahun berjalan. Meskipun demikian, di dalam rencana tersebut harus dipastikan pengadaan berikutnya untuk melengkapi sarana dan prasarana guna memastikan keberadaan sarana dan prasarana pendukung tersedia.

4. TAHAPAN FASILITASI KETERSEDIAAN MEJA INFORMASI DAN SARANA PENDUKUNG LAINNYA a. Fasilitator mendorong SKPD untuk menyusun rencana pengadaan sarana dan prasarana. Bilamana perlu fasilitator terlibat aktif membahas kebutuhan tersebut berdasarkan daftar kebutuhan yang telah dijelaskan di atas. b. Mendorong SKPD terkait atau HUMAS membahas kebutuhan pengadaan sarana dan prasarana informasi dan basis data pada tahun berjalan dapat terpenuhi. c. Mendorong SKPD terkait membahas kebutuhan sarana dan prasarana informasi dan basis data tahun berikutnya dibahas di dalam pembahasan anggaran. d. Memfasilitasi pengembangan kapasitas Petugas Meja Informasi dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


35

VIII. FASILITASI WARGA MENGAKSES INFORMASI 1. MENGAPA WARGA PERLU MENGAKSES INFORMASI PUBLIK?

Salah satu hal penting mengapa Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik ini didorong kelahirannya oleh masyarakat sipil adalah karena menyangkut hak warga masyarakat untuk mengetahui dan mendapatkan informasi publik. Undang-Undang ini menjamin terpenuhinya hak masyarakat untuk mendapatkan informasi publik yang mereka butuhkan, apapun jenis informasinya. Di dalam Undang-Undang tersebut banyak diatur mengenai apa yang harus dilakukan oleh Pemerintah (Badan Publik) untuk memastikan penyediaan informasi publik oleh mereka berjalan dengan baik dan dapat sepenuhnya memberi layanan bagaimana informasi itu dapat diakses dan diterima oleh warga masyarakat. Sebagai penyedia informasi, Undang-Undang beserta turunan regulasinya mengatur benar apa dan bagaimana penyedia informasi harus menyiapkan diri dengan berbagai prasyarat dan mekanisme, sehingga memudahkan warga masyarakat mendapatkan informasi sesuai dengan apa yang menjadi kebutuhannya. Saat ini tidak banyak warga masyarakat yang mengetahui bahwa hak masyarakat untuk tahu sudah diatur dan diwujudkan di dalam Undang-Undang dan regulasi turunannya. Dan juga, kewajiban Badan Publik – termasuk Pemerintah Daerah – untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan warga masyarakat. Akibat ketidaktahuan masyarakat soal hak ini juga menjadi salah satu keengganan Pemerintah atau Badan Publik untuk menyiapkan diri menetapkan struktur organisasi di internal badan publik, menetapkan mekanisme serta menyiapkan orangorang dan a basis data informasi publik di lembaganya, selain berbagai alasan lain yang sering mengemuka. Oleh karenanya, warga perlu juga didorong tidak sekedar mengetahui adanya undang-undang tersebut, tetapi juga bagaimana mengakses informasi dari badan publik sesuai dengan kepentingan dan kebutuhannya masing-masing.

36

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

2. SIAPA SAJA YANG PERLU DIFASILITASI? Dalam bagian ini, yang menjadi sasaran adalah warga masyarakat atau stakeholder yang menjadi mitra kerja Kinerja. Yang dimaksud warga masyarakat di dalam konteks Kinerja adalah mereka-mereka yang tengah terlibat di dalam proses advokasi pada bidang-bidang tertentu, misalnya kesehatan, pendidikan ataupun peningkatan iklim usaha. Dengan demikian jika diidentifikasi siapa saja yang perlu difasilitasi untuk mengakses informasi ke badan publik terkait adalah mereka yang tengah difasilitasi oleh mitra Kinerja di bidang-bidang yang telah disebutkan di atas (kesehatan, pendidikan dan juga peningkatan iklim usaha). Untuk Pendidikan antara lain: a. Pihak-pihak yang ada di dalam forum multipihak pada tingkat Kabupaten yang dikembangkan atau diintegrasikan untuk membahas isu-isu terkait pendidikan seperti advokasi regulasi daerah, pemantauan regulasi atau pemantauan tindak lanjut hasil survey keluhan dan sebagainya. b. Pihak-pihak yang terlibat di dalam diskusi regular para jurnalis dan jurnalis warga yang dekat dengan isu yang diangkat di sektor pendidikan di dalam program Kinerja. c. Pihak-pihak yang ada di dalam forum multipihak yang ada pada tingkat sekolah (SD dan SMP), termasuk di dalamnya adalah orang tua murid, komite sekolah, guru dan tokoh-tokoh di sekitar sekolah yang terlibat. Untuk kesehatan antara lain: a. Pihak-pihak yang ada di dalam forum multipihak pada tingkat Kabupaten yang dikembangkan atau diintegrasikan untuk membahas isu-isu terkait kesehatan ibu dan anak seperti untuk kepentingan advokasi regulasi daerah, pemantauan regulasi atau pemantauan tindak lanjut hasil survey keluhan, kebutuhan informasi bagi promosi kebijakan dan sebagainya. b. Pihak-pihak yang terlibat di dalam diskusi regular para jurnalis dan jurnalis warga yang dekat dengan isu yang diangkat di sektor kesehatan di dalam program Kinerja. c. Pihak-pihak yang ada di dalam forum multipihak yang ada pada skala kecamatan dimana puskesmas yang didukung Kinerja berada, termasuk di dalamnya adalah ibu, suami siaga, ibu hamil, pasien, kader posyandu, dukun, LSM Peduli, Tokoh masyarakat, dan pihak-pihak lain yang berada di sekitar Puskesmas yang terlibat.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


37

Untuk perijinan/peningkatan iklim usaha antara lain: a. Pihak-pihak yang ada di dalam forum multipihak/PPD (public private dialogue) pada tingkat Kabupaten yang dikembangkan atau diintegrasikan untuk membahas isu-isu terkait perijinan seperti untuk kepentingan advokasi regulasi daerah, pemantauan regulasi atau pemantauan tindak lanjut SOP pelayanan perijinan, kebutuhan pendanaan bagi promosi keberadaan PTSP (pelayanan terpadu satu pintu) dan sebagainya. b. Pihak-pihak yang terlibat di dalam diskusi regular para jurnalis dan jurnalis warga yang dekat dengan isu yang diangkat di sector perijinan di dalam program Kinerja.

3. HAL APA SAJA YANG DIPERLUKAN?

Untuk memastikan warga masyarakat dapat mengakses informasi dari Badan Publik diperlukan paling tidak tiga hal yakni: a. Warga/Masyarakat mengetahui kebutuhan informasi yang berasal dari Badan Publik. b. Warga/Masyarakat mengetahui kemana dan bagaimana cara mengakses informasi publik. c. Badan Publik telah siap melayani permintaan informasi yang berasal dari warga masyarakat. Khusus untuk point (C) sudah dijelaskan di dalam panduan di atas bagaimana Badan Publik siap melayani masyarakat untuk mengakses informasi. Sehingga fokus pembahasan bagian ini ada pada dua point di atasnya yakni (a) dan (b). Bagaimana warga/masyarakat dapat mengetahui informasi apa yang dibutuhkan? Umumnya pengakses informasi publik selama ini adalah lembaga atau individu yang tengah melakukan riset, lembaga atau individu yang memiliki keterkaitan dengan program pemerintah, misalnya perusahaan kontraktor atau konsultan mencari informasi terkait pengadaaan, proses pengadaan dan sebagainya,ataupun LSM yang mencari informasi untuk kepentingan advokasi bagi kasus/isu tertentu, atau ingin melakukan uji akses terhadap informasi yang ada di SKPD terkait. Untuk kelompok ini umumnya mereka telah memahami informasi dan jenis informasi yang dibutuhkan. Namun bagi warga lainnya, terkadang masih tidak jelas informasi apa yang ingin dicari. Bukannya mereka tidak mengetahui apa yang dibutuhkan, namun ada beberapa hal yang menjadi latar belakang persoalan tersebut. Antara lain karena perbedaan istilah dan terminology atas informasi tersebut, ketidaktahuan harus

38

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

mencari dimana, “ketidakberanian” datang ke kantor pemerintah/badan publik, dan banyak hal lain yang menyebabkan mereka tidak dapat mengakses informasi. Memberi pemahaman kepada mereka tentang informasi yang dibutuhkan serta memberi petunjuk kemana informasi harus dicari merupakan bentuk fasilitasi yang dapat dilakukan. Bagaimana warga/masyarakat mengetahui bagaimana mengakses informasi? Di dalam advokasi yang tengah dilakukan sering ada kebutuhan data dan informasi dari kelompok-kelompok yang tengah difasilitasi oleh Kinerja. Namun kebutuhan itu terkadang mudah terpenuhi karena di dalam forum multipihak terdapat perwakilan SKPD yang mudah memberikan informasi dimaksud. Namun jika tidak ada – atau perwakilan SKPD tidak terlibat –maka diperlukan upaya tertentu untuk mendapatkan informasi dari SKPD atau unit pelayanan dimaksud. Pengalaman sebelum UU Keterbukaan Informasi Publik diberlakukan, hal ini tidak terlalu mudah diakses. Namun setelah diberlakukan UU bahkan setelah ditetapkannya PPID di masingmasing Pemerintah Daerah seharusnya informasi tidak lagi sulit untuk didapatkan. Oleh karena itu, fasilitator perlu menjelaskan kepada warga/masyarakat yang tergabung di dalam forum multipihak bagaimana informasi publik diakses.

4. LANGKAH YANG PERLU DILAKUKAN?

Untuk memastikan kedua hal tersebut di atas terfasilitasi, maka fasilitator dapat melakukan intervensi sebagai berikut: a. Fasilitator perlu menjelaskan sebelumnya kepada mitra pelaksana sektor tentang maksud dan tujuan keterlibatan fasilitator di dalam pertemuan-pertemuan multipihak. Adapun tujuan keterlibatan di dalam pertemuan untuk membantu warga/forum tersebut dapat mengakses informasi sesuai dengan kebutuhan di dalam rangka melakukan advokasi. b. Fasilitator menyiapkan materi yang hendak disampaikan di dalam forum tersebut. Materi dapat berupa materi dengan template presentasi di dalam laptop, ataupun materi sederhana yang disusun di dalam kertas plano dengan menuliskan melalui spidol. Materi terdiri paling tidak adalah: i. Paradigma keterbukaan informasi publik dan hak publik untuk tahu ii. Badan publik dan siapa serta apa peran PPID iii. Kategori informasi yang disediakan badan publik, termasuk informasi yang dikecualikan dan penyediaannya melalui mekanisme apa saja.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


39

iv. Alur mendapatkan informasi dari Badan Publik v. Bagaimana jika permintaan ditolak dan menyatakan keberatan c. Fasilitator perlu melibatkan diri di dalam pertemuan-pertemuan yang diselenggarakan oleh Mitra pelaksana sektor (Pendidikan, Kesehatan ataupun perijinan). Fasilitator perlu memastikan kepada mitra pelaksana sektor bahwa salah satu agenda di dalam pertemuan adalah kesempatan fasilitator menjelaskan mengenai isu keterbukaan informasi publik dan bagaimana mengakses informasi kepada badan publik. d. Di dalam penjelasannya, fasilitator selain menyampaikan materi yang sudah disiapkan, mendorong forum (yang diwakili oleh pihak-pihak tertentu) untuk meminta informasi ke badan publik terkait sesuai dengan kebutuhan forum didalam pembahasannya. Fasilitator perlu memberi contoh kebutuhan melalui simulasi atau menanyakan kepada forum apakah didalam proses advokasi membutuhkan informasi yang berasal dari badan publik tertentu. Pandu forum dengan pertanyaan-pertanyaan yang memberi pemahaman mengenai kebutuhan informasi tersebut. e. Pada tahap selanjutnya, fasilitator juga perlu memberikan gambaran bagaimana alur yang akan dilalui oleh pemohon informasi, apa kewajiban yang harus dipenuhi dan apa hak yang akan didapatnya. Fasilitator juga perlu mengajarkan apa saja yang perlu disiapkan atau dilakukan oleh pemohon untuk melengkapi persyaratan permohonan sesuai dengan standar, misalnya bagaimana mengisi formulir permohonan, memastikan untuk mendapatkan tanda terima permohonan, dan bagaimana memonitor permohonan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan. f. Tahap akhir di dalam sesi tersebut sebaiknya ada rencana konkrit untuk melakukan permintaan informasi oleh forum (yang diwakili oleh kelompok tertentu didalam pertemuan tersebut) kepada badan publik terkait dirumuskan. Rencana konkrit tersebut disusun secara sederhana saja, yakni siapa yang akan melakukannya, kemana permintaan informasi akan ditujukan (badan publik), apa jenis informasi yang akan ditanyakan, dan kapan kegiatan tersebut akan dilakukankan. Fasilitator perlu menjelaskan dan menyiapkan hal-hal teknis terkait dimana kantor badan publik/SKPD tersebut berada, kepada siapa mereka akan bertemu, apa yang harus dilakukan saat bertemu dengan petugas dan lain sebagainya. g. Fasilitator pada sesi berikutnya, juga dapat menjelaskan kepada forum Multistakeholder bagaimana seandainya permintaan informasi ditolak oleh PPID dan langkah-langkah apa yang harus dijalankan oleh pemohon informasi (penjelasan alur dan langkah pelaksanaan sengeketa informasi dapat merujuk kepada PERKI No 2 Tahun 2010).

40

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

CARA MENGGUNAKAN LAMPIRAN Lampiran ini dirancang agar mudah diakses untuk berbagai kebutuhan. Bagi pembaca yang mau lihat komentar pihak lain tentang upaya KINERJA dalam mengembangkan MBS silahkan membaca Lampiran A tentang testimoni, laporan media dan bahan promosi. Bagi pembaca yang mau mempelajari lebih dalam tentang substansi MBS, silahkan membaca Lampiran B. Bagi pembaca yang mau mempelajari cara KINERJA melatih dan memfasilitasi, silahkan membaca Lampiran C dan lampiran berikut. Bahan lengkap dapat dibaca di CD terlampir.

DAFTAR LAMPIRAN

BAB I

BAB II

BAB III

PENGENALAN KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK

46

I.1. Arti Penting Keterbukaan Informasi

46

I.2. Sejarah Keterbukaan Informasi di Indonesia

47

I.3. Prinsip-Prinsip Umum Keterbukaan Informasi

48

I.4. Jaminan Hukum Keterbukaan

51

I.5. Pemohon & Pengguna Informasi

60

I.6. Badan Publik

63

MELAKSANAKAN KETERBUKAAN INFORMASI

78

II.1. Prasyarat Umum Pelaksanaan Keterbukaan Informasi Publik

78

II.2. Regulasi

83

II.3. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

84

II.4. Standar Operasional Prosedur (SOP)

94

II.5. Sarana dan Prasarana

99

II.6. Tahapan Pembentukan PPID

101

KATEGORISASI INFORMASI PUBLIK

120

III.1. Pentingnya Kategorisasi Informasi Publik

120

III.2. Informasi Publik yang Wajib Disediakan dan Diumumkan Secara Berkala

121

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


41

BAB IV

BAB V

42

III.3. Informasi Publik yang Wajib Diumumkan Secara Serta Merta

123

III.4. Informasi Publik yang Wajib Tersedia Setiap Saat

125

III.5. Informasi Publik yang Dikecualikan/Rahasia

126

STANDAR DAN MEKANISME PELAYANAN INFORMASI

142

IV.1. Layanan Informasi Sebagai Bagian Dari Pengelolaan Informasi Publik

142

IV.2. Layanan Informasi Melalui Pengumuman Informasi

146

IV.3. Layanan Informasi Melalui Permohonan Informasi

147

PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI PUBLIK

164

V.1. Makna Penyelesaian Sengketa Informasi

164

V.2. Alasan Terjadinya Sengketa Informasi

165

V.3. Tahapan dan Lembaga Penyelesaian Sengketa Informasi

163

V.4. Optimalisasi Fungsi Ppid Dalam Pengelolaan Pengaduan atau Keluhan Atas Pelayanan Publik

178

DAFTAR PUSTAKA

200

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Lampiran A

Testimoni, Laporan Media dan Bahan Promosi

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


43

Lampiran B

Uraian Substansi

44

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Pengenalan Keterbukaan Informasi Publik

1 BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


45

BAB I Pengenalan Keterbukaan Informasi Publik

I.1. ARTI PENTING KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK Keterbukaan informasi publik berangkat dari prinsip bahwa “informasi yang dikelola oleh Badan Publik merupakan sumber daya milik publik dan akses terhadap sumber daya berupa informasi tersebut akan mendorong transparansi dan akuntabilitas Badan Publik yang mengelola informasi” (Transparency International). Menjamin keterbukaan informasi publik dalam sebuah Undang-undang berarti memastikan bahwa pemerintah semakin

........ akses terhadap sumber daya berupa informasi tersebut akan mendorong transparansi dan akuntabilitas Badan Publik .......

terbuka dan akuntabel (demokratis). Pemerintah dikatakan demokratis apabila setiap mengambil keputusan yang menyangkut hajat hidup orang banyak (publik) selalu dilakukan secara terbuka dan melibatkan masyarakat yang akan terkena dampak dari keputusan tersebut. Oleh karena itu, pemerintah yang demokratis menjamin ketersediaan informasi publik dan akses terhadap informasi publik tersebut karena menyadari hanya dengan bekal informasi yang cukuplah masyarakat dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan. Pada umumnya, ketika pemerintahan dilakukan secara terbuka dan pelibatan masyarakat dalam pengambilan keputusan diakui, maka kualitas hidup masyarakat pun menjadi lebih baik. Hal ini dikarenakan masyarakat pada dasarnya tahu prioritas hidupnya, yaitu terpenuhinya kebutuhan dasar seperti kesehatan, kecukupan air bersih dan pangan, serta pendidikan.Dengan adanya akses

46

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

informasi yang cukup tentang hal-hal tersebut

membandingkan apakah pelaksanaan telah

maka otomatis masyarakat dapat mengakses

sesuai dengan perencanaan, apakah dana yang

fasilitas kesehatan, air bersih dan pangan, serta

dibelanjakan sesuai dengan yang direncanakan, dan

pendidikan yang disediakan oleh pemerintah. Di

seterusnya.

sisi lain, pemerintah dapat meminta masukan dari masyarakat yang menggunakan fasilitas tersebut untuk memperbaiki mutu pelayanannya. Di banyak negara, akses informasi publik memang digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan mutu pelayanan hak-hak dasar dan kebutuhan masyarakat.

I.2. SEJARAH KETERBUKAAN INFORMASI DI INDONESIA

Keterbukaan informasi publik juga merupakan sarana yang penting untuk membangun

Wacana tentang keterbukaan informasi telah

kepercayaan antara pemerintah dengan

muncul sejak lama di Indonesia sebagai bagian dari

masyarakat. Ketersediaan informasi publik dan

perjuangan menegakkan Hak Asasi Manusia (HAM).

akses terhadap informasi publik akan meningkatkan

Adalah sekelompok masyarakat sipil yang memiliki

komunikasi antara pemerintah dan masyarakat.

kepedulian dalam isu penegakan HAM, perlindungan

Kepercayaan yang tinggi dari masyarakat tentunya

lingkungan, penegakan hukum, dan pemberantasan

akan menciptakan suasana aman dan damai yang

korupsi yang memulai memunculkan wacana

menjadi modal penting bagi pemerintah melakukan

tersebut. Banyaknya kasus-kasus pelanggaran

tugas-tugasnya dengan efektif dan efisien. Situasi di

HAM, pencemaran lingkungan, pelanggaran

atas merupakan modal penting dalam melaksanakan

hukum dan korupsilah yang membuat mereka pada

pembangunan.

akhirnya sadar bahwa hanya dengan keterbukaan informasilah berbagai pelanggaran tersebut dapat

Lebih jauh lagi, keterbukaan informasi publik

ditelusuri, dimintai pertanggungjawaban, dihentikan

merupakan prasyarat utama dalam upaya

ataupun dicegah.

pemberantasan korupsi. Korupsi dapat tumbuh menjamur dalam pemerintahan yang tertutup.

Pada akhir tahun 90-an, sekelompok masyarakat

Keterbukaan informasi ibarat disinfektan yang

sipil tersebut mulai membangun koalisi untuk

dapat membunuh jamur yang sedang tumbuh

mendorong isu keterbukaan informasi menjadi

tersebut. Dengan keterbukaan informasi

agenda bersama antara masyarakat sipil dan

publik, masyarakat dapat mengawasi jalannya

pemerintah.Koalisi yang kemudian dinamakan

pemerintahan sejak tahap perencanaan hingga

Koalisi Kebebasan Informasi (KKI) mengawali

pelaksanaannya; mengetahui berapa besar alokasi

upayanya dengan menyusun Rancangan Undang-

dana yang direncanakan dan yang dibelanjakan,

undang tentang Kebebasan Memperoleh Informasi

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


47

BAB I - Pengenalan Keterbukaan Informasi

– RUU KMI (nama ini diterjemahkan dari Freedom

beberapa Pemerintah Daerah telah memiliki

of Information Act – FOIA, nama yang biasa

Peraturan Daerah (Perda) tentang Transparansi

digunakan oleh negara lain yang sudah memiliki

yang memiliki semangat dan mengatur susbtansi

Undang-undang tentang keterbukaan informasi.

yang sama dengan UU KIP. Sebagai contoh, Tahun

Dalam perjalanannya, nama RUU berubah

2002 Kota Gorontalo mengeluarkan Perda tentang

menjadi Kebebasan Memperoleh Informasi Publik

Transparansi Penyelenggaraan Pemerintahan Kota

– RUU KMIP). Koalisi kemudian menyampaikan

Gorontalo. Inisiatif ini diikuti oleh beberapa Pemda

Rancangan Undang-undang tersebut kepada DPR

lain seperti Kabupaten Kebumen, Kabupaten Lebak,

RI pada tahun 2001, dengan harapan DPR RI

dll. Dengan berlakunya UU KIP dan beberapa

dapat mengadopsinya sebagai RUU Usul Inisiatif

peraturan pelaksananya, inisiatif Pemda ini tentunya

DPR.Beberapa anggota DPR RI pada waktu itu

harus diselaraskan dengan peraturan di tingkat

menyambut baik usulan Koalisi dan bersama-sama

nasional.Sedangkan Pemda yang belum memiliki

dengan Koalisi menggalang dukungan di dalam

Peraturan Daerah dapat mengikuti Peraturan

DPR.

yang berlaku di tingkat nasional. Namun apabila membutuhkan peraturan teknis dalam lingkup

Setelah melalui upaya advokasi yang cukup intensif,

Pemda, maka Pemda dapat menyusun peraturan

DPR RI akhirnya mengadopsi Rancangan Undang-

tersebut.

undang dari Koalisi menjadi RUU Usul Inisiatif DPR pada tahun 2003.Sejak saat itu, RUU KMI dibahas oleh DPR RI. Pembahasan RUU cukup alot mengingat substansi yang diatur akan mengubah secara radikal paradigma tata kelola pemerintahan, dari tertutup menjadi terbuka. Hingga akhir masa jabatan DPR RI periode 1999-2004 pembahasan

I.3. PRINSIP-PRINSIP UMUM KETERBUKAAN INFORMASI

tentang RUU ini belum selesai.Pembahasan kemudian dilanjutkan oleh DPR RI periode

Keterbukaan informasi merupakan isu global

selanjutnya.Hingga pada akhirnya, pada bulan

yang terus-menerus didorong untuk mewujudkan

April 2008 DPR mengesahkan RUU yang awalnya

pemerintahan yang demokratis. Secara umum

disusun oleh masyarakat sipil menjadi Undang-

ada beberapa prinsip agar tujuan tersebut dapat

undang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP).

tercapai, meskipun implementasinya sangat bergantung pada konteks masing-masing negara.

Sejarah membuktikan bahwa sikap progresif dan

Article 19, sebuah organisasi non-pemerintah yang

reformis tidak hanya berasal dari masyarakat.

aktif bergerak di bidang kebebasan informasi dan

Pemerintah Daerah pun juga memiliki semangat

berbasis di London, Inggris, mencatat beberapa

yang sama. Jauh sebelum UU KIP diundangkan,

prinsip dasar keterbukaan informasi publik sebagai berikut:

48

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

1. Informasi harus dibuka seluas-luasnya

sistemsistem pengelolaan dan pelayanan informasi serta mengembangkan kapasitasnya

Informasi yang dikelola oleh badan publik

untukmelayani permintaan informasi. Di sisi

harus dibuka seluas-luasnya dan hanya dapat

lain, pemerintah juga harus meningkatkan

dikecualikan dalam situas-situasi tertentu dan

kesadaran masyarakat akan hak mereka untuk

bersifat terbatas. Sebagai konsekuensi, setiap

mendapatkan informasi. Caranya, antara lain

orang berhak untuk mendapatkan informasi-

dengan mendayagunakan berbagai media

informasi tersebut. Setiap permintaan informasi

komunikasi yang ada, seperti surat kabar, radio,

seharusnya tidak perlu disertai dengan alasan

televisi, dll.

permintaan. Sebaliknya, badan publik yang menyelenggarakan pengelolaan informasi

4. Lingkup pengecualian yang terbatas

harus dapat menunjukan bahwa mereka telah menggunakan kriteria obyektif ketika menolak permintaan informasi.

Setiap informasi adalah bersifat terbuka dan dapat diakses, kecuali informasi yang dikategorikan sebagai informasi rahasia. Oleh

2. Informasi wajib disebarluaskan

karena itu, badan publik pengelola informasi yang akan menolak permintaan informasi harus

Keterbukaan informasi tidak hanya berarti

melakukan uji tiga tahap:

bahwa badan publik wajib memenuhi permintaan informasi. Namun, ia juga wajib

i. Pengecualian informasi dibenarkan oleh

menyebarluaskan informasi secara proaktif,

peraturan perundang-undangan; rincian

meskipun tidak didahului dengan permintaan

tentang informasi yang dapat dibuka atau

sekalipun. Untuk itu badan publik wajib untuk

ditutup harus tercantum dalam peraturan

mengidentifikasi dan mengklasifikasi informasi

perundang-undangan. Pengecualian

apa saja yang masuk kategori informasi proaktif.

sebaiknya didasarkan pada isinya (substansi informasi), bukan jenis dokumennya.

3. Menegakkan pemerintahan terbuka

Pengecualian juga harus dibatasi dengan waktu yang memadai (tidak permanen).

Menegakkan pemerintahan terbuka tidak

Misalnya, informasi yang apabila dibuka

cukup dengan membuat Undang-undang

pada satu ketika membahayakan

tentang Keterbukaan Informasi Publik dan

pertahanan nasional, tidak akan berbahaya

peraturan-peraturan tertulis lainnya.Pemerintah

apabila dibuka 20 tahun kemudian.

harus memastikan bahwa aturan tersebut

ii. Penolakan informasi telah melalui uji

dijalankan. Konsekuensinya, pemerintah harus

konsekuensi bahaya, yaitu apabila dibuka

menyediakan dana yang cukup, membangun

justru membahayakan kepentingan publik (consequenstial harm test)

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


49


iii. Penolakan didasarkan pada uji

kepentingan pribadi atau komersial lebih mahal

kepentingan, yaitu bahaya yang timbul

dibandingkan dengan informasi yang akan

akibat dibukanya informasi tersebut

digunakan untuk publik.

lebih besar daripada kepentingan untuk mendapatkan informasi (balancing publik

7. Pertemuan terbuka

interest test)

Keterbukaan informasi tidak hanya

5. Akses yang mudah

berkaitan dengan hak untuk mengakses

dokumen-dokumen, namun juga menghadiri

Badan publik wajib untuk membangun sistem

pertemuan-pertemuan yang diselenggarakan

pengelolaan dan pelayanan informasi yang

pemerintah dalam mengambil keputusan

mudah diakses oleh masyarakat. Selain itu,

yang bersifat publik, misalnya pertemuan

badan publik juga harus membangun sistem

yang diselenggarakan oleh DPR yang akan

penyelesaian sengketa informasi yang juga

membahas anggaran. Untuk itu, badan publik

mudah diakses dan prosedur yang digunakan

juga harus mendefinisikan pertemuan terbuka

cukup sederhana.

dan tertutup dan membuat “aturan main” kapan suatu pertemuan terbuka dan kapan dapat

6. Biaya yang terjangkau

tertutup, dengan kriteria obyektif yang jelas dan

dituangkan dalam bentuk peraturan resmi.

50

Biaya untuk mendapatkan informasi harus ditetapkan sesuai dengan kemampuan

8. Mengedepankan keterbukaan

masyarakat. Jangan sampai biaya yang

dibebankan terlalu mahal sehingga membuat

Undang- undang yang mengatur tentang

masyarakat enggan untuk meminta informasi.

keterbukaan informasi sebaiknya dijadikan

Dalam jangka panjang, keuntungan yang

acuan untuk mengatur segala hal terkait

diperoleh dengan memberikan informasi lebih

informasi dan akses informasi.Oleh karena itu,

banyak daripada menutup informasi. Dengan

peraturan perundang-undangan lain seharusnya

terbukanya akses informasi, masyarakat

diselaraskan dengan prinsip-prinsip keterbukaan

dapat turut serta melakukan pengawasan

informasi. Selain itu, pejabat yang memiliki

sehingga kebocoran anggaran di badan-

itikad baik untuk membuka informasi dilindungi

badan publik dapat dihindari. Pemerintah

dari sanksi, apabila informasi yang dibuka tidak

perlu mempertimbangkan penerapan sistem

tergolong sebagai informasi yang dikecualikan.

tarif berjenjang, misalnya tarif informasi untuk

Hal ini perlu dipertimbangkan untuk diberlakukan

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

agar dapat mendobrak “budaya” ketertutupan yang masih mengakar pada birokrasi.

9. Perlindungan bagi “peniup peluit” (whistle blower)

1. A. UNDANG-UNDANG DASAR NEGARA

REPUBLIK INDONESIA 1945

Akses informasi merupakan bagian dari hak asasi manusia (HAM) yang dijamin dan dilindungi oleh konstitusi (UUD 1945).

Setiap orang yang beritikad baik

Perubahan Kedua UU 1945 Pasal 28F

mengungkapkan terjadinya pelanggaran

menyatakan bahwa: “Setiap orang berhak

hukum harus dilindungi dari sanksi hukum

untuk berkomunikasi dan memperoleh

maupun administratif, meskipun informasi yang

informasi untuk mengembangkan pribadi

diungkapkan tersebut masuk di dalam kategori

dan lingkungan sosialnya, serta berhak

informasi yang dirahasiakan. Oleh karena itu,

untuk mencari, memiliki, menyimpan,

peraturan tentang keterbukaan informasi harus

mengolah, dan menyampaikan informasi

dilaksanakan sejalan dengan peraturan tentang

dengan menggunakan segala jenis saluran

perlindungan bagi si “peniup peluit”.

yang tersedia.”

Jaminan konstitusional ini harus dijabarkan lebih lanjut dalam peraturan perundang-

I.4. JAMINAN HUKUM KETERBUKAAN INFORMASI

undangan yang sifatnya operasional agar tidak sekedar menjadi moral rights, tetapi juga menjadi positive rights dan exercise of rights (Muhamad Yasin, 2007). Oleh karena itu, pemerintah menjabarkan jaminan hak tersebut dalam UU HAM (UU No. 39 Tahun

1. JAMINAN HUKUM UMUM

1999 tentang Hak Asasi Manusia Pasal 14) dan UU KIP (UU No. 14 Tahun 2008 tentang

Jaminan hukum keterbukaan informasi di

Keterbukaan Informasi Publik).

Indonesia sangat kuat. UUD 1945 sebagai dasar hukum tertinggi menjamin hak setiap orang untuk mendapatkan informasi. Hal ini berarti negara wajib memenuhi hak tersebut. Jaminan tersebut kemudian dijabarkan lebih lanjut dalam peraturan perundang-undangan di bawahnya, mulai dari Undang-undang, Peraturan Komisi Informasi, Peraturan Menteri, hingga Peraturan Daerah dan regulasi lain pada tingkat daerah.

1.B.

UNDANG – UNDANG NOMOR 14 TAHUN

2008 TENTANG KETERBUKAAN

INFORMASI PUBLIK (UU KIP)

UU KIP tidak hanya menjamin hak atas informasi (hak atas substansi/substantive rights) tetapi juga menjamin hak akses

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


51


informasi (hak atas prosedur/procedural

dirahasiakan oleh pengelola informasi.

rights). Beberapa pokok pikiran yang

Namun, pengecualian informasi tersebut

terkandung dalam UU KIP adalah:

harus dilakukan secara obyektif, teliti dan cermat, yaitu melalui uji konsekuensi

•

Setiap badan publik wajib menjamin

bahaya (consequential harm test) dan uji

keterbukaan informasi publik. UU KIP

kepentingan publik (consequential harm

mengatur tentang pihak-pihak yang dikenai

test).

kewajiban (duty bearers) untuk memenuhi hak masyarakat atas informasi dan atas

Uji konsekuensi bahaya adalah pengujian

akses informasi, yaitu badan publik. UU KIP

oleh Badan Publik (dalam hal ini Pejabat

mendefinisikan badan publik berdasarkan

Pengelola Informasi dan Dokumentasi -

sumber pendanaannya, yaitu badan yang

PPID) atas kemungkinan bahaya yang

mendapatkan sumber pendanaan dari publik

muncul sebagai konsekuensi dari dibukanya

(masyarakat).

suatu informasi publik. Sedangkan uji kepentingan publik adalah pengujian

•

Setiap informasi publik bersifat

yang dilakukan oleh Badan Publik

terbuka dan dapat diakses oleh publik.

untuk menimbang apakah kepentingan

Pengelolaan negara diselenggarakan oleh

masyarakat menghendaki suatu informasi

pemerintah, untuk kepentingan publik dan

untuk dibuka atau ditutup. Apabila

dengan menggunakan danapublik. Oleh

kepentingan masyarakat yang lebih luas

karena itu, maka setiap informasi yang

menghendaki suatu informasi dibuka,

terkait dengan penyelenggaraan negara

walaupun sebenarnya informasi tersebut

pada dasarnya adalah terbuka dan harus

termasuk kategori rahasia, maka Badan

dapat diakses oleh publik.

Publik wajib membuka informasi tersebut, dan sebaliknya.

•

Informasi publik yang dikecualikan bersifat ketat, terbatas, tidak mutlak/

52

•

Informasi harus dapat diakses secara

tidak permanen. Meskipun pada dasarnya

cepat, tepat waktu, biaya ringan, dan

setiap informasi publik bersifat terbuka

cara sederhana. Jaminan bahwa hak

dan dapat diakses, namun dalam praktek

atas informasi adalah hak setiap orang

tidak semua informasi dapat dibuka. Ada

telah banyak diatur dalam UU lain, namun

informasi-informasi tertentu yang apabila

jaminan akan “hak akses informasi” tidak

dibuka justru dapat menimbulkan kerugian

diatur dalam berbagai UU tersebut. UU

atau membahayakan kepentingan publik.

KIP meletakan dasar bagi jaminan hak

Oleh karena itu, UU KIP juga menjamin

akses informasi, yaitu setiap orang harus

adanya informasi-informasi yang dapat

dapat mengakses informasi dengan cepat,

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

tepat waktu, biaya ringan dan caranya

perbedaan tafsir atas keberadaan informasi

sederhana. Sebagai konsekuensinya,

dimaksud. UU KIP mengantisipasi kondisi

pengelola informasi (badan publik) harus

ini dengan menyediakan jaminan hukum

dapat memenuhi hak akses tersebut dengan

tentang penyelesaian sengketa informasi

menyediakan membangun sistemsistem

yang harus dilakukan secara cepat dan

yang dapat mendukung pelayanan informasi

murah dan dilakukan oleh pihak yang

yang cepat, tepat waktu, biaya ringan, dan

kompeten dan independen, yaitu internal

cara sederhana.

badan publik sebagai penyelesai sengketa tahap pertama dan Komisi Informasi serta

•

Informasi publik harus bersifat utuh,

pengadilan sebagai forum penyelesaian

akurat, dan dapat dipercaya. Indikator

sengketa tingkat banding.

bahwa hak masyarakat atas informasi terpenuhi adalah apabila ia mendapatkan

•

Ancaman pidana bagi penghambat akses

informasi yang dibutuhkan secara utuh,

informasi. Ancaman pidana merupakan

akurat, dan dapat dipercaya (tidak

perangkat yang ditujukan untuk memberikan

mengandung unsur kesalahan yang

efek jera bagi penghambat akses informasi.

disengaja atau dimanipulasi). Agar hak

UU KIP mendefinisikan penghambat

masyarakat tersebut dapat terpenuhi, UU

informasi sebagai: (a) orang yang sengaja

KIP menterjemahkannya dalam ketentuan

menghancurkan informasi, (b) orang

tentang: (a) kewajiban badan publik untuk

yang dengan sengaja membuat informasi

membangun sistem pengelolaan informasi

tidak benar, (c) pejabat publik yang tidak

dan dokumentasi, (b) kewajiban badan

menjalankan kewajibannya dalam rangka

publik untuk menyusun sistem pelayanan

keterbukaan informasi, (d) orang yang

informasi, (c) kewajiban badan publik untuk

menyalahgunakan informasi, dan (e) orang

membangun sistem penyelesaian sengketa,

yang membocorkan informasi rahasia.

dan (d) ancaman hukuman bagi pihak-pihak yang menghalangi akses informasi. 1.C. PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 61 •

Penyelesaian sengketa secara cepat,

TAHUN 2010 TENTANG PELAKSANAAN

murah, kompeten, dan independen.

UNDANG-UNDANG NOMOR 14 TAHUN

Dalam sebuah hubungan kontraktual

2008 TENTANG KETERBUKAAN

penyelenggaraan negara, dalam hal ini

INFORMASI PUBLIK

antara peminta dan pemberi informasi publik, melekat potensi terjadinya sengketa

Peraturan Pemerintah (PP) ini merupakan

apabila salah satu pihak menciderai

penjabaran lebih lanjut Pasal 20 UU KIP tentang

hubungan tersebut ataupun memiliki

jangka waktu pengecualian informasi (masa

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


53


retensi) dan Pasal 58 UU KIP tentang tata

Selain pedoman tentang ganti rugi, PP No.

cara pembayaran ganti rugi oleh Badan Publik

61/2010 juga memberikan pedoman tentang

Negara dan pembebanan pidana denda.

pembebanan pidana denda (Lihat Pasal 51-55 UU KIP). Menurut PP ini, apabila Badan Publik

Pasal 20 di dalam UU KIP menyatakan bahwa

melanggar ketentuan dalam Pasal 51-55 UU

pengecualian informasi yang diatur dalam

KIP, maka Badan Publik yang bersangkutan

Pasal 17 UU KIP tidak bersifat permanen.

dapat dikenai sanksi pidana berbentuk

Artinya, setelah jangka waktu tertentu suatu

pembayaran denda. Beban pembayaran

informasi rahasia harus dapat dibuka kepada

denda tersebut ada pada Badan Publik atau

publik. PP No. 61/2010 ini memberikan

Pejabat Publik apabila dapat dibuktikan bahwa

pedoman jangka waktu yang diperbolehkan

Pejabat Publik yang bersangkutan terbukti telah

untuk memperlakukan suatu informasi sebagai

melakukan tindakan di luar tugas pokok dan

informasi rahasia (Lihat Bab IX untuk penjelasan

fungsinya serta melampau kewenangan yang

lebih lanjut).

diberikan kepadanya.

PP No. 61/2010 juga memberikan pedoman tentang tata cara pembayaran ganti rugi bagi

1.D. PERATURAN KOMISI INFORMASI NOMOR1

Badan Publik Negara yang perbuatannya

TAHUN 2010 TENTANG STANDAR

telah menimbulkan kerugian secara materiil

LAYANAN INFORMASI PUBLIK

kepada Pemohon Informasi (catatan: Pemohon

(PERKI SLIP)

Informasi yang tidak puas dengan keputusan Badan Publik Negara dapat menggungat

UU KIP telah mengatur tentang hal-hal prinsip

ke pengadilan setelah melalui prosedur

berkaitan dengan hak dan kewajiban serta tata

penyelesaian sengketa internal dan Komisi

cara untuk mendapatkan hak dan memenuhi

Informasi. Lihat Bab V untuk penjelasan lebih

kewajiban atas informasi publik. Hal-hal prinsip

lanjut). Jumlah ganti rugi maksimal yang dapat

tersebut masih memerlukan penjabaran lebih

diberikan adalah Rp. 5.000.000,00 (lima juta

lanjut agar pelaksanaan UU KIP optimal.

rupiah) dan dibebankan kepada keuangan

Oleh karena itu, Komisi Informasi Pusat

Badan Publik Negara yang bersangkutan. Ganti

sebagai lembaga yang diberi mandat untuk

rugi tersebut harus ditetapkan berdasarkan

melaksanakan UU KIP menyusun Peraturan

Putusan Pengadilan Tata Usaha Negara (PTUN)

Komisi Informasi No. 1 tentang Standar

dan dibayarkan dengan tata cara yang biasa

Layanan Informasi Publik (PERKI SLIP) yang

digunakan dalam pembayaran ganti rugi pada

disahkan pada tahun 2010.

PTUN.

54

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

PERKISLIP secara rinci menjabarkan lebih lanjut

•

tentang:

informasi publik •

•

Tata cara permohonan penyelesaian sengketa

daftar informasi yang wajib disediakan dan

Tata cara penyelesaian sengketa informasi publik melalui mediasi dan ajudikasi

diumumkan, informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta, dan informasi yang wajib

Adapun tata cara penyelesaian sengketa internal

tersedia setiap saat;

Badan Publik menjadi kewenangan masing-masing

•

tata cara pengecualian informasi publik;

Badan Publik untuk menyusun prosedurnya.

•

standar pelayanan informasi publik, yang

Sementara tata cara penyelesaian sengketa

meliputi: (i) standar informasi publik melalui

informasi di pengadilan diatur dalam peraturan

pengumuman, (ii) standar informasi publik

perundang-undangan lain berupa Peraturan

melalui permohonan, (iii) kewajiban untun

Mahkamah Agung (Lihat Bagan Alur Penyelesaian

membuat maklumat pelayanan informasi bagi

Sengketa di Pengadilan pada Bab V).

badan publik, dan (iv) kewajiban penyusunan standar prosedur operasional layanan informasi publik;

1.F. PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI

•

tata cara pengelolaan keberatan;

NOMOR 35 TAHUN 2010 TENTANG

•

laporan dan evaluasi pelaksanaan pelayanan

PEDOMAN PENGELOLAAN PELAYANAN

informasi publik.

INFORMASI DAN DOKUMENTASI DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH

1.E. PERATURAN KOMISI INFORMASI NOMOR 2 TAHUN 2010 TENTANG PROSEDUR

Permendagri No. 35/2010 menekankan dan

PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI

menjabarkan lebih lanjut tentang pengelolaan

PUBLIK (PERKI PPSIP)

dan pelayanan informasi di Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah yang

•

PERKI PPSIP mengatur lebih lanjut tata cara

didefinisikan sebagai Pemerintah Daerah

penyelesaian sengketa informasi yang telah

(Gubernur, Bupati, atau Walikota dan perangkat

diatur dalam UU KIP, khususnya penyelesaian

daerah sebagai unsur penyelenggara

sengketa informasi di Komisi Informasi (Pusat,

pemerintahan daerah) beserta Dewan

Provinsi ataupun Kabupaten/Kota). Beberapa

Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD). Ulasan

hal yang diatur dalam PERKI ini antara lain:

singkat ini hanya akan fokus pada pengelolaan

Kewenangan Komisi Informasi dalam

dan pelayanan informasi di Pemerintah Daerah.

penyelesaian sengketa informasi publik melalui mediasi dan ajudikasi

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


55


Menurut Permendagri No. 35/2010,

Disamping itu, Permendagri ini juga

Pemerintah Daerah merupakan Badan

memandatkan agar segala biaya yang

Publik yang wajib menyediakan, memberikan

diperlukan untuk pengelolaan pelayanan

dan/atau menerbitkan Informasi Publik

informasi dan dokumentasi di lingkungan

yang berada di bawah kewenangannya

Pemerintahan Provinsi dibebankan pada

kepada Pemohon Informasi Publik, selain

Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah

informasi yang dikecualikan sesuai peraturan

Provinsi sedangkan di lingkungan Pemerintahan

perundang-undangan (Pasal 6 Ayat (1)).

Kabupaten/Kota dibebankan pada Anggaran

Untuk melaksanakan kewajiban tersebut,

Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten/

Pemerintahan Daerah wajib membangun

Kota.

dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi pengelolaan Informasi Publik yang dapat diakses dengan mudah (Pasal 6 Ayat (2)).

2. PERATURAN PERUNDANG- UNDANGAN TERKAIT (SEKTORAL)

Pedoman lain yang disampaikan di dalam Permendagri ini mengenai keberadaan Pejabat

Selain UU KIP dan peraturan pelaksanaannya,

Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).

ada juga peraturan perundang-undangan lain yang

PPID melekat pada pejabat struktural yang

mengatur tentang keterbukaan informasi.Namun,

membidangi tugas dan fungsi pelayanan

pada umumnya peraturan perundang-undangan

informasi. Pada lingkup Pemerintah Provinsi,

tersebut hanya mengatur hal-hal yang sifatnya

PPID ditetapkan oleh Gubernur,sedangkan pada

umum, misalnya jaminan hak setiap orang untuk

lingkup Pemerintah Kabupaten/Kota ditetapkan

memperoleh informasi atau kewajiban Pemerintah

oleh Bupati/Walikota. Para PPID ini bertanggung

untuk memberikan informasi.Adapun tata cara

jawab kepada Gubernur atau Bupati/Walikota

untuk memperoleh hak atau menjalankan kewajiban

melalui Sekretaris Daerah pada lingkup tugas

tersebut, maupun tata cara penyelesaian sengketa

masing-masing. Untuk membantu tugas PPID,

apabila hak dilanggar atau kewajiban tidak dipenuhi

Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota dapat

tidak diatur sehingga harus merujuk pada UU KIP

menetapkan PPID Pembantu/Pelaksana yang

dan peraturan pelaksanaannya.

berasal dari Satuan Kerja Perangkat Daerah

56

dan/atau Pejabat Fungsional di masing-masing

Beberapa peraturan terkait dengan UU KIP di bidang

lingkup tugasnya (Lihat Bagian Struktur Pejabat

kesehatan, pendidikan, dan pelayanan perizinan

Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

antara lain adalah UU Kesehatan, UU Pendidikan,

pada Bab II).

dan UU Pelayanan Publik serta beberapa peraturan

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

pelaksanaannya.Berikut adalah ulasan ringkas

menghilangkan dokumen atau informasi secara

tentang jaminan keterbukaan informasi di dalam

melawan hukum. Pemusnahan atau penghilangan

berbagai peraturan perundang-undangan tersebut.

suatu dokumen atau informasi harus dilakukan sesuai dengan prosedur dan masa retensi

2.A. UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009

sebagaimana diatur dalam UU Kearsipan.

TENTANG KEARSIPAN ( UU KEARSIPAN) UU Kearsipan mengatur tentang bagaimana arsip UU Kearsipan memiliki keterkaitan yang erat

disimpan, dikelola, dan dilindungi untuk mendukung

dengan UU KIP. UU Kearsipan bisa dibaratkan

penyelenggaraan Negara.UU ini mengatur

sebagai “dapur” layanan informasi publik, karena

tentang kapan dan bagaimana badan publik harus

UU ini memandatkan agar setiap lembaga

mendokumentasikan atau mengarsipkan suatu arsip

Negara, pemerintahan daerah, lembaga

baik arsip dinamis yang menjadi tanggungjawab

pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

pencipta arsip maupun statis yang menjadi

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

tanggungjawab lembaga kearsipan (Pasal 9). UU

agar menyimpan dan mendokumentasikan setiap

ini juga memberikan ancaman bagi siapapun yang

kegiatan atau peristiwa yang berkaitan dengan

melakukan pemusnahan dokumen atau arsip diluar

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

prosedur pemusnahan sesuai dengan ketentuan

bernegara (Pasal 1). Oleh karena itu, pelaksanaan

(Pasal 86) maupun tidak melakukan pengarsipan

UU ini akan mempengaruhi bagaimana layanan

melalui pemberkasan dan pelaporan bagi arsip

informasi dapat diberikan. Hal ini juga ditegaskan

dinamis (Pasal 43 dan Pasal 85).

dalam Pasal 8 UU KIP yang menyatakan bahwa “Kewajiban Badan Publik yang berkaitan dengan kearsipan dan pendokumentasian Informasi

2.B. UNDANG-UNDANG NOMOR 36 TAHUN 2009 TENTANG KESEHATAN (UU KESEHATAN).

Publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan.” Pasal 6 Ayat 3 Huruf e UU

Hak atas informasi di bidang kesehatan merupakan

KIP juga menyatakan bahwa salah satu alasan

hal yang sangat penting sehingga dijaminsecara

yang diperbolehkan bagi badan public untuk tidak

rinci di dalam UU Kesehatan.UU ini secara tegas

memenuhi permintaan informasi apabila informasi

menyatakan bahwa setiap orang berhak untuk

yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan

mendapatkan informasi dan edukasi tentang

meskipun harus diberitahukan kapan informasi

kesehatan yang seimbang dan bertanggung-jawab

tersebut selesai didokumentasikan. Kemudian pada

(Pasal 7).Informasi tentang kesehatan ini meliputi,

Pasal 53 UU KIP mengatur ancaman pidana bagi

antara lain: informasi tentang data kesehatan

siapa saja yang menghancurkan, merusak, atau

dirinya termasuk tindakan dan pengobatan yang

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


57


telah maupun yang akan diterimanya dari petugas

•

Informasi tentang kesehatan jiwa

kesehatan (Pasal 8), informasi, edukasi, dan

•

Informasi tentang persebaran penyakit yang

konseling mengenai kesehatan reproduksi yang

berpotensi menular atau menyebar dalam waktu

benar dan dapat dipertanggungjawabkan (Pasal

singkat

72 huruf d) serta informasi dan edukasi yang benar

•

mengenai kesehatan jiwa (Pasal 146 Ayat (1)). Di sisi lain, UU Kesehatan juga menjamin hak atas rahasia kesehatan pribadi setiap orang (Pasal 57

Informasi tentang daerah yang dapat menjadi sumber penularan

•

Informasi tentang faktor resiko penyakit tidak menular

Ayat (1)).Namun, sifat kerahasiaan tersebut tidaklah mutlak.Sepanjang diperintahkan oleh Undang-

Berdasarkan mandat UU Kesehatan dan UU KIP,

undang, pengadilan, atau atas izin pribadi yang

maka Pemerintah dan Pemerintah Daerah yang

bersangkutan untuk dibuka, maka informasi tersebut

berwenang di bidang kesehatan selaku badan publik

dapat dibuka baik untuk kepentingan pribadi orang

wajib menyediakan informasi tentang kesehatan

tersebut atau masyarakat.

kepada masyarakat.

Selain mengatur tentang hak atas informasi, UU Kesehatan juga mengatur kewajiban untuk

2.C. UNDANG-UNDANG NOMOR 20 TAHUN 2003

memberikan informasi. Secara khusus UU ini

TENTANG SISTEM PENDIDIKAN NASIONAL

memandatkan Pemerintah untuk bertanggung

(UU SISDIKNAS)

jawab atas ketersediaan terhadap akses informasi, edukasi, dan fasilitas pelayanan kesehatan untuk

UU Sisdiknas tidak secara khusus mengatur tentang

meningkatkan dan memelihara derajat kesehatan

hak atas informasi, namun UU ini menyatakan

yang setinggi-tingginya (Pasal 17) dan memberikan

bahwa pengelolaan dana pendidikan harus

kemudahan kepada masyarakat untuk memperoleh

dilakukan secara transparan dan akuntabel (Pasal

akses informasi kesehatan dalam upaya

48). Dengan adanya mandat untuk mengelola

meningkatkan derajat kesehatan masyarakat (Pasal

dana pendidikan secara transparan, maka dana

169). Untuk itu, Pemerintah dikenai kewajiban untuk

pendidikan yang bersumber dari sumbangan peserta

membangun sistem informasi kesehatan lintas

didik atau orang tua/walinya apabila mencapai

sektor (Pasal 168).

jumlah tertentu harus diaudit oleh akuntan publik dan diumumkan (Pasal 55 Ayat (2)).

Beberapa informasi yang secara khusus disebut

58

dalam UU Kesehatan yang wajib disediakan oleh

Walaupun UU Sisdiknas hanya mengatur secara

Pemerintah ataupun Pemerintah Daerah adalah:

umum tentang transparansi di bidang pendidikan,

•

Informasi tentang kesehatan reproduksi

namun mengingat setiap lembaga pendidikan (baca:

•

Informasi tentang gizi

sekolah) dapat dipastikan mengelola dana publik

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

– baik yang bersumber dari APBN maupun dana

Dalam kaitan dengan kedua hal tersebut di

masyarakat/orang tua murid – maka sesuai dengan

atas (pengelolaan dan pelayanan informasi

mandat UU KIP, sekolah merupakan badan publik

oleh institusi penyelenggara pelayanan publik

yang wajib memberikan informasi kepada publik.

atau Badan Publik), UU Pelayanan Publik telah

Di sisi lain, Pemerintah dan Pemerintah Daerah

memberikan pedoman tentang penyelenggaraan

yang berwenang di bidang pendidikan selaku

pelayanan publik, termasuk dalam hal ini pelayanan

badan publik juga berkewajiban untuk menyediakan

permohonan informasi. Penyelenggara diwajibkan

informasi tentang pendidikan kepada masyarakat.

untuk, antara lain: (i) menyusun dan menetapkan standar pelayanan; (ii) menyusun, menetapkan, dan mempublikasikan maklumat pelayanan;

2.D. UNDANG-UNDANG NOMOR 25 TAHUN

(iii) menempatkan pelaksana yang kompeten;

2009 TENTANG PELAYANAN PUBLIK (UU

(iv) menyediakan sarana, prasarana, dan/ atau

PELAYANAN PUBLIK)

fasilitaspelayanan publik yang mendukung terciptanya iklim pelayanan yang memadai;

UU Pelayanan Publik merupakan salah satu

(v) memberikan pelayanan yang berkualitas

Undang-undang yang erat kaitanya dengan UU KIP.

sesuaidengan asas penyelenggaraan pelayanan

Kaitan tersebut terletak pada mandat yang diberikan

publik; (vi) melaksanakan pelayanan sesuai

baik oleh UU Pelayanan Publik maupun UU KIP

dengan standar pelayanan; serta (vii) memberikan

dalam hal pengelolaan dan pelayanan informasi.

pertanggungjawaban terhadap pelayanan yang

Institusi yang dikenai kewajiban oleh kedua UU

diselenggarakan.

tersebut saling beririsan; UU Pelayanan Publik memandatkan setiap organisasi penyelenggara pelayanan publik untuk melakukan pengelolaan dan

2.E. BEBERAPA PERATURAN

pelayanan informasi sedangkan UU KIP mewajibkan

PERUNDANG-UNDANGAN DI BIDANG

setiap Badan Publik yang menggunakan dana

PENYELENGGARAAN PELAYANAN

publik untuk melakukan hal serupa. Di dalam UU

TERPADU SATU PINTU (PPTSP)

Pelayanan Publik, yang institusi yang dikenai kwajiban adalah institusi penyelenggara negara,

Dalam rangka mendorong pertumbuhan ekonomi

korporasi serta lembaga independen yang dibentuk

melalui peningkatan investasi, Pemerintah telah

berdasarkan Undang-undang untuk kegiatan

mengeluarkan paket peraturan perundang-undangan

pelayanan publik dan badan hukum lain yang

yang berkaitan dengan penyederhanaan proses

dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan

perizinan melalui Penyelenggaraan Pelayanan

publik. Institusi-institusi tersebut besar kemungkinan

Terpadu Satu Pintu (PPTSP). Paket tersebut terdiri

juga merupakan Badan Publik sebagaimana diatur

dari, antara lain: Permendagri No. 24 Tahun 2006

oleh UU KIP.

tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


59


Terpadu Satu Pintu, Permendagri No. 20 Tahun

mudah diakses dan diketahui oleh masyarakat

2008 tentang Pedoman Organisasi Dan Tatakerja

(Permendagri 24/2006). Selain itu, dalam kaitannya

Unit Pelayanan Perijinan Terpadu di Daerah,

dengan penanaman modal, peraturan tersebut juga

Perpres No. 27 Tahun 2009 tentang Pelayanan

memandatkan agar Perangkat Daerah Kabupaten/

Terpadu Satu Pintu Di Bidang Penanaman

Kota Bidang Penanaman Modal (PDKPM) untuk

Modal, dan Peraturan Kepala Badan Koordinasi

membangun Sistem Pelayanan Informasi dan

Penanaman Modal No. 14 Tahun 2009 tentang

Perizinan Investasi Secara Elektronik (SPIPISE).

Sistem Pelayanan Informasi dan Perizinan Investasi

Sistem ini merupakan sistem elektronik pelayanan

Secara Elektronik.

perizinan dan non-perizinan yang terintegrasi antara Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM)

Peraturan-peraturan yang berkaitan dengan PPTSP

dengan lembaga yang memiliki kewenangan di

ditujukan untuk meningkatkan kualitas layanan

bidang perizinan, baik di tingkat pusat (Kementerian

publik, mendorong efisiensi pemberian ijin (usaha)

atau Lembaga Pemerintah Non Departemen)

serta memperluas akses masyarakat terhadap

maupun daerah (Perangkat Daerah Provinsi/

layanan publik tersebut. Untuk itu pelayanan publik,

Kabupaten/Kota Bidang Penanaman Modal).

khususnya yang berkaitan dengan proses perizinan,

Artinya, perangkat daerah yang bertanggung jawab

harus diberikan secara cepat, murah, mudah,

di bidang pelayanan satu pintu dan penanaman

transparan, pasti dan terjangkau (Permendagri

modal memiliki kewajiban untuk membangun

24/2006).

sistem informasi yang terintegrasi dan memberikan informasi kepada masyarakat tentang informasi

Dalam konteks PPTSP di tingkat Kabupatan/

terkait perizinan.

Kota, peraturan-peraturan tersebut mewajibkan Pemerintah Kabupaten/Kota untuk menyederhanakan pelayanan atas prosedur perizinan serta memberikan hak kepada masyarakat untuk memperoleh informasi yang terkait dengan penyelenggaraan pelayanan. Sebagai konsekuensi Pemerintah Kabupaten/Kota, khususnya instansi

I.5. PEMOHON & PENGGUNA INFORMASI

yang bertanggung jawab di bidang PPTSP,wajib membangun sistem informasi dan memberikan informasi kepada masyarakat tentang jenis pelayanan dan persyaratan teknis, mekanisme, penelusuran posisi dokumen pada setiap proses, biaya dan waktu perizinan dan non perizinan, serta tata cara pengaduan melalui berbagai media yang

60

UU KIP membedakan antara Pemohon Informasi dan Pengguna Informasi. Pembedaan tersebut mempertegas pihak yang dapat meminta informasi kepada badan publik dan yang tidak. Pihak yang dapat mengajukan permohonan informasi adalah:

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

•

Warga Negara Indonesia

•

Badan Hukum yang sah menurut hukum di Indonesia

DEFINISI PEMOHON DAN PENGGUNA INFORMASI

Sedangkan yang menggunakan informasi

Pasal 1 Angka 12 UU KIP

(Pengguna Informasi) bisa setiap orang, baik itu

Pemohon informasi adalah warga negara

individu, sekelompok orang, badan hukum atau

dan/atau badan hukum Indonesia yang

badan publik Indonesia maupun asing (di luar

mengajukan permintaan informasi publik

Indonesia).

sebagaimana diatur dalam Undang-undang ini. Pasal 1 Angka 11 UU KIP Pengguna informasi adalah orang yang menggunakan informasi publik sebagaimana diatu dalam Undang-undang ini.

MEMAKNAI PEMOHON INFORMASI SECARA LEBIH LUAS UU KIP maupun peraturan pelaksanaannya tidak mengatur tentang bagaimana cara membuktikan bahwa pemohon adalah WNI ataupun suatu badan hukum yang sah menurut hukum di Indonesia. Pemohon informasi hanya perlu mengisi formulir permohonan informasi yang menyebutkan nama, alamat, pekerjaan, dll (lihat lampiran formulir permohonan) Pemohon dapat dimaknai lebih luas, mencakup orang asing (orang-perorangan atau badan hukum) yang akan melakukan penelitian (PP 41/2006). Orang yang asing yang akan melakukan penelitian dapat memohon informasi apabila: - Mendapat izin dari Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang penelitian, pengembangan, dan penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi. -

Memiliki lembaga penjamin dan mitra kerja di Indonesia.

-

Menyampaikan laporan berkala kepada Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang penelitian, pengembangan, dan penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


61


Orang asing juga dapat memohon informasi tentang administrasi kependudukan apabila yang bersangkutan tinggal di wilayah Indonesia . UU No. 23/2006 tentang Administrasi Kependudukan menyatakan bahwa setiap penduduk (WNI atau WNA yang bertempat tinggal di Indonesia memiliki hak untuk memperoleh informasi mengenai data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil atas dirinya dan/atau keluarganya. Jadi, meskipun orang asing yang tinggal di wilayah Indonesia tidak mempunyai jaminan hukum untuk memperoleh informasi dalam UU KIP, namun untuk konteks administrasi kependudukan mereka mempunyai jaminan hukum berdasar UU Adminduk, khusus atau terbatas tentang informasi diri dan keluarganya yang dikuasai oleh instansi yang bertanggungjawab di bidang administrasi kependudukan. Hal ini lazim dikenal dalam konteks perlindungan data pribadi seseorang yang dikuasai oleh instansi pemerintah sehingga mereka juga dimungkinkan untuk mengkoreksi data diri dan keluarganya apabila terdapat kesalahan.

Hak – hak Pemohon Informasi: 1. Memperoleh informasi publik 2. Melihat dan mengetahui informasi publik 3. Menghadiri pertemuan publik yang terbuka untuk umum untuk memperoleh informasi publik 4. Mendapatkan salinan informasi publik melalui permohonan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku 5. Menyebarluaskan informasi publik sesuai dengan peraturan peraturan perundangundangan yang berlaku 6. Mengajukan permintaan informasi disertai dengan alasan permintaan 7. Mengajukan keberatan secara tertulis apabila: •

•

Informasi berkala yang diminta tidak disediakan

•

Permintaan informasinya tidak ditanggapi

•

Permintaan informasinya ditanggapi tetapi tidak sebagaimana diminta

•

Dikenakan biaya tidak wajar

•

Penyampaian informasi yang diminta melebihi tenggang waktu yang diatur dalam UU KIP

8. Mengajukan gugatan ke pengadilan apabila mendapat hambatan dalam memperoleh informasi publik, termasuk apabila keberatan yang diajukan dalam poin 7 tidak ditanggapi atau diselesaikan.

Permohonan informasinya ditolak dengan alasan informasi yang diminta merupakan informasi yang dikecualikan

62

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

I.6. BADAN PUBLIK

•

Lembaga-lembaga organ pendukung atau penunjang pemerintahan (auxilariy bodies) seperti Komisi Informasi Kabupaten/Kota,

UU KIP mendefinisikan badan publik berdasarkan sumber pendanaan; sepanjang mendapatkan dana dari APBN dan/atau APBD atau sumbangan

Komisi Ombudsman Kabupaten/Kota •

Dewan Pimpinan Cabang Parpol

•

Badan Usaha Milik Daerah

masyarakat maka lembaga tersebut dapat disebut sebagai badan publik dan wajib menyediakan informasi publik. Selain lembaga-lembaga tersebut, UU KIP juga memandatkan Partai Politik, BUMN/

DEFINISI BADAN PUBLIK

BUMD untuk menyediakan informasi-informasi

Pasal 1 Angka 3 UU KIP

tertentu sehingga keduanya dapat dikategorikan sebagai badan publik. Jadi, badan publik terdiri dari: •

Lembaga eksekutif

•

Lembaga legislatif

•

Lembaga yudikatif

•

Badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD

•

Organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD atau sumbangan masyarakat dan/atau luar negeri

•

Partai Politik

•

Badan Usaha Milik Negara (BUMN)

•

Badan Usaha Milik Daerah (BUMD)

Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi

dan

tugas

pokoknya

berkaitan

dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, atau organisasi non pemerintah

sepanjang

sebagian

atau

seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan

masyarakat,

dan/atau

luar

negeri.

Contoh-contoh badan publik di tingkat Kabupaten/ Kota: •

Pemerintah Kabupaten/Kota

•

DPRD Kabupaten/Kota

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


63


KEWAJIBAN BADAN PUBLIK Pasal 7 UU KIP (1) Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan. (2) Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan. (3) Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah. (4) Badan Publik wajib membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap Orang atas Informasi Publik. (5) Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) antara lain memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keamanan negara. (6) Dalam rangka memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sampai dengan ayat (4) Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan nonelektronik. Pasal 9 Ayat (1) UU KIP Setiap badan publik wajib mengumumkan informasi publik secara berkala. Pasal 10 Ayat (1) UU KIP Badan publik wajib mengumumkan secara serta-merta suatu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum. Pasal 11 Ayat (1) UU KIP Badan Publik wajib menyediakan informasi setiap saat. (catatan: yang tergolong informasi jenis ini lihat di bagian jenis-jenis informasi)

64

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Kewajiban Badan Publik dalam pelayanan informasi (PERKI 1/2010): •

• •

HAK BADAN PUBLIK

Menetapkan peraturan standar prosedur operasional layanan informasi publik sesuai

Pasal 6 UU KIP

dengan peraturan yang berlaku.

(1) Badan publik berhak menolak

Membangun dan mengembangkan sistem

memberikan informasi yang

informasi dan dokumentasi yang baik dan efisien

dikecualikan sesuai dengan ketentuan

Menunjuk dan mengangkat Pejabat Pengelola

peraturan perundang-undangan.

Informasi dan Dokumentasi (PPID) beserta • •

(2) Badan publik berhak menolak

struktur di dalamnya.

memberikan informasi publik apabila

Menyediakan anggaran yang memadai untuk

tidak sesuai dengan ketentuan

pelayanan informasi publik.

peraturan perundang-undangan.

Menyediakan sarana dan prasarana layanan informasi publik (antara lain: papan pengumuman, meja informasi, situs web dan sebagainya).

•

Menetapkan standar biaya perolehan salinan informasi.

•

Menetapkan dan memutakhirkan Daftar

Badan Publik dapat menolak permintaan informasi jika: •

informasi yang dirahasiakan sesuai dengan

Informasi Publik yang dikelolanya secara berkala. •

Menyediakan dan memberikan informasi publik

•

Memberikan tanggapan atas keberatan yang

Pasal 17 UU KIP •

membahayakan kepentingan-kepentingan

•

sebagaimana disebutkan dalam Pasal 17 UU

Membuat laporan layanan informasi yang telah diselenggarakannya dan mengumumkannya. Mengevaluasi dan mengawasi pelaksanaan pelayanan informasi di instansinya.

Setelah melakukan uji konsekuensi bahaya; yaitu apabila informasi tersebut dibuka dapat

diajukan oleh Pemohon Informasi. •

Informasi yang diminta termasuk dalam kategori

KIP •

Apabila setelah melakukan uji konsekuensi bahaya Badan Publik belum yakin dan melihat ada indikasi kepentingan publik yang lebih besar menghendaki agar informasi dibuka, maka Badan Publik dapat menolak setelah melakukan uji kepentingan publik

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


65


Badan publik tidak boleh menolak permintaan informasi dengan alasan: •

Belum mendokumentasikan informasi yang diminta

•

Tidak mengelola informasi yang diminta padahal informasi tersebut seharusnya berada di bawah pengelolaannya

•

Pemohon tidak memenuhi prosedur yang berlaku

66

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

BAHAN PRESENTASI

SESI I PENGENALAN KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK Henri Subagiyo

ALUR PELATIHAN TOPIK : •

TUJUAN KETERBUKAAN INFORMASI

• PERKEMBANGAN DAN PARADIGMA KETERBUKAAN INFORMASI • JAMINAN HUKUM KETERBUKAAN INFORMASI • BADAN PUBLIK • KEWAJIBAN BADAN PUBLIK

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


67


DISKUSI Tuliskan pada metaplan atau kertas plano: 1. Tujuan pelaksanaan keterbukaan informasi 2. Prinsip-prinsip keterbukaan informasi 3. Siapakah Badan Publik 4. Kewajiban Badan Publik dalam pelaksanaan keterbukaan informasi

INFORMASI PUBLIK • Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/ atau diterima oleh suatu Badan Publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/ atau penyelenggara dan penyelenggaraan Badan Publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

68

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

TUJUAN SESUAI DENGAN UU KIP 1. Memberikan jaminan “hak untuk tahu” tentang kebijakan, program, pengambilan keputusan dan alasan yang menyangkut kepentingan publik; 2. Mendorong partisipasi publik dalam proses pengambilan keputusan 3. Meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan dan pengelolaan badan publik secara baik 4. Mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik 5. Mengetahui alasan pengambilan kebijakan yang berpengaruh terhadap hajat hidup orang banyak 6. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa 7. Meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas

TUJUAN SESUAI DENGAN UU KIP Rezim Ketertutupan

Rezim Keterbukaan 1. 2. 3. 4.

5.

Maximum Access, Limited Exemption Akses yg murah, cepat, utuh, dan akurat Proaktif Penyelesaian sengketa yg cepat kompeten, independen Sanksi bagi penghambat

Pengecualian bersifat ketat, terbatas, dan tidak mutlak

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


69


Perkembangan Jaminan Hukum Keterbukaan Informasi (2009)

Jaminan Hukum Keterbukaan Informasi UU SEKTORAL LAIN

PS. 28 F UUD NRI 1945

Hierarki

UU 14/2008 (UUKIP)

PERKI 1/2010 - SLIP

PERKI 2/2010 PPSIP

PP 61/2010 – PELAKSANAAN UU KIP

PERMENDAGRI NO. 35 TAHUN 2010

REGULASI INTERNAL & STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tahun

70

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

HAK PUBLIK • • • • •

Memperoleh informasi Melihat dan mengetahui informasi Menghadiri pertemuan terbuka badan publik Mendapat salinan informasi Menyebarluaskan informasi

BADAN PUBLIK •

Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan/ atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, atau organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan/ atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


71


BADAN PUBLIK (lanjutan) Ruang lingkup Badan Publik sesuai dengan peraturan ini mencakup: a. Lembaga eksekulif; b. Lembaga legislatif; c. Lembaga yudikatif; d. Badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja; e. Organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau selumh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan'atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri; f. Partai politik; dan g. Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik Daerah. Pasal 3 Ayat 1 Peraturan Komisi Informasi Pusat No. 1/2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik

KEWAJIBAN DAN KEWENANGAN BADAN PUBLIK

72

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

KEWAJIBAN BADAN PUBLIK (Pasal 7 UU KIP) 1. Menyediakan informasi publik secara proaktif maupun pasif; 2. Mengembangkan dan membangun sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara efektif dan efisien; 3. Membuat pertimbangan tertulis dari setiap kebijakan yang diambil; 4. Melaporkan pelaksaan UU ini setiap tahunnya (Pasal 11 (1) h dan Pasal 12).

1. Kewajiban Badan Publik dalam Menyediakan Informasi A. Proaktif • Informasi yg wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; • Informasi yg wajib diumumkan secara serta merta; B. Pasif • Informasi yg wajib disediakan setiap saat; • Informasi yg disediakan berdasarkan permintaan.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


73


2. Membangun Sistem Dokumentasi dan Pengelolaan Informasi Publik • Memiliki Pejabat yg secara khusus bertanggungjawab atas sistem dokumentasi informasi publik (PPID) dan petugas layanan informasi (Meja Informasi) • Memiliki sistem dokumentasi informasi publik yg mutakhir dan ter-update secara baik; • Memelihara index informasi yg dimiliki (Daftar Informasi Publik); • Memiliki sistem yang mendokumentasikan pelaksanaan Pasal 3 Ayat 1 Peraturan Komisi Informasi Pusat No. 1/2010 UU KIP di lingkungannya. tentang Standar Layanan Informasi Publik

3. Memiliki Sistem Pelayanan Informasi Publik yang baik (Pasal 13) • Memiliki pejabat yg bertanggungjawab melayani permintaan informasi (PPID), Meja Informasi, dan Petugas layanan (meja informasi); • Memiliki dan memelihara sistem untuk melayani akses informasi secara proaktif dan pasif; • Memiliki sistem penerimaan keberatan internal (Pasal 36); • Memiliki sistem evaluasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan akses informasi.

74

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

4. Membuat Pertimbangan Tertulis • Memiliki sistem perencanaan pembuatan kebijakan yang partisipatif; • Membuat pertimbangan tertulis dari setiap kebijakan yang setidaknya memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan/keamanan (Pasal 7:5).

5. Membuat Laporan Tahunan •

•

Memiliki sistem dokumentasi pelaksanaan pelayanan akses informasi publik termasuk dokumentasi tentang jumlah permintaan informasi yang masuk, berapa yang ditolak berikut alasannya dan berapa yang diterima, jangka waktu yang dibutuhkan untuk memberikan akses publik, biaya yang dibutuhkan untuk melayani akses informasi publik, biaya yang diterima dari masyarakat. Memiliki sistem terintegrasi dengan Komisi Informasi untuk kepentingan evaluasi perbaikan layanan dan laporan pelaksanaan UU KIP kepada DPR setiap tahunnya.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


75


III. Hak (kewenangan) Badan Publik • Menolak memberikan informasi yang dikecualikan (Pasal 6); • Mengecualikan informasi publik untuk diakses secara ketat dan terbatas berdasarkan prinsip consequential harm test, balancing public interest test dan non-permanence (Pasal 2, 17 19 dan 20). Pasal 3 Ayat 1 Peraturan Komisi Informasi Pusat No. 1/2010

tentang Standar Layanan Informasi Publik

TERIMA KASIH Henri Subagiyo 081585741001 021-7262740 [email protected]

76

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Melaksanakan Keterbukaan Informasi Publik

2 BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


77

BAB II

Melaksanakan Keterbukaan Informasi Publik

II.1. PRASYARAT PELAKSANAAN KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK Dari sisi kebijakan pada skala nasional keterbukaan informasi publik seharusnya sudah dapat dijalankan oleh semua Badan Publik, termasuk Badan Publik yang ada di dalam Pemerintah Daerah. Namun belum semua Badan Publik di daerah memiliki perangkat yang diwajibkan dan menjalankan keterbukaan informasi publik. Beberapa kendala termasuk pemahaman akan UU KIP, ketidaktahuan

....... keterbukaan informasi publik seharusnya sudah dapat dijalankan oleh semua Badan Publik, .......

memulainya darimana sampai pada pemahaman teknis pelaksanaan yang belum dipahami. Untuk itu agar keterbukaan informasi publik dapat dilaksanakan di daerah dengan baik diperlukan paling tidak prasyarat dasar dan faktor pendukung. Prasyarat dasar agar keterbukaan informasi publik dapat berjalan di daerah adalah:

1. Regulasi

Setelah pada tingkat nasional keberadaan regulasi terpenuhi, maka pada tingkat daerah hal tersebut juga harus dipenuhi agar keterbukaan informasi publik dapat dijalankan. Jika pada tingkat nasional Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Menteri Dalam Negeri serta Peraturan Komisi Informasi, maka di daerah (Kabupaten/Kota) paling tidak perlu ditetapkan beberapa regulasi. Regulasi ini memastikan siapa yang wajib melayani publik

78

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

di dalam penyediaan informasi dan bagaimana

proses administrasi dan pembiayaan yang relatif

layanan itu diberikan. Regulasi yang diperlukan

lebih besar dan proses yang panjang ketimbang

yakni:

menetapkan berdasarkan sumberdaya manusia

a. Surat Keputusan Kepala Daerah tentang Pembentukan PPID. Surat keputusan ini untuk mengukuhkan keberadaan PPID dan tugas pokok serta fungsinya sebagai pelaksana dari unsur Pemerintah Daerah sebagai badan publik untuk mengelola (di dalamnya termasuk menyediakan dan melayani publik di dalam permintaan informasi) informasi publik. b. Peraturan Kepala Daerah mengenai bagaimana layanan informasi publik diberikan. Peraturan ini mengatur bagaimana layanan informasi diberikan kepada publik, melalui tata cara dan mekanisme seperti apa, dilayani dengan cara seperti apa, menggunakan media apa, serta juga mengatur jika terjadi sengketa informasi antara Pemerintah Daerah (dalam hal ini PPID) sebagai penyedia informasi dengan publik sebagai peminta informasi.

yang sudah ada. Meskipun demikian, Badan Publik perlu menyediakan paket peningkatan kapasitas bagi sumberdaya manusia yang ditempatkan sebagai petugas-petugas yang memberikan layanan informasi. b. Sarana dan Prasarana. Badan Publik yang berada di lingkungan Pemerintah Daerah memiliki kegiatan yang sangat beragam dengan bidang-bidang yang relative banyak di dalam satu badan (SKPD). Oleh karenanya informasi maupun jenisnya sangat beragam. Untuk memberi layanan yang optimal diperlukan sarana dan prasarana yang memadai. Prasyarat minimal sarana dan prasarana yang dibutuhkan adalah yang dapat menunjang peran-peran penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau penampilan (display) kepada publik, serta pelayanan informasi. Sarana dan prasarana minimal yang dibutuhkan yakni: i. Lemari atau wadah tempat menyimpan semua dokumen dan informasi yang dimiliki.

2. Teknis a. Ketersediaan sumberdaya manusia. Memberikan layanan dan penyediaan informasi kepada publik membutuhkan penunjukan petugas pada posisi yang jelas agar layanan tersebut dapat dijalankan yang memenuhi unsur-unsur tepat waktu serta kepuasan publik atas layanan yang diberikan. Didalam penyediaannya, regulasi pada tingkat nasional tidak menganjurkan badan publik merekrut staf baru, karena dapat menimbulkan konsekuensi

Lemari atau wadah penyimpanan dokumen dapat ditetapkan terpusat di dalam satu SKPD atau terbagi-bagi berdasarkan bidang atau bagian masing-masing. ii. Buku atau berkas (file) dapat berbentuk softcopy atau hardcopy yang berisi hasil pendokumentasian informasi publik, baik pada masing-masing bidang/bagian atau dipusatkan pada Badan Publik terkait. iii. Media yang memuat berbagai daftar informasi publik yang dapat diakses oleh

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


79

BAB II - Melaksanakan Keterbukaan Informasi Publik

publik. Media tersebut dapat dikembangkan

a. SOP atau prosedur operasi standar.

berdasarkan kategori informasi yang ada

Prosedur ini disusun untuk memastikan

dan dikembangkan melalui wadah yang

bahwa setiap langkah yang melibatkan

sederhana sampai yang menggunakan

pihak-pihak dengan perannya masing-

perangkat teknologi informasi. Umumnya

masing dapat terukur kinerjanya dari

yang digunakan adalah website, papan

sisi penyampaian kualitas layanan serta

informasi, penampilan di computer yang

ketepatan waktu. SOP ini memiliki berbagai

memperlihatkan daftar informasi publik dan

jenis tergantung pada layanan atau kerja-

sebagainya.

kerja yang melibatkan berbagai pihak mana

iv. Meja informasi/front desk tempat melayani

saja yang hendak diatur, Idealnya semua

permintaan informasi. Meja ini diperlukan

kerja-kerja yang dijalankan memiliki SOP

untuk tempat interaksi langsung antara

nya masing-masing.

petugas di Badan Publik dengan masyarakat

b. Petunjuk Teknis Pelaksanaan.

yang meminta informasi. Sedangkan faktor pendukung antara lain:

Tidak semua sarana dan prasarana disediakan secara parsial seperti yang dijelaskan di

1. Kemauan politik (political will) pimpinan.

atas. Dengan memanfaatkan sistem jaringan

Untuk melaksanakan keterbukaan informasi publik

area lokal (Local Area Network/LAN) yang

diperlukan adanya perubahan paradigma dalam

menggunakan sarana computer serta kabel

penyelenggaraan pemerintah daerah dengan

penghubung (atau nirkabel) semua sarana di

mengedepankan prinsip good governance, salah

atas dapat dihubungkan satu dengan lainnya,

satunya adalah transparansi. Oleh karena itu,

sehingga dapat mempercepat layanan informasi

perubahan paradigma tersebut harus ditopang oleh

yang diberikan oleh Badan Publik.

political will pimpinan yang kuat untuk melahirkan berbagai instrumen lainnya seperti kebijakan,

3. Administrasi

regulasi, sarana prasarana, dan sebagainya.

Prasyarat dasar ini merupakan prasyarat

Political will yang kuat merupakan modal awal agar

yang dapat memastikan prasyarat-prasyarat

misi pelaksanaan keterbukaan informasi publik

sebelumnya dapat berjalan. Untuk memastikan

dapat dilaksanakan dengan baik.

regulasi diimplementasikan dibutuhkan

80

ketersediaan sumberdaya manusia yang sesuai

2. Regulasi yang jelas. Kurang memadainya

dan sarana serta prasarana. Untuk memastikan

regulasi di daerah di dalam melaksanakan

sumberdaya manusia dapat menggunakan

keterbukaan informasi publik yang jelas merupakan

sarana serta menjalankan fungsi-fungsi yang

salah satu tantangan yang harus dipecahkan.

telah ditetapkan dibutuhkan prosedur operasi

Keberadaan regulasi yang memadai, jelas, dan

standar dan petunjuk pelaksanaan.

tegas akan membantu pelembagaan keterbukaan

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

informasi dalam suatu pemerintah daerah,

SKPD, Petugas Meja Informasi yang akan melayani

terlebih lagi keterbukaan informasi mencakup

permohonan informasi maupun penyelesaian

semua bagian atau unit dalam suatu pemerintah

sengketa informasi, dan juga pejabat fungsional

daerah. Keberadaan regulasi juga dapat menjamin

seperti arsiparis, petugas website dan IT, dan

keberlanjutan pelaksanaan keterbukaan informasi

sebagainya.

publik agar tidak selalu tergantung dengan mood atasan atau pimpinan. Regulasi ini setidaknya

5. Anggaran yang memadai. Agar dapat

mengatur tentang: a) Struktur pelaksana

menjalankan perannya ketersediaan anggaran

keterbukaan informasi beserta tugas, fungsi, dan

merupakan faktor pendukung yang harus

tanggungjawabnya; b) Mekanisme kerja antar

dipertimbangkan keberadaannya. Tersedianya

unit atau bagian dalam pelaksanaan keterbukaan

regulasi yang memadai, sumberdaya manusia yang

informasi; c) sistem pengelolaan dan pelayanan

kompeten tidak cukup menjamin bahwa keterbukaan

informasi; d) penyelesaian sengketa; dan e)

informasi publik dapat berjalan. Faktor pembiayaan

pembiayaan.

merupakan hal penting yang menjadi faktor pendukung agar pelaksanaan keterbukaan informasi

3. Struktur kelembagaan yang memiliki kejelasan

dapat berjalan. Anggaran yang perlu disediakan

kewenangannya. Struktur kelembagaan diperlukan

oleh Badan Publik paling tidak untuk melakukan

untuk menjalankan regulasi yang telah dibuat.

sosialisasi kepada publik tentang keberadaan PPID

Struktur kelembagaan ini mencerminkan tugas dan

serta operasionalisasi PPID (termasuk didalamnya

tanggungjawab setiap unsur dalam suatu badan

sarana dan prasarana serta operasionalisasi

publik. Struktur kelembagaan terdiri dari Atasan

harian). Anggaran merupakan salah satu aspek

PPID, PPID, petugas yang mendukung kerja

penting agar pelaksanaan keterbukaan informasi

PPID dalam pengelolaan dan pelayanan informasi

dapat ditopang dengan baik. Oleh karena itu, dalam

(petugas layanan, teknologi informasi, kearsipan,

mempersiapkan sistem keterbukaan informasi perlu

dan pejabat fungsional lainnya) serta bagaimana

dipikirkan penganggaran yang memadai sesuai

hubungan antara unsur-unsur dimaksud dalam

dengan kebutuhan. Penganggaran merupakan salah

pelaksanaan keterbukaan informasi.

satu bentuk konsekuensi dari kewajiban badan publik dalam menjalankan keterbukaan informasi.

4. Sumber Daya Manusia yang kompeten.

Seringkali badan publik memiliki kendala atas

Ketersediaan sumber daya manusia yang memadai

keterbatasan pembiayaan. Oleh karena itu suatu

baik dari segi kuantitas maupun kualitas merupakan

perencanaan yang tepat sangat diperlukan dalam

salah satu prasyarat penting agar pengelolaan dan

mempersiapkan dan melaksanakan keterbukaan

pelayanan informasi dapat dilakukan dengan baik.

informasi. Strategi lainnya yang dapat dilakukan

Beberapa sumber daya yang diperlukan dalam

selain melakukan penganggaran pada setiap

hal ini antara lain: PPID dan PPID Pembantu,

SKPD adalah dengan mengembangkan pola-

Petugas Informasi di masing-masing unit atau

pola kemitraan dengan lembaga-lembaga di luar

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


81


badan publik yang memiliki kepedulian terhadap

7. Dukungan publik. Keterbukaan informasi perlu

keterbukaan informasi untuk membantu pembiayaan

mendapatkan dukungan publik yang kuat. Oleh

kegiatan atau sarana prasarana melalui dana

karena itu upaya penyadaran publik terhadap

hibah. Beberapa persoalan yang mengemuka

pentingnya informasi perlu terus dikembangkan

yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah, karena

agar masyarakat dapat memanfaatkan keterbukaan

merasa dana yang dimiliki terbatas, maka konsep

informasi dengan baik. Tidak jarang badan publik

pengembangan desain untuk implementasi

yang telah membentuk sistem dengan baik namun

keterbukaan informasi publik dibuat sangat

permintaan informasi dari masyarakat masih rendah.

minimalis. Misalnya pertimbangan menentukan

Hal ini mengakibatkan sistem yang telah dibentuk

letak meja informasi sebagai tempat layanan

dengan susah payah tidak dapat dimanfaatkan oleh

informasi hanya pada PPID utama saja, karena jika

masyarakat padahal tujuan pengembangan layanan

harus membuka meja informasi di semua SKPD

ini adalah untuk pemenuhan hak masyarakat atas

dikuatirkan dana membengkak. Padahal penentuan

informasi. Oleh karena itu kegiatan-kegiatan yang

meja informasi harusnya mempertimbangkan variasi

bertujuan bagi penyadaran masyarakat perlu terus

dan keragaman informasi di Pemerintah sendiri,

dilakukan seiring dengan pengembangan sistem

jarak antar kantor/SKPD, percepatan layanan

layanan informasi.

pemberian informasi dan bukan disebabkan oleh dana yang terbatas.

Oleh karena prasyarat pelaksanaan keterbukaan informasi sebagaimana di atas cukup luas, badan

6. Sistem reward and punishment. Pelaksanaan

publik perlu memprioritaskan beberapa hal, antara

keterbukaan informasi perlu diperkuat dengan

lain: a) Regulasi di Daerah; b) Struktur PPID; c)

sistem reward and punishment yang memadai.

Standar opersional prosedur; dan d) Sarana dan

Seringkali posisi-posisi layanan publik dianggap

Prasarana.

sebagai posisi yang tidak menarik bagi pegawai atau petugas badan publik. Oleh karena itu pegawai atau petugas layanan publik termasuk layanan informasi perlu mendapatkan reward dan punishment yang seimbang terkait dengan tugas-tugas yang diembannya. Pada sistem penilaian kinerja perlu dikembangkan khusus mekanisme ini. Sistem ini tidak selalu harus berbentuk misalnya keuntungan finansial melainkan juga bisa berbentuk lain seperti pengembangan kapasitas melalui pendidikan atau pelatihan-pelatihan maupun kredit kerja.

82

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

a. Tujuan dan Asas

II.2. REGULASI

b. Struktur PPID dan pendukungnya, misalnya: PPID Pembantu, Petugas Informasi di setiap SKPD, Petugas Meja Informasi, Pejabat

Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, fungsi regulasi dalam keterbukaan informasi adalah

Fungsional, dan sebagainya c. Kategorisasi Informasi

untuk menerjemahkan hal-hal apa saja yang

i. Informasi berkala

perlu dilakukan sekaligus memperkuat kedudukan

ii. Informasi serta merta

pelaksanaan keterbukaan informasi. Sebelum

iii. Informasi tersedia setiap saat

membicarakan bentuk-bentuk regulasi sebaiknya

iv. Informasi rahasia dan teknik pengecualian/

pemerintah daerah menentukan terlebih dahulu apa yang dibutuhkan dan menjadi tantangan dalam melaksanakan keterbukaan informasi. Beberapa hal

perahasiaan informasi d. Tata cara pelayanan informasi dan biaya perolehan informasi

yang umumnya diperlukan dalam tahap awal, antara

e. Tata cara pengelolaan keberatan

lain: (1) Pelaksana keterbukaan informasi yang

f. Penyusunan laporan

setidaknya terdiri dari: Atasan PPID, PPID, PPID Pembantu, Petugas Meja Informasi. Hal ini biasanya

Sedangkan Peraturan Bupati/Walikota mengatur

tercermin dalam struktur kelembagaan PPID; (2)

tentang Standar Operasional Prosedur (SOP)

Kategorisasi informasi; (3) Pedoman pelaksanaan

mencakup:

pengelolaan dan pelayanan informasi; (4) aturan tentang pembiayaan; (5) Sarana prasarana.

a) SOP Penyusunan Daftar Informasi Publik sebagai penjabaran dari kategori informasi :

Beberapa opsi regulasi yang dapat ditetapkan oleh

i. Informasi berkala

Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan keterbukaan

ii. Informasi serta merta

informasi adalah:

iii. Informasi tersedia setiap saat iv. Informasi rahasia dan teknik pengecualian/

Opsi Pertama: Peraturan Daerah dan Peraturan Bupati /Walikota Pada banyak daerah, Peraturan Daerah (Perda) merasa tidak perlu ditetapkan, karena aturan di atasnya sudah cukup jelas. Namun di daerah yang lain tetap merasa Perda perlu ditetapkan untuk memperkuat posisi PPID dan payung hukum. Bagi daerah yang merasa memerlukan Perda, maka materi muatannya adalah sebagai berikut:

perahasiaan b) SOP penyimpanan dan pendokumentasian c) SOP pelayanan informasi dan biaya perolehan informasi d) SOP Pengelolaan keberatan e) SOP Penyusunan Laporan Opsi Kedua :Surat Keputusan tentang PPID dan Peraturan Bupati /Walikota Banyak pemerintah daerah yang sudah menetapkan

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


83


Surat Keputusan tentang PPID namun kurang lengkap misalnya hanya menunjuk PPID atau PPID Pembantu tanpa petugas informasi dan tupoksinya. Oleh karena itu diperlukan Peraturan Bupati/ Walikota dapat mengatur tentang: a) Struktur PPID dan pendukungnya, misalnya:

II.3. PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)

PPID pembantu, Petugas Informasi di setiap SKPD, Petugas Meja Informasi , dan

1. PERAN DAN FUNGSI PPID

sebagainya) b) SOP penyusunan Daftar Informasi

Pemahaman mengenai PPID serta apa tugas pokok

Publiksebagai penjeabaran dari kategori

dan fungsinya (Tupoksi) merupakan hal penting agar

informasi

dapat mendesain struktur PPID secara tepat. UU

c) SOP Penyimpanan dan pendokumentasian

KIP tidak mengatur secara rinci tentang kedudukan

d) SOP Standar layanan informasi dan biaya

maupun Tupoksi PPID. Beberapa regulasi yang

perolehan informasi

mengatur tentang PPID adalah : 1) PERKI 1/2010

e) SOP Tata cara pengelolaan keberatan

tentang Standar Layanan Informasi Publik (SLIP);

f) SOP Penyusunan laporan

2) PP No. 61/2010 tentang Pelaksanaan UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 3) Permendagri No. 35/2010 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah. PERKI 1/2010 memperjelas PPID adalah pejabat yang bertanggungjawab dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi (penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi) dengan fungsi utama koordinasi. Penekanan pada “koordinasi” tersebut menunjukkan bahwa PPID tidak dapat bekerja sendiri, namun memerlukan dukungan dari unit lain atau SKPD dalam suatu badan publik dalam hal ini adalah Pemerintah Daerah. Peraturan ini juga mengatur tentang tugas-tugas apa saja yang dikoordinasikan oleh PPID.

84

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Tugas PPID 1. mengkoordinasikan pengumpulan seluruh Informasi Publik secara fisik dari setiap unit/satuan kerja yang meliputi: a. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; b. informasi yang wajib tersedia setiap saat; c. informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik. 2. mengkoordinasikan pendataan Informasi Publik yang dikuasai oleh setiap unit/satuan kerja di Badan Publik dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik setelah dimutakhirkan oleh pimpinan masing-masing unit/satuan kerja sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan. 3. mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan Informasi Publik melalui pengumuman dan/atau permohonan 4. Dalam hal pengumuman, mengkoordinasikan: a. pengumuman Informasi Publik melalui media yang secara efektif dapat menjangkau seluruh pemangku kepentingan; dan b. penyampaian Informasi Publik dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar, mudah dipahami serta mempertimbangkan penggunaan bahasa yang digunakan oleh penduduk setempat. 5. Dalam hal pelayanan permohonan: a. mengkoordinasikan pemberian Informasi Publik yang dapat diakses oleh publik dengan petugas informasi di berbagai unit pelayanan informasi untuk memenuhi permohonan Informasi Publik; b. melakukan pengujian tentang konsekuensi yang timbul sebagaimana diatur dalam Pasal 17 Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik sebelum menyatakan Informasi Publik tertentu dikecualikan; c. menyertakan alasan tertulis pengecualian Informasi Publik secara jelas dan tegas, dalam hal permohonan Informasi Publik ditolak; d. menghitamkan atau mengaburkan Informasi Publik yang dikecualikan beserta alasannya; dan e. mengembangkan kapasitas pejabat fungsional dan/atau petugas informasi dalam rangka peningkatan kualitas layanan Informasi Publik. 6. mengkoordinasikan dan memastikan agar pengajuan keberatan diproses berdasarkan prosedur penyelesaian keberatan apabila permohonan Informasi Publik ditolak. Pasal 6 – 8 PERKI 1/2010

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


85


Berikut bagan yang menggambarkan tugas PPID dalam PERKI 1/2010:

TUGAS PPID KOORDINASI PENYEDIAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

PENGUMUMAN

LAYANAN PERMOHONAN

Melalui media yang efektif menjangkau publik

Mengkoordinasi petugas informasi di unit/satuan kerja

Dalam bahasa yang mudah dipahami masyarakat (Bahasa Indonesia atau bahasa setempat)

Melakukan uji konsekuensi bahaya sebelum mengecualikan informasi Menyertakan alasan tertulis yang jelas apabila menolak permintaan informasi Menghitamkan atau mengaburkan informasi publik yang dikecualikan dan memberi alasan penghitaman/pengaburan Mengkoordinasikan proses

penyelesaian keberatan akibat penolakan informasi

PP 61/2010 juga mengatur tentang PPID mulai dari kompetensi hingga tugas dan tanggungjawabnya (Pasal 12 – 15). PPID yang ditunjuk oleh pimpinan haruslah orang yang memiliki kompetensi di bidang pengelolaan informasi dan dokumentasi dalam hal ini adalah pejabat di bidang informasi publik. Jika dilihat dari ketentuan ini sepertinya PP ini mengarah atau mendorong adanya jabatan khusus di bidang pengelolaan informasi dan dokumentasi meskipun tidak dinyatakan secara tegas.

Tugas dan Tanggungjawab PPID 1. Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan informasi; 2. Pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku;

86

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

3. Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana; 4. Penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik; 5. Pengujian Konsekuensi; 6. Pengklasifikasian Informasi dan/atau pengubahannya; 7. Penetapan Informasi yang Dikecualikan yang telah habis Jangka Waktu Pengecualiannya sebagai Informasi Publik yang dapat diakses; dan 8. Penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik. Pasal 14 PP 61/2010

Permendagri 35/2010 mengatur tentang tugas-

membantu PPID dalam menjalankan tugas-

tugas PPID, oleh siapa PPID diangkat dan

tugasnya. PPID maupun PPID Pembantu diangkat

kepada siapa mempertanggungjabkan kinerjanya,

dan bertanggungjawab kepada Menteri untuk PPID

serta kompetensi PPID. Peraturan ini mengatur

Kementerian Dalam Negeri, Gubernur untuk PPID

adanya PPID dan PPID Pembantu yang berfungsi

Provinsi, dan Bupati/Walikota untuk Kabupaten/Kota.

Tugas dan Wewenang PPID Tugas PPID: 1. mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu; 2. menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi kepada publik; 3. melakukan verifikasi bahan informasi publik; 4. melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan; 5. melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi; dan 6. menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat. Wewenang PPID : 1. menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; 2. meminta dan memperoleh informasi dari unit kerja/komponen/ satuan kerja yang menjadi cakupan kerjanya;

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


87


3. mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi dengan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional yang menjadi cakupan kerjanya; 4. menentukan atau menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya diakses oleh publik; dan 5. menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk membuat, mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi. Pasal 9 – 10 Permendagri 35/2010

Membentuk PPID harus mengacu pada peraturan

beban tugas, tanggungjawab, dan kewenangan

perundang-undangan yang berlaku. Di samping itu,

tersebut, Badan Publik dapat menentukan

membentuk PPID juga perlu mempertimbangkan

kualifikasi pejabat mana yang dapat ditunjuk dan

kondisi faktual serta kebutuhan di lapangan.

ditetapkan sebagai PPID. 4. Penunjukkan dan penetapan PPID harus

Pedoman yang telah diberikan oleh PERKI No.

dilakukan dengan mempertimbangan rentang

1/2010 tentang pembentukan PPID adalah:

kendali/kewenangan yang dimiliki pejabat

1. Penunjukkan dan penetapan PPID diserahkan kepada masing-masing Badan Publik. 2. Fungsi PPID dapat dilakukan oleh pejabat yang telah ada. Dengan kata lain, fungsi PPID dapat dilekatkan pada tugas pokok dan fungsi (tupoksi) pejabat yang telah ada. 3. Penunjukkan dan penetapan PPID dilakukan berdasarkan analisis tugas, tanggungjawab, dan kewenangan PPID sebagaimana diatur dalam UU KIP dan PERKI No. 1/2010. Berdasarkan

tersebut untuk melakukan koordinasi antar bidang/unit/ divisi pada Badan Publik dalam rangka pelaksanaan pelayanan Informasi Publik. 5. Pejabat yang ditunjuk dan ditetapkan sebagai PPID harus memiliki kompetensi tidak hanya terbatas pada bidang informasi dan dokumentasi tetapi juga memahami substansi informasi yang dikelola Badan Publik sehingga dapat menimbang dengan baik dalam mengecualikan suatu Informasi Publik.

Apakah Badan Publik dapat menunjuk lebih dari satu PPID? Ya, tetapi Badan Publik harus: 1. Menetapkan PPID utama dan PPID pembantu; 2. Menetapkan tugas, tanggungjawab, dan wewenang masing-masing PPID utama dan PPID pembantu; 3. Menetapkan garis rentang koordinasi antara PPID utama dan PPID pembantu.

88

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

2. STRUKTUR ORGANISASI PPID Setelah tugas, fungsi dan wewenang PPID diketahui, maka dapat diperhatikan struktur organisasi PPID. Struktur organisasi yang ada memiliki beberapa opsi. Opsi-opsi itu didasarkan pada filosofi dasar pembagian kewenangan (terutama antara PPID Utama dan PPID Pelaksana/Pembantu, serta atasan PPID masing-masing). Opsi 1 PPID Utama mendelegasikan sebagian kewenangan kepada PPID Pembantu kecuali kewenangan mengecualikan informasi dengan Bupati/Walikota sebagai Atasan PPID Bupati 1. PPID Utama bertugas

Atasan PPID Utama

melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. PPID Utama mendelegasikan sebagian kewenangan

Sekda

PPID Utama

Petugas Informasi

Informasi yang dikecualikan Informasi yang dapat diakses

pengelolaan dan pelayanan informasi kepada PPID Pembantu, selain kewenangan pengujian konsekuensi. 3. Membuat kebijakan pengelolaan dan pelayanan informasi publik yang berlaku di badan publik.

1. PPID Pembantu bertugas Dinas Kesehatan

UPT. Perizinan

Dinas Pendidikan

PPID Pembantu

PPID Pembantu

PPID Pembantu

melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. Melaksanakan kewenangan PPID Utama yang didelegasikan kepadanya, selain kewenangan

Petugas Informasi

Petugas Informasi

Petugas Informasi

pengujian konsekuensi.

Keterangan: 1. Tanggungjawab PPID utama: a. Mengoordinasikan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh Badan Publik; b. Mengoordinasikan PPID pembantu dalam melaksanakan pelayanan informasi publik; c. Mendelegasikan sebagian kewenangan pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik kepada PPID pembantu, kecuali kewenangan pengujian tentang konsekuensi; dan d. Mengkoordinasikan pelayanan Informasi Publik 2. Tanggungjawab PPID pembantu: a. PPID pembantu bertugas melaksanakan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh Badan Publik sesuai dengan kewenangannya; b. Melaksanakan kewenangan PPID utama yang didelegasikan kepadanya, kecuali kewenangan pengujian tentang konsekuensi sesuai dengan kewenangannya; dan c. Melaksanakan pelayanan Informasi Publik.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


89


Opsi 2 PPID Utama mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada PPID Pembantu termasuk kewenangan untuk mengecualikan informasi dengan Bupati/Walikota sebagai Atasan PPID.

1. PPID Utama bertugas

Bupati Atasan PPID Utama

Sekda

Informasi yang dikecualikan

PPID Utama

Informasi yang dapat diakses

Petugas Informasi

melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. PPID Utama mendelegasikan sebagian kewenangan pengelolaan dan pelayanan informasi kepada PPID Pembantu, termasuk kewenangan pengujian konsekuensi. 3. Membuat kebijakan pengelolaan dan pelayanan informasi publik


yang berlaku di badan publik.



UPT. Perizinan

Dinas Pendidikan

PPID Pembantu

PPID Pembantu

PPID Pembantu

melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. Melaksanakan kewenangan PPID Utama yang didelegasikan kepadanya, termasuk

Petugas Informasi

Petugas Informasi

Petugas Informasi

kewenangan pengujian konsekuensi.

Keterangan: 1. Tanggungjawab PPID Utama: a. Mengoordinasikan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh Badan Publik; b. Mengoordinasikan PPID Pembantu dalam melaksanakan pelayanan informasi publik; c. Mendelegasikan sebagian atau seluruh kewenangan pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik kepada PPID pembantu, termasuk kewenangan untuk melakukan uji konsekuensi untuk menilai apakah Informasi Publik termasuk sebagai Informasi Publik yang dikecualikan atau tidak; dan d. Mengoordinasikan pelayanan Informasi Publik. 2. Tanggungjawab PPID Pembantu: a. PPID Pembantu bertugas melaksanakan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh Badan Publik; b. Melaksanakan sebagian atau seluruh kewenangan PPID utama yang didelegasikan kepadanya termasuk kewenangan untuk melakukan uji konsekuensi untuk menilai apakah Informasi Publik termasuk sebagai Informasi Publik yang dikecualikan atau tidak; dan c. Melaksanakan pelayanan Informasi Publik.

90

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Opsi 3 PPID Utama mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada PPID Pembantu termasuk kewenangan untuk mengecualikan informasi dengan Sekda sebagai Atasan PPID. Tugas Atasan PPID selain melakukan fungsi monitoring dan evaluasi serta pengambilan kebijakan penting terkait dengan keterbukaan informasi juga untuk merespon keberatan terhadap layanan informasi termasuk penolakan permohonan informasi dengan alasan pengecualian. Namun demikian karena alasan pengajukan keberatan sangat beragam mulai dari keberatan yang sifatnya teknis, misalnya layanan melebihi jangka waktu, biaya yang tidak wajar, layanan tidak sesuai dengan yang diminta, dan seterusnya hingga alasan keberatan yang bersifat substansi karena informasi yang dimohon adalah rahasia atau dikecualikan, maka perlu dipertimbangkan apakah cukup efektif jika Bupati/Walikota dimandatkan sebagai Atasan PPID yang mengemban fungsi tersebut dengan pertimbangan kesibukan dan sebagainya. Sebagai alternatif dapat dipilih Atasan PPID adalah Sekretaris Daerah yang merupakan pejabat birokrasi tertinggi di suatu pemerintahan daerah. Berikut contoh Bagan PPID Utama dijabat oleh Kepala Hubungan Masyarakat atau Kepala Dishubkominfo dengan PPID Pembantu disetiap SKPD.

Bupati/Walikota

Sekda Atasan PPID

Informasi yang dikecualikan Informasi yang dapat diakses Informasi yang dikecualikan Informasi yang dapat diakses

1. PPID Utama bertugas melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. PPID Utama mendelegasikan sebagian kewenangan pengelolaan dan pelayanan informasi kepada PPID Pembantu, termasuk kewenangan pengujian konsekuensi. 3. Membuat kebijakan pengelolaan dan pelayanan informasi publik yang berlaku di badan publik.

Kepala Humas/ Kepala Dishubkominfo

Kepala UPT. Perizinan

Kepala Dinas Pendidikan

PPID Utama

PPID Pembantu

PPID Pembantu

Petugas Informasi dan Meja Informasi

Petugas Informasi

Petugas

1. PPID Pembantu bertugas melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. Melaksanakan kewenangan PPID Utama yang didelegasikan kepadanya, termasuk kewenangan pengujian konsekuensi.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


91


Di luar 3 opsi yang disampaikan di atas, ada juga Badan Publik yang memiliki opsi penetapan PPID seperti di bawah ini. Penetapan model semacam di bawah ini disebabkan badan publik tersebut memiliki struktur organisasi yang sangat ramping dan biasanya hanya memiliki satu kantor saja, misalnya pada organisasi nonpemerintah. Badan Publik dengan sedikit atau satu unit/satuan kerja

Pemimpin Badan Publik

Humas / PPID

1. Melaksanakan tugasnya sebagai PPID. 2. Melakukan pengujian konsekuensi dan mewakili badan publik dalam sengketa informasi. 3. Merangkap sebagai petugas informasi.

Keterangan: PPID dalam skema ini sekaligus merangkap sebagai Petugas Informasi yang bertugas melaksanakan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/ atau diterima oleh Badan Publik. Selain itu, PPID dalam skema ini bertugas melakukan pengujian konsekuensi untuk memutuskan suatu informasi dikecualikan atau terbuka untuk diakses publik.

92

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

BEBERAPA CATATAN UMUM TERKAIT DENGAN STRUKTUR PPID BEBERAPA PEMERINTAH DAERAH (SUATU PEMBELAJARAN)

menyelenggarakan keterbukaan informasi hingga ke level masyarakat. d. Terdapat beberapa pemerintah daerah yang belum mengatur Meja Informasi dan SKPD mana yang menyelengarakan Meja Informasi

Pada saat ini telah banyak pemerintah daeran

tersebut sebagai pintu layanan informasi

yang mempersiapkan pelaksanaan keterbukaan

bagi masyarakat. Dalam penentuan Meja

informasi dengan membentuk struktur PPID. Berikut

Informasi terdapat variasi antar pemerintah

ini catatan atas refleksi Struktur PPID yang telah

daerah mengingat kondisi yang berbeda-beda

dibentuk oleh beberapa pemerintah daerah selama

pula, misalnya untuk pemerintah daerah yang

penyelenggaraan pelatihan PPID oleh KINERJA :

kantor SKPD-nya sudah terdapat dalam satu kawasan, maka Meja Informasi dibuat terpusat

a. Terdapat beberapa pemerintah daerah yang

atau satu pintu dibawah tanggungjawab PPID

belum mencantumkan siapa Atasan PPID dan

Utama. Namun ada pula beberapa pemerintah

apa tupoksinya;

daerah yang membuat Meja Informasi di

b. Terdapat beberapa pemerintah daerah yang

setiap kantor SKPD dibawah tanggungjawab

membentuk struktur tidak hanya Atasan PPID,

PPID Pembantu mengingat letak setiap kantor

PPID, dan PPID Pembantu, misalnya Dewan

yang jaraknya berjauhan satu sama lainnya

Pertimbangan namun belum mencantumkan

sehingga diharapkan mempermudah layanan

tupoksinya;

bagi masyarakat. Meja Informasi dibawah

c. Terdapat variasi beberapa pemerintahan

setiap PPID Pembantu akan memberikan

daerah dalam mencantumkan SKPD-nya.

layanan informasi yang tercakup di SKPD nya

Ada pemerintah daerah yang mencantumkan

namun pada Meja Informasi tersebut dibekali

Unit Pelaksanan Teknis sebagai bagian dari

Daftar Informasi Publik yang memungkinkan

pemerintahan daerah bahkan mencakup juga

masyarakat dapat melihat SKPD mana yang

kecamatan dan desa/kelurahan, namun ada

menguasai informasi yang dibutuhkannya.

juga pemerintah daerah tidak memasukan kecamatan dan desa/kelurahan dalam struktur PPID. Oleh karena itu perlu dipikirkan apakah kecamatan dan desa/kelurahan merupakan bagian dari pemerintah daerah? Jika Ya, maka kedua instansi tersebut perlu dimasukkan dalam struktur PPID. Dengan memasukkan kecamatan dan desa/kelurahan akan sangat membantu kedua instansi tersebut untuk

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


93


publik berkaitan dengan cara/prosedur Badan Publik

II.4. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

dalam mengelola informasi di dalam Badan publik itu sendiri, untuk mendukung pelayanan informasi. Oleh karena itu, titik berat dalam mengembangkan SOP pengelolaan informasi publik adalah efektifitas arus informasi di dalam Badan Publik (pola hubungan

Badan Publik memiliki kewajiban untuk membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi agar dapat mengelola informasi publik dengan baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah oleh masyarakat (Pasal 7 Ayat (3) UU KIP). Termasuk dalam kewajiban tersebut, Badan Publik harus membuat peraturan mengenai SOP layanan informasi sebagai bagian dari sistem informasi dan dokumentasinya (Pasal 38 PERKI SLIP). Baik UU KIP maupun peraturan pelaksananya tidak mengatur secara khusus tentang SOP pengelolaan informasi publik. Hal ini dikarenakan SOP sangat tergantung pada bentuk dan besarnya Badan Publik serta bidang kegiatan dan mekanisme kerja yang (sudah) ada di Badan Publik yang bersangkutan. Oleh sebab itu, kewenangan untuk mengaturnya diserahkan kepada masing-masing Badan Publik. SOP layanan informasi publik berkaitan dengan cara/prosedur Badan Publik dalam melayani permohonan informasi secara efektif dan efisien (out-flow). Oleh karena itu, titik berat dalam mengembangkan SOP layanan informasi publik adalah pola hubungan yang efektif dan efisien antara penyedia informasi dengan pemohon informasi. Sedangkan SOP pengelolaan informasi

94

yang efektif antara unit penyedia informasi di dalam Badan Publik) serta kualitas informasi dihasilkan atau disediakan. Ada banyak manfaat dari keberadaan SOP, antara lain: 1) Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya. 2) Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas. 3) Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan. 4) Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehlngga akan mengurangl keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. 5) Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas. 6) Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. 7) Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

8) Menjamin konsistensi pelayanan kepada

3) Keselarasan. Prosedur-prosedur yang

masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu dan

distandarkan harus selaras dengan prosedur-

prosedur.

prosedur standar lain yang terkait.

9) Memberikan informasi mengenai kualifikasi

4) Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur

kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai

yang distandarkan mengandung standar

dalam melaksanakan tugasnya.

kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur

10) Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai.

pencapaian keberhasilannya. 5) Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan

11) Memberikan informasi mengenai beban tugas

harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan

yang dipikul oleh seorang pegawai dalam

kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan

melaksanakan tugasnya.

yang berkembang dalam penyelenggaraan

12) Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum

administrasi pemerintahan. 6) Berorientasi pada pengguna (mereka yang

karena tuduhan melakukan penyimpangan.

dilayani). Prosedur-prosedur yang distandarkan

13) Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.

harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna

14) Membantu penelusuran terhadap kesalahan-

(customer's needs) sehingga dapat memberikan

kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.

kepuasan kepada pengguna. 7) Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang

15) Membantu memberikan informasi yang

distandarkan harus memenuhi ketentuan dan

diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat

peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku. 8) Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang

memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati,

Dalam menyusun SOP perlu diperhatikan beberapa

dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk

hal, yaitu:

melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.

1) Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah

Dilihat dari jenisnya terdapat 2 jenis SOP, yaitu:

dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai

SOP Teknis dan SOP Administratif.

bahkan seseorang sama sekali baru dalam tugas pelaksanaan tugasnya.

1. SOP Teknis. SOP teknis adalah standar

2) Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur

prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis.

yang distandarkan harus merupakan prosedur

Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti

yang paling efisien dan efektif dalam proses

sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan

pelaksanaan tugas.

variasi lain.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


95


SOP teknis banyak digunakan pada bidang-

Jika dilihat dari segi format, terdapat 4 format

bidang antara lain: teknik, seperti: perakitan

SOP, yaitu: (1) Langkah sederhana (Simple

kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan,

Steps); (2) Tahapan berurutan (Hierarchical

pengoperasian alat-alat, dan lainnya; kesehatan,

Steps); (3) Grafik (Graphic); (4) Diagram

pengoperasian alat-alat medis, penanganan

Alir (Flowcharts). Terdapat 2 faktor yang

pasien pada unit gawat darurat, medical check

dapat dijadikan dasar dalam penentuan

up, dan lain-lain. Dalam penyelenggaraan

format penyusunan SOP, yaitu : (1) berapa

administrasi pemerintahan, SOP teknis

banyak keputusan yang akan dibuat dalam

dapat diterapkan pada bidang-bidang antara

suatu prosedur; (2) berapa banyak langkah

lain: pemeliharaan sarana dan prasarana,

dan sublangkah yang diperlukan dalam

pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan,

suatu prosedur. Format terbaik SOP adalah

korespondensi, dokumentasi, pelayanan-

yang dapat memberikan wadah serta dapat

pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian

menstransmisikan informasi yang dibutuhkan

dan lainnya.

secara tepat dan memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten.

2. SOP Administratif. SOP administratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-

Berikut penjelasan dari format SOP:

jenis pekerjaan yang bersifat administratif. 1. Langkah sederhana (Simple Steps). Format

Dalam penyelenggaraan administrasi

ini dapat digunakan jika prosedur yang akan

pemerintahan lingkup makro, SOP administratif

disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan

dapat digunakan untuk proses-proses

memerlukan sedikit keputusan. Format SOP ini

perencanaan, pengganggaran, dan lainnya, atau

dapat digunakan dalam situasi dimana hanya

secara garis besar proses-proses dalam siklus

ada beberapa orang yang akan melaksanakan

penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

prosedur yang telah disusun dan biasanya

merupakan prosedur rutin. Dalam simple steps Dalam lingkup mikro, SOP administratif disusun

ini kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung

untuk proses-proses administratif dalam

sederhana dengan proses yang pendek.

operasional seluruh instansi pemerintah, dari

2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps).

mulai level unit organisasi yang paling kecil

Format ini merupakan pengembangan dari

sampai pada level organisasi secara utuh,

simple steps. Digunakan jika prosedur yang

dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan

96

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

membutuhkan informasi lebih detail, akan

rencana pembentukan SOP. Selain itu pada

tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan

tahap ini perlu pula diidentifikasi kapasitas tim

keputusan. Dalam hierarchical langkah-langkah

yang akan menyusun SOP. Jika diperlukan

yang telah diidentifikasi dijabarkan kedalam

dapat dilakukan peningkatan kapasitas atau

sub-sub langkah secara terperinci.

pelatihan terlebih dahulu tentang bagaimana

3. Grafik (Graphic). Jika prosedur yang disusun

menyusun SOP dengan baik.

menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik, maka format ini dapat dipakai. Dalam

2. Indentifikasi kebutuhan SOP. Pada tahap

format ini proses yang panjang tersebut

ini tim penyusun perlu melakukan identifikasi

dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih

tentang SOP apa saja yang dibutuhkan.

pendek yang hanya berisi beberapa langkah.

Identifikasi ini dapat dilakukan dengan melihat

Hal ini memudahkan bagi pegawai dalam

bussines process dari keterbukaan informasi

melaksanakan prosedur. Format ini juga bisa

maupun juga dengan menggali masukan

digunakan jika dalam menggambarkan prosedur

dari stakeholders di internal badan publik.

diperlukan adanya suatu foto atau diagram.

Pelaksanaan keterbukaan informasi umumnya

4. Diagram Alir (Flowcharts). Flowcharts

membutuhkan SOP seperti di bawah ini:

merupakan format yang biasa digunakan jika

a. Penyusunan daftar informasi publik.

dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan

b. Pendokumentasian dan penyimpanan informasi publik.

keputusan yang banyak (kompleks) dan

c. Pengumuman dan pelayanan permohonan

membutuhkan jawaban "ya" atau "tidak" yang

informasi publik.

akan mempengaruhi sub langkah berikutnya.

d. Pengelolaan keberatan layanan informasi

Format ini juga menyediakan mekanisme yang

publik.

mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para

e. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

pegawai melalui serangkaian langkah-langkah

keterbukaan informasi publik.

sebagaihasil dari keputusan yang telah diambil.

3. Penyusunan SOP. Pada tahap ini bisa dilakukan dengan beberapa kegiatan mulai

LANGKAH-LANGKAH UMUM DALAM MENYUSUN SOP

dari pengumpulan informasi yang dibutuhkan, penulisan (drafting), dan pengesahan.

1. Persiapan. Pada tahap ini dilakukan pembentukan tim dan sosialisasi tentang

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


97


Berikut contoh format SOP secara umum: Nomor SOP

SARKER

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh Nama SOP:

Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

1. 2. .... Keterkaitan:

Peralatan/Perlengkapan:

1. 2. ....

1. 2. ....

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

1. 2. .... Pelaksana No.

Aktivitas

Pelaksanaan 1

Pelaksanaan 2

Baku Tembak Pelaksanaan 3

Persyaratan/ Kelengkapan

Waktu

Output

Keterangan

1. 2. ....

Keterangan: •

Dasar hukum diisi dengan peraturan perundang-undangan yang mengatur materi yang akan dibuat SOP nya.

•

Keterkaitan diisi dengan keterkaitan kegiatan atau prosedur ini dengan prosedur lainnya.

•

Peringatan diisi dengan kemungkinan masalah yang terjadi ketika prosedur ini dilaksanakan (jika ada) ataupun tidak dilaksanakan. Sebaiknya juga diisi dengan bagaimana mengatasi masalah yang muncul tersebut.

•

Kualifikasi pelaksana diisi dengan kualifikasi pegawai atau petugas yang melaksanakan prosedur

•

Pencatatan dan pendataan memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan, Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat dalam proses, (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perijinan.

98

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

•

II.5. SARANA DAN PRASARANA

Pada perangkat meja yang dijadikan Meja Informasi diberikan keterangan/tulisan :

MEJA INFORMASI

•

Untuk mempermudah pemohon menemukan letak Meja Informasi di lokasi kantor PPID perlu

Sarana dan prasarana merupakan salah satu aspek penting dalam pelaksanaan keterbukaan informasi. Pelayanan informasi dapat diselenggarakan dengan baik apabila ditunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai, khususnya pada tahap awal adalah sarana dan prasarana pada Meja Informasi. Meja informasi adalah tempat pelayanan informasi publik serta berbagai sarana atau fasilitas penyelenggaraan pelayanan informasi lainnya yang bertujuan memudahkan perolehan informasi publik. Beberapa fasilitas yang umumnya diperlukan dalam meja informasi adalah: 1. Meja dan kursi layanan 2. Formulir layanan informasi 3. Maklumat Pelayanan Informasi Publik 4. Komputer, Printer, dan Scanner 5. Telepon dan Faximile 6. Papan pengumuman dan Website 7. Database Ad.1. Meja dan Kursi layanan •

Meja dan kursi layanan ini diperuntukkan baik bagi petugas maupun bagi pemohon informasi selama layanan informasi diberikan. Bagi pemohon informasi, meja dan kursi dapat mengoptimalkan sarana ruang tunggu di kantor PPID.

diberikan petunjuk arah yang memberitahukan dimana letak Meja Informasi. Ad.2. Formulir Layanan Informasi Formulir layanan adalah formulir-formulir yang merupakan perangkat layanan berdasarkan Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik (PERKI SLIP). Formulir-formulir tersebut adalah: 1. Register Permohonan Informasi. Format Register tersedia pada Lampiran 4 didalam PERKI No 1/2010 tentang SLIP 2. Formulir Permohonan Informasi. Format formulir ini tersedia pada Lampiran 3 di dalam PERKI No 1/2010 tentang SLIP 3. Tanda Terima Permohonan Informasi. Tanda terima ini dapat menggunakan copy dari formulir permohonan informasi atau dapat dibuat sendiri secara sederhana dengan mencantumkan tanggal permohonan diterima/dinyatakan lengkap dan waktu bagi pemohon untuk mengkonfonfirmasi hasil permohonan. 4. Surat Pemberitahuan Tertulis. Format ini telah tersedia pada Lampiran 5 di dalam PERKI No 1/2010 tentang SLIP. 5. Surat Perpanjangan Layanan. Format ini dapat dibuat dengan menggunakan format tersendiri. 6. Surat Keputusan PPID tentang Penolakan Permohonan Informasi. Format ini tersedia pada

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


99


Lampiran 6 di dalam PERKI No 1/2010 tentang

layanan terlebih lagi dengan penerapan aplikasi

SLIP.

layanan. Aplikasi layanan akan mencetak secara

7. Register Permohonan Keberatan. Format ini

otomatis berbagai form-form yang diperlukan oleh

tersedia pada Lampiran 8 di dalam PERKI No

petugas. Selain itu, keberadaan komputer juga

1/2010 tentang SLIP.

dapat dihubungkan dengan database terkait dengan

8. Formulir Keberatan. Format ini tersedia pada

informasi/dokumen yang telah dicantumkan dalam

Lampiran 7 di dalam PERKI No 1/2010 tentang

Daftar Informasi Publik. Untuk kebutuhan print, copy,

SLIP.

dan scan bisa diupayakan dengan printer yang

9. Tanda Terima Pengajuan Keberatan. Tanda

memiliki kelengkapan untuk ketiga fungsi tersebut.

terima ini dapat menggunakan copy dari formulir keberatan atau dapat dibuat sendiri secara

Ad. 5. Telepon dan Faximile

sederhana dengan mencantumkan tanggal permohonan diterima/dinyatakan lengkap dan

Telepon dan faximile diperlukan sebagai media

waktu bagi pemohon untuk mengkonfirmasi hasil

komunikasi dalam proses layanan. Oleh karena itu

permohonan.

diharapkan setiap pemerintah daerah menyediakan saluran ini untuk kebutuhan pelayanan informasi.

Ad. 3. Maklumat Pelayanan Informasi Publik

Nomor telepon dan faximile perlu dicantumkan dalam Maklumat Pelayanan Informasi Publik dan

Maklumat Pelayanan Informasi Publik adalah

disebarluaskan kepada publik agar mengetahui

penjelasan tertulis kepada publik seputar pelayanan

kemana mereka melakukan permohonan informasi.

informasi yang terdiri dari: 1. Dasar Hukum;

Ad.6. Papan pengumuman dan Website

2. Pemohon Informasi Publik; 3. Cakupan pemerintah daerah;

Papan pengumuman dan website merupakan

4. Tata Cara Permohonan Informasi Publik;

media wajib yang digunakan dalam pengumuman

5. Tata Cara Pelayanan Informasi Publik;

informasi yang wajib diumumkan secara berkala.

6. Tata Cara Mengajukan Keberatan;

Oleh karena itu, setiap kantor pemerintah daerah

7. Tata Cara Pengelolaan keberatan; dan

harus menyediakan papan pengumuman untuk

8. Saran dan Masukan;

mengumumkan informasi-informasi tertentu yang disajikan dengan menyesuaikan kapasitas papan

Ad.4. Komputer, Printer, dan Scanner

pengumuman. Pemerintah daerah yang telah memiliki website perlu segera mengunggah jenis

100

Perangkat komputer, printer, alat copy, dan scanner

informasi yang wajib diumumkan dan disediakan

diperlukan untuk mempermudah dan mempercepat

secara berkala ke dalam website-nya.

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Ad.7. Database

landasan kegiatan operasional awal, karena disinilah dikenalkan berbagai hal tentang

Database merupakan salah satu perangkat

keterbukaan informasi publik. Pemerintah

penting dalam pelayanan informasi. Melalui

Daerah perlu melakukan kegiatan sosialisasi

keberadaan database yang optimal diharapkan

dengan tujuan dapat memberi gambaran kepada

dapat mempermudah dan mempercepat pelayanan

Badan Publik/Satker/SKPD mengenai:

informasi publik sesuai dengan standar operasional

i. Paradigma serta prinsip keterbukaan informasi publik

prosedur. Oleh karena itu kedepan perlu dipikirkkan

ii. Lembaga atau institusi yang terlibat di dalam

agar setiap pemerintah daerah memiliki database untuk menyimpan informasi/dokumen yang telah

kegiatan keterbukaan informasi publik, serta

dicantumkan dalam Daftar Informasi Publik.

peran masing-masing. iii. Peran Pemerintah (Daerah) dalam

Database ini harus dikelola oleh PPID dan PPID Pembantu dengan dibantu oleh petugas teknologi

keterbukaan informasi publik, dimana secara

informatika.

spesifik menjelaskan peran dan fungsi PPID iv. Kategori Informasi publik dan prosedur pengecualian informasi v. Mekanisme umum pelayanan informasi publik

II.6. TAHAPAN PEMBENTUKAN PPID Setelah segala prasyarat dasar maupun faktor pendukung diuraikan di atas, termasuk bagaimana PPID serta beberapa opsi struktur organisasi, maka untuk dapat mengoperasionalkan diperlukan langkah-langkah untuk membentuk PPID berdasarkan berbagai prasyarat dan faktor pendukung tersebut di atas. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut: a. Sosialisasi Undang-Undang KIP beserta regulasi yang mendukungnya kepada Badan Publik (Satker/SKPD). Sosialisasi ini merupakan

vi. Penyelesaian sengketa informasi vii. Sanksi terhadap tidak terpenuhinya hak publik atas informasi.

Materi sosialisasi dapat diambilkan dari UndangUndang KIP atau berbagai bahan yang dapat diunduh dari website Komisi Informasi Pusat ataupun Kementrian Informasi dan Komunikasi. Di dalam pelaksanaan sosialisasi perlu dipastikan bahwa SKPD/Satker yang hadir adalah pejabat tertinggi atau wakilnya, dan bukan staf biasa.

b. Pembentukan Tim Persiapan. Pemerintah Daerah selanjutnya dapat membentuk tim persiapan. Tim ini dibentuk untuk membahas struktur organisasi, SOP dan menyusun kriteria

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


101


informasi. Tim ini paling tidak terdiri dari Bagian

PPID diajukan kepada Pimpinan Daerah untuk

Hukum, Humas/Kominfo dan semua Bagian di

mendapatkan persetujuan untuk ditetapkan.

bawah SEKDA). Output yang diharapkan dapat dihasilkan oleh tim ini adalah: i. Rancangan SK Pembentukan PPID.

e. Tim persiapan melalui Bagian Hukum menyampaikan Rancangan Peraturan Kepala

Adapun materi mengenai regulasi ini telah

Daerah mengenai SOP Pelayanan Informasi

dijelaskan di dalam bagian terdahulu yang

Publik oleh PPID kepada Pimpinan Daerah

menjelaskan mengenai prasyarat dasar

untuk ditetapkan.

maupun factor pendukung mengenai regulasi. ii. Rancangan kategori dan kriteria informasi.

f. Setelah rancangan SK Pembentukan PPID ditetapkan melalui Pimpinan Daerah, maka

Adapun materi mengenai rancangan ini

tim persiapan melakukan sosialisasi SK

dapat dapat diamati berdasarkan bagian di

Pembentukan PPID kepada seluruh Satker/

dalam Undang-Undang KIP dan Perki No

SKPD. Sosialisasi dapat dilakukan melalui

1/2010

berbagai opsi, yakni: (i) mengundang seluruh

iii. Rancangan SOP Pelayanan Informasi

SKPD/Satker untuk diberi penjelasan; (ii)

Publik. Adapun materi mengenai rancangan

mempublikasikan melalui media internal; (iii)

ini dapat diambil dari Undang-Undang KIP

mendistribusikan salinan SK kepada seluruh

dan Perki No 1/2010.

Satker/SKPD dengan meminta semua pimpinan Satker mensosialisasikan SK kepada stafnya;

c. Pembahasan kriteria informasi. Tim persiapan

(iv) mengunggah SK ke seluruh situs yang

merumuskan rancangan kriteria informasi.

dimiliki oleh Pemerintah Daerah. Opsi yang

Selanjutnya, tim persiapan mengundang seluruh

disampaikan di sini dapat dilakukan secara

Staker/SKPD untuk membahas rancangan

bersamaan antar satu opsi dengan opsi yang

kriteria informasi publik untuk disepakati dengan

lain.

seluruh satker. Keluaran dari pertemuan pembahasan ini adalah disepakatinya kriteria

g. Setelah rancangan Peraturan Kepala Daerah

informasi publik menjadi alat untuk menentukan

mengenai SOP Pelayanan Informasi Publik

kriteria informasi yang dikecualikan dan yang

ditetapkan oleh Kepala Daerah, maka tim

tidak. Kriteria ini selanjutnya digunakan sebagai

persiapan melakukan sosialisasi kepada

panduan untuk menyusun daftar informasi publik

seluruh Satker. Metode sosialisasi sama dengan

di masing-masing SKPD/Satker.

saat melakukan sosialisasi SK Pembentukan PPID kepada Satker, hanya saja untuk SOP ini

d. Tim persiapan melalui Bagian Hukum menyampaikan Rancangan SK Pembentukan

102

diperlukan sesi khusus untuk memastikan SOP dipahami dan dapat dijalankan oleh masing-

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

masing Satker. PPID Utama atau tim persiapan

yang hendak digunakan untuk mempermudah

dapat menyiapkan paket peningkatan kapasitas

proses pengelolaan informasi (penyimpanan,

bagi petugas-petugas yang nanti ditetapkan di

pendokumentasian, penyediaan) dan berbagai

masing-masing Satker/SKPD untuk menjalankan

formulir yang dibutuhkan yang sebagian besar

peran-peran tersebut.

dapat dilihat di dalam lampiran Perki no 1 tahun 20120.

h. Pembentukan struktur organisasi PPID pada masing-masing SKPD. Kepala SKPD

Rencana tersebut dapat diajukan kedalam

membentuk tim pelaksana pelayanan informasi

usulan SKPD untuk Tahun Anggaran berjalan

publik. Tim ini dikoordinasikan oleh PPID

melalui Perubahan APBD ataupun usulan

pelaksana atau PPID pembantu yang ada di

rancangan APBD tahun berikutnya.SKPD

SKPD terkait. Jumlah tim dan struktur internal

masing-masing perlu memberikan alasan

dibentuk tergantung pada rentang dan struktur

mengapa saat ini dibutuhkan peralatan

yang ada di dalam SKPD masing-masing.

tersebut. Usulan disampaikan melalui proses

Pembentukan ini harus memastikan masing-

pembahasan perubahan APBD tahun berjalan

masing staf yang ditetapkan memahami peran

ataupun rancangan APBD tahun berikutnya.

dan fungsi mereka di dalam pengelolaan informasi di dalam SKPD masing-masing.

j. Sosialisasi kepada publik. Publik perlu

Kepala SKPD perlu mempertimbangkan

mengetahui keberadaan PPID dan perannya,

peningkatan kapasitas dari tim pelaksana agar

terutama apa yang menjadi hak publik di dalam

dapat menjalankan peran dan fungsinya secara

mengakses informasi. Hal ini merupakan

optimal.

langkah penting setelah semua proses di atas dilakukan. Di dalam melakukan sosialisasi

i. Pengadaan sarana dan prasarana. Hal yang

kepada publik adalah penting menyampaikan

perlu dilakukan adalah merumuskan kebutuhan

pokok-pokok materi yang hendak disosialisasi.

sarana dan prasarana seperti apa yang hendak

Hendaknya dihindari penyampaian SK,

digunakan. Ada baiknya SKPD/Satker menyusun

Peraturan ataupun Undang-Undang semata,

kebutuhan berdasarkan rencana jangka

namun perlu diberi penjelasan spesifik,

panjang yang berbentuk semacam rencana

terutama yang terkait dengan apa yang perlu

induk pengelolaan informasi publik, sehingga

diketahui oleh publik. Selain materi yang

tergambar jelas di dalam rencana berapa

hendak disosialisasi, juga penting media yang

kebutuhan komputer (serta ditempatkan dimana

digunakan untuk melakukan sosialisasi.

masing-masing serta apakah diperlukan server), lemari penyimpanan (storage cabinets), meja informasi (front desk), bagaimana sistem apa

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


103


BAHAN PRESENTASI

SESI II MELAKSANAKAN KETERBUKAAN INFORMASI Henri Subagiyo

Sub Pokok Bahasan • PRASYARAT UMUM PELAKSANAAN KETERBUKAAN INFORMASI • STRUKTUR DAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) - PENGEMBANGAN STRUKTUR - KEWENANGAN DAN TANGGUNGJAWAB • PENGEMBANGAN STANDAR OPERSIONAL PROSEDUR

104

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

DISKUSI KELOMPOK • •

Tuliskan kebutuhan apa saja yang menjadi prasyarat dalam melaksanakan pelayanan informasi dan apa hambatan/tantangannya serta bagaimana solusinya menurut anda Berikan jawaban kepada fasilitator anda untuk ditempelkan sesuai dengan kerangka Kebutuhan

• •

Hambatan/tantangan

Solusi

Lihat slide selanjutnya dan identifikasi jawaban dengan slide Diskusikan

PRASYARAT UMUM DALAM IMPLEMENTASI UU KIP Partisipatif 8. Dukungan Publik  Kesadaran Publik  Permintaan Informasi Pemanfaata n Informasi

• • •

• •

• • •

Sistem penilaian kinerja Sistem Monev & pelaporan

Penganggaran yg memadahi Strategi pendanaan lainnya Kemitraan

•

Peraturan Komisi Informasi Peraturan Pemerintah SOP internal (PERDA/PERGUB /KEPGUB Daftar Informasi Publik

• •

• •

1. Political will pimpinan

Peraturan Pelaksana

• •

• •

Sarana software & hardware Maintenance

PPID Penanggungjawab Keberatan (Atasan PPID) Koordinasi antar unit Koordinasi antar Badan Publik 2.

•

Kualitas & kuantitas SDM Kultur birokrasi (awareness) Regenerasi

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


105


Membentuk Kelembagaan PPID

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) SERTA LINGKUP TANGGUNGJAWAB PPID (Ps. 6-8 PERKI) •

PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik dan bertanggungjawab langsung kepada atasan PPID (PERKI 1/2010)

•

Mengkoordinasikan: - -

106

penyimpanan dan pendokumentasian seluruh Informasi Publik; penyediaan dan pelayanan seluruh Informasi Publik di bawah penguasaan Badan Publik yang dapat diakses oleh publik.

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

RENTANG FUNGSI KELEMBAGAAN ATASAN PPID

INFLOW Pengumpulan, penyimpanan, pendokumentasian dari setiap unit

Penanggungjawab:  supervisi  merespon keberatan

OUTFLOW Penyediaan & Pelayanan:  Pelayanan melalui Pengumuman  Pelayanan melalui permohonan informasi

LINGKUP TUGAS PPID (Ps. 6-8 PERKI) 1. Mengkoordinasikan pengumpulan seluruh Informasi Publik secara fisik dari setiap unit/satuan kerja yang meliputi: • informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; • informasi yang wajib tersedia setiap saat; • informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik. 2. Mengkoordinasikan pendataan Informasi Publik yang dikuasai oleh setiap unit/ satuan kerja di Badan Publik dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik setelah dimutakhirkan oleh pimpinan masing-masing unit/satuan kerja sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan. 3. Penyimpanan Informasi Publik sebagaimana dimaksud pada poin (1) dan (2) dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dibidang kearsipan.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


107


• Mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan Informasi Publik melalui pengumuman dan/atau permohonan. • Dalam hal pengumuman, mengkoordinasikan: - pengumuman Informasi Publik melalui media yang secara efektif dapat menjangkau seluruh pemangku kepentingan; dan - penyampaian Informasi Publik dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar, mudah dipahami serta mempertimbangkan penggunaan bahasa yang digunakan oleh penduduk setempat.

•

•

108

Dalam hal pelayanan permohonan: - mengkoordinasikan pemberian Informasi Publik yang dapat diakses oleh publik dengan petugas informasi di berbagai unit pelayanan informasi untuk memenuhi permohonan Informasi Publik; - melakukan pengujian tentang konsekuensi yang timbul sebagaimana diatur dalam Pasal 17 Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik sebelum menyatakan Informasi Publik tertentu dikecualikan; - menyertakan alasan tertulis pengecualian Informasi Publik secara jelas dan tegas, dalam hal permohonan Informasi Publik ditolak; - menghitamkan atau mengaburkan Informasi Publik yang dikecualikan beserta alasannya; dan - mengembangkan kapasitas pejabat fungsional dan/atau petugas informasi dalam rangka peningkatan kualitas layanan Informasi Publik. mengkoordinasikan dan memastikan agar pengajuan keberatan diproses berdasarkan prosedur penyelesaian keberatan apabila permohonan Informasi Publik ditolak.

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Kewenangan PPID (Permendagri 35/2010) 1. menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; 2. meminta dan memperoleh informasi dari unit kerja/komponen/satuan kerja yang menjadi cakupan kerjanya; 3. mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi dengan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional yang menjadi cakupan kerjanya; 4. menentukan atau menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya diakses oleh publik; dan 5. menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk membuat, mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi.

KOMPETENSI PPID • •

• • •

Membidangi informasi publik  Ps. 12 PP 61/2010 Memiliki kemampuan dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi (penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi )  Ps. 13 PP 61/2010 Melekat pada pejabat struktural yang membidangi tugas dan fungsi pelayanan informasi  Ps. 7 Permendagri 35/2010 Dapat didukung oleh pejabat fungsional  Ps. 8 Permendagri 35/2010; Ps. 15 PP 61/2010; dan Ps. 13 UU KIP Mampu mengambil keputusan (selonitas yang memadahi)

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


109


Tahapan Pembentukan PPID • • • • • •

Mempersiapkan tim perumus, Mengidentifikasi tupoksi yang sesuai dengan tugas dan tanggungjawab PPID dan eselonitas, Mengidentifikasi hubungan kerja dengan satker lainnya, misalnya untuk menentukan PPID Pembantu, Membuat mekanisme kerja antara PPID, PPID pembantu, dan atasan PPID, Merumuskan Meja Informasi dan menentukan petugas meja informasi, Mengidentifikasi sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

Diskusi Kelompok • Setelah mengetahui presentasi di atas, buatlah: - Usulan tahapan aktifitas dalam membentuk struktur PPID - Bagan/struktur PPID, PPID Pembantu, dan Meja Informasi bagi Pemerintah Daerah • Presentasikan dan diskusikan bersama

110

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Simulasi (Bahan Diskusi) Alternatif I

Bupati/Walikota Wakil Bupati/Walikota

DPRD

Atasan PPID SETDA

PPID SEKDA (Utama)

DINAS

BAPPEDA KEPALA

PPID (Pembantu/Pelaksana)

BADAN

SET-DPR

MEJA INFORMASI (utama)

SEKWAN PPID (Utama) MEJA INFORMASI

KEPALA

PPID (Pembantu/Pelaksana)

KANTOR

RUMAH SAKIT

KEPALA KEPALA DIREKTUR PPID PPID PPID (Pembantu/Pelaksana) (Pembantu/Pelaksana) (Pembantu/Pelaksana)

Jika lokasi kantor terpisah sebaiknya ada Meja Informasi

MEJA INFORMASI

Bupati/Walikota KOMPETENSI PPID Wakil Bupati/Walikota

Fungsi Koordinasi/sinkronisasi

Simulasi (Bahan Diskusi) Alternatif II

SETDA

SEKDA Atasan PPID Asisten PPID

Atasan PPID

Kepala Bagian

MEJA INFORMASI

DINAS

BAPPEDA KEPALA

MEJA INFORMASI

DPRD

KEPALA

BADAN

PPID

Atasan PPID

Kepala Bagian

PPID

SET-DPR Atasan PPID SEKWAN

PPID

MEJA INFORMASI

KANTOR RUMAH SAKIT Atasan PPIDDIREKTUR

KEPALA Atasan PPID KEPALA Kepala Bagian MEJA INFORMASI

PPID

Kepala Bagian MEJA INFORMASI

PPID

Kepala Bagian

PPID

Kapala Bagian

MEJA INFORMASI

PPID (Utama)

MEJA INFORMASI

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


111


Simulasi (Bahan Diskusi) Alternatif III Bupati Atasan PPID Utama Sekda


PPID Utama


Petugas Informasi

Dinas Kesehatan

UPT. Perizinan

Dinas Pendidikan

PPID Pembantu

PPID Pembantu

PPID Pembantu

1. PPID Utama bertugas melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. PPID Utama mendelegasikan sebagian kewenangan pengelolaan dan pelayanan informasi kepada PPID Pembantu, selain kewenangan pengujian konsekuensi. 3. Membuat kebijakan pengelolaan dan pelayanan informasi publik yang berlaku di badan publik.

1. PPID Pembantu bertugas melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. Melaksanakan kewenangan PPID Utama yang didelegasikan

Petugas Informasi

Petugas Informasi

Petugas Informasi

kepadanya, selain kewenangan pengujian konsekuensi.

Simulasi (Bahan Diskusi) Alternatif IV Bupati Atasan PPID Utama

Sekda


PPID Utama


Petugas Informasi

Informasi yang dikecualikan Informasi yang dapat diakses

1. PPID Utama bertugas melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. PPID Utama mendelegasikan sebagian kewenangan pengelolaan dan pelayanan informasi kepada PPID Pembantu, selain kewenangan pengujian konsekuensi. 3. Membuat kebijakan pengelolaan dan pelayanan informasi publik yang berlaku di badan publik.


UPT. Perizinan

Dinas Pendidikan

PPID Pembantu

PPID Pembantu

PPID Pembantu

Petugas Informasi

Petugas Informasi

melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. Melaksanakan kewenangan PPID Utama yang didelegasikan kepadanya, selain kewenangan

Petugas Informasi

112

pengujian konsekuensi.

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

MEMBUAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MANDAT • Badan Publik wajib membuat Standar Operasional Prosedur Pengelolaan dan Pelayanan Informasi sebagai bagian dari sistem informasi dan dokumentasi sebagaimana diatur dalam Pasal 7 ayat (3) UndangUndang Keterbukaan Informasi Publik • Materi minimum dalam SOP (Ps. 38 PERKI 1/2010)

TUJUAN • Kepastian prosedur, jangka waktu, dan administrasi bagi petugas/ pegawai • Indikator mengukur kinerja • Pembagian tugas dan tanggungjawab • Pertanggungjawaban

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


113


Materi Minimum dalam SOP a. Kejelasan tentang pejabat yang ditunjuk sebagai PPID; b. Kejelasan tentang orang yang ditunjuk sebagai pejabat tungsional dan/atau petugas Informasi apabila diperlukan; c. Kejelasan pembagian tugas, tanggung jawab, dan kewenangan PPID dalam hal terdapat lebih dari satu PPID; d. Kejelasan tentang pejabat yang menduduki posisi sebagai atasan PPID yang bertanggungjawab mengeluarkan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik; e. Standar layanan Informasi Publik serta tata cara pengelolaan keberatan di lingkungan internal Badan Publik; dan f. Tata cara pembuatan laporan tahunan tentang layanan Informasi Publik.

TAHAPAN PENYUSUNAN SOP

114

Persiapan

Penilaian Kebutuhan

Pengembangan

• Membentuk Tim dan kelengkapannya • Melakukan pelatihan-pelatihan bagi anggota tim • Memberitahukan kepada seluruh unit tentang kegiatan penyusunan SOP

• Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan • Melakukan penilaian kebutuhan • Membuat sebuah daftar mengenai SOP yang akan dikembangkan • Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP

• Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif • Analisis dan Pemilihan Alternatif • Penulisan SOP • Pengujian dan Reviu SOP • Pengesahan SOP

Integrasi dalam Manajemen

• Perencanaan penerapan • Pemberitahuan • Distribusi dan aksibilitas • Pelatihan pemahaman

Monitoring dan Evaluasi

• Monitoring • Evaluasi

Gambar 2 Tahapan Penyusunan SOP

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Kaidah Umum Pembuatan SOP 1. 2. 3. 4. 5.

6.

Judul: jelas dan menggambarkan aspek kegiatan Tujuan : detail dan jelas sehingga pelaksana SOP mengetahui arah kegiatan. Lingkup SOP : proses kegiatan apa saja, diterangkan dengan jelas dan lengkap. Tanggungjawab dan wewenang (pelaksana dan fungsi organisasi) Keterangan tentang kegiatan, tergantung pada kebutuhan organisasi, yang menerangkan proses dengan bagan atau yang sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan berikutnya harus dapat menjelaskan dan menentukan apa yang akan dilaksanakan, oleh siapa, bagian atau unit mana, mengapa, kapan dimana dan bagaimana. Pada keterangan juga harus menginformasikan kendali proses dan kendali aktifitas yang telah ditentukan. Selain itu juga menentukan dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan kegiatan terkait dan menentukan skema. Rekaman/catatan yang berkaitan dengan aktifitas harus ditentukan dengan pasti. Metode untuk menyimpan arsip dan semua pelaporan harus dinyatakan dengan jelas.

JENIS DAN FORMAT SOP JENIS • SOP TEKNIS • SOP ADMINISTRATIF

FORMAT • Langkah sederhana (simple steps) • Tahapan berurutan (hierarchical steps) • Grafik (Graphic) • Diagram alir (flowchart)

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


115

Contoh Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

SARKER

Disahkan oleh Nama SOP: Dasar Hukum: 1. 2. .... Keterkaitan: 1. 2. .... Peringatan: 1. 2. ....

No.

Kualifikasi Pelaksana:

Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. .... Pencatatan dan Pendataan:

Aktivitas

Pelaksana Pelaksanaan 1

Pelaksanaan 2

1. 2. ....

Pelaksanaan 3

Baku Tembak Persyaratan/ Kelengkapan

Waktu

Output

Keterangan

Diskusi kelompok • Fasilitator menunjukkan contoh SOP. • Aktifitas Peserta: - Mengidentifikasi business process yang memerlukan SOP. - Membuat contoh SOP, misalnya: SOP Pelayanan Informasi. • Presentasikan dan diskusikan.

116

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id


BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


117

Kategorisasi Informasi Publik

3 BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


119

BAB III Kategorisasi Informasi Publik

III.1. PENTINGNYA KATEGORISASI INFORMASI PUBLIK UU KIP maupun peraturan pelaksananya mengatur tentang kategorisasi informasi. Jika dikaji lebih dalam peraturan tersebut, ada dua alasan penting mengapa perlu kategorisasi informasi. Pertama, alasan manajemen bahwa dengan kategorisasi akan mempermudah bagi badan publik untuk melakukan pengelolaan dan pelayanan informasi. Kedua, alasan pemenuhan akses bagi publik bahwa dengan

........ masyarakat harus dipastikan dapat memperoleh informasi tanpa harus melakukan permohonan informasi terlebih dahulu.

kategorisasi akan lebih menjamin akses publik terhadap informasi, misalnya informasi tertentu yang termasuk wajib diumumkan berkala atau serta merta, maka masyarakat harus dipastikan dapat memperoleh informasi tanpa harus melakukan permohonan informasi terlebih dahulu. Dikenal ada 5 kategorisasi informasi, yaitu: 1. Informasi Publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; 2. Informasi Publik yang wajib diumumkan secara serta merta; 3. Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat; 4. Informasi Publik lain yang disediakan atas dasar permintaan dan 5. Informasi Publik yang dikecualikan Kelima kategori informasi diatas diatur dalam UU KIP dan dirinci dalam Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan

120

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Informasi Publik dan Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU KIP.

3. target dan/atau capaian program dan kegiatan; 4. jadwal pelaksanaan program dan kegiatan; 5. anggaran program dan kegiatan yang

III.2. INFORMASI PUBLIK YANG WAJIB DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN SECARA BERKALA

meliputi sumber dan jumlah; 6. agenda penting terkait pelaksanaan tugas Badan Publik; 7. informasi khusus lainnya yang berkaitan langsung dengan hak-hak masyarakat; 8. informasi tentang penerimaan calon pegawai dan/atau pejabat Badan Publik Negara; dan

Informasi Publik yang wajib diumumkan secara

9. informasi tentang penerimaan calon

berkala berdasarkan rincian dari Peraturan Komisi

peserta didik pada Badan Publik yang

Informasi No. 1 tahun 2010 sekurang-kurangnya

menyelenggarakan kegiatan pendidikan

terdiri atas:

untuk umum;

a. informasi tentang profil Badan Publik yang

c. ringkasan informasi tentang kinerja dalam

meliputi:

lingkup Badan Publik berupa narasi tentang

1. informasi tentang kedudukan atau domisili

realisasi kegiatan yang telah maupun sedang

beserta alamat lengkap, ruang lingkup

dijalankan beserta capaiannya;

kegiatan, maksud dan tujuan, tugas dan fungsi Badan Publik beserta kantor unit-unit di bawahnya; dan 2. struktur organisasi, gambaran umum setiap satuan kerja, profil singkat pejabat struktural;

d. ringkasan laporan keuangan yang sekurangkurangnya terdiri atas: 1. rencana dan laporan realisasi anggaran; 2. neraca; 3. laporan arus kas dan catatan atas laporan

b. ringkasan informasi tentang program dan/atau kegiatan yang sedang dijalankan dalam lingkup Badan Publik yang sekurang-kurangnya terdiri

keuangan yang disusun sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku; dan 4. daftar aset dan investasi;

atas: 1. nama program dan kegiatan; 2. penanggungjawab, pelaksana program dan kegiatan serta nomor telepon dan/atau alamat yang dapat dihubungi;

e. ringkasan laporan akses Informasi Publik yang sekurang-kurangnya terdiri atas: 1. jumlah permohonan Informasi Publik yang diterima;

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


121

BAB III - Kategorisasi Informasi Publik

2. waktu yang diperlukandalam memenuhi setiap permohonan Informasi Publik; 3. jumlah permohonan Informasi Publik yang

g. informasi tentang hak dan tata cara memperoleh Informasi Publik, serta tata cara pengajuan keberatan serta proses penyelesaian sengketa

dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya

Informasi Publik berikut pihak-pihak yang

dan permohonan Informasi Publik yang

bertanggungjawab yang dapat dihubungi;

ditolak; dan 4. alasan penolakan permohonan Informasi Publik;

h. informasi tentang tata cara pengaduan penyalahgunaan wewenang atau pelanggaran yang dilakukan baik oleh pejabat Badan

f. informasi tentang peraturan, keputusan,

Publik maupun pihak yang mendapatkan izin

dan/atau kebijakan yang mengikat dan/atau

atau perjanjian kerja dari Badan Publik yang

berdampak bagi publik yang dikeluarkan oleh

bersangkutan;

Badan Publik yang sekurang-kurangnya terdiri atas: 1. daftar rancangan dan tahap pembentukan Peraturan Perundang-undangan,

i. informasi tentang pengumuman pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan perundang-undangan terkait; dan

Keputusan, dan/atau Kebijakan yang sedang dalam proses pembuatan; 2. daftar Peraturan Perundang-undangan, Keputusan, dan/atau Kebijakan yang telah

j. informasi tentang prosedur peringatan dini dan prosedur evakuasi keadaan darurat di setiap kantor Badan Publik.

disahkan atau ditetapkan;

Berapa jangka waktu penyediaan dan pengumuman Informasi Publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala? •

sekurang-kurangnya setiap 1 (satu) tahun sekali

Bagaimana cara menyediakan dan mengumumkan Informasi Publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala? •

melalui situs resmi, papan pengumuman atau cara lain yang mudah diakses;

•

menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar atau bahasa lain yang mudah dipahami penduduk setempat; dan

•

memudahkan masyarakat yang memiliki kemampuan berbeda untuk memperoleh informasi (disable).

122

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

III.3. INFORMASI PUBLIK YANG WAJIB DIUMUMKAN SECARA SERTA MERTA

wabah, kejadian luar biasa, kejadian antariksa atau benda-benda angkasa; b. informasi tentang keadaan bencana non-alam seperti kegagalan industri atau teknologi, dampak industri, ledakan nuklir, pencemaran lingkungan dan kegiatan keantariksaan; c. bencana sosial seperti kerusuhan sosial, konflik sosial antar kelompok atau antar komunitas

Informasi Publik yang wajib diumumkan secara serta merta adalah suatu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum antara lain: a. informasi tentang bencana alam seperti kekeringan, kebakaran hutan karena faktor alam, hama penyakit tanaman, epidemik,

masyarakat dan teror; d. informasi tentang jenis, persebaran dan daerah yang menjadi sumber penyakit yang berpotensi menular; e. informasi tentang racun pada bahan makanan yang dikonsumsi oleh masyarakat; atau f. informasi tentang rencana gangguan terhadap utilitas publik.

Mengapa perlu ada informasi publik yang harus serta-merta diumumkan? •

Informasi yang harus serta-merta diumumkan adalah informasi yang berkaitan dengan keadaan bahaya yang dapat mengancam hidup. Informasi ini harus diumumkan tanpa penundaan agar masyarakat dapat mengantisipasi keadaan darurat sehingga dapat meminimalisir akibat/dampak buruk yang ditimbulkan.

Apa yang harus dipersiapkan badan publik agar dapat memberikan informasi serta-merta? 1. Sistem tanggap darurat informasi 2. Standar pengumuman informasi, yang setidaknya mencakup: a. potensi bahaya dan/atau besaran dampak yang dapat ditimbulkan; b. pihak-pihak yang berpotensi terkena dampak baik masyarakat umum maupun pegawai Badan Publik yang menerima izin atau perjanjian kerja dari Badan Publik tersebut; c. prosedur dan tempat evakuasi apabila keadaan darurat terjadi; d. tata cara pengumuman informasi apabila keadaan darurat terjadi; e. cara menghindari bahaya dan/atau dampak yang ditimbulkan; f. cara mendapatkan bantuan dari pihak yang berwenang;

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


123


g. upaya-upaya yang dilakukan oleh Badan Publik dan/atau pihak-pihak yang berwenang dalam menanggulangi bahaya dan/atau dampak yang ditimbulkan.

mendasari terbitnya peraturan, keputusan

III.4. INFORMASI PUBLIK YANG WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT

atau kebijakan tersebut; 2. masukan-masukan dari berbagai pihak atas peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut; 3. risalah rapat dari proses pembentukan peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut;

Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat yang sekurang-kurangnya terdiri atas:

4. rancangan peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut; 5. tahap perumusan peraturan, keputusan atau

a. Daftar Informasi Publik yang sekurangkurangnya memuat: 1. nomor;

kebijakan tersebut; dan 6. peraturan, keputusan dan/atau kebijakan yang telah diterbitkan.

2. ringkasan isi informasi; 3. pejabat atau unit/satuan kerja yang menguasai informasi; 4. penanggungjawab pembuatan atau

c. seluruh informasi lengkap yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 PERKI No. 1/2010;

penerbitan informasi; 5. waktu dan tempat pembuatan informasi;

d. informasi tentang organisasi, administrasi,

6. bentuk informasi yang tersedia; dan

kepegawaian, dan keuangan, antara lain:

7. jangka waktu penyimpanan atau retensi

1. pedoman pengelolaan organisasi,

arsip.

administrasi, personil dan keuangan; 2. profil lengkap pimpinan dan pegawai yang

b. informasi tentang peraturan, keputusan dan/atau

sejarah pendidikan, penghargaan dan

kurangnya terdiri atas:

sanksi berat yang pernah diterima;

1. dokumen pendukung seperti naskah akademis, kajian atau pertimbangan yang

124

meliputi nama, sejarah karir atau posisi,

atau kebijakan Badan Publik yang sekurang-

3. anggaran Badan Publik secara umum maupun anggaran secara khusus

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

unit pelaksana teknis serta laporan

menangani layanan Informasi Publik beserta

keuangannya; dan

kualifikasinya, anggaran layanan Informasi

4. data statistik yang dibuat dan dikelola oleh

Publik serta laporan penggunaannya;

Badan Publik. l. jumlah, jenis, dan gambaran umum pelanggaran e. surat-surat perjanjian dengan pihak ketiga berikut dokumen pendukungnya; f. surat menyurat pimpinan atau pejabat Badan

yang ditemukan dalam pengawasan internal serta laporan penindakannya; m. jumlah, jenis, dan gambaran umum pelanggaran

Publik dalam rangka pelaksanaan tugas pokok

yang dilaporkan oleh masyarakat serta laporan

dan fungsinya;

penindakannya;

g. syarat-syarat perizinan, izin yang diterbitkan

n. daftar serta hasil-hasil penelitian yang dilakukan;

dan/atau dikeluarkan berikut dokumen pendukungnya, dan laporan penaatan izin yang diberikan;

o. Informasi Publik lain yang telah dinyatakan terbuka bagi masyarakat berdasarkan mekanisme keberatan dan/atau penyelesaian

h. data perbendaharaan atau inventaris;

sengketa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 UU KIP;

i. rencana strategis dan rencana kerja Badan Publik;

p. informasi tentang standar pengumuman informasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal

j. agenda kerja pimpinan satuan kerja;

13 PERKI No. 1 bagi penerima izin dan/atau penerima perjanjian kerja;

k. informasi mengenai kegiatan pelayanan Informasi Publik yang dilaksanakan, sarana dan

q. informasi dan kebijakan yang disampaikan

prasarana layanan Informasi Publik yang dimiliki

pejabat publik dalam pertemuan yang terbuka

beserta kondisinya, sumber daya manusia yang

untuk umum.

Apakah yang dimaksud dengan informasi harus “tersedia setiap saat”? 1. Informasi harus dapat diberikan oleh Badan Publik ketika ada permohonan informasi, dalam jangka waktu yang telah ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan (10 hari kerja dan dapat diperpanjang 7 hari kerja)

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


125


2. Informasi diberikan atas dasar permohonan. 3. Badan publik dapat proaktif mengumumkan apabila mampu. Apakah Daftar Informasi Publik? 1. Daftar Informasi Publik adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh Informasi Publik yang berada di bawah penguasaan Badan Publik tidak termasuk informasi yang dikecualikan. 2. Badan Publik juga dapat membuat daftar informasi publik yang dikecualikan. Mengapa Daftar Informasi Publik penting? 1. Memudahkan petugas informasi ketika mencari dan melayani permohonan Informasi Publik. 2. Memudahkan masyarakat saat mencari dan meminta informasi.

3. mengungkapkan data intelijen kriminal dan

III.5. INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN/ RAHASIA

rencana-rencana yang berhubungan dengan pencegahan dan penanganan segala bentuk kejahatan transnasional; 4. membahayakan keselamatan dan kehidupan penegak hukum dan/atau keluarganya; dan/ atau

Informasi yang dikecualikan terdiri dari: a. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat menghambat proses penegakan hukum, yaitu informasi yang dapat: 1. menghambat proses penyelidikan dan penyidikan suatu tindak pidana; 2. mengungkapkan identitas informan, pelapor, saksi, dan/atau korban yang mengetahui adanya tindak pidana;

126

5. membahayakan keamanan peralatan, sarana, dan/atau prasarana penegak hukum. b. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publikdapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat; c. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

dapat membahayakan pertahanan dan

d. Informasi Publik yang apabila dibuka dan

keamanan negara, yaitu:

diberikan kepada Pemohon Informasi Publik

1. informasi tentang strategi, intelijen, operasi,

dapat mengungkapkan kekayaan alam

taktik dan teknik yang berkaitan dengan

Indonesia;

penyelenggaraan sistem pertahanan dan keamanan negara, meliputi tahap

e. Informasi Publik yang apabila dibuka dan

perencanaan, pelaksanaan dan pengakhiran

diberikan kepada Pemohon Informasi

atau evaluasi dalam kaitan dengan ancaman

Publik,dapat merugikan ketahanan ekonomi

dari dalam dan luar negeri;

nasional:

2. dokumen yang memuat tentang strategi,

1. rencana awal pembelian dan penjualan

intelijen, operasi, teknik dan taktik yang

mata uang nasional atau asing, saham dan

berkaitan dengan penyelenggaraan sistem

aset vital milik negara;

pertahanan dan keamanan negara yang

2. rencana awal perubahan nilai tukar,

meliputi tahap perencanaan, pelaksanaan

suku bunga, dan model operasi institusi

dan pengakhiran atau evaluasi;

keuangan;

3. jumlah, komposisi, disposisi, atau

3. rencana awal perubahan suku bunga bank,

dislokasi kekuatan dan kemampuan dalam

pinjaman pemerintah, perubahan pajak,tarif,

penyelenggaraan sistem pertahanan

atau pendapatan negara/daerah lainnya;

dan keamanan negara serta rencana pengembangannya; 4. gambar dan data tentang situasi dan keadaan pangkalan dan/atau instalasi militer; 5. data perkiraan kemampuan militer dan pertahanan negara lain terbatas pada segala tindakan dan/atau indikasi negara

4. rencana awal penjualan atau pembelian tanah atau properti; 5. rencana awal investasi asing; 6. proses dan hasil pengawasan perbankan, asuransi, atau lembaga keuangan lainnya; dan/atau 7. hal-hal yang berkaitan dengan proses pencetakan uang.

tersebut yang dapat membahayakan kedaulatan Negara Kesatuan Republik

f. Informasi Publik yang apabila dibuka dan

Indonesia dan/atau data terkait kerjasama

diberikan kepada Pemohon Informasi Publik,

militer dengan negara lain yang disepakati

dapat merugikan kepentingan hubungan luar

dalam perjanjian tersebut sebagai rahasia

negeri :

atau sangat rahasia;

1. posisi, daya tawar dan strategi yang

6. sistem persandian negara; dan/atau

akan dan telah diambil oleh negara

7. sistem intelijen negara.

dalam hubungannya dengan negosiasi internasional;

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


127


2. korespondensi diplomatik antarnegara; 3. sistem komunikasi dan persandian yang dipergunakan dalam menjalankan hubungan internasional; dan/atau 4. perlindungan dan pengamanan infrastruktur strategis Indonesia di luar negeri.

3. kondisi keuangan, aset, pendapatan, dan rekening bank seseorang; 4. hasil evaluasi sehubungan dengan kapabilitas, intelektualitas, dan rekomendasi kemampuan seseorang; dan/atau 5. catatan yang menyangkut pribadi seseorang yang berkaitan dengan kegiatan satuan

g. Informasi Publik yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat

pendidikan formal dan satuan pendidikan nonformal.

pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang;

i. memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra Badan Publik, yang menurut

h. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik

sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan Komisi Informasi atau pengadilan;

dapat mengungkap rahasia pribadi, yaitu: 1. riwayat dan kondisi anggota keluarga; 2. riwayat, kondisi dan perawatan, pengobatan

j. informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang-Undang.

kesehatan fisik, dan psikis seseorang;

TIPS MENETAPKAN INFORMASI YANG DIKECUALIKAN 1. Carilah argumentasi/alasan bahaya atau kerugian apa yang timbul jika informasi yang terkait dibuka kepada publik, sesuaikan dengan Pasal 17-18 UU KIP. 2. Jika yang digunakan adalah UU Sektoral: – Carilah ayat dan pasal yang secara tegas merahasiakan informasi atau dokumen tersebut; – pastikan bahwa dengan menutup informasi yang terkait maka tujuan dari UU tersebut dapat tercapai atau sebaliknya. 3. Pikirkan apakah ada kepentingan lain yang lebih besar yang dapat diselamatkan dengan membuka/menutup informasi. 4. Buatlah analisa/penjelasan tertulis tentang argumen anda sebagaimana poin sebelumnya. 5. Berapa lama informasi tersebut akan dirahasiakan (masa retensi)  Lihat Pasal 3 – 11 PP 61/2010.

128

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

TEKNIK PENGECUALIAN INFORMASI Bagaimana cara mengecualikan informasi? 1. Pengecualian Informasi Publik dilakukan dengan melakukan dua uji/pertimbangan, yaitu: a. Uji tentang konsekuensi (bahaya) yang timbul apabila suatu informasi diberikan; b. Uji kepentingan publik; setelah mempertimbangkan dengan seksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya. 2. Dalam melakukan pengujian tentang konsekuensi (bahaya) perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Uji konsekuensi bahaya harus berdasarkan Pasal 17 UU KIP. b. Apabila mengacu pada peraturan lain, maka harus menyebutkan ketentuan yang diacu secara jelas dan tegas. c. Alasan pengecualian Informasi Publik harus dinyatakan secara tertulis dan disertakan dalam surat keputusan PPID atas penolakan permohonan Informasi Publik. 3. Uji kepentingan publik dilakukan setelah PPID melakukan uji konsekuensi (bahaya) namun PPID tidak yakin apakah harus membuka atau menutup informasi tersebut. Apakah yang dikecualikan dokumennya atau materi Informasi Publiknya? Yang dikecualikan adalah materi informasinya, bukan dokumennya. Namun, jika suatu dokumen berisi informasi yang seluruhnya dikecualikan, maka dokumen tersebut dapat dikecualikan untuk diakses oleh publik. Bagaimana jika suatu dokumen berisi sebagian informasi yang dikecualikan? 1. Jika suatu dokumen mengandung sebagian materi informasi yang dikecualikan, maka materi informasi yang dikecualikan tersebut dapat dihitamkan atau dikaburkan (misal nama orang diganti dengan huruf A, B, C sehingga melindungi rahasia pribadi, dll). 2. Informasi lain yang ada di dokumen yang tidak termasuk pengecualian dapat tetap diberikan. 3. PPID harus mencantumkan alasan penghitaman atau pengaburan secara jelas dan tegas. Contoh penghitaman nama: Berdasarkan hasil pemeriksaan laboraturium, xxxx dinyatakan telah mengidap penyakit HIV/ AIDS. Contoh pengaburan nama: Berdasarkan hasil pemeriksaan laboraturium, PASIEN (tanpa nama) dinyatakan telah mengidap penyakit HIV/AIDS.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


129


130

Pengecualian informasi tidak permanen. Suatu

akibat dibukanya suatu informasi sudah tidak ada,

informasi yang termasuk dalam kategori informasi

informasi tersebut harus dapat dibuka. Oleh karena

yang dikecualikan (rahasia) pada satu waktu

itulah, UU KIP mengatur secara tegas bahwa

tertentu, di waktu lain harus dapat dibuka. Hal ini

informasi yang dikecualikan tidak bersifat permanen.

merupakan konsekuensi asas yang dianut oleh

Mandat UU KIP ini ditindaklanjuti oleh PP No. 61

UU KIP, bahwa pengecualian informasi harus

Tahun 2010 yang mengatur tentang masa retensi

didasarkan pada uji konsekuensi (bahaya) dan uji

atas informasi yang dikecualikan, sebagaimana

kepentingan publik. Artinya, apabila unsur bahaya

terlibat pada tabel berikut:


Masa retensi

Informasi yang apabila dibuka dapat menghambat proses penegakan hukum.

Maksimal 30 tahun atau telah dibuka dalam sidang pengadilan yang terbuka untuk umum untuk

Informasi yang apabila dibuka mengganggu perlindungan HAKI dan persaingan usaha tidak sehat.

Sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.

Informasi yang apabila dibuka membahayakan pertahanan dan keamanan negara.

Selama jangka waktu yang dibutuhkan.

Informasi yang apabila dibuka dapat mengungkapkan kekayaan alam milik negara.


Informasi yang apabila dibuka dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional.


Informasi yang apabila dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri.


Informasi yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan wasiat seseorang.

Sesuai ketentuan peraturan perundangundanganatau dapat dibuka apabila pihak yang rahasianya diungkap memberikan persetujuan tertulis atau pengungkapan berkaitan dengan posisi seseorang dalam jabatan publik.

Informasi yang apabila dibuka dapat mengungkap rahasia pribadi seseorang.

Selama jangka waktu yang dibutuhkanatau dapat dibuka apabila pihak yang rahasianya diungkap memberikan persetujuan tertulis atau pengungkapan berkaitan dengan posisi seseorang dalam jabatan publik.

Memorandum atau surat antar atau intra Badan Publik yang berkaitan dengan informasi yang dikecualikan.

Sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

BAHAN PRESENTASI

SESI III KATEGORISASI INFORMASI Henri Subagiyo

Sub Pokok Bahasan • INFORMASI YANG WAJIB DIUMUMKAN DAN DISEDIAKAN SECARA BERKALA • INFORMASI YANG WAJIB DIUMUMKAN SECARA SERTA MERTA • INFORMASI YANG WAJIB DISEDIAKAN SETIAP SAAT • INFORMASI YANG DIKECUALIKAN DAN TEKNIS PENGECUALIAN INFORMASI

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


131

KATEGORISASI INFORMASI PUBLIK Berkala

Serta merta

Tersedia setiap saat

Rahasia

Berdasar Permohonan

• Diumumkan dan disediakan sekurangkurangnya 1 tahun sekali; • Dapat diminta untuk diperoleh/ diminta untuk diumumkan sesuai dengan PerUU-an; • Disampaikan melalui media website dan papan pengumuman; • Rincian ada pada Pasal 11 PERKI 1/2010

• Diumumkan tanpa penundaan (menyangkut hajat hidup dan keselamatan); • Sanksi pidana Pasal 52 UU KIP atau kemungkinan gugatan perdata secara langsung; • Disampaikan melalui media yang memungkinkan; • Rincian ada pada Pasal 12 PERKI 1/2010

• Diberikan berdasarkan permintaan; • Informasi bersifat lengkap; • Disampaikan melalui media yang memungkinkan; • Dapat disengketakan apabila tidak diberikan; • Rincian ada pada Pasal 13 PERKI 1/2010

• Bersifat ketat, terbatas, dan tidak permanen; • Berdasar uji konsekuensi dan kepentingan publik • Penghitaman/ pengaburan • Dapat disengketakan • Rincian pada Pasal 14-18 PERKI 1/2010 dan Pasal 17 – 20 UU KIP

• Informasi yang belum dikategorikan dalam kategori berkala, serta merta, tersedia setiap saat, dan rahasia; • Dapat diminta • Dapat disengketakan • Yang tidak dinyatakan secara tegas dalam kategori sebelumnya

Informasi yang Wajib Disediakan dan Diumumkan Secara Berkala

(Ps. 9 UU KIP)

132

•

Disediakan/diumumkan secara rutin, teratur, dan dlm jangka waktu tertentu (setidak-tidaknya setiap 6 bulan sekali)

•

Penyebarluasan informasi disampaikan dengan cara yg mudah dijangkau & bahasa yang mudah dipahami. Memperhatikan kelompok difable.

•

Mencakup: - informasi berkaitan dengan Badan Publik; - informasi kegiatan dan kinerja Badan Publik; - informasi ttg laporan keuangan; - informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

•

Diatur lebih lanjut dalam Ps. 11 PERKI 1/2010

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Informasi yang Harus Diumumkan Secara Serta Merta

(Ps. 10 UU KIP)

1. Wajib diumumkan tanpa penundaan 2. Menyangkut ancaman terhadap hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum 3. Informasi aktif 4. Misal: Informasi tentang keadaan darurat, bencana, keselamatan kerja, dst. 5. Diatur lebih lanjut dalam Ps. 12 PERKI 1/2010

Informasi yang Wajib Tersedia Setiap Saat

(Ps. 11-16 UU KIP)

• • •

Informasi pasif (dengan permintaan) Rutin disediakan badan publik Mecakup : - Daftar informasi dalam penguasaan badan publik; - Keputusan badan publik dan pertimbangannya; - Kebijakan badan publik dan dokumen pendukungnya; - Rencana proyek dan anggaran tahunannya; - Perjanjian badan publik dengan pihak lain - Informasi dalam pertemuan yg bersifat terbuka; - Prosedur kerja yang berkaitan dg layanan publik; - Laporan layanan akses informasi - Informasi lain yang dinyatakan terbuka berdasar Putusan Sengketa Informasi

•

Diatur lebih lanjut dalam Ps. 13 PERKI 1/2010

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


133

Informasi yg dikecualikan

(Ps. 17-20 UU KIP) • Bersifat ketat, terbatas dan tidak mutlak: (Ps. 2 Ayat 2 UU KIP) • metode valid, obyektif berdasar kepentingan publik • Ada batasan yang dikecualikan (obyek informasi & jangka waktu) • Dapat dibuka untuk kepentingan yang lebih besar • Metode uji: (Ps. 2 Ayat 4 UU KIP) • Uji konsekuensi bahaya (Consequential harm test ) • Uji kepentingan publik (Balancing public interest test) • Mencakup informasi yang apabila dibuka dapat merugikan: (Ps. 17 UU KIP) • Penegakan hukum • HAKI & persaingan usaha sehat • Pertahanan & keamanan • Kekayaan alam • Ketahanan ekonomi nasional • Kepentingan hubungan luar negeri • Informasi pribadi, wasiat • Memo atau surat intra dan antar badan publik yg menurut sifat dikecualikan • Tidak boleh diungkap berdasar UU • Diatur lebih lanjut dalam Ps. 14-18 PERKI 1/2010 (uji koneskuensi dan kepentingan publik; tata cara penghitaman/ pengaburan; tata cara pengecualian) • Diatur lebih lanjut dalam Ps. 3-11 PP 61/2010 (pengklasifikasian informasi rahasia, masa retensi)

134

DAFTAR INFORMASI PUBLIK PENGERTIAN

TUJUAN

Catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh informasi publik yang berada dibawah penguasaan Badan Publik, tidak termasuk informasi yang dikecualikan. (Ps. 1 Angka 7)

• Mempermudah mendeteksi informasi yang dikuasai • Mempermudah menemukan keberadaan informasi • Memberikan informasi bagi publik tentang informasi apa saja yang dimiliki oleh badan publik dan keberadaannya

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Informasi yang Harus Diumumkan Secara Serta Merta

(Ps. 10 UU KIP) NO

RINGKASAN ISI INFORMASI

PEJABAT/UNIT/ SATKER YANG MENGUSASI INFORMASI

PENANGGUNG JAWAB PEMBUATAN ATAU PENERBITAN INFORMASI

WAKTU & TEMPAT PEMBUATAN INFORMASI

BENTUK INFORMASI (SOFT & HARD COPY)

MASA RETENSI ARSIP

WAKTU & TEMPAT PEMBUATAN INFORMASI

BENTUK INFORMASI (SOFT & HARD COPY)

MASA RETENSI ARSIP

INFORMASI PUBLIK YANG DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN SECARA BERKALA 1 2 3 4 5 INFORMASI PUBLIK YANG DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN SERTA MERTA 1 2

NO

RINGKASAN ISI INFORMASI

PEJABAT/ UNIT/ SATKER YANG MENGUSASI INFORMASI

PENANGGUNG JAWAB PEMBUATAN ATAU PENERBITAN INFORMASI

INFORMASI PUBLIK YANG TERSEDIA SETIAP SAAT 1 2 3 4 5

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


135

DISKUSI KELOMPOK Peserta dibagi menjadi beberapa kelompok ( 1 Kelompok 5 Orang). Lihat format Daftar Informasi Publik. Buatlah Daftar Informasi Publik masing-masing kategori 5 informasi publik. Tuliskan dalam kertas plano. Presentasikan di depan kelas dan mari diskusikan bersama.

PENGECUALIAN INFORMASI PUBLIK

136

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id


PRINSIP • Ketat, • terbatas • tidak mutlak

METODE

TEKNIK

• Consequential Penghitaman/ harm test pengaburan • Balancing public interest test

Bagaimana menentukan informasi yang dikecualikan? 1. Carilah argumentasi/alasan bahaya atau kerugian apa yang timbul jika informasi yang terkait dibuka kepada publik, sesuaikan dengan Pasal 17-18 UU KIP. 2. Jika yang digunakan adalah UU Sektoral: • Carilah ayat dan pasal yang secara tegas merahasiakan informasi atau dokumen tersebut; • Pastikan bahwa dengan menutup informasi yang terkait maka tujuan dari UU tersebut dapat tercapai atau sebaliknya. 3. Pikirkan apakah ada kepentingan lain yang lebih besar yang dapat diselamatkan dengan membuka/menutup informasi. 4. Buatlah analisa/penjelasan tertulis tentang argumen anda sebaimana poin sebelumnya. 5. Berapa lama informasi tersebut akan dirahasiakan (masa retensi)  Lihat Ps. 3 – 11 PP 61/2010.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


137

TATA CARA PENGHITAMAN/ PENGABURAN INFORMASI Pada dasarnya metode pengaburan informasi dilakukan melalui 2 cara sesuai dengan media penyampaian : •

Apabila Media Penyampaian adalah media cetak - MENGHITAMKAN INFORMASI (DENGAN SPIDOL/PENGHAPUS TINTA) - untuk informasi yang sumbernya berupa dokumen tercetak/hard copy.

•

Apabila Media Penyampaian adalah elektronik (via internet) - MENGGANTI/MEMPERPENDEK INFORMASI – untuk informasi yang sumbernya adalah softcopy (dokumen ditampilkan pada situs/website)

Simulasi • Sebutkan 3 informasi/dokumen yang menurut anda adalah rahasia dan jelaskan alasannya. • Diskusikan dengan melihat peraturan yang ada.

138

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id


BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


139

Standar dan Mekanisme Pelayanan Informasi

4 BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


141

BAB IV Standar dan Mekanisme Pelayanan Informasi

IV.1. LAYANAN INFORMASI SEBAGAI BAGIAN DARI PENGELOLAAN INFORMASI PUBLIK Salah satu aspek penting dalam keterbukaan informasi adalah layanan informasi. Melalui layanan informasi memungkinkan setiap orang terpenuhi hak-nya atas informasi sebagaimana dijamin dalam UU KIP. Oleh karena itu, UU KIP mengatur secara khusus bagaimana mekanisme pelayanan informasi yang diatur lebih lanjut dalam PERKI 1/2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik. Layanan informasi merupakan “hilir’ dari proses

Salah satu aspek penting dalam keterbukaan informasi adalah layanan informasi.

pengelolaan informasi. Baik UU KIP maupun peraturan pelaksananya tidak mengatur secara khusus tentang SOP pengelolaan informasi publik. Hal ini dikarenakan SOP sangat tergantung pada bentuk dan besarnya Badan Publik serta bidang kegiatan dan mekanisme kerja yang (sudah) ada di Badan Publik yang bersangkutan. Oleh sebab itu, kewenangan untuk mengaturnya diserahkan kepada masing-masing Badan Publik. SOP layanan informasi publik berkaitan dengan cara/prosedur Badan Publik dalam melayani permohonan informasi secara efektif dan efisien (out-flow). Oleh karena itu, titik berat dalam mengembangkan SOP layanan informasi publik adalah pola hubungan yang efektif dan efisien antara penyedia informasi dengan pemohon

142

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

informasi. Sedangkan SOP pengelolaan informasi

pengelolaan informasi publik adalah efektifitas arus

publik berkaitan dengan cara/prosedur Badan Publik

informasi di dalam Badan Publik (pola hubungan

dalam mengelola informasi di dalam Badan publik itu

yang efektif antara unit penyedia informasi di dalam

sendiri, untuk mendukung pelayanan informasi. Oleh

Badan Publik) serta kualitas informasi dihasilkan

karena itu, titik berat dalam mengembangkan SOP

atau disediakan.

Alur pengelolaan informasi

PPID Utama

Petugas Meja Informasi

Pemohon

Pusat Data

Dinas Kesehatan

UPT. Perizinan

Dinas Pendidikan

Pusat Data Dinas

Pusat Data UPT

Pusat Data Dinas




Pemohon

Keterangan: • • • •

Masing-masing unit kerja melakukan pengelolaan informasi yang terpusat pada Pusat Data Unit Kerja (Dinas/UPT) Pusat Data Unit Kerja menyampaikan secara proaktif kepada Pusat Data yang berada di bawah pengelolaan PPID Utama. Petugas Pusat Data di bawah PPID utama juga dapat secara proaktif mengumpulkan informasi dari Pusat Data di masing-masing unit kerja. Pengelola Pusat Data dapat merangkap sebagai petugas informasi.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


143

BAB IV - Standar dan Mekanisme Pelayanan Informasi

Bagan di atas menunjukkan tahapan pengelolaan

yang dipilih oleh Badan Publik (dalam hal ini

informasi yang meliputi kegiatan: (1) Pengumpulan

Pemda) yang bersangkutan (Lihat Bagian

informasi; (2) Pengkategorian informasi; (3)

Struktur Pejabat Pengelola Informasi dan

Pendokumentasian informasi; (4) Pelayanan

Dokumentasi pada Bab II). Apabila PPID Utama

informasi. Berikut ini penjelasan dari masing-masing

tidak mendelegasikan pada unit kerja, maka

tahapan tersebut.

kewenangan pengkategorian berada pada PPID Utama (Pola 1). Namun, apabila PPID Utama

1. Pengumpulan informasi. Pengumpulan informasi

mendelegasikan kewenangan tersebut kepada

dilakukan oleh masing-masing unit kerja.

masing-masing unit kerja (PPID Pembantu/

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam

Pelaksana), maka kewenangan pengkategorian

pengumpulan informasi, antara lain:

ada pada PPID Pembantu yang berada di

a. Informasi yang dikumpulkan adalah

masing-masing unit kerja (Pola 2).

informasi yang telah, sedang dan akan dikerjakan oleh masing-masing unit kerja,

3. Pendokumentasian informasi.

yang relevan dengan tugas pokok dan

Pendokumentasian informasi meliputi kegiatan:

fungsinya

a. Penyusunan daftar informasi publik. Daftar

b. Informasi yang dikumpulkan dapat

informasi publik berisi antara lain:

bersumber dari pejabat di unit yang

i. Nomor

bersangkutan, arsip, maupun sumber lain

ii. Perihal/ringkasan isi informasi

yang terpercaya (reliable)

iii. Pejabat/Unit kerja yang menguasai iv. Penanggung jawab pembuatan

2. Pengkategorian informasi. Pengkategorian

informasi

informasi adalah memilah dan mengelompokan

v. Waktu dan tempat pembuatan informasi

informasi yang dapat dibuka dan informasi tidak

vi. Format informasi yang tersedia

dapat dibuka karena sifatnya yang rahasia

vii. Kategori informasi (diumumkan berkala,

(informasi yang dikecualikan). Informasi yang dapat dibuka dikategorikan ke dalam kelompok

tersedia setiap saat, serta-merta) viii. Masa retensi, klasifikasi kerahasiaan

informasi yang wajib diumumkan secara berkala,

(jika ada), dan pejabat yang memiliki

informasi yang wajib tersedia sedtiap saat,

kewenangan akses terhadap informasi

dan informasi yang wajib diumumkan secara

yang dikecualikan

serta-merta. Sedangkan untuk informasi yang

b. Verifikasi informasi. Informasi yang telah

dikecualikan, pengaktegorian dilakukan setelah

dikumpulkan dan diringkas, diverifikasi

melalui uji konsekuensi bahaya.

keberadaannya dan diklasifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya

Kewenangan untuk mengkategorikan informasi tergantung pada pola pembagian kewenangan

144

c. Otentifikasi informasi.Untuk menjamin keaslian informasi (dokumen), otentifikasi

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

dilakukan dengan membuat surat

terhubung dengan LAN. Apabila

pernyataan kebenaran informasi yang

memungkinkan, setiap unit pengelola

ditandatangani oleh pejabat kepala unit

informasi direkomendasikan untuk memiliki

kerja.

perangkat komputer. Apabila tidak, maka

d. Pemberian kode informasi. Tiap unit kerja

komputer dapat ditempatkan di unit

membuat sistem pengkodean informasi

pengelola informasi terpusat di institusi yang

(code of information system) untuk

bersangkutan

memudahkan pencarian informasi yang

•

Lemari/ruang penyimpanan dokumen

dibutuhkan. PPID utama dapat membuat

yang tidak berbentuk soft copy. Dokumen-

sistem pengkodean yang seragam bagi

dokumen tersebut hendaknya diberi kode

tiap-tiap unit kerja untuk memudahkan

penomoran dan disusun sedemikian rupa

pengelolaan data di Pusat Data Kabupaten/

agar mudah ditemukan oleh petugas

Kota.

informasi

e. Penataan dan penyimpanan informasi. Penataan dan penyimpanan hendaknya

3. Sumber Daya Manusia (SDM)

SDM yang memiliki kemampuan pengelolaan

dilakukan secara sistematis terhadap

informasi merupakan komponen kunci dalam

dokumen soft copy maupun hard copy.

pelayanan informasi. Untuk itu, ada beberapa

Apabila memungkinkan, setiap unit kerja

kompetensi dasar yang sebaiknya dimiliki oleh

memiliki satu komputer yang difungsikan

SDM pengelola informasi (PPID), antara lain:

sebagai pusat penyimpanan informasi.

•

f. Pemutakhiran (up-date) informasi. Petugas

baik tentang nilai-nilai dasar UU KIP dan

PPID (Utama dan Pembantu) melalui petugas yang ditetapkan diharapkan selalu

Pengetahuan dan pemahaman yang peraturan perundang-undangan yang terkait

•

Kompetensi manajerial, utamanya untuk

melakukan pemutakhiran informasi secara

mengkoordinasikan pengelolaan dan

regular.

pelayanan informasi •

Kompetensi fungsional, utamanya untuk

Agar tahapan kegiatan pengelolaan informasi di atas

pengelolaan dan informasi secara teknis

dapat dilaksanakan dengan baik, maka dibutuhkan

seperti mengklasifikasikan informasi,

beberapa komponen pendukung, antara lain:

mengelola database, pemahaman IT, dll.

1. Sistem pengelolaan informasi dan dokumen terintegrasi antar unit. 2. Sarana pra-sarana, antara lain:

Layanan informasi terkait erat juga dengan kategorisasi informasi. Dari sudut pandang layanan

•

Daftar informasi publik yang dikelola

informasi, pada dasarnya kategori informasi dapat

•

Panduan pengklasifikasian informasi

dibagi menjadi 2 (dua) yaitu: 1) Informasi Proaktif;

•

Seperangkat komputer yang dilengkapi

dan 2) Informasi Pasif. Informasi proaktif adalah

dengan sistem-sistem jaringan yang

informasi yang secara proaktif – tanpa harus diminta

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


145


– yaitu: a) informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; dan 2) Informasi yang wajib diumumkan secara sera merta. Informasi pasif adalah informasi yang untuk mendapatkannya mensyaratkan adanya permohonan informasi, yaitu: 1) Informasi yang wajib disediakan setiap saat; dan

IV.2. LAYANAN INFORMASI MELALUI PENGUMUMAN INFORMASI

2) Informasi lainnya berdasarkan permohonan. Untuk informasi lainnya berdasarkan permohonan adalah informasi yang tidak tercantum dalam

Layanan informasi melalui pengumuman tidak

kategori informasi namun tetap dapat diminta karena

banyak diatur secara teknis dalam UU KIP. UU KIP

berdasarkan UU KIP layaan informasi tidak dibatasi

mengatur bahwa penyebarluasan informasi harus

hanya pada kategori yang secara tegas diatur dalam

dilakukan dengan cara yang mudah dijangkau dan

kategori yang ada.

bahasa yang mudah dipahami oleh masyarakat (Ps. 9 Ayat (4) dan Ps. 10 Ayat (2)). Bagaimana cara-

Berdasarkan kategorisasi di atas, maka layanan

cara yang mudah dijangkau masyarakat tersebut

informasi bagi informasi yang dalam kategori

diserahkan kepada PPID (Ps. 9 Ayat (5)). Ketentuan

proaktif harus diberikan melalui pengumuman

lebih lanjut tentang ha ini diatur oleh Komisi

yang memungkinkan masyarakat dapat dengan

Informasi.

mudah mengakses dan mendapatkan informasi tanpa harus meminta terlebih dahulu. Sedangkan

Berdasarkan PERKI 1/2010 tentang Standar

untuk informasi yang dalam kategori pasif diberikan

Layanan Informasi Publik, badan publik Negara

setelah ada permohonan melalui saluran media

wajib mengumumkan informasi yang wajib

tertentu (internet, kotak surat, pos dsbnya) atau

disediakan dan diumumkan secara berkala setidak-

meja informasi yang digunakan sebagai saluran

tidaknya melalui media website atau situs resmi dan

permohonan informasi oleh badan publik.

papan pengumuman. Namun demikian penggunaan media tidak terbatas hanya kepada jenis media tersebut, PPID harus juga memastikan agar informasi tersebut dapat dijangkau secara mudah oleh masyarakat. PPID harus mempertimbangkan kemudahan akses publik kepada jenis media yang ada, artinya PPID harus juga mempertimbangkan jenis media-media lainnya yang mungkin dapat digunakan sesuai dengan karakteristik masyarakat dalam penggunaan media, misalnya radio lokal, radio komunitas, TV lokal, dan sebagainya. Dalam

146

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

PERKI 1/2010 juga mengatur bahwa badan publik dimungkinkan untuk menggunakan bahasa lokal setempat dalam penyebarluasan informasi untuk memudahkan masyarakat dalam memahami informasi yang disebarluaskan.

IV.3. LAYANAN INFORMASI MELALUI PERMOHONAN INFORMASI

PERKI 1/2010 tidak mengatur secara teknis untuk penyebarluasan informasi yang wajib diumumkan serta merta. PERKI hanya mengatur bahwa

Layanan informasi berdasarkan permohonan

informasi yang wajib diumukan secara serta

informasi dilakukan oleh petugas meja informasi.

merta tidak boleh ditunda dan harus diumumkan

Beberapa perangkat yang minimal harus disediakan

dengan menggunakan media yang tepat dan

dalam pelayanan informasi ini antara lain:

mudah dipahami. Hal ini dapat dimengerti karena informasi yang wajib diumumkan secara serta merta

1. Meja informasi. Meja informasi sebaiknya

umumnya menyangkut dengan early warning atau

ditempatkan di dalam ruangan yang mudah

kondisi darurat sehingga sangat tergantung dengan

diakses oleh publik, terbuka dan memberi kesan

perkembangan teknologi informasi maupun kondisi

nyaman bagi orang untuk datang meminta

masyarakat setempat, misalnya untuk daerah

informasi.

tertentu penggunaan kentongan atau sirine ataupun

2. Daftar informasi. Daftar informasi harus mudah

pengeras suara di masjid misalnya dianggap lebih

dipahami oleh publik, termasuk istilah-istilah di

efektif dalam menyebarluaskan informasi darurat.

dalamnya.

Dengan demikian PPID memiliki keleluasaan untuk memilih media yang efektif dalam penyebarluasan informasi yang wajib diumumkan secara serta merta.

3. Formulir-formulir layanan: a. Formulir permohonan & tanda terima. Lihat Lampiran III PERKI 1/2010 b. Register permohonan. Lihat Lampiran IV PERKI 1/2010 c. Surat pemberitahuan. Lihat Lampiran V PERKI 1/2010 d. Surat penolakan (informasi rahasia). Lihat Lampiran VI PERKI 1/2010 e. Surat perpanjangan layanan (jika diperpanjang). Format dapat dibuat sendiri yang menjelaskan tentang berapa lama perpanjangan pelayanan dan alasannya. 4. Maklumat Pelayanan Informasi. Maklumat pelayanan berisi tentang seluruh informasi

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


147


A. ALUR PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

mengenai pelayanan yang memuat dasar hukum, standar pelayanan, tata cara mengajukan keberatan, dan nama pejabat atau petugas yang bertanggungjawab serta nomor

Agar layanan informasi dapat dilaksanakan dengan

kontak yang dapat dihubungi oleh pemohon.

baik, badan publik perlu memahami alur pelayanan

5. Petugas informasi. Hendaknya pada saat sudah

informasi sesuai dengan standar layanan yang

diumumkan waktu layanan informasi, maka

berlaku berdasarkan peraturan.Berikut inistandard

selalu tersedia petugas yang berada di meja

an mekanisme pelayanan informasi tersebut:

informasi yang siap melayani publik yang datang meminta informasi. Ketiadaan petugas pada waktu layanan yang sudah ditetapkan akan membuat publik kecewa dan memiliki dampak kurang baik pada citra pelayanan.

Maks. 10 hari kerja + Perpanjangan 7 hari kerja

Permohonan

Memberi: • Tanda bukti penerimaan permintaan • Nomor pendaftaran

Pemberitahuan tertulis & Pemberitahuan informasi

PPID

Mencatat: • Nama • Alamat • Subyek • Format • Cara penyampaian yang diminta

• Info ada dibawah penguasaan. • Memberitahu keberadaan info yang diminta jika di BP lain dan tidak dibawah penguasaannya. • Menerima/menolak permintaan. • Jika diterima (sebagian/seluruhnya) dicantumkan info yang diminta. • Penghitaman dokumen yang mengandung info dikecualikan. • Alat penyampaian dan format info. • Biaya dan cara pembayaran. • Pemberitahuan perpanjangan waktu dan alasannya jika tidak dapat dilakukan dalam 20 hari.

Saat menerima permintaan (langsung/elektronik) Saat pengiriman informasi (surat)

Keterangan : Setelah Petugas PPID menerima permohonan informasi dari pemohon, maka: 1. Petugas PPID wajib mencatat dalam register permohonan informasi, sekurang-kurangnya: a. Nama dan alamat Pemohon b. Subyek atau materi informasi yang diminta Pemohon c. Format dan cara penyampaian informasi yang diminta Pemohon 2. Petugas PPID wajib mencatat permohonan dalam formulir permohonan dan register jika Pemohon tidak mengajukan permohonan secara tertulis.

148

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

3. Petugas PPID wajib memberikan tanda bukti termasuk nomor pendaftaran (tanda bukti dapat berupa copy dari formulir permohonan informasi) a. Jika permohonan langsung atau melalui surat elektronik, maka tanda bukti diberikan pada saat menerima permohonan informasi b. Jika permohonan disampaikan melalui surat, maka tanda bukti dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman informasi 4. Paling lambat 10 hari kerja, Petugas PPID menyampaikan pemberitahuan tertulis kepada Pemohon, berisi: a. Informasi yang diminta berada di bawah penguasaannya atau tidak b. Badan Publik yang menguasai informasi tersebut jika informasi tidak di bawah penguasaannya sedangkan PPID tahu di mana informasi tersebut berada c. Alasan peneriman atau penolakan berdasarkan pasal 17 UU KIP d. Format dan alat penyampai informasi yang akan diberikan e. Biaya serta cara pembayaran untuk memperoleh informasi f. Penjelasan atas penghitaman atau pengaburan informasi apabila ada g. Penjelasan apabila informasi tidak dapat diberikan karena belum dikuasai atau belum didokumentasikan 5. Jika dalam 10 PPID belum dapat memenuhi permohonan informasi, PPID dapat memperpanjang hingga 7 hari kerja, dengan catatan PPID harus menyampaikan perpanjangan waktu kepada pemohon. 6. PPID wajib memberitahukan alasan perpanjangan secara tertulis kepada Pemohon. PPID dapat saja memberitahukan perpanjangan waktu secara lisan terlebih dahulu yang kemudian surat perpanjangan waktu tersebut disampaikan bersamaan dengan pemberian informasi atau surat penolakan jika akhirnya permohonan tersebut ditolak dengan alasan termasuk informasi yang dikecualikan.

BIAYA DAN TATA CARA PEMBAYARAN 1. Biaya yang dapat dikenakan untuk mendapatkan informasi hanyalah: a. Biaya penyalinan informasi b. Biaya pengiriman informasi c. Biaya pengurusan izin untuk memberikan informasi publik yang mengandung informasi tentang pihak ketiga. 2. Badan publik harus menetapkan standar biaya perolehan informasi berdasarkan pertimbangan standar biaya yang berlaku umum di wilayah setempat. 3. Badan publik harus mengumumkan besaran biaya dan tata cara pembayaran perolehan informasi. •

Pembayaran dapat dilakukan dengan: a. Pembayaran langsung b. Pembayaran melalui rekening resmi Badan Publik

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


149


B. TATA CARA PENGAJUAN PERMOHONAN INFORMASI

a) mengisi formulir permohonan; dan b) membayar biaya salinan dan/atau pengiriman informasi apabila dibutuhkan.

Pemerintah Daerah harus memastikan layanan

4. Jika permohonan diajukan secara tidak tertulis,

informasi yang diberikan oleh PPID berjalan dengan

PPID memastikan permohonan Informasi Publik

baik. Oleh karenanya PPID perlu memahami

tercatat dalam formulir permohonan.

bagaimana tata cara permohonan informasi diajukan. Hal ini juga diperlukan agar PPID dapat

5. Formulir dimaksud paling tidak berisi: a) nomor pendaftaran yang diisi berdasarkan

membantu masyarakat yang belum memahami

nomor setelah permohonan Informasi Publik

tentang tata cara pengajuan permohonan informasi.

di registrasi;

Berikut ini tata cara pengajuan permohonan

b) nama;

informasi tersebut:

c) alamat; d) pekerjaan;

1. Permohonan dapat disampaikan langsung

e) nomor telepon/e-mail;

(datang ke Badan Publik) atau tidak langsung

f) rincian informasi yang dibutuhkan;

(melalui email, telepon, media lain)

g) tujuan penggunaan informasi;

2. Permohonan Informasi Publik dapat dilakukan secara tertulis maupun tidak tertulis.

h) cara memperoleh informasi; dan i) cara mendapatkan salinan informasi.

3. Jika permohonan diajukan secara tertulis, pemohon:

150

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Contoh Formulir Permohonan Informasi

DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN SITUBONDO Jl. ……, SITUBONDO Telp. ……. / Faks. ……….. FORMULIR PERMOHONAN INFORMASI Nomor Pendaftaran: … Nama Alamat Pekerjaan Nomor Telepon/Email

: : : :

Andi Suncoko Jl. Pahlawan No. 1, Situbondo Mahasiswa 081…… / [email protected]

Rincian Informasi yang Dibutuhkan: 1. Data tentang jumlah dana bantuan operasional sekolah dari Pemerintah Pusat; 2. Data tentang alokasi anggaran belanja dana pendidikan yang berasal dari APBD 3. Data jumlah siswa sekolah di Kabupaten Situbondo; 4. Data tentang jumlah anak usia sekolah yang tidak bersekolah; Tujuan Penggunaan Informasi: Sebagai bahan penelitian. Cara Memperoleh Informasi:  Melihat/membaca/mendengarkan/mencatat  Mendapatkan salinan informasi (hardcopy/softcopy) Cara Mendapatkan Salinan Informasi:  Mengambil Langsung  Kurir  Pos  Faksimili  E-mail Situbondo, 15 November 2011 Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Pemohon Informasi

(Lamidi)

(Andi Suncoko)

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


151


C. TATA CARA PELAYANAN ATAS PERMOHONAN INFORMASI

•

Jika Informasi Publik yang dimohon adalah Informasi Publik yang dikecualikan, PPID dapat menolak permohonan dan wajib

Berikut ini beberapa kegiatan yang perlu dilakukan

menginformasikan bahwa Pemohon dapat

oleh PPID dalam memberikan layanan atas

mengajukan keberatan dan tata cara

permohonan informasi:

keberatan atas penolakan permohonan

1. memastikan pemohon Informasi Publik mengisi

tersebut, serta tata cara mengajukan

formulir permohonan;

keberatan.

2. melakukan registrasi permohonan Informasi Publik dalam buku register permohonan; 3. memberikan tanda bukti terima berupa nomor pendaftaran kepada pemohon: •

jika permohonan diajukan langsung atau melalui email, PPID memberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti kepada pemohon pada saat permohonan diterima,

•

jika diajukan melalui surat atau faksimili atau cara lain yang tidak memungkinkan bagi Badan Publik untuk memberikan nomor pendaftaran secara langsung, PPID wajib memastikan nomor pendaftaran dikirimkan kepada Pemohon Informasi Publik bersamaan dengan pengiriman Informasi Publik;

4. menyimpan salinan formulir permohonan yang telah terdaftar sebagai tanda bukti permohonan Informasi Publik; 5. memberikan pemberitahuan tertulis selambatlambatnya 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permohonan kepada Pemohon. •

Jika Informasi Publik yang dimohon diberikan baik sebagian atau seluruhnya pada saat permohonan dilakukan, PPID wajib memberikan pemberitahuan tertulis pada saat yang bersamaan dengan pemberian Informasi Publik;

152

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Contoh formulir penolakan permohonan informasi

DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN SITUBONDO Jl. ……, SITUBONDO Telp. ……. / Faks. ……….. KEPUTUSAN PPID TENTANG PENOLAKAN PERMOHONAN INFORMASI No. Pendaftaran:…………………….……….*

Nama Alamat

: :

Pekerjaan Nomor Telp/Email

: :

Rincian Informasi yang dibutuhkan

:

……………………………………………………………………….......................... ……………………………………………………………………….......................... ……………………………………………………………………….......................... ……………………………………………………………………….......................... ……………………………………………………………………….......................... ……………………………………………………………………….......................... ……………………………………………………………………….......................... ……………………………………………………………………….......................... ……………………………………………………………………….......................... ……………………………………………………………………….......................... ……………………………………………………………………….......................... ……………………………………………………………………….......................... ……………………………………………………………………….......................... ……………………………….............................… (tambahkan kertas bila perlu)

PPID memutuskan bahwa Informasi Publik yang dimohon adalah:

INFORMASI YANG DIKECUALIKAN Pengecualian Informasi didasarkan pada alasan

:

] ]

Pasal 17 huruf ……… Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP).** Pasal …………… Undang-Undang ………….………...…….***

Bahwa berdasarkan Pasal-Pasal di atas, membuka Informasi tersebut dapat menimbulkan konsekuensi sebagai berikut: …………………………………………………………………………………………………………………........................ …………………………………………………………………………………………………………………........................ …………………………………………………………………………………………………………………........................ Dengan demikian menyatakan bahwa:

PERMOHONAN INFORMASI DITOLAK Jika Pemohon Informasi keberatan atas penolakan ini, maka Pemohon Informasi dapat mengajukan keberatan kepada atasan PPID selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kerja sejak menerima Surat Keputusan ini. ……………………, …………………………… **** Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

(……………………………………………..) Keterangan: * ** *** ****

Diisi oleh Petugas Meja Informasi berdasarkan nomor registrasi permohonan Informasi. Diisi oleh PPID sesuai dengan pengecualian pada Pasal 17 huruf a – i UU KIP. Sesuai dengan Pasal 17 huruf j UU KIP, diisi oleh PPID sesuai dengan pasal pengecualian dalam undang-undang lain yang mengecualikan informasi yang dimohon tersebut (sebutkan pasal dan undang-undangnya). Diisi oleh Petugas Meja Informasi dengan memperhatikan batas jangka waktu pemberitahuan tertulis sebagaimana diatur dalam UU KIP dan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


153


Selain kegiatan pelayanan diatas, PPID juga perlu

resmi, media cetak, radio komunitas, koran

memperhatikan hal-hal berikut ini:

lokal, dll. •

•

•

Bahasa. Bahasa yang digunakan dalam

Informasi yang wajib diumumkan. Pastikan

pengumuman adalah Bahasa Indonesia

bahwa informasi tersebut masuk dalam

yang baik dan benar, mudah dipahami oleh

kategori “informasi yang wajib disediakan dan

masyarakat umum. Bagi daerah-daerah yang

diumumkan secara berkala” dan “informasi yang

penggunaan bahasa setempatnya dominan,

wajib diumumkan serta-merta” sesuai dengan

perlu dipertimbangkan juga untuk menggunakan

PERKI No. 1 Tahun 2010 (lihat lampiran)

bahasa setempat tersebut.

Media yang digunakan. Pada prinsipnya media

•

Sarana dan prasarana. Badan publik perlu

jenis apapun dapat digunakan oleh PPID.

menyediakan meja pelayanan dan sistem

Namun PPID perlu memilih berbagai jenis

dokumentasi yang efektif.

media yang dapat menjangkau masyarakat

•

Pengakses dengan keterbatasan. PPID perlu

secara efektif. Media yang digunakan sekurang-

mengusahakan agar informasi sedapat mungkin

kurangnya adalah papan pengumuman. Apabila

dapat diakses oleh orang-orang yang memiliki

mampu, sebaiknya menggunakan situs web

keterbatasan (difable).

MEKANISME MEMPEROLEH INFORMASI PUBLIK Pasal 21 UU KIP Mekanisme untuk memperoleh Informasi Publik didasarkan pada prinsip cepat, tepat waktu, dan biaya ringan. UU KIP menjamin bahwa setiap orang dapat memperoleh informasi publik dengan cara: 1. Melihat dan mengetahui informasi publik 2. Menghadiri pertemuan publik yang terbuka untuk umum 3. Mendapatkan salinan informasi publik JENIS INFORMASI Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala Informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta Informasi yang wajib tersedia setiap saat Informasi lain yang tidak termasuk informasi yang dikecualikan

154

CARA PEROLEHAN • Tanpa permohonan • Badan publik proaktif memberikan

Mengajukan permohonan informasi

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

TIPS MENGAJUKAN PERMOHONAN INFORMASI  Pastikan Anda mengisi dengan benar formulir permohonan informasi yang disediakan oleh badan publik;  Apabila permohonan tidak menggunakan formulir permohonan informasi, tetapi dengan surat, pastikan surat memuat hal-hal yang harus ada dalam formulir permohonan informasi sebagaimana diatur dalam PERKI No. 1/2010 (tersebut di atas);  Pastikan menulis dengan benar, jelas, dan rinci informasi yang Anda minta, sehingga memudahkan PPID untuk mencari dan menyediakannya;  Pastikan surat Anda ditujukan kepada PPID;  Pastikan Anda menerima tanda bukti penerimaan dari PPID;  Jika surat permohonan dikirimkan melalui pos, pastikan memiliki surat tanda bukti tercatat yang menerangkan bahwa surat Anda telah diterima oleh PPID (Badan Publik);  Pastikan Anda mencatat tanggal diterimanya surat permohonan oleh PPID (Badan Publik) untuk memudahkan menghitung jangka waktu 10 hari kerja bagi badan publik dalam menanggapi permohonan kita;  Jika PPID memberikan tanggapan atas permohonan informasi Anda, maka ada dua kemungkinan bentuk tanggapan: 1. Surat pemberitahuan yang berisi menerima permohonan anda (baik seluruhnya atau sebagian); 2. Surat Keputusan PPID tentang penolakan permohonan apabila informasi yang anda mohon dianggap sebagai informasi yang dikecualikan;  Jika PPID (Badan Publik) memberikan pemberitahuan tertulis untuk memperpanjang waktu penyediaan dan pemberian informasi, maka 7 hari kerja terhitung sejak diberikannya surat pemberitahuan tersebut, PPID harus menyediakan dan memberikan informasi yang Anda minta;  Jika informasi tidak juga diberikan dalam masa tersebut, Anda dapat mengajukan keberatan kepada atasan PPID.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


155


BAHAN PRESENTASI

SESI IV STANDAR DAN MEKANISME PELAYANAN INFORMASI Henri Subagiyo

Sub Pokok Bahasan STANDAR DAN MEKANISME PELAYANAN INFORMASI PUBLIK 1. PELAYANAN MELALUI PENGUMUMAN 2. PELAYANAN MELALUI PERMOHONAN INFORMASI

156

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

MEKANISME LAYANAN INFORMASI

SIFAT LAYANAN INFORMASI Proaktif (Diumumkan)

Layanan Informasi

Pasif (Berdasar Permintaan)

Informasi yang Diumumkan dan Disediakan Berkala Informasi Yang Diumumkan Serta Merta Informasi Yang Tersedia Setiap Saat Informasi Lainnya Berdasar Permohonan

Penolakan

Informasi Rahasia/ Dikecualikan

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


157


LAYANAN MELALUI PENGUMUMAN (PROAKTIF)

• Muatan informasi: Pasal 11 PERKI 1/2010 • Media: Papan pengumuman, situs resmi, dan media lainnya; • Bahasa: Bahasa Indonesia & bahasa lokal (dimungkinkan) • Mempertimbangkan kelompok difable

DISKUSI KELOMPOK 1. Bukalah situs instansi anda. 2. Temukan 5 informasi yang wajib diumumkan dalam situs pemerintah daerah anda. 3. Temukan 5 informasi yang wajib diumumkan yang TIDAK terdapat di situs pemerintah daerah anda. 4. Diskusikan jawaban anda.

158

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

LAYANAN BERDASARKAN PERMINTAAN (PASIF)

•

Semua Informasi dapat diminta/dimohon, kecuali Informasi rahasia;

•

Informasi yang belum didokumentasikan tetap harus direspon dengan

•

memberitahukan kapan informasi tersebut siap diberikan atau diminta kembali;

•

Prinsip layanan: cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan sederhana  sesuai dengan standar.

TATA CARA PELAYANAN PERMOHONAN INFORMASI Maks. 10 hari kerja + perpanjangan 7 hari kerja

Permohonan

Memberi: • Tanda bukti penerimaan permintaan • No pendaftaran

PPID

Mencatat: • Nama • Alamat • Subyek • Format • Cara penyampaian yang diminta

Pemberitahuan tertulis & Pemberian informasi • • • • • • • •

Info ada dibawah penguasaan Memberitahu keberadaan info yang diminta jika di BP lain dan tidak dibawah penguasaannya Menerima/menolak permintaan Jika diterima (sebagian/seluruhnya) dicantumkan info yang diminta Penghitaman dokumen yg mengandung info dikecualikan Alat penyampaian dan format info Biaya dan cara pembayaran Pemberitahuan perpanjangan waktu dan alasannya jika tidak dapat dilakukan dalam 10 hari

Saat menerima permintaan (langsung/elektronik) Saat pengiriman informasi (surat)

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


159


BIAYA PEROLEHAN INFORMASI PEMBIAYAAN YANG DAPAT DIKENAKAN: • Biaya penyalinan • Biaya pengiriman

Sesuai dengan standar biaya yang berlaku umum

Biaya riil (actual cost)

STANDAR MINIMAL SARANA PRASARANA PELAYANAN •

PELAYANAN BERBASIS PENGUMUMAN: - Informasi yang diumumkan (berkala dan informasi tertentu yang menurut PPID perlu diumumkan) - Media pengumuaman: website, papan pengumuman, media lainnya (leaflet, dst)

• PELAYANAN BERBASIS PERMOHONAN: - Daftar Informasi Publik - Formulir permohonan & tanda terima - Buku register - Surat pemberitahuan - Surat penolakan (informasi rahasia) - Surat perpanjangan layanan (jika diperpanjang)

160

•

MAKLUMAT PELAYANAN INFORMASI

•

MEJA INFORMASI DAN PETUGAS

Format ada pada Lampiran PERKI 1/2010

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

MEJA INFORMASI

•

Tempat pelayanan Informasi Publik dan keberatan

•

Ada Petugas Meja Informasi

•

Tersedia sarana atau fasilitas pelayanan

•

Untuk mempermudah perolehan Informasi Publik di Badan Publik

SIMULASI KELOMPOK • Bagikan undian peran kepada peserta • Setiap peran dapat dilakukan lebih dari 1 orang dengan peran sebagai berikut: - Pemohon Informasi - Petugas Meja Informasi - PPID - Unit/Satker (identifikasi bersama dengan peserta berdasar skenario), misalnya: • Dinas Pendidikan • Dinas Kesehatan • Setelah terpilih pemeran, bagikan skenario permainan yang terdiri dari: - Narasi permasalahan (studi kasus) - Peran setiap pemeran (Peran masing-masing pemeran tidak boleh diketahui oleh peserta lainnya) • Mintalah peserta lainnya (yang tidak melakukan permainan) untuk mengamati dan mencatat apakah petugas telah melaksanakan pelayanan sesuai dengan standar • Mulailah permainan sesuai dengan sekenario permainan dalam waktu sebagaimana dalam skenario

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


161


REFLEKSI • Mintalah komentar pemohon apakah petugas telah memberikan layanan sesuai dengan standar. • Setelah itu beri kesempatan kepada peserta lainnya untuk mengomentari apakah pemohon maupun petugas telah sesuai dengan sekenario dan standar layanan.


162

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Penyelesaian Sengketa Informasi Publik

5 BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


163

BAB V Penyelesaian Sengketa Informasi Publik

V.1. MAKNA PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI Salah satu prinsip penting dalam keterbukaan informasi adalah adanya penyelesaian sengketa informasi yang murah, sederhana, dan independen. Penyelesaian sengketa memiliki peran yang sangat penting baik untuk melindungi hak masyarakat atas informasi maupun untuk meningkatkan kualitas layanan informasi.

Penyelesaian sengketa memiliki peran yang sangat penting baik untuk melindungi hak masyarakat atas informasi ........

Melalui penyelesaian sengketa, masyarakat dapat menjaga pelanggaran atas hak-haknya terkait dengan layanan informasi yang mungkin terjadi karena lemahnya kinerja layanan informasi. Bagi badan publik, penyelesaian sengketa informasi juga dapat berperan untuk mendapatkan feed back atas layanan informasi yang sudah diberikannya untuk kemudian dapat diperbaiki. Penyelesaian sengketa juga merupakan bentuk pelaksanaan akuntabilitas dalam layanan informasi. Oleh karena itu, badan publik harus memiliki cara pandang yang positif terhadap penyelesaian sengketa dengan melihat penyelesaian sengketa bukanlah “perlawanan” yang dilakukan oleh masyarakat melainkan perwujudan dari upaya masyarakat untuk memperoleh haknya yang harus dikelola badan publik karena adanya kendalakendala dari kinerja layanan. Agar badan publik

164

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

memiliki cara pandang yang positif tersebut,

diakibatkan oleh tidak diumumkannya informasi

maka perlu adanya kesadaran yang memadai

berkala, masyarakat tidak perlu mengajukan

yang terwujud dalam penyediaan sistem layanan

permohonan informasi terlebih dahulu, sehingga

informasi yang memungkinkan sengketa tersebut

mereka dapat langsung mengajukan penyelesaian

dikelola dengan baik.

sengketa.Sedangkan untuk informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, tidak diatur dalam alasan di atas, sehingga memungkinkan masyarakat langsung menempuh jalur keperdataan maupun

V.2. ALASAN TERJADINYA SENGKETA INFORMASI

pidana jika memang ditemukan perbuatan melawan hukum dan kerugian yang diakibatkan oleh tidak disampaikannya informasi serta merta tersebut. Oleh karena itu, meskipun informasi serta merta ini kuantitasnya sedikit, namun dalam sistem layanan informasi perlu mendapatkan perhatian yang serius.

Sengketa informasi dapat terjadi karena beberapa alasan, yaitu: a) penolakan atas permohonan Informasi Publik; b) tidak disediakannya informasi berkala; c) tidak ditanggapinya permohonan Informasi Publik; d) permohonan Informasi Publik ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta;

V.3. TAHAPAN DAN LEMBAGA PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI

e) tidak dipenuhinya permohonan Informasi Publik; f) pengenaan biaya yang tidak wajar; atau g) penyampaian Informasi Publik yang melebihi waktu.

Ada 3 tahapan dan lembaga yang ditunjuk oleh UU KIP untuk menyelesaikan sengketa informasi, yaitu: 1) Penyelesaian sengketa internal (di dalam badan

Jika dikaitkan dengan layanan informasi, alasan

publik, dengan mengajukan keberatan kepada

terjadinya sengketa diatas mencakup tata cara

atasan PPID)

layanan informasi baik yang bersifat proaktif dimana

2) Apabila tidak puas dengan putusan PPID,

badan publik harus mengumumkan informasi

dapat mengajukan banding ke Komisi Informasi

yang berkala maupun layanan yang bersifat pasif

(selama di Kabupaten/Kota atau Provinsi belum

dimana harus ada permohonan terlebih dahulu

terbentuk Komisi Informasi Kabupaten/Kota atau

dari masyarakat. Terhadap alasan sengketa yang

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


165

BAB V - Penyelesaian Sengketa Informasi Publik

Provinsi, maka sengketa diajukan ke Komisi Informasi Pusat) 3) Apabila tidak puas dengan Putusan Komisi Informasi, maka para pihak dapat mengajukan gugatan banding ke Pengadilan.

5. Badan publik member informasi tetapi hanya sebagian dari yang diminta. 6. Badan publik mengenakan biaya yang tidak wajar. 7. Badan publik menyampaikan informasi melebihi waktu yang ditentukan Undang-undang.

a. TAHAP PENYELESAIAN SENGKETA INTERNAL BADAN PUBLIK Badan publik dimana masyarakat seharusnya memperoleh informasi merupakan pintu terdepan dalam penyelesaian sengketa informasi yang dikenal dengan upaya keberatan. Sebelum masyarakat menempuh penyelesaian sengketa di Komisi Informasi maupun pengadilan, terlebih dahulu masyarakat harus mengajukan keberatan kepada badan publik apabila ditemukan alasanalasan sengketa. Setiap pemohon informasi dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada atasan PPID apabila: 1. Permintaan informasinya ditolak dengan alasan informasi masuk dalam kategori pengecualian Pasal 17 UU KIP. 2. Badan Publik tidak menyediakan informasi berkala. 3. Badan Publik tidak menanggapi permintaan informasi. 4. Badan publik menanggapi tetapi informasi yang diberikan tidak sebagaimana yang diminta.

166

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id


BAGAN ALUR PENGELOLAAN KEBERATAN LAYANAN INFORMASI

Unit Pelayanan Informasi

Pemohon Keberatan

Permohonan lengkap (formulir/surat dinyatakan lengkap)

Permohonan tidak lengkap (surat/ formulir) Pengisian Formulir Permohonan Keberatan atau pengiriman surat keberatan

Mengajukan permintaan penyelesaian sengketa kepada Komisi Informasi selambatlambatnya 14 (empat belas) hari kerja sejak diterimanya keputusan atasan PPID.

168

Pemohon Puas

Pemohon Tidak Puas

Maks. 5 hari kerja sejak dikeluarkannya keputusan atasan PPID

Selesai

Dilengkapi

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Maksimal 25 hari kerja

PPID: 1. Meregister permohonan keberatan; 2. Memberikan tanda terima permohonan keberatan; 3. Memberitahukan nomor registrasi permohonan keberatan dalam hal diajukan melalui surat.

Atasan PPID:

PPID: Menyampaikan permohonan keberatan keatasan.

Mengeluarkan surat tanggapan sesuai dengan Peraturan Komisi Informasi tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik.

PPID: •

•

Mengirimkan surat tanggapan atas keberatan dan/atau sesegera mungkin memberitahukan terlebih dahulu kepada pemohon keberatan atas tanggapan atasan terhadap keberatan yang diajukan. Dalam hal permohonan keberatan diajukan melalui surat, tanda terima dikirim bersama dengan surat tanggapan.

PPID: •

• •

Dalam hal keberatan dikabulkan seluruh atau sebagian oleh Atasan PPID, PPID segera menjalankan perintah Atasan sebagaimana dalam surat tanggapan sesuai dengan ketentuan petunjuk pelaksana dan petunjuk teknis. Mengirimkan surat tanggapan dan/atau sesegera mungkin memberitahukan terlebih dahulu hasil tanggapan Atasan PPID Dalam hal permohonan keberatan diajukan melalui surat, tanda terima dikirimkan bersama dengan surat tanggapan.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


169


1. Pengajuan keberatan dilakukan dengan cara mengisi formulir keberatan yang disediakan oleh Badan Publik; 2. Dalam hal pengajuan keberatan disampaikan secara tidak tertulis, PPID wajib membantu Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan atau pihak yang menerima kuasa untuk mengisikan formulir keberatan dan kemudian memberikan nomor registrasi pengajuan keberatan; dan 3. Keberatan diajukan kepada atasan PPID melalui PPID.

TUGAS PPID DALAM PENGELOLAAN KEBERATAN

170

•

Menyediakan formulir keberatan

•

Membantu pemohon yang mengajukan keberatan mengisi formulir keberatan

•

Mencatat keberatan dalam buku register

•

Memastikan surat keberatan sampai ke tangan atasan

•

Melaksanakan putusan yang dibuat oleh Atasan PPID

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Contoh formulir keberatan

TIPS MENGAJUKAN PERMOHONAN INFORMASI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN SITUBONDO Jl. …………., SITUBONDO Telp. ……………../ Faks. ………………….. PERNYATAAN KEBERATAN ATAS PERMOHONAN INFORMASI INFORMASI PENGAJU KEBERATAN No.Registrasi Keberatan : (diisi petugas) No.Pendaftaran Permohonan Informasi : Tujuan Penggunaan Informasi : Sebagai bahan untuk menyusun skripsi. Identitas Pemohon Nama : Andi Suncoko Alamat : Jl. Pahlawan No. 1, Surabaya Pekerjaan : Wiraswasta Nomor Telepon/Email : 0811……… / [email protected] ALASAN PENGAJUAN KEBERATAN:  permohonan informasi ditolak;  informasi berkala tidak disediakan;  permohonan informasi tidak ditanggapi;  permohonan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang dimohon;  permohonan informasi tidak dipenuhi;  biaya yang dikenakan tidak wajar;  informasi disampaikan melebihi jangka waktu yang ditentukan. KASUS POSISI: Pada tanggal 15 November 2011 saya mengajukan permohonan informasi kepada Komisi Informasi Provinsi Jawa TImur (KIP) dengan mengisi formulir permohonan. Namun demikian, 10 hari kerja sejak permohonan saya sampaikan, yaitu tepatnya 25 November 2011, KIP Jatim belum menanggapi permohonan tersebut. Situbondo, 30 November 2011 Petugas Informasi

Pengaju Keberatan

ttd

ttd

(Lamidi)

(Andi Suncoko)

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


171


b. TAHAP PENYELESAIAN SENGKETA DI KOMISI INFORMASI Komisi Informasi Pusat telah mengeluarkan Peraturan Komisi Informasi No. 2 tahun 2010 tentang Prosedur Penyelesaian Sengketa Informasi Publik sebagai pedoman untuk menyelesaikan sengketa informasi publik di Komisi Informasi Pusat, Provinsi maupun Kabupaten/Kota. Penyelesaian sengketa informasi publik melalui Komisi Informasi dapat ditempuh apabila: 1. Pemohon Informasi tidak puas dengan tanggapan Atasan PPID (dalam proses penyelesaian sengketa internal Badan Publik) 2. Pemohon Informasi tidak mendapat tanggapan atas keberatan yang diajukan kepada Atasan PPID dalam waktu 30 hari sejak keberatan diterima oleh atasan PPID Dengan demikian, proses penyelesaian sengketa di Komisi Informasi merupakan proses banding terhadap putusan PPID Badan Publik.

Proses penyelesaian Sengketa Informasi Publik dilakukan berdasarkan asas cepat, biaya ringan, dan sederhana (Pasal 2 PerKI No. 2 Tahun 2010)

Penyelesaian sengketa informasi publik melalui Komisi Informasi dapat dilakukan melalui dua prosedur, mediasi dan ajudikasi.

MEDIASI DAN AJUDIKASI DI KOMISI INFORMASI Apakah yang dimaksud dengan mediasi? Mediasi adalah penyelesaian sengketa informasi publik antara para pihak dengan bantuan mediator Komisi Informasi. Dalam proses mediasi, mediator tidak memiliki wewenang untuk memberi keputusan atas sengketa. Mediator hanya berperan sebagai penengah yang memfasilitasi penyelesaian sengketa oleh para pihak; para pihaklah yang pada dasarnya menyelesaikan sengketa dengan membuat kesepakatan secara sukarela.

172

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Kapan prosedur mediasi ditempuh? Penyelesaian sengketa melalui mediasi di Komisi Informasi dapat ditempuh apabila memenuhi salah satu atau beberapa alasan berikut: 1. Badan Publik tidak mengumumkan informasi berkala; 2. Badan Publik tidak menanggapi permohonan informasi; 3. Badan Publik menanggapi permohonan informasi tetapi tidak sebagaimana yang dimohon; 4. Badan Publik tidak memenuhi permohonan informasi; 5. Badan Publik mengenakan biaya tidak wajar; dan/atau 6. Badan Publik menyampaikan informasi melebihi jangka waktu yang diharuskan. Apakah yang dimaksud dengan ajudikasi? Ajudikasi adalah penyelesaian sengketa informasi publik antara para pihak yang diputus oleh Komisi Informasi. Kapan prosedur ajudikasi ditempuh? Penyelesaian sengketa melalui ajudikasi di Komisi Informasi dapat ditempuh apabila memenuhi salah satu berikut: 1. Permohonan informasi ditolak karena alasan kerahasiaan (Pasal 17 UU KIP). 2. Pemohon informasi telah menempuh prosedur mediasi namun gagal, baik karena tidak mencapai kesepakatan atau salah satu pihak menarik diri dari proses mediasi.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


173

174


Bukti registrasi

7 hari

Pemohon menyampaikan permohonan

7 hari

Pemberitahuan untuk melengkapi

Pencatatan Pemohonan dalam Register

LENGKAP

Registrasi oleh Panitera

BELUM LENGKAP

REGISTRASI

Majelis Pemeriksaan Pendahuluan

Ketua KI

Kewenangan KI

• Kewenangan KI wilayah/ tingkat tidak tepat • Bukan kewenangan KI • Pemohonan tidak memiliki hak

PEMERIKSAAN PENDAHULUAN

Jangka waktu 14 hari sejak mediasi I

Mediasi

Putusan Majelis Komisioner

Ajudikasi

Jangka waktu 40 hari sejak sidang I

TIDAK SEPAKAT

SEPAKAT

Putusan mediasi KI

PEMERIKSAAN PERKARA

Bagan Alur Penyelesaian Sengketa Informasi Publik Di Komisi Informasi


BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id

KEWENANGAN PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI PUBLIK DI KOMISI INFORMASI KOMISI INFORMASI

KEWENANGAN

Komisi Informasi Pusat

•

Menyelesaikan sengketa informasi publik yang menyangkut Badan Publik Pusat

•

Menyelesaikan sengketa informasi publik yang menyangkut Badan Publik tingkat Provinsi dan Kabupaten/Kota apabila belum ada Komisi Informasi tingkat Provinsi dan Kabupaten/ Kota di wilayah yang bersangkutan

•

Menyelesaikan sengketa informasi Publik yang tidak dapat diselesaikan oleh Komisi Informasi Provinsi

Komisi Informasi Provinsi

•

Menyelesaikan sengketa informasi publik yang menyangkut Badan Publik tingkat Provinsi

•

Menyelesaikan sengketa informasi publik yang menyangkut Badan Publik tingkat Kabupaten/Kota apabila belum ada Komisi Informasi tingkat Kabupaten/Kota di wilayah yang bersangkutan

•

Menyelesaikan sengketa informasi Publik yang tidak dapat diselesaikan oleh Komisi Informasi Kabupaten/Kota

Komisi Informasi Kabupaten/Kota

•

Menyelesaikan sengketa informasi publik yang menyangkut Badan Publik tingkat Kabupaten/Kota

TENTANG KOMISI INFORMASI Komisi Informasi terdiri dari: 1. Komisi Informasi Pusat; berkedudukan di Ibu Kota Negara 2. Komisi Informasi Provinsi; berkedudukan di Ibu Kota Provinsi 3. Komisi Informasi Kabupaten/Kota; berkedudukan di Ibu Kota Kabupaten/Kota. Komisi Informasi Kabupaten/Kota dibentuk apabila dibutuhkan. Komisi Informasi adalah lembaga mandiri yang memiliki dua fungsi utama: 1. Menetapkan Petunjuk Pelaksanaan dan Petunjuk Teknis (dalam menjalankan UU KIP), yaitu:

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


175


a. Dalam hal pelayanan informasi b. Dalam hal penyelesaian sengketa informasi 2. Menyelesaikan sengketa Informasi Komisi Informasi Pusat menjalankan fungsi 1 (a dan b) dan 2 Komisi Informasi Provinsi dan Kabupaten/Kota menjalankan fungsi 1 a dan 2. Dalam menjalankan fungsi 1a Komisi Informasi Provinsi dan Kabupaten/Kota tidak boleh membuat Petunjuk Pelaksana atau Petunjuk Teknis yang bertentangan dengan yang dibuat oleh Komisi Informasi Pusat.

c. TAHAP PENYELESAIAN SENGKETA DI PENGADILAN Penyelesaian sengketa informasi publik di pengadilan merupakan kelanjutan proses dari penyelesaian sengketa di Komisi Informasi. Apabila salah satu pihak tidak menerima putusan Komisi Informasi, maka ia dapat mengajukan banding ke pengadilan. Syaratnya, pihak tersebut harus menyatakan secara tertulis bahwa ia tidak menerima putusan Komisi Informasi paling lambat 14 hari kerja setelah diterimanya putusan. Prosedur penyelesaian sengketa informasi publik di pengadilan ini telah diatur dalam Mahkamah Agung RI telah mengeluarkan Peraturan Mahkamah Agung RI No. 02 Tahun 2011 tentang Tata-cara Penyelesaian Sengketa Informasi Publik di Pengadilan.

Sengketa Informasi Publik & Kewenangan Pengadilan (Pasal 3 PerMA No. 02 Tahun 2011) Sesuai dengan Pasal 47 dan Pasal 48 Undang-undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik: a. Pengadilan Negeri berwenang untuk mengadili sengketa yang diajukan oleh Badan Publik selain Badan Publik Negara dan/atau Pemohon Informasi yang meminta informasi kepada Badan Publik selain Badan Publik Negara. b. Pengadilan Tata Usaha Negara berwenang mengadili sengketa yang diajukan oleh Badan Publik Negara dan/atau Pemohon Informasi yang meminta informasi kepada Badan Publik Negara.

176

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

www.kinerja.or.id

Termohon

Kirim salinan putusan 14 hari kerja

Minta salinan putusan 14 hari kerja

Mahkamah Agung

PUTUSAN

TIDAK TERIMA

Para pihak

Pengadilan di wilayah Pemohon Informasi

Putusan Dalam Sidang Terbuka Kecuali Informasi Rahasia

Majelis Hakim

SELESAI

KASASI

PENUNJUKAN MAJELIS

Ketua Pengadilan

BELUM LENGKAP

KIRIM BERKAS

REGISTRASI

Pengadilan di wilayah Hukum Badan Publik

Kirim salinan putusan 14 hari kerja

KEBERATAN

Pihak yang tidak menerima putusan

KI yang memutuskan sengketa

Bagan Alur Penyelesaian Sengketa Informasi Publik Di Pengadilan

Pemberitahuan


BUKU PEGANGAN

177


1. PPID memiliki saluran atau media yang

V.4. OPTIMALISASI FUNGSI PPID DALAM PENGELOLAAN PENGADUAN ATAU KELUHAN ATAS PELAYANAN PUBLIK

lebih beragam yang dapat menghubungkan dengan masyarakat secara luas. Dalam berbagai regulasi yang ada, PPID seharusnya memiliki akses yang memadai terhadap media yang memungkinkan untuk menghubungkannya dengan masyarakat. Hal ini merupakan salah satu potensi penting yang memungkinkan masyarakat dapat dengan mudah mengetahui kemana pengaduan atau keluhan tersebut disampaikan. Semakin banyak masyarakat

Keterbukaan informasi publik dan pelayanan publik adalah dua aspek yang memiliki keterkaitan erat.Pelayanan publik yang baik mensyaratkan adanya keterbukaan informasi yang memadai agar masyarakat mendapatkan layanan yang optimal. Oleh karena itu, salah satu informasi publik yang harus dibuka oleh badan publik adalah informasi tentang penyelenggaraan layanan publik. Di sisi lain, pelayanan informasi mensyaratkan pelaksanaan prinsip-prinsip layanan publik yang baik pula. Oleh karena itu, memperkuat fungsi layanan informasi juga seharusnya dapat memperkuat fungsi layanan publik, misalnya di bidang kesehatan, pendidikan, perizinan, dan sebagainya.

A. Peluang Optimalisasi Fungsi PPID

yang mengetahui saluran pengaduan atau keluhan dengan media yang beragam, maka semakin baik bagi pengelolaan pengaduan layanan publik. Selain itu, optimalisasi fungsi PPID untuk pengelolaan pengaduan akan meningkatkan pula efisiensi penggunaan media oleh pemerintah daerah. 2. Rentang koordinasi PPID di dalam SKPD/ Unit Kerja. Rentang koordinasi yang dimiliki oleh PPID cukup luas yakni mencakup seluruh unit dalam suatu badan publik sehingga memudahkan dalam mengkoordinasikan pengelolaan pengaduan atau keluhan yang muncul. PPID memiliki rentang koordinasi yang mencakup seluruh unit atau SKPD dalam suatu pemerintah daerah dalam rangka mendukung layanan informasi, termasuk unit atau SKPD yang melaksanakan layanan publik. Hal ini akan memudahkan PPID dalam

178

Penyelesaian sengketa informasi dapat dioptimalkan

meneruskan pengaduan atau keluhan yang

untuk memperkuat pengelolaan pengaduan atau

diterimanya kepada unit atau SKPD yang

keluhan terhadap layanan publik melalu optimalisasi

terkait. Dari sisi kapasitas, masyarakat yang

fungsi PPID. Beberapa alasan teknis yang

melakukan pengaduan akan lebih terbantu

memungkinkan hal ini dilakukan adalah:

karena pengaduan yang ada dapat diorganisir

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

oleh PPID untuk kemudian disampaikan

fungsi kontrol melalui pengelolaan keluhan

atau diteruskan kepada satuan kerja yang

masyarakat atas layanan publik baik di Pemerintah

melaksanakan layanan publik untuk segera

Daerah atau SKPD yang dimaksud. Apabila

mendapatkan penanganan.

pemerintah daerah bermaksud mengoptimalkan

3. Fungsi Atasan PPID dalam keterbukaan

fungsi PPID sekaligus menjadi Unit Penanganan

informasi selaras dengan Atasan

Pengaduan Masyarakat, berikut ini pembagian tugas

Penyelenggara Pelayanan Publik dan dapat

dan tanggungjawab yang dapat dilakukan:

membawahi seluruh unit dalam suatu badan publik untuk memastikan pelaksanaan tindak

1. PPID dan Petugas Meja Informasi

lanjut. Melihat fungsi dan tanggungjawab PPID,

bertangggungjawab atas pengelolaan

Atasan PPID haruslah orang yang memiliki

pengaduan yang masuk mulai dari registrasi,

rentang koordinasi atau kendali terhadap

klarifikasi dan investigasi, meneruskan

seluruh unit atau SKPD dalam suatu pemerintah

pengaduan kepada unit atau SKPD dan Atasan

daerah, misalnya Sekda. Hal ini tentu memiliki

PPID, hingga mendiseminasikan hasilnya

manfaat yang baik untuk memastikan agar

kepada pengadu;

pengelolaan pengaduan atau keluhan dapat

2. Unit atau SKPD Pelaksana Layanan Publik

ditangani dengan baik oleh unit atau SKPD

melakukan analisa dan rencana penanganan

yang menyelenggarakan layanan publik karena

yang hasilnya dilaporkan kepada PPID dan

sekaligus sebagai bawahan dari Atasan PPID

Atasan PPID;

tersebut.

3. Atasan PPID melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tindaklanjut serta menjalankan

B. Pengelolaan Pengaduan atau Keluhan Atas Pelayanan Publik dengan Mengoptimalkan Fungsi PPID Pada dasarnya fungsi PPID adalah untuk

fungsi pemberian penghargaan dan sanksi jika diperlukan (reward and punishment).

C. Alur Proses Pencatatan dan Tindak Lanjut Penanganan Keluhan

pengelolaan informasi, termasuk di dalamnya adalah pelayanan informasi dan pengelolaan keberatan atas pelayanan informasi yang diteruskan kepada unit atau SKPD yang bersangkutan dan Atasan PPID untuk mendapat respon atau tindak lanjut. Namun seiring dengan optimalisasi peran kontrol

1. Alur Informasi/Laporan

Setiap informasi/laporan yang masuk melalui Meja Informasi PPID akan dicatat dan didokumentasikan sesuai bagan alur berikut:

terhadap kualitas pelayanan publik, Pemerintah Daerah maupun SKPD dapat saja menjalankan

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


179


Bagan Alur Informasi Pengaduan Masyarakat

Meja Informasi Kab/Kota

Gerai Informasi Media

Meja Informasi SKPD

Meja Informasi Badan Publik lainnya

Informasi: dapat berasal dari siapa saja dan bersumber dari apa/mana saja

Informasi Tindak lanjut

Info progres Pelaporan Akses publik

Penjelasan Bagan : 1. Pada prinsipnya informasi/laporan dapat masuk pada jenjang manapun melalui media yang telah disediakan dan atau diatur dalam SOP ini. 2. Informasi/laporan yang masuk pada level kabupaten/kota atau dibawahnya (SKPD/UPTD/Unit Layanan lainnya) akan dikonsolidasikan oleh PPID. a. Informasi/laporan yang diperoleh oleh Pihak penerima keluhan (meja informasi akan dilanjutkan kepada PPID (yang juga difungsikan sebagai Pelayanan dan Penanganan Pengaduan Masyarakat). b. Informasi/laporan yang masuk melalui PPID Utama (level Kabupaten/Kota) akan didisposisikan kepada Kepala SKPD terkait dan untuk selanjutnya diteruskan kepada PPID pelaksana/pembantu yang difungsikan sebagai Unit Pelayanan dan Penanganan Pengaduan Masyarakat pada SKPD. c. Informasi/laporan yang masuk dalam berita surat kabar akan langsung dikonsolidasikan oleh PPID Pembantu selaku Unit Pelayanan dan Penanganan Pengaduan Masyarakat pada SKPD. 3. Temuan hasil supervisi, monitoring maupun audit akan didapat PPID selaku Unit Pelayanan dan Penanganan Pengaduan Masyarakat melalui tim monitoring dan evaluasi (ME) PPID 4. PPID Utama selaku Unit Pelayanan dan Penanganan Pengaduan Masyarakat kabupaten/kota yang telah menerima pengaduan selanjutnya akan memfasilitasi proses tindak lanjut dan secara paralel melakukan pelaporan pada jenjang diatasnya sesuai dengan mekanisme pelaporan.

180

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

2. Proses Pencatatan Informasi

Yang dimaksud proses pencatatan meliputi beberapa tahap berikut: Bagan Proses Pencatatan Informasi

Sekolah, Manajemen, Publik, Monev, Audit

Data Tidak Lengkap

Data Lengkap

Pengaduan

Tidak dicatat

Pencatatan Klasifikasi Update Publikasi

a. Registrasi/Pencatatan; Seluruh informasi/

kecukupan data apabila memuat inti usulan

laporan yang memiliki kecukupan data bagi

secara jelas. Sementara laporan pengaduan/

upaya tindak-lanjut akan dimasukkan kedalam

masalah baik terkait dengan ketidak-taatan

data base yang khusus disediakan oleh PPID

peraturan maupun penyimpangan dana

karena perannya sebagai unit Pelayanan

dianggap memiliki kecukupan data apabila

dan Penanganan Pengaduan Masyarakat.

memuat:

Sementara informasi/laporan yang tidak memiliki

1. materi pengaduan/masalah secara jelas,

kecukupan data tidak akan dimasukkan dalam

2. lokasi dimana masalah muncul dan

database.

3. pelaku yang diduga melakukan

b. Untuk informasi berupa pertanyaan, memiliki

penyimpangan.

kecukupan data apabila memuat inti pertanyaan dan menginformasikan identitas dan alamat

c. Klasifikasi; informasi/laporan selanjutnya

penanya. Informasi berupa usulan, memiliki

diklasifikasi sesuai dengan aturan main

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


181


(SOP) guna mempermudahkan proses

Peraturan dan Penyimpangan Dana

pendokumentasian dan tindaklanjut.

Program.

Adapun informasi/laporan yang masuk akan

2. Setiap jenis klasifikasi selanjutnya disusun

diklasifikasikan sebagai berikut:

berdasarkan kode informasi/laporan sesuai

1. Pertanyaan; merupakan kebutuhan akan

kode yang ada dalam database.

informasi berkenaan dengan pelaksanaan program pendidikan. 2. Saran, Usulan atau Masukkan adalah bentuk apresiasi publik yang ditujukan bagi

3. Dokumen pendukung atas setiap laporan/ informasi selanjutnya disusun berdasarkan kronologi, atau disusun berdasarkan tanggal penerimaan informasi/dokumen.

perbaikan kinerja atau desain program dimasa yang akan datang. 3. Ketidaktaatan Peraturan; yaitu kegiatan

3. Alur Tindak Lanjut

terkait dengan pelaksanaan layanan namun tidak sesuai dengan aturan main yang telah

Setelah informasi/laporan dicatat dan diregistrasi,

ditetapkan. Ketidaktaatan peraturan dalam

maka tahap berikutnya adalah proses tindaklanjut.

klasifikasi ini tidak sampai pada tahap

Tahap ini merupakan tahap terpenting dalam

merugikan keuangan program.

sistem Pelayanan dan Penanganan Pengaduan

4. Penyalahgunaan Dana Proyek/Program;

Masyarakat, karena pada tahap inilah pengelola

adalah penggunaan dana di luar ketentuan

program akan merespon apresiasi publik yang telah

program.

disampaikan baik dalam bentuk pertanyaan, usulan

d. Pemutakhiran data dan progres status;

maupun pengaduan. Mekanisme tindaklanjut akan

adalah proses pencatatan progress terkini yang

melalui berbagai tahap sebagaimana tertuang pada

dilakukan manakala terdapat perkembangan

bagan dan penjelasan berikut:

atas proses dan hasil tindaklanjut laporan/ informasi. e. Pengaturan arsip dan dokumen; Kegiatan ini meliputi penyusunan berbagai bukti dan informasi yang diperoleh terkait dengan suatu kasus dalam suatu dokumen yang mudah disimpan dan mudah dicari. Oleh sebab itu pengarsipan dokumen informasi perlu memperhatikan hal-hal berikut ini: 1. Setiap informasi Pelayanan dan Penanganan Pengaduan Masyarakat dikelompokkan berdasarkan klasifikasinya: Pertanyaan, Usulan, Ketidaktaatan

182

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Bagan Proses Tindaklanjut / Penanganan Pengaduan

Keterangan Bagan : 1. Pelayanan publik masih dilaksanakan oleh masing-masing unit atau SKPD sesuai dengan fungsinya; 2. Menambahkan tugas dan tanggungjawab PPID untuk mengelola pengaduan masyarakat terkait dengan pelayanan publik dengan alur atau tahapan kerja sesuai dengan pengelolaan keberatan layanan informasi sebagai berikut: a. Informasi masuk kepada PPID berupa: pertanyaan, usulan/masukan, dan pengaduan melalui berbagai media yang telah disediakan misalnya: situs pemerintah daerah, SMS, telepon, faximili, email, dan sebagainya: i. terkait dengan pertanyaan, maka PPID dapat menjalankan tahapan kerja sesuai dengan alur pelayanan informasi ii. terkait dengan usulan/masukan dan pengaduan PPID dapat menjalankan tahapan kerja sesuai dengan alur penyelesaian sengketa internal atau pengelolaan keberatan atas layanan informasi b. PPID perlu mengklarifikasi atau memverifikasi seluruh informasi yang masuk untuk kemudian dicatat dalam register; c. PPID memberikan tanda terima kepada pemberi informasi d. PPID meneruskan informasi yang diperoleh kepada unit atau SKPD yang terkait dengan layanan publik dan memberikan tembusan kepada Atasan PPID; e. Unit atau SKPD pelaksana layanan publik kemudian merumuskan rencana penanganan pengaduan yang hasilnya dilaporkan kepada Atasan PPID untuk diputuskan dengan pemberitahuan kepada PPID; f. Atasan PPID mengambil keputusan yang disampaikan kepada unit atau SKPD pelaksana layanan publik untuk dilaksanakan dan diberitahukan kepada PPID; g. Unit atau SKPD pelaksana layanan publik menjalankan keputusan Atasan PPID dan melaporkan hasilnya serta memberitahukan kepada PPID; h. PPID memberitahukan kepada masyarakat yang mengadu tentang pelaksanaan keputusan dari Atasan PPID oleh unit atau SKPD yang diadukan; i. PPID menyampaikan laporan perkembangan pelaksanaan tindak lanjut pengaduan kepada Atasan PPID.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


183


Untuk memudahkan proses tindak lanjut diperlukan

b. PPID dan atau PPID Pembantu akan

pengklasifikasian keluhan yang masuk. PPID dapat

membuat feed back atau umpan balik

mengkategori informasi yang masuk menjadi 3 hal

kepada masyarakat pelapor bahwa

yakni:

usulannya telah diteruskan kepada pihak yang berwenang.

1. Apakah informasi yang disampaikan publik

c. Update status informasi selanjutnya

berupa PERTANYAAN. Jika benar, maka

dilaporkan sesuai dengan mekanisme

langkah tindak lanjut bagi informasi yang berupa

pelaporan.

pertanyaan adalah sebagai berikut: a. Untuk informasi yang berupa pertanyaan,

3. Apakah informasi yang masuk dapat

PPID dan atau PPID Pembantu dapat

dikategorikan sebagai bentuk keluhan

segera memberikan jawaban dan status

karena KETIDAKTAATAN PERATURAN

informasi/laporan dinyatakan selesai.

dan PENYALAHGUNAAN DANA PROYEK/

b. Apabila pertanyaan tidak dapat dijawab

PROGRAM. Jika benar, maka langkah tindak

pada level bersangkutan, maka pertanyaan

lanjut informasi dengan klasifikasi ini memiliki

tersebut akan dibawa ke jenjang yang

langkah penanganan yang sama sebagai

lebih tinggi untuk mendapatkan jawaban.

berikut:

Demikian seterusnya hingga pengaduan dinyatakan selesai. c. PPID dan atau PPID Pembantu selanjutnya

a. Klarifikasi dan Investigasi

KLARIFIKASI adalah proses pencarian

mengupdate status informasi dan

informasi terkait dengan materi pengaduan

melaporkannya sesuai dengan mekanisme

atau temuan masalah yang bertujuan untuk

pelaporan.

memastikan dan atau membuktikan apakah pengaduan atau temuan masalah tersebut

2. Apakah informasi yang masuk dapat

184

benar. Apabila hasil klarifikasi menunjukkan

dikategorikan sebagai USULAN. Jika benar,

bahwa pengaduan/temuan masalah tersebut

maka Langkah tindak lanjut untuk setiap usulan

tidak benar, maka masalah dapat dinyatakan

dan saran yang masuk adalah:

selesai, dengan menginformasikan status

a. Informasi yang diterima PPID dan atau PPID

pengaduan melalui saluran informasi yang

Pembantu terkait dengan usulan, masukan

ada. Apabila hasil klarifikasi menunjukkan

dan saran untuk selanjutnya akan di

bahwa pengaduan/temuan masalah

teruskan kepada pihak terkait untuk menjadi

tersebut benar maka langkah berikut adalah

input bagi perbaikan pelaksanaan program,

melakukan investigasi jika data yang ada

baik yang bersifat teknis maupun kebijakan.

belum mencukupi.

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Tahap klarifikasi akan mengandalkan data

i. Pengakuan

awal yang telah diperoleh dari pengaduan/

ii. Pernyataan

temuan masalah. Adapun informasi minimal

iii. Keterangan ahli/pihak yang

yang harus ada agar pengaduan dapat di

berkompeten

follow up apabila mencantumkan lokasi/

iv. Risalah pertemuan/berita acara

nama sekolah dan materi pengaduan.

v. Kwitansi vi. Buku rekening

INVESTIGASI adalah upaya sistematis untuk mendapatkan informasi, yang lebih

Hasil dari perolehan 5 informasi diatas

dalam tentang suatu kejadian hingga

selanjutnya akan dirunut menjadi skema/

mendapatkan gambaran yang jelas tentang

kronologis masalah.

substansi pengaduan/masalah. Sesuai dengan target pelaksanaan investigasi

b. Analisis Masalah

untuk mendapatkan data lengkap tentang

Analisis masalah dalam hal ini adalah

gambaran masalah, maka investigasi

proses untuk merumuskan akar masalah,

dilakukan baik dengan melakukan kajian

kerugian yang diakibatkan dan dampak

lapangan maupun kajian dokumen. Adapun

yang ditimbulkan/mungkin timbul. Akar

data/informasi yang harus diperoleh dalam

masalah dimaksud adalah sebab musabab

proses investigasi adalah untuk menjawab

terjadinya masalah yang akan digunakan

pertanyaan 5 W 1 H (What, Who, When,

sebagai dasar bagi penyusunan langkah

Where, Why and How) sebagai berikut:

penyelesaian. Dengan diketahui akar

i. What; apa pokok persoalan yang terjadi

masalah diharapkan upaya penyelesaian

ii. Who; siapa pelaku masalah dan siapa

yang dilakukan akan dapat menyelesaikan

yang menjadi ‘korban’

masalah secara tuntas, dan bukan

iii. Why; mengapa hal tersebut terjadi, apa

penyelesaian yang berisifat sporadis.

latar belakang kejadian

Mengetahui tentang kerugian dan dampak

iv. Where; dimana kasus terjadi

yang ditimbulkan oleh masalah akan

v. When; kapan kejadiannya

menjadi acuan target penyelesaan dan

vi. How; Bagaimana kejadiannya

basis bagi penyusunan langkah-langkah penanganan.

Untuk memperkuat hasil investigasi, maka jawaban pertanyaan tersebut perlu didukung

Analisis stakeholder merupakan bagian

dengan bukti-bukti. Adapun yang bisa

dari tahap analisis masalah yang lebih

dijadikan alat bukti dalam hal ini antara lain:

difokuskan pada para pihak yang ada

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


185


disekitar permasalah. Hasil analisis

itu akan lebih baik jika rencana tindakan

stakeholder berupa peta para pihak yang

harus dibuat dalam beberapa skenario (Plan

dapat dimanfaatkan sebagai sumberdaya

A dan Plan B).

yang akan membantu proses penyelesaian masalah dan atau para pihak yang akan

Setelah rencana tindakan disusun maka

menjadi faktor penghambat proses

langkah berikutnya adalah melaksanakan

penyelesaian masalah.

tahapan atau langkah penanganan dan memastikan bahwa target waktu dan output

c. Rencana dan Tindak Penanganan

dapat tercapai. Apabila semua rencana

Setelah diperoleh data yang cukup terkait

telah dilaksanakan, namun masalah/

dengan pengaduan yang diterima, dan

pengaduan belum juga dapat diselesaikan,

analisis telah dilakukan, maka langkah

maka Unit penanganan pengaduan dapat

berikut adalah menyusun rencana tindakan.

meminta dukungan penanganan pada level

Adapun rencana tindakan harus memuat

yang lebih tinggi. Kapan PPID selaku Unit

dan memperhatikan hal-hal berikut:

penanganan pengaduan dapat meminta

•

Langkah-langkah yang akan dilakukan;

dukungan pada jenjang diatasnya akan

dalam menentukan langkah yang akan

ditentukan berdasarkan hasil monitoring dan

diambil, Unit penanganan pengaduan

evaluasi proses penanganan masalah.

harus berpegang pada acuan

•

•

penyelesaian masalah yang terdapat

d. Monitoring dan Evaluasi

pada lampiran 1.

Pemantauan dan pengawasan terhadap

Memuat para pihak yang akan

pelaksanaan rencana tindakan dilakukan

melaksanakan dan atau mendukung

untuk memastikan tercapainya target

langkah penanganan tersebut. Perlu

output dan target waktu. Pemantauan

diingat bahwa Unit penanganan

yang dimaksud dalam hal ini adalah

pengaduan tidak akan bekerja sendiri.

pemantauan oleh PPID selaku Unit

Fungsi kerja Unit penaganan pengaduan

penanganan pengaduan terhadap para

akan lebih banyak pada fungsi fasilitasi.

pihak yang disepakati akan menyelesaikan

Mencatumkan waktu dimana langkah –

permasalahan tertentu.

langkah tersebut akan dilakukan.

Untuk mempermudah kerja pemantauan,

Rencana tindakan ini akan ditambah atau

maka setiap minggu PPID selaku Unit

diperbaiki manakala dalam prosesnya tidak

Pelayanan dan Penanganan Pengaduan

dapat berjalan sesuai harapan, atau tidak

Masyarakat akan melihat daftar pengaduan/

dapat mencapai target output. Oleh sebab

masalah yang ada di kabupaten/kota bersangkutan.

186

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Berdasarkan hasil pemantauan atas

pengawasan dalam hal ini ada pada Atasan

pelaksanaan tindakan inilah, PPID selaku

PPID.

Unit penanganan pengaduan akan melakukan evaluasi terhadap progres

Atasan PPID harus mendapatkan laporan

penanganan pengaduan/masalah. Apabila

tentang kemajuan proses penanganan

berdasarkan evaluasi tersebut diketahui

pengaduan dari PPID selaku Unit Pelayanan

berbagai tindakan telah dilaksanakan

dan Penanganan Pengaduan Masyarakat

namun juga tidak berhasil menyelesaikan

setiap bulan, untuk selanjutnya akan

masalah, maka PPID selaku Unit Pelayanan

menjadi bahan laporan dan materi dalam


rapat koordinasi dinas.

dapat meminta dukungan penanganan pada level yang lebih tinggi, termasuk bila akan

f. Pemutakhiran Data, Status Penanganan & Pelaporan

meminta dukungan pihak eksternal.

Sementara itu, pemantauan yang bersifat

Penanganan Pengaduan Masyarakat secara

terbuka oleh masyarakat atas penanganan

kontinyu akan melakukan pemutakhiran

pengaduan/masalah dapat dilakukan

status tindak lanjut informasi/laporan.

dengan melihat update status yang

Hasil pemutakhiran status tersebut, akan

disampaikan melalui website. Jika terdapat

menjadi bahan bagi penyusunan laporan.

ketidakjelasan atau kebutuhan informasi

Laporan PPID selaku Unit Pelayanan dan

tambahan dapat langsung menghubungi

Penanganan Pengaduan Masyarakat terdiri

PPID selaku Unit Pelayanan dan

dari:

Penanganan Pengaduan Masyarakat pada

•

Laporan Bulanan; adalah laporan

lokasi dimana pengaduan/masalah tersebut

tertulis tentang status tindak lanjut

berada.

informasi/laporan yang disampaikan

setiap bulan kepada Atasan PPID.

e. Pengawasan

PPID selaku Unit Pelayanan dan

•

Laporan Triwulanan; adalah

Pengawasan adalah mekanisme kontrol

pemutakhiran status penanganan

yang dibangun dalam sistem Pelayanan

seluruh informasi/laporan yang terjadi


di kabupaten/kota untuk disampaikan

berupa tindakan memantau, bertanya dan

ke pusat secara berjenjang dan akan

meminta laporan atas progres tindak lanjut

dikonsolidasikan oleh PPID selaku Unit

informasi/laporan yang difasilitasi oleh PPID

Pelayanan dan Penanganan Pengaduan

selaku Unit Pelayanan dan Penanganan

Masyarakat pusat. Data inilah yang akan

Pengaduan Masyarakat. Kewenangan

digunakan sebagai bahan dasar update status di website.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


187


g. Respon/Umpan Balik & Diseminasi Publik

1. Mudah Dihubungi. PPID dan atau Petugas

Umpan balik harus disampaikan kepada

Meja Informasi harus mudah dihubungi,

pelapor terkait dengan progres tindak lanjut

untuk menjamin aksesibilitas pelapor, dan

laporan yang telah mereka kirimkan. Umpan

memperlancar arus informasi dan diharapkan

balik dalam hal ini dapat dilakukan secara

akan membantu mempercepat tindak-lanjut.

langsung perorangan maupun secara umum.

2. Pendengar Yang Baik. PPID dan atau Petugas Meja Informasi harus dapat menempatkan diri sebagai pendengar yang baik, sikap seperti

Umpan balik perorangan dapat dilakukan

empati, simpatik diperlukan ketika menerima

apabila alamat pelapor jelas, atau informasi

informasi. PPID atau Petugas Meja Informasi

berasal dari disposisi pejabat berwenang

tidak diperkenankan memotong laporan

dan atau memperhatikan tingkat masalah

sehingga menggangu kebebasan penyampaian

dan kemendesakan, sementara media yang

informasi, tapi wajib menanyakan/mengklarifikasi

digunakan disesuaikan dengan media pada

informasi.

saat pelaporan. Misal: pengaduan lewat

3. Mendengarkan Keterangan Semua Pihak

surat akan dibalas surat, atau email akan

Secara Adil (audi et alteram partem) dan

direspon melalui email.

Netral. Dalam menggali informasi/data, harus mendengar keterangan dari dua belah

Sementara secara umum, umpan balik

pihak. Untuk menghindarkan kecenderungan

kepada masyarakat luas akan dilakukan

telah memiliki stigma atas informasi yang

melalui website program secara periodik.

bersangkutan, sehingga cenderung hanya

Data yang akan ditampilkan di website

mendengarkan pihak yang menguatkan. Untuk

berupa rekapitulasi status informasi/laporan

menjaga obyektivitasnya, PPID dan atau

dan grafik berdasarkan media time series.

Petugas Meja Informasi tidak boleh memihak, harus bersikap netral terhadap kedua belah

D. Etika Penanganan Pengaduan Masyarakat Pelaksanaan pengelolaan keberatan informasi maupun penanganan pengaduan masyarakat tidak cukup hanya mendasarkan kepada peraturan yang ada melainkan juga harus memperhatikan etika yang secara umum dikenal. Beberapa etika pengelolaan pengaduan masyarakat adalah:

188

pihak dan mengedepankan prinsip praduga tak bersalah. 4. Bersikap Obyektif. PPID dan atau Petugas Meja Informasi harus mendudukkan informasi pada proposinya. Tidak boleh terlibat dalam konflik kepentingan. 5. Menjaga Kerahasiaan. Sering kali terjadi pelapor/informan/saksi mendapatkan intimidasi dari terlapor dan para pendukungnya. Intimidasi ini tidak saja berdampak pada pencabutan

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

pernyataan atau kesaksian namun tidak jarang

sarana yang sederhana terkait dengan pengelolaan

mengancam keselamatan/jiwa pelapor. Oleh

pengaduan, diantaranya:

sebab itu menjadi penting identitas pelapor ataupun informan DIRAHASIAKAN. Hal ini sesuai dengan Pasal 17 UU KIP. 6. Responsif. Atasan PPID, PPID, Unit atau

1. Melengkapi fitur dari saluran media yang digunakan untuk penyebarluasan informasi, misalnya menambahkan fitur dari situs internet

SKPD Penyelenggara Layanan, dan Petugas

yang khusus menerima pengaduan;

Meja Informasi harus menindaklanjuti seluruh

2. Formulir pengaduan apabila masyarakat

informasi/laporan yang memiliki kecukupan

langsung mengadukan dengan mendatangi

data untuk ditindaklanjuti. Tidak diperkenankan

Meja Informasi

menunda-nunda, terlebih-lebih jika hal tersebut memiliki dampak yang luas. 7. Tidak Menimbulkan Masalah Baru. Atasan PPID, PPID, Unit atau SKPD Penyelenggara

3. Register pengaduan untuk mencatat atau mengarsipkan pengaduan yang diterima PPID/ petugas meja informasi sekaligus mencatat tidaklanjut yang telah dilaksanakan

Layanan, dan Petugas Meja Informasi dalam memfasilitasi proses tindak-lanjut sejauh mungkin menghindarkan munculnya masalah baru. 8. Tidak Boleh Menerima Imbalan. Atasan PPID, PPID, Unit atau SKPD Penyelenggara Layanan, dan Petugas Meja Informasi tidak diperbolehkan menerima imbalan dalam bentuk apapun yang patut diduga akan menggangu obyektifitas pelaksanaan tugasnya.

E. Sarana dan Prasarana Untuk mengoptimalkan fungsi PPID dalam pengelolaan pengaduan masyarakat, pemerintah daerah tidak memerlukan penambahan sarana prasarana yang signifikan daripada sarana prasarana yang diperlukan untuk melaksanakan layanan informasi. Pemerintah daerah atau SKPD terkait hanya memerlukan penambahan berapa

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


189


Berikut contoh format formulir pengaduan

FORM PENGADUAN MASYARAKAT Dinas .................................................

Identitas Pemberi informasi/laporan Nama : .........................................................................................................................................(L/P) Alamat : Desa .......................................................................................................................................... Kecamatan ................................................................................................................................ Kabupaten/kota ........................................................................................................................ No Telp ...................................................................................................................................... Substansi Pertanyaan/Usulan/Pengaduan: ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ Pihak yang dilaporkan ....................................................................................................................... Dugaan kerugian (jika ada) .................................................................................................................. Lokasi Kejadian : Nama Sekolah .......................................................................................................................... Desa ......................................................................................................................................... Kecamatan ............................................................................................................................... Kabupaten ................................................................................................................................

......................., ............... (tempat, tanggal)

190

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

FORM RENCANA TINDAK PELAYANAN DAN PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT Kode Informasi/Laporan : Lokasi

Nama Sekolah: Desa/Kelurahan

Tanggal Kejadian

Kecamatan: Kabupaten/kota Permasalahan

Target Penyelesaian* (Lihat acuan permasalahan dinyatakan selesai; lampiran 1 SOP)

Target Waktu

PIC

Rencana Tindak

Output/progres

(Rencana A)

(Rencana B)

Keterangan: ……………………………………………………………………………………………………………………………….… …………………………………………………………………………………………………………………………….…… ………………………………………………………………………………………………………………………….……… ……………………………………………………………………………………………………………………………........ ……………………………………………………………………………………………………………………………….… …………………………………………………………………………………………………………………………….…… ………………………………………………………………………………………………………………………….……… ……………………………………………………………………………………………………………………………........ (dapat diisi berupa keterangan terkait dengan pelaksanaan rencana, termasuk kendala yang ditemui manakala Plan A dan Plan B tidak menghasilkan target output)

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


191


BAHAN PRESENTASI

SESI V PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI PUBLIK Henri Subagiyo

ALASAN SENGKETA INFORMASI 1. Penolakan permohonan informasi dengan alasan kerahasiaan 2. Tidak disediakan informasi berkala 3. Tidak ditanggapi permohonan informasi 4. Permohonan ditanggapi tidak sebagaimana mestinya 5. Tidak dipenuhinya permohonan informasi 6. Pengenaan biaya yang tidak wajar 7. Pelayanan informasi melebihi waktu yang diatur Ps. 35 UU KIP

192

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

TAHAPAN PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI F-1

F-3

F-2

1. TAHAP KEBERATAN INTERNAL BADAN PUBLIK Pelaksanaan Keputusan oleh PPID

30 hari Sejak ditemukan alasan keberatan Pengajuan Keberatan

Meja Info

Menerima

PPID

Atasan PPID

30 hari

Tanggapan/ Keputusan Tidak menerima

14 hari •Formulir •Tanda terima •Register

Pengajuan permohonan penyelesaian sengketa ke Komisi Informasi

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


193


SARANA MINIMUM PENGELOLAAN KEBERATAN 1. KELENGKAPAN TEKNIS : •

Formulir keberatan dan tanda terima

Format ada

•

Buku register keberatan

pada Lampiran

•

Tanggapan atas keberatan

PERKI 1/2010

(surat keputusan penanggungjawab)

2. MEJA INFORMASI DAN PETUGAS

SIMULASI • Bagikan undian peran kepada peserta • Setiap peran dapat dilakukan lebih dari 1 orang dengan peran sebagai berikut: - Pemohon keberatan - Petugas Meja Informasi - PPID - Unit/Satker, misalnya: • Dinas Pendidikan • Dinas Kesehatan • Setelah terpilih pemeran, bagikan skenario permainan yang terdiri dari: - Narasi permasalahan (studi kasus) - Peran setiap pemeran (Peran masing-masing pemeran tidak boleh diketahui oleh peserta lainnya) • Mintalah peserta lainnya (yang tidak melakukan permainan) untuk mengamati dan mencatat apakah petugas telah melaksanakan pelayanan sesuai dengan standar • Mulailah permainan sesuai dengan sekenario permainan dalam waktu sebagaimana dalam skenario

194

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

REFLEKSI • Mintalah komentar pemohon apakah petugas telah memberikan layanan sesuai dengan standar. • Setelah itu beri kesempatan kepada peserta lainnya untuk mengomentari apakah pemohon maupun petugas telah sesuai dengan standar layanan.

PENYELESAIAN SENGKETA DI KOMISI INFORMASI

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


195


KEDUDUKAN DAN KEWENANGAN PENYELESAIAN SENGKETA KOMISI INFORMASI

• • •

KEDUDUKAN KOMISI INFORMASI

KEWENANGAN PENYELESAIAN SENGKETA

Komisi Informasi Pusat di Ibukota Negara Komisi Informasi Provinsi di Ibukota Provinsi Komisi Informasi Kab/Kota di Ibukota Kab/Kota (jika diperlukan)

• Sengketa menyangkut Badan Publik Tingkat Pusat • Sengketa menyangkut Badan Publik Tingkat Provinsi • Sengketa menyangkut Badan tingkat Kab/kota

ALASAN PENYELESAIAN SENGKETA DI KOMISI INFORMASI • Tidak puas atas hasil tanggapan keberatan yang diberikan oleh Penanggungjawab • Masa : 30 hari sejak diterima keputusan penanggungjawab

196

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

MEKANISME PENYELESAIAN SENGKETA DI KOMISI INFORMASI Putusan Komisi Informasi (final & mengikat)

Sepakat

14 hari Pengajuan permohonan PSI ke Komisi Informasi

Kedudukan 1. Komisi 2. Komisi 3. Komisi

Komisi Informasi

Pelaksanaan Putusan 100 hari

Mediasi

Adjudikasi

14 hari

Putusan Tidak menerima

Tidak terjadi kesepakatan

Komisi Informasi: Informasi Pusat di Ibukota Negara Informasi Provinsi di Ibukota Provinsi Informasi Kab/Kota di Ibukota Kab/Kota (jika diperlukan)

Menerima

14 hari

Gugatan ke Pengadilan

PENYELESAIAN SENGKETA DI PENGADILAN

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


197


PENYELESAIAN SENGKETA DI PENGADILAN

Pengadilan Tata Usaha Negara

Pengadilan Negeri

Menerima

Pelaksanaan Putusan

Tidak menerima

Kasasi

14 hari

14 hari Putusan

Gugatan ke Pengadilan

Putusan

Badan Publik Negara

Tidak menerima

Kasasi

Menerima

Pelaksanaan Putusan

Putusan Final & Mengikat

Badan Publik Non-Negara


198

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

MATERI KEPUTUSAN ATASAN PPID ATAS PENGAJUAN KEBERATAN • Tanggal pembuatan surat tanggapan atas keberatan; • Nomor surat tanggapan atas keberatan; • Tanggapan/jawaban tertulis atasan PPID atas keberatan yang diajukan; • Perintah atasan PPID yang bersangkutan apabila keberatan dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya; • Jangka waktu pelaksanaan perintah

PENGELOLAAN KEBERATAN OLEH PPID • Mengumumkan tata cara keberatan, alamat, dan nomor kontak PPID. • Menggunakan sarana komunikasi yang dianggap efektif dalam menerima keberatan sesuai dengan kemampuan sumber daya yang dimilikinya. • PPID wajib membantu mengisikan formulir keberatan dan ditandatangani oleh pemohon informasi atau penerima kuasa yang mengajukan keberatan dalam hal permohonan diajukan secara lisan. • PPID wajib memberikan salinan formulir keberatan sebagai tanda terima pengajuan keberatan. • PPID wajib mencatat pengajuan keberatan dalam buku register keberatan.

BUKU PEGANGAN

www.kinerja.or.id


199

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR PUSTAKA Anotasi UU Keterbukaan Informasi Publik, Komisi Informasi Pusat RI, Jakarta, 2010 Panduan Pelayanan Informasi Publik, Komisi Informasi Pusat RI, 2010 Standar Operasional dan Prosedur Pelayanan dan Penanganan Pengaduan Masyarakat, World Bank, Jakarta, 2012 Undang – Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Terpadu Satu Pintu Di Bidang Penanaman Modal Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar Layanan Informasi Publik Peraturan Komisi Informasi Nomor 2 Tahun 2010 Tentang Prosedur Penyelesaian Sengketa Informasi Publik Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2010 Tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi Dan Dokumentasi Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 24 Tahun 2006 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Pedoman Organisasi Dan Tatakerja Unit Pelayanan Perijinan Terpadu Di Daerah Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : Per/21/M.Pan/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Badan Koordinasi Penanaman Modal Nomor 14 Tahun 2009 Tentang Sistem Pelayanan Informasi Dan Perizinan Investasi Secara Elektronik

200

BUKU PEGANGAN


www.kinerja.or.id

Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik

Recommend Documents