Iedere vorm van reclame is fiscaal aftrekbaar. Schakelt u een reclamebureau in, dan zijn ook deze kosten volledig aftrekbaar

2.26.

Reclame

2

Volledig aftrekbaar? Uw BV maakt reclame vanuit zakelijk oogpunt. U wilt uw bedrijf promoten of op welke manier u reclame maakt: uw bedrijfslogo op de sportshirts van de plaatse­lijke voetbalvereniging, een reclamebord, een advertentie in de krant of een reclame­spotje op tv. Iedere vorm van reclame is fiscaal aftrekbaar. Schakelt u een reclamebureau in, dan zijn ook deze kosten volledig aftrekbaar. Sponsort u een hobby van uzelf of van uw kinderen met als tegenprestatie reclame, dan zijn de kosten binnen de grenzen van het redelijke aftrekbaar. Let op. Als er een duidelijke wanverhouding bestaat tussen de kosten en de opbrengst, kan de fiscus de aftrek wel geheel of gedeeltelijk weigeren.

Voorbeeld Zo was er eens een ondernemer die een speedboot had aangeschaft waarop hij de naam van zijn bedrijf en zijn telefoonnummer had vermeld. De kosten van de speedboot, inclusief de aankoopprijs ervan, bracht hij als reclamekosten ten laste van het resultaat van zijn onderneming. De rechter vond het niet aannemelijk dat het voeren van reclame het hoofddoel van de investering in de boot was. Volgens de uitspraak van Gerechts­hof Leeuwarden, 22.05.2003 (GHLEE:2003:AF9054), was de  boot geen ondernemingsvermogen, maar verplicht privévermogen. De kosten van reclame waren niet fiscaal aftrekbaar.

Kosten of afschrijving? Het gaat hier om kosten die uw BV rechtstreeks van de winst kan aftrekken.

Wat moet u bijhouden in de administratie? U heeft de facturen nodig om de reclamekosten te verantwoorden in de administratie.

Waarop moet u zeker letten? Soms is de kostenbenoeming wat lastiger. Stel, u geeft producten weg, bijvoor­beeld op een vakbeurs. Zijn dat dan reclamekosten, representatiekosten, beurskosten, verkoopkosten? Bij twijfel is het in ieder geval te adviseren hierover in overleg te gaan met uw accountant of uw belasting­adviseur.

© Praktische Gids 2015 – Aftrekbare kosten voor BV’s,

59

Kosten van uw BV

profileren om zo nieuwe klanten aan te trekken. Het staat u vrij om zelf te beslissen

Als het echt gaat om grotere bedragen, is overleg met de Belastingdienst hierover

Kosten van uw BV

2

ook geen overbodige luxe. Tip. Laat u een door de Belastingdienst ingenomen standpunt in ieder geval schriftelijk bevestigen.

 2.27.

De

uitspraak

van

het

Gerechtshof

Leeuwarden,

22.05.2003

(GHLEE:2003:AF9054) vindt u als nummer 6.5. op de Download Zone.

Relatiegeschenken

Volledig aftrekbaar? Tijdens de uitoefening van uw onderneming komt het ongetwijfeld wel eens voor dat u uw relaties bij speciale gelegenheden een geschenk geeft. Uiteraard heeft u hiermee een zakelijk doel voor ogen. Let op. Toch is een relatiegeschenk slechts voor 73,5% aftrekbaar.

➤➤ Non-foodgeschenk Verstrekt u een ‘non-foodcadeau’ en staat uw bedrijfsnaam er duidelijk op (bijvoorbeeld een agenda of een pen), dan heeft u volledige kostenaftrek omdat dit onder reclame valt. ➤➤ Flesje wijn De fles wijn die u aan het einde van het jaar als kerstgeschenk aan uw ­relatie overhandigt, valt altijd onder de aftrekbeperking. Er is namelijk sprake van ‘voedsel, drank en genotmiddelen’ en deze zijn slechts voor 73,5% aftrekbaar.

Kosten of afschrijving? Het betreft hier kosten die beperkt aftrekbaar zijn, tenzij het non-foodkosten betreft die een reclame-uiting van uw bedrijf bevatten, zoals een zakagenda met uw bedrijfsnaam en/of logo erop.

Wat moet u bijhouden in de administratie? De factuur dient als bewijs in uw administratie.

60

© Praktische Gids 2015 – Aftrekbare kosten voor BV’s,

Waarop moet u zeker letten?

2

Tip. In plaats van te kiezen voor een beperkte aftrekbaarheid van 73,5%, heeft u ook de mogelijkheid om de drempel (2015) van € 4.500,- of 0,4% van de loonsom als dit meer is, toe te passen.

die ondernemer de waarde van het geschenk bij zijn belaste winst te tellen. Het is natuurlijk vervelend dat als u iets weggeeft de ontvanger van het geschenk hierover belasting betaalt. Verstrekt u eenzelfde geschenk op dat moment ook aan uw werknemers (bijvoorbeeld een kerstpakket), dan kunt u ervoor kiezen de verschuldigde belasting voor uw rekening te nemen. Is een geschenk niet meer waard dan € 136,-, dan geldt er een eindheffingstarief van 45%. Voor geschenken met een hogere waarde geldt een eindheffingstarief van 75%. Let op. U moet de ontvanger wel op de hoogte stellen van het feit dat u het eindheffingstarief heeft toegepast. Zo weet uw relatie dat hij niet zelf nog eens belasting hoeft te betalen.

Tip. U bent niet verplicht om eindheffing toe te passen. In de praktijk wordt dit dan ook weinig gedaan. Zeker als het gaat om relatief kleine geschenken, zoals een flesje wijn.

2.28. Schoonmaakbedrijf Volledig aftrekbaar? Het schoonmaken van de kantoren of de bedrijfsruimtes van uw BV is fiscaal aftrekbaar. Als u schoonmaakwerkzaamheden wilt uitbesteden, dan heeft u de keus tussen: 1. het inschakelen van een schoonmaakbedrijf; of 2. het in dienst nemen van een schoonmaker of werkster. Huurt uw BV een schoonmaakbedrijf in, let dan op het volgende. Is het schoon­ maak­bedrijf een ‘kleine zelfstandige’, dan kan er sprake zijn van een arbeidsrelatie. Vraag het schoonmaakbedrijf om een VAR. Heeft het schoonmaakbedrijf personeel in dienst dat door u wordt ingehuurd, dan bestaat de mogelijkheid dat u aan­­sprakelijk gesteld wordt voor de betaling van loonheffing.

© Praktische Gids 2015 – Aftrekbare kosten voor BV’s,

61

Kosten van uw BV

Wanneer u een relatiegeschenk geeft aan een andere ondernemer, dan behoort

Besluit u een schoonmaker of werkster in dienst te nemen, dan is uw BV werk­

2

gever en krijgt u te maken met de inhouding en de afdracht van loon­heffing, arbeidsrechtelijke verplichtingen, e.d. Het zal u niet verbazen dat u uitsluitend de schoonmaakkosten kunt aftrekken die betrekking hebben op uw bedrijf. Het schoonhouden van uw huiskamer en

Kosten van uw BV

de eventuele werkruimte in uw eigen woning komen voor uw eigen rekening.

Kosten of afschrijving? U kunt de schoonmaakkosten direct ten laste van de winst brengen.

Wat moet u bijhouden in de administratie? Heeft u een schoonmaakbedrijf ingehuurd voor de werkzaamheden, dan heeft u de factuur nodig om de kosten te verantwoorden. Heeft u een werkster of schoon­maker in dienst genomen, dan moet u haar/hem opnemen in uw loon­ administratie.

Waarop moet u zeker letten? Betaal uw werkster nooit ‘zwart’ uit. Uw BV kan dan niets aftrekken (u kunt de kosten immers niet verantwoorden) en bij ontdekking kan de fiscus niet alleen de loonheffing en de premies op uw BV verhalen, maar krijgt uw BV ook een forse boete. Deze boete kan oplopen tot een verdubbeling van de normale loonkosten. Let op. Maakt u thuis gebruik van huishoudelijk personeel dat ook (deels) zakelijk bij u werkt, dan verwijzen wij u naar de speciale regeling met betrekking tot huishoudelijk personeel. Kijk daarvoor op: http://www. belastingdienst.nl

2.29. Software Volledig aftrekbaar? Software wordt voor veel ondernemers steeds noodzakelijker. De aanschaf van software is meestal kostbaar. Heeft u de software nodig om uw onderneming uit te kunnen oefenen, dan zijn de kosten fiscaal aftrekbaar.

Kosten of afschrijving? Is het bedrag van de aanschaf van de software niet hoger dan € 450,-, dan kunt u de kosten in één keer van de winst aftrekken. Bent u meer dan € 450,- kwijt, dan is de software een investering waarop u moet afschrijven.

62

© Praktische Gids 2015 – Aftrekbare kosten voor BV’s,

Heeft u alleen een gebruiksrecht op de software en betaalt u hiervoor periodiek een bedrag, dan kunt u deze bedragen van de winst af­trekken. Betaalt u het gebruiksrecht in één keer en bedraagt dit meer dan €  450,-, dan is er sprake van een investering en moet u afschrijven. Periodieke betalingen voor een

2

onderhoudscontract kunt u ineens van de winst aftrekken.

Kosten van uw BV

Reeds sinds 1 januari 2007 mag maximaal 20% per jaar worden afgeschreven. Software is vaak snel ver­ouderd. Tip. U mag een kortere afschrijvingsperiode kiezen als de software eerder wordt vervangen of niet langer meer wordt gebruikt.

Wat moet u bijhouden in de administratie? Contracten die u heeft afgesloten met de softwareleverancier, afspraken die u heeft gemaakt én de facturen dienen als bewijs in uw administratie te worden opgenomen.

Waarop moet u zeker letten? Bij investeringen van € 450,- of meer heeft u meestal recht op investerings­aftrek. Let op. Bij software is dit niet altijd het geval. Het is van belang of u de (econo­mische)  eigendom van de software heeft ver­worven, zoals bij maatwerk, of dat er sprake is van de aankoop van een gebruiksrecht, zoals bij standaard­software. Betalingen voor gebruiks­rechten van standaard­software kunnen worden verdeeld in periodieke betalingen en eenmalige betalingen. Dat vergt nadere uitleg.

➤➤ Periodieke betalingen Periodieke betalingen gelden als huur, zodat u voor de betreffende software geen investeringsaftrek kunt claimen. ➤➤ Betaling ineens Wordt echter een gebruiksrecht in één keer betaald, dan wordt dit gelijk­gesteld met een ‘echte’ investering en kunt u wél investeringsaftrek ­claimen.

© Praktische Gids 2015 – Aftrekbare kosten voor BV’s,

63