ICT in de zorg meer dan een samenspel tussen verpleegkundigen en informatici

ICT in de zorg meer dan een samenspel tussen verpleegkundigen en informatici

Elektronisch VerpleegDossier (EVD) binnen Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen 1. Strategisch belang voor de organisatie 2. Projectverloop 3. EVD en het evoluerende zorglandschap

4. Demo EVD

Strategisch belang voor de organisatie

- Tevreden medewerkers - Kwaliteitsborging - Financiële gezondheid

Tevreden medewerkers

- Vermindering van de administratie thuis - Betere worklife balance - Alles maar 1 keer noteren

- Wegvallen papieren klassement - Aantrekkelijk voor jonge medewerkers - Imago van moderne organisatie

Kwaliteitsborging

- Verhoogde ondersteuning van het verpleegkundig handelen - Protocollen & werkinstructies tot aan het bed van de patiënt brengen - Verantwoording bij RIZIVcontroles - Verbeterde overdracht: - Minder fouten - Hogere patiëntentevredenheid

Financiële gezondheid

- Positieve impulsen: - Jaarlijkse informaticapremie van de overheid - Premies voor gebruik van een mobiel systeem - Verhoging efficiëntie

- Negatieve impulsen: - RIZIV-controles op scoring - Wetgeving op verpleegdossier

Projectverloop

1. Project stakeholders − Intern − Extern 2. Fasen in het project − Voorbereiding − Ontwikkeling − Piloot − Uitrol

Projectverloop Project stakeholders - Intern

Directie Hoofdverpleegkundigen Administratief medewerkers Kwaliteitsbegeleiders

Verpleegkundigen

Ondersteunende diensten

Projectverloop Project stakeholders - Extern

Flanders’ Care Patiënt

Directie Hoofdverpleegkundigen

?

Administratief medewerkers Huisartsen

Kwaliteitsbegeleiders

Verpleegkundigen

Vlaamse overheid

Ondersteunende diensten Belrai

Vitalink Specialisten

RIZIV

Projectverloop – Project stakeholders - Extern

Flanders’ Care project - EVD gebruiken om de zorg voor chronische patiënten te verbeteren - Vroegdetectie a.d.h.v. diagnoses en observatie - Richtlijnen aan het bed van de patiënt brengen - Gebruik van checklijsten om bv. de evolutie van pijn op te volgen - Betrokkenheid van de patiënt - In samenwerking met UZ Gent - Bevraging van patiënt en zijn omgeving vóór en na het project - Aanpassen checklijsten - Communicatie van het dossier met de huisarts


− Vitalink – Participatie aan project in Aalst – Medicatieschema’s kunnen geraadpleegd worden via het intranet – Koppeling naar het EVD is voorzien

− Belrai − Verpleegkundigen nemen nu Belrai af op een laptop via een website − Gesprekken met Pyxima voor opstart EVD, keuze voor androïd zal integratie met Belrai vergemakkelijken

− Communicatie met huisartsen – Parameters en verpleegkundige consulten ter beschikking stellen van de arts • Via beveiligde mail • Via e-health


− RIZIV – Wijzigingen in de nomenclatuur • Controle verpleegdossier • Toezichts- en opvolgingshonorarium bij het gebruik van pompsystemen voor het toedienen van chronische analgesie via epidurale of intrathecale catheter – Homologatiecriteria • Bij opstart van het project was een draftversie ter beschikking. Momenteel is versie 13 beschikbaar van de homologatiecriteria. De definitieve lijst is pas beschikbaar in het voorjaar 2014. • In de mate van het mogelijke is rekening gehouden met de criteria zoals gestandaardiseerde codetabellen, verpleegkundige gegevens, … • Belangrijkste uitdagingen zijn de eisen i.v.m integratie met externen

Projectverloop – Voorbereidingsfase

Vooral een ‘denk’ fase -

Werkgroepen met alle interne stakeholders met als doel: -

Optimalisatie van administratieve en verpleegkundige processen

-

Bespreken van hoe de integratie van projecten zoals VitaLink en Flanders’ Care op een transparante manier kan gebeuren

Opstellen van een lastenboek


-

Het vertalen van de business vereisten naar een lastenboek rekening houdend met de verschillende toepassingen aanwezig in de organisatie

-

Aandacht voor de nodige flexibiliteit in het systeem Reden hiervoor zijn: - De wijzigende eisen van het RIZIV - Optimalisatie van businessprocessen

-

Aandacht voor technische vereisten

Voorbeeld - Platformonafhankelijk - Eenvoudige installatie - Beveiliging


- Keuze van een leverancier Doorlopen van een selectietraject waar de laatste fase bestond uit 3 proof-of-concepts Bij de selectie is rekening gehouden met -

Projectaanpak Technische aspecten Financiële aspecten Evaluatie door de gebruikers

=> Er is gekozen voor CapGemini


Ervaringen Positief - Betrokkenheid van alle departementen voor het opstellen van het lastenboek - Eindgebruikers opnemen bij de keuze van de leverancier - Afstemmen/optimaliseren van administratieve en zorgprocessen Knelpunten - Onvoldoende kennis van de verschillende functies in de organisatie - Het herdenken van de processen - Het “lean” houden van de processen - Toekomstgericht denken

Projectverloop - Ontwikkelingsfase

Project organisatie

- Project stuurgroep - Interne projectmanager - Externe projectleider voor WGK - Extern ontwikkelingsteam met projectleider - Interne functionele en business analisten - Interne testcoördinator - Intern testteam


Project aanpak = Scrum methodologie

- Sprints van 4 weken - Voor elke sprint: - Usuability werkgroep - Na elke sprint: - Demo van het ontwikkelde deel - Uittesten door de eindgebruiker


Aandachtspunten tijdens het projectverloop

Blijvende aandacht voor wettelijke verplichtingen Voorbeelden - Dossier dat voldoet aan de wettelijke verplichtingen van de overheid



Blijvende aandacht voor gebruikerseisen Voorbeelden

- Automatische koppeling tussen inbrengen van observatie naar verpleegkundige diagnosestelling - Aanbieden van meetinstrumenten naar pijn, decubitus, risicovoet



Blijvende aandacht voor “lean” processen Voorbeeld - Geautomatiseerd scoringsproces − Verpleegkundige krijgt signaal als hij/zij de patiënt opnieuw moet scoren − Mogelijkheid om dit met verschillende verpleegkundigen te doen door conceptfase − Automatische goedkeuringsflow indien binnen de richtlijnen van RIZIV/organisatie − Indien afwijkend, bericht naar hoofdverpleegkundige − Doorstroming naar MyCareNet



- Afwegingen maken tussen flexibiliteit en complexiteit Voorbeelden - Een nieuwe zorgcode is historisch. Dit wil zeggen een “Van” en “Tot en met” datum. Deze flexibiliteit is nodig want vanuit het RIZIV kan een nomenclatuurcode stopgezet of aangepast worden - Het concept “Invullijst” zorgt voor de nodige flexibiliteit wanneer de verantwoording van de evaluatieschaal wijzigt maar zorgt voor de ontwikkelaars voor extra complexiteit



- Opvolgen of er naast de eindgebruikerseisen ook voldoende rapporteringsmogelijkheden zijn voor interne en externe stakeholders Voorbeelden - Overzicht van alle patiënten die diabeet zijn - Mogelijkheid om alle parameters van een patiënt door te sturen naar huisartsen

Projectverloop – Ontwikkelingsfase

Ervaringen

Positief - Betrokkenheid van de eindgebruikers bij het bepalen van de opbouw van de applicatie - Toepassing is ondersteunend voor de verpleegkundigen: - Enkele voorbeelden: - Automatische controle of het dossier voldoet aan de wettelijke verplichten van de overheid - Contact tussen zorgkundige en begeleidende verpleegkundige

Projectverloop – Ontwikkelingsfase

Ervaringen Knelpunten - Achterliggende denkprocessen blijvend gebruiken - Evenwicht tussen interne resources en extern project team - Bewaking van begroting en timing - Interfaces met andere applicaties - Stabiliteit van de netwerken - Wisseling van beschikbare resource - Voldoende kennis van de interne processen

Projectverloop – Pilootfase

Reden -

Controleren van tarificatie/facturatie processen

-

Interfaces met andere toepassingen

-

Kinderziektes uit de toepassing halen alvorens uit te rollen in de organisatie

-

Testen infrastructuur

Wie

- 4 van 29 afdelingen gebruiken EVD in de pilootfase


Wanneer -

Najaar 2013

Stappen -

Opleiding van EVD-gebruikers in meerdere sessies

-

Dubbeldraaien voor pilootafdelingen

-

Controle tarificatie/facturatie


Ervaringen Positief -

Intuïtief in gebruik van EVD-toepassing

-

Eindgebruikers zijn tevreden over de functionaliteiten aanwezig in EVD Voorbeelden: - Observaties inbrengen - Parameters inbrengen - Bereikbaarheidsinformatie inbrengen -…


Ervaringen Knelpunten -

Veel kinderziektes

-

Synchronisatieproblemen

- Door de gefaseerde uitrol van de verschillende functionaliteiten is de opleiding versnipperd geweest

Projectverloop – Uitrolfase

Wanneer Voorjaar 2014

Opleiding “Train the trainer” principe De opleiding wordt gegeven door de gebruikers zelf Change management -

Roll-out team aanwezig waar vertegenwoordigers aanwezig zijn, elke functie met als doel: - “Go between” tussen hun functie en de uitrol van de applicatie


Aandachtspunten

-

Opleiding bijgestuurd met aandacht voor achterliggende processen

-

Efficiënter inzetten van de helpdesk

-

Aanwezigheid van ondersteunende verpleegkundige in de afdeling bij de opstart

-

Correct gebruik van applicatie en volgen van processen


Aandachtspunten

-

Bewaken kost dataverkeer

-

Performantie infrastructuur

-

Mobicontrole en opvolging van de in-out’s van de tablets

EVD en het evoluerende zorglandschap

Toekomstige uitdagingen − E-recipi − Communicatie met ziekenhuizen − Communicatie met verzorgenden/zorgkundigen gezinszorg aan het bed van de patiënt – Hoe observaties delen met verzorgenden/zorgkundigen, al dan niet uitgerust met een tablet? – Hoe observaties van zorgkundigen/verzorgenden opnemen in het EVD?

DEMO

ICT in de zorg meer dan een samenspel tussen verpleegkundigen en informatici

Recommend Documents