I&A plan 2012 - 2015
I&A Plan 2012-2015
Gemeente Koggenland November 2011
Versie 1.0 Definitief
PAGINA
2
I&A Plan 2012-2015
Inhoudsopgave 1
Inleiding
4
2 2.1 2.2 2.3
Verantwoording 2011 Realisatieplan en wettelijke ontwikkelingen Organisatiebrede ontwikkelingen Financieel overzicht 2011
5 5 5 6
3 3.1 3.2 3.3
Vooruitzicht Visie op dienstverlening van de Rijksoverheid Gemeentelijke ICT Architectuur (GEMMA) Nationaal uitvoeringsprogramma (i-nup)
7 7 7 8
4 4.1 4.2 4.3
Ontwikkelingen Ontwikkelingen 2012 en daarna Organisatiebrede ontwikkelingen Wettelijke ontwikkelingen Afdelingsbrede ontwikkelingen
9 9 10 11
5 5.1 5.2
ICT infrastructuur Systeemsoftware Systeemhardware
13 13 13
6 6.1 6.2 6.3
Beheer Projectondersteuning Opleidingen Samenwerking
15 15 15 15
7
Investeringsoverzicht
16
PAGINA
3
I&A Plan 2012-2015
1
Inleiding Voor het komend jaar zijn plannen gemaakt om onder andere de ambities op het gebied van automatisering en digitalisering verder te kunnen faciliteren. De belangrijkste vernieuwing is de invoering van het Document Management Systeem (DMS). Dit is inmiddels bijna gereed. De volgende stappen zijn het maken van diverse koppelingen en het zaakgericht werken. Het doel van het I&A plan is om samenhang te creëren en een overzicht te geven van de verwachte investeringen op het gebied van automatisering voor 2012 en volgende jaren. Dit rapport begint met een verantwoording over 2011, waarin de huidige stand van zaken kort is omschreven. Daarna wordt in hoofdstuk 3 een vooruitzicht geschetst van de belangrijkste pijlers op het gebied van digitalisering van de Rijksoverheid. De organisatiebrede, wettelijke en afdelingsbrede projecten komen in hoofdstuk 4 aan bod. De ontwikkelingen met betrekking tot het systeem (de infrastructuur) staat in hoofdstuk 5. Het beheer en het investeringsoverzicht komen in hoofdstuk 6 en 7 aan bod. De Goorn, november 2011 Burgermeester en Wethouders van Koggenland
PAGINA
4
I&A Plan 2012-2015
2
Verantwoording 2011 Het jaar 2011 is een bedrijvig jaar geweest voor het cluster I&A. De bezuinigingen met onveranderde ambities in combinatie met een snel groeiende ICT omgeving zorgen voor een beperkte inzet voor de helpdesk en het dagelijks beheer. In dit hoofdstuk de verantwoording over het I&A plan 2011 op hoofdlijnen.
2.1
Realisatieplan en wettelijke ontwikkelingen De ambities van de rijksoverheid zijn geconcretiseerd in het National UitvoeringsProgramma (NUP). De relevante onderdelen van het NUP zijn in uitvoering. Een belangrijk onderdeel vormen de basisregistraties. De modernisering Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) en de basisregistratie Waardering Onroerende Zaken (WOZ) zijn vertraagd vanuit het Rijk en zullen wellicht in 2012 verder vorm krijgen. De invoering van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO) is afgerond. Voor de basisregistratie grootschalige topografie (BGT) zal nog dit jaar software aangeschaft worden. Dit wordt gebruikt om de huidige Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN) te structureren, op te schonen en te coderen. Voor het bijhouden en vullen van de BGT zijn de verwachte kosten voor de komende jaren fors omhoog gegaan.
2.2
Organisatiebrede ontwikkelingen De invoering van het DMS loopt grotendeels volgens planning en binnen het budget. De digitale documentstroom loopt goed, het zaakgewijs werken wordt steeds beter en wordt verder uitgebreid. Door het faillissement van Diginotar loopt de digitale handtekening vertraging op doordat de digitale certificaten onbruikbaar zijn. De koppeling met de vakapplicatie van Sociale Zaken loopt ook enigszins vertraging op doordat de koppeling nog niet de gewenste functionaliteit biedt. Deze koppeling is volop in ontwikkeling en zal direct gebruikt worden als deze wel de gewenste functionaliteit heeft. Door de beperkte capaciteit op de afdeling communicatie is de modernisering van de website achter gebleven bij de ambities. Een belangrijke stap die wel gemaakt wordt, is een nieuwe opzet en opmaak van de website. Hierdoor wordt de website overzichtelijker en de informatie beter vindbaar. De vernieuwde website zal eind december 2011 gerealiseerd zijn. Daarnaast is een archiveringsmodule aangeschaft. Vooral de ontwikkeling van digitale formulieren is achtergebleven. Op het DMS zijn de koppelingen gerealiseerd met de Gegevens Makelaar voor de persoons- en bedrijfsgegevens en met de vakapplicatie Vergunningen. De koppelingen met de landelijke voorzieningen voor uitwisseling van (persoons)gegevens lopen centraal via één applicatie, de gemeentelijke Servicebus. Vanuit Vergunningenapplicatie is een koppeling gerealiseerd met de centrale administratie voor de uitwisseling van factuurgegevens. Het in eigen beheer nemen van uitwijkvoorziening is niet gerealiseerd in 2011 en staat ook voor 2012 niet meer op de planning. De reden hiervoor is dat de kosten hoger uit zullen vallen dan in eerste instantie is geraamd. De invoering van Windows 7 als besturingssysteem voor de pc’s, Office 2010 voor Word en Excel en de managementrapportages voor de salarisadministratie zijn uitgesteld tot 2012 vanwege onvoldoende capaciteit voor de uitvoering. De samenwerking met de gemeente Opmeer op het gebied van ICT is beëindigd. De oorzaak is een verschil van inzicht over de te volgen route en het einddoel.
PAGINA
5
I&A Plan 2012-2015
2.3
Financieel overzicht overzi cht 2011 Budget
Werkelijk Opmerking
Applicaties en ondersteuning Basisregistraties mGBA / WOZ
€ 15.000
Mogelijk uitvoering 2012
Basisregistratie BGT
€ 15.000
Kosten komen eind 2011
BAG/WOZ mutatiesignalering
€ 15.000
Kosten komen eind 2011
Basisregistratie BAG
€ 17.000
Document Management Systeem
€ 25.000
Zaakafhandeling en KCC
€ 25.000
Modernisering Website
€ 22.000
Koppelingen
€ 26.000
€ 17.000 € 5.000 Verdere uitvoering 2012 Uitvoering 2012 € 7.000 € 10.000 Verdere uitvoering 2012
Conversie archief administratie
€ 15.000
Rapportages salarisadministratie
€ 10.000
Projectondersteuning
€ 25.000
€ 20.000
€ 210.000
€ 60.000
WABO
€ 6.500
Sjabloon beheer
€ 25.000
Upgrade besturingssysteem pc’s
€ 25.000
Vernieuwing Office
€ 55.000
Overige afdelingsontwikkelingen Opleidingen Informatiebeveiliging
€ 1.000 Verdere uitvoering eind 2011 Uitvoering 2012
€ 3.000 € 29.000 Overschrijding door extra werkzaamheden Uitvoering 2012 Uitvoering 2012
€ 9.000
€ 2.000 Er komt nog € 2.000 eind 2011
€ 10.000
€ 1.000 Er komt nog € 3.000 eind 2011
€ 5.000
€ 1.000
€ 135.500
€ 36.000
Netwerk Helpdesk software
€ 11.000
Hulp op afstand
€ 1.500
Thuiswerkoplossing
€ 7.000
Werkstations
€ 5.000
Netwerk switchen
€ 5.000
Totaal
Uitvoering in 2012 € 1.000 Uitvoering eind 2011 / begin 2012 € 1.000 Uitvoering 2012
€ 29.500
€ 2.000
€ 375.000
€ 98.000
Bedragen zijn afgerond, stand 08-11-2011 Tabel 2.1
PAGINA
6
I&A Plan 2012-2015
3
Vooruitzicht De plannen van de Rijksoverheid zijn richtinggevend aan het ICT- en digitaliseringbeleid van de gemeente Koggenland. In dit hoofdstuk zijn de belangrijkste speerpunten van uiteen gezet.
3.1
Visie op dienstverlening van de Rijksoverheid Gemeenten, provincies, waterschappen, uitvoeringsorganisatie en het Rijk hebben een gemeenschappelijke visie op dienstverlening opgesteld. In de visie verwoorden de overheden hun gedeelde ambitie: één digitale overheid, betere service, meer gemak. De visie bestaat uit zes pijlers: De vraag centraal De vraag van burgers en bedrijven staat centraal in ons handelen. Wij werken oplossingsge richt en sluiten aan bij de behoeften van burgers en bedrijven.
Snel en zeker
Eén overheid
Wij zorgen dat burgers en bedrijven hun zaken met de overheid snel en zeker kunnen regelen. Dat doen we door hen de mogelijkheid te bieden online zaken te doen met de overheid.
Wij presenteren ons als één overheid die voor iedereen toegankelijk en bereikbaar is. De gemeente vormt voor burgers en bedrijven een belangrijke ingang: dichtbij en herkenbaar.
Geen overoverbodige vragen Wij stellen geen overbodige vragen. Gegevens die zijn opgenomen in één van de basisregistraties vragen we niet nogmaals op.
Transparant en aanspreekbaar Wij maken duidelijk wat burgers en bedrijven van ons kunnen verwachten door hen te informeren over onze servicenormen en door onze prestaties en openbare overheidsinfor matie actief te communiceren
Efficiënt Wij richten onze dienstverlening zo efficiënt mogelijk in. Waar mogelijk heeft digitaal contact met burgers en bedrijven de voorkeur. Waar persoonlijk contact noodzakelijk is of de kwaliteit van de dienstverlening bevordert, maken wij persoonlijk contact mogelijk
Tabel 3.1 (bron: e-overheid.nl)
De pijlers zijn onderdeel van het realisatieplan dat in 2009 is opgesteld. Dit plan is de leidraad naar de ontwikkeling van de elektronische dienstverlening binnen de gemeente Koggenland. Het was een bijlage van het I&A plan 2009. De uitvoering wordt jaarlijks toegelicht en uiteengezet in het I&A plan. 3.2
Gemeentelijke ICT Architectuur (GEMMA) Gemeenten staan voor de uitdaging om betere en elektronische dienstverlening te realiseren met inzet van ICT, terwijl ze ook moeten bezuinigen. GEMMA helpt gemeenten processen te standaardiseren, maar het is ook richtinggevend voor leveranciers van software. Daarnaast maken de standaarden binnen GEMMA het mogelijk dat gemeenten op het gebied van ICT samenwerken. De combinatie van standaardisatie en samenwerking levert besparingen op door inkoopvoordeel en door het efficiënter maken van de werkprocessen. Met handreikingen over hoe je dat doet, waar de kansen liggen, wat de valkuilen zijn en hoe je daarover afspraken maakt, worden gemeenten ondersteund bij het realiseren van dergelijke vormen van samenwerking. Het i-NUP is hier een onderdeel van. Het i-NUP wordt uitgelegd in de volgende paragraaf.
PAGINA
7
I&A Plan 2012-2015
3.3
Nationaal uitvoeringsprogramma (i(i -nup) Het i-NUP bouwt voort op het NUP, het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en eoverheid. Aan dit programma ligt een bestuursakkoord ten grondslag met afspraken over prioritering van een aantal ICT basisvoorzieningen zoals het stelsel van basisregistraties, die samen de basisinfrastructuur vormen. De 24 NUP-bouwstenen uit het NUP vormen gezamenlijk de basis voor de e-overheid. Zie http://eoverheid.nl/onderwerpen/e-overheid/over-i-nup voor meer informatie. De komende jaren staan in het teken van het gebruik van deze bouwstenen. Het i-NUP is de implementatieagenda voor de e-overheid. De ambities van de Rijksoverheid zijn samen te vatten tot vier hoofdlijnen: Het loket voor burgers
Digitale dienstverlening aan bedrijven Het Stelsel van Basisregistraties ImplementatieImplementatieondersteuning voor gemeenten
Een beter bereikbare overheid, beter vindbare en toegankelijke overheidsinformatie en de gemeente als dé herkenbare ingang tot de (digitale) overheid. Daar werken alle overheden de komende jaren aan. Bedrijven gaan in 2012 en 2013 de voordelen merken van het gebruik van een aantal basisvoorzieningen: minder regeldruk, betere dienstverlening en lagere kosten Er zijn dertien basisregistraties, die samen het Stelsel van Basisregistraties vormen. Een werkend Stelsel dat als één geheel wordt ervaren, is het einddoel voor 2015. Het Stelsel werkt nu vanuit losse onderdelen. Elke individuele overheidsorganisatie is zelf verantwoordelijk voor de implementatie en het gebruik van de basisinfrastructuur. Voor gemeenten wordt een apart programma gestart, ‘Operatie NUP’, dat alle gemeenten ondersteunt bij hun implementatie van de bouwstenen. Dat wordt – met een bijdrage van het Rijk - uit het gemeentefonds gefinancierd.
Tabel 3.2 (bron: e-overheid.nl)
Het programma i-NUP is een onderdeel van de ICT ontwikkelingen bij de gemeente Koggenland. De activiteiten die hieruit voort komen zijn onder andere opgenomen in dit I&A plan. In het interne programmaoverleg Digitalisering van dienstverlening worden prioriteiten gesteld en keuzes gemaakt ten aanzien van de uit te voeren onderdelen binnen de gemeente.
PAGINA
8
I&A Plan 2012-2015
4
Ontwikkelingen 2012 en daarna De afgelopen jaren heeft de rijksoverheid sterkt aangedrongen op digitalisering. Hierin werden de gemeenten op diverse wijzen ondersteund. De bezuinigingen die het Rijk uitvoert, raken ook de digitalisering. De ontwikkeling van basisregistraties gaat langzamer en een aantal stimuleringsprogramma’s, waaronder EGEM, zijn beëindigd. De gemeente Koggenland houdt de ambities om de dienstverlening efficiënter en eenvoudiger (voor de burger) te maken met digitalisering. De projecten die in dit hoofdstukken omschreven zijn, komen hier uit voort.
4.1
Organisatiebrede ontwikkelingen Modernisering website De komende jaren wordt er geïnvesteerd in de website. Het kanaal wordt steeds belangrijker om de dienstverlening af te handelen. Ook intern kan er met het afhandelen van aanvragen via de website efficiënter gewerkt worden en daarmee geld en tijd bespaard worden. Voor 2012 zijn kleine aanpassingen gewenst en uitbreiding van het digitaal loket, inclusief koppelingen die daar voor nodig zijn. De extra kosten (naast de ruimte uit het I&A plan 2011) worden geraamd op € 7.000 voor 2012 en € 10.000 voor de daarop volgende jaren voor verdere verbetering. De kosten worden gedekt uit de reserve nieuwe investeringen.
Document management systeem / papierloos werken Zoals in de verantwoording 2011 is omschreven, gaat de implementatie van het DMS volgens planning. Voor 2012 staan er nog enkele plannen open, de kosten hiervoor zijn geraamd op € 8.000: Het creëren van een contractbeheer systeem; De aanschaf van scanners voor het scannen van het gehele archief van de gemeente Koggenland; Het aanbrengen van verbeteringen in document- en zaakafhandeling. Het Nieuwe werken is plaats- en tijdonafhankelijk werken met meer verantwoordelijkheid en prestatiegerichtheid bij de medewerker. Om het nieuwe werken in combinatie met het papierloos werken binnen de gemeente Koggenland mogelijk te maken zijn er investeringen nodig. Er moeten voorzieningen aangelegd worden en apparatuur aangeschaft worden om digitaal te kunnen werken. In het gemeentehuis moet een draadloze toegang tot het netwerk aangelegd worden. De kosten zijn geraamd op totaal € 12.000 voor 2012 en komen ten laste van de reserve nieuwe investeringen. Om het digitaal vergaderen voor de Raad, B&W en wellicht MT mogelijk te maken moet geïnvesteerd worden in nieuwe software. Hiermee kunnen de vergaderstukken eenvoudig beschikbaar gesteld worden aan de bevoegde personen. Daarnaast zullen er tablet pc’s aangeschaft moeten worden voor het lezen van de documenten en het maken van aantekeningen. De kosten hiervoor zijn geraamd op € 30.000 en komen ten laste van de reserve nieuwe investeringen. Met deze oplossing kan fors bespaard worden op de kosten bij de afdeling Facilitaire Zaken.
Zaakafhandeling en Klant Contact Centrum Vanuit het Rijk wordt zaakgericht werken sterk gestimuleerd. Het dienstverleningsconcept “Antwoord ©” is gericht op een Klant Contact Centrum, waarbij iedere klantaanvraag als zaak verder wordt behandeld. Met een zaak wordt een dossier opgebouwd en kan per klant alle interacties met de gemeente Koggenland overzichtelijk worden getoond. De implementatie van het zaakafhandeling systeem zal worden gestart als het DMS operationeel is. Naar verwachting wordt dit begin 2012. De kosten in 2012 worden gedeeltelijk gedekt door het I&A
PAGINA
9
I&A Plan 2012-2015
plan 2011, de kosten van de software en dienstverlening zijn geraamd op € 10.000 voor 2012 en 2013, dit komt ten laste van de reserve nieuwe investeringen.
Koppelingen Net zoals in voorgaande jaren staan er ook voor 2012 diverse koppelingen in de planning. Het doel van de koppelingen is het voldoen aan de regelgeving die stelt dat de (persoons)gegevens die gebruikt worden in de gemeente vanuit een betrouwbare bron (de basisregistratie) moet komen. Daarnaast is het voor de kwaliteit van de dienstverlening en voor de efficiëntie van groot belang dat er juiste gegevens gebruikt worden. De kosten voor koppelingen komen ten laste van de reserve nieuwe investeringen. Voor de jaren 2013 en volgende jaren wordt € 10.000 geraamd. Er moet een BAG-WOZ koppelvlak gerealiseerd worden. Het is wettelijk verplicht om mutaties aan panden tijdig in de BAG administratie op te nemen. Om de WOZ administratie actueel te houden is het noodzakelijk dat de wijzigingen in de BAG administratie doorgeven worden aan de WOZ administratie. De kosten voor deze koppeling zijn geraamd op € 22.000. De jaarlijkse kosten bedragen ca. € 2.000 en zijn opgenomen in de begroting. Er moet een koppeling gerealiseerd worden tussen de gegevensmakelaar en het Geomagazijn. Het Geomagazijn bevat alle gegevens die gebruikt worden in ons Geo-informatiesysteem (GIS). De kosten hiervoor zijn geraamd op € 6.000 voor 2012 en komen ten laste van de reserve nieuwe investeringen. Zie voor informatie de Bijlage Geo Informatieplan 2012 Voor de afdeling Bouwen en Milieu zijn aansluitingen op regionale uitvoeringsdienst en regionale bodemregistratie gewenst. De koppelingen kunnen gelegd worden met de huidige applicatie. De kosten zijn nog niet bekend. 4.2
Wettelijke Wettelijke ontwikkelingen Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) De BGT is bijzonder binnen de groep van basisregistraties omdat bij de BGT wordt gedacht aan een samenwerking tussen alle overheidslagen bij het inwinnen en bijhouding van de registratie. De totale kosten voor de invoering (exclusief de software) wordt geraamd op € 100.000. Deze kosten worden gemaakt voor de opbouw van de kaarten en verdeeld over vier jaren: € 40.000 in 2012, € 20.000 in 2013 en opvolgende jaren. De kosten komen ten laste van de reserve nieuwe investeringen. Zie voor informatie de Bijlage Geo Informatieplan 2012
Landelijke voorzieningen en modernisering GBA Via de landelijke voorzieningen (LV) wordt informatie beschikbaar gesteld en uitgewisseld met de rijksoverheid en ander afnemers. Het is een wettelijke verplichting om daar op aan te sluiten. Voor 2012 zijn er enkele wijzigingen voor de LV bevolking en WOZ. De verwachte kosten zijn € 12.000 en komen ten laste van de reserve nieuwe investeringen. Voor 2013 zijn is er een wijziging / aansluiting op het Kadaster voorzien, de kosten hiervan zijn geraamd op € 10.000. Over de modernisering van de GBA is nog steeds geen duidelijkheid. De rijksoverheid geeft aan dat het project urgent is, maar concrete stappen zijn nog niet gezet. Waarschijnlijk is eind 2012 meer duidelijk. Daarom wordt er voor 2014 en opvolgende jaren € 10.000 per jaar opgenomen om de kosten te dekken. Dit komt ten laste van de reserve nieuwe investeringen.
PAGINA
10
I&A Plan 2012-2015
4.3
Afdelingsbrede ontwikkelingen Gebouw- en inventarisbeheer De afdeling Facilitaire zaken wil alle inventaris registreren voor het bijhouden van onderhoud en afschrijving. Binnen de gemeente wordt hiervoor een applicatie gebruikt dat dit kan ondersteunen, deze applicatie wordt nu gebruikt voor gebouwbeheer. Een uitbreiding in deze applicatie voor inventarisbeheer is geraamd op € 10.000 en wordt gedekt vanuit de reserve automatisering.
Aanpassingen betalingsverkeer Vanaf 2012 wordt het betalingsverkeer aangepast. Het gebruik van Internation Bank Account Number (IBAN) codes wordt daarin opgenomen. Hiervoor moet de betalingsmodule in Civision aangepast worden. De kosten daarvan zijn geraamd op € 12.000 en komen ten laste van de reserve automatisering.
Vervanging software voor beheer infrastructuur Op de afdeling Wonen en Groen worden plannen gemaakt voor de vervanging van de software die gebruikt wordt voor het beheer van de gemeentelijke infrastructuur, zoals het riool en de wegen. Mogelijk is dit onder te brengen in het gemeentebrede Geo-informatiesysteem. Uitvoering is naar verwachting in 2013 kosten zijn nog onbekend.
WOZ controle Om de wet WOZ goed te kunnen uitvoeren moeten naast de verkooptransacties ook de vraagprijzen geregistreerd en geanalyseerd worden. De vraagprijzen worden gebruikt om de objectkenmerken van woning te controleren. Met een vraagprijzenmodule worden deze gegevens van de Zoekhuis applicatie en van de NVM geïmporteerd en wordt het vergelijken vereenvoudigd. De kosten bedragen € 1000 en komen ten laste van de reserve automatisering. De jaarlijkse kosten bedragen ca. € 1700 en komen ten laste van de exploitatie. Voor een extra controle van het WOZ bestand is er behoefte aan het programma Checkmate. Deze bevat talloze zoek- en vergelijkmogelijkheden om het WOZ bestand te controleren. De kosten hiervan zijn € 2000 en komen ten laste van de reserve automatisering.
Facturen woningbedrijf De facturen voor het woningbedrijf worden nu afgehandeld via het SAP systeem. Het woningbedrijf heeft een eigen administratiesysteem. Het doel is dat de facturen hierin direct afgehandeld kunnen worden. Hiervoor moet een extra software module aangeschaft worden. De kosten worden gedekt door het woningbedrijf.
Verkiezingensoftware Voor het digitaal tellen van stemmen wordt in 2013 kosten verwacht voor aanschaf van apparatuur en software. Dit is voor de verkiezingen in 2014. De kosten zijn geraamd op € 5.000 en komen ten laste van de reserve automatisering.
Kassasysteem zwembaden en sporthal Het Koggenbad heeft onlangs een nieuw kassasysteem in gebruik genomen. Hiermee is het mogelijk om een eigen administratie bij te houden en reserveringen vast te leggen. Dit systeem is uit de breiden naar het zwembad in Obdam en de sporthal. Dit geeft de mogelijkheid om efficiënter te werken en personele uitwisseling of vervanging te vereenvoudigen. De kosten zijn geraamd op € 8.000 en komen ten laste van de reserve automatisering.
PAGINA
11
I&A Plan 2012-2015
Wetswijzigingen Welzijn en Sociale zaken De afdelingen Welzijn en Sociale zaken worden vanaf 2013 geconfronteerd met forse wetswijzigingen. Hierbij worden onder andere delen van Jeugdzorg en de AWBZ naar de gemeente overgebracht. Mogelijk worden er samenwerkingsverbanden aangegaan met de regio op het gebied van Werk en Inkomen in verband met de invoering van de nieuwe wet Werken naar Vermogen in januari 2013. Het is waarschijnlijk dat er kosten komen voor aanpassingen in de software of koppelingen naar een regionaal orgaan. Er is nog geen inzicht in de hoogte van de kosten. Eventuele kosten worden via een raadsvoorstel voorgelegd.
Meldpunt Opbrekingen Openbare Ruimte MOOR is een digitaal platform dat alle processen rondom werkzaamheden in de openbare ruimte optimaliseert, automatiseert en ondersteunt. De belangrijkste doelstellingen van MOOR zijn het verschaffen van regie voor de gemeente alle werkzaamheden in de openbare ruimte en het stroomlijnen van de samenwerking tussen gemeente, netbeheerders en aannemers. In 2012 wordt onderzocht of deze applicatie nut en noodzaak heeft voor onze gemeente.
PAGINA
12
I&A Plan 2012-2015
5
ICT infrastructuur De netwerkonderdelen zoals servers, switches en allerlei randapparatuur vormen de basis van de IT omgeving. Hierop moeten alle applicaties ongestoord kunnen draaien. Voor beveiliging, toegankelijkheid van gegevens en voor het beheer is, naast de hardware, ook diverse software nodig. Deze software wordt regelmatig gewijzigd en vernieuwd.
5.1
Systeemsoftware Migraties SAP De vakapplicaties voor de centrale boekhouding, het innen van facturen en belastingen, het registreren van de belastingen, het administreren van de BAG en het digitaal afhandelen van facturen draaien op een systeem van SAP. De SAP software is aan vernieuwing toe en zal worden gesplitst van twee basissystemen (SAP R3 server en SAP Netweaver server) naar drie basissystemen. Hierdoor kan de leverancier de werking van de applicaties verbeteren en vereenvoudigen. Daarnaast is het SAP R3 systeem aan vervanging toe, het zal in de nabije toekomst niet meer ondersteund worden. De drie systemen worden: SAP ERP6 voor de vakapplicaties, JBoss van Redhat voor de datadistributie componenten en een nieuwe versie van SAP Netweaver voor de integrale ontsluiting van gegevens voor baliefuncties. De kosten van de migratie van R3 naar ERP 6 zijn geraamd op € 22.000. De kosten voor de migraties van Netweaver en JBoss zijn geraamd op € 8.000. De kosten komen ten laste van de reserve automatisering. De jaarlijkse kosten van JBoss zijn € 2.500 en worden gedekt uit de exploitatie. De andere migraties zullen niet voor extra lasten zorgen.
Invoering IPv6 Internet Protocol versie 6 (IPv6) is de opvolger van Internet Protocol versie 4 (IPv4), het adressenbestand van internet. IPv6 is onder andere ontwikkeld om de beperkingen en tekortkomingen van IPv4 te verhelpen. Met name het tekort aan beschikbare IP-nummers levert een enorm probleem op. Naast een groot adresbereik kent IPv6 nog een aantal verbeteringen zoals een betere routing en netwerkautoconfiguratie; het overbodig maken van NAT; gegevensbeveiliging op IP-niveau en een betere ondersteuning van mobiele apparaten. De kosten voor de overstap zijn nog niet duidelijk, maar voor een eerste stap wordt een kostenpost in 2012 geraamd van € 5.000, dit komt ten laste van de reserve automatisering. 5.2
S ysteemhardware Schijvenkabinet en noodstroomvoorziening De data op het gehele systeem groeit. Dit komt onder andere door de ingebruikname van het DMS, de groei van data in GIS en de groei van documenten en e-mail. De huidige verwachting is dat de aanwezige schijfruimte in 2012 vol is. Daarom moet het schijvenkabinet uitgebreid worden met twee nieuwe modules. De kosten hiervan zijn geraamd op € 30.000 (inclusief installatie). Voor 2012 zijn er nog investeringen te verwachten voor vervanging van de ICT noodstroomvoorziening (UPS) in de serverruimte. De vervanging van de AS400 kan doorgeschoven worden naar 2014. De kosten die hiervoor geraamd zijn, zijn € 15.000 voor de UPS en € 15.000 voor de AS400. Door uitbreiding van het aantal servers zal de virtuele omgeving op de servers op termijn ook vol raken. Daarom wordt voor 2013 uitbreiding met een ESX server en de back-up gepland. De kosten voor deze uitbreiding, inclusief software en dienstverlening is geraamd op € 15.000 en komt ten laste van de reserve automatisering.
PAGINA
13
I&A Plan 2012-2015
Database server en software Veel applicaties maken gebruik van een database. Een van de centrale database programma’s is Oracle. In 2013 wordt verwacht dat deze aan een vernieuwing toe is. De kosten hiervoor worden geraamd op € 5.000. De server is in 2014 aan vervanging toe. De kosten hiervoor zijn geraamd op € 10.000. De kosten komen ten laste van de reserve automatisering.
Werkstations Alle werkstations zijn vervangen in 2009. In 2012 en de daarop volgende jaren is een bedrag geraamd van € 5.000 voor uitbreiding, onderhoud en vervanging van werkstations. De kosten komen ten laste van de reserve automatisering. Vervanging is gepland voor 2014, de kosten zijn geraamd op € 80.000.
PAGINA
14
I&A Plan 2012-2015
6
Beheer Stabiliteit en continuïteit zijn belangrijke peilers in het ICT beheer. De basis van goed beheer van de complete ICT omgeving is pro-actieve controle en onderhoud van de servers. Daarom moet er voldoende personele capaciteit zijn om dit uit te voeren en moet er voldoende kennis en ervaring zijn. De kennis wordt door cursussen en opleidingen op peil gehouden. Bij software vernieuwingen van de meeste bedrijfskritische applicaties en hardware is er ondersteuning van leveranciers. In dit hoofdstuk wordt het beheer verder uiteengezet.
6.1
Projectondersteuning In dit I&A plan zijn weer veel nieuwe projecten omschreven. Deze projecten brengen extra werkzaamheden met zich mee voor de medewerkers van systeembeheer en de helpdesk. Dit komt vooral doordat de ICT omgegeven groter groeit en daarmee meer beheer en onderhoud nodig heeft. Door nieuwe projecten nemen vervolgens ook de beheerwerkzaamheden voor die applicaties structureel toe. De werkzaamheden van systeembeheer zijn ook toegenomen door de keuze om veel werkzaamheden in eigen beheer uit te voeren en door de groei van het aantal servers. Hierdoor is er nu met de huidige inzet onvoldoende capaciteit om alle werkzaamheden op het gebied van projecten, systeembeheer en helpdesk naar behoren uit te voeren. Gevolg hiervan is dat onder andere de pro-actieve dagelijkse controles van het systeem en de afzonderlijke servers onvoldoende aandacht krijgt. Om de continuïteit en stabiliteit van het gehele ICT systeem te garanderen is pro-actief beheer noodzakelijk. Daarnaast wordt ernaar gestreefd om nieuwe projecten en ontwikkelingen optimaal te ondersteunen. Per project wordt bepaald of de inzet door eigen mensen wordt gedaan, of via externen. Voor inhuur is een bedrag geraamd van € 20.000 en komt ten laste van de reserve nieuwe investeringen.
6.2
Opleidingen Standaard wordt in het investeringsoverzicht jaarlijks een post opleidingen opgenomen. Deze post wordt gebruikt voor het opleiden van systeembeheerders en applicatiebeheerders. Voor 2011 en volgende jaren is de post gesteld op € 10.000, dit komt ten laste van de reserve automatisering.
6.3
Samenwerking De samenwerking met de gemeente Opmeer is beëindigd. In de regio is er een initiatief van de gemeente Medemblik, Enkhuizen, Drechterland, Opmeer en Stede Broec voor een gezamenlijke ICT infrastructuur. Vanuit kostenoverwegingen en het verschil van applicatielandschappen neemt Koggenland hier geen deel aan. Er wordt wel deelgenomen aan de Kwaliteitskring West-Friesland. Het doel hiervan is uitwisseling van informatie, kennis en ervaring op diverse ICT aspecten binnen de regio. Belangrijke onderdelen hierin zijn onder andere gegevensmanagement en informatiemanagement. Deze onderdelen worden door de complexe informatiestromen steeds belangrijker. Komend jaar zal hier ook intern de nodige aandacht aan gegeven worden. Hierbij moet gedacht worden aan het beschikbaar stellen van (persoons)gegevens aan specifieke medewerkers en een sluitend autorisatiebeleid voor de juiste privileges in de systemen.
PAGINA
15
I&A Plan 2012-2015
7
Investeringsoverzicht INVESTERINGEN 2012
2013
2014
2015 2015
Dekking
€ 7.000
€ 10.000
€ 10.000
€ 10.000
Nieuw
Applicaties en ondersteuning Modernisering Website DMS / papierloos werken
€ 50.000
Zaakafhandeling en KCC
€ 10.000
€ 10.000
Koppelingen
€ 28.000
€ 10.000
€ 10.000
€ 10.000
Nieuw
Basisregistratie BGT
€ 40.000
€ 20.000
€ 20.000
€ 20.000
Nieuw
Modernisering GBA / landelijke voorz.
€ 12.000
€ 10.000
€ 10.000
€ 10.000
Nieuw
Projectondersteuning
€ 20.000 € 60.000
€ 50.000
€ 50.000
€ 167.000
Nieuw Nieuw
Gebouw- en inventarisbeheer
€ 10.000
Auto.
Aanpassingen betalingsverkeer
€ 12.000
Auto.
€ 3.000
Auto.
WOZ controle Verkiezingensoftware
€ 5.000
Auto.
Kassasysteem
€ 8.000
Opleidingen
€ 10.000
€ 10.000
€ 10.000
€ 10.000
Auto.
€ 43.000
€ 15.000
€ 10.000
€ 10.000
Auto.
Systeem Migraties SAP
€ 30.000
Auto.
Invoering IPv6
€ 5.000
Auto.
Schijvenkabinet
€ 30.000
Auto.
Noodstroomvoorziening
€ 15.000
Auto.
Vervanging AS400
€ 10.000
ESX server en back-up Oracle upgrade
Auto.
€ 5.000
Auto.
Database server Werkstations
Totaal
Auto.
€ 15.000 € 10.000
Auto.
€ 5.000
€ 5.000
€ 80.000
€ 5.000
Auto.
€ 85.000
€ 25.000
€ 90.000
€ 15.000
€ 295.000
€ 100.000
€ 150.000
€ 75.000
Tabel 7.1
PAGINA
16
