“I&A Integraal bestuurd” I&A-besturingsmodel samenvatting
Datum: 25-04-2014 Versie: 1.0
1
Doelstellingen van het I&A-besturingsmodel
De positie van informatievoorziening en automatisering (I&A) de afgelopen jaren sterk veranderd, waardoor de gangbare relatie tussen primaire sectoren (‘de business’) en het I&A-domein niet effectief en efficiënt meer werkt. Een andere, sterke, driver is echter geweest dat de symptomen hiervan in 2013 reeds naar boven zijn gekomen bij een onderzoek dat Delfland heeft laten houden naar het functioneren van haar I&A taken. Het onderzoeksrapport (“Analyse & Advies I&A Organisatie Hoogheemraadschap van Delfland”, beter bekend als het BoerCroon rapport, hierna te noemen ‘BC-rapport’) bevat een groot aantal bevindingen en daaraan gekoppelde voorstellen. Het rapport is direct aanleiding geweest voor Delfland om de rollen van CIO, Enterprise Architect en Portfolio Manager in te richten. Daarnaast is het rapport aanleiding geweest om de besturing van het I&A proces structureel te verbeteren. Hiervoor is een passend I&A-besturingsmodel bedacht, uitgewerkt, ingericht en ingeregeld in samenwerking met het I&ATeam. Dit document beschrijft het nieuwe I&A-besturingsmodel, inclusief de kaders die nodig zijn om het model te laten werken. Het I&A-besturingsmodel realiseert een belangrijk deel van de aanbevelingen die in het BoerCroon rapport zijn gedaan: BV1: Verstevigen van de positie van IV in de organisatie door gezamenlijke sturing op de informatievoorziening (primaire sectoren (‘de business’) en de afdeling I&A), zowel op teamleiders-niveau als op DMT-niveau BV2: Visievorming, architectuur en portfoliomanagement zijn integraal en onlosmakelijk onderdeel van het besturingsproces BV3: Positie van de informatievoorziening in de organisatie verankerd door de inrichting van de CIO functie BV5: De koppelvlakken en afstemming tussen I&A en (interne en externe) klanten zijn beter ingericht, o.a. door de inrichting van de rol van relatiebeheerder en het inregelen van het vraagsturingsproces Meer operationeel bezien, vult het I&A-besturingsmodel daarnaast de volgende functionele eisen en wensen in: Stroomlijnen (kanaliseren en richten) van de vraagstelling op I&A gebied Het gecontroleerd opbouwen van het I&A landschap van Delfland in de context van haar omgeving (andere waterschappen, andere overheden, burgers, wetgeving, etc.) Eenduidige en herleidbare besluitvorming over het al dan niet uitvoeren van I&A projecten/werkzaamheden (volgens het besturingsmodel van Delfland – teamleiders moeten kunnen besluiten) Uniformeren van de vraagstelling richting de uitvoerende I&A organisatie, zodat deze zich efficiënt kan organiseren Stroomlijnen van de interne relatie tussen de primaire sectoren (‘de business’), de sector Uitvoering en het I&A-Team I&A als werkveld integreren in de P&C-cyclus van Delfland Grip krijgen op de budgettering en de uitgaven op het gebied van I&A Invulling van de rollen (Enterprise-) Architect, Portfoliomanager (binnen het I&A-Team) Invulling van de rol van een CIO Met het I&A-besturingsmodel en de integratie in de P&C cyclus van Delfland (WBP, Kadernota, Jaarplannen, bestuurlijke/operationele rapportages) wordt I&A structureel ingebed in de strategische en tactische doelen van het Hoogheemraadschap van Delfland. Een grafische weergave van het I&A-besturingsmodel is weergegeven in de bijlage.
Governance Model I&A Delfland
2
2
Het I&A-besturingsmodel
In het model worden (in volgorde van het proces) de volgende onderdelen onderscheiden: 1. Vraag: de vraagstelling op het gebied van I&A is breed, divers en komt van veel verschillende kanten. Het is belangrijk om deze vraagstelling direct bij de bron te kaderen, zodat Vraag en Aanbod al vroeg in het proces op elkaar afgestemd kunnen worden. 2. iLoket: het digitale loket waar alle informatiserings-/IT-/gegevensvragen binnenkomen 3. CIO Kamer: het gremium dat de vraagstelling zo snel mogelijk completeert volgens de beschikbare kaders en hulpdocumenten, teneinde besluitvorming in de Projecten- en Portfoliokamer (PPK) mogelijk te maken 4. Adviesraad Architectuur: hier wordt de samenhang van het IT landschap gewaarborgd en worden oplossingsrichtingen ontworpen voor complexere en grotere vraagstukken 5. Projecten- en Portfoliokamer: hier vindt de besluitvorming plaats over het I&A portfolio. De PPK wordt bemenst door een aantal teamleiders, afhankelijk van de voorliggende vraagstelling. Het resultaat is een projectenkalender en een inwinkalender voor gegevensinwinning, die door de CIO ter informatie in het DMT wordt gebracht. Eventuele escalaties kunnen in het DMT plaatsvinden. Op deze manier wordt de besluitvorming over het I&A projectenportfolio en de kalender van het inwinnen van gegevens ingericht volgens het model van de concernsturing bij Delfland. 6. De CIO: de CIO is verantwoordelijk voor de inrichting van de informatievoorziening van Delfland. Het gaat dan niet alleen om kwaliteit van de informatievoorziening, maar om het hele I&Abesturingsproces waarmee deze wordt opgebouwd en aangepast. De CIO is ook verantwoordelijk voor het inzichtelijk maken van de financiële middelen die in het proces om gaan. 7. Het DMT is op concernniveau verantwoordelijk voor de uitvoering van het werk bij Delfland, en wordt geadviseerd door de CIO. 8. I&A: het I&A-Team vormt voor het belangrijkste deel de Aanbod kant van het I&Abesturingsmodel. Zij organiseert zich zodanig dat zij efficiënt en effectief in dit model participeert. Het team levert daarnaast de bemensing van de rollen in het model: (enterprise-) architect, gegevens architect, portfoliomanager en relatiebeheerders. 9. Via relatiebeheer (stippellijn onderaan) helpt het I&A-Team de vraagstellers bij het formuleren van de initiële vraag. Via deze weg verkrijgt het model een ‘lerend’ karakter, waardoor verbetering van efficiency en kwaliteit kan worden gewaarborgd. Principes van het I&A-besturingsmodel 1. CIO kamer als enige loket alle voor informatisering-/IT-/ gegevensvragen. 2. ALLE vragen worden via het voorgestelde ICT-besturingsproces behandeld. 3. De binnen het I&A-Besturingsmodel gehanteerde kaders voor besluiten worden continu afgestemd op de organisatiestrategie. 4. Besluitvorming in de Projecten & Portfolio Kamer vindt plaats door teamleiders. 5. Escalatie via lijnorganisatie blijft mogelijk (concernsturing). 6. Buiten uitvoering door het I&A-Team, kunnen ook andere uitvoeringsorganisaties (zoals samenwerkingsverbanden en externe uitvoeringsinstanties) volgens dit I&A-besturingsmodel worden gebruikt. Dit maakt dat dit model generiek en robuust is voor toekomstige verschuivingen op dit vlak. 7. Het I&A-besturingsmodel en de CIO worden functioneel ondersteund door het I&A-Team, waarin onder andere de eerder genoemde rollen enterprise architect en portfoliomanager worden belegd. 8. De CIO-functie is tijdelijk en wordt onafhankelijk van het I&A-Team in de lijnorganisatie van Delfland geplaatst, t.w. bij de stafafdeling S&I. De CIO kamer en het I&A relatiebeheer helpen met het stroomlijnen van de vraag.
Governance Model I&A Delfland
3
3
Gevraagd besluit
Het gevraagd besluit aan college van D&H is om het I&A-Besturingsmodel “I&A integraal bestuurd” versie 1.0 vast te stellen. Daarmee bevestigt het college de inrichting en de daaraan ten grondslag liggende principes van het I&A-Besturingsmodel, inclusief de tijdelijke plaatsing van een CIO bij de stafafdeling S&I.
Governance Model I&A Delfland
4
Bijlage: Grafische weergave I&A-besturingsmodel
DMT
NB: kleuren beschrijven de type van de desbetreffende rollen (9 vlaks model).
AOG (Mark Brandt)
Vraag
CIO
Aanbod Bindend advies
Projecten & Portfolio Kamer
CIO Kamer
Vragen VV HHD D+H teams Gemeenten etc. Waterschappen
Incompleet Aanpassingen
Toetsing op: Bemensing Financiën Middelen Planning ITIL/BiSL
Type vraag
Wijziging <Middel> Wijziging + architectuur impact Project
<Middel> + Inpassing in architectuur
<Middel>
: + Project Start Architectuur (inpassing en cq. wijziging architectuur) + Business case + Fasering
I&A team
(1) I&A-besturingsmodel (2) Informatie Visie & Beleid (+ Gegevensmanagement)
<Middel>
(10) Projectenkalender
(3) Doelarchitectuur + Gegevensarchitectuur (4) Intakeformulier
(11) Inwinkalender
Adviesraad Architectuur
(12) Organisatieplan I&A
(5) Portfolioadviesformulier (6) ICT routekaart
(8) Architectuur impactanalyse
(7) Projectenmonitor
(9) Project Start Architectuur sjabloon
Hulp opstellen PSAs
IT governance model v1.7
I&A relatiebeheer
