BELEIDSPLAN 2013 - 20 17
COV Excelsior Beleidsplan
maart 2013
INHOUD 1. Inleiding ................................................................................................................................2 2. C.O.V. Excelsior ...................................................................................................................2 3. Beschrijving van de huidige situatie .....................................................................................2 3.1 De Vereniging............................................................................................................................ 2 3.2 Muziek. ...................................................................................................................................... 3 3.3 Logistiek .................................................................................................................................... 3 3.5 Financiën. .................................................................................................................................. 4 3.6. Public Relations......................................................................................................................... 4 4. Gewenste situatie en mogelijke maatregelen om deze te bereiken.....................................5 4.1. De Vereniging............................................................................................................................ 5 4.1.1 Leden................................................................................................................................... 5 4.1.2 Sociaal verband ................................................................................................................... 5 4.1.3 Ledenwerving ...................................................................................................................... 5 4.1.4 Commissies ......................................................................................................................... 6 4.1.5 Maatschappelijke betrokkenheid ......................................................................................... 6 4.2 Muziek. ...................................................................................................................................... 6 4.2.1 Muziekkeuze........................................................................................................................ 6 4.2.2. Kwaliteit van de koorzang.................................................................................................... 7 4.3 Logistiek .................................................................................................................................... 7 4.3.1 Concertuitvoering. ............................................................................................................... 7 4.3.2 Koorkleding en accessoires. ............................................................................................... 7 4.3.3 Bezit..................................................................................................................................... 7 4.4. Financiën. .................................................................................................................................. 7 4.4.1 Contributie ........................................................................................................................... 7 4.4.2 Extra inkomsten................................................................................................................... 8 4.4.3. Toegangsprijzen. ................................................................................................................. 8 4.5. Public Relations......................................................................................................................... 8 4.5.1 PR-commissie ..................................................................................................................... 8 4.5.2 ExcelsiorKlanken ................................................................................................................. 8 4.5.3 Website ............................................................................................................................... 8 4.5.4 Ad Hoc ................................................................................................................................. 8 5. Conclusies en aanbevelingen ..............................................................................................8 6. Evaluatie...............................................................................................................................9 7. Tenslotte ..............................................................................................................................9
1
COV Excelsior Beleidsplan
maart 2013
1. Inleiding De looptijd voor ons huidige Beleidsplan komt alweer tot een einde. Daardoor is het nodig opnieuw serieus te kijken welke weg wij met ons koor op willen gaan. Hoe kunnen we wij doorgaan met het werken aan kwaliteitsverbetering.
2. C.O.V. Excelsior De Vereniging draagt de naam “Christelijke Oratorium Vereniging Excelsior”, is gevestigd te Leiderdorp en is opgericht op 1 oktober 1896 onder de naam Christelijke Gemengde Zangvereniging. Het doel van de Vereniging is het zingen van overwegend religieuze muziek, waaronder oratoria, al dan niet met instrumentale begeleiding. Op basis van eerdere beleidsbeslissingen wordt er naar gestreefd om minimaal eenmaal per jaar een concert te geven, zo mogelijk regelmatig mee te werken aan een cantatedienst en incidenteel deel te nemen aan diverse evenementen. Dit doet recht aan het doel van de Vereniging, aan de verwachtingen die je als lid van een oratoriumvereniging mag hebben en aan de ambities van de dirigent. Het samen streven naar goede muzikale prestaties maakt onderdeel uit van het zingen met elkaar.
3. Beschrijving van de huidige situatie In deze beschrijving verdelen we alle activiteiten onder in een vijftal deelgebieden, te weten: 1. De Vereniging 2. Muziek 3. Logistiek 4. Financiën 5. Public Relations 3.1 De Vereniging De Vereniging bestaat uit leden, steunleden en projectleden. Veel van onze leden zijn erg trouw; sommigen zijn al meer dan 35 jaar lid en voelen zich zeer bij de Vereniging betrokken. Het gewone ledenaantal schommelt al geruime tijd rond de 60 à 65 leden. In de afgelopen jaren is het koor aan het vergrijzen. Het is belangrijk nieuwe, liefst jongere leden te werven. Op dit moment lijkt het alsof jonge mensen zich niet aangetrokken voelen tot de klassieke religieuze muziek die wij brengen. Daarnaast heeft ook Excelsior, net als veel andere verenigingen, te maken met het fenomeen dat veel mensen zich liever kort, op projectbasis, verbinden, dan een lidmaatschap aangaan. Dit gaat echter wel ten koste van de continuïteit van het verenigingsleven. Gelukkig lukt het wel om leden op projectbasis te werven en soms levert dit uiteindelijk een lid op. Sinds enkele jaren wordt er na een concert een open repetitie gehouden. Ook dit levert regelmatig nieuwe (project)leden op. Zoveel mogelijk wordt aan een nieuw lid een buddy toegewezen voor een periode van 3 maanden. Het ledenaantal heeft vooral gevolgen voor de muzikale en financiële deelgebieden. Reden om lid te worden van een oratoriumvereniging is het met elkaar kunnen zingen en uitvoeren van vooral oratoriumwerken. Daarnaast vinden mensen het fijn om lid te zijn van een vereniging vanwege het sociale aspect. Na verloop van tijd ontstaat een band met andere leden. Om de betrokkenheid te vergroten is het van belang dat er aandacht en belangstelling voor elkaar is. De commissie Lief en Leed draagt hieraan bij, maar ook kleine zaken als het wekelijkse koekje bij de koffie, bij toerbeurt verzorgd door één van de leden, zijn belangrijk. Ook de wekelijkse mail van de voorzitter blijkt een belangrijk onderdeel hier in te zijn. De koorreizen, maar ook alternatieve activiteiten als deelname aan sportieve en culturele activiteiten, dragen sterk bij aan de saamhorigheid. De koorreizen waren hoogtepunten in de geschiedenis van Excelsior; de laatste jaren zijn Tjechië, Frankrijk, Luxemburg, Oostenrijk, Slowakije en Duitsland bezocht. Het streven is altijd om tijdens de reizen één of meer optredens in het programma op te nemen. Voor de reizen bestaat veel belangstelling van koorleden en hun introducés en onderweg wordt veel plezier gemaakt.
2
COV Excelsior Beleidsplan
maart 2013
In haar ruim honderdvijftienjarig bestaan heeft Excelsior een niet meer weg te denken plaats in de Leiderdorpse samenleving ingenomen. Toch is het niet meer vanzelfsprekend dat men door familietradities lid wordt van het koor. Leiderdorp is een forensengemeente geworden met een voortdurend wisselende bevolking. Excelsior zal zich daarom steeds opnieuw moeten presenteren en open staan voor andere initiatieven. De afgelopen jaren is er daarom positief gereageerd op verzoeken van b.v. de Oranjevereniging om medewerking te verlenen aan de Herdenkingsbijeenkomst op 4 mei. Ook zijn er contacten met de Leiderdorpse Serviceclubs en met het Leiderdorps Museum (expositie t.g.v. het 110-jarig bestaan) en de Stichting Hart voor Leiderdorp (t.b.v. cd-opname Leiderdorps Volkslied). In de afgelopen jaren organiseerde Excelsior driemaal een Kerst-scratch waarbij de laatste twee keer de datum in samenwerking met de Stichting Vrienden van het Oude Dorp is bepaald. Op die dag werden door deze stichting de lichtjes in de kerstboom bij de Dorpskerk ontstoken.
3.2 Muziek Samen zingen is volgens de statuten het belangrijkste aspect van de Vereniging. Aan de randvoorwaarden van het muzikale gedeelte wordt altijd de grootste aandacht besteed. Een professionele dirigent is gecontracteerd, in bladmuziek wordt voorzien en muzikale begeleiding tijdens de repetities en uitvoeringen is aanwezig. Voor begeleiding van een concert worden bij voorkeur professionele musici aangetrokken. Om tot een goed resultaat te komen is het van groot belang dat de kwaliteit van de stemmen van de leden optimaal is. In het Huishoudelijk Reglement is geregeld dat de maximum leeftijd om tot het koor toegelaten te worden, 65 jaar is. Uitzondering wordt gemaakt voor mensen met een ruime koorervaring. Bij alle nieuwe leden neemt de dirigent een stemtest af en adviseert het bestuur over de toelating van het lid. Het bestuur beslist hierover en deelt het aspirant lid de beslissing mee. Bij alle overige leden neemt de dirigent periodiek een stemtest af en informeert het bestuur over de stemkwaliteit van het betreffende lid. In de ALV van 2003 is in het Huishoudelijk Reglement opgenomen dat het bestuur het lidmaatschap van een koorlid waarvan de kwaliteit van de stem zodanig achteruit gaat dat het de gehele koorzang negatief beïnvloedt kan opzeggen (art. 1a: Einde lidmaatschap). Het bestuur zal hier uiterst zorgvuldig mee omgaan en neemt een dergelijke beslissing pas als alle andere voorstellen om tot een redelijke oplossing te komen niet het gewenste resultaat hebben. Bij de muziekkeuze worden bestuur en dirigent bijgestaan door de muziekcommissie. De dirigent heeft hierin naast een adviserende, ook een doorslaggevende stem.
3.2.1 Kwaliteitsverhogende maatregelen Voor de toelatingsstemtest worden intussen wat strengere normen gehanteerd. Ook wordt sinds het concert van 2008 strenger de hand gehouden aan de voorwaarde van het geregeld bezoeken van de repetities. Wanneer een koorlid voorafgaand aan een concert een vooraf vastgesteld minimum aantal repetities om wat voor reden dan ook niet aanwezig is geweest, zal hij/zij moeten voorzingen. De dirigent bepaalt dan of de uit te voeren stukken voldoende worden beheerst en kan eventueel het bestuur adviseren tot uitsluiting van deelname aan het concert. Deze maatregel is inmiddels opgenomen in het huishoudelijk reglement van de vereniging. Om de kwaliteit te verhogen zijn de volgende activiteiten ondernomen: - extra repetities - studieweekend - workshops - stemvormingscursus - sancties op absentie - studie cd’s - pianist(e) tijdens de laatste repetities voor een concert
3.3 Logistiek Als Christelijke Oratorium Vereniging hebben we van oudsher een nauwe band met de Protestantse Gemeente Leiderdorp. Dit verklaart het feit dat wij kunnen beschikken over een uitstekende repetitieen uitvoeringsruimte in de Leiderdorpse Dorpskerk, voorts over enige archiefruimte. Onze piano heeft een vaste plaats in de kerk. Dat aan deze huisvesting een financieel prijskaartje hangt zal duidelijk zijn. De prijs-kwaliteitverhouding van onze repetitieruimte heeft doorlopende aandacht van het bestuur.
3
COV Excelsior Beleidsplan
maart 2013
De logistiek rond uitvoeringen verloopt goed. Ervaringen uit het verleden zijn vastgelegd in een draaiboek. De realisatie staat of valt daarbij met de inzet van de koorleden zelf. Iedereen zal op zijn/haar tijd een steentje moeten bijdragen, zoals bijvoorbeeld bij de op- en afbouw van het podium. Om te komen tot een goede (visuele) presentatie tijdens een uitvoering geeft het bestuur aanwijzingen met betrekking tot de kleding van de koorleden. De leden hebben de vrijheid om zich, binnen die richtlijnen, te kleden. Als er sprake is van koorkleding, dan is de samenstelling daarvan een zaak van het bestuur. De koorkleding is eigendom van de koorleden en zij beheren deze kleding zelf. Een vast koorlid zorgt voor de accessoires die bij een concert aan de basiskleding worden toegevoegd (bijvoorbeeld corsages en strikken).
3.4 Bezit Excelsior bezit een eigen piano die regelmatig gestemd moet worden. Deze piano heeft een vaste plaats in de Dorpskerk en mag alleen met toestemming van het bestuur door derden gebruikt worden. Dit gebruik wordt in een overeenkomst vastgelegd en door beide partijen ondertekend. Aangezien de piano onderhevig is aan flinke temperatuursverschillen en dit nadelig is voor de klank, werd in 2011 een zogenaamde “piano life saver” ingebouwd. Dit apparaat bewaakt het klimaat in de piano en zorgt ervoor dat de piano minder vaak gestemd moet worden. Bovendien bevindt zich in de kerk een archiefkast met muziekboeken die eigendom van het koor zijn. De bibliothecaris is verantwoordelijk voor de inhoud van de kast. Het prijzenkastje is in maart 2010 inclusief de prijzen overgedragen aan het Leiderdorps Museum. Een geborduurd schilderij, gemaakt door één van de leden en geschonken namens alle leden bij het 100jarig bestaan was al eerder bij het Leiderdorps Museum ondergebracht. Daar bevindt zich ook het vaandel dat daar in bruikleen gegeven is en door het museum, na restauratie, in goede staat gehouden wordt. Het verenigingsarchief t/m 2000 is geschonken aan het Regionaal Archief Leiden en bevindt zich in Leiden.
3.5 Financiën De inkomsten voor de Vereniging bestaan uit de lidmaatschapsgelden, reguliere subsidie van de gemeente Leiderdorp en incidentele subsidies van diverse fondsen, zoals het Anjerfonds en Fonds 1818. De subsidie door de gemeente Leiderdorp staat de laatste jaren erg onder druk. Op 28 september 2007 heeft het bestuur van de Vereniging de Stichting Vrienden van COV Excelsior opgericht. Het doel van deze Stichting is om de Vereniging, indien nodig, financieel te ondersteunen en de verplichtingen uit hoofde van gesloten contracten voor minimaal 1 jaar te kunnen waarborgen. Gelden die binnengehaald worden door inzamelingsacties en sponsoractiviteiten, worden in deze Stichting ondergebracht evenals bijdragen van donateurs, tegenwoordig Vrienden genoemd. Het organiseren en uitvoeren van acties door leden om geld bijeen te brengen voor de vereniging vergt veel inzet van alle leden gedurende het gehele jaar. Jaarlijks wordt een begroting gemaakt en tot nu toe heeft het bestuur de inkomsten en uitgaven goed kunnen beheren en heeft de Vereniging geen schulden. De binnen de Vereniging aanwezige reserve is bestemd voor de aanschaf van een nieuwe piano in de toekomst. Deze reserve is door de gemeente goedgekeurd. De financiële consequenties van onze voorgenomen plannen behoeven onze grootste aandacht.
3.6. Public Relations Excelsior heeft een eigentijds logo. De PR-commissie van Excelsior onderhoudt de contacten met de plaatselijke pers. Zij zorgt er voor dat concerten, uitvoeringen, bijzondere activiteiten en oproepen voor nieuwe leden in de lokale media gemeld worden. Daarnaast ontwerpt en maakt de commissie voor een concert posters, ansichtkaarten en de omslag van het programmaboekje. De verspreiding hiervan wordt door de leden verzorgd. Een flyer van het koor is door de PR commissie ontworpen en wordt up-to-date gehouden. De flyer wordt gebruikt bij evenementen en presentaties en ligt op strategische plaatsen in het dorp (bibliotheek, gemeentehuis en kerken). Excelsior heeft een verenigingsblad: “ExcelsiorKlanken”. Het blad komt periodiek uit en de redactie stelt zich ten doel met dit blad nuttige informatie en aangename wetenswaardigheden aan de leden
4
COV Excelsior Beleidsplan
maart 2013
aan te bieden. Het verenigingsblad is, naast e-mail, een zeer doelmatig medium om leden en Vrienden, die Excelsior Klanken wensen te ontvangen, op de hoogte te houden van het nieuws van Excelsior. Vrienden worden minimaal eenmaal per jaar op de hoogte gehouden via de Nieuwsbrief voor Vrienden. Excelsior is ook aanwezig op het internet; www.covexcelsiorleiderdorp.nl. Onderhoud van de website is in eigen beheer (PR commissie) . Met de site komt de Vereniging onder de aandacht van een breed publiek. Excelsior is lid van de Contactgroep Leidse Koren (CLK). Het lidmaatschap maakt het mogelijk dat Excelsior wordt vermeld in de lijst van Leidse koren op de website van de contactgroep. Bovendien worden onze concerten vermeld in de concertagenda van de CLK.
4. Gewenste situatie en mogelijke maatregelen om deze te bereiken.
4.1. De Vereniging 4.1.1 Leden Naast gewone leden, die voor onbepaalde tijd lid worden van het koor, kent de Vereniging projectleden en steunleden. “Projectleden” zijn leden die, na het succesvol afleggen van een stemtest, voor een bepaalde periode en gekoppeld aan de activiteiten die moeten leiden tot een succesvol concert, tijdelijk tot de Vereniging toetreden. Zij volgen de noodzakelijke repetities en betalen over de betreffende periode contributie. “Steunleden” zijn leden die met toestemming van het bestuur én dirigent worden gevraagd het koor te versterken omdat dit voor een goede uitvoering van een concert wenselijk is. Steunleden zijn er ten behoeve van het koor en betalen geen contributie. Leden voelen zich pas betrokken bij het koor en willen zich er voor inzetten als er een band is ontstaan tussen hen en de andere leden. Naast het wekelijkse zingen is er de mogelijkheid om zich ook op ander gebied in te zetten voor het koor. Verplichting leidt hierbij echter tot niets. Om de betrokkenheid te vergroten is het belangrijk dat er aandacht en belangstelling voor elkaar is. 4.1.2 Sociaal verband Een mogelijkheid om leden meer bij het koor te betrekken is activiteiten voor hen te organiseren. Uit saamhorigheid en onderlinge betrokkenheid kan een sociale cohesie ontstaan tussen de leden. Hiertoe lenen zich de gezellige afsluitingen van de Algemene Leden Vergadering, het seizoen en het kalenderjaar, al dan niet met boekenmarkt of loterij, de K(oorleden) E(ten) B(ij) A(ndere) K(oorleden) of alternatieve activiteiten. De leden zijn vrij om hier wel of niet aan mee te doen. Bijkomend voordeel van enkele van deze activiteiten is de geldopbrengst voor de Stichting Vrienden van Excelsior. Naast de wekelijkse repetities zijn er incidenteel studieochtenden op zaterdag en indien mogelijk een studieweekend. Het aanbieden van een workshop zou de betrokkenheid nog verder kunnen verhogen. Daarnaast is de koorreis bij uitstek de gelegenheid om de onderlinge band te verstevigen. Een dergelijke activiteit zou eens in de drie à vier jaar plaats moeten vinden. Door te werken aan sfeer en samenhang zal de bereidheid onder de koorleden om mee te werken aan activiteiten toenemen. 4.1.3 Ledenwerving Wil Excelsior met een goede financiële basis alle door de dirigent en de muziekcommissie voorgedragen werken kunnen zingen, dan is een evenwichtige verdeling van de stemmen noodzakelijk. Minimaal denken we dan aan een verhouding tussen sopranen en alten ten opzichte van tenoren en bassen van 2:1. Op dit moment hebben we rond de 60 à 65 leden, echter niet in de verdeling van 21/21/10/10. We moeten daarom voortdurend alert blijven om meer mensen te interesseren voor het koor, bij voorkeur jongere mensen en vooral tenoren en (eerste) sopranen.
5
COV Excelsior Beleidsplan
maart 2013
Een belangrijke bron om uit te putten zijn de projectleden. We moeten ons ervan bewust zijn dat het potentiële nieuwe leden zijn. De aandacht zoals hier onder beschreven voor nieuwe leden geldt zeker ook voor hen. Na ieder concert, aan het begin van een nieuwe studieperiode, zal een open repetitie worden georganiseerd. De ervaring heeft geleerd dat dit een potentiële bron van nieuwe leden is. De opvang van nieuwe leden of gastleden is belangrijk. Nieuwe leden worden geconfronteerd met meer dan zestig nieuwe gezichten en even zovele namen. Naast de gebruikelijke schriftelijke informatie die een nieuw lid van het secretariaat ontvangt, moeten andere zaken gerealiseerd worden. De volgende punten blijven van onverminderd belang: Persoonlijke opvang als belangstellenden zich aanmelden. Toewijzen van een “buddy”, bij voorkeur het lid dat naast de nieuweling zit, die hem/haar enkele maanden onder zijn/haar hoede neemt en vragen beantwoordt en oplet dat de nieuweling niet aan zijn lot overgelaten wordt. Het up-to-date houden en uitreiken van het “smoelenboek’, zodat men namen bij de gezichten kan terugvinden. Aan nieuwe leden de statuten en het Huishoudelijke Reglement uitreiken.
4.1.4 Commissies Commissies werken onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Het contact tussen commissie en bestuur wordt gewaarborgd door, indien mogelijk, een bestuurslid op te nemen in de commissie of door een vast aanspreekpunt naar het bestuur af te spreken. De commissies brengen jaarlijks op de ALV (schriftelijk) verslag uit van hun werkzaamheden. Het zou zeer wenselijk zijn dat de leden in een roulatiesysteem bij toerbeurt deel van een commissie uit maken. In het theoretisch ideale geval zou een commissie in de loop van vier jaar volledig van samenstelling veranderd moeten zijn. Het bestuur streeft ernaar om periodiek de commissies in een bestuursvergadering uit te nodigen.
4.1.5 Maatschappelijke betrokkenheid Excelsior wil als Vereniging ingebed zijn in het cultureel- en maatschappelijk leven van Leiderdorp. Dit is met name belangrijk omdat: - Excelsior zich regelmatig moet presenteren om zo in aanmerking te blijven komen voor enige vorm van subsidie van de gemeente Leiderdorp, - De naamsbekendheid van belang is bij het werven van nieuwe leden. Om die reden zal er blijvend meer horizontaal samengewerkt moeten worden met andere culturele- en maatschappelijke instellingen in Leiderdorp. Te denken valt aan het continueren van de samenwerking met de lokale Serviceclubs en het betrekken van de Stichting Pluspunt bij projecten t.b.v. ouderen in de gemeente. Ook ondersteuning van lokale activiteiten zoals de herdenkingsbijeenkomst op 4 mei, de Open Monumentendag en het ontsteken van de lichtjes in de Kerstboom bieden mogelijkheden tot samenwerking met andere maatschappelijke en culturele organisaties. Het organiseren van een scratchconcert behoort ook tot de mogelijkheden, waarbij tevens een goed doel binnen of buiten de gemeente, gesteund kan worden.
4.2
Muziek
4.2.1 Muziekkeuze De dirigent heeft een belangrijke inbreng in de keuze van de muziek die het koor ten gehore gaat brengen. De dirigent wordt daarin bijgestaan door de muziekcommissie, die bestaat uit koorleden die daartoe ook de nodige capaciteiten bezitten. Het bestuur stelt de muziekkeuze vast. Aan een meerjarenplanning moet continu gewerkt worden. In de toekomst zal er waarschijnlijk vaker samengewerkt worden met andere koren, waardoor het mogelijk wordt grotere producties ten gehore te brengen. Ook een optreden in een van de grote kerken van Leiden wordt dan mogelijk en op deze manier kunnen ook de kosten voor het begeleidende orkest in de hand gehouden worden. Ook kunnen we onderzoeken of het mogelijk is samen met een amateur-orkest een concert te geven met gesloten beurs.
6
COV Excelsior Beleidsplan
maart 2013
4.2.2. Kwaliteit van de koorzang Om op het niveau te blijven waarop we nu staan en dit liefst te verbeteren is het nodig dat alle koorleden zoveel mogelijk iedere repetitie bijwonen. Voor ieder concert wordt vooraf bepaald hoeveel repetities er minimaal moeten worden bijgewoond om te mogen deelnemen aan een concert. In overleg met het bestuur kan de dirigent (tijdelijk) de repetitietijd met een kwartier uitbreiden. Om de repetitietijd zo effectief mogelijk te gebruiken, wordt vooraf bekend gemaakt wat er op een repetitie wordt geoefend. Door gebruik te maken van oefen-cd’s is het mogelijk om ook thuis te studeren. Koorleden die door omstandigheden een repetitie gemist hebben, moeten de discipline opbrengen om thuis het gemiste gedeelte extra in te studeren. Het gebruik van oefen-cd’s is een extra ondersteuning voor leden die geen muziek van blad kunnen lezen of niet de mogelijkheid hebben een instrument te gebruiken bij het oefenen. Het koor heeft gekozen voor het aantrekken van een gekwalificeerde dirigent. Deze dirigent mag van de leden inzet verwachten. Wij blijven zoeken naar leerzame en toch leuke manieren om de kwaliteit van de koorzang te verbeteren, waaronder workshops en stemvorming. Stemtesten zullen per stemsoort periodiek plaats vinden. Ook het organiseren van studiezaterdagen en -weekenden zal onverminderd de aandacht van het bestuur hebben.
4.3 Logistiek Onder Logistiek wordt verstaan het beheren van de goederen van de Vereniging en de organisatie van de activiteiten.
4.3.1 Concertuitvoering In de huidige situatie geeft een goed draaiboek inzicht in wat er moet gebeuren bij een uitvoering. Aan de hand hiervan kan het bestuur systematisch volgens het draaiboek de zaken nalopen en het werk en de benodigde menskracht eromheen organiseren en verdelen. Na ieder concert vindt een evaluatie plaats waarna het draaiboek, indien nodig, aangepast wordt.
4.3.2 Koorkleding en accessoires. Het bestuur wil door middel van een kledingvoorschrift bij uitvoeringen borg staan voor een goede presentatie. Bij een grote uitvoering is dat voor de dames een lange wijde zwarte (broek)rok met daarop een zwarte blouse of shirt, voor de heren een zwart kostuum met wit overhemd en strik in de door het bestuur aangegeven kleur. Bij de dames zal ook door een accessoires een kleuraccent worden aangebracht. Bij een kleine uitvoering zal per keer een kledingvoorschrift gelden.
4.3.3 Bezit Het verenigingsarchief tot en met 2000 is geschonken aan het Regionaal Archief Leiden. In de toekomst zullen wij periodiek opnieuw ons archief van enkele jaren daar onderbrengen. Naast het vaandel zijn ook andere bezittingen bij het Leiderdorps Museum ondergebracht
4.4. Financiën. De Vereniging voert een zodanig beleid dat er een gezonde financiële situatie bestaat. Hieronder valt te verstaan dat de Vereniging in ieder geval geen schulden heeft. Op iedere maandelijkse bestuursvergadering geeft de penningmeester een kort verslag van de financiën met daarbij een overzicht van de saldi van de rekeningen.
4.4.1 Contributie Van de jaarlijkse begroting zal ca 15% bijeengebracht worden uit externe middelen. Zouden we hiermee stoppen, dan moeten de leden bij het handhaven van de doelstellingen een veel hogere contributie per maand gaan betalen. In 2013 bedraagt de contributie € 19,- per maand.
7
COV Excelsior Beleidsplan
maart 2013
4.4.2 Extra inkomsten Voor de financiën van onze Vereniging moeten we alert blijven op fondsen zoals Fonds 1818. Vooralsnog is de subsidie van de gemeente een belangrijke aanvulling op onze financiële middelen, maar in het licht van de matige economische omstandigheden en de bezuinigingen wordt serieus rekening gehouden met het stopzetten van deze subsidie in de nabije toekomst. Acties om extra gelden te genereren blijven nodig om onze financiën op peil te houden. Het bestuur kan indien nodig, een beroep op de Stichting doen. Vooral de Activiteiten Commissie organiseert samen met het bestuur regelmatig geldwervende acties.
4.4.3. Toegangsprijzen De toegangsprijzen van onze concerten zijn vergelijkbaar met de prijzen van concerten van andere koren in de regio. Het bestuur ziet er op toe dat ook in de toekomst de toegangsprijzen voor concerten in de juiste verhouding blijven staan.
4.5. Public Relations PR vormt een belangrijke schakel tussen de Vereniging en de buitenwereld. Ze is van grote invloed op het bereiken van andere doelstellingen als ledenwerving, het aantrekken van publiek en de naamsbekendheid van de Vereniging.
4.5.1 PR-commissie Het is zinvol om de inwoners van Leiderdorp en de Leidse regio regelmatig op het bestaan van Excelsior te wijzen; we moeten daarom gericht “reclame” maken voor Excelsior. PR is niet uitsluitend een taak voor de commissie maar ieder koorlid kan op eigen terrein een bijdrage leveren aan de PR voor het koor. De PR commissie draagt er zorg voor dat het juiste materiaal hiervoor steeds voorhanden is. Daarnaast kan de commissie naast het bestuur een belangrijke taak naar de leden hebben om het koor in zijn algemeenheid te promoten. Om de herkenbaarheid van het koor te vergroten zal het logo consequent gebruikt worden bij in- en externe uitingen.
4.5.2 ExcelsiorKlanken EK moet als verenigingsblad, in welke vorm ook, blijven bestaan. Het blad is onmisbaar als bron van informatie voor leden en donateurs. Het voortbestaan van het blad in deze vorm, is zeker gesteld zolang de huidige redactie aanblijft. De continuïteit heeft de aandacht van het bestuur. Begunstigers van de Stichting Vrienden Excelsior van krijgen minimaal eenmaal per jaar een Nieuwsbrief voor Vrienden, tenzij zij liever de ExcelsiorKlanken blijven ontvangen.
4.5.3 Website Excelsior is ook aanwezig op het internet: www.covexcelsiorleiderdorp.nl. In eigen beheer wordt gezorgd voor een professionele uitstraling. Met de site komt de Vereniging onder de aandacht van een breed publiek. De PR-commissie zorgt ervoor dat de site steeds geactualiseerd wordt.
4.5.4 Ad Hoc Door een actieve houding van alle leden zal de Vereniging elke gelegenheid die zich voordoet benutten om aan de weg te timmeren. Het bestuur treedt hierbij coördinerend op en draagt samen met de PR-commissie zorg voor de uitvoering en/of ondersteuning.
5. Conclusies en aanbevelingen In dit Beleidsplan zijn maatregelen besproken om de C.O.V. Excelsior een bloeiende Vereniging te laten blijven die haar naam “Excelsior”, dit betekent “steeds hoger”, eer aandoet.
8
COV Excelsior Beleidsplan
maart 2013
Resumerend wordt voorgesteld om: - Actief “jongere” leden te gaan werven en in het bijzonder tenoren. - Naar manieren te zoeken om de kwaliteit van de koorzang te verbeteren. - Een goede PR te voeren. - Nevenactiviteiten te organiseren ter verhoging van de betrokkenheid van de leden. - Actief te zoeken naar samenwerking met andere koren of muziekgezelschappen - Meer op projectbasis deelname aan te bieden - Aan de hand van dit Beleidsplan een activiteitenplan op te stellen.
6. Evaluatie Het Beleidsplan heeft een horizon van vier jaar. Elke jaar zal bij de ALV een korte evaluatie plaatsvinden om te zien welke doelstellingen zijn gehaald en welke activiteiten nog extra aandacht nodig hebben Elke drie jaar wordt het Beleidsplan geactualiseerd.
7. Tenslotte De opsomming van activiteiten, zoals hierboven geschetst, lijkt een hele lijst. De activiteiten liggen echter in het verlengde van datgene waar we de laatste jaren al mee bezig zijn geweest. Wij zijn van mening dat we door het actualiseren van dit Beleidsplan duidelijk hebben kunnen maken wat we met elkaar met Excelsior willen bereiken, wat daarvoor aan werk verzet moet worden en wat we daarbij van de leden van Excelsior verwachten. Speerpunten zullen blijven kwaliteitsverbetering en het verhogen van het ledental mét behoud van de gezelligheid. Voor de komende jaren komt daar het hoofd bieden aan de vergrijzing bij. Nu is er een gemiddelde leeftijd van 65 jaar. 47% van de leden heeft een leeftijd tussen 60 en 70 jaar, 25% tussen 50 en 60 jaar en 23% tussen 70 en 80 jaar. Verjonging van het koor heeft daardoor wel prioriteit. Daarnaast willen we onderzoeken of het nodig/mogelijk is samenwerkingsverbanden aan te gaan bij het geven van concerten. Dit kan met koren zijn maar mogelijk ook met orkesten, Doel daarmee is het blijven bieden van betaalbare, hoogwaardige concerten (ondanks de BTW-verhoging).
9
