Huisstijlhandboek. gemeente

Huisstijlhandboek

gemeente

Inhoudstafel Voorwoord

7

Deel 1. Grafisch handvest

8

1. Het logo 2. Het kleurgebruik 3. De huisstijlletter 3.1. Op drukwerk 3.2. Op computer 4. Het huisstijlpapier

9 10 12 12 13 14

Logo en huisstijl gemeente

15

1. Brief 2. Notulen 3. Dienstnota 4. Verslag 5. Fax 6. Naamkaartje 7. Kaarten 8. Omslagen 9. Map met kleppen 10. Stickers 11. Powerpoint 12. Folders en brochures 13. Borden en bewegwijzering 14. Belettering van voertuigen 15. Draagtas

16 18 20 22 23 24 25 26 28 29 30 31 36 39 40

Substijl Bibliotheek

41

Substijl Gemeenschapscentrum

47

Substijl Dienst Sociaal Welzijn

55

Voorstelling van de huisstijl

2

9

Deel 2: Schriftelijke en mondelinge communicatie 60 Algemene huisstijlafspraken

61

1. Vermelden van de organisatienaam 1.1. In een doorlopende tekst 1.2. In een colofon 1.3. In posters, publicaties,…voor derden

61 61 61 61

Andere afspraken 1. Contactgegevens 1.1. Telefoonnummer 1.2. Faxnummer 1.3. Gsm-nummer 1.4. E-mail 1.5. Website 2. Ondernemingsnummer 3. Bank-en postrekeningnummer 4. Tijd (klok) 5. Tijd (datum) 6. Symbolen van maten, gewichten, snelheid,… 7. Getallen 8. Munteenheden (euro) 9. Straatnamen 10. Afkortingen 11. Hoofdletters en kleine letters

Correspondentie

De brief 1. Adressering van de bestemmeling 2. Datum 3. Refertes 4. Onderwerp 5. Aanspreking 6. De tekst van de brief 6.1. Algemene afspraken 6.2. Schrijftips 6.3. Slotzin 6.4. Slotformule 6.5. Ondertekening 6.6. Vervolgblad 6.7. Vouwwijze en perforeren

62 62 62 62 62 62 63 63 63 63 64 64 65 65 66 66 67

68 68 68 69 69 70 70 71 71 71 72 72 73 73 73

3

De e-mail en het faxbericht 1. Handtekenen van e-mails en faxberichten 2. Aanspreking 3. Slot

74 74 74 74

Omslagen 1. Soort 2. Adressering voor de bestemmeling

75 75 75

Kaartjes 1. Naamkaartjes 2. Groetenkaart 3. Condoleancekaart

76 76 76 76

Klantvriendelijkheid

77

1. Telefoneren 1.1 Externe lijn 1.2. Interne lijn 1.3. Doorverbinden 1.4. Zelf bellen 2. Beantwoorden van e-mails 2.1. Bevestigingsmail 2.2. Afwezigheidsassistent

77 77 78 78 78 79 79 79

Dactylografische afspraken

80

De huisstijl op de computer gebruiken en bewaken

82

1. Werken met huisstijlsjablonen 2. Hoe de huisstijl bewaken?

4

82 83

Deel 3. Bijlagen Titulatuur

84 85

1. Aanspreken van mensen met een specifieke functie 2. Aanspreken van een adellijk persoon 3. Aanspreking van een lid van de koninklijke familie 4. Aanspreking van personen met academische titels 5. Aanspreking van personen met juridische titels

85 85 85 86 86

Overzicht afkorting en naam van de dienst

87

Openingsuren

88

5

6

Voorwoord Het gemeentebestuur en het OCMW starten op 3 januari 2009 met een nieuwe huisstijl. De huisstijl is een belangrijk beleidsinstrument. Hij bepaalt het imago en de uitstraling van onze organisatie. Onze huisstijl omvat een aantal afspraken die we toepassen op verschillende communicatiekanalen. Zo bepalen en versterken we ons imago. Het logo, frisse kleuren, goed geschikte en foutloos opgestelde brieven, een dynamisch taalgebruik … maken deel uit van de huisstijl, maar daar stopt het niet. Ook de dienstverlening in het algemeen, de manier van telefoneren en de interne samenwerking bepalen mee onze stijl, ons imago en onze uitstraling. Het is duidelijk: een huisstijl gaat niet alleen over lettertypes, logo’s en kleuren, maar ook over mentaliteit en gedrag. Alle medewerkers hebben hun eigen verantwoordelijkheid om er op een positieve manier aan mee te werken. De kracht van de huisstijl ligt in de consequente toepassing ervan. Alleen als alle medewerkers zich aan de afspraken van de huisstijl houden, kan het geheel slagen. Enkel op die manier zullen de herkenbaarheid en de geloofwaardigheid van Anzegem voor de inwoners en bezoekers vergroten en kunnen zij mee genieten van onze nieuwe huisstijl. Dit huisstijlhandboek bevat alle toe te passen afspraken en vormt een leidraad voor alle medewerkers. Stapsgewijs lichten we de verschillende aspecten van onze huisstijl toe. Namens het College van Burgemeester en Schepenen

Patrick Vandeputte Gemeentesecretaris

Victor Gerniers Burgemeester

7

Deel 1. Grafisch handvest

8

Voorstelling van de huisstijl

1. Het logo Woord en beeld Het logo van Anzegem bestaat uit een woord, geïntegreerd in een beeld. Het beeld bestaat uit een grafisch lijnenspel van de letter A, verwerkt in een volvlak dat de vorm heeft van de onderkastletter A.

Merk Voor sommige toepassingen van de huisstijl gebruiken we enkel het beeld van het logo. Dit is een sterk grafisch element dat kan uitgroeien tot een herkenningspunt, een (kwaliteits)merk van Anzegem.

Eén stijl voor Anzegem De huisstijl is een stijl voor alle diensten van de gemeente Anzegem. Daarnaast werden 3 substijlen bepaald. Zie pagina 41, 47 en 55.

9

2. Het kleurgebruik Het logo is opgebouwd uit 1 kleur: groen. Een donkerder groen wordt gebruikt voor het adres.

Kleur logo: Pantone groen 369 100% P 369C (C=gestreken papier) of 369U (U=ongestreken papier) CMYK: C=73 M=0 Y=100 K=0 RGB: R=88 G=166 B=24 Grijswaarden: 100% zwart RAL: 6018

10

kleur tekst: Pantone groen 356 100% P 356C (C=gestreken papier) of 356U (U=ongestreken papier) CMYK: C=93 M=4 Y=100 K=26 RGB: R=00 G=121 B=52 Grijswaarden: 100% zwart RAL: 6016

Drukwerk Het drukwerk kan op verschillende manieren: Via Pantone (PMS)-waarden of de CMYK-waarden. Voor eenvoudig drukwerk gebruiken we 2 Pantonekleuren (369 en 356). Kleurrijke folders en brochures drukken we in 4 kleuren. De CMYK-waarden zijn hier de referentie.

Scherm De kleuren voor scherm- en computergebruik zijn de RGB-kleuren. Deze waarden gebruiken we ook voor de opmaak van website, powerpoint,…

Papier De huisstijl komt het best tot zijn recht op een wit papier. We kiezen voor de papiersoort Lessebo met een PEFC-label.

Zwart 100% zwart CMYK: 6016 C=0 M=0 Y=0 K=100 RGB: R=30 G=30 B=30

11

3. De huisstijlletter

3.1. Op drukwerk Voor alle gedrukte documenten die met een grafisch programma zijn opgemaakt, is het lettertype RelatoSans en de HelveticaNeue familie.

RelatoSans (Medium) abcdefghijklmnopqrstuvwxyz abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 123456789.,:;!?@-/&% RelatoSans (Bold) abcdefghijklmnopqrstuvwxyz abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 123456789.,:;!?@-/&% HelveticaNeue (Condensed) abcdefghijklmnopqrstuvwxyz abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 123456789.,:;!?@-/&% HelveticaNeue (Condensed Oblique) abcdefghijklmnopqrstuvwxyz abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 123456789.,:;!?@-/&% HelveticaNeue (BoldCondensed) abcdefghijklmnopqrstuvwxyz abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 123456789.,:;!?@-/&%

...

12

3.2. Op computer MS Officetoepassingen De huisstijlletter voor de tekst in alle geschreven documenten (nota’s, brieven, verslagen, powerpoint, mail,…) is Arial. Voor de looptekst gebruiken we de puntgrootte 10. In de sjablonen kunnen we kiezen uit verschillende opmaakprofielen. De puntgrootte ligt hierin vast. Aangepaste Lettergrootte Voor communicatie naar senioren en slechtzienden passen we de lettergrootte aan.

Arial (Regular) abcdefghijklmnopqrstuvwxyz abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 123456789.,:;!?@-/&% Arial (Italic) abcdefghijklmnopqrstuvwxyz abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 123456789.,:;!?@-/&% Arial (Bold) abcdefghijklmnopqrstuvwxyz abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 123456789.,:;!?@-/&% Arial (BoldItalic) abcdefghijklmnopqrstuvwxyz abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 123456789.,:;!?@-/&%

13

4. Het huisstijlpapier Voor het drukwerk van onze huisstijl maken we gebruik van een milieuvriendelijk wit papier (FSC of PEFC). Voor de omslagen kiezen we prijsbewuste witte standaardomslagen.

14

Logo en huisstijl gemeente

1. Brief

16

Vervolgbrief

17

2. Notulen Gemeenteraad

18

College van Burgemeester en Schepenen

19

3. Dienstnota

20

Vervolgbrief Dienstnota

21

4. Verslag

22

5. Fax

23

6. Naamkaartje

24

7. Kaarten Groetenkaart en uitnodigingskaart

Condoleancekaart

25

8. Omslagen Amerikaans formaat met of zonder venster

26

A4-formaat

plaats adressering

A5-formaat

plaats adressering

27

9. Map met kleppen

rillijn 25 25

25

28

25

10. Stickers

29

11. Powerpoint Sjabloon titelblad

Sjabloon tekstblad

30

12. Folders en brochures Staande brochures: Folder in Word

31

Seniorengids 34

32

33

Liggende brochures: Gemeentelijk informatieblad Aktiv 42

15

15

34

35

13. Borden en bewegwijzering Gevelplaat met openingsuren + deelgemeentehuis

gemeentehuis openingsuren ma 8u-12u di 8u-12u | 13u30-18u30 wo 8u-12u do 8u-12u vr 8u-12u

deelgemeentehuis

Vichte-Tiegem openingsuren ma 9u-12u di 9u-12u | 13u30-17u wo 9u-12u do 9u-12u vr 9u-12u

36

Gevelplaten - deelgemeenten

Ingooigem

37

Vlag

Bewegwijzering in gebouwen B=2 x A A B

cafetaria A

A

gemeentehuis inkom diensten

WC

38

14. Belettering voertuigen

39

15. Draagtas

40

substijl bibliotheek

1. Brief

25 16,5

42

Vervolgbrief

43

2. Naamkaartje

44

3. Groetenkaart

45

4. Borden en bewegwijzering Vlag

5. Patroon

Voor verdere toepassingen, zie het huisstijlhandboek van de Bib

46

Substijl gemeenschapscentrum

1. Brief

25 17

48

Vervolgbrief

49

2. Naamkaartje

3. Groetenkaart

50

4. Omslag A4-formaat

plaats adressering

51

5. Folders en brochures Seizoensprogramma

36,5

52

Flyers

53

6. Borden en bewegwijzering Vlag

54

Substijl dienst Sociaal Welzijn

1. Voorbeeld formulier

56

3. Groetenkaart

57

4. Borden en bewegwijzering Gevelplaat openingsuren

Dienst Sociaal Welzijn openingsuren ma 9u-12u di 9u-12u | 14u-18u30 wo 9u-12u do 9u-12u vr 9u-12u

58

59

Deel 2. Schriftelijke en mondelinge communicatie

Algemene huisstijlafspraken

1. Vermelden van de organisatienaam 1.1. In een doorlopende tekst In een doorlopende tekst geldt de algemene afspraak om de organisatie te vermelden als “gemeente Anzegem” en “OCMW Anzegem”. Het jaarverslag van de gemeente Anzegem geeft een overzicht van de activiteiten van het afgelopen jaar.

1.2. In een colofon Een colofon bevat de gegevens aan het slot van een drukwerk omtrent de drukker, wijze van drukken, verantwoordelijke uitgever enz. In een colofon of advertentie verwijzen we naar de website van Anzegem. Colofon website: www.anzegem.be verantwoordelijke uitgever: Victor Gerniers, De Vierschaar 1, 8570 Anzegem

1.3. In posters, publicaties,… voor derden of van Anzegem In publicaties of posters vermelden we het logo van Anzegem.

61

Andere afspraken

1. Contactgegevens 1.1. Telefoonnummer (Tel afgekort) Gebruik nooit puntjes of strepen. Schrijf het nummer met cijfers en spaties: nationaal nummer: bv. Tel 056 69 44 40 internationaal telefoonnummer: bv. Tel +32 56 69 44 40 Hoe groepeer je cijfers: bij zonekengetallen met 2 cijfers: 03 xxx xx xx bij zonekengetallen met 3 cijfers: 056 xx xx xx Vermelden in doorlopende tekst “Ik ben telefonisch bereikbaar op 056 90 76 45.” “U kunt mij bereiken op het telefoonnummer 056 90 76 45.”

1.2. Faxnummer (Fax afgekort) Gebruik nooit puntjes of strepen. Schrijf het nummer met cijfers en spaties: Fax 056 68 09 09

Hoe groepeer je cijfers: bij zonekengetallen met 2 cijfers: 03 xxx xx xx bij zonekengetallen met 3 cijfers: 056 xx xx xx Vermelden in doorlopende tekst: “Ik ben per fax bereikbaar op 056 68 09 09.” “U kunt mij bereiken op het faxnummer 056 68 09 09.”

1.3. Gsm-nummer (Gsm afgekort) Gebruik nooit puntjes of strepen. Schrijf het nummer met cijfers en spaties: nationaal nummer: bv. Gsm 0475 58 13 24 internationaal telefoonnummer: bv. Gsm +32 475 58 13 24 Hoe groepeer je cijfers: 04xx xx xx xx

Vermelden in doorlopende tekst: “Ik ben bereikbaar op 0477 34 24 84.” “U kunt mij bereiken op het gsm-nummer 0477 34 24 84.”

1.4. E-mailadres Het e-mailadres is als volgt opgebouwd: [email protected] [email protected]

62

[email protected] Vermeld geen punt achter het mailadres. Vermelden in doorlopende tekst: “U kunt mij altijd bereiken via e-mail [email protected]”

In interactieve documenten wordt dit adres onmiddellijk als hyperlink geïnitialiseerd. Vermelden in e-mails: Zie handtekenen van mails op pagina 74. Vermelden in brieven: In brieven laten we het e-mailadres onderlijnd staan.

1.5. Website (URL – Uniform Resource Locator) www.anzegem.be

Vermelden in doorlopende tekst: “Meer informatie vindt u op www.anzegem.be”

Vermelden in mails: In interactieve documenten wordt dit webadres onmiddellijk als hyperlink geïnitialiseerd. Vermelden in brieven: In brieven laten we de url van de website onderlijnd staan.

2. Ondernemingsnummer Het ondernemingsnummer vermeld je als volgt: 0 207 484 780 (met spaties)

3. Bank-en postrekeningnummer Een banknummer vermeld je als volgt: 091-0009074-82 (met liggend streepje)

4. Tijd (klok) Openingsuren In het huisstijlsjabloon ‘Brief’ staan de openingsuren in de voettekst. Bij het eerste gebruik pas je het sjabloon aan volgens de werking van de eigen dienst. In de linkercel komen de vaste openingsuren, in de rechtercel de indirecte. (Zie bijlage ‘Openingsuren’, pag. 88) ma 14u30-16u

Geen punt na ‘u’, wel als dit aan het einde van een zin is. Plaats geen spatie voor en na het liggend streepje. Briefwisseling Vanaf 14u, vanaf 8u30

Aankondigingen Fuif! Zaterdag 22u

63

Let op! Speciale gevallen! 24/24u of je gebruikt de uitdrukking ‘permanent’.

5. Tijd (datum) Briefwisseling Schrijf in een lopende tekst de maand altijd voluit. Het jaartal schrijf je altijd met vier cijfers. We organiseren een vergadering op 6 december 2008. Hij is geboren op 2 september 1982. De informatievergadering vindt plaats op zaterdag 3 januari 2009.

Uitzondering: Vermelding in refertes faxbericht DD MM JJJJ bv. 29 01 2009

Aankondiging – als lopende tekst Schrijf in een lopende tekst de maand altijd voluit. Het jaartal schrijf je met vier cijfers. In uitnodigingen is het goed om ook de dag van de week te vermelden. “Opendeurdag op zaterdag 17 januari 2009” “Week van de Amateurkunsten – van 4 tot 11 juli 2008” “Het openbaar onderzoek loopt van 30 september 2008 tot 3 februari 2008.” “(de collegebeslissing, ...) van 31 mei 2008 ...”

Let op! Speciale gevallen! Recente data mogen wel als volgt worden omschreven: 11 juli jl. 14 februari ll. 31 oktober e.k. 10 november a.s.

6. Symbolen van maten, gewichten, snelheid,… We gebruiken de internationaal erkende symbolen en afkortingen of de volledige schrijfwijze. Hoe schrijven? Géén punt achter de eenheden, behalve op het einde van een zin, Maten en gewichten met een kleine letter, Geen spatie tussen het getal en de eenheid. “Na 5km slaat u rechts af.”

Afstand - oppervlakte - volume millimeter . . . . . . . . . . . mm . . . . . . . . . . mm2 . . . . . . . . mm3 centimeter . . . . . . . . . . . cm . . . . . . . . . . cm2 . . . . . . . . . cm3 decimeter . . . . . . . . . . . dm . . . . . . . . . . dm2 . . . . . . . . . dm3 meter . . . . . . . . . . . . . . m . . . . . . . . . . . m2 . . . . . . . . . . m3 kilometer . . . . . . . . . . . . km . . . . . . . . . . km2 Oppervlakte centiare . . . . . . . . . . . . . ca are. . . . . . . . . . . . . . . . . a hectare . . . . . . . . . . . . . ha

64

Gewichten milligram . . . . . . . . . . . . centigram . . . . . . . . . . . ton . . . . . . . . . . . . . . . . . gram . . . . . . . . . . . . . . . kilogram . . . . . . . . . . . . decigram . . . . . . . . . . . .

mg cg t g kg dg

Inhoud milliliter . . . . . . . . . . . . . centiliter . . . . . . . . . . . . deciliter . . . . . . . . . . . . . liter . . . . . . . . . . . . . . . . hectoliter . . . . . . . . . . . .

ml cl dl l hl

7. Getallen Algemeen Getallen met meer dan drie cijfers groeperen we per 3, met puntjes er tussen. Bedragen met vier cijfers krijgen enkel een punt in tabellen en kolommen. Als decimaal wordt een komma gebruikt. We gebruiken steeds 2 cijfers na de komma behalve als het getal na de komma uit twee nullen bestaat. In tabellen kan je de twee nullen wel behouden. 1.210.580 poststukken 1.213,50 ton € 401.123.000,20 € 4382,25

1.213,00 506,85 22,03

Als we bedragen voluit willen schrijven, gelden de normale spellingsregels. € 111.321,20 schrijf je voluit als volgt: honderd(en)elfduizend driehonderdeenentwintig euro en twintig cent Huisnummers, postbusnummers, postnummers en jaartallen Worden aan elkaar geschreven. Gebruik dus geen punten om duizendtallen van honderdtallen te scheiden. In het jaar 2007 Hoogstraat 14 De Vierschaar 1245 bus 4 Grote Baan 25A (Opmerking: de letter schrijven we met een hoofdletter) 8570 Anzegem PB 3456

8. Munteenheden (euro) Letterwoorden in doorlopende tekst (euro) In brieven, faxen en doorlopende teksten gebruiken we steeds het letterwoord ‘euro’. De munteenheid schrijven we met een kleine letter. Voor 12 euro heb je een dagschotel.

Symbool (€) Het symbool ‘€’ komt voor het bedrag, met een spatie voor het bedrag. Nooit gebruiken in combinatie met een voluit geschreven bedrag. Opgelet! Bij sommige lettertypes is dit symbool niet beschikbaar. In Arial is dit geen probleem.In college- en raadsbeslissingen, vertoogteksten, tabellen, lastenboeken en prijsaanduidingen schrijven we altijd het symbool ‘€’. Dit optreden kost € 12,25.

65

ISO-CODE (EUR - beperkt gebruik) Dit gebruiken we uitsluitend voor financiële en internationale commerciële verrichtingen. Hoe gebruiken? ‘EUR’ komt na het bedrag. Spatie tussen het bedrag en het symbool. Geen punt na EUR, tenzij aan het einde van een zin. Tip voor MS Word Gebruik steeds een ‘harde’ spatie om het verloop tussen het euroteken en het bedrag te voorkomen. Dit doe je door het indrukken van control + shift + spatiebalk.

9. Straatnamen Straatnamen schrijven we altijd voluit. Een straatnaam waarvan het eerste woord een persoonsnaam is, laten we weg. P. Busschaertstraat Korenbloemstraat Elf Novemberlaan Goed Ter Motestraat

10. Afkortingen We gebruiken zo weinig mogelijk afkortingen. Alleen als we het gebruik ervan écht niet kunnen vermijden, hanteren we onderstaande regels: Afgekorte woorden Afgekorte woorden krijgen een punt nl., zgn., incl., par., bv., d.w.z., o.l.v., t.g.v., o.m., art. (enkelvoud) en artt. (meervoud). Dat geldt ook voor titels en graden zonder hoofdletter: dr., ir., lic., ing.-dir. Letterwoorden Letterwoorden krijgen geen punten en schrijven we in kleine letters of hoofdletters. soortnamen met kleine letters: vzw, bvba, tv, cd-rom, nv, cv eigennamen met hoofdletters: VRT, OVAM, MIVB, OCMW Na afkortingen van minder bekende organisaties wordt de volledige naam tussen haakjes vermeld. Afkortingen van wetten, besluiten en regelingen Afkortingen van wetten, besluiten en regelingen krijgen hoofdletters en geen punten. Een artikel uit bv. een wettekst krijgt eveneens een afkorting zonder punt: art. 38 van MB X.

Het meervoud, artikelen, wordt dan artt. 38 tot 40 van KB X. KB, MB, GD

Paginaverwijzingen Als we verwijzen naar één of meer pagina’s uit een publicatie. één pagina: (bv. pagina 125) p.125 meerdere pagina’s: (bv. van pagina 12 tot 19) pp.12-19 Opsommingen We gebruiken de volgende opsommingstekens in een doorlopend tekstdocument (niet van toepassing voor e-mail) Eerste rang van opsomming ‘•’ Tweede rang van opsomming ‘-’

66

11. Hoofdletters en kleine letters Beginhoofdletter Het begin van een zin schrijven we steeds met een hoofdletter. De gemeente Anzegem organiseert een open dag.

Opsommingen Opsommingen van woorden en korte zinsdelen: met een kleine letter. geen leestekens in de opsomming. We vragen u de volgende zaken mee te brengen: • uw identiteitskaart • uw doktersattest • uw adreswijziging • 12 euro

Opsommingen van hele zinnen starten we met een hoofdletter en eindigen we altijd op een punt. Deze maatregelen hebben een bijzondere impact op de procedure en de dienstverlening: • Ze veroorzaken langere wachttijden aan de loketten. • Ze vragen een grotere investering van het personeel. • Ze verzwaren de goedkeuringsprocedure via de officiële weg.

Functies Hoe schrijven? voluit in een doorlopende tekst starten met een kleine letter als ondertekening en op brieven, naamkaartjes, ... starten met een hoofdletter Voorbeeld in een doorlopende tekst: De burgemeester zal de eerste steen leggen op ... Namens het college van burgemeester en schepenen ...

Voorbeeld in ondertekening: Patrick Vandeputte Gemeentesecretaris

Speciale gevallen Enkel unieke soortnamen schrijven we met een hoofdletter. Het gaat hier dan om functies waar er maar één van is. Minister van Binnenlandse Zaken

67

Correspondentie De brief

1. Adressering van de bestemmeling In het adres worden geen leestekens gebruikt. Tussen de adresregels komen geen witregels. Het adresveld bevat maximaal 9 regels. Maximaal ziet de adressering er dus als volgt uit: • specifieke vermeldingen betreffende de verzending • naam van de organisatie • naam van de dienst/afdeling • aanschrijftitel, voornaam en familienaam • functie van de bestemmeling • gebouw • straat en nummer • code buitenland - postcode en plaats • LAND (met hoofdletters en in het Nederlands) PZ Waregem De heer Jean-Pierre Coudenys Hoofdcommissaris - Korpschef Beukenhofstraat 42 8570 Anzegem

Specifieke vermeldingen over de verzendingswijze beginnen met een hoofdletter. Dringend, Aangetekend, Persoonlijk, Drukwerk, Luchtpost.

Naam van de organisatie De naam van de organisatie/firma/bestuur wordt geschreven op de officiële, correcte manier. Neutraal Ziekenfonds, Stad Mechelen, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Provinciebestuur Antwerpen, Firma Van Hout, Familiehulp, …

Naam van de dienst/afdeling De naam van de dienst/afdeling/bestuur wordt geschreven op de officiële, correcte manier. Communicatiedienst, Departement Welzijn

Aanschrijftitel, voornaam en familienaam van de bestemmeling Begint met een hoofdletter. Speciale aansprekingen vind je in de bijlage van het handboek. De heer en mevrouw

De aanschrijftitel wordt gevolgd door de voornaam (voluit indien gekend) en de familienaam. De aanduiding t.a.v. (ter attentie van) wordt niet gebruikt. Titels worden afgekort voor de naam geplaatst. Prof. dr. Etienne Vermeersch, Dr. Henri D’hollander

Functie van de bestemmeling De functie van de bestemmeling starten we met een hoofdletter. Burgemeester, Raadslid, Adjunct van de directeur, Fractievoorzitter, Gouverneur

68

Gebouw De naam van het gebouw schrijven we op de officiële manier. Graaf de Ferrarisgebouw, Ellipsegebouw, Administratief Centrum

Straat, nummer en bus telkens één spatie tussen de onderdelen. zonder leestekens. Capucienenlaan 88 bus 4A

Postcode en plaats Begin de naam van de plaats met een hoofdletter. Tussen de postcode en de plaats staat één spatie. Geen punt voor de duizendtallen. 8570 Anzegem

Persoonlijk specifieke vermelding Departement Landbouw en Visserij Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling De heer Jan Janssen Adjunct van de directeur Graaf de Ferrarisgebouw Koning Albert II-laan 20 bus 7 1000 Brussel De heer Patrick Dewael Vice Eerste Minister en Minister van Binnenlandse Zaken Wetstraat 2 1000 Brussel Aangetekend Herrn J. Straus Mattheusgasse 14 A1 AT-1030 WIEN OOSTENRIJK

2. Datum De datum schrijf je altijd voluit en de plaats wordt niet vermeld. Tip: Bij het opmaken van de brief kan je de datum op die van de dag nadien zetten zodat er nog voldoende tijd is om de brief te ondertekenen. Als de brief nog dezelfde dag vertrekt, plaatsen we op de brief de datum van de dag zelf. 18 juli 2007

3. Refertes De vaste gegevens worden onderaan voorgedrukt. De variabele gegevens (refertes) vermelden we centraal onder het adresveld. uw kenmerk Het kenmerk van het bericht waarop je reageert, steeds volledig en ongewijzigd overnemen.

69

ons kenmerk (afkorting dienst/initialen/datum/nummering) Voor “ons kenmerk” korten we de naam van de dienst af met de afgesproken afkortingen (zie bijlage 2). Vervolgens schrijven we de initialen van diegene die de brief typt. Zowel de naam van de dienst als de initialen schrijven we met hoofdletters. Daarna volgt de datum in zes cijfers (JJ MM DD). Je eindigt met de briefnummering uit het registratiesysteem (hier aangeduid met kruisjes). COM/BB/071219/xxxx AZ/SN/090103/xxxx

contactpersoon en functie Voornaam en naam voluit schrijven. Sonja Nuyttens, Diensthoofd Algemene Zaken

telefoon en fax Je rechtstreeks nummer vermelden met spaties. 056 89 90 89

e-mailadres Je persoonlijk e-mailadres of je dienstadres invullen. [email protected] [email protected] [email protected]

bankrekeningnummer Van toepassing voor de gemeente en het OCMW. bijlagen Vermeld het aantal bijlagen door middel van een cijfer. Als er geen bijlagen zijn, vul je niets in. bijlagen 1

4. Onderwerp Benadruk het onderwerp van de brief of de naam van het dossier door het in vet te typen. Dit gaat automatisch in het Wordsjabloon. We beginnen het onderwerp met een hoofdletter. De woorden ‘onderwerp’ of ‘betreft’ gebruiken we niet. “Bewegwijzering n.a.v. jaarlijkse kermis”

5. Aanspreking Komt onder het onderwerp. Begint tegen de linkermarge. Begint met een hoofdletter. Geen leesteken erna. Minimum 1 witregel voor en maximum 3 witregels erna. Gebruik steeds het woord ‘Geachte’ gevolgd door ‘mevrouw of heer’. ‘Geachte’ alleen gebruiken we niet. Indien mogelijk schrijven we ook de naam van de persoon voluit. Geachte heer De Wit Geachte mevrouw Janssens

Als we niet weten of de geadresseerde een vrouw of man is, schrijven we Geachte mevrouw of heer. Als we een dame en heer aanschrijven, spreken we beiden aan. Geachte mevrouw en heer

70

Als we een groep mensen aanschrijven, weten we niet tot welk geslacht we ons moeten richten. Daarom noteren we op de eerste regel “Geachte mevrouw” en op de tweede regel “Geachte heer”. Geachte mevrouw Geachte heer

Andere mogelijkheden zijn: Geacht college Geachte raadsleden Geachte commissie Geachte directie Geachte familie De Smedt

‘Beste’ gebruiken we enkel voor het schrijven van informele brieven. Stem de aanspreking en het slot op elkaar af.

6. De tekst van de brief 6.1. Algemene afspraken Schrijf de brief aantrekkelijk en klantvriendelijk. Beperk indien mogelijk de tekst tot één bladzijde. Aanvullende informatie wordt als bijlage meegestuurd. Als dit niet mogelijk is, wordt een brief met vervolgblad gebruikt. De structuur van de brief ziet er als volgt uit: onderwerp van de brief aanspreking inleiding en situering hoofdboodschap afsluiting ondertekening De brieven worden steeds in naam van de dienst/organisatie opgesteld. Hiervoor wordt de wij-vorm gebruikt in de tekst. Wanneer het woord ‘u’ gebruiken? Voor algemene brieven met een zakelijke boodschap of voor bewonersbrieven spreken we het publiek officieel aan met het woord ‘u’. De woordjes ‘u’ en ‘uw’ worden steeds met kleine letter geschreven. Wanneer het woord ‘je’ gebruiken? Voor persberichten, het gemeentelijk informatieblad, de website en brieven voor specifieke doelgroepen gebruiken we het woord ‘je’.

6.2. Schrijftips Goed en slecht nieuws Als je een positieve boodschap hebt voor de betrokkene, mag je meteen met dit nieuws starten. Moet je een negatief bericht overbrengen, dan kun je beter een gepaste inleiding schrijven. Formuleer de boodschap altijd zo concreet en gedetailleerd mogelijk. Als je een precieze datum kunt vermelden in de brief of tekst, moet je dit doen. Concrete informatie is beter dan vage aanduidingen. WEL! Vrijdag 18 september 2009 zal het college van burgemeester en schepenen een beslissing nemen over uw dossier. In de loop van de daaropvolgende dagen ontvangt u schriftelijk de definitieve beslissing. NIET! Binnenkort mag u van ons een antwoord op uw vraag verwachten.

71

Actief taalgebruik In brieven streven we naar een actief taalgebruik. Gebruik de passieve vorm alleen als daar een goede reden voor is, bijvoorbeeld als het onderwerp niet gekend is of om misverstanden te voorkomen. WEL! Als een minderjarige het voertuig bestuurt, eist de verzekeringsmaatschappij dat de ouders of de voogd de polis ondertekenen. NIET! Als een voertuig door een minderjarige wordt bestuurd, wordt door de verzekeringsmaatschappij geëist dat de polis door de ouders of de voogd wordt ondertekend. Alternatieven voor verouderd taalgebruik aangaande over aangezien omdat aldus zo alhoewel hoewel alsmede evenals alvorens voordat behoudens met uitzondering van, onder voorbehoud van, benevens met daarbij blijkens zoals blijkt uit daar omdat dienaangaande wat dat betreft evenwel echter, gelieve, wilt u hetgeen wat hetwelk wat ingeval indien jegens tegenover noch en niet nochtans echter omtrent over onverwijld onmiddellijk reeds al steeds altijd teneinde om tevens ook, bovendien vermits omdat vooraleer voordat zulks het, dat

6.3. Slotzin De slotzin sluit de tekst van de brief af. Tussen de slotzin en de slotformule volgt 1 witregel. Alvast bedankt voor uw medewerking. Met vriendelijke groeten

6.4. Slotformule Wordt altijd in naam van de dienst/organisatie geschreven. Begint steeds tegen de linkermarge. Begint met een hoofdletter. Aan het einde ervan gebruiken we geen leesteken. Onder de slotformule komen minimaal 4 en maximum 6 witregels voor de ondertekening. In het Wordsjabloon wordt dit automatisch voldoende voorzien.

72

Voor brieven met een formeel karakter, slechtnieuwsbrieven of verstoorde verhouding: Hoogachtend Als het minder afstandelijk kan: Met vriendelijke groeten Met de meeste hoogachting.

6.5. Ondertekening Ondertekening door de gemeentesecretaris en de burgemeester In principe worden alle uitgaande brieven ondertekend door de gemeentesecretaris en de burgemeester. Patrick Vandeputte Gemeentesecretaris

Victor Gerniers Burgemeester

Als een brief door een schepen mee wordt ondertekend, plaatsen we zijn naam en functie in het midden. Patrick Vandeputte Gemeentesecretaris

Greet Coucke Schepen

Victor Gerniers Burgemeester

Ondertekening in opdracht/door waarnemende functionaris Als de brief in opdracht wordt getekend, hoef je geen wijziging in de ondertekening aan te brengen. De gemachtigde zet zijn of haar handtekening en schrijft daarvoor (dus niet op voorhand typen): i.o. (in opdracht), behalve indien er uitdrukkelijke andere instructies worden gegeven. Als de brief door een waarnemend functionaris moet ondertekend worden, passen we de ondertekening aan. De naam wordt dan die van de waarnemend functionaris. De functie blijft ongewijzigd maar wordt gevolgd door een spatie en ‘wnd.’. Patrick Vandeputte Gemeentesecretaris

Maurice Vanmarcke wnd. Burgemeester

6.6. Vervolgblad Bij voorkeur beperken we een brief tot één bladzijde. Als we toch meerdere pagina’s nodig hebben, gebruiken we een vervolgblad. Hierop vermelden we de datum, het kenmerk en het paginanummer. Dit wordt automatisch door het sjabloon voorzien.

6.7. Vouwwijze en perforeren De brief vouwen we zigzag: deze vouwwijze past perfect in een omslag Amerikaans formaat. Op het voorgedrukt papier is aan de rechterkant een lijntje gedrukt. Dit helpt de gebruiker om de brief netjes te vouwen. Aan de linkerkant is een streepje aangebracht om het bladmidden aan te duiden. Dit maakt het de gebruiker makkelijk om de brief te perforeren.

73

De e-mail en het faxbericht

1. Handtekenen van e-mails en faxberichten Elke medewerker gebruikt een uniforme handtekening. Hiervoor gebruiken we het lettertype Arial en de lettergrootte 10. Voeg geen beeld of afbeelding van de dienst toe aan de handtekening. We gebruiken een vaste formule: Met vriendelijke groeten Voornaam + Naam (met hoofdletter) Functie en/of dienst (met hoofdletter) Naam organisatie (met hoofdletter) Tel + rechtstreeks telefoonnummer (kleine letters) Gsm + mobiel nummer (kleine letters) Fax + faxnummer (kleine letters) e-mail webadres Met vriendelijke groeten Patrick Vandeputte Gemeentesecretaris Gemeente Anzegem Tel 056 69 44 56 Gsm 0476 26 09 50 Fax 056 68 09 09 [email protected] www.anzegem.be

De handtekening sturen we mee bij: nieuwe e-mail- of faxberichten het beantwoorden van mails het doorsturen van mails.

2. Aanspreking Net zoals bij een brief speken we de mensen op een klantvriendelijke wijze aan. We gebruiken geen leesteken. Als we de persoon langer en beter kennen, kunnen we de persoon met de voornaam aanspreken. Geachte heer Van Compernolle Geachte mevrouw De Splenter Beste Anke Beste Jan

3. Slot Net zoals bij een brief sluiten we de mail of het faxbericht op een klantvriendelijke wijze af. We gebruiken geen leesteken. Met vriendelijke groeten Met de meeste hoogachting Hoogachtend

74

Omslagen

1. Soort Amerikaans formaat met/zonder venster Liggende omslag A4 zonder venster Liggende A5 zonder venster

2. Adressering voor de bestemmeling voor externe briefwisseling Voor een gewone brief, gebruiken we een vensteromslag. Voor een omslag Amerikaans formaat zonder venster of een omslag A4-formaat schrijven we het adres op de vooropgestelde plaats (zie p.26). De adressering wordt op dezelfde manier opgebouwd als op een brief: Specifieke vermeldingen betreffende de verzending (ev. aangetekend) Naam van de organisatie Naam van de dienst/afdeling Aanschrijftitel, voornaam en familienaam Functie van de bestemmeling Gebouw Straat en nummer Postcode en plaats.

75

Kaartjes

1. Naamkaartjes Een beperkte groep medewerkers krijgt een naamkaartje ter beschikking. Neem steeds een naamkaartje mee. Op een vergadering, studiedag of cursus ontmoet je collega’s, vertegenwoordigers, bezoekers, inwoners, politici, …

2. Groetenkaart Een groetenkaart gebruik je bij documenten die op een minder formele manier worden verstuurd of om een korte mededeling te doen. Schrijf steeds duidelijk en vermeld ook hier je voornaam en naam. Zo weet de geadresseerde wie de afzender is en met wie hij/zij contact kan opnemen.

3. Condoleancekaart De condoleancekaart gebruik je bij een overlijden. Vul de kaart aan met een persoonlijke boodschap (handgeschreven).

76

Klantvriendelijkheid

Onder “klantvriendelijkheid” verstaan we de goede kwalitatieve service die we aanbieden. Zowel in telefonische, elektronische als geschreven communicatie streven we klantvriendelijkheid na en dit zowel extern als intern. Niet enkel de bezoeker is een klant, ook intern gaan we klantvriendelijk om met alle collega’s op alle niveaus.

1. Telefoneren Bij voorkeur nemen we na drie keer rinkelen de telefoon op. Dit geldt zowel voor een binnen- als een buitenlijn.

1.1. Externe lijn Voor een externe oproep nemen we de telefoon op volgende manier op: de groet de vermelding van de organisatie en de naam van de dienst de vermelding van je voornaam en naam vragen naar de naam en de boodschap van de belle nadien kan je verder gaan met het gesprek. Goedemorgen, OCMW Anzegem, receptie van het woon- en zorgcentrum, met Carine Goemaere, wat kan ik voor u doen? .... U wenst bijkomende informatie voor het aanvragen van warme maaltijden? Wie mag ik aanmelden? Meneer Segers, ik verbind u nu door met … Goedemorgen, gemeente Anzegem, dienst onthaal, met Sonja Nuyttens, wat kan ik voor u doen? .... U wenst bijkomende informatie voor het aanvragen van een reispas? Wie mag ik aanmelden? Meneer De Wit, ik verbind u nu door met …

De groet Naargelang het dagdeel zeggen we: goedemorgen (van 8u tot 11u30); goedemiddag (van 11u30 tot 17u); goedenavond (na 17u). De vermelding van de organisatie en dienst We gebruiken altijd dezelfde en de correcte benaming van de organisatie (gemeente/OCMW Anzegem) en de naam van de dienst (bv. sociale dienst, communicatiedienst). De vermelding van je voornaam en naam We gebruiken steeds onze voornaam en naam in die volgorde. Functies worden niet vermeld. De juist geformuleerde begroeting bij het opnemen van de telefoon is dus de volgende: Goedemorgen, gemeente Anzegem, Milieudienst met Filip Goussaert Goedemorgen, OCMW Anzegem, Sociale Dienst, met Cindy Rohaert

77

1.2. Interne lijn Voor een interne lijn nemen we de telefoon op volgende manier op: de groet de naam van de dienst de vermelding van je voornaam en naam Goedemorgen, Milieudienst, met Filip Goussaert Goedemorgen, Dienst Sociaal Welzijn, met Carine Goemaere

1.3. Doorverbinden Algemene regel: zo snel mogelijk naar de juiste persoon Zo moet de beller niet elke keer opnieuw zijn verhaal doen. vermeld de boodschap van de beller. Speel indien mogelijk reeds in op de informatie die je van je collega in het telefonisch voorgesprek hebt gekregen. Dag mevrouw, mijn collega heeft me al op de hoogte gebracht. Wat kan ik voor u doen?

Als de persoon naar wie je doorschakelt afwezig is, heb je 3 mogelijkheden: Je geeft een collega door die de beller verder kan helpen. Je geeft het rechtstreekse nummer door. Op die manier kan de beller op een ander moment rechtstreeks contact opnemen. Geef wel de boodschap aan je collega door. Je stelt voor dat je collega de oproeper zal terugbellen. Geef de boodschap en het telefoonnummer aan je collega door.

1.4 Zelf bellen de groet de naam van de organsatie en de dienst jouw voornaam en naam

78

2. Beantwoorden van e-mails E-mails beantwoorden we zo snel mogelijk. Het betreft hier eenvoudige mails zoals bijvoorbeeld de vraag om een folder op te sturen. Voor moeilijke inhoudelijke vragen: melden we de goede ontvangst van de mail; volgen we de normale procedure voor het beantwoorden van vragen; Informatieve mails die ook voor andere collega’s interessant zijn, sturen we zo snel mogelijk door.

2.1. Bevestigingsmail We hanteren de volgende formule: Geachte mevrouw X of Geachte heer Y (X en Y staan voor de familienaam) We hebben uw mail goed ontvangen. Uw dossier wordt gevolgd door (naam en voornaam van contactpersoon + rechtstreeks telefoonnummer + e-mailadres +functie + naam van de dienst vermelden). Afsluiten met de handtekening van e-mails (zie rubriek ‘handtekenen van emails’).

2.2. Afwezigheidassistent bij e-mails Ben je langer dan 2 dagen afwezig, schakel je de afwezigheidsassistent in. Spreek wel goed af met je collega dat hij/zij als contactpersoon vermeld wordt in jouw e-mailboodschap. Momenteel ben ik afwezig. Voor dringende vragen kunt u terecht bij mijn collega Nancy De Wachter, administratief medewerkster van de Communicatiedienst op het telefoonnummer 056 89 23 90 of op haar e-mailadres [email protected]. Zij helpt u graag verder. Vanaf dinsdag 2 oktober 2007 ben ik er weer.

(gevolgd door de formule ‘handtekenen van e-mails’ – zie rubriek ‘handtekenen van e-mails’ op p.74)

79

Dactylografische afspraken

Bij het gebruik van lees- en andere tekens respecteren we bepaalde afspraken over de gebruikte spaties voor en/of na het teken. Spaties bij combinaties van tekens Als twee tekens op elkaar volgen, hebben de spatiëringsregels van de openende haakjes en aanhalingstekens steeds voorrang. Albert Einstein (°1897-†1955)

Bij andere combinaties passen we de spatiëringsregels van het tweede teken toe. Ze zei: “Wees ‘in’, ga uit.”

80

teken

voorbeeld

teken

spaties voor

spaties

na het afkortingspunt (aan het einde)

prof. dr. J. Vandevelde

.

0

1

het afkortingspunt (tussenin)

a.u.b. v.l.n.r.

.

0

0

het eindpunt (einde van zin)

Internet wordt vlot gebruikt. Zeker in onze gemeen- . te.

0

1

het vraagteken

? Wil jij ook een ijsje? Een hoorntje of een koekje? NIET: wist u niet dat u een aanvraag moest indienen??

0

1

het uitroepteken

Veel leesgenot! Tot binnenkort!

!

0

1

de komma

Groenland, het grootste eiland ter wereld. Nadat we gegeten hadden, gingen we slapen.

,

0

1

het dubbelpunt

De voordelen: licht, goedkoop en waterbestendig.

:

0

1

de puntkomma

Iedereen haastte zich; dat was ook nodig.

;

0

1

het beletselteken

Hij wil appels, peren, ...

...

1

1

het liggend streepje of koppelteken De 10-jarige gaf haar een bosje vergeet-mij-nietjes. (in woord zelf) In- en uitvoer Buitengaan of -sluipen -

0 0 1

0 1 0

de gedachtestreep (in zin zelf)

Als je een verkeerd antwoord invoert, krijg je – afhankelijk van de instellingen – nog een kans.

-

1

1

de schuine streep

In de bebouwde kom mag je maar 30 km/u rijden.

/

0

0

aanhalingsteken (dubbel en enkel)

Hij zei: “Wees ‘in’ en ga uit.” “‘ “ ” alleen bij citaten ‘“ ‘ ’ om iets te benadrukken of iets ironisch te vermelden

1 0

0 1

het weglatingsteken

’s Avonds is het donker.

‘

0

0

de haakjes

De vertegenwoordig(st)er

()

0

0

het linkerhaakje het rechterhaakje

Op energiekosten (20 %) willen we besparen.

( )

1 0

0 1

de ampersand

&

1

1

het euroteken

€

0

1

%

0

1

°C °F

0

0

het deelteken

:

1

1

het plusteken

+

1

1

het minteken

-

1

1

het gelijkheidsteken

=

1

1

het procentteken het gradenteken

Opgelet! Celsius en Fahrenheit 0°C of 0°F

81

De huisstijl op de computer gebruiken

1. Werken met huisstijlsjablonen Voor volgende toepassingen werden standaard huisstijlsjablonen aangemaakt: brief fax notulen Gemeenteraad notulen College dienstnota beknopt verslag Gemeenteraad powerpointvoorstelling Bij een eerste gebruik past elk personeelslid onderstaande gegevens in het huisstijlsjabloon aan. Op deze manier is elk document gepersonaliseerd. Dit versnelt het werk aanzienlijk. De brief: dienst ons kenmerk telefoon fax contactpersoon e-mailadres bank openingsuren Het faxbericht: van telefoon fax contactpersoon e-mailadres handtekening Enkele tips voor het werken met Word: De openingsuren De openingsuren zijn opgenomen in de voettekst van de brief. Om wijzigingen door te voeren, dubbelklik je op de footer. De openingsuren worden gescheiden met een vertikaal streepje. Je vindt dit op de toets Om het streepje aan te maken, houd je de ‘Alt Gr’ toets ingedrukt en klik je deze toets aan.

1 &|

De openingsuren staan in de linkercel van de voetnoottabel. In deze linkercel noteer je de vast openingsuren van de dienst. In de rechtercel plaats je de plaatsen en uren van de mobiele dienstverlening. Om van de ene cel naar de andere te gaan, gebruik je de tab-toets.

82

Om bij het invullen van de openingsuren een tab toe te voegen na de dagnotatie, klik je gelijktijdig op de ‘Ctrl’- en de tabtoets. Werken met aankruisvakjes In de dienstnota kun je vier vakjes aankruisen: □ Akkoord met advies □ Niet akkoord met advies □ Kennis genomen □ Anders Hiervoor dubbelklik je op het vakje van jouw keuze. Kies vervolgens onder ‘Standaardwaarde’ de optie ‘Ingeschakeld’. Achtergrond van sjablonen niet meeprinten Heel wat documenten worden geprint of gekopieerd op voorgedrukt huisstijlpapier. Om tijdens het werken een goed beeld te hebben van het document, werden de voorgedrukte huisstijlelementen (logo, contactgegevens, vormgevingselementen) als achtergrond opgenomen in elk huisstijlsjabloon. Het is uiteraard niet de bedoeling dat deze achtergrond nog eens over het voorgedrukte papier geprint wordt. Om te vermijden dat de achtergrond van de huisstijlsjablonen nog eens meeprint op het voorgedrukte papier, zet je de afdrukoptie ‘tekenobjecten’ in Word af.

2. Hoe de huisstijl bewaken? Bij de start is het belangrijk om de afspraken van de nieuwe huisstijl te bewaken. Alle medewerkers kennen de afspraken over de huisstijl goed en volgen die op. Enkel tips voor de realistie van drukwerk: Geef steeds de richtlijnen uit het handboek mee die voor de externen van toepassing zijn, zowel over het logo als over de huisstijldrager(s). Vraag steeds een (druk)proef op ter controle. Pas na controle en goedkeuring van de drukproef kan het drukwerk starten.

83

Deel3. Bijlagen

Titulatuur

Hieronder vind je verschillende voorbeelden hoe je personen met specifieke functies kan aanspreken en aanschrijven. (meer info op taaladvies.net)

1. Aanspreking van mensen met een specifieke functie Mevrouw/Mijnheer de minister Mevrouw/Mijnheer de rector Mevrouw/Mijnheer de ambassadeur Mevrouw/Mijnheer de burgemeester Mevrouw/Mijnheer de voorzitter Mijnheer de vicaris-generaal Mijnheer de kanunnik Mijnheer de deken Mijnheer de kardinaal of eminentie

2. Aanspreking van een adellijk persoon Onderstaande voorbeelden worden enkel gebruikt in protocollaire of zeer plechtige situaties. Bij informele momenten worden mijnheer en mevrouw gebruikt. Mijnheer de hertog Mijnheer de markies Mijnheer de graaf Mijnheer de baron

Mevrouw de hertogin Mevrouw de markiezin Mevrouw de gravin Mevrouw de barones

3. Aanspreking van een lid van de Koninklijke familie Koning Koningin Prins Prinses

directe aanspreking Sire Mevrouw Monseigneur Mevrouw

indirecte aanspreking Uwe/Zijne Majesteit of de Koning Uwe/Hare Majesteit of de Koningin Uwe/Zijne Koninklijke Hoogheid Uwe/Hare Koninklijke Hoogheid

85

4. Aanspreking van personen met academische titels Voor universiteiten en hogescholen spreken we hoogleraren en docenten aan met professor. Voor personen met een doctorstitel die geen hoogleraar of docent zijn, gebruiken we de gewone aanspreekvorm. Alleen bij academische aangelegenheden spreken we ze aan met doctor.

5. Aanspreking van personen met juridische titels Een advocaat spreken we aan met meester. Een arts spreken we aan met ‘dokter’.

86

Overzicht afkorting en naam van de dienst

Dienst Kabinet Burgemeester Kabinet Schepen Gemeentesecretaris Financieel Beheerder

Afkorting ‘ons kenmerk’ BU SC GS FB

Algemene Zaken AZ Bibliotheek BI Buitenschoolse kinderopvang BK Burgerzaken BZ Cultuur en Toerisme CT Financiën FD Gemeenschapscentrum GC Huisvesting HV Informatie - Communicatie - Klachtenbehandeling IC Jeugd JD Landbouw LB Lokale Economie LE Milieu en Natuur MN Noodplanning NP Openbare Werken OW Ruimtelijke Ordening RO Sociaal Welzijn SW Sport SD Systeembeheer SB

87

Openingsuren

Openingsuren gemeentehuis Anzegem ma di wo do vr

8u-12u 8u-12u | 13u30-18u30 8u-12u 8u-12u 8u-12u

Openingsuren deelgemeentehuizen Vichte-Tiegem ma di wo do vr

9u-12u 9u-12u | 13u30-17u 9u-12u 9u-12u 9u-12u

Openingsuren deelgemeentehuis Ingooigem ma di wo do vr

10u-12u 10u-12u | 15u-17u 10u-12u 10u-12u 10u-12u

Openingsuren deelgemeentehuis Kaster ma di wo do vr

8u-9u45 13u-14u45 8u-9u45 8u-9u45 8u-9u45

Openingsuren Dienst Sociaal Welzijn ma di wo do vr

9u-12u 9u-12u | 14u-18u30 9u-12u 9u-12u 9u-12u

Mobiele dienstverlingen di wo do do do

8u30-11u30 (Anzegem) 9u-10u30 (Vichte ,in het OCMW-gebouw) 8u30-9u15 (Kaster) 9u30-10u30 (Tiegem) 10u45-11u45 (Ingooigem)

88

Eigen opmerkingen:

89

Realisatie huisstijl Anzegem: