Huishoudelijk Reglement van de Vereniging van Organisaties die Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren (‘VOI©E’) INHOUDSOPGAVE OVERWEGINGEN ALGEMEEN 1. Definities 2. Het lidmaatschap CONTRIBUTIEREGELING EN STEMVERHOUDING 3. Contributieregeling 4. Vaststelling contributie 5. Betaling 6. Stemverhouding VERHOUDING VOI©E - LEDEN 7. Vertegenwoordiging leden 8. Onderlinge geschillen CBO-KEURMERK 9. Besluitvorming certificering WIJZIGINGEN EN AANVULLINGEN 10. Status Huishoudelijk Reglement
1
OVERWEGINGEN Op grond van artikel 23 van de Statuten zorgt het bestuur voor een huishoudelijk reglement ‘waarin nadere regelen gegeven worden omtrent het lidmaatschap en de contributie, de werkzaamheden van het bestuur en het functioneren van het bureau der vereniging’. Het huishoudelijk reglement behoeft de goedkeuring van de algemene vergadering. De statuten van VOI©E en de CBO-Keurmerkcriteria met bijlagen bevatten op genoemde punten reeds uitgewerkte bepalingen. Het Huishoudelijk Reglement is derhalve beperkt tot uitwerking en aanvulling van enkele onderwerpen waar het bestuur dat wenselijk achtte. ALGEMEEN 1. Definities a. CBO(‘s): Collectieve beheersorganisatie(s), een rechtspersoon, opgericht en bestuurd door rechthebbenden ten aanzien van het auteursrecht, de naburige rechten daaronder begrepen, die in opdracht van en ten behoeve van deze rechthebbenden zonder winstoogmerk op continue basis auteurs- en/of nabuurrechtelijke vergoedingen ontvangt en verdeelt. De CBO heeft zich door ondertekening van de Gedragscode bereid verklaard haar na te leven en is lid van VOI©E; b. CBO-Keurmerk: kwaliteitsoordeel over de diensten van een CBO, verleend door VOI©E op basis van een bindend advies van de certificerende instelling; c. VOI©E: de Vereniging van Organisaties die Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren; d. Bestuur: het algemeen bestuur van VOI©E; e. Algemene vergadering: de algemene ledenvergadering van VOI©E; f. Huishoudelijk Reglement: het huishoudelijk reglement van VOI©E; g. Statuten: de statuten van VOI©E. 2. 2.1 2.2 2.3
2.4
2.5
Het lidmaatschap Leden kunnen uitsluitend CBO’s zijn als bedoeld in artikel 1 sub a., die werkzaam zijn in Nederland, die het CBO-Keurmerk voor hun activiteiten mogen voeren en door VOI©E als lid zijn aanvaard. De aanmelding voor het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden, waaronder ook aanmelding per e-mail wordt gerekend. Bij de aanmelding dient het kandidaat-lid de volgende informatie te verschaffen: - verklaring van het bevoegde gezag van het kandidaat-lid dat men de CBOKeurmerkcriteria, alsmede andere door VOI©E vastgestelde reglementen aanvaardt en zal naleven; - de laatste jaarrekening en, indien reeds beschikbaar, het jaarverslag, waarin of waarbij duidelijk inzicht wordt gegeven in de geldstromen uit hoofde van inning en verdeling, de beheerskosten, alsmede in de reeds van toepassing zijnde geschillenregeling en repartitiereglement. Indien het kandidaat-lid nog niet over het CBO-Keurmerk beschikt, krijgt het kandidaat-lid maximaal twaalf maanden gelegenheid aan deze voorwaarden te voldoen. Tot die tijd geldt het kandidaat-lid als aspirant-lid. De periode van twaalf maanden begint te lopen vanaf de mededeling namens VOI©E aan het kandidaatlid dat men als aspirant-lid is aanvaard. Een aspirant lid is de bijdrage in de kosten voor een volledig kalenderjaar verschuldigd. Indien mocht blijken dat het kandidaat-lid reeds voor de aanmelding als collectief beheer organisatie actief was, dan is het aspirant-lid een bijdrage in de jaarlijkse kosten van VOI©E verschuldigd vanaf het moment dat men naar het oordeel van het bestuur van VOI©E in feite voldeed aan de definitie van CBO, doch met een 2
maximale terugwerkende bijdrageplicht van drie jaar. Het Bestuur kan besluiten de terugwerkende bijdrageplicht te matigen, wanneer deze voorwaarde naar het oordeel van het Bestuur onredelijk bezwarend zou uitpakken. CONTRIBUTIEREGELING EN STEMVERHOUDING 3. 3.1
3.2 3.3
3.4 3.5
3.6
4. 4.1
4.2
5.
Contributieregeling Iedere CBO is jaarlijks een bijdrage in de kosten van VOI©E verschuldigd. De jaarlijkse bijdrage bestaat uit een door het bestuur te bepalen vaste minimumbijdrage dat voor ieder lid gelijk is en aanvullend uit een bijdrage die evenredig is aan het aandeel van de CBO in de jaarlijkse incasso-opbrengst van alle CBO’s gezamenlijk. De totale jaarlijkse bijdrage aan VOI©E is gebaseerd op de door de Algemene vergadering goedgekeurde begroting voor dat jaar. Een CBO draagt ondanks een hoger berekend aandeel ten hoogste voor drieëndertig (33) procent bij in de jaarlijkse kosten van VOI©E, in welk geval het tekort in de bijdrage overeenkomstig artikel 3.1 wordt omgeslagen over de andere CBO’s. Een CBO draagt ondanks een lager berekend aandeel ten minste voor één (1) procent bij in de jaarlijkse kosten van VOI©E, in welk geval het overschot in de bijdrage overeenkomstig artikel 3.1 wordt omgeslagen over de andere CBO’s. Voor de bepaling van de maximale hoogte van de contributie (en stemverhouding) worden de werkorganisatie van de CBO’s Buma en Stemra, alsmede de werkorganisatie van de CBO’s waarvan de werkzaamheden worden uitgevoerd door Cedar B.V., als één en dezelfde CBO behandeld. Het Bestuur kan met instemming van de Algemene vergadering naast de jaarlijkse bijdrage ook eenmalige of periodieke bijdragen aan de leden vragen voor activiteiten waarvoor geen of onvoldoende dekking in de begroting is opgenomen. De verdeling van die bijdrage over de CBO’s vindt plaats overeenkomstig het gestelde in dit artikel. Voor de bestemmingsheffing ten behoeve van de financiering van de stichting Federatie Auteursrechtbelangen, organisatie voor auteursrecht en naburige rechten (“de Federatie”), wordt – alvorens deze verdeling van bijdrage over de CBO’s plaatsvindt – de verdeling per sector (muziek, video, geschriften, multimedia) toegepast, zoals deze binnen de Federatie is vastgesteld. Vaststelling contributie De CBO’s dienen voor 1 september van ieder kalenderjaar hun jaarrekening van het voorafgaande kalenderjaar te overleggen aan de directeur van VOI©E met een schriftelijke opgave van de incasso-opbrengst van dat desbetreffende kalenderjaar, zo nodig voorzien van een toelichting op de aansluiting van deze incasso-opbrengst op de jaarrekening, voor zover dit bedrag niet als zodanig in de jaarrekening is vermeld. In het eerste kwartaal van ieder kalenderjaar ontvangt iedere CBO een voorschotnota voor de jaarlijkse bijdrage over dat kalenderjaar ten bedrage van vijfenzeventig (75) procent van de jaarlijkse bijdrage die de desbetreffende CBO over het voorafgaande kalenderjaar was verschuldigd. In het vierde kwartaal van ieder kalenderjaar ontvangt iedere CBO de definitieve nota voor de volledige jaarlijkse bijdrage over dat kalenderjaar, met verrekening van het betaalde voorschot. Betaling De contributienota’s, voorschotnota’s en andere door VOI©E vastgestelde heffingen of bijdragen dienen door de CBO’s te worden voldaan binnen 45 dagen 3
na dagtekening van de nota. Indien een CBO niet aan zijn geldelijke verplichtingen voldoet binnen vier weken nadat de CBO daartoe door de penningmeester is gemaand, is het Bestuur gerechtigd over te gaan tot ontzetting (royement), een en ander zoals geregeld in artikel 8 van de statuten. 6. 6.1 6.2
Stemverhouding Iedere CBO heeft een of meer stemmen naar rato van diens bijdrage aan VOI©E als bepaald in artikel 3, met een minimum van 1 stem. Eventuele overblijvende stemmen na de omslag van correcties ten behoeve van het maximale of minimale aandeel van de stemmen, worden in redelijkheid door het Bestuur verdeeld.
VERHOUDING VOI©E - LEDEN 7. 7.1
7.2 7.3 7.4
7.5
8. 8.1
8.2
Vertegenwoordiging leden De CBO’s worden in het Bestuur vertegenwoordigd op het hoogste niveau op uitvoeringsniveau, bij voorkeur door de directeur van de uitvoerende organisatie of door een daaraan gelijk te stellen functionaris, een en ander ter bepaling van het bestuur van de CBO’s. De CBO’s worden in de Algemene vergadering vertegenwoordigd op het hoogste niveau op bestuursniveau, bij voorkeur door de voorzitter van het bestuur of door ander bestuurslid, een en ander ter bepaling van het bestuur van de CBO’s. De CBO’s verklaren schriftelijk aan de directeur wie de CBO vertegenwoordigt in het Bestuur en wie in de Algemene vergadering. De vertegenwoordiger van een CBO kan een andere vertegenwoordiger van zijn CBO een volmacht verlenen hem in een vergadering van het Bestuur of in een Algemene vergadering te vertegenwoordigen, daarin namens hem het woord te voeren en te stemmen. De vertegenwoordiger of het bevoegde gezag van de desbetreffende CBO dient de directeur van VOI©E tijdig voor de aanvang van de vergadering van de inhoud van deze volmacht op de hoogte te stellen. De leden van het Bestuur zijn gerechtigd de Algemene vergadering bij te wonen, maar hebben daarin geen stemrecht, tenzij daartoe een volmacht van de voorzitter van hun CBO is verkregen. Het Bestuur benoemt uit zijn midden een “Stuurgroep” voor het overleg met organisaties van gebruikers en/of betalingsplichtigen. Deze functies zijn voorbehouden aan personen die een CBO vertegenwoordigen die hoofdzakelijk vergoedingen int uit hoofde van overeenkomsten met marktpartijen. De Stuurgroep kan worden belast met het voorbereiden en uitvoeren van besluiten van het Algemeen Bestuur. Onderlinge geschillen Bij een gebleken verschil van mening tussen twee of meer CBO’s, kan elk der CBO’s of de voorzitter, indien de andere partij(en) niet tot vrijwillig overleg bereid is/zijn gebleken of indien in vrijwillig overleg geen overeenstemming is bereikt, een verplicht overleg aanvragen bij het Bestuur. Het verplicht overleg zal slechts worden gevoerd tussen het Bestuur en de vertegenwoordigers van de leden tussen welke een geschil bestaat wanneer het onderwerp van het geschil direct of indirect betrekking of invloed heeft op het collectief belang van VOI©E, een en ander ter beoordeling van het Bestuur. Een CBO, dat tot het verplicht overleg wordt uitgenodigd, is gehouden aan deze uitnodiging gehoor te geven. VOI©E zal in beginsel uitsluitend een bemiddelende rol op zich nemen.
4
CBO-KEURMERK 9. 9.1
9.2
9.3
Besluitvorming certificering VOI©E heeft een overeenkomst gesloten met een onafhankelijke Certificerende Instelling (“CI”). VOI©E conformeert zich aan het Reglement van de Commissie van Belanghebbenden voor het CBO-Keurmerk, behoudens de in artikel 9 van het Keurmerk Reglement genoemde beroepsmogelijkheid via een (ad hoc) in te stellen Geschillencommissie CBO-Keurmerk. Met betrekking tot het verlenen, verlengen of intrekken van het recht op het voeren van het door VOI©E beheerde certificatiemerk, beschouwt VOI©E het certificatieadvies van de CI als bindend. Bij geschillen hierover is de geschillenprocedure genoemd in “het CBO-keurmerk reglement” van toepassing. De Algemene vergadering of het Bestuur van VOI©E mag in geen geval beslissen over het verlenen, verlengen of intrekken van het recht op het voeren van het door VOI©E beheerde certificatiemerk van keurmerkaanvrager/keurmerkhouders.
WIJZIGINGEN EN AANVULLINGEN 10. 10.1 10.2
Status Huishoudelijk Reglement Het Huishoudelijk Reglement kan slechts door de Algemene vergadering worden gewijzigd. Een besluit tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement treedt in werking op de dag volgende op die waarop de Algemene vergadering dat besluit neemt, tenzij de algemene vergadering een later tijdstip vaststelt.
Het Huishoudelijk Reglement is voor het eerst vastgesteld door de Algemene vergadering d.d. 25 juni 2009 en is op de volgende dag in werking getreden. Dit Huishoudelijk Reglement is laatstelijk gewijzigd door de Algemene vergadering d.d. 4 september 2012 en is per 5 september 2012 in werking getreden.
5
