HUISHOUDELIJK REGLEMENT 2011 Inleiding Dit Huishoudelijk Reglement (H.R.) van KAURI vzw is een aanvulling bij de statuten van KAURI vzw zoals ze werden goedgekeurd door de Algemene Vergadering tijdens de vergadering van 21 april 2010 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 9 juni 2010. Het huishoudelijk reglement verduidelijkt de interne werking van de vereniging. De Raad van Bestuur is bevoegd om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het huishoudelijk reglement. Bij wijziging wordt op de eerstvolgende vergadering van de Algemene Vergadering het aangepaste huishoudelijk reglement ter beschikking gesteld van de leden. 1. ALGEMENE VERGADERING Statuten, Titel IV, Artikel 10 tot en met 15 Over de organisatie van de Algemene Vergadering zijn geen specificaties nodig in het huishoudelijk reglement. 2. RAAD VAN BESTUUR Statuten, Titel V, artikel 16 tot en met 22. 2.1. Samenstelling De Raad van Bestuur is oneven samengesteld en telt minstens 3 en maximaal 11 bestuurders. De helft van de bestuurders komt uit het bedrijfsleven (met binnen deze groep zowel multinationale bedrijven als KMO’s) en voor de helft uit het maatschappelijk middenveld. Bij deze berekening wordt de Voorzitter buiten beschouwing gelaten. Minstens één derde van de bestuurders is van het andere geslacht. 2.2. Werking De Raad van Bestuur vergadert minstens 4 keer per jaar en wordt samengeroepen door de voorzitter of door de secretaris of penningmeester als de voorzitter verhinderd is, of door de directeur, indien deze hiertoe gemandateerd wordt door de voorzitter. Het mandaat van bestuurder van Kauri is onbezoldigd.
KAURI - Huishoudelijk Reglement 2011
De Raad van Bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter of door de secretaris of penningmeester als de voorzitter verhinderd is. De vergaderdata worden in overleg en telkens voor een periode van 1 jaar vastgelegd. De vergaderingen vinden plaats tijdens de kantooruren, en gaan meestal door in Brussel. De agenda en de documenten worden aan de bestuurders per e-mail opgestuurd, minstens 5 werkdagen voor de vergadering. De directeur wordt op de vergaderingen van de Raad van Bestuur uitgenodigd maar is er géén lid van. De Raad van Bestuur kan beslissen om andere personen als waarnemer of als deskundige de vergaderingen te laten bijwonen. In voorkomend geval worden zij uitgenodigd door de Voorzitter. Mocht de Raad van Bestuur beslissen over het toewijzen van een betaalde opdracht waarvoor een bedrijf of organisatie zich kanidaat stelt waar één of meerdere bestuurders zijn tewerkgesteld of een ander belang hebben, dan zullen deze dat vooraf melden en zich terugtrekken uit de vergadering voor die specifieke beraadslaging.
1
De Raad van Bestuur kan beslissen tot het inrichten van specifieke comités die een bepaalde materie uitdiepen en voorbereiden voor gefundeerde bespreking en beslissing door de Raad van Bestuur. De voorzitter is verplicht de Raad van Bestuur samen te roepen indien minstens één vierde van de bestuurders hierom schriftelijk verzoekt, en dit dan binnen een termijn van één maand na de aanvraag. Ingeval van hoogdringendheid, kan de Raad van Bestuur via schriftelijke procedure beslissingen nemen. Dan verloopt de beslissingsname via email, op basis van een concreet voorstel en op initiatief van de voorzitter. Ingeval een bestuurder, vóór het beëindigen van zijn/ haar mandaat, ontslag neemt uit de Raad van Bestuur, wordt hij/zij niet vervangen. Indien door opeenvolgend ontslag van meerdere bestuurders het aantal bestuurders onder de drempel van 8 zou dalen, zal de Raad van Bestuur andere bestuurders solliciteren en tijdelijk aanstellen, overeenkomstig de voorwaarden zoals bepaald in 2.5 infra. Kandidaten voor deze tijdelijke vervangingen moeten voldoen aan alle criteria van kandidaat-bestuurders en worden voorgedragen door het adviescomité. Dit gebeurt door een schriftelijk bericht aan de voorzitter of door een mededeling op de vergadering van de Raad van Bestuur, waar dit dan in het verslag van de vergadering wordt opgenomen. Deze ‘voorlopige’ bestuurders, worden op de eerstvolgende vergadering van de Algemene Vergadering als verkiesbaar voorgesteld, en al dan niet door de Algemene Vergadering benoemd. 2.3. Taken en verantwoordelijkheden Van de bestuurders wordt een actieve rol verwacht in het kader van de bestuursvergaderingen: - eigen expertise en netwerk inbrengen, - indien relevant: deelnemen aan de vergaderingen van bepaalde comités binnen de Raad van Bestuur; - op voorhand doornemen van de agenda en de documenten - tijdig aanwezig zijn op de vergaderingen of zich schriftelijk verontschuldigen - het verslag nalezen en mogelijke correcties/aanvullingen doorgeven aan de secretaris, binnen de afgesproken termijn - erover waken dat de gemaakte afspraken en beslissingen worden opgevolgd door de hiertoe gemandateerde personen.
KAURI - Huishoudelijk Reglement 2011
Daarnaast wordt van de bestuurders verwacht dat ze: - aanwezig zijn op de kernactiviteiten van Kauri: de Algemene Vergadering en het jaarlijkse netwerkevent - bepalen wie aanwezig zal zijn op welke KAURIactiviteit zodat op elke activiteit minstens één bestuurder aanwezig is, op voorstel van de voorzitter of directeur; - nieuwe potentiële leden voorstellen vanuit hun professioneel netwerk - bereid zijn om als gastspreker op te treden voor KAURI - in hun externe communicatie ‘ambassadeur’ zijn voor KAURI. De specifieke taken van de voorzitter zijn: - vertegenwoordigt de vzw t.o.v. derden - roept de bestuursvergaderingen en de vergaderingen van de Algemene Vergadering bijeen - zit de vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering voor - maakt met secretaris en penningmeester deel uit van het dagelijks bestuur, roept het samen en zit het voor - is verantwoordelijke uitgever van de publicaties van de vzw - is verantwoordelijk voor de externe communicatie en representatie - tekent contracten - waakt over de uitvoering van de genomen beslissingen door de directeur - bewaakt de kwaliteitszorg en zorgt ervoor dat de nodige evaluaties van de werking van KAURI en zijn diverse geledingen op regelmatige basis gebeuren en dat de resultaten ervan ter bespreking worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering. De specifieke taken van de secretaris zijn: - maakt het verslag van de bestuursvergaderingen - maakt de notulen van de vergaderingen van de Algemene Vergadering. De specifieke taken van de penningmeester zijn: - beheert de financiën van de organisatie als een ‘goede huisvader’ - op elke bestuursvergadering kort verslag uitbrengen over de financiële stand van zaken van de organisatie - de facturen opmaken - een facturenlijst bijhouden - de betalingen van de lidgelden opvolgen - de inkomende facturen betalen - de algemene boekhouding verzorgen - advies- en controlefunctie op de voorgelegde begroting - toelichting geven bij de begroting en de balans tijdens de vergadering van de Algemene Vergadering - organisatie van de jaarlijkse controle door een revisor van de rekeningen, indien nodig, en de neerlegging van de jaarrekening bij de geijkte instanties.
2
2.4. Adviescomité Om advies te kunnen verstrekken betreffende het invullen van vacante plaatsen in de Raad van Bestuur, wordt een adviescomité opgericht. Het adviescomité geeft, op basis van de door de Raad van Bestuur opgestelde voorwaarden (cfr 2.5 infra), advies aan de zetelende Raad van Bestuur over de nieuwe kandidaat-bestuurders. Het adviescomité bestaat uit minstens 3 personen. De voorwaarden om deel te kunnen uitmaken van dit adviescomité zijn: personeelslid zijn van een KAURI-lid, zélf geen kandidaat-bestuurder zijn en met uw organisatie/bedrijf minstens 3 jaar lid zijn van KAURI. De Voorzitter van de Raad van Bestuur van KAURI maakt, als waarnemer, eveneens deel uit van dit adviescomité. Het comité regelt zijn werkzaamheden onderling en zal zijn advies schriftelijk overmaken aan de Raad van Bestuur. Het comité kan bij zijn werkzaamheden het advies van de directeur inwinnen. 2.5. Voorwaarden kandidaat-bestuurders De kandidaat-bestuurder voldoet aan de volgende voorwaarden: - vertegenwoordigt een organisatie/bedrijf dat minstens één jaar lid is van KAURI - heeft, minstens passief, kennis van het Nederlands, Frans en Engels - heeft een actieve loopbaan en is lid van de directie van zijn/haar organisatie/bedrijf en/of heeft minstens één bestuursmandaat in een andere organisatie waardoor hij/zij aantoonbare bestuurlijke expertise heeft (financieel, boekhoudkundig, administratief, juridisch) - heeft tevens aantoonbare expertise in 3 van onderstaande 5 domeinen: > Duurzame ontwikkeling inbedden in de eigen bedrijfsvoering / de eigen organisatie > De internationale en/of ontwikkelingsrelevante aspecten van MVO: • Internationale armoedebestrijding • Internationale handel, duurzame handel en Fairtrade • Mensenrechten • Ketenbeheer • Privé-inbreng in lage-inkomenslanden • Microfinanciering
KAURI - Huishoudelijk Reglement 2011
> De inhoudelijke aspecten van MVO: • Bedrijfsethiek, Goed Bestuur • Economisch, milieu, sociaal • Maatschappelijke solidariteit > Draagvlak en communicatie rond MVO: • Duurzaamheidsverslaggeving • Betrokkenheid van consumenten • Integratie van MVO in marketing • Labelling en garantiesystemen • Mainstreaming van MVO > Stakeholder-relaties: • De dialoog organiseren met diverse actoren • Samenwerkingsverbanden opzetten met diverse actoren • NGO Accountability 2.6. Procedure kandidaatstelling Op initiatief van het adviescomité zal de Voorzitter ten minste 3 maand voor de Algemene Vergadering tijdens dewelke bestuurders moeten worden verkozen een oproep tot kanidaatstelling verzenden per e-mail aan de contactpersonen van de leden van KAURI. De kandidaat-bestuurders dienen hun kandidatuur schriftelijk in (per e-mail) bij de leden van het adviescomité. Kandidaat-bestuurders kunnen ook worden uitgenodigd door de voorzitter, een bestuurder of een lid van het adviescomité om zich kandidaat te stellen. In de e-mail beschrijft de kandidaat-bestuurder hoe zijn/haar profiel past binnen de vooropgestelde criteria. Het staat de kandidaat-bestuurder vrij om bijkomende documenten toe te voegen. Het adviescomité formuleert zijn advies aan de zetelende Raad van Bestuur. 3. MANAGEMENT Om de werking van KAURI te garanderen, kan de Raad van Bestuur een bezoldigde directeur aanstellen. Met de directeur wordt een arbeidscontract of een gedetailleerd dienstencontract afgesloten, na bespreking en goedkeuring binnen de Raad van Bestuur. Er wordt voorzien in een jaarlijkse evaluatie gebaseerd op vooraf vastgelegde criteria. De directeur verbindt er zich toe volgende opdrachten uit te voeren, zonder dat deze opsomming limitatief is: - de dagelijkse leiding van de organisatie - de planning en de uitvoering van het actieplan zoals voorgelegd, besproken en beslist door de Raad van Bestuur
3
- de voorbereiding van de bestuursvergaderingen en de Algemene Vergadering, in samenspraak met de voorzitter of het Dagelijks Bestuur - de ledenwerving - de opstelling van de begroting - de uitvoering van de interne en externe communicatie, deze laatste in samenspraak met de voorzitter - het organiseren en coördineren van alle KAURIevents, en de organisatie en coördinatie van de ledenwerking - het beheer van het documentatiecentrum - het vertegenwoordigen van KAURI op andere fora, in samenspraak met de voorzitter - enz. De directeur kan in naam en voor rekening van KAURI vzw verbintenissen aangaan met betrekking tot het dagelijks beleid en waarvan het voorwerp valt binnen het maatschappelijk doel van de organisatie. In dat verband kan de directeur KAURI financieel verbinden tot een maximum van € 5.000 waarbij het de penningmeester is die de betalingen uitvoert. De directeur zal deze opdracht uitvoeren naar eigen inzicht en vermogen en steeds in nauw overleg met de voorzitter, en de andere leden van de Raad van Bestuur en de organisatie. Hij zal zijn standpunten en beslissingen rapporteren aan de Raad van Bestuur. Op iedere vergadering van de Raad van Bestuur zal de directeur rapporteren met betrekking tot de voortgang van het actieplan en aanduiden welke elementen door de Raad van Bestuur dienen besproken te worden om de succesvolle uitvoering van zijn werkzaamheden te garanderen. 4. DAGELIJKS BESTUUR De voorzitter, penningmeester en secretaris vormen het dagelijks bestuur, samen met de directeur. Indien nodig kan dit dagelijks bestuur vergaderen zonder de directeur. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor ondermeer de voorbereiding van de vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering. De andere leden van de Raad van Bestuur worden op de hoogte gesteld van deze bijeenkomsten. 5. LEDEN Statuten, Titel III, Artikel 5 tot en met 9 5.1. Voorwaarden van lidmaatschap KAURI, als faciliterende netwerker, spreekt geen waardeoordeel uit over de activiteiten van zijn (kandidaat)-leden. Het is het netwerk zélf, dus de leden die, in kritische interactie met elkaar, de evaluatie
KAURI - Huishoudelijk Reglement 2011
van de vorderingen van elkaars activiteiten en inspanningen op vlak van duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid (mee-)delen en bespreken. Het is de bedoeling dat de KAURI-leden, mede dankzij hun KAURI-lidmaatschap, vooruitgang boeken in de ‘verduurzaming’ van de eigen bedrijfsvoering of organisatie: ze maken werk van het ‘formuleren’ (als eerste stap naar een mogelijk ‘formaliseren’) van een door de medewerkers gedragen leertraject/actieplan op vlak van maatschappelijke verantwoordelijkheid (bedrijfsethiek, goed bestuur en maatschappelijke solidariteit) en duurzame ontwikkeling. KAURI-leden zijn bereid om met alle andere leden, zonder uitzondering, in dialoog te gaan over hun duurzaamheidsinitiatieven. KAURI-leden maken werk van transparantie en leggen verantwoording af over hun maatschappelijke (= niet-financiële) doelstellingen en resultaten. Daarom stimuleert KAURI haar leden om aan duurzaamheidscommunicatie te doen: dat kan gaan van een (jaarlijks geactualiseerde) nota, folder of brochure waarin de eigen acties/initiatieven op vlak van duurzaamheid worden voorgesteld (voor onze ‘kleine’ leden), tot en met het publiceren van een jaarlijks duurzaamheidsverslag (bij voorkeur volgens de GRIrichtlijnen). KAURI-leden hebben een concrete activiteit of zichtbare aanwezigheid (voor labelsystemen bijvoorbeeld) en aanspreekpunt in België. KAURI is niet geïnteresseerd in ‘papieren’ leden, maar wel in actieve, betrokken leden. KAURI-leden investeren minstens 3 werkdagen per jaar om deel te nemen aan activiteiten en om de betrokkenheid bij het netwerk te verzekeren. KAURI-leden betalen correct en tijdig de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage. KAURI-leden vermelden het KAURI-lidmaatschap op hun website en in hun jaarverslag. Daarvoor stelt KAURI het logo ‘member of KAURI’ ter beschikking. KAURI-leden participeren aan de 3-jaarlijkse ledenbevraging, zodat KAURI permanent kan werken aan het verbeteren van de kwaliteit van haar werking en de relevantie van haar aanbod. Elk KAURI-lid heeft een ‘operationele’ contactpersoon. Deze persoon staat als contactpersoon vermeld in de KAURI-ledenlijst. De contactpersoon ontvangt de uitnodiging voor de Algemene Vergadering, voor de Speed-dating en minstens 3 keer per jaar een geactualiseerde ledenlijst.
4
De contactpersoon ontvangt per e-mail tevens de vraag om feedback te geven op nieuwe kandidaatleden en heeft hiervoor minstens 8 dagen de tijd. 5.2. Aanbod van KAURI KAURI is een netwerk van leden. KAURI is er voor en bestaat door de leden. KAURI is een platform voor kennismaking en inhoudelijk overleg en dialoog (‘kennis en kennissen delen’) tussen leden. Opbouwen van persoonlijke banden en vertrouwen is zeer belangrijk. KAURI is geen koepelorganisatie, geen federatie, geen lobby-organisatie, geen campagne-organisatie, geen ‘politieke’ organisatie. KAURI wil, via interactie tussen de leden, leren, inspireren en innoveren op vlak van maatschappelijke verantwoordelijkheid en duurzaamheid. Lerend netwerk KAURI is het grootste multi-actor lerend netwerk op vlak van bedrijfsethiek, maatschappelijk verantwoord en duurzaam ondernemen, goed bestuur en (internationale) maatschappelijke solidariteit in België. Activiteiten De medewerkers van de leden kunnen gratis deelnemen aan alle KAURI-activiteiten. De KAURI-activiteiten worden zoveel mogelijk bij de KAURI-leden zelf georganiseerd. Ze zijn beperkt tot een halve dag. Op een enkele uitzondering na worden alle activiteiten tijdens de kantooruren georganiseerd. Op de activiteiten komen telkens KAURI-leden met hun eigen expertise en ervaring aan bod. De belangrijkste activiteiten, naast de Algemene Vergadering en het netwerk-event, zijn de thematische workshops en de stakeholder panels. Exposure Elk lid wordt vermeld met naam, logo en website op de meertalige KAURI-website. Op de KAURI-website kunnen leden ook relevante documenten posten (zoals het jaarverslag, infobrochures, visieteksten, enzovoort). Vacatures binnen de ledenorganisaties kunnen op de KAURI-website worden geplaatst. Netwerking Leden kunnen vrij gebruik maken van het contactadressenbestand van de KAURI-leden. Dit bestand wordt minstens 3 keer per jaar geactualiseerd en in een excel-file per e-mail verstuurd naar de contactpersoon van de KAURI-leden. Elk bedrijf/organisatie kan zich spontaan kandidaat stellen om een KAURI-activiteit te ‘hosten’.
KAURI - Huishoudelijk Reglement 2011
Informatieverstrekking Kauri zorgt voor een gecondenseerd en up to date overzicht van de MVO-initiatieven in België of internationaal vlak dat op regelmatige basis wordt ter beschikking gesteld Elk lid kan gratis het MVO-documentatiecentrum van KAURI in Brussel raadplegen. Inspraak Elk KAURI-lid heeft gelijk stemrecht op de Algemene Vergadering. Elk lid heeft één stem. Verslaggeving De KAURI-leden ontvangen minstens 8 dagen voor de Algemene Vergadering een ‘integraal jaarverslag’ per e-mail. Het onderdeel ‘duurzaamheidsverslag’ is geïnspireerd op het NGO Sector Supplement van het Global Reporting Initiative (GRI). Kwaliteitszorg KAURI organiseert om de 3 jaar een tevredenheidsbevraging bij haar leden. De resultaten worden meegedeeld en besproken op de eerstvolgende vergadering van de Algemene Vergadering. De eerstvolgende bevraging is voorzien begin 2012. 5.3. Toetredingsprocedure en beslissingsproces aanvaarding kandidaat-leden Van kandidaat-leden wordt verwacht dat ze een informatiesessie over de werking van KAURI en over de basisprincipes van MVO bijwonen. Deze informatiesessies worden minstens 3 keer per jaar georganiseerd. In artikel 5 van de statuten van KAURI, goedgekeurd door de leden op de Algemene Vergadering van woensdag 21 april 2010, staat het: “Kandidaat-leden dienen hun kandidatuur schriftelijk in bij KAURI. De kandidaturen worden schriftelijk bekendgemaakt aan de contactpersonen van de aangesloten leden. Op de eerstvolgende nuttige vergadering van de Raad van Bestuur worden de kandidaturen in overweging genomen. De Raad van Bestuur beslist discretionair en zonder motiveringsplicht over de al dan niet aanvaarding van een nieuw lid met een meerderheid van 2/3 van de stemmen.“ De aanvraag tot lidmaatschap kan op elk moment van het jaar worden ingediend. De aanvraag wordt behandeld op de eerste daaropvolgende vergadering van de Raad van Bestuur. Het sturen van een e-mail naar KAURI met een ‘aanvraag tot lidmaatschap’ is voldoende. In de e-mail staat vermeld dat het/de bedrijf/organisatie de missie en visie van KAURI onderschrijft en dat ze wil bijdragen tot de realisatie ervan.
5
De KAURI-leden worden schriftelijk geïnformeerd over de nieuwe kandidaat-leden en hebben minstens 8 werkdagen tijd om hun feedback te geven. De ontvangen feedback maakt onderdeel uit van de bespreking van de Raad van Bestuur. Binnen de 10 dagen na de vergadering van de Raad van Bestuur krijgt het kandidaat-lid een schriftelijk bericht over de genomen beslissing. Bij goedkeuring van het lidmaatschap door de Raad van Bestuur, ontvangt het kandidaat-lid een briefing over de praktische modaliteiten, waaronder de facturatiegegevens. Op basis van de ontvangen facturatiegegevens wordt een factuur voor de lidmaatschapsbijdrage voor 1 jaar (12 maanden) opgestuurd. De nieuwe leden stellen zich kort voor op de jaarlijkse Algemene Vergadering. Kandidaat-leden die bij de huidige leden en/of in de Raad van Bestuur vragen of bedenkingen oproepen betreffende hun (beperkte of weinig evoluerende) initiatieven of engagementen op vlak van maatschappelijke verantwoordelijkheid en duurzaamheid, worden gevraagd om, samen met KAURI, en binnen het jaar, een stakeholders panel te organiseren waarop alle KAURI-leden worden uitgenodigd en waar een open dialoog wordt aangegaan over de mogelijks ‘gevoelige’ thema’s. De stakeholders formuleren hun vragen, bedenkingen, suggesties, … schriftelijk in een korte nota (max. 2 A4). Als antwoord op deze nota’s van het stakeholderspanel verwacht KAURI van het bedrijf of de organisatie binnen de 3 maanden een feedbacknota waarin de engagementen op vlak van duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen een tijdskader gedetailleerd worden opgesomd en toegelicht.
KAURI - Huishoudelijk Reglement 2011
5.4. Lidmaatschapsbijdrage Het lidmaatschapsbedrag is afhankelijk van het aantal medewerkers (en in het geval van grote ondernemingen met een kleine ploeg medewerkers in België) ook van de omzet. Voor een organisatie/bedrijf tot en met 3 medewerkers bedraagt het jaarlijks lidgeld 300 euro (het basistarief); tot en met 10 medewerkers is het 500 euro; voor grote organisaties en KMO’s bedraagt het minimaal 750 euro tot maximaal 1.500 euro. Grote en multinationale bedrijven betalen 2.500 euro lidgeld voor het eerste jaar. Vanaf het tweede jaar, en na evaluatie, wordt aan grote bedrijfsleden gevraagd om ook 1 keer gratis accommodatie en catering voor een KAURI-activiteit aan te bieden, meestal gekoppeld aan een bedrijfsbezoek. Vrijwilligersorganisaties (verenigingen zonder eigen personeel) betalen het eerste jaar 150 euro, vanaf het tweede jaar betalen ook zij 300 euro. Overheidsdiensten en -instellingen die zelf subsidies verdelen betalen 2.500 euro lidgeld. De Raad van Bestuur evalueert jaarlijks deze bijdragenstructuur binnen de bepalingen van de statuten. 5.5. Uitsluiting van leden Statuten, Titel III, Artikel 8
6
