V 02.05 Verenigingsraad 31 oktober 2013 agendapunt 4.a versie 13 september 2013
Doorlopende tekst Huishoudelijk Reglement van de Vereniging VluchtelingenWerk Nederland
Toelichting en leeswijzer Bijgaand een aangepaste conceptversie van de herschreven tekst van het Huishoudelijk Reglement waarin de concept lidmaatschapsvoorwaarden in het eerste deel een prominente plaats innemen. Na een eerste consultatieronde in het voorjaar van 2012 in de drie Portefeuillehoudersoverleggen en het MT, zijn op verschillende terreinen detailuitwerkingen afgerond (voornamelijk t.a.v. diensten) en in algemene zin is deze conceptversie vertaald in voorwaarden voor lidmaatschap. Input voor de volgende onderwerpen ontbreekt nog: • Asiel en Integratie (minimum voorwaarden begeleiding) • V & O – acquisitie bedrijfsfondsen Het nieuwe concept huishoudelijk reglement kent twee delen: a. de lidmaatschapsvoorwaarden en de verenigingsbrede samenwerkingsafspraken zijn in het eerste deel zijn opgenomen b. de vergaderreglementen zijn in een bijlage opgenomen Daarnaast is in de inhoudsopgave een overzicht opgenomen van beslis- en beleidsdocumenten waarin detailafspraken zijn uitgewerkt die aan de algemeen geformuleerde teksten in Huishoudelijk Reglement . en lidmaatschapsvoorwaarden ten grondslag liggen.
1
Inleiding Achtergrond totstandkoming gewijzigd reglement, algemeen kader en leeswijzer Herschrijven van het Huishoudelijk Reglement van de vereniging stond al langer gepland – onder meer omdat het begrippenkader in de afgelopen 10 jaar gewijzigd is. In opeenvolgende aanpassingen van de verenigingsstructuur zijn tenslotte in 2011 in het kader van ‘VluchtelingenWerk 2.0’ nieuwe uitgangspunten geformuleerd die in het najaar van 2011 tot wijziging van de statuten leidden. Als volgende stap is nu het Huishoudelijk Reglement herschreven. Dit reglement geeft duiding aan de statuten en werkt algemene statutaire bepalingen praktisch uit en (beleids)besluiten die verenigingsbrede geldigheid hebben worden in algemene zin vertaald in lidmaatschapsvoorwaarden. Deze bevatten: • afspraken over de omgang tussen de leden (regionale stichtingen) van de vereniging onderling, • tussen leden en de vereniging en • de relatie tussen de statutaire verenigingsorganen. In het reglement zijn ook de nieuwe rollen en verhoudingen binnen de vereniging die in het traject ‘VluchtelingenWerk 2.0’ zijn afgesproken vertaald in nieuwe interne verenigings-‘wetgeving’. Hierbij gaat het voornamelijk om de volgende uitgangspunten: • er is een Directeurenoverleg (DO) ingesteld en statutair verankerd (zie reglementen verenigingsorganen en commissies) ; • de onderlinge verhouding tussen de statutaire verenigingsorganen DO, bestuur en VR is nieuw geformuleerd volgens de stappen: o Een lid en/of de werkorganisatie van de vereniging (Landelijk Bureau) stelt beleid op o Het DO adviseert o Het bestuur stelt vast o De Verenigingsraad keurt goed • eisen die aan leden gesteld worden, maar ook de onderlinge afspraken tussen leden/regionale stichtingen onderling en met de vereniging om de onderlinge samenwerking helder en soepel te laten lopen; • nieuwe beleidsuitgangspunten (deels nog in ontwikkeling) m.b.t. sterk merk, bedrijfsvoering, kwaliteit. Daarnaast is de indeling van dit nieuwe concept Huishoudelijk Reglement aangepast en zijn de onderwerpen in een logische volgorde geplaatst: • In het eerste deel worden beschreven: o de lidmaatschapsvoorwaarden, o de samenwerkingsafspraken en taakafbakening tussen leden en de vereniging en tussen de leden onderling • In de bijlage zijn de (vergader)reglementen van de statutaire verenigingsorganen opgenomen. Deze vormden een integraal onderdeel van het oude Huishoudelijk Reglement. De reglementen van o Verenigingsraad, bestuur en commissies zijn qua begrippen geactualiseerd; o het Directeurenoverleg en de directie kwamen niet in het vorige reglement voor en zijn nieuw.
2
Inhoud Huishoudelijk Reglement van de Vereniging VuchtelingenWerk Nederland Artikel 1 Begripsbepalingen, statutaire organen en commissies Artikel 2 Lidmaatschapsvoorwaarden • Toelating en erkenning van leden en beëindiging lidmaatschap • Bepaling van werkgebieden en indeling van regionale stichtingen • Algemene rechten van leden • Algemene voorwaarden en plichten voor leden Artikel 3 Onderlinge samenwerkingsafspraken op beleidsterreinen van de vereniging • Algemene taakverdeling regionale stichtingen en de vereniging • Kwaliteit en uniformiteit van belangenbehartiging en dienstverlening aan asielzoekers en vluchtelingen • Merk, positionering, draagvlak, binding en (media) communicatie • Fondsenwerving en CBF-Keurmerk • Contacten met politiek, ministeries, overheidsinstellingen en landelijke en internationale overlegpartners • Bedrijfsvoering en infrastructuur (leden van de) vereniging Artikel 4
Handhaving interne regelgeving en sancties
Artikel 5
Slotbepalingen
Bijlagen: REGLEMENTEN VERENIGINGSORGANEN EN COMMISSIES A. B. C. D. E. F.
Verenigingsraad Bestuur Directie DirecteurenOverleg (DO) Commissies van de vereniging (algemeen reglement t.a.v. het instellen van commissies) Vergoeding van onkosten
Onderliggende beslis- en beleidsdocumenten: A. B. C. D. E.
Besluiten(lijsten) DO/Bestuur/VR m.b.t. VluchtelingenWerk 2.0 en Strategie 2012-2015 De meest belangrijke regels t.a.v. fondsenwerving Gedragscode VOG, Klachtenregeling Productenboeken 'Centrale Opvang' en 'VluchtelingenWerk in de gemeente' Dienstencatalogus 2012 met gedetailleerde uitwerking t.a.v. i. ICT ii. Financiële administratie iii. Planning en Controlecyclus iv. Tijdsregistratie v. Personeel en Organisatie (nieuw – zie bijlage) vi. Gemeenschappelijk Inkoop
3
Artikel 1:
BEGRIPSBEPALINGEN, STATUTAIRE ORGANEN EN COMMISSIES
Binnen de Vereniging Vluchtelingenwerk Nederland worden de volgende begrippen gehanteerd: a.
de vereniging: de vereniging: Vereniging VluchtelingenWerk Nederland, gevestigd te Amsterdam; het landelijk bureau is het uitvoerend en ondersteunend bureau van de vereniging, onder leiding van de directie.
b.
de Verenigingsraad: de algemene ledenvergadering en het hoogste orgaan van de vereniging;
c.
de regionale stichting: een lid van de vereniging, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de statuten van de vereniging, dat actief is op het terrein van het vluchtelingenwerk binnen de door de Verenigingsraad voor dat lid vastgestelde regio in Nederland;
d.
een afgevaardigde: de natuurlijk persoon, die een regionale stichting vertegenwoordigt in de Verenigingsraad, als bedoeld in artikel 5 lid 2 van de statuten van de vereniging;
e.
een medewerker: een persoon, die gesalarieerd werk verricht ten behoeve van de Vereniging VluchtelingenWerk Nederland en/of een van haar leden;
f.
een vrijwilliger: een persoon, die niet-gesalarieerd werk verricht ten behoeve van de Vereniging VluchtelingenWerk Nederland en/of een van haar leden;
g.
een donateur: natuurlijke personen en/of rechtspersonen, die het werk van de vereniging ondersteunen met een geldelijke bijdrage.
h.
het DirecteurenOverleg (DO): het statutair verankerd overleg van de directeuren/directeur-bestuurders van de regionale stichtingen en de (algemeen) directeur van de vereniging, als bedoeld in artikel 16 van de statuten van de vereniging.
i.
de directie van de vereniging: de dagelijkse leiding van de vereniging, gedelegeerd door het bestuur aan een directie, als bedoeld in artikel 14 van de statuten van de vereniging.
De vereniging kent de volgende statutaire organen: A. B. C. D. E.
Verenigingsraad Bestuur Directie DirecteurenOverleg (DO) Commissies (algemene bepalingen)
4
Artikel 2:
LIDMAATSCHAPSVOORWAARDEN
Toelating en erkenning van leden en beëindiging lidmaatschap 1.
Als lid van de Vereniging VluchtelingenWerk Nederland kunnen regionale stichtingen worden toegelaten, die zich regionaal bezig houden met vluchtelingenwerk, zoals bedoeld in artikel 5 van de statuten van vereniging.
2.
Regionale stichtingen hebben een minimale schaalgrootte, die door het bestuur wordt vastgesteld en/of gewijzigd en door de Verenigingsraad goedgekeurd.
3.
Op verzoeken om toegelaten te worden als regionale stichting en daarmee als lid van de vereniging beslist het bestuur van de vereniging.
4.
Kandidaat-leden die niet als regionale stichting, cq. lid van de vereniging conform artikel 5 lid 5 van de statuten van de vereniging worden toegelaten, kunnen in beroep gaan bij Verenigingsraad.
5.
Beëindiging van het lidmaatschap geschiedt volgens de bepalingen in artikel 7 van de statuten van de vereniging.
6.
Het opheffen van een regionale stichting geschiedt na overleg tussen het bestuur van de betrokken regionale stichting en het bestuur van de vereniging. De Verenigingsraad wordt onverwijld in kennis gesteld van de (voorgenomen) opheffing. De Verenigingsraad deelt, op voorstel van het bestuur van de vereniging, de regio van de op te heffen regionale stichting in bij een of meer aangrenzende regionale stichtingen, dan wel initieert het vormen van een nieuwe regionale stichting voor dat betreffende gebied volgens de daartoe geldende criteria, neergelegd in statuten en huishoudelijk reglement van de vereniging.
Bepaling van werkgebieden en indeling van leden 7.
De regionale stichtingen zetten alles in het werk zodat vluchtelingen in heel Nederland toegang hebben tot begeleiding en ondersteuning door VluchtelingenWerk.
8.
De werkgebieden van de regionale stichtingen zijn door de Verenigingsraad op voorstel van het bestuur vastgesteld en zijn vastgelegd in een zogenaamd 'register van werkgebieden'. Wijzigingen worden in overleg met de in de betrokken regio werkzame regionale stichtingen door het bestuur van de vereniging vastgesteld en door de Verenigingsraad bekrachtigd,. Dit kan zowel geschieden op initiatief van de regionale stichting(en) als op initiatief van het bestuur van de vereniging.
9.
In een regio waar reeds een regionale stichting van de vereniging werkzaam en erkend is, kan geen andere organisatie als lid van de vereniging erkend worden.
10. In een regio waar reeds een regionale stichting werkzaam is, worden nieuwe gemeentelijke initiatieven om tot lokaal VluchtelingenWerk te komen bij de betreffende regionale stichting ingedeeld. 11. Indien een regionale stichting in een gemeente niet in staat is tot het vervullen van haar taken te komen, dan is na onderling overleg met een aangrenzende regionale stichting (tijdelijke of permanente) overdracht van een lokaal initiatief aan een andere regionale stichting mogelijk. De betrokken regionale stichtingen leggen hiertoe een gemotiveerd verzoek voor aan het Directeurenoverleg, dat het verenigingsbestuur hierover adviseert. 12. Bij een voorgenomen fusie van een lid met een ander lid dienen de betrokken stichtingen een fusieverzoek in bij het bestuur van de vereniging, dat hierover beslist en voorlegt ter goedkeuring aan de Verenigingsraad. De statuten van de uit de fusie voortgekomen organisatie worden ter toetsing op de geldende criteria aan het bestuur van vereniging voorgelegd. Algemene rechten van leden
5
13. De regionale stichtingen / leden hebben het recht om een afgevaardigde naar de Verenigingsraad van de vereniging aan te wijzen, die aldaar stemrecht namens zijn of haar lid heeft. De afgevaardigde dient een bestuurder, respectievelijk een lid van de Raad van Toezicht van de regionale stichting te zijn. Het stemrecht wordt uitgeoefend zonder last of ruggespraak. 14. Regionale Stichtingen hebben recht op rechtstreekse facilitering door de vereniging ten behoeve van hun werkzaamheden. De vaststelling van de kaders van de aard en omvang van de facilitering, alsmede de al dan niet daaraan verbonden kosten geschiedt door het Directeuren Overleg (DO), waarna dit wordt voorgelegd aan het bestuur dat daarover verantwoording aflegt aan de Verenigingsraad. 15. Overheidssubsidies en/of eigen middelen van de vereniging voor de uitvoering van het werk van de vereniging in de regio's, worden door de vereniging in principe alleen aan leden ter beschikking gesteld. De regionale stichtingen nemen de door de vereniging en/of subsidiegevers vereiste prestatie- en verantwoordingsregels in acht. 16. Regionale Stichtingen ontvangen van de vereniging de voor hun werkzaamheden noodzakelijke informatie. De aard en omvang daarvan, alsmede de eventueel daaraan verbonden kosten, worden afzonderlijk geregeld in een Dienstencatalogus. Algemene voorwaarden en plichten voor leden 17. De regionale stichtingen houden zich aan het door de vereniging vastgestelde beleid, de verenigingsstatuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. Zij onderschrijven de doelstellingen van de vereniging, zoals opgenomen in de statuten. 18. De regionale stichtingen dienen in hun eigen statuten de door de Verenigingsraad vastgestelde (ver)bindende artikelen te voeren. 19. De regionale stichtingen houden zich aan de algemene normen en richtlijnen van Goed Bestuur (Good Governance). Daartoe hoort in ieder geval de regelgeving in de goededoelensector. Deze bestaat uit de richtlijnen voor de jaarverslaggeving (640 of 650),het reglement van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) en de aanvullend regelgeving vanuit de Vereniging voor Fondsenwervende Instellingen (VFI). 20. De regionale stichtingen voeren in hun statutaire naam de term 'VluchtelingenWerk' en gebruiken het logo van de vereniging in hun openbare en schriftelijke uitingen. 21. Bij opzegging van en/of ontzetting uit het lidmaatschap, vervalt het recht tot het voeren van de naam 'VluchtelingenWerk' en het gebruik van het logo. 22. Regionale Stichtingen werken met vrijwillige en betaalde medewerkers, die regionaal op enigerlei wijze bij de totstandkoming van het beleid betrokken worden.
23. De dienstverlening van VluchtelingenWerk aan cliënten wordt door VluchtelingenWerk uitgevoerd, hetzij direct in opdracht van een gemeente, hetzij via een gedelegeerde opdracht van een welzijnsinstelling. VluchtelingenWerk maakt hierbij gebruik van een door het DO vast te stellen modelovereenkomst. 24. De Verenigingsraad stelt de contributie voor de leden vast; deze gelden voor gehele kalenderjaren. Het bestuur van de vereniging kan in bijzondere gevallen besluiten tot gehele of gedeeltelijke ontheffing van betaling van contributie of afdracht. 25. De leden van de vereniging verlenen hun medewerking aan de uitvoering van (operational) audits. Deze audits dienen er toe om vast te stellen in hoeverre de leden het binnen de vereniging vastgestelde beleid uitvoeren en hoe zij er (financieel) voorstaan. Bij niet nakomen daarvan kunnen sancties, zoals neergelegd in artikel 4 van dit reglement, worden opgelegd. Onderliggende afspraken en details zijn vastgelegd in de catalogus waarin diensten in detail zijn neergelegd.
6
Artikel 3:
ONDERLINGE SAMENWERKINGSAFSPRAKEN OP BELEIDSTERREINEN VAN DE VERENIGING Algemene taakverdeling tussen leden en de vereniging 1.
Het verenigingsbeleid omvat de terreinen ‘Belangenbehartiging asielzoekers en vluchtelingen’, ‘Begeleiding van asielzoekers en vluchtelingen’ en ‘Expertise en Diensten aan verenigingsleden en partners’.
2.
De samenwerkingsvormen tussen vereniging en leden op de beleidsterreinen worden als volgt gekenmerkt: a) Voor belangenbehartiging aangaande verenigingsbeleid en -uitvoering wordt uitgegaan van een gedeelde verantwoordelijkheid; b) Waar het de begeleiding betreft voor reguliere programma’s en tijdelijke projecten op asiel en integratie vanuit een hoofd- en onderaannemerschap; c) Voor de ondersteuning qua expertise op bescherming en maatschappelijke begeleiding door middel van een in- of externe klant/leverancier relatie.
3.
De vereniging heeft als taak het verenigingsbeleid uit te voeren waar het belang of de strekking nationaal dan wel internationaal is. Het Landelijk Bureau is hierbij verantwoordelijk voor de belangenbehartiging en de woordvoering en vertegenwoordiging van de vereniging.
4.
De leden voeren het landelijk vastgestelde verenigingsbeleid op regionaal niveau in hun werkgebied uit. De regionale stichtingen zijn hierbij verantwoordelijk voor woordvoering en vertegenwoordiging van de vereniging op lokaal en regionaal niveau.
5.
Ieder lid is verantwoordelijk voor uitvoering van regionaal beleid.
Kwaliteit van belangenbehartiging en dienstverlening aan asielzoekers en vluchtelingen 6. De vereniging hanteert een basispakket van diensten dat beoogt asielzoekers en vluchtelingen in alle delen van Nederland op dezelfde wijze te ondersteunen bij het vinden van bescherming en het opbouwen van een nieuw bestaan in Nederland. 7. De dienstverlening van VluchtelingenWerk zoals omschreven in lid 6 is vastgelegd in een productenboek voor alle begeleiding door VluchtelingenWerk . De regionale stichtingen worden geacht gebruik te maken van de meest recente versie van het productenboek en volgens nadere besluiten omtrent dienstverlening zoals die in het Directeurenoverleg zijn genomen. 8. De leden maken gebruik van specifieke systemen voor cliëntregistratie (VVS) en eigen door de vereniging ingerichte informatiebronnen die ondersteunend zijn voor een goede belangenbehartiging van en dienstverlening aan asielzoekers en vluchtelingen. Onderliggende afspraken en details zijn vastgelegd in Dienstencatalogus 2012. 9. De onder lid 8 van dit artikel genoemde systemen en informatiebronnen, door de vereniging aan leden ter beschikking gesteld, zijn eigendom van de vereniging. Bij opheffing, faillissement of andere situaties waarin de gegevens niet goed (meer) beheerd (kunnen) worden door een regionale stichting, worden deze overgedragen aan die regionale stichting die de belangen van de cliënten in betreffende regio gaat behartigen. De directeur van de vereniging beslist hierover. 10. De leden zijn gehouden een zodanig werkproces in te richten dat tijdige signalering van ontwikkelingen op de terreinen van belangenbehartiging en begeleiding, lokale lobby en draagvlak aan de vereniging kan plaatsvinden. 11. De vereniging is gehouden om op basis van regionale signalering, zoals in het hierboven staand lid 10 is beschreven, de regionale stichtingen bij de uitvoering van hun taken te ondersteunen en te faciliteren volgens afspraken die in het DO gemaakt worden.
7
12. VluchtelingenWerk werkt met vrijwilligers. Vrijwilligers hebben recht op een goed inwerkprogramma en een vervolgaanbod van deskundigheidsbevordering. Deelname van alle vrijwilligers aan de basiscursus is verplicht. 13. Van (vrijwillige) medewerkers die rechtstreeks werken met asielzoekers en vluchtelingen en alle nieuwe (vrijwillige) medewerkers vanaf 1 januari 2013, wordt een verklaring omtrent gedrag (VOG) aangevraagd. Zij worden ook ervan op de hoogte gesteld dat VluchtelingenWerk m.b.t. seksueel grensoverschrijdend gedrag bij minderjarigen aangesloten is bij het gezamenlijk tuchtrecht van vrijwilligersorganisaties waarin voorkomende gevallen melding plaatsvindt. 14. De leden en de vereniging zien erop toe dat de gedragscode en de klachtenprocedures bij alle (vrijwillige) medewerkers bekend zijn en onderschreven worden. Daarnaast wordt aan alle (vrijwillige) medewerkers gevraagd schriftelijk te verklaren de gedragsregels niet eerder geschonden te hebben. Dit is vastgelegd in de gedragscode. 15. Leden melden integriteits- en/of vertrouwenskwesties en potentiële crisissituaties tijdig aan de vereniging. Het Landelijk Bureau ondersteunt zo nodig en desgevraagd.. Merk, positionering, draagvlak, binding en (media) communicatie 16. De leden onderschrijven de missie, visie en kernwaarden van de vereniging en de daaruit voortkomende positionering. Zij handelen in lijn met deze afspraken. Zij onthouden zich van activiteiten die strijdig zijn met de merkidentiteit of de positionering of schade kunnen berokkenen aan vluchtelingen en asielzoekers en/of aan de vereniging en haar leden. 17. De leden ondersteunen activiteiten die binding van de medewerkers en vrijwilligers tot doel hebben. 18. Contacten met landelijke media zijn de verantwoordelijkheid van het Landelijk Bureau. Bij belangrijke landelijke issues bedient het Landelijk Bureau ook regionale en lokale media, in overleg met de desbetreffende regionale stichting(en). Reguliere contacten met regionale en lokale media zijn de verantwoordelijkheid van de regionale stichtingen. 19. De leden worden geacht in de regionale en lokale media het landelijk beleid te verwoorden. Bij twijfel of onduidelijkheid over het standpunt kunnen zij contact opnemen met het Landelijk Bureau voor advies en ondersteuning. 20. Het volgen van de landelijk vastgestelde standpunten geldt ook voor (sociale) media zoals bijvoorbeeld twitteraccounts van regionale stichtingen en voor zowel het formuleren van eigen tweets als het retweeten van derden. de gedragscode inzake Social Media dient door alle betaalde medewerkers en vrijwilligers toegepast te worden. 21. De leden en de vereniging zetten zich gezamenlijk in voor de bevordering van draagvlak in de Nederlandse samenleving voor bescherming en opvang van vluchtelingen. Dit vindt zowel op lokaal, regionaal als op landelijk niveau plaats. 22. De leden doen mee aan campagnes die gericht zijn op het vergroten van draagvlak en zichtbaarheid van vluchtelingen en VluchtelingenWerk. 23. Een besluit om namens de vereniging steun te verlenen aan publicitaire acties van andere personen of organisaties, wordt door de directie / Landelijk Bureau genomen indien het om initiatieven met een landelijke impact gaat. Bij lokale of regionale initiatieven besluit de desbetreffende regionale stichting en informeert zij het Landelijk Bureau. 24. De leden en de vereniging passen de huisstijl, zoals vastgelegd in het huisstijlhandboek, toe in al hun digitale, gedrukte en andere uitingen. Fondsenwerving en CBF-keur 25. De vereniging heeft het CBF-keur verworven. Alle geledingen van de vereniging volgen de uit het keurmerk voortvloeiende eisen en instructies op.
8
26. De werving van fondsen onder particulieren (donateurs) en de registratie daarvan is de verantwoordelijkheid van het Landelijk Bureau. In overleg met het Landelijk Bureau kunnen regionale stichtingen fondsen werven onder particulieren. De registratie van deze werving dient landelijk plaats te vinden. regionale stichtingen kunnen met het Landelijk Bureau afspraken maken over het bestemmen van door hen geworven bijdragen voor het werk van de regionale stichting. 27. Voor de verwerving van fondsen, anders dan onder particulieren (zie lid 26) richt het Landelijk Bureau zich op landelijke fondsen en stichtingen, bedrijven, loterijen, de Rijksoverheid en de Europese Unie. Een regionale stichting werft geen fondsen bij landelijke fondsen en stichtingen, bedrijven, loterijen, de Rijksoverheid, de Europese Unie en overige internationale fondsen zonder dit eerst met Landelijk Bureau en/of binnen het DO af te stemmen. Bij landelijk fondsen ligt penvoerderschap en verantwoordelijkheid primair bij Landelijk Bureau, in onderling overleg kan ook een regionale stichting dit op zich nemen. 28. Voor de verwerving van fondsen, anders dan onder particulieren (zie lid 26), richt een regionale stichting zich op regionaal en lokaal werkende fondsen en stichtingen, bedrijven of op de gemeentelijke, provinciale of regionale overheid. Het Landelijk Bureau werft geen fondsen bij regionale of lokaal opererende fondsen en stichtingen, bedrijven of bij de gemeentelijke, provinciale of regionale overheid zonder dit eerst af te stemmen met een betrokken regionale stichting. 29. Voor het aangaan van partnerships met bedrijven en de verwerving van bedrijfsfondsen en sponsoring, in geld en natura, richt het Landelijk Bureau zich op bedrijven met een (inter)nationale spreiding en marktgebied. Een regionale stichting gaat zonder toestemming van het Landelijk Bureau geen partnership aan met (inter)nationaal georiënteerde bedrijven, noch werft daar fondsen of sponsoring. 30. Voor het aangaan van partnerships met bedrijven en de verwerving van bedrijfsfondsen en sponsoring, in geld en natura, richt een regionale stichting zich op bedrijven met een regionale of lokale spreiding en marktgebied. Het Landelijk Bureau gaat zonder toestemming van het regionale stichting geen partnership aan met regionaal of lokaal georiënteerde bedrijven, noch werft daar fondsen of sponsoring. Contacten/lobby met politiek, beleidsmakers en landelijke en internationale overlegpartners 1 31. De contacten met de leden van het kabinet en internationale overlegpartners zijn de verantwoordelijkheid van het bestuur van de vereniging, dat deze verantwoordelijkheid aan de directie kan delegeren. 32. Indien specifiek regionale of lokale aspecten bij dergelijke contacten aan de orde zijn, zoekt het Landelijk Bureau ondersteuning bij en samenwerking met de regionale stichting(en). 33. Het initiatief tot het leggen van contact met de leden van het kabinet kan ook uitgaan van de regionale stichtingen, maar uitsluitend in overleg met het Landelijk Bureau. Voor het benaderen van kamerleden, bewindslieden, ambtenaren van ministeries en de Nationale Ombudsman over lokale situaties en individuele gevallen, geldt dat men dit van te voren met het Landelijk Bureau overlegt. 34. Contacten met de provinciale politiek en overheid komen voor verantwoordelijkheid van de regionale stichting(en) in de betreffende provincie, zo mogelijk in overleg met de overige in de provincie werkzame leden. 35. Contacten met de lokale politiek en de lokale overheid komen voor verantwoordelijkheid van de desbetreffende regionale stichting. Het Landelijk Bureau benadert de lokale politiek en lokale overheid alleen na overleg met de betreffende regionale stichting. 36. Voor klachten over individuele gevallen en klachten van meer structurele aard geldt de mogelijkheid deze in te brengen via het regelmatige werkoverleg dat door het Landelijk Bureau van de vereniging wordt gevoerd met ambtenaren van diverse ministeries. Klachten kunnen bij het Landelijk Bureau gemeld worden, zo mogelijk schriftelijk. In voorkomende gevallen kunnen vertegenwoordigers van de regionale stichtingen aan een dergelijk overleg deelnemen.
1
bijvoorbeeld: VNG, COA, Raden voor Rechtsbijstand enz.
9
37. Bij klachten of problemen die onmiddellijke behandeling van de hoogste ambtenaren van een ministerie vragen, draagt de regionale stichting het dossier over aan het Landelijk Bureau. 38. Contacten met landelijke overlegpartners en organisaties over landelijke kwesties lopen via het Landelijk Bureau van de vereniging. Afstemming en werkcontacten op regionaal en lokaal niveau en/of individuele gevallen zijn de verantwoordelijkheid van de regionale stichtingen. Bij het ontstaan van kwesties van structurele aard, kunnen deze bij het Landelijk Bureau ingebracht worden in de regelmatige werkoverleggen die het Landelijk Bureau met deze organisaties voert. 39. Regionale stichtingen signaleren relevante ontwikkelingen in de regio ten behoeve van contacten en besprekingen met de landelijke overlegpartners. Het Landelijk Bureau koppelt de resultaten van deze besprekingen terug naar de regionale stichtingen. Bedrijfsvoering en infrastructuur (leden van de) vereniging 40. De leden voeren de afspraken over P&C-cyclus uit conform het jaarlijks in oktober in het Directeurenoverleg afgesproken schema en inhoud. Daartoe behoort onder meer de consolidatieset ten behoeve van de geconsolideerde jaarrekening. 41. De leden melden jaarlijks aan het Landelijk Bureau de samenstelling van hun bestuur, respectievelijk hun Raad van Toezicht. In de Raad van Toezicht, c.q. het bestuur zit minimaal één lid met aantoonbare expertise op het terrein van zakelijke bedrijfsvoering en/of met een bedrijfseconomische opleiding of accountantsopleiding op tenminste HBO-niveau. 42. De leden voldoen aan de eisen die aan de bedrijfsvoering zijn gesteld in het pakket aan minimumvoorwaarden zoals vastgesteld in het Directeurenoverleg en neergelegd in de Dienstencatalogus. 43. De leden maken gebruik van het standaard-basispakket ICT-voorzieningen dat door het Landelijk Bureau wordt aangeboden, op basis van franchise. Dit ICT-basispakket wordt door het Directeurenoverleg vastgesteld en beschreven in de Dienstencatalogus, hierin zijn de franchise voorwaarden en verplichtingen opgenomen 44. De leden voldoen aan de minimumvoorwaarden voor de inrichting van personeel en organisatie (P&O) zoals vastgesteld in het Directeurenoverleg en neergelegd in de Dienstencatalogus.
10
Artikel 4:
HANDHAVING INTERNE REGELGEVING EN SANCTIES
1.
Indien leden van de vereniging zich niet houden aan de statutaire en reglementaire bepalingen, kan het bestuur sancties opleggen.
2.
In eerste instantie kan het bestuur de lidmaatschapsrechten van het betreffende lid opschorten. Deze opschorting heeft betrekking op zowel het beschikbaar stellen van verenigingsbrede faciliteiten als het verstrekken van geldelijke bijdragen, voor zover dit niet de doelgroep en/of het algemene verenigingsbelang schaadt. Het bestuur stelt een termijn waarbinnen de betreffende stichting alsnog aan de eisen moet voldoen.
3.
Blijft het betreffende lid in gebreke dan wordt een procedure van ontzetting uit het lidmaatschap opgestart, volgens de bepalingen in artikel 7 lid 4 van de statuten.
Artikel 5:
SLOTBEPALINGEN
1. Bij twijfel over de uitleg van de bepalingen van dit reglement beslist het bestuur. In gevallen, waarin noch de statuten, noch het huishoudelijk reglement voorzien, handelt het bestuur naar bevind van zaken. 2. In geval van een geschil binnen de vereniging waar dit door leden niet onderling geschikt kan worden, wordt dit voorgelegd aan de directie en nadien, indien nodig, aan het bestuur. Het bestuur beslist, de Verenigingsraad kan een onafhankelijke klachtencommissie kan instellen. 3. In dit reglement kunnen alleen wijzigingen worden aangebracht door de Verenigingsraad. 4. Dit reglement en wijzigingen daarin treden in werking onmiddellijk na het vaststellen door de Verenigingsraad op 24 oktober 2013.
11
BIJLAGEN bij het Huishoudelijk Reglement Reglementen van de afzonderlijke verenigingsorganen A. De Verenigingsraad 1.
Algemene bepalingen t.a.v. de Verenigingsraad en haar vergaderingen a. De Verenigingsraad is het hoogste bestuurlijke orgaan van de Vereniging VluchtelingenWerk Nederland. b. De artikelen 10 lid 5, 17, 18, 19 en 20 van de statuten van de vereniging zijn het uitgangspunt voor de hierna volgende nadere beschrijving van de gang van zaken ten aanzien van de Verenigingsraad.
2.
Tot de taken en bevoegdheden van de Verenigingsraad behoren: a. het toetsen van het beleid aan de verenigingsdoelstellingen; b. het nagaan of de verenigingsdoelstellingen alsmede de overige bepalingen van de statuten en/of het huishoudelijk reglement moeten worden aangepast vanwege gewijzigde omstandigheden; c. het vaststellen van het meerjarenbeleidsplan en de financiële meerjarenplanning en het daaruit op hoofdlijnen voortvloeiende beleidsplan en begroting voor het komende verenigingsjaar; d. het goedkeuren van het besluit van het bestuur tot vaststelling van de jaarrekening; e. het goedkeuren van het jaarverslag; f. het verlenen van decharge aan het bestuur voor het gevoerde beleid; g. het vaststellen van contributies voor leden; h. het kiezen van de leden van het bestuur van de vereniging; i. het instellen van commissies ten behoeve van de advisering van de Verenigingsraad, te beschrijven volgens de richtlijn zoals opgenomen bij E. van de bijlage bij dit reglement.
3.
Deelnemers aan de Verenigingsraad: a. Deelnemers aan de Verenigingsraad zijn, volgens de statuten, artikel 17 lid 1, afgevaardigden vanuit de regionale stichtingen. b. Iedere regionale stichting vaardigt één bestuurder af naar de Verenigingsraad en heeft tevens het recht één plaatsvervanger aan te wijzen voor de afgevaardigde. c. Afgevaardigden in de Verenigingsraad zijn bestuurders respectievelijk leden van een Raad van Toezicht van regionale stichtingen. d. Iedere afgevaardigde mag voor zijn of haar regio één stem in de vergaderingen van de Verenigingsraad uitbrengen. e. De plaatsvervangende afgevaardigde kan pas een stem uitbrengen in de Verenigingsraad bij afwezigheid van de aangewezen afgevaardigde. f. Indien een afgevaardigde geen plaatsvervanger heeft, of deze eveneens verhinderd is, dan kan de betrokken afgevaardigde voor die betreffende vergadering een schriftelijke volmacht aan één van de overige afgevaardigden meegeven. Een afgevaardigde mag ten hoogste met één volmacht per vergadering stemmen. Uiterlijk 24 uur voor de betreffende vergadering dient het bestuur een afschrift van de volmacht ontvangen te hebben. g. De namen en gegevens van degenen, die namens afdelingen en regionale leden in de Verenigingsraad een stem mogen uitbrengen, alsmede hun eventuele plaatsvervangers, worden door het bestuur, resp. de Raad van Toezicht van de betreffende regionale stichting onverwijld aan het bestuur van de vereniging gemeld. Dit geldt ook voor tussentijdse wijzigingen van afgevaardigden en/of hun plaatsvervangers. h. Afgevaardigden, of bij hun verhindering hun respectievelijke plaatsvervangers, ontvangen bij aanvang van de vergadering een op naam gestelde stemkaart, volgens de dan geldende lijst van afgevaardigden. i. Bestuurs- en directieleden, alsmede leden van door de Verenigingsraad ingestelde commissies, voor zover deze geen afgevaardigden met stemrechtrecht zijn, hebben in de Verenigingsraad een adviserende stem. j. De voorzitter van de Ondernemingsraad, heeft in de Verenigingsraad een adviserende stem voor zover het gaat om voorstellen, die direct de belangen van het personeel van de vereniging betreffen. k. De voorzitter van de Verenigingsraad kan, na toestemming van de leden van de Verenigingsraad, ook anderen spreekrecht verlenen. 12
4.
Toegankelijkheid van de vergaderingen van de Verenigingsraad voor overige personen a. De vergaderingen van de Verenigingsraad zijn openbaar tenzij het bestuur - onder verantwoording aan de Verenigingsraad - in uitzonderlijke gevallen anders besluit. b. Tot deelname aan de Verenigingsraad worden naast de afgevaardigden standaard uitgenodigd: o de leden van het bestuur van de vereniging o de leden van de directie van het Landelijk Bureau en de regionale stichtingen (Directeurenoverleg) o de leden van de financiële adviescommissie o de voorzitter van de Ondernemingsraad Indien nodig, kunnen ook overige personen deelnemen, die door het bestuur of de vergadervoorzitter van de Verenigingsraad worden uitgenodigd. c. De onder lid b van dit artikel genoemde personen hebben op uitnodiging van de voorzitter van de vergadering en/of het bestuur spreekrecht.
5.
Benoeming van de vergadervoorzitter van de Verenigingsraad a. Als voorzitter van de vergadering van de Verenigingsraad treedt in principe de voorzitter van de Vereniging op. b. De voorzitter kan bij verhindering of andere omstandigheden een ander bestuurslid als vergadervoorzitter aanwijzen of een externe voorzitter.
6.
Wijze van bijeenroepen van de Verenigingsraad a. Een oproep voor de vergadering van de Verenigingsraad wordt onder vermelding van datum, tijd en plaats gepubliceerd. o in de daarvoor in aanmerking komende verenigingsperiodieken o digitaal op VluchtWeb in de rubriek Verenigingszaken (jaarplanning). b. Uitnodigingen voor de vergaderingen van de Verenigingsraad en de conceptagenda worden digitaal verzonden naar de afgevaardigden (persoonlijk) en de kantooradressen van de regionale stichtingen. c. De onder lid 3 van dit artikel genoemde genodigden ontvangen eveneens alle stukken voor de vergaderingen van de Verenigingsraad. d. Overige belangstellenden uit de vereniging kunnen de uitnodiging, de agenda en de stukken aanvragen bij het Landelijk Bureau of raadplegen op VluchtWeb.
7.
Voorstellen voor de Verenigingsraad a. De conceptagenda voor de Verenigingsraad wordt door het bestuur opgesteld en uiterlijk 4 weken voor de vergadering van de raad aan de afgevaardigden bekend gemaakt. b. Slechts afgevaardigden kunnen namens hun regionale stichting amendementen en/of moties en nieuwe agendapunten indienen t.b.v. de definitieve agenda van de Verenigingsraad. c. Amendementen, moties en nieuwe agendapunten dienen schriftelijk of digitaal, voorzien van de naam van de afgevaardigde, uiterlijk 10 dagen voor de vergadering van de Verenigingsraad bij het bestuur te worden ingediend. d. Het bestuur stuurt de onder c. genoemde reacties, tezamen met de definitieve agenda, uiterlijk 4 dagen vóór de vergadering (digitaal) door naar de afgevaardigden en genodigden. e. De onder d. genoemde stukken worden tegelijkertijd gepubliceerd op VluchtWeb, waar deze geraadpleegd kunnen worden. f. Tijdens de vergadering van de Verenigingsraad geeft het bestuur mondeling commentaar op de onder c. genoemde amendementen, moties en nieuwe agendapunten.
8.
Vergaderorde van de Verenigingsraad De voorzitter a. De voorzitter van de Verenigingsraad heeft tot taak deze te leiden en kan te allen tijde het woord nemen, ongeacht wie op dat moment het woord heeft. De behandeling van de agenda en besluitvorming b. Indien noodzakelijk kan spreektijd worden geregeld door spreektijdbriefjes. Spreektijd wordt dan verleend op volgorde van binnenkomst van deze briefjes bij de voorzitter. De voorzitter kan, in overleg met de vergadering, een maximum spreektijd instellen. c. De voorzitter kan, in overleg met de vergadering, voor bepaalde onderwerpen een tijdslimiet instellen. d. Het bestuur en/of de vergadervoorzitter kunnen aan de Verenigingsraad voorstellen om een aantal ingediende amendementen of moties met een naar hun idee gelijke inhoud samen te voegen tot één amendement of motie. 13
e.
f. g. h. i. j. k. 9.
De volgorde van behandeling van voorstellen (amendementen of moties) is als volgt: • de voorzitter stelt voorstellen op volgorde van hun plaats op de agenda aan de orde. • er vindt een eerste sprekersronde plaats; • zo nodig volgt een tweede sprekersronde; • er vindt stemming over het voorstel plaats. Indien op een aan de Verenigingsraad voorgelegde tekst een amendement aanwezig is, verstrekt het bestuur een advies aangaande de voorgestelde tekst en het amendement. Vervolgens worden beiden tegelijk in behandeling genomen. Het gestelde in artikel f. is eveneens van toepassing op ingediende moties. Een voorstel van orde kan op elk tijdstip worden gedaan (behalve tijdens een stemprocedure) en wordt na toelichting van de indiener en advies van het bestuur onmiddellijk in stemming gebracht. Indien daarom vanuit de vergadering wordt gevraagd, kan de voorzitter bij een stemming het aantal ongeldige stemmen laten vastleggen. Stemprocedures mogen door niets onderbroken worden. Nadat de voorzitter heeft aangekondigd dat de stemming een aanvang neemt, kunnen geen interrupties of interventies worden toegestaan tot de procedure is voltooid. Een besluit is aangenomen indien er voldaan is aan het gestelde in de artikelen 17 en 19 van de statuten van de vereniging.
Notulen en besluitenlijst van de Verenigingsraad a. Van de vergadering worden door een door het bestuur aangewezen functionaris samenvattende notulen gemaakt, alsmede een besluitenlijst. b. De concept besluitenlijst en de concept notulen worden uiterlijk 3 weken na de vergadering aan de afgevaardigden toegezonden. c. Vaststelling van de notulen en de besluitenlijst vindt plaats tijdens de eerstvolgende vergadering.
B. Het bestuur 1.
Wijze van kandidaatstelling, verkiezing en benoeming van het bestuur a. De leden van het bestuur treden periodiek af, conform het gestelde in de statuten bij artikel 9. b. Kandidaten voor het bestuur worden geworven aan de hand van een bestuursprofiel. Dit bestuursprofiel wordt - zo nodig - periodiek geactualiseerd en door de Verenigingsraad vastgesteld. c. Vacatures in het bestuur, ontstaan door het verstrijken van de statutair bepaalde zittingstermijn, periodiek of tussentijds aftreden, of anderszins, worden onverwijld door het bestuur aan de Verenigingsraad kenbaar gemaakt. d. Bij het ontstaan van een vacature in het bestuur wordt de permanente commissie uit de Verenigingsraad én het bestuur, die zich bezig houdt met de werving en selectie van nieuwe bestuursleden, bijeengeroepen. e. De commissie adviseert het bestuur over een voordracht. f. Het bestuur draagt aan de Verenigingsraad de kandidaten voor tot benoeming. De namen worden uiterlijk 4 weken vóór de betreffende vergadering van de Verenigingsraad bekend gemaakt. g. Tenminste 10 leden van de Verenigingsraad tezamen kunnen één of meer kandidaten voor het bestuur voordragen aan de Verenigingsraad. De voordracht dient uiterlijk 3 weken voor aanvang van de vergadering bij de wervingscommissie te worden ingediend, ter door geleiding naar het bestuur en de Verenigingsraad. h. De verkiezing van het bestuur of bestuursleden door de Verenigingsraad geschiedt volgens de in de statuten bij artikel 9 vastgelegde wijze.
2.
Taken en bevoegdheden van het bestuur a. De bestuurstaak en vertegenwoordiging zijn opgenomen in artikel 10 en 11 van de statuten van de Vereniging VluchtelingenWerk Nederland. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging, behoudens de beperkingen in de statuten. b. Het bestuur stelt zijn eigen werkwijze en onderlinge verdeling van taken en functies vast, met uitzondering van de functie van voorzitter; deze wordt door de Verenigingsraad in functie benoemd. c. Het bestuur roept de Verenigingsraad bijeen en doet voorstellen aan de raad ten aanzien van 14
d.
e. f. g.
C. 1. 2. 3.
4. 5. 6. 7.
D. 1. 2. 3. 4.
5. 6.
E. 1.
• het bepalen en vaststellen van het strategisch beleidsplan voor de komende jaren en een meerjarenbegroting; • het bepalen en vaststellen van een jaarlijks werkplan en het daarbij behorende financiële budget / begroting voor het komende jaar. • het beoordelen en controleren van het beleid en beheer, gevoerd door het bestuur in het afgelopen jaar, neergelegd in het jaarverslag en de jaarrekening; • het aanpassen van statuten en reglementen; • verkiezing en benoeming van bestuursleden. Het bestuur heeft de bevoegdheid tot het instellen van commissies ten behoeve van de advisering van het bestuur. De algemene bepalingen voor het instellen van commissies, zoals opgenomen bij punt E. in de bijlage van dit reglement dienen hierbij in acht genomen te worden. Het bestuur heeft de bevoegdheid de directie te benoemen, te schorsen of te ontslaan. Het bestuur heeft de bevoegdheid om bestuurstaken die niet wettelijk aan het bestuur zelf zijn voorbehouden, bij directiereglement te delegeren aan de directie. Het bestuur stelt in overleg met de directie het directiereglement vast. Het bestuur keur, conform artikel 16 lid 4 van de statuten, het reglement van het Directeurenoverleg goed.
Directie De dagelijkse leiding van de vereniging is door het bestuur gedelegeerd aan een directie, conform het gestelde in artikel 14 in de statuten van de vereniging. De directie bestaat uit een of meer natuurlijke personen. De leden van de directie worden benoemd, geschorst en ontslagen door het bestuur, dat ook het salaris en andere arbeidsvoorwaarden van de individuele leden van de directie vaststelt. Indien de directie uit meer dan een persoon bestaat, benoemt het bestuur een van hen tot algemeen directeur. De directie geeft leiding aan en is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het Landelijk Bureau van de vereniging. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de directie en haar individuele leden worden nader geregeld in een door het bestuur vast te stellen directiereglement. De algemeen directeur fungeert als voorzitter van het Directeurenoverleg, zoals neergelegd in de statuten bij artikel 16. De directie fungeert als eerste aanspreekpunt bij geschillen binnen de vereniging en legt deze, indien nodig, in tweede instantie voor aan het bestuur.
Directeurenoverleg Het Directeurenoverleg wordt gevormd door de directeuren van de regionale stichtingen dan wel de directeur/bestuurder van een regionale stichting met een Raad van Toezicht en de (algemeen) directeur van de landelijke vereniging. De (algemeen) directeur van de vereniging treedt op als voorzitter van het directeurenoverleg. Het directeurenoverleg bereidt het landelijk beleid van de vereniging voor, onder meer door het opstellen van meerjarenbeleidsplannen en een jaarplan als bedoeld in artikel 13 van de statuten. De overige taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, wijze van besluitvorming, wijze van vergaderen van het directeurenoverleg worden nader vastgelegd in een afzonderlijk DO-statuut. (dit wordt later in 2013 herschreven door Agendacommissie. Tot dan geldt het DO-reglement zoals dat is vastgesteld op 21-1 2011) Dit vaststelling van dit reglement behoeft de goedkeuring van het bestuur. Dit reglement mag niet in strijd zijn met de statuten van de vereniging en/of dit huishoudelijk reglement.
Commissies van de Vereniging De Verenigingsraad heeft de bevoegdheid om een of meer commissies in te stellen. 15
2. 3.
4.
5. 6.
F.
Reglementen volgens welke deze commissies werken en de Verenigingsraad adviseren, mogen niet in strijd zijn met het gestelde in dit artikel. Een voorstel van het bestuur, dan wel de afgevaardigden van de Verenigingsraad tot het instellen van een commissie door de Verenigingsraad, dient als afzonderlijk punt te worden vermeld op de agenda van de vergadering, tezamen met een conceptreglement en een voorstel aangaande de samenstelling van de commissie. De taakomschrijving van de commissie bevat tenminste de volgende elementen: a. de naam van de commissie b. de opdracht van de commissie c. de duur waarvoor de commissie is ingesteld d. indien mogelijk, haar wijze van functioneren e. de wijze van rapporteren aan de Verenigingsraad f. de eventuele onverenigbaarheid van functies in de vereniging of daarbuiten met het lidmaatschap van de commissie g. indien van toepassing: de ruimte binnen de begroting van de vereniging of een geleding daarvan. Een lijst van door de Verenigingsraad en/of bestuur ingestelde commissies, waarin opgenomen de namen van de leden en het vastgestelde reglement, ligt ter inzage bij het secretariaat van het bestuur. Over opheffing van een door de Verenigingsraad ingestelde commissie besluit de Verenigingsraad.
Vergoeding van onkosten
Leden van de Verenigingsraad, van het bestuur en van commissies, en door het bestuur cq. de voorzitter van de Verenigingsraad uitgenodigde adviseurs, kunnen hun onkosten declareren aan de hand van door het bestuur vastgestelde richtlijnen.
*************************
16
