1
Huishoudelijk Reglement Scientica Kringraad Afdeling Scientica Kringraad van de vzw Scientica Leuven
1. Doel 1.1. (Kadering) Scientica Kringraad (vervolgens vermeld als Kringraad) is de afdeling van Scientica Leuven vzw die instaat voor studentenwerking. Daartoe vormt Kringraad een samenwerkingsverband tussen de wetenschapskringen (Art 1.2.). Kringraad bevordert en ondersteunt de samenwerking tussen de wetenschapskringen. 1.2. (Wetenschapskringen) De “wetenschapskringen”zijn de volgende, in alfabetische volgorde, faculteitskringen die samen alle studenten aan de faculteit Wetenschappen van de Katholieke Universiteit Leuven vertegenwoordigen: Bios, Chemika, Geos, Merkator en Wina. De “wetenschapsrichtingen”zijn opleidingen die vertegenwoordigd worden door de wetenschapskringen. 1.3. (Activiteiten) Kringraad organiseert ontspannende, vormende en culturele activiteiten die het kringniveau overstijgen. Kringraad bezit daartoe eigen financi¨ele middelen. Kringraad mag financi¨ele steun vragen aan de wetenschapskringen (Art. 5). 1.4. (Contacten met andere afdelingen) Kringraad engageert zich om goede contacten te onderhouden met de andere afdelingen van Scientica Leuven vzw (Scientica CuDi en Scientica OOR). Kringraad is daartoe vertegenwoordigd op de Algemene Vergadering en Raad van Bestuur van de overkoepelende vereniging “Scientica Leuven vzw”. 1.5. (Vertegenwoordiging) Kringraad heeft ook een vertegenwoordigende functie in de volgende organen van de Faculteit Wetenschappen aan de Katholieke Universiteit Leuven: werkgroep PR, Cel Internationalisering en Faculteitsraad Wetenschappen (Art 2.4.).
2. Structuur en Organen KRINGRAAD BESTUUR 2.1. (Definitie en functie) Het Kringraad Bestuur, afgekort bestuur, ontfermt zich over de dagelijkse werking van Kringraad. Het bestuur adviseert de Algemene Kringraad Vergadering (vervolgens AKV genoemd) (Art. 2.11.) en heeft zelf geen beslissingsrecht. Het bestuur komt regelmatig samen op een Kringraad Bestuursvergadering (vervolgens KBV genoemd) (Art. 2.7.) om de dagelijkse werking te verzekeren. 2.2. (Samenstelling) Het bestuur bestaat uit minstens vijf personen. Bestuursleden zijn bij voorkeur studenten uit wetenschapsrichtingen (Art 1.2.). 2.3. (Functies binnen het bestuur) 2.3.1. De voorzitter co¨ ordineert en heeft de eindverantwoordelijkheid van de werking van Kringraad. De voorzitter roept de AKV samen en zit deze voor. De voorzitter heeft een volmacht op de rekening (Art. 5.3.). 2.3.2. De ondervoorzitter werkt nauw samen met de voorzitter en staat deze zo goed mogelijk bij. De ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij afwezigheid. 2.3.3. De penningmeester ontfermt zich over het financieel beheer van Kringraad. De penningmeester heeft een volmacht op de rekening (Art. 5.3.). 2.3.4. De secretaris maakt verslagen van de AKV en de KBV (Art 2.16). Deze vier functies moeten verplicht aanwezig zijn in het bestuur en zijn niet te cumuleren. Andere niet-verplichte functies kunnen bijvoorbeeld omvatten: webmaster, PR-verantwoordelijke ... Het bestuur wordt jaarlijks verkozen door de Algemene Vergadering volgens de bepalingen van Art 4.1.-4.7.
2
2.4. (Andere mandaten) Kringraad verkiest ook twee Scientica Internationaal mandatarissen, zij zetelen in de Cel Internationalisering van de Faculteit Wetenschappen van de KULeuven. De mandatarissen verzorgen de dagelijkse werking in verband met internationale studenten aan de faculteit. Ook voor de werkgroep PR van de faculteit wordt een mandataris aangesteld. De vertegenwoordiging op de Faculteitsraad Wetenschappen wordt bij voorkeur verzorgd door de voorzitter. Zij zijn allen lid van het Kringraad Bestuur. 2.5. (Neutraliteit) Bestuursleden stellen zich neutraal op tegenover de wetenschapskringen. 2.6. (Duur van het mandaat) Het mandaat van de bestuursleden duurt van 1 juli tot 30 juni. KRINGRAAD BESTUURSVERGADERING 2.7. (KBV) Op de KBV wordt de dagelijkse werking verzekerd en wordt de AKV voorbereid. Van de KBV wordt door de secretaris een verslag gemaakt, conform de bepalingen van Art 2.19. 2.8. (Openbaarheid) Elke student die door een van de wetenschapskringen vertegenwoordigd wordt, heeft het recht de verslagen van de KBV te lezen. Elk bestuurslid kan voorstellen om de vergadering gesloten te verklaren. Dit voorstel dient aanvaard te worden met een gewone meerderheid van de stemmen. Agendapunten waarvoor de vergadering gesloten verklaard is, worden niet opgenomen in het verslag (Art 2.19.). 2.9. (Samenroeping) De voorzitter dient de KBV samen te roepen op vraag van een van de bestuursleden. De KBV komt enkele dagen voor elke AKV samen ter voorbereiding van de AKV. 2.10. (Vergadervoorzitter) De KBV wordt voorgezeten door de voorzitter. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt zijn taak overgenomen door de ondervoorzitter. Bij afwezigheid van voorzitter en ondervoorzitter wordt de vergadering geleid door het oudste aanwezige bestuurslid. Wanneer de meerderheid van de KBV daar om vraagt, kan er een nieuwe vergadervoorzitter gekozen worden. ALGEMENE KRINGRAAD VERGADERING 2.11. (Definitie) De Algemene Kringraad Vergadering (AKV) is het beslissingsorgaan van Kringraad. 2.12. (Samenstelling) De AKV van deze afdeling bestaat uit de bestuursleden en vertegenwoordigers van de wetenschapskringen. Elke wetenschapskring heeft een onbeperkt aantal vertegenwoordigers op de AKV. 2.13. (Quorum) Een AKV moet worden bijgewoond door de vertegenwoordigers van minstens vier vijfde van de wetenschapskringen om geldige beslissingen te nemen. 2.14. (Openbaarheid) Elke student die door een van de wetenschapskringen vertegenwoordigd wordt, heeft het recht de AKV bij te wonen en de verslagen te lezen. Elk stemgerechtigd lid van de AKV kan voorstellen om de vergadering gesloten te verklaren. Dit voorstel dient aanvaard te worden met een gewone meerderheid van de stemmen. Indien de vergadering gesloten verklaard wordt, mogen enkel nog drie personen per kring en de bestuursleden aanwezig blijven. Agendapunten waarvoor de vergadering gesloten verklaard is, worden niet opgenomen in het verslag (Art 2.19.). 2.15. (Samenroeping) De voorzitter dient de AKV samen te roepen op vraag van een van de wetenschapskringen of indien het bestuur dat noodzakelijk acht. 2.16. (Transparantie) Kringraad dient een zo groot mogelijke transparantie na te streven t.o.v. de studenten uit de wetenschapsrichtingen. De AKV wordt voorbereid door het bestuur, teneinde de agenda van de AKV op te stellen. Een uitnodiging voor de AKV en een verslag van de vorige AKV dienen minstens 24 uur op voorhand op de website te staan en worden door de voorzitter per e-mail verstuurd naar de praesidia van de wetenschapskringen. 2.17. (Website) Om transparantie en openbaarheid te verzekeren, dient Kringraad een eigen webpagina aan te maken, waar info in verband met de activiteiten en de verslagen van de AKV en KBV geplaatst
3
worden. 2.18. (Vergadervoorzitter) De AKV wordt voorgezeten door de voorzitter. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt zijn taak overgenomen door de ondervoorzitter. Bij afwezigheid van voorzitter en ondervoorzitter wordt de vergadering geleid door het oudste aanwezige bestuurslid. Wanneer de meerderheid van de AKV daar om vraagt, kan er een nieuwe vergadervoorzitter gekozen worden. 2.19. (Verslagen) Van elke AKV en KBV wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Indien de secretaris niet aanwezig is, wordt door de AKV (bij een KBV door het bestuur) een bestuurslid als plaatsvervangend secretaris aangeduid. Het verslag wordt bezorgd aan alle leden van de AKV (Art 2.12.) en moet op de website verschijnen, omwille van de openbaarheid (Art 2.14.). 2.20. (Bevoegdheden). De bevoegdheden van de AKV omvatten: • Het organiseren en evalueren van activiteiten. • Het oprichten van werkgroepen (Art 2.21.). • Het uitvoeren van tuchtprocedures t.o.v. bestuursleden (Art 2.23.). • Het verkiezen van een nieuw bestuur (Art 4). • Beslissingen in verband met de financi¨en van Kringraad. • Externe controle op de afdeling CuDi van Scientica Leuven vzw (Art 2.22). 2.21. (Werkgroepen). De AKV kan werkgroepen met een welomlijnde opdracht en samenstelling defini¨eren. Deze opdracht kan bijvoorbeeld bestaan uit het organiseren van activiteiten die door de AKV zijn vastgelegd, of advies verlenen aan de AKV over een bepaald thema. 2.22. (Verdeelsleutel) 2.22.1. (shiftenverdeelsleutel). De shiftenverdeelsleutel wordt gebruikt om het aantal shiften bij een activiteit georganiseerd door Scientica te verdelen tussen het bestuur en de wetenschapskringen. Het bestuur neemt 1/6 van de shiften op zich met een maximum van 4. Iedere kring neemt 5 percent van de overige schiften op met een minimum van 1 per kring. De overige shiften worden voor 50 percent op basis van praesidiumgrootte verdeeld en 50 percent op basis van studentenaantallen per wetenschapskring tijdens het vorig academiejaar (hiervoor dienen de cijfers van LOKO te worden gebruikt). De verdeelsleutel wordt voor het begin van het academiejaar bepaald en verandert niet tijdens het werkingsjaar. 2.22.2. (kaartenverdeelsleutel). De kaartenverdeelsleutel wordt gebruikt om de inkomkaarten van activiteiten die door Scientica zijn georganiseerd of waaraan Scientica meewerkt tussen de wetenschapskringen te verdelen. De verdeelsleutel wordt voor het begin van het academiejaar bepaald aan de hand van de studentenaantallen (hiervoor dienen de cijfers van LOKO te worden gebruikt) per wetenschapskring tijdens het vorig academiejaar. De verdeelsleutel verandert niet tijdens het werkingsjaar. 2.23. (Externe controle op Scientica CuDi). De AKV heeft ivm de afdeling CuDi enkel de volgende bevoegdheden: • Scientica CuDi legt regelmatig of op aanvraag van de AKV een financieel verslag voor aan de AKV en dit minstens tweemaal per werkingsjaar. De AKV is verplicht minstens een week voor datum aan CuDi te laten weten dat een financieel verslag verwacht wordt. Indien de AKV argwaan heeft met betrekking tot de financiele werking, dient een Algemene Vergadering van de vzw Scientica Leuven samengeroepen te worden. • Voor alle uitgaven hoger dan 500 euro dient CuDi toestemming te vragen aan de AKV, behalve voor het betalen van de drukker en de uitgever. • De verantwoordelijken van Scientica CuDi worden elk jaar voor de examenzittijd van juni door de AKV van Kringraad verkozen. Hiertoe dragen de huidige verantwoordelijken een team van nieuwe verantwoordelijken voor aan de AKV. De AKV beslist bij gewone meerderheid of de nieuwe
4
verantwoordelijken bekrachtigd worden. Indien de verantwoordelijken niet bekrachtigd worden als team, dient elke verantwoordelijke afzonderlijk verkozen te worden. 2.24. (Tuchtprocedure). De AKV kan op verschillende manieren optreden: 2.24.1. (Blaam). Indien er onregelmatigheden worden vastgesteld, kan de AKV een blaam geven aan een of meerdere bestuursleden. De beslissing om blaam te geven dient genomen te worden met gewone meerderheid van stemmen. 2.24.2. (Verwijdering uit functie). De AKV kan beslissen om een bestuurslid uit zijn of haar functie te verwijderen. Deze beslissing moet unaniem zijn. • Indien de (onder)voorzitter uit zijn/haar functie verwijderd wordt, dienen er verkiezingen (Art. 4) voor een nieuwe (onder)voorzitter te worden georganiseerd. • Indien de secretaris/penningmeester uit zijn/haar functie verwijderd wordt, dragen de bestuursleden een nieuwe secretaris/penningmeester voor, die door de AKV moet worden bekrachtigd. • Indien het aantal bestuursleden na verwijdering uit functie van een of meerdere bestuursleden strikt kleiner is dan vijf, dienen er verkiezingen (Art. 4) voor nieuwe bestuursleden te worden georganiseerd. 2.25. (Kwijting) Kwijting is offici¨ele bevestiging van de AKV dat de bestuursleden hun taak goed hebben uitgeoefend. Aan het einde van het academiejaar legt het uittredend bestuur verantwoording af voor het beleid van vorig boekjaar aan de AKV. Vervolgens zal de AKV beslissen of er kwijting wordt verleend.
3. Stemmingen 3.1. (Begrippendefinitie). Een voorstel wordt aanvaard met gewone meerderheid van de stemmen indien strikt meer dan de helft van het aantal stemmen voor zijn, of nog, indien het aantal stemmen voor strikt groter is dan de som van het aantal stemmen tegen en het aantal onthoudingen. In gevallen waar een unanieme beslissing vereist is, moet elke wetenschapskring zich akkoord verklaren. 3.2. (Aanvragen van een stemming). Vertegenwoordigers van kringen en bestuursleden hebben het recht om op een AKV op elk moment een stemming aan te vragen. De voorzitter van de vergadering is dan verplicht om de stemming te laten doorgaan. Het resultaat van de stemming dient in het verslagen opgenomen te worden. 3.3. (Stemmenverdeling). Op de AKV van Kringraad heeft elke wetenschapskring ´e´en stem. De stem kan worden uitgebracht door een vertegenwoordiger van deze kring die daarvoor expliciet is aangeduid door de presidiumvergadering van de betrokken kring. 3.4. (Aanvaarden van een voorstel). Een voorstel dat ter stemming op tafel ligt, wordt aanvaard indien het voorstel een gewone meerderheid haalt, met uitzondering van de speciale gevallen die in dit Huishoudelijk Reglement vermeld worden. Indien er geen gewone meerderheid voor of tegen is, wordt de discussie heropend als een stemgerechtigde daarom vraagt. Daarna wordt er opnieuw gestemd, waarbij onthoudingen niet meetellen. Een stemming over een voorstel is onbeslist indien er bij een tweede stemming over het voorstel evenveel stemmen voor als tegen zijn. 3.5. (Stemming over meerdere voorstellen). Indien er verschillende voorstellen voorliggen, wordt er als volgt gestemd: 3.5.1. (Aanvaardbaarheidsronde). Men stemt over de aanvaardbaarheid van elk voorstel volgens de procedure voor stemmingen met ´e´en voorstel. Als een stemming over een voorstel onbeslist is, wordt het voorstel automatisch als aanvaardbaar beschouwd. Indien blijkt dat meerdere voorstellen aanvaardbaar zijn, gaat men over tot een tweede stemronde, de selectieronde. Enkel de voorstellen die aanvaardbaar verklaard worden, worden aanvaard voor de tweede ronde.
5
3.5.2. (Selectieronde). Elke stemgerechtigde drukt zijn waardering uit voor de aanvaarde voorstellen door nul, ´e´en, twee of drie voorstellen in volgorde te vernoemen. Het voorstel dat de voorkeur geniet, dit is het eerst vernoemde voorstel, krijgt bij de telling drie punten. Indien er nog een tweede voorstel vernoemd wordt, krijgt dit bij de telling twee punten. Indien er nog een derde voorstel vernoemd wordt, krijgt dit bij de telling ´e´en punt. Het voorstel met het meeste punten wordt aangenomen. 3.5.3. Indien slechts ´e´en voorstel werd aanvaard, is dit voorstel automatisch goedgekeurd en dit zonder selectieronde. 3.6. (Wijze van stemmen) Een stemming gebeurt in principe bij handopsteking, maar geheime stemming kan steeds door ´e´en van de aanwezige stemgerechtigden aangevraagd worden. Omtrent personen wordt altijd geheim gestemd. Tijdens een discussie over personen dienen de betrokken personen de vergadering te verlaten.
4. Verkiezing van een nieuw bestuur 4.1. (Tijdstip) In de periode tussen de academische paasvakantie en de examenzittijd van juni dient de uittredend voorzitter een AKV samen te roepen om een nieuw bestuur te verkiezen. (Art 2.1.-2.4.). 4.2. (Quorum) Bestuursleden worden verkozen bij gewone meerderheid. 4.3. (Verkiezing van de (onder)voorzitter). De voorzitter en ondervoorzitter dienen in team op te komen en moeten als duo verkozen worden. Zij worden dus samen verkozen of samen niet verkozen. 4.4. (Verkiezing van de penningmeester). De penningmeester dient individueel verkozen te worden. 4.5. (Verkiezing van de overige bestuursleden). De verkiezing van de overige bestuursleden gebeurt na de verkiezing van de voorzitter, ondervoorzitter en de penningmeester. De AKV beslist of de groep van kandidaat-bestuursleden aanvaard wordt. Indien de groep niet aanvaard wordt, beslist de AKV voor elk van de kandidaten afzonderlijk of ze aanvaard worden als bestuurslid. 4.6. (Nieuwe verkiezingen) Indien men via deze procedure niet tot een geldig bestuur (Art 2.1.-2.4.) komt, dienen er nieuwe verkiezingen te worden georganiseerd. 4.7. (Co¨ optatie van een bestuurslid). Op elk moment kan de AKV beslissen om een persoon te co¨ opteren als bestuurslid. Deze persoon moet zich kandidaat stellen en moet door de AKV aanvaard worden met een gewone meerderheid.
5. Financi¨ en 5.1. (Financieel beleid) Het financieel beleid van Kringraad wordt bepaald door de AKV. De bestuursleden, in het bijzonder de penningmeester, ontfermen zich over het praktische aspect van het beheer. 5.2. (Begroting). De bestuursleden bereiden een begroting voor die in het begin van het academiejaar voorgelegd dient te worden aan de AKV. De begroting moet unaniem worden goedgekeurd. 5.3. (Rekeningnummer). Het rekeningnummer van Kringraad is 733-0161304-23. 5.4. (Volmacht). De penningmeester en de voorzitter hebben een volmacht op de rekening van Kringraad. Ook de voorzitter en de financieel verantwoordelijke van Scientica Leuven vzw hebben een volmacht op de rekening. Op de rekening dient echter een afhaallimiet te worden geplaatst, zodat geen van deze personen meer dan 1000 euro van de rekening kan afhalen. 5.5. (Algemene Verdeelsleutel). De financi¨ele verdeelsleutel wordt gebruikt om de winst van activiteiten te verdelen. De verdeelsleutel wordt voor het begin van een academiejaar bepaald aan de hand van de studentenaantallen (hiervoor dienen de cijfers van LOKO te worden gebruikt) per wetenschapskring tijdens het vorige academiejaar. De verdeelsleutel verandert niet tijdens het werkingsjaar. Verliezen worden niet doorgerekend. 5.5.1. De verdeelsleutel voor activiteiten (uitgezonderd bedrijvendag) is als volgt: elke kring krijgt eerst
6
5% van het uit te keren bedrag. De overige 75% worden verdeeld volgens de studentenaantallen. 5.5.2. De verdeelsleutel voor de bedrijvendag (een activiteit die Kringraad jaarlijks organiseert) is als volgt: 40% van de winsten wordt verdeeld volgens de verdeelsleutel, 60% volgens het aantal ge¨ınteresseerde bedrijven. 5.6. (Financi¨ ele steun) Kringraad mag voor het organiseren van zijn activiteiten financi¨ele steun vragen aan de wetenschapskringen. Beslissingen omtrent steun van de wetenschapskringen dienen unaniem te gebeuren op een AKV. Praktische details omtrent de Kringsteun zijn te vinden in het document “Financieel werkingsplan Kringraad”. Dit document kan ten allen tijde gewijzigd worden door de AKV via een unanieme beslissing. 5.7. (Contractvorming) Contracten aangaande of uitgaande van de afdeling moeten volgende vermeldingen bevatten: het verenigingsnummer, de administratieve zetel, de vermelding “Scientica Leuven vzw” en moeten ondertekend worden door een bestuurder van de vzw Scientica Leuven. Meerjarige contracten mogen enkel getekend worden na goedkeuring door de AV van de vzw. 5.8. (Jaarrekening en begroting) 5.8.1. (Jaarrekening en begroting Scientica Leuven vzw) De jaarrekening en begroting van de vzw Scientica Leuven dienen jaarlijks te worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering van de vereniging. Deze Algemene Vergadering moet plaatsvinden binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar. Deze jaarrekening en begroting worden finaal opgemaakt en voorgelegd door de financieel verantwoordelijke van de vereniging. 5.8.2. (Deeljaarrekening en deelbegroting Kringraad) Aan het eind van het academiejaar, na de verkiezing van een nieuw bestuur, stelt de AKV op voorstel van het bestuur een deelbegroting voor Kringraad op. Elke activiteit die het nieuwe bestuur wil organiseren, wordt apart begroot. In de deelbegroting wordt ook afgesproken in hoeverre de kringen kringraad-activiteiten financieel zullen steunen. De deelbegroting moet unaniem goedgekeurd worden door de AKV. 5.8.3. (Voorleggen aan vzw) De penningmeester legt deze deelbegroting voor aan de financieel verantwoordelijke van Scientica Leuven vzw. Kringraad moet ook een deeljaarrekening opstellen. De deelbegroting en deeljaarrekening maken integraal deel uit van de jaarrekening en begroting van Scientica Leuven vzw. De jaarrekening moet door de financieel verantwoordelijke van de vzw bij de rechtbank gepubliceerd worden conform de modellen/wetgeving. 5.9. (Dagboekhouding) Scientica Kringraad voert, zoals het een kleine vzw betaamt, een dagboekhouding conform het wettelijk model zoals de wetgever dit voorziet. In principe volstaat een boekhouding in de vorm van een in- en uitgavenkasboek en de staat van vermogen. 5.10. (Blokkeren bankrekening) De AKV kan bij stemming beslissen om de bankrekening van Kringraad te blokkeren. In dat geval moet een uitreksel van het verslag van de AKV aan de bank worden bezorgd. Deblokkering van de geblokkeerde bankrekening kan enkel gebeuren indien de AKV zich daarmee bij een stemming akkoord verklaard. Bij stemming over blokkeren of deblokkeren van de bankrekening moeten minstens vier van de vijf stemmen akkoord gaan. 5.11. (Ontbinding en vereffening). Kringraad naar Scientica Leuven vzw.
Bij ontbinding van Kringraad gaan de eigendommen van
6. Historiek van wijzigingen Huishoudelijk Reglement goedgekeurd op 24.03.2013.
