Amenophis Roeivereniging Zeewolde
Huishoudelijk Reglement
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.
De Vereniging De kleuren Officiële roeitenue Het riemblad De vlag
Blz. Blz. Blz. Blz. Blz.
2 2 2 2 2
Hoofdstuk 2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
Het Bestuur Het bestuur De voorzitter De secretaris De penningmeester
Blz. Blz. Blz. Blz. Blz.
2 2 2 2 3
Hoofdstuk 3 3.1. 3.2. 3.3.
De Algemene Leden Vergadering Algemene bepalingen Besluitvorming ALV Notulen, jaarverslag en begroting
Blz. Blz. Blz. Blz.
3 3 3 3
Hoofdstuk 4 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9.
Lidmaatschap Aanmelding en opzegging Aspirant-lid Soorten leden Toelating Het lid zijn Rechten Beëindiging lidmaatschap Inning contributie en bijdrage donateurs Introducés en gastroeiers
Blz Blz. Blz. Blz. Blz. Blz. Blz. Blz. Blz. Blz.
4 4 4 4 4 4 4 5 5 5
Hoofdstuk 5 5.1. 5.2.
Commissies Commissies instellen Samenstelling commissies
Blz. 5 Blz. 5 Blz. 6
Hoofdstuk 6 6.1. 6.2. 6.3.
Boten, Roeimateriaal en Huisvesting Samenstelling, toezicht en beleid Huisregels Veiligheidsreglement
Blz. Blz. Blz. Blz.
Hoofdstuk 7 7.1.
Wijziging Huishoudelijk Reglement Opstellen, wijzigen en ontbinden
Blz. 7 Blz. 7
Hoofdstuk 8 8.1. 8.2.
Slotbepaling Uitvoeringsbepalingen Onvoorziene gevallen
Blz. 7 Blz. 7 Blz. 7
Pagina 1 van 7 / Huishoudelijk Reglement 31 maart 2015
6 6 6 6
Hoofdstuk 1. De Vereniging 1.1. 1.2.
1.3. 1.4.
De kleuren De kleuren van de vereniging zijn groen, blauw en geel. Officiële roeitenue a) Het officiële roeitenue bestaat uit een groen shirt met een geel verenigingslogo op de linker borst en een blauwe broek. Eventueel gecompleteerd met een gele trui of geel roeijack met een groen verenigingslogo. b) Ploegen dienen uniform gekleed te zijn bij wedstrijden en bij roeiontmoetingen met wedstrijdkarakter. Het riemblad Het blad van de riem van de vereniging is geel met in het groen het verenigingslogo (in negatief). De Vlag De vlag bestaat uit een blauw vlak met gecentreerd daarop het logo in verenigingskleuren.
Hoofdstuk 2. Het Bestuur 2.1. 2.2.
Het Bestuur a) Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging b) Het bestuur bestaat bij voorkeur uit 5 leden, maar minimaal uit drie leden. a) De kandidaatstelling voor nieuwe bestuursleden wordt opgemaakt door het zittende bestuur en wordt vermeld in de oproep voor de algemene ledenvergadering (ALV) waarin de benoeming aan de orde wordt gesteld. b) Alleen gewone leden kunnen worden voorgesteld als kandidaatsbestuurslid. c) De stemgerechtigde leden kunnen uiterlijk 7 dagen voor de ALV tegenkandidaten stellen. Deze kandidaatstelling dient te zijn ondertekend door ten minste 10 stemgerechtigde leden. Voorts moet een ondertekende bereidverklaring van de betrokkenen kandidaat bijgevoegd zijn. De kandidaatstelling en bereidverklaring dienen uiterlijk 5 dagen voor de ALV bij de secretaris te worden ingediend. d) Agendapunten voor de bestuursvergadering kunnen door alle bestuursleden voorgedragen worden. e) Alle bestuursleden kunnen zich laten adviseren door één of meerdere commissies. . f) Alle activiteiten van het bestuur, als ook de activiteiten van de verschillende commissies worden in het algemene jaarverslag vastgelegd. g) Elke commissie of commissaris valt onder verantwoordelijkheid van een bestuurslid.
2.3.
De Voorzitter a) De voorzitter is belast met de leiding van de vereniging en hij leidt de bestuursvergaderingen en de ALV. b) De voorzitter heeft het recht een agendapunt te sluiten, indien hij meent dat de vergadering voldoende is voorgelicht, maar is verplicht die opnieuw te openen, wanneer de meerderheid van de vergadering dat verlangt. c) Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze door de vice-voorzitter vervangen, dan wel door een ander daartoe aangewezen bestuurslid. d) De voorzitter bepaalt wanneer door het bestuur een besluit is genomen en stelt vast wat dit inhoud. d) De voorzitter is verplicht voorstellen in stemming te brengen waarvan dit is verlangd, voor zover deze niet in strijd zijn met de statuten of het Huishoudelijk Reglement.
2.4.
De Secretaris a) De secretaris is belast met het bijhouden van de ledenlijst en verspreidt minimaal twee keer per jaar een actuele lijst. b) De secretaris neemt kennis van de inkomende correspondentie en doet daarvan melding in de bestuursvergaderingen en voert alle uitgaande verenigingscorrespondentie, met uitzondering van de financiële stukken. b) De secretaris stelt het jaarverslag op, dat uiterlijk 4 maanden na afloop van het verenigingsjaar ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de ALV. c) De secretaris verzorgt de notulen van de bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen. d) De secretaris beheert het archief van de vereniging.
Pagina 2 van 7 / Huishoudelijk Reglement 31 maart 2015
2.5.
De Penningmeester a) De penningmeester is belast met het beheer en de verantwoording van de gelden. b) Hij int de contributie en alle andere aan de vereniging verschuldigde gelden en doet betalingen, in overeenstemming met de door de ledenvergadering goedgekeurde begroting. De overige betalingen doet hij met toestemming van het bestuur. c) De penningmeester oefent het toezicht uit op het financiële beheer door de commissies. d) De penningmeester stelt het financiële jaarverslag op, binnen 4 maanden na afloop van het verenigingsjaar en presenteert dit jaarlijks op de ALV. e) De penningmeester legt voorafgaand aan een verenigingsjaar schriftelijk een begroting voor aan de ALV. Met daarin vermeld: - de begroting van de inkomsten en uitgaven voor het volgende verenigingsjaar. - een plan voor aan- en verkoop van alle roerende en onroerende zaken; een investeringsplan. - een voorstel tot vaststelling van de contributie.
Hoofdstuk 3. De Algemene Leden Vergadering (ALV) 3.1.
Algemene bepalingen a) Minimaal 2 maal per jaar, binnen 4 maanden na afloop van het verenigingsjaar en 1 maand voor het einde van het verenigingsjaar, wordt een ALV belegd. b) Een ALV kan zo vaak als het bestuur dat wenselijk acht, en op verzoek van 1/10 van de stemgerechtigde leden, belegd worden. c) Bij de oproep wordt een agenda bekend gemaakt, met de te behandelen onderwerpen. Dit gebeurt, conform de statuten, minimaal 7 dagen voor de ALV d) De ALV stelt in ieder geval jaarlijks een kascommissie, een financieel jaarverslag, een algemeen jaarverslag, een begroting en een investeringsplan vast.
3.2.
Besluitvorming ALV a) Op de ALV kan slechts worden gestemd over de in de oproep voor de ALV opgenomen voorstellen. Voorstellen betreffende punten die niet in de oproep zijn vermeld, kunnen met algemene stemmen in behandeling worden genomen. b) Alle gewone leden, met uitzondering van geschorste leden en aspirant leden, hebben stemrecht. Jeugdleden hebben alleen stemrecht aangaande jeugdzaken. c) Besluiten worden met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. d) Geldige stemmen zijn voor of tegen een voorstel. Blanco stemmen worden als niet uitgebrachte stemmen beschouwd. e) Benoeming van personen gaat zoals staat beschreven in de statuten. f) Stemmingen over zaken geschieden door handopsteking, tenzij de voorzitter of één der stemgerechtigden een schriftelijke stemming gewenst acht. Stemmingen over personen gebeuren schriftelijk. h) Een lid kan zijn stem d.m.v. een schriftelijke volmacht door een ander laten uitbrengen. i) Indien er een schriftelijke stemming wordt gehouden, kan de voorzitter uit de vergadering 2 leden aanwijzen die het stembureau vormen. Het stembureau deelt de stembriefjes uit en int deze weer na stemming. Ze oordeelt over de geldigheid, telt de stemmen en brengt verslag uit aan de voorzitter. De stembriefjes worden door de secretaris gedurende 2 maanden bewaard.
3.3.
Notulen, jaarverslag en begroting a) De notulen van het verhandelde in de ALV zullen binnen 2 maanden ter kennis van de leden worden gebracht via toezending of ter inzage legging. b) Het bestuur zal jaarlijks, uiterlijk 4 maanden na afloop van het verenigingsjaar, een financieel jaarverslag en een algemeen jaarverslag aan de ALV voorleggen. c) Het bestuur zal jaarlijks, uiterlijk 1 maand voor het begin van het nieuwe jaar een begroting en investeringsplan voorleggen aan de ALV.
Hoofdstuk 4. Lidmaatschap 4.1.
Aanmelding en Opzegging a) De aanmelding voor, de toelating tot en de opzegging van het lidmaatschap zijn vastgelegd in de statuten.
Pagina 3 van 7 / Huishoudelijk Reglement 31 maart 2015
4.2.
Aspirant-lid a) Het bestuur kan belangstellenden voor de roeisport toelaten als aspirant-lid voor een maximale tijd van 2 maanden. Indien het bestuur niet anders beslist gaat het aspirant lidmaatschap automatisch over in het lidmaatschap voor de rest van het kalenderjaar. b) Het aspirant-lid is verplicht tot het betalen van de door de ALV te bepalen introductie bedrag c) Het aspirant-lid dient zich te gedragen als ware hij lid van de vereniging. d) Het aspirant-lid mag niet alleen roeien, doch dient altijd vergezeld te worden van een bevoegd, ervaren lid.
4.3.
Soorten leden a) De vereniging kent een onderscheid in senior leden (18 jaar en ouder), junior leden (15 tot 18 jaar), jeugdleden (12 tot 15 jaar) en aspirant leden. b) Als we het in stukken van de vereniging hebben over “gewone leden” bedoelen we daarmee de senior leden, de junior leden en de jeugdleden.
4.4.
Toelating a) Nieuwe leden kunnen slechts toegelaten worden nadat het inschrijfformulier door de ledenadministratie van de vereniging is ontvangen en verwerkt. b) Nieuwe leden worden via het inschrijfformulier gewezen op het HR van de vereniging, het veiligheidsreglement en de overige reglementen van de vereniging. Deze worden beschikbaar gesteld via de website. Indien gewenst kunnen deze toegestuurd worden. c) Tevens zal het nieuwe lid door de toegewezen instructeur het basis instructieboek uitgereikt krijgen.
4.5.
Plichten a) De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse contributie, die door de ALV jaarlijks wordt vastgesteld. b) De leden zijn verplicht adreswijzigingen en andere van belang zijnde persoonsgegevens (zoals het bankrekeningnummer voor de automatische incasso) binnen twee maanden schriftelijk door te geven aan de secretaris.
4.6.
Rechten a) De verschillende soorten leden en donateurs hebben verschillende rechten, zoals weergegeven in de onderstaande sub artikelen en tabel. b) Gewone leden hebben recht op botengebruik en deelname aan roeiactiviteiten. Begunstigers en overige geïnteresseerden hebben deze rechten alleen na toestemming van het bestuur. c) Aspirant-leden hebben gedurende de 2 maanden dat ze aspirant lid zijn dezelfde rechten als gewone leden met uitzondering van stemrecht op de ALV. Aspirant-leden mogen alleen gebruik maken van de verenigingsfaciliteiten, onder begeleiding van een gewoon lid. d) Alle leden en donateurs hebben recht op deelname aan extra niet-roei activiteiten, voor zover georganiseerd. e) Alle leden hebben recht op ontvangst van verenigingspost en het verenigingsblad. Donateurs en of begunstigers ontvangen officiële stukken alleen op aanvraag. f) Gewone leden dragen een bondsbijdrage af aan de KNRB en de Amsterdamse Roeibond via hun contributie. g) Senior- en Juniorleden zijn de enige leden met stemrecht op de ALV. Jeugdleden hebben alleen stemrecht m.b.t. jeugdzaken. Jeugdzaken zijn die zaken die als zodanig worden benoemd bij het ter stemming gaan van een voorstel.
Pagina 4 van 7 / Huishoudelijk Reglement 31 maart 2015
Hieronder een overzicht met de rechten van de verschillende betrokkenen bij de vereniging. Bootgebruik/ Roeiactiviteiten
Instructie/coaching
Deelname overige activiteiten
Vereningsbladen post
Bijdrage KNRB / ARB
Stemrecht ALV
Senior+juniorleden
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Jeugdleden
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja, met betrekking tot jeugdzaken
Aspirant leden
ja, onder begeleiding.
Ja
Ja
Ja
Nee
Nee
Nee
Nee
Ja
Ja, beperkt
Nee
Nee
Begunstigers & donateurs
4.7.
Beëindigen lidmaatschap a) Het lidmaatschap eindigt zoals beschreven staat in de statuten. b) Als het bestuur besluit het lidmaatschap van een lid te beëindigen door opzegging of ontzetting, dan geeft de secretaris onverwijld schriftelijk bericht aan het betreffende lid.
4.8.
Inning contributie en bijdrage donateurs a) De contributie en de introductiebijdrage wordt door de vereniging via een automatische incasso geïncasseerd. Voorafgaande aan de incasso, ontvangt het (aspirant) lid via e-mail een factuur. b) Afwijkende betalingsregeling kan slechts na overleg èn met goedkeuring van de penningmeester. c) Donateurs zijn vrij in het te doneren bedrag. Zij zullen geen factuur ontvangen. Wel jaarlijks een dankbrief. d) Indien een lid het door hem verschuldigde bedrag niet voldoet binnen 1 maand na herinnering van de penningmeester, wordt het lid geacht niet aan zijn financiële verplichtingen te hebben voldaan en kan het bestuur besluiten het lidmaatschap op te zeggen, een tijdelijke schorsing in te stellen of over te gaan op ontzetting uit het lidmaatschap. Zijn verplichting tot betalen blijft onverkort bestaan.
4.9.
Introducés en gastroeiers a) Elk gewoon lid heeft het recht van introductie tot gebruik van het roeimateriaal van maximaal twee personen tegelijkertijd onder verantwoordelijkheid voor de gedragingen van de introducés. Na goedkeuring van het bestuur kunnen grotere groepen geïntroduceerd worden. b) De introducé mag maximaal 3 maal geïntroduceerd worden in één verenigingsjaar, tenzij het bestuur anders beslist. c) De introducé dient zich te gedragen als ware hij lid van de vereniging. d) De naam van de introducé wordt ingeschreven in het afschrijfboek met de naam van het introducerende lid. e) De introducé mag niet alleen roeien, hij moet vergezeld zijn van het introducerende lid. f) Het bestuur kan, indien ze dit in het belang van de vereniging acht, de introductie doen beëindigen. g) Gastroeiers van andere verenigingen mogen, mits roeivaardig, met toestemming van het bestuur bij Amenophis roeien.
Pagina 5 van 7 / Huishoudelijk Reglement 31 maart 2015
Hoofdstuk 5. Commissies 5.1.
Commissies instellen a) Ter bevordering van de goede gang van zaken kan het bestuur, onverminderd eigen verantwoordelijkheid, uit de leden commissies samenstellen. Indien van belang stelt het bestuur een commissaris aan die het aanspreekpunt van de commissie is. b) Iedere ingestelde commissie valt onder verantwoordelijkheid van één bestuurslid, met uitzondering van de kascommissie.
5.2.
Samenstelling commissies a) De commissies worden in een apart Reglement Commissies beschreven. b) Het bestuur stelt vast welke leden deel uitmaken van een commissie. c) Het bestuur stelt in grote lijnen de taken van de desbetreffende commissie vast en legt dit vast in het Reglement Commissies. d) De samenstelling en de taken van alle commissies worden in het jaarverslag opgenomen.
Hoofdstuk 6. Boten, Roeimateriaal en Huisvesting 6.1.
Samenstelling, Toezicht en Beleid a) Het bestuur beheert de vloot en houdt toezicht op het juiste gebruik van boten, roeimateriaal en huisvesting. b) Het bestuur stelt jaarlijks een boten-/investeringsplan vast. Dit boten-/investeringsplan is leidraad. In dit plan wordt vastgesteld welke boten en belangrijk materiaal worden aangeschaft, afgestoten of groot onderhoud dienen te ondergaan. Het bestuur laat zich hierbij adviseren door de materiaalcommissie.
6.2.
De Huisregels (Het Reglement van Orde) Het gebruik van de boten, roeimateriaal en huisvesting is onderworpen aan het door het bestuur opgestelde Reglement van orde, te noemen Huisregels. In dit reglement is vastgelegd: 1) Gebruik van boten - Algemene richtlijnen voor afschrijving en gebruik van boten - Bevoegdheden die een roeier of stuurman moet hebben om een bepaalde boot te gebruiken. - De toetsing van de vereiste vaardigheden. - De gedragsregels voor op het water - Controle op èn voorkoming van schade 2) Het verenigingsgebouw - Toegang en sluiting - Gebruik - Onderhoud en schoonhouden 3) Omgangsnormen - Handhaving 4) Algemene bepalingen en Aansprakelijkheid a) Indien een lid aan de vastgestelde vaardigheden voldoet en wanneer dat door de examencommissie is vastgesteld in de vorm van een bevoegdheid/certificaat, kan hij de hem vrijgegeven boten en materialen gebruiken, mits hij de Huisregels opvolgt. b) Het bestuur is gerechtigd verleende bevoegdheden aan enig lid op ieder moment in te trekken, mits deze beslissing gemotiveerd, schriftelijk, aan het lid is kenbaar gemaakt. c) Het bestuur ziet erop toe dat er in de botenloods steeds een afschrijfboek aanwezig is en dat de Huisregels op een voor iedereen zichtbare plek worden aangebracht. d) De leden zijn verplicht de uiterste zorg te geven aan boten, materiaal en huisvesting. e) Schade aan materiaal dient door de gebruiker direct te worden aangetekend in het afschrijfboek, dat op een voor iedereen zichtbare plek in de loods dient te liggen. f) Het bestuur ziet erop toe dat de verleende gebruiksbeperkingen, -toestemmingen en bevoegdheden op de duidelijk zichtbare plek in de loods gepubliceerd worden. g) Het bestuur is bevoegd dit reglement aan te passen.
Pagina 6 van 7 / Huishoudelijk Reglement 31 maart 2015
6.3.
Veiligheidsreglement a) Het bestuur heeft een apart veiligheidreglement opgesteld waarvan alle leden in kennis worden gesteld via publicatie op de website en op de roeilocatie, alsmede via opname in het cursusmateriaal. b) Het bestuur is bevoegd dit reglement aan te passen. c) Na aanpassing zullen alle leden daarvan op de hoogte gesteld worden.
Hoofdstuk 7. Wijziging Huishoudelijk Reglement 7.1.
Opstellen, wijzigen en ontbinden a) Dit reglement kan slechts worden gewijzigd door een besluit van de ALV, waartoe wordt opgeroepen met de mededeling dat aldaar het huishoudelijk reglement ter goedkeuring zal worden voorgelegd. Het huishoudelijk reglement met de voorgestelde wijziging(en) dient schriftelijk aan de leden beschikbaar te worden gesteld, met inachtneming van een termijn van tenminste 7 dagen, de dag van oproeping en die van vergadering meegerekend. Een besluit tot wijziging kan worden genomen met gewone meerderheid van de geldende stemmen. b) Een besluit tot wijziging van de Statuten of ontbinding van de vereniging kan slechts met meerderheid van 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen, conform art. 21 en 22 van de Statuten.
Hoofdstuk 8. Slotbepaling 8.1.
Uitvoeringsbepalingen a) Het bestuur kan bepalingen en regelingen met betrekking tot specifieke onderwerpen vastleggen in uitvoeringsreglementen. Deze uitvoeringsreglementen mogen niet in strijd zijn met de Statuten en het HR. Ze behoeven niet de goedkeuring van de ALV. Het Reglement van Orde/De Huisregels, het Reglement Commissies, het Veiligheidsreglement zijn uitvoeringsreglementen.
8.2.
Onvoorziene gevallen a) In gevallen waarin noch de Statuten, noch door het HR wordt voorzien, en bij verschil van mening over de toepassing van deze artikelen, beslist het bestuur van de vereniging.
Dit HR treedt in werking per 31 maart 2015. Aldus vastgesteld in de ledenvergadering van 27 maart 2015 op grond van de verenigingsstatuten die zijn opgenomen in notariële akte, 31 december 2012.
Pagina 7 van 7 / Huishoudelijk Reglement 31 maart 2015
