HUISHOUDELIJK REGLEMENT
1
INLEIDING 1) Ontmoetingscentrum (hierna OC) Nieuwenhove heeft als doel de stedelijke infrastructuur maximaal ten dienste te stellen aan het lokale verenigingsleven en de lokale gemeenschap. 2) Het OC wordt beheerd door het ‘Dagelijks Beheer’. Zij krijgt van de Stad Waregem de toelating om de infrastructuur te beheren, onderhouden en verhuren als een goede huisvader. Ze houdt dus toezicht op het goed gebruik van de ter beschikking gestelde lokalen.
2
ALGEMENE BEPALINGEN 1) Strikt commerciële activiteiten zijn niet toegelaten. Activiteiten waarin haat, racisme of ander extremistisch gedachtegoed wordt verspreid, is eveneens niet toegelaten. Het dagelijks beheer behoudt zich het recht over het al dan niet aanvaarden van het evenement. 2) Het is verboden de ruimtes te gebruiken voor andere doeleinden dan aangegeven op het huurcontract, andere zalen te gebruiken dan gevraagd, andere uren of dagen te gebruiken dan gevraagd of de ruimtes onder te verhuren aan anderen. Aan minderjarigen wordt niet verhuurd. 3) Groepen waarvoor zich geen verantwoordelijke aanmeldt, worden de toegang geweigerd. 4) Personen die onder invloed zijn van verdovende middelen en/of alcohol wordt de toegang tot het gebouw ontzegd. Ook wie door wangedrag de openbare orde, rust of veiligheid verstoort, wordt de toegang ontzegd.
3
DE HUURREGELING A. Aanvraag en reservatie 1) Elke aanvraag wordt gericht aan het Dagelijks Beheer van OC Nieuwenhove. Dit kan: a. via het online invulformulier op www.ocnieuwenhove.be, of b. telefonisch op weekdagen tussen 18u00 en 22u00 op 0496 81 03 61, of c. per gewone post t.a.v. Beheer OC Nieuwenhove – reservaties, Kerkhofstraat 30 te 8790 Waregem De beschikbaarheid van de diverse zalen is online raadpleegbaar op www.ocnieuwenhove.be 2) Aanvragen van Waregemse verenigingen/organisaties (of een lokale afdeling van een nationale organisatie) kunnen maximaal tot het einde van het volgend jaar worden vastgelegd. Aanvragen van niet-Waregemse verenigingen en privéverhuur kan maar zes maanden op voorhand worden vastgelegd. 3) Zodra de aanvraag binnen is en de gekozen zaal vrij is op die datum, wordt een contract opgestuurd, inclusief een exemplaar van dit huishoudelijk reglement. Steeds dient binnen de veertien dagen de huur en eventuele waarborg betaald te worden via storting op rekening nummer BE72 6528 3020 6716 en dient het contract ondertekend te worden terugbezorgd. Bij verenigingsactiviteiten georganiseerd voor een breed publiek en bij privéverhuur dient binnen de 14 dagen een waarborg te worden betaald. De waarborg
bedraagt 100,00 €; voor fuiven wordt 500,00 € waarborg gevraagd. De waarborg wordt bij de afrekening verrekend met het drankverbruik. Niet naleving van deze bepalingen betekent automatisch het vervallen van uw reservatie en contract en het opnieuw vrij stellen van uw gekozen datum en zaal. Met andere woorden: als het contract niet binnen de 2 weken wordt terugbezorgd of de huur of waarborg niet betaald wordt, vervalt de reservatie! 4) De gebruiker gaat door het ondertekenen van het contract akkoord met alle reglementaire bepalingen van OC Nieuwenhove, die u krijgt bij ondertekening van het contract. 5) Een optie op een vrije beschikbare datum kan genomen worden voor maximaal 1 week. B. Annulering en overmacht 1) Indien u de vastgelegde zaal wil opzeggen, dan kan dit kosteloos tot vier weken voor de geplande datum. Dit dient schriftelijk te gebeuren. 2) Indien u binnen de vier weken voor de geplande activiteit annuleert, dan wordt 50,00 € ingehouden van de waarborg, behalve in geval van overmacht. 3) Indien u de zaal niet annuleert en ook niet gebruikt om welke reden dan ook, dient de volledige som + waarborg te worden betaald.
C. Tarieven en betalingsmodaliteiten 1) Alle betalingen dienen te gebeuren via overschrijvingen. Betalingen in contanten (cash) worden niet toegestaan. 2) De eindafrekening (drankafname, schade en eventueel andere kosten, min teruggave waarborg) wordt betaald binnen de 14 kalenderdagen na verzending van de factuur. Wie het verschuldigde bedrag binnen die termijn niet betaalt, wordt elk verder gebruik ontzegd en riskeert intresten en administratiekosten. Indien het een teruggave door OC Nieuwenhove betreft, wordt het bedrag teruggestort binnen dezelfde termijn. 3) Huurtarieven: VERENIGINGEN
Hobby
foyer+bar
backstage
kleine zaal
grote zaal
Bestuursvergaderingen (vergaderzaaltjes voor +/- 15 pers.) Cat. 1 – Activiteiten georganiseerd voor de vereniging, voor de eigen leden,… Cat. 2 – Activiteiten georganiseerd voor een breed publiek, voor de gemeenschap,… PRIVE + fuiven
5,00 € z 10,00 € z
5,00 € z 10,00 € z
5,00 €
neen
Neen
neen
20,00 € z
40,00 € z
20,00 € z
20,00 € z
neen
40,00 € XX (200 €)
80,00 € XX (250 €)
60,00 € z
120,00 € z
neen
50,00 € XX (200 €)
480,00 € XX (250 €)
Huur douches Poetsen
50€ per dag XX : poetsfirma verplicht op kosten van gebruiker
z : poetsen mag door gebruiker zelf Voorbereidingsdagen Waregemse verenigingen: 20% dagprijs per dag Niet-Waregemse verenigingen en privé: 50% dagprijs per dag
Waarborg: fuiven: 500,00 € andere activiteiten: 100,00 € 4)
Tarieven van dranken zijn toegevoegd als bijlage.
D. Ingebruikname 1) Indien de reservatie en betaling reglementair verlopen is, maakt u een afspraak voor het afhalen van de sleutels via tel 056 60 03 61. Indien u de zaal niet in orde aantreft, verwittigt u OC Nieuwenhove van de eventuele gebreken of tekortkomingen zodat achteraf geen discussie mogelijk is omtrent eventuele schade. 2) De zalen kunnen in principe pas vanaf 9 uur gebruikt worden. Ook het klaarzetten van zalen de dag voorafgaand aan de huur wordt enkel toegestaan mits supplementaire huurprijs. Het sluitingsuur van het OC is vastgelegd op 3 uur. Op dat uur moeten alle activiteiten worden stilgelegd, evenals muziek. Om 6 uur moeten alle zalen volledig opgeruimd en verlaten zijn om de poetsdienst haar werk te laten doen. 3) Huurders hebben geen alleenrecht op het gebruik van de toiletten. Deze moeten vrij te gebruiken zijn door de verschillende huurders van de zalen. 4) Na gebruik worden de sleutels gedeponeerd in de grijze brievenbus aan het bureel van OC Nieuwenhove. 5) Indien OC Nieuwenhove na afloop van de activiteit schade of gebreken vaststelt aan de gebruikte accommodatie, worden de kosten verhaald op de verantwoordelijke gebruiker.
3
GEBRUIKSVOORSCHRIFTEN 1) Dranken: Alle dranken beschikbaar in het OC, moeten worden afgenomen van het OC. Bij inbreuk op deze drankafname kan door OC Nieuwenhove een schadevergoeding worden aangerekend van 500 € per inbreuk. Alle kosten die een inbreuk desgevallend met zich meebrengt kunnen door de stad en/of OC Nieuwenhove verhaald worden op de verantwoordelijke gebruiker. De bijgevoegde drankenlijst is niet limitatief. 2) Opkuis: • De gebruikers moeten het gebouw en toebehoren in perfecte staat houden en ordentelijk verlaten. Ontvreemde of gebroken materialen worden aangerekend. • Karton, flessen, verpakking en etensresten moeten meegenomen worden. • Alle afval wordt door de organisatie meegenomen – bij het achterlaten van afval zal de waarborg worden ingehouden. De gebruiker wordt geacht zelf vuilniszakken mee te brengen. • Poetsen door de gebruiker zelf (zie code ‘z’ tabel huurtarieven): tafels, stoelen en podiumstukken worden steeds met nat gereinigd en afgedroogd en terug geplaatst in de oorspronkelijke ruimtes, volgens het opgehangen schema in de zaal. De vloer wordt gedweild en de toiletten wordt met nat gereinigd. Wie éénmaal een opmerking krijgt
•
mbt het niet ordentelijk achterlaten van de gebruikte accommodatie, wordt de waarborg ingehouden en moet in de toekomst steeds beroep doen op de poetsdienst. Poetsfirma verplicht op kosten van de gebruiker (zie code ‘XX’ tabel huurtarieven).
3) Materiaalgebruik: borden en bestek zijn voorhanden maar moeten vooraf gereserveerd worden. Tarief: zie bijlage 4) Handdoeken worden meegebracht door de huurder. 5) Tafels en stoelen blijven in het OC – voor evenementen met buitenactiviteiten moeten zelf stoelen en tafels voorzien worden. 6) Aankleding: • Het is ten strengste verboden afplakband, spijkers en duimspijkers aan te brengen op muren, deuren en ramen. • Affiches en/of aankondigingen mogen opgehangen worden op de daartoe voorziene plaatsen. • Het aanbrengen van versieringen mag enkel en alleen met brandvrije of brandvertragende materialen. 7) Het Dagelijks Beheer kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele ongevallen, schade of diefstal. Iedere gebruiker dient zijn eigen risico’s te verzekeren en de nodige voorzorgsmaatregelen te treffen. 8) Het algemeen rookverbod in openbare plaatsen is van kracht in alle lokalen van het OC (Wet van 22 december 2009). De gebruiker is medeverantwoordelijk voor het respecteren van dit verbod door zijn gasten/bezoekers. 9) De wetgeving inzake leeftijdsgrenzen voor het schenken en verkopen van alcohol aan minderjarigen is van kracht in het OC. Alcoholhoudende dranken mogen niet verkocht, geschonken of aangeboden worden aan jongeren onder de 16 jaar. Voor sterke dranken ligt deze leeftijdsgrens op 18 jaar. De gebruiker is verantwoordelijk voor het respecteren van dit verbod door zijn gasten/bezoekers. 10) Muziek en overlast: • Elke gebruiker verbindt zich er toe te zullen voldoen aan de voorschriften inzake SABAM en Billijke Vergoeding. • Elke gebruiker verbindt zich er toe te zullen voldoen aan de voorschriften inzake geluidsnormen (in voege dd. 1 januari 2013). Bij muziekactiviteiten geldt in het OC een geluidsnorm van maximaal 85dB(A)LAeq,15min. De gebruiker is steeds verantwoordelijk voor de toepassing en naleving van de wettelijke reglementering voor geluidsnormen (Vlarem II, hoofdstuk 6.7.). Het college van burgemeester en schepenen kan toelating verlenen af te wijken van dit maximaal geluidsniveau, ter gelegenheid van een muziekactiviteit gekoppeld aan een bijzondere gelegenheid. De gebruiker dient zelf in te staan voor de aanvraag tot afwijking en maakt hiervoor gebruik van de activiteitenfiche op de website van de stad. Bij toelating tot afwijking is de gebruiker verantwoordelijk voor de toepassing en naleving van de voorwaarden uit dit besluit. In geval van overschrijding van de geluidsnormen en/of het niet naleven van de
•
•
• • •
4
voorwaarden uit de toestemming tot afwijking, zijn gebeurlijke boetes ten laste van de gebruiker. Organisatoren van festiviteiten van elke aard, zijn er toe gehouden een activiteitenfiche van de Stad Waregem in te dienen bij het stadsbestuur. Zie www.waregem.be/activiteitenfiche of informeer u bij de Dienst Feestelijkheden, t: 056 62 12 37 OC Nieuwenhove bevindt zich in een dichtbebouwde wijk. Na 22 uur moet er volledige stilte zijn buiten de zaal (respect voor de buren). Zowel lawaai afkomstig van muziek, gasten/bezoekers die buiten roken als van spelende kinderen, vallen onder de rechtstreekse verantwoordelijkheid van de gebruiker. Hou ramen en deuren gesloten. Respecteer de activiteit en rust van andere gebruikers. Stoor hen niet en bewaar de privacy. Voor fuiven geldt een bijlage aan dit huishoudelijk reglement: fuifreglement
VEILIGHEID A. Algemeen 1) Als gebruiker van het OC is men verplicht zich als een goede huisvader te gedragen. Dit impliceert ondermeer dat men zich houdt aan álle toepasselijke veiligheidsregels in dit reglement, die enkel als exemplatieve opsomming, zonder dat de verantwoordelijkheid van de gebruiker hiertoe dus beperkt is. 2) Bij overtreding van de veiligheidsregels kan eventuele schadevergoeding geëist worden. 3) De gebruiker is verantwoordelijk voor zijn gasten. 4) De gebruiker kan onder andere aansprakelijk gesteld worden wanneer: a. de organisatie niet strookt met de inhoud van dit reglement. b. de gasten zich niet houden aan het huisreglement. c. de veiligheid op gelijk welke manier in gedrang gebracht wordt. B. (Brand)veiligheid 1) Het is onder andere niet toegestaan: a. vuilnis of ander materiaal te plaatsen in de vluchtwegen of voor de deuren. In geval van nood moet het gebouw zo snel mogelijk kunnen ontruimd worden. Er moet voldoende ruimte (vier meter) zowel in de breedte als in de hoogte vrijgelaten worden opdat de brandweerwagens het gebouw ongehinderd kunnen bereiken. b. te roken in het OC. c. de pictogrammen of andere vormen van signalisatie te verwijderen, te beschadigen, of te bedekken. d. nieuwe zekeringen te plaatsen of zekeringen te overbruggen. e. extra gasflessen in het OC te brengen, dat wil zeggen bovenop de reeds aanwezig standaarduitrusting, tenzij deze deel uitmaken van een tijdelijke installatie die door een professioneel (bv. traiteur) wordt aangewend en aan alle veiligheidsvereisten voldoet. f. niet afgeschermde kaarsen te gebruiken. g. het maximum aantal toegelaten personen te overschrijden: o kleine polyvalente zaal: 180 personen met en 360 personen zonder meubilair o foyer: 40 personen met en 55 personen zonder meubilair o grote polyvalente zaal: 500 personen met en 800 personen zonder meubilair o hobbylokaal: 30 personen met en 50 personen zonder meubilair
2) Brandblustoestellen moeten ten allen tijde makkelijk bereikbaar zijn en mogen énkel gebruikt worden om ontstane brandjes te blussen. Indien ze gebruikt werden, moet de uitbater hiervan op de hoogte gesteld worden. 3) De gebruiker zorgt ervoor dat er steeds iemand met een GSM aanwezig is om in noodgevallen de hulpdiensten te verwittigen. 4) In geval van brand móet de brandweer verwittigd worden, ook al lijkt het alsof de gebruikers zelf in staat waren om de brand te blussen: in dat geval gaat de brandweer na of er geen smeulende resten achterbleven, of alles voldoende veilig is,... 5) De gebruiker dient onder andere te zorgen dat: a. er geen brandbaar materiaal tegen de gevel van het gebouw gestapeld wordt. b. er geen hete of smeulende afvalresten in de vuilnisbak gegooid worden. c. er geen bijkomende toestellen gebruikt worden die niet in goede staat zijn. 6) Indien er versiering wordt aangebracht, dient deze brandvrij of brandvertragend te zijn. 7) De gebruiker zorgt ervoor dat onder andere de elektrische snoeren over de grond vastgeplakt worden zodat niet kan gestruikeld worden. 8) Friteuses en andere kooktoestellen mogen enkel in de daarvoor voorziene ruimte gebruikt worden. 9) De hoeveelheid aanwezige brandbare producten moeten tot het uiterste minimum beperkt worden. 10) De gebruiker verklaart op de hoogte te zijn van de locatie van de (hoofd)afsluiters van gas, elektriciteit en water. 11) Bij het organiseren van activiteiten met een groot aantal publiek (o.a. fuiven, bals, ...) moet de gebruiker ervoor zorgen dat er toezicht en begeleiding aanwezig is, dit kunnen stewards (vrijwilligers) zijn of vergunde bewakingsdiensten. Het toezichthoudende personeel moet beschikken over duidelijk herkenbare kledij. Het toezichthoudende en begeleidende personeel moet vooraf gebrieft worden door de gebruiker over de interne veiligheidsprocedure. 12) Vóór het verlaten van het OC moet de gebruiker er zich onder andere van vergewissen dat: a. er geen elektrische apparatuur ingeschakeld blijft. b. alles in oorspronkelijke staat is achtergelaten. c. de gebruikte propaanflessen dichtgedraaid zijn. d. een brandincident gemeld wordt aan de uitbater. C. Energie 1) De gebruiker van de lokalen is persoonlijk verantwoordelijk voor het verbruik van elektriciteit, water en gas. Hij neemt er kennis van dat buitenmatig verbruik hem bijkomend kan aangerekend worden.
5
CONTROLE, SANCTIES EN BETWISTINGEN 1) Elk lid van het Dagelijks Beheer of een afgevaardigde van het Stadsbestuur heeft het recht om op eender welk ogenblik de lokalen te inspecteren en ter plaatse na te gaan of de reglementen juist worden nageleefd. Deze controles gebeuren met respect voor de activiteit die op dat moment aan de gang is. 2) Inbreuken gepleegd op het reglement, kunnen leiden tot onmiddellijke stopzetting van de activiteit, inhouding van de waarborg en verbod op toekomstig gebruik van het OC. 3) In geval van klachten of betwistingen dient eerst en vooral het dagelijks beheer zelf te worden ingelicht.
4) Een afschrift van dit huishoudelijk reglement hangt ook uit in OC Nieuwenhove, zodat u tijdens het gebruik van uw zaal nog kunt nagaan waaraan u zich heeft verbonden. Zo weten uw bezoekers/gasten ook waaraan zich te houden.
