HUISHOUDELIJK REGLEMENT Algemeen Artikel 1
Het huishoudelijk reglement regelt de toepassing van de in het statuut opgenomen bepalingen, alsmede de verdere inrichting en alle werkzaamheden van de verenging.
Lidmaatschap Artikel 2 2.1 Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit van toelating, door het bestuur genomen, op grond van een ontvangen schriftelijke aanmelding. 2.2 De aanmelding geschiedt door middel van het door het bestuur ter beschikking te stellen formulier met vragenlijst. Het bestuur kan eisen, dat de in het formulier vermelde gegevens door een deugdelijke bewijs worden gestaafd. 2.3 Het bestuur maakt de aanmelding bekend op de wijze als vooreen dergelijke aanmelding zijn bepaald. 2.4 De verenging houdt bij inschrijving rekening met de wet op bescherming persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden alleen gebrukt door de administratie van RC Waterland. Beëindiging lidmaatschap Artikel 3 3.1 Het Lidmaatschap wordt beëindigd door: a: opzegging door het lid b: opzegging door het bestuur i.v.m. activiteiten, dan wel gedragingen die niet verenigbaar zijn met de vereniging. c: overlijden van het lid d: royement wegend wanbetaling 3.2 Opzegging dient minstens één maand voor het einde van het rugbyseizoen (1 juni) schriftelijk te geschieden aan de ledenadministratie van de vereniging. Het lidmaatschap eindigt tegelijk met de beëindiging van het verenigingsjaar, waarin het lidmaatschap werd opgezet. 3.3 Een dergelijk royement vindt plaats nadat het lid laatste nog eenmaal ten schriftelijke aanmaning met boete tot betaling heeft gehad en in gebreken is gebleven. 3.4 Royement wegens wangedrag in de verenging geschiedt door het bestuur. 3.5 Een lid dat geroyeerd is verliest onmiddellijk alle rechten uit het lidmaatschap voorvloeiend, hij of zij is evenwel gehouden allen aangegane verplichtingen, waaraan nog niet is voldaan na te komen. Het bestuur kan om de vorderingen te innen, op koste van het in gebreken gebleven lid een deurwaarder dan wel incassobureau inschakelen. De namen van de geroyeerde leden zullen in de algemene leden vergadering openbaar worden gemaakt. Het Bestuur Artikel 4 4.1 De leden van het bestuur worden door de algemene leden ledenvergadering in functie gekozen. De voorzitter, secretaris en penningmeester moeten meerder jarig zijn.
4.2
4.3
4.4 4.5
4.6
4.7
4.8
Het bestuur bestaat uit een oneven aantal, en ten minste uit vijf stemgerechtigde leden namelijk de voorzitter, de secretaris, de penningmeester en ten minste twee bestuursleden. De leden van het bestuur worden voor de tijd van drie jaar gekozen. Zij treden af, volgend een door het bestuur te maken rooster, echter met dien verstande, dat nimmer de voorzitters en de secretaris of de voorzitter en de penningmeester gelijktijdig aftreden. De aftredende bestuursleden zijn herkiesbaar. De onderlinge vervanging van bestuursleden bij ziekte of andere oorzaken wordt bij een bestuursbesluit geregeld. Het bestuur beheert de geldmiddelen, bezittingen en draagt zorg voor de naleving van de bepalingen in het statuut en huishoudelijk reglement en voor de uitvoering van genomen besluiten. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur vertegenwoordigd de vereniging, zowel in als buiten rechten en neemt beslissingen welke niet tot een bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. De commissarissen zijn elk belast met een van de volgende onderdelen: a: het technisch werk b: het jeugdwerk De leden van elke commissie hebben hun eigen verantwoordelijkheid binnen hun eigen commissie en stellen een voorzitter dan wel een aanspreekpunt vast. Tevens heeft de commissie verantwoording af te leggen bij het bestuur. Zij houden het bestuur met regelmatige verslagen op de hoogte van het wel en wee binnen hun commissie. Het bestuur wordt bijgestaan door enkele commissies. De onder 4.7 genoemde bestuursleden treden bij de vervulling van hun taak bij voorkeur op als voorzitter van de overeenkomstige commissie. De overige commissies stellen zelf een bestuur samen. De afgevaardigde van deze commissie kan toetreden tot het bestuur. Hij of zij wordt dan tijdens de ALV voorgedragen als bestuurslid. Na positieve stemming zal het lid plaatsnemen in het bestuur en hiermee een stem krijgen.
Het Beleidsplan Artikel 5 5.1 Door het bestuur zal in elk verenigingsjaar in de ALV het beleidsplan worden getoetst. Bij monde van de secretaris zal hier een korte evaluatie worden gepresenteerd. Door het bestuur kunnen dan ook op- en aanmerkingen worden gegeven. 5.2 Wijzigingen van het beleidsplan kunnen allen op de ALV plaatsvinden. Het bestuur heeft dan ook goedkeuring nodig van de ALV. De Voorzitter Artikel 6 6.1 De voorzitter geeft leiding aan- en houdt toezicht op het verenigingsleven. Hij of zij is de officiële woordvoerder van de vereniging. 6.2 Hij/zij leidt de vergaderingen en stelt daarin de orde van de dag vast, behoudens het recht van de algemene ledenvergadering om daarin wijzigingen aan te brengen. Hij/zij heeft het recht om de beraadslagingen te doen beëindigen indien hij meent, dat de vergadering voldoende is ingelicht, doch is
6.3
verplicht deze te doen hervatten indien 1/5 deel van ter algemene ledenvergaderingaanwezige leden het verlangen daartoe kenbaar maken. De voorzitter kan alle vergaderingen van de commissies, genoemd in artikel 9, met uitzondering van de financiële commissie, bijwonen. Hij/zij heeft op de door hem bij te wonen vergaderingen een adviserende stem.
De Secretaris Artikel 7 7.1 De secretaris voert de administratie van de vereniging, voor zover deze niet aan andere is opgedragen. Hij/zij is belast met: a: het notuleren van de vergaderingen b: het voeren van correspondentie, waarbij hij verplicht is van alle uitgaande stukken een afschrift te behouden. c: het samenstellen van het jaarverslag, dat aan de algemene ledenvergadering wordt uitgebracht. d: beheer van het verenigingsarchief. e: het actualiseren en verwoorden van het beleidsplan tijdens de ALV. De Penningmeester Artikel 8 8.1 De penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen van de vereniging. De verantwoordelijkheid voor dit beheer berust in overeenstemming met het gestelde in artikel 5.1 bij het bestuur. 8.2 Hij/zij draagt zorg voor de inning van de contributies, bijdragen en betalingen van de door de vereniging verschuldigde bedragen. Hij/zij houdt dit in een nauwkeurige registratie bij. Hij/zij kan hierbij ook gebruik maken van een computer, maar dient dan wel op bepaalde regelmatig periodes een back-up bij te houden. 8.3 Betalingen uit de verenigingskas worden door hem niet gedaan, dan tegen een behoorlijke kwitantie. 8.4 Gelden welke niet nodig zijn voor het bestrijden van de lopende uitgaven worden door hem belegd, overeenkomstig door het bestuur te stellen regels. 8.5 Hij/zij brengt de algemene ledenvergadering verslag uit van zijn beheer. Tevens dient hij een begroting betreffende de inkomsten en uitgaven voor het nieuwe verenigingsjaar in. 8.6 De penningmeester wordt voor zijn/haar beheer gedechargeerd bij het besluit van de algemene ledenvergadering, op voordracht van de in artikel 9 onder c genoemde commissie. Dit wordt schriftelijk vastgesteld met ondertekening van documenten door de leden van de kascontrolecommissie. 8.7 Hij/zij is verplicht de kascontrolecommissie inzage te geven van de kas en de administratieve en overigens alle inlichtingen te verstrekken, welke de kascontrolecommissie ter zake zijn beheer mocht verlangen. Dezelfde verplichting bestaat jegens het bestuur, dat hem ten alle tijden ter verantwoording kan roepen.
Commissies Artikel 9 9.1 De vereniging heeft blijvende en tijdelijke commissies. 9.2 De blijvende commissies zijn: a: Technische commissie b: Jeugd commissie c: Kascontrole commissie d: Kantine commissie e: PR commissie Andere blijvende commissies kunnen worden ingesteld door het bestuur, commissies of door de ALV. 9.3 De leden van de in artikel 9.2 onder c genoemde commissie worden gekozen door de algemene ledenvergadering. Deze commissie bestaat uit drie leden. Hiervan is één lid reserve en bij een volgend jaar lid. Bestuursleden hebben geen toegang tot deze commissie. De leden van deze commissie worden voor drie jaar gekozen, met dien verstande dat ieder verenigingsjaar het langst zittende lid aftreedt. 9.4 De commissies staan, elk op haar toegewezen terrein, het bestuur bij in de vervulling van zijn taak. 9.5 In de commissie kan een bestuurslid zitting hebben, deze vertegenwoordigd dan ook gelijk zijn eigen commissie bij de bestuursvergaderingen. Technische Commissie Artikel 10 10.1 De technische commissie (TC) bestaat tenminste uit drie vertegenwoordigers. Ook hierbij heeft één seniorenspeler van de spelersraad zitting. 10.2 De commissie is belast met: a: het organiseren van wedstrijden b: het samenstellen van de teams c: het aanschrijven/aanspreken van de spelers d: zorgdragen voor gedegen training e: het treffen van disciplinaire maatregelen tegen leden, die zich niet houden aan uitnodigingen voor deelnamen aan wedstrijden. Overmacht is uitgesloten. f: het treffen van maatregelen tegen leden, die zich voor, tijdens of na de wedstrijden schuldig maken aan wangedrag. g: het zorgdragen van het welvaren van de spelers tijdens het uitvoeren van wedstrijden. h: de aanwezigheid van een deskundige op het gebied van EHBO en het kunnen verwerken van een sprotblessure. 10.3 Door de TC kunnen de volgende maatregelen worden genomen: a: berisping b: schorsing voor het spelen van één of meerdere wedstrijden c: terug plaatsing naar een lager team Ten aanzien van 10.3 onder b en c kan een termijn worden verbonden.
Jeugd Commissie Artikel 11 11.1 De jeugdcommissie (JC) bestaat uit ten minste drie leden. 11.2 De commissie heeft tot taak: a: het organiseren van jeugdwedstrijden b: het samenstellen van jeugdteams en het aanschrijven of aanzeggen van de spelers c: het vergezellen van de teams naar en van het speelveld. Het toezicht houden op het gedrag van de jeugdleden op het sportveld. d: Alle andere voorkomende werkzaamheden, welke noodzakelijk zijn voor een doelmatig functioneren van de jeugdafdeling. De JC kan zich in haar taken laten bijstaan door één of meerdere leden. 11.3 De JC kan zich bij het vervullen van haar taak laten bijstaan door een jeugdbestuur, bestaande uit tenminste drie jeugdleden. Daarnaast kan zij ook de hulp van de TC inroepen. 11.4 De kascontrolecommissie controleert eenmaal per jaar de boekhouding van de jeugdcommissie en rapporteert dit in de ALV. Het bestuur zal eerst op de hoogte worden gesteld. Decharge vindt gelijk plaats met de boekhouding van de penningmeester. Kascontrole commissie Artikel 12 12.1 De kascontrolecommissie bestaat uit drie stemgerechtigde leden. Waarvan één lid een reservelid is. In een volgend seizoen wordt dit lid automatisch gekozen als zittend lid in de kascontrolecommissie. Leden uit het bestuur mogen geen deel uitmaken van deze commissie. 12.2 De commissie houdt toezicht en controleert het beheer van de penningmeester en heeft ten alle tijden het recht de kas, boeken en bescheiden van de penningmeester te controleren. 12.3 Hij of zij is verplicht deze controle ten minste eenmaal per jaar uit te voeren voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Haar bevindingen aan de vergadering schriftelijk mede te delen en, indien de controle daar aanleiding toegeeft, de vergadering voor te stellen de penningmeester voor zijn beheer in het betreffende verenigingsjaar decharge te verlenen. Tijdens het onderzoek van de bescheiden van de penningmeester hebben de commissieleden een zwijgplicht tot de algemene ledenvergadering. 12.4 De commissie is bevoegd het bestuur voorstellen te doen ten aanzien van het financiële beleid. Kantine commissie Artikel 13 13.1 De kantine commissie (KC) bestaat uit ten minste drie leden. 13.2 De commissie draagt zorg voor de kantine in de ruimste zin. Hij/zij is belast met de in- en verkoop. De penningmeester van deze commissie rekent maandelijks af met de penningmeester van de verenging, onder overlegging van zijn boeken. Na onderling overleg worden goedgekeurde bedragen opgenomen in de boekhouding van de penningmeester. Deze draagt zorg voor de verdere afwikkeling en draagt de verdere verantwoording hiervoor. De kanscontrolecommissie is bevoegd de boeken van de kantine commissie ten alle tijden te controleren.
13.3
13.4
13.5 13.6
Door de kanscontrolecommissie worden de boeken van de kantine commissie gecontroleerd. Door de kascontrole commissie wordt van deze controle een verslag gemaakt, dat aan de algemene ledenvergadering wordt aangeboden en, indien daar aanleiding toe is, de vergadering voor te stellen de penningmeester van de KC voor zijn beheer in het desbetreffende verenigingsjaar decharge te verlenen. De commissieleden van de kascontrole commissie hebben tijdens het onderzoek van de bescheiden een zwijgplicht tot de algemene ledenvergadering. De kascontrole commissie is bevoegd om het bestuur voorstellen te doen en advies te geven betreffende het financiële beleid van de KC. De kantine commissie kan nadere regels stellen betreffende het gebruik en de toegang tot de kantine.
Vergaderingen Artikel 14 14.1 De algemene ledenvergadering (ALV) vind eenmaal per jaar plaats. Dag, datum en tijd worden door het bestuur vastgesteld. 14.2 Tenminste veertien dagen voor de ALV worden de leden schriftelijk door de secretaris opgeroepen. De oproeping vermeldt de plaats, het tijdstip van de vergadering en de te behandelen onderwerpen (agenda). Ook de van toepassing zijnde stukken zullen in de kantine ter inzage liggen. Deze kunnen worden ingezien, maar mogen niet worden meegenomen zonder toestemming van het bestuur. 14.3 De agenda moet in ieder geval de volgende punten bevatten: a: het jaarverslag van de secretaris b: het financiële verslag van de penningmeester c: het verslag van de kascontrole commissie d: het verslag van de kantine commissie e: het verslag van de technische commissie f: het verslag van de jeugdcommissie h: het verslag van de PR commissie i: verkiezingen en benoemingen van de leden van het bestuur en de commissies j: begroting van het komende verenigingsjaar k: het beleidsplan l: rondvraag m: sluiting 14.4 De algemene ledenvergadering heeft het recht van het amendement en interpellatie, met dien verstande dat de vergadering beslist in hoeverre één en ander voor behandeling in aanmerking komt. 14.5 De vergadering is voor leden, uitgezonderd de ondersteunende leden, toegankelijk. 14.6 Indien er een vacature is in het bestuur, vermeldt de oproeping de kandidaat. Tegen kandidaten kunnen door ten minste vijf leden worden aangemeld, mitst hiervan veertien dagen voor de aanvang van de vergadering schriftelijk is medegedeeld aan de secretaris. 14.7 Indien de jaarlijkse algemene vergadering niet is kunnen worden gehouden wegen het ontbreken van het vereiste aantal leden, dan kan de voorzitter de vergadering maximaal een half uur schorsen. De ALV neemt dan een besluit tot voortgang of er zal binnen veertien dagen een nieuwe vergadering worden
gehouden. Deze nieuwe vergadering zal ongeacht het aantal leden tot besluit bevoegd zijn, mits de agenda onveranderd is gebleven en de leden tijdig in kennis zijn gesteld van de vaststelling van de nieuwe vergadering. Buitengewone Ledenvergadering Artikel 15 15.1 Behalve de verplichte jaarlijkse algemene ledenvergadering wordt door het bestuur een buitengewone ledenvergadering belegd: a: in het geval het bestuur zulks in het belang van de vereniging acht b: op verzoek van tenminste één derde stemgerechtigde leden van de vereniging 15.2 Het in 15.1 onder b bedoelde verzoek moet schriftelijk en met reden omkleed bij het verenigingsbestuur worden ingediend. In dat geval dient de vergadering binnen drie weken na ontvangst van het verzoek plaats te vinden. 15.3 Het gestelde in 14.2 en 14.7 is mede van toepassing op de buitengewone ledenvergadering. Bestuursvergaderingen Artikel 16 16.1 Bestuursvergaderingen worden belegd: a: periodiek, doch tenminste vier dagelijkse bestuursvergaderingen per jaar b: telkens wanneer de voorzitter dit nodig acht c: op verzoek van ten minste twee van de overige bestuursleden 16.2 Een bestuursvergadering is niet tot besluiten bevoegd indien niet tenminste de meerderheid van de bestuursleden aanwezig zijn. Stemmen Artikel 17 17.1
17.2
17.3 17.4
17.5
17.6
Voor zover het statuut of het huishoudelijk reglement geen grotere meerderheid is voorgeschreven, worden besluiten genomen en personen benoemd bij gewone meerderheid van stemmen. Het stemmen over personen geschiedt over het algemeen schriftelijk, over zaken als regel mondeling door de ter vergadering aanwezige stemgerechtigde leden die de presentielijst hebben getekend. De voorzitter wijst drie leden aan die de commissie van stemopneming vormen. Bij schriftelijke stemming beslist de commissie van stemopneming over de geldigheid van de stembriefjes. Niet geldig zijn stembriefjes die: a: blanco zijn b: een persoon niet duidelijk aanwijzen c: ondertekend zijn d: opzettelijk aan een ander stembriefje zijn vastgehecht e: een ander persoon vermelden dan als kandidaat gestelde persoon f: niet het juiste aantal namen noemt De voorzitter stemt niet. Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter. Bij staking van de stemmen over de benoeming van personen vindt herstemming plaats over de betreffende kandidaten. Indien ook dan, de stemmen staken moet een nieuwe stemming plaats vinden over de dan beschikbare kandidaten. Indien na de stemming de gekozen voor zijn benoeming bedankt, moet een nieuwe stemming plaats vinden over de beschikbare kandidaten.
Geldmiddelen Artikel 18 18.1 De ledencontributie voor de leden wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld. 18.2 De contributie dient door de leden in één of twee termijnen te worden voldaan. Dit kan middels een acceptgiro of bij voorkeur middels een automatische incasso. 18.3 In bijzondere gevallen kan door het bestuur geheel of gedeeltelijke ontheffing aan een lid worden verleend van de verplichtingen tot het betalen van de contributie. 18.4 De algemene ledenvergadering kan bepalen dat van ieder nieuw toegelaten lid entreegeld zal worden geheven. Het bedrag van dit entreegeld kan voor iedere groep van leden afzonderlijk worden vastgesteld. 18.5 Indien een lid niet aan zijn financiële verplichtingen voldoet, zal hem eenmaal een herinnering worden toegezonden en hierna zal het bedrag verhoogd worden met een boete. Wordt hieraan niet voldaan dan wordt het lid aangeschreven en geroyeerd. Tevens kan de vereniging een incassobureau inschakelen om tegoeden op te eisen. Tenue Artikel 19 19.1 19.2 19.3 19.4
19.5
De leden zijn verplicht zich het speltenue almede het statuut en het huishoudelijk reglement aan te schaffen. Het verenigingstenue bestaat uit een rood, wit en blauw shirt met korte/lange mouwen, een donker blauwe broek en rood/wit en blauwe kousen Het bestuur en de technische commissie hebben het recht om maatregelen te treffen indien het tenue van de leden niet aan de gestelde eisen voldoet. De wedstrijden worden gespeeld in het officiële clubtenue. In sommige gevallen en met goedkeuring van het bestuur zal er aan leden shirts worden vertrekt. Dit shirt blijft eigendom van de vereniging en dient met zorg te worden gebruikt. In geval van schade of vermissing zal er door de vereniging de schade worden verhaald. Voor het gebruik van verenigingsshirts tijdens wedstrijden zal er wel wasgeld worden geïnd. Deze wordt in et begin van het rugbyseizoen samengesteld en gelijktijdig met de contributie worden opgestuurd.
Wedstrijden Artikel 20 20.1 De aan de wedstrijden deelnemende leden zijn verplicht zich eenmaal per vier jaar aan een medische sportkeuring te onderwerpen. De kosten van de deze keuring zijn ten laste van de leden. 20.2 Leden, die verhinderd zijn gevolg te geven aan de ontvangen uitnodiging voor de deelneming aan de wedstrijden dienen hiervan direct kennis te geven aan het bestuur van de technische commissie. Dit afbericht dient uiterlijk 2 x 24 uur voor de aanvang van de wedstrijd bekend te zijn. Behouden overmacht. 20.3 Indien aan de in artikel 20.2 gestelde eis niet is voldaan, behoudens in geval van overmacht, is een boete verschuldigd. De hoogte van de boete wordt door de technische commissie vastgesteld, terwijl bij herhaling terugzetting naar een lager team, dan wel schorsing wordt overgegaan.
Verplichtingen Artikel 21 21.1 Een ieder is verplicht voor de vereniging bepaalde diensten te verrichten. 21.2 De diensten omvatten onder andere veld- en schoonmaak diensten. 21.3 Per toerbeurt zal hieraan moeten voldaan. 21.4 Een rooster van de diensten zal worden bijgehouden. 21.5 Publicatie van de namen en diensten vindt plaats via het clubblad/website/publicatiebord. 21.6 Vervanging is mogelijk, maar de aangewezen persoon blijft verantwoordelijk voor het feit dat de dienst wordt uitgevoerd. De vervanging dient te worden gemeld aan het hoofd van de schoonmaakcommissie. 21.7 Bij het niet nakomen van de verplichtingen kunnen door het bestuur maatregelen worden genomen, dan wel straffen worden opgelegd. (bijv. boete, extra werkzaamheden, etc.) Slotbepalingen Artikel 22 22.1 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. 22.2 Voorstellen voor de algemene ledenvergadering kunnen veertien dagen van te voren worden bericht aan de secretaris van de vereniging. Dit kan per post of email worden aangeleverd. 22.3 Een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement kan slechts in een algemene ledenvergadering worden behandeld. Het behoeft om te worden aangenomen een meerderheid van twee derde van het aantal uitgebrachte stemmen. 22.4 Ieder lid wordt geacht de bepalingen van het statuut en het huishoudelijk reglement, alsmede alle verdere wettig vastgestelde en behoorlijk bekend gemaakte regels en bepalingen te kennen. 22.5 Aan ieder lid kan het huishoudelijk reglement op verzoek worden verstrekt. 22.6 Elk nieuwe lid zal een versie van het huishoudelijk reglement ontvangen na inschrijving. Dit zal door de ledenadministratie worden verzorgd.
Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering, gehouden te Purmerend op 18 mei 1990. Het bestuur van RC Waterland heeft diverse artikelen gewijzigd, in de ALV d.d. 7 februari 2004. Het bestuur van RC Waterland heeft diverse artikelen gewijzigd, in de ALV d.d. 10 december 2010.
