HUISHOUDELIJK REGLEMENT !
! !
INHOUD
ARTIKEL 1
Algemene bepalingen
ARTIKEL 2
Lidmaatschap
ARTIKEL 3
Contributie
ARTIKEL 4
Rechten en plichten van leden
ARTIKEL 5
Bestuur
ARTIKEL 6
De kascommissies
ARTIKEL 7
Commissies en pools
ARTIKEL 8
Kostenvergoedingen
ARTIKEL 9
Betaalde opdrachten
ARTIKEL 10
Communicatie
ARTIKEL 11
Samenwerking met andere zp-netwerken
ARTIKEL 12
Toegang tot activiteiten voor niet-leden
ARTIKEL 13
Wijziging van het huishoudelijk reglement
ARTIKEL 14
Slotbepalingen
! ! BIJLAGEN
1 Profielen Bestuur en bestuursleden 2 Instructie Masterclass commissie 3 Opzet en werkwijze wisselende commissies en pools
!
! 20140306 Huishoudelijk Reglement HOTZO
!
Pagina 1 van 13!
! Artikel 1 Algemene bepalingen 1.1 De vereniging genaamd HOTZO, hierna te noemen "de vereniging" is bij notariële akte opgericht op 26 april 2010 en is gevestigd te Utrecht. 1.2 Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging.
! !
Artikel 2 Lidmaatschap 2.1 De vereniging bestaat uit zelfstandige professionals die wonen of werken in Utrecht Zuid-Oost (Hooggraven, Bokkenbuurt, Tolsteeg, Lunetten; postcodes 3523, 3524, 3525).
!
2.2 Een ieder die lid wil worden van de vereniging, dient het lidmaatschap aan te vragen per email, via de website of direct via
[email protected].
!
2.3 Aan zelfstandige professionals die wonen of werken in de bovengenoemde wijken wordt zonder meer het lidmaatschap toegekend door de secretaris. 2.4 Aan zelfstandige professionals die wonen en werken in andere wijken van Utrecht, wordt gevraagd hun aanvraag voor het lidmaatschap van HOTZO te motiveren. Over toekenning van het lidmaatschap wordt een besluit genomen door tenminste twee bestuursleden.1 2.5 In alle gevallen is inschrijving bij de Kamer van Koophandel een voorwaarde voor het lidmaatschap van HOTZO. 2.6 Van (aspirant-)leden wordt verwacht dat zij daadwerkelijk zelfstandig ondernemer zijn, in die zin dat zij een substantieel deel van hun inkomen verwerven door zelfstandige opdrachten, of verwachten dat binnen een redelijke termijn te gaan doen.2
1 Een criterium is de waarschijnlijkheid dat een aspirant-lid niet primair als doel heeft om te acquireren onder de leden van de
vereniging. 2 De reden hiervoor is dat een gedeelde ervaring van ondernemen de essentie vormt van de vereniging (d.w.z. zelf opdrachten
moeten verwerven; zelf risico dragen; zelf alle bijkomende zaken moeten regelen; zelf zorgen voor het actueel blijven van vakkennis en vaardigheden; etc.). De vereniging is zich ervan bewust dat tussen fulltime zp-ers en mensen die af en toe een klus erbij doen een grijs gebied bestaat. De mate van ondernemerschap van zp-ers kan ook per periode verschillen, Zo zal de vereniging altijd leden hebben die tijdelijk minder inkomsten genereren als zp-er. Bijvoorbeeld, omdat zij vanuit gedeeltelijke loondienst starten als zp-er; met (pre)pensioen zijn; tijdelijk in loondienst treden, om financiële of inhoudelijke redenen; of tijdelijk zorgtaken laten prevaleren. De vereniging heeft dan ook in geen geval de intentie om de mate van zelfstandig ondernemerschap te willen controleren of enig bewijs van voldoende ondernemerschap te verlangen van haar leden. Wel streeft HOTZO ernaar dat leden bewust omgaan met het lidmaatschap omwille van de relevantie voor zp-ers en het bestaansrecht van de vereniging.
!
! 20140306 Huishoudelijk Reglement HOTZO
!
Pagina 2 van 13!
2.7 Opzegging van het lidmaatschap kan per kwartaal. Leden die hun lidmaatschap willen opzeggen, dienen dit per e-mail door te geven, minstens twee weken voorafgaand aan het volgende kwartaal. 2.8 De vereniging kan leden het lidmaatschap ontzeggen wanneer zij: • de vereniging materiële of immateriële schade toebrengen; • andere leden materiële of immateriële schade toebrengen; • tijdens verenigingsactiviteiten aan derden materiële of immateriële schade toebrengen. Opzegging namens de vereniging gebeurt door het bestuur.
!
Artikel 3 Contributie 3.1 Leden betalen jaarlijks contributie. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de ALV. 3.2 Vrijgesteld van contributie of een percentage daarvan zijn leden die in het bijzonder en op regelmatige basis actief zijn voor de vereniging, te weten: • de leden van het bestuur; • de leden die op regelmatige basis werkzaamheden verrichten voor de vereniging (public relations materiaal; website); • de leden van commissies die structureel gemiddeld 2 uur per week besteden aan het verenigingswerk. De vrijstellingen worden jaarlijks bepaald door het bestuur. De betreffende leden worden hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
!
3.3 Bij opzegging in de loop van een kalenderjaar wordt de reeds betaalde contributie over de resterende kwartalen gerestitueerd.
!
Artikel 4 Rechten en plichten van leden 4.1 Alle leden hebben de hierna te noemen rechten en plichten. 4.1.1 Bij toetreding als lid hebben zij toegang tot het besloten deel van de website van de vereniging, waar onder andere de statuten en het huishoudelijk reglement te vinden zijn. Ook hebben zij het recht om hun profiel op de website van de vereniging te plaatsen. Zij ontvangen hiervoor zo spoedig mogelijk een inlogcode.
!
4.1.2 Zij hebben het recht om kosteloos of tegen gereduceerd tarief deel te nemen aan masterclasses, netwerkbijeenkomsten, borrels en andere activiteiten georganiseerd door de vereniging (inclusief koffie/thee en/of 2 consumptiebonnen per activiteit).
!
! 20140306 Huishoudelijk Reglement HOTZO
!
Pagina 3 van 13!
4.1.3 Zij hebben het recht om deel te nemen aan discussies en stemmingen in de algemene ledenvergaderingen. Een lid kan een ander lid schriftelijk machtigen om zijn of haar stem uit te brengen tijdens een algemene ledenvergadering, door middel van een machtigingsformulier. Een lid kan door hooguit twee leden gemachtigd zijn voor een stemming. 4.1.4 Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend. 4.1.5 Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres. 4.1.6 Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie.
! Artikel 5 Bestuur Samenstelling 5.1 Het bestuur bestaat uit ten minste drie leden en ten hoogste vijf leden. Voor profielen van het bestuur en de bestuursleden, zie bijlage 1. 5.2 Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
!
Bevoegdheden 5.3 Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen: a. de algemene gang van zaken, waaronder het bevorderen van de doelen van de vereniging, te weten: • het verbinden van zelfstandige professionals in Utrecht Zuidoost met elkaar; • het verbinden van zelfstandige professionals in Utrecht Zuidoost met andere relevante partijen (gemeente, ondernemersverenigingen, netwerken van potentiële opdrachtgevers, etc.); • het stimuleren van het ondernemersklimaat in samenwerking met relevante partijen; b. de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten; c. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen; d. het verlenen van betaalde opdrachten ten behoeve van de vereniging aan leden van de vereniging, met in acht neming van de regels daarvoor opgenomen in artikel 10.
! !
!
! 20140306 Huishoudelijk Reglement HOTZO
!
Pagina 4 van 13!
Vergadering en besluitvorming 5.4 Het bestuur vergadert tenminste zes maal per jaar maar zo vaak als het bestuur dat wil. 5.5 Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn. 5.6 Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. 5.7 Over personen wordt schriftelijk gestemd, terwijl over zaken mondeling gestemd kan worden. Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen. 5.8 Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen verkregen, dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste of zo nodig op één na de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij herstemming beslist het grootste stemmenaantal. Indien bij de herstemming de stemmen staken, beslist het lot. 5.9 De agenda en de verslagen van de bestuursvergaderingen zijn openbaar en opvraagbaar door de leden. Taken 5.10 Taken van de voorzitter: a. geeft leiding aan de vereniging en aan het bestuur; b. is eerste aanspreekpunt voor externe partijen; c. is bij officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij of zij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.
!
5.11 Taken van de secretaris: e. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem of haar uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren. f. heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem of haar van verenigingswege zijn toevertrouwd; g. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen; h. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen; i. houdt een lijst bij, waarin de namen en andere relevante gegevens van alle leden zijn opgenomen.
! ! !
! 20140306 Huishoudelijk Reglement HOTZO
!
Pagina 5 van 13!
5.12. Taken van de penningmeester a. beheert de gelden van de vereniging; b. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven; c. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven; d. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem of haar uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebben- de ingekomen stukken te bewaren; e. brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand: de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.
!
Beheer van portefeuilles 5.13 De bestuursleden verdelen onderling nog de volgende portefeuilles: • Communicatie • Social Media • Masterclasses • Jaarlijkse themadag • Activiteiten en borrels
!
Bestuursverkiezing 5.14 Ieder bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn verkiezing af. De namen van de aftredende bestuursleden en die van de door het bestuur gestelde kandidaten worden gepubliceerd in de agenda van de (half)jaarlijkse vergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is. In deze agenda wordt tevens de mogelijkheid tot kandidaatstelling door stemgerechtigde leden van de vereniging geopend. Daarbij wordt informatie gegeven over de daaraan verbonden procedure. 5.15 Een kandidaatstelling dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, eventueel onder vermelding van de functie die de kandidaat in het bestuur ambieert. Artikel 6 De kascommissie 6.1 Conform artikel 29.2 van de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de kascommissie benoemd. 6.2 De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester. Zij is gehouden tenminste éénmaal per jaar de kas de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan de algemene ledenvergadering. 6.3 Indien de kascommissie in de uitkomst van de kascontrole aanleiding ziet om de penningmeester te dechargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene
!
! 20140306 Huishoudelijk Reglement HOTZO
!
Pagina 6 van 13!
vergadering. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financieel beheer te doen.
!
Artikel 7 Commissies en pools 7.1 Er zijn drie commissies of pools waarin leden actief participeren in verenigingszaken. • De Masterclass-commissie is een vaste commissie die bestaat uit twee leden. Deze commissie verzorgt het jaarlijkse masterclassprogramma en de organisatie van de masterclasses. • De Communicatiecommissie is een commissie die in wisselende samenstelling bijeen komt om het bestuur te adviseren over het communicatiebeleid van de vereniging in het algemeen of over een bepaald onderwerp ten aanzien van de communicatie. De commissieleden ondersteunen het bestuur waar en wanneer mogelijk in de uitvoering van de communicatie van de vereniging. • De Activiteitenpool bestaat uit leden die hebben aangegeven zich incidenteel te willen inzetten voor de organisatie van de activiteiten van HOTZO, al naar gelang zij tijd hebben.
!
7.2 De benoeming van leden van een vaste commissie is voor een jaar. 7.3 Bij een vaste commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd. Deze instructie wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van het huishoudelijk reglement (bijlage 2: nog op te stellen). 7.4 Voor de wisselende commissies en pools wordt vastgelegd hoe zij werken en welk bestuurslid de commissie of pool in zijn of haar portefeuille heeft (bijlage 3: nog op te stellen).
! ! !
!
! 20140306 Huishoudelijk Reglement HOTZO
!
Pagina 7 van 13!
Artikel 8 Onkostenvergoedingen 8.1 Het bestuur is bevoegd om aan de (bestuurs)leden die kosten maken voor activiteiten van vereniging of de voorbereiding daarvan, te vergoeden. 8.2 Voor de vereniging gemaakte kosten worden vergoed op basis van declaratie door middel van het declaratieformulier, dat op aanvraag verkrijgbaar is bij de penningmeester. Voorschotten worden niet verstrekt, of slechts bij hoge uitzondering wanneer gemotiveerd aangevraagd. 8.3 De bestuursleden ontvangen een jaarlijkse onkostenvergoeding van € 75,00 voor de kosten van: • telefoon/internet; • frankering en kantoormaterialen; • reiskosten. Meerkosten worden verrekend op basis van werkelijk gemaakte kosten voor de vereniging.
!
!
Artikel 9 Betaalde opdrachten 9.1 Aankondigingen van betaalde opdrachten, afkomstig van externe partijen, die binnenkomen via het e-mailadres van HOTZO, of via de e-mail van een bestuurslid in zijn of haar hoedanigheid van bestuurslid, worden altijd verspreid onder de leden. 9.2 Betaalde opdrachten ten behoeve van de vereniging worden altijd verspreid onder de leden. Alle leden kunnen inschrijven op een opdracht. 9.3 Bij opdrachten ten behoeve van de vereniging besluit in beginsel het bestuur aan wie de opdracht wordt verleend. Indien echter een bestuurslid meedingt, worden twee HOTZO-leden gevraagd om met de overige bestuursleden te beslissen aan wie de opdracht wordt verleend. Bij deze beslissingen kijkt het bestuur, naast kwalificatie, naar de stijl van werken en in hoeverre die past bij eventuele samenwerkingspartners. 9.4 Het bestuur draagt zorg voor een zo eerlijke mogelijke verdeling van betaalde opdrachten. Daarom wordt bij de beslissing ook betrokken hoe vaak een lid al betaalde opdrachten voor de vereniging heeft gedaan. 9.5 Facturen van leden voor verrichte werkzaamheden voor de vereniging dienen in alle gevallen een beschrijving te bevatten van de betreffende werkzaamheden.
! ! ! !
! 20140306 Huishoudelijk Reglement HOTZO
!
Pagina 8 van 13!
Artikel 10 Communicatie 10.1 De communicatie met de leden gebeurt zoveel mogelijk via e-mail, de LinkedIn-group en Facebook. 10.2 Externe communicatie gebeurt via zoveel mogelijk kanalen: de website van de vereniging, Facebook en Twitter maar ook flyers en folders.
! ! Artikel 11 Samenwerking met andere zp-netwerken ! 11.1 HOTZO werkt zoveel mogelijk samen met andere zp-netwerken. !
11.2 Bij aanvraag van lidmaatschap door een zp-er uit een gebied waar een andere zp-vereniging of -netwerk actief is, wordt de zp-er eerst daarnaar verwezen.
! ! Artikel 12 Toegang tot activiteiten voor niet-leden !
12.1 Masterclasses: niet-leden kunnen masterclasses bijwonen tegen betaling. Voor leden van zusterverenigingen, zoals ZOLO, geldt een gereduceerd tarief.
!
12.2 HOTZO-borrels: niet-leden zijn welkom op borrels. Aspirant-leden en introducés krijgen een consumptiebon.
! !
Artikel 13 Wijziging van het huishoudelijk reglement 13.1 Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen. 13.2 Tenminste 14 dagen voor de vergadering wordt gehouden, wordt de voorgestelde wijziging van het huishoudelijk reglement tenminste 14 dagen voor de vergadering per e-mail aan alle leden toegezonden. 13.3 Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen, in een vergadering waarin tenminste 10% van de leden aanwezig is. Indien dit quorum niet aanwezig is, wordt binnen 4 weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden waarin over dat voorstel, ongeacht het aantal aanwezige leden, een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt genomen, mits met meerderheid van 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen.
!
! 20140306 Huishoudelijk Reglement HOTZO
!
Pagina 9 van 13!
! Artikel 14 Slotbepalingen 14.1 Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement. 14.2 Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden. Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen nadat de tekst van het reglement is gepubliceerd op de website van de vereniging. Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging de dato 6 maart 2014. Namens het bestuur van de vereniging.
! De voorzitter:
! De secretaris:
!
! 20140306 Huishoudelijk Reglement HOTZO
!
Pagina 10 van 13!
! BIJLAGE 1 Profielen bestuur en bestuursleden
! Profiel van het bestuur Het bestuur van HOTZO: ‣ heeft een visie op het zelfstandig ondernemerschap in de wijken en op de functie van zpnetwerken; ‣ vormt een afspiegeling van de vereniging; ‣ heeft organiserend vermogen; ‣ beschikt over voldoende kwaliteiten voor de drie vaste functies: voorzitterschap, secretaris, penningmeester; ‣ kan enthousiasmeren.
! ! Profiel van de bestuursleden !
Bestuursleden van HOTZO: ‣ hebben ideeën over het verwezenlijken van de doelen van de vereniging; ‣ hebben organiserend vermogen; ‣ kunnen samenwerken; ‣ zijn bereid tot compromissen; ‣ zijn gemiddeld 1 uur per week beschikbaar.
! ! Profiel van de voorzitter !
De voorzitter van HOTZO: ‣ is minimaal 5 jaar zelfstandig ondernemer; ‣ is communicatief sterk; ‣ heeft bestuurlijke ervaring; ‣ beschikt over een relevant netwerk in Utrecht of heeft de kwaliteiten om binnen korte tijd een netwerk op te bouwen; ‣ kan bestuurs- en algemene vergaderingen leiden; ‣ heeft een samenbindend vermogen; ‣ houdt de grote lijnen in de gaten; ‣ is gemiddeld 2 uur per week beschikbaar.
! ! !
! 20140306 Huishoudelijk Reglement HOTZO
!
Pagina 11 van 13!
! BIJLAGE 2 Instructie voor de Masterclass commissie
! !
!
! 20140306 Huishoudelijk Reglement HOTZO
!
Pagina 12 van 13!
! BIJLAGE 3 Opzet en werkwijze van wisselende commissies en pools
! Opzet Geen vaste commissies maar leden die aangegeven hebben te willen deelnemen bijeenroepen rondom een bepaalde vraag of taak.
!
Communicatie Bijeenkomsten van en vragen aan de overige commissies en pools worden gemeld in de LinkedIngroep.
!
! 20140306 Huishoudelijk Reglement HOTZO
!
Pagina 13 van 13!
