1
Huishoudelijk Reglement Scientica Cursusdienst afdeling Scientica Cursusdienst van de vzw Scientica Leuven
1. Algemene Bepalingen (1.1 kadering) Scientica Cursusdienst, afgekort Scientica CuDi, is een afdeling van Scientica Leuven vzw, ook wel Scientica genoemd. In alle gevallen zijn de bepalingen in de statuten van Scientica dwingend voor deze afdeling. Volgens deze statuten stellen de afdelingen van Scientica zelf een inwendig huishoudelijk reglement samen waarin de concrete uitwerking van het doel van de afdeling en verdere formaliteiten inzake werking worden beschreven. (1.2 wetenschapskringen) De “wetenschapskringen” zijn de volgende, in alfabetische volgorde, faculteitskringen die samen alle studenten aan de faculteit Wetenschappen van de Katholieke Universiteit Leuven vertegenwoordigen: Bios, Chemika, Geos, Merkator, en Wina. De “wetenschapsrichtingen” zijn opleidingen die vertegenwoordigd worden door de wetenschapskringen. (1.3 wetenschapsstudenten) Wetenschapsstudenten zijn alle voltijds ingeschreven studenten aan de Faculteit Wetenschappen van de Katholieke Universiteit Leuven. (1.4 AKV) De Algemene Kringraad Vergadering (AKV) is het beslissingsorgaan van Kringraad, een afdeling van Scientica.
2. Doel en werking (2.1 doel Scientica CuDi) Het doel van Scientica CuDi is het voorzien van studiemateriaal voor studenten van de wetenschapsrichtingen en dit zo goedkoop mogelijk en met een zo goed mogelijke service. (2.2 toelichting van het doel van de afdeling) Scientica CuDi is bij uitstek een samenwerkingsverband tussen de wetenschapskringen en is opgericht in dienst van de wetenschapsstudenten. Studiemateriaal omvat in brede zin alle materialen die studenten nodig kunnen hebben voor hun opleiding en vorming. De lage prijs wordt nagestreefd door vrijwilligerswerk en lage winstpercentages. Scientica CuDi biedt dit cursusmateriaal aan met een zo goed mogelijke service, in zoverre dat mogelijk is met de beschikbare middelen en rekeninghoudend met de aard van vrijwilligerswerk. Onder service kunnen bijvoorbeeld openingsuren, het aanbod van het cursusmateriaal en de snelheid van beschikbaarheid beschouwd worden. (2.3 dagelijks bestuur) Het dagelijks bestuur van Scientica Cursusdienst wordt goedgekeurd en afgelijnd door de Algemene Vergadering van Scientica voor een bepaalde termijn en kan altijd worden ingetrokken. Dit huishoudelijk reglement bepaalt ten dele de bevoegdheden van het dagelijks bestuur van de Scientica CuDi.
3. Taakverdeling VERANTWOORDELIJKEN (3.1 verantwoordelijken) Er zijn 4 verantwoordelijken: een cursusverantwoordelijke, een boekenverantwoordelijke, een financieel verantwoordelijke en een eindverantwoordelijke. De taken van boeken-, cursus- en financieel verantwoordelijke mogen niet gecummuleerd worden. (3.2 cursusverantwoordelijke) De cursusverantwoordelijke wordt geacht om de communicatie met de drukkerij te verzorgen. Zijn/haar taken zijn: • cursussen ontvangen en zoeken in samenspraak met de kringverantwoordelijken en deze
2 doorgeven aan de drukkerij, • zorgen dat alles op tijd gedrukt is, • klantenaanspreekpunt zijn (zowel persoonlijk als via e-mail), • het opvolgen van alle cursussen en bijbestellingen van cursussen, • op tijd en stond de aantallen van de aanwezige cursussen controleren, • algemene verantwoordelijkheid voor de cudi. (3.3 boekenverantwoordelijke) De boekenverantwoordelijke wordt geacht om de communicatie met de uitgeverij te verzorgen. Zijn/haar taken zijn: • Titels ontvangen en zoeken in samenspraak met de kringverantwoordelijken en deze doorgeven aan de uitgeverij, • het opvolgen van alle boeken en bijbestellingen van boeken, • kringverantwoordelijken begeleiden in doorgeven van boeken, • klantenaanspreekpunt zijn (zowel persoonlijk als via e-mail), • op tijd en stond de aantallen van de aanwezige boeken controleren, • algemene verantwoordelijkheid voor de cudi. (3.4 financieel verantwoordelijke) De taken van een beheerder of financieel verantwoordelijke houden in: • De kassa’s klaarleggen voor elke cursusdienst, • de kassa’s tellen na elke cursusdienst, • de betalingen en rekeningen in orde houden in een dagboekhouding, • de jaarrekening en begroting van de afdeling opstellen en voorleggen aan de financieel verantwoordelijke van de Scientica Leuven vzw, • algemene verantwoordelijkheid voor de cudi. (3.5 eindverantwoordelijke) De eindverantwoordelijke van de cursusdienst wordt geacht om van alles op de hoogte te zijn in de mate van het mogelijke. Zijn/haar taken zullen zijn: • De cursusdiensten zelf organiseren, en zien dat openingstijden op tijd meegedeeld worden, • werklijsten opstellen en zorgen dat deze ingevuld geraken, • algemene taken uitvoeren die geen betrekking hebben tot de andere verantwoordelijken, • de eindverantwoordelijkheid hebben over de cursusdienst.
3 ANDERE MEDEWERKERS (3.6 Kringverantwoordelijken) De kringverantwoordelijken, ook wel krivers genoemd, verzorgen het contact met de proffen die hen worden toegewezen door de eindverantwoordelijke. Hun taken zijn: • zorgen dat van zijn/haar toegewezen proffen het cursusmateriaal op tijd bij de boeken- en cursusverantwoordelijke geraakt, • hebben een schakelfunctie tussen hun kring en de Scientica CuDi, • zorgen dat er medewerkers zijn uit hun kring die helpen in de cursusdienst, • helpen mee aan de algemene werking van de cursusdienst. (3.7 ICT-team) Het ICT-team bestaat bij voorkeur uit meerdere personen en verzorgt het informaticagedeelte van de Scientica CuDi. Hun taken zijn: • zorgen dat de software, de website en de computers en scanners in het Cursusdienstlokaal naar behoren werken, • verzorgen van de communicatie naar de kringen over de lidkaarten en het ingeven van de leden in de database. (3.8 Medewerkers) Iedereen die het doel van de Scientica CuDi onderschrijft mag medewerker zijn van de cursusdienst. Zij moeten enkel shiften draaien in de cursusdienst. Elke kring zorgt voor ten minste 2 medewerkers, exclusief de kringverantwoordelijke. Indien dit niet gehaald wordt, deelt deze kring niet mee in de winst. (3.9 Adviseur) Deze perso(o)n(en) moet(en) de continu¨ıteit waarborgen, door advies te geven en de nieuwe ploeg in gang te zetten. Deze adviseur is bij voorkeur een voormalig verantwoordelijke. Deze functie dient zo mogelijk ingevuld te worden indien er nood aan is, bijvoorbeeld als de verantwoordelijken geen ervaring op dat vlak hebben.
4. Verkiezingen De verantwoordelijken van Scientica CuDi en de ICT-verantwoordelijken worden elk jaar voor de juni zittijd door de AKV van Kringraad verkozen. Minsten ´e´en maand op voorhand wordt er een publiek document beschikbaar gesteld met de taakomschrijvingen van de open posities. Elke wetenschapsstudent mag zich hiervoor kandidaat stellen door dit te melden aan de AKV. De AKV beslist bij gewone meerderheid of de nieuwe verantwoordelijken verkozen worden. Indien de verantwoordelijken niet verkozen worden als team, dient elke verantwoordelijke afzonderlijk verkozen te worden. De Kringverantwoordelijke van elke wetenschapskring wordt verkozen door zijn/haar eigen kring. De wetenschapskring bepaalt zelf in een eigen kiesreglement hoe deze verkiezing gebeurt.
5. Financieel en adminstratief (5.1 Externe controle) De AKV oefent externe controle uit op de Scientica CuDi. De AKV heeft ivm de afdeling CuDi enkel de volgende bevoegdheden : • Scientica CuDi legt regelmatig of op aanvraag van de AKV een financieel verslag voor aan de AKV en dit minstens tweemaal per werkingsjaar. De AKV is verplicht minstens
4 een week voor datum aan CuDi te laten weten dat een financieel verslag verwacht wordt. Indien de AKV argwaan heeft met betrekking tot de financiele werking, dient een Algemene Vergadering van de vzw Scientica Leuven samengeroepen te worden . • Voor alle uitgaven hoger dan 500 euro dient CuDi toestemming te vragen aan de AKV, behalve voor het betalen van de drukker en de uitgever. (5.2 Boekjaar) Het boekjaar van de afdeling is hetzelfde als dat van de vzw waaronder zij fungeert. Het werkjaar is hetzelfde als het boekjaar. (5.3 Rekeningnummer) Het rekeningnummer van Scientica CuDi is 735-0193517-87. (5.4 Volmacht) De financieel - en eindverantwoordelijke hebben een volmacht op de rekening van Scientica CuDi. (5.5 Jaarrekening en begroting) De jaarrekening en begroting van de vzw Scientica Leuven dienen jaarlijks te worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering van de vereniging. Deze Algemene Vergadering moet plaatsvinden binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar. Deze jaarrekening en begroting worden finaal opgemaakt en voorgelegd door de financieel verantwoordelijke van de vereniging. De financieel verantwoordelijke van de afdeling Scientica CuDi van Scientica maakt een deelbegroting en deeljaarrekening op en legt deze voor aan de financieel verantwoordelijke van Scientica Leuven. De deelbegroting en deeljaarrekening maken integraal deel uit van de jaarrekening en begroting van Scientica Leuven vzw. (5.6 Doorstroming winst) Als de Scientica Cursusdienst winst maakt op de verkochte boeken en cursussen, geldt de volgende verdeelsleutel. Deze winst kan enkel uitgekeerd worden aan de wetenschapskringen en Scientica. • Allereerst houdt de Scientica Cursusdienst het nodige bedrag opzij voor dagelijkse werking en investeringen. Bovendien wordt gezorgd dat voor het einde van het werkingsjaar 20142015 er een werkingsbudget is van 2000 euro, waar eventuele verliezen mee kunnen worden opgevangen. • Vervolgens wordt gekeken naar de verkoopcijfers en wordt volgens deze cijfers een verdeelsleutel gemaakt onder de wetenschapskringen en Scientica. Een lid van een bepaalde kring behoort bij deze kring, een niet-lid van een wetenschapsrichting wordt toegedeeld bij de wetenschapskring die zijn wetenschapsrichting vertegenwoordigt. Alle anderen worden ingedeeld bij Scientica. • Als de verkoopcijfers niet beschikbaar zouden zijn, wordt een AV samengeroepen waarin unaniem een beslissing dient genomen te worden. (5.7 vrijstelling van BTW) De afdeling Scientica CuDi is vrijgesteld van Belastingen over de Toegevoegde Waarde conform het Wetboek van Belastingen over de Toegevoegde Waarde, artikelen 44 §2 3◦ , 4◦ , 11◦ en/of 12. Uiteraard voor zover Scientica CuDi niet handelt in het kader van een economische activiteit in de zin van artikel 4, §2, van de Zesde Richtlijn (77/388). (5.8 contractvorming) Contracten aangaande of uitgaande van de afdeling moeten volgende vermeldingen bevatten: De administratieve zetel, de vermelding “Scientica Leuven vzw” en moeten ondertekend worden door een bestuurder van de vzw Scientica Leuven of in opdracht van een bestuurder. Meerjarige contracten mogen enkel getekend worden na goedkeuring door de AV van de Scientica Leuven vzw.
5 (5.9 contract drukker en boekhandel) De huidige verantwoordelijken doen een marktonderzoek en zoeken hieruit de beste deals. Voor Pasen wordt er een AV samengeroepen waarop hierover een beslissing genomen wordt. Bij de beslissing moet er zoveel mogelijk worden gestreefd naar een goede prijs voor de cursusdienst en continu¨ıteit. De volgende aspecten moeten zeker in het contract van de drukker komen, in volgorde van belangrijkheid: • bladprijs cursussen, • levertermijn, • prijs voor kopi¨eren en printen voor leden van kringen, • prijs kringdrukwerk, • facturactiemethode, • sponsoring. De volgende aspecten moeten zeker in het contract van de boekhandel komen, in volgorde van belangrijkheid: • prijs, • retourvoorwaarden, • levertermijn, • facturactiemethode. (5.10 verkoopsprijzen) Een verandering aan de bladprijs of boekenprijs moet worden voorgelegd op de AV. Deze beslissing dient gestaafd te worden door de cursusdienst verantwoordelijken, waarbij de zo goedkoop mogelijke prijs centraal moet staan, zonder dat de werking in gevaar komt. De beslissing dient genomen te worden met gewone meerderheid. (5.11 lokaal KULeuven) Scientica CuDi maakt onder andere voor zijn cursusdienst respectvol maar vrij gebruik van lokalen die in bruikleen zijn van de KULeuven, de algemene regels volgens KUL gelden hier dan ook, zoals bijvoorbeeld een rookverbod. Deze lokalen bevinden zich te Celestijnenlaan 200L 00.03 en 00.14, Heverlee. (5.12 jaarverslag) Scientica CuDi maakt op het einde van elk boekjaar een jaarverslag op, waarin de belangrijkste feiten inzake werking, samenwerking en het financieel verslag staan, alsook enkele bemerkingen en tips naar het volgende werkingsjaar toe. (5.13 relatie ten opzichte van proffen, studenten, cursusmarkt, kringen) Scientica CuDi beseft dat het een belangrijke speler is in de Leuvense (Heverleese) cursusmarkt. Hierdoor probeert Scientica CuDi om zo goed mogelijk contact met de docenten en faculteit te verzorgen, het zijn immers zij die de cursussen bij ons kunnen komen aanbrengen. (5.14 vergoeding verantwoordelijken) De verantwoordelijken voeren hun werk onbezoldigd uit, maar kunnen bewezen kosten terugvorderen. Dit kan gaan over bijvoorbeeld gsm-kosten of vervoerskosten.
6. Historiek van wjzigingen
6 Huishoudelijk Reglement goedgekeurd op 18.11.2009. Huishoudelijk Reglement gewijzigd op 22.03.2011. Huishoudelijk Reglement gewijzigd op 09.07.2012.
