Huishoudelijk Reglement COC Nijmegen

Huishoudelijk Reglement COC Nijmegen

Versie: november 2011

Huishoudelijk reglement COC Nijmegen – versie november 2011

1

Huishoudelijk reglement COC Nijmegen 1. Algemeen 1.01 1.02 1.03

1.04 1.05

Aanvullend op de statuten van de Vereniging naar Nederlands Recht COC Nijmegen: hierna te noemen: COC Nijmegen of vereniging regelt dit huishoudelijk reglement de verdere structuur en werkwijzen van COC Nijmegen. In geval enige bepaling uit de statuten, het huishoudelijke reglement en besluiten genomen in de algemene ledenvergadering van COC Nijmegen strijdig zijn, blijft de desbetreffende bepaling uit dit reglement buiten toepassing. Dit reglement wordt door de algemene ledenvergadering, hierna te noemen ALV, vastgesteld en gewijzigd in overeenstemming met het in de statuten bepaalde artikel 13, lid 4. Een concepttekst tot wijziging van het reglement wordt ter kennisgeving op de website van COC Nijmegen gepubliceerd. Voorstellen tot wijziging van het reglement kunnen door het bestuur van COC Nijmegen gedaan worden dan wel door ten minste tien leden van de vereniging Een voorstel tot wijziging van het reglement kan niet staande een ALV ingediend worden. De ALV stelt bij gewone meerderheid van stemmen het reglement van COC Nijmegen vast c.q. brengt daarin wijzigingen aan. Daar waar in dit reglement de mannelijke vorm wordt gebruikt, mag tevens de vrouwelijke vorm worden gelezen. Alle vergaderingen van alle geledingen van COC Nijmegen zijn openbaar, behalve als het over personen gaat of er per agendapunt, door de voorzitter van de vergadering, anders wordt beslist. Het besluit van de voorzitter is in een dergelijk geval bindend.

2. Leden en Algemene Ledenvergadering 2.01 2.02 2.03 2.03.1 2.03.2 2.03.3 2.03.4 2.03.5 2.03.6 2.03.7

Lidmaatschap begint en eindigt overeenkomstig met de in de statuten omschreven bepalingen van de vereniging. Bepalingen betreffende lidmaatschap van COC Nijmegen zijn neergelegd in de reglementen van COC Nederland. Rechten van de leden zijn: Actief stemrecht tijdens een ALV van COC Nijmegen; Passief stemrecht ten aanzien van bestuursfuncties van COC Nijmegen; In beginsel voorrang en waar mogelijk reductie bij verenigingsactiviteiten van COC Nijmegen; Het deelnemen aan en het bijwonen van activiteiten van COC Nijmegen; Een verzoek indienen een vergadering bij te wonen in een van de geledingen van COC Nijmegen; Spreekrecht tijdens (algemene leden-) vergaderingen van COC Nijmegen; Het recht om een ALV bijeen te roepen met inachtneming van het ter zake bepaalde in de statuten en in artikel 2.06 van dit reglement;


2

2.03.8 Het middels schriftelijke aankondiging met inachtneming van een termijn van 3 weken indienen van voorstellen tijdens een ALV; 2.03.9 Het gebruik maken van faciliteiten van de vereniging, voor zover het bestuur hiermee akkoord gaat; 2.03.10Het zitting nemen in commissies, werkgroepen en teams in afstemming met zittende leden en het bestuur; 2.03.11Het op verzoek inzien van notulen, het huishoudelijk reglement en de statuten. 2.04 2.05

2.06 2.07

2.08 2.09

Binnen COC Nijmegen heeft de ALV alle bevoegdheden die niet door (de) wet, statuten of huishoudelijke reglement aan andere organen zijn opgedragen. Er wordt ten minste twee maal per jaar een ALV gehouden die in overeenstemming met de statuten en het huishoudelijke reglement door het bestuur van COC Nijmegen wordt bijeengeroepen. Tijdens de vergadering in de eerste helft van het jaar wordt verantwoording afgelegd over het beleid van het voorgaande boekjaar (jaarverslag) en over het financiële beheer van afgelopen jaar (jaarrekening). Tijdens de vergadering in de tweede helft van het jaar wordt het beleid voor het komende jaar (werkplan) en een begroting voor het komende boekjaar (concept begroting) gepresenteerd en besproken. Ook kan een meerjarenplan worden besproken en vastgesteld. Jaarlijks vindt daarvan op de ALV een verantwoording en eventuele bijstelling plaats. De ALV kan zo vaak bijeengeroepen worden wanneer ten minste twintig leden van het COC Nijmegen dit nodig achten. Het bestuur kan een ALV over een bepaald thema bijeenroepen. Stemmen per volmacht is toegestaan. Ieder ter vergadering aanwezig lid kan voor maximaal één ander lid stemmen. De toestemming tot volmacht dient schriftelijk en voorzien van een handtekening van lid en gevolmachtigde voor aanvang van de vergadering aan de voorzitter van de vergadering kenbaar gemaakt te worden. De ALV wordt gekend in het instellen en opheffen van teams. De ALV wordt geïnformeerd over het aanstellen van coördinatoren van teams.

3. Bestuur 3.01

3.02

3.03 3.04

De voorzitter, secretaris en penningmeester worden door de ALV in functie benoemd. Het bestuur is bevoegd uit zijn midden plaatsvervangers voor voornoemde functies aan te wijzen. Bij vacatures in het bestuur vormen de overblijvende bestuursleden een bevoegd bestuur tot de eerstvolgende ALV. Indien het aantal bestuursleden tot beneden de drie leden afneemt, dan zijn de overblijvende leden verplicht op zo kort mogelijke termijn een ALV bijeen te roepen om in de ontstane vacatures te voorzien. Het bestuur is belast met het besturen van COC Nijmegen in overeenstemming met het bepaalde in artikel 8 van de statuten en het huishoudelijk reglement. Het bestuur van COC Nijmegen wordt door de ALV gekozen en bestaat uit minimaal drie leden.


3

3.05 3.06

3.07 3.08 3.09

3.10

3.11 3.12

3.13 3.14 3.15

De zittingsduur bedraagt twee jaar. Bestuursleden zijn tweemaal herkiesbaar en kunnen daarna minimaal één jaar niet in het bestuur functioneren. Het bestuur besluit bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van de stemmen wordt het besluit aangehouden tot de volgende bestuursvergadering. Staken de stemmen opnieuw dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Het bestuur is bevoegd tot het verrichten van alle rechtshandelingen, waaronder begrepen het sluiten tot verkrijgen, vervreemden en bezwaren van registergoederen en het sluiten van overeenkomsten waarbij de vereniging als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt tot een bedrag van € 8.000. Als het bedrag boven de gestelde limiet komt, dient toestemming van de ALV gevraagd te worden. Het bestuurslid dat wenst af te treden is binnen redelijke grenzen gehouden om tot de eerstvolgende ALV te doen wat in het belang van de vereniging is. Indien het zich laat aanzien dat een bestuurslid langer dan drie maanden geen bestuurswerkzaamheden zal kunnen verrichten, kan de ALV op voordracht van het bestuur voor de duur van de afwezigheid een toegevoegd bestuurslid kiezen. De vergaderingen van het bestuur zijn openbaar, tenzij er zaken worden besproken die personen betreffen. Leden kunnen op verzoek aanwezig zijn bij de vergadering. Aanwezigen bij een bestuursvergadering hebben het recht informatieve vragen te stellen. Buiten de bestuursvergadering om kunnen geen besluiten genomen worden zonder dat alle bestuursleden daarover zijn geraadpleegd. Besluiten die buiten de bestuursvergadering om worden genomen, moeten in de eerstvolgende bestuursvergadering worden bekrachtigd. Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer van de middelen van de vereniging en draagt verantwoording voor het doen uitvoeren van door het bestuur of door de ALV genomen besluiten. Voorts is het bestuur verantwoordelijk voor het houden van toezicht op de gang van zaken binnen de vereniging en het monitoren van doelstellingen die geformuleerd zijn in het beleidsplan en er zorg voor dragen dat deze bewerkstelligd worden. Het bestuur vergadert tenminste eenmaal per maand of zoveel vaker als de voorzitter of twee leden van het bestuur wenselijk achten. Bestuursleden vervullen hun taak onbezoldigd. Gemaakte onkosten kunnen worden gedeclareerd. Een bestuurslid kan bij ontsteltenis en belet andere bestuursleden diens taken laten waarnemen.

3.16 3.16.1 3.16.2 3.16.3

De taken van de voorzitter zijn: Het voorzitten van bestuurs- en ledenvergaderingen; Het opstellen van de agenda voor bestuurs- en ledenvergaderingen; Het fungeren als intern en extern aanspreekpunt en draagt verantwoording, in samenspraak met de overige leden van het bestuur, voor het beheren van het netwerk van contacten van COC Nijmegen; 3.16.4 Het onderhouden van externe contacten met uitzondering van de contacten die vallen onder de verantwoordelijkheid van andere bestuursleden;


4

3.17 De taken van de penningmeester zijn: 3.17.1 Het, aan het begin van het bestuursjaar, opstellen van het financiële jaarverslag over het voorgaande boekjaar; 3.17.2 Het, aan het einde van het bestuursjaar, opstellen van de begroting voor het komende boekjaar; 3.17.3 Het bijhouden van boekingen en rekeningen betreffende COC Nijmegen op deze wijze dat op ieder gewenst tijdstip de boekhouding gecontroleerd kan worden; 3.17.4 Het, in samenwerking met het secretariaat, adequaat beheren van het kasgeld en de voorraden.; 3.17.5 Het tijdig bijeen roepen van de Kascontrole commissie van de ALV en van de gewenst stukken te voorzien; 3.17.6 Het op gezette tijden rapporteren over de financiële stand van zaken van de vereniging aan het bestuur en de ALV; 3.17.7 Het aansturen van coördinatoren op het gebied van de hun toegekende financiële middelen voor hun team. 3.18 De taken van de secretaris zijn: 3.18.1 Het notuleren tijdens bestuurs- en ledenvergaderingen; 3.18.2 Het uitwerken van alle notulen en deze beschikbaar stellen aan de leden van het bestuur en op aanvraag aan leden van de vereniging; 3.18.3 Het voeren van de correspondentie, voor zover deze niet valt onder de verantwoordelijkheid van andere bestuursleden of teams; 3.18.4 Het op verzoek gevraagde gegevens openbaar maken; 3.18.5 Fungeert op verzoek of in overleg als plaatsvervangend voorzitter. 3.19

De taken van de overige bestuursleden worden in overleg door het bestuur bepaald. 3.20 De volgende taken dienen in ieder geval uitgevoerd te worden door een van de bestuursleden: 3.20.1 Onderwijs en voorlichting: Waarbij de focus ligt op kwaliteitsverbetering van de voorlichting middels training en het uitbreiden van het netwerk van onderwijsinstellingen en organisaties om de voorlichtingen weg te zetten. Daarnaast dient het netwerk rondom team voorlichting in stand gehouden en onderhouden te worden; 3.20.2 Veiligheid; Waarbij de focus ligt op nauwe samenwerking en contacten met netwerkpartners binnen het veiligheidsspectrum in de regio Gelderland Zuid. Deze samenwerking bestaat uit het opzetten en samen vormgeven van projecten op het gebied van (im)materiële en seksuele veiligheid specifiek voor LHBT's en de samenleving in zijn algemeenheid. 3.20.3 PR en communicatie: Waarbij leidend is dat het bestuur eindverantwoordelijk is voor alle communicatie-uitingen, om de herkenbaarheid en de huisstijl van COC Nijmegen te waarborgen. 3.21 Indien het bestuur van mening is dat het belang van COC Nijmegen en/of haar leden wordt geschaad door activiteiten van een team, kunnen activiteiten worden opgeschort tot aan de eerstvolgende ALV. Dit geldt niet voor de redactie van het


5

ledenblad Pink, die gehouden is aan de bepalingen in het redactiestatuut. Het bestuur kan een dergelijk besluit pas nemen na het teamoverleg in deze te hebben gehoord. In geval van opschorting van de activiteit(en) van een team wordt binnen vier weken een ALV bijeen geroepen die, woord en wederwoord gehoord hebbend, uitspaak zal doen. Zowel het bestuur als het team is gerechtigd de zakelijke inhoud van een conflict in Pink aan de leden kenbaar te maken. 4. Teams, coördinatoren en vrijwilligers Teams 4.01 Het COC Nijmegen bestaat uit een aantal teams dat als primair doel heeft om diensten te faciliteren voor het realiseren van de statutair bepaalde doelstellingen van de vereniging. Daartoe dienen tenminste de volgende teams gefaciliteerd te worden: 4.01.1 Voorlichting; 4.01.2 Ontmoetingssalon oudere heren, dames, transgenders en (licht) verstandelijk beperkten; 4.01.3 Mensenrechtengroep Breaking the Silence; 4.01.4 KissKissClub; 4.01.5 Women in Debate; 4.01.6 Ledenblad Pink; 4.01.7 Senioren; 4.01.8 Jongeren, GSA’s en maatschappelijke stages; 4.01.9 Voorronde Nationaal COC Songfestival; 4.01.10Roze Meifeest; 4.02 Elke team heeft tenminste één coördinator welke fungeert als aanspreekpunt voor het bestuur. Teams kunnen in bijzondere gevallen, in samenspraak met het bestuur, kiezen voor een andere vorm van coördinatie. Wel moet te allen tijde één der teamleden aanspreekpunt zijn voor het bestuur. 4.03 Er is een periodiek overleg van coördinatoren van alle teams om te bevorderen dat de teamleden zoveel mogelijk van elkaars functioneren op de hoogte zijn, hierna te noemen CoCo. 4.04 Het CoCo komt ten minste twee keer per jaar bijeen of vaker op initiatief van het bestuur. 4.05 De namen van de teamleden dienen bij het secretariaat bekend te zijn. 4.06 Teams kunnen zonder belemmering hun taken uitvoeren, zolang deze passen binnen de doelstellingen van het team en de vereniging en geen schade aanbrengen aan het imago van de vereniging of derden. 4.07 4.08

Coördinatoren Coördinatoren zijn verantwoordelijk voor de reguliere gang van zaken binnen de teams. Coördinatoren informeren het bestuur tijdig over de activiteiten van hun team, samenwerking binnen het team en contacten met derden.


6

4.09 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18

4.19

4.20 4.21 4.22 4.23

Coördinatoren vertegenwoordigen hun team tijdens het CoCo (of zorgen voor vervanging vanuit het eigen team bij afwezigheid van de coördinator). Coördinatoren bepalen, in samenspraak met het bestuur, de beleidsdoelen voor een jaar. Alle publicitaire uitingen die niet vallen onder de gangbare uitingen van het team, dienen besproken te worden met het bestuur, conform artikel 3.20.3 van dit reglement. In samenspraak met de penningmeester worden de benodigde budgetten besproken, een begroting voor de teams opgesteld. . Coördinatoren monitoren de financiële uitgaven en hun budget en rapporteren aan de penningmeester. Op eerste verzoek informeren coördinatoren de penningmeester. Coördinatoren worden geacht te handelen binnen de richtlijnen en kaders gesteld door het bestuur. Coördinatoren hebben binnen hun vastgestelde budget, de bevoegdheid om uitgaven te fiatteren of te doen tot een bedrag van € 150. Uitgaven hoger dan € 150 kunnen alleen gefiatteerd worden door de penningmeester of een aangewezen plaatsvervanger in het bestuur. Indien een activiteit externe (co)financiering behoeft, schrijft de coördinator, of een daartoe aangewezen lid van het team, een projectvoorstel. Dit voorstel wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur en na ondertekening door de voorzitter en penningmeester verstuurd naar de betreffende instantie. In samenspraak met het bestuur kan in bijzondere gevallen van bovenstaande regelingen worden afgeweken. Vrijwilligers Vrijwilligers in functie dienen zich er te allen tijde van bewust te zijn dat zij COC Nijmegen vertegenwoordigen en zich dienovereenkomstig te gedragen. Vrijwilligers van COC Nijmegen dienen lid te zijn van COC Nijmegen en een vrijwilligerscontract te ondertekenen. Het bestuur draagt zorg voor adequaat vrijwilligersbeleid en communiceert dit naar coördinatoren en vrijwilligers. Het bestuur draagt zorg voor een verzekering. Dit laat onverlet de eigen verantwoordelijkheid van een vrijwilliger zichzelf afdoende te verzekeren

5. Secretariaat 5.01 5.02 5.03 5.04

Het secretariaat biedt het bestuur en de teams facilitaire ondersteuning. Het secretariaat wordt tenminste beheerd door één vrijwilliger, die tenminste één dagdeel per week aanwezig is op het secretariaat. Het secretariaat is verantwoordelijk voor de afhandeling, archivering, beantwoording of het doorsturen van post en e-mail. Het secretariaat draagt zorg voor het aanleggen van een archief met daarin alle notulen van vergaderingen gehouden in een bestuursjaar, alle belangrijke correspondentie die het COC Nijmegen dat jaar ontvangen en verzonden heeft,


7

5.05 5.06

alle uitgaven van het ledenblad Pink en alle nieuwsbrieven. Daartoe spreekt het secretariaat zo nodig de personen aan die archiefstukken in hun bezit hebben. Het secretariaat draagt zorg voor de betaling en afhandeling van facturen welke zijn voorzien van een paraaf van de penningmeester of één van de andere dagelijks bestuursleden. Overige taken en verantwoordelijkheden worden besproken door de medewerkers van het secretariaat en het bestuur.

6. Verenigingsblad 6.01 6.02

De verantwoordelijkheid van het verenigingsblad Pink berust bij de redactie De redactie dient zich te houden aan het door de ALV vastgestelde redactiestatuut. Indien er tussen het bestuur en de redactie een conflict is ontstaan over de inhoud van het blad, zijn zowel het bestuur als de redactie gerechtigd de zakelijke inhoud van een conflict in Pink aan de leden kenbaar te maken. Daarna dienen beiden zich tot aan de eerstvolgende ALV te onthouden van het doen van nadere mededelingen in het blad om te voorkomen dat het conflict nodeloos wordt aangescherpt.

7. Slotbepaling 7.01 7.01

In alle gevallen waarin de statuten en dit reglement niet voorzien en de bevoegdheid niet expliciet aan anderen is opgedragen, beslist het bestuur. Dit huishoudelijk reglement kan, op voorspraak of na advies van het bestuur, te allen tijde door een besluit van de ALV worden gewijzigd of aangevuld


8

Redactiestatuut 1 Algemeen PINK is het verenigingsblad van COC Nijmegen. De redactie van PINK functioneert organisatorisch als een team van COC Nijmegen, maar heeft een eigen redactiestatuut waarin rechten en plichten jegens COC Nijmegen zijn geformuleerd alsmede het functioneren, voor zover deze afwijkend zijn van het voor de overige teams bepaalde. 2. Doelstelling Pink dient: a. De leden en andere belangstellenden te informeren betreffende de activiteiten van de vereniging. Hieronder vallen onder andere verslagen van vergaderingen, acties, inhoudelijke programmering en individuele initiatieven. b. De leden en andere belangstellenden te informeren betreffende alles wat met homo-, bi- en transseksualiteit/transgenders te maken heeft buiten de regio, voor zover het landelijke verenigingsblad dit niet of niet voldoende doet. Hieronder vallen interviews, boek- en filmbesprekingen, recensies van culturele manifestaties en dergelijke. c. Een forum te zijn voor discussie binnen de vereniging. De redactie zal ernaar streven door middel van opiniërende artikelen, columns en interviews het denken over homo-, bi- en transseksualiteit/transgenders te stimuleren en van zoveel mogelijke nieuwe impulsen te voorzien. d. De leden te amuseren of te onderhouden door middel van een aantrekkelijke uiterlijke verzorging, bijdragen van verstrooiende aard en primair literair gerichte tekst. e. De leden te stimuleren zoveel mogelijk zelf teksten voor het blad te leveren. Dit kan onder andere gebeuren door: − Individuele leden te verzoek om bijdragen, − Vaste medewerkers aan te stellen en − Door het uitschrijven van prijsvragen. 3. Redactie a. Samenstelling: De redactie kiest uit haar midden een eindredacteur die verantwoordelijk is voor het functioneren van de redactie en die contact onderhoudt met het bestuur. Bestuur en redactie hebben het recht elkaar voor overleg op te roepen. Aan deze oproep dient binnen zeven dagen gevolg te worden gegeven. b. Werkwijze: 1. De redactie bepaalt welke artikelen voor plaatsing in aanmerking komen, waarbij criteria als journalistieke gehalte, lengte actualiteit en leesbaarheid een rol kunnen spelen. Geweigerde artikelen worden met opgaaf van redenen aan de auteur geretourneerd. Bijdragen die een malafide indruk maken of ervan getuigen dat de auteur niet te goeder trouw is, moeten door de redactie geweigerd worden, tenzij de redactie zich eerst van het tegendeel overtuigd heeft. Huishoudelijk reglement COC Nijmegen – versie november 2011

9

2. De redactie is verplicht artikelen van sterk polemische aard en bijdragen waarin individuele leden worden aangevallen vóór publicatie aan de betrokkenen voor te leggen met het verzoek een weerwoord te schrijven. 3. Bijdragen die juridisch en/of financiële consequenties zouden kunnen hebben voor de vereniging, de auteur, de redactie of andere betrokkenen worden alleen geplaatst na overleg met het bestuur en de andere belanghebbenden. 4. De redactie plaatst in principe geen artikelen waarvan de auteur haar niet bekend is. Besluit ze dat echter toch te doen, dan dient het betreffende artikel te worden begrepen als zijnde geschreven door de redactie. 5. Na overleg met de auteur kan de redactie besluiten het gebruik van pseudoniemen of het weglaten van de (achter)naam toe te laten. 6. De redactie verbindt zich nieuws van de vereniging van informatieve aard in principe altijd op te nemen, tenzij aard en status van het betreffende artikel een andere wijze van verspreiding meer in aanmerking doen komen. De redactie is verplicht alle artikelen die onder verantwoordelijkheid van het bestuur zijn geschreven in haar eerstvolgende nummer te plaatsen. 7. Alleen in overleg met de auteur worden er wijzigingen en/of coupures in de tekst aangebracht. De redactie kan naar eigen inzicht een tekst van lead-tekst, tussenkopjes, alinea-inleidingen of witregels voorzien, naar gelang de leesbaarheid dit vergt. Ook bepaalt de redactie spelling en wijze van presentatie van een tekst. 8. Indien binnen de redactie over bepaalde kwesties de stemmen staken beslist de eindredacteur. 9. Een conflict binnen de redactie ontslaat de redactieleden niet van hun verantwoordelijkheid voor de continuïteit van Pink. 10. Bij het niet harmonieus op te lossen conflict is de eindredacteur verplicht het bestuur te informeren en om bemiddeling te verzoeken. 11. De redactie kan een onderdeel van haar vergadering besloten laten zijn als zaken ter sprake komen waarvan zij niet wil dat die aan mensen van buiten de redactie bekend worden. 12. Artikelen die na het verstrijken van de deadline bij de redactie binnenkomen worden niet geplaatst in dat bewuste nummer tenzij de redactie anders beslist. 4. Redactionele medewerkers a. De redactie kan mensen verzoeken een vaste bijdrage te leveren aan PINK. De binding die aldus kan ontstaan tussen de redactie en een medewerker geldt steeds tot de eerstvolgende evaluatie (zie volgende punt). b. De redactie is verplicht met alle redactionele medewerkers tweemaal per jaar de aangegane binding te evalueren. Bij de evaluatie besluit de redactie of ze de samenwerking met de betreffende medewerker voort wil zetten of niet. c. Reacties van leden of lezers van PINK op de medewerkers worden tijdens de evaluatie in de discussie betrokken. Ten behoeve van deze reacties worden de evaluaties van tevoren aangekondigd in PINK. d. De redactie beslist in overleg met de betreffende medewerker welke binding ze aan wil gaan met die medewerker, waarbij ze rekening dient te houden met het bepaalde in de punten a en b.


10


11

Huishoudelijk Reglement COC Nijmegen

Recommend Documents