HR & FLEX. 10 aandachtspunten

10

HR & FLEX

10 aandachtspunten

HR & FLEX 10 aandachtspunten

HR moet iets met flex. Of mag iets met flex. Zoveel is wel duidelijk. Over het ‘waarom’, en vooral over het ‘hoe’ spraken we een avond lang met 10 HR directeuren en specialisten. Dat leidde tot een lijst van 10 aandachtpunten en tips over HR & Flex. Een kwart van de totale beroepsbevolking heeft momenteel een vorm van een flexibele arbeids-overeenkomst. Ze worden ingehuurd als interim professionals, zzp’er, uitzendkracht, zijn payroller of hebben een oproep- of tijdelijk contract. Het TNO verwacht dat dit percentage in vijf jaar tijd zal stijgen tot zeker 30 % tot 35%. Flex is een van de antwoorden die organisaties hebben op de ‘VUCA’-wereld waar ze in leven. De wereld van bewegelijkheid, onzekerheid, complexiteit en dubbelzinnigheid. Dat geldt tegenwoordig voor zowel de profit-sector als semi-overheid. Een belangrijk deel van het ‘talent’ wil ook helemaal geen vaste arbeidsrelatie. Flexibele arbeidscontracten zijn nodig om (tijdelijk) dat talent in te kunnen zetten.

Een belangrijk deel van het ‘talent’ wil ook helemaal geen vaste arbeidsrelatie

Integratie van vast en flex is mogelijk de volgende stap Flex is here to stay Met een groeiend aantal flexwerkers en vormen van flexcontracten groeit ook het aantal wetten en regels die met flex te maken hebben. De WWZ, WAS, WKA, de wet DBA. Als ze al tot doel hebben om de hoeveelheid flex terug te dringen, leidden ze soms juist tot meer flexconstructies en tot meer complexiteit. Uit onderzoek van de Universiteit Tilburg en ZiPconomy naar goed opdrachtgeverschap blijkt dat de grootste winst die te halen valt uit het inhuren en inzetten van interim professionals niet ligt bij het inhuurproces maar juist tijdens de opdracht. En juist met HR thema’s als begeleiding, het geven van feedback, sturen op de afronding van een opdracht en een exitinterview. Ook uit een ander onderzoek, naar de vraag ‘Inhuur: HR of Inkoop’ komt duidelijk naar voren dat zowel HR als inkoopprofessionals van mening zijn dat HR meer de regie moet nemen over het gehele ‘inhuur-dossier’. Zo verschuift de focus bij veel organisaties langzaam van ‘inkoop’ naar ‘recruitment’ en verder naar ‘HR’. Van ‘inkoop’, naar ‘inhuur’ naar ‘inzet’. ‘Integratie’ van vast en flex is mogelijk de volgende stap. Het gaat hier om flexibel human capital. Onmisbaar voor organisaties. En als we dat capital naar waarde inschatten, dan is het ook niet meer dan logisch dat flex het domein van HR is. Of zou moeten zijn. 10 aandachtspunten Na een avond hier stevig over te hebben doorgepraat met 12 HR-directeuren en experts kwamen wij op 10 aandachtspunten. Die punten hebben we in dit whitepaper voor u uitgewerkt.

HR & FLEX 10 aandachtspunten

1 WEET OM WIE HET GAAT Lijkt een open deur, maar in de praktijk nog vaak een lastiger punt dan het lijkt. En cruciaal. Wie lopen er eigenlijk allemaal rond in je organisatie die niet op de loonlijst staan? Inventariseren daarvan is cruciaal om te kunnen bepalen wat je met ‘flex’ kan, mag en moet. Het in kaart brengen vergt soms wat creativiteit en doorzettingskracht, want zo gemakkelijk zijn ze niet altijd te vinden. Zeker in organisaties waar managers creatief weten om te gaan met budgetten en headcount. 2 STRATEGISCHE PERSONEELSPLANNING Strategische personeelsplanning (SPP) geeft zicht op de benodigde human resources in relatie tot de businessdoelstellingen. Waarbij ook duidelijk is welke doelstellingen een recruitment afdeling heeft. Bij een groeiende flexibilisering van die human resources ligt het voor de hand om ook de behoefte aan flexibel personeel te betrekken bij de SPP, al gebeurt dat lang niet altijd. Let daarbij wel op dat een HR of recruitmentafdeling zowel in de regie als in de uitvoering prima taken op zich kan nemen bij het zorgen voor flexibiliteit in de personeelsplanning. Maar neem niet de verantwoordelijkheid over. Laat dat ‘aapje’ gerust op de schouder van de lijnmanager zitten. 3 BOUW EEN BUSINESS CASES Er kunnen allerlei nobele motieven liggen om je als HR afdeling ook te ontfermen over flex, de top van je organisatie overtuig je alleen met een stevige business case. Cijfers omtrent omvang en uitgaven (zie punt 1.) zullen bestaande beelden over flex vaak overtreffen. Een goede businesscase gaat verder dan alleen te laten zien waar en hoe besparingen te realiseren zijn. Verhogen van effectiviteit van inzet van flex levert niet zelden meer op. 4 WETGEVING. DÉ AANLEIDING VOOR HR OM HET FLEX-DOSSIER ONDER HAAR HOEDE TE NEMEN Met een groeiend aantal flexibele contractvormen en een groeiend percentage van de beroepsbevolking dat zo’n flexibel contract heeft, groeit ook de wetgeving inzake flex. De Wet Werk- en Zekerheid, de Wet Aanpak Schijnconstructies, de Wet Ketenaansprakelijkheid, de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties, om de belangrijkste te noemen, hebben grote impact op hoe organisaties met flex om kunnen en moeten gaan. Een algemene teneur achter deze wetgeving is verantwoordelijkheden (weer) meer bij de inhurende organisaties te leggen. Het voldoen aan wetgeving en aan de eigen wens voor flexibiliteit qua human resources vraagt kennis over die wetgeving en inzicht hoe deze ook effectief te implementeren. Typisch een rol voor HR, zeker nu risico’s toenemen.

flexibiliteit qua human resources vraagt kennis over die wetgeving

5 FLEXIBILITEIT IS OOK MOBILITEIT Veel organisaties leiden aan de flex-reflex: een behoefte aan meer flexibiliteit leidt tot inhuur van flex. Zo blijven ‘vast’ en ‘flex’ twee aparte werelden, terwijl het juist gaat om het verbinden van de interne- en externe arbeidsmarkt. De behoefte aan flexibiliteit zal vaak niet alleen opgevangen kunnen worden met ‘inhuur’. Daarbij is het een gemiste kans om het eigen personeel te negeren bij de zoektocht naar talent voor een tijdelijke opdracht. De backfill-optie (inzet van tijdelijk personeel op vaste functies; en vaste medewerkers voor projecten) kan een optie zijn. Essentieel is dan wel goed de kwaliteiten en wensen van de eigen medewerkers in kaart te brengen en lijnmanagers zo ver te krijgen dat ze bereid zijn om (tijdelijk) medewerkers af te staan voor projecten.

Zo blijven ‘vast’ en ‘flex’ twee aparte werelden, terwijl het juist gaat om het verbinden van de interne- en externe arbeidsmarkt 6 RECRUITMENT VAST, RECRUITMENT FLEX. HEB OOG VOOR DE VERSCHILLEN. Personeelsplanning, recruitment, onboarding, aansturing. Of het nu gaat om vast personeel of tijdelijk personeel, er zijn veel overeenkomsten. Het gaat immers allemaal om ‘mensen’. Maar heb ook oog voor de verschillen. Zeker wanneer u er voor kiest om de recruitment van tijdelijk personeel in eigen hand te nemen. Het recruitmentproces van bijvoorbeeld zelfstandige professionals vergt een andere benadering van de arbeidsmarkt, andere wervingskanalen, een ander type gesprek. Bij recruitment voor vaste posities gaat het (althans bij toptalent) vaak om een wat langer proces van aftasten, verleiden en losweken. Bij interim professionals is het een proces met een andere dynamiek. Vaak sneller, meer schakelen, meer op inhoud van de opdracht. Bestuurders van organisaties willen nog wel eens geloven in de maakbaarheid van de arbeidsmarkt. U weet als HR professional wel beter. Omgaan met de krachtenspel van de flexibele arbeidsmarkt vraag wel om specifieke methodes en vaardigheden.

7 DE GROOTSTE WINST ZIT NIET BIJ DE AANDACHT VOOR ‘INHUREN’ MAAR ‘INZETTEN’ De aandacht vanuit organisaties hoe om te gaan met ‘flex’ is al flink gegroeid de laatste jaren. Focus lag daarbij wel vaak bij thema’s die spelen aan het begin traject. Hoe krijgen we grip? Hoe doen we zaken met leveranciers? Hoe richten we recruitment in? Zo verandert ook langzamerhand de terminologie en hebben we het niet meer over ‘inkoop van flex’ maar ‘inhuur van flex’. De volgende stap in aandacht voor de ‘inzet van flex’. Aandacht voor de manier waarom flexibel personeel ingezet wordt, verhoogt namelijk de effectiviteit. Zo werd duidelijk in een onderzoek van de Tilburg University en ZiPconomy naar Goed Opdrachtgeverschap. Dat levert mogelijk veel meer op dan heel scherpe onderhandelen over het tarief aan de voorkant. Goed opdrachtgeverschap (verbeterpunten: beter formulering van wat je wilt, meer en vaker feedback, betere afronding van een opdracht) is een taak voor het lijnmanagement. En een mooie rol voor HR om het daarin te faciliteren.

Aandacht voor de manier waarom flexibel personeel ingezet wordt, verhoogt namelijk de effectiviteit 8 FLEX PERSONEEL, FLEX BELONING Het is een wonderlijke constatering: waarom is beloning voor flexpersoneel vaak veel vaster dan die van het vaste personeel? Achter het beloningsbeleid voor medewerkers op de loonlijst zit vaak een visie. Bij flexibel personeel komen we vaak niet verder van ‘uur maal tarief’. Terwijl juist hier veel meer flexibiliteit mogelijk is. Natuurlijk zitten her haken en ogen aan. Maar wel eens gedacht aan prestatiebeloning voor ingehuurde experts? Een vaste prijs voor een project of rapport? Een bonus bij het sneller dan verwacht afronden van een opdracht?

9 EXIT INTERVIEW Het exit interview voor vaste medewerkers is bij veel organisaties gemeengoed. Bij tijdelijke ingehuurde professionals gebeurt het zelden. En dat is zonde. Een goede afronding is natuurlijk van belang voor de overdracht, Maar juist omdat ze geen vaste medewerker zijn geweest kunnen ze vaak makkelijker en neutraler terugkijken op de periode dat ze actief geweest zijn. Dat kan nuttige feedback zijn. Ook de flexkracht – van uitzendkracht tot interim-manager – heeft baat bij feedback. Een professioneel en gelijkwaardig eindgesprek is de afronding van een professionele relatie. Vergis u niet in de kracht en waarde van dit soort ambassadeurs binnen de zwerm van flexers. Een goed moment ook om ervaringen vast te leggen. Niets is vervelender om iemand die matig gepresteerd heeft bij een afdeling een tijdje later weer op een andere afdeling terug te zien. Positiever bekeken: een lijst met goed presterende tijdelijke krachten is qua ‘time-to-hire’, onboarding en inzetbaarheid natuurlijk goud waard. 10 KENNISDESK HR als regisseur van flex. Wetgeving, kosten, recruitmentprocessen, aandacht tijdens de opdracht, kwaliteit en effectiviteit vastleggen, offboarding. Aanleiding genoeg om als HR uw verantwoordelijkheid op te pakken en u te laten zien in de organisatie. Eén punt waar expertise, kennis, kunde en harde cijfers (big data!) bij elkaar komt. Over al de genoemde punten. Het inrichten van een ‘kennisdesk flex’, digitaal en/of fysiek, helpt om uw rol als HR zichtbaar te maken. En blijf uw organisatie voeden met actuele informatie, inzichten en cijfers.

Tot slot Wij geloven dat het de taak van HR is om wat er in de maatschappij speelt naar binnen te halen. En rond flex is dat nog al wat. Cruciaal voor bijna elke organisatie. Voor u ligt hier dan ook een schone taak weggelegd. We proberen daar met deze whitepaper een bescheiden bijdrage aan te leveren. Succes! Wilt u nog eens verder van gedachte wisselen over hoe u als HR invulling kunt geven in uw rol richting ‘flex’ aarzel dan niet contact met ons op te nemen via [email protected]

Colofon Dit whitepaper is opgesteld door Hugo-Jan Ruts (ZiPconomy) en Frank Roders (Compagnon).

Met dank aan de deelnemers aan het gesprek over HR & Flex Jos Hubers DIRECTEUR HR ABRONA Thomas van Meenen DIRECTEUR HR EGERIA Anton Bil DIRECTEUR HR DHL GLOBAL FORWARDING

Lars Brouwer MANAGER HR AKD ADVOCATEN & NOTARISSEN Corine Zegers HR DIRECTOR FOKKER TECHNOLOGIES HOLDING Virco

van de Voort CATEGORY MANAGER INHUUR PERSONEEL ROYAL BAM GROUP NV Rob de Laat DIRECTEUR STAFFING MANAGEMENT SERVICES Hetty Moll DIRECTEUR COMPAGNON

GROENEWEG 2F 2718 AA ZOETERMEER 079 363 16 80