How to process the order data of myshop.com into Exact# Below you will find information how to process the data of myshop.com within Exact. Furthermore you will see some points which you have to keep in mind during importing the orders. If you want information how to export the data within myshop.com, see this link. Take the following steps to process the data within Exact: • you will receive an e-mail with the attachment 'financieleboekingen.csv' after you exported the data within myshop.com. Save this file on your pc. • open Exact, go to the menu path and select >XML>Financial import>Financial entries. Here you can select the .csv file., see picture below. • after you selected the file, the entries will be imported.
Details to import entries# Below you will find details which you have to keep in mind during the process to import the entries. Bij het importeren van boekingen zijn er een aantal bijzonderheden die u in acht dient te nemen. Onderstaand vindt u uitleg over deze specifieke punten. • You can import the different entries like cash-, bank-, purchase-,sales-, and memorandum entries in one fileDe verschillende boekingen kunnen in één bestand door elkaar worden geïmporteerd: Kas-, bank- en giroboekingen, inkoop- en verkoopboekingen en memoriaalboekingen. • A financial entry has a .csv format and includes one head line and one or more sub lines. Headlines will be different by the line. number. This is always '0'. The sub lines will have a serial number from '1' until at most '99999'. Pay attention: each period has a maximum of 99999 lines. In the head you will find general data as debtors, total amount of the transaction, etc. In the sub lines the amounts are split by different proceeds- or expenses accounts.Een financiële boeking in CSV formaat bestaat uit één kopregel en één- of meer subregels. Kopregels worden onderscheiden door het regelnummer. Dit is altijd '0'. De subregels krijgen een volgnummer van '1' tot maximaal '99999'. Let wel: Per periode geldt een maximum van 99999 regels. In de kop staan de algemene gegevens als debiteur, totaalbedrag van de transactie, etc. In de subregels staan de bedragen uitgesplitst naar bijvoorbeeld verschillende opbrengsten- of kostenrekeningen. • The amount of the head line of the entry will be calculated from the total of the sub lines. The sub lines are always leading for the import.Het bedrag in de kopregel van de boeking zal worden berekend uit het totaal van de subregels. De subregels zijn dan ook altijd leidend voor de import. • If you import the .csv file several times, the financial entries will be imported several times too. To prevent this you have to use bookkeeping numbers. These numbers have to be unique. If you have errors it is better to use the (corrected) error file and not a copy of the original .csv file. This because only the wrong entries must be imported. Exchange rates which are not given, will be collected from the exchange file. In this file you will find the historical rate for each currency from date until date. XML will search for the rate on the bookkeeping date of the imported.entry.Indien een CSV bestand meerdere malen wordt geïmporteerd, worden de financiële boekingen ook meerdere malen geïmporteerd. Echter indien in het te importeren bestand boekstuknummers worden meegegeven zal de tweede import van hetzelfde bestand worden geweigerd. Boekstuknummers dienen uniek te zijn. Het is dus handig om bij fouten het (verbeterde) foutenbestand te gebruiken en niet een kopie van het originele CSV-bestand. Immers alleen de foutieve boekingen moeten nog geïmporteerd worden. Valutakoersen die niet worden aangeboden, worden uit het koersenbestand opgehaald. In dit bestand is de historische
koers per valuta vastgelegd van datum tot datum. XML zoekt naar de koers van op- of voor de boekstukdatum van de aangeboden boeking.
Details financial entriesBijzonderheden financiële boekingen# The head lines are always followed by at least one sub line. The amount of fields of the head line record is identical with the sub lines (40). A sub line must always be included with a head line. There can be several sub lines for each head line. The order of a sub line record is different then of the head lines, this because of some empty fields which are only used for the head line. The .csv file will be changed to a .XML file during the process of importing. De kopregels worden altijd gevolgd door minimaal één subregel. Het aantal velden van het kopregelrecord is identiek aan dat van de subregels (40). Een subregel hoort altijd bij een kopregel. Er kunnen meerdere subregels per kopregel bestaan. De indeling van het subregelrecord is afwijkend van die van de kopregels doordat bepaalde velden leegblijven die alleen in de kopregel nodig zijn. Tijdens de import wordt het CSV bestand omgezet naar een XML bestand. Below you will see an overview of fields which needs an explantion. The other fields will have a standard checking.Onderstaande velden van de boekingen behoeven toelichting. Voor alle overige velden geldt een standaardcontrole. Number 2
Description Journal type
3
Journal
4
Period
5
Financial year
Remarks Dit veld moet bij boekingen een 'I' (Inkoopboek), 'V' (Verkoopboek), 'M' (Memoriaalboek), 'K' (Kasboek), 'B' (Bankboek) of een 'G' (Giroboek) bevatten The number of the journal is obligatory. XML will check if the given journal is of the right sort.Het dagboeknummer is verplicht. XML controleert of het opgegeven dagboek van het juiste soort is The period is in Exact Globe 2003 not important . At overviews the date of the entry in the period date table will define the period.De periode is in Exact Globe 2003 van ondergeschikt belang. Op eventuele overzichten wordt uitgegaan van de periode waarin de boekingsdatum in de periodedatum tabel valt. The field of financial year is not obligatory. If the field is not filled in, automatically during importing the standard financial year will be filled in.Het veld Boekjaar is geen verplicht veld. Wanneer dit veld leeg is bij het importeren, wordt automatisch
6
Bookkeeping number
7
Description
9
Register account
10
Debtor
het standaardboekjaar ingevuld dat is ingesteld The field of bookkeeping numbers is not obligatory. If the field is not filled in, the first bookkeeping number in the journal which is not used will be filled in.Het veld boekstuknummer is niet verplicht. Indien dit veld leeg wordt gelaten wordt het eerste vrije boekstuknummer uit de instellingen van het dagboek toegekend If the head line is not filled in, the system will filled it in with the debt number, a underscore and the bookkeeping number.Als de kopregel leeg wordt gelaten, wordt deze door het systeem gevuld met het debiteurnummer, gevolgd door een liggend streepje en het boekstuknummer In the head lines the field of account number is not used, the register account of the journal will be used as sub administration account.In de kopregels wordt het veld 'Rekeningnummer' niet gebruikt, daar als subadministratierekening de grootboekrekening van het dagboek gebruikt wordt If you fill in an entry of the sales journal you will find in the headline the number of the debtor. It must be a debtor who already exists. If the debtor number not is correctly the entry will be refused. The field must not filled in if you do an entry in the purchase journal. In the account book this field can be filled in optionally. If you fill in the debtor number the field of creditor numbers must be left empty.Bij een boeking voor een verkoopboek wordt in de kopregel het nummer van de betreffende debiteur ingevoerd. Deze debiteur dient te bestaan. Wanneer een ongeldig debiteurnummer wordt aangeboden, wordt de boeking
11
Creditor
12
Our referenceOnze referentie
13
Amount
in zijn geheel geweigerd. Bij een boeking in het inkoopboek moet dit veld leeggelaten worden. In het memoriaal is het invullen van een debiteurnummer optioneel. In ieder geval geldt dat indien debiteurnummer is gevuld, het volgende veld: crediteurnummer, leeg dient te zijn. If you fill in an entry of the sales journal you will find in the headline the number of the creditor. It must be a debtor who already exists. If the creditor number not is correctly the entry will be refused. The field must not filled in if you do an entry in the purchase journal. In the account book this field can be filled in optionally. If you fill in the creditor number the field of debtor number must be left emptyBij een boeking voor een inkoopboek wordt in de kopregel het nummer van de betreffende crediteur ingevoerd. Deze crediteur dient te bestaan. Wanneer een ongeldig crediteurnummer wordt aangeboden, wordt de boeking in zijn geheel geweigerd. Bij een boeking in het verkoopboek moet dit veld leeggelaten worden. In het memoriaal is het invullen van een crediteurnummer optioneel. In ieder geval geldt dat indien crediteurnummer is gevuld, het vorige veld: debiteurnummer, leeg dient te zijn If this field is not filled in, automatically the bookkeeping number will be filled in.Indien dit veld leeg wordt gelaten wordt het veld 'onze referentie'gevuld met het boekstuknummer In the head line the total amount of the entry will be filled in. The amount is the total of the amounts in the sub lines. In the sub lines you will find the amounts of the head lines split up by invoice line. If the entry not is in balance the entry will be refused. The head line of
14
Journal in VV
15
Currency
16
Exchange rate
the day book does not have to be filled in. The total of the sub lines must be 0. In de kopregel wordt het totaal van de boeking ingegeven. Dit totaal moet overeenstemmen met het totaal van de bedragen in de subregels. In de subregels worden de bedragen van de kopregel per faktuurregel uitgesplitst. Indien de boeking niet in balans is wordt deze geweigerd. In de kopregel van een memoriaalboeking hoeft geen bedrag ingegeven te worden. Het totaal van de subregels dient 0 te zijn. This field has in Exact Globe no function.Dit veld heeft in Exact Globe 2003 geen functie This field must only be filled in if you work with E-Currency. If not, you leave this field empty. If you have an entry in a foreign currency a valid current code has te be filled in, for example USD. The field can be left empty too. If the currency code not exists the entry will be refused. Dit veld wordt alleen gebruikt wanneer u werkt met E-Valuta. Als dit niet het geval is, blijft dit veld leeg. Bij een boeking in vreemde valuta dient hier een geldige valutacode te worden ingegeven, bijvoorbeeld USD. Ook kan het veld leeg blijven. Als de aangeboden valutacode niet bestaat, wordt de boeking geweigerd This field must only be filled in if you work with E-Currency. If not, you leave this field empty. If you do not fill in an exchange rate, XML will use the exchange rate on the booking date. If there is filled in a exchange rate, then this one will be used. This exchange rate has to be the inverse rate. For example: if you have filled in Globe (financial, input, exchange rate) the exchange rate for the dollar as 0.85, then you have to fill in into the .csv file the inverse exchange
17
18
19
20
rate of (1/0.85). Dit veld wordt alleen gebruikt wanneer u EValuta heeft. Als dit niet het geval is, blijft dit veld leeg. Wanneer bij een boeking in vreemde valuta geen koers opgegeven wordt, hanteert XML de op de boekdatum geldende koers. Is hier wel een koers gegeven, dan wordt die gehanteerd voor de boeking. Indien een koers wordt meegegeven dient dit de inverse koers te zijn. Voorbeeld: Indien in Globe [Financieel, Invoer, Wisselkoersen] de koers voor de USD is ingevoerd als 0.85, dan dient in het te importeren CSV bestand de inverse koers (1/0.85) te worden meegegeven. Credit squeeze/cash You can fill in into the head discountKredietbeperking/ line a credit squeeze or a cash betalingskorting discount. Here you fill in if the field is a credit squeeze or a cash discount. In de kopregel kan een kredietbeperking of betalingskorting worden ingevoerd. Op dit veld wordt aangegeven of het bedrag in veld 18 een 'K' (kredietbeperking) of een 'B' (betalingskorting) betreft. Amount credit squeeze/ In the head line of a sales entry cash discountBedrag you can here fill in the amount kredietbeperking/betalingskorting of the credit squeeze or cash discount. This amount will not be used for the check of the amounts of head- and sub lines.In een kopregel van een verkoopboeking wordt hier het bedrag van de kredietbeperking of de betalingskorting gegeven. Dit bedrag telt niet mee bij de controle tussen de bedragen van kop- en subregels Expire date invoiceVervaldatum Here you have to fill in the factuur expire date of the invoice (only in the head lines)Hier wordt de vervaldatum van de faktuur ingevoerd (alleen in de kopregels) Expire date credit squeeze/ Here you have to fill in the expire cash discountVervaldatum date of the credit squeeze/cash kredietbeperking/betalingskorting discount. The data can differs of the expire date of the invoice. These data will be filled in at
21
VAT code
22
VAT amount
separate fields, most times the date of the credit squeeze or cash discount differ from the expire date. This date will only be filled in into the head lines.Hier wordt de vervaldatum van de kredietbeperking of betalingskorting ingevoerd. Deze kan afwijkend zijn van de vervaldatum van de faktuur. Deze data worden op aparte velden aangegeven, omdat de kredietbeperking of betalingskorting meestal op een eerdere datum valt dan de vervaldatum ( de datum waarop de faktuur betaald moet zijn). Deze datum wordt alleen in de kopregels aangegeven Here you have to fill in which BTW code has to be used to interpret the amount of the sub line. The amounts can be filled in in- or excluding VATIn de subregels wordt hier aangegeven volgens welke BTW-code het bedrag van de subregel moet worden geïnterpreteerd. De bedragen kunnen in- of exclusief BTW worden gegeven The VAT amount you will fill in will be displayed in the sub lines.Hier komt in de subregels het BTW-bedrag te staan
