1 2003-12-23 Prof. mr. F.C.J. Ketelaar Hoogleraar Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam (afdeling Mediastudies van de Faculteit der Geesteswetenschappen)
HET VERDWENEN ORIGINEEL. Digitale overheidsdocumenten en de Archiefwet.1
Samenvatting: Voor digitale overheidsdocumenten bevat de `Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden’ van 23 januari 2002 een samenstel aan regels. Deze beogen de integriteit en authenticiteit van de archiefbescheiden van de overheid te waarborgen, zowel voor nu als in de toekomst. {k1} Digitale documenten en archiefbescheiden Het beheer van de archiefbescheiden van de overheid wordt in hoofdzaak geregeld in de Archiefwet 1995.2 Archiefbescheiden zijn volgens die wet hoofdzakelijk de ‘bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten’. De woorden `ongeacht hun vorm’ zijn in de wet opgenomen om ondubbelzinnig vast te leggen dat ook niet-schriftelijke registratievormen, zoals digitale bescheiden, archiefbescheiden zijn. Daarin wijkt de Archiefwet 1995 dus af van andere wetten waarin de term ‘geschrift’ wordt gebruikt.3 Foto’s, films en geluidsbanden zijn, voor zover ze geen leesbare tekens bevatten, geen geschriften; van computergeheugens enz. staat niet geheel vast of ze als geschriften zijn te beschouwen.4 Dergelijke niet-schriftelijke registratievormen kunnen echter wel archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 zijn, mits ze overigens beantwoorden aan de definitie van die wet. De Archiefwet 1995 gebruikt namelijk een functionele definitie, in tegenstelling tot vele andere wetten die spreken over `boeken, bescheiden en andere gegevensdragers’ en dus het medium bedoelen.5 De functionele eis die aan archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 wordt gesteld, is dat het documenten zijn `door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten’. Door de woorden `naar hun aard’ is deze omschrijving enger dan die van het begrip ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur waarvoor als vereiste geldt dat een document `feitelijk het overheidsorgaan als zodanig tot bestemming heeft.’6 Niet alle door een overheidsorgaan ontvangen of opgemaakte documenten zijn naar hun aard bestemd daaronder te berusten. Uit de wetsgeschiedenis blijkt dat `Het kenmerk van archiefbescheiden in de zin van deze wet is, dat zij bescheiden zijn, welke bestemd zijn onder een overheidsorgaan te berusten, hetzij omdat het door dat orgaan ontvangen bescheiden zijn, waarvan de inhoud zich uitdrukkelijk en terecht hiertoe richt en voor zover zij niet worden terug- of doorgezonden, hetzij omdat het bescheiden zijn, welke door het orgaan zijn opgemaakt om voor zichzelf te dienen als schriftelijke neerslag van zijn handelingen.’7 Zo zullen bijvoorbeeld de meeste boekwerken, brochures, tijdschriften en dagbladen geen archiefbescheiden zijn, omdat ook al heeft hun inhoud betrekking op het taakgebied van een bepaald overheidsorgaan – zij niet specifiek zijn bedoeld voor dat overheidsorgaan. De vraag of bij de overheid in gebruik zijnde documenten archiefbescheiden zijn of niet, heeft aan betekenis gewonnen sedert de invoering van de computer die o.m. het bewerken
2 van verschillende versies van een document en het door verschillende personen gezamenlijk werken aan één document mogelijk maakt. Wat daarvan is overheidsarchief? In de toelichting op de hierna uitvoeriger te bespreken Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden8 wordt opgemerkt: `Niet als neerslag van de handelingen van een overheidsorgaan kunnen worden aangemerkt, bij voorbeeld, aantekeningen van een ambtenaar, die leiden tot een eindconcept van een door of namens het overheidsorgaan op te maken brief, nota of rapportage, indien en voor zover deze aantekeningen niet buiten het domein van de individuele ambtenaar komen. Aantekeningen enz., op papier of via e-mail, echter die, bijvoorbeeld door toezending aan een andere ambtenaar, wel buiten het domein van de steller komen, zullen in het algemeen aangemerkt moeten worden als door het overheidsorgaan (voor intern gebruik) opgemaakte archiefbescheiden, zodat zij, voor zover zij ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, binnen het bereik van deze regeling vallen.’9 Hieruit volgt dat een door een ambtenaar `in functie’ op schijf opgeslagen en bewerkte versies van een document pas tot de archiefbescheiden kunnen worden gerekend wanneer die versies buiten zijn domein zijn gekomen. Tot die tijd zijn de in bewerking zijnde versies niet meer dan de kladjes die vroeger in de bureaulade werden bewaard of in de prullenbak gedeponeerd. Alle versies die het domein van de ambtenaar verlaten zijn archiefbescheiden, al zullen uiteraard niet alle versies voor permanente bewaring in aanmerking komen. De selectie en vernietiging of verwijdering van archiefbescheiden is in de Archiefwet 1995 aan voorwaarden verbonden. Bij e-mail worden functionele e-mails onderscheiden van privé e-mails. De eerste zijn de email berichten `die in het kader van het uitoefenen van een departementale functie worden ontvangen of verzonden’.10 Een deel van de functionele e-mails valt niet te rekenen tot de archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. Men denke aan de naar hun aard niet voor de overheid bestemde e-mails (SPAM!), maar ook de verkeerd geadresseerde e-mails (art. 2:3 Algemene wet bestuursrecht). Deze kunnen gedeletet worden. De functionele e-mails echter die archiefbescheiden zijn, kunnen alleen vernietigd worden in overeenstemming met de archiefwettelijke regels voor selectie en vernietiging van archiefbescheiden. Ook de log-gegevens betreffende de e-mail in het computersysteem zijn (evenals de vroegere schriftelijke voortgangs- en afdoeningsregistraties) archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 en onderworpen aan de regels van die wet inzake selectie en vernietiging.11 De Archiefwet 1995 verplicht in artikel 3 elk overheidsorgaan zijn archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Overheidsorganen zijn volgens deze wet organen van rechtspersonen die krachtens publiekrecht zijn ingesteld, alsmede andere personen en colleges met enig openbaar gezag bekleed. Aan een ministeriële regeling wordt overgelaten hieromtrent nadere regels te treffen. Dat is de in 2002 in werking getreden Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.12 Deze regeling geldt alleen voor archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen, dus niet voor de vernietigbare stukken. Deze beperking volgt uit artikel 12 van het Archiefbesluit 1995: `Bij ministeriële regeling worden regels gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijk staat brengen en bewaren van archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen.’ Deze beperkte reikwijdte kan evenwel worden uitgebreid in de beheersregels die zorgdragers (ministers, hoge colleges van staat, ZBO’s, provincies, gemeenten, waterschappen) moeten vaststellen. Zo bepalen de modellen voor provinciale, gemeentelijke en waterschapsverordeningen (opgesteld door de provinciale inspecteurs der archieven) dat sommige kwaliteitseisen mede betrekking hebben op documenten die ingevolge de voor de provincie/de gemeente/het waterschap geldende selectielijst voor
3 vernietiging in aanmerking komen.13 Deze uitbreiding van het archiefwettelijke regime wordt beargumenteerd door erop te wijzen dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten gedurende hun termijn van bewaring van belang kunnen zijn voor de verantwoording van beleid en de democratische controle daarop, alsmede de rechtszekerheid van overheid en burger kunnen dienen. Verder wordt toegelicht `Andere medewerkers dan die van de Sectie documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt.’ Wat hier voor de lagere overheden wordt opgemerkt, geldt mijns inziens evenzeer voor het rijk. De staatssecretaris die de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden moest vaststellen was evenwel gebonden aan artikel 12 van het Archiefbesluit. Terecht merkt de toelichting op de Regeling op dat ten aanzien van de buiten artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 en deze regeling vallende vernietigbare archiefbescheiden wel het (hierboven aangehaalde) artikel 3 van de Archiefwet 1995 van toepassing is. Maar dat is toch een magere waarborg voor de digitale duurzaamheid van de gedurende een of enkele jaren (voorafgaande aan de vernietiging) te bewaren archiefbescheiden waarbij overheid en burger belang kunnen hebben. Het ware te wensen dat het rijk bij herziening van het Archiefbesluit 1995 zich aansluit bij wat voor provincies, gemeenten en waterschappen wordt aanbevolen. Een aantal voorschriften van de Regeling gaat over archiefbescheiden ongeacht hun vorm: op papier, microfilm, geluidsdrager, digitaal enz. De voorschriften in paragraaf 3 (artikelen 5 t/m 9 – zie het kader) zijn alleen van toepassing op digitale archiefbescheiden. {k1} Integriteit en authenticiteit Hoofddoel van de Regeling is het voor nu en later verzekeren van de integriteit en authenticiteit van archiefbescheiden. Van beide begrippen bestaan vele definities. Volgens de recente `Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen’ is authenticiteit `de eigenschap van een archiefstuk dat de integriteit vaststaat als gevolg van een controleerbare wijze van archiefvorming, overlevering, bewaring en raadpleging.’14 Onder integriteit verstaat de archiefterminologie ‘de eigenschap van een archiefstuk dat zijn vorm, inhoud en structuur bij raadpleging gelijk zijn aan de vorm, inhoud en structuur op het tijdstip dat het werd opgemaakt.’ Het laatste woord (opgemaakt) kan beter worden vervangen door ontstaan, in de Regeling gedefinieerd als ‘het moment dat archiefbescheiden door een overheidsorgaan worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om daaronder te berusten’. Integriteit van papieren archiefbescheiden op tijdstip t+1 wil dus zeggen dat ze dezelfde inhoud, vorm en structuur hebben als op het moment van ontstaan t. Onder structuur wordt verstaan het logische verband tussen de elementen van een document (of van een archief), de vorm is de uiterlijke verschijning waarin de structuur en opmaak van het document zichtbaar zijn. Van papieren archiefbescheiden zijn inhoud, structuur en vorm fysiek aanwezig in het document en in de fysieke ordening. Van digitale archiefbescheiden echter zijn inhoud, structuur en vorm niet aanwezig in of op een fysiek medium, maar in een digitale representatie (code-object), die als generator dient voor de verschillende manieren waarop het document zichtbaar wordt (uitdrukkingsobjecten).15 Bovendien hebben digitale documenten andere begrenzingen dan fysieke documenten: ze bevatten links naar andere documenten, ze zijn veranderlijk16 (daarom ook is het op papier afdrukken van digitale documenten geen goede bewaarstrategie, omdat de afdruk de kenmerkende functionaliteit van het digitale document mist). Er is geen origineel meer, omdat elke vastlegging of verschijning (op een drager, op een scherm, als afdruk) in wezen een representatie of reproductie is van wat besturings- en toepassingsprogrammatuur hebben gewrocht. Of anders gezegd: de waarneembare vorm van een digitaal document ‘is always being manufactured just-in-time, on the spot’.17 Integriteit van digitale archiefbescheiden op
4 tijdstip t+1 wil dus zeggen dat de inhoud, vorm en structuur op het moment van ontstaan t gereconstrueerd moeten kunnen worden. Anders dan bij papieren originelen zullen bij digitale documenten de kenmerkende elementen (niet alleen inhoud, vorm en structuur, maar ook ‘het gedrag’ en – in verband met de authenticiteit - de ‘audit trail’ van het document) beschreven moeten worden in zogenaamde metadata. Daarbij hangt het af van de eisen van het werkproces welke elementen behouden moeten blijven. Zo zal bijvoorbeeld de kleur of de pagina-indeling van een (deel van een) document niet in alle gevallen precies zo kenbaar hoeven te blijven als op het moment waarop het stuk werd ontvangen of opgemaakt. De Regeling verplicht in artikel 2 de overheden ervoor te zorgen dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: (a) de inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan, één en ander voor zover de inhoud, structuur en vorm kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; en (b) op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; en (c) de samenhang met de andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden. De functionele eisen ten aanzien van de onder a bedoelde inhoud, structuur en vorm moeten worden vastgelegd (artikel 8, eerste lid). Verder moet een aantal technische kenmerken inzake de digitale documenten worden vastgelegd (artikel 9). Dat is noodzakelijk om de digitale bestanden te kunnen beheren in administratieve en technische zin, voorts met het oog op het behoud van de oorspronkelijke inhoud, vorm en structuur van archiefbescheiden en om toekomstig gebruik mogelijk te maken. Dit laatste geldt met name voor de documentatie over de functionaliteit van de toepassingsprogrammatuur. Maar ook de toepassingsprogrammatuur zelf, met inbegrip van de nieuwere versies, moet bewaard blijven, althans voorzover dat nodig is om te kunnen voldoen aan de hierboven geciteerde eisen a,b en c, alsmede aan de eis (artikel 4) dat (d) elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden, hetzij aan de hand van een onderwerp dat in het stuk is behandeld, hetzij aan de hand van het werkproces uit hoofde waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt, hetzij aan de hand van de afzender, dan wel de datum en het nummer dat door de afzender aan het stuk is gegeven, hetzij aan de hand van het nummer waaronder het stuk bij het ontstaan is geregistreerd; en (e) elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken is. Deze eisen gelden voor zowel papieren als digitale documenten. Vele organisaties hebben thans een hybride archief: deels papier, deels digitaal. De onderlinge samenhang van wat op papier en in digitale vorm is opgeslagen en bewerkt is vaak zoek. Zo werd kort voor de opheffing van de (in 1991 opgerichte) tripartiete Arbeidsvoorziening duidelijk dat gegevens die noodzakelijk waren voor de onderbouwing van de jaarrekening 2000 niet meer te vinden waren. Uit een vervolgens ingestelde quick-scan (door Cap Gemini Ernst and Young) bleek dat grote kans bestond dat forse delen van zowel het papieren archief als het digitale archief zouden verdwijnen. De reden: degenen die verantwoordelijk waren voor de papieren dossiers dachten dat de gegevens elektronisch bewaard zouden blijven - en degenen die de elektronische bestanden beheerden dachten dat alles wel in de papieren dossiers bewaard zou blijven! 18 {k1} Conversie en migratie
5 De aan inhoud, structuur en vorm van digitale archiefbescheiden te stellen eisen dienen afzonderlijk te worden vastgelegd en bewaard. Zij vormen de norm om de mate van (behoud van) integriteit en authenticiteit te toetsen. Kunnen die integriteit en authenticiteit niet langer behouden blijven, als gevolg van wijziging van besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of apparatuur, dan moet volgens artikel 5 van de Regeling conversie of migratie plaatsvinden. Onder conversie wordt verstaan: het omzetten in of het overzetten van gegevens in een ander opslagformaat; migratie is het overzetten van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform. Na conversie of migratie blijven de artikelen 2 en 419 van toepassing, dat wil vooral zeggen dat behalve de context, ook de inhoud, structuur en vorm van de archiefbescheiden zoals ze waren bij hun ontstaan, vastgesteld moeten kunnen worden, één en ander voor zover deze kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van de taak of handeling uit hoofde waarvan de archiefbescheiden werden ontvangen of opgemaakt. Kan dat niet op langere termijn verzekerd worden, dan zit er niets anders op dan de digitale archiefbescheiden te vervangen. Voor de vervanging van (volgens een selectielijst voor bewaring in aanmerking komende) archiefbescheiden eist artikel 7 van de Archiefwet 1995 een machtiging en stelt het Archiefbesluit 1995 nadere eisen. Het op papier overzetten van digitale archiefbescheiden is eveneens een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995. Voor het op lange termijn bewaren van ‘digital born’ documenten – met name databases, spreadsheets, multimedia en andere ‘çompound’ documenten - is dit geen efficiënte noch effectieve oplossing. De reproducties missen immers zoveel van de functionaliteit van de digitale ‘master’ dat ze niet aan de hierboven genoemde eisen (a)-(c) voldoen. {k1} Opslag De overheid is vrij in de keuze van het opslagformaat (dat is de code volgens welke de gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen) van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden, mits aan de artikelen 2 en 4 wordt voldaan. Maar uiterlijk op het moment van overbrenging naar een archiefbewaarplaats (de Archiefwet 1995 schrijft overbrenging van archiefbescheiden die ouder zijn dan twintig jaar voor) moeten de gegevens worden opgeslagen volgens een van de in artikel 6 genoemde standaarden. Deze standaarden zijn gebaseerd op een advies van het Nederlands Normalisatie Instituut (NNI) en gelden als de beste keuze die thans mogelijk is, vergelijkbaar met buitenlandse voorbeelden. De Regeling zal in de toekomst regelmatig worden aangepast aan de ontwikkelingen. Die aanpassing zal steeds gelden voor de vervolgens naar een archiefbewaarplaats over te brengen digitale archiefbescheiden. Uiteraard kan de overheid desgewenst al eerder dan op het moment van overbrenging naar een archiefbewaarplaats (dus in het algemeen voordat de archiefbescheiden twintig jaar oud zijn) de archiefbescheiden doen opslaan volgens één van de genoemde standaarden. Opslag zonder voorafgaande selectie van te bewaren en niet te bewaren bescheiden is verspilling van geld. De Arbeidsvoorziening (per 1 januari 2002 opgeheven) gaf in augustus 2001 opdracht een archiefkopie te maken van alle informatiesystemen.20 Hun aantal groeide in enkele maanden van 12 naar 25, met een totale omvang van 16 Terabytes. Een groot deel ervan was opgeslagen in databases die niet op papier zijn af te drukken. De meerderheid van de informatiesystemen draaide op apparatuur waar geen onderhoudscontract meer voor te krijgen was. Daarom werd alles op tape gezet. De tapes moesten vervolgens (ingevolge het in de vorige paragraaf aangehaalde artikel 5 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden) overgezet worden. Men koos voor XML. Maar de kosten van conversie van het totaal (25 miljoen bestanden!) bleken zo hoog dat besloten werd eerst te selecteren. Na de selectie zal 119 Gigabyte overblijven, verdeeld over ruim 944.000 bestanden. De selectie geschiedt op basis van een (ingevolge de Archiefwet 1995) vastgestelde selectielijst. Er is voorts een methode ontwikkeld om, met behulp van een trefwoordenthesaurus, uit de e-mail de te bewaren zakelijke e-mail te selecteren.
6 De Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden laat zich niet uit over het opslagmedium (de gegevensdrager). Daarover bepaalt artikel 8 van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Stcrt. 2001, 180): ‘archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers moeten worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar of niet waarneembaar wordt als gevolg van: a. natuurlijke of door de verpakking veroorzaakte veroudering van de gebruikte materialen, of; b. het in onbruik raken van apparatuur of programmatuur, die benodigd is om de informatie leesbaar of waarneembaar te maken.’ Deze Regeling duurzaamheid archiefbescheiden geldt voor door de overheid opgemaakte archiefbescheiden (niet voor de door de overheid van derden ontvangen stukken), met inbegrip van de ingevolge het aangehaalde artikel 7 van de Archiefwet 1995 vervaardigde reproducties die ter vervanging van archiefbescheiden dienen. Daarnaast bevat de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Stcrt. 2001, 180) aanwijzingen over de bewaarcondities van verschillende soorten gegevensdragers. {k1} Overheid en burger De archiefwettelijke regels over het beheer van de archiefbescheiden van de overheid zijn ook voor de burger van belang. De burger moet direct (ingevolge o.m. de Wet openbaarheid van bestuur) of na verloop van tijd (ingevolge de Archiefwet 1995) overheidsdocumenten kunnen raadplegen. Dan moeten die overheidsdocumenten, nu en in de toekomst, ook in goede en toegankelijke staat zijn. Verder moet de burger erop kunnen vertrouwen dat de door hem in het elektronisch bestuurlijk verkeer aan de overheid gezonden berichten (denk bijvoorbeeld aan de aanvraag om een bouwvergunning met de daarbij behorende tekeningen), door de overheid in goede staat bewaard worden totdat zij eventueel voor vernietiging (ingevolge de Archiefwet 1995) in aanmerking komen.21 Burgers en bedrijven zelf hebben bij het opmaken en bewaren van hun digitale documenten niet te maken met de hier besproken Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Het ware evenwel wenselijk dat de, ingevolge art. 2:15 van de komende Wet elektronisch bestuurlijk verkeer, door bestuursorganen te stellen ‘eisen aan het gebruik van de elektronische weg’, hun inspiratie zouden vinden in de Regeling. Art. 2:15 geeft de overheid bovendien de bevoegdheid een elektronisch verzonden bericht te weigeren `voor zover de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid van dit bericht onvoldoende is gewaarborgd, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt’. Om te voorkomen dat de overheid met verschillende maatstaven voor de betrouwbaarheid van digitale documenten moet werken én om te voorkomen dat de overheid onnodige inspanning moet leveren om de duurzaamheid van de van de burger ontvangen digitale documenten te waarborgen, is uitbreiding van de werkingssfeer van (delen van) de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden gewenst.
7 In kadertje:
Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Stcrt. 2000, 43). Paragraaf 3 Te bewaren digitale archiefbescheiden in het bijzonder Artikel 5 1. Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of andere apparatuur, niet langer voldaan kan worden aan de artikelen 2, 3 en 4, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie dan wel migratie van digitale archiefbescheiden plaatsvindt. 2. Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de artikelen 2, 3 en 4, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995. 3. De zorgdrager maakt van de conversie of de migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde digitale archiefbescheiden bevat en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de artikelen 2, 3 en 4 is of kan worden voldaan. Artikel 6 Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995, te worden opgeslagen volgens de volgende standaarden: a. voor character sets: ASCII (ISO/IEC 8859-1) of Unicode (ISO/IEC 10646-1); b. voor tekstbestanden: Portable document format (PDF) of SGML, dan wel XML vergezeld van een stylesheet (XSL, CSS) dan wel TIFF of PDF met de metadata in een XML-wrapper; c. voor CAD/CAM bestanden; Portable document format (PDF) en STEP (Standard for the exchange of product data) als metadata standaard (ISO 10303); d. voor images/beelden (bitmapped): Portable document format (PDF) en, indien gebruik gemaakt wordt van compressie: ITU T4 of ITU T6; e. voor databases: het oorspronkelijke opslagformaat of ASCII (flatfile, met veldscheidingstekens), vergezeld van documentatie bij voorkeur in XML-DTD over de structuur van de database, tenminste omvattende een compleet logisch datamodel met beschrijving van de entiteiten; queries dienen in de vraagtaal SQL (SQL2) te worden vastgelegd. Artikel 7 De ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden, zoals gerealiseerd door middel van toepassingsprogrammatuur, maken onverbrekelijk onderdeel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben. Artikel 8 1. De zorgdrager zorgt ervoor, dat de functionele eisen ten aanzien van de inhoud, structuur en vorm, bedoeld in artikel 2, worden vastgelegd. 2. De zorgdrager zorgt voor de bewaring van de toepassingsprogrammatuur, met inbegrip van de nieuwere versies, voorzover dat nodig is om aan de artikelen 2, 3 of 4 te voldoen. 3. In voorkomende gevallen zorgt de zorgdrager ervoor dat hij beschikt over de noodzakelijke licenties met betrekking tot de in het tweede lid genoemde toepassingsprogrammatuur. Artikel 9
8 1. De zorgdrager zorgt voor het vastleggen en het bewaren van tenminste de volgende gegevens: a. de benaming van de toepassingsprogrammatuur waarmee de digitale archiefbescheiden zijn ontvangen en opgemaakt, inclusief het versienummer; b. de beschrijving van het platform, met naam en versie van de besturingsprogrammatuur en met naam en type van de apparatuur; c. de documentatie die aangeeft hoe de toepassingsprogrammatuur heeft gewerkt met inbegrip van de nieuwere versies; d. een beschrijving van de opgeslagen bestanden, omvattende ten minste de volgende gegevens: 1°. de naam van het overheidsorgaan dat de digitale archiefbescheiden heeft ontvangen en opgemaakt en de benaming van het werkproces waarbinnen de digitale archiefbescheiden zijn ontvangen en opgemaakt; 2°. de benaming en omvang van elk opgeslagen bestand; 3°. een specificatie van de digitale archiefbescheiden met begin- en einddatum; 4°. de relatie met andere bestanden; 5°. het opslagformaat; 6°. in voorkomende gevallen de toegepaste compressiemethode; 7°. de datum en het tijdstip van de opslag van het bestand op de gegevensdrager; 8°. in geval van een database: de documentatie over de structuur, tenminste omvattende een compleet logisch datamodel met beschrijving van de entiteiten. 2. Op de in het eerste lid bedoelde gegevens zijn deze regeling en de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden van overeenkomstige toepassing. 1
Enkele gedeelten zijn ontleend aan de brochure Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Rijksarchiefdienst, ’s-Gravenhage 2001). Zie verder de losbladige uitgave F.C.J. Ketelaar, Archiefrecht (Kluwer, Alphen aan den Rijn 2001), op de aangehaalde artikelen, alsmede A.J.M. den Teuling, `Digitale archiefbescheiden – naar hun aard’, Overheidsdocumentatie 53 (1999) 347-351. 2
Wet van 28 april 1995, houdende vervanging van de Archiefwet 1962 (Stb. 313) en in verband daarmede wijziging van enige andere wetten, Stb. 276. De Archiefwet 1995, in werking getreden op 1 januari 1996, is gewijzigd bij wetten van 28 april 1995, Stb. 277, 26 oktober 1995, Stb. 539, 13 maart 1997, Stb. 142, 4 december 1997, Stb. 580, 8 maart 2001, Stb. 131 en 5 april 2001, Stb. 180. 3
Enkele voorbeelden: artt. 3:89 BW, 6:231 BW, 156 Rv. Zie A.M.Ch. Kemna, `De vraagstukken van bewijs en bewaring in een elektronische omgeving’, in: H. Franken – H.W.K. Kaspersen – A.H. de Wild (red.), Recht en computer (Kluwer, Deventer 20014) 172-174. 4
R.E. van Esch, `EDI en het Nederlandse recht: een inventarisatie van problemen’, Computerrecht 1993/6, 237-239. Art. 8.1, vijfde lid, Vreemdelingenbesluit 2000: Het verzoek wordt schriftelijk of per elektronisch bericht gedaan. 5
Enkele voorbeelden: `boeken, bescheiden en andere gegevensdragers’ o.m. in: BW artt. 2:10; 2:24 3:15i BW; artt. 340, 341, 343 Sr.; `boeken, bescheiden en andere gegevensdragers of de inhoud daarvan’ in: art. 47 Algemene wet inzake rijksbelastingen; `bescheiden of gegevens’ in: art. 126a Sv.; `bescheiden en andere gegevensdragers’ in: art. 7 Algemene wet inzake rijksbelastingen; `document: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat’ in: art. 1 Wet openbaarheid van bestuur.
9
6
Raad van State 14-08-2002, 200104239/1, JB 2002/296. De Raad voegt daaraan toe `Hetgeen appellante met het opstellen van het rapport heeft beoogd noch de reden waarom het aan het overheidsorgaan is gezonden, is daarbij van doorslaggevend gewicht.’ 7
Bijlagen Handelingen Tweede Kamer 1958-1959, 4549, nr. 6, blz. 7.
8
Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen van 23 januari 2002, Stcrt. 43. 9
Deze passage is ontleend aan een brief van de algemene rijksarchivaris van 16 januari 1998 (kenmerk 98.040.FCJK/CB) aan de secretaris-generaal van het Ministerie van Defensie in verband met de bij de Militaire Inlichtingendienst verrichte archiefinspectie. 10
Richtsnoer e-mail gebruik t.b.v. de rijksoverheid (2001) <www.digitaleduurzaamheid.nl/bibliotheek/docs/richtsnoer_status_email_bzk.doc> (geraadpleegd 15 december 2003). Deze richtsnoer bepaalt o.m. `Indien een E-mail functioneel is dient vastgesteld te worden of deze in aanmerking komt voor archivering. Hiervoor gelden in principe dezelfde criteria (uit de Archiefwet 1995) als voor ‘normale’ post die op papier wordt verzonden of ontvangen. De opsteller c.q. de ontvanger van het bericht is degene die in eerste instantie de selectie uitvoert of het bericht wel of niet gearchiveerd dient te worden.’ 11
De aanbeveling van het College bescherming persoonsgegevens om de log-gegevens maximaal zes maanden te bewaren staat op gespannen voet met de Archiefwet 1995: A.J.M. den Teuling, `Postbehandeling’, in: F.C.J. Ketelaar - A.J.M. den Teuling - J.U. van Wijngaarden (red.), Archiefbeheer in de praktijk (Kluwer, Alphen aan den Rijn 1986) 2510-7. 12
Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen van 23 januari 2002, Stcrt. 43. Op digitale archiefbescheiden die in gebruik waren op het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit, zijn de artikelen 2, 4, 5 en 8, eerste lid, eerst per 1 januari 2004 van toepassing. 13
<www.provincialearchiefinspecties.nl/pub/index.php> (geraadpleegd 15 december 2003). 14
Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (Stichting Archiefpublicaties, ’sGravenhage 2003) nrs. 18 en 19. De toelichting op de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden noemt authenticiteit wat in de Archiefterminologie integriteit heet. Volgens de in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ontwikkelde Softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse overheid (Remano) is authenticiteit een ‘kwaliteitsattribuut van een document, waardoor aangetoond kan worden dat het document is wat het beweert te zijn, dat het is gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben gemaakt of verzonden en dat het is gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven op het document.’ 15
Jan Simons, Interface en cyberspace. Inleiding in de nieuwe media (Amsterdam University Press, Amsterdam 2002) 57. 16
J.S. Mackenzie Owen, ‘Het document aan het einde van de 20ste eeuw: kanttekeningen bij het documentaire paradigma,’ 8e Dag van het document, Ede, 14 september 1999
; J.S. Mackenzie Owen. ‘Het einde van het document: een essay,’ Informatie professional,
10
3(2):16-18, 1999: (geraadpleegd 17 november 2003). 17
David M. Levy, Scrolling forward. Making sense of documents in the digital age (Arcade, New York 2001) 152. 18
Hugo Butter, Cees van der Weijde en Kees Reijnierse, "Praktijkervaringen bij de liquidatie van Arbeidsvoorziening. Gevaren voor digitale archieven bij opheffing en fusie", Archievenblad 107/2 (maart 2003) 28-31; Jacques Bogaarts, "Digitaal archief Arbeidsvoorziening overgebracht naar het Nationaal Archief. 'Digitalisering is een volwassen probleem dat een volwassen aanpak verdient' ", Archievenblad 107/10 (december 2003) 18-21. 19
En artikel 3, dat een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden en de bestanden waarin deze bewaard worden, voorschrijft. Onder ‘bestand’ wordt verstaan een geheel van gegevens in een zelfde opslagformaat. 20
21
Butter, "Praktijkervaringen”; Bogaarts, "Digitaal archief Arbeidsvoorziening”.
Voorstel van de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer, Kamerstukken 28 483; Besluit indieningsvereisten aanvraag bouwvergunning, Stb. 2002, 409.
