Hoe werkt
Bestuurlijke Besluitvorming & Advisering
A. Verburg Regionale Samenwerking Regio Alkmaar Versie maart 2014
2
Inhoud 1. 1.1 1.2 1.3
Aanleiding Druk neemt toe, schaaldifferentiatie Lean en mean Afspraken
3 3 3 3
2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
Regionale samenwerking, lokaal bestuur Democratische legitimatie Vier vragen vooraf Waarom, wat en hoe? Drie D: Ratificatie of bekrachtigingsmodel Afspraken
4 4 4 4 5 5
3. 3.1 3.2 3.3
Samenwerken : De financiele en juridische consequenties Rekenmodel regionale samenwerking Juridische aspecten Afspraken
6 6 6 6
4. 4.1 4.2 4.3
De Wgr De raden in stelling Controle en sturing op GR Afspraken
7 7 7 8
5. 5.1 5.2
De regionale gremia in Beeld Huidige situatie Afspraken
9 9 11
6. 6.1 6.2 6.3 6.4
Besluitvorming en advisering in de gemeenten Acht gemeenten, acht culturen Overzicht doorlooptijden, regionaal besluit Bestuurlijke kalender Afspraken
12 12 12 12 13
7. 7.1 7.2 7.3 7.4
Communincatie en infmormatie Digitale informatie Regio Alkmaar App Persberichten Afspraken
14 14 14 14 14
8. 8.1 8.2 8.3 8.4
Bijlagen Ambtelijke werkgroepen overzicht Drie D en PORA ondersteuning Rekenmodel financiële gevolgen regionale samenwerking Sturingsdriehoek Juridische aspecten:
15 15 15 15 15
3
1.
AANLEIDING
1.1 Druk neemt toe, schaaldifferentiatie Door de decentralisaties vanuit Rijk en Provincie wordt de druk op het regionale domein groter en er is meer behoefte aan structuur en afspraken. Door decentralisatie van diverse taken naar de gemeente wordt vaak gesproken over “opschaling” naar het regionale domein, maar schaaldifferentiatie is een beter woord: per onderwerp wordt de juiste schaal gekozen om de taak uit te voeren. Dat betekent niet altijd opschalen, maar soms ook kiezen voor een kleiner verband als wijk of buurt. Differentiëren dus: veiligheid en publieke gezondheid op Noord Holland Noord niveau; beleidsvoorbereiding en strategie op Regio Alkmaar niveau en bedrijfsvoeringaspecten in nog kleinere eenheden (HAL, Duinstreek of BUCH). 1.2 Lean en mean De regionale samenwerking in Regio Alkmaar is nu Lean en Mean georganiseerd. Lean staat voor perfectioneren van het proces, minder verspilling van mens en materiaal, de burger staat steeds centraal, innovatief. Mean betekent “vaardig, lastig te verslaan”. De besluitvorming vindt bij Lean en Mean bestuur altijd in de eigen gemeente plaats. De gemeenteraden stellen kaders en controleren als gebruikelijk hun eigen college. Er is dus geen sprake van verlengd lokaal bestuur zoals bijvoorbeeld in een gemeenschappelijke regeling. Er is ook geen sprake van een AB-DB structuur. Toch wordt ook deze regionale samenwerking ervaren als “op afstand”. Omdat iedere gemeente zijn eigen route heeft voor besluitvorming en advisering en iedere gemeente bovendien zijn eigen cultuur kent in de dynamiek tussen college en raad, is er sprake van onwetendheid over de regels en afspraken bij ”de anderen”. 1.3 Afspraken Ieder hoofdstuk sluit af met afspraken. Dat geeft vertrouwen. Het zijn afspraken die zijn vastgelegd in het Regiobeeld 2025 bijvoorbeeld of het betreft een werkwijze. Wel zo duidelijk. 1. De regio is van de acht regio gemeenten1 2. Men kiest voor elk onderwerp de passende schaal 3. De regionale samenwerking is Lean en mean georganiseerd 4. Besluiten worden genomen in de individuele gemeente
1
We geven steeds aan welke afspraken waar vandaan komen. Afspraak 1 tot en met 4 zijn vastgelegd in het Regiobeeld 2025.
4
2.
REGIONALE SAMENWERKING, LOKAAL BESTUUR
2.1 Democratische legitimatie De democratische legitimatie, de controle door een door de burger gekozen bestuur, vinden we bij rijk, provincie, gemeente en waterschap, maar niet op regionaal niveau. Daar is slechts sprake van indirecte democratische legitimatie. Bovendien botsen in sommige gevallen de lokale en regionale belangen. Dan moet je als wethouders “thuis” goed kunnen uitleggen waarom je in de regio hebt gekozen voor het regionale belang. Zeker als er geen sprake is van verlengd lokaal bestuur in de vorm van bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling of openbaar lichaam, lijkt de democratische legitimatie in de regionale samenwerking goed geborgd, maar in de praktijk ervaart men als individuele gemeente maar beperkt zeggenschap. Men poldert en voelt zich voortdurend gevangen in het tijdrovende proces van “zoeken naar consensus”. Bovendien is vaak sprake van beperkte verantwoording en transparantie. 2.2 Vier vragen vooraf Tijdens het proces om te komen tot een gedragen document voor de strategische regionale samenwerking hebben we in de regio, onder leiding van de VNG vier vragen geformuleerd die de raad zou moeten beantwoorden voorafgaand aan iedere regionale of intergemeentelijke samenwerking: 1. Wat is de meerwaarde van (deze) samenwerking?
3. Met wie kunnen we dat doel het beste bereiken?
2. Wat is het doel van de(ze) samenwerking?
4. Welke vorm kiezen we daarvoor?
Voor iedere samenwerking kunnen de antwoorden verschillend zijn. De antwoorden omvatten het kader waarbinnen de samenwerking vorm krijgt. 2.3 Waarom, wat en hoe? In het proces van advisering en besluitvorming heeft iedereen zijn eigen rol en taak. Iedereen die aan het proces deelneemt moet zich voortdurend bewust zijn van zijn eigen rol en taak, maar ook van die van de anderen. Deze afspraken helpen daarbij: Waarom staat voor de opgave. Wat willen we voor onze bewoners betekenen en samen met onze partners bereiken? Wat is ons beeld van de toekomst? Welke effecten willen we terugzien in de samenleving? Dit is het domein van missie en visie, kaderstelling door de gemeenteraad in samenwerking met de colleges. Efficiëntere taakuitoefening, delen van kennis, strategische voordelen en schaaldifferentiatie zijn andere redenen om intergemeentelijk samen te werken. Wat staat voor de veranderopgave. Langs welke weg wordt de visie gerealiseerd? Dat is het domein van de strategische politieke keuzes. De strategische politieke keuzes geven richting aan de verdere uitwerking. Het ligt voor de hand dat de gemeenteraden hier besluiten over nemen. Keuzes voor (de schaal van) samenwerking varen op het kompas “wat voegt de meeste waarde toe voor bewoners” en zijn in dat opzicht kaderstellend.
5
Hoe staat voor het operationaliseren van besluiten, voorbereiding op de uitvoering (implementatiefase), en het realiseren van randvoorwaarden voor going concern. Dit is het werkdomein van de ambtelijke top. 2.4 Drie D: Ratificatie of bekrachtigingsmodel Besluiten kunnen worden genomen op basis van consensus, volledige overeenstemming op inhoud. Deze manier van besluiten heeft twee risico’s voor samenwerkende gemeenten met verschillende politieke meerderheden: Risico 1 bestaat uit het ontstaan langdurige “onderhandelingen” over strategische beleidskeuzes en exacte formuleringen of, en dat is het tweede risico, er ontstaat stukken met algemene, voor velerlei uitleg vatbare, uitspraken over deze keuzes. Om recht te doen aan verschillende belangen in samenwerking én om de tijd tot feitelijke besluitvorming kort te houden, kunnen gemeentebesturen voorstellen ratificeren of bekrachtigen. Daarbij wordt een voorkeursvariant voorgelegd ter ratificatie en ook een of maximaal twee relevante alternatieven. Randvoorwaarden, gevolgen en risico’s van de varianten zijn toegelicht. Ieder gemeentebestuur heeft bij deze werkwijze de mogelijkheid om in bijzondere gevallen met inzicht in de gevolgen de voorkeursvariant niet aan te nemen.
2.5 Afspraken 1. De burgers in de regio staan steeds centraal bij de afweging wat doen we lokaal en wat regionaal2 2. De gemeenteraden stellen kaders en controleren 3. De vier kaderstellende vragen worden voorafgaand aan de samenwerking aan de betreffende gemeenteraden voorgelegd. 4. De regio streeft naar optimale transparantie 5. Vooraf is duidelijk hoe de regio verantwoording aflegt over het onderwerp dat regionaal wordt opgepakt en uitgevoerd 6. Waarom, wat en hoe zijn afgebakend 7. Het Ratificatie- of bekrachtigingsmodel wordt ingezet bij de drie decentralisaties
2
Afspraken 1 t/m 4 komen uit het Regiobeeld 2025 en afspraken 5 t/m 7 uit BT 06112013, in december 2013 in de raden besloten (Langedijk niet akkoord op ratificatiemodel)
6
3.
SAMENWERKEN : DE FINANCIELE EN JURIDISCHE CONSEQUENTIES
3.1 Rekenmodel regionale samenwerking Iedere samenwerking heeft financiële consequenties. Vaak wordt opschaling gelijk gesteld of ten minste ingegeven door bezuinigingsgedachten. Maar samenwerken kost ook geld en ergens in het midden ligt voor iedere samenwerking de waarheid, maar hoe bereken je die? Het rekenmodel financiële gevolgen regionale samenwerking is een tool die gemaakt is om deze vraag te beantwoorden. Het model is opgesteld door controllers van de regiogemeenten en wordt in Noord Holland Noord breed onder de aandacht gebracht. De gemeentesecretarissen in onze regio hebben er kennis van genomen en aangegeven de tool in te zetten indien een samenwerking financieel moet worden doorgerekend.
3.2 Juridische aspecten Welke juridische borging nodig is van de samenwerking hangt van vele factoren af. Grofweg kunnen de juridische vormen ingedeeld worden in publiek rechtelijk en privaatrechtelijk. Publiekrechtelijke samenwerking ligt voor de hand als het gaat om intergemeentelijke samenwerking, maar privaatrechtelijke vormen volstaan ook. Beide vormen kunnen worden ingedeeld in categorieën van licht tot zwaar. Voor iedere juridische borging van samenwerkingsafspraken geldt dat “wat je erin stopt, is datgene wat er uit komt”. Met andere woorden elk contract, overeenkomst, gemeenschappelijke regeling onder de Wgr, convenant of bestuurlijke samenwerkingsovereenkomst bevat die juridische afspraken die beide partijen belangrijk vinden om vast te leggen. Onderdelen als doel, verantwoording, doelmatigheid en rechtmatigheid, stemverhoudingen, ontvangen van informatie en aansluiting op de Planning en Control cyclus die gewenst is, het zijn allemaal aspecten die in alle juridische vormen kunnen worden benoemd en vastgelegd. In de bijlagen vindt u verwijzingen naar documenten vanuit de VNG over de materie. Voor beide partijen (dus ook voor de raden!) geldt dat zij juridische aspecten kunnen laten toetsen om er zeker van te zijn dat hun belangen zijn geborgd. 3.3 Afspraken In Voor financiële doorrekening van intergemeentelijke samenwerking gebruiken we de tool die in NHN ontwikkeld is, deze is opgenomen in de bijlagen. De keuze voor de juridische vorm hangt af van verschillende factoren. De VNG stukken zijn bruikbaar bij deze keuze. De juridische afdelingen van elke gemeente adviseert hierover, maar raden kunnen zelf ook een juridische toets laten uitvoeren.3
3
Afspraak 1 en 2 zijn behandeld in het SORA.
7
4.
DE WGR
4.1 De raden in stelling De raden hebben aangegeven dat zij in stelling willen zijn bij de regionale samenwerking. De gemeenteraad hecht eraan om op een vroegtijdig moment betrokken te worden bij de voorbereidingen van besluitvorming over mogelijke regionale samenwerking. Het doel is dat de raden hun rol kunnen pakken, goed zijn geïnformeerd en tot heldere besluiten kunnen komen, zoveel mogelijk gelijktijdig met de andere regiogemeenten. Om hun raad in positie te brengen in de regionale samenwerking voeren de regiogriffiers in de regio Alkmaar regelmatig afstemmingsoverleg. Samen met de secretaris van de regionale samenwerking hebben de griffiers gezorgd voor regionale raadsinformatie-avonden . Meestal op de eerste woensdagavond van de maand. De griffiers en secretaris voeren agendaoverleg over de invulling van deze avonden. Daarnaast is een bestuurlijke kalender opgesteld waarin alle belangrijke regionale trajecten staan gefaseerd zodat de raden inzichtelijk hebben welke besluitvorming vanuit de regio te verwachten is (zie ook hoofdstuk 6: besluitvorming). De actualisatie van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr), speelt in op het gevoel van gemeenteraden moeilijk te kunnen aanhaken bij de taken die op afstand zijn gezet in een gemeenschappelijke regeling. Hoewel de regionale Samenwerking in Regio Alkmaar geen gemeenschappelijke regeling betreft zijn er ook in onze regio wel taken ondergebracht in gemeenschappelijke regelingen die onder deze wet vallen. Duidelijkheid over de werkwijze en kennis verbeter mogelijkheden om te kunnen controleren helpt de gehele regionale samenwerking verder. Wij hebben “geleend” van het proces zoals dat is opgesteld door de Friese griffierskring4. Er wordt op regionaal niveau gewerkt aan een nota “verbonden partijen” waarin deze werkwijze ook wordt vastgelegd.
4.2 Controle en sturing op GR De Friese griffiers kring heeft de volgende aandachtpunten benoemd die in het proces moeten worden opgenomen om ervoor te zorgen dat raadsleden meer grip kunnen houden op de regionale samenwerking (al dan niet in een gemeenschappelijke regeling). Het zwaartepunt naar de democratische controle wordt verlegd naar “sturing vooraf”. Doelen, indicatoren en kosten worden vooraf gesteld, zodat de raden daarop kunnen controleren. Dat betekent dat beleidsplannen in de concept fase worden bekend gemaakt en voorgelegd voor wensen en bedenkingen aan de raden. Het college informeert de raden vroegtijdig, volledig en voorzien van de juiste informatie. Er wordt door de regeling/samenwerking een lange termijn visie neergelegd met daaraan gekoppeld een meerjaren begroting. Verantwoordingsinformatie en controle vindt plaats via de reguliere planning en control cyclus van de gemeente (hiervoor is de wet gewijzigd en moeten gemeenschappelijke regelingen hun jaarstukken aanleveren voor 15 april in plaats van voor 15 juli, zodat de effecten kunne w orden meegenomen in de voorjaarsnota) Regels voor uittreding, opheffen en aanpassen van de GR worden bij aanvang van de regeling opgenomen.
4
Implementatie nieuwe werkwijze gemeenschappelijke regelingen, juni 2010
8
4.3 Afspraken 1. De gemeenten nemen deel aan samenwerking/ GR omdat het voordeel oplevert (samen kunnen en weten we meer, financiële voordelen of risicospreiding). 2. Solidariteit is belangrijk, als we alleen voor onze eigen belangen gaan redden we het waarschijnlijk niet. 3. Er wordt regionaal gewerkt aan een nota verbonden partijen.
9
5.
DE REGIONALE GREMIA IN BEELD
5.1 Huidige situatie De regionale samenwerking zoekt haar weg en verandert daardoor geregeld. De regiegroep is opgehouden te bestaan omdat rol en taak onduidelijk was en daardoor het gremium zoekend. Er is gekeken naar een inhoudelijke noodzaak voor de overlegstructuur zoals die nu bestaat. De zeven PORA’s zijn sommigen een doorn in het oog, men wil terug naar minder. Als de tijd daar is zal dat snel gerealiseerd kunnen worden. We zijn flexibel en wendbaar.
5.1.1 Coördinatie team Samenstelling Het coördinatie bestaat uit de voorzitter van de regionale samenwerking, tevens burgemeester van de (grootste) stad Alkmaar, een vicevoorzitter in de huidige situatie de burgemeester van Heiloo, de voorzitter van het overleg van griffiers en de secretaris van de regionale samenwerking. Rol en taak Het coördinatieteam is eerst en vooral opdrachtgever van de secretaris regionale samenwerking. Het team regelt de ondersteuning van de regionale samenwerking. Het faciliteert en regisseert de samenwerking binnen de regio door informatiebeheer, organiseren van ontmoeting, inspiratie en inhoud. De dagelijkse organisatie en voorsortering komt bij dit team vandaan. Dit team heeft een belangrijke rol in het signaleren van onderwerpen en trends. Het heeft kennis van de processen op regionaal niveau en de leden opereren onafhankelijk in het regionale proces. Dit team organiseert de bijeenkomsten voor raadsleden en bestuurders. 5.1.2 Portefeuillehouder Overleg Regio Alkmaar Samenstelling Iedere gemeenten heeft een vertegenwoordiger in het portefeuillehouder overleg. Iedere gemeente bepaalt zelf zijn portefeuilleverdeling tussen de wethouders. Wethouders met eenzelfde portefeuille 5treffen elkaar in een Portefeuillehouders overleg Regio Alkmaar (PORA) PORA historie De PORA structuur is ontstaan in de periode na het opheffen van het Samenwerkingsverband Noord Kennemerland in 2001. De regionale samenwerking vond toen met name plaats in het ruimtelijk en economische domein (RO-verkeer en vervoer, wonen en EZ). De wethouders Sociale zaken hadden ook regionale afstemming in wat toen nog een PONK was (Portefeuillehouders Overleg Noord Kennemerland). In 2009 is er een intensivering van de regionale samenwerking afgesproken. Inmiddels werd op zeven onderwerpen afstemming gezocht door portefeuillehouders binnen de acht gemeenten van Regio Alkmaar. De PORA’s ontstaan organisch en hebben dus allemaal een eigen cultuur, afhankelijk van ambtelijke sturing en individuele wethouders.
5
Duurzaamheid, Economische zaken (incl. toerisme en recreatie), Wonen, Ruimtelijke OrdeningVerkeer en Vervoer, Sociale zaken en werkgelegenheid, Jeugd en Regionale Meld en Coördinatiefunctie, Zorg&WMO
10
Het zou goed zijn om in het kader van beperking van bestuurlijke drukte de bestaande PORA’s te toetsen op “bestaansrecht”: zijn de onderwerpen nog relevant, kunnen PORA’s samen, kunnen PORA’s thematisch en programmatisch worden vormgegeven. Rol en taak De portefeuillehouders op dezelfde inhoudelijke dossiers, bepalen met elkaar de onderwerpen die worden uitgewerkt op regionaal niveau: beleidsafstemming. De wethouders bereiden gezamenlijk beleid voor en initiëren projecten. De ambtelijke ondersteuning van het PORA zorgt voor de stukken die worden voorgelegd in het PORA. Als men daar akkoord is kunnen de stukken naar de colleges en raden ter besluitvorming. NB Men doet er goed aan om de stukken voorafgaand aan het PORA opiniërend voor te leggen in de colleges: daar vindt de discussie plaats over de inhoud en wordt de keus gemaakt om wel of niet mee te doen. Dat is “lean en mean” samenwerken. Niet de regio bepaalt, maar de gemeenten zelf. Terugkoppeling naar het Gemeentebestuur (zie ook hoofdstuk: informatie en communicatie) De wethouder koppelt in de actieve informatie aan de commissie of gemeenteraad terug over de regionale overleggen. De raadsleden kunnen zelf ook actief vragen stellen, de agenda’s van elk PORA zijn vooraf bekend gemaakt op de website van Regio Alkmaar (en vanaf maart 2014 via de app). De Gemeentesecretarissen ontvangen een beknopt afsprakenlijstje t.b.v. de terugkoppeling in het college.
5.1.3 Ambtelijke werkgroepen Er bestaan ambtelijke werkgroepen die de onderwerpen, die in de PORA’s aan de orde komen, voorbereiden. Deze ambtenaren hebben een regionale blik, maar vertegenwoordigen ook het lokale belang in de regionale werkgroep. Er worden keuzes in beleid voorbereid en gezamenlijk wordt gewerkt aan de stukken die worden voorgelegd in de het PORA. Ondersteuning PORA’s De meeste PORA’s worden ondersteund door een voor die taak vrijgemaakte regio coördinator van (meestal) een halve fte. Sommige PORA’s kunnen ook beschikken over administratieve ondersteuning van 0,2 fte. Voor de verrekening van deze ondersteuning hebben de gemeentesecretarissen afspraken gemaakt. De regio coördinator is vaak tevens de voorzitter van de ambtelijke werkgroep en secretaris van het PORA. Hij/Zij heeft contact met de voorzitter van het PORA om de agenda op te stellen en de stukken te verspreiden. De regio coördinator voert de regie op de verslaglegging en het nakomen van gemaakte afspraken. Koppeling PORA met MT en organisatie Iedere gemeentelijke organisatie is verschillend opgebouwd en heeft zijn eigen cultuur. En de verschuiving van een oriëntatie van het ruimtelijk-economische domein naar het sociale domein vraagt wederom om aanpassing van de organisatie structuur. De verbinding tussen de ambtelijke werkgroepen en de eigen organisatie is overal verschillend geregeld. De terugkoppeling vanuit de PORA’s naar het ambtelijke domein eveneens.
11
Er is een overzicht van de werkgroepen die de PORA’s ondersteunen en de werkgroepen die zijn gevormd ten behoeve van de ambtelijke samenwerking op het gebied van de drie decentralisaties. Zie voor dit schema de bijlage. In de praktijk is er (nog) onvoldoende koppeling tussen de ambtelijke lijn en de regionaal bestuurlijke lijn. Er worden stappen gezet om deze aansluiting te verbeteren.
5.1.4 Bestuurlijk Team Drie D Bij een grote gezamenlijke opgave wordt gekozen voor de inrichting van een programma. De aansturing hiervan verloopt via een sturingsdriehoek. (Zie bijlage) van een ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever en een ambtelijk opdrachtnemer. Het programma voor de implementatie van de drie decentralisaties is op deze manier vormgegeven: een secretarissen team (is gelijk aan SORA), een bestuurlijk team en een programmamanager. 5.1.5 BORA,SORA en Griffiers overleg Samenstelling Op regio Alkmaar niveau zoeken de burgemeesters, secretarissen en de griffiers elkaar op. Zij werken samen aan dezelfde dossiers en bespreken met elkaar hoe ze daarmee omgaan. Deze overleggen zijn belangrijke “smeerolie” voor het proces van regionale samenwerking. Elkaar kennen, weten waar men mee bezig is in de gemeente en elkaars problemen kennen helpt het proces verder. Het coördinatieteam fungeert tevens als agendacommissie voor de bijeenkomsten in de driehoek gemeentesecretarissen, burgemeesters en griffiers. Dit overleg wordt in dien nodig georganiseerd. De griffiers deel aan het bestuurlijk team voor de drie decentralisaties om de betrokkenheid van de raden te behouden en versterken. Daarnaast nemen de griffiers deel aan het coördinatieteam voor de regionale samenwerking Alkmaar en het overleg met de acht burgemeesters. Recentelijk is afgesproken in de zogenaamde regionale driehoek (acht burgemeesters, gemeentesecretarissen en griffiers), dat wordt gezorgd voor verbetering van de eenduidigheid en kwaliteit op de stukken die vanuit de regio naar de raden worden gebracht. Rol en taak Burgemeesters zijn voorzitter van college en raad. Griffiers adviseurs van de gemeenteraad. Secretarissen verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie en advisering. 5.2 1. 2. 3. 4. 5. 6. 6
Afspraken We streven naar minder bestuurlijke drukte en dus naar minder PORA’s 6 De portefeuille verdeling houdt rekening met overlap tussen sociaal en ruimte De PORA’s vergaderen op de eerste woensdag van de maand Indien mogelijk worden overlappende agendapunten gezamenlijk behandeld Het Coördinatieteam fungeert als agendacommissie voor de overleggen met burgemeesters, griffiers en gemeentesecretarissen BORA komt 4-6 keer per jaar bij elkaar
Afspraken 1 en 2 nog niet eerder vastgelegd, maar verzameling vanuit de discussie aan de regiotafel, SORA; Afspraken 3-7 betreft de huidige werkwijze
12
6.
BESLUITVORMING EN ADVISERING IN DE GEMEENTEN
6.1 Acht gemeenten, acht culturen Hieronder beschrijven we de algemene route die in de gemeenten wordt gehanteerd voor advisering en besluitvorming. Dit proces kan worden doorgenomen met de griffier en de gemeentesecretaris van elke gemeente voor de aanpassing naar lokaal niveau. We hebben geen oordeel over hoe de zaken zijn geregeld in de gemeenten, maar maak inzichtelijk hoe de route bij u geregeld is. Kennis hebben van elkaars procedures maakt dat er begrip ontstaat en helderheid. Naast die feitelijke beschrijving van het proces speelt het aspect “cultuur” van de gemeente een belangrijke rol. Hoe flexibel is een organisatie, hoe “top down”of “bottom up”, hoe is de afstand tussen ambtenaren en bestuur. Deze aspecten die de cultuur binnen de gemeente bepalen zijn ook allemaal van belang voor de uitkomst van de twee processen advisering en besluitvorming. In dit stuk wordt het aspect cultuur buiten beschouwing gelaten. (Vraag vanuit bestuur aan) Ambtelijke voorbereiding werkgroep - afstemming wethouder in eigen college Opiniërend stuk in PORA Ambtelijk wordt stuk aangepast of vorm gegeven naar aanleiding van de discussie in het PORA - afstemming wethouder in eigen college (en eventueel in cie.) Tweede bespreking in PORA Stuk mag door naar colleges ter besluitvorming als men het eens is, dat kan meerdere rondes nodig hebben - wethouder bespreekt stuk inhoudelijk voor in de raad - onderwerp wordt indien gewenst opgenomen in programma van een maandelijkse raadsinformatieavond Bespreking in PORA, terugkoppeling van besluitvorming in colleges - stuk mag door naar de commissies (opiniërend of voor zienswijzen) en de raden (indien nodig) Laatste bespreking in PORA, terugkoppeling van besluitvorming in raden
6.2 Overzicht doorlooptijden, regionaal besluit Door de verschillen in proces en route zijn ook de vergader kalenders en doorlooptijden verschillend. Ook hier geldt dat de gemeenten zelf bepalen hoe zij de route organiseert, maar inzicht over hoe het proces bij anderen is ingericht kan verklaren waarom het soms “lang duurt” of juist “zo snel gaat”. Er is een regionale kalender met alle doorlooptijden opgesteld en beschikbaar via de griffies en via www.regioalkmaar.nl
6.3 Bestuurlijke kalender Sinds 2014 wordt een bestuurlijke kalender opgesteld met onderwerpen die in de komende periode behandeld worden in de PORA’s, wat de rol is van de gemeenteraad en wanneer er informatie wordt gegeven over het onderwerp in de maandelijkse raadsinformatieavond. De kalender wordt gedeeld via de gemeentesecretarissen en griffiers en op regioalkmaar.nl.
13
6.4 Afspraken Er wordt jaarlijkse een regionale bestuurlijke kalender opgesteld en deze wordt maandelijks bijgesteld Bij een uiterste besluitdatum zijn individuele gemeenten zelf verantwoordelijk voor een op tijd genomen besluit
14
7.
COMMUNINCATIE EN INFMORMATIE
Regionaal samenwerken kost veel overleg en daarmee ook veel informatieoverdracht en communicatie. Dat is een precair onderdeel van de samenwerking. Als informatie over veel schijven gaat verliest het altijd aan correctheid, mede doordat de interpretatie van de verteller/luisteraar mee speelt. Vooraf en voor alle duidelijkheid: iedere gemeente is zelf verantwoordelijk voor de informatie terugkoppeling vanuit en naar de regio. 7.1 Digitale informatie De website www.regioalkmaar.nl is de basis van de informatie voorziening in Regio Alkmaar. Hierop staat de informatie vanuit de PORA’s, openbare stukken en een “wie is wie” van deelnemers. Daarnaast worden digitale nieuwsbrieven verstuurd met actuele informatie aan alle raadsleden, bestuurders en mensen die zich aanmelden. Daarnaast is de regio actief op twitter en facebook.
7.2 Regio Alkmaar App Via de Regio Alkmaar app (beschikbaar vanaf medio april 2014) kan de regio berichten rechtsreeks bij de gebruikers van de app laten bezorgen. Een extra service naast de website, met dank aan de gemeente Alkmaar die hiervoor gezorgd heeft. In de toekomst uit te breiden met meer informatie, maar in aanvang bedoeld om de informatie die al beschikbaar is via de website makkelijker te ontsluiten.
7.3 Persberichten Als er een gezamenlijk persbericht naar “buiten” gaat wordt gebruik gemaakt van het persbericht regio Alkmaar (zie toolkit). Vervolgens wordt afhankelijk vanuit welke gemeente het bericht wordt gecoördineerd, wordt gebruik gemaakt van de afdeling communicatie en de contacten met de pers vanuit ie desbetreffende gemeente. 7.4 Afspraken Alle agenda’s van de PORA’s worden op de website geplaatst, zodat duidelijk is waar het in de regio over gaat.7 Zodra de agenda’s voor een regiowoensdag beschikbaar zijn wordt dit bericht via de app verspreid. Goed gekeurde verslagen worden op de website geplaats en via de app verspreid Na afloop van de regiowoensdag wordt een PORA journaal opgesteld met een terugkoppeling per PORA. Dit journaal wordt direct de donderdag na de regiowoensdag via de app verspreid Ten behoeve van uniforme terugkoppeling in de colleges wordt een afsprakenlijstje verspreid onder de gemeentesecretarissen.
7
Deze afspraken omvatten de huidige werkwijze, deze is in de afgelopen jaren “organisch” gegroeid
15
8.
BIJLAGEN
8.1
Ambtelijke werkgroepen overzicht Drie D en PORA ondersteuning
8.2
Rekenmodel financiële gevolgen regionale samenwerking
8.3
Sturingsdriehoek
8.4
Juridische aspecten:
https://www.vng.nl/onderwerpenindex/bestuur/gemeentelijke-samenwerking/publicaties/gripop-samenwerken http://www.vng.nl/onderwerpenindex/bestuur/gemeentelijkesamenwerking/nieuws/handreiking-intergemeentelijke-samenwerking-toegepast
