Vlaamse Schermbond vzw Fédération Flamande d’Escrime Flemish Fencing Federation Flämische Verband der Fechtvereine
HOE VRAAG IK EEN VERGUNNING AAN VOOR DE LEDEN VAN MIJN CLUB? Seizoen 2013-2014: algemeen
De clubsecretaris krijgt op het eind van het seizoen (juni) per e-mail een zip-bestand toegezonden met o.a. de formulieren voor nieuwe vergunningsaanvragen. Verder zijn deze formulieren ook terug te vinden op de website van de Vlaamse Schermbond. De formulieren ondergingen een facelift; we vragen dan ook met aandrang om oude blanco formulieren te verwijderen uit je archieven en deze niet langer te gebruiken. Zoals voorgaande jaren kan een lid kan vergund worden als actief sporter (clubvergunning, nationale vergunning) of als niet-actief sporter (administratieve vergunning). De kostprijs van deze vergunningen wordt vastgelegd op de jaarlijkse Algemene Vergadering van de Vlaamse Schermbond en blijft ook nu behouden op €15 voor de administratieve en de clubvergunning, €35 voor de nationale vergunning. Ereleden betalen uiteraard niets voor hun vergunning, maar moeten wel jaarlijks aangeven of ze actief of niet-actief sporter zijn zodat we de actieve ereleden wel nog blijven verzekeren. Nieuwe scheidsrechters krijgen bij de eerstvolgende update van de scheidsrechterlijst door de VSC hun scheidsrechterkaart opgestuurd. Deze kaart is geen vergunning, maar een bewijs van het statuut van scheidsrechter. Voor scheidsrechters die niet schermen dient dus ook een administratieve vergunning aangevraagd te worden zodat ook zij verzekerd zijn. Verder bestaan er nog de internationale vergunning voor het Europese Cadetten Circuit (CEE-vergunning: €10) en het Wereldcircuit (FIE-vergunning: €25). Deze vergunningen worden vanaf dit seizoen automatisch door de administratie van de VSB aangevraagd en gefactureerd aan de schermkring, bij de halfjaarlijkse verwerking van de aanvragen voor deelnames aan internationale wedstrijden. Voor de actieve internationale scheidsrechters loopt de vergunningsaanvraag via de VSC, die het secretariaat opdracht geeft om de vergunningen aan te maken. Deze internationale scheidsrechtervergunningen vallen dan ten koste van de VSB. Voor deelname aan de internationale wedstrijden voor Veteranen (EK/WK) dient de schermer een FIE licentie te hebben. Omdat deze wedstrijden buiten het selectiecircuit van de Topsport vallen, moeten ze nog wel aangevraagd worden. Let hierbij op dat de correcte seizoengeldigheid wordt aangevraagd (dit staat altijd expliciet vermeld in de inschrijvingsinformatie van het EK of WK veteranen).
1
De ledenlijst S12-13 In het zip-bestand zit de ledenlijst van de schermkring van het voorbije seizoen (2012-2013) in de digitale formaten .xlsx, .ods en .pdf, voor aangifte van leden die zich opnieuw aansluiten bij de schermkring voor seizoen 2013-2014. Hierin horen de blauwe kolommen ingevuld of aangevuld te worden door de secretaris (of de verantwoordelijke van de ledenadministratie). In kolom C wordt het type vergunning dat aangevraagd voor 2013-2014 genoteerd. Leden die vorig seizoen een clubvergunning hadden staat de code voor nationale vergunning ingevuld in grijs om vergissingen te voorkomen. In kolom D wordt de datum genoteerd waarop de aanvraag verstuurd wordt naar het VSB secretariaat.
In het bovenstaande voorbeeld wordt er dus gewerkt met steeds hetzelfde bestand, en bij elke verzending naar het secretariaat wordt een nieuwe datum aangevuld; er gebeurde een aanvraag op 1/9/13 en een volgende op 15/9/13. In kolom E en F wordt de expliciete bevestiging genoteerd dat het medisch attest (MA) en lidgeld ($$) voor het nieuwe seizoen door de schermkring ontvangen werd. In de rechtse reeks kolommen moet aangeduid worden welk wapen de schermer hanteert: Floret (F), Degen (D), Sabel (S) of een bijkomend ander wapen (zwaardvechten e.d.). Dit helpt de VSB om doelgroepen beter in kaart te brengen. Nieuw: vanaf dit seizoen wordt ook gevraagd om de hand aan te duiden (in de laatste kolom). Dit kan met een L voor links en R voor rechts. Op deze wijze kunnen de internationale licenties met volledigere informatie aangevraagd worden, en kunnen we deze informatie ook doorgeven aan wedstrijdorganisatoren. Gecorrigeerde gegevens, zoals adres of een foutieve geboortedatum, kunnen best in het rood aangeduid worden voor goede zichtbaarheid. Na grondig nazicht van de reeds ingevulde gegevens kan het aangevulde bestand dan opgestuurd worden naar het secretariaat.
2
De formulieren: wie, wat wanneer? Ledenlijst van het voorbije seizoen In het zip-bestand dat aan de secretaris wordt gestuurd zit een ledenlijst van de schermkring voor het eindigend seizoen (in .xls, .ods en .pdf). Hierop kunnen alle heraansluitingen eenvoudig aangeduid worden. Na nazicht en eventuele aanvulling van de gegevens, aanduiding ter confirmatie van de aanwezigheid van het medisch attest en ontvangst van het lidgeld, wordt dit formulier teruggezonden aan het secretariaat van de VSB. Mocht de schermkring op een andere wijze dan via deze formulieren de vergunningen voor leden willen vernieuwen, hou er dan rekening mee dat er of per lid, of in bulk (mits opsomming van de leden) verklaard moet worden dat het medisch attest aanwezig is en het lidgeld ontvangen. Ledeninformatiefiche Alle nieuwe leden, alsook leden die zich opnieuw aansluiten na één of meerdere seizoenen niet-actief te zijn, moeten het formulier Ledeninformatiefiche invullen. Als schermkring kan je dit formulier ook gebruiken als aansluitingsformulier. Gebruikt de schermkring echter een gepersonaliseerd formulier gelieve dan ervoor te zorgen dat de volgende elementen aanwezig zijn op de vergunningsaanvraag gericht aan de VSB: Verplichte elementen (decretaal): • • • •
Voornaam & achternaam, adres (straat-nr-postcode-gemeente-provincie), geboortedatum, geslacht, nationaliteit (en identificatie van de wettelijke vertegenwoordiger bij minderjarigen) Aansluitingsnummer bij de sportclub en aansluitingsdatum Bevestiging dat de schermkring het lidgeld ontvangen heeft Lid van een andere schermclub
Bijkomend ziet het VSB secretariaat graag (niet decretaal maar niet minder belangrijk): • • •
Bevestiging dat de schermkring het medisch attest ontvangen heeft Wapen(s) en wapenhand Eerste aansluitingsdatum bij de schermkring
Een aantal optionele informatie-vragen werd verwijderd uit het formulier; zulke elementen zullen voortaan in jaarlijkse of tweejaarlijkse enquêtes opgevraagd worden. Het is de taak van de schermkring zijn leden te begeleiden bij het invullen van het formulier, alsook het ingevulde formulier te controleren op volledigheid. Ga dus altijd na of het juiste type vergunning werd aangevraagd! Zorg ervoor dat je leden hun aansluitingsformulieren ondertekenen; het is uiteindelijk de bevestiging van het ‘contract’ tussen je schermkring en het aansluitende lid. De vergunningsaanvragen die aan het secretariaat gestuurd worden moeten niet ondertekend zijn, maar de schermkring moet wel bevestigen dat ze in bezit zijn van een geldig medisch attest en het lidgeld alvorens de vergunning aan te vragen.
3
Attesten Het medisch attest en het attest van de niet-actief sporter ondergingen net zoals de ledeninformatiefiche een facelift; gebruik dus bij voorkeur de nieuwe attesten en verwijder de oude blanco attesten uit je archieven. Voor al zijn actieve sporters moet de schermkring in het bezit zijn van een geldig medisch attest alvorens de vergunning aan te vragen; hiertoe dient de schermkring op de Ledeninformatiefiche of de Ledenlijst van het voorbije seizoen expliciet zulks te bevestigen. Het medisch attest is geldig voor het seizoen waarop de vergunningsaanvraag van toepassing is, en moet verplicht jaarlijks vernieuwd worden voor jongeren onder de 18 jaar, schermers die aan selectiewedstrijden deelnemen, en veteranen ouder dan 60 jaar. Voor schermers van 18 tot en met 60 jaar is het medisch attest 5 jaar geldig zolang de schermer onafgebroken vergund wordt. De facelift van het attest houdt o.a. in dat de schermer bevestigt dat hij of zij weet heeft van de antidopingreglementering. Voor de zekerheid worden dan ook nog de websites van de overheid inzake doping en gezond sporten vermeld (www.dopinglijn.be, www.gezondsporten.be en www.iksportslim.be). Voor de opvolging van de geldigheid van het attest binnen de schermkring werd onderaan een administratief luik toegevoegd waarin kan aangeduid worden of het attest 1 of 5 jaar geldig is, en de opvolging van de seizoenen kan genoteerd worden. Het attest van de niet-actieve sporter is een verklaring op eer dat het lid niet-actief aan sport doet en dus aanspraak maakt op de verminderde bijdrage. Dit attest moet wel opgestuurd worden naar de VSB. Het is geldig voor het seizoen waarop de vergunningsaanvraag van toepassing is, en moet bij hernieuwing van de vergunning telkenmale opnieuw ingediend worden.
Het traject van de aanvraag Wat niet? Een e-mail sturen met de namen van de leden waarvoor u een vergunning van de VSB wenst aan te vragen: gebruik de ledeninformatiefiche voor nieuwe en terugkerende leden, of het digitale bestand (of .pdf voor het papieren secretariaat) voor hernieuwing De bijdrage voor de vergunning storten op rekening van de VSB alvorens je een factuur hebt ontvangen. Een vergunning aanvragen die je de volgende dag nodig hebt. Elke dag één vergunning aanvragen. Wat wel? Aan proefleden wordt gratis dekking verleend door onze verzekeraar Arena. Dit is wel beperkt tot maximum 3 proeflessen en dit binnen een tijdslimiet van maximum 1 maand. Om gebruik te maken van deze dekking kan je eenvoudigweg het secretariaat een e-mail sturen met “PROEFLEDEN + (clubnaam)” in het onderwerp. In de e-mail zelf vermeld je hun naam, geboortedatum en woonplaats.
4
De aanvraag Type lid: Nieuw Terugkerend na periode nonactief Bestaand (hernieuwing)
Bestaand (hernieuwing)
Actief schermer Niet actief als schermer Actief schermer
Niet actief als schermer Actief schermer
Niet actief als schermer
In te dienen: Infofiche Infofiche Infofiche
+ + +
Medisch Attest Attest Niet-Actief Sporter Medisch Attest
Infofiche Nazicht gegevens digitaal
+ +
Nazicht gegevens digitaal
+
Nazicht gegevens digitaal
+
Attest Niet-Actief Sporter Nazicht voorwaarden: deelname selectiewedstrijden, jonger dan 18 of ouder dan 60 = medisch attest Nazicht voorwaarden: leeftijd tussen 18 en 60 jaar = medisch attest elke 5 jaar Attest Niet-Actief Sporter
De facturatie De aanvragen worden zo snel mogelijk verwerkt en de factuur wordt opgesteld. Op de factuur staan de namen en geldigheidsdata vermeld, gelieve deze ook nauwgezet na te kijken! De vergunningen worden met een afdruk van de factuur verzonden naar het adres dat aangegeven staat als correspondentieadres (= de persoon die de ledenadministratie verwerkt). Dit kan uiteraard de clubsecretaris of iemand anders zijn. De factuur wordt ook digitaal doorgestuurd naar de penningmeester en de clubcorrespondent, tenzij anders aangeduid in de informatiefiche van de club. De vergunning We vragen om de vergunningskaarten zo snel mogelijk aan de betrokken persoon af te geven, gezien van de schermer of scheidsrechter verwacht wordt deze steeds op zich te hebben tijdens de trainingen, tornooien en andere club- of VSB-gerelateerde activiteiten.
5
