Hoe maak ik een businessplan voor mijn erfgoedproject

Hoe maak ik een businessplan voor mijn erfgoedproject

01

Foto voorzijde: Bolton All Souls (door Andy Marshall)

02

Hoe maak ik een businessplan voor mijn erfgoedproject Deze handleiding legt uit hoe u een overtuigende bedrijfscase kunt maken voor een herbestemmingsproject van uw erfgoed. Voor een succesvol project moet exact begrepen en beschreven worden hoe dit voor uw historische bouwwerk aangepakt wordt, hoeveel het zal kosten en hoe het gebouw gebruikt zal worden als het werk af is. Deze handleiding behandelt welke aspecten bij een herbestemmingsproject voor erfgoed door alle betrokkenen overwogen moeten worden, om hun project op de lange termijn duurzaam te maken en toegang te krijgen tot financiële ondersteuning. Als u ambitie hebt, als u een goed idee hebt - blijf er dan in geloven. Haal alles eruit wat erin zit, doorloop alle paden, alle mogelijkheden. Laat de eerste deur die zich voor u sluit u niet buitensluiten: open nog een deur, blijf deuren openen totdat u een manier hebt gevonden om ondersteuning te krijgen. - Inayat Omarji, All Souls, Bolton, Engeland Deze handleiding is gefinancierd door het INTERREG 2 Zeeënprogramma en The Churches Conservation Trust uit Engeland.

03

Inhoud Inleiding

5

Maak een bedrijfscase voor uw project

9

Wat is een ondernemingsplan? Waarom moet u een ondernemingsplan opstellen? Een ondernemingsplan opstellen

11 12 14

Alvorens u begint

21

De opties inschatten Rapporten over het behoud Communicatieplan Beheerplan voor het gebouw

23 29 33 35

Het ondernemingsplan - wat moet het omvatten

39

Samenvatting Inleiding (i) Het project Inleiding (ii) De organisatie Samenvatting van de ingeschatte opties Marktonderzoek Bestuurs- en beheersstructuur Financiële beoordeling Effectbeoordeling Risicoregister Projectplan Controle en evaluatie Conclusies en aanbevelingen Extra informatie - bijlagen

42 45 46 49 52 54 58 79 80 82 88 90 91

Het werkdocument

92

Verdere informatie

94

Achtergrondinformatie casestudies

98

Verklarende woordenlijst

113

Met dank aan

117

04

Inleiding De handleiding Hoe maak ik een businessplan voor mijn erfgoedproject is het resultaat van een internationale samenwerking tussen twee Engelse erfgoedverenigingen (The Prince’s Regeneration Trust en The Churches Conservation Trust) en Kempens Landschap vzw. Deze samenwerking kadert in het Europese Interreg 2 zeeën project Heritage Recycled (HERE). In dit project gaat Kempens Landschap samen met haar Engelse partners op zoek naar een betere methode om leegstaand erfgoed een herbestemming te geven. Aan de hand van voorbeeldprojecten zoals het Ursulineninstituut in Onze-LieveVrouw Waver of de Engelse kerk van SaintMary-at-the Quay in Ipswich wordt gewerkt aan een toekomst voor het religieuze erfgoed binnen Europa. Het introduceren van een businessplan voor de ontwikkeling van een erfgoedsite is in Groot-Brittannië al enkele jaren ingebed. Deze handleiding bundelt die ervaring en reikt een hulpmiddel aan Vlaamse erfgoedverenigingen om zelf aan de slag te gaan en hun project economische draagkracht te geven.

05 05

Foto: interieur van Bolton All Souls door Ian Hamilton

06 06

Europa heeft een prachtige erfenis van historische gebouwen die gratie en elegantie geven aan onze dorpsbeelden en de bebouwde omgeving. De gebouwen zijn vaak nauw verbonden met de lokale gemeenschap en vormen een zeer gewaardeerde band met het verleden. Maar wanneer zij hun originele doel verliezen, worden vele mooie historische gebouwen verwaarloosd of niet meer optimaal gebruikt. Andere gebouwen gaan verloren bij vastgoedontwikkelingen of door vandalisme. Zo lopen honderden gebouwen gevaar die de lokale geschiedenis en identiteit hebben helpen vormen.

onderzoeken, wat uw ondernemingsplan moet omvatten en hoe het gepresenteerd moet worden, met interactieve financiële sjablonen en voorbeelden.

Casestudies In de handleiding worden een aantal verschillende voorbeelden of casestudies gebruikt. Deze geven naast directe uittreksels uit de ondernemingsplannen, ook de ervaringen weer van groepen die de plannen ontwikkeld hebben. De casestudies zijn:

Dit resulteert in gemeenschappen die samen komen om actiegroepen, lokale campagnes en liefdadigheidsinstellingen op te zetten. Zo wordt geprobeerd om deze verontrustende trend te keren en de gebouwen terug in gebruik te brengen. Lokale personen verkeren in een goede positie om geschikte ideeën voor een nieuw gebruik te ontwikkelen voor een onderbenut historisch gebouw. Maar zij zijn wellicht niet bekend met enkele of alle technische processen om deze ideeën in een uitvoerbaar voorstel te vertalen dat bij de ruimte past en het van een haalbare toekomst zal verzekeren.

• All Souls, Bolton (Manchester), Engeland • Ursulineninstituut, Onze-Lieve-VrouwWaver, België • Spoorwegfort, Duffel, België • Middleport Pottery Burslem, Stoke on Trent, Engeland • Moat Brae House, Dumfries, Schotland • Old Duchy Palace, Lostwithiel, Cornwall, Engeland • St Mary at the Quay, Ipswich, Suffolk, Engeland • St Nicholas Chapel, King’s Lynn, Norfolk, Engeland

De Engelse organisaties The Prince’s Regeneration Trust (PRT) en The Churches Conservation Trust (CCT) adviseren en ondersteunen al vele jaren maatschappelijke groeperingen en andere organisaties. Ze helpen hen stapsgewijs door het proces om een historisch gebouw te redden, een uitvoerbaar business- of ondernemingsplan te ontwikkelen en met succes financiering van subsidie- of ruimtelijke ordening instanties verkrijgen. Deze handleiding gebruikt die ervaring en kennis om aan te geven waar u over na moet denken en wat u moet

Deze uittreksels zijn onveranderd uit de oorspronkelijke documenten overgenomen en zijn dus een momentopname van de projecten op het tijdstip dat die documenten geschreven werden. In de uittreksels wordt soms naar aparte bijlagen van die ondernemingsplannen verwezen die hier niet in opgenomen zijn. U kunt aan het einde van de handleiding meer over deze projecten lezen.

07

Hoewel deze handleiding weergeeft wat wij de beste aanpak vinden, moet het meer als een reeks flexibele richtlijnen beschouwd worden dan als een vaste formule - elk project is anders en de structuur en de inhoud van uw ondernemingsplan zullen dat moeten weergeven. Wij begrijpen dat dit proces soms moeilijk en lang lijkt te zijn, maar wij zijn ervan overtuigd dat u aan het einde, wanneer u een succesvol project hebt, het allemaal de moeite waard zult vinden. Wij hopen dat deze handleiding u zal helpen bij de succesvolle herbestemming van uw onroerend erfgoed en wij wensen u veel succes met uw project!

Opmerking: In deze handleiding wordt naar het ondernemingsplan verwezen als ‘het plan’. Deze term moet niet verward worden met andere soorten plannen die in deze handleiding vermeld worden, zoals communicatieplannen. Die zullen hier altijd voluit geschreven worden.

08

Een ondernemingsplan voor uw project maken In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat een ondernemingsplan is, waarom het opgesteld moet worden en wat u moet overwegen voordat u uw plan begint te schrijven.

09 09

Foto: King’s Lynn St Nicholas’ Chapel

10 10

Wat is een ondernemingsplan? In het kort is een ondernemingsplan een samenvatting van de doelstellingen van een bepaald project en beschrijft het hoe deze bereikt kunnen worden.

11

Waarom moet u een ondernemingsplan opstellen?

kunt aantonen dat uw project op de lange termijn hoogstwaarschijnlijk duurzaam zal zijn, zult u toegang krijgen tot financiële ondersteuning.

Het opstellen van uw bedrijfscase, d.w.z. de redenen waarom u uw project wilt uitvoeren, is waarschijnlijk het belangrijkste stadium van ieder herbestemmingsproject. Met een bedrijfscase bewijst u dat uw project de moeite waard en haalbaar is, hoe het project zal verlopen en geleid gaat worden en dat het project op de lange termijn duurzaam zal zijn. Dat wil zeggen: het geeft potentiële geldschieters de redenen om uw project te financieren en bewijst dat hun geld niet verspild gaat worden.

Ik vind het absoluut essentieel dat er een duidelijk plan is en dat iedereen kan zien hoe het geheel gaat samenhangen. U kunt het dan ook gebruiken voor andere partnerorganisaties, of dat nu partners zijn die geld investeren of partners die belangrijk zijn voor andere ondersteuning… Als iemand dan vraagt: “Wat is de omzet?”, dan hebt u die informatie meteen ter beschikking. U kunt hen snel laten zien wat er gepland staat. Dus het is echt belangrijk om het helemaal doordacht te hebben. Als u dat gedaan hebt, kunt u de relevante informatie voor allerlei vragen gemakkelijk tevoorschijn halen.

Stel dat u een prachtig oud huis kent, dat volledig vervallen is en bijna in elkaar stort. U wilt het behouden omdat het zo mooi is. U moet dan meteen ook bedenken: waarom.Wat is de reden? Wat gaan wij ermee doen? Ik besef heel goed dat een gebouw niet gered kan worden puur en alleen om het te behouden. Het moet echt een toekomst hebben met een haalbaar en duurzaam ondernemingsplan voor de lange termijn.

- Sue Gray, St Mary at the Quay, Engeland Met het opstellen van een ondernemingsplan zorgt u er ook voor dat iedereen die bij het project betrokken is dezelfde uitgangspositie, een gezamenlijke visie en hetzelfde inzicht in uw project heeft. Hoe complexer de bestuursstructuur van een project is, des te moeilijker kan dit proces zijn, maar een gezamenlijk inzicht in het project is essentieel om succesvolle oplevering te bereiken.

- Cathy Agnew, Moat Brae, Schotland Het is alsof je iets aan een investeerder moet verkopen. Zij moeten kunnen zien hoe het op hen betrekking heeft.

Een aantal van onze projecten zijn partnerprojecten, waarbij wij met een lokale organisatie samenwerken die één van onze kerken wil herbestemmen. Het ondernemingsplan voor het gebouw helpt onze gezamenlijke visie te creëren. Het kwantificeert de bijdragen die iedere partner inlegt en het leidt ons project van de startfase naar projectoplevering. Al onze herbestemmingsprojecten - groot én klein moeten een ondernemingsplan hebben, zodat er duidelijkheid is tussen de partners.

- Georgie McLaren, Old Duchy Palace, Engeland U ziet misschien wel waarom uw erfgoedsite de gemeenschap ten goede zal komen en waarom uw project uitgevoerd moet worden, maar dat wil niet zeggen dat iedereen dat ziet. Daarom hebt u een ondernemingsplan nodig: om de toekomstige voordelen te beschrijven, om te bewijzen dat het uitvoerbaar is en om aan te tonen hoe uw voorstel de beste oplossing is voor het gebouw, in vergelijking met andere opties. Alleen als u overtuigend

- Matthew McKeague, The Churches Conservation Trust, Engeland 12

Het is absoluut waar dat bij een partnerschap u in verschillende stadia bij elkaar moet komen om een aantal dingen op papier te zetten: een soort samenvatting, een visie, de doelstellingen voor de komende twee jaar, hoe die bereikt gaan worden, hoe de samenwerking gaat verlopen. Dit is absoluut essentieel. Omdat taalgebruik in grote mate of subtiel kan verschillen, kan het voorkomen dat mensen niet volledig op hetzelfde spoor zitten.

Middleport Pottery Het uittreksel van dit ondernemingsplan laat zien hoe het plan verschillende doelgroepen betrof. Het werd zowel voor interne documentatie gebruikt om de levensvatbaarheid van voorstellen te bepalen als om fondsen te werven bij donateurs en externe investeerders. Het doel van het ondernemingsplan is om:

- Adrian Parker, Friends of St Nicholas Chapel, Engeland

• de levensvatbaarheid en uitvoerbaarheid vast te stellen van het beheer van de site door PRT, met vier belangrijke elementen: o beheer door PRT als erfgoedsite; o een functionerende aardewerkfabriek hebben (in bezit en beheerd door Denby Potteries Ltd ); o een gerenoveerde keramische/ ambachtelijke werkruimte bieden; en o een levendige attractie voor bezoekers creëren met een galerie, een educatieve ruimte, rondleidingen door de fabriek en een café. • te helpen erkenning te krijgen voor het project bij fondsenverstrekkers; en • als ondersteunend bewijs in te sturen als onderdeel van een subsidieaanvraag bij subsidiërende overheden of erfgoedorganisaties.

Hints en tips Het ondernemingsplan opstellen is vaak een opstapje naar subsidies om een project op te starten. Maar bij een subsidieaanvraag moet er altijd voor gezorgd worden dat ook voldaan wordt aan eventuele andere vereisten en dat de richtlijnen van die specifieke subsidieverlener gevolgd worden. Wij adviseren u dan ook om al in een vroeg stadium contact op te nemen met potentiële investeerders om te vragen naar hun specifieke eisen.

Eén van de dingen die wij voor het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) moesten uitvoeren was een Building Research Establishment Environmental Assessment Method (BREEAM)evaluatie. Daar hadden we in het begin helemaal niet aan gedacht, maar het was een vereiste. Het is op zich een goede evaluatie, maar creëerde wel veel extra werk en we moesten een adviseur inhuren, wat niet in de planning opgenomen was. - Georgie McLaren, Old Duchy Palace, Engeland

13

Een ondernemingsplan opstellen

Wie gaat het plan opstellen?

Hopelijk bent u nu overtuigd van de voordelen, of de noodzaak eigenlijk, van een ondernemingsplan voor uw project. Maar voordat u uw plan begint te schrijven, zijn er een aantal dingen die u in overweging moet nemen.

Ten eerste moet u bedenken wie uw ondernemingsplan zal opstellen. Hoewel u voor sommige aspecten misschien externe professionals nodig hebt, raden we u aan om het merendeel van het ondernemingsplan zelf te schrijven. Dit is een uitstekende kans om uw project echt goed door te nemen en tegelijkertijd ook een groot deel van uw eigen ervaring en lokale kennis te gebruiken. Zelfs als u externe adviseurs in dienst neemt om uw hele ondernemingsplan op te stellen, bent u degene die er uiteindelijk verantwoordelijk voor is als het eenmaal af is. En u bent ook degene die het moet uitvoeren als de adviseurs weer weg zijn. Maar dat betekent niet dat u het helemaal alleen moet doen, zeker niet als er duidelijk onderdelen zijn waar uw groep de specifieke ervaring niet voor heeft. Het is belangrijk om de deskundigheid beschikbaar te hebben die nodig is om het werk goed uit te voeren. Zoek een manier om het uit te besteden als u het zelf niet hebt. Hetzelfde geldt voor marketing en de evaluatie. Als u advies nodig heeft, vraag dan rond: er is best veel gratis advies beschikbaar. Wees niet bang als u iets niet begrijpt of als het een beetje vreemd lijkt, als u het niet kunt volgen of u denkt dat het niet relevant is: stel uw vragen gewoon en vraag om hulp.Want anders is het eindresultaat misschien niet helemaal goed en dan hebt u veel tijd verloren aan iets dat niet zal werken voor u. - Sue Gray, St Mary at the Quay, Engeland

14

De adviseur die wij gebruikt hebben, had ervaring met bedrijfsplanning voor erfgoedprojecten, wat een extra voordeel was. Zij deed de eerste planning en was in een adviserende rol ook betrokken bij een latere versie, toen we het moesten aanpassen … zij had een begin gemaakt, waarna wij het overnamen en er zelf mee verder gingen. Omdat het toch ons eigen werk moest zijn.

Het proces om het ondernemingsplan zelf op te stellen helpt u met name om: • zelf zeker te weten dat uw voorstellen praktisch zijn en dat uw doelstellingen ook echt weergeven zijn zoals u ze werkelijk wilt bereiken; • de belangrijkste elementen van het project te identificeren en deze voorrang te geven op andere aspecten; • gedetailleerde analyse en onderzoek uit te voeren naar de financiële implicaties van elk aspect van uw project; • veronderstellingen te weerleggen of u wel of niet aan de doelstellingen van het project voldoet; • nieuwe mogelijkheden te zien; • financiële of organisatorische zwakke plekken te ontdekken; • creatief te denken door verschillende belangengroepen erbij te betrekken en breedschalig advies in te winnen; en • een constructie te ontwikkelen die u helpt bij de evaluatie van de voortgang en het bereiken van de doelstellingen.

- Sue Gray, St Mary at the Quay, Engeland

Het is van essentieel belang dat aan het einde van dit proces uw groep, die uiteindelijk het plan gaat uitvoeren als de financiering rond is, achter alle ideeën in het ondernemingsplan staat. De potentiële investeerders willen het ondernemingsplan wellicht met uw groep bespreken, dus alle groepsleden moeten het begrijpen. Dit is natuurlijk makkelijker als u het plan zelf opgesteld en geschreven hebt. Houd dat in gedachten als u beslist wie welke onderdelen van het ondernemingsplan gaat schrijven.

U kunt bijvoorbeeld externe hulp overwegen bij het beoordelen van voorstellen om uw project als een commercieel bedrijf te laten werken, als er marktonderzoek uitgevoerd wordt, als er financiële analyses ondernomen moeten worden of als u ontwerpschetsen of advies van specialisten voor het voorgestelde gebruik van het gebouw nodig hebt. In zulke gevallen kunt u overwegen om advies en deskundigheid in te winnen van respectievelijk bedrijfsadviseurs, makelaars, accountants, architecten of deskundigen uit de relevante industriële sector. En wellicht heeft u al enkele of al deze professionele vaardigheden tot uw beschikking in uw bestaande projectteam.

15

Doel Bij het schrijven van uw ondernemingsplan moet u altijd het uiteindelijke doel goed in gedachten houden. Een ondernemingsplan is de blauwdruk voor een succesvolle onderneming, of dat een commerciële of sociale onderneming of een onderneming zonder winstoogmerk is. Het beschrijft duidelijk hoe u de activiteiten die in uw gebouw zullen gaan plaatsvinden, gaat organiseren en wat deze kosten. U bent misschien niet gewend om uw project als een ‘bedrijf’ te zien: uw motivatie is misschien meer om iets waardevols aan uw buurt bij te dragen dan om winst te maken. Toch is het verstandig om uw project in bedrijfstermen te bekijken. Om er een succes van te maken en een positieve invloed op uw gemeenschap te hebben, moet u er zeker van zijn dat de duurzaamheid van het project verzekerd is. Bovendien kan de eventuele winst die gemaakt wordt de sociale doelstellingen van uw project ondersteunen. De winst kunt u herinvesteren om uw project sterker te maken of de activiteiten die aangeboden worden te verbeteren.

16

All Souls

lokale diensten. Dankzij de unieke schoonheid is het een geschikte locatie voor het overbrengen van cultureel erfgoed als ambachten en traditionele bouwvaardigheden. De geschiedenis van het gebouw als een veilig toevluchtsoord geeft het extra betekenis als een plek waar mensen kunnen samenkomen om te praten en inspiratie op te doen. U kunt ook één van die mensen zijn.“

In 2009 werd bij de ontwikkeling van het oorspronkelijke ondernemingsplan een eerste visie vastgezet om de onderneming te leiden: “Gezamenlijke programma’s te ontwikkelen om aan behoeften in de gemeenschap te voorzien, de levenskwaliteit en lokale betrokkenheid te verbeteren door de All Souls-kerk tot een gemeenschappelijke faciliteit voor ALLE ZIELEN te maken.“ In 2011 versterkte het ASCCC-bestuur haar capaciteiten en in november van dat jaar namen bestuursleden en werknemers van TCCT deel aan een bedrijfsvisiedag in het klooster van Gorton. Daarbij kwamen deze steekwoorden en uitdrukkingen naar voren om het centrum te beschrijven: Delen, gemeenschap, ruimte, centraal punt, levenskracht, openheid, ambitie, cultuur, haalbaar, centrum, ontmoetingspunt.

All Souls wordt: - “Een creatieve ruimte die mensen inspireert“ - “Een speciale ontmoetingsplaats“ - “Ontmoeten, bedenken, creëren.“

Voortvloeiend uit die dag en ter voorbereiding op de ‘merk’ontwikkeling kwam het bestuur tot de volgende beschrijving over All Souls: “All Souls is gewoon een hele speciale ontmoetingsplek. Het werd opgezet door de gebroeders Greenhalgh in 1881 voor het welzijn van Crompton in Bolton. All Souls breidt deze verwelkoming nu verder uit en biedt een prachtige gemeenschappelijke ontmoetingsruimte waar de modernste faciliteiten gecombineerd worden met het warme professionalisme van het team. De plaats die All Souls heeft in het hart van de gemeenschap van Crompton maakt het de ideale basis voor essentiële

17

Financiering voor het opstellen van een ondernemingsplan

of uw lokale museum om hulp kunnen vragen. Vakmensen zijn vaak bereid om een project in een vroeg stadium te helpen, omdat ze er later zelf baat bij kunnen hebben. Het zet hen bijvoorbeeld in een betere positie als u werk gaat uitbesteden. Het mag echter niet zo zijn dat zij dan automatisch het contract toegekend krijgen en u moet ervoor zorg dragen dat deze mensen de juiste vaardigheden en ervaring voor uw specifieke project hebben.

In Engeland is het Architectural Heritage Fund één van de weinige subsidiebronnen die financiële hulp geeft bij de ontwikkeling van een ondernemingsplan. Dit fonds biedt ‘Refundable Project Development Grants’, d.w.z. projectontwikkelingssubsidies die terugbetaald moeten worden. Daarnaast heeft het Heritage Lottery Fund in 2013 hun ‘Start-up grants’ (startsubsidies) gelanceerd en biedt English Heritage aanvullende subsidies aan om de financiële haalbaarheid te bepalen. Afhankelijk van uw project kan er nog andere financiering beschikbaar zijn. In Engeland kan men hiernaar zoeken in de online Heritage Alliance Funding Directory: http://www.theheritagealliance.org.uk/ fundingdirectory/main/search.php.

Ik had wat vrienden gemaakt bij de gemeenteraad en toen zei daar iemand: ‘Ik heb nog tien consultatiedagen over. Heb jij daar wat aan?’ En dan beginnen er andere balletjes te rollen. Eén ding leidt onvermijdelijk tot een ander. In deze situatie moet u zeker een beetje opportunistisch denken! Als iemand me iets aanbood, dan was mijn eerste reactie (en dat is het nog steeds) om het altijd te accepteren, zonder erover na te denken en misschien te weigeren. -- Cathy Agnew, Moat Brae

Met betrekking tot ondernemings- of businessplannen zijn er in Vlaanderen geen specifieke subsidies beschikbaar voor erfgoedverenigingen.Via de ondernemingsplanwedstrijd Vlaanderen zijn er wel prijzen te winnen tot 25.000 euro: http:// www.agentschapondernemen.be/maatregel/ ondernemingsplanwedstrijd-vlaanderenbizidee.Voor herbestemmingsstudies biedt Onroerend Erfgoed momenteel wel mogelijkheden tot subsidiëring: https://www. onroerenderfgoed.be/nl/premies/. U kunt misschien ook wel gratis professionele hulp krijgen bij het schrijven van uw plan via vakmensen met wie uw organisatie connecties heeft. In Engeland zijn er organisaties zoals Business in the Community die dit gratis aanbieden. Het hangt van uw project af, maar u zou bijvoorbeeld een accountantskantoor

18

Mini-ondernemingsplan of volledig ondernemingsplan

Wij hebben diverse aanvragen ingediend … en sommigen daarvan reageerden met: “Ja, we vinden het principe prima, we kunnen de potentie en uw visie zien, maar kom maar terug als u bedacht hebt hoe u het praktisch gaat aanpakken. U zegt dat u met partnerbedrijven A, B en C gaat werken en dat u X, Y en Z gaat doen. Maar wat betekent dat in de praktijk? Hoeveel is het publiek bereid te betalen hiervoor? Waarom zou het publiek willen komen en waarom zouden ze terug willen komen? Wat is er te doen voor het publiek? Wie heeft er baat bij?” Wat ze eigenlijk zeggen is: wat is de reden van dit alles? Wordt ons geld goed besteed bij dit project?

U kunt beslissen of u een miniondernemingsplan wilt opstellen of een volledig ondernemingsplan. Beide moeten dezelfde zaken behandelen: het belangrijkste verschil is hoe gedetailleerd het gaat worden. Een mini-ondernemingsplan is gewoonlijk korter en minder gedetailleerd dan een volledig ondernemingsplan. Het heeft ook minder ondersteunend bewijsmateriaal, bijvoorbeeld minder financiële informatie. Een volledig ondernemingsplan zal doorlopen tot aan de oplevering van het project en wordt continu herzien.

-- Cathy Agnew, Moat Brae, Schotland

Wat voor soort plan u gaat schrijven hangt af van het stadium waarin uw project zich bevindt. Als het document gebruikt wordt ter ondersteuning van een subsidieaanvraag, dan is een mini-ondernemingsplan afdoende. Een volledig ondernemingsplan is zinnig als de subsidie toegekend is: het helpt u dan om specialisten advies en raad te vragen om uw eigen werk aan te vullen. Cathy Agnew beschrijft hieronder hoe Moat Brae Trust om de financiering rond te krijgen hun miniondernemingsplan verder moest ontwikkelen en meer in detail beschrijven:

19

Presentatie

Structuur

Een ondernemingsplan is uw eerste en misschien uw enige kans om de voordelen van uw project aan een potentiële investeerder over te brengen. Om hun interesse op te wekken moet uw ondernemingsplan indruk maken op die instantie. Financierende instanties die gewend zijn om ondernemingsplannen te lezen, hebben bepaalde verwachtingen waaraan uw plan moet voldoen:

Ondernemingsplannen worden gewoonlijk op een bepaalde manier gestructureerd om ervoor te zorgen dat alle belangrijke informatie inbegrepen is en duidelijk weergegeven wordt. In deze handleiding vindt u een aanbevolen structuur voor een ondernemingsplan in het hoofdstuk ‘Het ondernemingsplan - wat moet er in staan’. Maar omdat elk project anders is, verschillen ook alle ondernemingsplannen van elkaar. Het is belangrijk om herhaling te vermijden en ervoor te zorgen dat uw lezers weten waar zij de informatie kunnen vinden die zij nodig hebben. U moet aannemen dat de lezers nog helemaal niets over het project weten. Het is een goed idee om eerst een buitenstaander uw ondernemingsplan te laten lezen om te kijken of er onbewust zaken weggelaten of niet duidelijk zijn.

• 25-30 pagina’s zou voldoende moeten zijn om het project in genoeg detail te beschrijven, om mee te beginnen.Verdere informatie moet in bijlagen gestopt worden. Een lezer die een beknopt ondernemingsplan met plezier gelezen heeft, kan altijd om meer informatie vragen en zal dat ook zeker doen. • Het plan moet een zakelijke toon hebben en kort en bondig gehouden worden. • Alle veronderstellingen achter de financiële schattingen moeten duidelijk aangegeven worden. • Het moet worden getypt.Vermijd te veel opmaak en illustraties. • Het moet worden ingebonden (spiraal of losbladig). • De hoofdstukken moeten duidelijk aangegeven worden en nieuwe hoofdstukken moeten op een nieuwe pagina beginnen. • En tot slot is het natuurlijk vanzelfsprekend dat het ondernemingsplan geen grammaticale fouten of spellingsfouten mag bevatten! Het is veel gemakkelijker om uw plan in elektronisch formaat op te stellen en te presenteren. Zo kunt u uw plan makkelijker met anderen delen en aanpassen, maar ook de verschillende veranderingen en versies bewaren.

20

Voordat u begint Voordat u begint om uw ondernemingsplan op te stellen, zijn er een aantal documenten en processen die u eerst moet doorlopen. Als u het stappenplan volgt dat op volgende pagina’s staat, weet u zeker dat u alles klaar hebt om uw ondernemingsplan te gaan schrijven.

21 21

Foto: King’s Lynn St Nicholas’ Chapel

22 22

De opties inschatten

Wij hebben hier een echte mengeling van potentiële gebruiksmogelijkheden die we graag willen behouden. Dit kan niet alleen een locatie worden voor museaal gebruik, want we hebben onder andere een hele actieve groep muzikanten die de kapel graag gebruiken. Maar met alleen muziek krijgen we de kapel niet het ganse jaar volgeboekt, zelfs geen negen maanden.

Een overzicht van alle opties schetst alle potentiële mogelijkheden voor gebruik die u bedacht heeft voor uw gebouw. Hierbij wordt ook de optie “niets doen” bekeken. Het onderzoekt de uitvoerbaarheid en hoe waarschijnlijk het is dat elke optie succesvol zal zijn en geeft vervolgens een voorkeursoptie met een rechtvaardiging ervoor. Zelfs als uw gebouw al in gebruik is, is een overzicht van de opties een goede oefening. Het helpt om de waarde van de huidige activiteiten te bekijken en om mogelijkheden voor extra of alternatief gebruik te vinden die uw project sterker kunnen maken. De opties kunnen één soort gebruik beschrijven, bijvoorbeeld het verhuren van een gemeenschappelijke ruimte, of verschillende activiteiten samen, zoals een gebouw dat kantoor- en bezoekersruimte combineert. Een grondig overzicht van alle opties zorgt ervoor dat u alle mogelijkheden bekijkt. Zo wordt uw beslissing over de toekomst van uw gebouw gebaseerd op feiten. Bovendien willen subsidieverleners vaak bewijsmateriaal zien dat alle opties bekeken zijn. Ter inspiratie vindt u een volledige handleiding voor het opstellen van een optieoverzicht op de website van het Architectural Heritage Fund: www.ahfund.org.uk/advice.html.

-- Adrian Parker, Friends of St Nicholas Chapel, Engeland Een overzicht van de opties voor een historisch gebouw opstellen brengt uitdagingen en kansen naar boven voor uiteenlopende gebruiksmogelijkheden. De mogelijkheden van het gebruik moeten natuurlijk uitvoerbaar zijn binnen de grenzen van het gebouw zelf en het karakter ervan. Maar historische gebouwen hebben vaak een achtergrond die zich goed voor een specifiek gebruik leent of mogelijkheden biedt om de gemeenschap te betrekken via educatieve of belangengroepen. Als enkelvoudig gebruik bieden deze opties over het algemeen onvoldoende inkomsten. Er was een conferentie in Madrid over ‘100 jaar Peter Pan en Wendy’ … Toen ik daar aankwam, werd ik heel hartelijk verwelkomd omdat ik uit Dumfries kwam! En dat is fantastisch, want Dumfries is de geboorteplaats van Peter Pan. Dat was voor mij een bepalend moment, want toen realiseerde ik me dat wat er ook met Moat Brae gaat gebeuren, het moet als thema Peter Pan en de schrijver ervan J.M. Barrie hebben. Ik besefte ineens hoe belangrijk dat boek is en hoe de locatie internationaal gezien culturele en literaire betekenis heeft: dat het de sleutel voor de toekomst van Moat Brae kan zijn.

Om alle opties te kunnen beoordelen, moet u de volgende informatie verzamelen: • Regioanalyse • Marktonderzoek • Concurrentieanalyse • Bilateraal overleg • Conservatierapporten • Voorontwerpen van de architect

-- Cathy Agnew, Moat Brae, Schotland

23

Marktonderzoek

Om ideeën op te doen en ondersteunend materiaal te verzamelen om tot een beslissing te komen, moet u de volgende inleidende onderzoeken uitvoeren:

In hoeverre zijn het potentiële gebruik en de inkomsten die u voor elke gebruiksoptie verwacht realistisch binnen de context van de buurt? Dit kunt u uitstekend bestuderen via marktonderzoek. Het is van essentieel belang om de haalbaarheid van elke optie te testen.

Regioanalyse Om de haalbaarheid van alle voorgestelde opties te begrijpen, moet u eerst het gebied onderzoeken waarin uw site gevestigd is. Dat is de basis voor de rest van uw analyse. Zelfs als u een buurtbewoner bent en het gebied dus goed kent, is het toch belangrijk dat deze informatie verzameld wordt. Het zal anderen helpen om de context van de site te begrijpen en daarmee de noodzaak van uw project.

Hieronder staan enkele suggesties waarop u marktonderzoek kunt uitvoeren, maar er zijn vele andere mogelijkheden. Bedenk goed hoe u informatie over uw buurt kunt vinden: het helpt u om overtuigend ondersteunend materiaal te vinden voor uw voorstellen verderop in het plan.

• Onderzoek wat het gemiddelde inkomen is voor het gebied en demografische informatie zoals bevolkingsopbouw, leeftijdsdistributie en onderwijsniveau. • Onderzoek hoe de economie en de arbeidsmarkt voor uw gebied eruit ziet en vergelijk dit met het nationale gemiddelde. In Engeland wordt hiervoor bijvoorbeeld de Neighbourhood Statistics-website gebruikt: www.neighbourhood.statistics. gov.uk. In België biedt de federale overheid verschillende gegevens aan via http://statbel. fgov.be/nl/statistieken/cijfers/. Op Vlaams niveau via de studiedienst: http://www4. vlaanderen.be/sites/svr/Cijfers/Pages/Excel. aspx. • Onderzoek wie de belangrijkste werkgevers in het gebied zijn. Zijn dat één of twee grote werkgevers of zijn er meerdere kleinere bedrijven? • Gebruik statistische of censusinformatie om te bekijken in welke sectoren de lokale bevolking werkzaam is. U kunt dan vermelden welk percentage laaggeschoold, geschoold of hooggeschoold is.

• Praat met de gemeenteraad en lokale ondernemers. Zij kunnen u een goed overzicht geven over het sociaaleconomische profiel van de buurt. • Bestudeer de gangbare huur voor commerciële ruimte in de buurt. Is er vraag naar meer of is er al meer dan genoeg kantoorruimte, werkruimtes, studio’s of werkplekken met extra dienstverlening? De gemeente en lokale makelaars weten wat de gangbare huurtarieven zijn in de buurt en hoeveel vraag er naar is. • Overweeg hoe lokale en nationale trends uw doelmarkt zouden kunnen beïnvloeden. Zijn er in de buurt bijvoorbeeld mogelijkheden voor het opstarten van kleine, hightech bedrijfjes, nijverheid of toerisme en vrijetijdsfaciliteiten? • Onderzoek wat de buurt nodig heeft. Er is misschien behoefte aan onderwijsfaciliteiten, een zorg- of opleidingscentrum.

24

Als u uw marktonderzoek afgerond hebt en een goed inzicht hebt in de lokale factoren die voor uw project relevant zijn, kunt u alle gebruikssuggesties bestuderen. Streep de opties door die niet in uw buurt passen, bijvoorbeeld luxe appartementen in een achterstandswijk. Tijdens dit proces waarin u uw opties uitfiltert, is het misschien nodig om nog meer gedetailleerd marktonderzoek uit te voeren.

Hints en tips Veel voorstellen van groepen hebben betrekking op een lokaal erfgoedcentrum en tentoonstellingen over lokale interesses. Dit is op zich een goed gebruik voor een historisch gebouw, maar het is belangrijk om te realiseren dat dit soort gebruik financieel waarschijnlijk niet veel op zal leveren. Als een combinatie van gebruiksmogelijkheden overwogen wordt, moet u ervoor zorgen dat er voldoende inkomsten zijn om de kosten te dekken en het project financieel haalbaar te maken.

Eén optie was om het te laten zoals het was. Het gewoon zo laten staan. De tweede optie was om er appartementen van te maken. Maar er is huisvesting voor grote gezinnen in de buurt: willen mensen die in de buurt willen blijven wonen wel in die appartementen wonen? De derde optie was om die enorme ruimte als pakhuis of opslagruimte te gebruiken. En de vierde optie, mijn voorstel, was om het als gemeenschapsruimte te gebruiken. -- Inayat Omarji, All Souls, Bolton, Engeland Het marktonderzoek dat wij uitgevoerd hebben kwam grotendeels van onderzoek dat de gemeente in een groter gebied al uitgevoerd had. Als we hun kennis van de regio niet hadden gehad, zou het ontzettend veel werk geweest zijn voor ons om al die informatie en gegevens proberen te verzamelen. Dus het is heel erg belangrijk om gebruik te maken van de gemeente om de behoefte aan uw project vast te stellen. -- Rosie Fraser, Middleport Pottery, Engeland Bij de vraaganalyse is waarschijnlijk ofwel veel lokale kennis nodig of professionele hulp. Bij voorkeur komt die professionele hulp niet alleen van lokale makelaars, maar van iemand die de kwesties van ruimtelijke ordening en economische ontwikkelingen van de plaatselijke omgeving begrijpt. -- Georgie McLaren, Old Duchy Palace, Engeland 25

Concurrentieanalyse

Na de concurrentanalyse kunt u bekijken of uw idee al dan niet aantrekkelijk genoeg is om met succes te concurreren of dat er mogelijkheden zijn om samen te werken met anderen.

U onderzoekt dus of het gebruik dat u voorstelt geschikt is voor de lokale markt en de behoeften van de lokale gemeenschap. Maar daarnaast moet u voor elke optie ook onderzoeken welke wisselwerking er is met het specifieke marktsegment waar dat gebruik onder valt en of u de concurrentie in die sector aan kunt. Met andere woorden: u moet de andere faciliteiten in uw buurt bekijken die zich op dezelfde markt richten. Kijk hoe het gebruik dat u voorstelt, uitkomt in vergelijking met bestaande initiatieven en bepaal of uw gebouw met succes hiermee kan concurreren. Wellicht is een bepaalde vorm van samenwerking mogelijk.

In een plaats met een goed gemeenschapsleven zijn er veel andere locaties waar mensen al aan gewend zijn. Die wil je niet neerhalen en je wilt ook niet gaan concurreren met een commerciële organisatie zoals het cultuur- en sportcentrum de ‘Corn Exchange’ hier. Shows en theatervoorstellingen, dans- en muziekuitvoeringen etc. kunnen allemaal in de ‘Corn Exchange’ gehouden worden.Wat wij bieden, is een hele andere sfeer en een goedkopere optie. Zelfs na de verbouwing zal het van een heel ander niveau blijven, maar wel een hele goede akoestiek hebben.

• Punten die u hierbij moet overwegen zijn: • Welke andere faciliteiten zijn er en waar, in vergelijking met uw project? • Welke diensten bieden zij? Zijn er redenen waarom mensen uw locatie zouden verkiezen in plaats van de faciliteiten die er al zijn? Wat is uw Unique Selling Proposition (USP), wat zijn uw troeven? • Hoe goed is uw locatie te bereiken (o.a. parkeergelegenheid), vergeleken met de bestaande faciliteiten? • Hoe duur zijn de andere faciliteiten? Hebben zij een hogere of lagere prijskwaliteitverhouding? • Richt uw locatie zich op hetzelfde publiek dat momenteel de bestaande faciliteiten gebruikt? Of omgekeerd: zal uw locatie aan de vraag voldoen van een publiek dat de bestaande faciliteiten niet gebruikt? • Zijn er bepaalde goede aspecten (zoals groenvoorziening of populaire cafés) die helpen om publiek naar uw locatie te trekken? Zijn er dingen die mensen zouden weerhouden om te komen? • Gaat u iets nieuws bieden?

-- Adrian Parker, Friends of St Nicholas Chapel, Engeland

26

St Mary at the Quay

Vergelijkend centrum nummer twee biedt slechts een klein aantal behandelingen, ook weer meer spiritueel gericht. Als zodanig is het niet te verwachten dat dat centrum aanzienlijke concurrentie voor het centrum in St Mary at the Quay zal zijn, zeker niet als St Mary at the Quay zich op de serieuzere alternatieve behandelingen richt.

Het volgende voorbeeld komt uit de eerste versie van het ondernemingsplan. Het werd bijgewerkt naarmate het project vorderde. Het geeft inzicht in hoe belangrijk het is om heel accuraat marktonderzoek te doen. Concurrentie Hoewel er 45 alternatieve therapeuten in Ipswich gevestigd zijn (zie bijlage 3), bieden slechts 3 van deze centra verschillende therapieën aan. Het centrum in St Mary at the Quay zal 8 behandelkamers hebben en een scala aan behandelingen bieden. Daarom verwachten we dat de 3 centra in Ipswich de enige echte concurrentie zullen vormen. Uitvoerige casestudies van de 3 centra zijn in bijlage 4 te vinden. Als deze centra wat beter bekeken worden, wordt duidelijk dat er wel wat concurrentie zal zijn, maar niet heel direct.

Vergelijkend centrum nummer drie biedt alleen zeer serieuze alternatieve behandelingen en geen ‘zachtere’ behandelingen. Als zodanig is dat centrum alleen gericht op mensen die herstellende behandeling zoeken na sportblessures of andere lichamelijke problemen. Ook hier geldt dat met de aanpak die voor het centrum in St Mary at the Quay voorgesteld wordt, wij niet voorzien dat concurreren met dit centrum een probleem zal zijn. Wat er geboden gaat wordt, is heel anders: een combinatie van zowel meer geaccepteerde alternatieve therapieën als ‘softe’ behandelingen.

Het eerste vergelijkbare centrum slaat momenteel meer een spirituele richting in, biedt niet zozeer de geaccepteerde therapieën. Er wordt daar bijvoorbeeld geen chiropractie en osteopathie aangeboden, maar wel tarotkaarten/klaringen/engelengenezing en reiki/kinesiologie. De verwachting is dat het vrij gemakkelijk zal zijn voor het centrum in St Mary at the Quay om met dit centrum te concurreren, als het zich op de iets serieuzere therapieën richt (zie het hoofdstuk ‘bedrijfsvoering’ voor meer informatie).

27

Bilateraal overleg

• Communiceer regelmatig met belanghebbenden. (U moet zelf beslissen met welke belanghebbenden u het meeste moet communiceren). Werk de lijst van belanghebbenden regelmatig bij.

Gedurende het hele project is het van essentieel belang dat de belangrijkste belanghebbenden erbij betrokken worden, zodat zij achter het project staan. Zorg ervoor dat uw interpretatie van hun wensen en eisen klopt. De groep betrokkenen moet iedereen omvatten die het project raakt of die interesse in uw project heeft: of deze mensen momenteel achter het project staan of niet.

U kunt in het ondernemingsplan vermelden hoe u de belangrijkste belanghebbenden geraadpleegd heeft en dan in een bijlage de notulen van vergaderingen en steunbrieven opnemen. Dit is een momentopname van de mate van betrokkenheid van de belanghebbenden. Het weerspiegelt de connecties die u opgebouwd heeft met potentiële klanten en de lokale gemeenschap. De toekomstplannen voor betrokkenheid van belanghebbenden moeten in het projectplangedeelte van uw ondernemingsplan opgenomen worden. Dit geeft aan hoe u van plan bent deze relaties te onderhouden. Dat is vooral van belang als de toekomst van het project onzeker is.

Zaken die u moet overwegen: • Betrek de lokale gemeenschap en andere potentiële gebruikers of mensen op wie de verbouwing van uw project een effect zal hebben. Gebruik hiervoor brainstormsessies, buurtevenementen en workshops. Om het project succesvol te maken is het van groot belang dat er naar de meningen van de buurtbewoners en de potentiële gebruikers van het gebouw geluisterd en gehandeld wordt.

90% van de mensen was hier nog nooit binnen geweest.We hebben de deuren opgezet en de markt onderzocht. Als we iets met dit gebouw moeten doen, wat zou u dan graag zien? … Mensen kwamen terug met ideeën zoals: “Maak er een zwembad van of gebruik het voor zaalvoetbal”. Dat hebben we allemaal in overweging genomen. We hebben ook bekeken wat de plannen van de gemeente waren voor buurtbetrekking... we begonnen strategisch na te denken hoe wij in het grotere plaatje rondom Bolton zouden passen. -- Inayat Omarji, All Souls, Bolton, Engeland

• Bespreek uw plannen met verschillende belangengroepen en regelgevende instanties die bij de verbouwing betrokken zijn, zoals nationale verenigingen die lokaal van belang zijn, de lokale gemeente, regelgevende instanties en bedrijfsleiders. In GrootBrittannië zijn dit onder andere English Heritage, Cadw, Department of Environment Northern Ireland, Historic Scotland; in Vlaanderen bijvoorbeeld Herita, Onroerend Erfgoed, en de lokale erfgoedraad. • Houd een verslag bij van alle buurtconsultaties en brieven die bewijzen dat de buurt het project ondersteunt. Deze moeten als bijlagen in het ondernemingsplan opgenomen worden en worden gebruikt om subsidieaanvragen te ondersteunen.

28

Conservatierapporten

Toen de mensen onze leuke plannen voor de kerk hoorden, wilden ze heel graag weten wanneer dat zou gaan beginnen.Wij zeiden dat we niet zeker wisten of het wel door zou gaan. Pas als het geld toegekend was, zouden we dat weten, dus moesten we een evenwicht vinden tussen mensen alvast enthousiast maken en ook eerlijk zijn over de fase waarin het project zich bevond. Dat was best een moeilijke balans. -- Sue Gray, St Mary at the Quay, Engeland

Een conservatierapport omvat een beknopte geschiedenis van het gebouw, gedetailleerde informatie over welke kenmerken van het gebouw van belang zijn en waarom, en het onderzoekt de huidige staat van de site in de context van de buurt. Dit wordt zeer breed aangepakt: van de architectuur, archeologie en collecties tot aan de ecologie, tuinen en parken. Daarnaast zijn er nog de historische associaties die een gebouw kan hebben.Vervolgens stelt het rapport welke veranderingen aan het gebouw aanvaardbaar zouden zijn en welke acties nodig zijn om het gebouw in goede staat te houden. Het rapport vormt een sterk uitgangspunt voor uw optiebeoordeling, omdat het ervoor zorgt dat u gemakkelijk een snelle evaluatie kunt maken over de geschiktheid van elke optie waar het aanpassingen aan het gebouw betreft. Het kan ook aspecten of iets uit het verleden naar voren brengen dat de inspiratie kan zijn voor innovatieve opties die nauw aan het gebouw verbonden zijn. Bij het opstellen van de verklaring kunt u advies krijgen van een bouwhistoricus, een erfgoedambtenaar of iemand die bij een soortgelijk project betrokken is geweest.

Het museum heeft een hele belangrijke rol gespeeld: het maakte deel uit van de overleggroep die de erfgoedaspecten van het project interpre teerde. Zij hebben ons geholpen door rondleidingen in het gebouw te geven. Daarom hebben we altijd gezegd dat we nauw met hen willen samenwerken. Onze voorzitter heeft een aantal presentaties gegeven aan het stadsbestuur, bijvoorbeeld toen de bouwaanvraag ingestuurd werd. Het is maar een klein stadje, dus als je met één van de raadsleden praat, verspreidt die informatie best ver. Het zijn echt geen grote evenementen geweest. Onze projectleider heeft net voor Kerstmis een kerstoverleg georganiseerd in het gebouw, met kerstgebak en glühwein. Dat was een groot succes. -- Georgie McLaren, Old Duchy Palace, Engeland

29

Mijn idee was om de kerkbanken er gewoon uit te halen en een vloer in het midden te maken … Ik had er helemaal niet aan gedacht dat het dak gerepareerd moest worden, want ik heb helemaal geen ervaring met restauratie.Wij bezochten een aantal locaties in Londen waar kerken in gemeenschapsfaciliteiten veranderd zijn. Daar spraken we met mensen die de gebouwen en concepten ontwikkeld hadden en die zeiden dat oud en nieuw niet samengaan. Wat ze daarmee bedoelden, was dat je niet gewoon een tussenmuurtje tegen een historische muur aan kunt bouwen. Er moet een opening tussen blijven. Sommige gebouwen hebben er bijvoorbeeld een glasplaat tussen. Zo leerden we steeds meer over wat er wel en niet mogelijk is. -- Inayat Omarji, All Souls, Bolton, Engeland

Het behouden beheersplan bouwt verder op de informatie die in het conservatierapport verzameld werd. Het staat naast het ondernemingsplan als een opzet hoe de belangrijkste kenmerken van het gebouw bewaard en in het project opgenomen kunnen worden, zowel tijdens de eventuele restauratie en als het eenmaal in gebruik is. Alle erfgoedprojecten hebben een conservatierapport en behouden beheersplan nodig, maar dat laatste hoeft niet in een vroege versie of een miniondernemingsplan opgenomen te worden. Het is een goed idee om in uw gehele plan naar deze rapporten te verwijzen, omdat het aantoont dat u het behoud van het gebouw goed in overweging hebt genomen, vooral als er compromissen nodig zijn.

Rapporten van Monumentenwacht toonden heel duidelijk waar de gebreken van het fort zich bevonden. Om deze te verhelpen werden soms drastische maatregelen voorgesteld die niet altijd te verzoenen waren met het ecologische aspect van het fort. Zo moest er een goed evenwicht worden gezocht tussen de ideale omstandigheden voor de beschermde vleermuizen in de gebouwen en de noodzakelijke herstelmaatregelen.

Er moest een balans gevonden worden tussen het behouden van de huidige bomen en struiken bovenop het fort en het vrije uitzicht dat er voorheen was. Het voorstel is om een combinatie van open en beboste gebieden te creëren, die beiden op een ecologische manier beheerd worden. Zo winnen zowel de natuur als het publiek, dat toch een idee krijgt van de historische situatie. -- Johan Van den Mooter, het fort van Duffel

-- Johan Van den Mooter, het fort van Duffel Voor meer informatie over hoe u zelf conservatierapporten kunt schrijven, verwijzen wij u naar de Engelstalige handleiding van The Prince’s Regeneration Trust How to: Write Conservation Reports dat gedownload kan worden via http://www.princes-regeneration. org/sites/default/files/how-to-writeconservation-reports_0.pdf. In Vlaanderen kan verwezen worden naar bouwhistorische studies en de bouwtechnische rapporten die Monumentenwacht opstelt.

30

Voorontwerpen van de architect

Beslissing

De inbreng van een architect kan nuttig zijn om uw inschatting van de opties te verbeteren. Een architect kan haalbaarheidsstudies uitvoeren en voorstellen welke opties het goedkoopst of het gemakkelijkst in uw gebouw passen door zaken zoals verlichting of ventilatie te bekijken. Wanneer u uw opties uitfiltert, zal de architect voorontwerpen beginnen te maken die refereren aan het conservatierapport. Deze ontwerpen zullen de ontwikkeling van uw gekozen optie in het ondernemingsplan vormgeven. Het werkt vaak het beste om eerst wat initiële bedrijfsplanning uit te voeren, zodat zelfs in een vroeg stadium al informatieve instructies aan een architect kunnen gegeven worden. Dit helpt om de productie (en bijbehorende kosten) van onnodig ontwerpwerk te voorkomen.

Als u de bovenvermelde stappen afgerond hebt, zult u een goed inzicht hebben in uw gebouw en de context waarin het staat. U verkeert dan in een goede positie op de opties te beoordelen en te beslissen welk gebruik (of een combinatie ervan) waarschijnlijk het beste is om uw doelstellingen te bereiken. Als geen van de opties er duidelijk uitspringt, dan kan het helpen om methodes te gebruiken, zoals de multicriteria-analyse. Hierbij krijgt elke optie een score naar relevantie van uw projectdoelstellingen. Zo plaatst u uiteenlopende financiële en niet-financiële factoren tegen elkaar, waarbij ze elk naar hun belang afgewogen worden. Een andere mogelijkheid is een sterkte-zwakte of SWOTanalyse: dit geeft een kader dat gemakkelijk in gebruik is, waarbij de sterke en zwakke punten, de kansen en de bedreigingen van elke optie doorlopen worden. U moet al vrij vroeg een idee van de haalbaarheid hebben en dat is onderdeel van de initiële optiebeoordeling. U kunt hierbij heel pessimistisch zijn! Het is zeer belangrijk om voor de initiële optiebeoordeling een adviesbureau te kiezen dat bij de omvang van uw project past en bij voorkeur ervaring heeft met soortgelijke organisaties als de uwe. -- Georgie McLaren, Old Duchy Palace, Engeland

31

Voodbeeld: Old Duchy Palace Opties

Voordelen

Nadelen

Niets doen

Geen duidelijke voordelen

Het gebouw blijft bedreigd en zal nog verder aftakelen, wat nadelige gevolgen heeft voor de stadskern van Lostwithiel en het conserveringsgebied.

Verbouwen tot (vakantie) woningen

Commerciële oplossing waarbij geen subsidie nodig is

Onaanvaardbare aantasting van het historische gebouw en onderverdeling van grote ruimten die van historisch belang zijn. Geen parkeergelegenheid en geen voorzieningen/tuinen. Niet populair bij de lokale gemeenschap. English Heritage zal waarschijnlijk bezwaar hebben tegen de verandering in gebruik. Commercieel niet haalbaar (getest bij Vivat Trust)

Café/restaurant

Commerciële oplossing waarbij geen subsidie nodig is

Zou bestaande ondernemingen verplaatsen. Aanzienlijke aanpassingen nodig aan het historische gebouw om commerciële keuken te plaatsen. Waarschijnlijk geen populaire optie bij omwonenden. Zeer riskante onderneming, vooral in het huidige economische klimaat.

Educatief centrum

Geschikte centrale locatie in de stad

Geen sponsororganisatie.

Gemeenteloket voor alle gemeentezaken


Een andere locatie is gekozen als het gemeenteloket voor deze buurt.

Drop-in/ familiecentrum


Deze faciliteiten zijn al beschikbaar in het gemeenschapshuis: verplaatsing niet gewenst.

Cultuur-/ ambachtscentrum

Geschikte centrale locatie in de stad. Zou bestaand lokaal gebruik aanvullen.

Geen sponsororganisatie. Zeer riskante onderneming, vooral in huidige economisch klimaat.

Museum/ erfgoedcentrum


Het museum van Lostwithiel is dichtbij en is niet van plan te verhuizen. Op zichzelf geen haalbare optie.

Luxe zalencentrum voor verhuur aan zowel commerciële als maatschappelijke organisaties en een erfgoedcentrum in de crypte. (geselecteerde optie)

Geschikte centrale locatie in de stad Komt overeen met wat de buurt wil Biedt creatieve mogelijkheden voor erfgoedontsluiting Past bij de historische status van het gebouw

Hoge investerings- en beheerskosten. Veel publiek dat boven en in de grote hal op de eerste verdieping rondloopt: zal de structuur en de faciliteiten van het gebouw onder druk zetten. Haalbaarheid verminderd nu subsidie door Heritage Lottery afgewezen is

32

Communicatieplan en activiteitenplan Daarom is het essentieel dat wij meer bekend worden op Facebook en Twitter. De website moet bijgewerkt worden en we moeten manieren vinden om de lokale bevolking bij het project te betrekken; we moeten het gevoel versterken dat dit hun project is. Mensen moeten weten wat er gaande is … Het is van cruciaal belang dat enkele activiteiten al van start gaan voordat het gebouw geopend wordt, zodat je je publiek al voor die tijd begint op te bouwen.

Als een onderdeel van uw voorstel afhankelijk is van lokale bezoekers om er een succes van te maken, zoals een restaurant of bezoekerscentrum, dan is het verstandig om een apart communicatieplan op te stellen. Dit bouwt voort op de resultaten van uw marktonderzoek en concurrentieanalyse om verder inzicht te geven in uw doelgroep. Daarvandaan kunt u bekijken hoe u de bestaande en nieuwe bezoekersaantallen kunt verhogen. U kunt uw communicatieplan in de bijlagen van uw plan opnemen en er naar refereren waar nodig, bijvoorbeeld om bezoekersaantallen of de betrokkenheid van belanghebbenden en marketing te onderbouwen. Een communicatieplan wordt door sommige investeerders vereist, ofwel als apart rapport of als onderdeel van een activiteitenplan.

-- Cathy Agnew, Moat Brae, Schotland Aangezien het fort in het bezit was van het Ministerie van Defensie en later privéeigendom was, is het publiek nog niet met de locatie bekend. Bo vendien was de locatie tientallen jaren niet zichtbaar vanaf de openbare weg. Daar wordt nu aan gewerkt (restauratie van de ingang van het fort, het voorplein, …) zodat het publiek visueel naar de locatie getrokken wordt.Wij zijn ook vrijwilligers uit de buurt aan het werven die bezoekers zullen begeleiden en de buurt bij het project zullen betrekken. Er wordt ook een website opgezet zodat de restauratiewerkzaamheden gevolgd kunnen worden.

Een activiteitenplan geeft een gedetailleerd overzicht van alle activiteiten die het project wil leveren om mensen erbij te betrekken, met uitzondering van bouwactiviteiten. Het verschilt per project, maar het kunnen educatieve activiteiten zijn, opendeurdagen of momenten om vrijwilligers aan te trekken. Dit hangt nauw samen (of kan gecombineerd worden) met een communicatieplan, aangezien het activiteitenplan voor een bepaald publiek opgesteld wordt.

-- Johan Van den Mooter, het fort van Duffel

Het Heritage Lottery Fund heeft richtlijnen uitgegeven voor zowel activiteitenplannen als communicatieplannen. Beide zijn (alleen in het Engels) beschikbaar op: www.hlf.org.uk/ HowToApply/furtherresources. In Vlaanderen kan hiervoor contact opgenomen worden met FARO, het Vlaams steunpunt voor Cultureel Erfgoed.

33

bijna geopend wordt. In de lente van 2013 zal het logo goedgekeurd worden. Er wordt een marketingbrochure voor potentiële huurders gemaakt. De webpagina is al gedeeltelijk af en zal medio-2013 gelanceerd worden. Er worden een nieuwsbrief en persberichten rondgestuurd als de verbouwing gaat beginnen. Tijdens de hele bouwperiode zullen er nieuwsbrieven gepubliceerd worden. Er worden contacten met potentiële huurders gelegd en informele besprekingen gehouden met een sociale mediaonderneming. Evenementen zullen gehouden worden en de ruimte zal gehuurd worden door farmaceutische bedrijven, een theatergroep en een lokale buurtvereniging.

All Souls Dit gedeelte van het ondernemingsplan gaat over onze doelgroepen: wie dat zijn en hoe we met hen zullen communiceren en ze erbij betrekken. In 2012/13 is All Souls begonnen met een proces om een logo en een slagzin te ontwikkelen zodat we een duidelijke boodschap naar een breed publiek kunnen overbrengen. Onze doelgroepen zijn: • De lokale gemeenschap die zeer uiteenlopende verwachtingen/behoeften heeft; • Bestaande en nieuwe potentiële partners die diensten voor de gemeenschap in het centrum zullen gaan leveren; • Privé en openbare organisaties en uit de vrijwilligerssector die evenementen, cursussen, conferenties en bijeenkomsten in het centrum willen houden; • Privé en openbare organisaties en uit de vrijwilligerssector die ruimten in het centrum willen huren; • Belanghebbenden: investeerders, partners, sponsors en bedrijven die graag zien dat hier een duurzame onderneming tot stand komt, waar de lokale bevolking baat bij heeft en het kerkelijk erfgoed bewaard blijft; • de media: de pers, websiteartikels en sociale media kunnen manieren zijn om de markt voor All Souls uit te breiden. Het huidige actieplan identificeert enkele belangrijke marketing- en communicatieactiviteiten nu het centrum

34

Beheerplan voor het gebouw Buiten de informatie over hoe u het gebouw gaat renoveren en welke activiteiten er binnen plaats gaan vinden na de renovatie, moet u ook overwegen hoe het gebouw beheerd gaat worden als het eenmaal klaar is. Bijvoorbeeld: wie neemt boekingen voor de zaalverhuur aan, hoe zal het gebouw worden schoongemaakt en wie zal de reparaties uitvoeren? Al deze zaken moeten in het beheerplan (ook wel ‘operationeel plan’ genoemd) besproken worden om aan te tonen dat u zorgvuldig alle praktische aspecten van het dagelijks gebruik van uw project doordacht hebt. Afhankelijk van uw project kunt u ofwel een overzicht van het gebouwbeheerplan in uw plan opnemen of het als bijlage toevoegen. Dan kunt u in het plan naar de bijlage refereren op plekken waar bewezen moet worden dat u het dagelijks gebruik van uw project goed doordacht heeft. De beheerskosten van het gebouw zullen ook in uw financiële beoordeling opgenomen worden.

35

Voorbeeld St Mary at the Quay

huren van het middenschip voor een kunsttentoonstelling zou £25 voor 1-2 weken kosten (vergelijkbaar met de kosten van het Ancient House). Dit is een zeer redelijk bedrag en het centrum zal waarschijnlijk een belangrijk trefpunt worden voor kunstenaars die aan het begin van hun carrière staan. Na gesprekken met de ambtenaar voor cultuurontwikkeling hebben wij de volgende benodigdheden voor kunstenaars geïdentificeerd: witte muren, goede verlichting en een veilige locatie.

Het middenschip zal voor kunsttentoonstellingen beschikbaar zijn. Dit zal grotendeels kunst aan de muur en ook kleinere beeldhouwwerken zijn. (Geluidstentoonstellingen zijn niet mogelijk, aangezien dit de sfeer van het centrum kan aantasten vooral de stilteruimte, het café en het alternatieve behandelruimtes.) Veel van de andere tentoonstellingsruimten in Ipswich gebruiken een commissiebasis voor de kunstvoorwerpen, maar het centrum in St Mary at the Quay zal eenvoudigere huurbasis gebruiken. Een volledig beheerde faciliteit zal waarschijnlijk extra personeel vereisen, wat de kosten hoger maakt. De kunstenaar is zelf verantwoordelijk voor de marketing van de tentoonstelling, maar wat korte informatie over de tentoonstelling zal wel op de website van het centrum opgenomen worden. Het middenschip kan ook door de kunstenaars gehuurd worden voor privétentoonstellingen. Uitnodigingen hiervoor moeten door de kunstenaar zelf georganiseerd worden. (De catering bij privétentoonstellingen zal door het café geregeld worden). Er is toegang tot kunsttentoonstellingen wanneer het centrum voor andere gelegenheden open is (over het algemeen van 9-9 uur op werkdagen en van 10-6 uur op zaterdagen en 11-5 uur op zondagen en voor privétentoonstellingen). Er is geen toegang als het middenschip voor een evenement verhuurd is. Het

De locatie zal tijdens publieke openingstijden te alle tijden bemand zijn. Het zal verzekerd worden (gecontroleerd moet worden dat de inboedelverzekering de kunstwerken ook dekt). De manager van het centrum zal verantwoordelijk zijn voor de verhuur van de tentoonstellingsruimte in het centrum en de manager en de medewerkers zullen boekingen kunnen accepteren.

Een klein gedeelte van het fort zal een museum worden dat het publiek kosteloos kan bezoeken. Een tweede gedeelte, de ondergrondse tunnel, kan alleen met een gids bezocht worden. Het derde gedeelte zal een cafeetje worden voor fietsers en andere toeristen. Als het fort in de winter gesloten is en de vleermuizen er overwinteren, zal het publiek alleen de buitenwallen kunnen bezoeken. Het café zal door een extern bedrijf uitgebaat worden of misschien door de werknemers van een sociale werkplaats. -- Johan Van den Mooter, het fort van Duffel

36

Buurtrechten

Buurtrecht op betwisting

In Groot-Brittannië geeft de Localism Act uit 2011 een aantal nieuwe buurtrechten die buurtgroeperingen kunnen helpen bij een project. De volledige informatie over deze initiatieven is beschikbaar op www. mycommunityrights.org.uk.

Als een buurtvereniging of sociale onderneming denkt dat zij een gemeentelijke dienst beter of anders kunnen uitvoeren en dit met een sterke bedrijfscase kunnen ondersteunen, hebben zij als buurt recht om het te betwisten. Als de betwisting eenmaal gestart is, begint een openbare wervingsprocedure waarbij de buurtgroepering misschien met andere organisaties of bedrijven moet concurreren.

Buurtrecht om een bod uit te brengen Gemeentes in Engeland en Wales zijn nu verplicht om een register te hebben van grond in hun gebied dat door buurtgroepen of vrijwilligersorganisaties voorgedragen wordt als land met gemeenschappelijke waarde. Als deze grond dan te koop aangeboden wordt, kunnen buurtverenigingen een volledig moratorium aanvragen, wat de verkoop van het land zes maanden lang stopzet om de groep de tijd te geven om zelf een bod uit te kunnen brengen.

Subsidie buurtrechten Deze subsidies zijn ontworpen om buurtgroeperingen te helpen die hopen een buurtrecht in te dienen. Het helpt hen om hun capaciteit op te bouwen en een bedrijfscase te ontwikkelen. Er zijn twee soorten; een haalbaarheidssubsidie van maximaal £10.000 en een vervolg-haalbaarheidssubsidie van £100.000. Deze subsidies worden in vennootschap gegeven door Locality and Social Investment Business.

Gemeenschappelijke activaoverdracht De overdracht van activa is een langetermijnregeling waarbij activa op huurbasis of verkoopbasis overgedragen worden van de gemeente naar een buurtvereniging, een parochiegroepering of de stadsraad. De overdracht kan aan of onder de marktprijs plaatsvinden en verplichtingen zoals onderhoud en verzekering worden aan de nieuwe eigenaar overgedragen. Een groep die activaoverdracht wil aanvragen, moet een volledige bedrijfscase met ondersteunende documentatie voorleggen. Het proces verschilt per gemeente en duurt iets meer dan een jaar.

37

Hiermee eindigt dit hoofdstuk, dat uitlegt wat u moet doen voordat u uw ondernemingsplan begint te schrijven. In dit stadium van het proces heeft u sterk bewijsmateriaal verzameld om uw voorkeursbestemming te onderbouwen. Het ondernemingsplan geeft u dan de kans om die optie gedetailleerd te bespreken en te laten zien hoe het in de praktijk zal werken. Uw plan zal telkens naar het werk dat u in dit hoofdstuk gedaan hebt refereren en, afhankelijk van uw project, kunt u enkele onderdelen ervan in het plan zelf samenvatten en het voorbereidende werk in de bijlagen opnemen.

Wij beseffen heel goed dat dit heel veel informatie en werk lijkt te zijn. Maar als u alles afrondt wat hier beschreven staat, hebt u het bewijsmateriaal en de kennis die u nodig hebt om de uitvoerbaarheid van uw project aan te tonen. Hieronder staat een korte checklist van alle documenten om ervoor te zorgen dat u alles hebt besproken.

Document/proces

Voltooid

De opties inschatten Regioanalyse Marktonderzoek Concurrentieanalyse Bilateraal overleg Conservatierapporten Voorontwerp van de architect Communicatieplan en activiteitenplan Beheerplan voor het gebouw

38

Het ondernemingsplan - wat moet het omvatten? In dit hoofdstuk bespreken we stapsgewijs de basiselementen van een doorsnee ondernemingsplan voor een herbestemmingsproject, van de samenvatting tot de aanbevelingen. Elk ondernemingsplan is anders. Wat u erin bespreekt, hangt af van de aard van uw project en hoe ver u van de oplevering af zit. Wat u graag behandelt, hangt misschien ook af van de lezer voor wie het geschreven wordt. Maar het is in ieder geval een goed idee is om een uitgebreid plan voor eigen gebruik op te stellen dat u, waar nodig, aan kunt passen aan de wensen van potentiële partnerorganisaties of investeerders. De basisprincipes blijven echter altijd hetzelfde.

39 39

Foto: Ursulineninstituut

40 40

De omvang van het project maakt niet uit voor een ondernemingsplan. Om er zeker van te zijn dat een plan haalbaar is, moet u een financiële beoordeling opmaken. Dit proces is altijd hetzelfde, of het nu om een klein of een enorm bedrag gaat. U moet in elk geval dezelfde aspecten onderzoe ken. U moet de impact begrijpen van alle doelstellingen die u probeert te bereiken en daarom zijn de kernpunten van elk ondernemingsplan hetzelfde. Uw doelgroepen uitpluizen: wie zal er komen, wie zal uw gebouw gebruiken, waarom doen ze dat, wat zijn ze bereid te betalen, wat krijgen ze ervoor terug? Die aspecten moet voor elk project uitgezocht worden.

Aanbevolen inhoudsopgave voor ondernemingsplan: 1. Samenvatting 2. Inleiding 3. Samenvatting van de opties 4. Marktonderzoek 5. Bestuurs- en beheersstructuur 6. Financiële beoordeling 7. Effectbeoordeling 8. Risicoregister 9. Projectplan 10. Controle en evaluatie 11. Conclusies en aanbevelingen 12. Bijlagen

-- Rosie Fraser, Middleport Pottery, Engeland

41

Samenvatting

• Beschrijf welke andere meerwaarde, sterke punten, kwaliteiten en voordelen uw project heeft. • Beschrijf uw strategie om het project tot een succes te maken. • Presenteer de belangrijkste financiële gegevens, waaronder de totale projectkosten, de financiering die u nodig heeft en hoe die besteed gaat worden, de bijdragen (investeringen en inkomsten) van financierende partnerorganisaties, informatie over subsidieaanvragen en in hoeverre het project na de oplevering financieel zelfvoorzienend zal zijn. • Verklaar kort hoe u kunt garanderen dat uw project na een paar jaar nog steeds zal bestaan en hoe het project de bredere gemeenschap ten goede zal komen. • Sluit af met een korte conclusie en een samenvatting van de aanbevelingen om het project verder voort te zetten.

De samenvatting is een miniversie van het ondernemingsplan. Hoewel het helemaal vooraan in het plan staat, is het geen inleiding maar een samenvatting en moet het als laatste geschreven worden. Probeer de belangrijkste punten van het ondernemingsplan hier op één pagina weer te geven. Deze samenvatting is heel belangrijk. Het zet de toon voor het project, betrekt de lezer erin, legt uw visie en doelstellingen uit, vertelt wat uw voorstel inhoudt en hoe het gefinancierd zal worden. Het moet zo beknopt en aantrekkelijk mogelijk zijn zodat uw kernpunten gemakkelijk overgebracht worden. Dit is met name belangrijk omdat veel potentiële partnerorganisaties en investeerders maar weinig tijd hebben. Soms is de samenvatting het enige deel van het ondernemingsplan dat zij lezen! Zie het als de eerste pagina van een CV: de samenvatting is dé kans om het project te presenteren en de lezer nieuwsgierig te maken.

De samenvatting mag niets bevatten dat niet in het eigenlijke rapport staat en alle kernpunten van het ondernemingsplan moeten in de samenvatting opgenomen worden.

Wat u moet onthouden: • Beschrijf uw visie, wie uw groep of organisatie is, wat u wilt gaan doen, welke uw projectdoelstellingen zijn en wat u nodig heeft. • Geef aan hoe belangrijk het project is om het gebouw te bewaren en de buurt te ontwikkelen en te verrijken. • Beschrijf kort wat uw project zal opbrengen en leg uit waarom dit uniek is. • Beschrijf kort de relevantie van uw project en het gebruik dat u voor dit bijzondere gebouw en deze buurt voorstelt. • Beschrijf kort de ervaring die uw groep heeft en vermeld de relevantie voor uw project.

42

St Nicholas Chapel

het gebouw. In het tweede en derde jaar zullen de verschillende manieren waarop het gebouw gebruikt wordt sterk toenemen. De bezoekersaantallen zullen omhooggaan, gedeeltelijk vanwege de aanzienlijk verbeterde, moderne ontsluiting. Dit plan beschrijft een strategische projectperiode van tien jaar en toont de potentie voor groei, meer innovatie en financiële duurzaamheid.

Het project ‘New Life for St Nicholas’ wil nieuw leven blazen in een internationaal belangrijk erfgoedgebouw en de betekenis ervan bewaren door: • Nieuw en bestaand publiek aan te trekken door uiteenlopende evenementen en activiteiten aan te bieden; • Het verhaal van St. Nicolaas en King’s Lynn te ontwikkelen en te laten ontdekken door een verbeterde ontsluiting; • Een brede, inclusieve ervaring te creëren die de gemeenschap zelf aandraagt; en • Mensen te inspireren via hun interactie met dit belangrijke gebouw.

Het project wordt voorgelegd door een sterk, toegewijd samenwerkingsverband tussen The Churches Conservation Trust en The Friends of the St Nicholas Chapel. Dit wordt weerspiegeld in de afzonderlijk bijgevoegde partnerschapovereenkomst. Dit zou als een landelijke modelovereenkomst gezien kunnen worden voor een goede, interessante manier van samenwerken.

Het project zal dit bereiken door het gebouw te restaureren en verbeteren op een creatieve, architecturale en archeologisch verantwoorde manier. Het gebouw zal gebruikt worden op basis van de huidige aanvragen en de noden van de buurt, wat de lange-termijn-duurzaamheid van de kerk zal ondersteunen. En het belangrijkste is dat het mensen de kans geeft om meer over ons erfgoed te leren en erbij betrokken te zijn. Het creëert diverse vrijwilligersactiviteiten en moedigt actief een innovatief bestuurs- en managementmodel van een internationaal belangrijk historisch gebouw aan. Het project zal drie jaar duren. Het eerste jaar is hoofdzakelijk gericht op het herstellen en aanpassen van

43

Moat Brae

tentoonstelling over Peter Pan en erfgoed opzetten, tijdelijke woonruimte voor auteurs in residentie en literaire functies aanbieden, kantoorruimte verhuren en een café en winkel opzetten waar Peter Pan-souvenirs en kinderboeken gekocht kunnen worden; 4) de tuin aan de oever van de rivier renoveren, zodat het als cultureel erfgoed verwijst naar het “Neverland“ dat J. M. Barrie beschrijft, een educatieve tuin opzetten, een speeltuin voor voornamelijk kleuters en basisschoolleerlingen en ruimte voor educatieve en culturele activiteiten verstrekken.

Moat Brae House is een elegant, beschermd, Georgian herenhuis dat in het commerciële hart van Dumfries staat. Het heeft een oude, magische tuin waar J. M. Barrie, de schrijver van Peter Pan, als kind in gespeeld heeft en waar het idee van Peter Pan ontstaan is. De Peter Pan Moat Brae Trust (PPMBT) is een stichting van openbaar nut die heeft voorkomen dat het gebouw gesloopt werd. De missie is om de originele inspiratiebron voor Peter Pan als uitgangspunt te nemen en een bezoekerscentrum op te zetten dat internationaal interessant is en het eerste Centrum voor Jeugdliteratuur in Schotland zal zijn.

Renovatie. Een onderhoudsinspectie en een optieanalyseonderzoek zijn uitgevoerd en beschrijven de doelstellingen van het project, de ruimtes in het gebouw, de activiteiten die er georganiseerd zouden kunnen worden en de potentiële educatieve mogelijkheden.

Voordelen. Onder andere: educatieve mogelijkheden voor kinderen en families, het behoud van het gebouw en het bouwkundig en cultureel erfgoed, algemene verbetering van het leefmilieu, een belangrijke bijdrage aan de economische ontwikkeling van Dumfries en de werkgelegenheid, en een attractie die extra bezoekers en bestedingen naar de stad zal brengen.

Bedrijfsplan en financiële prognoses. De financiële prognose laat zien hoe 4 miljoen pond (schatting) aan investeringen en opbrengsten wordt verkregen. De financieringsbronnen staan vermeld met een uitleg van het kasstroomoverzicht. Het gebouw heeft mogelijkheden om inkomen te produceren, wat het project economisch haalbaar maakt.

Doelstellingen. Onder andere: 1) ±4 miljoen pond inzamelen om het huis te renoveren; 2) een nationaal Centrum voor Letterkunde voor alle leeftijden opzetten, met name gericht op kinderen; 3) ruimte voor educatieve activiteiten bieden, een

44

Inleiding (i) Het project

goede zal komen en zal bijdragen aan het behouden van het specifieke belang. • Een korte uitleg van de sociale en economische kenmerken van de buurt waarin het gebouw staat. Gebruik hiervoor het marktonderzoek dat uitgevoerd wordt voor uw overzicht van de opties. • Hoe het project gestart werd en hoe de voortgang ervan is. • Hoe het zit met officiële vergunningen, d.w.z.: is het een beschermd gebouw waar speciale bouwvergunning voor nodig is, ligt het in een stads- op dorpsgezicht of is er andere toestemming nodig van de gemeente? Zijn deze al gegund misschien? U kunt het conservatierapport als aanvullende informatie in de bijlagen opnemen.

Dit gedeelte is een samenvatting van het project: waarom het nodig is en de voordelen die verwacht worden. De resultaten of voordelen die de investeerders verwachten, zullen per organisatie verschillen, dus u moet hier afwegen wie het plan waarschijnlijk gaat lezen. In het algemeen moet dit gedeelte de visie van uw groep voor uw herbestemmingsproject definiëren. U moet heel duidelijk beschrijven wat uw idee inhoudt en waarom u het wilt uitvoeren. Als er partnerorganisaties zijn, moet u aangeven waarom zij meedoen. Zorg ervoor dat het allemaal klopt. En hou het niet te vaag! Zorg ervoor dat er hele duidelijke doelstellingen zijn: wat is de reden, wie heeft er baat bij, waarom stellen we dit voor, enzovoorts.

Hints en tips

-- Sue Gray, St Mary at the Quay, Engeland

Als uw buurt specifieke sociale of economische problemen heeft, vermeld deze dan zeker.Vaak is dit voordelig voor de subsidieverlening.

Het kan nuttig zijn om te starten met een korte omschrijving van de buurt waar het gebouw in staat en de essentiële kenmerken en kwaliteiten ervan. U kunt dan verder gaan met een korte beschrijving van het gebouw zelf, het belang en de betekenis ervan, zowel historisch als voor de lokale gemeenschap, en de staat waarin het verkeert. U kunt bijvoorbeeld kaarten en foto’s toevoegen om de lezer meer inzicht in de context te geven. Voor dit gedeelte kunt u vermelden: • Wat uw project is en wat u wilt gaan doen met het gebouw en de locatie. • Hoe de locatie in elkaar zit, hoe er toegang tot de site verkregen wordt, hoeveel parkeergelegenheid er is. • Hoe uw project het historische gebouw ten

45

Inleiding (ii) De organisatie

plan opgenomen worden. • Een korte beschrijving van de juridische samenstelling van uw groep. Als deze er nog niet is, vermeld dan wanneer een wettelijke structuur opgezet zal worden en wat het zal zijn. • Waar u werkt. • Hoe uw groep momenteel gefinancierd wordt (indien van toepassing).Vermeld ook informatie over regelmatige inkomsten. Mochten bepaalde financieringsafspraken bijna aflopen, vermeld dan de kerngegevens over wanneer deze vernieuwd zullen worden. • Als uw groep van plan is om gelijkaardige projecten elders op te zetten, neem dan een korte beschrijving op en leg uit hoe dit gefinancierd zal worden. • Connecties met/steun van andere organisaties, indien van toepassing.

Dit gedeelte bevat informatie over uw groep. De lengte en mate van detail van dit gedeelte hangt sterk af van het feit of uw organisatie of samenwerkingsverband recentelijk opgezet is voor dit project of dat het al enige tijd bestaat.

Hints en tips Investeerders kijken vaak naar het verleden van een onderneming of een organisatie om te bepalen hoe het in de toekomst zal presteren. Dus zelfs als uw groep nog in de startblokken staat, is het belangrijk dat uw voorstel in de context gezet wordt van wat reeds gebeurd of bereikt is.

Na het lezen van dit gedeelte moet de lezer een goed inzicht hebben in wie u bent, waarom u bij dit project betrokken bent en waarom u het kunt uitvoeren.

Hieronder staat een lijst van zaken die u in dit hoofdstuk kunt opnemen: • Een korte geschiedenis van uw groep, wanneer deze opgezet werd en waarom. Wat was de aanzet om aan dit project te beginnen? • Uw doelstellingen op lange termijn, uw missie, doel en hoe deze zich ontwikkeld hebben. • Wat u tot dusver heeft bereikt voor dit project. • Gegevens over werk dat uitbesteed werd of door uw groep zelf uitgevoerd is. • Wat uw groep in de afgelopen jaren (indien van toepassing) bereikt heeft en hoe dit relevant is voor dit project. • Hoeveel mensen uw groep omvat en wie dat zijn. Meer informatie kan verderop in het

46

Hieronder staan uittreksels van drie verschillende inleidingen uit bedrijfsplannen. De inleiding van Moat Brae vat het hele project tot op heden samen, de St Nicholas Chapel beschrijft het historische belang en de conservatie en als laatste wordt de sociale en economische context van Middleport Pottery beschreven.

redden. De sloop werd 3 dagen voor de start afgeblazen. De Peter Pan Moat Brae Trust (PPMBT) is een onderneming zonder winstoogmerk, staat geregistreerd als een Building Preservation Trust en is lid van de Britse Association of Preservation Trusts. De stichting heeft de site gekocht en is van plan om het te restaureren en het gebouw en de tuin geschikt te maken voor hedendaags gebruik.

Moat Brae Moat Brae House is momenteel een beschermd monument. Het is een elegant, Georgian herenhuis met een historische, betoverde tuin in het commerciële hart van Dumfries, in het zuidwesten van Schotland. De schrijver J. M. Barrie heeft als kind in deze tuin gespeeld. Hij zat op school in de naburige Dumfries Academy en hier bedacht hij Peter Pan, een prachtig verhaal en een klassieker in de jeugdliteratuur. Het huis en de tuin waren van 18231914 in privéhanden. Daarna werd het als verpleegtehuis gebruikt. In 1997 werd dit tehuis gesloten. Het pand raakte in verval en werd vervolgens gekocht door de woningbouwvereniging Loreburn Housing Association. In augustus 2009 stond Moat Brae op de lijst om gesloopt te worden, om plaats te maken voor nieuwe sociale huisvesting. Het zou vreselijk zijn om een zodanig iconisch gebouw en de historische tuin te verliezen. In reactie hierop zetten lokale mensen een actiegroep op en werd er succesvol campagne gevoerd om het gebouw en de tuin van de sloop te

47

St Nicholas Chapel

• De locatie van het gebouw in het centrum van King’s Lynn geeft het hoge erfgoedwaarde; • Het sacrale gedeelte is waardevol erfgoed vanwege de spirituele betekenis erachter; • Het interieur is waardevol erfgoed vanwege de sociale rol die het speelde. Deze rol kan behouden blijven als het gebouw weer een levendig onderdeel van de gemeenschap wordt. Specifiek gezien maken de brede ruimte, de buitengewone akoestiek en de combinatie van geschiedenis en detaillering de kerk tot een ideale locatie voor concerten en openbare evenementen; • De kerkklokken en het kerkorgel zijn voor de directe omgeving van grote waarde.

De St Nicholas-kapel in King’s Lynn (in Norfolk in Engeland) is waarschijnlijk de grootste hulpkerk van Engeland. In omvang is het vergelijkbaar met de St. George-kapel in Windsor castle en enkele kleinere kathedralen. Het wordt gezien als één van de mooiste kerkelijke gebouwen van de provincie East-Anglia. Het is een buitengewoon goed voorbeeld van de zogenaamde perpendiculaire stijl en het is een beschermd monument. De kerk werd in 1146 gebouwd als een hulpkerk voor de Priory-kerk van St Margaret. Het huidige gebouw werd in de veertiende eeuw grotendeels herbouwd. De toren is ouder: sommige delen dateren van ±1225. In de 19e eeuw vonden omvangrijke interne restauraties plaats waarbij het merendeel van het middeleeuws meubilair verwijderd werd. Gedeeltes hiervan zijn in het Victoria & Albert Museum in Londen bewaard gebleven. De Chapel bediende het noordelijke deel van de middeleeuwse stad King’s Lynn en vanaf de 19de eeuw de wijk ‘North End’, een oude visserswijk. De bezienswaardigheden zijn onder andere het zogenaamde engelendak met een scala aan muziekinstrumenten, het meubilair van de kerkelijke rechtbank aan de westelijke zijde van het gebouw en de monumenten die aan lokale handelaars en hun families gewijd zijn.

In 1992 werd de kerk onderbenut verklaard door het bisdom. Sindsdien heeft CCT substantiële investeringen en reparaties aan de kerk uitgevoerd, zoals reparaties aan het metselwerk en het lood, conservatie van het historische interieur en vervanging van de elektrische installatie.

De St. Nicholas Chapel is zeer belangrijk erfgoed gebaseerd op de gedeelde waarden in de samenleving. Specifiek:

48

Samenvatting van de opties

Middleport Pottery

Een samenvatting van de opties voor het gebruik van het gebouw zal de lezer van uw ondernemingsplan helpen te begrijpen waarom uw voorstel de voorkeur heeft. Het geeft aan dat u een breed scala aan opties overwogen hebt, waaronder ook de optie ‘niets doen’. Een korte beschrijving van elke optie, met de sterke en zwakke punten en de redenering achter uw beslissing volstaat hier. Het moet ook duidelijk zijn welke criteria of factoren bij de beslissing in overweging zijn genomen of u al dan niet een formele methode gebruikt hebt, zoals de multicriteria-analyse. U kunt het volledige optieoverzicht of een uitgebreidere samenvatting ervan in de bijlagen van het plan opnemen en daar naar verwijzen.

• Middleport en Burslem hebben een hoge werkloosheidsgraad en een laag inkomensgemiddelde. • In Middleport is het gemiddelde opleidingsniveau erg laag en zijn de persoonlijke ambities van de inwoners aanzienlijk lager dan de regionale en nationale gemiddelden. Het huidige werkaanbod is merendeels te situeren in de secundaire sector, wat meestal met lagere lonen verbonden is. • In de afgelopen 20 jaar is de productiesector in dit gebied drastisch gekrompen, wat ontvolking en economische achterstand meebracht. De mensen die werk hebben, zijn ofwel thuiswerkers of wonen op minder dan 2 km afstand van hun werk. Het is daarom van belang dat er betere verbindingen naar een wijdere omgeving komen om de lokale bevolking te helpen nieuw werk te vinden; • Middleport en Burslem hebben weinig openbare ruimte, wat een negatief effect heeft op de indruk die mensen van dit gebied hebben en op investeerdersvertrouwen; en • Er is een conflict tussen woon- en werkgebruik, d.w.z. lawaai-, stof- en geuroverlast omdat er meer zwaar verkeer op de weg is.

49

Old Duchy Palace

uitgevoerd kunnen worden. Dit betekent dat andere cofinanciering wellicht niet doorgaat. In dat geval zal PRT moeten proberen om toestemming te krijgen van deze investeerders om snel essentiële externe en structurele reparaties uit te voeren. PRT zal daarna het gebouw moeten conserveren of het verkopen, waarbij de koper geen verplichting heeft om het interieur op te knappen of de buurt er van te laten profiteren.

In de herfst van 2010 werd een diepgaande, interne evaluatie uitgevoerd door de Prince’s Regeneration Trust (PRT) en de Cornwall Buildings Preservation Trust. Hierbij werd uitgegaan van de ervaring en testen die sinds de oorspronkelijke evaluatie uitgevoerd werden. De huidige opties zijn: Optie 1 - niets doen

Optie 3 - Voorkeursoptie

Er is bijna niets voor deze optie te zeggen, behalve dat de huidige huurders die korte, goedkope huurcontracten hebben misschien nog een jaar of zo in het gebouw kunnen blijven. Daarna zal het gebouw zo vervallen zijn dat het onbruikbaar is. Het gebouw blijft dus onder bedreiging en zal nog verder aftakelen, met nadelige gevolgen voor het centrum van Lostwithiel en het stadsgezicht. Het zal de goede naam en het samenwerkingsverband dat over de afgelopen drie jaar opgebouwd is, te niet doen en de reputatie van de Prince’s Regeneration Trust ernstig beschadigen. Er zullen geen nieuwe banen, ruimtes met economische waarde of openbare faciliteiten voor erfgoedontsluiting komen. Het is zeer twijfelachtig dat het gebouw aan een welwillende ontwikkelaar verkocht zal kunnen worden. Omdat het een beschermd gebouw is, is PRT verplicht om het gebouw veilig te maken en het zal geconserveerd moeten worden om verder verval te voorkomen.

Deze optie is een praktische en haalbare oplossing van gemengd gebruik waarbij het merendeel van de vloerruimte tot kantoorruimte verbouwd wordt, zoals in het bedrijfsplan beschreven staat. Alle belangrijke erfgoedaspecten van het gebouw worden behouden. Optie 4 - Volledige restauratie Dit is een uitgebreidere versie van het huidige voorstel, waarbij grotere nadruk ligt op de restauratie en het verbeteren en begrijpen van de historische kenmerken van het gebouw. Hierbij zullen werkzaamheden uitgevoerd worden zoals het terugplaatsen van het leien dak, volledige opgraving van de crypte om vloerverwarming te installeren en bijbehorend archeologisch onderzoek uit te voeren, restauratie van decoraties in de hal op de eerste verdieping, duurder meubilair op maat en wandkleden, verfanalyse, enz. Daar zitten aanzienlijke extra kosten aan verbonden van maximaal 200.000 pond. Hoewel het gebouw er beter uit zal zien, zijn de praktische voordelen voor wat betreft de economische en sociale resultaten veelal hetzelfde als bij de voorkeursoptie.

Optie 2 - Geen EFRO-financiering (ter vergelijking) Zonder EFRO-subsidie zal het interne herstelwerk dat nodig is om de kantoorruimte te kunnen verhuren niet

50

Old Duchy Palace (vervolgd)

• Mogelijkheid om op lange termijn de buurt bij het beheer te betrekken. • Significante kostenbesparingen vergeleken met optie 4.

Het selecteren van de voorkeursoptie Optie 3 is om de volgende redenen gekozen als de voorkeursoptie: • Gemengd gebruik biedt duurzame inkomsten evenals gratis openbare toegang. • Minder intens gebruik van het gebouw dan enkele andere opties, omdat er binnen minder mensen zullen rondlopen en de ruimtes hoeven niet onherroepelijk onderverdeeld te worden. • Geschikt gebruik voor een stadscentrum, aanvaardbaar voor Ruimtelijke Ordening . • Past goed bij huidige strategieën en programma’s om een publiek-privaat financieringspakket op te stellen voor de investeringen en een gedeelte van de inkomstenstroom. • Analyse van vraag en aanbod gaf aan dat er lokale behoefte is aan goede kantoorruimte. • Hergebruik zal een nieuwe toeleveringsketen creëren en nuttig zijn voor ondernemingen, waarmee economische ontwikkeling en recessieherstel gesteund wordt. • Past bij de doelstellingen van het Prince’s Regeneration Trust en de Cornwall Buildings Preservation Trust. • Past bij de feedback die bij buurtoverleg gehoord werd • Biedt praktische mogelijkheden om het unieke erfgoed van dit gebouw te laten bewonderen en ook samenwerkingskansen met het museum.

51

Marktonderzoek

All Souls

Voordat u uw ondernemingsplan begon te schrijven, heeft u het marktonderzoek al afgerond, als onderdeel van uw optieevaluatie. Uw bevindingen moeten hier in het ondernemingsplan opgenomen worden om de redenering te ondersteunen en als bewijsmateriaal voor eventuele veronderstellingen die in uw financiële beoordeling gemaakt werden (welke verderop in het ondernemingsplan besproken wordt). Om uw marktonderzoek actueel te houden of nog wat dieper op uw voorstellen in te gaan, kunt u extra marktonderzoek ondernemen. U kunt bijvoorbeeld uw doelgroepen of de behoefte aan één specifieke activiteit zoals evenementen beter bestuderen. Om het gevoel van betrokkenheid van belanghebbenden te kennen, is het essentieel dat uw voorstellen bij de lokale gemeenschap en de doelgroepen getest worden. Dit moet doorlopend gebeuren tijdens het opstellen van uw ondernemingsplan. Wij zagen dat de marktonderzoeken en andere studies die een jaar ervoor gedaan waren voor eerdere versies van het ondernemingsplan een beetje verouderd waren en niet echt lokaal genoeg waren voor onze provincie Suffolk….Toen vonden we een vergelijkbaar bedrijf dat gerund werd op een manier die wij voor ons gebouw ook bedacht hadden. Dit bedrijf was gevestigd in een stadje in de buurt (maar ver weg genoeg om geen concurrent te zijn!) en de eigenaar van dat centrum werd een informele partner van ons project. Ze heeft heel veel, meer recente informatie met ons gedeeld, wat erg goed van pas kwam bij onze planning. …

Aziatische bruiloftsfeesten Bob Allen, de ontwikkelingsmanager van All Souls, heeft een klein onderzoek gehouden binnen een gemeenschap in de wijk om te kijken of All Souls geschikt zou zijn als een zaal voor bruiloftsfeesten. Tijdens dit onderzoek werd ook ontdekt dat in Bolton net een nieuwe, enorme zaal voor bruiloftsfeesten geopend is. Het heet Excellency en staat in Carlton Street in het centrum. In de zaal kunnen 1500 mensen aan tafels dineren. De eigenaar en manager is de lokale zakenman Bipin Patel. Het werd duidelijk dat bij de overgrote meerderheid van Aziatische bruiloften veel meer gasten uitgenodigd worden dan All Souls aan zou kunnen. Gemiddeld zijn er minimaal 300 gasten bij zo’n feest en het kan oplopen tot 2000 gasten in sommige gevallen. Er werd geopperd dat er misschien een markt is voor kleinschalige feesten die rondom Aziatische bruiloften gehouden worden. Deze zouden op donderdag- en vrijdagavonden plaats kunnen vinden, als het centrum voor dergelijke activiteiten beschikbaar is. Er moet dan tijdens de planningsstadia verder nagedacht worden over het keukengebruik bij dit soort feesten, om te allen tijde een goede kwaliteit te kunnen garanderen. Momenteel zou een grotere serveerkeuken op de eerste verdieping geïnstalleerd kunnen worden.

-- Sue Gray, St Mary at the Quay, Engeland

52

Andere vereisten die genoemd werden, waren toiletten en de mogelijkheid om mannen en vrouwen apart te houden. Beiden kunnen in All Souls gemakkelijk voorzien worden. De lokale gemeenschap lijkt over het algemeen het gebrek aan parkeergelegenheid ter plekke geen groot probleem te vinden. Dit wijst erop dat er voor evenementen voldoende parkeergelegenheid in de omliggende straten zal zijn.

doelstelling door betere toegankelijkheid naar werkgelegenheid te geven. Dat zal helpen om het woon-werkverkeer naar de grotere plaatsen in Cornwall te verminderen. Er is redelijk veel vraag naar zeer kleinschalige, beheerde kantoorruimte met flexibele huurtermijnen. Aan deze vraag wordt in een aantal delen van de provincie niet voorzien. Er zijn ook geen nationale bedrijven die dit soort beheerde kantoorruimte aanbieden. Een recent voorbeeld van een succesvol project is Dowren House in Hayle. Hier worden flexibele micro-kantooreenheden van 10 tot 25 m2 aangeboden. Deze onderneming werd door de lokale overheid opgezet samen met een lokale stichting.Voor wat betreft migrerende investeerders, d.w.z. ondernemingen die naar Cornwall verhuizen, heeft Cornwall Pure Business een analyse uitgevoerd naar de vraag naar onroerend goed in 2008-2009. Hier kwam uit dat de overgrote meerderheid kleine kantooraccommodatie zoekt van minder dan 100 m2. Er zijn aanwijzingen dat er in Cornwall veelal ‘latente vraag’ is, waarbij ondernemingen eerder reageren op een aantrekkelijk aanbod dan dat zij zelf op pad gaan om iets te zoeken. Deze latente vraag is nog meer van toepassing in de meer rurale delen van de provincie, zoals hier in Lostwithiel. Geïnteresseerde huurders benaderen meestal de eigenaars direct en vragen hier waarschijnlijk alleen naar als ze weten dat er ook daadwerkelijk lokaal panden beschikbaar zijn. De vraag zou dus aanzienlijk hoger kunnen zijn dan gerapporteerd wordt. Dat zal pas duidelijk worden als de nieuwe werkruimtes beschikbaar zijn.

Old Duchy Palace De economie van Cornwall kent merendeels weinig grote werkgevers en een groot aantal kleine en microondernemingen, wat betekent dat de vraag naar commerciële werkruimte vaak lokaal is en dat de vereisten vrij kleinschalig in aard zijn. Dit wordt door makelaars aangegeven. De vraag naar kantoorruimte is hoger in het westen vanwege de hogere bevolkingsdichtheid daar. De plaats Truro heeft veruit de sterkste markt. De overgrote meerderheid van lokale kantoorbehoeften is voor kleinschalige ruimte tot ± 100 m2 in omvang. Er is maar weinig vraag naar grotere ruimtes dan dit. Hoewel het onwaarschijnlijk is dat de kleinere dorpjes en hun directe achterlanden een belangrijke groei in de provincie zullen bewerkstellingen, zijn zij wel een belangrijke component van de lokale economie van Cornwall. Met het ondersteunen van dit soort economische groei, wordt niet alleen aan de behoefte van lokale bedrijven voorzien en zelfstandige ondernemers gesteund. Het ondersteunt ook een bredere, duurzame 53

ervaring en benoemingswijze/connectie met uw organisatie. • Huidige en voorgestelde functies voor vrijwilligers en uw ervaring met het leiden en organiseren van een groep vrijwilligers. • Organisatieschema’s die de huidige situatie aangeven en wat er na oplevering voorgesteld wordt. Dit moet de verhoudingen tussen bestuurders, management, vrijwilligers en eventuele andere commissies, stuurgroepen of partnerorganisaties omschrijven. • Eventuele zwakke punten in het team en de geplande aanpak om deze op te lossen. Dat kan zijn: personeelscursussen, een nieuw personeelslid of kortstondig personeel werven met specifieke kennis voor het project, of een andere aanpak.

Bestuurs- en beheersstructuur Hoe goed een ondernemingsplan ook opgesteld is, het succes ervan hangt af van de capaciteiten van de persoon of het team dat het project gaat uitvoeren. Het maakt niet uit of uw team bestaat uit een vrijwillig bestuur, betaald personeel of een combinatie hiervan: in dit gedeelte van uw ondernemingsplan moet u aantonen dat het team de juiste combinatie heeft van bestuurs-, financiële, marketing- en productkennis en ervaring. Idealiter wordt ook aangetoond dat deze personen ervaring en kennis hebben in de relevante bedrijfssector of dat zij training zullen ondernemen om deze vaardigheden te leren. U vermeldt hier ook ander personeel en vrijwilligers per functie. Gegevens die u in dit gedeelte moet opnemen:

Er zal een formele overeenkomst tussen ons en CCT opgesteld worden, een juridisch document. Maar het belangrijkste is het vertrouwen en de relatie die beide organisaties samen opgebouwd hebben tijdens de voortgang van het project.We hebben een goede werkverhouding en -praktijk met hen en vertrouwen elkaar en dat gaat ondersteund worden door een hele duidelijke overeenkomst. De overeenkomst beschrijft heel precies hoe het zal gaan werken, bijvoorbeeld wie waar voor verantwoordelijk is en wanneer, wat gebeurt er als Suffolk Mind of CCT failliet gaan, wat doen we als het ondernemingsplan niet klopt en dat soort dingen, tot in de kleinste details.

• Voor het beheer moet informatie over alle (betaalde en vrijwillige) managers opgenomen worden en hun ervaring met projecten van gelijkaardige (financiële) omvang. • Leidinggevend personeel, de huidige en voorgestelde rollen en verantwoordelijkheden, hun prestaties en ervaringen gerelateerd aan de behoeften van het project. U kunt hun Cv’s eventueel in een bijlage opnemen. Noteer het aantal mensen dat onder elke manager staat. • Een plan om het personeel aan te werven en functiebeschrijvingen voor alle nieuwe betaalde en onbetaalde posten, inclusief een gedetailleerd programma, een methodeverklaring en kosteninformatie. • Hoe u training en ontwikkeling gaat aanpakken, zodat u kunt aantonen dat u aan uw doelstellingen dat mensen zullen leren voldoet. • Concrete afspraken over eventuele samenwerkingsovereenkomsten of gedeelde bestuursregelingen. • Gegevens over externe adviseurs - naam,

-- Sue Gray, St Mary at the Quay, Engeland Wij zijn een stichting en een officieel bedrijf. Dat is erg handig, omdat we als stichting voor bepaalde financiering in aanmerking komen, zoals de loterij. En we krijgen als midden- of kleinbedrijf (MKB) dan weer bepaalde kortingen bij EFRO of Business Link. De organisatie moet de juiste vorm hebben voordat het project echt kan beginnen. -- Georgie McLaren, Old Duchy Palace, Engeland

54

All Souls

aan te trekken. Wij zullen dit verbinden aan de start van de bouwwerkzaamheden om extra publiciteit te creëren. Enkele hoofdverantwoordelijkheden zijn al aan bestuursleden toegewezen, zoals financiën, communicatie en juridische zaken. Wij zullen verdere leidinggevende rollen toewijzen voor de ontsluiting- en erfgoedactiviteiten, fondsenwerving, personeel, ICT en arbo-voorzieningen in het derde kwartaal van 2012, met prioriteit. Het hele bestuur is momenteel verantwoordelijk voor het toezicht over het volledige project, maar wij hebben enkele subcomités opgezet voor gedetailleerde bestuursanalyse van urgente kwesties, zoals communicatie en een waardeanalyse. Deze comités geven dan hun aanbevelingen. Wij zullen ook bedrijfsgezondheidscontroles gebruiken zoals ontwikkeld door Locality voor gemeenschapsondernemingen en rapporteren daarover terug naar het hele bestuur. Wij verwachten dat er meer subcomités opgezet zullen worden naarmate de opening en oplevering dichterbij komen. Twee of drie bestuursleden zullen aangewezen worden om nauw samen te werken met de adviseurs voor de ontsluiting- en activiteitenplanning. Zij zijn ook verantwoordelijk voor het werkprogramma van de buurtprojecten: dit werk zal ontwikkelingsactiviteiten omvatten zoals de bouwplaats bezoeken en lezingen over de beste werkpraktijken. Andere subcomités zullen het voortouw nemen voor erfgoed en betrokkenheid en hierover aan het hele bestuur verslag uitbrengen.

Bijlage J bevat verdere informatie over de huidige 11 bestuursleden en hun achtergrondinformatie. Het bestuur zal jaarlijks de bestuurprocedures herzien, gebaseerd op de NVCO-richtlijnen of gelijkaardig. Het bestuur vergadert eens per kwartaal, of vaker indien nodig. Wij hebben aanzienlijke vaardigheden in financiën, marketing en communicatie, juridische kwesties, bedrijfsontwikkeling, jeugd- en buurtbetrokkenheid en IT. We hebben ook lokale buurtvertegenwoordigers. De opleiding- en ontwikkelingsbehoeften van de bestuursleden zijn: • Cursus ‘goed besturen’ van de National Council for Voluntary Organisations in het tweede kwartaal van 2013. De vooruitgang zal daarbij afgezet worden tegen de vastgestelde beginselen van goed bestuur. • Bedrijfsplanning: gedetailleerde herziening van het huidige ondernemingsplan in het derde kwartaal van 2012 met driemaandelijkse updates. • Externe excursies: om inzicht te krijgen in hoe gelijkaardige centra gerund worden en om de risico’s, beheerskwesties, financiën, buurtbetrokkenheid en marketing te bestuderen. Bezoeken worden georganiseerd naar bijv. The Florrie en Inspire.Er is momenteel een gebrek aan kennis en ervaring in structurele gebouwenkennis/algehele bouwvaardigheden en wij willen dit gat opvangen door een nieuw bestuurslid

55

De zusters hebben het merendeel van de site aan een middelbare school en een bejaardentehuis in erfpacht of huur gegeven. De vzw Wintertuin onderhoudt de delen van de site die niet langer in gebruik zijn en geeft op vrijwillige basis rondleidingen. Een nieuwe constructie is noodzakelijk om het voor alle partners mogelijk te maken om hier te blijven en ook de congregatie de stabiliteit te geven die zij nodig hebben. De zusters hebben in de afgelopen 100 jaar een belangrijke rol gespeeld en hun (on)roerend erfgoed moet bewaard blijven. De belangrijkste kwestie voor de locatie is de overdracht van eigendom en andere rechten als de congregatie over enkele decennia verdwenen is.Wij brengen alle partners samen en proberen tussen hen te bemiddelen over zaken als financiën, onderhoud en de toekomstige zorg voor het erfgoed.Wij worden hierbij gesteund door een juridisch consulent. -- Johan Van den Mooter, Ursulineninstituut De St. Nicholas Chapel zal door vrijwilligers gerund worden, met in de beginjaren ook een beperkt aantal betaalde medewerkers om de vrijwilligerscapaciteit op te bouwen.The Friends of St Nicholas Chapel en The Churches Conservation Trust zullen samen het managementcomité van St. Nicholas vormen. Dit managementteam zal een jaarplan afspreken voor de kerk. Dit zal voor dat jaar onder andere een onderhoudsen reparatieschema, inkomstendoelstelling en activiteitenprogramma bevatten. -- Matthew McKeague, St Nicholas Chapel

56

St Nicholas Chapel Deze organogrammen tonen hoe de managementstructuur zich zal ontwikkelen.

(Above) St Nicholas’ Chapel Management Structure ‘Years 1-4’

(Above) St Nicholas’ Chapel Management Structure ‘Years 4+’

57

websites van The Prince’s Regeneration Trust of via de weblink http://ge.tt/1jqPn2o?c. Eén versie is ingevuld met een fictieve casestudy, de andere is een blanco werkblad. Hiermee kan men gemakkelijk de gebruikelijke financiële berekeningen produceren door projectinformatie in te voeren. Maar de nauwkeurigheid van deze berekeningen en de hele geloofwaardigheid van uw financiële beoordeling is volledig afhankelijk van hoe correct en nauwkeurig de informatie is die u gebruikt, zoals de geschatte personeelskosten of geldinzameling.

Financiële beoordeling Het doel van de financiële beoordeling is om aan te tonen dat uw project financieel haalbaar is. Dit betekent dat er informatie verzameld moet worden over uw verwachte inkomsten en uitgaven. Dit geldt voor zowel het bouw- of renovatieproces als de exploitatie. Gewoonlijk gebeurt dit voor minimaal vijf jaar. Als u deze informatie verzameld heeft, zou moeten blijken dat uw project inderdaad haalbaar is, met voldoende inkomsten om alle uitgaven te dekken. Maar als dat niet het geval is, geeft deze beoordeling u de kans om uw plannen te herbekijken en diverse manieren te testen om het verlies op te vangen.

Hints en tips

Er zijn een aantal financiële verklaringen die normaal gezien in de financiële beoordelingen opgenomen worden om alle financiële informatie te presenteren die aan uw project verbonden is: • Overzicht van cashflow • Balans • Jaarrekening • Inkomsten en uitgaven vaste activa • Gevoeligheidsanalyse. Dit is geen financieel overzicht, maar een methode om de impact van verandering in uw veronderstellingen te testen, bijvoorbeeld een vermindering van het bezoekersaantal met 10%.

Leg uit welke veronderstellingen u gebruikt heeft voor uw inkomsten en uitgaven. Potentiële investeerders zullen hiernaar kijken zodat ze zeker weten dat hun geld nodig is en niet verspild wordt. Vermeld bijvoorbeeld de verwachte inflatie voor de periode die het ondernemingsplan beslaat, evenals andere factoren die uw cijfers beïnvloeden, zoals onderbouwde veronderstellingen over de huurmarkt. Meestal worden de inkomsten overschat en de uitgaven onderschat. Dit wordt de ‘optimism bias’ genoemd. Eén manier om dit op te vangen is om een bepaald percentage aan uw kosten toe te voegen voor onvoorziene omstandigheden.

Al deze overzichten worden hieronder uitgelegd, maar de precieze boekhoudkundige regels zijn afhankelijk van de soort organisatie. Er worden namelijk andere eisen gesteld aan liefdadigheidsinstellingen en bedrijven. In Engeland zijn er interactieve werkbladen voor de financiële beoordelingen beschikbaar. Men kan deze templates gratis downloaden op de

58

Inkomsten en uitgaven vaste activa

Basisinformatie over crowdfunding vindt u hier: http://www.agentschapondernemen.be/ artikel/crowdfunding • Schenkingen; • Inzamelingsacties; en • Leningen.

Dit omvat uitgaven aan vaste activa, zoals gebouwen en materieel. Met andere woorden: uitgaven aan goederen of diensten waar meer dan één jaar voordeel van behaald zal worden. Deze uitgaven en de fondsen die hiervoor gebruikt worden, worden apart gehouden van de inkomsten en uitgaven van vlottende activa die continu blijven doorgaan, zoals toegangsgelden of rekeningen.

Deze handleiding bespreekt niet hoe u een accurate inschatting maakt van de investeringen die nodig zijn voor uw project, maar die informatie heeft u wel nodig om uw financiële beoordeling af te ronden. Het zal namelijk een impact hebben op de balans en de cashflow van het project, vooral als het project leningen gebruikt voor bepaalde investeringskosten.

Bij herbestemmingsprojecten zal de meerderheid van de investeringen in vaste activa in één duidelijke projectfase plaatsvinden. Het zal zaken omvatten zoals het verwerven van terrein en gebouwen, honoraria en bouwwerkzaamheden om het gebouw te bewaren en terug in gebruik te brengen. Buiten het gebouw zelf is het waarschijnlijk dat u in andere activa zult moeten investeren om het gebruik van de bouw te kunnen gebruiken. Denk daarbij aan keukeninrichtingen, voertuigen en kantoormeubilair, of immateriële activa zoals een alcoholvergunning of een domeinnaam op het internet. Als u weet hoeveel kapitaal er nodig is om uw project te kunnen laten functioneren zoals gepland staat, moet u bedenken waar deze investeringen vandaan komen. Investeringen voor vaste activa komen van verschillende bronnen: • Inkomsten van de verkoop van land, gebouwen of andere activa; • Subsidies van Europese, nationale of lokale investeerders; • Buurtaandelen (Zie http://www.uk.coop/ resources/documents/practitioners-guidecommunity-shares);Voor informatie over coöperatieve initiatieven in Vlaanderen: http:// www.cooperatiefvlaanderen.be/content.aspx?

59

Inkomsten vlottende activa

Het is niet gemakkelijk om de inkomsten te voorspellen als de bouwwerken nog niet eens begonnen zijn, maar er al wel potentiële partnerorganisaties zijn. Om dat te overbruggen, hebben we een geleidelijk zevenjarenplan opgesteld, waarbij we starten met een minimale inkomstenstroom van 10%. Dat verhogen we dan elk jaar tot het optimale niveau bereikt is. Bedrijven willen heel graag iets huren bij ons, maar we kunnen ze nog niets laten ondertekenen omdat de financiering nog niet rond is en het gebouw nog niet klaar is! Daarom bestuderen we continu de verhuurmarkt voor beschikbare ruimtes, waarbij we het huidige economische klimaat ook niet vergeten… -- Inayat Omarji, All Souls, Bolton, Engeland

Inkomsten van vlottende activa kunt u uit één of meerdere bronnen halen. Het hangt van het project af: u kunt bijvoorbeeld inkomsten krijgen uit verhuur of dienstverlening, via inzamelingsacties, subsidies en donaties.Voor investeerders is het prettig om te weten dat er een toekomstige orderportefeuille is of dat bepaalde contracten al overeengekomen zijn. Dus als u bewijsmateriaal heeft van potentiële klanten, voorverhuur van verhuurruimtes of bevestigingen van interesse, noteer deze dan hier en stop ze in de bijlagen. Als uw voorgesteld gebruik bezoekers betreft, moet u vermelden hoeveel inkom u gaat vragen aan de verschillende groepen, hoeveel bezoekers u verwacht, hoeveel u verwacht dat er per bezoeker uitgegeven zal worden en wat voor soort bezoekers u verwacht. U moet deze cijfers met uw marktonderzoek en communicatieplan kunnen onderbouwen: hoe verhouden inkomstgelden en de faciliteiten van uw project zich met die van uw concurrenten bijvoorbeeld.

60

St Nicholas Chapel Deze financiële analyse gebruikt de bezoekersaantallen van de kerk als basis voor enkele inkomstenramingen. De bezoekersaantallen die gebruikt worden, staan in paragraaf 6.5.1.3 hierboven beschreven. Gebaseerd op informatie van The Churches Conservation Trust (CCT) is de huidige donatie per bezoeker gemiddeld 15 pence, wat hoger is dan het gemiddelde voor hun andere sites. Overeenkomstig de nieuwe toeristische strategie van CCT is het de bedoeling om de inkomsten uit donaties te verhogen door grondige en efficiënte promotie en het trainen van de vrijwilligers. De bedoeling is om het tot 1 pond te brengen in de periode die dit plan beslaat. Dit is gebaseerd op een analyse van de gemiddelde inkomsten per bezoeker uit donaties. Momenteel is dat 30 pence per bezoeker. Hoewel de attracties in het voorbeeld in omvang en soort verschillen en dus niet direct vergelijkbaar zijn met de St Nicholas Chapel, geeft dit wel een indicatie van het werk dat nodig is om dat doel te bereiken. Jaar

Om dit proces te helpen, zullen de volgende elementen aan het nieuwe bezoekersaanbod toegevoegd worden: • nieuw ontwerp van en geschikte locatie voor de donatiekastjes; • toegankelijke informatie bij infoborden en tijdens rondleidingen dat de kerk gratis opengesteld wordt, maar financiële steun van de gebruikers nodig heeft; • een zeer goed zichtbare voorbeelddonatie van £2 per persoon. Daarnaast zullen donaties bij andere gelegenheden gecoördineerd en aangemoedigd worden, vooral tijdens of na tentoonstellingen, diploma-uitreikingen, concerten en evenementen. Deze planning is gebaseerd op het bestaande en geplande hogere gebruik van de kerk, zoals beschreven in het activiteitenplan en de veronderstellingen over de hoogte van donaties die van deze doelgroepen te verwachten zijn.

Bezoekersaantallen Gemiddelde donatie per bezoeker (in pence)

0 3968 15 1 0 0 (gesloten i.v.m. bouwwerkzaamheden) 2 4365 20 3 4801 25 4 5281 30 5 5809 35 6 6389 40 7 6708 50 8 7043 65 9 7395 80 10 7764 100 Tabel 19 Donaties: bezoekers Erfgoeddag

61

Totale inkomsten (in ponden) 595 0 873 1200 1584 2033 2555 3354 4578 5916 7764

Uitgaven vlottende activa

• Reserves. De meeste organisaties proberen genoeg geld apart te houden om de bedrijfskosten 3 maanden te dekken. • Verkoopskosten. Uitgaven die rechtstreeks verbonden zijn aan de vlottende activa activiteiten.Voor een café zijn dat bijvoorbeeld de kosten van de etenswaren en in een winkel de aankoop van de goederen. • Financieringskosten: de bankkosten en rente die voor eventuele schulden, leningen of kredietkaarten betaald moet worden.

Dit zijn de kosten die verbonden zijn aan de dienstverlening in uw gebouw. De investeringen (uitgaven voor vaste activa) voor de aankoop van het gebouw en de bouwwerkzaamheden moeten hier apart van gehouden worden. Deze kosten zijn normaal gezien: • Personeelskosten. Wat zijn de kosten voor voltijds- en deeltijdspersoneel en voor de vrijwilligers? • Onderhouds- en reparatiekosten. Onderschat niet hoeveel het gaat kosten om uw gebouw te onderhouden. In Engeland heeft English Heritage richtlijnen voor het opstellen van een onderhoudsplan op http://www.english-heritage.org.uk/content/ imported-docs/f-j/hbmdl-maintenance-plan. Het is een goed idee om een fonds als een spaarpotje op te zetten en zo elk jaar geld opzij te leggen voor uitgebreid (en duur) toekomstig onderhoudswerk. In Vlaanderen kan Monumentenwacht hulp bieden bij het inschatten van onderhoudskosten door een meerjarenonderhoudsplan met kostenraming op te stellen: http://www.monumentenwacht. be/hoe-gaan-we-te-werk/kostprijsanalyse • Ontsluitingsmateriaal. Het onderhouden en aanvullen van het materiaal en de inhoud die de bezoekers gebruiken. • Rekeningen. Bijvoorbeeld gas, elektriciteit en lokale belastingen (indien van toepassing). • Marketing: reclame, grafisch ontwerp en promotiemateriaal. • Verzekeringspremies: de gebouwen inboedelverzekering en andere verzekeringen die voor uw project nodig zijn, zoals werkgevers- of aansprakelijkheidsverzekering.

62

Middleport Pottery

Overheadkosten

Personeelskosten

Deze zijn gebaseerd op vergelijkbare kosten van gelijkaardige projecten en zijn daarom vrij betrouwbaar. Er is ook een extra bedrag van ±£10.000 per jaar opgenomen voor overige kosten om een eventueel tekort in deze raming op te vangen. Deze kosten omvatten nutskosten, post/kantoorartikelen/ telefonie, verzekering, schoonmaak, beveiliging, onderhoud, juridische en financiële kosten en IT-materieel en -ondersteuning. Als het project eenmaal loopt, worden de overheadkosten op ±£90-95.000 per jaar geschat.

Wij verwachten dat er drie personeelsleden nodig zijn om toezicht te houden op de activiteiten van de stichting. Dat zal een manager voor Middleport zijn, met verantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer en die direct verantwoordelijk is aan de directeur. Deze functie heeft een bijbehorend salaris van ±£30.000 per jaar. Er zal een bezoekersmanager komen met een salaris van ±£26.000 per jaar en een receptionist met een salaris van ±£14.000 per jaar. Er zal een sitemanager aangesteld worden met een contractperiode van 2 jaar, die PRT vertegenwoordigt als sitecoördinator bij de aannemer. Deze functie zal ±£30.000 per jaar kosten. Een extra 25% voor alle salarissen wordt inbegrepen voor ziekte- en pensioenbijdragen. De projectmanager zal in de loop van 2012 aangesteld worden, de manager voor Middleport in begin 2014 en de bezoekersmanagers medio 2013. De receptionist zal voltijds aanwezig zijn zodra de commerciële eenheden verhuurd kunnen worden om deze nieuwe ondernemingen administratief te ondersteunen. PRT- projectleiding-, personeels- en ondersteunende kosten zijn het hoogste tijdens de bouwfase: £280.000 per jaar. Zodra de site heropend wordt, zal dit zakken tot ± £140.000 per jaar.

Verplichte kosten Deze kosten omvatten BTW kosten en waardevermindering. Dit zijn maar minimale kosten.

63

BTW belasting

Cashflowoverzicht

De Belasting op de Toegevoegde Waarde (BTW) mag bij het uitvoeren van uw financiële beoordeling niet worden genegeerd. In de hele financiële beoordeling moet duidelijk zijn of de organisatie die het project gaat beheren BTW moet betalen en of de bedragen voor inkomsten en uitgaven met of zonder BTW zijn. Zorg ervoor dat het correcte BTW tarief gehanteerd wordt.

Het is essentieel dat uw project geen verlies draait. De verwachte kosten moeten overeenkomen of lager uitkomen dan de inkomsten die voor het project verwacht worden. Zo bent u er zeker van dat uw project financieel haalbaar is, maar het overschot is ook nodig om financiële reserves en een delgingsfonds op te bouwen. Het cashflowoverzicht is het makkelijkste te begrijpen voor mensen die niet met financiële informatie bekend zijn. Het is een logisch principe: u neemt het saldo aan het begin van elk jaar (wat er op de bankrekening staat en in het geldkistje zit), hierbij worden de verwachte inkomsten opgeteld en de verwachte uitgaven worden er van afgetrokken om tot een eindsaldo te komen. Dit eindsaldo wordt dan naar het volgende jaar doorgeschoven.

BTW registratie is vereist als een bedrijf aan bepaalde criteria voldoet en minimale bedragen overschrijdt. Het is mogelijk om dit op vrijwillige basis te doen. De huidige criteria en informatie over Engelse BTW tarieven is te vinden op www.hmrc.gov.uk/charities/vat/intro. htm . In de Vlaamse situatie zijn er mogelijkheden tot belastingvermindering van 30% vanuit Vlaanderen voor werkzaamheden aan beschermd onroerend erfgoed: https:// www.onroerenderfgoed.be/nl/premies/ belastingvermindering/. Algemene informatie over BTW voor verenigingen vindt u op: http:// financien.belgium.be/nl/vzws/belastingen_en_ btw/btw/

De cashflow moet minstens vijf jaar omvatten, waarbij het eerste (en misschien tweede) jaar per maand of kwartaal beschreven wordt. Voor het Engelse Heritage Lottery Fund moet men kasstromen laten zien voor de periode waarover de subsidie uitbetaald wordt, plus de 5 jaar erna. Dit is een goede manier om te zien hoe uw project financieel haalbaar zal blijven als de subsidie op is.Vanwege de aard van herbestemmingsprojecten kan uw cashflow in de eerste jaren weinig of geen grotere omzet laten zien, maar de jaren daarna moeten een surplus aantoonbaar zijn. Mocht uit uw cashflowoverzicht blijken dat u een tekort hebt, dan moet u uw ondernemingsplan herzien om te bekijken hoe u de kosten kunt verlagen, de inkomsten kunt verhogen of dat u inkomstensubsidie kunt krijgen totdat uw plan wel financieel haalbaar zal zijn. Wij raden u aan om inkomstensubsidies niet voor

64

Balans

de lange termijn in uw cashflowoverzicht op te nemen, omdat het onwaarschijnlijk is dat u na de beginperiode voor deze subsidies in aanmerking zult komen. Als u inkomstensubsidie in uw plan opneemt, moet het door een investeerder toegezegd zijn en de correspondentie die dit aantoont, moet in de bijlagen opgenomen worden.

In de bovenste helft van de balans staan alle activa van het project vermeld en hoe deze gefinancierd worden. Met andere woorden: het laat zien wat er in bezit is (activa, contant geld, enz.) en wat anderen aan de organisatie verschuldigd zijn. De onderste helft van de balans toont hoe de bovenste helft gefinancierd is, hetzij door aansprakelijkheden (schulden, zoals leningen of krediet van leveranciers) of uit vermogen (subsidies, aandelen of overschotten). In tegenstelling tot het cashflowoverzicht wordt een balans opgesteld op transactiebasis. Dat wil zeggen dat inkomsten genoteerd worden wanneer ze verdiend zijn, niet wanneer ze ontvangen worden (zelfs als het bedrag nog niet ontvangen is). Uitgaven worden genoteerd als de goederen of diensten ontvangen worden, zelfs als het bedrijf nog niet betaald heeft voor de goederen of de diensten. De balans is een momentopname van het project. Dit geeft een realistischer beeld van het project, maar een cashflowoverzicht blijft essentieel omdat een project alleen door kan gaan als er voldoende liquiditeit is.

Eén van de dingen die de gemeenteraad ons gaf om het project te steunen was een lening voor de bouwfase van 1,8 miljoen pond. Als we die niet gekregen hadden, hadden we een lening bij het Architectural Heritage Fund (AHF) of een bank moeten afsluiten. Daar zouden we rente op hebben betaald, wat een negatief effect op ons ondernemingsplan zou gehad hebben. -- Rosie Fraser, Middleport Pottery, Engeland

65

• Voertuigen; • De inrichting (IT, keukens enz.); • Apparatuur; en • Vergunningen of auteursrechten (deze zijn immaterieel, aangezien het geen fysieke voorwerpen zijn).

Voorbeelden van balans op transactiebasis: Een ruimte wordt verhuurd voor een evenement en de betaling wordt één maand vooraf ontvangen. Dat inkomen wordt pas geregistreerd als het evenement begint. Tot die tijd zal het op de balans bij de passiva staan.

De vlottende activa bestaan uit contant geld en banksaldo’s, geld dat anderen aan de organisatie verschuldigd zijn, vooruitbetalingen (bijvoorbeeld voor waterrekeningen of ITservicekosten) en de inventaris (activa die minder dan één jaar behouden worden, zoals kantoorartikelen of keukenspullen).

Een ruimte wordt verhuurd voor een evenement en de betaling wordt één maand achteraf ontvangen. Dat bedrag wordt als inkomsten geregistreerd op de dag van het evenement, maar totdat de betaling ook echt ontvangen is, zal het als een vordering op de balans staan. Wanneer het bedrag echt ontvangen is, wordt de betaling verplaatst van vorderingen naar contanten.

De passiva of aansprakelijkheden worden ook in vlottend en vast verdeeld. Vlottende passiva moeten binnen twaalf maanden terugbetaald worden. Normaal gezien is dat een debietrekening (rood staan op de bankrekening), uitstaande rekeningen (geld dat u nog aan leveranciers schuldig bent), belastingen en ziektekosten.Vaste passiva zijn leningen en andere financieringsovereenkomsten die meer dan één jaar duren.

Activa kunnen vlottend zijn of vast. De vaste activa zijn zaken die de organisatie bezit (of geleased zijn) en waarvan meer dan één jaar voordeel gehaald zal worden. De vaste activa zullen op regelmatige tijden getaxeerd worden en in waarde verminderen. Met andere woorden, de kosten van de activa zullen over de levensperiode van dat product gespreid worden (gronden zijn hiervan uitgesloten, omdat deze niet in waarde verminderen).Vaste activa zijn normaal gezien:

Het vermogen en de reserves bestaan meestal uit: • Beperkte fondsen: geld dat voor iets specifieks gegeven werd, moet in de boeken als ‘beperkt’ aangegeven worden. Dit kunnen donaties, subsidies of schenkingen zijn. • Onbeperkte of niet-gereserveerde fondsen/ algemene reserve: geld dat onbeperkt besteed kan worden als dat de doelstelling van de organisatie bevordert. Dit kunnen ook donaties, subsidies of schenkingen zijn. • Gereserveerd geld: geld waarvan de beheerders of de directeuren formeel hebben besloten het aan de kant te houden voor een specifiek doeleinde. Dit geld komt uit de onbeperkte fondsen of de geaccumuleerde fondsen.

• Grond en gebouwen; • Erfgoedstukken (bijvoorbeeld collecties, maar daar wordt geen waardevermindering op toegepast. In plaats daarvan worden deze regelmatig getaxeerd);

66

Resultatenrekening

• Geaccumuleerde fondsen: geld dat de organisatie door haar activiteiten verdiend heeft. • Herwaarderingsreserve: reserves die opgebouwd zijn als de taxatie van activa hoger uit komt dan het bedrag dat hiervoor op de balans staat. Evengoed geldt ook dat een taxatiebedrag van de activa lager kan uitkomen dan de waarde op de balans aangeeft. Dan is het een ‘bijzondere waardevermindering’. Het verschil tussen de taxatie en de boekwaarde wordt dan als een uitgave op de resultatenrekening gezet. Deze fondsen worden niet naar contanten overgezet, tenzij de activa verkocht wordt tegen dezelfde prijs als de taxatie aangaf. • Steeds vaker kunnen vermogen en reserves meer innovatieve vermogensmodellen omvatten.

De resultatenrekening wordt ook wel de winst-en-verliesrekening of de exploitatierekening genoemd. Het ziet er uit als de cashflow, omdat het formaat bijna identiek is. Het begint met de inkomsten minus de uitgaven en eindigt met een overschot/tekort. Maar net als de balans is de resultatenrekening niet alleen gebaseerd op het contante geld. De inkomsten en uitgaven worden hier ook op transactiebasis vastgelegd. Het omvat ook niet-contanten, zoals waardevermindering, om de totale prestaties over een bepaalde periode te laten zien. Gevoeligheidsanalyse Als u eenmaal uw jaarrekening geproduceerd hebt, is het goed om uw project onder verschillende omstandigheden te testen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de bezoekersaantallen 10% lager zijn dan voorzien was? Zelfs nationale organisaties vinden het erg moeilijk om bezoekersaantallen te voorspellen. Het Eden-project in Engeland kreeg bijvoorbeeld bijna twee keer zoveel bezoekers als verwacht en bij het Earth-project in Engeland lagen de bezoekersaantallen ver beneden de verwachting. Elke aanpassing van de voorwaarden zal waarschijnlijk een ander effect hebben. Zo zullen bijvoorbeeld bij een afname in bezoekers de inkomsten dalen, maar ook de personeels- en drukkosten.

De totale activa zullen altijd gelijk zijn aan de gecombineerde aansprakelijkheden, vermogen en de reserves.Voor het ondernemingsplan moet u een balansvoorspelling maken voor elk jaar van uw cashflow.

Naast inkomstenvariaties die getest moeten worden, kan elke uitgavelijn ook fluctueren of onverwachts veranderen en invloed hebben. Het risico van veranderingen in de kosten kunt u minimaliseren door grondige offertes en

67

ramingen te verzamelen en ervoor te zorgen dat deze bijgehouden blijven. Maar er zullen altijd enkele kosten zijn die moeilijk in te schatten zijn, zoals energiekosten. Alle kosten zijn aan inflatie onderhevig en kunnen ook door overheidsbeleid veranderen, zoals BTW veranderingen. Het cumulatieve resultaat van al deze effecten op de jaarrekeningen geeft aan hoe gevoelig uw project is voor elke variabele en wat uw project financieel aan kan. Als de kleinste verandering de uitvoerbaarheid van uw project riskant maakt, kunt u beter uw plannen aanpassen om een buffer voor onvoorziene omstandigheden te hebben. Of verzamel wat meer informatie om u meer vertrouwen te geven in de prognose van de financiële aspecten van uw project. Wij hebben echt heel goed alles met de lokale leveranciers besproken. Bijvoorbeeld wat de kosten zijn voor een jaarlijkse onderhoudsbeurt voor de brand- en elektrische installaties.We hebben niet alleen op het internet gekeken.We zijn naar een bepaalde leverancier in Bolton gegaan en hebben het aan hen gevraagd: dit is ons gebouw, dit zijn onze plannen, hoeveel zou dat gaan kosten? Zij hebben ons een zeer realistisch bedrag gegeven. -- Inayat Omarji, All Souls, Bolton, Engeland

68

Jaar

Inkomsten (in ponden)

10% inkomstendaling (in ponden)


1 2 3 4 5

25.000 29.000 35.000 38.000 40.000

22.500 26.100 31.500 34.200 36.000

20.000 23.200 28.000 30.400 32.000

Jaar




1 2 3 4 5

28.000 29.500 30.000 31.000 32.000

30.800 32.450 33.000 34.100 35.200

33.600 35.400 36.000 37.200 38.400

Voorbeeld van een gevoeligheidsanalyse In dit voorbeeld dalen de inkomsten met 10% en 20%. Als er een aantal verschillende inkomstenstromen zijn, is het beter om een percentage te gebruiken dat het vertrouwensniveau voor elke raming aangeeft. In het bovenstaande voorbeeld kunnen verschillende soorten uitgaven onderscheiden worden om de gevoeligheid van de verschillende kosten mee te tellen. Bijvoorbeeld: onderhoud zou zeer moeilijk te schatten zijn, maar lokale belastingen of verzekeringskosten zullen waarschijnlijk hetzelfde blijven.

69

Jaar

1 2 3 4 5



Uitgaven (in ponden)

10% daling

20% daling

10% stijging

20% stijging

-3.000 -500 5.000 7.000 8.000

-5.500 -3.400 1.500 3.200 4.000

-8.000 -6.300 -2.000 -600 0

-5.800 -3.450 2.000 3.900 4.800

-8.600 -6.400 -1.000 800 1.600

In het bovenstaande voorbeeld kunnen verschillende soorten uitgaven onderscheiden worden om de gevoeligheid van de verschillende kosten mee te tellen. Bijvoorbeeld: onderhoud zou zeer moeilijk te schatten zijn, maar lokale belastingen of verzekeringskosten zullen waarschijnlijk hetzelfde blijven. Als er zowel minder inkomsten én meer uitgaven zijn, zou dat een behoorlijk schadelijk effect op het project hebben. Jaar 1 2 3 4 5

Overschot/tekort (in ponden) -3.000 -500 5.000 7.000 8.000

10% verandering in inkomsten en uitgaven (in ponden)

-8.300 -6.350 -1.500 100 800

70

20% verandering in inkomen en uitgaven (in ponden)

-13.600 -12.200 -8.000 -6.800 -6.400

renovaties niet alleen veel goedkoper zijn, maar vaak ook veel beter zijn voor het historische gebouw. Het geeft toekomstige gebruikers de kans om het gebouw later met veel plezier te gebruiken.

Veranderingen anticiperen Bij elk project zijn er een onbekend aantal factoren dat ertoe kan leiden dat u uw plannen en hun haalbaarheid opnieuw moet bekijken, bijvoorbeeld:

Dit moet u niet als een negatieve oefening zien. Hoewel u de activiteiten terug moet schroeven en daarmee dus minder voordelen zult zien, drukt het ook de kosten en wordt het een eenvoudiger en handelbaarder project. Een eenvoudige manier om toch een breed aanbod aan activiteiten te hebben én het financiële risico voor uw organisatie te verminderen, is om het franchise-model te gebruiken. Dat is zeker het overwegen waard als u geen directe ervaring heeft met het leiden van bepaalde activiteiten.

• Als er onvoldoende investeringsfinanciering blijkt te zijn; • Als nieuwe concurrentie de vraag naar één of meerdere voorgestelde activiteiten aantast; • Vanwege veranderingen in de wetgeving en regelgeving; of • Vanwege onbekende bouw- of structurele kwesties. U zult deze factoren in uw risicoanalyse bedacht hebben. Maar door deze scenario’s nu grondig door te nemen, weet u welk effect deze ontwikkelingen zouden kunnen hebben op de financiële uitvoerbaarheid van uw project. Bepaalde gebeurtenissen kunnen betekenen dat u maar een gedeelte van uw gebouw kunt renoveren of maar een aantal van uw eindgebruiken kunt afleveren.

Met de financiële sjablonen kunt u gemakkelijk bekijken welk effect aanzienlijke veranderingen voor uw project zullen hebben. Als u meer gedetailleerd wilt kijken naar de kosten en opbrengsten van elk element van uw plan om de activiteiten te vinden die het meeste overschot leveren, kunt u een nulbasis of “zero-based budgeting” toepassen. Dit is een boekhoudkundige techniek om (potentiële) activiteiten te prioriteren door voor iedere activiteit apart de kosten en de voordelen te bekijken. Ze worden dan op volgorde van winstgevendheid gezet.

Daarom is het een nuttige oefening om uw plannen tot een minimaal niveau terug te brengen, waarbij de complexere lagen verwijderd worden. Op het basisniveau kunt u misschien alleen het gebouw repareren en waterdicht maken. U heeft misschien niet genoeg geld om het volledig in te richten zoals gepland. In dat geval kunt u bijvoorbeeld het gebouw af en toe voor bezoekers openstellen, maar geen activiteiten runnen. Dit zou het pessimistische (worst-case) scenario zijn. Dit kan het startpunt zijn om uw prioriteiten te stellen voor de onderdelen van uw plan of de activiteiten die u het liefst wilt uitvoeren. Houd hierbij in het achterhoofd dat eenvoudige

Het maakt niet zoveel uit als u momenteel niet alle elementen van uw plan zo kunt bestuderen. U kunt uw plan altijd in de toekomst nog eens opnieuw doornemen. De beste projecten vinden soms gefaseerd plaatst, zodat elk deel van het plan getest en aangepast kan worden.

71

Samenvatting

Als je een bod samenstelt voor iemand, dan springt het niet ineens van nul naar een prachtig aantal. Je laat iets zien dat al best goed loopt, maar dat een financiële injectie nodig heeft om een grote sprong te maken naar extra voorzieningen. Er lopen nu ongeveer 3.500, misschien 4-5.000 bezoekers per jaar binnen.Wij schatten dat over 10 jaar dat met minstens 50% zal veranderen... Sommige van de gebruiksplannen zijn eenvoudiger.Wij bieden niet aan om het podium en de verlichting op te zetten: we geven mensen de gelegenheid de ruimte te huren… En aan de andere kant zijn er de naschoolse activiteiten bijvoorbeeld: dan verhuren we het aan iemand die alles zelf organiseert. Ik denk niet dat wij de vrijwilligers zullen vinden die de tijd en vaardigheden hebben om hier voltijds aanwezig te zijn.

Uw volledige financiële beoordeling van het voorgestelde gebruik dat u gekozen hebt, moet in de bijlagen van het ondernemingsplan opgenomen worden. Een samenvatting van de punten wordt dan in het plan zelf opgenomen, om aan te geven hoe uw project financieel duurzaam zal blijven. De kernpunten die u moet vermelden zijn: • Subsidies en financiering die al verkregen is; • inkomstenbronnen en verwacht inkomstenniveau, plus de onderliggende veronderstellingen; • Verwachte uitgaven en opsplitsing van de belangrijkste uitgavenposten met de onderliggende veronderstellingen, waarbij ongebruikelijke elementen (mochten die er zijn) benadrukt moeten worden; • Cashflowoverzicht voor de eerste vijf jaar voor inkomsten en opbrengsten; en • Samenvatting van uw gevoeligheidsanalyse om aan te tonen dat u weet dat er mogelijk aanpassingen in uw voorspellingen nodig zijn en dat u hierop voorbereid bent.

-- Adrian Parker, Friends of St Nicholas Chapel, Engeland

Wij hebben een gebouw in het centrum van Ipswich dat niet volledig gebruikt wordt. Daarom zijn we van plan om een café en behandelcentrum op te zetten gebaseerd op onze bestaande begeleiding (HMC), zodat er al een ‘onderneming’ en een ‘merk’ voor St Mary at the Quay in gebruik zijn dat zich dan in de kerk zal vestigen. Zo kunnen we al voor de opening interesse kweken voor onze plannen met de kerk. En ons bedrijfsmodel is dan vanaf het startpunt al op weg om het break-even punt te bereiken.Wij denken vooruit. Dit gebouw moet zijn eigen boontjes kunnen doppen en zo snel mogelijk financieel gezond kunnen functioneren… -- Sue Gray, St Mary at the Quay, Engeland

72

Old Duchy Palace

geïnstalleerd moeten worden. • Het afvoersysteem moet verlegd worden om de naburige panden te vermijden. • Omdat het een beschermd gebouw is, moeten specifieke/traditionele bouwmaterialen gebruikt worden om aan de wettelijke eisen voor monumentenzorg te voldoen. Er moet bijvoorbeeld lokale leisteen gebruikt worden voor het dak, kalkmortel voor de voegen, gietijzer voor de regenafvoer, eikenhout voor de constructie en de vloer, ademende kalkpleister en -verf en het plafond moet met gips gerepareerd worden. • Structurele reparaties zijn nodig aan het voorportaal.

Bouwkosten De verbouwingskosten hierboven zijn gebaseerd op het bijgewerkte kostenplan (dd. april 2011). De kosten zijn beschreven door de projectarchitect en de opmeter. Beide hebben veel ervaring met renovaties en het herbestemmen van historische gebouwen, evenals met alternatief gefinancierde projecten. De kosten zijn gebaseerd op metingen en gedetailleerde inspecties op het terrein. Er zijn een aantal abnormale kosten. Bijvoorbeeld: • De hoge aanvangskosten (20% gereserveerd) zijn toe te schrijven aan de beperkingen van de site. Het bouwmateriaal zal ergens anders opgeslagen moeten worden. Het gebouw moet volledig in de steigers gezet worden met een overkapping, zodat het dak in de winter vervangen kan worden en om te voorkomen dat er puin op straat valt. • Er zijn enkele voorlopige cijfers opgenomen, omdat sommige bedragen pas na de opening geverifieerd kunnen worden. Bijvoorbeeld de reparatiekosten voor de vloerconstructie van de grote ruimte op de eerste verdieping. • De crypte heeft een overstromingsrisico, waardoor de elektriciteit boven het vloedniveau gepositioneerd moet worden (zoals momenteel het geval is) en er terugslagkleppen in het afvoersysteem

Operationele inkomstenplan Een operationeel inkomstenplan werd ontwikkeld om ervoor te zorgen dat het gebouw zelfvoorzienend is als de investeringen in het gebouw afgerond zijn. Dan kan CBPT in goed vertrouwen als de hoofdhuurder aangesteld worden. In het plan worden geen subsidies aangevraagd voor de basisinkomsten, omdat aangenomen wordt dat inkomsten behaald zullen worden uit de winkel- en kantoorruimtes die in het gebouw tegen de huidige markttarieven verhuurd zullen worden. Het onderzoek naar vraag en aanbod en de waardestelling stellen dat de verhuur van de twee delen van het gebouw gezamenlijk een jaarlijks inkomen van ± £20.000 zal genereren.

73

Volledige effectbeoordeling

De uitgaven houden rekening met de voorgestelde jaarlijkse huur van £2.000 die CBPT zal betalen. Inbegrepen is ook het opstellen van een delgingsfonds voor de kosten van cyclisch onderhoud, plus de nuts- en verzekeringskosten. De projectarchitect heeft een schatting van de onderhoudskosten gemaakt en deze zijn opgenomen in het onderhoudsen beheerplan.

Als onderdeel van het plan moet u een effectbeoordeling uitvoeren, waarbij u kijkt naar de economische, sociale en leefmilieuimpact die uw project op de buurt en omgeving zal hebben. Een effectbeoordeling helpt u om de factoren te identificeren die een negatief effect hebben, zodat u deze kunt proberen te verminderen. U kunt ook verduidelijken welke voordelen uw project zal opleveren. Een grondige effectbeoordeling helpt ook bij de controle en evaluatie van uw project, omdat het als uitgangspunt gebruikt kan worden.

De kasstroom geeft aan dat CBPT verwacht dat het project tegen het einde van het tweede jaar financieel onafhankelijk zal functioneren. CBPT heeft voldoende reserves om het verwachte startverlies op te vangen.

Bij het beoordelen van de effecten van uw project kan het nuttig zijn om uw project onder te verdelen in input, output en resultaten. Zoals te zien is in het voorbeelddiagram, omvat input de middelen die een proces ingaan om een output te bereiken. Normaal gezien is dat het leveren van een bepaalde dienst of actie. De output zelf is veel minder interessant en belangrijk dan de resultaten. Die geven de waarde van de output aan en de impact die het heeft gehad of zal hebben. Aangezien de output vaak veel gemakkelijker te meten is, is het belangrijk dat u het onderscheid kent. Let op de échte resultaten van uw project bij het schrijven van uw effectbeoordeling en de controle en evaluatie. Zo zorgt u ervoor dat u uw doelstellingen behaalt, niet alleen een reeks meetbare acties.

74

INPUT

OUTPUT

RESULTATEN

Bronnen zoals tijd of geld

Activiteiten resulterend uit input

Veranderingen als een gevolg van de output, al dan niet voorzien.

Het project rekruteert twee vrijwilligers, die elk een dag per week bijdragen

Vrijwilligers leiden 4 schoolgroepen rond per week en zitten per maand opendeurdagen voor. Ze volgen een halve dag cursus in toerisme en engagement vanuit de gemeenschap

25% meer bewustwording in de gemeenschap per jaar dankzij 500 mensen die opendeurdagen bijwonen. Vrijwilligers ontwikkelen talenten en verwerven betaald inkomen

Donaties van vrienden voor renovatie kerktoren

Het metselwerk is opgeschoond, de veiligheid van de trappen getest en een leuning geïnstalleerd

Inkomsten en appreciatie van bezoekers verhogen

Geluidsinstallatie gekocht dankzij project

Capaciteit voor concerten en evenementen in de gemeenschap verhoogt

Inkomsten uit evenementen verhogen, nieuwe groepen in de gemeenschap floreren

Economische effectbeoordeling

De volledige effectbeoordeling moet in de bijlagen opgenomen worden, maar u kunt een samenvatting in het plan zelf opnemen en zo in het kort de belangrijkste voordelen van het project vermelden. Er zijn verschillende soorten effectbeoordelingen. Deze staan op de volgende pagina’s beschreven, samen met enkele voorbeelden van standaardgegevens die u kunt vermelden om u een opstapje te geven. NB: deze lijsten zijn zeker niet compleet. Wij raden u aan zorgvuldig na te denken over de economische, ecologische en sociale impact die uw onderneming op het omringende gebied zal hebben. Schakel specialisten in mocht dat nodig zijn.

Dit is een beoordeling van het economische effect dat uw project zal hebben. Dit omvat waarschijnlijk: • Het aantal banen dat gecreëerd zal worden tijdens de bouwfase en als het gebouw eenmaal in gebruik is, onderverdeeld in voltijds, deeltijds en vrijwilligersposten. • Het aantal ondernemingen dat zal worden gesteund. • De omzet van het project. Dit is gelijk aan de totale inkomsten in de resultatenrekening. • Het inkomen dat uit de nieuwe banen voortkomt.

75

• De extra belastinginkomsten voor de overheid. • De bruto toegevoegde waarde voor de regio, d.w.z. hoeveel de regio terug kan verwachten voor elke euro die geïnvesteerd wordt. In Vlaanderen zijn gegevens beschikbaar via statbel en de Vlaamse studiedienst http:// www4.vlaanderen.be/sites/svr/Cijfers/Pages/ Excel.aspx. In Engeland kan men de gegevens voor elk gebied en richtlijnen voor de bruto toegevoegde waarde berekenen op de website van het Office for National Statistics: www.ons.gov.uk/ons/taxonomy/index. html?nscl=Regional+GVA

Moat Brae De voordelen van de investering in dit project omvatten allerhande educatieve eindresultaten voor kinderen en families die de primaire doelgroepen voor de activiteiten vormen. Toegevoegde waarde komt van het behoud van het gebouw en het promoten van het bouwkundige en culturele erfgoed. Bijkomende resultaten zijn een verbetering van het leefmilieu en een significante bijdrage aan de economische ontwikkeling van Dumfries, het creëren van werkgelegenheid en een bezoekersattractie die extra mensen die geld besteden naar de stad zal brengen.

Hoe uitgebreid deze beoordeling wordt, zal afhangen van de omvang en het ontwikkelingsstadium van uw project. Een uitvoerige analyse die de effecten kwantificeert en de bruto toegevoegde waarde berekent, is alleen van toepassing als het project al redelijk ver onderweg is. Pas op dat moment zult u genoeg inzage hebben in de details om een dergelijk verfijnde methode te gebruiken en geloofwaardige cijfers te produceren.

76

Old Duchy Palace

de sociale geschiedenis van de provincie. Het zal de Werelderfgoedstatus van Cornwall verrijken door een belangrijk element van haar middeleeuwse industriële geschiedenis en ontwikkelingen te onderzoeken. • voor het eerst in meer dan 150 jaar zal het publiek regelmatig toegang hebben tot het belangrijkste deel van het gebouw. Er zal een ingang voor mindervaliden komen in de crypte, waar ook de permanente erfgoedtentoonstelling gehuisvest zal zijn. • het zal de vrijwilligers een uitstekende kans bieden om aan een project deel te nemen dat van nationaal en regionaal historisch belang is. Er is een doorgaande focus op langdurig vrijwilligerswerk in erfgoedattracties en bezoekersmanagement door rondleidingen te geven, historisch onderzoek te doen en de ruimte te bewaken. De meeste vrijwilligers zullen naar verwachting ouderen (50+) en jonge werklozen (jonger dan 25 jaar) zijn. • het behoud en het hergebruik van het gebouw zal een significante verbetering zijn voor het uitzicht van Lostwithiel en het beschermde stadsgezicht. • het zal weer een prominent gebouw worden: een gebouw in het hart van de gemeenschap waar men trots op kan zijn. • lokale organisaties zullen bij het dagelijks beheer van het gebouw betrokken zijn.

Wie heeft er baat bij: De belangrijkste begunstigde is UKHBPT, als de grondeigenaar. CBPT voorziet ook stabiele opbrengsten van het gebouw om meer financieel onafhankelijk te worden. Zo zal het minder afhankelijk zijn van subsidies uit de openbare sector. Bovendien zal het project goede ruimtes beschikbaar kunnen stellen aan ondernemingen, evenals toegang tot het gebouw verlenen aan de buurtbewoners en toeristen. Dat zal het leefmilieu van dit centrale deel van Lostwithiel verbeteren. Zakelijke voordelen: • voorziening van werkruimte van goede kwaliteit bieden, overeenkomstig de geïdentificeerde lokale behoeften. • Een trefpunt zijn voor specialisatie in bouwvaardigheden en conservatietraining door samenwerking met lokale opleidingsinstituten en andere trainingscentra. The Prince’s Foundation for the Built Environment zal leerlingen/stagiaires sponsoren. Buurtvoordelen: • meer leermogelijkheden gericht op verschillende leeftijdsgroepen via educatieve activiteiten. Het gebouw van de Old Duchy Palace zal het onderwerp vormen met de nadruk op welke betekenis het had voor de ontwikkeling van de tin industrie in Cornwall in de Middeleeuwen, evenals het gebruik en

77

Toeristen: • het zal een hoogstaand, aantrekkelijk en informatief product voor toeristen opleveren, dat meer bezoekers zal brengen en een langer verblijf in Lostwithiel zal aanmoedigen. • het zal positief bijdragen tot het bezoekersprofiel van de stad en Cornwall. Het toeristenseizoen zal verlengd worden, omdat het gebouw het hele jaar door open is.

78

Overige effectbeoordelingen

Een sociale effectbeoordeling probeert het effect van uw project op de lokale omgeving te meten voor de gemeenschap en de maatschappij. Zaken die u kunt opnemen zijn het aantal werklozen dat werk zal vinden, het creëren van buurtfaciliteiten en ontwikkelingsmogelijkheden voor vrijwilligers, of hoe mensen hun buurt anders zullen gaan bekijken.

Afhankelijk van de aard en de omvang van uw project kunt u ook milieu- en sociale effectenrapporten laten uitvoeren. Een milieueffectenrapport bekijkt het effect van het project op de omringende omgeving en het milieu. Het bekijkt zaken zoals hoeveel minder koolstof er uitgestoten wordt door een historisch gebouw te herbestemmen in plaats van er een nieuw gebouw neer te zetten, maar ook het gebruik van duurzame of gerecycleerde materialen in de verbouwingswerkzaamheden en de biodiversiteit die uw project beschermt of bevordert. Om het energiegebruik en koolstofemissies voor een project te minimaliseren kan er in Engeland verwezen worden naar de Green Guide for Historic Buildings, uitgegeven door The Prince’s Regeneration Trust. In Vlaanderen kan verwezen worden naar de publicatie Energiezuinig leven in woningen met erfgoedwaarde: https://www. onroerenderfgoed.be/nl/diensten/publicaties/ energiezuinig-leven-in-woningen-meterfgoedwaarde/

NB: In Europa is een geavanceerde methode ontwikkeld om het sociale effect te beoordelen, de Social Return on Investment-analyse (SROI). Meer informatie hierover kunt u vinden in de handleiding van het Britse Cabinet Office `A Guide To Social Return on Investment’ dat gedownload kan worden via www.thesroinetwork.org. In Vlaanderen biedt het kenniscentrum Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen meer informatie aan: http:// www.mvovlaanderen.be/kenniscentrum/ publicatie/social-return-on-investment/s/ hr-bureaus/

Toen de opties bekeken werden, hebben we een koolstofmeting gedaan om te beoordelen welke duurzame technologieën mogelijk waren voor de St Nicholas Chapel. Aangezien wij uitgebreide reparaties aan het dak op het programma hadden staan, zagen we een kostenbesparing als er dan meteen ook zonnepanelen geïnstalleerd zouden worden. Dat was voornamelijk omdat de steigerkosten zo hoog zijn. Het installeren van de zonnepanelen zal een significant milieueffect hebben en schijnbaar is het de eerste keer dat zonnepanelen op een beschermd gebouw geïnstalleerd gaan worden. Maar er is ook een sociaal/ buurtvoordeel, omdat het de vaste kosten omlaag brengt.We kunnen de huurprijzen nu lager houden dan als we geheel van fossiele brandstof afhankelijk zouden zijn. -- Matthew McKeague, St Nicholas Chapel 79

Risicoregister

worden om een algemene risicoclassificatie te geven. De risicoregisters zetten de risico’s meestal op volgorde van score en gebruiken een kleurcodering zoals bij verkeerslichten om de aandacht op de risico’s met de hogere scores te vestigen.

Potentiële investeerders willen er zeker van zijn dat u op alles voorbereid bent en dat u alle mogelijke risico’s die uw project kunnen hinderen goed doordacht hebt. Zij willen ook weten hoe u van plan bent deze risico’s te identificeren, beoordelen, toe te wijzen, te beheren en te controleren om ze te minimaliseren. Een gemakkelijke manier om de lezers van uw plan te laten zien dat u aan de risico’s gedacht heeft en erop voorbereid bent, is om een risicoregister op te stellen. Een risicoregister begint u door elk risico op te schrijven dat betrekking op uw project kan hebben. Beoordeel dan hoe waarschijnlijk elk scenario is, bijvoorbeeld: hoe waarschijnlijk is het dat er onverwachte reparaties tijdens de bouw uitgevoerd moeten worden. Of hoe waarschijnlijk is het dat de bezoekersaantallen zullen dalen tot beneden de verwachte aantallen. De volgende stap is om te beslissen hoe ernstig het risico is als het werkelijkheid zou worden en vervolgens na te denken hoe u dat risico zou kunnen verminderen of voorkomen. Tot slot hebben uitgebreide registers ook een kolom voor ‘onvoorziene omstandigheden’. Hierin staat de actie die ondernomen gaat worden als de noodmaatregelen niet succesvol mochten zijn en het risico realiteit geworden is. Elk risico krijgt een ‘eigenaar’ toegewezen om de verantwoordelijkheid te spreiden voor het controleren van de risico’s en om actie te nemen waar nodig. De waarschijnlijkheid en het effect van het risico kunnen op drie manieren geschat worden. U kunt ze beschrijven als hoog, gemiddeld of laag, een score geven van 1-3 waarbij 1 laag is en 3 hoog of u kunt percentages gebruiken. Als een score of percentages gebruikt worden, kan de waarschijnlijkheid en het effect vermenigvuldigd

80

Eén gevaar is dat het risicoregister opgesteld wordt en dan vervolgens in een bureaula belandt. Het register moet een levend document blijven dat periodiek door uw groep herzien wordt om risico’s aan te passen, toe te voegen of te verwijderen. Op de volgende pagina staat een sjabloon van een risicoregister met enkele standaardrisico’s voor erfgoedprojecten. Elk project is anders, natuurlijk.

Voorbeeld risicoregister Risico De restauratiekosten zijn hoger dan verwacht Aanzienlijke verhoging van de belangrijkste kosten t.g.v. marktomstandigheden Woon/kantoor/winkeleenheden en/of bereikte huurinkomen is lager dan verwacht

Waarschijn lijkheid 85%

2,5

2,125

55%

2

1,1

55%

2

1,1

Hoofd van stichting Optie om eenheden in kleinere delen op te splitsen. Gevoeligheidsanalyse toont aan dat een lagere vraag de haalbaarheid niet aantast.

65,5

0,5

Een vaardigheidsonderzoek uitvoeren en nieuwe Personeelsmanager medewerkers zoeken om hiaten op te vangen.

1

0,2

1

0,15

Vooraf overleggen met gemeente en conserveringsverklaring insluiten om naleving aan te tonen. Open dagen houden, specifieke rollen adverteren

Te weinig relevante ervaring 50% bij stichtingspersoneel om het project te beheren Er wordt geen bouwvergun- 20% ning voor het project gegund Onvoldoende vrijwilligers aangeworven

15%

Effect

Score

Verzachtende maatregel

Verantwoordelijk voor het risico Gedetailleerde inschatting van restauratieopties, Hoofd van stichting begroting voor onvoorziene omstandigheden. Reservebedrag incalculeren en Hoofd van stichting begroting goed in de gaten houden.

Conserveringsarchitect

Vrijwilligersmanager

St Nicholas’ Chapel ID

1

2

Risico

Ontwikkeling van de St Nicholas Chapel en aanverwante zaken faalt om bezoekers en publiek te betrekken en te inspireren De bezoe kersaantallen en buurtparticipatie bij evenementen, activiteiten en dienstaanbod is te laag.

Verantwoordelijk voor het risico CCT/ Vrienden vereniging

Waar- Gevolg schijnl ijkheid

Prioriteit

2

5

M

CCT/ Vrienden vereniging

2

4

M

3

Inkomsten uit het ondernemingsplan worden niet behaald


3

5

H

4

Operationele kos ten blijken hoger dan begroot werd


3

5

H

5

CCT/ De wijdere gemeenschap voelt Vrienden zich niet betrokken vereniging

3

3

M

6

Het lukt niet om effectieve en samenwerkende bestuursregelingen op te zetten Het lukt niet om belangrijke personeelsfunctie te vullen


2

5

M


3

4

M

7

Acties/verzachtende maatregel/onvoorziene omstandigheden

Duidelijke en grondige overlegprocessen voeren en actieve betrokkenheid in alle aspecten van de ontwikkeling van de kerk en wat het gaat bieden. Regelmatig rapporteren naar management en bestuur over alle aspecten van gebruikersbetrokkenheid, participatie en interesse in dienstverlening. Ontwikkelen en implementeren van grondige marketing- en communicatieplannen, onder andere: informatie over partners tijdens de ontwikkelingsfase, overleg voeren en betrokkenheid aanmoedigen bij potentiële nieuwe doelgroepen en publiek en effectieve promotieactiviteiten opzetten. Ontwikkelen van grondige regelingen voor dienstverlening en controle, waaronder (waar van toepassing) contractonderhandelingen en arrangementen met de toeleveringsketen.

HerzienVerantwoordelijk ingsdatum voor de actie Maandelijks Managementcomité rapporteren van St Nicholas

Managementcomité St Nicholas

Maandelijks rapporteren

Managementcomité van St Nicholas


Gecoördineerd en grondig toezicht en management van de operationele kosten door beheer van de vriendenvereniging met ondersteuning van CCT. Grondig proces van buurtbetrokkenheid. Doeltreffende persconnecties ontwikkelen. Identificatie en ondersteuning van de vriendenvereniging aan andere lokale mensen die als voorvechter en voorspreker kunnen fungeren. Doordacht besturingsmechanisme creëren om acties te coördineren en kwesties te behandelen. Regelmatig communiceren via bestaande bestuursnetwerken.

Managementcomité van St Nicholas Managementcomité van St Nicholas




Accurate aanwervingsregelingen treffen, gelinkt met expliciete taakbeschrijvingen en correcte beloningsstructuren.



81


Het projectplan

Het is langzamer verlopen dan we voorzien hadden en het heeft meer gekost, maar dat is altijd het geval! Het is zeer zelden dat een project op tijd en binnen de begroting af is: dat gebeurt alleen bij de Olympische Spelen. Als u een vast tijdstip heeft voor de oplevering dat gehaald moet worden, zult u moeten accepteren dat de uitgaven waarschijnlijk hoger zullen uitkomen.Vertragingen kosten ook geld. Eén van de frustraties van een samenwerkingsverband is dat beslissingen langer duren.

Tot dusver heeft u in het ondernemingsplan gezegd wat u wilt bereiken met uw project, hoe u het gaat financieren, wie het gaat runnen, wat het effect zal zijn en hoe u risico’s gaat aanpakken. In dit gedeelte legt u uit hoe u precies uw doelstellingen zult bereiken en het project gaat afleveren. Stel hiervoor een activiteitenlijst van taken en mijlpalen op, bijvoorbeeld: definitieve ontwerptekeningen maken, subsidieaanvragen insturen, bouwfasen, marketing en rekrutering. U moet deze activiteiten op chronologische volgorde zetten en bedenken hoe lang elk onderdeel zal gaan duren. Sommige activiteiten, zoals bouwvergunning of een subsidieaanvraag, hebben vaste tijdsperioden die u bij de gemeente of de investeerder kunt opvragen. Het projectplan moet ook de belangrijkste mijlpalen en beslissingsmomenten van het project bevatten, bijvoorbeeld voor de bouwvergunning en subsidies. Door te bedenken welke activiteit of mijlpaal voor een andere moet plaatsvinden (bijv. u moet eerst investeringskapitaal hebben voordat de bouwwerkzaamheden kunnen beginnen) kunt u het kritieke traject bepalen. Dat is de langste keten van activiteiten in een projectplan die van elkaar afhankelijk zijn. Een vertraging van één van deze activiteiten zal de opleveringsdatum van het project veranderen. Als u weet welke mijlpalen en activiteiten onderdeel zijn van het kritieke traject, kunt u zich op deze onderdelen concentreren en vertragingen in uw project voorkomen.

-- Georgie McLaren, Old Duchy Palace, Engeland Als je met een monument bezig bent, als je publieke gelden gebruikt en je probeert het project groen en milieuvriendelijk aan te pakken, dan zal het meer gaan kosten. Maar het is uiteindelijk de moeite waard. Er is geen snellere weg naar kwaliteit. -- Cathy Agnew, Moat Brae, Schotland

82

Het gehele projectplan moet starten vanaf het punt waarop u zich nu bevindt en helemaal doorlopen tot aan het behalen van alle projectelementen en doelstellingen (het einde van het project). Aangezien het een lange tijdsperiode beslaat en complexe informatie bevat, is het handig om het projectplan als een Gantt-grafiek weer te geven. Alleen een lijst met taken en data werkt niet zo goed. Een Gantt-grafiek is een staafdiagram dat een projectprogramma weergeeft. Het helpt u om de lengte van activiteiten en het verband ertussen te visualiseren. Er is software, bijvoorbeeld Microsoft Project, dat u kan helpen om uw projectplan op te stellen. Maar met wat creativiteit is het ook best mogelijk om een Gantt-grafiek in standaardsoftware zoals Microsoft Excel op te stellen.

NB: U hoeft niet alle taken tot in detail in elke grafiek op te nemen. U begint met een eenvoudig en duidelijk projectplan op “topniveau“. Dat laat de belangrijkste activiteiten zien en deze kunnen dan verder gedetailleerd opgedeeld worden in aparte plannen of subplannen.

Een projectplan is een belangrijke eis voor bijna alle grote investeerders, omdat het aangeeft dat u uw voorstel zorgvuldig en op een logische en begrijpelijke manier gepland heeft. Maar nog belangrijker is het, dat het uzelf ook helpt om vooruit te plannen en de voortgang te controleren. Dus het is niet alleen om de deadlines voor subsidies en ruimtelijke ordening te halen, maar ook om uzelf op het juiste spoor te houden met uw eigen projectactiviteiten, zoals de betrokkenheid van belanghebbenden of mediacontacten. Projecten voor historische gebouwen zijn altijd gecompliceerd, dus wees bereid om de projectplannen aan te passen aan een veranderende situatie.

83

Er zijn altijd drie dingen gaande die u in de gaten moet houden voor het project.Wat er fysiek met het gebouw zelf gebeurt, de financiële kant (hoe u de fondsen werft en wat u van plan bent ermee te doen) en dan nog de publieke bekendheid en de buurtbetrokkenheid. Deze drie dingen gaan hand in hand en moeten hetzelfde tempo aanhouden. -- Cathy Agnew, Moat Brae, Schotland … misschien hadden we de middelen in de periode ná de subsidietoekenning en vóór de start van de bouw beter moeten bedenken … om het momentum gaande te houden: wie gaat er wat doen.We hebben eigenlijk niet genoeg geld, of aandacht, be steed aan dat tussenstadium. Zes maanden voor de openingsdatum krijgen we de subsidie binnen. Dus dat is, denk ik, één van de gebieden waar we van kunnen leren: de overgangsperiode bekijken en wat er elke maand moet gebeuren voordat de bouwfase van het project echt gaat beginnen. En wie heeft er tijd om dan ook echt iets te doen, zodat het niet gewoon maar eruit geperst gaat worden. BTW is ook zo’n geval. -- Sue Gray, St Mary at the Quay, Engeland

84

Voorbeeld projectplannen Dit projectplan toont alle stadia van een typisch herbestemmingsproject. Al deze stadia zijn misschien niet nodig. Het gebouw kan bijvoorbeeld al de bouwvergunning gekregen hebben. De tijdsperiodes zijn benaderend en kunnen beduidend langer zijn als de bedragen zo hoog zijn dat ze in het Publicatieblad van de Europese Unie (PBEU) opgenomen moeten worden.

85

Voorbeeld projectplannen

Jaren (minimaal)

Eerste jaar

Tijdsduur

3-4

Tweede jaar

6-12

3

1-2

3-4

6-8

6-24

A-D

E

F

G-H

J

K

Nieuw RIBA-stadium

1

2

3

4/5

4/5

6

Bouw- & andere vergunningen

Tweede ronde subsidieaanvraag

Toestemming om te beginnen

Instructies voor aannemers opstellen

Aannemer aanstellen

Bouwwerkzaamheden

Voorbereidende werkzaamheden en consultatie

Opties afwegen, haalbaarheidsstudie

Site-aankoop

6

Eerste ronde subsidieaanvraag

2-3

Vierde jaar

RIBA stadium

Activiteiten

6-9

Derde jaar

Ondernemings plan activiteitenplan, ontsluitingsplan

Matchfinanciering aanvragen

Buurtbetrokkenheid

86

Middleport Pottery Planning Fase (RIBA A-D) 04/11 - 05/12

Door wie

Ontwikkelings fase (RIBA E-H) 01/12 - 09/12

Door wie

Contract & interieurfase (RIBA J-K) 10/12 - 06/14

Door wie

Versnel lingsfase (RIBA L-M) 01/14 - 12/14

Door wie

Oriëntatiepunten begin-einde

Van aankoop tot bouw vergunning

Bouwtekeningen tot ondertekenen van het bouwcontract

Start bouwwerkzaamheden tot praktische oplevering

Tot einde eerste jaar van commerciële exploitatie

Bestuur

Volledig ondernemingsplan

Continu herziening ondernemingsplan en risicoregister

Nieuw personeel begeleiden/controleren Managementrichtlijnen opzetten voor de locatie

PRT

Continu

PRTbestuursleden

Archivaris werven

PRT

Opleveringsproblemen Definitieve rekening bouwwerkzaamheden

Architect

Personeel

Projectleiding

PRT

Architect aanstellen Nieuw personeel werven

PRT

Schetsontwerp naar R.O. RIBA D Studies uitbesteden om aanvraag bouw vergunning te ondersteunen

Architect

Aanvragen indienen bij AWM en HLF Campagne voeren voor privédonoren huurders voor korte huurcontracten vinden

Nieuw personeel

PRT

PRT

Aannemers

Financieel

PRT

PRT

PRT

Definitief ontwerp tot stadium H Toezicht houden op rationalisatie van aardewerk atelier

Archi- Controle investtect eringskosten ControlemechaPRT nisme aanpassen

Architect/ Projectleiding

Offerte en aannemer werven

Archi- Veranderingtect smechanisme inplannen Interieur contracten

Architect/ Projectleiding

Eenheden aanpassen indien nodig

Aanvragen voortzetten/subsidie ontvangen Kostencontrolemechanismen voor contract afspreken

PRT

Nieuw personeel/ Architect

Laatste rekening bouwwerkzaamheden Laatste subsidie-overboeking Afbetalen AHF-lening

Nieuw personeel

PRT

Lokale agent

87

Investeringskosten controleren Subsidie verantwoorden Overboeking AHF-lening (indien gegund)

Architect

Architect PRT PRT

Vaak eisen investeerders als voorwaarde voor een subsidie dat er een evaluatie uitgevoerd wordt. Dit is met name het geval bij overheidsfinanciering. Alle subsidies die het Heritage Lottery Fund in Engeland uitgeeft bijvoorbeeld, moeten een evaluatieplan hebben en de laatste 10% van het totale subsidiebedrag wordt pas vrijgeven als zij het evaluatieverslag gezien hebben.

Controle en evaluatie Als u bezig bent met het plannen van het project en de financiering rond te krijgen, is het gemakkelijk om te vergeten hoe alles zal lopen wanneer het project begonnen is. U moet niet vergeten om constant te controleren hoe het met het project gaat. Controleer dat u op schema zit en houd u aan het tijdschema dat in uw projectplan staat (of pas het aan indien nodig). In uw ondernemingsplan moet u daarom aangeven hoe u de projectvoortgang gaat bewaken en hoe u hierover zult rapporteren. Zorg er daarbij voor dat u aan de eisen van de investeerders voldoet.

Veel subsidieverleners zullen vragen stellen als: hoeveel ruimte heeft u verbouwd, hoeveel banen zijn er gecreëerd? Dat zijn eigenlijk standaardvragen. Bij Middleport hoop ik nog een stapje verder te gaan en ze te vertellen hoeveel van de 12 jonge ren die we getraind hebben er nu een baan hebben. En hoeveel er een jaar later nog steeds een baan hebben. Je meet eigenlijk hoe diepgaand het effect is. Niet alleen hoeveel vrijwilligers er werkten en wat zij gedaan hebben, maar hoe tevreden waren zij erover? Hebben ze een leuke tijd gehad? Hebben zij de vaardigheden die zij geleerd hebben bij andere dingen kunnen gebruiken? Dan krijg je echt zinvolle gegevens die het effect op de bredere gemeenschap aantonen.

Er moet ook een evaluatieplan opgezet worden, voor als het project afgerond is. Hierin moeten de criteria vastgesteld worden die u gaat gebruiken om het succes van het project te beoordelen. Leg ook vast hoe en wanneer elke evaluatiefase plaats zal vinden. Alleen met een projectevaluatie kunt u aantonen of u al dan niet uw doelstellingen heeft bereikt en of uw project een succes is. Probeer in uw evaluatieplan alle voorgenomen resultaten en voordelen van het project te identificeren. Beschrijf hoe het succes van het project hieraan afgemeten zal worden. De evaluatie richt zich waarschijnlijk voornamelijk op het economische effect van uw project, maar u kunt ook andere aspecten evalueren die in uw effectbeoordeling onderzocht werden, zoals sociale of milieuverbeteringen. Hoewel de evaluatie gemakkelijk onderaan de prioriteitenlijst kan komen te staan, moet u de eerste evaluatiefase uitvoeren net vóór of net ná dat u met het project begint. Dit wordt uw uitgangspunt: met andere woorden, deze eerste gegevens worden gebruikt om de resultaten van alle volgende evaluaties mee te vergelijken.

-- Rosie Fraser, Middleport Pottery, Engeland

Hints en tips Het is een goed idee om uw controleplannen aan de eindevaluatie van het project te verbinden. Als het goed ontworpen is, kunt u uw controlerapporten gebruiken om gegevens te verzamelen die dan ook voor de evaluatie gebruikt kunnen worden.

88

St Nicholas Chapel

St Mary at the Quay

De controle wordt tegen transparante doelstellingen, maatstaven en mijlpalen afgezet. Deze zijn door CCT en de Friends of St Nicholas Chapel overeengekomen en ontworpen om zo goed mogelijk de activiteiten in dit ondernemingsplan te beschrijven.

Naast de activiteiten in het centrum zal de New Economics Foundation een driejarige studie uitvoeren om het succes van het project te bepalen. In het bijzonder wordt daarbij gekeken naar het effect dat erfgoed op het welzijn heeft. De eerste fase is overleggen met lokale scholen, maatschappelijke groeperingen, plaatselijke autoriteiten, lokale bedrijfseigenaars, lokale dienstverleners en andere belanghebbenden.

De doelstellingen zullen worden herzien en zo nodig elke 3 maanden herstart. Deze doelstellingen omvatten: • Bezoeken van erfgoedliefhebbers en donaties • Andere schenkingen • Aantal mensen dat evenementen en activiteiten bezocht • Percentage van verhuur • Betrokkenheid van de buurt en belanghebbenden • Inkomsten • Uitgaven

De resultaten van het overleg zullen tegen een nulmeting afgezet worden. Zaken die gemeten worden zijn onder andere de mentale welzijnsresultaten op de korte en de lange termijn, maar ook ‘softe’ aspecten zoals betrokkenheid, voldaanheid, thuis voelen, burgerlijke trots, nieuwe vaardigheden en kennis, culturele ontwikkeling en erfgoedwaardering. Deze bevindingen zullen gebruikt worden voor toekomstige plannen, programma’s en investeringsbesluiten.

Ter ondersteuning zullen de activiteiten binnen de St Nicholas Chapel op collaboratieve basis vergeleken worden met drie andere CCT-kerken in Engeland die gelijkaardige kenmerken hebben. Dit zal waardevol vergelijkingsmateriaal opleveren, maar we kunnen zo ook met elkaar goede en interessante praktijkervaringen delen. De precieze uitwerking van deze evaluatie en benchmarking zal in het eerste jaar door de vriendenwerking en het personeel van de stichting uitgevoerd worden.

In het bijzonder zal deze studie bepalen hoe erfgoed bijdraagt aan: • Welzijn • Veranderingen / individuele reisafstanden / eindbegunstigden • De bredere sociaaleconomische en welzijnswaarde die voor de lokale gemeenschap en economie gecreëerd werd Het zal ook de prijs-kwaliteitverhouding bepalen voor de economische bottom line.

89

Conclusies en aanbevelingen Dit gedeelte is simpel en hoeft niet lang te zijn. Het moet eenvoudigweg de bevindingen van het ondernemingsplan samenvatten en de kernpunten er uit lichten. Bijvoorbeeld: waarom is het voorgestelde gebruik van uw project een goede keus, hoe zal het gefinancierd worden, wat zal het rendement van het project waarschijnlijk zijn, wat zijn de belangrijkste risico’s, voordelen en verwachte resultaten. Als uw financiële schatting erop wijst dat uw project haalbaar is, moet de conclusie aanbevelen dat het project gestart wordt zoals in het plan beschreven staat.Vermeld wat de directe volgende stappen moeten zijn om het project van start te laten gaan.

90

Extra informatie: bijlagen en ondersteunende stukken

De bijlagen worden gebruikt om extra details en informatie te verstrekken, om het plan te ondersteunen en verdere informatie aan de lezer te geven.

Zoals u bij het doorlezen van deze handleiding waarschijnlijk al heeft begrepen, wordt een aanzienlijke hoeveelheid informatie in de bijlagen opgenomen. De gemakkelijkste manier om dit te begrijpen, is dat het ondernemingsplan zelf de belangrijkste informatie over elk onderwerp moet bevatten.

Over het gebouw

Ongeveer de organisatie

Financiën

Bewijsstukken voor de voorkeursoptie

Hieronder vindt u een lijst met wat documenten en informatie die u in de bijlagen kunt opnemen. Deze lijst kan nog veel langer worden:

Foto’s die de betekenis van het gebouw laten zien Sitekaarten Plattegrond van de site Statuten en partnerschapovereenkomsten Mededelingen Uitgebreide cv’s van projectpersoneel Functieomschrijvingen voor nieuwe functies in het project Gedetailleerde organisatiegrafieken Steunbrieven over uw organisatie of project Gedetailleerde financiële projecties van inkomsten en uitgaven Cashflowoverzicht Balans Resultatenrekening/winst- en verliesrekening Inkomsten uit vermogen en uitgaven Gevoeligheidsanalyse Gunningsbrieven van subsidieverleners en andere financiële ondersteuning die aangeboden is Uitvoerige beschrijvingen van diensten/faciliteiten die verleend gaan worden Gedetailleerd marktonderzoek/concurrentieanalyse Notulen van overleg dat u gevoerd heeft Voorontwerptekeningen voor de voorkeursoptie Effectbeoordeling Beheerplan voor het gebouw Conservatiemanagementplan Communicatieplan Optie afweging / functiekeuze Risicoregister Projectplan

91

Het werkdocument we er nu klaar voor zijn.We moeten gewoon het ondernemingsplan bijhouden naarmate het project vordert.

Hopelijk heeft u intussen een beter inzicht gekregen in hoe u een ondernemingsplan voor uw project samenstelt dat uitlegt waarom het belangrijk is, hoe het duurzaam zal zijn en hoe u precies uw doelstellingen gaat bereiken. Maar als u dit allemaal samengebracht en opgeschreven heeft, betekent dat niet dat uw ondernemingsplan nu afgerond is!

-- Inayat Omarji, All Souls, Bolton, Engeland Wij zullen het moeten afdrukken en als een handboek gaan gebruiken. Op dit moment is het gewoon een enorm groot document op mijn scherm! -- Adrian Parker, Friends of St Nicholas Chapel, Engeland

U moet het plan als een ‘werkdocument’ zien. Het zal aangepast worden en toevoegingen krijgen naarmate uw project vordert. Het houdt u op het juiste spoor om einddoelstellingen te bereiken. Bepaalde delen van het ondernemingsplan zullen waarschijnlijk meer veranderen dan andere. De begroting moet bijvoorbeeld regelmatig bijgewerkt worden. Het is handig om voor deze delen een sjabloon te gebruiken dat gemakkelijk aan te passen is. Het is van belang dat de juiste versie gebruikt en bijgehouden wordt, dus spreek hiervoor een methode af met uw projectteam.

Het plan voor Middleport is nu al zeker drie keer herzien. De eerste versie zei dat het doel van dit document was om goedkeuring van het bestuur te krijgen en de financieringsopties te schetsen. De tweede versie zei dat het doel was (naast dingen zoals bepalen of het project wel haalbaar was) om definitieve subsidie te krijgen. En zo gauw we de volledige vergunning hadden, hebben we een andere versie opgesteld, omdat het project verder door liep. Soms zijn de kosten omhoog gegaan of zijn er andere dingen veranderd… meestal is de reden dat je er zelf anders over denkt nu, dus dat je andere of nieuwe dingen wilt doen.Vaak is het een kwestie van even actueel maken, de cijfers en bedragen updaten... dat moet vaak gedaan worden.

U moet bereid zijn om uw plan te veranderen als u het voor andere doeleinden wilt gebruiken. Als u bijvoorbeeld uw ondernemingsplan instuurt om financiering voor uw project te krijgen, moet er altijd eerst gecontroleerd worden welke eisen de financierende organisatie aan een ondernemingsplan stelt voordat u het instuurt. U moet misschien wat extra informatie toevoegen, maar als u deze handleiding gevolgd en een grondig plan opgesteld hebt, zullen deze extra eisen u niet veel extra werk bezorgen.

-- Rosie Fraser, Middleport Pottery, Engeland U zult zien dat tijdens uw project uw plan aangepast en veranderd zal worden als er nieuwe informatie tot uw beschikking komt. Maar dat moet u niet als een probleem zien: het is meer de wijze waarop uw plan op nieuwe kansen reageert. En daarmee zijn we aan het einde van deze handleiding gekomen.

Het ondernemingsplan veranderde en blijft nog steeds veranderen... En als we aan de slag kunnen, dan gaan we over zes maanden het ondernemingsplan weer opnieuw opfrissen, nieuwe offertes aanvragen om te checken of die offerte die ze ons vorig jaar gegeven hebben nog klopt. Is het omhoog of omlaag gegaan? Maar ik denk dat

Wij hopen dat u deze informatie nuttig vindt en we wensen u veel succes met uw project.

92

Foto: King’s Lynn St Nicholas’ Chapel door John Salmon

93

Verdere informatie Deze links kunnen u van pas komen als u nog meer informatie wilt over specifieke onderdelen van uw ondernemingsplan. De informatie is gratis, tenzij anders vermeld.

ter beschikbaar op hun website: www. ncvo-vol.org.uk. Het is gericht op de vrijwilligerssector. • Locality biedt verschillende hulpmiddelen aan op hun website www.locality.org.uk zoals “Fit for purpose”, dat maatschappelijke ondernemingen helpt om hun sterke en zwakke punten te vinden. Zij hebben verder beschikbaar: “To Have and To Hold: The DTA Guide to Asset Development for Community and Social Enterprises”. • Het Engelse Ministerie van Financiën (HM Treasury) heeft in hun Green Book uitgebreide richtlijnen voor de afwegingen opgenomen, waaronder functiekeuze en effectbeoordeling. Het is online beschikbaar bij www.hm-treasury.gov. uk/data_greenbook_index.htm. Dit is geschreven voor overheidsambtenaren, maar het is een uitstekende informatiebron als u gedetailleerde richtlijnen zoekt voor de analyse. • Het Heritage Lottery Fund (HLF) heeft een scala aan hulpmiddelen ontwikkeld, hoofdzakelijk om kandidaten te helpen bij HLF-subsidieaanvragen, maar het is een goede bron van advies en informatie. Alle HLF-bronnen en richtlijnen, waaronder de juiste aanpak voor bedrijfsplanning, zijn beschikbaar op www.hlf.org.uk/HowToApply/ furtherresources. • Europese organisaties zoals Europa Nostra (www.europanostra.org) en Future for Religious Heritage (www. futurereligiousheritage.eu) zijn handige netwerken voor erfgoedprojecten binnen Europa.

Algemene informatie • Officiële instanties zijn een goed startpunt voor informatie, met name op het gebied van planning, bestemming en conservatie. Dit zijn English Heritage - www.english-heritage.org. uk, Cadw - www.cadw.wales.gov.uk, Historic Scotland - www.historic-scotland.gov.uk en Northern Ireland Environment Agency www.doeni.gov.uk/niea.Voor Vlaanderen kan u terecht bij Onroerend Erfgoed - https:// www.onroerenderfgoed.be/ of FARO, het Vlaams steunpunt voor Cultureel Erfgoed: http://www.faronet.be/ • De Britse Association of Building Preservation Trusts (APT) heeft wat hulpmiddelen op hun website: www.ukapt. org.uk. Zij hebben richtlijnen gepubliceerd: Guidance Notes for Building Preservation Trusts. Dit is gratis beschikbaar voor leden van APT en kost voor niet-leden £65 plus verzendkosten. In Vlaanderen biedt Herita specifieke ondersteuning voor erfgoedverenigingen: http://www.herita.be/ • Het handboek Regeneration Through Heritage Handbook, dat uitgegeven werd door The Prince’s Regeneration Trust, bekijkt hoe een onderbenut historisch gebouw de katalysator kan zijn voor veranderingen in een gemeenschap. Dit kan besteld worden via www.princes-regeneration.org. • De National Council for Voluntary Organisations (NCVO) heeft uitgebreid advies, hulpmiddelen en informatie gratis

94

Foto: Bolton All Souls door Ian Hamilton

95

Specifieke richtlijnen

via www.thesroinetwork.org/publications/ doc_details/241-a-guide-to-socialreturn-on-investment-2012. Een Vlaamse tegenhanger kan besteld worden via het kenniscentrum Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen: http://www.mvovlaanderen.be/ kenniscentrum/publicatie/social-return-oninvestment/s/hr-bureaus/

Activiteitenplan • Planning activities in heritage projects, verkrijgbaar bij HLF (zie hierboven). Communicatieplannen • Thinking about audience development, verkrijgbaar bij HLF (zie hierboven).

Financiën en financiering • The practitioner’s guide to community shares is te downloaden of te bestellen via Community Shares Programme: www. communityshares.org.uk/resources. • Financiële en andere ondersteuning kunt u zoeken in The Heritage Alliance Funding Directory: www.theheritagealliance.org.uk/ fundingdirectory/main/fundinghome.php. • Zoek naar Europese subsidiebronnen met behulp van de EU-subsidie index op www.europa.eu/policies-activities/fundinggrants/index_en.htm. Dit omvat ook het Interreg North Sea Region Programma www.northsearegion.eu/ivb/home/, North West Europe Programma www.nweurope. eu/ en het Twee Zeeën Programma www. interreg4a-2mers.eu/en. In Vlaanderen kan er gezocht worden via het Vlaams-Europees Verbindings Agentschap (VLEVA): http://www. vleva.eu/

Overdracht van activa • De Asset Transfer Unit is onderdeel van Locality en geeft directe steun, advies, richtlijnen en casestudies via www.locality. org.uk/asset-transfer-unit. Conservatie • How to write conservation reports, verkrijgbaar bij The Prince’s Regeneration Trust via www.princes-regeneration.org/ publications. • Conservation management planning, verkrijgbaar bij HLF (zie hierboven). Evaluatie en effect • Proving and improving: a quality and impact toolkit for social enterprise, geproduceerd door de New Economics Foundation en beschikbaar via www.proveandimprove.org/ index.php. • Guide to Evaluating regeneration projects and programmes, geproduceerd door het Centre for Local Economic Strategies en beschikbaar via www.cles.org.uk/wp-content/ uploads/2011/01/Evaluating-regenerationprojects-and-programmes.pdf • Evaluating your HLF project, verkrijgbaar bij HLF (zie hierboven). • Guide to Social Return on Investment, een coproductie van het Engelse ministerie van Binnenlandse Zaken (the Cabinet Office) en Nef Consulting, verkrijgbaar

Bestuur • The Charity Commission geeft bestuursadvies aan goede doelen via: www.charitycommission.gov.uk/Charity_ requirements_guidance/Charity_governance/ default.aspx Onderhoudsplannen • English Heritage geeft uitgebreide richtlijnen voor het opstellen van onderhoudsplannen via http://www. english-heritage.org.uk/content/imported-

96

kan u te rade bij de FOD Financiën: http:// financien.belgium.be/nl/vzws/belastingen_en_ btw/bt • Het Architectural Heritage Fund heeft handige richtlijnen opgesteld voor subsidieaanvragen om uw opties te bekijken: www.ahfund.org.uk/advice.html.

docs/f-j/hbmdl-maintenance-plan. Monumentenwacht Vlaanderen biedt voor erfgoedverenigingen zowel diensten zoals meerjarenonderhoudsplanning als publicaties aan die u kunnen helpen met het onderhoud van uw monument. Functiekeuze • Het Architectural Heritage Fund heeft handige richtlijnen opgesteld voor subsidieaanvragen om uw opties te bekijken: www.ahfund.org.uk/advice.html. RIBA stadia • RIBA (Royal Institute of British Architects) geeft richtlijnen over hoe u met architecten kunt samenwerken, met onder andere een kort overzicht van de verschillende RIBA stadia, via: www.architecture.com/ UseAnArchitect/GuidanceAndPublications/ WorkWithAnArchitect.aspx Duurzaamheid • The Green Guide for Historic Buildings, verkrijgbaar bij The Prince’s Regeneration Trust via www.princes-regeneration.org/ publications. • Planning greener heritage projects, verkrijgbaar bij HLF (zie hierboven). • Met betrekking tot monumentale woningen kan verwezen worden naar de publicatie Energiezuinig leven in woningen met erfgoedwaarde: https://www. onroerenderfgoed.be/nl/diensten/publicaties/ energiezuinig-leven-in-woningen-meterfgoedwaarde/ BTW • Richtlijnen van de Engelse belastingdienst HMRC zijn beschikbaar via www.hmrc.gov. uk/charities/vat/intro.htm. In Vlaanderen

97

Achtergrondinformatie casestudies

98

All Souls Bolton, Groot Manchester, Engeland

open voor bezoekers, maar werd zelden meer gebruikt. Dat bleef bijna 20 jaar zo.

All Souls werd in 1880-81 gebouwd. Het werd gefinancierd door lokale moleneigenaren en broers die dankzij de populaire katoenperiode in de 19e eeuw in Bolton rijk waren geworden. Bolton was dankzij de Industriële Revolutie erg succesvol en het was één van de belangrijkste textielcentra van het Verenigd Koninkrijk. De kerk werd opgericht voor de bewoners van de dichtbebouwde straten eromheen, die vaak op de molens werden tewerk gesteld.

In 2004 werd CCT door lokale vrijwilligers benaderd met een idee voor een wijkcentrum. De visie was dat dit opnieuw een plaats voor “Alle Zielen“ kon zijn, een gedeelde ruimte waar iedereen welkom zou zijn, waar mensen van alle achtergronden konden samenkomen om hun geschiedenis te onderzoeken en te delen hoe het is om nu in Bolton te wonen. Van cruciaal belang was dat men hoopte lokale inkomsten en werkgelegenheidskansen te creëren in een relatief arm gedeelte van het land.

In 1987 had deze buurt een grote bevolkingsgroep met een Aziatische en islamitische achtergrond. Een zodanig grote kerk was hier niet meer nodig voor de buurtbewoners. Het beschermde gebouw werd gesloten en aan de zorg van de Churches Conservation Trust toevertrouwd. Het bleef

CCT kreeg in 2006 een projectontwikkelingssubsidie van HLF ter waarde van £50.000 om een eerste haalbaarheidsonderzoek uit te voeren. In 2008 werd nog een subsidie van HLF

99

toegekend voor £265.000. Een lokaal bestuur werd gevormd en het All Souls Crompton Community Centre (ASCCC) werd opgericht en datzelfde jaar als een goed doel geregistreerd. In samenwerking met CCT werden de voorstellen uitgewerkt en heeft ASCCC een ondernemingsplan en een activiteiten- en ontsluitingsplan mee opgezet. In 2009 werd voor de volgende fase een subsidie van HLF toegekend voor een bedrag van £3.330.000. De gemeente Bolton, CCT en verschillende andere vermogensfondsen en stichtingen plakten daar financiering aan vast. In 2012 begon het proces om het bouwcontract uit te besteden, en het doel is om in 2013 de bouwwerkzaamheden te beginnen en het gebouw in 2015 te kunnen openen.

Meer informatie kunt u vinden op www. allsoulsbolton.org.uk, www.facebook.com/ Allsoulsbolton of bij www.visitchurches.org.uk Foto: Andy Marshal (boven)

100

Spoorwegfort Duffel, België Het fort van Duffel dateert van het eind van de negentiende eeuw en maakt deel uit van de buitenste fortengordel rond Antwerpen. Deze stad werd bij de oprichting van België in 1830 het ‘Nationale Reduit’. Dit betekende dat als België aangevallen werd, Antwerpen het belangrijkste bolwerk (met haven) was om te verdedigen. Het fort werd gebouwd met als specifiek doel de verdediging van de spoorweglijn Brussel-Antwerpen.Vandaar dat het fortje van Duffel ook wel het ‘spoorwegfort’ genoemd wordt. Bouwkundig is het een belangrijke link tussen bakstenen en beton als bouwmateriaal voor forten, omdat het een combinatie van beide bevat. In december 2009 kocht Kempens Landschap het fort. Daarvoor was het fort meer dan 30

jaar privébezit en tot in de jaren 1970 was het fort het bezit van het Belgische Ministerie van Defensie. De eerste stappen die Kempens Landschap ondernam, waren een restauratie- en bosbeheerplan opstellen en Europese financiering te zoeken. Dit was zowel nodig om enkele delen van het fort te restaureren en om het fort te verbeteren als overwinteringslocatie voor vleermuizen. Kempens Landschap gaf er prioriteit aan om het fort de status van nationaal monument te laten geven. Toen dit gebeurd was, kon Kempens Landschap restauratiesubsidies aanvragen bij verschillende (Vlaamse/ provinciale/lokale) overheden voor 80% van de projectkosten. Andere initiatieven (bvb. natuurbehoud, toegankelijkheid, …) worden gesteund door donateurs en Europa via projecten zoals Heritage Recycled

101

(toegankelijkheid), PDPO (brug) en Muren & Tuinen (vleermuizentunnel). In 2014, 100 jaar nadat het tijdens de Eerste Wereldoorlog in gebruik was, zal het fort voor het publiek geopend worden. Er zal een klein café en een museum over de geschiedenis van het fort en de natuurlijke omgeving ervan in ondergebracht worden. Het fort zal uiteindelijk als zuidelijke toeristische toegangspoort van de twee fortengordels rond Antwerpen fungeren. U kunt meer lezen over het fort en de verdedigingsgordel op www. fortengordels.be/. Foto:Vilda,Yves Adams

102

Het Ursulineninstituut Onze-Lieve-Vrouw-Waver, België De zusters Ursulinen kwamen naar het landelijke Onze-Lieve-Vrouw-Waver (provincie Antwerpen) in 1841. Ze startten met een kleine dorpsschool, die al snel doorgroeide tot een ‘Pensionnat de demoiselles’, een groot internaat voor jonge dames uit de gegoede klasse. De gebouwen bleven bewaard als een ‘gesamtkunstwerk’ in verschillende neostijlen met een prachtige art nouveau wintertuin uit 1900. De keuze voor een innovatieve bouwstijl in een katholieke context was gedurfd en reflecteert de openheid en moderne pedagogische aanpak waaraan het instituut haar internationale faam dankt. Leerlingen uit Rusland, Panama, enz. groeiden hier op, omgeven door kunst. De school werd tijdens de Eerste Wereldoorlog zwaar beschadigd, maar werd daarna herbouwd. Nu bevat de site een gemengde dagschool met ±1.700 leerlingen, een verzorgingstehuis, een museaal gedeelte en een klooster.

Kempens Landschap beseft dat het dalende aantal zusters, broeders en andere religieuzen een probleem vormt voor de congregaties voor wat het bewaren van hun erfgoed betreft. Voor het Ursulineninstituut wordt een nieuwe wettelijke structuur opgesteld, zodat het erfgoed van de zusters bewaard wordt als zij er zelf niet meer zijn. Deze nieuwe structuur zal de verantwoordelijkheid van de congregatie overnemen en ervoor zorgen dat de traditie van de Ursulinen gerespecteerd wordt. Deze uitdaging is nauw verbonden met heel wat andere wettelijke, financiële en praktische kwesties, in het bijzonder het hergebruik van de kerk, die momenteel onderbenut is. Met het project Heritage Recyled (HERE) ondersteunt Kempens Landschap de zusters Ursulinen in deze overgangsperiode en wordt veel geleerd over gelijkaardige voorbeelden in België en Europa.

103

Middleport Pottery Burslem, Stoke on Trent, Engeland Middleport Pottery is een beschermde aardewerkfabriek in de wijk Burslem van Stoke-on-Trent. Het werd in 1888 als een mallenfabriek gebouwd en de gebouwen, machines en de technieken die toen gebruikt werden, zijn intact gebleven. De aardewerkfabriek heeft een uitgebreide historische collectie, bestaande uit het papieren archief, gereedschap, keramiek en als belangrijkste de verzameling van 19.000 mallen. De gemeente Denby heeft de onderneming in juli 2010 gekocht. De site had een grote openbare investering nodig om de gebouwen te redden en ervoor te zorgen dat de fabriek als een moderne werkplaats gebruikt kon blijven worden. The Prince’s Regeneration Trust heeft in 2011 de site en de gebouwen gekocht. Voor het gebouw wordt voorgesteld om het

bestaande Burleigh-bedrijf te behouden. Dit beslaat iets meer dan 50% van de site, wat ruimte overlaat voor werkplaatsen en een bezoekerscentrum met een winkel, café en activiteitenruimte. Het ondernemingsplan voor Middleport blijft continu veranderen. Het werd aanvankelijk in 2009 opgesteld, toen er een aantal opties bekeken werden om de site te bewaren, bijvoorbeeld een nieuwe stichting oprichten. Naarmate het project zich ontwikkelde (andere eigenaar, andere projectbenadering), werd het plan gewijzigd en bijgewerkt. In de herfst van 2012 werd met de bouw begonnen en het zal in 2014 opgeleverd worden. Het Burleigh-bedrijf blijft intussen gewoon draaien. U kunt meer over Middleport Pottery lezen en de bouwwerkzaamheden volgen op http:// www.middleportpottery.co.uk/.

104

Moat Brae House Dumfries, Schotland Moat Brae House is een elegant, beschermd, Georgian herenhuis met een historische tuin. Het staat in Dumfries, in het zuidwesten van Schotland. De schrijver JM Barrie speelde als kind in deze tuin, toen hij een leerling was aan bij de naburige Dumfries Academy. In deze tuin ontstond het idee voor het personage Peter Pan, wat een klassiek verhaal in de jeugdliteratuur geworden is. Het gebouw was meest recentelijk in gebruik als een verpleegtehuis dat in 1997 gesloten werd. Daarna raakte het in verval en het zou gesloopt worden om sociale huisvesting op de locatie te kunnen bouwen. Een groep mensen kwam toen snel samen en voerde een campagne waarbij de sloop met succes verhinderd werd. Deze groep werd later de Peter Pan Moat Brae Trust, een stichting die het gebouw in 2009 kocht.

Met de schrijver JM Barrie als inspiratiebron gaat de stichting Schotlands eerste Centrum van Jeugdliteratuur opzetten. Er is een voorstel voor meervoudig gebruik, waaronder permanente tentoonstellingen over Peter Pan en de architect Walter Newall die ook uit Dumfries kwam. Er komen ook een openbare bibliotheek voor jeugdliteratuur, tijdelijke tentoonstellingsruimten voor wijkactiviteiten, een tijdelijke woonruimte voor kunstenaars/ auteurs in residentie, een educatieve tuin met buitenruimte en een café, winkel en ruimtes die gehuurd kunnen worden. Het urgente werk op de site is afgerond en de stichting is nu bezig met het plannen van de overige werkzaamheden. Het huis zal onder andere opgefrist worden, er komt een aanbouw en de tuinen worden gerestaureerd. U vindt meer informatie over Moat Brae op http://peterpanmoatbrae.org/.

105

Old Duchy Palace Lostwithiel, Cornwall, Engeland Dit beschermde, seculaire middeleeuwse gebouw werd aan het einde van de 13de eeuw gebouwd als het administratief centrum voor het hertogdom van Cornwall. Het paleis had een zaal waar het Ministerie van Financiën de belasting op gesmolten tin inzamelde. In de 17e eeuw raakte het paleis in verval en in 1787 werd het een vrijmetselaarsloge. Het paleis is het oudste seculaire gebouw in Cornwall en de combinatie van middeleeuwse architectuur en vrijmetselaarsaspecten maakt het uniek. Toen de vrijmetselaars in 2008 vertrokken, kwam het gebouw in gevaar. In 2009 kocht The Prince’s Regeneration Trust het gebouw. Er werd een samenwerkingsverband met de Cornwall Building Preservation Trust opgezet om een haalbaar ondernemingsplan te ontwikkelen dat zowel aan de behoeften van het dorp Lostwithiel zou voldoen alsook het paleis een goede functie zou geven. Omdat het al zo lang midden in de lokale gemeenschap

staat, was het belangrijk dat het paleis opengesteld zou worden in het plan om de buurtbewoners van hun lokale erfgoed te laten genieten. Het ondernemingsplan voor het Old Duchy Palace is gecombineerd met een afweging van alle opties. De voorkeursoptie die in het plan beschreven staat, werd niet volledig uitgevoerd omdat er andere financieringsbronnen gezocht moesten worden. Het aangepaste ondernemingsplan stelt een meervoudig gebruik voor de verschillende onderdelen van het gebouw voor: op de eerste verdieping een ruimte voor wijkverhuur en trainingen, op de tussenverdieping een kantoortuin en in de kelder een winkel met erfgoedsouvenirs. De verbouwing begon in begin 2012 en zal in 2013 klaar zijn.Voor meer informatie gaat u naar de websites van het Cornwall Building Preservation Trust via www.cornwallbpt.org.uk of de website van The Prince’s Regeneration Trust via www.princes-regeneration.org.

106

St Mary at the Quay Ipswich, Suffolk, Engeland St Mary at the Quay is één van twaalf middeleeuwse kerken in Ipswich en werd rond 1450 gebouwd. Het is één van drie zeemanskerken in het oude havengebied, waar ooit de bloeiende koopvaardijgemeenschap van Ipswich woonde. De wijk was toen een bron van rijkdom en welvaart voor de stad: het houtsnijwerk op de prachtige, dubbele hamerbalkspanten van het dak van de kerk geeft dat weer. Maar bij herhaalde overstromingen in de negentiende eeuw en luchtbombardementen tijdens de Tweede Wereldoorlog werd de kerk beschadigd en in 1948 gesloten.Van binnen werd de kerk helemaal leeggehaald en in de zestiger jaren gebruikt door jeugdverenigingen. In 1973 kwam het onder de zorg van The Churches Conservation Trust.

Vanaf het jaar 2000 werden de industriële locaties in de haven gerenoveerd. Wat ooit de grootste haven van Europa was, werd het grootste herbestemmingsgebied van het oosten van Engeland. De universiteit van Suffolk opende in 2008 een campus aan de oever en pakhuizen naast de kerk werden neergehaald voor studentenhuisvesting. In de buurt werd in 2009 door DanceEast het Jerwood Dance House geopend, dat 8,9 miljoen pond kostte. Dit alles bracht een nieuw publiek en mensen uit de stad zelf naar de wijk. De kerk St Mary werd prominent één van de weinige locaties die onveranderd bleven. Er werd voorgesteld dat het een nieuwe rol zou kunnen spelen voor de nieuwe gemeenschappen in de wijk. Hierdoor zouden de stad en de oever met elkaar verbonden worden en een unieke erfgoedruimte beschikbaar zijn. In die periode werd het gebouw door een groep kunstenaars als

107

studioruimte gebruikt en zij organiseerden er kleinschalige zomertentoonstellingen. Omdat het gebouw niet was aangepast, bleef er water uit de moerassige grond doordringen. Het zout dat uit de grond omhoog kwam, tastte de stenen kolommen aan en er zou een grote investering nodig zijn om dat proces te keren. In 2008 zocht CCT openlijk naar partners die voorstellen konden indienen voor een gebruik van het gebouw. Suffolk MIND, een liefdadigheidsinstelling die probeert de geestelijke gezondheid van mensen in de regio te verbeteren, stelde voor om er een stedelijke rust oase van te maken. Buurtbewoners zouden zo voortijdig aan hun geestelijk welzijn kunnen werken. Mensen zouden aan verschillende gezonde activiteiten deel kunnen nemen, van alternatieve therapieën zoals acupunctuur tot eenvoudige levensbevestigende activiteiten zoals groepsgesprekken. Er werd ook een educatieve ruimte voorgesteld over de geschiedenis van de wijk aan het water.

HLF gaf een eerste subsidie van £2.775.600 en in 2010 een ontwikkelingssubsidie van £68.500. Suffolk MIND heeft in de ontwikkeling van het project geïnvesteerd om de bouwvergunningen gegund te krijgen en samen met CCT werd een bedrijfs- en activiteitenplan opgezet. Hierdoor werd in 2012 een subsidie voor de volgende fase goedgekeurd ter waarde van 3,6 miljoen pond. Partnerfinanciering voor de bouwinvesteringen werd via verschillende bronnen verkregen, waaronder het EU EFRO INTERREG-programma 2 zeeën (Heritage Recycled), English Heritage, lokale inzamelingsacties en sociale bijdragen van aangrenzende bouwprojecten. Meer informatie kan op de CCT-website gevonden worden: www.visitchurches.org.uk/ ipswich/ Foto: Molyneux Kerr Architects

108

St Nicholas Chapel King’s Lynn, Norfolk, Engeland Dit gebouw dateert hoofdzakelijk uit 1419, maar bepaalde delen dateren terug tot het jaar 1200. De kerk is groots opgezet en geeft aan dat Lynn één van de belangrijkste havensteden van middeleeuws Engeland was. De prachtige engelen die uit hout gesneden zijn, de oogverblindende glas-in-loodramen en spectaculaire gedenkplaatsen, soms met verbazend realistische beschilderingen: dit alles gedenkt de zeelieden, handelaars, burgemeesters en winkeliers van King’s Lynn. Het illustreert de lange geschiedenis van het stadje als een druk handelscentrum en haven. De houtsnijwerken zijn van zo’n hoge kwaliteit dat enkele ervan nu in het Victoria & Albertmuseum in Londen staan.

Het gebouw staat op de monumentenlijst omdat het de grootste hulpkerk van Engeland is en er is een zeldzaam kerkelijk gerechtshof uit 1617 bewaard gebleven. Het gebouw bleef gewijd en werd af en toe nog voor een dienst gebruikt, maar de congregatie werd zo klein dat het in 1992 gesloten werd voor normale diensten. Het ging over naar de zorg van The Churches Conservation Trust. De stichting FSNC (Friends of St Nicholas Chapel) werd als lokaal goed doel opgesteld en beheert sinds 2002 het gebouw samen met de CCT. De kerk wordt momenteel gebruikt voor muziekevenementen en culturele festivals, met name in de zomermaanden. Het ondernemingsplan voor de herbestemming is een voorbeeld van hoe een nationale en lokale organisatie samen meer kunnen bieden

109

en bereiken. CCT en FSNC hebben samen alle opties afgewogen en de voorkeursoptie uitgewerkt tot een aantrekkelijk activiteiten-, ontsluitings- en ondernemingsplan. Hiermee werd een subsidie van 2,3 miljoen pond verkregen van het Heritage Lottery Fund (HLF) en ook een cofinanciering van 125.000 pond via een gezamenlijke geldinzamelingsactie. Met deze financiering kan een mooi cultureel trefpunt gecreëerd worden waarbij naast de renovatie van het gebouw ook ondersteunende faciliteiten (verwarming, toiletten, keukenblok en mindervalideningang) geïnstalleerd kunnen worden. Meer buurtbeheer en -betrokkenheid staat gepland via vrijwilligers, specifieke activiteiten en goede ontsluitingsvoorstellen. St Nicholas zal ook een basismodel worden voor lokale buurtgroeperingen die historische kerken beheren om te laten zien hoe zij de milieuprestaties van sites kunnen verbeteren door ecologische verbouwen, met onder andere zonnepanelen op het dak en stralende kroonluchters. U kunt meer lezen over The Churches Conservation Trust op www.visitchurches.org. uk en over de Friends of St Nicholas Chapel op www.stnicholaskingslynn.org.uk/

110

Foto: Ursulineninstituut

111 112

Verklarende woordenlijst Hieronder staat een lijst met termen die in ondernemingsplannen en bij het plannen van een onderneming gebruikt worden. NB: voor sommige concepten zijn meerdere benamingen in gebruik. Activa of kapitaalgoederen Activa zijn bezittingen van de organisatie die gebruikt worden om inkomsten te produceren. Als de activa minder dan één jaar in bezit zullen zijn of gemakkelijk in contant geld omgezet kunnen worden (bijvoorbeeld bederfelijke goederen, geld dat leveranciers u verschuldigd zijn), dan zijn dit vlottende activa. De activa die meer dan één jaar worden behouden, heten ‘vaste activa’ en kunnen soms afgeschreven worden. Activiteitenplan Een activiteitenplan is een document dat alle activiteiten beschrijft (met uitzondering van de bouwwerkzaamheden) om mensen en gemeenschappen bij het project te betrekken en hen van hun erfgoed te laten genieten. Afschrijving De waarde van activa/kapitaalgoederen wordt over de functionele levensduur van dat product uitgespreid. Waardevermindering is alleen op vaste activa van toepassing. Gronden en erfgoedactiva zijn hiervan uitgesloten, aangezien het gebruik ervan de waarde normaal gezien niet vermindert. Er zijn twee manieren om de waardevermindering te berekenen: • Lineair: de waarde van activa is gelijk verdeeld over de jaren van de gebruiksduur ervan. • Degressief of verminderd saldo: de waarde van activa wordt berekend met

een percentage, waarbij het effect van de verminderde waarde elk jaar minder is. Balans Dit is een financiële verklaring die een momentopname van een organisatie op een bepaald punt beschrijft. Welke activa heeft de organisatie, welke aansprakelijkheden en hoe zijn het vermogen en de reserves verdeeld. Beheerplan Een praktisch document dat bekijkt hoe elk voorgesteld gebruik voor het gebouw in de dagelijkse praktijk door personeel of vrijwilligers uitgevoerd gaat worden. Dit wordt soms een ‘operationeel plan’ genoemd. Building Research Establishment Environmental Assessment Method (BREEAM) BREEAM is een manier om de effecten van een gebouw op het milieu te bepalen en te beoordelen. Daarbij worden factoren zoals ecologie, energiegebruik en afvalbeheer bekeken. Het is een methode om de duurzaamheid van bouwprojecten te evalueren en te quoteren, ontwikkeld voor de kantorenmarkt in Groot-Brittannië. Intussen is deze methode uitgebreid zodat ze ook bruikbaar is voor ziekenhuizen, retail, industrie, scholen, ... Aan de hand van verschillende criteria, verdeeld over negen categorieën, wordt op objectieve wijze de duurzaamheid van een gebouw geëvalueerd.Voor elk van deze criteria wordt afgetoetst in welke mate het gebouw beter scoort dan de wettelijke regelgeving en de standaard marktprestaties. Op basis hiervan krijgt het gebouw uiteindelijk een classificatie variërend van ‘pass’ tot ‘outstanding’. Dit laat toe om het gebouw op een objectieve manier te vergelijken met andere gebouwen. 112 113

Cashflowoverzicht Dit overzicht laat zien wanneer contant geld de onderneming binnenkomt en zal verlaten. Het voorspelt wanneer er geld geleend zal moeten worden om de zaak draaiende te houden. Communicatieplan Gelinkt met het activiteitenplan richt het communicatieplan zich op de uiteindelijke gebruikers van uw project. Het beschrijft hoe u uw publiek gaat vergroten, een betere publiekservaring gaat bieden of eenvoudigweg hoe u het bestaand publiek gaat behouden. Concurrentieanalyse Onderzoek dat uitgevoerd wordt om te bekijken hoe uw voorgesteld eindgebruik uitkomt in vergelijking met andere, bestaande leveranciers van gelijkaardige diensten. Als informatie over concurrenten verzameld is, moet u kunnen vergelijken hoe uw voorgestelde dienst uitkomt met betrekking tot factoren zoals prijs, kwaliteit en toegankelijkheid. U bekijkt ook of u hetzelfde publiek heeft als de concurrenten (zie communicatieplan). Conservatiemanagementplan Zodra u besloten heeft wat het toekomstig gebruik gaat worden, gaat u een conservatiemanagementplan opstellen. Dit beschrijft de voorgestelde richtlijnen voor de projectuitvoering en het toekomstige beheer van het gebouw.Voor meer informatie over het opstellen van een conservatiebeheerplan verwijzen wij u naar de handleiding van The Prince’s Regeneration Trust

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) Een Europees financieringsprogramma om groei in achtergestelde gebieden te stimuleren. Gantt-grafiek (projectplan) Een hulpmiddel voor de projectleiding dat gebruikt wordt om de activiteiten binnen het projectplan schematisch op een tijdslijn op te stellen. Het laat zien hoe deze op elkaar betrekking hebben, wat de tijdsduur is en welke middelen nodig zijn. Gebruiksduur of functionele levensduur De tijd dat activa gebruikt zullen worden door een organisatie om inkomsten te produceren. Gevoeligheidsanalyse Dit is een analyse van de gevolgen die veranderingen in de veronderstelde waarden van kernvariabelen kunnen hebben. Bijvoorbeeld het effect dat bezoekersaantallen en loonkosten hebben op de inkomsten en uitgaven van het project. De variabelen kunnen één voor één veranderd worden om te bekijken hoeveel invloed ze hebben. Het kan gezien worden als een analyse van ‘maar wat als er dit of dat gebeurt...’. Het werd oorspronkelijk ontworpen om vragen te beantwoorden zoals: ‘Wat als er 20% minder bezoekers komen dan voorspeld?’ Haalbaarheidsonderzoek Hierbij worden de opties afgewogen voor de mogelijkheden die het gebouw of de site biedt.

113

Een beoordeling van de waarde van activa door een bekwame, onafhankelijke schatter. Als uit de hertaxatie blijkt dat de waarde van de activa lager is dan de netto boekwaarde, dan heeft de activa bijzondere waardevermindering ondergaan. Als de hertaxatie een hogere waarde aangeeft, dan zullen de activa met de nieuwe waarde ingeboekt worden en het verschil zal toegevoegd worden aan de herwaarderingsreserve. Herwaarderingsreserve Een onderdeel van het investeringsgedeelte van de balans dat gebruikt wordt om de totale waarde van hertaxaties van vaste activa aan te geven (waar de netto boekwaarde lager was dan het hertaxatiebedrag). Inkomsten vaste activa

Netto boekwaarde De waarde van vaste activa op een bepaald tijdstip, berekend door de historische kosten of taxatie te nemen en dit aan te passen voor afschrijvingen, waardeverminderingen en hertaxaties. Nulmeting of basislijn Bepaalde informatie die in een vroeg stadium verzameld wordt om de uitgangspositie van een project vast te leggen. Dit kan projectgegevens omvatten zoals bezoekersaantallen, maar ook bredere informatie zoals werkloosheid of erfgoedwaardering. De nulmeting wordt dan als vergelijkingsmateriaal gebruikt om te bekijken welk effect het project in een bepaalde tijdsperiode gehad heeft.

Inkomsten die bestemd zijn voor investeringen. Onderhoudsplan Kapitaaluitgaven of investeringen Alle uitgaven aan activa (kapitaalgoederen), inclusief wat u besteedt aan de aankoop en als uitbreidingsinvestering. Kritieke traject Het kritieke traject in het projectplan is de langste (in tijd) opeenvolging van activiteiten en mijlpalen die van elkaar afhankelijk zijn. Een vertraging in de activiteiten en mijlpalen op dit kritieke traject zal de opleveringstijd van uw project beïnvloeden. Mini-ondernemingsplan Dit bespreekt dezelfde onderdelen als een volledig ondernemingsplan, maar in minder detail.

Een plan dat aantoont hoe de routineonderhoudswerkzaamheden van uw gebouw uitgevoerd en betaald gaan worden. Bijvoorbeeld: inspecties, specifieke taken zoals de dakgoten schoonmaken en kleine reparaties zoals dakpannen of gebroken ruiten vervangen. Omzet De totale inkomsten. Wordt meestal als een jaarlijks cijfer weergegeven. Ontsluitingsplan Een programma dat beschrijft hoe een erfgoedlocatie uitgelegd en tot leven gebracht zal worden, zodat het publiek het kan begrijpen en ervan kan genieten.

114

Onvoorziene uitgaven

RIBA stadia

Een percentage van de totale kosten die aan de projectbegroting toegevoegd worden om eventuele onvoorziene kosten te dekken.

Zie: Beheerplan voor het gebouw

RIBA, het Royal Institute of British Architects, heeft een overzicht van bouwwerkzaamheden opgesteld. Hierbij wordt het proces van het managen en ontwerpen van bouwprojecten en de administratie van de bouwcontracten in werkstadia ingedeeld van A tot L. Deze staan bekend als de RIBA stadia.

Organogram

Risicoregister

Ook wel een organisatieschema genoemd. Dit is een diagram dat de managementstructuur weergeeft van de organisatie die het project gaat leiden.

Bevat alle informatie over de risico’s die het project zouden kunnen bedreigen, hoe waarschijnlijk het is dat deze voorkomen kunnen worden, het effect dat ze zouden kunnen hebben en de acties die ondernomen kunnen worden om het risico te voorkomen of verminderen, mocht het werkelijkheid worden. Het register geeft ook elk risico een verantwoordelijke.

Operationeel plan

Passiva of aansprakelijkheden Geld dat de organisatie aan anderen schuldig is. De aansprakelijkheden zijn vlottend (d.w.z. moeten binnen één jaar terugbetaald worden, bijvoorbeeld kredietkaarten) of vast (d.w.z. duren langer dan één jaar, zoals leningen). Restwaarde Het geschatte bedrag dat aan het eind van het gebruiksleven van activa kan worden teruggekregen, bijvoorbeeld door een auto aan een andere gebruiker of als schroot te verkopen. Resultatenrekening Vergelijkbaar met winst- en verliesrekening: deze rekening laat alle inkomsten en uitgaven zien over een bepaalde periode en het resulterende surplus of tekort.

Samenvatting Dit behandelt in het kort alle kernpunten van het ondernemingsplan op een hoog niveau. Significatiebeoordeling Hierbij worden de belangrijkste, significante eigenschappen van een gebouw geïdentificeerd. Dat kunnen bouwkundige of historische kenmerken zijn, binnen de context van het lokale gebied. Surplus of overschot De hoeveelheid geld die overblijft uit de inkomsten als alle uitgaven betaald zijn.

115

Tekort Het gat dat ontstaat als de uitgaven groter zijn dan de inkomsten. Uitbreidingsinvesteringen De inkomsten uit vaste activa (kapitaalgoederen) worden gebruikt om de waarde van die activa te verhogen of de gebruiksduur van de activa te verlengen.Voorbeelden zijn aanzienlijke bouwwerkzaamheden of de restauratie van erfgoed. Het dagelijks onderhoud valt hier niet onder.

gebruiksduur. Waardevermindering Hoeveel activa in waarde verminderd is vanwege beschadiging of vanwege externe factoren zoals de economie. Winst-en verliesrekening Een overzicht van alle inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode, dat als resultaat een overschot of tekort laat zien. The shortfall or gap created where expenditure is greater than income.

Unique selling point (USP)

Depreciation

Uniek verkoopsargument; eigenschap van een product of dienst waardoor het duidelijk beter uitkomt dan dat van de concurrenten.

The spreading of an asset’s value over its

Verklaring van het behoud Een verklaring van het behoud geeft een beknopte geschiedenis van het gebouw. Het beschrijft de kenmerken van het gebouw die van betekenis zijn en waarom, en onderzoekt de huidige toestand van het gebouw. Er staat ook in welke veranderingen aan het gebouw aanvaardbaar zouden zijn en welke actie nodig is om het gebouw in goede staat te houden. Al deze gegevens zullen u helpen een geïnformeerd besluit te nemen over het toekomstige gebruik van het gebouw. Verwijderingskosten Alle kosten die verbonden zijn aan het verwijderen van activa aan het einde van de

116

Met dank aan Deze handleiding werd geproduceerd met onschatbare bijdragen van individuen die veel ervaring hebben met het herbestemmen van erfgoed. In het bijzonder willen The Churches Conservation Trust en The Prince’s Regeneration Trust alle mensen bedanken die toestemming hebben verleend om hun projecten in deze handleiding als casestudies op te nemen en voor hun deelname aan de vraaggesprekken.

INTERREG IV A 2 Seas partners in HERE Heritage Recycled project

All Souls in Bolton, Groot Manchester en de bestuursleden van het All Souls Crompton Community Centre Kempens Landschap Oakmere Solutions Ltd. Middleport Pottery Burslem, Stoke on Trent, Engeland Moat Brae House in Dumfries en de Peter Pan Moat Brae Trust Old Duchy Palace in Lostwithiel, Cornwall en de Cornwall Buildings Preservation Trust Peter Middleton van L&R Consulting St Mary at the Quay in Ipswich, Suffolk en Suffolk MIND De St Nicholas Chapel in King’s Lynn in Norfolk en de Friends of St Nicholas Chapel Ursulineninstituut, Onze-Lieve-Vrouw-Waver, België

117

118

119

120

Hoe maak ik een businessplan voor mijn erfgoedproject

Recommend Documents