Hoe stel ik een logistiek etiket samen?
Ronny’s Honey wil zijn honing verkopen in de retail en moet bijgevolg zijn logistieke eenheden uniek identificeren. Zo weet Ronny’s Honey immers steeds waar de logistieke eenheid zich bevindt in de toeleveringsketen en welke weg deze reeds heeft afgelegd. Een handelseenheid is op die manier traceerbaar van producent tot consument. Ronny’s Honey doet dit aan de hand van het GS1 logistiek etiket. Ronny’s Honey is reeds lid van GS1 Belgium & Luxembourg en ontving het GS1 bedrijfsprefix ‘5426850’. Maar waarom is dit prefix juist nodig? Welke volgende stappen moet Ronny’s Honey ondernemen om een logistiek etiket op te stellen? Dat leer je in deze folder!
NUMMERS TOEKENNEN AAN LOGISTIEKE EENHEDEN
IDENTIFY
Een logistieke eenheid is een voor transport en/of stockage samengestelde individuele eenheid die doorheen de totale toeleveringsketen moet kunnen worden beheerd. Deze kan zowel homogeen als heterogeen samengesteld zijn. Voorbeelden: •
Een doos met 12 potten honing en 20 honingkoeken (heterogeen)
•
Een pallet met 24 dozen van elk 12 potten honing (homogeen)
Voor de unieke identificatie van zijn logistieke eenheid gebruikt Ronny’s Honey de 18-cijferige SSCC (Serial Shipping Container Code). Degene die de pallet samenstelt of degene die doorheen de logistieke keten de samenstelling van de pallet wijzigt, is verantwoordelijk voor de samenstelling van de SSCC. Voor organisaties met een bedrijfsprefix van GS1 Belgium & Luxembourg ziet de SSCC er als volgt uit: Uitbreiding reeksnummer
•
Controlecijfer
GS1 bedrijfsprefix (54 M1M2 ...) en reeksnummer (X1X2 ...)
X
5
4
M1
M2
M3
M4
M5
X1
X2
X3
X4
X5
X6
X7
X8
X9
C
X
5
4
M1
M2
M3
M4
M5
M6
X1
X2
X3
X4
X5
X6
X7
X8
C
X
5
4
M1
M2
M3
M4
M5
M6
M7
X1
X2
X3
X4
X5
X6
X7
C
X
5
4
M1
M2
M3
M4
M5
M6
M7
M8
X1
X2
X3
X4
X5
X6
C
Het uitbreiding reeksnummer: is een cijfer van 0 tot en met 9 en wordt vóór het GS1 bedrijfsprefix geplaatst, ter uitbreiding van de nummeringscapaciteit.
•
Het GS1 bedrijfsprefix: wordt door GS1 Belgium & Luxembourg toegekend. Dit prefix is minimum 7 en maximum 10 cijfers lang.
•
Het reeksnummer: moet Ronny’s Honey zelf toekennen. Het bedrijfsprefix en het reeksnummer tellen samen altijd 17 cijfers.
•
Het controlecijfer: wordt op basis van alle voorgaande cijfers berekend. Ronny’s Honey kan dit op de website van GS1 Belgium & Luxembourg berekenen.
GS1 raadt Ronny’s Honey aan om de logistieke eenheden sequentieel te nummeren. Dit wil zeggen dat er geen betekenis wordt gehecht aan de SSCC’s. Ronny’s Honey heeft intern een database waarin alle SSCC’s bijgehouden worden. Na een jaar mag een SSCC hergebruikt worden. Opgelet: verwar een SSCC niet met een GTIN (= Global Trade Item Number), die een handelseenheid uniek identificeert. Iedere logistieke eenheid moet een verschillende SSCC krijgen, zelfs al is de inhoud identiek. Het GTIN van de potten ‘Ronny’s Honey honing 450g’ daarentegen, zal steeds hetzelfde blijven.
Week 1
Week 2
Week 3
GTIN 5426850000017
GTIN 5426850000017
GTIN 5426850000017
SSCC 054268500000000017
SSCC 054268500000000024
SSCC 054268500000000031
VAN NUMMER NAAR BARCODE
CAPTURE
De SSCC wordt altijd in een GS1-128 vertaald en op het logistiek etiket geplaatst. Deze barcode is een lineaire barcode enkel bedoeld voor scanning in een logistieke omgeving. Let op: GS1-128 verschilt van CODE 128, die geen GS1 barcode is. In een GS1-128 barcode worden Application Identifiers (AI’s) gecodeerd. Dit zijn prefixen die op unieke wijze de inhoud en het formaat van een gegevensveld dat erop volgt definiëren. Deze gegevens bestaan uit alfabetische en/of numerieke tekens en hebben, afhankelijk van de AI, een vaste of variabele lengte. In de GS1 handleiding over Barcodes en Logistiek Etiket kan Ronny’s Honey de volledige lijst van Application Identifiers terugvinden. Hier volgen enkele belangrijke Application Identifiers.
Application Identifier
Definitie gegevensveld
Formaat van gegevensveld
00
SSCC
Vaste lengte – 18 cijfers
01
GTIN
Vaste lengte – 14 cijfers
02
GTIN of product contained on pallet
Vaste lengte – 14 cijfers
37
Count of items on pallet
Variabele lengte – tot 8 cijfers
15
Best before date
JJ/MM/DD, vaste lengte – 6 cijfers
17
Use by date
JJ/MM/DD, vaste lengte – 6 cijfers
10
Batch number
Variabele lengte – tot 20 alfanumerieke tekens
310X
Net weight in kilos (X=decimal)
Vaste lengte – 6 cijfers
21
Serial number
Variabele lengte – tot 20 alfanumerieke tekens
Voorbeeld: om een SSCC in een GS1-128 barcode te coderen, moet Ronny’s Honey Application Identifier (00) gebruiken.
Het is verplicht om de cijfers onder de barcode in mensleesbare vorm te plaatsen. Let wel op: in de mensleesbare tekst staan de AI’s steeds tussen haakjes maar deze mogen niet in de barcode zelf vertaald worden.
VAN NUMMER NAAR BARCODE
CAPTURE
AFMETINGEN VAN DE GS1-128 BARCODE Ronny’s Honey moet ervoor zorgen dat zijn barcodes aan bepaalde afmetingen voldoen om de scanbaarheid in een logistieke omgeving te garanderen. Er moet rekening gehouden worden met de volgende afmetingen: •
X-dimensie
•
Breedte
•
Hoogte
•
Marges
De X-dimensie zal de breedte en de marges van een barcode bepalen. De X-dimensie is de breedte van de smalste streep in de barcode. Hoe groter de X-dimensie, hoe breder de barcode en hoe groter de marges links en rechts van de barcode moeten zijn. Een GS1-128 barcode mag maximaal 16,5 cm breed zijn ofwel maximaal 48 karakters bevatten. De lichte marges links en rechts van de barcode worden door de scanner gebruikt om zich in te stellen op de achtergrondkleur. Zorg er daarom voor dat er noch tekst noch afbeeldingen in de marges staan. Zowel de linker- als rechtermarge moet minstens 10 maal de X-dimensie bedragen. De hoogte van een GS1-128 moet in een logistieke omgeving minimaal 31,75 mm bedragen. Onderstaande afmetingen zijn exclusief de cijfers onder de barcode en zijn van toepassing in een logistieke omgeving.
Minimaal (48,7%)
X-dimensie
Hoogte
0,495 mm
31,75 mm
Ideaal (100%)
0,495 mm
31,75 mm
Maximaal (200%)
1,016 mm
31,75 mm
31,75 mm
10X
10X
ENKELE VUISTREGELS Om er zeker van te zijn dat de barcodes correct zijn, overloopt Ronny’s Honey nog even deze checklist: •
Plaats de Application Identifiers met een dataveld van variabele lengte achter de Application Identifiers met datavelden van vaste lengte. Dit zal de barcode korter maken.
•
Vermijd het gebruik van Application Identifiers (91) t/m (99) aangezien deze puur interne informatie aankondigen.
•
Indien de logistieke eenheid op zich geen handelseenheid is, wordt AI (02) in combinatie met AI (37) gebruikt. Indien de logistieke eenheid wel een handelseenheid is (bv. een koelkast), wordt AI (01) gebruikt. Gebruik Application Identifier (02) dus altijd in combinatie met Application Identifier (37) maar nooit in combinatie met AI (01).
•
Na Application Identifiers (01) en (02) komt steeds een GTIN van 14 cijfers. Indien het GTIN maar 13 cijfers lang is, moet er vooraan een betekenisloze nul komen.
VAN BARCODE NAAR LOGISTIEK ETIKET
CAPTURE
Een GS1 logistiek etiket ziet er als volgt uit:
In dit gedeelte komt verplicht de naam en het adres van de afzender en optioneel andere informatie.
In dit gedeelte komt de mensleesbare versie van de informatie die in de barcode gecodeerd staat. Deze informatie wordt aangekondigd aan de hand van “Data Titles”. Zo hoort er bijvoorbeeld bij AI (02) de Data Title “CONTENT”.
In dit gedeelte komen de GS1-barcodes. In het geval van een heterogene logistieke eenheid volstaat een barcode met de SSCC. In het geval van een homogene logistieke eenheid wordt er nog een tweede GS1128 barcode geplaatst, die additionele informatie over de handelseenheid zelf weergeeft. Indien deze additionele informatie niet in één GS1-128 barcode past, kan een derde barcode toegevoegd worden (zie voorbeeld). Let op dat dit geen knip- en plakwerk wordt. Er moeten wel degelijk twee aparte barcodes gegenereerd worden. Belangrijk: de SSCC moet steeds in de onderste barcode op het etiket gecodeerd staan.
Het aanbevolen formaat voor een logistiek etiket op een homogene logistieke eenheid is A5-formaat. Voor een heterogene logistieke eenheid volstaat een logistiek etiket van A6-formaat. Bij het aanbrengen van het logistiek etiket houdt Ronny’s Honey rekening met de plaats op de logistieke eenheid.
•
Minstens twee etiketten op aangrenzende zijden
•
Onderste barcode tussen 40-80 cm van de bodem
•
Minstens 5 cm van de zijrand
VAN LOGISTIEK ETIKET NAAR EDI
SHARE
Met GS1 Electronic Data Interchange (EDI) kan het computersysteem van Ronny’s Honey gestructureerde gegevens uitwisselen met de computers van zijn handelspartners. Dit kunnen commerciële, logistieke of financiële gegevens zijn. Dankzij het inscannen van de SSCC barcode op het logistiek etiket kunnen deze gegevens op alle punten van de logistieke keten via EDI verstuurd worden. Zo kan Ronny’s Honey handelsberichten zoals bestellingen, levernota’s of facturen efficiënt en automatisch verwerken, met een minimum aan menselijke tussenkomst. Dankzij EDI verspilt Ronny’s Honey veel minder papier en tijd en ontstaan er minder fouten en betwistingen!
VERZENDBERICHT
SSCC
054268500000000017
ARTIKEL
Honing 450g
AANTAL
24
HOUDBAARHEIDSDATUM
16/05/2017
BATCHNUMMER
ABC123
EMBALLAGE
Pallet
LEVERDATUM
01/02/2016
Geharmoniseerde Order to Cash (afgekort O2C) is een toepassing van GS1 EDI. Order to Cash verwijst naar het elektronisch afhandelen van de bestelling, de levernota, het ontvangstbericht en de factuur (in EANCOM® terminologie beter bekend als ORDERS, DESADV, RECADV en INVOIC). Ronny’s Honey stemt deze 4 handelsdocumenten op elkaar af en kan hierdoor zijn centrale berichtenstroom optimaliseren.
KLANT
ORD
ERS
R
A EC
D E SA D V
DV
I N VO
IC
LEVERANCIER
WIJ HELPEN U GRAAG!
Volg een opleiding
Handleiding GS1 Barcodes en Logistiek Etiket
Wij raden u aan om eerst een opleiding te volgen bij GS1 Belgium & Luxembourg
Voor meer informatie over barcodes en het
alvorens aan de slag te gaan. Zo vermijdt
logistiek etiket kan u terecht op onze website
u fouten en onleesbare barcodes. Deze
www.gs1belu.org . Wij bieden voor leden
opleidingen zijn inbegrepen in het
uitgebreide handleidingen aan.
lidmaatschap. Raadpleeg onze website www.gs1belu.org voor meer informatie.
Laat uw logistiek etiket door GS1
Helpdesk
experten controleren Voor alle vragen omtrent barcodes en Heeft u twijfels omtrent de kwaliteit en
het logistiek etiket kan u terecht bij onze
scanbaarheid van uw barcode? Of over de
helpdesk. Ons team helpt u graag zo snel
structuur van uw logistiek etiket? Laat uw
mogelijk verder. Contacteer ons via
logistiek etiket controleren en ontvang een
[email protected]
volledig controlerapport met aanbevelingen en correcties van GS1 Belgium &
Voor vragen over EDI kan u terecht op het
Luxembourg. Deze dienst is inbegrepen in
e-mailadres
[email protected]
het lidmaatschap. Wij ontvangen uw stalen liefst per post (GS1 Belgium & Luxembourg – Koningsstraat 76 – bus 1 -1000 Brussel). Stalen per e-mail kunnen wij immers niet controleren op bijvoorbeeld printkwaliteit.
Koningsstraat 76 b1 1000 Brussel T +32 2 229 18 80 www.gs1belu.org
GS1 is a registered trademark of GS1 AISBL. All contents copyright © GS1 Belgium & Luxembourg 2015
