HOE START JE EEN HORECAZAAK? DE STARTERSFORMALITEITEN
Inleiding Velen dromen ervan zich als zelfstandige te vestigen. Het spreekt voor zich dat deze stap een uitermate zorgvuldige voorbereiding vereist. Een slechte start betekent immers veel kopzorgen en verspilde energie die je juist in de eerste maanden nodig hebt om je zaak in goede banen te leiden. Deze brochure geeft je een bondig overzicht van de wettelijke formaliteiten die je als zelfstandige ondernemer moet vervullen. Aan de hand van deze brochure kan je ook een planning opstellen, wat veel over en weer geloop vermijdt. Ben je echt overtuigd van de slaagkansen van je project, sluit je dan aan bij Horeca Vlaanderen. Als lid van deze beroepsorganisatie heb je een stap voor op de concurrentie: je krijgt gedetailleerde informatie en je hebt recht op gratis juridisch advies. Horeca Vlaanderen vzw Anspachlaan 111 bus 4 B-1000 Brussel tel. 02 213 40 10 fax 02 213 40 11 e-mail:
[email protected]
Breng ook eens een bezoek aan onze website www.horecavlaanderen.be. Je vindt er de adressen van onze plaatselijke vertegenwoordigers, de voordelen van het lidmaatschap, een overzicht van onze actieterreinen, talrijke nieuwtjes,...
Startersbrochure
2
Vooraleer van start te gaan Vooraleer de formaliteiten in orde te brengen, moet je uiteraard eerst voor jezelf uit te maken of het beroep je wel zal liggen. Bepaal dan welk cliënteel je op welke manier wil bereiken: een jongerencafé, een chique taverne, een knus hotelletje of een specialiteitenrestaurant. Dan kan je op zoek gaan naar een vestigingplaats: neem je een bestaande zaak over of begin je ergens een volledig nieuwe uitbating? Onderzoek of het gebouw geschikt is om je plannen te realiseren: ligging, grootte, verbouwingswerken, uitstraling,… Ga ook na of je in het gebouw een horecazaak mag onderbrengen. En hoe zit het met de huur? En wat met de brandveiligheid en met vergunningen? Maak vervolgens een ondernemingsplan met daarin een overzicht van alle investeringen en kosten. Ga op basis hiervan na of je over voldoende financiële middelen beschikt. Schrijf op wat je aan omzet verwacht en wat je kosten zullen zijn. Zitten je verkoopprijzen wel goed? Bekijk ook eens of je het werk in de zaak wel baas kunt. Heb je hulp nodig? Welk werk geef je het beste uit handen? Wanneer? Hou er rekening mee dat het werk niet gedaan is als de laatste klant buitengaat. Wanneer ga je tijd vrijmaken voor je aankopen of voor alle administratie?
Algemene startersformaliteiten Voorafgaandelijk aan de opening van een handelszaak moet iedere zelfstandige de volgende formaliteiten naleven: een zichtrekening openen bij een erkende financiële instelling; zijn of haar basiskennis bedrijfsbeheer bewijzen bij een ondernemingsloket naar keuze, waarna men zich eveneens bij het ondernemingsloket laat inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen; een BTW-nummer aanvragen bij de controledienst van de BTW van de plaats waar de uitbating gevestigd zal zijn. Elke zelfstandige is verplicht om zich aan te sluiten bij een erkend sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen ten laatste op de dag van het begin van de activiteit. Men heeft dus niet langer meer 90 dagen de tijd om zich aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Deze wijziging staat niet in de weg dat de zelfstandige zich nog steeds voor de start van zijn activiteiten kan aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Dit kan echter ten vroegste 6 maanden voor het begin van de activiteit. Om recht te hebben op terugbetaling van kleine medische uitgaven, kan je je aansluiten bij een ziekenfonds. Wil je een handelsvennootschap oprichten, contacteer dan een notaris. Hij zal je adviseren over de juiste vennootschapsvorm (BVBA, NV, CVBA,...) en de verplichtingen die je moet vervullen.
Startersbrochure
3
Enkel de vennootschappen met onbeperkte aansprakelijkheid kan je nog zonder tussenkomst van een notaris oprichten, maar deze worden zelden gebruikt en bieden niet dezelfde voordelen als andere vennootschapsvormen.
Tewerkstelling van werknemers Als je werknemers in dienst wilt nemen, moet je nog de volgende formaliteiten vervullen: aanmelding van de tewerkstelling bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, die je een RSZ-nummer zal toekennen; aansluiting bij een compensatiekas voor gezinsbijslag voor werknemers, binnen de 60 dagen na hun indienstneming; aansluiting bij de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie in geval van tewerkstelling van arbeiders; aansluiting bij een interbedrijfsgeneeskundige dienst; afsluiten van een verzekeringspolis voor uw werknemers tegen arbeidsongevallen; aangifte van de werknemers in Dimona; opmaken van een arbeidsreglement; mededeling van de tewerkstelling bij het ontvangkantoor van de directe belastingen in het kader van de inhouding van de bedrijfsvoorheffing.
Reglementen met betrekking tot de uitbating a. Verzekering Logiesverstrekkende bedrijven met meer dan 4 kamers of slaapgelegenheid voor meer dan 10 personen, restaurants, discotheken, drankgelegenheden en frituren met een publieke ruimte vanaf 50 m² moeten een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid voor brand en ontploffing afsluiten. b. Prijsaanduiding Elke horecazaak moet de prijzen afficheren aan de hoofdingang, op een van buiten goed zichtbare plaats, en binnen in de zaak. Bij de prijzen moet bovendien op duidelijke wijze vermeld worden dat zij inclusief BTW en bediening zijn. Heb je een uitgebreid spijs- of drankenassortiment, dan mag je het tarief aan de hoofdingang beperken tot de meest voorkomende producten. c. Muziek in de zaak Als je muziek speelt in de zaak, dan moet je dit melden aan SABAM (inning auteursrecht) en aan HONEBEL (inning billijke vergoeding). Als je beschikt over een fotokopieertoestel waarmee je kopieën maakt van auteursrechtelijk beschermde werken, dan moet je daarvan aangifte doen bij REPROBEL. d. Roken in de horeca Sinds 1 juli 2011 is roken verboden binnenin alle horecazaken. Alle elementen die kunnen aanzetten tot roken, zoals asbakken, moeten verwijderd worden. Het rookverbod moet duidelijk aangeduid zijn. Een rookkamer is wel nog toegelaten: een afzonderlijke ruimte, afgesloten door een
Startersbrochure
4
plafond en wanden, waar gerookt mag worden en waar enkel drankjes mogen genuttigd worden. Er mag in de rookkamer niets aan de klanten geserveerd worden.
e. Alcohol Wil je alcoholische dranken schenken aan je gasten of gebruik je die dranken bij de bereiding van maaltijden, dan moet je in het bezit zijn van een vergunning gegiste en/of sterke drank die je kan verkrijgen bij de lokale gemeentelijke overheid (voorheen bij het lokale kantoor der accijnzen). De vergunning is gratis. f. BTW-bonnetjes Tot 31/12/2013 Uitbaters van logiesverstrekkende bedrijven en restaurants zijn verplicht aan hun klanten een BTW-ontvangstbewijs uit te reiken. Je kan deze ontvangstbewijzen kopen bij erkende drukkers. Onder bepaalde voorwaarden kan je BTW-ontvangstbewijs vervangen door een ticket van een geregistreerde kassa of door een factuur. Vanaf 01.01.2014 Alle exploitanten van een inrichting waar regelmatig maaltijden worden verbruikt zijn verplicht een geregistreerd kassasysteem aan te schaffen, dan wel om hun reeds aanwezige kassasysteem te laten aanpassen. Wie? “exploitanten van een inrichting waar regelmatig maaltijden worden verbruikt”: het verschaffen van maaltijden om ter plaatse te worden verbruikt (exclusief BTW), met uitsluiting van de daarbij horende dranken, bedraagt minstens 10 percent van de omzet, exclusief BTW, gerealiseerd door die inrichting. In voorkomend geval wordt dit begrip geïnterpreteerd per onderscheiden inrichting die de belastingplichtige exploiteert. Indien een geregistreerd kassasysteem geïnstalleerd is, vervalt de verplichting tot uitreiken van een BTW-ontvangstbewijs (BTW-bonnetje). Inrichtingen waar het verschaffen van maaltijden om ter plaatse te worden verbruikt (exclusief BTW), met uitsluiting van de daarbij horende dranken, minder dan 10 percent van de omzet, exclusief BTW, bedraagt, zijn niet verplicht om vanaf 1 januari 2014 een geregistreerd kassasysteem aan te schaffen, maar moeten vanaf dan wèl een BTW-ontvangstbewijs uitreiken aan hun klanten.
Alle informatie over de www.horecablackbox.be
Startersbrochure
geregistreerde
5
kassa
vindt
u
terug
op
g. Hygiëne De verplichtingen inzake levensmiddelenhygiëne zijn vastgelegd in het KB van 22 december 2005 en in de EG-verordening nr. 852/2004 van 29 april 2004. Deze wetgevende teksten bevatten voornamelijk normen en principes die voor iedere horecazaak gelden. H o r e c a Vlaanderen geeft de gids voor het opzetten van een Autocontrolesysteem uit om horeca-uitbaters bij te staan bij de toepassing van deze verplichtingen. De Gids is gevalideerd door het FAVV. Wie hem als hulpmiddel voor de toepassing van de wetgeving gebruikt, beantwoordt aan alle wettelijke voorschriften inzake voedingsmiddelenhygiëne. De gids is uitsluitend verkrijgbaar bij Horeca Vlaanderen h. FAVV-bijdrage Elke uitbater die voedingsmiddelen in de handel brengt, moet een bijdrage betalen aan het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid. Deze bijdrage vervangt de hygiënevergunning. Ze is afhankelijk van het aantal werknemers dat je in dienst hebt. i. Milieuvergunning Je moet een milieuvergunning aanvragen bij het gemeentebestuur van de gemeente waarin je zaak gelegen is o.a.als je elektriciteitsinstallatie een vermogen heeft van meer dan 100 kVA, je brandstoftank meer dan 5 ton stookolie kan bevatten of je voor je gasten een zwembad van meer dan 50 m² hebt. j. Gemeentelijke reglementen De meeste gemeenten hebben reglementen voor de horeca. Neem voor de opening dus best contact op met het gemeentebestuur om te weten hoe het zit met het ophalen van je bedrijfsafval, of je een uithangbord of een terras mag plaatsen,…
Startersbrochure
6
Specifieke formaliteiten voor logiesverstrekkende bedrijven Op 1 januari 2010 trad het nieuwe toeristisch logiesdecreet in werking. Het decreet bevat duidelijke definities van de verschillende types van toeristisch logies. Hotel: Een centraal beheerde uitgeruste inrichting met afgescheiden en daartoe uitgeruste kamers met ontbijtmogelijkheid en met dagelijks onderhoud van de kamers en de sanitaire voorzieningen. De exploitant of een van de personen die belast is met het dagelijkse of feitelijke bestuur van het hotel, is permanent bereikbaar voor dienstverlening en de toeristen hebben geen toegang tot de lokalen waar het dagelijkse bestuur maaltijden bereidt. Gastenkamer: Een uitgeruste inrichting met een of meer afgescheiden en daartoe uitgeruste kamers of ruimtes die deel uitmaken van de persoonlijke en gebruikelijke eengezinswoning of aanpalende bijgebouwen ervan. De exploitant heeft zijn hoofdverblijfplaats in het toeristische logies. De ruimte waar de toerist het ontbijt en eventuele andere maaltijden wordt aangeboden, is niet toegankelijk voor derden en kan dus geen enkele vorm van restaurant of café inhouden. Openluchtrecreatief terrein: Een uitgerust en afgebakend terrein in centraal beheer waarop gekampeerd of verbleven wordt in openluchtrecreatieve verblijven of dat daarvoor bestemd of ingericht is. Vakantielogies: Een daartoe uitgeruste inrichting of een afgescheiden en daartoe uitgeruste ruimte die mogelijkheid tot verblijf biedt. Vakantiewoning: Een uitgeruste woning of studio, of een uitgerust appartement, waarvoor een persoonlijk gebruiksrecht wordt verleend, met mogelijkheid voor de toerist om zelf maaltijden te bereiden. Zowel de hotels, als de gastenkamers, als de openluchtrecreatieve terreinen en de vakantielogies moeten een vergunning aanvragen. Deze verplichting geldt niet voor o.a. toeristische logies die erkend zijn in het kader van “Toerisme voor allen”; vakantielogies, gastenkamers en hotels met ten hoogste twee kamers en voor ten hoogste acht toeristen; enz. Vakantiewoningen moeten enkel aangemeld worden bij Toerisme Vlaanderen. Of je al dan niet een vergunning krijgt, is onder meer afhankelijk van het verslag van de brandweer. De vergunning vermeldt het aantal sterren op basis van een aantal comfortvereisten die bij wet vastgelegd zijn.
Sinds 28 mei 2007 is het niet meer verplicht papieren hotelfiches in te vullen en bij te houden. Het enige wat van u gevraagd wordt, is dat u bepaalde gegevens van uw klanten bijhoudt. Concreet gaat het over volgende gegevens: 1° uw ondernemingsnummer; 2° een uniek en doorlopend volgnummer; 3° de datum van aankomst; 4° de identificatiegegevens van de reiziger, dit is elke meerderjarige en niet-begeleide minderjarige persoon ouder dan 15 jaar, namelijk: a) naam en voornaam; b) geboorteplaats en geboortedatum; c) de nationaliteit;
Startersbrochure
7
d) het nummer van het voorgelegde identiteitsdocument of eventueel vervangend document. Voor de reizigers die beschikken over een identiteitskaart uitgegeven of verstrekt door de Belgische overheid, moeten de volgende gegevens worden vermeld: ofwel de gegevens bedoeld in punt a) evenals het identificatienummer van het Rijksregister, ofwel de gegevens bedoeld in punten a), b) en d); 5° de naam en voornaam van de minderjarige kinderen die een meerderjarige reiziger vergezellen. Om u toe te laten de juistheid van de gegevens na te gaan, wordt de reiziger verplicht de nodige identiteitsbewijzen of vervangende documenten voor te leggen. Binnen de vierentwintig uur na het vertrek van de reiziger moet de registratie worden aangevuld met de datum van vertrek. Anderzijds moeten volgende gegevens - die vroeger verplicht waren - niet meer worden bijgehouden: 1° het beroep, de nummerplaat en de overheid die het voorgelegde identiteitsdocument afleverde; 2° de aparte fiches voor de niet gehuwde partner, kinderen van 15 tot 18 jaar en andere vergezellende reizigers (volwassen kinderen, de oma en opa die mee in de mobilhome of in een appartement verblijven,...). De wetgever heeft immers duidelijk in de toelichting vermeld dat het volstaat om de relevante persoonsgegevens van deze „medereizigers‟ samen te vermelden. U beslist zelf over de wijze waarop u deze gegevens bijhoudt. Zowel de elektronische registratie als het verder werken met de papieren hotelfiches zijn toegelaten. U kan het uzelf nog gemakkelijker maken door te werken met de elektronische identiteitskaart van uw klanten. De gegevens van uw klant worden dan via een kaartlezer (www.kaartlezers.be) opgeladen op het computerscherm en kunnen worden geregistreerd met één druk op de toets. Aangezien het gaat om gegevens die u voor het grootste gedeelte reeds bijhoudt voor de betaling van de logies, kan veel dubbelwerk worden uitgespaard. Het is daarom ook toegestaan de gegevens te integreren in uw boekhouding zolang u de gegevens bijhoudt en ze beschikbaar stelt van de politie. De verplichting om de fiches dagelijks door te geven aan de politie is immers maar op verzoek van de politie moeten de gegevens die u verplicht bijhoudt wel consulteerbaar zijn. De politie kan u ook vragen een lijst van die gegevens af te geven hetzij digitaal (bv. via een cdrom) hetzij via een uitprint. Wie gewoon verder wil werken met de papieren hotelfiches, kan dat op twee manieren: door de fiches chronologisch bij te houden of door de gegevens in een doorlopend register in te schrijven.
Specifieke formaliteiten voor restaurants Wil je een restaurant openen of traiteurdiensten aanbieden, dan moet je behalve de basiskennis bedrijfsbeheer ook specifieke beroepskennis bewijzen bij een ondernemingsloket. Deze beroepskennis als restaurateur of traiteur-banketaannemer moet je bewijzen met een diploma van
Startersbrochure
8
een gespecialiseerde onderwijsinstelling of via voldoende praktijkervaring. Het bewijs van beroepskennis is het vroegere vestigingsattest. Activiteiten van restaurateur en traiteur-banketaannemer bestaan uit de bereiding van warme of koude maaltijden die bestemd zijn om ter plaatse te worden verbruikt of om op bestelling buiten de uitbating te worden opgediend. Bereiden is elke handeling waarbij een gerecht wordt klaargemaakt, samengesteld, geschikt, opgewarmd of ontdooid. Lichte maaltijden Je mag wel bepaalde lichte maaltijden bereiden en opdienen zonder dat je het bewijs van beroepskennis als restaurateur of traiteur-banketaannemer moet leveren. De lijst van deze lichte maaltijden is bij wet vastgelegd: - soepen; - croques en toasten van allerlei aard; - kroketten van kaas, garnalen, vlees en gevogelte, uitgezonderd aardappelkroketten; - vol-au-vent en satés; - bloedworsten en witte worsten; - belegde broodjes, hamburgers, hotdogs, pita‟s en croissants; - deegwaren, pizza‟s, quiches of andere hartige taarten; - koude salades en koude vleesschotels; - bereide eieren; - nagerechten zoals pannenkoeken, ijs, wafels, gebak, koeken, yoghurts en milkshakes. Je mag deze lichte maaltijden enkel met brood serveren. Frituren Ook voor frituren in een vaste inrichting is er een uitzonderingsregeling. Je hoeft geen beroepskennis als restaurateur of traiteur-banketaannemer te bewijzen als je gelijktijdig aan de volgende drie voorwaarden voldoet: - het assortiment is strikt beperkt tot frieten, sauzen en kleine gerechten die volledig klaar voor bereiding in frituurvet aangekocht worden (bv. satés, bitterballen, vleeskroketten, curryworsten); - je verkoopt deze gerechten uitsluitend in wegwerpverpakking van papier, karton of kunststof; - in je zaak kunnen niet meer dan 16 consumenten gelijktijdig hun maaltijd nuttigen, ongeacht of het zit-, staanplaatsen of terrasstoelen betreft.
Specifieke formaliteiten voor cafés Als je bier of wijn serveert zonder bijhorende maaltijd, moet je minstens 15 dagen voor de opening aangifte doen van de openingsbelasting voor slijterijen van gegiste dranken. Deze aangifte wordt gedaan bij de gemeente. Je moet hiervoor niet betalen. Je moet in je zaak de tekst van de Besluitwet van 14 november 1939 inzake de beteugeling van de dronkenschap ophangen op een duidelijk zichtbare plaats. Veel succes!
Startersbrochure
9
