Hoe inbreuken vermijden?
Filip Tuytschaever
M inerv ast raat 5 • 19 30 ZAV EN TEM • T +32 ( 0) 2 275 00 75 • F +32 ( 0) 2 275 00 70 • w w w .co nt rast -l aw .be
Voorafgaande vragen • Welke inbreuken moeten worden vermeden? • Wie moet inbreuken vermijden? • Waar kan het fout lopen? • Wanneer kan het fout lopen?
2
Voorafgaande vragen • Welke inbreuken moeten worden vermeden? – Afhankelijk van het profiel van uw onderneming • EU, nationaal mededingingsrecht en/of mededingingsrecht van derde landen • Verbod op mededingingsbeperkende overeenkomsten met concurrenten (horizontaal), leveranciers en klanten (verticaal) • Verbod van misbruik van machtspositie 3
Voorafgaande vragen • Wie moet inbreuken vermijden? – Iedereen binnen de onderneming – het volledige organigram
4
Voorafgaande vragen • Waar kan het fout lopen? – Schriftelijke, mondelinge en persoonlijke contacten: • Contracten, maar vooral e-mails • Telefoongesprekken • Face-to-face meetings
– Alles wordt bewijs in geval van clementie
5
Voorafgaande vragen • Wanneer kan het fout lopen? – Bijzondere aandacht voor: • Meetings in ondernemingsverenigingen, incl. ‘sociale agenda’ en op beurzen • M&A situaties (‘competition law due diligence’), zeker voor ondernemingen ‘met een verleden’ • Aanwerven van nieuw personeel
6
Hoe kijkt de overheid aan tegen compliance programma’s? • Europese Commissie versus Frankrijk, Verenigd Koninkrijk, Zuid-Korea, … • België?
7
Componenten compliance programma
© OFT, How your business can achieve compliance with competition law, June 2011 8
Componenten compliance programma 1. Commitment tot compliance 2. Compliance risico’s identificeren (risk identification) 3. Compliance risico’s evalueren (risk assessment) 4. Compliance risico’s beperken (risk mitigation) 5. Compliance monitoren (review) 6. Welke compliance bij inspectie (dawn raid)?
9
Commitment to compliance • OFT – Core – Commitment to compliance (from the top down): Senior management, especially the board, must demonstrate a clear and unambiguous commitment to competition law compliance. Without this commitment, any competition law compliance efforts are unlikely to be successful.
10
Commitment to compliance • ‘Legal’ alleen redt het niet • ‘Tone from the top’ is absolute noodzaak – Hoogste niveau: CEO – Code of Conduct • Boodschap = wet naleven is integraal deel van de manier waarop de onderneming zaken doet; naleven van het mededingingsrecht is daar integraal onderdeel van. 11
Commitment to compliance • Budget • Organisationele verankering: Legal en/of Compliance Officer • Doel: compliance = onderdeel van bedrijfscultuur – Voorzien van ‘come clean’ periode • Persoonlijke aansprakelijkheid!
– Voorzien van anonieme klokkenluidersregeling – Gevolgen koppelen aan niet-compliance 12
Compliance risico’s identificeren • OFT – Step 1 – Risk identification: identify the key competition law risks faced by your business. These will depend upon the nature and size of your business.
13
Compliance risico’s identificeren • Wij: audit – sample contracten en interviews van key personeel (ook mogelijk: fake dawn raid) – – – – –
(Senior) management Legal Commerciële directeur, aankoopdirecteur Vertegenwoordigers in ondernemingsvereniging(en) Ander personeel in contact met concurrenten (bijv., R&D)
14
Compliance risico’s identificeren • Risico’s afhankelijk van business van de onderneming – Mededingingsbeperkende overeenkomsten • Horizontaal • Verticaal
– Unilateraal gedrag • Misbruik van machtspositie
15
Compliance risico’s identificeren • Horizontale ‘no go’ zones – kartels – Prijsafspraken (ook ‘hub-and-spoke’) – Marktverdeling (geografisch / klanten), incl. aanbestedingsvervalsing – Beperking output – Collectieve boycot – Informatie-uitwisseling
16
Compliance risico’s identificeren • Verticale ‘no go’ zones – hardcore beperkingen – Gebiedsbeperkingen – Klantenbeperkingen – Verticale prijsbinding
17
Compliance risico’s identificeren • Misbruik van machtspositie – Exclusiviteiten/niet-concurrentiebedingen – Leveringsweigering aan bestaande klanten – Koppelverkoop – Kortingen • Getrouwheidskortingen • Doelkortingen
18
Compliance risico’s evalueren • OFT – Step 2 – Risk assessment: Work out how serious the
identified risks are. Often it is simplest to rate them as low, medium or high. Businesses in particular should consider assessing which employees are in high risk areas. These may include, for example, employees who are likely to have contact with competitors and employees in sales and marketing roles.
19
Compliance risico’s evalueren • Wat zijn de belangrijkste risicozones voor de onderneming? • Wie is ‘risicopersoneel’? – Beide belangrijk voor doelgerichte compliance policy en trainingen
20
Compliance risico’s beperken • OFT – Step 3 – Risk mitigation: set up appropriate policies, procedures and training with the aim that the risks you have identified do not occur, whilst ensuring that you detect and deal with them if they do. What is most appropriate to do will depend upon the risks identified and the likelihood of the risk occurring.
21
Compliance risico’s beperken • Drie overkoepelende categorieën van tools: – Trainingen – Compliance policy en richtsnoeren – Goedkeuring voor contacten met concurrenten
• In alle geuren en kleuren …
22
Compliance risico’s beperken • Trainingen – Face-to-face • ‘Targeted’ personeel
– Online (e-training) • Veel of alle personeel
23
Compliance risico’s beperken • Trainingen – Face-to-face • Gebaseerd op audit, dus doelgericht op risico’s • Onderdelen – Belang van compliance (‘the scary part’) – Absolute dos and don’ts – Wat in geval van risicosituaties (‘publieke distantiëring’)? – Hoe communiceren?
24
Compliance risico’s beperken • Trainingen – Zowel FTF als online: registratie + deelnemersattest (belang voor stap 4: monitoring) – Eventueel: ‘come clean’ periode n.a.v. training
25
Compliance risico’s beperken • Compliance policy en richtsnoeren – Absolute ‘dos and don’ts’ • ‘Quick glance’ of ‘quick guide’ formaat
– Policy, Manual, Handboek – Richtsnoeren • • • •
Deelname aan ondernemingsverenigingen/beurzen Uitwisseling en bekomen van informatie Benchmarking (technische/commerciële) Lobbying, … 26
Compliance risico’s beperken • Compliance policy en richtsnoeren – Intranet • Ook: videoboodschap van CEO
– Helpdesk Legal en/of Compliance Officer
27
Compliance risico’s beperken • Goedkeuring voor (bepaalde) contacten met concurrenten – Via e-mail of specifiek formulier (intranet)
28
Compliance monitoren • OFT – Step 4 – Review: review steps 1 to 3 and your commitment to compliance regularly, to ensure that your business has an effective compliance culture. Some businesses review their compliance efforts on an annual basis, others review less frequently. There may be occasions when you should consider a review outside the regular cycle, such as when taking over another business or if you are subject to a competition law investigation. 29
Compliance monitoren • Periodieke trainingen – Effect van training = ca. 6 maanden
• Belang van ‘embedding’ in de organisatie – Risico teams identificeren – Team leader verantwoordelijkheid voor periodieke tour de table (‘compliance champion’) – Schriftelijke rapportering naar Legal/Compliance Officer
30
Compliance monitoren • Periodieke audits, bijv. – Jaarlijkse clean sheet voor deelname aan, en activiteiten van, ondernemingsverenigingen (register van verenigingen en vertegenwoordiger van de onderneming) – Geselecteerde mailbox searches
31
Wat bij inspectie? • ‘Dawn raid’ richtsnoeren – Vermijden van procedurele inbreuken – Vermijden substantiële inbreuken
32
Wat bij inspectie? • Vermijden van procedurele inbreuken – Geen of onvoldoende medewerking verlenen • Boetes op zich mogelijk • Verzwarende omstandigheid
– Verbreken van zegels • Cf. E.ON (2010): 38 M EUR
33
Wat bij inspectie? • Vermijden van substantiële inbreuken – Vragen van case team versus verklaringen – Geen zelfincriminatie
34
M inerv ast raat 5 • 19 30 ZAV EN TEM • T +32 ( 0) 2 275 00 75 • F +32 ( 0) 2 275 00 70 • w w w .co nt rast -l aw .be
