28-4-2015
Nieuw station
Kanaalweg 14 –B1
Amy Groskamp – Ten Have
Hoe heurt het eigenlijk? Richard Buijs Strategic Proposals NL
Hoe heurt het eigenlijk…
Wanneer wij Hollanders zeggen: we hebben een verschrikkelijken hekel aan étiquette, dan vindt iedereen hier dat heel gewoon. Eigenlijk zijn wij er heimelijk een beetje trotsch op.
Hoe heuren proposals….
“Hoe hoort het eigenlijk ....? vraagt men zich af en zo heel vaak handelt men maar lukraak, in de hoop, dat het zo wel kan.”
1
28-4-2015
Benchmarkmodel
Hoe heurt het eigenlijk?
2
PROCES
1
OUTPUT
TEAM 3
4
Richard Buijs Strategic Proposals NL
ORGANISATIE
RESOURCES 5
Hoe heurt het…
Proposalteam
Oplettend moeten wij zijn om gade te slaan welken indruk onze daden en woorden op anderen maken en tevens om te ontdekken of zich een gelegenheid voordoet, dat wij hulp, steun of bijstand kunnen verleenen.
Herkenbaar?
Zo heurt het!
“We hebben een tenderfabriek.”
“Dat moet het maar zijn.” “Waarom zou ik om hun hulp vragen voor dat?”
We winnen deals ondanks onze proposals...
“Lange nachten, koude pizza.” “Proposals? “Als we om tafel zitten met de klant Noodzakelijk kwaad.” praten we de deal wel weer recht.”
o De evolutie is duidelijk: van ad-hoc, naar tactisch, naar strategische Tenderdesk o Persoonlijke support van de directie o “We zijn er zeker van dat onze proposals altijd de beste zijn die de beoordelaars te zien krijgen.” o Duidelijke afspraken over service levels met de interne divisies o Een duidelijk business plan voor de Tenderdesk-functie, met specifieke, uitdagende verbeteractiviteiten o Geweldige feedback, vastgelegd en gedeeld o Successen vieren!
2
28-4-2015
Proposalteam
Hoe heurt het…
Training
Vul je score in
Van 1 tot 10
Niet iedereen is in staat iets belangwekkends te vertellen, maar de ware briefschrijver weet ook het weinig belangwekkende zoo smakelijk aan te kleeden, dat het lezen een genoegen is. Een schitterende, vlotte of geestige stijl is een gave, die niet iedereen bezit, maar een verzorgde stijl kan ieder, die wil zich eigen maken.
Herkenbaar?
Zo heurt het!
“Sta op als je ooit een proposaltraining hebt gehad...” “Op deze manier hebben we het altijd gedaan.” “Zij is een fantastische adviseur. Daarom zal ze ook wel goed kunnen schrijven.”
“Wij stellen onze eigen proposal best practices vast.”
“Winst of verlies, er staat weinig druk op de proposalafdeling.” “Certificeren? Sorry, te druk met het maken van proposals…”
Training
o Een duidelijke beschrijving van vaardigheden – wie heeft wat nodig o Iedereen die aan het proposal meewerkt heeft gepaste training gehad o Alle proposal professionals studeren voor APMP-certificering (en niet alleen voor het Foundation-examen) o Training: een doorlopend proces, niet een eenmalig initiatief o Een alomvattend trainingsprogramma, bijv. relaties ontwikkelen, onderhandeling, bewustzijn van inkoopprocessen, presentaties
Hoe heurt het…
Kwalificatie
Vul je score in
Van 1 tot 10
Waar het gaat om het verwachten van belangstelling bij anderen voor onze aangelegenheden, zullen wij verstandig doen steeds voor oogen te houden, dat anderen gewoonlijk veel minder echte belangstelling koesteren voor het geen ons betreft, dan wij veronderstellen.
3
28-4-2015
Herkenbaar? “Er staat een pot goud aan het eind van iedere regenboog.”
“Zullen we… zullen we niet?”
Zo heurt het! “We moeten aanbieden, het is strategisch.”
“Ik krijg ze maar niet te spreken.” “Ik weet dat ik heb toegezegd te helpen – maar ik heb nu even geen resources meer …”
“We hadden het toch nooit gewonnen!” “Zo gaan we natuurlijk nooit marge maken!”
Kwalificatie
o Een duidelijk, robuust, tijdig, objectief kwalificatieproces o Eenvoudig, makkelijk te onthouden, relevante criteria o ‘Actieve kwalificatie’ – gericht op kansen vergroten o Deals zijn gediskwalificeerd, totdat ze gekwalificeerd worden o Een ‘go’-beslissing biedt zekerheid over resources & persoonlijk commitment o ‘No go’ betekent ‘stoppen’: geen ongeautoriseerde proposals o Data over deals uit het verleden wordt gebruikt bij de kwalificatiebeslissing
Hoe heurt het…
Reviews & Approvals
Vul je score in
Van 1 tot 10
Score
Oplettend moeten wij zijn om gade te slaan welken indruk onze daden en woorden op anderen maken en tevens om te ontdekken of zich een gelegenheid voordoet, dat wij hulp, steun of bijstand kunnen verleenen.
Zo heurt het!
“Ik wil je aantekeningen graag voor morgen 08.00u terug – inderdaad, voor alle 475 pagina’s.”
“Geweldige ingevingen, voor last-minute paniek.”
“Er staat een typefoutje op bladzijde 27.”
“Kom vanmiddag even bij ons Red Team zitten.” “Hebben we dat echt gezegd in ons proposal?”
o Vroege review van je content storyboard o Expertise en een proces voor een objectieve ‘peer review’ o Juiste interne managementsturing, duidelijk gedefinieerd en op het juiste moment o Taalgebruik dat duidelijk is voor de deelnemers (als het een ‘peer review’ is, noem het dan ook ‘Peer review’!) o Review teams hebben relevante achtergrond: inkoop & proposals, niet alleen commercieel en technisch o Duidelijke mechanismen om feedback te verzamelen en te prioriteren o “Doen we genoeg”, maar ook “Wat zijn de risico’s , als we winnen?” o Getrainde deelnemers
4
28-4-2015
Reviews & Approvals
Hoe heurt het…
Design & Productie
Vul je score in
Van 1 tot 10
Herkenbaar?
Het zijn goede manieren en een goed voorkomen, die tezamen een gunstigen indruk omtrent onze persoon teweeg brengen bij anderen.
Zo heurt het!
“Wat een volle pagina’s – leest iemand dit nog?” “Proposal design? Nee. Wij zijn van marketing.” “Je kunt die files toch op USB zetten.” “Bidmanager functie-eisen: Gecertificeerd printer monteur.”
“Een afbeelding zegt meer dan duizend woorden” “Doe de mappen anders maar in die chipsdoos daar in de hoek.”
Design & Productie
o o o o
Nette neutrale verpakking Professioneel ingebonden & hoge printkwaliteit Voorzien van klantspecifieke titelpagina (en achterblad?) Eerste indruk • Makkelijk te evalueren & te navigeren • Professioneel • Duidelijke boodschap
Hoe heurt het…
Beantwoording
Vul je score in
Van 1 tot 10
Bij het beantwoorden van vragen zij men vóór alles duidelijk en kort en vermijde alles wat niet rechtstreeks te maken heeft met de vraag.
5
28-4-2015
Herkenbaar?
Zo heurt het!
“Projectmanagement? Simpel. Strategie? Dat kan ik in mijn slaap nog bedenken. Schrijven? Mijn boek komt volgende week uit. Design? Een paar van mijn ontwerpen hangen in het Rijksmuseum. Document vaardigheden? Onverslaanbaar. Bescheiden? Vanzelfsprekend.”
“Schrijven? Ts, dat kan toch iedereen.”
o Robuuste, actuele, geweldig geschreven proposalcontent (tekst & afbeeldingen) o Alleen ‘3-sterren antwoorden’ o Proces voor nieuwe proposalcontent, met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden o Getraind op de laatste proposaltechnieken o Focus op het borgen van de verkoopboodschap en winthema’s in de beantwoording o Basis designkennis is aanwezig o Versiebeheer door documentmanager o ‘Doe-het-zelf’-hulp voor kleinere opportunities
“Ik maak nooi fouten bij het poeflezen van proposals.”
Beantwoording
Hoe heurt het…
Strategie & Content Design
Vul je score in
Van 1 tot 10
Herkenbaar? “Ik, ik, ik, ik, ik…en nog eens iets….ik.”
“Het gaat toch alleen maar om de prijs.”
De dooddoener, dat men heden ten dage zoo snel leeft, is een weinig steekhoudend argument voor een leege conversatie.
Zo heurt het! “OK, schrijven maar!”
“Ik weet niet zeker wie er nog meer aanbieden.” “Plak er anders maar een
“Het was compleet en foutloos. verhaal van hun website in.” Waarom hebben we niet gewonnen?” “Wat hebben we de vorige keer ook alweer gezegd?”
o Creatieve, gefaciliteerde winstrategie - workshops rondom de ‘3 Cs’ o Een onweerstaanbaar verhaal – “Waarom wij, waarom niet zij?” met 3 of 4 duidelijke thema’s, die in alle communicatie richting de klant en in het proposal terugkomen o Creatieve, gefaciliteerde content design-sessies om inhoud te ontwerpen, voordat je gaat schrijven o Onweerstaanbare, goed gestructureerde managementsamenvattingen – creëren empathie en overtuigen de beoordelaars dat jullie proposal waarschijnlijk de beste is
6
28-4-2015
Strategie &Content design
Hoe heurt het niet…
Vul je score in
Van 1 tot 10
Er zijn vrouwen (en ook mannen!) die zich de grootste moeite getroosten voor correcte kleeding, gestyleerd personeel en verzorgde uitspraak en een keurig verzorgd interieur. Hebben zij dit alles met veel inspanning bereikt, dan verkeeren zij veelal in de meening dat zij behooren tot de uitgelezen groep waarop de étiquette niets zou kunnen aanmerken.
Arrogantie
Nr. 1 reden voor verlies…
A Minus 1 van het totaal
Ad-hoc
Wat is je
score?
Tactisch
Strategisch
Geen offertesupport
Proposal-fabriek
“Centre of Excellence”
Focus: “als er maar iets uitgaat”
Re-actief Focus: “een compleet document” Op alles inschrijven Frustratie en stress
Professionele proposalmanagers en -schrijvers Focus: “een onderscheidend en overtuigend proposal” Een robuust proces Uitstekende feedback
Sales gebonden aan kantoor
7
28-4-2015
Hoe heurt het… Herkenning en erkenning van de resources en vaardigheden die nodig zijn voor succesvol bid- & proposalmanagement Bids en proposals – een professionele carrière
Als gij afscheid neemt, onverschillig waar of van wie(n), wees dan geen kleefpleister!
8
