Hoe gaan wij op HBL om met de persoonsgegevens? mei 2011
In dit stuk is vastgelegd op welke manier wij omgaan met persoonsgegevens. Die manier wordt gestuurd door het vermelde in het ‘Privacyreglement leerlinggegevens’. De fasen waarin we omgaan met informatie kunnen we onderscheiden in binnenkomen / verwerken/ genereren / verstrekken.
Binnenkomen 1. Aanmeldingsformulier NAW /BSN Persoonlijke gegevens ouder(s) Persoonlijke gegevens leerlingen 2. Informatie van de basisschool/andere school Advies Beoordeling (gedrag etc.) Uitslag toets Cijferlijst 3. Ouderbijdrageformulier Inkomen van de ouders in categorieën Bank-/girorekeningnummer Toestemming jaarlijkse automatische incasso 4. BRON/Uittreksel bevolkingsregister Afwijkingen van onze gegevens gerelateerd aan het gemeenteregister Officiële gegevens zoals vastgelegd in gemeentelijke basisadministratie 5. Emailadressen via LyceumNieuws 6. Beelden bewakingscamera’s
Verwerken 1. Gegevens aanmeldingsformulier Worden allemaal verwerkt in LVS (digitaal) o Daarvandaan export naar: Roostermakers (naam, klas, leerlingnummer) Leerlingensite/Blios (naam, klas, geb.datum) Aura (bibliotheek)(NAW-gegevens) Cultuurkaart (NAW-gegevens) Worden fysiek opgeslagen in leerlingdossiers o Hoofdossier o Mentormap Zorgteam doet vanuit de aanmeldingsformulieren aan eigen fysieke dossiervorming. 2. Info basisschool/andere school Opgeslagen in Hoofddossier/Mentormap Opgeslagen in LVS Zorgteam doet aan eigen dossiervorming 3. Info ouderbijdrage Rekeningnummers en namen komen in een bestand en worden op school bewaard. Daarna via OSG aangeboden aan de Rabobank voor het uitvoeren van de incasso’s. 1
4. Info BRON / Uittreksel bevolkingsregister Wordt verwerkt in LVS 5. Emailadressen Komen in een mailinglist voor het LyceumNieuws en kunnen worden getransporteerd naar een excellbestand voor andere mailings. 6. Beelden bewakingscamera’s worden niet langer dan 24 uur bewaard, tenzij de beelden nodig zijn om geconstateerde incidenten af te handelen.
Genereren 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Cijfers: Verwerking in LVS, daarvandaan in Hoofddossier Adviezen: Verwerkt in hoofddossier en in LVS; verzamelstaten Correspondentie: verwerkt in hoofddossier Zorg: dyslexieverslagen, rapporten, behandelingsplannen, etc. worden opgeslagen in het hoofddossier, in het LVS, in dossiers van het Zorgteam Notulen rapportvergadering: Worden verwerkt in Hoofddossier, LVS, en mentormap. Examenwerk: Opgeslagen in het Archief Foto’s: geplaatst op de leerlingenwebsite/ Schoolgids ELO: bestanden, berichten in persoonlijke bestandsomgeving; Roosters LyceumNieuws, berichten op de website, Schoolgids Filmbeelden in het kader van coaching
Verstrekken 1. Gegevens aanmeldingsformulier in LVS, toegankelijk voor: docenten secretariaat roostermakers zorg afdelingsleiders directie conciërges mentoren applicatiebeheer GGD Wat is zichtbaar: Voor alle medewerkers via een login: NAW personeel NAW alle leerlingen+klas+mentor+foto+vakkenpakketten via de leerlingenkaart rooster van alle leerlingen Voor docenten/afdelingsleiders/directie/mentoren: resultaten van gekoppelde leerlingen Voor afdelingsleiders/directie/mentoren/conciërges: absentie van gekoppelde leerlingen Voor de zorg: Zorgkwadrant (nog zeer beperkt) Voor mentoren: zorgkwadrant van gekoppelde leerlingen (beperkt en nu nog niet beschikbaar) Voor het secretariaat: 2
resultaten van gekoppelde leerlingen Voor applicatiebeheer: Alles Gegevens LVS zijn ook in het webportaal beschikbaar. Dit is toegankelijk voor leerlingen met een login (ook via BLIOS met een login) en voor ouders indien de leerling de login met hen deelt. Wat is zichtbaar: eigen cijfers eigen absentie eigen NAW + foto NAW gegevens klasgenoten/stamgroepen + foto rooster (binnenkort) Bepaalde gegevens uit het LVS zijn ook zichtbaar via de leerlingensite: Toegankelijk voor: iedereen Wat is zichtbaar: Naam en klasgegevens op de leerlingensite voor aanmelden voor LyceumNieuws Bepaalde gegevens uit het LVS zijn ook van alle leerlingen zichtbaar via AURA. Toegankelijk voor medewerkers mediatheek Wat is zichtbaar: naam, adres, telefoonnummer, klas. Bepaalde gegevens uit het LVS zijn ook van alle leerlingen zichtbaar via Cultuurkaart. Toegankelijk voor Cultuurkaart.nl Wat is zichtbaar: naam, adres, telefoonnummer, klas. Bepaalde gegevens uit het LVS worden beschikbaar gesteld aan de GGD voor het tweede klassen onderzoek: naam, adres, telefoonnummer, klas Bepaalde gegevens uit het LVS worden beschikbaar gesteld aan de Inspectie via het Verzuimloket naam, adres, telefoonnummer, klas Bepaalde gegevens uit het LVS worden beschikbaar gesteld aan de regionale pers in het kader van het eindexamen: naam en woonplaats van geslaagden. Bepaalde gegevens uit het LVS worden beschikbaar gesteld aan de reüniecommissie: NAWgegevens oud-leerlingen. Deze commissie maakt hiervan gebruik in het kader van schoolreünies of mailingen betreffende het Vor der Hake fonds. 2. Hoofddossier Toegankelijk voor: Directie Afdelingsleiders Mentoren Secretariaat Zorg Lln zelf Ouder(s)/verzorger(s) leerling Relevante info wordt gebruikt bij rapportvergaderingen.
3
3. Mentormap Toegankelijk voor: mentor Materiaal komt uiteindelijk weer gedeeltelijk terug in hoofddossier 4. Zorgteam Onbekende inhoud; onbekende ter handstelling 5. Mailinglist Wordt door EGG gebruikt voor verzending LyceumNieuws; door directie en afdelingsleiders voor mailings aan (individuele) ouders/verzorgers. 6. Blios Toegankelijk voor: Leerlingen en ouder(s)/verzorger(s) met een uniek wachtwoord.
7.
8.
9. 10. 11.
Na inloggen zichtbaar: Privé bestanden Gedeelde bestanden Roosters (voor iedereen alle roosters toegankelijk) Berichtenoptie Namen en leerlingnummers Cijfers Toegankelijk voor: Lesgevende docenten via LVS / verzamellijsten van alle leerlingen per afdeling Mentoren via LVS / verzamellijsten van alle leerlingen per afdeling Afdelingsleiders via LVS / verzamellijsten van alle leerlingen per afdeling Secretariaat via LVS / verzamellijsten van alle leerlingen per afdeling Applicatiebeheerders Leerlingen / ouder(s)/verzorger(s) zelf (alleen eigen cijfers) via webportaal en uitgedraaid rapport Aanleverende basisscholen: rapporten van individuele leerlingen uit 1e, 2e en 3e klassen worden minimaal 1x per jaar op verzoek toegestuurd. Aanleverende basisscholen: resultaten eerste rapport 1e klasleerlingen worden besproken tijdens de tafeltjesmiddag Opvolgende scholen: cijfers van leerlingen die de school verlaten worden opgestuurd ROC: in het kader van de Rutteregeling worden cijfers opgestuurd BRON: examencijfers Adviezen Toegankelijk in : Hoofddossier LVS Verzamelstaten Rapporten Webportaal Foto’s Toegankelijk voor iedereen via de website. Moodle Toegankelijk voor individuele leerling met uniek wachtwoord. Filmbeelden in het kader van coaching Alleen voor intern gebruik. Deze beelden dienen alleen ter coaching van de desbetreffende docent. Leerlingen van 16 jaar en ouder kunnen bezwaar maken en zich zodanig in het lokaal opstellen dat zij niet gefilmd worden. De beelden worden na het coachingstraject vernietigd.
4
Wet Bescherming Persoonsgegevens de VO-raad heeft een voorbeeld privacyreglement opgesteld waarin de WBP is verwerkt. Toetsing van het bovenstaande aan dit reglement, levert de volgende conclusies en aanbevelingen op: 1. Gegevens ouders op het aanmeldingsformulier: Op het aanmeldingsformulier moet duidelijk vermeld worden dat gegevens omtrent het beroep van de ouders uitsluitend gebruikt kunnen worden om ouders vanuit de school te benaderen. (Art. 4.i, privacyreglement) 2. Schoolfotograaf: incasso loopt in principe via automatische incasso van ouders zelf. In geval van wanbetalen loopt dit via de school: de fotograaf levert de rekeningen, de school verzendt de rekeningen. De adresgegevens worden niet aan de fotograaf verstrekt; het gaat niet om een vergoeding leermiddelen, maar om een vergoeding voor de foto’s. (Art. 19 vrijstellingsbesluit, art. 2.c). 3. Gegevensverstrekking via AURA: Valt onder het Vrijstellingsbesluit. Uitgezocht dient te worden of deze gegevens niet beperkt kunnen worden tot leerlingnummer en email-adres. (Art. 19 vrijstellingsbesluit, art. 2.b). e (Zie ook punt 6 hieronder, waarbij bibliotheekvrijwilligers vallen onder Art. 7, lid 2 privacyreglement, 4 aandachtsbolletje ). 4. Het verstrekken van gegevens op het aanmeldingsformulier moet bewust goedgekeurd worden. De volgende vraag moet op het inschrijvingsformulier opgenomen worden: Mogen uw adres en woonplaatsgegevens verwerkt worden op klassenlijsten die binnen de klas verspreid worden? Indien dit niet gewenst wordt, moet dat aangepast worden in het LVS. (Art 4 en 6, privacyreglement). Als een leerling 16 jaar wordt , kan hij tegen deze keuze (van de ouders) zelf bezwaar aantekenen. 5. De tafeltjesmiddag waarop de resultaten van de brugklasleerlingen besproken worden met de groep 8 leerkrachten heeft als doel de desbetreffende leerkrachten inzicht te geven in resultaten van hun adviezen. In dat kader is de verstrekking van gegevens in lijn met de WBP. (Art. 9.3 WBP). Er moet wel een overeenkomst met de bassischolen zijn ten einde te verzekeren dat de bedoelde verwerking uitsluitend geschiedt ten behoeve van de specifieke doeleinden. 6. Transparantie waarborgt de privacy. Vereist is dat duidelijk wordt aangegeven wie toegang hebben tot de persoonsgegevens. Daartoe dient een lijst aangelegd te worden met namen van toegestane personeelsleden/functionarissen (ook vrijwilligers). (Art. 7 privacyreglement) 7. Verantwoording afleggen over beveiliging en geheimhouding moet via de schoolgids en de website. Het moet voor ouders duidelijk zijn dat wij een passend beveiligingsniveau hanteren en op welke manier opgevraagde gegevens verwerkt worden. Een dergelijke tekst moet opgenomen worden in de schoolgids en op de website. (Art. 8 en 9 privacyreglement). Tevens dient op het inschrijvingsformulier vermeld te worden dat de school een leerlingenadministratie en een leerlingvolgsysteem bijhoudt en wat het doel hiervan is. 8. Op dit moment ontbreekt een gereguleerd reglement ten aanzien van persoonsgegevens. Daarom moet met ingang van het schooljaar 2011-2012 het ‘Privacyreglement leerlinggegevens’ ingevoerd te worden. 9. Foto’s die gemaakt worden van schoolevenementen en geplaatst worden op de website vallen onder een beperkt portretrecht. In de schoolgids moet de volgende tekst opgenomen worden: Als de afbeelding niet in opdracht van of ten behoeve van de afgebeelde persoon is gemaakt, is het portretrecht beperkt. De afgebeelde persoon kan zich dan alleen maar verzetten tegen publicatie (openbaarmaking), voor zover die persoon een redelijk belang heeft om zich daartegen te verzetten. De betrokkene meldt zich dan bij zijn afdelingsleider.
5
