Hírlevél
Fejlesztések és változások a „Precíz” Integrált Ügyviteli Információs rendszerben 2011. III. negyedév
2011. augusztus
Tartalom
Előszó ........................................................................................................... 3 Pénzügy modul - Elektronikus bank Banki átutalás átadása ................................................................................ 4 Számlázás modul - Készlet Készletnyitás tételes elszámolóáron ............................................................. 6 Számvitel / Pénzügy modul Számlaszám javítás ..................................................................................... 7 Számvitel / Pénzügy modul Kontírozási etikett ....................................................................................... 8 Pénzügy modul Előzetesen felszámított késedelmi kamat kimutatása ...................................14 Számvitel modul Főkönyvi könyvelés adatai NAV ellenőrzéshez .............................................16
I. számú melléklet......................................................................................19
2
Előszó
A tikkasztó kánikulai napok álmos délutánjai, amelyek még hajlamosak az emberből előcsalni a nyári szabadságolások kellemes utózöngéit, lassan a hátunk mögött maradnak, hogy a szeptember végleg visszazökkentsen a megszokott kerékvágásba, a normális munkarendbe. Így augusztus végén a Clean-Soft Kft. újabb Hírlevéllel jelentkezik, amelyben Ügyfelei elé tárja a Clean-Precíz Integrált Programcsomagban bekövetkező változásokat. Ezek a változások remélhetőleg hasznos eszközökké válnak Ügyfeleink munkavállalói kezében, amellyel megkönnyíthetik, felgyorsíthatják és optimalizálhatják munkafolyamataikat. Lássuk tehát, mik ezek az újdonságok! Első körben egy kis segítséget nyújtunk az elektronikus banki átutalások átadásával kapcsolatban: még egyszer kivesézzük az ismételt átadás témakörét, pontról pontra átbeszélve, hogy mikor melyik beállítást kell alkalmazni. A folyószámla analitikában az összepontozást (rendezést) megkönnyítendő bevezettük a csoportos számlaszám javítás lehetőségét, hogy egy mozdulattal több számlát is azonos számlaszámra rendezhessünk. A könyvelési bizonylatok tartalmi és formai követelményeit a Számviteli törvény szabályozza. A törvény értelmében minden könyvelési bizonylaton szerepelnie kell a kontírozásnak. Erre nyújtunk lehetőséget kontírozási etikett nyomtatása formájában, hogy akár visszamenőleg is megfelelő módon fölcímkézhessük bizonylatainkat. A késedelmi kamatkimutatások listáját kibővítettük az előzetesen felszámított késedelmi kamatterhelések listájával. Legvégül pedig azon kedves Ügyfeleink kedvében járunk, akiktől a Nemzeti Adó-, és Vámhivatal kér elektronikus formában könyvelési adatokat: a Clean-Precíz programmal beadásra kész anyagokat állíthatunk össze a NAV számára! Reméljük, sikerült Ügyfeleink kedvében járni, és a legújabb programváltozások, amelyek a programfrissítésekkel együtt tölthetőek le a weboldalunkról (http:// www.cleansoft.hu), hasznos megoldásoknak bizonyulnak.
A nyári utószezonra a Clean-Soft Kft. is szeretne kedveskedni Ügyfelei számára némi akcióval: a Clean-Precíz Controlling modult ajánljuk csak most betanítási áron. Akcióink részleteiről érdeklődjön Ügyfélszolgálatunkon (Tel.: 06-1-237-8070)!
3
Pénzügy modul - Elektronikus bank
Banki átutalás átadása A banki átutalások kapcsán gyakran visszatérő probléma, hogy a Clean-Precíz Pénzügy moduljából történő átadás után kiderül: ugyanarra a napra vannak még egyéb utalásra váró tételek, amelyek kimaradtak az „első körből”. Mi ilyenkor a teendő? A továbbiakban választ keresünk erre a kérdésre, és egyben átismételjük a X413 Banki átutalások átadása képernyő Ismételt átadásra vonatkozó paramétereit. A banki átutalás banki terminál számára történő átadása a banki átutalások készítési folyamatának legutolsó lépése. Megelőzi a banki átutalások számla alapján történő készítése és/vagy a számlához nem kapcsolható egyéb átutalások rögzítése.
Az X412 Banki átutalások karbantartása, lekérdezése képernyőn láthatjuk, hogy adott napon mely átutalások kerülnek elküldésre. Szintén ezen a képernyőn tekinthető meg, hogy adott átutalás teljesült-e már, azaz át lett-e adva (Átadva oszlopban szereplő dátum jelzi; ha nincs dátum, nem került még átadásra).
A már átadott utalás alapesetben nem módosítható. Ha mégis javítani szeretnénk rajta, a megfelelő átutaláson állva kattintsunk a bal felső sarokban található X gombra, ami törli az átadás dátumát (Átadva), így ismét módosíthatóvá válik az utalás. Utána azonban ne feledkezzünk meg az utalás átadásáról, nehogy a rossz átutalás kerüljön teljesítésre. Ha az előbbi módon javítunk egy, már átadott átutalást, a banki átutalások feladása menüpontnál az Ismételt átadást NEM KELL Igenre állítanunk. Hagyjuk Nem értéken, ugyanis a javított átutalás még át nem adott átutalásnak minősül. Ebben az esetben a program új átadási fájlt fog kreálni a még át nem adott átutalásokkal, a
4
korábbi átadási fájlt pedig törli. Az alábbiakban tekintsük át az Ismételt átadás mezőértékeit:
C
Nem: Alapbeállítás! Alapesetben olyan átutalásokat utalunk, amelyek még nincsenek átadva. Ha került már átadásra átutalás, és ezt a beállítást alkalmazzuk, akkor csak a még át nem vett átutalásokat adja át a program, az átutalásra kerülteket törli az átadási fájlból!
C
Igen: Csak a már átadott átutalások kerülnek át ismét (tehát ha az átutalások között szerepel még át nem vett tétel, azok nem kerülnek átadásra!). Például ha véletlenül töröltük az átadófájlt, ezzel a beállítással újra létrehozhatjuk az eredeti átadófájlunkat!
C
Minden: Szó szerint mindent átad a program: a még nem átadott, és a már átadott utalásokat. Figyelem! A program nem dupláz, tehát nem pluszban írja hozzá a már korábban átvett tételeket, hanem felülírja azokat!
Az utóbbi beállítást (Ismételt átadás: Minden) kell tehát használnunk abban az esetben, ha a programból már történt átadás (de a banki terminálba még nem adtuk át!), de utólag rájövünk, hogy még kimaradt néhány egyéb átutalás, és ezeket felrögzítve ismét át szeretnénk adni. Hadd menjen csak át minden! Abban az esetben, ha az átadási fájlt már a banki terminálba is betöltöttük—tehát ténylegesen megtörtént az átutalás! -, de vannak kimaradt utalások, akkor használjuk a „Nem” beállítást, hogy csak a még át nem adott utalások kerüljenek az új átadófájlba.
5
Számlázás modul - Készlet
Készletnyitás tételes elszámoló áron Ügyfeleink kérésének eleget téve bevezettük a rendszerbe a tételenkénti elszámoló áron történő nyitást. Ezáltal az előző és a következő évi költségadataink tételenkénti elszámoló áron könnyedén összeegyeztethetők.
Egy új rendszerváltozót kell fölvinni a Számlázás modulba. Az 1. Törzsadatok / 1. Törzsadatok karbantartása / 9. Rendszerparaméterek karbantartása menüpontot válaszszuk ki! A P119 Rendszerparaméterek karbantartása képernyőn a jobb alsó sarokban lévő szürke színű Rendszerváltozók gombra kattintsunk! A Változók képernyő bal oldalán válasszuk ki ismét a Rendszerváltozókat (tegyünk mellé egy pöttyöt!), majd a négyzetrácsos részbe bármelyik változóra duplán rákattintva jelenítsük meg a Változó karbantartása képernyőt! Töröljük ki a Változó neve mezőt, és írjuk be a következőt: EGYSARON_NYIT Az Egyéb adat mezőbe egy nagy i betűt vigyünk föl, majd az OK gombbal rögzítsük a változót! A rendszerváltozó beállítása után újra kell indítani a programot, hogy életbe lépjen a változó! A program újraindítása után pedig újra kell nyitni az évet a raktári kivonat alapján!
6
Számvitel modul / Pénzügy modul
Számlaszám javítás Az F24 Folyószámla analitika képernyő 6-os gombja kiegészült egy új funkcióval. A továbbiakban is a könyvelési tételek rendezésére szolgál, de számlaszám „nemegyezőség” esetén lehetőséget ad a kijelölt tételek közös számlaszámra történő átírására.
A kijelölés után a 6-os gombra kattintva
megjelenik az F242 Számlaszám/
Alapbizonylat módosítása képernyő, ahol az Új számlaszám mező kitöltésével az általunk kívánt számlaszámot megadhatjuk. A rögzítés gombra kattintva a Számlaszám oszlopban is megjelenik az új számlaszám (mindkét kijelölt tételnél), így az összepontozás megtörténhet.
7
Számvitel modul / Pénzügy modul
Kontírozási etikett A Számviteli törvény 167. §-a a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei közt szerepelteti az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozást. Ennek értelmében a könyvelési bizonylatokon fel kell tüntetni a kontírozást. A Clean-Soft Kft. korábban már lehetőséget biztosított arra Ügyfelei számára, hogy a kimenő számlák esetében a számlamásolatokra a program automatikusan rányomtatja a könyvelést érintő főkönyvi számlákat és a felelős könyvelő személyét (2010 I. negyedéves Hírlevél, 10. oldal: Kontírozási adatok - közkívánatra!). Azonban visszamenőleg a korábbi kimenő számlák másolataira, illetve a bejövő számlákra, a banki bizonylatokra és minden egyéb más könyvelési bizonylatra is rá kell kerülnie a törvény értelmében az érintett főkönyvi számlahivatkozásnak. Erre nyújtunk most lehetőséget a Clean-Precíz programjában kontírozási etikett címkézése révén. Jelenleg a programunk az APPLI 1273-as címkéhez van optimalizálva, de érdemes kipróbálni más paraméterű, normál jellegű címkével is! Töltsük le a Clean-Soft Kft weboldaláról (http://www.cleansoft.hu) az Aktuális frissítések menüpontban található Kontírozási etikett csomagot! Ez egy önkicsomagoló exe fájl, amit a programfrissítésekhez hasonló módon és helyre, a CLEANSYS mappába kell kitömöríteni. Ha kontírozási etikettet szeretnénk a program segítségével készíteni, először létre kell hoznunk egy „jelentést”. Az etikett kezelésére külön „formot”, azaz képernyőt készítettek a Clean-Soft Kft. munkatársai, amit jelentésként tudunk a rendszerbe integrálni - ezáltal máskor is könnyedén és gyorsan előhívható. Teendőnk a következő: Lépjünk be a Számvitel vagy a Pénzügy modulba, és válasszuk ki a 1. Törzsadatok / 1. Törzsadatok karbantartása / 0. Kódszótár karbantartása menüpontot. A P110 Kódtár karbantartása képernyőn a Kódcsoport mezőbe írjuk be: JELENTÉSEK A képernyő négyzetrácsos részébe kattintsunk duplán. A P1101 Kód karbantartása képernyő Kód mezőjében állva nyomjunk F2 gombot a billentyűzeten. A Megnevezéshez vigyük be: Kontírozási etikett Az Egyéb adat mezőben pedig tallózzuk ki a Fájl szótár gomb (jobb oldali … gomb) se8
gítségével a CS_ETIKETT.SCX fájlt (ez lesz az új képernyőnk). Célszerű az elérési útvonal elejéről kiszedni az esetleges betűjelzést és a kettőspontot abban az esetben, ha hálózatról dolgozunk, és mások is hozzá szeretnének férni a jelentéshez egy másik gépről (mások gépén a szerverhez nem biztos, hogy ugyanaz a betűjel van hozzárendelve, mint a miénkhez). Ha egyedül használjuk a jelentést, illetve nem szerveren van a program, akkor nem szükséges ezzel foglalkoznunk. Az OK gombbal rögzítsük az új jelentésünket. Ha ezzel megvagyunk, térjünk vissza a főmenübe. Ha a jövőben kontírozási etikettet szeretnénk készíteni, az előbbi procedúrát már nem kell végigcsinálnunk. Mi a teendőnk akkor? Válasszuk ki a 7. Szerviz menüpontot. Láthatjuk, hogy a 6. Jelentések menüpont el van határolva a többi szerviz lehetőségtől. Ez azt jelzi, hogy míg a többi szerviz funkcióhoz csak a szervizelést végző személy tartózkodhat az állományban, addig a Jelentések menüpont bármikor elindítható. Válasszuk tehát ki a 6. Jelentések menüpontot.
Az F76 Üzleti jelentések képernyőn, ha még nem használtunk korábban jelentést, akkor csak az előbbiek alapján definiált Kontírozási etikettet fogjuk találni. Kattintsunk duplán erre az etikettre. Ezután megjelenik az új képernyőnk!
A „Clean-Precíz” Kontírozási etikett xls tábla készítése képernyő, amint a neve is mutatja, egy Excel fájlt fog generálni a megadott paraméterek alapján a könyvelési tételeinkből. Erre az Excel fájlra azért van szükségünk, mert a Microsoft Word etikettező prog9
ramrészének szüksége lesz egy adatbázisra, amelyből szedi az adatokat. Tulajdonképpen nekünk, a Felhasználónak az Excellel nem lesz dolgunk, a Microsoft Word program fogja használni helyettünk! A képernyőn az Időszak, a Napló(tól/-ig) és a Bizonylatszám intervallumok a kívánt bizonylatok - amiknek a kontírozását etiketten szeretnénk látni - beazonosítására szolgálnak. A Sorok száma az egy etikettre kiírásra kerülő kontírtételek számát jelenti. Egy etikettre maximálisan 19 kontírtétel fér ki. Alapbeállításban a mező értéke 19. Ezt nem is kell változtatnunk, csak abban az esetben, ha a cégünk neve - ami szintén kiírásra került az etikettre -, nagyon hosszú. Alapvetően két sorban fér ki a cégnév. Ha két sornál hoszszabb a cég neve, akkor kell a Sorok számán változtatni, például 3 soros név esetén 18ra, 4 soros név esetén 17-re, és így tovább! Szintén behatárolt az etikettekre nyomtatható tételek száma. Jelenleg egy bizonylathoz 19 etikettet képes a program kinyomtatni. Könnyen kiszámolható, hogy maximum 19x19, azaz 361 különböző főkönyvi számot tartalmazó bizonylatot tudunk „etikettezni” (ennél több etikettet nem valószínű, hogy valaki ráragaszt egyetlen bizonylatra). Az egy bizonylathoz tartozó etiketteket pedig folyamatos sorszámozással követjük nyomon, amit az etiketten szereplő év, napló/ bizonylatszám/(etikettsorszám) jelöl (lásd: kép fönt!). A Gyűjtés menüpontban kiválasztható Főkönyvi szám / Partner a főkönyvi számra és partnerre csoportosít úgy, hogy ha ugyanahhoz a főkönyvi számhoz és partnerhez több tétel is szerepel a könyvelési bizonylaton, nem írja ki annyiszor, hanem mindössze egyszer szerepel az etiketten. Azonban még így is előfordulhat, hogy valakinek 361-nél több különböző tétel szerepel egy bizonylaton. Ha a Gyűjtés menüpontnál a Főkönyvi számot választjuk ki, akkor a partnert már nem veszi figyelembe, csak a különböző főkönyvi számokat, így a kontírozási tételeink mennyisége drasztikusan csökkenhet (a partner kódja így már nem fog szerepelni a számlán, és a gyűjtésnél sem számol vele a program, egyszerűen csak az szerepel az etiketten, mely főkönyvi számokra történt könyvelés). Az Adatútvonalnál azt lehet beállítani, hová mentse le az Excel fájlt a program. Az Excelt majd a Microsoft Word segítségével fogjuk megnyitni, hogy abból olvassuk be az adatokat a Word-be. Lássuk, ez hogyan is történik! A \CLEANSYS\CSETIKETT mappában találunk egy CS_Kontiretikett.doc nevű fájlt. Kattintsunk rá duplán, és ha van a számítógépünkön valamilyen Microsoft Word program, akkor a számítógép meg fogja nyitni. Az első, amit tapasztalni fogunk, egy programüzenet lesz: 10
Nem kell megijednünk tőle. A Microsoft Word-be több kényelmi lehetőség is be van építve, ezek közül az egyik, hogy elmenti az adatbázis forrást, amiből az adatokat szedi, és a dokumentumunk újranyitásakor felajánlja, hogy „beszippantja” az adatokat az eredeti forrásból. Nekünk azonban más a forrásunk, így válasszuk a Nem gombot. Ennek hatására megjelennek az etikettjeink, de még rendkívül furcsán festenek (lásd: kép balra!). Ezt láthatjuk 90 fokkal elforgatva, ráadásul többedmagával. Aki otthonosan mozog a Microsoft Word körlevél készítési tematikájában, az már látott, sőt, maga is „gyártott” már hasonlót, és valószínűleg kitalálja, hogy mi fog következni. Aki még nem, az a továbbiakban megtanulhatja. Fontos, hogy a sorok közé még véletlenül se üssünk be se egy betűt, se más karaktert, entert vagy egyebet. Ha ez megtörténne, inkább lépjünk ki a dokumentumból mentés nélkül, és töltsük be újra! A Microsoft Word felső menüpontjában válasszuk ki a Levelezést, az almenüjében pedig a Címzettek kiválasztását. A kinyíló panelen pedig kattintsunk a Meglévő lista használata... menüpontra.
Tallózzuk ki az előzőekben a Clean-Precíz programjával generált Excel fájlunkat, és kattintsunk a Megnyitás gombra. A megjelenő Táblaválasztás képernyőn kattintsunk az OK gombra (ha mindössze egyetlen táblát látunk a képernyőn). Látszólag nem tapasztalunk ezután semmi változást a Word dokumentumunkban, valójában azonban a program beolvasta az Excelben talált kontírozási tételeket a Word dokumentum megfelelő mezőibe. Kattintsunk az Eredmény megjelenítése menüpontra, és rögtön láthatjuk a kontírozási etiketteket adatokkal feltöltve.
11
A befejezéshez kattintsunk a Befejezés és egyesítés, azután a Dokumentumok szerkesztése külön… menüpontra. Az ezután megjelenő Egyesítés új dokumentumba képernyőn válasszuk ki a Mind menüpontot, majd kattintsunk az OK gombra. Ennek eredményeképp egy új Word dokumentum nyílik meg, immár csak a kontírozási adatokat tartalmazó etikettekkel.
Ezt a dokumentumot kedvünkre kinyomtathatjuk vagy akár el is menthetjük. Későbbiek folyamán, ha már gyakorlottabbak vagyunk, a CS_Kontiretikett dokumentumot az adatbetöltés után, a Befejezés és egyesítés menüpontnál akár egyből ki is nyomtathatjuk, ha a Dokumentumok nyomtatását választjuk. Ne felejtsünk el üres etikett lapot helyezni a nyomtatóba! A kinyomtatható etiketten látható a cégünk neve, a könyvelés éve, valamint a napló/ bizonylatszám. Ezt követően pedig a főkönyvi számok kerülnek felsorolásra, amelyre a bizonylaton könyvelés történt annak megfelelően, hogy Tartozik vagy Követel oldalra könyveltünk rájuk. A folyószámlás főkönyvi számoknál, ha Főkönyvi szám / Partner gyűjtést választottunk, megtaláljuk - kötőjellel elválasztva - a partner kódját. Ha a Főkönyvi szám gyűjtés van kiválasztva, értelemszerűen csak a főkönyvi számokat fogjuk az etiketten látni.
Az etikett nyomtatás után a papír alapú bizonylatokra ráragasztható. 12
Etikett nyomtatás korai Word alkalmazással. Az üzleti életben gyakran fordul elő, hogy a számviteli feladatokhoz nem a legkorszerűbb számítástechnikai eszközöket és irodai szoftvereket alkalmazzák, hiszen a legtöbb esetben a feladatok erőforrásigényeit bőven kielégítik a 5-6 éves Celeron processzoros XP operációs rendszerű masinák. Hasonlóan az alapvető levelezési feladatokhoz is elegendő lehet egy korai Microsoft Office csomag… Sajnos bizonyos funkciók ezeken a régi őskövületeken már nem vagy csak korlátozottan használhatók, hiszen egy 5 generációval ezelőtti programcsomag honnan is tudná napjaink igényeit? Az MS Office csomagnál a 97-ről a 2000/2003-ra történő váltáskor találkozhattunk először a napjainkban is ismert (és az előzőekben bemutatott) körlevélkészítési módszerrel. A Word 97-ben azonban még nem volt külön „Levelezés” menü, akkor az Eszközök csoportból kellett kiválasztanunk a Körlevél funkciót. A bennünket érdeklő meglévő adatforrást használó körlevélkészítést kicsit eldugták a fejlesztők:
C
Válasszuk a Létrehozás / Aktív ablak parancsot (feltéve, hogy előtte már betöltöttük a szükséges CS_Kontiretikett.doc állományt)
C
Az Adatforrás / Adatok / Adatforrás megnyitása paranccsal jelöljük ki a Precízben készített Excel állományt! A Teljes számolótáblát kell kijelölni.
C
Végül válasszuk az Egyesítés / Egyesítés új dokumentumba parancsot. Ekkor létrejön egy új nyomtatható dokumentum, melyben az adatmező-adat feltöltés megtörtént!
13
Pénzügy modul
Előzetesen felszámított késedelmi kamat kimutatása Késedelmi kamat a késedelembe esett számlák kiegyenlítése után számolható, de Ügyfeleink kérésének eleget téve a késedelmi kamatkimutatásoknál most lehetőséget biztosítunk előzetesen felszámított késedelmi kamat kiszámítására is. Az elmúlt két évben sokat változott a késedelmi kamatkimutatás a CLEAN-PRECÍZ rendszerében. 2009-ben lehetővé tettük Ügyfeleink számára a késedelmi kamat kulcsának partnerenkénti beállítását, valamint a jegybanki alapkamatok - az évközi változásoknak megfelelő kronológiával - automatikusan, egyetlen gombnyomásra kerülhessenek be az állományokba. 2010-ben kiterjesztettük a lekérdezést a devizás tételek késedelmes kiegyenlítésének kezelésére is, valamint többféle lista lekérését (partnerenkénti tételes, partner összesítő, tételes és tételes kamatsávokkal) tettük lehetővé. 2011-ben pedig bevezetjük az előzetesen felszámított késedelmi kamatterhelések listáját. Az X34 Késedelmi kamat terhelő levelek listázása képernyőre ennek megfelelően most négy új mező került fel.
Az Időszak (-tól/-ig) paraméter intervalluma segítséget nyújt nekünk abban, hogy mi határozhassuk meg, mely könyvelési időszakba eső számlákat vegyen be a lekérdezésbe a program. Így kontrollálhatjuk, hogy ugyanazok a számlák ne kerülhessenek még egyszer bele egy későbbi lekérdezésbe. 14
A Rendezett számláknál állíthatjuk be, hogy milyen késedelmi kamatot szeretnénk számolni:
C
Igen érték esetén a már megszokott késedelmi kamatlistánkat kapjuk, és a továbbiakban beállíthatjuk, mely kiegyenlítésekkel foglalkozzon (Kiegyenlítés dátuma intervallum) a program.
C
Nem érték esetén előzetesen felszámított késedelmi kamatot számol a program, amely esetben meg kell adnunk a pénzügyi teljesítési napot (Számítási banknap), amihez képest számítja ki a program az előzetes késedelmi kamatot.
15
Számvitel modul
Főkönyvi könyvelés adatai NAV ellenőrzéshez A NAV, azaz a Nemzeti Adó– és Vámhivatal informatikai eszközzel támogatott ellenőrzéshez elektronikus formában kérheti a főkönyvi könyvelési adatokat. Ennek során a főkönyvi számlatükörrel megtámogatva az alábbi kötelező forgalmi adatokat kell szolgáltatni neki:
C C C C C C
Főkönyvi számla száma és megnevezése (utóbbi lehet a számlatükör része) Teljesítés dátuma Bizonylat száma Szöveg, megjegyzés a gazdasági eseményről Tartozik, követel forgalmi értékek forintban (devizában is) Ellenszámla száma
Az opcionális vagy választható adatok pedig a következők:
C C C
Bizonylat kelte Napló neve és/vagy kódja Partnerek kódja, neve és adószáma
Szeretnénk az ilyen ellenőrzésekhez segítséget nyújtani abban, hogy a fenti információkat könnyen, a NAV-hoz egyből beadható formában ki tudják nyerni a CleanPrecíz rendszeréből. A NAV többféle fájlformátumot felsorol, amelyen beadhatóak az adatok, ezek közül mi - praktikussága miatt - a CSV formátumot támogatjuk. A Clean-Precíz ettől függetlenül Excelbe is leteszi az adatainkat, hogy akár mi magunk is ellenőrizhessük azokat. Töltsük le a Clean-Soft Kft weboldaláról (http://www.cleansoft.hu) az Aktuális frissítések menüpontban található Adatfeladás NAV ellenőrzéshez csomagot! Ez egy önkicsomagoló exe fájl, amit a programfrissítésekhez hasonló módon és helyre, a CLEANSYS mappába kell kitömöríteni. A Számvitel modulba belépve a 7. Szerviz / 5. Külső szerviz program futtatása menüpontot válasszuk ki! Ha azt az üzenetet kapjuk, hogy „A program csak kizárólagosan indítható!”, akkor keressük meg a 1. Törzsadatok / 1. Törzsadatok karbantartása / 9. Rendszerparaméterek karbantartása menüpontot, és az Aktív ügyintézők számát írjuk át 1-re.
16
Az F75 Külső prg futtatása képernyőn tallózzuk ki a /CLEANSYS/SERVICE mappában található nav_output.scx nevű formot! Form jellege miatt nem a szerviz programok között kell keresnünk: a tallózóban (Open képernyő) a Fájltípust állítsuk át Formra.
A megnyitás után megjelenik a ’’NAV’’ ellenőrzéshez adatfeladás képernyő, amin az Időszak, Napló és Bizonylatszám intervallumoknál behatárolhatjuk, mely adatokat szeretnénk feltüntetni az átadófájlunkban. A Fájl típusánál a NAV által elfogadott formátumok (CSV, DBase, txt) szerepelnek, kiegészítve az Excellel, ami önellenőrzéshez szolgál.
A futtatás során a C:\ meghajtón jön létre egy NAV_ATADAS nevű mappa, amelyben - bármely fájlformátumot válasszuk is ki - két fájl fog keletkezni. Az egyik a számlatükör, a másik pedig a főkönyvi könyvelési adatokat tartalmazó fájl. Mivel a formátumok - az Excellel ellentétben - nem tartalmaznak fejlécet, ezért valahol deklarálnunk 17
kell, mely mező milyen adatnak felel meg. Az I. számú mellékletben ezt részletesen kifejtjük, illetve a weboldalunkról (http:\\www.cleansoft.hu) letölthető önmagában ez a leírási dokumentum, amit a NAV-nak mellékelni kell a számlatükröt és a könyvelési adatokat tartalmazó fájlok mellé. A fájl neve a könnyebb beazonosíthatóság végett a cég nevéből, az adószámából és a könyvelés évéből tevődik össze. Az ellenőrzéshez minden évet külön adatállományban, a hozzá tartozó számlatükörrel kéri a hivatal. CD-n vagy DVD-n, két példányban kérik, kinyomtatott fájl listával, amely tartalmazza a dokumentumok megnevezését, tartalmát és a mentés dátumát.
18
I. számú melléklet A rekordleíró táblázatban használt rövidítések: Sz A mező sorszáma a rekordon belül Mezőnév A mező neve az adott rekordon belül Típus
A mező típusleírása ("típus(hossz)" formula)
Főkönyvi számlatükröt tartalmazó fájl (szlatukor) leírása : Sz 1 2
Mezőnév FOKSZLA NEV
Típus Character(9) Character(50)
Leírás Főkönyvi számla száma Főkönyvi számla megnevezése
Főkönyvi könyvelési adatokat tartalmazó fájl (karton) leírása: Sz
Mezőnév
Típus (hossz)
Leírás
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
NAPLO NAPLONEV EV KONYVHO BIZSZAM BTS MEGJ SZLASZAM ALAPBIZ TELJESITES KELT FOKSZLA FSZLANEV PARTKOD PARTNEV PADOSZAM TFORG
Character(3) Character(50) Character(4) Character(2) Character(10) Character(3) Character(50) Character(20) Character(20) Date(8) Date(8) Character(9) Character(50) Character(12) Character(110) Character(15) Numeric(16)
Könyvelési napló Könyvelési napló neve Könyvelés éve Könyvelési hó A könyvelési bizonylat száma A könyvelési bizonylat tétele Megjegyzés, szöveg Számlaszám Alapbizonylatszám Teljesítés ideje A könyvelési bizonylat kelte A főkönyvi számlaszám A főkönyvi számlaszám megnevezése A partner kódja A partner megnevezése A partner adószáma A könyvelési bizonylat tételének tartozik forgalma
18
KFORG
Numeric(16)
A könyvelési bizonylat tételének követel forgalma
19
DEVIZA
Character(3)
Devizanem
20
DTFORG
Numeric(16)
A könyvelési bizonylat tételének deviza tartozik forgalma
21
DKFORG
Numeric(16)
A könyvelési bizonylat tételének deviza követel forgalma
22
ELLENSZLA
Character(9)
Az ellenszámla száma
19
