HintScan web-software voor integriteit
Stichting Hoogland CustodeS
Probleemoriëntatie Probleemoriëntatie Probleemoriëntatie Probleemoriëntatie
Onderzoek Onderzoek Onderzoek Onderzoek
Oplossingsvoorstel Oplossingsvoorstel Oplossingsvoorstel Oplossingsvoorstel
Inhoud Web-software voor integriteit Toepassingen met de Hint Scan Workshops Welke ondersteuning biedt Stichting Hoogland CustodeS Zakelijke samenwerking Annex Technical Paper Veel gestelde vragen
Mens Mens Mens Mens
1 5 6 9 10 11 12
Uitvoering Uitvoering Uitvoering Uitvoering Management Management Management Management
Besluitvorming Besluitvorming Besluitvorming Besluitvorming
Organisatie Organisatie Organisatie Organisatie
Evaluatie Evaluatie Evaluatie Evaluatie onderhoud onderhoud onderhoud onderhoud
Web-software voor integriteit De HintScan is een instrument om beleid, uitvoering, risico’s en mogelijke misstanden rond integriteit in uw organisatie in kaart te brengen. Met deze software kunt u ook meningsvorming in de afdeling ondersteunen, zelfdiagnose uitvoeren in het MT of brainwriting structureren. De HintScan is een veelzijdig hulpmiddel bij de ontwikkeling van integriteitbeleid in de brede zin, zoals de wetgever dat in de Ambtenarenwet heeft geformuleerd.
De HintScan vragenlijst op internet inventariseert feiten en meningen betreffende het integriteitbeleid, hoe het beleid is vormgegeven in procedures en maatregelen, hoe beleid en procedures in de dagelijkse praktijk worden toegepast, en hoe dat wordt geëvalueerd door de betrokkenen: managers, leidinggevenden en medewerkers. De scan levert een inventarisatie van risico-punten en mogelijke misstanden in de organisatie. De software levert gedetailleerde rapportages, cijfers en tekst. De ingevoerde gegevens zijn niet toegankelijk voor andere gebruikers. Notities en teksten van respondenten worden anoniem gerapporteerd of op afdelingsniveau (en desgewenst op naam van de respondent). De kwantitatieve rapportages zijn anoniem. De HintScan gebruikt aparte vragenlijsten voor controllers, managers, medewerkers en voor specifieke groepen zoals leden van het College of de Raad. De vragenlijsten kunnen gemakkelijk aangepast worden. Iedere organisatie, ongeacht omvang of aard, kan met de HintScan een integriteit-doorlichting uitvoeren en de resultaten benutten om een verbetertraject op te stellen. De rapportage is goed bruikbaar voor de verplichte jaarlijkse integriteit-rapportage van gemeenten, provincies, waterschappen, politie en krijgsmacht. De ervaring leert dat het toepassen van de HintScan alle betrokkenen stimuleert tot een sterker moreel besef rond integriteit en professioneel handelen. De benadering van Stichting Hoogland CustodeS is overeenkomstig de wet, om integriteit te gebruiken ter versterking van het management en een beter functioneren van de organisatie. En niet in de eerste plaats op schuldigen aanwijzen of “boeven vangen”. De HintScan biedt u meer dan alleen inventarisatie en rapportage, namelijk ondersteuning en intensivering van belangrijke processen zoals: • zelfdiagnose van College en/of hoogste management; • bewustmakende discussie-meeting in alle teams; • verbeter-voorstellen interactief uitwerken en brainwriting; • benchmarking, systematisch vergelijken tussen afdelingen en van jaar op jaar; • management assessment, als basis voor management development. Het gebruiksgemak is een belangrijke reden om de HintScan toe te passen. Gemak voor de respondent, want de scan is altijd compleet, papieren of toelichting raken niet weg etc. Men kan op een zelfgekozen plaats en tijd de inventarisatie invullen, en afsluiten en later verder gaan, want het betreft een web-applicatie, waarbij men alleen een browser en inlog-code nodig heeft.
Eenvoudig voor de directie en de projectleider. Want of u nu 20 of 20.000 mensen betrekt bij de inventarisatie, de HintScan neemt u veel werk uit handen: opzetten van een vragenlijst, verschillende voorberichten sturen aan de betrokkenen, verzenden van de vragenlijst, de voortgang van respons monitoren (wie heeft niet gereageerd) en zonodig herinneren, de kwantitatieve verwerking van de antwoorden, en geordende kwalitatieve rapportages. De deelnemers krijgen automatisch toegang tot de scan om de vragenlijst in te vullen. Instellingen en gegevens kunnen bewaard worden als basis voor meting volgend jaar. De HintScan is zo ontworpen dat de projectleider hem zelf kan toepassen, zonder externe adviseur. De HintScan is voorzien van duidelijke documentatie. En al bij het basisprogramma Challenger is helpdeskondersteuning inbegrepen. Naast een gratis Informatie(lunch)seminar biedt Stichting Hoogland CustodeS ter voorbereiding open-inschrijving workshops aan over Integriteitbeleid en over Uitvoering van de HintScan. En in-company: Start-Up-workshop voor de projectgroep, een Informatie-meeting voor management/leidinggevenden, en een Kick-Off-meeting voor alle betrokkenen. U kunt ook ervoor kiezen om een adviseur van Stichting Hoogland CustodeS een grotere rol te geven. Dat werkt snel, effectief en zeker. Voor bijvoorbeeld projectplanning, voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de HintScan, rapportage en/of discussie-presentatie. De vragenlijst van de HintScan is ontwikkeld door de integriteit adviseurs Henk Bruning, mr Koos Hoogland en drs Johannes Wolffensperger van Stichting Hoogland CustodeS, in samenwerking met prof. dr. Damiaan Meuwissen. En met inbreng vanuit verschillende overheids- en non-profit-organisaties. De HintScan is geautomatiseerd door W&W Quality Software BV te Almere. De HintScan wordt aangeboden in verschillende versies, waarmee bijna elke organisatie een passende doorlichting kan uitvoeren:
feiten menin
ingen
• HintScan Challenger is al een complete webscan voor managers en controller(s). Simpel, gemakkelijk, niet storend; en toch complete rapportage. • Basis-pakket, max. 200 deelnemers (College, Raad, controller, managers en medewerkers), in-company Start-Up meeting Projectgroep en deelnemers-invoer door Stichting Hoogland CustodeS. Voor uitgebreide inventarisaties zonder complicerende opties. • Met de HintScan Professional krijgt u een inventarisatie-op-maat. Professional kunt u met diverse opties en aangepaste vragen passend maken voor uw behoefte. • Met Maatwerk is niet alleen het inventarisatie-project op maat, ook de software-functionaliteit is compleet overeenkomstig uw behoeften. Met eigen logo, huisstijl, vragenlijsten etc. Een visitekaartje voor ambitieuze organisaties. • Consultant-versie: instrument-op-naam, met demonstratie- en monitor-functionaliteit. Zie voor meer details de Specificaties en ‘Veel gestelde vragen’.
Meer... Na de HintScan besluit men gewoonlijk tot een aantal verbeter acties. Stichting Hoogland CustodeS kan voor u verschillende vervolg-activiteiten uitvoeren zoals: • Dilemma-training morele oordeelsvorming voor een team of afdeling; • Socratisch gesprek met het bestuur, • Coaching voor het hoger management, teambuilding, management development programma etc. Uw organisatie kan een abonnement op de HintScan nemen, om elk jaar van de applicatie gebruik te maken. Uw instellingen worden bewaard. Dat scheelt vervelend werk. Of een Onderhoudscontract Integriteit met specialistische Helpdesk, en (op verzoek) advies of training tegen gereduceerd tarief.
zelfdiagnose plannen
Toepassingen met de HintScan Inventarisatie en rapport. De HintScan ondersteunt u bij het inventariseren van de feiten en meningen over integriteit, bij de (voorlopige) rapportage, presentatie op discussie-bijeenkomst en eindrapportage: • Deelnemers geven hun mening (indidiueel of georganiseerd per afdeling), met aantekeningen en verbetervoorstellen. • De projectleider kan de voortgang van het invullen volgen, en mensen die traag reageren aanspreken. • De projectleider kan scores rapporteren en interpreteren en aantekeningen verwerken in een rapport, gespreksleidraad of presentatie. Het materiaal kan men afdrukken op papier of op een meeting tonen met een beamer. • De projectleider kan op basis van het materiaal de definitieve rapportage maken.
De HintScan heeft belangrijke extra functies: Zelfdiagnose In College, Raad en/of Managementteam kan men met de HintScan een intensieve zelfdiagnose uitvoeren in een consensus-meeting – vergelijkbaar met INK-positiebepaling. • Men vult ter plaatse steeds een onderdeel van de scan in, en bekijkt de gezamenlijke uitkomst via de beamer. • Men bepaalt de belangrijke gesprekspunten en onderzoekt die (zonder computers); • Deelnemers herzien eventueel hun scores en noteren toelichting/verbeter-suggesties. • Gespreksleider rapporteert het consensusresultaat. HintScan ondersteunt team-gesprek In alle afdelingen en teams gaat men ter plaatse de scan invullen, belangrijke antwoorden bespreken en conclusies trekken. U krijgt een compact en intensief bewustmakendproces, de snelkook-pan-benadering: • Deelnemers vullen steeds een deel van de vragenlijst in. • De gespreksleider stelt de belangrijke thema’s ter discussie, en legt zelf de discussieresultaten vast; iedereen kan meelezen, en zo nodig suggesties geven. • De projectleider rapporteert uitkomsten en conclusies. Plannen uitwerken en brainwriting Men kan de groep intensiever betrekken, doordat deelnemers tijdens de bijeenkomst prioriteiten stellen, en de geselecteerde verbeterideeën opschrijven/uitwerken: • Deelnemers kunnen tijdens een team-bijeenkomst elkaars aantekeningen lezen en erop reageren in de HintScan. Dit leidt tot meer diepgang en efficiëntie in het proces. • De projectleider kan deelnemers vragen hun opinie over een bepaald discussiepunt of standpunt nader toe te lichten – in een soort brainwriting-sessie. • De deelnemers lezen elkaars nieuwe inbreng via de beamer. • Tijdens de bijeenkomst worden verbeterpunten geprioriteerd/geselecteerd. • De inbrengers kunnen nog tijdens de meeting ‘hun eigen punten’ uitwerken tot ruwe verbeterplannen/(deel)projectplannen. Daar zijn ze dan meestal erg voor gemotiveerd. • Deze toepassing verbetert de kwaliteit en bespaart de projectleider veel tijd. Benchmarking, en Assessment voor coaching en Managementontwikkeling. • Meer informatie hierover vindt u bij de ‘Vaak gestelde vragen’. Uitvoerings-advies vindt de projectleider in de documentatie in de software.
Workshops Lunch Seminar HintScan Data op aanvraag Tijd: 11.30 tot 13.00u. Ontvangst vanaf 11.00 uur. Gratis informatiebijeenkomst waar doel en gebruik van de Hintscan worden besproken. Geïnteresseerden maken kennis met de software, en bespreken hun ideeën en vragen met andere geïnteresseerden en adviseurs. Kleine groep van max. 20 deelnemers. Gratis toegang, voorinschrijving gewenst i.v.m. lunch. Vergaderzaal Stichting Hoogland CustodeS, Baarn.
Workshop ‘Integriteitsbeleid en HintScan’
Informatie-bijeenkomst Bestemd voor managers/leidinggevenden/sleutelpersonen Datum in overleg. Duur: circa 2 uur. Maatwerk. In deze in-company bijeenkomst informeren opdrachtgevers en projectleider (met ondersteuning van de adviseur) de managers en leidinggevenden over de HintScan, en welke inbreng van de deelnemers verwacht wordt.
Bestemd voor portefeuillehouder, integriteitsambtenaar en projectleider Data op aanvraag. Tijd:13.30 tot 15.00u. Ontvangst vanaf 13.00 uur. In deze workshop ontwikkelt u uw eigen vragen en antwoorden rond integriteitbeleid, wat de HintScan precies oplevert, en wat het de organisatie ‘kost’. U doet veel nieuwe inzichten op, en u gaat naar huis met een (concept) beleidsnotitie met beslispunten. Kleine groep van max. 12 deelnemers. Vergaderzaal Stichting Hoogland CustodeS, Baarn.
Kick-Off meeting
Training ‘Uitvoering HintScan’
“Parkstaete” Amalialaan 41, 3743 KE Baarn Telefoon: 035 548 9000 Fax: 035 548 9009 E-mail:
[email protected] www.Hooglandcustodes.nl www.hintscan.nl
Bestemd voor projectgroep en andere betrokkenen Data op aanvraag. Tijd: 15.30 tot 17.00u. Ontvangst vanaf 15.00 uur. In deze workshop leert u de stappen in het proces van voorbereiding en uitvoering van de HintScan, wie daarin welke taken heeft, en hoe die kunnen worden uitgevoerd. U gaat naar huis met een (concept) projectplan en draaiboek. Kleine groep van max. 12 deelnemers. Cursusgeld inclusief toegang als testgebruiker tot de HintScan. Vergaderzaal Stichting Hoogland CustodeS, Baarn.
Start-Up Workshop Bestemd voor projectgroep en betrokkenen Datum in overleg. Duur: 5 à 8 uur. Maatwerk. In deze in-company workshop gaat de Projectgroep Hint Scan van start. Bij opening legt de opdrachtgever het plan uit, waarna de projectgroep de activiteiten gaat voorbereiden. De workshop sluit af met presentaties voor de opdrachtgever en een korte afstemming.
Groep tot 12 deelnemers, en korte participatie door “opdrachtgevers”.
Bestemd voor alle betrokkenen Datum in overleg. Duur: 1 à 3 uur. Maatwerk. In deze in-company bijeenkomst worden alle betrokkenen geïnformeerd over de HintScan, en welke inbreng van ieder verwacht wordt. Wij adviseren er een leuke, gevarieerde en boeiende bijeenkomst van te maken. In company. Maatwerk.
Meer informatie? Stichting Hoogland CustodeS
Participanten: W&W Quality Software BV: www.wwqs.nl Wolffensperger coaching, integriteit en kwaliteit Vraag ook de brochure Stichting Hoogland CustodeS-algemeen
ondersteuning
Welke ondersteuning biedt Stichting Hoogland CustodeS? Welke ondersteuning door Stichting Hoogland CustodeS kunt u als projectleider krijgen?
Vóór aanmelding 1. I nformeren en bezoeken potentiële opdrachtgever/adviseren/ondersteunen besluitvorming 2. O pen Workshop ‘Integriteitsbeleid en HintScan’ voor ambtenaar Integriteitsbeleid, portefeuillehouder integriteit e.d. 3. Open Training ‘Uitvoering HintScan’ voor projectleider en –groep en andere betrokkenen.
Na aanmelding 1. Nieuwe organisatie in de software ‘aanmaken’ en projectleider autoriseren. Vragenlijsten en alle relevante teksten beschikbaar stellen en desgewenst toelichten (standaard) 2. In-company Start-Up meeting voor de Projectgroep 3. In-company Informatie-bijeenkomst HintScan voor alle leidinggevenden 4. In-company Kick-Off meeting voor alle betrokkenen 5. Gewenste tekstwijzigingen in vragenlijsten bespreken en (laten) doorvoeren 6. Ondersteunen bij voorbereiding en uitvoering van een HintScan-project, speciaal: • Bericht uitnodiging aan deelnemers aanpassen (standaard) • Andere ‘publieke berichten en informaties’ in de HintScan aanpassen. 7. Invoeren deelnemers 8. Informatie+tekst voor leidinggevenden 9. Informatietekst als deel van toespraak door burgermeester/gemeentesecretaris op Kick Off bijeenkomst;
Tijdens uitvoering HintScan Projectleider krijgt inzicht in status van het inleveren door respondenten (standaard) en kan herinner-actie ondernemen.
Na uitvoering HintScan 1. Met de verzamelde gegevens de situatie beschrijven en analyseren. 2. Conclusies, aanbevelingen en presentatie helpen voorbereiden. 3. Discussie-bespreking met managers, leidinggevenden en sleutelfiguren helpen voorbereiden. 4. Rapportage (helpen) maken
Evaluatie en Follow-Up 1. Activiteiten uitvoeren, zoals dilemma trainingen. 2. E valueren resultaten en voorstellen doen voor vervolgacties, eventueel in het kader van ‘Onderhoudsplan Integriteit’. 3. Evalueren HintScan uitvoeringsproces en verbetervoorstellen doen voor volgend jaar.
Zakelijke samenwerking Voor adviesbureaus die de HintScan willen toepassen bij hun opdrachtgevers zijn er twee varianten.
‘Consultant versie’ Deze geeft de volgende voordelen: • De consultant heeft een werkomgeving die men voor demonstratiedoeleinden kan gebruiken. • De naam van consultant/bedijf staat op de voorpagina vermeld. • De consultant kan ‘mee-kijken’ c.q. als projectleider optreden in de versies die voor zijn klanten zijn aangeschaft.
‘Commerciële versie’ Deze versie bevat maatwerk aanpassingen zoals logo’s en huisstijl van de opdrachtgever, en geeft de volgende voordelen: • Het bureau heeft een versie met de uitstraling van de eigen organisatie. • Het bureau kan ‘mee-kijken’ c.q. als projectleider optreden in de versies die voor zijn klanten zijn aangeschaft • K lanten melden zich via het bureau aan • Het bureau ontvangt per kwartaal een rapportage over het gebruik. • Er kan maatwerk-functionaliteit worden ingebouwd.
10
Annex Technical Paper De HintScan is leverbaar sinds december 2005 en wordt continu uitgebreid en verbeterd op basis van reacties en commentaar van onze gebruikers. Hieronder vindt u de specificaties van de Challenger op dit moment. HintScan specificaties Type software: web-applicatie, projectleider en users gebruiken web-browser. Draadloos te gebruiken via UMTS, GPRS of HotSpot. Extra opties voor Maatwerk-versies. Oriëntatie: Algemeen/gemeenten. Optie: Sector-specifieke versie Aanmelding: Telefonisch+fax, of via web-aanmeldformulier. Operationeel: In overleg. Desgewenst kunt vrijwel direct starten. Aantal users: 20. Onbeperkt uit te breiden. 80 concurrent users in standaard server-configuratie. Optie: Simpel uit te breiden tot 250 concurrent users. Invoer users, autorisatie: Door of namens Projectleider klant, handmatig. Optie: Batch-invoer door Stichting Hoogland CustodeS. Uitnodiging aan deelnemers: De e-mail die gebruikers bij activering ontvangen, kan op maat gemaakt worden met een algemene en/of persoonlijke boodschap. Vragenlijsten: Controller en Manager. Optie: Vragenlijsten voor Medewerkers, Raadsleden. Standaard in Basispakket en Professional. Nieuwe vragenlijsten: Bijv. ‘Externe relaties’ of ‘Politie’ zijn snel in te bouwen. Vragen: Softwarematig ingebouwd. Optie: Vragen zijn gemakkelijk te vervangen of aan te passen. Rapportages, kwantitatief: Absolute cijfers en percentages per vraag over alle respondenten. Opties: Gemiddelden per categorie (managers en medewerkers); per afdeling; Absolute cijfers en percentages per afdeling. Rapportage over ratio’s en clusters vragen. Rapportages, kwalitatief: Alle antwoorden en opmerkingen, geordend. Al of niet op naam. Optie: Kwalitatieve rapportage per afdeling. Voortgang monitoren: De projectleider kan zien of een gebruiker wel of niet de Scan heeft ‘ingeleverd’. Export: Via Copy Ctrl+C en Paste Ctrl+V naar Word, Excel of SPSS. Documentatie: Website met publieke documenten, Documenten voor Projectleider, Info voor users. Info-seminar: 2-maandelijks Info-seminar. Opties Training etc.: In-company Start-Up-workshop (inbegrepen in Basispakket), Beleidsworkshop, Training uitvoering HintScan, Informatie-meeting en Kick-Off-meeting.
11
12
Veel gestelde vragen Topics en vragen zijn zo behandeld dat ze buiten verband gebruikt kunnen worden. Daardoor overlappen teksten elkaar soms.
Voor wie is de hintScan bestemd? Iedere organisatie, ongeacht omvang of aard, kan hiermee een op de organisatie toegesneden integriteitsdoorlichting uitvoeren en de resultaten analyseren om een verbetertraject op te stellen. Voor enkele sectoren heeft de wetgever bepaald dat er jaarlijks gerapporteerd moet worden over de situatie rond integriteit: gemeenten, provincies, waterschappen, politie en krijgsmacht. Doel van de hintscan De HintScan is bedoeld om snel en gemakkelijk een integriteitsinventarisatie uit te voeren, respondenten gebruiksgemak te bieden, en van de projectleider tijdrovend organisatie-, schrijf- en rekenwerk over te nemen. De HintScan draagt bij aan efficient werken bij vooraankondiging, gegevensverzameling, analyse, rapportage, voorbereiding presentatie en discussienotitie, verzamelen en uitwerken van verbeterplannen. Hintscan, waar komt dat vandaan? De naam HINTSCAN komt van Hoogland INTegriteit SCAN. De vragenlijst is ontwikkeld door Hoogland-adviseurs in samenwerking met hoogleraren en integriteitambtenaren. De webapplicatie is gebouwd door W&W Quality Software in Almere. Het instrument is getest in diverse organisaties. Stichting Hoogland CustodeS, wie zijn dat? Stichting Hoogland CustodeS is een actieve groep juridische en managementadviseurs, trainers en coaches in Baarn, die sinds 1998 actief is op het gebied van integriteit. Stichting Hoogland CustodeS heeft een aantal programma’s ontwikkeld om bestuurders en managers bij overheid en bedrijfsleven te ondersteunen bij het opbouwen en levend houden van integriteitbeleid en professionalisering van de bedrijfsvoering. Integriteits-traject De HintScan is vaak het begin van een meerjarentraject integri teitsverbetering, waarbij de jaarlijkse voortgangsmeting als stimulans en ijkpunt wordt gebruikt. Stichting Hoogland CustodeS biedt hiervoor een abonnement op de HintScan, of een uitgebreider ‘Onderhouds-contract’. Hoe kun je de HintScan toepassen? Meestal gebruikt men de HintScan voor een ‘inventarisatie vooraf’: Inventarisatie en rapportage. En eventueel: presentatie op discussiebijeenkomst, eindrapportage. Andere mogelijkheden zijn: • Zelfdiagnose in Raad, College en/of Managementteam • HintScan ondersteunt discussie In afdeling of andere bijeenkomst scoren de users ter plaatse, lezen elkaars opinies en bespreken de (hoofd)punten. • Intensive / Brainwriting Deelnemers gebruiken de HintScan om tijdens de bijeenkomst hun bijdragen aan de discussie te noteren, en geselecteerde voorstellen uit te werken. Dit is een productieve werkwijze, brainwriting. • Benchmarking • Management-ontwikkeling met coaching, team building etc. HintScan en benchmarking? Vergelijk teams, afdelingen, vestigingen of business-units om ‘best practices’ te vinden. • Men bepaalt aspecten en ratio’s waarop men de verschillende organisatieonderdelen gaat vergelijken, hoe die gemeten worden en hoe de uitkomsten gevalideerd kunnen worden. • De onderdelen rapporteren periodiek de relevante scores. Men bespreekt de resultaten om van elkaar te leren wat het beste resultaat
oplevert en hoe men voorkomende problemen goed kan aanpakken. • Periodiek zal men met meer diepgang de meetwijze evalueren, om stap voor stap ook de meetmethode te verbeteren. • In overleg met externe betrokkenen kan ook externe bench marking opgezet worden. Stichting Hoogland CustodeS kan dat faciliteren. Hoezo management ontwikkeling? Op basis van de HintScan-resultaten kan blijken dat er behoefte is aan ontwikkeling van managementvaardigheden of leiderschap. • Een team- of afdelingmanager voelt zich in bepaalde mate aanspreekbaar op wat in het team/de afdeling gebeurt; • Bekijk de patronen die te zien zijn in de HintScan-rapportages, en trek daaruit conclusies over verbetermogelijkheden; • Stichting Hoogland CustodeS biedt hierbij passende coaching, teambuilding en integriteittrainingen. Wat is het effect van de HintScan Toepassing van de Hintscan heeft verschillende effecten. • Voor de leiding wordt veel duidelijker hoe de organisatie er precies voor staat. Dat maakt het mogelijk om specifieke, gerichte en efficiënte verbeteracties te ondernemen. • Voor management/leidinggevenden en medewerkers is dit een expressief signaal dat de leiding integriteit serieus neemt. • Er zullen wellicht ook medewerkers zijn die niet blij zijn met meer transparantie. Dat kan leiden tot weerstand. • Buiten de organisatie zal de toepassing van HintScan voornamelijk positieve reacties oproepen: moedig, interessant, veelbelovend. Maar sommigen zullen meewarig reageren: “Daar zal wel weer niets mee gedaan worden”. Men moet actie nemen om zulke opinies niet te bevestigen. • Bij leveranciers en klanten kan toepassing van de HintScan leiden tot meer openheid. De meest interessante externe partijen verkiezen een transparant en zakelijk contact boven afhankelijkheid van ‘goede relaties’ Wat doet de HintScan voor u? Deze web-applicatie ondersteunt de projectleider (adviseur/begeleider) bij de uitvoering van de integriteitinventarisatie. En wel met de volgende functies: • Vragenlijst: de HintScan komt standaard met vragenlijsten die het hele terrein van integriteit beslaan, voor de controllers en de managers/leidinggevenden. Er zijn extra vragenlijsten voor medewerkers en voor raadsleden. U kunt de vragenlijsten gemakkelijk laten wijzigen. • Voorbericht aan deelnemers: de Hintscan stuurt allen die als deelnemer aangemeld worden automatisch een uitnodiging om deel te nemen aan de HintScan, met de gegevens hoe ze de vragenlijst kunnen openen. De projectleider kan dit bericht grotendeels naar eigen inzicht invullen. • Integriteit gegevensverzameling: de HintScan bevat verschillende functies om te zorgen dat de gegevens goed worden verzameld. De automatisering garandeert correcte verzending van de vragenlijst: aan iedereen, compleet, juiste versie, op tijd, overal. Het systeem voorkomt dat de vragenlijst lang onbeheerd blijft openstaan. De gegevens zijn beveiligd met naam en wachtwoord. Men kan de gewenste mate van compleetheid bereiken, doordat het systeem laat zien wie nog niet hebben gereageerd. • R apportage: De HintScan levert standaard rapportage van alle scores op alle vragen, in absolute aantallen en in percentages. Daarnaast levert de HintScan een geordende tekst met alle tekstantwoorden van respondenten. Voor grotere organisaties is rapportage per afdeling een optie, en gemiddelde van antwoorden van managers en medewerkers per afdeling. U kunt de data
13
Kosten en baten rond de hintscan Analoog aan het kwaliteitkostenmodel beschouwen we vermijdbare kosten als (potentiële) baten. We onderscheiden verschillende soorten (potentiële) baten: • Vermijdbare kosten – zoals te duur aanbestede werken, declaratiefouten, privegebruik, tijdverlies (en verzuim door) dilemma’s. • Vermijdbaar verlies van werktijd – zoals te lang vergaderen, bijv. door slechte voorbereiding of leiding, rework door slechte voorbereiding. • Vermijdbaar kwaliteitsprobleem, motivatieprobleem, te late oplevering van werk, etc • E xtra inkomsten – bijv. meer leveringen, of met hogere prijs door betere kwaliteit. Kosten zijn bijvoorbeeld: • Kosten van toepassing HintScan, eventueel adviseurs, abonnement of onderhoudscontract, ook bij verbeteractiviteiten. • Reële en toegerekende kosten van bestede tijd van medewerkers, ruimtegebruik etc. • Kosten (reëel of toegerekend) van vervolgeffecten zoals onrust onder medewerkers, imago-schade, claims. In de Beleidsworkshop maakt u een schatting van kosten en baten voor uw organisatie. Vaak is de opbrengst een veelvoud van de kosten.
Hoogland CustodeS. Bij een Professional-versie adviseert Stichting Hoogland CustodeS uit oogpunt van efficiency, gemak en risicobeperking dat de projectgroep zich voorbereidt, bijvoorbeeld middels een in-company Start-Up workshop. Of eventueel middels deelname aan de open-inschrijving-workshop ‘Integriteitbeleid en HintScan’ en/of de Training ‘Hintscan uitvoeren’ voor projectgroepen etc. Stichting Hoogland CustodeS kan desgewenst veel ondersteuning bieden. Dat kan zinvol zijn als u meer wilt dan inventarisatie. Een integriteitexpert kan de zelfdiagnose, teamdiscussies en workshops leiden, voorlopige rapportage opstellen, of (in de follow-up fase) dilemma-trainingen, Socratische gesprekken, coaching of teambuilding verzorgen.
Is de scan gemakkelijk toepasbaar? Ja. De Challenger HintScan kunt u na autorisatie direct in gebruik nemen, zonder enige externe hulp. Bij Basispakket en Professional-versie stelt de organisatie een projectgroepje in dat in enkele dagdelen de HintScan compleet voorbereidt. Wel wordt dan een Start-Up workshop aanbevolen, of deelname aan de Training “Uitvoering HintScan”. De websoftware HintScan ‘draait’ op een internet-server van WWQS, er is dus geen installatie nodig in uw organisatie. De gebruikers hebben enkel een HTML-browser nodig. Training voor gebruikers is niet nodig. Als u maatwerk of veel opties gebruikt, is er automatisch meer contact met Stichting Hoogland CustodeS.
Vragenlijst aanpassen In de Professionalversie van de HintSan kan de projectleider vragen laten veranderen. Dat kan gemakkelijk. Er kan desgewenst een geheel nieuwe vragenlijst worden toegevoegd. Een deelnemer kan items niet veranderen of verwijderen. Wel overslaan.
Vervolgstappen Vervolgstappen na de HintScan zijn bijvoorbeeld: • Dilemmatraining voor de afdelingen/teams • Training gebruik HintScan voor afdelingsdiscussie • Socratische gesprekken voor college van burgemeester en wethouders, bestuurders • Eed, gedragscode, vertrouwenspersoon, klokkeluidersregeling voorbereiden • Instructie voor gespreksleiders gedragscode • Coaching voor managers, team building • Verbeterprojecten • Onderhoudscontract integriteit of Abonnement HintScan. Stichting Hoogland CustodeS kan uw meerjaren integriteittraject helpen ontwerpen en begeleiden.
Voorbereiding door projectleider
Is advies of training nodig? Nauwelijks. De HintScan Challenger kan geheel zonder externe hulp uitgevoerd worden. Bij Basispakket is een Start-Up bijeenkomst inbegrepen, evenals invoer van de users door Stichting
14
20 Users, is dat het maximum? Nee, het systeem is bruikbaar voor een onbeperkt aantal gebruikers. Steeds krijgt u 20 users gratis. Alleen de Challenger kent maximaal 20 deelnemers. Multi-user gebruik Het systeem is bruikbaar voor een onbeperkt aantal gebruikers of afdelingen. Tot 80 personen of teams kunnen deze software tegelijkertijd gebruiken (concurrent users). Ook tijdens de Kick-Offmeeting of in een afdelingsvergadering kunt u dus direct de mening van iedereen inventariseren en tonen via een beamer.
Gebruikers invoeren De projectleider krijgt met autorisatie om gebruikers aan te maken. Bij de invoer van gebruikers wordt ingevoerd: naam, voornaam (optie), afdeling, e-mail-adres, voor het systeem unieke gebruikersnaam en categorie (=type vragenlijst). Ook kan een bericht worden ingevoerd dat getoond wordt in de e-mail die automatisch naar de respondenten wordt gestuurd zodra ze zijn ingevoerd. Dit bericht kan naar wens persoonlijk zijn, per respondent verschillend, of gelijk voor alle respondenten. De software maakt automatisch bij iedere ingevoerde gebruiker een uniek wachtwoord aan. Iedere deelnemer krijgt van de projectleider op het opgegeven e-mail-adres, via de software, automatisch naam en wachtwoord. De gebruiker kan later desgewenst het wachtwoord wijzigen; de naam niet (ook niet de spelling). Als een user later ingevoerde antwoorden wil wijzigen moeten naam en wachtwoord in dezelfde spelling ingevoerd worden – wachtwoord is ook hoofdlettergevoelig, naam niet. Helpdesk Stichting Hoogland CustodeS heeft een Helpdesk Integriteit waar u algemeen advies kunt krijgen, expert advies en software advies. Standaard wordt de HintScan geleverd met één uur Helpdesk-ondersteuning, vier calls van maximaal 15 minuten. Heeft de organisatie behoefte aan meer helpdeskondersteuning dan kan men ‘strippenkaarten’ bijkopen van 4, 10, 25 of 100 calls van 15 minuten. Rapporten De HintScan levert een kwantitatieve output van de scores op alle vragen, en een woordrapport met alle tekst-antwoorden, notities en
opmerkingen. De scores zijn beschikbaar in absolute cijfers en in percentages, per vraag. Opties: 1. R apportage van gemiddelden, per categorie (alleen voor grotere organisaties) 2. R apportage van scores per afdeling, voor alle categorieën (alleen voor grotere organisaties). 3. R apportage van gemiddelden per categorie en afdeling (alleen voor de grootste organisaties) 4. R apportage over clusters van vragen 5. R apport door Stichting Hoogland CustodeS-adviseur integriteit, met interpretaties, aandachtspunten en aanbevelingen Resultaten tonen De projectleider kan - afhankelijk van de toegewezen rechten - de tekst-antwoorden en opmerkingen tonen en printen per afdeling of verzameld (al of niet anoniem). En voor verdere bewerking kopiëren in Word of een ander verwerkingsprogramma. Data-analyse Voor verdere statische verwerking van data kunt u de dataset kopieren en importeren in een andere applicatie (Excel, SPSS). Hintscan-versies Challenger: complete management-inventarisatie, inclusief 20 users, 1 uur Helpdesk. Basis-pakket: Als Challenger, maar (tot) 200 users, 4 vragenlijsten, invoer deelnemers door Stichting Hoogland CustodeS, incompany Start-Up-workshop, 1 uur Helpdesk. Professional klein, tot 100 users – voor organisaties tot 100 medewerkers: complete inventarisatie controller/managers/medewerkers, met opties, inclusief 20 users, 1 uur Helpdesk. Professional middel voor organisaties tot 1000 mew. ; als KLEIN, maar tot 1000 users, met opties. Speciale optie: rapportage gemiddelde per categorie per afdeling. Professional groot voor organisaties >1000 mew. Als MIDDEL, maar aantal users onbeperkt, Speciale optie: rapportage per categorie en per afdeling van gemiddelden, aantallen en percentages. Maatwerk: zoals vervangende vragen of nieuwe vragenlijsten, of andere extra software-functionaliteit. Uurtarief. Consultant versie: met naam en bedrijf op de voorpagina, en monitor-rechten bij klanten: Commerciële versie: uw eigen website, met maatwerk, logo’s, huisstijl etc. Welke opties kan ik bestellen? 1. Wie wilt u bij de inventarisatie betrekken: Wilt u naast de vragenlijsten Controllers en Managers eventueel ook vragenlijsten gebruiken voor Medewerkers of Raad/Bestuur. Wilt u vragen vervangen, of een geheel nieuwe vragenlijst toevoegen? 2. Bepaal het aantal users/respondenten. 3. Wilt u de gebruikers zelf invoeren, of wenst u invoer door Stichting Hoogland CustodeS? 4. Wenst u extra rapportages: a) per vraag gemiddelden per categorie en per afdeling; b) a antallen/percentageverdeling per categorie en per afdeling; c) rapportages voor clusters van vragen. 5. Wenst u een Start-Up workshop voor de projectgroep, Informatiemeeting en/of een Kick-Off meeting?
6. Wenst u verder nog ondersteuning van Stichting Hoogland CustodeS, bijvoorbeeld advies voor de projectleider? 7. Wenst u een adviesrapport van Stichting Hoogland CustodeS en presentatie op een discussie-bijeenkomst? 8. W enst u een 3-jaars-abonnement? Of een Onderhoudscontract? Helpdesk koopt u later zonodig bij in de vorm van een ‘strippenkaart’. Kies de Professional-versie die past bij de omvang van uw organisatie. Is een abonnement nuttig? De HintScan is vaak het begin van een meerjarentraject integriteitverbetering, waarbij de jaarlijkse voortgangmeting als stimulans en ijkpunt wordt gebruikt. Stichting Hoogland CustodeS biedt een abonnement aan voor 3 jaar: elk jaar kunt u een maand met de HintScan werken. U benut op zo’n manier uw opgedane ervaring efficiënt. Uw instellingen kunnen bewaard blijven – dat scheelt veel vervelend werk. Vraag naar het aantrekkelijke tarief. Wat is een onderhoudscontract? Stichting Hoogland CustodeS biedt een (maatwerk) Onderhoudscontract Integriteit: Stichting Hoogland CustodeS helpt u integriteit in uw organisatie op niveau houden, conform de kwaliteitcirkel PDCA. Met een jaarlijkse doorlichting, telefonische expert-Helpdesk Integriteit, en op verzoek gericht beleids-advies of ondersteuning tegen gereduceerd tarief.
Vragen m.b.t. users
Voorbereiding door users nodig? Stichting Hoogland CustodeS acht voorbereidende actie van de gebruikers niet noodzakelijk. Wel is een korte instructie door hun eigen leidinggevende noodzakelijk. Instructie voor teamleiders hiervoor is bijgeleverd in de software. De respondenten krijgen automatisch een e-mail-bericht, zodra ze worden ‘aangemaakt’ in het systeem. Gebruikertraining Gebruikertraining is niet nodig: de software blijkt voldoende intuïtief om er zonder training mee te werken. Invullen op volgorde? U kunt de HintScan in een zelfgekozen volgorde invullen. Alles invullen? Onderwerpen die u onbelangrijk of geheel niet van toepassing beschouwt kunt u overslaan. Gebruikers en afdelingen Deze worden door de projectleider ingevoerd. Deelnemers kunnen zelf hierin geen wijzigingen aanbrengen. Invoer onderbreken/bewaren? Voor het sluiten van de applicatie moeten de gegevens opgeslagen worden; U wordt gewaarschuwd als u dat vergeet. U kunt de invoer-sessie onderbreken om later verder te gaan. Bewaar wel regelmatig uw gegevens: een onderbreking of lunchpauze kan het verlies van niet opgeslagen invoer-data veroorzaken. De server controleert de verbinding en sluit af als die 120 minuten niet is gebruikt.
15
Fragmenten uit de HintScan
16
Concept en realisatie: Sjoukje van Gool, Publish bv Beeld: Stockbyte Druk: Pantheon, Velsen-Noord
Stichting Hoogland CustodeS “Parkstaete” Amalialaan 41 3743 KE Baarn Postbus 424 3740 AK Baarn tel: 035 548 90 00 fax: 035 548 90 09 e-mail:
[email protected] www.hooglandcustodes.nl lid Netwerk Bedrijfsethiek Nederland (NBN) lid European Business Ethics Network (EBEN)
IV
