Bureau voor Integriteit jaarverslag 2015
www.antwerpen.be
03 22 11 333
Inhoudstafel Woord vooraf
2
1.
Opdracht.......................................................................................................... 4
2.
Operationele werking........................................................................................ 4 2.1. Samenstelling 4 2.2. Bureauvergaderingen 5 2.3. Werkingsbudget en infrastructuur 5
3.
Dossiers............................................................................................................ 6 3.1. Cijfers 6 3.2. Markante dossiers Bureau voor Integriteit 8 3.3. Dossiers vertrouwenspersonen 23
4.
Realisaties...................................................................................................... 25 4.1. Bestuur 25 4.2. Uitbreiding integriteitsgedachte 25 4.3. Codes en gedragsregels 26 4.4. Netwerking 26
5.
Aandachtspunten en aanbevelingen.................................................................. 27 5.1. Aanbevelingen vorige jaarverslagen 27 5.2. Nieuwe aanbevelingen 28
6.
Bijlagen.......................................................................................................... 6.1. Bijlage 1: Verdrag van de Verenigde Naties tegen Corruptie 6.2. Bijlage 2: nota reclame en ethiek 6.3. Bijlage 3: managementteambesluit kader sponsoring 6.4. Bijlage 4: managementteambesluit presentatie jaarverslag 2014 6.5. Bijlage 5: affiche Lokale Politie 6.6. Bijlage 6: huishoudelijk reglement Stadsbeheer
31 33 34 38 42 44 45
Woord vooraf Wij kunnen er niet rond 2
“Bezorgd over de ernst van de problemen die door corruptie worden veroorzaakt en de bedreiging die zij vormt voor de stabiliteit en veiligheid van samenlevingen, waardoor democratische instituties en waarden, ethische waarden en rechtvaardigheid worden ondermijnd en duurzame ontwikkeling en de rechtsstaat in gevaar worden gebracht, Tevens bezorgd over de banden die bestaan tussen corruptie en andere vormen van misdaad, in het bijzonder de georganiseerde misdaad en economische criminaliteit, met inbegrip van witwaspraktijken, Voorts bezorgd over gevallen van corruptie waarbij zeer grote hoeveelheden activa betrokken zijn, die een aanzienlijk deel van de middelen van Staten kunnen uitmaken, en die een bedreiging vormen voor de politieke stabiliteit en duurzame ontwikkeling van deze Staten, Ervan overtuigd dat corruptie niet langer een lokale aangelegenheid is, maar een grensoverschrijdend verschijnsel dat alle samenlevingen en economieën aantast, waardoor internationale samenwerking van essentieel belang wordt voor het voorkomen en onder controle krijgen ervan, Er voorts van overtuigd dat een brede en multidisciplinaire aanpak vereist is om corruptie op doeltreffende wijze te voorkomen en te bestrijden, Er daarnaast van overtuigd dat de beschikbaarheid van technische bijstand in belangrijke mate kan bijdragen, mede door middel van capaciteitsversterking en de opbouw van instituten, aan het vermogen van Staten corruptie op doeltreffende wijze te voorkomen en te bestrijden, Ervan overtuigd dat ongeoorloofde zelfverrijking buitengewoon schadelijk kan zijn voor democratische instellingen, nationale economieën en de rechtsstaat, Vastbesloten op doeltreffender wijze de overbrenging van op illegale wijze verkregen activa te voorkomen, op te sporen en te beletten en de internationale samenwerking bij het terugkrijgen van activa te versterken,” Tot zo ver een citaat uit de aanhef van het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie van New York, 31 oktober 2003, dat door België is bekrachtigd op 25 september 2008.
Nog meer integriteit in tijden van schijnbare desintegratie Dit verslag gaat over het jaar 2015 maar werd afgewerkt in de lente 2016. Intussen waren er de aanslagen van Parijs en Brussel, de Panama Papers, en in eigen huis eerst onfrisse berichten in de pers en daaropvolgend een gerechtelijk onderzoek over corruptie bij de politie van Antwerpen, alweer gevolgd door een toch pijnlijk rapport van het comité P in verband met racisme bij een deel van de stedelijke politie. Dus tijd om bij te stellen, te verdiepen en te verbreden. Integriteit is ons huismerk. Dit willen wij toch?
In deze op zijn minst spannende tijden is integriteit meer dan ooit aan de orde. De bevolking moet kunnen rekenen op de overheid en dit kan alleen in de mate dat zij betrouwbaar is en dus ethisch handelt. Dat is ook de conclusie van dit jaarverslag. Grote woorden zijn er niet nodig, het doorzetten van de reeds gedane inspanningen des te meer. En wij staan niet alleen. Daarom de verwijzing naar het Internationaal Verdrag van de Verenigde Naties dat een oproep wil zijn naar meer inzet tegen corruptie en voor meer openheid en klaarheid. In de bijlagen bij dit verslag vindt u een uittreksel uit het verdrag, meer bepaald artikel 8. Dit artikel handelt over ons: de stad (zie verder: 6.1. Bijlage 1). Ik verwijs naar vorig jaar. Toen mocht ik in een voorwoord naar aanleiding van het 10-jarig bestaan van het Bureau wijzen op de grondbeginselen die ons handelen moeten dragen. Vandaag stellen wij hetzelfde vast binnen de stad. Hier en daar gebeurt er iets maar te weinig, te weinig verfijnd, te onduidelijk, te weinig doorzichtig nog. Laat ons praktisch blijven en er werk van maken. Er is werk voor eenieder die betrokken is bij de werking van de stad, van de meest bescheiden medewerker tot de eerste beleidsvoerder. De hiervoor vermelde feiten die ons zo dooreen hebben geschud doen ons nog meer en dringender pleiten voor een stadsbreed gewild en ondersteund integriteitsbeleid. Wij dringen aan op een wilskrachtiger, nog meer op kennis en opleiding gesteund en breed uitgedragen beleid. Dus meer publiciteit, meer trainingen, meer spontane meldingen van wat mank loopt of schijnt te lopen, een bescherming voor melders1, voor alle personeelsleden van alle entiteiten van de groep Stad Antwerpen, meer ingrepen op risicovolle plekken en dit alles om de integriteit van de stad beter te verankeren. Een vast anker in de Schelde! Het integer handelen van de overheid is niet de “zachte sector” van de beleidsvoering, integendeel. Een overheid die overheid wil zijn voor alle burgers moet met kracht en zelfrespect haar wettige bevoegdheid uitoefenen zonder onderscheid des persoons en in alle eerlijkheid en openheid. Zo werkt een democratische rechtsstaat en dit willen wij verder uitrollen over de hele stad. Het is daarom dat wij ook in dit jaarverslag verder gaan dan de vorige jaren en enkele bedenkingen lanceren die hopelijk aanzetten tot nadenken, zoals we dat gedaan hebben met het thema sponsoring (zie verder 3.2. Markante dossiers/B. Reclame en sponsoring). Hoe vullen wij de integriteit van de overheid in in een overgecommercialiseerde wereld die ook meer en meer op zoek is naar ethiek en rechtvaardige verhoudingen? Laat dit een poging zijn tot verdieping in wat de houding kan zijn van een overheidsinstelling op ethisch gebied. Zoals uit de aanbevelingen in dit jaarverslag duidelijk naar voor komt roepen wij op tot een voortdurende herijking van onze ethische schaal, in de diepte en in de breedte. Niet omdat wij pessimistisch zouden zijn maar precies omdat wij er in geloven dat mits de nodige politieke wil en beroepsfierheid het beter kan.
Ivo Moyersoen voorzitter april 2016
1
Bescherming van melders is momenteel enkel voorzien in de rechtspositieregeling van personeelsleden van de stad Antwerpen.
3
1. Opdracht Het Bureau voor Integriteit werd in april 2004 opgericht met als missie het omschrijven, bevestigen, interpreteren en bepalen van gedragsnormen. Het Bureau houdt zich concreet bezig met:
4
• opstellen van gedragscodes; • adviseren over deze codes of over gedragsnormen; • behandelen van meldingen over integriteitschendingen; • adviseren over initiatieven die de integriteitsbeleving kunnen versterken. Het Bureau is een onafhankelijk orgaan dat rechtstreeks aan de gemeenteraad rapporteert over zijn activiteiten.
2. Operationele werking 2.1. Samenstelling Het Bureau voor Integriteit bestaat uit een voorzitter, vier interne leden of stedelijke ambtenaren en vier externe leden. Deze externe leden komen zowel uit de academische wereld als uit het bedrijfsleven. Voorzitter • Ivo Moyersoen, erevoorzitter van de rechtbank van eerste aanleg Externe leden • Dirk Collier, ex-bestuurder Janssen Pharmaceutica, voorzitter Xeriusgroep en Levanto • Bernard Hubeau, professor Faculteit Rechten, Universiteit Antwerpen • Petra Van Brabandt, doctor in de moraalfilosofie en docente Karel de Grote Hogeschool • Luc Van den Rijn, ex-directeur relationship management corporate clients, ING België NV Interne leden • Anne Baré, bestuursdirecteur, OCMW Antwerpen • Annemie Breëns, bestuurscoördinator Stadsbeheer, stad Antwerpen • Sabine Dierckx, directeur Inspectie Financiën, stad Antwerpen • Ronny Wagenaer, bestuurscoördinator Interne Audit, stad Antwerpen In 2015 bleef de samenstelling van het Bureau voor Integriteit ongewijzigd.
2.2. Bureauvergaderingen Het Bureau komt in principe elke maand samen, behalve in juli en augustus. Als tussentijds dringende beslissingen vereist zijn, wordt hierover telefonisch of per e-mail overleg gepleegd. In 2015 kwam het Bureau acht keer samen. De externe leden ontvangen zitpenningen voor deelname aan de vergaderingen.
2.3. Werkingsbudget en infrastructuur Het Bureau functioneert bewust met beperkte middelen. Sinds 2010 beschikt het over een beperkt eigen budget (8000 euro) dat wordt beheerd binnen de onafhankelijke diensten, wat de zelfstandigheid van het Bureau garandeert. Daarnaast maakt het Bureau gebruik van stedelijke middelen of diensten, bijvoorbeeld voor drukwerk zoals het jaarverslag. In 2015 vonden alle Bureauvergaderingen plaats in het centraal administratief gebouw Den Bell 2. Het Bureau gebruikt het postadres van de ombudsvrouw 3 om zijn onafhankelijkheid te beklemtonen.
2 3
Den Bell, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen De Coninckplein 25, 2060 Antwerpen
5
3. Dossiers 3.1. Cijfers In 2015 behandelde het Bureau voor Integriteit in totaal 62 dossiers (tegenover 44 dossiers in 2014), waarvan: • vragen om advies: 41 • meldingen: 14 • vragen om informatie: 7
6
50 40 30 20 10 0
Advies
Melding
Info
Wat opvalt in 2015 is dat het aantal adviesvragen opvallend hoger maar vooral het aantal meldingen opvallend lager lag dan de voorbije jaren. Zowel medewerkers, mandatarissen als burgers dienden een dossier in bij het Bureau. Zoals steeds waren de meeste dossiers afkomstig van medewerkers (50), daarnaast dienden mandatarissen 5 dossiers in en burgers 7 dossiers.
60 50 40 30 20 10 0
Medewerkers
Burgers
Mandatarissen
De 50 dossiers van de medewerkers kwamen van de volgende bedrijfseenheden of autonome gemeentebedrijven (AG’s) van de Stad Antwerpen:
12 10 8 6
7
4 2
gi po Lo lis ka le Po lit ie
GA PA
Di
Lo ke t
Cu ltu u
Di
st r
ic
ts -e
n
Be
st uu
rs za ke n r, w Sp er o ki On rt ng ,J de Fi eu na rn g nc em d en ië en n On en de S rw Pe ta ds rs ijs on m ar ee ke lsm tin an g ag em e St nt ad sb eh Sa ee m r en St ad Le On so ve nt afh n w an ik k ke el lij in ke g di Ge en m st en ee ns ch ap GA pe C lij ke OC Pr M ev W en tie di en AG Ka st St bi ed ne el tt ijk en On de rw ijs
0
Het groot aantal dossiers van Stadsbeheer en van Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs valt op. Dat zijn sowieso de bedrijfseenheden met het grootste aantal medewerkers. In tegenstelling tot de voorbije jaren ligt een andere mogelijke verklaring voor dit aantal niet in het feit dat in deze bedrijfseenheden opleidingen werden georganiseerd. In 2015 namen stadsbreed 34 medewerkers deel aan een integriteitsopleiding, waarvan 21 leidinggevenden en 4 medewerkers van de bedrijfseenheid Samen Leven. Stadsbeheer bracht op een andere manier integriteit onder de aandacht. Er werd een projectgroep opgericht die ideeën aanbracht voor een nieuw huishoudelijk reglement dat in oktober 2015 werd gelanceerd. Sindsdien ontvangen alle leidinggevenden om de 2 weken een mail met een thema uit dit reglement dat ze met hun medewerkers bespreken. Het Bureau voor Integriteit is er niet van op de hoogte of er ook bij Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs initiatieven plaatsvonden die ervoor zorgden dat er 8 dossiers werden ingediend. Daarnaast bleken 8 van de 62 dossiers of bijna 1 op 8 dossiers afkomstig van verzelfstandige entiteiten. Dit zijn er procentueel gezien minder dan de voorgaande jaren. De 62 dossiers handelden over de volgende thema’s: 16 14 12 10 8 6 4 2
n se Co de
n
iv ac y Pr
Di ve rs e
re g
el
ge vi ng
ki ng m
en ve r ng
en w er
ng gi en m
ns la
Sa
g or in
nk en Ge
sc he
en in g Ui tn
od
ig
ite iv ac t
Ne ve n
Sp o Be
Ge
br ui
k
m
at er
ia a
ls ta
d
ite n
0
Wat opvalt: • een aantal thema’s die hoog scoorden in 2015 lagen in de lijn van de vorige jaren. Dat is het geval voor codes en regelgeving, nevenactiviteiten en belangenvermenging; • er werden voor het eerst zoveel dossiers over sponsoring ingediend; • de thema’s ‘geschenken’ en ‘uitnodigingen’ leveren opnieuw meer dossiers op: 10 in totaal.
8
3.2. Markante dossiers Bureau voor Integriteit In het verleden werden steeds voorbeelden van meldingen en adviesvragen per thema opgenomen. In dit jaarverslag opteert het Bureau voor Integriteit ervoor om in te zoomen op enkele markante dossiers en thema’s die typerend waren in 2015. Bijkomende voorbeelden zullen op de website van het Bureau verschijnen. (https://www.antwerpen.be/nl/overzicht/bureau-voor-integriteit-1) Om de vertrouwelijkheid te garanderen, worden indien nodig namen of andere details weggelaten die mogelijk verwijzen naar de adviesvrager, melder of betrokken diensten.
A Codes en regelgeving: discriminerende uitspraken via sociale media Het Bureau voor Integriteit behandelde in 2015 2 dossiers over dit thema. Een eerste dossier betrof een medewerker die onbewust in de fout ging door discriminerende uitspraken te posten op sociale media. Het Bureau wees de betrokkene op volgende passages uit de gedragscode voor personeelsleden:
“Vrijheid van meningsuiting Natuurlijk hebben we als burger het volledige recht op onze meningsuiting. We mogen ons net als ieder ander kritisch uitlaten over alle openbare zaken. De grens ligt daar waar: • het voor onze toehoorders niet meer duidelijk is of we als privépersoon of als ambtenaar spreken; • we negatief over de stad of het OCMW spreken, zonder dat we die zaken eerst binnen onze eigen organisatie hebben trachten te verbeteren; • we het imago van de stad of het OCMW ernstig zouden schaden. Respect We hebben respect voor de mening en eigenheid van anderen. We waarderen andermans werk, inzicht en ervaring. Ongewenst gedrag (pesten, geweld en ongewenst seksueel gedrag) melden we aan onze leidinggevende, de vertrouwenspersonen of de preventieadviseur. Tegen discriminatie Discriminatie is bij wet verboden. Discriminatie betekent dat men een onterecht verschil maakt tussen mensen, bijvoorbeeld op basis van een handicap, leeftijd, geslacht, geaardheid, … Racisme is discriminatie op basis van afkomst of huidskleur.”
Het Bureau voor Integriteit heeft al meermaals vastgesteld dat medewerkers niet beseffen wanneer ze over de schreef gaan op Facebook in hun privétijd. Een sensibilisering hierrond zou soelaas kunnen bieden. Het Bureau voor Integriteit heeft in het najaar van 2014 een presentatie over sociale media ontwikkeld (raadpleegbaar op de website van het Bureau) die daarbij van pas kan komen.
Daarnaast ontwikkelde de stad Antwerpen ook specifieke gedragsregels voor het omgaan met sociale media. Enkele concrete aandachtspunten hieruit: • Kritiek mag, als het op een verdraagzame en respectvolle manier gebeurt (vooral met betrekking tot taalgebruik) en als het duidelijk is dat je als inwoner en niet als ambtenaar spreekt; • Wees je bewust van de openbaarheid van het internet. Wat je publiceert op het web is wereldwijd en kan (meestal) door iedereen gelezen of gekopieerd worden; • Het internet vergeet niet; alles blijft vindbaar. Zet niets op je profiel dat je niet herhaald wil zien op nationale tv. Daarnaast ontving het Bureau ook een melding over racistische uitspraken op de werkvloer. Die werden na onderzoek door de leidinggevenden echter weerlegd. De kwestie leidde tot een open gesprek over deze problematiek met alle betrokkenen.
Conclusie Op sociale media vervagen vaak de grenzen tussen het werk en de privésituatie. Medewerkers zijn zich daar soms te weinig van bewust. Er zijn hierrond voldoende gedragsregels voorhanden, zowel in de gedragscode voor personeelsleden als de specifieke gedragscode voor sociale media. Het Bureau voor Integriteit stelde ook een presentatie op met cases over dit thema. Het zal bovendien nog een aantal voorbeelden op de website van het Bureau ter beschikking stellen. Het komt er dus op aan om medewerkers te sensibiliseren en gepast op te treden indien nodig.
Aanbeveling 2015-1 Het Bureau voor Integriteit stelt aan het bestuur voor om aan het thema sociale media en het vervagen van de grens werk – privé aandacht te schenken via opleidings- en communicatieacties maar ook gepast op te treden waar nodig (zie verder: 5.2. Nieuwe aanbevelingen 2015-1).
B Reclame en sponsoring In 2015 ontving het Bureau voor Integriteit 9 dossiers over dit thema: • 3 dossiers over het al dan niet beroep doen op een politicus om promotie te maken voor een al dan niet commercieel product of evenement; • 4 dossiers waarbij de stad Antwerpen actief op zoek wil gaan naar sponsoring als extra inkomstenbron; • 1 dossier waarbij de stad Antwerpen een aanbod tot sponsoring krijgt van een private firma; • 1 dossier waarin de vraag wordt gesteld of een Antwerps mandataris sponsoring mag aanbieden op een Antwerps evenement. Enkele voorbeelden van dossiers uit 2015 vanuit die diverse invalshoeken:
Adviesvraag reclame Een private firma stelt de vraag aan het Bureau voor Integriteit of het kan dat er voor een radioreclamespot voor de verkoop van deuren en ramen op een lokale radio de stemmen van een aantal schepenen gebruikt worden. De schepenen zouden daarvoor niet betaald worden en hun achternaam zou niet vernoemd worden.
9
Advies Het Bureau voor Integriteit antwoordde:
“Over specifieke gedragsregels voor dergelijke problematiek beschikt de stad Antwerpen niet. In de gedragscode voor collegeleden werden volgende passages opgenomen:
10
Voor collegeleden is het algemeen belang van de stad Antwerpen belangrijker dan het particuliere belang van wie dan ook. De eer en waardigheid van het mandaat komen in het gedrang als een collegelid handelt in strijd met het algemeen belang van de stad Antwerpen en als hij of zij zichzelf of een ander persoonlijk voordeel wil toekennen ten koste van de stad Antwerpen. Ook buiten hun politieke activiteiten houden collegeleden rekening met de eer en waardigheid van hun mandaat. Collegeleden zijn onkreukbaar. Zij zijn niet uit op enig persoonlijk gewin, anders dan het verwerven en in stand houden van politiek draagvlak en het vertrouwen van kiezers. Zij weigeren elke materiële of geldelijke tegenprestatie voor hun dienstbetoon en zij vragen er niet om. Op basis daarvan concludeert het Bureau voor Integriteit dat het niet wenselijk is dat collegeleden of mandatarissen reclame maken voor commerciële initiatieven omdat men toch de perceptie wekt van persoonlijk gewin. Uiteraard mag een collegelid blijk geven van een eigen mening, standpunt of overtuiging, maar het Bureau voor Integriteit adviseert om dit niet te doen als dit voor commerciële doeleinden kan worden aangewend of afgeleid.”
In bovenstaand dossier ging het om een strikt commercieel initiatief en hierover zijn de gedragsregels voor collegeleden duidelijk. In een ander dossier van 2015 werd het iets complexer. Dit betrof een melding van een burger waarbij de vraag luidde of een politicus mag meewerken aan een interview in een bedrijfspublicatie. Moet dit aanzien worden als reclame maken voor het bedrijf in kwestie? In dit geval oordeelde het Bureau voor Integriteit:
“Het Bureau voor Integriteit stelt dat leveranciers van goederen en diensten in hun communicatiestrategie vaak gebruikmaken van eigen bedrijfspublicaties. Deze worden intern en extern verspreid met de bedoeling de onderneming en haar producten bij het doelpubliek (eigen personeel en bestaande en potentiële klanten) beter bekend te maken en op die manier de commerciële positie van de onderneming te ondersteunen. Begrijpelijkerwijze probeert men in dit soort publicaties zo veel mogelijk interviews met prestigieuze klanten (overheden, grote ondernemingen) op te nemen. Op zich hoeft dit geen problemen te stellen, op voorwaarde dat het interview inhoudelijk correct en door de geïnterviewde klant vooraf goedgekeurd is. Toch opteren sommige ondernemingen er principieel voor om voorzichtigheidshalve nooit interviews in bedrijfspublicaties toe te staan. De reden hiervoor is meestal tweeledig: • bewaren van afstand en onafhankelijkheid ten opzichte van de betrokken leverancier; • het vermijden van precedenten naar andere leveranciers toe. Bij de stad Antwerpen bestaan er geen expliciete afspraken over. Het Bureau voor Integriteit is van oordeel dat in dit concreet geval correct en toelaatbaar werd gehandeld en dat de nodige voorzichtigheid aan de dag werd gelegd.”
Adviesvraag sponsoring vragen Het Bureau ontving volgende vraag van een stadsmedewerker:
“Ik ben bezig met een dossier rond het mogelijk maken van het ter beschikking stellen van werfinrichtingen/steigerdoeken om reclame te maken, om zo inkomsten te genereren waardoor bijvoorbeeld de werfinrichting zelf terugverdiend wordt. Op privé-eigendommen en andere openbare gebouwen gebeurt dit geregeld, maar op stedelijke gebouwen is dit tot nu toe nagenoeg nooit toegepast. Nu is de vraag of jullie advies kunnen geven over welk soort reclame er wel of niet kan worden geadverteerd op deze doeken. De overeenkomst over de wachthuisjes bevat reeds enkele bepalingen over reclameboodschappen: “De publiciteit mag in geen geval een partijpolitiek of levensbeschouwelijk karakter vertonen, noch strijdig zijn met de goede zeden, noch hinderend voor het verkeer. Publiciteit voor beurzen is enkel toegestaan indien zij worden georganiseerd in samenwerking met de aanbestedende overheid. De publiciteit is uitsluitend te voeren in de Nederlandse taal, met uitsluiting van merknamen, geëigende productbenamingen en teksten die op het product zelf of op de verpakking ervan vermeld staan.” Zou u mij een advies kunnen bezorgen (of indien gewenst even samen zitten) a.u.b?”
Advies Het Bureau voor Integriteit formuleerde volgend advies:
“De eerste vraag die gesteld moet worden is de vraag of de stad ervoor kiest om reclame aan te brengen op werfinrichtingen. Dat is eerder een beleidsbeslissing waar het Bureau voor Integriteit zich niet over uitspreekt. Het Bureau voegt wel een reactie (zie verder: 6.2. Bijlage 2) toe van één van de bureauleden die daar een mening over heeft en die ook voorbeelden opsomt van steden die er net voor kiezen om reclame te bannen waar mogelijk. Voor sponsordossiers hanteert het Bureau steeds 3 criteria: • sponsoring moet passen in de stedelijke doelstellingen; • de sponsorovereenkomst of -afspraken moet/moeten evenwichtig zijn; • de geest van de wetgeving op de overheidsopdrachten moet gerespecteerd worden: het effect van samenwerking/sponsoring mag niet zijn dat andere firma’s die dergelijk aanbod ook kunnen doen, zich benadeeld gaan voelen. Wat de aard van de reclame betreft, adviseert het Bureau voor Integriteit om alleen tot sponsoring over te gaan onder strikte controle van de stad waarbij de deontologische waarden van de stad voortdurend moeten gerespecteerd worden. Tot slot voegen we toe wat het managementteam al heeft afgesproken (zie verder: 6.3. Bijlage 3). Zoals je zult zien wordt het Bureau voor Integriteit ook betrokken bij de verdere uitwerking.”
11
Adviesvraag sponsoring krijgen Een medewerker legde volgende vraag voor:
“Onze dienst werd gecontacteerd door een Antwerpse private firma die aanbiedt om volledig kosteloos een monument te reinigen. Door middel van het reinigen van globaal erfgoed wil deze firma haar steentje bijdragen aan het behoud van culturele hoogtepunten.
12
In de eerste plaats rijst de vraag in welke mate de voorgestelde werken onder de toepassing van de wet op de overheidsopdrachten vallen. Hoewel de Europese regelgeving kennelijk geen hinderpaal vormde voor het reinigen van een monument in Nederland, twijfelen we er toch sterk aan of de voorgestelde vorm van sponsoring wel te rijmen valt met onze wetgeving. In samenspraak met de Juridische Dienst besloten we echter om het voorstel in eerste instantie voor te leggen aan het Bureau voor Integriteit, dat in het verleden reeds een aantal maal vragen over sponsoring kreeg voorgelegd en daarbij 3 criteria bepaalde. In dat kader valt reeds op dat de voorgestelde sponsoring niet organisatiegestuurd is: ook al lijkt het een mooi aanbod, het voorstel kwam spontaan van de firma in kwestie zelf. Kan u uw advies geven over dit voorstel?”
Advies Het Bureau voor Integriteit antwoordde:
“Bij het bespreken van sponsorvragen baseert het Bureau voor Integriteit zich inderdaad op 3 criteria: • sponsoring moet organisatiegestuurd zijn: vraag moet van de stad komen (en niet andersom) en moet passen in de stedelijke doelstellingen; • de sponsorovereenkomst of -afspraken moet/moeten evenwichtig zijn; • de geest van de wetgeving op de overheidsopdrachten moet gerespecteerd worden: het effect van samenwerking/sponsoring mag niet zijn dat andere firma’s die dergelijk aanbod ook kunnen doen, zich benadeeld gaan voelen. Naar aanleiding van de bespreking van uw vraag besliste het Bureau om het eerste criterium aan te passen en te herleiden tot ‘de sponsoring moet passen in de stedelijke doelstellingen’. Het Bureau is dus van mening dat de vraag naar sponsoring zowel vanuit de stad of van een externe leverancier kan komen. In deze concrete situatie gaat het Bureau voor Integriteit ervan uit dat deze actie past in de stedelijke doelstellingen (behoud cultureel erfgoed). Het acht bovendien de kans klein dat andere mogelijke aanbieders zich benadeeld zouden voelen. Op de sponsorovereenkomsten of –afspraken hebben we momenteel geen zicht. Is daar al duidelijkheid over? Op basis van de informatie die momenteel voorhanden is, is het Bureau voor Integriteit van mening dat de stad gebruik zou moeten kunnen maken van de gratis aangeboden dienst op voorwaarde dat er duidelijke afspraken gemaakt worden over de return die verwacht wordt (evenwichtige sponsorovereenkomst) en over de communicatie die de private firma hierover zou willen voeren:
• De hoofdboodschap zou moeten zijn dat deze firma dit doet als een dienst aan de samenleving (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen); • De firma mag daarom over dit initiatief berichten in zijn interne en externe communicatie in deze context maar niet in zijn commerciële publiciteit; • Bovendien raadt het Bureau aan dat de stad (bijvoorbeeld de stadssecretaris of communicatiedienst) alle communicatie hierover voorafgaandelijk goedkeurt. Moest u nog vragen hebben, neem dan gerust contact op. Bovendien verneem ik graag van u waartoe ons advies geleid heeft.”
Bijkomende vraag De adviesvrager reageerde en vroeg het Bureau om ook naar de sponsorovereenkomst te kijken:
“Een aantal maanden geleden legde ik u de vraag voor in welke mate we als stad konden ingaan op het spontane aanbod van een private firma om op eigen kosten een monument te reinigen. Na het advies van het Bureau voor Integriteit werd een monument bepaald en maakte de firma in kwestie een voorstel van overeenkomst over. Ik heb deze overeenkomst nagekeken en tevens voorgelegd aan de Juridische Dienst van de stad, van wie ik nog geen opmerkingen ontving. Artikel 5 van de overeenkomst bepaalt de publiciteit die men wenst te voeren, want ze verwachten natuurlijk wel een (beperkte) tegenprestatie. Kan het Bureau voor Integriteit bekijken of deze overeenkomst – in het bijzonder artikel 5 – kan worden aanvaard met de voorgestelde aanpassingen die ik alvast aanbracht om in lijn te zijn met uw eerder uitgebracht advies? Artikel 5 luidt: 5. Sponsoring 5.1. XXX heeft het recht om deze sponsoractiviteit voor eigen publiciteitsdoeleinden te blijven gebruiken na voltooiing van de reinigingswerkzaamheden. Dit omvat in het bijzonder: - het produceren van foto- en filmmateriaal die de reinigingswerkzaamheden en de toestand van het gebouw documenteren voor en na de reinigingswerkzaamheden; - de publicatie van deze beelden in bedrijfspublicaties, tijdens vakbeurzen en tentoonstellingen op de website van XXX; - de verspreiding naar de pers door middel van woord en beeld, evenwel slechts na goedkeuring door de stad Antwerpen; - de uitnodiging van persverantwoordelijken om het gebouw te bezoeken; - de bevestiging van een steigerdoek met het bedrijfslogo op of voor het gebouw tijdens de reinigingswerkzaamheden. Het steigerdoek dient voor minstens 1/3de van zijn oppervlakte te worden voorzien van een fotosimulatie van de nieuwe toestand, waarbij de publiciteit maximaal 2/3de van de oppervlakte van het doek beslaat. 5.2. De stad Antwerpen staat ervoor in dat er tijdens de reinigingswerkzaamheden geen publiciteit van andere bedrijven wordt bevestigd aan het te reinigen gebouw, aan de steigers of aan andere voorzieningen ter plaatse tenzij met de uitdrukkelijke goedkeuring van XXX.”
13
Bijkomend advies Het Bureau voor Integriteit antwoordde:
14
“Het Bureau heeft de bepalingen i.v.m. sponsoring (artikel 5) bekeken en is van mening dat de bepalingen in hoofdstuk 5.1 aanvaardbaar zijn, zelfs al wijken ze deels af van ons oorspronkelijk advies. Publiciteit mogen maken is immers de tegenprestatie die de andere partij verwacht in ruil voor de “gratis” dienstverlening. Het criterium van evenwicht in rechten en plichten van beide contracterende partijen speelt hierin een belangrijke rol, daarom maakte het Bureau er ook een criterium van. Op de voorbije Bureauvergadering werd het Bureau ook gebriefd over een aantal krijtlijnen die het managementteam momenteel opmaakt voor sponsordossiers. De Bureauleden spraken af aan het managementteam te vragen om een effectief kader voor sponsorafspraken te creëren in de vorm van een standaardovereenkomst waar de stad zelf de regie bij voert. Bij artikel 5.2 stelden de Bureauleden zich wel vragen bij de verantwoordelijkheid die bij de stad wordt gelegd. Kan de stad instaan voor wat ze daar belooft? Stel dat anderen iets op de gevel aanbrengen zonder ons medeweten, dan kunnen we dat wel (laten) verwijderen maar vermijden dat zoiets gebeurt, kunnen we niet.”
Reactie adviesvrager
“De kans dat dit daadwerkelijk gebeurt, lijkt me eerder beperkt. Maar niettemin moet het onze betrachting zijn de overeenkomst zo sluitend mogelijk te maken. Daarom stel ik voor dat we aan die bepaling het volgende (cursieve) stukje toevoegen: De stad Antwerpen staat ervoor in dat er tijdens de reinigingswerkzaamheden geen publiciteit van andere bedrijven wordt bevestigd aan het te reinigen gebouw, aan de steigers of aan andere voorzieningen ter plaatse tenzij met de uitdrukkelijke goedkeuring van XXX. De stad verbindt zich ertoe onmiddellijk de publiciteit te verwijderen die door een derde zonder medeweten van de stad of XXX zou zijn aangebracht.”
In dit voorbeeld adviseerde het Bureau initieel of het aanvaarden van sponsoring in deze context kon en in tweede instantie over de concrete sponsorovereenkomst die voorlag. De adviesvraag en bijkomende vraag gaven aanleiding tot het aanpassen van de 3 criteria die het Bureau hanteert bij het beoordelen van adviesvragen over sponsoring en tot het bijstellen van een oorspronkelijk strenger advies van het Bureau op het vlak van de reclame die de betrokken firma over dit initiatief mocht voeren.
Adviesvraag sponsoring aanbieden Het Bureau ontving ook één dossier waarin de vraag werd gesteld of een politicus, die tevens een eigen zaak heeft en lid is van een winkeliersvereniging, op een evenement van die vereniging ook sponsoring mag aanbieden.
Advies Het Bureau voor Integriteit adviseerde het volgende:
“Bij sponsoringsvragen hanteert het Bureau steeds volgende 3 criteria: • de sponsoring moet passen in de stedelijke doelstellingen; • de sponsorovereenkomst of -afspraken moet/moeten evenwichtig zijn; • de geest van de wetgeving op overheidsopdrachten moet gerespecteerd worden: het effect van samenwerking/sponsoring mag niet zijn dat andere firma’s die dergelijk aanbod ook kunnen doen, zich benadeeld gaan voelen. Vooral het criterium wetgeving op de overheidsopdrachten respecteren, is in deze specifieke situatie een issue. Aangezien alle handelaars de kans kregen om deel te nemen met een stand of via donatie van prijzen ziet het Bureau hier geen probleem, ook niet voor de handelaar die tevens districtsschepen is.”
Conclusie De verschillende voorbeelden zijn een illustratie van het feit dat dit een complexe problematiek betreft. Het Bureau stelt al sinds 2009 in zijn jaarverslag dat er een stadsbrede visie moet ontwikkeld worden. Op 14 oktober 2015 legden twee bedrijfsdirecteurs een aantal principes voor aan het managementteam (zie 6.3. Bijlage 3). Het managementteam keurde op dat moment goed dat een kader voor sponsorbeleid zou uitgewerkt worden voor de ondersteuning van de stedelijke werking en meer bepaald voor de realisatie van de doelstellingen. Dit voorstel zal aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd in 2016 met aandacht voor principes zoals bijvoorbeeld de risico’s op integriteitsvlak. Het Bureau voor Integriteit zal betrokken worden in de verdere uitwerking van dit voorstel. Tot dusver heeft het Bureau nog geen verzoek ontvangen om hierover mee na te denken. Dit kader focust in eerste instantie slechts op een aantal prioritaire beleidsdomeinen of -projecten. In het besluit is sprake van sectoren zoals bijvoorbeeld cultuur, sport, evenementen in brede zin en sociale zaken. Naar aanleiding van een discussie over een concreet dossier stelde één bureaulid een nota op over ethiek en reclame (zie 6.2. Bijlage 2) die ter inspiratie kan dienen. Naast ethische overwegingen wordt er ook dieper ingegaan op de beleidsvraag of meer reclame wenselijk is op het openbaar domein.
Aanbeveling 2015-2 De eerste stappen zijn dus gezet maar het gaat te traag vooruit. Het Bureau voor Integriteit zou graag zien dat het kader in 2016 effectief wordt uitgewerkt zodat iedereen daarmee alvast aan de slag kan. Dan zal het nog moeten verruimd worden zodat het ook toepasbaar wordt voor andere sectoren dan diegene die prioritair werden bepaald.
Aanbeveling 2015-3 Het Bureau voor Integriteit bracht al een aantal keer advies uit over concrete sponsorovereenkomsten die in de meeste gevallen door een andere partij worden opgemaakt. Het Bureau is van mening dat, vanuit de diverse invalshoeken, kaderovereenkomsten zouden moeten opgesteld worden zodat de stad zelf de regie kan voeren.
Aanbeveling 2015-4 Daarnaast zal ook afgesproken moeten worden wie in de toekomst advies zal geven aan de groep over sponsordossiers en -overeenkomsten. Het Bureau voor Integriteit heeft dit op zich genomen maar beschouwt dit niet als zijn opdracht.
15
C Belangenvermenging en voorkennis Volgend dossier was voor het Bureau voor Integriteit een frappant voorbeeld van wat absoluut niet kan. Het gaf ook aanleiding tot een discussie over het omgaan met voorkennis.
Melding Een medewerker meldt volgende situatie en stelt zich daarbij 4 vragen:
16
Ik zit met een integriteitsprobleem met een lopend raamcontract, dat 800.000 euro/jaar vertegenwoordigt. Een werknemer van onze bedrijfseenheid, die verantwoordelijk was voor verschillende projecten, heeft verlof zonder wedde genomen vanaf 1/2/14. Hij is dus vertrokken en is gaan werken bij de firma waar het raamcontract mee afgesloten werd. Dit contract is gegund in mei 2014. Toen was de medewerker al niet meer aan het werk bij de stad. De medewerker in kwestie heeft wel nog meegewerkt aan een deel van het bestek (werkte toen nog voor de stad). Er was maar 1 inschrijver (firma waar de medewerker intussen voor werkt). Deze medewerker heeft dit contract niet mee onderhandeld maar is nu wel de contactpersoon bij de uitvoering van de opdracht. Bij het gunnen van deze opdracht is voorbijgegaan aan de mogelijke rol van de medewerker. Op dit moment loopt een gunningsprocedure voor een andere opdracht, een onderhandelingsprocedure. In het kielzog van de bespreking hiervan met de stad liep de medewerker in kwestie mee met de leverancier en dan is de bal aan het rollen gegaan en zijn we ons samen met de aankoopdienst volgende vragen beginnen stellen, waarover we jullie advies vragen: 1) hoe ver kan de rol van de medewerker in gunningsprocedures bij de stad gaan of moet de medewerker ontslag nemen? Is het ook voldoende dat de medewerker ontslag neemt? 2) moet de stad het afgesloten raamcontract met de firma verbreken? 3) moet de stad de firma weren in de lopende onderhandelingsprocedure? 4) welk gevolg moet aan deze vaststelling worden gegeven?
Advies Het Bureau voor Integriteit formuleerde volgend advies:
“Het Bureau voor Integriteit heeft zich in de bespreking van dit dossier uitgesproken over de vragen die te maken hebben met gedragsregels uit de gedragscode of aanverwante reglementering zoals het reglement op de nevenactiviteiten maar niet over de juridische issues (wetgeving op de overheidsopdrachten) omdat dit niet tot de opdracht van het Bureau behoort en het Bureau ook niet de expertise in huis heeft om hierover te kunnen adviseren. Een eerste vraag betrof het combineren van een tewerkstelling bij de stad (want hij is nog steeds in dienst van de stad) en werken voor de stad via een private firma. Artikel 16 van het reglement op de nevenactiviteiten luidt als volgt: “Alle leveringen van goederen en diensten in het kader van een winstgevende nevenactiviteit aan de stad door stadspersoneel, rechtstreeks of onrechtstreeks, zijn verboden.”
De medewerker kan dus niet in dienst blijven van de stad en prestaties leveren aan de stad, niet rechtstreeks of onrechtstreeks. Aan de combinatie van beide activiteiten dient zo snel mogelijk een einde te worden gemaakt. Een tweede reeks vragen handelde over de voorkennis waarover de medewerker beschikt. De gedragscode voor personeelsleden bevat hierover geen specifieke bepalingen maar het Bureau voor Integriteit is van mening dat voorkennis verkregen door tewerkstelling bij de stad nooit mag aangewend worden voor commerciële doeleinden. Het reglement op de nevenactiviteiten stipuleert: “Artikel 7 Een personeelslid mag informatie of voorkennis verkregen uit zijn job bij de stad, niet gebruiken bij het uitoefenen van een nevenactiviteit.” Uit de aangeleverde informatie kan worden afgeleid dat de firma in kwestie bij de opmaak van haar offerte gebruik heeft kunnen maken van de voorkennis van de vroegere stadsmedewerker, waardoor ze in het voordeel was ten opzichte van concurrerende firma’s voor het afgesloten raamcontract. Het Bureau voor Integriteit heeft tevens beslist om de wenselijkheid van het uitwerken van zogenaamde draaideurconstructies te bespreken met de stadssecretaris. Hij zal daarom ook een kopie van dit advies ontvangen. Het Bureau voor Integriteit wil graag verder op de hoogte gehouden worden van de verdere stappen die in dit dossier worden ondernomen. Artikel 13 van het reglement op de nevenactiviteiten schetst welke gevolgen kunnen gegeven worden aan het niet naleven van dit reglement: “Tegen personeelsleden die dit reglement niet naleven, of zwartwerk uitvoeren of enige vorm van ongeoorloofde activiteit uitoefenen, kan opgetreden worden via ongunstige waardering, tucht, beëindigen van de arbeidsovereenkomst of ontslag.”
Vervolg De medewerker heeft vrijwillig ontslag genomen.
Conclusie Naar aanleiding van dit dossier discussieerden de Bureauleden over het belang van afspraken maken over voorkennis in bestekken en contracten die de stad afsluit. Dit blijkt al voorzien in bestekken van de stad waarin wordt opgenomen: “In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (‘revolving doors’) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003 4 (zie bijlage 1), onthoudt de kandidaat of inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de aanbestedende overheid, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de aanbestedende overheid, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn aanvraag tot deelneming of offerte of een andere tussenkomst in het kader van deze plaatsingsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht.
4
http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=nl&la=N&table_name=wet&cn=2003103132
17
Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze plaatsingsprocedure. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.”
18
Wat het opstellen van een zogenaamde draaideurconstructie betreft, blijkt uit reacties van andere organisaties die erover beschikken dat het inroepen ervan niet evident is in de praktijk omdat de arbeidsrelatie met het personeelslid in kwestie beëindigd is. Kan dit dan worden opgenomen in de rechtspositieregeling? Het Bureau zal dit bespreken met Personeelsmanagement. Voorlopig acht het Bureau voor Integriteit het opstellen van een draaideurconstructie niet nodig.
D Privacy Uit een melding van een burger over een medewerker van de stad blijkt niet de stadsmedewerker maar vooral de burger de privacyregels te hebben geschonden.
Melding Een bankmedewerker meldde aan de ombudsvrouw dat een medewerker van de stad hem vele privémails heeft verstuurd via haar mailadres van de stad. De bankmedewerker stuurde daarbij echter vertrouwelijke informatie over de medewerker als klant van de bank door. De ombudsvrouw maakte dit dossier over aan het Bureau voor Integriteit.
Advies Aangezien uit de aangereikte informatie bleek dat het over een eerder beperkt aantal mails ging vanuit het mailadres van de stad, besliste het Bureau om contact op te nemen met de medewerker om haar te adviseren om voortaan privé- en werkmail strikt gescheiden te houden. Het Bureau tilde zwaarder aan het feit dat de bankmedewerker vertrouwelijke informatie over een klant doorspeelde aan derden en hierbij de privacy van de medewerker schond. Het bracht zowel de medewerker als de melder hiervan op de hoogte. Een tweede dossier betrof een melding van een medewerker die had deelgenomen aan een selectie bij de stad en die via haar vakbond een lijst had ontvangen van alle geslaagden van deze selectie en van een aantal andere selecties. Het Bureau voor Integriteit informeerde bij de bedrijfseenheid Personeelsmanagement naar geldende afspraken met de vakbonden. Personeelsmanagement antwoordde dat de lijsten met geslaagden inderdaad gedeeld worden met de vakbonden maar dat er ook is afgesproken dat ze in het communiceren over deze lijsten rekening moeten houden met de privacywetgeving. Naar aanleiding van deze melding besliste Personeelsmanagement om deze kwestie voor te leggen aan de privacycommissie. Deze commissie antwoordde dat het doorgeven van gegevens van kandidaten van selecties enkel kan indien kandidaten ook verwachten dat dit gebeurt. Anders is een voorafgaande toestemming van de betrokkenen nodig. De vraag is natuurlijk of kandidaten dit verwachten. Personeelsmanagement besliste in ieder geval om geen namen van geslaagde kandidaten meer te bezorgen aan de vakbonden.
Conclusie Dit blijft een thema waar medewerkers blijvend attentvol moeten mee leren omgaan.
E Geschenken en uitnodigingen In 2015 ontving het Bureau voor Integriteit in totaal 10 dossiers (van de 62 dossiers, dus bijna 1 op 6) over dit thema. Voor het eerst sinds de oprichting van het Bureau voor Integriteit scoort dit thema opnieuw zo hoog. Wat geschenken betreft, varieerde de vraag van drankbonnetjes voor een niet-stedelijk evenement waar een medewerker aan had meegewerkt, tot een gratis balpen of 5 sets oordoppen die de stad op een beurs had gewonnen. Qua uitnodigingen ging het om een gratis etentje, een filmvoorstelling of ontbijtsessies of vipkaarten voor evenementen zoals Linkerwoofer of Cirque du Soleil.
Adviesvraag geschenken Een klantenteam van een vroeger verzelfstandigde entiteit krijgt ieder jaar een uitnodiging van een leverancier voor een rondleiding op zijn firma, een drankje en een etentje als dank voor de goede samenwerking. Het contract met deze leverancier loopt nog een tijdje en het klantenteam is niet betrokken in de gunningsprocedure van zulke contracten. Dit team maakt nu deel uit van de stad en daarom vroegen ze zich af of ze deze uitnodiging kunnen aannemen.
Advies Het Bureau voor Integriteit zag geen probleem in het aanvaarden van de uitnodiging voor de rondleiding met drankje maar raadde af om ook met de leverancier uit eten te gaan omwille van de schijn van partijdigheid die men daarmee kan wekken. Het Bureau voor Integriteit bevestigde ook dat de gedragsregels in principe voor de ganse groep Stad Antwerpen gelden, dat het dit standpunt al jaren inneemt en ervan uitgaat dat dit ook gekend is bij alle personeelsleden van de groep Stad Antwerpen. Het Bureau bracht ook de leidinggevende van dit team op de hoogte van dit advies.
Adviesvraag uitnodigingen Een medewerker kreeg van een leverancier een uitnodiging aangeboden voor hem, zijn partner en mogelijks nog collega’s voor een theaterbuffet, een evenement van een serviceclub voor een goed doel. De leverancier zou alle kosten op zich nemen. De medewerker vraagt:
“Mogen we hier aanschuiven in het kader van ‘integriteit’? Pro: • uitnodiging aan hele ketting van medewerkers betrokken bij deze leverancier, niet enkel aan specifieke personen, schijn van partijdigheid, beïnvloeding wordt daarmee weggenomen; • de A-waarde ‘samenwerken’ wordt ‘gevierd’ en ‘bestendigd’. We houden het gezamenlijke doel voor ogen en zijn open dat we met de collega’s en leverancier dit delicate proces moeten klaren, tot op heden geen klachten, tijd voor een feestje; • op korte termijn zijn er geen beslissingen te nemen over een nieuwe gunning, er is geen verplichting tot wederdienst. Contra: • kosten: theaterbuffet heeft ‘geen geringe materiële waarde’; • schijn van partijdigheid hebben we tegen als we dit ‘geschenk’ aanvaarden, wat gaan we wel terug doen (uitnodiging nieuwjaarsreceptie, of is dat strikt enkel personeel?)? Ik hoor jullie reactie graag snel, dan kan ik naar iedereen reageren dat we de uitnodiging wel of niet kunnen aannemen en dan kunnen mensen zelfstandig beslissen of ze op de uitnodiging ingaan.”
19
Advies Het Bureau voor Integriteit antwoordde:
“Het Bureau voor Integriteit adviseert om niet op de uitnodiging in te gaan. Het Bureau baseert zich daarvoor op volgende passage uit de gedragscode voor personeelsleden en op de talloze adviezen die we in het verleden al gaven wanneer we gelijkaardige vragen kregen: “We aanvaarden geschenken, gunsten en uitnodigingen voor diners, activiteiten en bedrijfsbezoeken alleen onder strikte voorwaarden: we spreken erover in het openbaar, we stellen onze chef ervan op de hoogte, ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde en ze verplichten ons tot geen enkele gunst of wederdienst. Als we op een uitnodiging ingaan, kadert dat in de uitoefening van ons beroep en in het belang van onze organisatie. Zowel het vragen naar, als het aanvaarden van geld is echter nooit toegestaan.”
20
Een echte kostprijs voor deelname vonden we in het mailverkeer niet terug maar we gaan ervan uit dat die niet gering is. Bovendien worden er meerdere medewerkers met partner uitgenodigd, wat de totale kostprijs doet oplopen. Daarnaast speelt zeker ook de schijn van partijdigheid die kan ontstaan door in te gaan op deze uitnodiging, zelfs al moet er binnenkort geen overheidsopdracht gegund worden.”
Bijkomende vraag De adviesvrager vroeg zich af of ze dan ook niet konden ingaan op een uitnodiging van een leverancier voor een filmvoorstelling met receptie of een uitnodiging van een leverancier om deel te nemen aan ontbijtsessies waar ook sprekers bepaalde thema’s toelichten en er een gratis ontbijt wordt aangeboden:
“Ik neem aan dat we hier ook niet aanwezig kunnen zijn naar analogie met het theaterbuffet? Enige verschil is dat het theaterbuffet € 45 kostte per persoon en een filmvoorstelling een € 9. De waarde van de versnaperingen op de receptie zijn mij niet gekend. Graag je advies in deze. Deze uitnodiging wordt naar meerdere personen binnen de groep Stad Antwerpen gestuurd. Het is dezelfde maillijst die gebruikt wordt voor de ontbijtsessies van firma XXX, die wel ‘werkgerelateerd’ zijn. Als het advies negatief is stel ik voor de relatiebeheerder van de leverancier te benaderen zodat die een mail kan sturen naar de contactpersonen binnen de groep Antwerpen om melding te maken van het feit dat wij daar niet geacht worden te verschijnen omdat het een integriteitsschending is.”
Advies Het Bureau voor Integriteit gaf als advies:
“Op uw vraag om deel te nemen aan de filmvoorstelling geeft het Bureau voor Integriteit een negatief advies om de schijn van partijdigheid tegen te gaan. Voor de ontbijtsessies wil het Bureau u opnieuw verwijzen naar het stuk over geschenken en uitnodigingen in de gedragscode voor personeelsleden:
“We aanvaarden geschenken, gunsten en uitnodigingen voor diners, activiteiten en bedrijfsbezoeken alleen onder strikte voorwaarden: we spreken erover in het openbaar, we stellen onze chef ervan op de hoogte, ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde en ze verplichten ons tot geen enkele gunst of wederdienst. Als we op een uitnodiging ingaan, kadert dat in de uitoefening van ons beroep en in het belang van onze organisatie. Zowel het vragen naar, als het aanvaarden van geld is echter nooit toegestaan.” Ingaan op zulke uitnodigingen kan dus als aan die voorwaarden voldaan is.”
Conclusie Van bij de oprichting van het Bureau voor Integriteit komen er vragen en meldingen binnen over dit thema, het ene jaar al wat meer dan het andere maar het blijft wel een constante. Heel wat afdelingen kennen intussen het standpunt van het Bureau. Sommige gaan nog verder door geen enkele uitnodiging te accepteren omdat dit een makkelijk te volgen richtlijn is die afwegen onnodig maakt. Toch komen er nog vragen over evidente zaken zoals dure viptickets die niet van geringe waarde zijn en dus niet kunnen aangenomen worden maar ook over een balpen aannemen, wat geen probleem vormt in de geschetste situatie alsook in de meeste andere situaties. Blijkbaar is het evidente niet door de adviesvragers geweten of het is ook mogelijk dat ze zeker willen spelen. Er zijn uiteraard grijze zones of ingewikkeldere situaties waar het logisch is dat het Bureau voor Integriteit om advies wordt gevraagd. En dan was er een vraag van een medewerker van een vroegere verzelfstandigde entiteit die niet besefte dat de gedragsregels voor de ganse groep dezelfde zijn. Dit is nogmaals een illustratie van hoe belangrijk het is om de integriteitsgedachte verder uit te dragen in de groep Stad Antwerpen (zie verder 5.1. Aanbevelingen vorige jaarverslagen 2013-3).
Aanbeveling 2015-5: ruchtbaarheid geven aan gedragsregels over geschenken en uitnodigingen Zowel het Bureau voor Integriteit als de groep Stad Antwerpen zouden acties kunnen ondernemen om ervoor te zorgen dat de gedragsregels gekend zijn zodat de meest evidente vragen niet meer gesteld hoeven te worden, of zodat de antwoorden op een aantal vragen kunnen gevonden worden op de website van het Bureau.
F Nevenactiviteiten Ook dit thema scoorde hoog in 2015, het Bureau voor Integriteit behandelde 8 dossiers over nevenactiviteiten: • 2 dossiers waarbij de medewerkers in kwestie slechts deeltijds werkten voor de groep Stad Antwerpen en deeltijds actief waren als zelfstandige. De vraag rees of in dit geval diensten aanbieden via de firma van de partner van de betrokken medewerker wel kan of het aanbieden van diensten aan een andere entiteit van de groep wel kan. Het Bureau adviseerde in beide gevallen dat dit niet kon vanuit een strenge interpretatie van het reglement op de nevenactiviteiten en een ruime interpretatie van groepsbrede afspraken op het vlak van integriteit. • 2 dossiers waarbij een medewerker zich afvroeg of hij als vrijwilliger diensten mocht aanbieden, zowel aan de groep Stad Antwerpen als daarbuiten, waarop het Bureau voor Integriteit adviseerde dat dit kon zolang de principes uit het reglement op de nevenactiviteiten worden nageleefd (hoofdopdracht bij de stad moet primeren, geen belangenvermenging …).
21
• 4 dossiers over het uitvoeren van een nevenactiviteit en het mogelijk risico op belangenvermenging waar het Bureau afhankelijk van de context een specifiek advies formuleerde.
Adviesvraag Een medewerker van de stad stelde de volgende vraag:
22
“Ik werk halftijds voor de stad en halftijds voor mezelf: ik ben zelfstandige in bijberoep, als tekstschrijver. Onlangs kreeg ik te horen dat ik freelance geen opdrachten kan uitvoeren voor een district omdat er een risico op belangenvermenging is, vermits ik dus ook voor de stad werk. Nu heb ik ook een opdracht bij een verzelfstandigde entiteit. Graag had ik geweten of dit ook aanzien wordt als belangenvermenging, of is dit anders aangezien het een autonoom bedrijf is?”
Advies Het Bureau voor Integriteit antwoordde:
“Voor de stad mag je inderdaad geen prestaties leveren als je er ook als werknemer werkt. Dat is zo bepaald in het stedelijk reglement op de nevenactiviteiten: Artikel 16 Alle leveringen van goederen en diensten in het kader van een winstgevende nevenactiviteit aan de stad door stadspersoneel, rechtstreeks of onrechtstreeks, zijn verboden. Ik weet niet of het autonoom bedrijf ook een reglement of afspraken op het vlak van nevenactiviteiten heeft. Ik zou dat zeker checken.”
Antwoord medewerker De medewerker reageerde:
Ok, bedankt voor de informatie. Het autonoom bedrijf heeft geen gelijkaardig reglement, meer nog: hun eigen werknemers mogen ook freelance opdrachten uitvoeren voor het bedrijf. Ik neem aan dat er dan geen probleem is?
Bijkomend advies Na bespreking op een Bureauvergadering volgde er een bijgesteld advies:
“Juridisch is het inderdaad zo dat je momenteel opdrachten kan uitvoeren voor het autonoom bedrijf. Het Bureau vindt het zeker niet ok dat eigen werknemers van dat bedrijf freelanceopdrachten kunnen uitvoeren voor het bedrijf zelf. Dan werk je mogelijke belangenvermenging in de hand. Dat was trouwens de reden waarom de stad en het OCMW dit onmogelijk maakten. Daarom volgde er een reglement op de nevenactiviteiten met artikel 16.
Op deontologisch vlak vonden de Bureauleden dat het verbod uit artikel 16 breed geïnterpreteerd moet worden, m.a.w. dat je daar eigenlijk de ‘groep’ moet lezen, dit om o.a. te vermijden dat men opdrachten zou kunnen uitvoeren via andere constructies (bijv. stedelijke vzw’s). Ik vernam ook dat hier in de toekomst een groepsbrede afspraak over gemaakt zou worden. Er rees ook bijkomend de vraag op welke manier opdrachtgevers jou weten te vinden en via welke overeenkomsten er wordt gewerkt. Ik ga ervan uit dat er met jou geen raamcontract werd afgesloten maar dat het gaat om losse opdrachten waarvoor jij een offerte opmaakt?”
Vervolg De medewerker liet weten dat hij de opdracht had gekregen via een website waar hij voor betaalt en waar freelancers en opdrachtgevers elkaar vinden. Qua betaling ontvangt hij, net zoals vele andere schrijvers die meedoen aan het project, een vast bedrag en een stukje auteursrechten. Die bedragen zijn voor iedereen hetzelfde. Een offerte indienen was dus niet nodig. Het Bureau voor Integriteit plant een vergadering met het autonoom bedrijf in kwestie in het voorjaar van 2016.
3.3. Dossiers vertrouwenspersonen De 6 vertrouwenspersonen en de preventieadviseur behandelden in 2015 6 dossiers die te maken hadden met integriteit, waarvan: • vragen om advies: 5 • meldingen: 1
6 5 4 3 2 1 0
Advies
Melding
Info
23
De 6 dossiers handelden over 6 verschillende thema’s: 3
2
1
24
Di ve rs en
Co de
se
n
Pr iv ac y
re ge l
ge vi ng
ki ng en w er m
Sa
m
en
gi ng
g ge nv er
an
nk en sc he Ge
od ig in ge n Ui tn
tiv ac Ne ve n
Sp on so rin
Be l
Ge
br ui k
m
at er
ia a
ls ta
d
ite ite n
0
In al deze dossiers werd de adviesvrager of melder ook gewezen op de mogelijkheid om beroep te doen op het Bureau voor Integriteit. De helft van hen nam ook effectief contact op met het Bureau, wat gezien de problematiek in kwestie telkens ook logisch was.
4. Realisaties 4.1. Bestuur In 2013 sprak het Bureau voor Integriteit met de burgemeester af dat: • in het kader van het verder uitbreiden van de integriteitsgedachte binnen de groep Stad Antwerpen, de collegeleden in hun rol als voorzitter van een autonoom gemeentebedrijf of in de rol van ZNA-voorzitter, de samenwerking met het Bureau gestalte zullen geven (zie verder 4.2. Uitbreiding integriteitsgedachte en 5.1. Aanbevelingen vorige jaarverslagen 2013-3); • de opleiding ‘morele oordeelsvorming’ opnieuw georganiseerd zou worden voor de kabinetsleden; • snel werk zou gemaakt worden van de nieuwe samenstelling van de deontologische commissie (gerealiseerd in 2014). De integriteitsopleidingen voor de (nieuwe) kabinetsleden vonden plaats in 2015.
4.2. Uitbreiding integriteitsgedachte Naast het onderhouden van bestaande contacten legde het Bureau in de loop van 2015 ook nieuwe contacten met een aantal entiteiten van de groep Stad Antwerpen. Er vonden in 2015 gesprekken plaats met: • het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs (AG SO) • Digipolis • het Gemeentelijk Havenbedrijf • het Zorgbedrijf • het Autonoom Gemeentebedrijf Kinderopvang (AG KOP) • het Autonoom Gemeentebedrijf voor Vastgoedbeheer en Stadsprojecten (AG VESPA) • water-link • het OCMW Daarnaast liet de Lokale Politie het Bureau voor Integriteit weten welke acties zij op integriteitsvlak op poten hebben gezet in 2015. Het Bureau werd ook naar jaarlijkse gewoonte uitgenodigd om zijn jaarverslag te presenteren en bespreken met het stedelijk managementcomité (zie 6.4. Bijlage 4). Altijd een leerrijke ontmoeting. Uit deze ontmoetingen blijkt dat binnen een aantal entiteiten van de groep Stad Antwerpen initiatieven werden genomen om integriteit bij de personeelsleden onder de aandacht te brengen. Bij de Lokale Politie werd in juli 2015 een intern meldpunt voor integriteitsschendingen operationeel, werd er vooral gewerkt rond het meten van integriteit bij de selecties en werd een affichecampagne gelanceerd ter sensibilisering (zie 6.5. Bijlage 5). Digipolis bereidde een sensibiliseringscampagne voor die in 2016 van start gaat. Bij de stad en het OCMW is de grote opleidingsgolf al een tijdje achter de rug. In 2015 werd er vooral nagedacht over welke vervolgacties nodig zijn om het integriteitsgedachtengoed op te frissen en te onderhouden. In de praktijk is echter maar weinig gebeurd. In het najaar van 2015 legde Personeelsmanagement een stevig plan op tafel met opleidings- en communicatieacties, dat door het Bureau met enthousiasme werd onthaald. Spijtig genoeg stellen wij eind april 2016 vast dat hiervan nog niets werd gerealiseerd.
25
Stadsbreed volgden in 2015 slechts 34 medewerkers een integriteitsopleiding. Stadsbeheer lanceerde een nieuw huishoudelijk reglement (zie 6.6 Bijlage 6) voor de ongeveer 2100 personeelsleden waarin het thema integriteit ruim aan bod komt. Wekelijks bespreken de leidinggevenden met hun medewerkers passages uit dit reglement (zie verder 5.2. Nieuwe aanbevelingen 2015-5). Het uitwerken van het kader voor sponsoring gaat naar aanvoelen van het Bureau te traag vooruit. Intussen blijven er twijfel en verwarring bestaan die best zo vlug mogelijk door duidelijke afspraken binnen de stad worden weggenomen (zie verder 5.1. Aanbevelingen vorige jaarverslagen 2013-1).
26
Wat de meldingsprocedure betreft, deelden de Lokale Politie, AG SO en het Gemeentelijk Havenbedrijf het Bureau mee dat ze in 2016 een procedure zouden uitschrijven en invoeren. Bij AG SO houdt die procedure ook een mogelijke bescherming van de melder in. Bij de twee andere entiteiten is het momenteel onduidelijk of bescherming erin wordt opgenomen. Het Bureau voor Integriteit zal daar in ieder geval op aandringen. Samenvattend merkt het Bureau voor Integriteit op dat er tijdens de gesprekken of contacten wel interesse is voor het thema maar dat er daarna in de praktijk te weinig mee gebeurt. Het Bureau betreurt dit. Het is echt noodzakelijk om de wil om integraal integer te werken in alle geledingen van de stad blijvend prioritair te stellen en er voor te zorgen dat dit in de praktijk ook gebeurt en waar nodig opgelegd wordt. Het integer imago van de stad hangt af van elke schakel en van hoe de hele groep daarmee omgaat (zie verder 5.1. Aanbevelingen vorige jaarverslagen 2013-3).
4.3. Codes en gedragsregels In 2013 werd het Bureau op de hoogte gebracht van het feit dat de bedrijfseenheid Stadsontwikkeling een aanvulling op de gedragscode voor personeelsleden zou opstellen en dat de ontwerptekst aan het integriteitsbureau zou worden voorgelegd. Deze tekst zou worden afgewerkt in 2015. Het Bureau voor Integriteit heeft nog geen verzoek ontvangen om er een advies over uit te brengen. Stadsbeheer lanceerde in het najaar van 2015 een nieuw huishoudelijk reglement (zie 6.6 Bijlage 6).
4.4. Netwerking Tijdens het jaarlijks netwerkmoment met de integriteitscollega’s van de Vlaamse Gemeenschap en de stad Gent werd in 2015 vooral expertise gedeeld over een mogelijk opleidingsaanbod voor leidinggevenden, het werken rond waarden en het omgaan met voorkennis bij medewerkers. Dit laatste geldt zowel voor medewerkers die binnen de organisatie blijven als voor hen die de organisatie verlaten om bij een potentiële leverancier te gaan werken.
5. Aandachtspunten en aanbevelingen 5.1. Aanbevelingen vorige jaarverslagen In de jaarverslagen 2013 – 2014 nam het Bureau voor Integriteit volgende aanbevelingen aan het bestuur op: 2013-1
uitwerken van een visie op het vlak van sponsoring
2013-2
ontwikkelen van en communiceren over een beleid omtrent nieuwjaarsfooien
2013-3
consolideren van de integriteitsgedachte in alle geledingen van de groep Stad Antwerpen
2014-1
onderzoeken of de draaideurconstructie een hiaat vult op vlak van voorkennis
2014-2
lanceren communicatiecampagne over meldingsprocedure
2014-3
fraudegevoelige processen of afdelingen in kaart brengen en risicoanalyses uitvoeren
2014-4
integriteitsbarometer opstellen
2013-1: uitwerken van een visie op het vlak van sponsoring In hoofdstuk 3, dossier B. Reclame en sponsoring concludeerde het Bureau voor Integriteit dat de stad de eerste stappen heeft gezet maar dat het werk te traag vooruit gaat. Het Bureau zou graag zien dat het vooropgestelde kader in 2016 effectief wordt uitgewerkt zodat men daarmee alvast aan de slag kan. Naderhand zal dit nog moeten verruimd worden, zodat het ook toepasbaar wordt voor andere sectoren dan diegene die prioritair werden bepaald (zie ook 5.2. Nieuwe aanbevelingen 2015-2 en 2015-3).
2013-2: ontwikkelen van en communiceren over een beleid omtrent nieuwjaarsfooien Deze aanbeveling werd gerealiseerd in 2014. In 2015 werd in het najaar nogmaals ingezet op interne communicatie.
2013-3: consolideren van de integriteitsgedachte in alle geledingen van de groep Stad Antwerpen In hoofdstuk 4.2 staat omschreven welke stappen gezet werden in 2015. Het Bureau voor Integriteit blijft erop hameren dat het aan het bestuur is om het belang hiervan te blijven weerspiegelen in de eigen werking en in de werking van alle diensten van de groep Stad Antwerpen. Daarvoor zijn opleidings- en sensibiliseringsinitiatieven nodig (zie 5.2. Nieuwe aanbevelingen 2015-5) en een uitgewerkte meldingsprocedure, zodat medewerkers intern kunnen aankaarten wat op integriteitsvlak niet goed loopt als dit niet kan via de hiërarchische weg. Het Bureau voor Integriteit is bereid om mee te werken aan een groepsbrede actie om de integriteitsgedachte in alle geledingen verder uit te werken en te consolideren daar waar zij reeds is ingevoerd.
2014-1: onderzoeken of draaideurconstructie hiaat vult op vlak van voorkennis Zowel in 2014 als in 2015 scoorde het thema ‘nevenactiviteiten’ hoog bij de dossiers. Mogelijke belangenvermenging bij het uitvoeren van een bijberoep kwam ook meermaals aan bod. Dit leidde tot de aanbeveling om te onderzoeken of draaideurconstructies (die tot doel hebben om te vermijden dat personeelsleden de organisatie met voorkennis verlaten om die dan onmiddellijk ter beschikking te stellen van private firma’s) ook voor de stad een meerwaarde zouden betekenen. In hoofdstuk 3. Dossiers C (belangenvermenging en voorkennis) werd al dieper ingegaan op deze aanbeveling. In bestekken en contracten van de stad werden al afspraken over voorkennis opgenomen.
27
Wat het opstellen van een zogenaamde draaideurconstructie betreft, blijkt uit reacties van andere organisaties die hierover beschikken dat het inroepen ervan niet evident is in de praktijk omdat de arbeidsrelatie met het personeelslid in kwestie dan al beëindigd is. Kan dit dan worden opgenomen in de rechtspositieregeling? Het Bureau zal dit bespreken met Personeelsmanagement. Voorlopig acht het Bureau voor Integriteit het opstellen van een draaideurconstructie niet nodig.
2014-2: lanceren communicatiecampagne over meldingsprocedure
28
Vanuit de ervaring dat de meldingsprocedure voor integriteitsschendingen (de mogelijkheid tot melden, bij wie melden, de mogelijkheid tot het beschermen van een melder, maar ook de rol die de vertrouwenspersonen en het Bureau erin spelen) onvoldoende gekend is, formuleerde het Bureau vorig jaar deze aanbeveling. Uit het gesprek dat het Bureau voerde met de bedrijfsdirecteur van Personeelsmanagement bleek dat deze communicatie deel uitmaakt van het integriteitsplan dat in 2016 gerealiseerd zou worden.
2014-3: fraudegevoelige processen of afdelingen in kaart brengen en risicoanalyses uitvoeren Uit een aantal gesprekken met bedrijfsdirecteurs en ook de bespreking van het jaarverslag 2014 op een zitting van het managementteam van de Stad Antwerpen blijkt de nood aan ondersteuning om systematisch of gericht risicoanalyses uit te voeren op fraudegevoelige processen of afdelingen. Dit wordt deels opgevangen door Interne Audit. Deze dienst stelt jaarlijks een risicoanalyse op van de producten van de stad (effectieve output naar de burger), waarbij aan alle producten een globale risicoscore wordt toegekend. Deze globale score wordt berekend op basis van de scores (gaande van 1 tot 5, waarbij 5 een hoge risicoscore is) die worden toegekend op in totaal 5 risicofactoren (met elk een wegingscoëfficiënt). Eén van de 5 risicofactoren is ‘fraudegevoeligheid’. De risicoanalyse van producten vormt de basis voor de opmaak van de jaarplanning van Interne Audit. De producten met de hoogste risicoscore maken het voorwerp uit van een procesaudit.
2014-4: integriteitsbarometer opstellen Vorig jaar formuleerde het Bureau voor Integriteit de aanbeveling om om de 3 à 5 jaar een integriteitsbarometer op te stellen met alle betrokken stedelijke diensten (onder meer de HR-afdelingen Tucht en Personeelswaarderingen, Interne Audit, de Ombudsdienst). Zo worden de problematieken in kaart gebracht die bij die diensten op integriteitsvlak opduiken en kan worden afgestemd over acties die op touw worden gezet. Het Bureau voor Integriteit zal hierover afspraken maken met de personeelsdienst van de stad.
5.2. Nieuwe aanbevelingen Het Bureau voor Integriteit formuleerde een aantal nieuwe aanbevelingen op basis van behandelde dossiers (zie 3. Dossiers) of naar aanleiding van de terugblik op 2015.
2015-1: sensibiliseren over en optreden bij vervagen grens werk – privé bij gebruik sociale media Het Bureau voor Integriteit stelt aan het bestuur voor om aan het thema ‘sociale media en het vervagen van de grens werk – privé’ aandacht te schenken via opleidings- en communicatieacties maar ook gepast op te treden indien nodig. Deze aanbeveling sluit aan bij aanbeveling 2015-5 en zou door de personeelsdiensten van de groep Stad Antwerpen moeten opgenomen worden.
2015-2: kader sponsoring afwerken De eerste stappen zijn gezet maar het gaat te traag vooruit. Het Bureau voor Integriteit zou graag zien dat het kader in 2016 effectief wordt uitgewerkt zodat iedereen daarmee alvast aan de slag kan. Dan zal het nog moeten verruimd worden zodat het ook toepasbaar wordt voor andere sectoren dan diegene die prioritair werden bepaald.
2015-3: kaderovereenkomsten sponsoring opstellen Het Bureau voor Integriteit bracht al een aantal keer advies uit over concrete sponsorovereenkomsten die in de meeste gevallen door een andere partij worden opgemaakt. Het Bureau is van mening dat vanuit de diverse invalshoeken kaderovereenkomsten zouden moeten opgesteld worden zodat de stad zelf de regie kan voeren. Het Bureau voor Integriteit zal met de stadssecretaris bespreken welke dienst het meest aangewezen is om deze taak uit te voeren.
2015-4: aanduiden adviesorgaan voor groep Stad Antwerpen Daarnaast zal ook afgesproken moeten worden wie in de toekomst advies zal geven over sponsordossiers en -overeenkomsten. Het Bureau voor Integriteit heeft dit op zich genomen toen daarom gevraagd werd, maar deze taak behoort niet tot de opdracht van het Bureau. Ook hierover zal het Bureau afspraken maken met de stadssecretaris.
2015-5: ruchtbaarheid geven aan gedragsregels over geschenken en uitnodigingen Zowel het Bureau voor Integriteit als de groep Stad Antwerpen kunnen acties ondernemen om ervoor te zorgen dat de gedragsregels beter gekend zijn, zodat een aantal van de vaakst voorkomende vragen niet meer gesteld hoeven te worden aan het Bureau. Dat kan onder meer door ervoor te zorgen dat de antwoorden op die vragen te vinden zijn op de website van het Bureau. Het Bureau voor Integriteit zal een schrijven richten aan alle entiteiten van de groep met het verzoek hierover te communiceren of andere gerichte acties te ondernemen. In deze is uiteraard de voorbeeldfunctie van de leidinggevenden van het grootste belang. Deze regels gelden immers voor iedereen: ambtenaren, politici, in het kort iedereen die betrokken is bij de werking van de stad. In het verlengde daarvan is het zelfs aangewezen om ook externen die geschenken of uitnodigingen aanbieden, in te lichten over de gedragslijnen die binnen de groep Stad Antwerpen gelden.
2015-6: blijvend inzetten op opleidings- en andere initiatieven Zoals het Bureau al vaker heeft gesteld, hecht het veel belang aan het blijvend onder de aandacht brengen van het thema integriteit. Enkel op deze manier kan dit verankerd geraken in de organisatie. Op dit ogenblik loopt het op dat vlak niet goed en schieten wij tekort. Het nodige personeel moet daarvoor vrijgemaakt, aangeworven of ingehuurd worden. Het Bureau voor Integriteit zal dit in alle contacten met het bestuur en de entiteiten van de groep herhalen en benadrukken. Zonder een doorgedreven en blijvende vorming is een integere beleidsvoering niet mogelijk. Dit vergt een inspanning die van elke democratische overheidsdienst terecht wordt verwacht.
29
6. Bijlagen Bijlage 1: Verdrag van de Verenigde Naties tegen Corruptie ...................................... 33 Bijlage 2: nota reclame en ethiek ........................................................................... 34 Bijlage 3: managementteambesluit kader sponsoring .............................................. 38 Bijlage 4: managementteambesluit presentatie jaarverslag 2014 .............................. 42 Bijlage 5: affiche Lokale Politie .............................................................................. 44 Bijlage 6: huishoudelijk reglement Stadsbeheer ...................................................... 45
Bijlage 1: Verdrag van de Verenigde Naties tegen Corruptie
Verdrag van de Verenigde Naties tegen Corruptie … Gedragscodes voor ambtenaren. Art. 8. 1. Ter bestrijding van corruptie moedigt iedere Staat die partij is overeenkomstig de grondbeginselen van zijn rechtsstelsel onder meer de integriteit, de eerlijkheid en de verantwoordelijkheidszin van zijn ambtenaren aan. 2. In het bijzonder stelt iedere Staat die partij is alles in het werk om in het kader van zijn eigen institutioneel stelsel en rechtsstelsel gedragscodes of -normen inzake de correcte, waardige en adequate uitoefening van het openbaar ambt toe te passen. 3. Voor de toepassing van de bepalingen van dit artikel neemt iedere Staat die partij is indien nodig overeenkomstig de grondbeginselen van zijn rechtsstelsel nota van de relevante initiatieven van regionale, interregionale en multilaterale organisaties, zoals de Internationale gedragscode voor ambtenaren van het openbaar ambt die bij resolutie 51/59 van de algemene Vergadering gaat, van 12 december 1996. 4. Iedere Staat die partij is, streeft tevens ernaar overeenkomstig de grondbeginselen van zijn nationaal recht maatregelen en mechanismen uit te werken waardoor ambtenaren gemakkelijker aan de bevoegde autoriteiten kennis kunnen geven van corrupte handelingen waarvan zij in het kader van de uitoefening van hun functie kennis nemen. 5. Indien nodig stelt iedere Staat die partij is alles in het werk om overeenkomstig de grondbeginselen van zijn nationaal recht, maatregelen en mechanismen uit te werken waardoor ambtenaren verplicht worden onder meer alle externe activiteiten, werk, beleggingen, vermogensbestanddelen en aanzienlijke schenkingen of voordelen waaruit een belangenconflict met hun functie van ambtenaar zou kunnen voortvloeien, aan de bevoegde autoriteiten te melden. 6. Iedere Staat die partij is, streeft ernaar overeenkomstig de grondbeginselen van zijn nationaal recht disciplinaire of andere maatregelen te nemen ten aanzien van ambtenaren die de krachtens dit artikel opgestelde codes of normen schenden. …
33
Bijlage 2: nota reclame en ethiek Reclame en ecologie/ethiek
34
Het lijkt me niet verdedigbaar dat een stad die duurzaamheid en ecologie belangrijk vindt, op haar publieke gebouwen reclame kan maken die ecologisch problematisch is (auto’s, vliegreizen, vlees ...). Ook reclame voor ethisch problematische producten en diensten (diamant, banken, alcohol, bont ...) kan in vraag gesteld worden. Reclame en seksisme Reclamebeelden representeren vrouwen op een heel specifieke manier. Als deze beelden alomtegenwoordig zijn heeft dit een impact op hoe men naar vrouwen kijkt en meer nog hoe vrouwen naar zichzelf kijken. De representatie van vrouwen in reclame is een verderzetting van de traditie van het vrouwelijk naakt in de westerse schilderkunst. Door de alomtegenwoordige aanwezigheid van dergelijke beelden in de publieke ruimte bevestigt, verspreidt en versterkt de publieke ruimte dit verhaal over de vrouw en deze visie op de vrouw. Het lijkt me niet opportuun deze beelden (waarvoor in de publieke ruimte nauwelijks tegenbeelden bestaan) nog eens extra te versterken op publieke gebouwen die toch een emancipatorische en democratische geest zouden moeten uitstralen. 1. Objectivering: De vrouw wordt in tegenstelling tot de man overwegend passief voorgesteld; het beeld wordt op zo een manier gecreëerd dat de vrouw als passief aan de kijker wordt aangeboden. Wat betekent dit precies? De vrouw in het beeld is iemand die wil bekeken worden, verlangd worden, bezeten worden (halfopen mond, ongemakkelijke posities waaruit je niet meteen tot actie kan overgaan, ontspannen spieren, suggestie van fragiliteit); de man in onze beeldcultuur is iemand die verlangt, kijkt, wil bezitten. Dit draagt bij tot een ongelijke (zelf)appreciatie van mannen en vrouwen als actieve wezens. De waarde van vrouwen wordt vooral bepaald door hun passiviteit. 2. Seksualisering: In allerlei contexten die niet expliciet seksueel zijn wordt de vrouw toch als seksobject geportretteerd. Dit versterkt de overtuiging dat de functie van de vrouw prioritair die van een seksobject is, naast de andere functies die ze kan opnemen. Een treffend voorbeeld uit de kunstgeschiedenis is hier Le dejeuner sur l’herbe: hier zijn we getuige van een picnic, wat op zich geen seksuele context is, wat bevestigd wordt door het feit dat de mannen kleren aan hebben, maar waar de vrouw er niettemin naakt bij zit. Dit draagt bij tot een (zelf)perceptie van vrouwen als in de eerste plaats seksobjecten; hun waarde wordt bepaald door hun waarde als seksobject. 3. Idealisering: Representaties van vrouwen zijn niet alleen objectiverend en seksualiserend; vrouwen in reclame worden ook geïdealiseerd. Het ideaal is een heel specifiek lichaamstype dat niet alleen onrealistisch is, maar ook weinig diversiteit vertoont. De alomtegenwoordigheid van dit ideaal leidt tot een strenge normering en disciplinering van het vrouwenlichaam, en heeft dus een zeer negatieve impact op de (zelf)waarde van (jonge) vrouwen.
Ook mannen worden in reclame geseksualiseerd en geïdealiseerd, maar de impact is veel kleiner omdat er in de eerste plaats veel minder mannen dan vrouwen in reclamebeelden aanwezig zijn (vergelijk ook hier opnieuw met de aanwezigheid van het mannelijk naakt in de kunstgeschiedenis, wat zeer beperkt is). Dit komt omdat reclame vooral baat heeft bij geobjectiveerde representaties (die als metaforen voor het object of de ervaring staan die in de reclame aangeprezen wordt), en we zijn nu eenmaal de erfgenamen van een culturele patriarchale traditie waar vooral vrouwen als (seksueel en perfect) object (bezit) fungeerden. In onze beeldtraditie werden mannen vooral geportretteerd als actief: eigenaars, veroveraars en helden. Dit leeft nog door in reclame waar geseksualiseerde mannen overwegend actief gerepresenteerd worden (gespierd en gespannen spieren, geen open mond, in actieve positie zodat men meteen tot activiteit kan overgaan, sterke blik) en niet als passieve objecten. Mannenlichamen als actieve helden worden evenwel ook geïdealiseerd, met mogelijks dezelfde negatieve impact op de zelfwaarde van mannen. Dit laatste kan men echter relativeren daar de omringende cultuur minder nadruk legt op de waarde mannelijke schoonheid, ten voordele van mannelijke activiteit, en de man dus meer cultureel bepaald wordt om zijn zelfwaarde te meten aan wat hij realiseert en verwerft, dan aan hoe hij als lichaam verschijnt. Reclame, seksisme en diversiteit: de neutrale publieke ruimte (studie en visie van prof. Rosemarie Buikema, Universiteit Utrecht) “Ik wil niet door de stad fietsen en een levensgroot bloot vrouwenlichaam op een reclamebord zien”, zegt Rosemarie Buikema, hoogleraar Kunst, Cultuur en Diversiteit aan de Universiteit Utrecht. “Niet omdat ik preuts ben, maar omdat ik medeverantwoordelijk ben voor Nederland als multiculturele samenleving, waar iedereen zich op zijn plek moet kunnen voelen. Het tonen van foto’s van naakte vrouwen in de openbare ruimte draagt bij aan de verscheuring van onze samenleving. Uit onderzoek uitgevoerd binnen onze projectgroep blijkt dat de pornoficatie van onze samenleving bepaalde groepen burgers kan aanzetten tot een steeds extremere vorm van lichaamsbedekking. Niet zozeer vanuit religieus perspectief, maar als statement, als cultuurkritiek, als uitdrukking van andere dan op consumentisme gerichte opvattingen.” Reclame en het narratief van de publieke ruimte Wat wij traditioneel de publieke ruimte noemen is volledig bezet door private belangen, waardoor we de publieke ruimte als een bezette publieke ruimte kunnen zien die de publieke zaak vooral financieel voordeel oplevert. Het is evenwel zo dat de publieke zaak niet enkel leeft van financieel voordeel, maar ook bepaald wordt door de narratieven over wat het betekent mens te zijn en samen te leven.
35
36
Het verhaal van de reclame dat de publieke ruimte bezet, vertelt ons dat de mens een wezen is dat zijn leven op individueel vlak wil verbeteren (privécirkel), specifiek in termen van een verbetering van lifestyle (consumptie). In de reclame worden wij aangesproken en dus gereduceerd tot werkende (middelen verwerven) en consumerende wezens (diensten, ervaringen en objecten verwerven). Hannah Arendt noemt dit een reductie van de mens tot een animal laborans. Dit staat in schril contrast met het appèl van de publieke zaak, dat stelt dat wij inderdaad ons leven willen verbeteren, maar als sociale en politieke wezens die vooral een beter maatschappelijk samenleven ambiëren. Dit is een ander verhaal over wat de essentie van de mens is; het definieert de mens als een sociaal en politiek wezen. Het is ironisch dat we dit laatste verhaal weinig lezen in de publieke ruimte. De publieke ruimte verleidt ons er in tegendeel toe dit verhaal over de mens als sociaal en politiek wezen - wat we zien als het essentiële aspect van onze beschaving, geschiedenis, en cultuur - zo veel mogelijk te minimaliseren. Reclame op publieke gebouwen zou rekening moeten houden met deze overwegingen. Kunnen we op publieke gebouwen ruimte maken voor “andere” reclame? Voor uitingen van creativiteit, van gemeenschap, van cultuur in al zijn diversiteit, die de retoriek van stadsmarketing en partijpolitiek overstijgt (wat slechts een andere vorm van consumentisme is)? Is het mogelijk de mens via beelden en verhalen aan te spreken als een sociaal en politiek (in de brede zin van het woord) wezen, en deze zelfdefinitie aan te wakkeren en te versterken? Steden zonder reclame: een nieuwe beweging
- Nieuwe trend: verbod in Sao Paulo, Chennai, Grenoble, Vermont, Alaska, Hawaii, -
-
Maine, Bergen (Noorwegen), en opkomende bewegingen in Parijs, NYC, Teheran ... “Outdoor ads have become part of people’s day-to-day urban wallpaper… and connect everyday ways of thinking to commercials imperatives,” (Anne Cronin, advertising and cities expert at the University of Lancaster) Interessant neveneffect Sao Paulo: “It was also instructive: tearing down ads helped uncover previously hidden inequality within the city, exposing favelas that had previously been blocked by billboards. Without the perma-glow of advertising, people were forced to confront public space in a new light.” https://www.newdream.org/resources/sao-paolo-ad-ban Financieel: “Grenoble, for its part, says it can balance its books sans billboards. The city says it has already made up for lost revenue by cutting entertainment expenses and councillors’ allowances.”
- Grenoble: “There had been billboards in Grenoble since 1976 but they were now
"obsolete" and no longer "corresponded to the expectations of the inhabitants who want to reclaim public space.” //thegreencity.com/french-city-grenoblebans-advertising-in-favour-of-trees/
Rapport van Farida Shaheed over de impact van reclame op culturele rechten (UN Special Rapporteur in the field of cultural rights)
- Farida Shaheed called on member states to be mindful of the influence of
-
-
commercial advertising and marketing on public space: “The constant bombardment of our senses intrusively impacts our cultural lives,” she says. Outdoor advertising bans are a much-needed step to “re-balance the use of public spaces”. Shaheed benadrukt ook de negative impact van “blurring the line between commercial and other content”. Dit is volgens mij een heel belangrijk punt in de context van reclame op publieke gebouwen. http://www.ohchr.org/EN/NewsEvents/Pages/DisplayNews.aspx?NewsID=15864 &LangID=E Report impact advertising on cultural rights: http://daccess-ddsny.un.org/doc/UNDOC/GEN/N14/499/88/PDF/N1449988.pdf?OpenElement
Petra Van Brabandt, docent semiotiek, Sint-Lucas Antwerpen
37
Bijlage 3: managementteambesluit kader sponsoring
beraadslaging/proces verbaal Kopie
38 managementteam
Zitting van 14 oktober 2015 GOEDGEKEURD cultuur, sport, jeugd en onderwijs
Besluit A-punt
Samenstelling de heer Roel Verhaert, stadssecretaris (voorzitter) de heer Sven Cauwelier, strategisch coördinator; de heer Karl Van Borm, financieel beheerder; mevrouw Annik Bogaert, bedrijfsdirecteur ondernemen en stadsmarketing; mevrouw Els Bouwen, bedrijfsdirecteur financiën; mevrouw Karin De Craecker, bedrijfsdirecteur districts- en loketwerking; mevrouw Patricia De Somer, bedrijfsdirecteur stadsontwikkeling; mevrouw Sabine Dierckx, directeur inspectie financiën; mevrouw Goele Haest, bedrijfsdirecteur personeelsmanagement; mevrouw Ann Neels, bedrijfsdirecteur samen leven; mevrouw Kathleen Overmeer, bedrijfsdirecteur stadsbeheer; mevrouw Trees Quaegebeur, bedrijfsdirecteur gemeenschappelijke aankoopcentrale; de heer Steven Thielemans, bedrijfsdirecteur cultuur, sport, jeugd en onderwijs mevrouw Evie Lauwers, notuliste managementteam Zijn verontschuldigd: mevrouw Trees Quaegebeur, bedrijfsdirecteur gemeenschappelijke aankoopcentrale Zijn eveneens aanwezig: de heer Peter Crombecq, directeur Digipolis; mevrouw Liesbeth De Meulder, bestuursdirecteur gemeenschappelijke preventiedienst; de heer Dirk Delechambre, communicatieambtenaar; de heer Tom Verbelen, bestuurscoördinator bestuurszaken; de heer Martin Conincx, OCMW bestuursdirecteur; mevrouw Anne Baré, OCMW bestuurscoördinator; de heer Werner Weijts, bestuurscoördinator stadshaven 9
2015_MT_00455
Sponsoring aan stad Antwerpen - Uitwerking kader en vervolgaanpak - Goedkeuring
Motivering Aanleiding en context Inhoud Sponsoring is voor de stad Antwerpen een overeenkomst tussen (een entiteit van de groep) stad Antwerpen en een andere organisatie (geen overheid), waarbij deze organisatie aan (een entiteit van de groep) stad Antwerpen geld of ondersteuning in natura biedt om een aspect van haar werking te helpen realiseren. In ruil voor deze inbreng krijgt de sponsorende organisatie van de (groep) stad Antwerpen 'visibility' en/of 'hospitality' aangeboden. Andere overheden krijgen soms ook 'visibility' en/of 'hospitality' aangeboden, maar de eerste basis voor toekenning van middelen ligt dan in een bestaand(e) wetgeving/reglement of een goedgekeurd(e) begroting/besluit van die andere overheid. Samenwerking of een overeenkomst waarbij een overheid een andere organisatie geld of ondersteuning in natura biedt om een aspect van haar werking te helpen realiseren, blijft hier buiten beschouwing. Doelstelling
1/4
Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen
[email protected]
De stad Antwerpen (of een entiteit van de groep) laat zich sponsoren om financiële en/of communicatieve (bijvoorbeeld bepaalde kanalen, doelgroepen …) meerwaarde. De sponsorende organisatie kan eveneens op zoek gaan naar communicatieve meerwaarde (bijvoorbeeld overheid/entiteit als kwaliteitslabel binnen 'visibility') en/of 'hospitality' (bv. gebruik exclusieve locaties), waarbij zij meestal ook haar maatschappelijk engagement wil laten blijken. Sectoren Sponsorende organisaties vertonen samen met hun redenen tot sponsoring vooral interesse in sectoren zoals bijvoorbeeld cultuur, sport, evenementen in brede zin en sociale zaken. De stad dient te bepalen voor welke delen van haar werking zij op zoek gaat naar sponsoring. In het verleden was dit vooral het geval voor cultuur en meer specifiek voor musea (infrastructuur, tentoonstellingen, collectie). Bij andere onderdelen van cultuur en bij sport treedt er al snel “concurrentie” op met niet-stedelijke actoren en clubs die sterk afhankelijk zijn van sponsoring. Ook bij evenementen en sociale zaken moet om die reden afgewogen worden of de stad en/of externe organistoren (in welke mate en waarvoor) op zoek gaan naar sponsoring. Recente voorbeelden als het MAS en het Red Star Line Museum tonen aan dat sponsoring van (bepaalde) infrastructuur mogelijk is. Minstens theoretisch komen ook bepaalde andere gebouwen (monumenten) uit het stedelijk patrimonium hiervoor in aanmerking. Risico’s Een overeenkomst over sponsoring dient duidelijk en evenwichtig, en bijgevolg ook volledig uitgeschreven en formeel goedgekeurd, te zijn omdat sponsoring altijd een risico van betwisting inhoudt. Het grootste risico vormt echter integriteit, waarbij (verwachting van) bevoordeling bij sponsors of (indruk van) benadeling door niet-sponsors het grootste aandachtspunt vormt. Sponsors kunnen ook ethische bezwaren oproepen bij (onderdelen van) de stad en/of haar bevolking en (onverwacht) negatief in het nieuws komen. Naast het belang van evenwichtigheid in overeenkomst/afspraken baseert het bureau voor integriteit zich momenteel ook nog op twee andere principes bij het bespreken van sponsorvragen: ten eerste dat sponsoring organisatiegestuurd moest zijn en ten tweede dat de geest van de wetgeving op de overheidsopdrachten gerespecteerd moet worden. Het bureau voor integriteit heeft dit eerste bijkomende principe recent bijgestuurd tot de formulering dat sponsoring moet passen binnen de stedelijke doelstellingen. Dit sluit aan bij de realiteit dat organisaties soms (een entiteit van de groep) stad Antwerpen benaderen met een vraag tot sponsoring, bijvoorbeeld om een jubileum van een bedrijf te vieren, een investering in of verhuis naar Antwerpen luister bij te zetten… Juridische grond De wetgeving op de overheidsopdrachten komt in het kader van sponsoring niet steeds op dezelfde wijze aan bod. Sommige betrokkenen bij sponsorwerving menen dat de toepassing van de wetgeving om diverse redenen (quasi) onmogelijk is, anderen zoals de integriteitsambtenaar van de Vlaamse Gemeenschap stellen dan weer dat de wetgeving van toepassing is.
2/4
Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen
[email protected]
39
Het bureau voor integriteit stelt dat de geest van de wetgeving op de overheidsopdrachten gerespecteerd moet worden en dus dat bijvoorbeeld het effect niet mag zijn dat andere organisaties dan de sponsorende die een bepaald aanbod ook kunnen doen, zich benadeeld voelen.
40
De juridische dient van de stad Antwerpen stelt eveneens dat de geest van de wetgeving op de overheidsopdrachten en de beginselen van behoorlijk bestuur (waaronder maximale transparantie en gelijke behandeling) moeten gerespecteerd worden. Aanbestedingen zijn niet nodig en de realiteit is dat de hele markt aanspreken voor een mogelijke sponsoring, zodat alle mogelijke organisaties een aanbod kunnen doen en niemand zich benadeeld kan voelen, in de praktijk meestal niet mogelijk is, omdat vaak vertrouwelijk wordt onderhandeld met één specifieke partner, al dan niet op zijn initiatief. De juridische dienst van de stad Antwerpen stelt dat (de entiteiten van de groep) stad Antwerpen minstens open en algemeen moet(en) communiceren dat zij open staat voor sponsoring. De stad stelt zich in principe neutraal op en houdt dan ook rekening met de aard van de sponsor en/of van de in natura sponsoring (bv. alcohol en tabak), de locatie en het doelpubliek. Argumentatie Sponsoring is een realiteit binnen (entiteiten van de groep) stad Antwerpen en biedt ook belangrijke financiële en andere opportuniteiten. Omdat sponsoring tevens bepaalde (integriteits)risico’s kan inhouden en (juridisch) onderbouwd moet zijn is er nood aan een algemeen kader met een aantal principes: 1. De stad Antwerpen wil een sponsorbeleid voeren, daarom wordt een kader uitgewerkt, bepaald op welke entiteiten van de groep dat kader (niet) van toepassing is en wat prioritaire beleidsdomeinen/projecten zijn (belang engagement beleidsmaker). 2. Binnen dit kader zijn een aantal punten en evenwichten van belang: zowel met opportuniteiten (financiële en andere) als met (integriteits)risico’s en de juridische context wordt rekening gehouden: bepalen met welke organisaties op welke momenten wel/niet wordt samengewerkt organisatorische onderbouw, bijvoorbeeld personeel (eind)verantwoordelijk bij sponsorwerving los van personeel dat gesponsorde dossiers inhoudelijk en zeker qua aankoop en leveringen opvolgt 3. Contractuele basisnormen worden voor alle sponsoring vastgelegd: iedere sponsoring inhoudelijk uitschrijven en formeel laten goedkeuren; voor deze inhoud moeten minimumnormen en principes/percentages returns worden opgesteld (net zoals voor aandeel in financiering project) mogelijkheden tot 'visibility' en 'hospitality' in kaart te brengen, alsook aan te bieden visibiliteit in te passen binnen de (normen van de) stedelijke overheidscommunicatie (sponsor mag stad ook niet over overstemmen) Financiële gevolgen Nee
3/4
Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen
[email protected]
Besluit Artikel 1
Het managementteam neemt kennis van het feit dat de stad Antwerpen voor de ondersteuning van haar werking en meer bepaald voor de realisatie van haar doelstellingen een sponsorbeleid wil voeren. Artikel 2
Het managementteam keurt goed dat een voorstel aan het college wordt voorgelegd waarin een algemeen kader wordt uitgewerkt met aandacht voor eerder vermelde principes. Artikel 3
Het managementteam geeft opdracht aan: Dienst BZ, CS en OS
Taak in afstemming met IF en het bureau voor integriteit verder uitwerken van het voorstel sponsoring stad Antwerpen
Artikel 4
Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.
4/4
Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen
[email protected]
41
Bijlage 4: managementteambesluit presentatie jaarverslag 2014
beraadslaging/proces verbaal Kopie
42 managementteam
Zitting van 14 oktober 2015 KENNIS GENOMEN bureau voor integriteit
Besluit A-punt
Samenstelling de heer Roel Verhaert, stadssecretaris (voorzitter) de heer Sven Cauwelier, strategisch coördinator; de heer Karl Van Borm, financieel beheerder; mevrouw Annik Bogaert, bedrijfsdirecteur ondernemen en stadsmarketing; mevrouw Els Bouwen, bedrijfsdirecteur financiën; mevrouw Karin De Craecker, bedrijfsdirecteur districts- en loketwerking; mevrouw Patricia De Somer, bedrijfsdirecteur stadsontwikkeling; mevrouw Sabine Dierckx, directeur inspectie financiën; mevrouw Goele Haest, bedrijfsdirecteur personeelsmanagement; mevrouw Ann Neels, bedrijfsdirecteur samen leven; mevrouw Kathleen Overmeer, bedrijfsdirecteur stadsbeheer; mevrouw Trees Quaegebeur, bedrijfsdirecteur gemeenschappelijke aankoopcentrale; de heer Steven Thielemans, bedrijfsdirecteur cultuur, sport, jeugd en onderwijs mevrouw Evie Lauwers, notuliste managementteam Zijn verontschuldigd: mevrouw Trees Quaegebeur, bedrijfsdirecteur gemeenschappelijke aankoopcentrale Zijn eveneens aanwezig: de heer Peter Crombecq, directeur Digipolis; mevrouw Liesbeth De Meulder, bestuursdirecteur gemeenschappelijke preventiedienst; de heer Dirk Delechambre, communicatieambtenaar; de heer Tom Verbelen, bestuurscoördinator bestuurszaken; de heer Martin Conincx, OCMW bestuursdirecteur; mevrouw Anne Baré, OCMW bestuurscoördinator; de heer Werner Weijts, bestuurscoördinator stadshaven; de heer Ivo Moyersoen, voorzitter Bureau voor Integriteit; mevrouw Annemie Breëns, bestuurscoördinator 1
2015_MT_00447
Bureau voor integriteit - Jaarverslag 2014 Kennisneming
Motivering Gekoppelde besluiten 2015_GR_00256 - Bureau voor integriteit - Jaarverslag 2014 - Kennisneming Aanleiding en context De gemeenteraad keurde op 26 april 2004 (jaarnummer 692) de oprichting van het bureau voor integriteit goed. In artikel 3 van dit besluit gaf de gemeenteraad het bureau de opdracht om jaarlijks te rapporteren aan de gemeenteraad. Sindsdien brengt het bureau dit jaarverslag ook ter kennis aan het managementteam. De gemeenteraad nam op 26 mei 2015 (jaarnummer 256) kennis van het jaarverslag 2014 van het bureau voor integriteit. Argumentatie Het bureau voor integriteit presenteert een aantal markante cijfers en aandachtspunten uit de dossiers van 2014 en staat stil bij een aantal aanbevelingen die werden opgenomen in het verslag.
1/2
Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen
[email protected]
Financiële gevolgen Nee
43
Besluit Artikel 1
Het managementteam neemt kennis van het jaarverslag 2014 van het bureau voor integriteit. Artikel 2
Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.
Bijlagen 1. Presentatie_manteam_okt14.pptx 2. jaarverslag_2014_DEF.pdf
2/2
Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen
[email protected]
Bijlage 5: affiche Lokale Politie
44
Bijlage 6: huishoudelijk reglement Stadsbeheer
45
Huishoudelijk reglement Stadsbeheer
1
Inhoudsopgave 1. Inleiding ............................................................................................5 2. Basis voor het huishoudelijk reglement ................................6 2.1. A-waarden............................................................................................................ 6
46
2.1.1. Kostenbewustzijn .......................................................................................... 6 2.1.2. Klantgerichtheid ............................................................................................ 7 2.1.3. Samenwerken ................................................................................................. 8 2.1.4. Integriteit .......................................................................................................... 9 2.1.5. Diversiteit........................................................................................................10 2.2. Rechten en plichten als medewerker.......................................................10
3. Omgaan met arbeidstijd .......................................................... 11 3.1. Begin werkdag .................................................................................................11 3.2. Einde werkdag..................................................................................................11 3.3. Pauze....................................................................................................................12 3.4. Boodschappen tijdens de uren ..................................................................12 3.5. Sociale activiteiten op de werkvloer ........................................................13 3.6. Verlof ....................................................................................................................13
4. Omgaan met stadsmateriaal .................................................. 15 4.1. Gsm van de stad ..............................................................................................15 4.2. Dienstvoertuigen ............................................................................................15 4.3. Stadsmateriaal ..................................................................................................16 4.4. Kleding ................................................................................................................17
5. Omgaan met de burger ............................................................ 18 5.1. Klantvriendelijkheid .......................................................................................18 5.2. Geschenken .......................................................................................................19 5.3. Geweld, agressie en ongewenst gedrag .................................................20
6. Omgaan met collega’s en leidinggevenden ..................... 20 6.1. Loyaliteit ..............................................................................................................20 6.2. Meningsverschillen of conflicten ..............................................................22 6.3. Pestgedrag, racisme en discriminatie ......................................................22 3
7. Gedrag van een stadsmedewerker ...................................... 23 7.1. Veiligheidsvoorschriften ...............................................................................23 7.2. Alcohol en drugs .............................................................................................24 7.3. Roken ...................................................................................................................24 7.4. Taalgebruik ........................................................................................................25 7.5. Nevenactiviteiten ............................................................................................25 7.6. Voorbeeldfunctie .............................................................................................26 7.7. Werk en privé ....................................................................................................26
8. Tot slot.............................................................................................. 27
4
47
1. Inleiding Mag ik met de dienstwagen terug naar huis rijden? Wat moet ik doen als ik van een burger een doosje pralines krijg? En een pintje drinken tijdens mijn pauze, mag dat?
48
Veel stadsmedewerkers hebben hier soms vragen over. Ook jij kwam misschien al eens in een situatie terecht waarbij je dacht: wat moet ik nu precies doen? In het huishoudelijk reglement voor stadsbeheer lees je het antwoord op die vraag. We maken afspraken om een werkomgeving te creëren waarin jij als medewerker goed kan functioneren, zowel individueel als in een team. Dit huishoudelijk reglement is het kader van alle algemene regels binnen Stadsbeheer. Slechts in bijzondere situaties kunnen afwijkingen hierop (tijdelijk) worden goedgekeurd door je bestuurscoördinator. Het huishoudelijk reglement is gebaseerd op de vijf A-waarden, de rechtspositieregeling en de gedragscode voor personeelsleden. Deze bieden ons een aantal algemene richtlijnen die aangeven hoe een stadsmedewerker zich moet gedragen. Het huishoudelijk reglement maakt deze richtlijnen concreter. Het huishoudelijk reglement behandelt vijf thema’s: • • • • •
omgaan met arbeidstijd omgaan met stadsmateriaal omgaan met de burger omgaan met collega’s en leiddinggevenden gedrag van een stadsmedewerker
Heb je vragen over bepaalde regels of twijfel je hoe je moet reageren als je in een bepaalde situatie terechtkomt? Aarzel niet om hierover te praten met je leidinggevende.
5
2. Basis voor het huishoudelijk reglement 2.1. A-waarden Als stadsmedewerker ga je het engagement aan om de A-waarden na te leven en uit te dragen. Het is dan ook van belang dat je deze A-waarden kent en dat ze centraal staan in je werk. Waar de A-waarden algemene richtlijnen geven, zal het huishoudelijk reglement concrete richtlijnen meegeven die je kan toepassen in je werk.
2.1.1. Kostenbewustzijn Wat:
Dit betekent dat je zorgzaam en verantwoord omgaat met de beschikbare middelen.
Voorbeelden: • •
6
Gebruik je arbeidstijd zinvol. Maak een correcte inschatting bij het inboeken van een vergadering. Je moet geen uur voorzien als je alles kan bespreken op een half uur. Gebruik het juiste materiaal voor de taak die je doet. Met een schop kan je geen bladeren bij elkaar vegen.
49
2.1.2. Klantgerichtheid Wat:
50
Dit betekent dat: • je steeds beleefd en vriendelijk bent tegen burgers; • je mensen behandelt zoals je zelf behandeld wilt worden.
Voorbeelden: • • •
Je zegt vriendelijk goedendag tegen burgers die je begroeten. Je beantwoordt tijdig de collega’s en klanten die een mail stuurden. Je geeft tips aan een klant na een interventie zodat hij zijn toegangspoort in het vervolg beter kan onderhouden.
7
2.1.3. Samenwerken Wat:
Dit betekent dat je constructief samenwerkt met je collega’s en andere diensten om goede resultaten te halen.
Voorbeelden: • •
8
Je geeft je collega die op een stelling staat een nieuwe verfpot aan. Je houdt alle partners op de hoogte van een project waar je mee bezig bent.
51
2.1.4. Integriteit Wat:
52
Dit betekent dat: • je je werk altijd correct en betrouwbaar uitvoert; • je iedereen gelijk behandelt en dat je het algemeen belang van de stad vooropstelt.
Voorbeelden: • •
Je stuurt een offerte uit naar drie kandidaat-klanten. Je behandelt hen alle drie op dezelfde manier en geeft evenveel informatie aan alle kandidaten. Je gebruikt stadsmateriaal alleen voor je werk. Je geeft geen onderhoud aan je eigen wagen met het materiaal van de stad.
9
2.1.5. Diversiteit Wat:
Dit betekent dat je kunt omgaan en samenwerken met mensen die anders zijn dan jij (ander geslacht, andere huidskleur, ander geloof, andere geaardheid …).
Voorbeeld:
Je respecteert de mening van anderen en gaat er niet van uit dat iedereen hetzelfde denkt als jij. Vergeet niet dat een burger je in je vrije tijd ook als werknemer van de stad kan zien.
2.2. Rechten en plichten als medewerker Je komt vast wel eens in een situatie terecht waarin je denkt: wat moet ik nu precies doen, wat is verstandig en goed voor de stad? Neem dan steeds de A-waarden als vertrekpunt. Je vindt deze terug in de rechtspositieregeling. In de gedragscode van de stad vind je daarnaast nog een aantal algemene richtlijnen die je een houvast geven. Ten slotte verduidelijkt dit huishoudelijk reglement enkele van die richtlijnen specifiek voor stadsbeheer. Je kan zowel de A-waarden als de rechtspositieregeling en de gedragscode terugvinden via het medewerkersportaal op A-stad.
10
53
3. Omgaan met arbeidstijd 3.1. Begin werkdag
A-waarden integriteit, kostenbewustzijn en samenwerken
54
Wat:
•
•
Je houdt je stipt aan het startuur. Je zorgt dat je de werkkledij aan hebt wanneer de briefing of de werkdag start. Registreer je steeds op de aanwezigheidslijst of via de badgelezer. Als je toch niet op tijd op het werk geraakt, verwittig je je leidinggevende volgens de gemaakte afspraken. Heb je een persoonlijke laptop? Vul dan de agenda in Outlook correct in. Je collega’s weten zo altijd waar je bent.
Waarom:
Voor een goede werking van je dienst is het belangrijk dat je de arbeidstijd respecteert.
Voorbeelden: •
•
In jouw team is het belangrijk dat telefoons altijd beantwoord worden. Daarom spreek je met je leidinggevende een beurtrol af, zodat er steeds iemand van je team om acht uur op het werk aanwezig is om collega’s en klanten telefonisch verder te helpen. De chauffeur van een huisvuilwagen komt een half uur te laat aan op het werk. De collega’s die het afval laden, konden niet vertrekken. De Antwerpenaar verwacht wel dat het huisvuil op het einde van de dag van de straat is.
3.2. Einde werkdag
A-waarden integriteit, kostenbewustzijn en samenwerken
Wat:
•
•
Ben je vroeger klaar met je dagtaak? Vraag aan je leidinggevende wat je nog kan doen. Vroeger stoppen kan enkel als je toestemming krijgt van je leidinggevende en dit registreert op de aanwezigheidslijst of via de badgelezer. Indien je recht hebt om te douchen tijdens de werktijd kan dit een kwartier voor het einde van de dagtaak.
11
Waarom:
Voor een goede werking van je dienst is het belangrijk dat je de arbeidstijd respecteert.
Voorbeeld:
Een mecanicien gaat na het werk in zijn werkkledij winkelen. Voor een burger lijkt het alsof de mecanicien tijdens zijn werkuren persoonlijke inkopen doet. Dit geeft de indruk dat de stadsdiensten niet kostenefficiënt werken.
3.3. Pauze
A-waarden integriteit en kostenbewustzijn
Wat:
Houd je aan de afgesproken pauzes en zorg ervoor dat deze niet uitlopen. Je maakt hiervoor geen onnodige verplaatsingen.
Waarom:
Door af en toe te pauzeren, kun je even op adem komen. Je kan er daarna des te beter tegenaan. Pauzes verkleinen ook de kans op een arbeidsongeval.
Voorbeeld:
Je bent aan het werk in een park. Je hebt met je leidinggevende afgesproken dat je in de voormiddag ter plekke of op een nabij gelegen stadslocatie een kwartier pauze neemt.
3.4. Boodschappen tijdens de uren
A-waarden integriteit en kostenbewustzijn
Wat:
Tijdens de diensturen doe je geen boodschappen. Als medewerker van de stad heb je een voorbeeldfunctie.
Waarom:
Tijdens de werkuren moet er gewerkt worden. Daarvoor word je betaald.
Voorbeeld:
Je hebt een technische interventie gedaan in een stadsgebouw. Je doet tussen interventies door geen boodschappen voor je avondeten, ook al is de supermarkt op de weg gelegen.
12
55
3.5. Sociale activiteiten op de werkvloer A-waarde integriteit
Wat:
56
Feestjes vieren we om een bepaalde gebeurtenis te vieren, bijvoorbeeld een pensionering van een collega. Je leidinggevende vraagt hiervoor schriftelijk toestemming aan de bestuurscoördinator en geeft zeker volgende informatie mee: reden voor het feestje, begin- en einduur, hapjes en drankjes die zullen geserveerd worden. Volgende afspraken gelden bij toestemming van de bestuurscoördinator: • • • • •
De leidinggevende is verantwoordelijk voor het feestje. Hij zorgt ervoor dat omwonenden geen hinder ondervinden. De leidinggevende is aanwezig van begin tot einde. Alle collega’s zijn welkom. Voor het feestje start, berg je al het werkmateriaal veilig op. Je mag het feestje één uur voor het einde van de werktijd starten. Zijn er drankjes en hapjes over? Dan bewaar je die niet op het werk, maar verdeel je ze over de aanwezige collega’s.
Waarom:
Je mag met het team bepaalde gebeurtenissen vieren, maar dan wel op een verantwoorde manier. Een feest moet voor iedereen prettig zijn en blijven. Hierbij respecteer je steeds de wet (geen openbare dronkenschap, verkeersreglement ...) en heb je respect voor alle betrokkenen.
Voorbeeld:
Je organiseert een feest om de pensionering van een collega te vieren. Zijn er meerdere collega’s die op pensioen gaan? Zoek dan één gemeenschappelijk moment.
3.6. Verlof
A-waarde samenwerken
Wat:
• •
Je leidinggevende staat verlof toe in de mate van het mogelijke. Hij let er op dat niet iedereen tegelijkertijd verlof neemt. Zo zijn er voldoende collega’s aanwezig om het werk af te krijgen. Vraag je verlof zo vroeg mogelijk aan. Hoe later de aanvraag komt, hoe kleiner de kans dat je aanvraag kan goedgekeurd worden. Doe een 13
•
•
aanvraag minstens twee werkdagen op voorhand. Tegen 1 september moet twee derde van je verlof voor dat jaar aangevraagd zijn. Als iedereen zijn verlofdagen opspaart voor het einde van het jaar, heeft dit een invloed op de goede werking van je dienst tijdens de eindejaarsperiode. Je hebt recht op onbetaald verlof. Maak hiervan pas gebruik als al je betaald verlof is opgenomen of ingepland. Je leidinggevende kan een aanvraag voor onbetaald verlof weigeren of uitstellen als dit niet past in de werkplanning.
Waarom:
Om het werk in te plannen en het verlof van alle werknemers gelijkmatig te spreiden, moet je leidinggevende tijdig weten wie wanneer afwezig zal zijn.
Voorbeeld:
De groendienst plant vandaag een onderhoud in van een deel van het park. Hiervoor zijn drie medewerkers nodig die dit werk samen op één dag kunnen uitvoeren. Het is echter mooi weer en een collega vraagt in de loop van de voormiddag om de rest van de dag verlof te nemen. Als deze verlofaanvraag wordt toegestaan, zijn er handen tekort om het werk vandaag tot een goed einde te brengen.
14
57
4. Omgaan met stadsmateriaal Het is de bedoeling dat je zorg draagt voor de eigendommen van de stad. Materiaal van de stad gebruik je niet voor privédoelen.
58
4.1. Gsm van de stad
A-waarde samenwerken
Wat:
•
•
Een dienst-gsm is een gsm die je enkel op het werk gebruikt en waarvoor je zelf geen factuur krijgt. Je hebt een dienst-gsm steeds bij je tijdens het werk. Je doet geen privégesprekken met deze gsm. Als je een oproep mist, bel je terug. Een bedrijfs-gsm is een gsm die je altijd bij hebt, ook buiten de werkuren. De stad betaalt de rekening tot aan een bepaalde limiet. Je krijgt zelf een factuur voor het gedeelte boven die limiet. Je bent ook na de werkuren bereikbaar. Met deze gsm mag je privégesprekken voeren. Als je een oproep mist, bel je terug.
Waarom:
Als je aan het werk bent, moet je steeds bereikbaar zijn voor je collega’s.
Voorbeeld:
Er is een boom gevallen op de straat. Het klantenteam wil de werkleider van de groendienst hierover zo snel mogelijk contacteren. Het is 17 uur en de werkdag van de werkleider zit er al op. Toch kan hij via zijn gsm nog geregeld krijgen dat een ploeg van de groendienst die avond nog ter plekke gaat om de boom weg te halen.
4.2. Dienstvoertuigen
A-waarden integriteit en kostenbewustzijn
Wat:
•
•
Het gebruik van dienstvoertuigen gebeurt in functie van je werk. Je mag enkel met een dienstvoertuig naar huis rijden als je hiervoor de toelating kreeg van het college of de bedrijfsdirecteur. Dit gebeurt enkel in uitzonderlijke omstandigheden. Je mag een dienstvoertuig niet in je privétijd gebruiken. Je bent op de hoogte van de regels voor het gebruik van het 15
dienstvoertuig. Zo weet je bijvoorbeeld dat dienstwagens van op afstand gevolgd kunnen worden om de werking van de dienst te verbeteren.
Waarom:
Dienstvoertuigen worden betaald met het geld van de belastingbetaler.
Voorbeeld:
Je collega rijdt met zijn dienstwagen enkel langs locaties die nodig zijn om het werk goed uit te voeren. Thuis passeren, ook al is het maar voor heel even, kan niet, of enkel in uitzonderlijke gevallen met expliciete toestemming van de leidinggevende.
4.3. Stadsmateriaal
A-waarde integriteit
Wat:
• •
•
Je gebruikt materiaal en gereedschap van de stad enkel voor je werk. Met het stadsmateriaal mag je niets doen voor jezelf, ook niet op het werk. Zelf verkopen of schenken van stadsmaterialen (zoals oud metaal, hout, planten, bomen …) is ook niet toegelaten. Materialen die verkocht kunnen worden, worden na beslissing van het college openbaar verkocht. Afval op het openbaar domein of overschotten op een werkplaats (zoals oud ijzer) zijn eigendom van de stad.
Waarom:
Het materiaal van de stad wordt betaald door de belastingbetaler en hoort dan ook gebruikt te worden voor de stad. Materiaal van de stad gebruiken of verkopen, geeft je een persoonlijk voordeel waarvan collega’s niet kunnen genieten. Verder zorgt het gebruiken van materiaal in je privé ervoor dat het materiaal sneller verslijt en er sneller nieuw materiaal moet aangekocht worden.
Voorbeelden: • •
16
Je gebruikt machines en materiaal alleen voor de opdrachten van de stad. Zo mag je feestmateriaal van de stad niet gebruiken voor een feest dat je thuis organiseert voor vrienden. Metaalafval mag je niet verkopen of aanbieden aan een opkoper. De stad heeft een contract met een firma om oud metaal te verwerken.
59
60
4.4. Kleding
A-waarden integriteit en klantgerichtheid
Wat:
• • • •
•
Werk je in eigen kledij, dan draag je gepaste stadskledij. Strandkledij is voorbehouden voor je vrije tijd. Heb je aangepaste werkkledij van de stad, dan werk je steeds in deze kledij. Je krijgt voldoende kleding om steeds in propere kledij op het werk te verschijnen. Draag zorg voor deze kledij. Je bent zelf verantwoordelijk voor het wassen van gekregen thermisch ondergoed en grijze T-shirts. Alle andere werkkledij laat je op de vastgelegde momenten wassen op het werk. Veiligheidskleding maakt deel uit van je werkkleding. Draag de correcte kleding als het voor een taak nodig is. Gebruik indien nodig ook je persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM): bril, helm, gehoorbescherming … Draag zorg voor deze kledij en de persoonlijke beschermingsmiddelen. Tijdens de middagpauze en bij woon-werkverkeer mag je om veiligheidsredenen de fluo veiligheidskleding dragen. Vergeet niet dat een burger kan denken dat je aan het werk bent.
17
Waarom: • • •
De stad koos je werkkleding uit in functie van je werk. Door de juiste kleding te dragen, herkennen de burgers je als stadsmedewerker. Je mag de veiligheidskleding enkel dragen bij het uitvoeren van je werk en bij het woon-werkverkeer. Een burger die je in werkkledij ziet, kan denken dat je aan het werk bent. Door je veiligheidskleding en persoonlijke beschermingsmiddelen te dragen, voorkom je arbeidsongevallen of een blijvend letsel. Beter voorkomen dan genezen!
Voorbeelden: • •
Je zorgt er steeds voor dat je werkkledij proper is. Een collega die tijdens het werk zijn gehoorbescherming niet heeft gedragen, heeft na 10 jaar risico op gehoorschade.
5. Omgaan met de burger 5.1. Klantvriendelijkheid
A-waarden integriteit en klantgerichtheid
Wat:
Het is klantvriendelijk om je taken correct en efficiënt uit te voeren. Wees steeds vriendelijk tegen een burger of klant. Dit betekent niet dat je elk voorstel van een burger of klant moet uitvoeren. Verwijs de burger of klant indien nodig door naar het stedelijk contactcenter (infolijn): 03 22 11 333 of
[email protected].
Waarom:
Het rechtstreekse contact met een burger of klant is de eerste indruk die een burger of klant van de stad krijgt. Een positief beeld van de stad is wat we nastreven bij onze burgers en klanten.
Voorbeelden: • •
18
Je helpt een burger op het containerpark op een correcte manier verder door hem te informeren over de nieuwe regels rond binnenbrengen van grofvuil of steenpuin. Je mag geen specifieke opkuiswerken doen of specifieke grafzerken onderhouden op vraag van een burger. Op een vriendelijke manier maak je de burger duidelijk dat je werkt voor de gemeenschap en hem geen voorkeursbehandeling kan geven. Je verwijst hem door naar het stedelijk contactcenter: 03 22 11 333 of
[email protected].
61
5.2. Geschenken
A-waarde integriteit
Wat:
• •
62
Je mag nooit geld, hoe weinig ook, aannemen van burgers of firma’s. Geschenken, gunsten en uitnodigingen voor activiteiten en bedrijfsbezoeken mag je enkel aanvaarden als: - je je leidinggevende op de hoogte brengt; EN - je het geschenk kan delen met de rest van je dienst tijdens de werktijd; EN - er geen tegenprestatie van jou of van de stad verwacht wordt.
Waarom:
De burger heeft recht op een efficiënte dienstverlening zonder dat hier extra gunsten tegenover moeten staan. Geen enkele burger kan een voorkeursbehandeling krijgen.
Voorbeeld:
Op het einde van een bouwproject krijg je een doosje pralines van een klant voor de goede samenwerking. Je bedankt de klant en zegt dat het absoluut niet nodig is. De klant staat er op dat je dit aanneemt. Je aanvaardt het geschenk, brengt je leidinggevende op de hoogte en deelt het doosje met alle aanwezige collega’s.
19
5.3. Geweld, agressie en ongewenst gedrag A-waarde integriteit
Wat:
Als je bij het uitoefenen van je werk het slachtoffer wordt van agressie, geweld of ongewenst gedrag door derden, breng je steeds je leidinggevende op de hoogte. Bij fysiek geweld, zware incidenten of bedreigingen schakel je ook steeds de hulpdiensten in en laat je een proces-verbaal opmaken met de adresgegevens van de plaats van het gebeuren of je stelplaats. Geef nooit je privéadres door. Vervolgens meld je het voorval via het meldingsformulier.
Waarom:
Incidenten melden en registreren is essentieel om agressie, geweld en ongewenst gedrag doeltreffend aan te pakken.
Voorbeeld:
Een burger scheldt je uit omdat je iets over het hoofd hebt gezien. Je blijft rustig, maar de burger geeft je ook nog een duw. Je reageert er niet op. Nadien meld je dit aan je leidinggevende, vul je een meldingsformulier in en verwittig je de politie wanneer er sprake was van fysiek geweld.
6. Omgaan met collega’s en leidinggevenden 6.1. Loyaliteit
A-waarden integriteit en samenwerken
Wat:
Volgens de gedragscode moet je loyaal zijn aan de stad Antwerpen als werkgever en aan je naaste collega’s. •
•
20
Loyaal zijn aan de stad betekent dat je niet publiekelijk negatief spreekt over collega’s en de stad als werkgever. Je hoeft het niet altijd eens te zijn met een beslissing, maar toch verwachten we dat je de beslissingen uitvoert. Laat je niet verleiden tot ondoordachte uitspraken op sociale media (bijvoorbeeld Facebook en Twitter). Wanneer de pers je benadert, verwijs je steeds door naar je leidinggevende of de communicatiedienst. Loyaal zijn aan je collega’s betekent dat je respect toont voor alle collega’s en je taken uitvoert. Je overtreedt hierbij geen wetten en houd je aan de regels. Je hoeft het niet altijd eens te zijn met een
63
collega of met een beslissing van je leidinggevende. Als je dit wil duidelijk maken, doe dit dan op een opbouwende en respectvolle manier.
Waarom: •
64
•
Als je loyaal bent aan de stad als werkgever kom je als een oprechte stadsmedewerker over bij de burger. Loyaal zijn aan collega’s is bevorderlijk voor de onderlinge werksfeer.
Voorbeeld:
Een burger vraagt op sociale media wat je vindt van een beslissing die het stadsbestuur heeft genomen. Je geeft aan de burger mee dat je uitvoert wat het stadsbestuur heeft beslist. Als je toch je mening geeft, let dan op hoe je dit formuleert.
21
6.2. Meningsverschillen of conflicten A-waarde samenwerken
Wat:
Heb je een meningsverschil met een collega? Probeer er eerst over te praten en er samen uit te geraken. Lukt dit niet? Dan kan je steeds terecht bij je leidinggevende. Heb je het gevoel dat je niet terecht kunt bij je leidinggevende? Dan kan je opnemen met een hogere leidinggevende. Kan je ook daar niet terecht? Neem dan contact op met een vertrouwenspersoon of de gemeenschappelijk preventiedienst (GPD):
[email protected].
Waarom:
Voor een goede werking en werksfeer is het van belang dat meningsverschillen en conflicten zo snel mogelijk aangepakt worden.
Voorbeeld:
Twee technici hebben een meningsverschil over de prioriteit van een elektriciteitsinstallatie. Ze geraken er niet uit en besluiten de hulp van hun leidinggevende in te schakelen. Hij beslist welk werk het best als eerste gebeurt.
6.3. Pestgedrag, racisme en discriminatie
A-waarden diversiteit en samenwerken
Wat:
Pestgedrag kan absoluut niet. Wanneer je geconfronteerd wordt met pesten op het werk kan je je richten tot je leidinggevende. Kun je om een of andere reden niet bij je leidinggevende terecht? Dan kan je in tweede instantie contact opnemen met je hogere leidinggevende. Kan je ook daar niet terecht? Neem dan contact op met een vertrouwenspersoon of de gemeenschappelijk preventiedienst (GPD):
[email protected]. Racistische, seksistische of discriminerende mails, houdingen, uitspraken … worden absoluut niet aanvaard. Niet naar je collega’s en niet naar burgers.
Waarom:
Als ambtenaar heb je een voorbeeldfunctie op het vlak van diversiteit en ben je neutraal. Dit betekent dat je kunt samenwerken en omgaan met mensen die anders zijn dan jou (ander geslacht, andere huidskleur, ander geloof, andere geaardheid …).
22
65
Voorbeeld:
Je spreekt je collega aan die iets kwetsend zegt over iemand. Je zegt hem dat hij dit beter niet meer doet.
66
7. Gedrag van een stadsmedewerker 7.1. Veiligheidsvoorschriften A-waarde integriteit
Wat:
Bij de uitvoering van je taken staat de veiligheid voorop. Denk altijd aan je gezondheid en veiligheid voor je aan een taak begint, wanneer je ze uitvoert en wanneer je ze beëindigt. Dit is niet alleen belangrijk voor jezelf, maar ook voor je collega’s en de mensen in de omgeving. Onveilige situaties meld je aan je leidinggevende en onveilige opdrachten voer je niet uit. Spreek je collega aan als hij onveilig aan het werk is.
Waarom:
Door de veiligheidsvoorschriften perfect na te leven, lopen jij en je collega’s minder risico op een ongeval. Minder ongevallen betekent ook dat er minder collega’s afwezig zijn.
Voorbeeld:
Er valt een zwaar voorwerp op je voeten. Je bent heel blij dat je deze ochtend je veiligheidsschoenen hebt aangedaan. Anders had je misschien iets gebroken en kon je een tijd niet komen werken en niet gaan sporten in je vrije tijd.
23
7.2. Alcohol en drugs
A-waarden integriteit en samenwerken
Wat:
Tegen alcohol- en druggebruik op het werk wordt zeer streng opgetreden. Je mag geen alcohol drinken of drugs gebruiken tijdens de werkuren. Ook wanneer je aan je werkdag begint, moet je volledig nuchter zijn en niet geïntoxiceerd. Bij vermoeden van alcoholgebruik of druggebruik, kan je leidinggevende vragen om een (adem)test te doen. Als die test positief is, krijg je een feitenmelding. Ook als je de test weigert, krijg je een feitenmelding. Regelmatig zijn er steekproeven. Het kan dus gebeuren dat je een (adem)test moet doen, ook al heb je helemaal niet gedronken.
Waarom:
Als je niet nuchter bent op het werk, breng je je collega’s, de burgers en jezelf in gevaar. Je collega’s vinden het ook niet fijn als je drinkt tijdens je werk. Je beschadigt hiermee het imago van de stad.
Voorbeeld:
Je ruikt dat je collega alcohol heeft gedronken. Je spreekt hem daar eerst op aan, maar als hier geen reactie op komt meld je dit aan je leidinggevende.
7.3. Roken Wat:
A-waarde integriteit
Je mag niet roken tijdens de werkuren, niet in de gebouwen en niet in de dienstvoertuigen. Roken kan enkel tijdens de pauzes.
Waarom:
Roken is slecht voor je gezondheid en die van je collega’s. De wet legt trouwens rookbeperkingen op. Je kan aansprakelijk worden gesteld als je tijdens een ongeval aan het roken was.
Voorbeeld:
Je bent na een taak op weg naar je stelplaats. Je rookt pas als je op de stelplaats aankomt. Tijdens je pauze rook je in de buitenlucht.
24
67
7.4. Taalgebruik
A-waarde samenwerken
Wat:
Op de werkvloer en met burgers spreek je steeds Nederlands, ook tijdens de pauzes. Zo kan iedereen je goed verstaan.
68
Waarom:
Als iedereen Nederlands spreekt, kun je gemakkelijker en veiliger werken. Het bevordert ook het contact en de samenwerking tussen de collega’s.
Voorbeeld:
Een collega roept in het Nederlands naar zijn collega’s dat er een wagen op hoge snelheid aankomt. Iedereen heeft dit goed verstaan zodat ze voorbereid zijn op de mogelijk gevaarlijke situatie.
7.5. Nevenactiviteiten
A-waarde integriteit
Wat:
Je mag als personeelslid van de stad een andere job uitoefenen, maar je job bij de stad krijgt altijd voorrang en mag er niet onder lijden. Je moet je taken bij de stad zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. Je mag je andere job ook niet bevoordelen door je job bij de stad. Dit betekent dat je bijvoorbeeld geen materiaal van de stad mag gebruiken voor je andere job. Over de nevenactiviteiten naast je job bij de stad bestaat een apart reglement. Je vindt dit terug in de rechtspositieregeling.
Waarom:
De stad betaalt je om je werk goed en correct uit te voeren.
Voorbeeld:
Naast je job bij de stad ben je nog nachtwaker. Hierdoor heb je steeds onvoldoende slaap bij de start van de werkdag bij de stad. Je werk aan de stad lijdt hieronder. Je kan je job niet doen op volle sterkte.
25
7.6. Voorbeeldfunctie
A-waarde integriteit
Wat:
Als stadsmedewerker dien je je volgens de afspraken te gedragen. Je bent het uithangbord van de stad. Dit betekent dat je de wetgeving en veiligheidsvoorschriften goed naleeft.
Waarom: • •
Als medewerker van de stad volg je de gemaakte afspraken, omdat je als stadsmedewerker deel uitmaakt van de overheid. Je geeft het goede voorbeeld aan de burger. Je bent altijd ambtenaar, ook buiten de diensturen.
Voorbeelden: • •
Je zorgt dat je bij het opbouwen van een werf de juiste beschermende kledij draagt en niemand van de collega’s gevaar loopt bij het uitoefenen van het werk. Je parkeert nooit op het voetpad en rijdt niet op een agressieve manier.
7.7. Werk en privé A-waarde integriteit
Wat:
Als je in je privétijd contact hebt met partners van de stad, pas er dan voor op dat er geen belangenvermenging kan ontstaan. Verwittig steeds je leidinggevende wanneer je vermoedt dat dit het geval zou kunnen zijn.
Waarom:
Het is belangrijk dat de stad op een neutrale manier zijn partners kiest en dat er geen voorkeursbehandeling is voor één van de mogelijke partners.
Voorbeeld:
Je zoekt een nieuwe leverancier voor de beveiliging van een gebouw. Je vraagt drie leveranciers om prijs te geven. Eén ervan contacteert je telefonisch met een vraag om bijkomende informatie te geven die belangrijk is om de bestelling binnen te halen. Je houdt het been stijf en zorgt ervoor dat alle leveranciers dezelfde informatie hebben zodat de bestelling correct kan gebeuren. Zelfs als je er geen persoonlijk voordeel uit haalt, blijf je neutraal.
26
69
8. Tot slot
70
Dit huishoudelijk reglement kan worden gebruikt als een goede richtlijn over hoe je moet reageren in een bepaalde situatie. Aarzel niet om hier over te praten met je leidinggevende of een vertrouwenspersoon. Indien je daar geen gehoor vindt, kan je als medewerker van de stad terecht bij het bureau voor integriteit: • Wanneer je twijfelt aan één of andere regel of afspraak uit de gedragscode voor personeel en je er ook met je leidinggevende niet uit geraakt. • Wanneer je een integriteitsschending vaststelt door een collega, leidinggevende, mandataris of leverancier en je dit ook niet kan opnemen met je leidinggevende. Je kan het bureau voor integriteit bereiken via 03 338 51 25 of
[email protected].
27
V.U.: Kathleen Overmeer, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen | 2015 | 10535381
71
03 22 11 333
www.antwerpen.be
Colofon Redactie: Annemie Breëns en Marissa Proost Eindredactie: Tom Wienecke Vormgeving: Sirius | DTP & Pre-media Verantwoordelijke uitgever: Ivo Moyersoen, De Coninckplein 25, 2060 Antwerpen Wettelijk depotnummer: D/2016/0306/52
Bureau voor Integriteit jaarverslag 2015
www.antwerpen.be
03 22 11 333
