Bureau voor Integriteit Jaarverslag 2006

Bureau voor Integriteit Jaarverslag 2006

Colofon Verantwoordelijke uitgever: Armand Vandeplas, Everdijstraat 20, 2000 Antwerpen. I Wettelijk depotnummer: D/2007/0306/201 Redactie: Annemie Breëns en Anaïs Lebreton I Lay-out: Grafisch centrum van de stad Antwerpen

Inhoudstafel Woord vooraf 1 I Samenstelling van het bureau voor integriteit

5 6

2 I Werking van het bureau voor integriteit

6

2.1 Bureauvergaderingen 2.2 Middelen 2.3 Personeel 2.4 Infrastructuur

6 6 6 6

3 I Realisaties van het bureau voor integriteit

7

3.1 Vragen om advies, klachten en informatieve vragen 3.1.1 Vragen om advies A Geschenken B Uitnodigingen C Dienstreizen D Bijbetrekkingen E Belangenvermenging 3.1.2 Klachten 3.1.3 Informatieve vragen  3.2 Grotere visibiliteit

7 7 8 11 12 13 15 17 18 18

4 I Realisaties van bestuur 

20

4.1 Beleid en management 4.1.1 Regels en het bestuur 4.1.2 Regels en de stedelijke administratie 4.1.3 Regels en het bureau voor integriteit 4.2 Acties op financieel vlak 4.2.1 Acties bij het bedrijf financiën 4.2.2 Acties bij inspectie financiën 4.2.3 Acties bij interne audit 4.3 Acties op HR-vlak

20 20 21 22 23 23 23 24 25

5 I Aandachtspunten en suggesties voor de toekomst

27

Reflectie over rol en werking Voetnoten Bijlagen

27 25 29





Woord vooraf Terwijl in 2005 onze energie nog grotendeels aan het opstellen en verfijnen van de gedragscodes voor ambtenaren en voor mandatarissen werd besteed, hebben we in de loop van 2006 meer vorm en inhoud kunnen geven aan de werking van het bureau voor integriteit. Talloze malen werd ons door bedrijven, diensten en instellingen om advies gevraagd betreffende het integriteitsbeleid of om toelichting bij dan wel interpretatie van de gedragscodes. Ook tijdens het voorbije jaar heeft het bureau een aantal klachten en verzoeken om interpretatie van de codes behandeld. Het is uiteraard niet het aantal klachten of adviesvragen dat bepalend is voor een bureau voor integriteit, zoals een tuchtorgaan ook niet moet beoordeeld worden op het aantal vastgestelde overtredingen of opgelegde sancties. Het bureau fungeert als een soort waakhond over de correcte toepassing van de code, maar ook als een klankbord voor de goede werking van het stadsbestuur. In deze zin heeft het bureau geijverd voor een verdere uitstraling van de stad Antwerpen. Het werd niet alleen geraadpleegd door andere steden en beroepsorganisaties, maar ook uitgenodigd op het internationale congres over lokaal integriteitsbeleid te Amsterdam in het voorjaar van 2007. Ook dit jaar hebben we zuinig omgesprongen met de middelen die de stad Antwerpen ons welwillend ter beschikking stelde. Zoals voorheen werd het secretariaat van het bureau verzorgd door Annemie Breëns, bestuurscoördinator personeelsmanagement van de stad Antwerpen, die deze taak naast haar gewone beroepsbezigheid heeft waargenomen. Zonder haar inzet en toewijding had het bureau ongetwijfeld zijn werking niet aangekund. Slechts vanaf september 2006 is Pat Lauwers, stedelijk communicatiedeskundige, haar deeltijds ter hulp kunnen komen. Ook de andere leden van het bureau, zowel de interne als de externe leden, wens ik te danken voor hun bereidwillige hulp en hun toewijding: zonder hun inzet was de werking van het bureau een onmogelijke taak gebleken. Het bureau heeft ook afscheid moeten nemen van twee externe leden: de heer Eddy Annys, directeur marketing Randstad België NV en mevrouw Ingrid Opdebeek, hoogleraar bestuursrecht aan de Universiteit Antwerpen, hebben in de loop van het jaar 2006 hun ontslag aangeboden omdat hun uitgebreide beroepsactiviteit hen geen gelegenheid meer bood om deel te nemen aan de werkzaamheden van het bureau. Ik wens hen oprecht te danken voor hun wijze raadgevingen en voor de deskundige hulp die ze in de voorbije jaren zo bereidwillig aan het bureau hebben geboden. De belangrijkste verworvenheid is de doorbraak betreffende de deontologische commissie, opgericht in de schoot van de gemeenteraad op 29 mei 2007. Deze commissie zal haar werking nog nader omschrijven. Haar hoofdtaak zal evenwel bestaan uit het behandelen van klachten over inbreuken tegen de gedragscode van mandatarissen. De afspraak is dat het bureau voor integriteit als filter zal optreden en dat in principe alle klachten dus eerst door het bureau zullen worden gescreend. In de loop van de volgende maanden zal het bureau voor integriteit de code voor mandatarissen en wellicht ook het huishoudelijk reglement moeten aanpassen om te voldoen aan wat het gemeentedecreet voorschrijft. Bovendien zal, in samenwerking met het bestuur, verder werk worden gemaakt van de versterking van de integriteitsbeleving via onder andere sensibiliserings- en vormingsinitiatieven.

Armand Vandeplas Voorzitter



1 I Samenstelling van het bureau voor integriteit Het bureau voor integriteit bestaat uit een voorzitter, vier externe leden en vier interne leden of stedelijke ambtenaren. • Voorzitter Armand Vandeplas, ere-magistraat • Externe leden Eddy Annys, directeur marketing, Randstad België NV Ingrid Opdebeek, hoogleraar bestuursrecht, Universiteit Antwerpen en advocaat Sigrid Sterckx, professor ethiek, Vrije Universiteit Brussel en Universiteit Gent Luc Van den Rijn, directeur relationship management corporate clients, ING België NV • Interne leden Annemie Breëns, bestuurscoördinator personeelsmanagement, stad Antwerpen Sabine Dierckx, directeur inspectie financiën, stad Antwerpen Linda Snoeys, tuchtambtenaar, stad Antwerpen Erik Vinck, bestuurscoördinator interne audit, stad Antwerpen 

Omdat deelname aan het bureau niet meer verenigbaar was met hun professionele activiteiten kondigden professor Ingrid Opdebeek en de heer Eddy Annys eind 2006 hun ontslag aan. Begin 2007 ontving het college van burgemeester en schepenen hun ontslagbrief. Het bureau heeft ondertussen een vervanger gevonden voor mevrouw Opdebeek: professor Karel Rimanque, gewoon hoogleraar aan de universiteit Antwerpen. Rond de vervanging van de heer Annys worden nog verkennende gesprekken gevoerd.

2 I Werking van het bureau voor integriteit 2.1 Bureauvergaderingen Het bureau komt in principe elke maand samen, behalve in juli en augustus. Wanneer er tussen de vergadermomenten door beslissingen genomen moesten worden, werd digitaal overleg gepleegd. In 2006 vonden negen bureauvergaderingen plaats. Het bureau laste ook twee extra vergaderingen in, om het jaarverslag te bespreken. De externe leden ontvangen zitpenningen voor deelname aan de vergaderingen1.

2.2 Middelen Het bureau functioneert bewust met beperkte middelen. Het beschikt niet over eigen werkingstoelagen, maar maakt gebruik van het budget dat de stad Antwerpen ter beschikking stelt van de onafhankelijke diensten. Een aantal kosten (zoals de kosten voor de opmaak en drukken van het jaarverslag) worden verrekend via andere stedelijke diensten.

2.3 Personeel Binnen de personeelsformatie was er initieel geen ondersteuning voorzien voor de werking van het bureau. In de praktijk verzorgde Annemie Breëns het secretariaat van het bureau. Zoals de overige interne leden vervult zij daarnaast een andere voltijdse opdracht. Na een jaar werking deelde de voorzitter aan het stadsbestuur mee dat een effectieve ondersteuning noodzakelijk was voor de goede werking van het bureau. Selecties in juni en december 2005 leverden echter geen geschikte kandidaat op. In het voorjaar van 2006 toonde communicatiedeskundige Pat Lauwers, die reeds in dienst was bij de stad, interesse voor deze vacature. Vanaf september 2006 ondersteunde zij deeltijds de secretariaatswerking van het bureau.

2.4 Infrastructuur 1 De zitpenningen werden door de gemeenteraad toegekend in december 2005 (jaarnummer 2947).

Op het vlak van infrastructuur maakt het bureau gebruik van de lokalen, pc’s en dergelijke die de stad ter beschikking stelt van de onafhankelijke diensten. De vergaderingen van het bureau voor integriteit vinden meestal plaats in een vergaderzaal van de onafhankelijke diensten inspectie financiën / interne audit in de Gildekamersstraat 5. Om de onafhankelijkheid van het bureau te waarborgen wordt nog steeds het adres van de ombudsvrouw, Everdijstraat 20, 2000 Antwerpen, als postadres gebruikt.

3 I Realisaties van het bureau voor integriteit 3.1 Vragen om advies, klachten en informatieve vragen In 2006 behandelde het bureau in totaal drieënveertig dossiers waarvan: - 19 vragen om advies - 9 klachten - 1 niet-behandelde klacht - 14 informatieve vragen

Grafiek 1: Aard en aantal behandelde dossiers in 2006

vragen om advies



informatieve vragen

klachten

niet- behandelde klachten

0

5

10

15

20

3.1.1 Vragen om advies

De negentien adviesvragen handelden over volgende thema’s: - geschenken (4) - uitnodigingen (1) - dienstreizen (2) - bijbetrekkingen (3) - belangenvermenging (4) - gedragscode telematica (1) - overige (4)

Aard ' Grafiek R A FIE K 2:!A R D Een N Aaantal A N TA L Aadviesvragen D V IE S V R A G E NinIN2006  geschenken (4) uitnodigingen (1) dienstreizen (2) bijbetrekkingen (3) belangenvermenging (4) gedragscode telematica (1) overige (4) 0

1

2

3

4

! AN TAL

Deze vragen om advies waren afkomstig van zowel mandatarissen (2) als van personeelsleden (17).

5

Hierna volgen enkele representatieve voorbeelden van vragen en adviezen per thema. Het bureau heeft ervoor gekozen om exemplarisch te werk te gaan, eerder dan volledig te willen zijn en alle adviezen op te nemen. Elk voorbeeld wordt op dezelfde manier besproken volgens onderstaande structuur: • de bestaande en van toepassing zijnde regelgeving • het advies van het bureau • de gevolgen die aan dit advies zijn gegeven Namen van verzoekers worden niet vermeld. Er wordt afwisselend de hij/zij-vorm gebruikt. Verwijzingen naar diensten of politieke verantwoordelijken zijn verwijderd.

A Geschenken Het thema van de geschenken leeft, net zoals in 2004-2005, bij personeelsleden en mandatarissen.

Regelgeving 

Gedragscode voor personeelsleden: ”We aanvaarden geschenken, gunsten en uitnodigingen voor diners, activiteiten en bedrijfsbezoeken alleen onder strikte voorwaarden: we spreken erover in het openbaar, we stellen onze chef ervan op de hoogte, ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde en ze verplichten ons tot geen enkele gunst of wederdienst. Als we op een uitnodiging ingaan, kadert dat in de uitoefening van ons beroep en in het belang van onze organisatie. Waar liggen de grenzen en wanneer is het erover? De grenzen van integriteit liggen scherp. We moeten zelfs de schijn van partijdigheid, afhankelijkheid, willekeur en bevoordeling vermijden. We mogen dus niemand een dienst, een overeenkomst of een tussenkomst beloven die strijdig is met de regels en procedures van de stad. We mogen voor onze diensten geen persoonlijke wederdiensten, gunsten of geschenken vragen of aannemen.” Gedragscode voor mandatarissen: “Onafhankelijkheid en sociaal netwerk Mandatarissen beschikken normaal over een goed netwerk dat hen ondersteunt bij de uitoefening van hun mandaat. Contacten met burgers, bedrijven, verenigingen en instellingen zijn van groot belang voor het stadsbestuur. Mandatarissen zijn geheel vrij om zich in hun netwerken te bewegen en deel te nemen aan alle sociale activiteiten naar hun keuze. Ze zijn zich er alleen terdege van bewust dat het aannemen van geschenken van derden, of van uitnodigingen voor bijzondere gebeurtenissen, de schijn van partijdigheid kan wekken en zij doen er alles aan om die schijn weg te nemen of te voorkomen. Bovendien aanvaarden ze geschenken alleen onder strikte voorwaarden: ze gebeuren in het openbaar, ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde en ze verplichten hen tot geen enkele gunst of wederdienst. Mandatarissen die namens de stad optreden, in enigerlei bestuurlijke functie, kunnen aan derden geschenken geven of derden voor activiteiten uitnodigen, mits hierbij elke schijn van partijdigheid of belangenvermenging wordt vermeden.” Basisstatuut voor statutaire personeelsleden: ■ Artikel 51 “Het is de personeelsleden niet toegelaten naar aanleiding of ter gelegenheid van de uitoefening van hun bediening, geschenken, fooien of voordelen te aanvaarden. Wanneer personeelsleden zich, ten voordele van wie ook, wenden tot particulieren of firma’s voor het bekomen van advertenties, giften of tombola’s, de verkoop van steun- en toegangskaarten enz. zullen zij zich ervan onthouden hun hoedanigheid van personeelslid van de stad Antwerpen kenbaar te maken of de naam van de stad of een stadsdienst te gebruiken.”

Voorbeeld A1 vraag over geschenken Een mandataris richtte de volgende vraag aan het bureau: ”Sinds enkele maanden maak ik deel uit van de Raad van Bestuur van intercommunale X. In die hoedanigheid kreeg ik vorige week een mail toegezonden van de dienst ‘Marketing’. Ons wordt een voordeel in de vorm van een Zoo- abonnement aangeboden dat bedongen werd voor alle personeelsleden van intercommunale X én de leden van de Raad van Bestuur. Mag ik u verzoeken te adviseren? Is het deontologisch toegestaan, als lid van de Raad van Bestuur, om in te gaan op zulk aanbod?”

Advies van het bureau voor integriteit Het bureau baseerde zijn antwoord op de hierboven vermelde regelgeving. Om aan te tonen dat dergelijke cases op dezelfde wijze worden benaderd, verwijst het bureau ook naar een eerder geformuleerd advies met betrekking tot een gelijkaardige vraag: “Het integriteitsbureau ontving een tijdje geleden een gelijkaardige vraag van een personeelslid. Ook hij had een abonnement van de Zoo ontvangen en vroeg zich af of hij dat kon aanvaarden. Het bureau bracht toen het volgend advies uit: 

Volgens het bureau brengt het aannemen van dit abonnement vooral uw onafhankelijkheid in het gedrang aangezien de stad Antwerpen de Zoo subsidieert. Het bureau acht dit geschenk ook buitenproportioneel. Daarnaast kadert het ook niet in een normale professionele verhouding. Indien de Zoo wil aantonen dat de stedelijke subsidies goed besteed worden, kan ze dit beter doen via een geleid bezoek. Indien de Zoo haar werking en mogelijkheden wil toelichten, lijkt zo’n georganiseerd bezoek ook meer aangewezen. Dit advies was gebaseerd op een passage uit de gedragscode voor personeelsleden. Het personeelslid heeft het abonnement onmiddellijk teruggestuurd. Ook voor mandatarissen werkte het integriteitsbureau een gedragscode uit. Deze is van toepassing op alle mandaten die een mandataris uitvoert in opdracht van de gemeenteraad. Daarnaast is het ook mogelijk dat de intercommunale waar u werkt een eigen gedragscode heeft ontwikkeld waarin regels betreffende deze problematiek werden opgenomen. Het bureau heeft hier geen weet van. In de stedelijke code voor mandatarissen werden ook bepalingen opgenomen over het aannemen van geschenken. Uit de verstrekte informatie blijkt dat dit abonnement aan alle personeelsleden en leden van de Raad van Bestuur wordt aangeboden. In die zin verschilt uw vraag van die van het personeelslid. De belangrijkste bedenking die het bureau heeft, heeft te maken met uw onafhankelijkheid als lid van de Raad van Bestuur (tast het aannemen van het abonnement uw onafhankelijkheid aan bij het nemen van toekomstige beslissingen rond de Zoo?). Het bureau raadt u ook aan om binnen de Raad van Bestuur verduidelijking te vragen over de gemaakte afspraken met de Zoo.”

Gevolgen van het advies De mandataris weigerde het abonnement.

Voorbeeld A2 vraag over geschenken Het bureau voor integriteit ontving volgende vraag van een personeelslid: “Korte situering: Tijdens een controlebezoek aan een restaurant door een van onze medewerkers heeft de eigenaar een cadeaubon ter waarde van €100 voor een etentje in zijn eigen restaurant ongemerkt tussen haar papieren gestoken. Ze merkte dit wanneer ze terug kwam op kantoor en heeft onmiddellijk haar chef hierover ingelicht. Deze heeft haar in een gesprek opgedragen een verslag hierover te schrijven en aan hem te overhandigen, samen met de bon. Dit verslag met de bon zal eerstdaags samen met een begeleidende brief van de chef overgemaakt worden aan het integriteitsbureau met het verzoek te laten weten hoe we hierop moeten reageren.”

Advies van het bureau voor integriteit 10

Na bespreking op het bureau volgde dit advies: “Het integriteitsbureau adviseert om de cadeaubon terug te geven aan de schenker.  Het is mogelijk dat deze het met de beste bedoelingen (en zonder bijbedoelingen) heeft geschonken maar dat is niet zeker. In verband met het aannemen van geschenken en gunsten schrijft de gedragscode voor personeelsleden het volgende voor: We aanvaarden geschenken, gunsten en uitnodigingen voor diners, activiteiten en bedrijfsbezoeken alleen onder strikte voorwaarden: we spreken erover in het openbaar, we stellen onze chef ervan op de hoogte, ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde en ze verplichten ons tot geen enkele gunst of wederdienst. Als we op een uitnodiging ingaan, kadert dat in de uitoefening van ons beroep en in het belang van onze organisatie. De grenzen van integriteit liggen scherp. We moeten zelfs de schijn van partijdigheid, afhankelijkheid, willekeur en bevoordeling vermijden. Het is van belang om als ambtenaar te allen tijde de onafhankelijkheid ten aanzien van de schenker te kunnen bewaren. In de geschetste situatie kan dit tot problemen leiden, vandaar het advies om dit geschenk niet aan te nemen.”

Gevolgen van het advies Het bureau voor integriteit ontving volgend antwoord: “Met betrekking tot onze vraag en uw advies kan ik u meedelen dat de bon door de betrokkene terug aan de uitbaatster overhandigd werd. Als bijlage bezorg ik u een verklaring, opgemaakt door het betrokken personeelslid en een collega.”

B Uitnodigingen Het bureau ontving in 2006 opvallend minder vragen over uitnodigingen. Het is het bureau niet bekend of dit komt doordat personeelsleden en mandatarissen minder vragen krijgen, of dat ze zelf aan de hand van de code beslissen over het aanvaarden van uitnodigingen.

Regelgeving Voor de beoordeling van uitnodigingen volgen personeelsleden de paragrafen uit de gedragscode voor personeelsleden en mandatarissen en het basisstatuut voor statutaire personeelsleden (tekst regelgeving zie hoofdstuk 3.1.1, A Geschenken)

Voorbeeld B1 vraag over uitnodigingen Een personeelslid stelde volgende vraag: “De vormgever en drukbegeleider van een aantal publicaties nodigt medewerkers uit voor een kookworkshop op een avond. Hiermee wil hij de dienst bedanken voor de samenwerking. Beschouwend: • Een tiental personen, betrokken bij publicaties, wordt uitgenodigd. • De afdeling heeft tegelijkertijd voor al haar publicaties diverse opdrachten bij diverse opdrachthouders lopen. • Aanbestedingen en offertevragen volgen elkaar snel op. • De opdracht is nog in uitvoering. • De vormgever en drukbegeleider heeft de eerste maal een grote opdracht voor onze afdeling, naast enkele kleinere opdrachten. • De vormgever en drukbegeleider heeft al meerdere opdrachten voor stad Antwerpen gedaan. • Indien positief advies zullen de leidinggevenden, met andere woorden diegenen die de beslissingen nemen en in jury’s voor toekomstige opdrachten zetelen, niet deelnemen aan de workshop. De incentive is niet bedoeld voor deze medewerkers.”

Advies van het bureau voor integriteit Via mail verstrekten de leden hun adviezen, die als volgt tot één advies werden verwerkt: “De gedragscode voor personeelsleden bevat de volgende bepalingen i.v.m. geschenken en uitnodigingen: We aanvaarden geschenken, gunsten en uitnodigingen voor diners, activiteiten en bedrijfsbezoeken alleen onder strikte voorwaarden: we spreken erover in het openbaar, we stellen onze chef ervan op de hoogte, ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde en ze verplichten ons tot geen enkele gunst of wederdienst. Als we op een uitnodiging ingaan, kadert dat in de uitoefening van ons beroep en in het belang van onze organisatie. De grenzen van integriteit liggen scherp. We moeten zelfs de schijn van partijdigheid, afhankelijkheid, willekeur en bevoordeling vermijden. In dit geval adviseert het bureau voor integriteit om niet in te gaan op dit aanbod. De belangrijkste reden sluit aan bij de ‘schijn van partijdigheid’: indien uw bedrijf of afdeling zich niet wil blootstellen aan mogelijke kritiek van andere leveranciers/mededingers bij opdrachten (omtrent neutraliteit, favoritisme) is het aangeraden dat niet wordt ingegaan op zulke uitnodigingen, zelfs al zullen de beslissers over toekomstige opdrachten niet deelnemen. Daarnaast achten de bureauleden deze uitnodiging niet van geringe materiële waarde en kadert ze ook niet in de uitoefening van ons beroep of in het belang van de organisatie. Indien u als leidinggevende uw personeelsleden wil bedanken voor geleverde prestaties, raad ik u aan dit met stedelijke middelen te betalen.”

11

Gevolgen van het advies Het personeelslid antwoordde het volgende aan het bureau: “Als vanzelfsprekend volgen wij dit advies en is de leverancier hiervan in kennis gesteld. Onze medewerkers zullen bijgevolg niet deelnemen. Omdat ons werd meegedeeld dat diensten niettegenstaande eerdere berichtgeving, op uitnodigingen van leveranciers onder specifieke voorwaarden kunnen ingaan, hebben we deze vraag aan u voorgelegd. Volgens onze interpretatie van dit advies lijkt het uitgesloten om op uitnodigingen in te gaan omdat de schijn van partijdigheid wellicht steeds kan ingeroepen worden. Wij zijn dan ook zo vrij om u te vragen naar voorbeelden van situaties waarin het wel kan, zodat wij in de toekomst een correcte inschatting zouden kunnen maken van deze gedragscode.”

Het bureau gaf hierop onderstaand advies: “Het bureau is van mening dat het onmogelijk algemene voorbeelden kan geven omdat die beslissing van verschillende factoren afhangt. In de gedragscode voor personeelsleden is hierover het volgende opgenomen: 12

We aanvaarden geschenken, gunsten en uitnodigingen voor diners, activiteiten en dienstreizen alleen onder strikte voorwaarden: we spreken erover in het openbaar, we stellen onze chef ervan op de hoogte, ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde en ze verplichten ons tot geen enkele gunst of wederdienst. Als we op een uitnodiging ingaan, kadert dit in de uitoefening van ons beroep en in het belang van onze organisatie. Ik voeg toch een voorbeeld van een positief advies uit het verleden toe. In 2004 ontving het bureau een vraag in verband met een uitnodiging van een bouwfirma voor een etentje met de leden van het bouwcomité, waar een aantal stadspersoneelsleden deel van uit maken. Dit etentje vond plaats als afsluiting van een groot renovatieproject. Het bureau heeft hierover een positief advies gegeven omdat de kosten van dit etentje een geringe materiële waarde hadden ten opzichte van de gedane investeringen. De bouwfirma had ook geen vooruitzichten aangaande mogelijke toekomstige projecten.”

C Dienstreizen Vorig jaar vroegen enkel mandatarissen adviezen over dienstreizen. Het bureau ontving, in tegenstelling tot vorige periode, geen vragen over bedrijfsbezoeken.

Regelgeving Bij het beoordelen van dienstreizen volgen personeelsleden en mandatarissen de regelgeving die ook geldt voor geschenken en uitnodigingen (tekst regelgeving zie hoofdstuk 3.1.1, A Geschenken).

C1 vraag over dienstreizen Het bureau ontving volgende vraag van een mandataris: “Ik zou mijn dienstreis willen uitbreiden met een privé-vakantie. Uiteraard zal ik de eventuele verhoging van mijn vliegtuigreis en de verblijfskosten zelf financieren.”

Advies van het bureau voor integriteit Het bureau gaf het volgende advies: “Het bureau ziet hierin geen probleem met betrekking tot integriteit, op voorwaarde dat u de eventuele verhoging van de kosten van uw vliegtuigreis en verblijfskosten zelf financiert.”

Gevolgen van het advies Het bureau heeft in dit geval niet om opvolging van het advies gevraagd.

D Bijbetrekkingen Het bureau ontving dit jaar meer vragen over bijbetrekkingen dan in de periode 2004-2005. Dit is duidelijk een thema dat leeft bij de personeelsleden van de stad. In november 2006 trad een nieuw reglement op de nevenactiviteiten in werking (zie hoofdstuk 5 ). Alle vragen die het bureau vorig jaar ontving, vielen nog onder de oude regeling.

Regelgeving Gedragscode voor personeelsleden “Als we naast ons werk als ambtenaar nog andere functies willen vervullen of – al dan niet via tussenpersonen – zaken willen doen, vragen en verkrijgen we daarvoor eerst toelating van het college van burgemeester en schepenen.” Gedragscode voor mandatarissen In deze gedragscode werd daarover geen passage opgenomen. Andere regelgeving Hogere regelgeving bepaalt wat mandatarissen en ambtenaren wel en niet mogen cumuleren. 13

Voorbeeld D1 over bijbetrekkingen Een personeelslid diende volgende vraag in: “Naar aanleiding van een krantenartikel hebben wij vastgesteld dat een personeelslid van de stad een bijbetrekking uitoefent in een café. Met een brief kreeg hij de opdracht om deze activiteiten onmiddellijk te beëindigen en indien nodig een toelating bijbetrekkingen aan te vragen. Enkele weken later werd door de betrokkene het volledige dossier tot toelating binnengebracht. Met mail verzochten wij het kabinet en de bedrijfsdirecteur om ons mee te delen of in het kader van beleidsacties dit café betrokken is, en of er elementen zijn waarmee wij in ons advies aan het college best rekening houden. De bedrijfsdirecteur stelt voor om het advies van het integriteitsbureau te vragen. Mag ik u verzoeken om ook uw standpunt ter zake mede te delen?”

Advies van het bureau voor integriteit Na bespreking in een bureauvergadering gaf het bureau onderstaand advies: “Op vraag van de stadssecretaris stelde het bureau onlangs een nota op over bijbetrekkingen. Daarin werden criteria opgenomen die u kan hanteren bij de beoordeling van de verenigbaarheid met het hoofdberoep. Voor alle nevenactiviteiten moet toelating gevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen, dat geval per geval de aanvragen beoordeelt. Bij deze beoordeling is de verenigbaarheid met de officiële functie doorslaggevend. In de collegebeslissingen moet de nevenactiviteit goed omschreven worden en is een advies van het diensthoofd van de aanvrager omtrent de verenigbaarheid met de huidige functie essentieel. De vier basisvragen die het Nederlands Ministerie van Financiën hanteert, kunnen de basis vormen van het advies: • is er een verwevenheid met de ambtelijke functie? • bestaat het risico dat ambtelijke informatie bij het uitoefenen van de nevenwerkzaamheden wordt misbruikt? • is de reputatie van de organisatie waar de nevenwerkzaamheid wordt uitgeoefend mogelijk schadelijk voor de gemeente? • kan de tijdsinvestering in de nevenwerkzaamheden een invloed hebben op de ambtelijke functie?

Deze kunnen nog worden aangevuld met artikel 110 uit het nieuwe gemeentedecreet i.v.m. onverenigbaarheden: Art. 110. De hoedanigheid van personeelslid is onverenigbaar met elke activiteit die het personeelslid zelf of via een tussenpersoon verricht en waardoor: 1° de ambtsplichten niet kunnen worden vervuld; 2° de waardigheid van het ambt in het gedrang komt; 3° de eigen onafhankelijkheid wordt aangetast; 4° een belangenconflict ontstaat.

14

Daarnaast formuleerde het bureau het advies om steeds een verklaring op eer te laten tekenen: Tevens zijn de leden van oordeel dat wie een toelating krijgt, een verklaring op eer moet tekenen rond de volgende zaken: • elke nevenwerkzaamheid moet wettelijk in orde zijn; • de nevenwerkzaamheid moet verenigbaar zijn met de functie bij de stad; • nevenwerkzaamheden kunnen niet worden uitgevoerd tijdens de werkuren en op de plaats waar men werkt als personeelslid van de stad; • het is verboden materieel, persoonlijke beschermingsmiddelen, beroepskledij en energie van de stad te gebruiken; • voor elke wijziging in verband met de nevenactiviteit moet opnieuw toelating aan het college van burgemeester en schepenen worden gevraagd; • indien één van deze bepalingen niet wordt nageleefd, wordt de toelating onmiddellijk ingetrokken. Indien het personeelslid aan de gestelde criteria en aandachtspunten voldoet, heeft het bureau vanuit ethisch oogpunt geen bezwaren tegen het uitoefenen van een bijberoep in een horecazaak.”

Gevolgen van het advies Het bureau heeft in dit geval niet om opvolging van het advies gevraagd.

Voorbeeld D2 vraag over bijbetrekking Een personeelslid stelde het bureau volgende vraag: “Moet een personeelslid ook een aanvraag tot bijbetrekking indienen wanneer zij een functie opneemt in het medebeheer van het appartementsgebouw waar het betrokken personeelslid woont? Zij ontvangt daarvoor geen loon, wel een onkostenvergoeding die 580 euro per kwartaal bedraagt.”

Advies van het bureau voor integriteit Na bespreking op een bureauvergadering gaf het bureau volgend advies: “Op vraag van de stadssecretaris stelde het bureau vorig najaar een nota op over bijbetrekkingen. Daarin stelde het bureau voor om enkel voor betaalde nevenactiviteiten toelating te laten vragen aan het college van burgemeester en schepenen. Het voegde ook toe dat het van mening is dat alle eenmalige activiteiten of activiteiten die niet op ‘min of meer regelmatige basis’ plaatsvinden, niet moeten aangevraagd worden. Aangezien het in dit geval geen loon betreft en het ook niet gaat om activiteiten op regelmatige basis, vindt het bureau dat hiervoor geen toelating moet worden aangevraagd. Naast dit advies dient u natuurlijk ook rekening te houden met de visie van de stad Antwerpen over deze materie. Personeelsmanagement bereidt momenteel een dienstnota voor rond deze materie in opdracht van de stadssecretaris.”

Gevolgen van het advies Het bureau ontving geen informatie over wat er nadien met dit advies gebeurde.

E Belangenvermenging De grens tussen professionele en persoonlijke belangen is bij personeelsleden van een openbaar bestuur niet altijd eenvoudig te trekken. Medewerkers denken hier duidelijk over na, en bij twijfel aarzelen ze niet om het bureau te raadplegen. Het bureau ontving in 2006 over belangenvermenging dubbel zoveel vragen als in de periode 2004-2005. Alle vragen kwamen van personeelsleden.

Regelgeving Gedragscode voor personeelsleden ”We houden onze persoonlijke voorkeur of overtuiging en onze privé-belangen strikt gescheiden van ons werk. Als we bij een bepaalde zaak een persoonlijk belang hebben (via een bedrijf, een persoon, een vereniging), lichten we onze chef over dat belang in en dragen we het dossier aan hem of aan een collega over.”

Gedragscode voor mandatarissen “Voorkennis Mandatarissen kunnen bij de uitoefening van hun mandaat kennis krijgen van vertrouwelijke informatie. Die vertrouwelijke informatie kan voor anderen een grote waarde hebben. Mandatarissen verstrekken vertrouwelijke informatie – waardevol of niet - nooit aan anderen zolang het stadsbestuur die nog niet officieel openbaar heeft gemaakt. Onkreukbaarheid Als een mandataris, al dan niet via een tussenpersoon, een persoonlijke betrokkenheid of privé-belang heeft bij een bepaald dossier, stelt hij of zij de burgemeester daarvan op de hoogte en bemoeit zich niet met de behandeling van dat dossier.”

Voorbeeld E1 vraag over belangenvermenging Een personeelslid richtte volgende vraag tot het bureau: “Ik plan binnenkort bij mij thuis verbouwingswerken. Momenteel ben ik bezig met het opstellen van het bestek. Ik wil het bestek ook graag sturen aan één of meerdere aannemers die ook voor de stad Antwerpen werken, omdat ik vind dat zij goed werk afleveren. Ik zou dit wel in combinatie doen met aannemers die ik niet ken via mijn werk, die bijvoorbeeld uit de buurt komen. Voor de beoordeling van deze aannemers wil ik in de eerste plaats de prijs, maar ook de uitvoeringstermijn, de organisatie van de werken en dergelijke laten meetellen. Ik besef dat dit anderen op verkeerde gedachten kan brengen: bijvoorbeeld wat als de ‘stadsaannemer’ de gunstigste offerte heeft (rest vloeit wel terug via de stad?)… of wat als ik de stadsaannemer kies boven een goedkopere aannemer (omdat zijn uitvoeringstermijn gunstiger is)? In eerste instantie had ik om deze reden beslist om geen beroep te doen op de stadsaannemers. Maar eigenlijk vind ik het een onterechte beperking. Daarom heb ik dit besproken met mijn bedrijfsdirecteur die mij aanraadde de vraag aan u te stellen. Mijn vragen aan u: • Kan ik aannemers die voor de stad werken mee aanschrijven? • Indien ja, moet ik ergens rekening mee houden bij de beoordeling van de inschrijvingen opdat ik hiermee in mijn werksituatie geen problemen kan krijgen?”

Advies van het bureau voor integriteit Na bespreking op een bureauvergadering formuleerde het bureau het volgende advies: “De leden zijn van oordeel dat u prijs mag vragen aan aannemers die ook voor de stad werken op voorwaarde dat u het gezond verstand laat primeren bij de beoordeling van de offertes. Voor het bureau betekent dit dat u in de periode van de werken niet betrokken kan zijn in aanbestedingsprocedures waarop de aangeschreven aannemers mogelijks kunnen inschrijven. Het bureau raadt u zelfs aan een sperperiode ervoor en erna in acht te nemen. Daarnaast moet u blijven waken voor uw onafhankelijkheid door een duidelijk onderscheid te maken tussen de opdracht bij u thuis en uw opdracht als werknemer van de stad Antwerpen. In geen geval mag u zich ten aanzien van de aannemer aan wie u de opdracht voor de verbouwingswerken gunt, verplicht voelen tot een wederdienst. Ook het vermijden van de schijn van afhankelijkheid ten aanzien van collega’s is in dit geval belangrijk.

15

Open communicatie kan hiertoe bijdragen.”

Gevolgen van het advies Het bureau ontving volgend antwoord: “U vroeg mij u op de hoogte te brengen van het gevolg dat ik geef aan uw advies: • Sinds uw advies ben ik niet meer rechtstreeks betrokken bij aanbestedingsprocedures van de stad voor dit type van werken. Ik heb geen enkele beoordeling van offertes gedaan voor de stad, noch gunningsvoorstellen gecontroleerd. • Voor de beoordeling van offertes thuis heb ik mij gebaseerd op objectieve criteria, zoals geldigheid van de inschrijving, prijs, uivoeringsdatum, volledigheid van de offerte, respecteren van termijnen. • Tegen de aannemer (die ondertussen gekend is en volgende week start met de werken) heb ik duidelijk gesteld dat de werken thuis strikt gescheiden worden van mijn en zijn activiteiten voor de stad. Ik denk op deze manier met de juiste ingesteldheid te werk te gaan en hoop u hiermee voldoende ingelicht te hebben.”

Voorbeeld E2 vraag over belangenvermenging 16

Het bureau ontving volgende vraag van een personeelslid “ Bij deze ben ik zo vrij uw mening te vragen over een probleem waarmee ik recentelijk geconfronteerd ben. Het is namelijk zo dat mijn zoon zich inschreef om deel te nemen aan het examen van administratief bediende dat door de stad Antwerpen georganiseerd wordt. Rekening houdend met mijn positie neem ik mij volgende gedragsregels voor: Indien mijn zoon zou slagen voor het examen en aangenomen zou worden door de stad Antwerpen dan: • zal ik aan geen enkele beslissing die op hem betrekking heeft deelnemen. • is het uitgesloten dat hij zou tewerkgesteld worden in een betrekking waarin ik als leidinggevende moet functioneren. • zal ik, indien ik als hogere chef in een procedure die op hem betrekking heeft zou moeten optreden, mij te allen tijde laten vervangen door een collega (vb. waarderingen, beroepscommissies,…). Geacht bureau, uit gesprekken met een aantal collega’s merk ik dat er toch nog interpretatieverschillen optreden bij deze gedragsregels. Daarom heb ik beslist me tot u te wenden met volgende twee vragen: • Kunt u akkoord gaan met de door mij voorgenomen gedragsregels? • Moeten deze regels zo strikt geïnterpreteerd worden dat een eventuele aanstelling bij het bedrijf waar ik leidinggevende ben, uitgesloten is? De interpretatieverschillen met een aantal collega’s draaien nu juist rond dit laatste punt, en zoals u wel weet bevinden in verschillende bedrijven van de stad meerdere collega’s zich in deze situatie.”

Advies van het bureau voor integriteit Na bespreking op een bureauvergadering gaf het bureau het volgende advies: “De bureauleden verklaren zich akkoord met de gedragsregels die u opsomde in uw brief. Wat uw tweede vraag betreft, is het bureau van mening dat: • ervoor gezorgd moet worden dat er geen belangenvermenging of –conflict ontstaat. • uw zoon of andere verwanten nooit begunstigd mogen worden. • u steeds uw onafhankelijkheid moet kunnen bewaren. Zolang er geen rechtstreekse hiërarchische relatie of verband is, is de kans ook minimaal dat zulke problemen zich zullen voordoen.”

Gevolgen van het advies Het bureau ontving volgend antwoord: “Aangezien mijn zoon niet geslaagd was voor het examen heeft het probleem van een eventuele aanstelling zich (nog niet) voorgedaan. Wel gebruik ik de door mij voorgestelde gedragsregels en uw advies als leidraad voor beslissingen wanneer soortgelijke gevallen met andere personeelsleden zich aandienen. Zo biedt uw advies een helder kader om goede en duidelijke beslissingen in dergelijke, soms moeilijke, materies te nemen. Indien er zich in de toekomst in mijn persoonlijke situatie opnieuw een dergelijke vraag zou voordoen, dan zal ik mij vanzelfsprekend houden aan de door mij voorgestelde gedragsregels en het door u uitgetekende advies.” 3.1.2 Klachten

Het bureau ontving negen klachten, die geclusterd kunnen worden in volgende thema’s: • onheuse financiële praktijken (4) • omspringen met vertrouwelijke gegevens (3) • belangenvermenging (1) • discriminatie (1)

Grafiek 3: Aantal klachten in 2006

Wie diende een klacht in? De klachten waren afkomstig van personeelsleden en burgers: • personeelsleden (6) • burgers (2) • anoniem (1)

Over wie werd een klacht ingediend? Deze klachten betroffen: • een personeelslid (6) • een beleidskwestie of mandataris (2) • leverancier van diensten (1) Omwille van de vertrouwelijkheid van de klachten worden verder geen concrete feiten of voorbeelden gegeven maar wordt er enkel in algemene termen over geschreven.

17

Acties rond negen klachten • Het bureau voerde bij vijf klachten een vooronderzoek. In één geval werd het onderzoek niet verder gezet. De klager kreeg het advies om klacht in te dienen bij de stadssecretaris of bij het parket. Het is het bureau niet bekend of hij dit advies volgde. Vier dossiers werden verder behandeld. Drie daarvan werden intern onderzocht en gaven aanleiding tot het veranderen van een aantal processen of tot het oplossen van het probleem. Een vierde dossier werd doorverwezen naar het parket. Deze klacht zorgde er evenwel voor dat er binnen het bedrijf2 in kwestie veel actiever inzake integriteit gewerkt wordt. • Over drie klachten liep al een onderzoek. Twee werden intern behandeld, de derde klacht was aan het parket overgemaakt. Het bureau wordt over deze dossiers op de hoogte gehouden. • Een klacht is niet behandeld vanwege de vage beschikbaar gestelde informatie.

Anonieme klachten Het bureau voor integriteit ontving in 2006 één anonieme klacht. Deze klacht was te vaag en werd zonder gevolg geklasseerd.

Bureau als klankbord of bemiddelaar 18

Bij het bureau werd ook een klacht aanhangig gemaakt door een ambtenaar over de werkrelatie met een mandataris. Na overleg met het bureau besliste de ambtenaar om de klacht niet formeel in te dienen bij het bureau omwille van de eigen rol in die moeilijke samenwerking maar vooral wegens de gewijzigde positie van de mandataris na de bestuurswissel. Het bureau fungeerde hier als klankbord en adviesorgaan. In een ander dossier trad het bureau effectief als bemiddelaar op: het voerde gesprekken met de klager en andere betrokkenen en kwam uiteindelijk samen met de klager tot de conclusie dat de integriteit hier niet in het gedrang kwam maar dat het vooral om een samenwerkingsprobleem ging. In deze zaak speelde het bureau eerder een bemiddelende rol.

3.1.3 Informatieve vragen

Het bureau kreeg veertien informatieve vragen. Acht vragen handelden over de werking van het bureau. Het bureau behandelde ook een aantal vragen over de praktische toepassing van een aantal stedelijke dienstnota’s3 en andere reglementen: • gebruik van dienstwagens (1) • gsm-gebruik (2) • beroepsgeheim (1) • privacy (1) • e-mailhandtekening en huisstijlregels (1) Alle vragen om informatie waren afkomstig van personeelsleden en mandatarissen. Het bureau ontving geen vragen van burgers of bedrijven. Verschillende overheden vroegen de gedragscode voor personeelsleden en mandatarissen, of het jaarverslag van het bureau op.

3.2 Grotere visibiliteit Bedrijf: de stad Antwerpen werkt in een organisatorische onderverdeling met bedrijven, zie ook organigram (bijlage 2) 3 Dienstnota: officieel intern communicatiemiddel binnen de stedelijke organisatie, dat zowel per mail als op papier wordt verspreid. Wat in een dienstnota staat geschreven wordt geacht gekend/gelezen te zijn door elk personeelslid. 2

Het bureau vond het belangrijk dat diverse organen binnen de stad Antwerpen op de hoogte werden gebracht van de werkzaamheden van het bureau. Daarom presenteerden Annemie Breëns en Pat Lauwers van november 2006 tot en met januari 2007 het jaarverslag 2004-2005 op diverse fora: het managementteam, overlegmomenten met de deskundigen vorming, deskundigen communicatie en de personeelsverantwoordelijken en personeelsmanagement. Afhankelijk van het overleg in kwestie stonden de aanwezigen eerder stil bij communicatie, inbreng vanuit vorming of mogelijke samenwerking met diverse diensten. Tijdens deze bijeenkomsten verduidelijkten de sprekers ook telkens systematisch de rol en opdracht van het bureau, lichtten ze de manier van werken van het bureau toe en gingen ze dieper in op de cijfergegevens en de thema’s die in het jaarverslag werden opgenomen. In zijn communicatie legde het bureau telkens de nadruk op de preventieve opdracht die het bureau meekreeg van de gemeenteraad. Tijdens deze presentaties werd het begrip ‘integriteit’ tastbaarder voor de toehoorders. In de loop van 2006 werd het bureau over zijn rol en werking vaak bevraagd, zowel door interne diensten als door externen. Met de in 2006 aangestelde ombudsvrouw, Karla Blomme, vond een uitvoerig gesprek plaats over de werking van beide diensten. Er werd afgesproken om, waar nodig, klachten

of vragen naar mekaar door te verwijzen. Ook bij de lokale politie kreeg het aspect ‘integriteit’ extra aandacht en werd een personeelslid aangeduid om dit thema uit te werken. Ook hier vonden besprekingen plaats waar vooral informatie werd verstrekt over de eigen werking. Verder hechtte het bureau er belang aan dat gans het stadspersoneel geïnformeerd werd over de werking van het bureau. Daarom verscheen er in het najaar van 2005 een interview met de voorzitter in het personeelsblad ANTenne. (zie bijlage 1). In het najaar van 2006 werd vanuit het OCMW Antwerpen interesse getoond in de werking van het stedelijk integriteitsbureau. Het OCMW had volgende vragen met betrekking tot de relatie OCMW-bureau: • kunnen OCMW-mandatarissen en/of personeel met vragen terecht bij het bureau? • kan het bureau worden uitgebreid met vertegenwoordigers vanuit het OCMW? • kan er één gezamenlijk orgaan worden opgericht dat toeziet op de naleving van de gedragscode voor mandatarissen? Het bureau antwoordde hierop geen voorstander te zijn om een bijkomend lid van het OCMW op te nemen in het bureau. Immers zouden dan ook de stedelijke vzw’s , en andere met de stad verbonden organisaties, een vertegenwoordiger kunnen vragen, waardoor het bureau onwerkbaar dreigt te worden. In de opdracht die de gemeenteraad het bureau meegaf, was bovendien al voorzien dat het bureau ook zou adviseren aan organisaties van stedelijk belang, zoals het OCMW. Wat de vraag i.v.m. de deontologische commissie betreft, stelde het bureau dat de samenstelling van de deontologische commissie een politieke beslissing is. Intussen werd de deontologische commissie opgericht met vertegenwoordigers uit de gemeente-, districtsen OCMW-raden (zie ook hoofdstuk 5). Ook buiten de stedelijke organisatie en randorganisaties werden contacten gelegd. Bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap startte een coördinator integriteitszorg in de loop van 2006. Zij ondersteunt de minister van bestuurszaken en de commissie integriteitszorg bij de beleidsvoorbereiding. Tijdens een gesprek met een aantal leden van het bureau toetste zij vooral af hoe het Antwerps integriteitsbureau werkt, welke gelijkenissen er zijn met haar organisatie en gaf het bureau ook een aantal ervaringen uit het verleden mee. Zo bleek deze ambtenaar op het moment dat het gesprek plaatsvond alleen aan de slag te gaan, ook voor individuele adviesverlening, terwijl het bureau net voorstander is van onderbouwde adviezen via interactie en discussie tussen de bureauleden. Het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap kiest er wel voor om de individuele adviesbehandeling in eerste instantie bij de leidinggevende te leggen en in tweede instantie bij de coördinator integriteitszorg. De Vlaamse Gemeenschap heeft wel een integriteitscommissie opgericht bestaande uit twaalf leden uit de eigen organisatie. Deze commissie heeft als doel een draagvlak te creëren en de zichtbaarheid van de integriteitszorg te versterken en werkt als partner van de Vlaamse overheid via de minister van bestuurszaken. Deze commissie heeft dus een heel andere samenstelling en opdracht dan het bureau voor integriteit in Antwerpen. In de nabije toekomst zullen de stad Antwerpen en het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap overleg plegen over het versterken van de integriteitsbeleving in hun organisaties. Vertegenwoordigers van de stad Charleroi, dat in 2006 te kampen kreeg met ernstige integriteitsproblemen, zijn twee keer met het Antwerps integriteitsbureau komen praten over de werking en de organisatie van het Antwerpse bureau. Tijdens deze gesprekken benadrukte het Antwerps bureau het belang van een onafhankelijke positie. In het voorjaar van 2007 heeft de stad Charleroi een eigen bureau voor integriteit opgericht. Het bureau werkte ook mee aan een bevraging van studenten van de masteropleiding Bestuurskunde en Publiek Management van Hogeschool Gent en aan een thesisonderzoek uitgevoerd door een studente van de masteropleiding in overheidsorganisatie en beleid van de KULeuven.

19

4 I Realisaties van het bestuur De integriteitsbeleving binnen een organisatie is de resultante van het geheel aan acties, beslissingen, maatregelen, organisatiestructuur, gedragswaarden enz.. Het bureau is uiteindelijk maar een klein radertje in het groter geheel van de maatregelen/elementen die het integriteitsbeleven binnen de organisatie beïnvloeden. Het bureau vindt het dan ook belangrijk om in dit verslag aandacht te geven aan de acties die het stadsbestuur intussen op integriteitsvlak nam. De genomen acties concentreerden zich enerzijds op het verder expliciteren en opstellen van regels en anderzijds het ontwikkelen van HR-initiatieven. Niet-limitatief bespreken we kort: •het beleid en het management •het bedrijf financiën en de controlediensten •het bedrijf personeelsmanagement .

20

4.1 Beleid en management In dit deel worden de acties besproken die op het vlak van regelgeving en administratieve vereenvoudiging zijn ondernomen of gepland zijn. 4.1.1 Regels en het bestuur

Zowel naar mandatarissen toe als naar personeelsleden werden de afgelopen jaren verschillende initiatieven genomen op het vlak van transparantere regels. Onderlinge omgangsvormen tussen mandatarissen worden, naast de gedragscode, ook vastgelegd in het basisreglement ‘bestuurlijke organisatie stad Antwerpen’, zoals goedgekeurd in 2006. Hierin wordt o.a. bepaald hoe iemand tijdens een zitting het woord kan vragen, wie een raadslid mag onderbreken, hoe lang iemand spreektijd kan vragen, hoe raadsleden mondelinge en schriftelijke vragen mogen stellen aan het uitvoerend bestuur, hoe de voorzitter kan optreden tegen aanwezigen die de orde verstoren, … Dit reglement maakt ook het inzagerecht voor raadsleden concreet en bevat enkele bepalingen i.v.m. openbaarheid van bestuur, dit als aanvulling bij het decreet op de openbaarheid van bestuur. Daarnaast stelde het bestuur ook een aantal andere regels of afspraken in vraag. Zo ontving het bureau een vraag om advies over een nieuw reglement op de receptie- en representatiekosten. In oktober 2004 keurde de gemeenteraad een nieuw reglement op de fractietoelage goed, dat duidelijk bepaalt welke kosten er via deze toelage mogen verrekend worden en welke niet. De aanschaf van ICT-materiaal voor kabinetten wordt op een meer transparante manier in het college gebracht. Het managementteam voerde ook een kwaliteitscontrole in op de college- en gemeenteraadpunten. De dienst bestuurszaken werd opgericht. Deze bekijkt alle college- en gemeenteraadspunten in alle facetten. Naast de bevoegdheden, juridische correctheid en uniformiteit in taalgebruik wordt ook het inzagerecht nu actiever bekeken. Het algemeen principe is dat alle beslissingen openbaar zijn, behalve die waarvoor volgens het decreet een uitzondering van toepassing is. Dit heeft tot gevolg dat er nu meer besluiten ter inzage zijn dan voordien. Zo zijn nu bijvoorbeeld de dienstreizen van de collegeleden ter inzage en maken zij achteraf een verslag van hun dienstreis op. Bij de bestuurswissel begin 2007 werd van de gelegenheid gebruik gemaakt om een aantal regels en afspraken onder de aandacht te brengen. Alle mandatarissen ontvingen bij de uitnodiging van de installatievergadering een exemplaar van de gedragscode en het basisreglement bestuurlijke organisatie. In de raadscommissie algemene bestuurlijke aangelegenheden werden een aantal afspraken over vertrouwelijkheid van informatie nog eens herhaald. Het bestuur streefde er ook naar om de uitgaven zo veel mogelijk te beperken. Zo werden mandatarissen die geen zitting niet meer hebben, voor de keuze gesteld om hun ICT-materiaal aan te kopen of terug te bezorgen. Ook meubilair van schepenkabinetten werd gerecupereerd. Ook bij de vertaling van het bestuursakkoord 2007-2012 wordt gestreefd naar een correct financieel beleid op

korte en op lange termijn. De doelstellingen uit dit akkoord werden gekoppeld aan de jaarlijkse begroting en aan de strategische meerjarenplanning. Dit betekent dat voor de volledige legislatuur het bestuursakkoord geconcretiseerd is in een transparant financieel haalbaar plan. Het college van burgemeester en schepenen is in staat inhoudelijke besprekingen te voeren en keuzes te maken om de ambities van het bestuursakkoord maximaal te realiseren binnen de grenzen van een voorzichtig en realistisch financieel beleid. In het bestuursakkoord dat afgesloten werd in het najaar van 2006 voor de periode 2007-2012 neemt het bestuur zich voor om regels en reglementen te vereenvoudigen: “Antwerpen wil met minder regels en reglementen de stedelijke dienstverlening verbeteren. Dat is goed voor de klanten én voor het personeel van de stad en haar dochters. 535. Antwerpen wil minder ambtelijke regels voor een betere dienstverlening. 536. Het stadsbestuur wil minder en eenvormige en transparante retributiereglementen en tarieven voor stedelijke infrastructuur. 537. De stad wil de regelgeving leesbaar en hanteerbaar maken voor klanten en ambtenaren. 538. Waar het kan wil de stad diensten verzelfstandigen, maar de mogelijke oprichting van een autonoom bedrijf mag het efficiënt maken van stadsdiensten niet in de weg staan. 539. In geval van flagrant slechte dienstverlening wil het bestuur de gedupeerde klant compenseren. 540. Antwerpen wil een intern meldpunt “Kafka” installeren, zodat alle personeelsleden de dienstverlening kunnen helpen verbeteren. 541. Het stadsbestuur wil dat de stadssecretaris en de strategische coördinator jaarlijks verslag uitbrengen over de administratieve vereenvoudiging.”

Dit akkoord spreekt zich ook uit over bepaalde specifieke kwesties, zoals bijvoorbeeld diversiteit binnen het stadspersoneel: “430. Het bestuur wil de diversiteit van het personeel aanmoedigen. Bij de stad moeten veel mensen met veel verschillende persoonlijke visies kunnen werken. Maar de uiterlijke tekenen van die persoonlijke overtuiging kunnen niet worden getoond bij rechtstreeks klantencontact. Dan staan neutraliteit van de dienstverlening en respect voorop. Uiterlijke symbolen van levensbeschouwelijke, religieuze, politieke of andere overtuigingen worden bij rechtstreeks klantencontact niet gedragen. Niet alleen moet dat elke schijn van partijdigheid vermijden. Tevens moet dit het draagvlak voor een divers personeelsbeleid als afspiegeling van een diverse stad bij personeel en bevolking vergroten.”

Deze intenties moeten uiteraard omgezet worden in realisaties in de lopende bestuursperiode. In het volgend jaarverslag kan een stand van zaken worden opgenomen. Dit alles toont aan dat het thema van integriteit ook bij mandatarissen leeft. Regels stellen en bijstellen is één zaak, ze naleven is een andere. Daarom is het belangrijk dat mandatarissen zich ook houden aan die regels. Niet zozeer ter controle van de mandatarissen dan wel voor het signaal dat hierdoor aan het personeel wordt gegeven. Het bureau vindt het dan ook uitermate belangrijk dat mandatarissen o.a verslag blijven uitbrengen over hun dienstreizen. De voorbeeldfunctie van mandatarissen is immers een essentieel gegeven in de realisatie en borging van een integere bedrijfscultuur binnen de stedelijke organisatie. De belangrijkste realisatie op het vlak van regels is ongetwijfeld de oprichting van de deontologische commissie die zal toezien op de naleving van de gedragsregels voor de mandatarissen (zie hoofdstuk 5). 4.1.2 Regels en de stedelijke administratie

Als hoofd van het personeel is de stadssecretaris in eerste instantie verantwoordelijk voor de opvolging en uitvoering van de beslissingen van het college en de gemeenteraad en hij waakt ook over de wettelijkheid van deze beslissingen. ‘Meer wettelijkheid en administratieve vereenvoudiging’ was één van de projecten die de stadssecretaris, toen hij in 2004 werd aangesteld, wilde realiseren. Hiertoe werden bestaande reglementen opgelijst, oude reglementen afgeschaft en goedgekeurde op het intranet geplaatst. In samenwerking met de kenniscel wetsmatiging Vlaanderen werden dienstnota’s onder handen genomen, geactualiseerd en samengebracht op het intranet. Nieuwe afspraken werden opgenomen in dienstnota’s of reglementen. Naast de optimalisatie van dienstnota’s werd ook de website van de stad Antwerpen en een CMS-systeem

21

uitgewerkt, vond er een reglementaire vereenvoudiging plaats van het klantenmanagement, in synergie met de taken van de ombudsvrouw en werd in 2007 het intern meldpunt Kafka opgezet. Hier kunnen personeelsleden van het stadsbestuur en zijn dochters vanaf 1 februari 2007 hun voorstellen en bemerkingen inzake administratieve vereenvoudiging melden. De stadssecretaris is ook de drijvende kracht achter acties die erop gericht zijn een aantal misbruiken (i.v.m. overuren, vergoedingen, ziekteverzuim) aan te pakken en die aldus ook bijdragen tot een rendementsstijging van het personeel. Zo zorgde personeelsmanagement bijvoorbeeld voor een correctere toepassing van de reglementering op het toekennen van overuren. Zowel de reglementering als de toepassing ervan in het personeelsbeheerssysteem werden onder handen genomen. Het aantal overtredingen op de arbeidstijdwet (maximale tewerkstelling van 11 u. per dag en 50 u. per week) werd drastisch teruggedrongen. Ook in de stedelijke bedrijven werden initiatieven genomen om regels verder te vertalen naar de context van het bedrijf of werden extra regels uitgeschreven.

22

Zo expliciteerde het bedrijf financiën de gedragscode voor personeelsleden en voegde ter verduidelijking eigen voorbeelden toe (zie hoofdstuk 4.2.1 en bijlage 11). In de onthaalbrochure voor nieuwkomers werden een aantal bepalingen i.v.m. gewenst gedrag nog eens omschreven en werden ook afspraken opgenomen over werkuren, nemen van pauzes, enz.. In het bedrijf cultuur, sport en recreatie werden verschillende initiatieven genomen in diverse afdelingen. Zo ontstond een bundel “Info & procedures” voor medewerkers van de afdeling musea, bewaarbibliotheken en erfgoed. Deze bevat allerhande afspraken op het vlak van financiële verrichtingen (afrekeningen, aankopen en wetgeving op de overheidsopdrachten, dienstreizen en andere vergoedingen) maar legt ook het verband met integriteit, in concreto privé-belangen gescheiden houden van het werk (zie bijlage 3). Voor de openbare bibliotheken werden allerlei afspraken (over dienstverlening, werkroosters, pauzes) explicieter neergeschreven in een interne afsprakennota, die ook weergeeft wat de consequenties zijn van het niet naleven van deze afspraken. Ook de verantwoordelijkheid en de voorbeeldfunctie van de leidinggevenden werd benadrukt (zie bijlage 4). Voor de culturele centra werd een gelijkaardig document opgesteld, waarin ook naar de gedragscode voor personeelsleden wordt verwezen. Binnen het bedrijf stads- en buurtonderhoud werd, net als bij financiën, actief gewerkt in verband met thema’s als arbeidsregimes en overuren. Het bedrijf stelde ook een handleiding op voor leidinggevenden met afspraken over personeelsevaluaties, het omgaan met dienstwagens, roken, alcohol en drugs, diefstal. Deze brochure bevat ook een samenvatting van de belangrijkste gedragsregels uit de gedragscode voor personeelsleden. De stedelijke brandweer vroeg over een aantal kwesties advies aan het bureau voor integriteit en vertaalde dit advies naar de interne werking. De procedure bedrijfsbezoeken vormt een voorbeeld (zie bijlage 5). 4.1.3 Regels en het bureau voor integriteit

Bepaalde adviezen of acties van het bureau leidden ook tot nieuwe of aangepaste regels of dienstnota’s. Zo gaf het bureau een advies over de nevenactiviteit in 2005, in 2006 keurde het stadsbestuur een nieuw reglement op de nevenactiviteit goed (zie bijlage 6) waar de verantwoordelijkheid bij het personeelslid ligt om de job bij de stad te alle tijde te laten primeren. Het advies van het bureau werd niet volledig gevolgd. Het reglement dat uiteindelijk in november 2006 door de gemeenteraad werd goedgekeurd voorziet niet in een aanvraag tot toelating, noch in de mogelijkheid tot het stellen van vragen over die verenigbaarheid bij een formeel aanspreekpunt. Beide aspecten waren door het bureau in zijn advies opgenomen als noodzakelijk. Elk personeelslid wordt nu geacht autonoom te beslissen of zijn/haar nevenactiviteit een integriteitsprobleem vormt of niet. Het bureau blijft van oordeel dat de stad in een aanspreekpunt moet voorzien om vragen hieromtrent op te vangen en te beantwoorden. Het bureau gaf in 2005 ook een advies over de verkoop van bedrijfswagens waarvan de leasing afgelopen is. Het bureau stelde dat bij overname van deze wagens de gebruiker geen voorrang mag krijgen. Dit advies werd gevolgd. In het personeelsblad zal aan alle personeelsleden van de stad gemeld worden welke contracten aflopen, zodat alle medewerkers de kans krijgen om een bod te doen.

Naar aanleiding van een klacht over het gebruik van telematica-apparatuur die in de stedelijke administratie en bij het bureau voor integriteit werd aanhangig gemaakt, verschenen een aantal dienstnota’s: over de bestemming van oud telematicamateriaal, over het gebruik van privé pc’s in het stedelijk netwerk en over misbruik van het stedelijk telematicanetwerk (zie bijlagen 7, 8 en 9). Naast deze dienstnota’s leidde deze klacht ook tot de goedkeuring van een gedragscode telematica (zie bijlage 10), een code waar al geruime tijd aan gewerkt werd en waarover het integriteitsbureau in 2005 een advies formuleerde. Deze code voor telematica verduidelijkt een aantal regels op het vlak van het gebruik van telefonie, informatica en burotica. Zowel de klacht als het advies van het bureau leidden tot aanpassing van de oorspronkelijke tekst. Zo werden extra artikels over controlemogelijkheden opgenomen op aanraden van het bureau.

4.2 Acties op financieel vlak 4.2.1 Acties bij het bedrijf financiën

Het bedrijf financiën heeft de laatste jaren volop gewerkt aan een verdere responsabilisering van haar medewerkers met betrekking tot integriteit. Hiertoe werden onder andere volgende acties ondernomen: • de bestaande reglementen, onder andere het reglement op de receptie- en representatiekosten, werden kritisch bekeken en aangepast. Deze aanpassingen moeten zorgen voor meer duidelijkheid, transparantie en eenvormigheid. Hierdoor wordt responsabilisering en controle ook makkelijker uitvoerbaar. • om te vermijden dat een zelfde adviesvraag uiteenlopende antwoorden krijgt, werd er ook gewerkt aan de samenwerking tussen de afdelingen onderling. • de gedragscode van de stad werd door financiën uitgebreid met een addendum (zie bijlage 11). Door het opnemen van praktijkgerichte voorbeelden schept dit addendum meer duidelijkheid bij de medewerkers van financiën. • in 2005 werd de cel Planning en controle opgestart, die het huidige intern controlesysteem (ICS) van financiën moet uitbouwen en optimaliseren. Het ICS moet ervoor zorgen dat de werking voortdurend geanalyseerd en geoptimaliseerd wordt, dat er kwaliteitscontroles worden uitgevoerd, en gestreefd wordt naar een grotere efficiëntie en effectiviteit. Deze cel coördineert het uitschrijven en het in kaart brengen van procedures en bouwt samen met de afdelingen interne controles in voor alle belangrijke financiële taken. Het uitschrijven van procedures moet ervoor zorgen dat iedereen een taak op dezelfde manier uitvoert. Bovendien kan men op deze manier nagaan of er voldoende controlepunten aanwezig zijn binnen het proces en of er voldoende functiescheiding aanwezig is. Het inbouwen van controlepunten en functiescheiding zorgt ervoor dat mogelijk misbruik zeer sterk ontmoedigd wordt en, indien er toch nog misbruiken zouden optreden, dat deze snel zichtbaar worden waardoor er dadelijk actie kan ondernomen worden. • sinds 2006 werkt financiën aan een verbetering van haar matrixwerking4 via een betere vorming en ondersteuning van de financieel verantwoordelijken zodat hun positie binnen het bedrijf of district versterkt wordt. Een sterkere positie van de financieel verantwoordelijken verzekert de financiële integriteit binnen de bedrijven en districten. Tegelijkertijd draagt de matrixwerking ook bij tot de responsabilisering van de bedrijven en de districten. • er werden een transparante meerjarenplanning en begrotingsopmaak opgemaakt, rechtstreeks gelinkt aan de bedrijfsprioriteiten van het bestuursakkoord. 4.2.2 Acties bij inspectie financiën

In het kader van de controle van de uitgaven heeft inspectie financiën, heropgericht einde 2003, de nodige activiteiten op gang gebracht. De controles van deze onafhankelijke dienst hebben  betrekking op: • naleving van de principes van efficiëntie, effectiviteit en zuinigheid • wettelijkheid • regelmatigheid • budgettaire inpasbaarheid • kwaliteit en betrouwbaarheid van de boekhouding en de financiële staten De bijdrage van de dienst bestaat erin het bestuur te ondersteunen door te streven naar een verbetering van het besluitvormingsproces en het beheer van de geldmiddelen. Bij het vervullen van deze missie werkt inspectie financiën onafhankelijk van de andere stadsdiensten en garandeert de dienst de nodige objectiviteit. De dienst inspectie financiën heeft een adviserende rol en komt niet tussen in het beleid of in andere operationele taken.

23

Sinds 1998 werkt de stad met een aantal verticale en horizontale bedrijven. De verticale of operationele bedrijven staan in voor de rechtstreekse dienstverlening aan de burger. De horizontale bedrijven zoals patrimoniumonderhoud en personeelsmanagement ondersteunen de verticale in hun werk. Van bij het begin werden in alle bedrijven minicellen opgericht met ondersteunende medewerkers. Denk maar aan de vormingsdeskundigen en de communicatiemedewerkers. Deze mensen worden zowel door de operationele als de ondersteunende bedrijven aangestuurd. Deze manier van werken noemt men matrixwerking.Wat in een dienstnota staat geschreven wordt geacht gekend/gelezen te zijn door elk personeelslid. 4

De adviesopdrachten onderscheiden zich in 3 categorieën. Ten eerste geeft het voorafgaand advies bij o.a.: • overheidsopdrachten groter dan 250.000 euro • niet nominatieve uitgaven op de buitengewone begroting (groter dan 67.000 euro) • toekenning toelagen (groter dan 1.250 euro en niet verbonden aan een specifiek toelagereglement) • concessies openbaar domein, aan- en verkoop van onroerende goederen en wijziging personeelsbehoeftenplan/personeelsformaties • begroting en jaarrekeningen van stedelijke instellingen Ten tweede voorziet het advies bij de begroting en begrotingswijziging. Tenslotte voert het ook ad hoc opdrachten uit. De effectieve werking van deze dienst bleek uit de presentatie aan de gemeenteraad van haar activiteitenverslag over de periode 2004-2005 in april 2006. Ook in 2006 zette de dienst haar rol actief voort.

24

4.2.3 Acties bij interne audit De interne auditdienst heeft zichzelf volgende missie opgelegd: ”De interne auditdienst draagt bij tot het bereiken van de organisatiedoeleinden door objectieve en onafhankelijke waarderingen en evaluaties van het interne controlesysteem. Hierdoor levert de interne auditdienst een toegevoegde waarde voor het beleid.” De interne auditdienst biedt enkel meerwaarde voor de stad door vanuit een onafhankelijke en adviserende rol aan te sluiten bij de stadsbrede veranderingen in het management van de stad. Interne audit wil het beleid en het management hierbij op een systematische manier ondersteunen. De beoogde finaliteit van het operationeel plan van de interne audit is dan ook het onafhankelijk en objectief evalueren van en adviseren over de mate waarin de organisatie haar werking beheerst om via haar eigen en andere organisaties vooropgestelde doelen te bereiken. Om deze finaliteit te bereiken werkte de interne auditdienst vanuit drie basisprocessen een auditplanning uit in vijf domeinen: • drie processen: - auditopdrachten - adviesverlening - operationele samenwerking met externe entiteiten • vijf prioritaire onderzoeksdomeinen - resultaatsaudits op doelstellingen - managementsaudits op beheerssystemen - operationele audits op processen - operationele samenwerking met externe entiteiten (dochterbedrijven) - ad hoc opdrachten De werking van de interne auditdienst focust zich voor 2006-2007 op: • begeleiden en opvolgen van de implementatie van de optimalisatieauditresultaten • evaluatie van de mate van toepassing van de door het management ingevoerde beheerssystemen • evaluatie van de mate waarin de vooropgestelde beleids- en managementdoelstellingen worden behaald Op 1 januari traden o.a. artikels 99 t.e.m. 101 van het nieuwe gemeentedecreet met betrekking tot interne controle in werking. Interne controle is een geheel van maatregelen, uitgebouwd in een organisatie onder verantwoordelijkheid van het management en van toepassing op alle leidinggevenden en medewerkers, dat ervoor zorgt dat er een redelijke zekerheid bestaat dat de organisatie haar doelstellingen bereikt. Meer specifiek wordt interne controle ontworpen om de risico’s maximaal onder controle te houden zodat er een redelijke of relatieve zekerheid wordt verschaft omtrent het bereiken van de volgende (vijf) interne controledoelstellingen: 1. het bereiken van de doelstellingen van de organisatie; 2. de beschikbaarheid over betrouwbare financiële en andere beheersinformatie; 3. het naleven van wetgeving en procedures (‘compliance’); 4. het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5. de bescherming van activa ter voorkoming van fraude.

Op 12 maart 2007 keurde de gemeenteraad het reglement op de interne controle goed, waardoor de hierboven vernoemde artikels van het gemeentedecreet geïmplementeerd werden in de werking van de interne auditdienst. In 2006 heeft interne audit, op vraag van de stadssecretaris, een plan van aanpak uitgewerkt dat moet leiden tot een verdere en efficiëntere uitbouw van het interne controlesysteem. Het gemeentedecreet bepaalt dat de stadssecretaris, als eindverantwoordelijke van het interne controlesysteem, jaarlijks de gemeenteraad informeert over de werking van het interne controlesysteem. Dit gebeurde voor de eerste keer in januari 2007.

4.3 Acties op HR-vlak In het jaarverslag 2004 – 2005 beklemtoonde het bureau voor integriteit dat er in het personeelsbeleid meer de nadruk moet worden gelegd op integriteit en integriteitsbeleving, o.a. door sensibiliserings- en vormingsinitiatieven. Alleen op deze manier kan de stad Antwerpen aan de organisatiecultuur werken. In het bestuursakkoord 2007-2012 formuleerde de stad Antwerpen de volgende passage over integriteit: “523. Voor het stadsbestuur is integriteit - net als diversiteit - een essentiële voorwaarde voor een kwaliteitsvolle dienstverlening aan alle bewoners, bezoekers en bedrijven. Antwerpen wil daarom de werking van het bureau voor integriteit uitbreiden met onder meer bewustmakings- en vormingsinitiatieven voor het personeel en met een interactieve website over de toepassing van de gedragscode.”

De stedelijke bedrijven lerende stad en patrimoniumonderhoud namen initiatieven en ook het bedrijf personeelsmanagement plaatste het thema ‘integriteit’ meer op de kaart. In het najaar van 2005 vroeg de directeur van het bedrijf lerende stad om, in het kader van een veranderingstraject, de gedragsregels te komen toelichten aan de leidinggevenden en de medewerkers van de strategische cel van zijn bedrijf. Tijdens deze sessies dachten de deelnemers ook na over de vertaalslag van deze regels naar hun afdeling. Ook de directeur van het bedrijf patrimoniumonderhoud wenste in haar bedrijf inzake integriteit te werken. Als start werden twee sensibiliseringssessies voor de leidinggevenden georganiseerd, daarna volgden dilemmatrainingen voor drie groepen medewerkers van de aankoopdienst. Deze dilemmatrainingen helpen personeelsleden bij het nemen van beslissingen met betrekking tot zaken die zich in een grijze zone bevinden. Wet- en regelgevingen zijn soms voor interpretatie vatbaar en dossiers/problemen zijn niet altijd in zwart/witgevallen in te delen. Tijdens dergelijke trainingen worden de deelnemers ook bewust gemaakt van indirecte aspecten van de eigen dienstverlening zoals imago, relatie met klanten, onderlinge samenwerking, personeelsproblematieken enz.. Voor de andere afdelingen van dit bedrijf zijn bijkomende trainingen gepland in 2007. Ook het bedrijf personeelsmanagement plant dan dilemmatrainingen. Het thema ‘integriteit’ en de belangrijke A-waarden hebben ook een plaats gekregen in het onthaalprogramma voor nieuwe personeelsleden en in langlopende opleidingstrajecten voor bepaalde doelgroepen. Nieuwe medewerkers beginnen de eerste werkdag binnen de stad met een algemene onthaaldag. In dit onthaalprogramma werd ook een luik opgenomen over de gedragscode voor personeelsleden. In dit interactief gedeelte leren medewerkers aan de hand van een aantal cases welk gedrag van hen en van hun collega’s verwacht wordt. De opleiding ‘Ik werk voor A’ is gericht op medewerkers van D- en E-niveau die al lang voor de stad werken. Inhoudelijk is dit vergelijkbaar met het onthaal van nieuwe medewerkers. Ook hier wordt er eerst stilgestaan bij de stad als bestuurlijke organisatie en wordt er dieper ingegaan op een aantal procedures binnen de stad, zoals ziekte en verlof. In het tweede deel van de opleiding wordt er gewerkt rond de vijf waarden van de gedragscode. Personeelsleden leren aan de hand van concrete cases die ze zelf aanbren-

25

gen hoe ze problemen binnen hun dienst kunnen herformuleren. In 2007 werd er voor ploegbazen en werkleiders een gelijkaardige module uitgewerkt in hun opleidingstraject. De laatste jaren steeg ook het aantal opleidingen over regels en regelgeving in het opleidingsaanbod. Zo ging bijvoorbeeld het bedrijf personeelsmanagement aan de personeelsverantwoordelijken die gedeconcentreerd werken de reglementering op het vlak van ziekte, verlof, e.d. uitleggen en werd er meer ruimte gemaakt voor toelichting over een aantal regels (evaluatiereglement, tucht, …) in de opleiding voor nieuwe evaluatoren. In het standaard vormingsaanbod werden opleidingen over de wetgeving op de overheidsopdrachten, het gemeentedecreet, gemeentefinanciën, enz. opgenomen. Aangezien de gedragscode stoelt op de vijf waardegebonden competenties, wordt integriteit ook getoetst of gescoord tijdens selecties of evaluatiegesprekken. In selecties is er meer aandacht voor in vergelijking met vroeger maar op dit vlak is er nog werk aan de winkel. Het blijft zeer moeilijk om deze competentie te bevragen en te scoren. De meeste juryleden weten niet goed hoe en spreken dan af om voldoende te scoren tenzij er tegenindicaties zouden zijn. Tegenindicaties staan voor zware uitspraken van een sollicitant, wat zelden voorkomt tijdens een selectiegesprek. Juryleden zouden beter ondersteund kunnen worden met voorbeelden van cases of gedragsgerichte vragen. Op dit moment onderzoekt de selectie-afdeling ook of standaardtesten i.v.m. integriteit een toegevoegde waarde kunnen hebben. Personeelsmanagement zou voor bepaalde functies integriteit meer kunnen laten wegen, bijvoorbeeld voor leidinggevende functies die een voorbeeldrol vervullen of voor risicofuncties op het vlak van integriteit. Tijdens voorbereidende infosessies voor geïnteresseerde kandidaten worden momenteel de waarden toegelicht en wordt er expliciet naar de gedragscode verwezen. De stad wil in de toekomst meer aandacht besteden aan deze gedragswaarden. Daarom werkte het in 2006 een competentiewoordenboek uit. Hierin zijn de competenties opgelijst waar (potentiële) medewerkers aan moeten voldoen. Naast de definities zijn indicatoren opgenomen om deze competenties te meten. De vijf waarden van de gedragscode worden dus concreter vertaald. Het bureau gaf hiervoor advies. Aan de hand van dit competentiewoordenboek zullen in 2007 functieprofielen opgesteld worden. Op tuchtvlak leiden bepaalde feiten tot schending van integriteit en tot feitenverslagen. Daar merkte personeelsmanagement een duidelijke stijging in het aantal verwijzingen naar de gedragscode. Dit blijkt minder uit de gesprekken in het kader van de evaluatie van personeelsleden. In alle bedrijven, maar zeker in diegenen waar momenteel sensibiliserings- of vormingsinitiatieven lopen, zouden de functioneringsen evaluatiegesprekken meer moeten gebruikt worden, zowel om goed gedrag te belonen als om afspraken te maken over het bijsturen van negatief gedrag.



5 I Aandachtspunten en suggesties voor de toekomst In het laatste hoofdstuk van het verslag 2004-2005 reflecteerde het bureau over mogelijke verbeterpunten naar de eigen werking toe en formuleerde het ook een aantal aandachtspunten naar het bestuur toe. De kernboodschap die het bureau meegaf luidde dat werken aan integriteit binnen elke organisatie een ingewikkeld en continu proces is dat tijd en aandacht vraagt (zie bijlage 12). Aangezien dit verslag in november 2006 werd gepresenteerd, zullen een aantal verbeteracties in het jaarverslag over 2007 worden opgenomen. Zij zullen dan ook in dat verslag uitgebreid aan bod komen, in dit verslag wordt er al summier naar verwezen. Het bureau nam zes punten op in het vorig verslag: 1. communiceren over de rol van het bureau 2. opvolgen van adviezen 3. opvolging totstandkoming van de deontologische commissie 4. aanpassen van het huishoudelijk reglement 5. aanpassen van de gedragscodes 6. adviseren over de eedaflegging voor ambtenaren Bij de presentatie van het vorig jaarverslag werd uitdrukkelijk stilgestaan bij de rol en opdracht van het bureau (zie hoofdstuk 3.2). Ook in de verstrekte adviezen werd hier herhaaldelijk op teruggekomen. In 2006 kwamen er al veel minder vragen of klachten bij het bureau terecht die er niet thuishoorden. Wat het opvolgen van adviezen betreft, merkte het bureau dat er in 2006 meestal spontaan een antwoord kwam van de verzoeker en dat de meeste adviezen van het bureau ook werden gevolgd. In het vorig jaarverslag benadrukte het bureau dat het veel belang hecht aan de oprichting van een deontologische commissie die kan toezien op de naleving van de gedragscode voor mandatarissen. In de loop van 2006 drong het bureau meermaals aan om werk te maken van de oprichting van deze commissie. Op 29 mei 2007 keurde de gemeenteraad finaal het reglement goed dat de oprichting, samenstelling en werking van deze commissie regelt (zie bijlage 13). De eerste bijeenkomst vond plaats in juni 2007 en toen werden de voorzitter en secretaris verkozen. Het bureau formuleerde ook de intentie om zijn huishoudelijk reglement aan te passen. Dit staat op de agenda in 2007. Bij toepassing van het gemeentedecreet zal het bureau in 2007 ook een aparte code uitwerken voor de leden van het college van burgemeester en schepenen. De gedragscode voor personeelsleden zal ook getoetst worden aan de bepalingen die in dit decreet opgenomen werden. Ook betreffende de eedaflegging wordt in 2007 verder gewerkt. Het gemeentedecreet schrijft voor dat ambtenaren voortaan de eed moeten afleggen in handen van de stadssecretaris. Dit heeft slechts zin indien ambtenaren de betekenis ervan beseffen, indien ze hebben kunnen nadenken over wat dat inhoudt voor henzelf en hun functioneren binnen hun werksituatie. Hoe aan deze bekommernis tegemoet kan gekomen worden is nog niet volledig uitgewerkt. Bovendien zal ook een pragmatische aanpak moeten gevonden worden voor de eedaflegging van de reeds in dienst zijnde ambtenaren.

Reflectie over rol en werking Het afgelopen jaar kwam het bureau regelmatig met andere overheden in contact. Dit gaf het bureau telkens de gelegenheid om zijn manier van werken te toetsen. Het bureau wil in de toekomst actiever in contact treden met andere overheden die werken inzake integriteit. In het jaarverslag 2004-2005 oordeelde het bureau dat er vooral werk moet gemaakt worden van een actiever integriteitsbeleid. In het bestuursakkoord 2007-2012 werd dit vertaald in enerzijds opleidings-en sensibiliseringsinitiatieven en anderzijds een interactieve website over de toepassing van de gedragscode. Het bureau adviseert het beleid om dit ook in de praktijk om te zetten. Hoofdstuk 4.3 toont aan dat op HR-vlak al een aantal acties werden opgezet. Er is m.a.w. een start genomen maar werken aan integriteit is investeren in een organisatiecultuur, wat veel tijd, aandacht en middelen vergt. Vanuit zijn preventieve rol hecht het bureau veel belang aan het verder uitbouwen van

27

zulke initiatieven. Het bureau was dan ook verheugd om te vernemen dat er op het bedrijf personeelsmanagement in augustus 2007 een extra personeelslid startte dat enerzijds de werking van het bureau ondersteunt en anderzijds een actiever integriteitsbeleid vormgeeft. Het bureau onderstreept ook het belang van duidelijke, scherpgestelde regels. Het bestuur en de stadssecretaris streven reeds naar vereenvoudiging van de bestaande regelgeving (zie hoofdstukken 4.1.1 en 4.1.2). Het bureau juicht dit uiteraard toe maar wil er op wijzen dat het opstellen van een regel niet alles oplost. Zo vraagt het introduceren van nieuwe regels vaak meer dan communicatie alleen. In eerste instantie is het van belang om te sensibiliseren, uit te leggen waarom er nieuwe regels nodig zijn, in tweede instantie moeten er afspraken worden gemaakt over het toezicht op de naleving van deze regels. In het bestuursakkoord is hierover een jaarlijkse rapportage voorzien. Het bureau zal uiteraard, waar mogelijk en gewenst, haar bijdrage leveren in de totstandkoming van een vereenvoudigde, duidelijke regelgeving. Zoals hiervoor al uiteengezet is het realiseren van een positief integriteitsbeleven binnen een organisatie een langzaam en ingewikkeld proces. Het bureau zal in, in constructief overleg en samenwerking met het beleid en management van de stad Antwerpen, in dit proces zijn verantwoordelijkheid blijven opnemen. 28

Bijlagen 1 I Interview met de voorzitter van het bureau voor integriteit in het personeelsblad

30

2 I Organigram stad Antwerpen

32

3 I p. 31 uit Info & procedures van CS/MBE

33

4 I Interne afsprakennota van openbare bibliotheken Antwerpen

34

5 I Procedure bedrijfsbezoeken

38

6 I Reglement op het uitoefenen van een nevenactiviteit

39

7 I Dienstnota bestemming van oud telematicamateriaal

41

8 I Dienstnota privé pc’s in het stedelijke netwerk 

42

9 I Dienstnota misbruik van het stedelijk telematicanetwerk

43

10 I Gedragscode telematica

44

11 I Addendum gedragscode voor personeelsleden van financiën

46

12 I Persbericht publicatie jaarverslag

50

13 I Oprichting deontologische commissie

52

29

Bijlage 1 I Interview met de voorzitter van het bureau voor integriteit in het personeelsblad

Wat mag wel, wat mag niet? De gedragscode voor het personeel en die voor de mandatarissen werd goedgekeurd op de gemeenteraad maart. Vanaf juli 2005 is deze code van kracht. Hoog tijd dus om jou in te Gedragscode voor van personeelsleden lichten! Wij hadden een gesprek met Armand Vandeplas over deze deontologische code en over het Bureau voor integriteit dat hij voorzit.

30

Kan je even uitleggen wat de deontologische code precies is? “Er zijn twee verschillende codes: één voor de mandatarissen en één voor het personeel. De codes zijn eigenlijk een soort leidraad zodat je als mandataris en als personeelslid weet wat kan en wat niet kan. Deze leidraad is een verzameling van een aantal algemene regels die een houvast én bescherming bieden. Je vindt dus in de code geen overzicht van wat je in welke situatie precies moet doen of niet moet doen. De richtlijnen bevestigen wel wat je misschien vanuit je “buikgevoel” al aanvoelt van wat zou kunnen mogen en wat waarschijnlijk niet. Tenslotte moet je vooral je gezond verstand gebruiken als je in een situatie verzeild geraakt waarin je twijfelt. Dit is ook een groeiproces: door de vragen die gesteld worden aan het bureau voor integriteit kunnen we het te verwachten gedrag telkens bijstellen. Het kan ook zijn dat de regels verschillen afhankelijk van de dienst waarin je werkt.” Hoe bedoel je? “Sommige diensten of mensen staan nu eenmaal meer open voor verleiding dan andere. Ik geef even een voorbeeld ter verduidelijking: als je geen contact hebt met publiek of leveranciers, neemt de mogelijkheid om oneerlijk te zijn zienderogen af. Als je bijvoorbeeld als politieagent een boete uitschrijft, is de kans reëel dat iemand je geld aanbiedt om geen boete te krijgen. Zoiets heb je veel minder als je achter de schermen werkt.” Waarom werd ervoor gekozen zo’n code op te stellen? “In feite lag de VISA-affaire aan de basis van deze codes. Toen bleek dat er simpelweg geen richtlijnen waren. Ook voor het personeel bestond dit niet. Nu de codes klaar zijn, kunnen we ze ook communiceren en mogen we ook van het personeel verwachten dat ze de richtlijnen opvolgen. Het gaat dus om een houding die deontologisch correct is die we het personeel en de mandatarissen willen bijbrengen.” Kunnen personeelsleden ook met concrete vragen over deontologie bij het bureau voor integriteit terecht?

“Dat klopt, het bureau voor integriteit ontvangt regelmatig vragen over heel concrete situaties. Ook anonieme vragen worden inhoudelijk behandeld. Nu de code verspreid wordt, verwachten en hopen we wel dat het aantal vragen zal dalen, net omdat personeelsleden het antwoord in de code kunnen vinden aan de hand van de voorbeelden die we mee hebben opgenomen. Als personeelsleden na het lezen van de code nog steeds geen antwoord hebben op hun vraag, kan ze nog altijd aan het bureau voor integriteit worden gesteld. Wij geven inhoudelijk advies.” Heeft het bureau voor integriteit ook nog een andere functie?

“Het bureau voor integriteit heeft ook een meldpuntfunctie. Als we merken dat een bepaald misbruik regelmatig voorkomt, geven we ons advies ook door aan de stadssecretaris. Hij kan dan beslissen om een dienstnota hierover naar alle personeelsleden te verspreiden. Hierin wordt de verantwoordelijkheid van de chefs benadrukt. Soms geven we ook adviezen door aan personeelsmanagement zodat er specifieke opleidingen over bepaalde thema’s kunnen worden uitgewerkt of dat zij het advies kunnen omzetten in een aangepast reglement.” Hoe kan je als personeelslid inbreuken melden?

“Als je op je afdeling of daarbuiten iets constateert dat volgens jou niet strookt met de deontologische code, spreek je best de betrokkene rechtstreeks aan over zijn of haar gedrag. Pas in tweede instantie neem je contact op met het bureau voor integriteit. Dit kan per brief, per e-mail of telefonisch. Je kan ook anoniem een inbreuk melden.”

Ben je als personeelslid verplicht om inbreuken te melden?

“Absoluut! Als je weet hebt van een inbreuk en je meldt dit niet, word je als medeplichtig beschouwd. Bijvoorbeeld: als je gevraagd wordt om een opdracht uit te voeren die indruist tegen wettelijke reglementen, moet je die niet uitvoeren. Het is wel belangrijk dat je dit onmiddellijk zegt tegen je leidinggevende, zodat er achteraf geen discussie kan ontstaan.” Wat gebeurt er bij een overtreding tegen de deontologische code?

“De melder van de klacht wordt altijd om zijn of haar akkoord gevraagd alvorens er actie ondernomen wordt. Wij geven het gemelde misbruik dan door aan de betrokken afdeling. Vanaf dat ogenblik speelt de leidinggevende een cruciale rol en zijn er tuchtmaatregelen voorzien om sancties te nemen.” Beantwoorden jullie ook vragen die niet zozeer over deontologie handelen?

“Vragen die buiten onze bevoegdheid vallen, maken we over aan de bevoegde instanties. Zo sturen wij strafzaken door naar het Parket. Ook tuchtzaken behandelen wij niet. Wij zijn ook geen interne ombudsdienst, dus voor klachten over de behandeling die je van één van de collega’s kreeg, kan je niet bij ons terecht.” Ook voor de mandatarissen (gemeenteraadsleden,…) werd zo’n code opgesteld. Waarin zitten de verschillen?

“De code voor het personeel werd opgesteld vanuit de 5 waardegebonden competenties (motivatie en betrokkenheid, klantgerichtheid, samenwerken, integriteit en omgaan met diversiteit). We zijn ook wat mosterd gaan halen in de deontologische code voor het personeel van de Vlaamse Regering. Zoals ik eerder zei, zijn er voor personeelsleden tuchtmaatregelen voorzien als er inbreuken worden gepleegd. Bovendien is er altijd een hiërarchische relatie tussen de chef en zijn of haar werknemers. Voor de code voor de mandatarissen werd vertrokken vanuit de bestaande deontologische code van de Vlaamse vereniging voor steden en gemeenten. De invalshoek hierbij is om te vertrekken van wat wel en niet mag. Voor mandatarissen zijn tuchtstraffen niet mogelijk, tenzij voor zware vergrijpen. Daarom hebben we vanuit het bureau voor integriteit het voorstel gedaan om ook voor mandatarissen een deontologische commissie op te richten. Bij mandatarissen is er ook geen sprake van een hogere chef die een grote rol kan spelen in de aanpak van misbruiken.” Hoeveel vragen heeft het bureau nu al ontvangen?

“Wij hebben sinds mei vorig jaar een 40-tal vragen binnengekregen. Dit lijkt misschien niet veel, maar op de meeste vragen heb je niet zo onmiddellijk een antwoord klaar. Vooral vragen over geschenken, uitnodigingen, sponsoring en verenigbaarheden zijn hier al terechtgekomen. Ik haalde het eerder ook al aan dat sommige mensen ons bekijken als een beroepsmogelijkheid van bijvoorbeeld de ombudsman. Daardoor krijgen we ook wel eens klachten binnen over thema’s die ver buiten onze bevoegdheid gaan en die soms zelfs niets meer met deontologie te maken hebben. Over deontologie wordt de laatste tijd vaak gesproken, wij krijgen zelfs regelmatig vragen van andere besturen over de deontologische code en de werking van het bureau.”

31

Bijlage 2 I Organigram stad Antwerpen

Onafhankelijke diensten

Gemeenteraad

Brandweer

9 Districtsraden OCMW

Bureau voor integriteit Kabinetten Inspectie van financiën

College van burgemeester en schepenen

9 Districtscolleges

Gemeentelijk Havenbedrijf AG Vespa

32

Interne audit GAPA Lokale Politie Antwerpen AG ANN Ombudsvrouw Digipolis

Strategisch coördinator

Stadssecretaris

Stadsontvanger Districtssecretarissen

Bedrijven Cultuur, sport & recreatie

Districts- en loket­ werking

PersoneelsPatrimo­ nium­­onder­­ manage­ment houd

9 Districten

Financiën

Integrale veiligheid

Lerende stad

Marketing & communi­ catie

Sociale zaken

Stads-en buurt­ onderhoud

Stadsont­ wikkeling

Zelfstandige staf­diensten

Bijlage 3 I P. 31 uit Info &procedures van CS/MBE

Integriteit Bij het bestellen van een goed of dienst, moet je altijd nagaan of je correct te werk gaat. Dit wil zeggen dat je er steeds rekening mee moet houden dat je je persoonlijke voorkeur of overtuiging en je privé-belangen gescheiden houdt van je werk. Wil je bv. een bestelling plaatsen of een offerte aanvragen bij een familielid, dan moet je zo eerlijk en correct zijn om het dossier door te geven aan een collega. Let wel, je geeft dergelijke zaken niet door aan iemand die hiërarchisch onder jou staat. Deze persoon zou zich verplicht kunnen voelen de zaak in jouw voordeel af te handelen. Je geeft het dossier door aan iemand die minstens op gelijk niveau als jij werkt. Familieleden mogen dus wel goederen of diensten leveren aan de vzw, maar jij mag dan niet betrokken zijn bij het dossier. Hetzelfde geldt voor bedrijven waarin jij een zeker belang hebt. Vanuit diezelfde optiek is het niet toegelaten eigen bezittingen te gelde te maken bij een instelling/museum van CS/MBE. Je kan als werknemer van CS/MBE wel iets schenken, maar niets verkopen aan een museum/instelling.

Meer informatie hierover kan je terugvinden in Gedragscode voor personeelsleden van de stad Antwerpen.

33

Bijlage 4 I Interne afsprakennota van openbare bibliotheken Antwerpen INTERNE AFSPRAKENNOTA I OPENBARE BIBLIOTHEKEN ANTWERPEN Dit document legt een aantal afspraken vast voor het goed verlopen van de interne huishouding van de openbare bibliotheken Antwerpen. Zij gelden voor alle medewerkers, inclusief de stuurgroep*. Op die manier weet iedere medewerker wat er van hem/haar verwacht wordt en welke standaard-afspraken hij** / zij dient na te leven. Deze nota, ondergeschikt aan en aanvullend op het arbeidsreglement van de stad, heeft dus als doel de onduidelijkheid rond bepaalde thema’s weg te werken en mogelijke spanningen tussen collega’s te voorkomen. Opdat iedere medewerker zich gewaardeerd voelt voor zijn / haar inzet om een goede dienstverlening te verzekeren, is het immers belangrijk dat alle collega’s zich aan dezelfde afspraken houden.

34

Algemene opmerking: *met uitzondering van de rubriek ‘basiswerkroosterregeling’ **‘hij’ betekent ‘hij/zij’ en ‘zijn’ betekent ‘zijn/haar’ + ‘antenne’ betekent ‘personeelsantenne’

Klantenbegeleiding De directe dienstverlening aan het publiek is onze kerntaak. Ze vormt het wezen van het functioneren van een openbare bibliotheek en geniet dan ook absolute prioriteit. Elke medewerker met baliedienst dient zich hiervan ten volle bewust te zijn en zich bij zijn handelen zoveel als mogelijk in de plaats te stellen van de bibliotheekbezoeker en hem of haar respectvol, correct en professioneel te benaderen. Zoals men zelf wil behandeld worden als men zich ergens aan een balie, een winkel, een dienstverlenend bedrijf … aanbiedt. Het spreekt dan ook voor zich dat men zich aan de balie en in de plaatsen toegankelijk voor het publiek onthoudt van het voeren van privé-gesprekken, het verstrekken van commentaren op de werkorganisatie, roken, eten en alle andere activiteiten die door de gebruiker als storend kunnen worden ervaren en die op wat voor wijze dan ook een rem vormen op een optimale dienstverlening Hoewel elke medewerker zo deskundig en klantvriendelijk mogelijk optreedt, kan hij geconfronteerd worden met agressie van de klant. In dat geval blijft hij best kalm en rustig, en roept hij indien nodig de hulp in van een leidinggevende. Hij registreert elk ernstig incident en meldt dit aan via het registratieformulier van de stad ‘ongewenst gedrag door derden’. Gezien het openhouden van ons bibliothekennetwerk tot de kerntaak van ieder van ons behoort, ongeacht niveau of functie, wordt van ieder verwacht op vraag van de leidinggevende of de personeelsantenne (die het mandaat heeft de nodige vervangingen uit te sturen), publieksdienst te doen in andere vestigingen, zowel binnen de zone als zone-overschrijdend, zodanig dat de continuïteit in alle bibliotheken gewaarborgd wordt. Deze kerntaak wordt opgenomen in de taakafspraken van iedere medewerker. Iedere medewerker moet kunnen rekenen op de nodige begeleiding en vorming inzake klantenbegeleiding.

Arbeidstijden De medewerkers presteren de arbeidsuren volgens het afgesproken werkrooster. De medewerkers registreren hun aanwezigheid door te tekenen op een aanwezigheidslijst. Ieder tekent de uren van aanwezigheid op elke werkplek waar hij / zij aanwezig is, ook al is dat niet de vaste werkplek. Bij het niet respecteren van de arbeidstijden, krijg je eerst een verwittiging. Indien na deze verwittiging de arbeidsuren niet gerespecteerd worden, wordt de tijd die men te laat is / te vroeg vertrekt, afgerond naar het half uur, en afgetrokken van het aantal overuren (in eerste instantie) / verlof (indien geen overuren beschikbaar). Bij het blijvend, ondanks herhaalde verwittigingen, niet respecteren van de arbeidsuren, zal een feitenverslag opgesteld worden. Indien je de taak in je eigen afdeling afgerond is, help je je collega’s in de andere afdelingen zodat iedereen op tijd kan vertrekken.

Basiswerkroosterregeling Regeling in de week

Eén keer per kalenderweek wordt een late dienst gepresteerd, waarbij er gewerkt wordt van 12 tot 20u. Op zo’n late dag kan de medewerker het werk reeds beginnen om 11u., 10u. of 9u. Elke medewerker kiest voor een vast beginuur op de “dag met late dienst” en geeft dit door aan zijn personeelsantenne en chef. Deze keuze kan halfjaarlijks herzien worden. Occasionele wijzigingen worden ten laatste 2 werkdagen vooraf doorgegeven ter kennisgeven (cfr. addendum gedichtendagakkoord). Regeling in het weekend

Elke medewerker is gehouden weekenddiensten te presteren volgens volgende frequentie : één zaterdag om de drie weken, één zondag om de negen weken. De weekendprestaties worden gecompenseerd met verlof van gelijke duur en voor hen die er recht op hebben met toeslagen in verlof of speciën naar keuze. Deze keuze kan op eigen initiatief halfjaarlijks herzien worden. Indien afwezig op een avond- of weekenddienst, zal eerst door de leidinggevende getracht worden om deze afwezige medewerker telefonisch te bereiken om alsnog de dienst te doen. Indien dit niet lukt en de medewerker onwettig afwezig is, loopt de medewerker deze dienst op een ander tijdstip in. Bij een tweede maal loopt de medewerker deze dienst in en presteert hij een extra dienst. Bij een derde maal volgt er een tuchtverslag. Ruilen van diensten

De dag met late dienst valt enkel weg indien een medewerker minimum 1 week vrijaf neemt. Voor medewerkers die slechts 1 avonddienst per twee weken presteren, gaat het hier over 5 volledige werkdagen vrijaf. Bij kortere afwezigheden dient de medewerker zijn late dienst om te ruilen met een collega en hiervan zijn antenne vooraf op de hoogte te stellen. Een weekenddienst valt nooit weg bij vakantie. Elke medewerker is verantwoordelijk voor de weekenddiensten waarvan hij “titularis” is. Hij kan deze diensten omruilen met of weggeven aan een collega, mits de antenne vooraf op de hoogte wordt gebracht. Indien een medewerker min. 1 week vrijaf neemt, signaleert hij zelf of hij het weekend dat in de verlofperiode valt of de verlofperiode die erop aansluit, komt werken. Indien niet, loopt de medewerker deze weekenddienst op een ander moment in. De personeelsantenne geeft te kennen wanneer en waar dit nodig is. In eerste instantie zal gezocht worden in de eigen zone. De personeelsantenne duidt ook een vervanger aan voor de te vervangen weekenddienst. Uiteraard kan de medewerker zelf ook een vervanger voor zijn weekenddienst voorstellen. Deze vervanger dient dus eerst gekend te zijn alvorens het verlof voor die weekenddienst kan worden toegestaan.

35

Pauzes De middagpauze bedraagt 30 minuten, daarnaast krijgt de medewerker de tijd om zich naar de refter te verplaatsen. De middagpauze kan genomen worden tot 13.00 uur. Deze middagpauze vervalt indien de medewerker op de dag met avonddienst start om 12.00 uur. De bibliotheek kan tijdens deze pauze niet verlaten worden, tenzij het gaat om een dienstverplaatsing in opdracht van de chef. Op de dag met late dienst wordt er 30 minuten pauze voorzien voor de medewerkers met late dienst, plus de eventuele verplaatsingstijd. De verplaatsingstijd is de tijd die nodig is om zich te verplaatsen en is dus afhankelijk van de afstand en het vervoersmiddel. Ieder wordt ten laatste om 16.30 uur verwacht op de plek van de avonddienst.

36

De leidinggevende van de afdeling / vestiging staat toe dat een medewerker in de loop van de dag een korte pauze kan nemen om bijv. iets te drinken, en zorgt dan voor een interne regeling met zijn eigen medewerkers zodat de dienstverlening aan het publiek gegarandeerd blijft. Tijdens de openingsuren kan een baliemedewerker zijn balie verlaten als hij afgelost wordt door een collega of als de dienstverlening op rustige momenten door de overig aanwezige collega’s verzekerd kan worden. Zo niet, blijft hij aan zijn balie tot de aflosser aanwezig is. In noodgevallen verwittigt hij de dagverantwoordelijke.

Aan- en afwezigheden Om een goede dienstverlening te kunnen verzekeren, is het zeer belangrijk dat de chef en de personeelsantenne op de hoogte is wie waar wanneer aan- of afwezig zal zijn. Iedere chef geeft daarom door wanneer zijn medewerkers verlof hebben, op verplaatsing zijn, cursus gaan volgen,....

Verlof toekennen Verlof wordt in de mate van het mogelijke, maar rekening houdend met de dienstnoodwendigheden en de verloven van collega’s toegestaan. Er is een minimumbezetting voor zowel de medewerkers met een vaste backoffice- als frontoffice taak, waarmee rekening gehouden dient te worden. Voor de verlofaanvragen wordt een verlofformulier ingevuld, min. 2 werkdagen vooraf, en ondertekend door de chef ter goedkeuring. Hij is dan op de hoogte en kan mee bewaken dat de dienst verzekerd kan blijven. De leidinggevende in overleg met de personeelsantenne engageert zich om zo snel mogelijk, maar binnen haalbare termijn, te laten weten aan de medewerker of het verlof kan doorgaan. Voor verloven die minder dan een maand ver zijn kunnen we specifiëren: indien de medewerker hierover geen feedback krijgt of ze al dan niet goedgekeurd zijn binnen de vijf werkdagen, mag hij ervan uit gaan dat de aanvraag geen problemen stelt voor de dienstverlening. Voor verloven tijdens schoolvakanties : hiervoor zal in de toekomst steeds een aparte communicatie verschijnen met de datum waarop deze verloven aangevraagd moeten zijn, evenals met de uiterste datum tegen dewelke de leidinggevende en personeelsantenne feedback zullen geven over de goedkeuring.

Interne communicatie Het is de verantwoordelijkheid van iedere afdelingsverantwoordelijke om mededelingen ter kennisname te verspreiden. Hij staat ook in voor een intern werkoverleg met zijn of haar medewerkers.

Verantwoordelijkheid leidinggevenden Chef-waardeerders staan in voor: - de interne communicatie / werkoverleg binnen hun afdeling - coaching, motivering en bijsturing van hun medewerkers - een correcte en kwaliteitsvolle evaluatie van hun medewerkers - de toekenning van verlof rekening houdend met de dienstnoodwendigheden en de verloven van collega’s. Indien de chef met verlof is, moet de medewerker terecht kunnen bij de hogere chef of bij de persoon aan wie de chef die verantwoordelijkheid gedelegeerd heeft. Dit dient dan ook duidelijk te zijn alvorens de chef in verlof is. Zij vervullen een voorbeeldfunctie in: - het naleven van de richtlijnen en reglementen - het naleven van de veiligheidsvoorschriften - het respectvol omgaan met collega’s en klanten

Alcohol, drugs en roken Het gebruik van alcohol en drugs is verboden op de werkplek. Vanaf 31 mei 2005 is roken verboden op de werkplek, tenzij in daarvoor bestemde afgescheiden en geventileerde rookruimtes of in de open lucht. Er mag dus bijvoorbeeld niet meer gerookt worden in de refter, gangen, eigen bureau (zelfs al zit de medewerker daar helemaal alleen). Feestjes op de werkplek (bijv. n.a.v. een oppensioenstelling) zijn toegelaten mits de nodige afspraken zijn gemaakt met de directie rond de tijdsduur, de vorm en de beschikbare dranken.

Ziekteverlof Iedere medewerker verwittigt zijn personeelsantenne binnen het half uur na het begin van de taak, dus: voor 09h00. Dit geldt ook als de medewerker avonddienst heeft, dit om de vervanging in de publieksdienst te kunnen regelen. De medewerker verwittigt opnieuw de personeelsantenne nadat hij weet hoelang hij volgens de arts afwezig zal zijn. Bij hervatting van het  werk meldt hij dit ook aan de personeelsantenne. Indien de medewerker ziek wordt op de dag van zijn weekenddienst, verwittigt hij zo snel mogelijk (tussen 9.00 en 9.15 uur) de vestiging.

Dienstverplaatsingen Dienstverplaatsingen gebeuren steeds in overleg met je chef. Voor meer info verwijzen we naar het document ‘richtlijnen dienstverplaatsingen’.

37

Bijlage 5 I Procedure bedrijfsbezoeken

MEDEDELING Onderwerp: Procedure bedrijfsbezoeken aan firma’s van brandweermaterieel Datum: 10 januari 2006 Van: Chris Addiers, luitenant-kolonel, officier-dienstchef Aan: Alle personeelsleden

38

In het kader van een verantwoord aankoopbeleid is het belangrijk dat de brandweer op de hoogte blijft van de meest recente ontwikkelingen op het gebied van brandweervoertuigen en –materieel. In eerste instantie zijn bezoeken aan gespecialiseerde beurzen hiertoe het aangewezen middel. De procedure voor deelname aan beurzen is opgenomen in dienstnota 12.8.6.2 (dienstreizen). De eventuele toegangsprijs wordt steeds door brandweer betaald, er wordt dus geen gebruik gemaakt van vrijkaarten van standhouders om een beurs te bezoeken. Aanvullend aan dergelijke beursbezoeken, kunnen bedrijfsbezoeken aan firma’s waarbij de mogelijkheden van materieel gepresenteerd worden, een meerwaarde betekenen. In overleg met het integriteitsbureau van de stad Antwerpen, werd voor dergelijke bezoeken volgende regeling uitgewerkt: - Er dient steeds een schriftelijke uitnodiging van de firma te zijn. - De uitnodiging wordt voor registratie bezorgd aan BW/CEN/SD en wordt door deze dienst aan de korpschef of zijn vervanger voorgelegd. - De korpschef of zijn vervanger kunnen toelating geven wanneer het een uitnodiging betreft: - via een federale, Vlaamse of provinciale brandweervereniging of wanneer meerdere brandweerkorpsen tegelijk uitgenodigd worden - én wanneer er geen lopende aankoopprocedure voor het betreffende materieel loopt, of in de nabije toekomst geen aankoopprocedure zal worden opgestart. Indien op de uitnodiging wordt ingegaan, deelt BW/CEN/SD dit aan de betrokken personeelsleden mee en informeert de firma dat op de uitnodiging kan worden ingegaan. Dienstnota 12.8 zal in deze zin aangevuld worden. luitenant-kolonel ir. Chris Addiers officier-dienstchef

Bijlage 6 I Reglement op het uitoefenen van een nevenactiviteit Reglement op het uitoefenen van een nevenactiviteit Doelstelling van het reglement Artikel 1: Personeelsleden wijden zich optimaal aan hun taken in opdracht van de stad. Personeelsleden kunnen niet rechtstreeks of onrechtstreeks (bijvoorbeeld via familie) een nevenactiviteit uitoefenen die een correcte uitoefening van hun job bij de stad in de weg staat. Elk personeelslid draagt de verantwoordelijkheid voor het correct naleven van dit reglement. Het uitoefenen van syndicale, politieke, en andere bij wet, decreet of CAO geregelde mandaten, vallen niet onder de toepassing van dit reglement.

Algemene principes ter ondersteuning doelstelling Artikel 2: De job bij de stad primeert in alle gevallen op de nevenactiviteit. Artikel 3: Een nevenactiviteit mag geen invloed hebben op de job bij de stad, de goede werking van de dienst, of op het normale dienstrooster van het personeelslid. Een personeelslid moet gevolg kunnen geven aan een dringende wederoproep, indien dit van toepassing is. Artikel 4: Een nevenactiviteit mag geen invloed hebben op de aanwezigheid, of de mentale en fysieke paraatheid voor het uitoefenen van de job bij de stad. Artikel 5: Een nevenactiviteit mag niet indruisen tegen de doelstellingen of beleidslijnen van de stad. Artikel 6: Een nevenactiviteit mag de eigen onafhankelijkheid van het personeelslid bij het uitoefenen van zijn taken in stadsdienst niet in het gedrang brengen. Artikel 7: Een personeelslid mag informatie of voorkennis verkregen uit zijn job bij de stad niet gebruiken bij het uitoefenen van een nevenactiviteit. Artikel 8: Een nevenactiviteit mag de wettelijkheid en de goede naam of de waardigheid van de stad of het openbaar ambt niet in het gedrang brengen. Artikel 9: Een nevenactiviteit kan niet worden uitgeoefend tijdens de werkuren en op de plaats waar men werkt als personeelslid van de stad. Artikel 10: Voor het uitoefenen van een nevenactiviteit mag een personeelslid geen gebruik maken van materiaal, infrastructuur, persoonlijke beschermingsmiddelen, beroepskledij of energie van de stad. Artikel 11: Indien een nevenactiviteit om de een of andere reden niet te combineren is met de job bij de stad, dient het personeelslid, hetzij een vorm van onbezoldigd verlof te nemen, hetzij ontslag bij de stad te nemen.

39

Artikel 12: Voor statutaire personeelsleden maken de bepalingen van dit reglement deel uit van het administratief statuut en het arbeidsreglement. Voor contractuele personeelsleden worden de bepalingen van dit reglement opgenomen in de arbeidsovereenkomst en het arbeidsreglement. Dit reglement is eveneens van toepassing op het operationeel personeel van de brandweer, dat na collegebeslissing met verlof is, voorafgaand aan het pensioen. Artikel 13: Tegen personeelsleden die dit reglement niet naleven, of zwartwerk uitvoeren of enige vorm van ongeoorloofde activiteit uitoefenen, kan opgetreden worden via ongunstige waardering, tucht, beëindigen van de arbeidsovereenkomst of ontslag. Artikel 14: De bepalingen van artikel 107 tot en met 112 van het gemeentedecreet m.b.t. de deontologische rechten en plichten, gelden onverkort. Voor de brandweer gelden de bepalingen van het KB van 1971 onverkort. 40

Artikel 2 Dit besluit heeft in principe voor de stad geen financiële gevolgen.

Bijlage 7 I Dienstnota bestemming van oud telematicamateriaal nummer

datum

D2006.059

20 maart 2006

Dienstnota http://stad.antwerpen.be/dienstnota/

verantwoordelijk voor de uitvoering

van betreft vervangt bijlagen verwijzingen inlichtingen afschrift vervaldatum

De chef-waardeerders, voor onmiddellijke kennisgeving aan hun medewerkers Commissie Telematica Diverse: Bestemming van oud telematicamateriaal                                                 ICT-verantwoordelijken                 99/99/9999

Bestemming van oud telematicamateriaal Indien ICT-materiaal niet meer wordt gebruikt of defect geraakt is dit de procedure die de bedrijven volgen: - De gegevens die nog in of op het materiaal zitten worden zodanig verwijderd dat ze nooit meer beschikbaar zijn. Dit kan door het wissen, verwijderen of andere afdoende technieken. - Het defect materiaal wordt door de diensten zelf naar Digipolis gebracht. Digipolis staat in voor de definitieve afvoer van het materiaal - Het nog werkend materiaal wordt aangeboden aan de stedelijke scholen. Eens zij in het bezit zijn van het materiaal zijn zij ervoor verantwoordelijk en vervallen alle rechten en verantwoordelijkheden van de stad. - Indien ook de scholen geen interesse hebben voor het ICT-materiaal wordt dit ook naar Digipolis afgevoerd. Het spreekt voor zich dat van alle materiaal dat afgevoerd wordt in een lijst wordt opgenomen als bewijs van afvoer of afstand. Roel Verhaert stadssecretaris

41

Bijlage 8 I Dienstnota privé pc’s in het stedelijk netwerk nummer D2006.060

datum 16 maart 2006

Dienstnota http://stad.antwerpen.be/dienstnota/

verantwoordelijk voor de uitvoering

42

van betreft vervangt bijlagen verwijzingen inlichtingen afschrift vervaldatum

De chef-waardeerders, voor onmiddellijke kennisgeving aan hun medewerkers Commissie Telematica Diverse: privé pc’s in het stedelijk netwerk                                                 ICT-verantwoordelijken                 99/99/9999

Privé pc’s in het stedelijk netwerk De stad wordt meer en meer geconfronteerd met computervirussen. Digipolis controleert het stedelijk netwerk nauwlettend en treft de nodige voorzorgsmaatregelen. Zo worden alle pc’s die aangesloten zijn op het stedelijk netwerk automatisch uitgerust met de recentste antivirussoftware. Digipolis stelt echter vast dat virusproblemen ook vaak veroorzaakt worden door privé pc’s of laptops die op het stedelijk netwerk aangesloten worden. Deze toestellen zijn meestal niet uitgerust met de juiste antivirussoftware waardoor zij een bedreiging vormen voor heel het netwerk. Bij deze wil ik u er graag op wijzen dat privé pc’s uitsluitend op het stedelijk netwerk aangesloten mogen worden voor professionele doeleinden. Bovendien moet de ICT-dienst van uw bedrijfseenheid altijd op de hoogte zijn zodat hij de nodige voorzorgsmaatregelen kan nemen. Deze zal de antivirus- en de securityupdates van deze toestellen controleren. Niet conforme toestellen worden niet op het stedelijk netwerk toegelaten. Belangrijk aandachtspunt is dat u telkens afweegt of een privé pc of laptop echt op het netwerk aangesloten moet worden. Zo hoeft een consultant die een productpresentatie geeft, geen gebruik te maken van een netwerkaansluiting. Voor een proefopstelling van een database of een analyse is dit wel noodzakelijk. De eigenaar van de privé pc blijft er verantwoordelijk voor en is altijd aansprakelijk voor het toestel. Roel Verhaert stadssecretaris

Bijlage 9 I Dienstnota misbruik van het stedelijk telematicanetwerk nummer

datum 25 september 2006

D2006.157

Dienstnota http://stad.antwerpen.be/dienstnota/

verantwoordelijk voor de uitvoering De chef-waardeerders, voor onmiddellijke kennisgeving aan hun medewerkers van

Stadssecretaris

betreft

Diverse: misbruik intranet stad

vervangt

D2006.062

bijlagen

               

verwijzingen

               

inlichtingen

Kathleen Lambrechts É03 220 8606

afschrift vervaldatum

                99/99/9999

Ik stel vast dat het stedelijk telematicanetwerk gebruikt wordt voor doeleinden die in strijd zijn met onze gedragscodes, zoals onder meer door het verspreiden van verkiezingspropaganda en beledigend mailverkeer. Ter herinnering: het telematicanetwerk mag uitsluitend voor stedelijk gerelateerde doeleinden gebruikt worden. De gedragscode telematica  is van toepassing op iedereen die toegang heeft tot het stedelijk telematicanetwerk en voorziet dat volgende inbreuken onaanvaardbaar zijn: - feiten die de waardigheid van de stad, van een rechtspersoon of een natuurlijke persoon kunnen schaden - inbreuken tegen de openbaarheid van bestuur en het recht op privacy - kettingmail - niet-werkgerelateerde oproepen - bedreigingen of beledigingen - het houden van “elektronische discussies” via mail, fora of prikborden, behoudens in het kader van dienstactiviteiten - enz... De gedragscode personeel stelt onder meer dat: - eigendommen en rechten van de stad alleen voor het werk mogen gebruikt worden - personeelsleden geen schade mogen toebrengen aan het imago van de stad en aan de democratie - personeelsleden hun persoonlijke voorkeur of overtuiging en privé-belangen strikt gescheiden houden van het werk; Mag ik de diensthoofden verzoeken om elke inbreuk te detecteren via een “feitenverslag” (verslag over de ‘feiten’). Een feitenverslag kan aanleiding geven tot het opstarten van een tuchtprocedure. Roel Verhaert stadssecretaris

43

Bijlage 10 I Gedragscode telematica De gemeenteraad beslist in zitting van 26 juni 2006 de gedragscode voor het gebruik van telematica als volgt goed te keuren: Gedragscode gebruik van telematica bij de stad Antwerpen Artikel 1 Vaststelling gedragsregels De gemeenteraad bepaalt de gedragsregels voor het gebruik van de stedelijke telematica. Artikel 2 Toepassingsgebied 1. Deze gedragscode is van toepassing op iedereen die toegang heeft tot het stedelijk telematica-netwerk. 2. Onder het gebruik van telematica verstaan we alle activiteiten en handelingen met betrekking tot telefonie, informatica en burotica.

44

Artikel 3 Wettelijke inbreuken Volgende inbreuken zijn onaanvaardbaar: 1. Het plegen van ongeoorloofde feiten, of feiten die strijdig zijn met de openbare orde, de goede zeden of die de waardigheid van de stad, van een rechtspersoon of een natuurlijke persoon kunnen schaden (overeenkomstig artikel 210 bis Strafwetboek, artikel 259bis Strafwetboek, artikel 314bis Strafwetwetboek, artikelen 443-452 Strafwetboek, artikel 504quater Strafwetboek, wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde door racisme of xenofobie ingegeven daden) 2. Inbreuken tegen de openbaarheid van bestuur en het recht op privacy. (decreet 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur en wet van 8 december 1992 betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer) 3. Inbreuken tegen de veiligheid en/of de goede technische werking van het geheel van ICT-netwerksystemen van de stad en haar randorganisaties. (overeenkomstig artikelen 550bis en 550 ter Strafwetboek) 4. Inbreuken tegen de wet op het auteursrecht. (wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten) Artikel 4 Niet-toegelaten handelingen Volgende handelingen kunnen, behoudens wat wordt vermeld in artikel 5, tijdens de werktijd niet worden toegelaten: 1. Het verspreiden via de telematica-infrastructuur van: - kettingmail - niet-werkgerelateerde oproepen - valse virusmeldingen - bedreigingen of beledigingen - commerciële berichten - persoonlijke advertenties 2. Het deelnemen aan wedstrijden, spelprogramma’s of enquêtes die niet-werkgerelateerd zijn. 3. Het is niet toegelaten om de telematica-infrastructuur te gebruiken om te surfen naar niet-werkgerelateerde websites. Artikel 5 Toegelaten uitzonderingen 1. Het gebruik van telematica voor persoonlijke doeleinden kan in strikt beperkte mate getolereerd worden, mits dit noch de dienstverlening of de goede werking van de dienst of het computernetwerk in het gedrang brengt, noch financiële implicaties heeft voor de stad, noch indruist tegen de andere artikels uit deze gedragscode. 2.Mits de toelating van de chef en binnen de opgelegde krijtlijnen van het diensthoofd kunnen volgende handelingen worden toegelaten: 3.een personeelslid kan persoonlijke elektronische briefwisseling op het dienstadres of zijn/haar werk e-mailadres laten toekomen of via een persoonlijke provider, op voorwaarde dat: - dit een sporadisch karakter heeft; - hij/zij een persoonlijke map op een externe gegevensdrager van zijn werkstation voorziet voor het wegschrijven van die e-mail (vb. harde schijf, diskette, CD-R/RW, DVD-R/RW, USB-stick, enz); - hij/zij geen aanspraak maakt op de privacy wetgeving indien de map ook voor anderen toegankelijk zou zijn - hij/zij er zorg voor draagt dat zo snel mogelijk de aangekomen mails of files van het systeem verwijderd worden.

- Hij/zij zich tijdens de werktijd niet inlaat met het behandelen van de mails. - Hij/zij hiermee het netwerk of de infrastructuur niet (over)belast. 2. gebruiken van de telematica-infrastructuur voor HRM en syndicale activiteiten Artikel 6 Specifieke bepalingen 1. Het houden van ‘elektronische discussies’ via mail, fora of prikborden is niet toegelaten behoudens het kadert binnen de dienstactiviteiten. 2. Aan het stadspersoneel wordt opgedragen discussies via elektronische weg te beperken en indien nodig efficiënt te laten verlopen, zonder onnodig anderen erin te betrekken of tergende processen op gang te brengen. Artikel 7 Exclusief gebruik

1. Elk gebruik via het internet of het intranet, alsook via telecommunicatienetwerken (o.a. GSM) moet via de eigen stadsaccount of de groeps account gebeuren; anonieme deelname aan mail, internettoegang enz. is verboden. 2. Wachtwoorden moeten verplicht maandelijks worden aangepast. Enkel de Telematica-commissie kan om technische redenen op deze verplichting een uitzondering toestaan. 3. Het doorgeven, het zichtbaar vermelden van login en wachtwoord of het op enige manier mogelijk maken dat een derde er gebruik van kan maken, is onaanvaardbaar en wordt beschouwd als een zware fout. Artikel 8 Aansprakelijkheid Indien onrechtmatige handelingen, zoals in deze code beschreven, aanleiding geven tot schade, kan de betrokkene hiervoor aansprakelijk gesteld worden. Dit kan leiden tot een tuchtstraf of een strafrechtelijke vervolging en tot het vergoeden van de geleden schade. Artikel 9 Controlemogelijkheid 1. De nodige procedures en middelen worden ingezet om inbreuken op vorige artikels te voorkomen 2. Bij vermoeden van manifest misbruik van de ter beschikking gestelde Telematica-apparatuur voor handelingen zoals vermeld in artikelen 3 en 4, is de stad via de stadssecretaris gemachtigd om Digipolis op te dragen volgende niet-limitatieve lijst van gegevens inzake telecommunicatieverkeer te bekijken: - e-mail adressen uitgaand en inkomend e-mail verkeer - telefoonnummers van uitgaand en inkomend telefoonverkeer (vast en mobiel) - faxnummers van uitgaand en inkomend faxverkeer - ip-adressen, historiek, cookies en cache van internetbezoek 3. De Stad Antwerpen respecteert de Privacy-wetgeving en zal de inhoud van het telecommunicatieverkeer niet controleren. Dit kan enkel in het kader van een gerechtelijk onderzoek of mits uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de betrokkene.

45

Bijlage 11 I Addendum gedragscode voor personeelsleden van financiën Addendum gedragscode voor personeelsleden van Financiën Werken bij de stad – wat wordt er van ons verwacht? Werken bij financiën - waar leggen we de nadruk op? Alle voorbeelden die in dit document zijn opgenomen, zijn fictieve voorbeelden. Alle gelijkenissen met werkelijke situaties berusten louter op toeval.

1 I Motivatie en betrokkenheid (blz.2)

46

Niet alle informatie op ons werk is echter openbaar; bepaalde informatie kan bij wet of andere regelgeving geheim zijn. Al dat soort informatie houden we ook geheim voor iedereen die er geen kennis van mag nemen. Wees daarbij ook discreet met informatie over je collega’s. Het hoort niet dat we de financiële situatie van een collega bespreken (zoals bijvoorbeeld in geval van loonbeslag). Alle vertrouwelijke info vertellen we niet verder (ook niet aan schepenen of gemeenteraadsleden). Alle loonbriefjes worden persoonlijk overhandigd aan de medewerkers. Waar ligt de grens? Natuurlijk hebben we als burger het volledige recht op onze meningsuiting. We mogen ons net als ieder ander kritisch uitlaten over alle openbare zaken. De grens ligt daar, waar het voor onze toehoorders niet meer duidelijk is of we als privé-persoon spreken of als ambtenaar. De grens ligt daar, waar we tegen anderen negatieve dingen over de Stad Antwerpen zeggen zonder dat we die zaken eerst binnen onze eigen organisatie hebben trachten te verbeteren. De grens ligt daar waar we het aanzien van de Stad Antwerpen ernstig zouden schaden. Hou rekening met wat je tegen wie zegt. Er geheel over zou zijn als we geheime informatie aan anderen prijsgeven.

Enkele aanvullende voorbeelden - Er verschijnt een artikel in de krant over misbruik van receptie- en representatiekosten bij de stad Antwerpen. Een journalist spreekt jou hierover aan. Wat doe je dan?

Je geeft best zelf geen commentaar en je verwijst door naar de stadsontvanger of de door hem benoemde woordvoerder / diensthoofden. - Ik ben al een tijdje ontevreden over hoe het bij ons op de afdeling gaat, en een collega van een ander bedrijf maakte een opmerking waardoor ik bijna tegen hem mijn hart wilde luchten. Wat is daartegen?

Die verleiding kan groot zijn, maar nee: dat kan niet, want het verzwakt de positie van je afdeling als geheel. Hoe lastig het misschien ook is: bespreek je onvrede over het werk altijd binnen je afdeling en met je chef en nooit met klanten, pers of collega’s van andere diensten. De oplossing voor mogelijke problemen ligt ook altijd binnen je afdeling, niet daarbuiten.

2 I Klantgerichtheid (blz. 4) Hoe kunnen we op Financiën onze klantgerichtheid nog verbeteren? De onthaalbalie (nummers 03 - 220 84 29 en 84 49) beantwoordt de algemene vragen of stuurt de klant door naar de juiste persoon (de dossierbeheerder). Door deze manier van werken worden mensen klantgericht doorgestuurd en worden de diensten binnen FI voor een stuk ontlast.

Wat doe je als je een oproep ontvangt die eigenlijk niet voor jou is bedoeld? Je probeert de klant dan zelf met de juiste persoon door te verbinden. Weet je echt niet hoe je de klant moet verder helpen (ben je bijvoorbeeld een nieuwe medewerker), dan kan je een beroep doen op de onthaalbalie (algemene oproepnummers van Financiën zijn 03 220 84 29 en 03 220 84 49). Is de oproep niet bestemd voor een medewerker van Financiën, dan verbinden we de klant best door met de infolijn van de stad 03 22 11 333. In drukke periodes kunnen teveel telefoontjes storend zijn. Maar het is belangrijk om dan de klant vriendelijk te woord te staan. Belangrijk is ook om de telefoon van collega’s over te nemen wanneer zij hun telefoons niet kunnen beantwoorden. Vergeet niet om bijvoorbeeld bij teamvergaderingen een collega van een ander team aan te spreken om de oproepen even te beantwoorden. Best schakel je dan alle toestellen door naar het telefoontoestel van de collega die jou verder helpt.

Soms reageert de klant niet zoals we willen… Ben je slachtoffer van verbaal of fysiek geweld? In ernstige omstandigheden kan je dit melden bij je rechtstreekse chef of via de meldingskaart…. Werking van de meldingskaart: Ben je slachtoffer van fysiek of verbaal geweld, dan moet je dit laten weten aan je chef. Deze zal samen met jou de meldingskaart invullen. Medewerkers van financiën kunnen regelmatiger met fysiek en verbaal geweld te maken hebben. Als het om geld gaat, kunnen mensen raar uit de hoek komen. Op zeer moeilijke momenten kunnen we de hulp inroepen van onze commissaris in huis: Willy Van Achteren.

3 I Samenwerken (blz. 6) - Probeer collega’s te helpen - Wees professioneel en loyaal tegenover je collega’s en je chefs. Voorbeelden - Onze chef nam laatst een paar onbegrijpelijke beslissingen. We hadden echt moeite om die uit te voeren. Moeten we dat altijd wel doen?

Ja, daarom is hij de chef; wij dienen zijn beslissingen te respecteren en zijn opdrachten uit te voeren. We kunnen hem of haar er wel op wijzen dat we een beslissing niet begrijpen en waarom niet; maar als de chef eraan vasthoudt, voeren we die loyaal uit. Wie weet had hij achteraf toch gelijk. We houden wel rekening met de integriteitsprincipes (want integriteit primeert op opdracht van de chef). - Mijn medewerkers willen wel eens tegensputteren als ik een beslissing neem die in hun ogen niet goed is. Maar ik zal het toch zeker wel het beste weten?

Als je dat voor jezelf kan verantwoorden, dan zal dat wel zo zijn. Maar het is niet omdat jij de chef bent dat je medewerkers een bepaalde situatie soms niet beter zouden kunnen inschatten. Overleg tussen chef en medewerkers leidt vaak tot (nog) betere beslissingen.

47

4 I Integriteit (blz. 7 en 8) Wat betekent integriteit? - Ook buiten ons werk gedragen we ons op een ‘waardige manier’, zodat de waardigheid van het bestuur niet in het gedrang komt. - We respecteren de eigendommen en de rechten van de stad en gebruiken die voor ons werk. - Bij veel diensten en bedrijven gaan grote belangen om; fraude daarmee, en omkoopbaarheid van degenen die erover kunnen beslissen, zouden grote schade aan de Stad Antwerpen toebrengen – aan haar financiële belang, aan haar imago en aan de democratie. Als ambtenaren bestrijden we fraude en corruptie dan ook met alle mogelijke middelen. We zijn alert als er mogelijkheden voor fraude en corruptie ontstaan en we geven vermoedens of constateringen van fraude en corruptie onmiddellijk door. Eerst aan de stadsontvanger, nadien aan de stadssecretaris of aan het bureau voor integriteit. - Als we naast ons werk als ambtenaar nog andere functies willen vervullen of – al dan niet via tussenpersonen - zaken willen doen, vragen en verkrijgen we daarvoor eerst toelating van het college van burgemeester en schepenen. Er mag geen belangenconflict zijn.

Voorbeeld 48

Werk je op de afdeling fiscaliteit, dan ben je best geen belastingadviseur. Een beëdigd ambtenaar is daarbij nog meer kwetsbaar, want hij heeft een eed afgelegd. Dat betekent niet liegen, bedriegen en handelen met voorkennis. - We aanvaarden geschenken, gunsten en uitnodigingen voor diners, activiteiten en bedrijfsbezoeken alleen onder strikte voorwaarden: we spreken erover in het openbaar, we stellen onze chef en de ontvanger ervan op de hoogte, ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde en ze verplichten ons tot geen enkele gunst of wederdienst. Als we op een uitnodiging ingaan, kadert dat in de uitoefening van ons beroep en in het belang van onze organisatie. - Integriteit primeert op de opdracht van de chef.

Aanvullende voorbeelden - Een gemeenteraadslid vraagt om een toelage uit te betalen op het moment dat de nodige documenten nog niet binnen zijn. Mogen we de toelage toch al uitbetalen?

Zolang we niet beschikken over de nodige documenten kunnen we de toelagen niet uitbetalen. - Mogen we werk weigeren als dat indruist tegen regels, wetten en/of gedragscodes?

Als we zeker weten dat bepaalde handelingen ongeoorloofd zijn, móeten we die zelfs weigeren. We spreken de chef hierover aan en we argumenteren waarom we weigeren. Als er een meningsverschil blijft, leggen we de zaak voor aan de vertrouwenspersoon van onze dienst, de stadsontvanger of het integriteitsbureau. De vertrouwenspersonen van Financiën zijn: Josette Monville en Lynn Lodewyckx. - Je beste vriend is trainer bij een juniorenclubje. Hij zou graag mogelijke nieuwe leden aanschrijven om zijn club te vergroten. Hij vraagt jou als vriendendienst gegevens op te zoeken in het bevolkingsregister en hem een lijstje te bezorgen van alle 8 tot 12-jarigen in de buurt van Hoboken. Wat doe je?

Spijtig genoeg moet je jouw vriend teleurstellen, want wat hij van jou verwacht kan niet. Deze gegevens zijn vertrouwelijk en mogen niet worden vrijgegeven voor privé-doeleinden.

- Je chef geeft een opdracht van betaling zonder dat de nodige documenten aanwezig zijn. Wat doe je dan?

Betaling kan onmogelijk uitgevoerd worden wanneer de nodige documenten niet aanwezig zijn. Integriteit primeert hier op de opdracht die je van je chef hebt gekregen. - Een collega van een andere stadsdienst wilt een overzicht maken van bijvoorbeeld de leegstand in Antwerpen. Mogen wij hem deze gegevens bezorgen?

Het is belangrijk te weten dat wij met confidentiële gegevens werken. Gegevens over bepaalde firma’s of personen mogen slechts zeer uitzonderlijk doorgegeven worden. Algemene informatie daarentegen mag wel aan een collega worden doorgegeven. Wij kunnen hem dan in ons voorbeeld wel een lijst geven van alle plaatsen van aanslag in Antwerpen (adressen), maar bijvoorbeeld NIET de namen van de belastingplichtigen of de bedragen die ze moeten betalen. Indien u met een dergelijke vraag geconfronteerd wordt, onafhankelijk van wie de vraag stelt, is het best eerst even met uw chef te overleggen. Zeker in geval van twijfel is het aangewezen om eerst bij uw chef te informeren.

- De stadscontroleurs maken foto’s van belastbare feiten, vooral in de context van verwaarloosde gebouwen. Een collega of gemeenteraadslid vraagt wat inschikkelijker te zijn bij de beoordeling van de foto’s en het dossier van een goede vriend ‘vertikaal’ te klasseren.

De controleurs zijn beëdigd en vervullen hun taak naar eer en geweten en maken verslagen, onafhankelijk van de belastingplichtige. Wij kunnen enkel nagaan of deze belastingplichtige eventueel kan genieten van welbepaalde vrijstellingen die in het belastingsreglement voorzien zijn. Indien zou blijken dat de controleur zich vergist heeft, dan wordt er met de chef overlegd en kan er eventueel een tweede controle worden uitgestuurd. Iedereen is gelijk voor de wet!

Checklist om te oordelen over het aanvaarden van geschenken, uitnodigingen en zoverder van geringe financiële waarde.

1. je stelt aan jezelf de vraag: is dit in het belang van het werk (voor bijvoorbeeld een goede samenwerking, …). 2. Indien neen; dan aanvaarden we het geschenk of de uitnodiging niet. 3. Indien ja; we mogen het geschenk aanvaarden wanneer dit een voordeel is voor alle medewerkers van Financiën (of voor de ganse stad). Voor alle zekerheid stellen we de vraag steeds aan onze directe chef en aan de stadsontvanger. 4. De stadsontvanger beslist uiteindelijk wat we moeten doen.

5 I Diversiteit (blz. 10) Een voorbeeld Een nieuwe medewerker van Limburgse afkomst krijgt de opdracht om een bepaald dossier af te werken. Hij vraagt zijn collega’s om raad omdat hij nog niet goed weet hoe hij bepaalde dingen moet aanpakken. Hij heeft wat tijd nodig om zich in te werken en een collega maakt de opmerking:” ’t Is weer ne Limburger”. Ook al is dit voorbeeld misschien wat flauw, let toch op je uitspraken, want die kunnen kwetsend zijn voor je collega’s.

49

Bijlage 12 I Persbericht publicatie jaarverslag

Persbericht 15112006

Antwerps bureau voor integriteit stelt eerste jaarverslag voor

50

De eerste stappen op het vlak van integriteit zijn gezet: de gedragscodes voor personeelsleden en mandatarissen werden verspreid en in de praktijk gebracht. Op anderhalf jaar tijd behandelde het bureau 82 vragen om advies, klachten en informatieve vragen. Werken aan integriteit is echter binnen elke organisatie een ingewikkeld en continu proces dat tijd en aandacht vraagt. Toch is de voorzitter zeer tevreden over het werk dat het bureau alvast heeft geleverd met zeer beperkte middelen. Vandaag stelt het bureau voor integriteit zijn eerste jaarverslag over de periode 2004-2005 voor aan de gemeenteraad. Samengevat verstrekt dit jaarverslag meer informatie over de oprichting, de opdracht en de samenstelling van het bureau. Vervolgens gaat het in op de werkwijze, de realisaties én de aandachtspunten voor de toekomst, zowel wat de interne werking van het bureau betreft als de suggesties aan het stadsbestuur.

Historiek Na de politieke crisis van begin 2003 zette het stadsbestuur de ‘Operatie schone handen’ op touw. Het college van burgemeester en schepenen wilde daarmee het vertrouwen herstellen tussen de Antwerpenaar en het stadsbestuur, de stadsdiensten en de politie. ‘Een andere wijze van besturen’, klinkt het in het addendum van het bestuursakkoord en daarbij is ook een onafhankelijk bureau voor integriteit voorzien. De voorzitter en de acht leden van het nieuwe integriteitsbureau gaan in september 2004 aan de slag. Het bureau is als volgt samengesteld: de voorzitter, de heer Armand Vandeplas, ere-voorzitter Hof van Beroep Antwerpen en ere-hoogleraar Katholieke Universiteit Leuven vier interne leden van de stad: - mevrouw Annemie Breëns, afdelingschef vorming en opleiding, personeelsmanagement - mevrouw Sabine Dierckx, directeur inspectie financiën - mevrouw Linda Snoeys, tuchtambtenaar, personeelsmanagement - de heer Erik Vinck, bestuurscoördinator interne audit vier externe leden: - de heer Eddy Annys, directeur marketing Randstad België NV - professor Ingrid Opdebeek, hoogleraar bestuursrecht Universiteit Antwerpen en advocaat - professor Sigrid Sterckx, ethicus Universiteit Gent en Vrije Universiteit Brussel - de heer Luc Van den Rijn, directeur relationship management corporate clients ING België NV

Opdracht van het bureau voor integriteit De hoofdopdracht van het bureau is eerder van preventieve, adviserende aard. Het formuleert gedragsregels en buigt zich over interpretatievragen over de gedragscodes. Personeelsleden, mandatarissen en burgers kunnen er terecht voor vragen om advies, informatieve vragen én klachten. Hoe het bureau omgaat met vragen om advies en informatieve vragen verschilt van de wijze waarop het omgaat met klachten. Bij vragen om advies en informatieve vragen kan het bureau de vraag en de context volledig uitspitten. Bij klachten kan het enkel nagaan of het om een inbreuk op de gedragscode gaat. Wanneer dit het geval is, kan het bureau de klacht laten onderzoeken door de bestaande interne (bv. de interne auditdienst) of externe onderzoeksorganen (bv. het parket). Het bureau heeft immers geen eigen onderzoeksbevoegdheid.

In de praktijk: enkele realisaties van het bureau - periode 2004-2005 1 Opstellen gedragscodes Het bureau stelde zowel een gedragscode op voor personeelsleden als voor mandatarissen. Een gedragscode is namelijk het basisinstrument om integriteit binnen een organisatie onder de aandacht te brengen. De gedragscode voor personeelsleden is een waardegedreven code. De regels werden gebaseerd op de vijf waarden waar de stad Antwerpen voor staat: motivatie en betrokkenheid, klantgerichtheid, samenwerken, integriteit en diversiteit. Voor de gedragscode voor mandatarissen werd vertrokken vanuit een tekst van de VVSG.

2 Behandelen van vragen om advies, klachten en informatieve vragen In de periode september 2004 – december 2005 behandelde het bureau voor integriteit 82 dossiers waarvan: - 39 vragen om advies - 18 klachten - 20 informatieve vragen - 5 doorverwezen of niet-effectief behandelde vragen Het verslag bestaat voor het grootste deel uit voorbeelden van adviesvragen, opgesplitst in diverse thema’s, zoals geschenken, uitnodigingen, verenigbaarheden, … Over de klachten wordt enkel in algemene termen geschreven omwille van de vertrouwelijkheid ervan. Positief vindt het bureau dat klachten binnen de stedelijke organisatie zeer au serieux worden genomen.

Aandachtspunten voor de toekomst Interne werking bureau Het bureau voor integriteit wenst meer te communiceren over zijn rol. Uit een aantal vragen en reacties die het bureau ontving, kan het afleiden dat de rol van het bureau en het begrip integriteit niet voor iedereen duidelijk zijn. Ook wil het bureau meer werk maken van de opvolging van de adviezen om meer zicht te krijgen op het effect ervan. Het integriteitsbureau stond erop om een orgaan te creëren dat kon toezien op de naleving van de gedragscode voor mandatarissen, namelijk de deontologische commissie. Tot op vandaag is deze commissie nog niet opgericht. Het bureau blijft hierop aandringen en volgt de kwestie van nabij. Het integriteitsbureau moet ook voortdurend oog hebben voor het aanpassen van de gedragscodes wanneer dit zou nodig zijn. Zo voorziet het gemeentedecreet een aantal artikels rond integriteit, zoals bijvoorbeeld het opnieuw invoeren van de ambtseed. De eed kan worden gebruikt als een instrument om integriteit onder de aandacht te brengen.

Suggesties aan het bestuur Het bureau stelt in het verslag dat de stad Antwerpen op het vlak van integriteit een actievere koers zou kunnen varen zodat dit thema meer leeft op de werkvloer. Zowel sensibiliserings- en vormingsinitiatieven voor personeel als communicatieacties kunnen hiertoe bijdragen. Gerichte communicatie kan er ook voor zorgen dat het bureau (meer dan nu het geval is) bevraagde partij wordt wanneer dat nodig is. Als de stad meer werk wil maken van een actiever integriteitsbeleid, zal het daarvoor de nodige middelen (financiële middelen, personeel en infrastructuur) moeten voorzien.

Meer info over dit persbericht: Annemie Breëns, tel. 03 360 46 78, [email protected] Armand Vandeplas, tel. 03 218 59 85, [email protected]

51

Bijlage 13 I Oprichting deontologische commissie Bestuurszaken

A-Punt

5 Bestuurlijke organisatie. Integriteit. Oprichting deontologische commissie. Goedkeuring. Concretisering beleidsrichtlijn (Jaarnummer 1255) De gemeenteraad keurt de oprichting van een deontologische commissie goed in het kader van de naleving van de gedragsregels voor mandatarissen. Agendapunt, gemeenteraad, gewone zitting, 21/03/2005, jaarnummer 432 Auteur : Annemie Breëns

52

Motivering

Voorgeschiedenis Op 21 maart 2005 (jaarnummer 432) keurde de gemeenteraad de gedragscode voor mandatarissen en de gedragscode voor personeelsleden goed. Naast het opstellen van gedragsregels hechtte het bureau voor integriteit veel belang aan organen die op de naleving van deze codes konden toezien. Voor personeelsleden neemt de tuchtoverheid deze rol waar, voor mandatarissen bestaat er geen gelijkaardig orgaan, dat waakt over de deontologie. Enkel voor mandatarissen met een effectief uitvoerend mandaat voorziet de gemeentewet de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de gouverneur. Daarom stelde het Antwerps bureau voor integriteit voor om ook een deontologische commissie in de schoot van de gemeenteraad op te richten die kon toezien op de naleving van de gedragsregels uit de code. De gemeenteraad keurde dit voorstel goed en nam de oprichting van de commissie op in de gedragscode.

Feiten en context Ook andere overheidsorganisaties (steden Gent, Leuven en Genk en het Vlaams Parlement) schreven een deontologische commissie in in hun gedragscodes voor politici. Het ligt voor de hand om ook in Antwerpen te opteren voor een commissie in de schoot van de gemeenteraad, die is samengesteld met vertegenwoordigers uit alle verkozen politieke partijen. Een aantal opties (zie bijgevoegde nota) werden reeds ter kennis gebracht van het college op 2 juni 2006 en aan de raadscommissie voor bestuurlijke organisatie, decentralisatie en personeel voorgelegd op 12 juni 2006. Deze commissie stelde als uitgangspunt dat de deontologische commissie moet gespiegeld worden aan de samenstelling van het auditcomité. Ze ging er ook mee akkoord dat er een reglement wordt uitgewerkt dat zowel de samenstelling als de werking regelt. Deze samenstelling en een voorstel van reglement werd uitgewerkt ter agendering van de gemeenteraadszitting van 18 september 2006 maar omwille van de nabije verkiezingen achtte men het niet opportuun om daarover op dat moment te beslissen. In oktober 2006 stelden de secretaris en voorzitter van het OCMW de vraag of ook de OCMW-raadsleden beroep kunnen doen op de deontologische commissie. In februari 2007 volgden gelijkaardige vragen van leden van de districtsraden. Op de ABA-commissie van 19 maart 2007 stond de oprichting van de deontologische commissie opnieuw op de agenda. De fractieleiders waren geen voorstander van eenzelfde samenstelling als het auditcomité. Na overleg stellen zij voor om de commissie samen te stellen uit vertegenwoordigers van de gemeenteraad, OCMW-raad en districtsraden.

Op 11 mei nam het college kennis van onderstaand reglement en samenstelling. Op basis van opmerkingen van de stadssecretaris formuleerde het college volgende opmerkingen: • Juridische grond: de deontologische commissie is geen gemeenteraadscommissie in de zin van artikel 39 § 1 van het gemeentedecreet. De decretale bepalingen die gelden voor een gemeenteraadscommissie zijn bijgevolg niet van toepassing op de deontologische commissie. De deontologische commissie heeft een besloten karakter. • Reglement: voorzitter en secretaris worden gekozen binnen de commissie.

Juridische grond Antwerps bestuursakkoord, addendum, 2 april 2003, hoofdstuk 2.1. Gedragscode voor mandatarissen van de stad Antwerpen, 21 maart 2005. De deontologische commissie is geen gemeenteraadscommissie in de zin van artikel 39 § 1 van het gemeentedecreet. De decretale bepalingen die gelden voor een gemeenteraads- commissie zijn bijgevolg niet van toepassing op de deontologische commissie. De deontologische commissie heeft een besloten karakter.

Financiële gevolgen Dit besluit heeft in principe voor de stad geen financiële gevolgen. 53

Besluit De gemeenteraad keurt eenparig artikelen 1 en 3 van volgend besluit goed. Bij artikel 2 nemen 51 raadsleden deel aan de geheime stemming.

Artikel 1 De gemeenteraad keurt het reglement goed dat de opdracht, samenstelling en werking van de deontologische commissie regelt:

REGLEMENT DEONTOLOGISCHE COMMISSIE Artikel 1 Opdracht De deontologische commissie waakt over de naleving van de gedragscode voor mandatarissen. Deze commissie kan ook advies uitbrengen over de bepalingen van de gedragscode voor mandatarissen. De deontologische commissie wordt bijgestaan door het bureau voor integriteit van de stad Antwerpen. Artikel 2 Samenstelling De deontologische commissie wordt samengesteld als volgt: elke fractie in de gemeenteraad duidt één lid aan, elke fractie groter dan vier duidt een tweede lid aan en elke fractie groter dan veertien duidt een derde lid aan.

In deze commissie zetelen minstens: - twee vertegenwoordigers uit de OCMW-raad - drie vertegenwoordigers uit de districtsraden - vier vertegenwoordigers uit de gemeenteraad Mandatarissen met een effectief uitvoerend mandaat in één van de desbetreffende raden kunnen niet namens die geleding zetelen. De commissie verkiest in haar schoot een voorzitter en een secretaris. Artikel 3 Werking 1. Het bureau voor integriteit ontvangt de meldingen i.v.m. mogelijke inbreuken op de gedragscode en oordeelt over de ontvankelijkheid. Het bureau communiceert deze beslissing aan de voorzitter van de deontologische commissie binnen de 30 dagen na ontvangst van de klacht. Het bureau brengt ook de betrokken mandataris op de hoogte van zodra het een melding ontvangt. De betrokken mandataris zal ook door het bureau voor integriteit worden gehoord.

2. Het bureau draagt het dossier, wanneer het ontvankelijk wordt verklaard, over aan de voorzitter van de deontologische commissie binnen een termijn van 30 dagen. 3. De voorzitter roept de deontologische commissie samen die de gegrondheid van de melding onderzoekt. Zij kan de klager en de mandataris horen. 4. De deontologische commissie doet uitspraak binnen de 30 dagen nadat het dossier werd overgedragen aan de voorzitter van de deontologische commissie. Deze uitspraak wordt meegedeeld aan de gemeenteraad/het OCMW/de districtsraad, de klager en aan het bureau voor integriteit en opgenomen in de notulen. 5. De commissie kan rechtsgeldig vergaderen indien de meerderheid van de leden aanwezig is. Indien na een eerste samenroeping het quorum niet is bereikt, kan de commissie na een tweede samenroeping rechtsgeldig vergaderen en beslissen, ongeacht het aantal aanwezige leden.

54

6. Beslissingen i.v.m. adviezen worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Beslissingen die een inbreuk op de gedragscode voor mandatarissen betekenen en een publieke afkeuring inhouden, worden genomen bij tweederde meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. 7. Als de commissie een inbreuk op de gedragscode vaststelt, licht zij de betrokken mandataris in en kan zij dat publiekelijk meedelen. De voornoemde termijnen worden opgeschort tijdens recesperiodes. Anonieme klachten of meldingen zijn onontvankelijk.

Artikel 2 De gemeenteraad keurt goed dat volgende gemeenteraads-, districtsraads- en OCMW-raadsleden deel uitmaken van de deontologische commissie: - Cathy Berx (gemeenteraad) met 41 stemmen tegen 9, er is 1 blanco stem; - Hugo Coveliers (gemeenteraad) met 43 stemmen tegen 6, er zijn 2 blanco stemmen; - René Depreter (OCMW-raad) met 41 stemmen tegen 10; - Annick De Ridder (gemeenteraad) met 42 stemmen tegen 8, er is 1 blanco stem; - Christian Floru (districtsraad Antwerpen) met 39 stemmen tegen 10, er zijn 2 blanco stemmen; - Freddy Geens (districtsraad Ekeren) met 45 stemmen tegen 6; - Jo Libens (districtsraad Berchem) met 41 stemmen tegen 8, er zijn 2 blanco stemmen; - Erwin Pairon (gemeenteraad) met 39 stemmen tegen 11, er is 1 blanco stem; - Philippe Van der Sande (OCMW-raad) met 42 stemmen tegen 8, er is 1 blanco stem; - Jo Vermeulen (gemeenteraad) met 42 stemmen tegen 9; - Hilde Wyninckx (districtsraad Hoboken) met 38 stemmen tegen 13.

Artikel 3 Dit besluit heeft in principe voor de stad geen financiële gevolgen.